orientacion profesional propiedad horizontal 01/07/2009

8/14/2019 Orientacion Profesional Propiedad Horizontal 01/07/2009

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Consejo Tcnico de laContadura Pblica

Repblica deColombia

CONSEJO TCNICO DE LA CONTADURAPBLICA

DOCUMENTO: ORIENTACIN PROFESIONAL

TEMA EJERCICIO PROFESIONAL DE LACONTADURA PBLICA EN ENTIDADES DEPROPIEDAD HORIZONTAL

FECHA DE ACTUALIZACIN: 01 de julio de 2008

VIGENCIA: EL PRESENTE DOCUMENTO REEMPLAZA ENSU TOTALIDAD LAS ORIENTACIONESPROFESIONALES N 003 (29 de septiembre de2001), N 007 (30 de septiembre de 2003) y N 010(diciembre de 2005). Igualmente, compila lasopiniones expresadas en los diversos oficios yrespuestas a las consultas que hasta la fecha sehan absuelto.


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CTCP ORIENTACIN PROFESIONALEJER CI CI O PRO FES I O NAL D E LA CONTAD U R A P BLI CA ENENTI D AD ES D E PRO PI ED AD H O RI ZO NT AL

1. JUSTIFICACIN:

Al Consejo Tcnico de la Contadura Pblica acuden a diario un considerablenmero de ciudadanos y entidades preocupados por el desarrollo de las

actividades profesionales de los Contadores Pblicos en las diferentes funcionesque se les asignan en las entidades de propiedad horizontal y unidadesinmobiliarias cerradas; a la luz de la Ley 675 de 2001, el ejercicio profesional delos contadores pblicos, se ha tornado cada vez ms complejo, situacin quesigue generando un importante volumen de consultas que este organismo debeabsolver. Una mirada a los procesos disciplinarios adelantados por la JuntaCentral de Contadores permite determinar que en alta proporcin estos seoriginan en ejercicio profesional en este tipo de entidades. Estas circunstanciassuscitan la necesidad de revisar el contenido de las Orientaciones ProfesionalesNo. 3, 7 y 10 emitidas anteriormente por el Consejo.

Con el objeto de aclarar y profundizar algunos puntos que, en aras de facilitar alusuario absolver las inquietudes que sobre el particular se le presenten, se haacordado poner a disposicin un documento ms claro, que llene msampliamente sus expectativas y cuyo contenido SUSTITUYE EN SU TOTALIDADLAS ORIENTACIONES PROFESIONALES N 003 (29 de septiembre de 2001),N 007 (30 de septiembre de 2003) y N 010 (diciembre de 2005) emitidas sobrela materia. Igualmente, compila las opiniones expresadas por este organismo enlos diversos oficios y respuestas a las consultas que hasta la fecha se hanabsuelto y que contengan posiciones contrarias a las expresadas en estedocumento.

2. OBJETIVO

El objetivo principal de este documento es orientar sobre el ejercicio de laprofesin contable en entidades de propiedad horizontal y unidades inmobiliariascerradas comprendidas en el rgimen establecido por la Ley 675 de agosto 3 de2001 y especficamente, indicar los procesos y procedimientos que debenseguirse para el manejo de la contabilidad y la presentacin de informes en estasmismas entidades, todos ellos enmarcados en la regulacin contable vigente a lafecha, sealando que en la actividad de estos entes econmicos las opinionesexpresadas por los contadores pblicos y revisores fiscales (cuando ellos serequieran) deben ser valorados y tenidos en cuenta por propietarios yadministradores como criterios profesionales, en tanto tales opiniones se fundenen los principios de contabilidad de general aceptacin y la normatividadaplicable.


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3. ORIENTACIN:

3.1 GLOSARIO:

Con base en lo dispuesto en la Ley 675 de 2001 y dems normas que lacomplementan, adicionan o aclaran y para facilitar la comprensin de estedocumento, se consideran como definiciones de los trminos en l utilizados, lassiguientes:

Administracin:Es el conjunto de actividades orientadas al cuidado, manejo delos bienes de los copropietarios que son ejercidas, en principio por la entidad sinnimo de lucro nacida como consecuencia de la aparicin de la propiedad comnsobre un inmueble sujeto al rgimen de propiedad horizontal.

Administrador:Persona natural o jurdica designada por la asamblea general de

copropietarios en todos los edificios o conjuntos para ejercer la representacinlegal de la persona jurdica, salvo en aquellos casos en los que exista el consejode administracin, donde ser elegido por dicho rgano, para el perodo que seprevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre enejercicio de sus funciones, se radican en cabeza de la persona jurdica, siempre ycuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

Bienes comunes esenciales: Bienes indispensables para la existencia,estabilidad, conservacin y seguridad del edificio o conjunto, as como losimprescindibles para el uso y disfrute de los bienes de dominio particular. Losdems tendrn el carcter de bienes comunes no esenciales. Se reputan bienescomunes esenciales, el terreno sobre o bajo el cual existan construcciones oinstalaciones de servicios pblicos bsicos, los cimientos, la estructura, lascirculaciones indispensables para aprovechamiento de bienes privados, lasinstalaciones generales de servicios pblicos, las fachadas y los techos o losasque sirven de cubiertas a cualquier nivel.

Bienes comunes: Partes del edificio o conjunto sometido al rgimen depropiedad horizontal pertenecientes en proindiviso a todos los propietarios debienes privados, que por su naturaleza o destinacin permiten o facilitan laexistencia, estabilidad, funcionamiento, conservacin, seguridad, uso, goce oexplotacin de los bienes de dominio particular.

Bienes privados o de dominio particular:Inmuebles debidamente delimitados,funcionalmente independientes, de propiedad y aprovechamiento exclusivo decada copropietario, integrantes de un edificio o conjunto sometido al rgimen depropiedad horizontal, con salida a la va pblica directamente o por pasaje comn.

Coeficientes de copropiedad:ndices que establecen la participacin porcentualde cada uno de los propietarios de bienes de dominio particular en los bienes


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comunes del edificio o conjunto sometido al rgimen de propiedad horizontal.Definen adems su participacin en la asamblea de propietarios y la proporcincon que cada uno contribuir en las expensas comunes del edificio o conjunto, sinperjuicio de las que se determinen por mdulos de contribucin, en edificios o

conjuntos de uso comercial o mixto.Conjunto: Desarrollo inmobiliario conformado por varios edificios levantadossobre uno o varios lotes de terreno, que comparten, reas y servicios de uso yutilidad general, como vas internas, estacionamientos, zonas verdes, muros decerramiento, porteras, entre otros. Puede conformarse tambin por variasunidades de vivienda, comercio o industria, estructuralmente independientes.

Copropiedad: La persona jurdica originada en la constitucin de la propiedadhorizontal. Es de naturaleza civil, sin nimo de lucro y su denominacincorresponder a la del edificio o conjunto. Su domicilio ser el municipio o distritodonde este se localiza y tendr la calidad de no contribuyente de impuestos

nacionales, as como del impuesto de industria y comercio, en relacin con lasactividades propias de su objeto social, de conformidad con lo establecido en elartculo 195 del Decreto 1333 de 1986, aclarando que la destinacin de algunosbienes que produzcan renta para sufragar expensas comunes, no desvirta lacalidad de persona jurdica sin nimo de lucro.

Copropietario: Persona natural o jurdica que ejerce derecho de dominio ypropiedad sobre uno o varios inmuebles de los que conforman la unidad sometidaal rgimen de propiedad horizontal y sobre los bienes comunes en proporcinequivalente al coeficiente de copropiedad que a cada unidad privada corresponda.

Edificio o conjunto de uso comercial: Inmuebles cuyos bienes de dominioparticular se encuentran destinados al desarrollo de actividades mercantiles, deconformidad con la normatividad urbanstica vigente.

Edificio o conjunto de uso mixto:Inmuebles cuyos bienes de dominio particulartienen diversas destinaciones, tales como vivienda, comercio, industria u oficinas,de conformidad con la normatividad urbanstica vigente.

Edificio o conjunto de uso residencial: Inmuebles cuyos bienes de dominioparticular se encuentran destinados a la vivienda de personas, de acuerdo con lanormatividad urbanstica vigente.

Edificio:Construccin de uno o varios pisos levantados sobre un lote o terreno,cuya estructura comprende un nmero plural de unidades independientes, aptaspara ser usadas de acuerdo con su destino natural o convencional, adems dereas y servicios de uso y utilidad general. Una vez sometido al rgimen depropiedad horizontal, se conforma por bienes privados o de dominio particular ypor bienes comunes.


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Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por laadministracin y la prestacin de los servicios comunes esenciales requeridospara la existencia, seguridad y conservacin de los bienes comunes del edificio oconjunto. Para estos efectos se entendern esenciales los servicios necesarios,para el mantenimiento, reparacin, reposicin, reconstruccin y vigilancia de losbienes comunes, as como los servicios pblicos esenciales relacionados conestos.

Rgimen de Propiedad Horizontal:Sistema jurdico que regula el sometimientoa propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse.

Reglamento de Propiedad Horizontal: Estatuto que regula los derechos yobligaciones especficas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometidoal rgimen de propiedad horizontal.

3.2. ADMINISTRACIN:

La representacin legal de la copropiedad y la administracin del edificio oconjunto recae sobre el administrador quien es elegido por la asamblea generalde propietarios y/o el consejo de administracin1, tipificndose como unaadministracin por delegacin, cuya actividad apunta, principalmente, a laadministracin de recursos para atender los gastos propios de mantenimiento yconservacin del edificio o conjunto.

Las funciones del administrador estn definidas en el artculo 51 de la ley 675 del2001, entre las cuales se encuentran:

3.2.1. La administracin inmediata del edificio o conjunto con facultades deejecucin, conservacin, representacin y recaudo;

3.2.2. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y sometera su aprobacin balance general de las cuentas de la copropiedad respectodel ejercicio anterior y el correspondiente estado de resultados, junto conun presupuesto detallado de los gastos e ingresos previstos para el nuevoejercicio anual, incluyendo las primas de seguros obligatorios.

3.2.3. Preparar y someter a consideracin del Consejo de Administracin las

cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual depropietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, elbalance general de las cuentas del ejercicio anterior y su respectivaejecucin presupuestal

1 Artculo 50 Ley 675 de 2001


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3.2.4 Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio oconjunto, para lo cual deber ceirse a las reglas establecidas en el

Decreto 2649 de 1993, tal como se colige del contenido del Artculo 2 de esta

disposicin.3.2.5. Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la

copropiedad que surgen como consecuencia de la desafectacin de bienescomunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por laasamblea general en el acto de desafectacin, de conformidad con elreglamento de propiedad horizontal.

3.2.6. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administracin,conservacin y disposicin de los mismos de conformidad con lasfacultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

3.2.7. Cobrar y recaudar, directamente o a travs de apoderados, cuotasordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligacin decarcter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes dedominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro

judicial de las mismas, sin necesidad de autorizacin alguna.

Corresponde igualmente al administrador realizar las funciones que le asigne elreglamento de la copropiedad y las instrucciones que para l imparta la asambleageneral de propietarios y el consejo de administracin, en su caso.

3.3 PRESUPUESTO :

A travs del presupuesto la copropiedad estima las expensas necesarias para elmantenimiento, vigilancia, mejoramiento y reparacin de los bienes encargados asu administracin, entre otros, para cada periodo anual, estimacin que sirve,adems, como base para la determinacin de la cuanta de las cuotas ordinariasque debe asumir cada copropietario, residente o arrendatario en funcin de susrespectivos coeficientes de copropiedad, segn corresponda, y que representarnlos ingresos principales de la copropiedad.

Adicionalmente, en el presupuesto de los edificios o conjuntos de uso comercial omixto de propiedad horizontal y en aquellos en que existen servicios de usoexclusivo de algunos sectores, al tenor del artculo 31 de la Ley 675 de 2001, sedebe tener en cuenta, que las expensas comunes necesarias, relacionadas conlos sectores y mdulos especiales de contribucin, las cuales estarn a cargonicamente de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector omdulo, se programarn presupuestalmente por separado, tanto en lo relacionadocon ingresos como de los gastos relativos, y por tanto el presupuesto debe preveren su estructura las cuentas o programas requeridos para esta destinacin.


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Corresponde al administrador de la copropiedad convocar a la asamblea decopropietarios a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobacinlas cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresoscorrespondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros

obligatorios, para lo cual deber previamente preparar y someter a consideracindel consejo de administracin la citadas cuentas anuales, acompaadas delinforme que se presentar a la asamblea general anual de propietarios y elproyecto de presupuesto de ingresos y egresos previsto para el siguienteejercicio.

El presupuesto es una proyeccin hacia el futuro y como tal puede ser afectadopor situaciones imprevistas, que de una u otra manera inciden en forma negativao positiva en su ejecucin. Por lo tanto, al final de cada ejercicio, deberpresentarse el correspondiente informe que detalle su ejecucin para suaprobacin por parte de la asamblea.

El presupuesto tiene la caracterstica de estar determinado bsicamente por elsistema de caja; sin embargo, debern incluirse aquellos gastos que, sin implicardesembolsos de efectivo, puedan afectar los resultados del ejercicio y ser objetode provisin, debindose rendir cuenta tambin de ello a la asamblea por parte dela administracin.

De suerte que, para poder cumplir con el mandato de presentar informacindetallada a los copropietarios respecto de la ejecucin, se hace necesario poneren funcionamiento un registro del presupuesto aprobado y de su ejecucin, quehabr de ser fuente del informe que se presente a la aprobacin de la asamblea.

En este orden de ideas, el presupuesto debe considerarse como una herramientade gestin que la Ley 675 del 2001 ha previsto para tal fin y su ejecucin debeguardar relacin directa con los registros y formalidades de la contabilidad.

3.4 B IENES VINCULADOS A LA COPROPIEDAD:

Un aspecto tpico de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradases el conjunto de bienes que en ellas concurren y que pueden ser de naturalezaprivada, comn o de dominio de la copropiedad, de goce o explotacin de losbienes de dominio particular2.

Los bienes privados o de dominio particular representan la propiedad exclusiva decada uno de los copropietarios, mientras que los bienes comunes, son los quepermiten o facilitan la existencia, el uso o goce de los bienes privados, suestabilidad, funcionamiento, conservacin y seguridad y pertenecen en comn yproindiviso a los propietarios; son indivisibles, inalienables e inembargables en2 Artculos 3, 16, 19, 20, 21, 22, 23 Ley 675 de 2001


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forma separada de los bienes privados y no son objeto de impuesto alguno enforma separada de aquellos. Estos bienes comunes se clasifican en esenciales,no esenciales, de uso exclusivo y desafectados.

Se consideran bienes comunes esenciales en los edificios o conjuntos, losindispensables para su existencia, conservacin, estabilidad y seguridad, amnde aquellos que son imprescindibles para el uso y disfrute de los bienes dedominio particular. Los dems tienen el carcter de bienes comunes noesenciales.

Son bienes comunes de uso exclusivo aquellos no necesarios para el disfrute ygoce de los bienes de domino particular, y en general, aquellos cuyo uso comunallimitara el libre goce y disfrute de un bien privado3; ejemplo de ellos son: terrazas,cubiertas, patios interiores y retiros.

Se entiende por bienes desafectados aquellos bienes comunes no esenciales quepasan a ser de la copropiedad, con la aprobacin de la asamblea impartidaconforme al Artculo 20 de la Ley 675 de 2001 y reglamento de la copropiedad4.

3.5 CONTABILIDAD:

La contabilidad tiene como propsito el reconocimiento, medicin y revelacinfidedigna de las operaciones que afectan una especfica actividad econmica; lainformacin que se genere debe satisfacer cualidades de utilidad,comprensibilidad, pertinencia, confiabilidad y comparabilidad para su efectivo usopor parte de los interesados.

3.5.1 Obligatoriedad de llevarla:

De las funciones establecidas por el Artculo 51 de la Ley 675 de 2001 para el3 Artculo 22. Ley 675 de 20014 Artculo 20. DESAFECTACIN DE BIENES COMUNES NO ESENCIALES. Previa autorizacin de las autoridadesmunicipales o distritales competentes de conformidad con las normas urbansticas vigentes, la asamblea general, con elvoto favorable de un nmero plural de propietarios de bienes de dominio privado que representen el setenta por ciento(70%) de los coeficientes de copropiedad de un conjunto o edificio, podr desafectar la calidad de comn de bienescomunes no esenciales, los cuales pasarn a ser del dominio particular de la persona jurdica que surge como efecto de laconstitucin al rgimen de propiedad horizontal. En todo caso, la desafectacin de parqueaderos, de visitantes o deusuarios, estar condicionada a la reposicin de igual o mayor nmero de estacionamientos con la misma destinacin,previo cumplimiento de las normas urbansticas aplicables en el municipio o distrito del que se trate.

PAR. 1o. Sobre los bienes privados que surjan como efecto de la desafectacin de bienes comunes no esenciales, podrnrealizarse todos los actos o negocios jurdicos, no siendo contra la ley o contra el derecho ajeno, y sern objeto de todoslos beneficios, cargas e impuestos inherentes a la propiedad inmobiliaria. Para estos efectos el administrador del edificioo conjunto actuar de conformidad con lo dispuesto por la asamblea general en el acto de desafectacin y conobservancia de las previsiones contenidas en el reglamento de propiedad horizontal.PAR. 2o. No se aplicarn las normas aqu previstas a la desafectacin de los bienes comunes muebles y a los inmueblespor destinacin o por adherencia, no esenciales, los cuales por su naturaleza son enajenables. La enajenacin de estosbienes se realizar de conformidad con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. Artculo 20 Ley 675 de2001


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administrador que se refieren, por una parte a Convocar a la asamblea areuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobacin el inventario ybalance general de las cuentas del ejercicio anterior, y por la otra aPreparar ysometer a consideracin del Consejo de Administracin las cuentas anuales, el

balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y surespectiva ejecucin presupuestal, fluye la obligatoriedad de llevar contabilidad.

El Estado incorpor en la normatividad relativa a las Unidades InmobiliariasCerradas, constituyndolas como personas jurdicas sin nimo de lucro, denaturaleza civil, no contribuyentes de impuestos nacionales, ni de Industria yComercio, en relacin con las actividades propias de su objeto social.

Sin embargo, la condicin de no contribuyente de impuestos no implica unaexclusin al rgimen tributario, pues ste les fija obligaciones a travs del artculo364 de Estatuto Tributario y el inciso segundo del artculo 2 del Decreto 2500 de

1986, normas mediante las cuales se remite el manejo de la contabilidad de lasentidades sin nimo de lucro al Ttulo IV del Cdigo de Comercio yconsecuentemente a su reglamentacin, dentro de la cual se encuentra el Plannico de Cuentas para Comerciantes que debe ser aplicado por todas laspersonas naturales o jurdicas que estn obligadas a llevar contabilidad y notengan que cumplir un Plan de Cuentas especial, de conformidad con lo previstoen el Cdigo de Comercio, como lo advierte el artculo 5 del Decreto 2650 de1993.

Al mismo tema relacionado con la contabilidad de entidades sin nimo de lucro serefiri el artculo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece laaplicacin de principios o normas generalmente aceptadas.

Se infiere de lo anterior que el marco jurdico de la contabilidad de la PropiedadHorizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Ttulo IV delLibro Primero del Cdigo de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con susmodificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001.

Teniendo que, como ya se anot, la obligacin de llevar contabilidad surge en elmomento mismo del nacimiento a la vida jurdica del ente, resulta necesariopuntualizar que, como ocurre con mucha frecuencia, las empresas constructoraslegalizan la constitucin de la copropiedad tempranamente y aun sin habervendido la totalidad de las unidades que la componen, desde el primer momentosurge la obligacin de organizar en debida forma su contabilidad, para luego serentregada a los copropietarios en el momento en que el avance del proyecto y lasdisposiciones legales as lo indiquen.

3.5.2 Cmo debe llevarse:

Establecida la obligacin de llevar contabilidad, con el propsito de informar y


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rendir cuentas a los usuarios sobre la administracin de los recursos para atenderlos gastos propios de mantenimiento y conservacin de la propiedad horizontal,procede, como ya se anot, la aplicacin del Artculo 2 del Decreto 2649 de1993, segn el cual los entes econmicos obligados a llevar contabilidad, lo harn

conforme a las reglas que ese Decreto establece, con lo cual, adems, segarantiza que la contabilidad llevada de esa manera es oponible como prueba afavor de quien la prepara.

3.5.3 Plan de Cuentas:

Como se ha advertido, conforme a lo ordenado por el artculo 364 de EstatutoTributario y el inciso segundo del artculo 2 del Decreto 2500 el manejo de lacontabilidad de las entidades sin nimo de lucro, incluidas las copropiedades, seregula por el Ttulo IV del Cdigo de Comercio y consecuentemente el Plan nicode Cuentas para Comerciantes es igualmente aplicable a ellas, pues debe ser

aplicado por todas las personas naturales o jurdicas que estn obligadas a llevarcontabilidad y para las cuales no se determinen planes especficos, deconformidad con lo previsto en el Cdigo de Comercio, como lo advierte el artculo5 del Decreto 2650 de 1993.

Para efectos de la aplicacin del Plan nico de Cuentas para Comerciantes, laspropiedades horizontales y las unidades inmobiliarias cerradas seleccionaran lascuentas que de l utilizan, las cuales pueden discriminar libremente ensubcuentas de segundo orden. Con las cuentas a utilizar, desagregadas hastanivel de cuentas de movimiento, diligenciarn el libro de Cdigos o SeriesCifradas de las Cuentas incluyendo el cdigo y nombre que deben coincidir con elPlan nico de Cuentas, con la anotacin de la novedad de si la cuenta estaba ycontinua en uso, fue adicionada durante el mes, fue modificada en lo relativo acdigo o nombre, si fue sustituida por otra o si fue eliminada (artculo 125 decreto2649 de 1993).

Quienes estn utilizando un plan de cuentas diferente al establecido en el decreto2650 de 1993, lo podrn seguir utilizando para el registro de transacciones delperodo 2008, pero en el cierre del ejercicio debern hacer la conversin ypresentar estados financieros de acuerdo con el Plan nico de Cuentas paraComerciantes.

3.5.4 Libros y Papeles Contables:

En relacin con los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevados yconservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidadesinmobiliarias cerradas, tenemos que, al originarse personas jurdicas en laconstitucin de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas,stas adquieren de inmediato el carcter de ente econmico, es decir, unaactividad econmica organizada, definida e identificada de manera que se


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distingue de los copropietarios que las conforman.

Definida la persona jurdica como entidad sin nimo de lucro, como se haanotado, se tipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad al tenor de lo

establecido por el artculo 45 de la ley 190 de 1995 y 364 del Estatuto Tributario,contabilidad que deber llevarse ceida al Ttulo IV del Cdigo de Comercio(Decreto 2500 de 1986).

Esta remisin al Cdigo de Comercio determina que estas entidades debencumplir las normas contables para comerciantes y en tal razn deben utilizar elPlan nico de Cuentas establecido por Decreto 2650 de 1993 y sus posterioresmodificaciones. Igualmente por estar establecida la obligatoriedad de lacontabilidad, reiteramos debe aplicarse el decreto 2649 de 1993, al tenor de suartculo segundo, sobre mbito de aplicacin, por lo tanto, en todos los libros ypapeles de contabilidad de la copropiedad se deben observar las normas sobre la

forma de llevarlos, prohibiciones, correccin de errores y conservacin que se hanestablecido en el Ttulo III, en especial los Artculos 126, 128, 132, 134 y 135 delDecreto 2649 de 1993.

3.5.4.1 LIBROS:

En lo tocante a libros de contabilidad, de acuerdo con lo sealado por el Ttulo IIIdel decreto 2649 de 1993, son obligatorios los libros necesarios para:

. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, en forma individual o porresmenes. Cuando este libro se lleva por resmenes es necesario tener unauxiliar en que se discriminen las transacciones individuales (artculo 125numerales 1 y 4a).

. Establecer mensualmente resumen de las operaciones por cada cuenta, susmovimientos y saldos.

. Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma bsica decaractersticas y prcticas de cada actividad se debe registrar la identificacin delos copropietarios, con sus coeficientes de propiedad (artculo 125 numeral 3 y 51de la ley 675 de 2001).

. Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario yBalance general que permita conocer de manera clara y completa la situacinpatrimonial del ente, al tenor de lo prescrito en el artculo 52 del Cdigo deComercio y desarrollado por las caractersticas de la certificacin de los EstadosFinancieros planteada por la ley 222 de 1995 y el artculo 57 del decreto 2649 enlo relativo a verificacin de afirmaciones implcitas y explicitas contenidas en losmencionados informes contables.


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. El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma bsica deCaractersticas Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea Generalde Copropietarios, del Consejo de Administracin cuando sea del caso y delComit de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas para

este libro (artculo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 dela ley 675 de 2001).

Los anteriores libros, requieren registro en la DIAN, diligencia que debeefectuarse como lo seala el Artculo 126 del Decreto 2649 de 1993, en tanto quelos libros de actas deben ser registrados en la autoridad territorial que ejerceinspeccin vigilancia y control sobre estas entidades en el domicilio de lacopropiedad con excepcin del auxiliar de transacciones individuales.

Adems de los anteriores, son obligatorios los libros auxiliares necesarios paraconocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas utilizadas, los

cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones y para conciliar losEstados Financieros Bsicos con los preparados sobre otras bases comprensivas.

Con fundamento en la norma bsica de Caractersticas y Prcticas de la actividad,es obligatorio un registro auxiliar de presupuesto en el cual se debe asentar elpresupuesto de ingresos y egresos y su ejecucin (artculo 38 y 51 de la ley 675de 2001).

Adicionalmente, los libros de contabilidad deben diligenciarse a ms tardar en elmes siguiente a aqul en el cual las operaciones se hubieren realizado, laconducta de esperar aprobaciones para realizar los asientos en los libros, estaralejos de ajustarse a las disposiciones legales, impedira la realizacin de algunasde las actividades propias del revisor fiscal, como es el caso de la emisin deldictamen, teniendo en consideracin que, como se ha dicho, ste se emite sobreestados financieros certificados, vale decir, sobre los cuales el representante legaly el contador (que debe ser contador pblico) hayan declarado que se hanverificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos y que las mismas sehan tomado fielmente de los libros.

Ahora bien, de acuerdo con lo establecido en el Pargrafo 1 del artculo 125 delDecreto 2649 de 1993 (adicionado por el artculo 2 del Decreto 1878 de 2008),las entidades de naturaleza no comercial que estn obligadas u opten por llevarcontabilidad en los trminos del artculo 1 del mismo decreto y se ajusten a lascondiciones previstas, podrn acogerse a la simplificacin de las obligacionescontables all definidas, siempre y cuando tengan menos de diez trabajadores ysus activos totales sean inferiores a quinientos salarios mnimos legalesmensuales. En este sentido, quienes cumplan las condiciones, podrn acogerse ala siguiente exigencia de libros de contabilidad:

1. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada


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cuenta, sus movimientos dbito y crdito, y sus saldos.

2. Determinar la propiedad del ente, en el cual con base en la norma bsica decaractersticas y prcticas de cada actividad se debe registrar la identificacin de

los copropietarios, con sus coeficientes de propiedad (artculo 125 numeral 3 deldecreto 2649 de 1993 y 51 de la ley 675 de 2001).

3. El libro de actas, en el cual se incorporen con base en la norma bsica deCaractersticas Practicas de la Actividad, las decisiones de la Asamblea Generalde Copropietarios, del Consejo de Administracin cuando sea del caso y delComit de Convivencia, con arreglo a las normas generales establecidas paraeste libro (artculo 125 numeral 5 y 131 del decreto 2649 de 1993, 47, 51 y 58 dela ley 675 de 2001).

4. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros

de resumen en forma global.5. Conocer los cdigos o smbolos utilizados para describir las transacciones, conindicacin de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que sehagan de unas y otras.

6. Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

7. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Los libros con los cuales se d cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de estaseccin, debern llenar los requisitos de registro y autenticacin previstos paracada tipo de entidad u organizacin, ante la autoridad competente.

La misma disposicin aadi un segundo pargrafo al artculo 125 del Decreto2649 de 1993, en el cual se ordena que el libro de registro auxiliar detransacciones individuales deber ser objeto de reconocimiento y autenticacinpor parte del contador pblico, bajo cuya responsabilidad se elaboran los asientosy los estados financieros, y por el revisor fiscal cuando exista la obligacin deproveer el cargo;

Lo anterior en el entendido de dar mayor garanta de que los hechos econmicosregistrados en dichos libros han sido verificados, examinados y cumplen contodos los requisitos legales que ataen a las operaciones objeto de registro, de talmanera que rubricando los folios utilizados garantice la autenticidad de losregistros integrados en ellos, contribuyendo por este medio al incremento de laconfianza, fundamentando el otorgamiento de fe pblica en relacin con lainformacin registrada

Esta alternativa no excluye que con fundamento en la norma bsica de


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Caractersticas y Prcticas de la Actividad, es obligatorio un registro auxiliar depresupuesto en el cual se debe asentar el presupuesto de ingresos y egresos y suejecucin (artculo 38 y 51 de la ley 675 de 2001).

En la aplicacin de esta norma debe entenderse por trabajador no solo a laspersonas vinculada por contrato laboral de cualquier naturaleza, deben incluirselas personas que prestan sus servicios al ente de propiedad horizontal, de maneracontinua, cualquiera sea la forma de contratacin expresa o tcita, por tantoquienes tienen contratos de prestacin de servicios de tipo civil, forman parte delos trabajadores del ente.

3.5.4.2 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD Y SUS CONTENIDOS:

Las partidas asentadas en libros de contabilidad deben serlo con base enComprobantes de Contabilidad, los cuales se elaboran debidamente soportados,

utilizando los cdigos y nomenclatura del Plan nico de Cuentas a nivel de cuentao subcuenta, respetando el orden cronolgico de las transacciones, en idiomacastellano, numerados en forma consecutiva, fechados respecto a su elaboracine indicando la fecha, origen, descripcin y cuanta de las transacciones en formaindividual o por resmenes como mximo mensuales. Los comprobantes debenincorporar la indicacin de las personas que los elaboran y autorizan.

3.5.4.3 SOPORTES DE CONTABILIDAD: CONTENIDOS MNIMOS Y CONSERVACIN:

Las transacciones descritas en los Comprobantes de Contabilidad debendocumentarse mediante soportes internos o externos fechados y autorizados porquienes intervengan en ellos o los elaboren, en los cuales se deben cumplir lasformalidades de las pruebas documentales. Tanto los Comprobantes deContabilidad, los Soportes y la correspondencia relacionada con la actividad,deben ser objeto de conservacin por un perodo de diez aos.

3.5.4.4 CORRESPONDENCIA RELACIONADA CON LA ADMINISTRACIN:

Es funcin del administrador atender la correspondencia relacionada con laadministracin de la propiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada, paralo cual debe conservarse la correspondencia enviada y la recibida con laindicacin de la fecha y sentido de la respuesta.

3.5.4.5 CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:

La correspondencia y dems documentos relacionados con las operaciones oactividades de la entidad deben conservarse conforme lo seala el artculo 134 deDecreto 2649 de 1993, en clara alusin a los artculos 49 y 60 del Cdigo deComercio, cuando establece que los entes econmicos deben conservardebidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de


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aportes, los comprobantes de cuentas, los soportes de contabilidad y lacorrespondencia relacionada con sus operaciones.

Con la expedicin de la Ley 962 de 2005 conocida como Ley Antitrmites, se

hizo expresa mencin a la racionalizacin de la conservacin de libros y papelesde comercio, fue modificado el artculo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, elartculo 134 del Decreto 2649 de 1993. Al efecto, el Artculo 28 de esta Leydispuso que los libros y papeles del ente econmico debern ser conservados porun perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento,documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccin del ente, suconservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico quegarantice su reproduccin exacta.

Igual trmino aplica, como lo ordena la Ley, en relacin con las personas, nocomerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta

informacin. (Actualizado el 20 de junio de 2008).3.5.5 Elementos de los Estados Financieros:

Para las Copropiedades los procedimientos contables5, se refieren a las accionesy mtodos que se van a seguir en la ejecucin de una regla de contabilidad. Parala Propiedad Horizontal dichos procedimientos, por su importancia, requieren serestudiados separadamente.

A continuacin presentamos los ms relevantes aspectos que se constituyen en elmarco de referencia de su actividad y por lo tanto con incidencia directa en sucontabilidad.

3.5.5.1 Activos: Se entienden como activos los recursos disponiblesrepresentados en bienes muebles adquiridos por la copropiedad para su uso, que,teniendo el carcter de propiedad comn, contribuyen a la generacin debeneficios econmicos y son necesarios para el cabal cumplimiento de susobligaciones, funciones y responsabilidades financieras, operativas,administrativas y de control, entre los cuales podemos mencionar los aparatos yutensilios destinados al aseo y mantenimiento de las reas comunes (Brilladoras,aspiradoras, etc.) y los muebles y enseres utilizados para la oficina de laadministracin (Equipos de oficina, telfonos, computadores, software, etc.),cuando esta gestin sea realizada directamente.

Tambin pasan a ser activos de la copropiedad, los bienes comunes noesenciales que por decisin de la asamblea general legalmente adoptada seandesafectados conforme lo establece al Artculo 20 de la Ley 675 de 2001, puestoque el inciso primero de esta disposicin seala expresamente que estos pasan a5Como los define el Diccionario de Trminos Contables para Colombia, editado por la Universidad de Antioquia,


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ser del dominio particular de la persona jurdica que surge como efecto de laconstitucin por la aplicacin del rgimen de propiedad horizontal, hecho quegenera un ingreso extraordinario para la copropiedad o un aumento del fondosocial, si esa fuere la decisin de la asamblea.

Los bienes comunes esenciales, los no esenciales y los de uso exclusivo, ascomo los bienes privados o de dominio particular no constituyen un activo para lacopropiedad, por cuanto no tienen el carcter de recursos disponibles para ella,dado que la titularidad del dominio y el uso particular de que son objeto, recaesobre los copropietarios, mas all de que la copropiedad, a nombre de estos,tenga la responsabilidad de la preservacin, mantenimiento y control de losbienes comunes.

Ello obedece a que, como se ha anotado, la calidad de bienes comunesesenciales, no esenciales o de uso exclusivo, conlleva que la titularidad del

dominio no corresponde a la copropiedad, sino que tales bienes pertenecen a loscopropietarios como propiedad en comn e indivisible, en la proporcin dictadapor el coeficiente de copropiedad.

De la misma manera habr de procederse con aquellos bienes muebles que porsu naturaleza o destinacin se incorporan al inmueble en torno al cual gira lacopropiedad, conforme a las normas del derecho civil; ellos son igualmente depropiedad comn y proindiviso de los copropietarios y por ende, no puedenregistrarse como activos de la copropiedad, sin importar que se hayan adquiridodurante la construccin del inmueble y/o durante su vida posterior. En estacategora entran:

. Los denominados inmuebles por adhesin (Art. 656 y 657 del Cdigo Civil) queson aquellos que, como su nombre lo indica, se adhieren permanentemente alinmueble principal, como otras construcciones o edificios, rboles, plantas ydems que no puedan retirarse sin daar el inmueble.

. Los inmuebles por destinacin (Art. 658 del Cdigo Civil), que son bienesmuebles que por estar permanentemente destinados al uso y beneficio delinmueble principal, se reputan inmuebles integrantes de aquel, tal como ocurrecon tubos, caeras, baldosas, rejas, puertas, etc., que no pueden retirarse sincausar deterioro.

Como consecuencia, los bienes comunes esenciales, no esenciales o de usoexclusivo, al no considerarse bienes o activos de la copropiedad, como se haexpuesto, tampoco deben ser objeto de reconocimiento contable en sucontabilidad, no obstante lo cual se recomienda mantener un registro detallado deellos mediante mecanismos idneos para el efectivo control y seguimiento quesobre ellos debe ejercer la administracin de la persona jurdica conformada porla copropiedad.


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Al efecto, puede optarse por el registro en cuentas de orden de control respectode los bienes muebles que correspondan a estos bienes de uso comn, con elobjeto de facilitar su entrega, conservacin, mantenimiento y control. (Actualizado

el 20 de junio de 2008)Igualmente, los bienes comunes esenciales, no esenciales o de uso exclusivo, porser de dominio particular, aunque figuren en cuentas de orden pueden serdepreciados, tambin dentro de las cuentas de orden, para un mayor control desu vida til, dicha depreciacin no afectar las cuentas del estado de resultados,ni las reales o de balance.

3.5.5.2 Patrimonio. El origen de la operacin de las copropiedadesproviene de la administracin de los bienes de los copropietarios, quienes a travsde las cuotas de administracin ordinarias y extraordinarias, cubren todas las

erogaciones necesarias para el fin de la administracin, previa una planeacinpresupuestal de ingresos y egresos. La copropiedad administra unos recursospara atender los gastos propios de mantenimiento y conservacin del edificio oconjunto, a travs de las cuotas de administracin, las cuales son contabilizadascomo ingresos peridicamente.

En el desarrollo de esta actividad pueden reflejarse excedentes en el Estado deResultados, los cuales se harn parte del patrimonio de la Copropiedad as comolas reservas que se designen en los estatutos o en la Asamblea General deCopropietarios sobre dichos excedentes. Por tanto, el patrimonio de lacopropiedad estar representado por los resultados de cada periodo (excedente prdida), las reservas que sobre estas se designen, as como donaciones quetengan afectaciones patrimoniales.

As las cosas, los excedentes generados en el periodo debern ser trasladadoscomo parte del patrimonio de la Copropiedad, a travs de las reservas que sedesignen en los estatutos o en la Asamblea General de Copropietarios. En ningncaso estos sern susceptibles de ser repartidos entre los copropietarios de lapropiedad horizontal.

3.5.6 Fondo de Imprevistos:

3.5.6.1 Naturaleza:El articulo 35 de la Ley 675 de 2001 establece:(...) La persona jurdica constituir un fondo para atender obligaciones oexpensas imprevistas, el cual se formar e incrementar con un porcentaje derecargo no inferior al uno por ciento (1%) sobre el presupuesto anual de gastoscomunes y con los dems ingresos que la asamblea general considerepertinentes. La asamblea podr suspender su cobro cuando el monto disponiblealcance el cincuenta (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivoao. El administrador podr disponer de tales recursos, previa aprobacin de la


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asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en elreglamento de propiedad horizontal.

PARGRAFO. El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales

al porcentaje del recargo referido, solo podr aprobarse cuando los recursos delFondo de que trata este artculo sean insuficientes para atender las erogaciones asu cargo. (...)

As las cosas, el Fondo de Imprevistos tiene como finalidad garantizar losrecursos necesarios en el momento en el que se incurra en situaciones inciertas,no presupuestadas, que implican la disposicin de recursos adicionales a losrecursos recaudados en las cuotas ordinarias de administracin. Comoconsecuencia, la naturaleza del Fondo que establece la Ley 675 de 2001,corresponde a la separacin de los recursos monetarios en una cuenta dedestinacin especfica, como por ejemplo una cuenta de ahorros, un fondo

fiduciario liquido, que garantice la disponibilidad inmediata de los recursos.El fondo de imprevistos se calcula del presupuesto de gastos anual,conformndose en una suma adicional a la cuota de administracin.

3.5.6.2 Recaudo: Al quedar incorporado el valor del fondo de imprevistosdentro del presupuesto de gastos, no hay necesidad de incluir en la cuenta decobro al copropietario su valor en forma independiente, en tanto va a quedarinmerso dentro del valor total de la cuota de administracin.

Se trata pues, de una formalidad de tipo contable y de control administrativo queimplica que, al contabilizarlo, se separe el valor recaudado por concepto de lacuota ordinaria propiamente dicha, respecto del monto correspondiente al fondode imprevistos.

3.5.6.3 Contabilizacin:

Antes de precisar la contabilizacin de los recursos del Fondo de Imprevistos, esimportante presentar un anlisis de las diferentes posibilidades de registro, a laluz del Decreto 2649 de 1.993, de tal suerte que se d claridad al tratamientocontable definido.

El Fondo de Imprevistos corresponde a recursos adicionales para atendersituaciones no previstas, por tanto en el momento de su recaudo se adelantancuotas extraordinarias, en las que se incurriran en el momento de presentarse talsituacin si no se tuvieran dichos recursos.

De lo anterior, se deduce que los dineros recibidos por concepto del Fondo deImprevistos corresponden a otros ingresos de la copropiedad, diferentes a losrecibidos de la cuota ordinaria de administracin, pero que finalmente una vez


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presentada la situacin inesperada se utilizaran para sufragar los gastos oinversiones que de ella se deriven.

En este sentido, la contabilizacin del Fondo presenta diferentes interpretaciones,

las cuales a continuacin se analizan:Contabilizacin del Fondo de Imprevistos como un Pasivo a favor de loscopropietariosEsta propuesta NO es acogida por el Consejo Tcnico, dado que elDecreto 2649 de 1993, en el artculo 36 establece que (...) Un pasivo es larepresentacin financiera de una obligacin presente del ente econmico,derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro sedeber transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (...). Dado que laconstitucin del Fondo de Imprevistos corresponde a aportes de los copropietariospara atender situaciones eventuales que requieren recursos adicionales alpresupuesto de gastos, y por tanto, forman parte de la gestin de la Copropiedad,

tales recursos permanecern a su disposicin hasta que ocurra el imprevisto, yslo por este motivo podr hacerse uso de los mismos. Por tal razn, en ningunacircunstancia el Fondo de Imprevistos corresponde a un pasivo a favor de loscopropietarios, ms cuando en ninguna situacin estos recursos sern devueltosa sus depositantes; tal como lo expresa la naturaleza misma del Fondoestablecida en el artculo 35 de la Ley 675 de 2001, anteriormente expuesto.

Contabilizacin del Fondo de Imprevistos como una Reserva Patrimonial. Estapropuesta NO es acogida por el Consejo Tcnico, dado que el Decreto 2649 de1993, en el artculo 87 establece que (...) Las reservas o fondos patrimonialesrepresentan recursos retenidos por el ente econmico, tomados de sus utilidadeso excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios uocasionales.

Las reservas o fondos patrimoniales destinados a enjugar prdidas generales oespecficas slo se pueden afectar con dichas prdidas, una vez estas hayan sidopresentadas en el estado de resultados. (...)

Es evidente en el artculo precedente que las reservas o fondos patrimonialesnicamente se constituyen de las utilidades o excedentes del ente econmico, portanto, dado que los recursos del Fondo de Imprevistos provienen directamente decada uno de los copropietarios, estos no podrn ser parte del patrimonio demanera directa, sino a travs del estado de resultados.

Contabilizacin del Fondo de Imprevistos como un Ingreso Diferido. Estapropuesta NO es acogida por el Consejo Tcnico, dado que el Decreto 2649 de1993, en el artculo 55 establece que (...) Deben contabilizarse como diferidos,los ingresos hasta que la obligacin correlativa este total o parcialmentesatisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio econmico estetotal o parcialmente consumido o perdido. (...)


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En este caso, se difieren los ingresos hasta el momento en el que consume total oparcialmente la obligacin, situacin que no aplica al Fondo de Imprevistos todavez que estos recursos no tienen una obligacin correlativa cierta a la cual deba

asociarse.Contabilizacin del Fondo de Imprevistos como un Ingreso y provisin delgasto. Esta propuesta es acogida por el Consejo Tcnico, dado que el Decreto2649 de 1993, en el artculo 38 establece que (...) Los ingresos representan flujosde entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones delpasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio,devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por laejecucin de otras actividades realizadas durante un perodo, que no provienende los aportes de capital. (...)

As las cosas, se reconocen los recursos del Fondo de Imprevistos como unIngreso en el periodo en el que se causa, toda vez corresponde a flujos de dineroque recibe la copropiedad para el desarrollo del objeto para el cual fue creada, laadministracin de los bienes de los copropietarios, en este caso especfico, seatendern situaciones inesperadas que pueden tener efectos en el bien comn delos copropietarios.

Por tanto, al estar el Fondo de Imprevistos inmerso en la cuota de administracin,se reconoce este valor total con un dbito en cuentas por cobrar, y un crdito enla cuenta de Ingresos. Posteriormente, se realizar el traslado a la cuenta deldisponible destinada especficamente para el Fondo de Imprevistos, acreditandola cuenta de caja o bancos, segn sea el caso de recaudo.

Simultneamente, como mecanismo de control, deber reconocerse una provisinpor el valor del fondo en el mismo periodo, con afectacin del gasto. Informandoen el pasivo la totalidad de los recursos destinados para un eventual imprevisto,toda vez que el fondo especial del disponible, puede no reflejar el valor totalpresupuestado del fondo por efecto de las cuotas pendientes de recaudo.

Ahora bien, en el momento en que ocurra un imprevisto y que, de acuerdo con loestablecido en la Ley 675 de 2001, se deba utilizar dicho fondo, tal situacin serefleja en la contabilidad debitando la provisin por el concepto del imprevisto yacreditando la cuenta especial del disponible que fue constituida para tal fin.A continuacin se ilustran los asientos contables:


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1. Causacin de los recursos.

CUENTAS POR COBRAR XXXXINGRESOS XXXX

Cuota Administracin XXXFondo de Imprevistos X

2. Recaudo de los recursos.

CAJA / BANCOS XXXXCUENTAS POR COBRAR XXXX

3. Constitucion del fondo y provisin.

FONDO LQUIDO - Fondo de Imprevistos XCAJA / BANCOS X

GASTO FONDO DE IMPREVISTOS XPROVISIN FONDO DE IMPREVISTOS X

4. Utilizacin del fondo.

PROVISIN IMPREVISTOS XFONDO LQUIDO - Fondo de Imprevistos X

REGISTROS CONTABLES

3.5.6.4 Reclasificacin Para efectos de la reclasificacin del fondo deimprevistos, las copropiedades en su contabilidad debern realizar los ajustespertinentes, para cumplir con lo establecido en la presente orientacin. Para talfin, es preciso definir si el valor del fondo de imprevistos en su reconocimientoinicial afecto el estado de resultado o si por el contrario, tuvo slo afectacin encuentas del balance. Para dar mayor claridad se ilustran algunos de los posiblesescenarios de reclasificacin:

Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectacin en el estado de resultadosnicamente por el ingreso y no se constituy el fondo lquido:

1. FONDO LQUIDO - Fondo de Impevistos XXXCAJA / BANCOS XXX

2. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES XXXFondo de Imprevistos

PROVISIN FONDO DE IMPREVISTOS XXX

RECLASIFICACIN DEL FONDO - 1

Si el valor del fondo de imprevistos tuvo afectacin en el estado de resultados en


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el ingreso, y en el gasto mediante constitucin de fondo en el patrimonio,constituyndose el fondo lquido:

1. PATRIMONIOFondo de Imprevistos XXX

PROVISIN FONDO DE IMPREVISTOSFondo de Imprevistos XXX

RECLASIFICACIN DEL FONDO - 2

Si por error el valor del fondo de imprevistos no tuvo afectacin en el estado deresultados ni en el ingreso, ni en el gasto, y se constituy una cuenta por pagar afavor de los copropietarios, sin constituirse el fondo lquido:

1. CUENTAS POR PAGAR - Copropietarios XXX

, INGRESOS EJERCICIOS ANTERIORESFondo de Imprevistos XXX

2. FONDO LQUIDO - Fondo de Impevistos XXXCAJA / BANCOS XXX

3. GASTOS EJERCICIOS ANTERIORES XXXFondo de Imprevistos

PROVISIN FONDO DE IMPREVISTOS XXX

RECLASIFICACIN DEL FONDO

No obstante lo anterior, si el tratamiento contable dado al fondo de imprevistosdista de cualquiera de los escenarios anteriormente expuestos, la copropiedad ensu contabilidad deber realizar los ajustes pertinentes.

Adicionalmente, en notas a los Estados Financieros debe revelarse el cambio enel tratamiento contable del Fondo de imprevistos, as como la procedencia de losexcedentes que se generan en el periodo del ajuste como ingresos de ejerciciosanteriores.

3.5.6.5 Incremento: Cada ao la Copropiedad deber calcular el valor delfondo de Imprevistos de acuerdo a la tarifa asignada por la Asamblea General, lacual no debe ser inferior al 1% del presupuesto anual de gastos, de conformidadcon lo establecido en el artculo 35 de la Ley 675. En este sentido el valor delFondo de Imprevistos se ir aumentando cada ao, hasta que ascienda a un valordel 50% del presupuesto de gasto; a partir de all, la Asamblea General podrdecidir, si lo considera pertinente, suspender el clculo y cobro de dicho monto,hasta el momento que este sea inferior al 50% del presupuesto.


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3.5.6.6 Intereses originados por el Fondo Lquido de Imprevistos. Losintereses generados por el fondo lquido de imprevistos, no se constituyen comobase obligatoria del fondo. Por tal motivo, la administracin podr disponer de

esos recursos dentro del desarrollo normal de las operaciones, siempre y cuandola asamblea de copropietarios no disponga lo contrario, y decida una destinacinespecfica de esos recursos.

3.5.7 Contabilizacin de Cuotas Extraordinarias con un fin especfico o paragastos de funcionamiento:

En las entidades sin nimo de lucro, como lo son las copropiedades, para efectosde determinar cuotas de esta ndole, prima la voluntad de sus miembros ajustadaa las disposiciones legales y reglamentarias, por lo tanto se debe consultar elreglamento de la propiedad horizontal para establecer la connotacin que se le

debe dar a las cuotas extraordinarias.Los recursos provenientes de una cuota extraordinaria ordenada para un finespecfico, aparte de aquellos acumulados en el Fondo de Imprevistos, debencontabilizarse como una cuenta de naturaleza pasiva. Es el caso de laconstruccin de obras en bienes comunes, comunes esenciales y comunes noesenciales, pues, como se explic, tales bienes no estn disponibles para lacopropiedad y pasarn a pertenecer en comn y proindiviso a todos lospropietarios de los bienes privados por adhesin o destinacin.

Si las cuotas extraordinarias tienen como objetivo recaudar fondos necesariospara atender gastos para el normal funcionamiento del conjunto o unidadresidencial que no pueden ser cubiertos con los recursos del Fondo deImprevistos, su registro debe efectuarse como un ingreso.

3.5.8 Cuentas por cobrar:

Las cuentas por cobrar que se originan como resultado del cobro de las expensascomunes ordinarias y extraordinarias definidas por la asamblea, se tipifican comouna cuenta deudora y, de acuerdo con su recuperabilidad, se deben realizar lasprovisiones a que haya lugar.

Por tanto, en el momento en que un propietario no cumpla en el tiempoestablecido con el pago de la cuota de administracin, este monto seguirreflejado en cuentas por cobrar. Se afirma lo anterior dado que cuando laadministracin emiti las cuentas de cobr debi registrar en la contabilidad lacuenta por cobrar (dbito) y el ingreso (Crdito), a cada uno de los copropietarios,dando as cumplimiento a la norma tcnica de causacin.

En el mismo sentido, tratndose de las expensas comunes necesarias


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relacionadas con los sectores y mdulos de contribucin, las cuales estarn acargo nicamente de los propietarios de los bienes privados del respectivo sectoro mdulo, la administracin tambin deber emitir las respectivas cuentas decobr y registrar en la contabilidad la cuenta por cobrar (Dbito) y el ingreso

(Crdito), a cada uno de los copropietarios de dichos sectores, con laparticularidad, de que al recaudar stos dineros, los mismos deben serconsignados en cuentas separadas de las otras expensas que conforman la cuotade administracin, con el fin de que slo puedan utilizarse para sufragar laserogaciones inherentes a su destinacin, la cual por ley es especifica (artculo 31Ley 675 de 2001)

Tambin es prudente anotar que en determinadas ocasiones las cuotas deadministracin son consignadas directamente por los propietarios en las cuentasde ahorro o corrientes de la copropiedad, pero no son entregados a laadministracin los comprobantes para su respectivo descargue de las cuentas

por cobrar, situacin sta que genera diferencias. Mientras se aclaran dichosvalores deben ser reconocidos como un pasivo por consignaciones pendientes deidentificar y reflejarlas como valores disponibles en las cuentas bancarias, con elfin de no afectar la liquidez de la copropiedad. El reconocimiento del recaudo delas cuotas tendr como soporte el recibo de caja o documento equivalenteexpedido por la administracin, lo que har con base en los dineros recaudados oen los comprobantes de depsito cuando los copropietarios hagan los pagosdirectamente en entidades financieras de las cuales la propiedad horizontal estitular y autoriz la operacin.

3.5.9 Provisiones:

Con base en las normas bsicas que determinan la Esencia Sobre la Forma, laPrudencia y el Reconocimiento de los Hechos Econmicos, Provisiones yContingencias, se deben constituir las estimaciones que protejan a la entidad dela contingencia que puede representar el no pago de la totalidad decontribuciones, multas, intereses y sanciones a cargo de los copropietarios,residentes, arrendatariosy terceros.

Procede entonces, el clculo de provisiones por prdida contingente de losvalores por cobrar, para lo cual deben aplicarse mtodos de reconocido valortcnico; es decir, mtodos de aceptacin general y que tienen un respaldosustancial de carcter profesional, como el anlisis general de cartera vencida o elanlisisindividual de cartera vencida.

Las cuentas que se consideren irrecuperables se deben reclasificar como deudasde difcil cobro y pueden ser objeto de cancelacin por prdida o condonacin,con los requisitos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal o en lasdecisiones de los rganos de direccin y administracin, sin olvidar que la prcticacontable no exime el derecho de la recuperabilidad de la cartera y la obligacin de


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la administracin de la copropiedad de continuar con las gestiones de cobro a quehaya lugar.

En este marco, los valores que adeudan los copropietarios deben ser reconocidos

como cuentas por cobrar, y evaluarse su recuperabilidad o no, con el fin deestablecer las respectivas provisiones. No obstante, dado que existe unmecanismo de cobro de estos valores y respaldo establecido por la Ley 675 de2001, ello se debe traducir en una probabilidad muy baja de prdida.

3.5.10 Contabilizacin de intereses de mora sobre las cuotas deadministracin:

Como ya se analiz, en las entidades sin nimo de lucro prima la voluntad de susmiembros, por lo cual, es necesario remitirse a lo contemplado en el reglamentode copropiedad en cuanto a la poltica de sus cobros, as como tambin para la

extincin o novacin de estas obligaciones.El Decreto Reglamentario 2649 de 1993 en su Artculo 96, en cumplimiento de lasnormas de realizacin, asociacin y asignacin, indica que se deben reconocerlos ingresos y los gastos de tal manera que se logre el adecuado registro de lasoperaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el perodocorrespondiente, para obtener el justo resultado neto del perodo.

De acuerdo con el artculo 100 del Decreto antes mencionado, los intereses demora son reconocidos en las cuentas de resultados siempre y cuando sea clarasu cuanta y cobrabilidad, considerando el tiempo, el capital y la tasa mximalegalmente aplicable, punto sobre el cual debe advertirse, que si bien el Artculo30 de la Ley 675 de 2001 seala que El retardo en el cumplimiento del pago deexpensas causar intereses de mora, equivalentes a una y media veces el intersbancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria (Hoy Financiera),sin perjuicio de que la asamblea general, con qurum que seale el reglamentode propiedad horizontal, establezca un inters inferior, en ningn caso puedeaplicarse una tasa que exceda el lmite de usura establecido por la mismaSuperintendencia como mximo legal para toda actividad y situacin.

Dependiendo de su alto grado de incobrabilidad, la asamblea o el consejo deadministracin puede aprobar la suspensin de su causacin con efectos en losresultados, sin perjuicio de su registro en cuentas de orden con fines de control.

3.5.11 Depreciaciones, amortizaciones o agotamientos:

Como ya se anot, la copropiedad, para la realizacin de su cometido, debecontar con una serie de bienes adquiridos con recursos de los copropietarios, quetienen la naturaleza de estar a disposicin de la misma copropiedad, como son loselectrodomsticos utilizados para mantenimiento y aseo, los muebles y equipo de


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oficina y dems maquinaria y equipo, etc. Estos bienes deben reconocerse comoactivos en las cuentas correspondientes; son objeto de depreciacin, amortizacino agotamiento, de acuerdo con su vida til, para lo cual deben aplicarse mtodosde reconocido valor tcnico que consulten la realidad econmica de la

copropiedad. Con ello se procura asegurar constituir un ahorro que permita sureposicin o actualizacin.

3.5.12 Depreciacin de activos inmuebles de las zonas comunes:

En lo tocante a la depreciacin de los bienes comunes, de acuerdo con sudefinicin, al no constituirse stos en propiedad del ente administrador de lapropiedad horizontal o de la unidad inmobiliaria cerrada y por ser de dominioparticular, no se incorporan como activos en los estados financieros de lacopropiedad y por lo tanto no son sujetos de depreciacin; sin embargo, como secoment en el numeral 3.5.5.1, ellos pueden ser reconocidos en las cuentas de

orden y depreciarse en las mismas cuentas para un mayor control de su vida til,sabiendo que dicha depreciacin no afectar las cuentas del estado de resultadosni del balance general.

3.5.13 Desembolsos para el mantenimiento de los bienes comunes:

Para la contabilizacin de los desembolsos efectuados para cubrir los gastos demantenimiento de los bienes comunes, se puede optar por cualquiera de lassiguientes opciones:

3.5.13.1 Si estos desembolsos son parte de las expensas ordinarias oextraordinarias del ao en el cual se efectan, estas erogaciones constituyen ungasto para el conjunto y deben contabilizarse como tal.

3.5.13.2 Si los desembolsos efectuados se cubren en los aos siguientes atravs del incremento de las cuotas ordinarias, previamente aprobadas por laasamblea, pueden llevarse como un diferido y amortizarse durante los periodospara los cuales se hayan aprobado los ingresos especficos para dicho fin.

3.5.13.3 Si los desembolsos efectuados corresponden a imprevistosdebidamente autorizados por la asamblea, se debita la Provisin Fondo deImprevistos con cargo al Fondo liquido de imprevistos.

3.5.14 Registro de pasivos:

Los pasivos de los entes de propiedad horizontal o de las unidades inmobiliariascerradas no tienen diferencia en su manejo contable con los entes comerciales,por lo cual, al representar una obligacin en el giro propio de su funcin, se debenregistrar conforme a la naturaleza y realidad econmica de las transacciones.


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3.5.15 Registro contable de los contratos por ejecutar:

El Decreto 2649 de 1993 expone las normas bsicas y tcnicas de Realizacin yCausacin en los artculos 12 y 48, respectivamente, indicando que: ...Seentiende que un hecho econmico se ha realizado cuando quiera que puedacomprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados,internos o externos, el ente econmico tiene o tendr un beneficio o un sacrificioeconmico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro casorazonablemente cuantificables., as mismo seala que el reconocimiento de loshechos econmicos debe evidenciarse en el periodo en el cual se realicen y nosolamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, por tantouna operacin que afecte el patrimonio debe ser contabilizada cuando se realiza,

es decir, informando el modo como afect el hecho al ente econmico.El Decreto 2649 de 1993 define la contabilidad por causacin, como elreconocimiento de los hechos econmicos en el periodo en el cual se realicen yno solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente, aspectosobre el cual el Consejo Tcnico de la Contadura Pblica concepta que elregistro de una operacin que afecte el patrimonio debe producirse cuando serealiza, asentndolo en las cuentas que identifican la verdad de la forma como seefectu la transaccin, esto es, informando el modo como se afect el hecho y elente econmico.

El artculo 12 del Decreto 2649, asocia claramente la norma de causacin con lade la realizacin, en los siguientes trminos "Slo pueden reconocerse hechoseconmicos realizados. Se entiende que, un hecho econmico se ha realizadocuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia detransacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente econmico tiene otendr un beneficio o un sacrificio econmico o ha experimentado un cambio ensus recursos, en uno u otro caso razonablemente cuantificables".

En este orden de ideas, si el contrato no ha sido ejecutado durante el perodo,solamente se podra reflejar en cuentas de orden. Pero si por el contrario, sepuede determinar que el contrato se ejecut total o parcialmente y el grado decumplimiento y entrega, se contabilizar de acuerdo a su naturaleza, afectandolas cuentas respectivas del balance o del estado de resultados.

3.5.16 Ingresos, costos y gastos:

Los ingresos, costos y gastos de este tipo de entes econmicos deben registrarsey representarse por el sistema de causacin y su realizacin no implicanecesariamente flujos de efectivo, sino la generacin de derechos y obligaciones.


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Los ingresos de la copropiedad estn integrados por las cuotas con las cualescontribuyen los copropietarios residentes o arrendatarios para sufragar lasexpensas necesarias, a travs de cuotas ordinarias o extraordinarias, al igual queaquellos que se obtengan por la explotacin econmica de los bienes comunes,

cuando tal actividad se realice.Las contribuciones a expensas comunes son determinadas en su cuanta ycondiciones de pago por la asamblea y constituyen una obligacin inexcusable delos copropietarios y residentes o arrendatarios, as no hayan participado en laasamblea, de acuerdo con reglamento de propiedad horizontal y la normatividadvigente.

Los gastos estn representados por las erogaciones necesarias causadas por laadministracin y la prestacin de servicios comunes esenciales para la existencia,seguridad y conservacin de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento

de propiedad horizontal y la normatividad vigente.3.5.17 Estados financieros:

Conforme al Decreto 2649 de 1993, adicionado por el Decreto 1878 de mayo 29de 2008, los entes descritos en esta orientacin deben preparar los siguientesestados financieros:

3.5.17.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPSITO GENERAL

El artculo 21 del citado Decreto 2649 indica que son estados financieros depropsito general, aquellos que se preparan al cierre de cada perodo para serconocidos por usuarios indeterminados con el nimo de satisfacer el interscomn del pblico.Por su parte, el artculo 22 ibdem, seala cules son los estados financierosconsiderados bsicosque, por regla general, deben ser preparados por los enteseconmicos. Son los siguientes:

Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Cambios en la Situacin Financiera

Estado de Flujos de EfectivoSin embargo, de acuerdo con el pargrafo adicionado al artculo primero delDecreto 2649 de 1993 (con base en el Decreto 1878 de 2008), se establece comoexcepcin para los entes econmicos, entidades de naturaleza no comercial, queestn obligadas u opten por llevar contabilidad en los trminos del artculo primerodel mismo decreto y se ajusten a las condiciones previstas, es decir, que su


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planta de personal no sea superior a los diez (10) trabajadores o, que sus activostotales no superen los quinientos (500) salarios mnimos mensuales legalesvigentes, en materia de estados financieros bsicos slo estarn obligadas apresentar Balance General y el Estado de Resultados. (Actualizado el 20 de junio

de 2008).3.5.17.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPSITO ESPECIAL

Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades especficas de algunosusuarios de la informacin contable; su circulacin o uso es limitado porsuministrar un mayor detalle de algunas partidas. Para el caso de las entidadesde propiedad horizontal y unidades inmobiliarias cerradas, se establece un estadofinanciero de propsito especial obligatorio que es el Estado de ResultadoPresupuestal, en el cual se compara el presupuesto con su ejecucin y sedetermina el resultado financiero.

Conforme al numeral 4 del Artculo 51 inserto en el Captulo XI de la Ley 675 del2001, se establece la obligacin del administrador de presentar el informe anual ala asamblea general de copropietarios, incluyendo el inventario y balance, elbalance general, el estado de ingresos y egresos, ms conocido como estado deresultados, y la correspondiente ejecucin presupuestal. En estas circunstanciases obligatorio presentar el Estado de Inventario establecido en el artculo 28 deldecreto 2649 de 1993.

El administrador de la copropiedad podr adems presentar los otros estadosfinancieros de propsito general determinados en el Captulo IV, seccin I delDecreto 2649 de 1993, debiendo cumplir, en todo caso, las normas sobrerevelaciones establecidas en el Captulo III del ttulo 2 del mismo decreto,estados financieros que deben estar certificados y, cuando sea del caso,dictaminados.

3.5.17.3 Correccin:

Una de las funciones propias de las asambleas generales u rganos que hagansus veces, es la de aprobar o improbar los estados financieros. En desarrollo deesta funcin natural asignada al rgano mximo, ste podr ordenarmodificaciones a los estados financieros cuando encuentre elementos quecuestionen su fidelidad, o sus aseveraciones explcitas o implcitas, caso en elcual, luego del registro de las correcciones a que haya lugar, debern ser objetode nuevo sometimiento a aprobacin utilizando los mecanismos que al efectoprevea el correspondiente reglamento de copropiedad.

3.5.17.4 ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS

Son estados financieros certificados aquellos que, firmados por el Representante


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Legal y el Contador Pblico, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado,declaren que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos,conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.Sern certificados aquellos que se pongan a disposicin de los asociados o de

terceros. Sin excepcin, los estados financieros de propsito general de los entesobjeto de esta orientacin, deben ser certificados.

3.5.17.5 ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS:

Son estados financieros dictaminados aquellos previamente certificados que seacompaen del juicio profesional del Revisor Fiscal.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo unaexpresin que remita a consultar su juicio profesional. El sentido y alcance de sufirma, ser el que se indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista

la obligacin de proveer el cargo de Revisor Fiscal o que el cargo sea provisto, losestados financieros deben ser dictaminados.

3.6 INSPECCIN DE LA CONTABILIDAD POR PARTE DEL CONSEJO DEADMINISTRACIN.

Los miembros del consejo de administracin, en los casos en que ste organismoexista, deben tener acceso a la informacin financiera de la copropiedad, ya queella constituye elemento fundamental para realizar el trabajo que implica laelaboracin de la informacin financiera del ente econmico, la preparacin delpresupuesto anual de gastos e ingresos y el anlisis de su respectiva ejecucin.

Bajo la responsabilidad del administrador de la copropiedad se debe llevar lacontabilidad del edificio o conjunto, responsabilidad que, en las copropiedades enlas cuales se cuente con consejo de administracin, implica, sin embargo, que eladministrador debe preparar y someter a consideracin de dicho consejo lascuentas anuales o de perodos intermedios, el informe para la asamblea generalde propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para la siguiente vigencia ylos estados financieros de propsito general, en especial los que hayan de serestudiados por la asamblea.

Con base en ello el consejo de administracin y el administrador someten ante laasamblea general de copropietarios los estados financieros y el presupuestoanual de ingresos y gastos preparados por ellos para su aprobacin oimprobacin.

Por otra parte, si los miembros del consejo de administracin son, adems,copropietarios, no existe razn para limitarles el acceso a la informacin financierade cualquier perodo, dado que ellos, como partcipes que son de la asambleageneral de la copropiedad, han debido tener acceso, conforme al derecho de


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inspeccin, a los estados financieros y a la informacin y documentoscomplementarios que se ponen a consideracin de ese mximo rgano para suaprobacin en cada sesin ordinaria.

3.7 INFORME DE GESTIN:El informe de gestin debe contener una exposicin fiel sobre la situacineconmica, jurdica y administrativa de la copropiedad, destacando adems, losacontecimientos importantes acaecidos despus del cierre del ejercicio y condescripcin de las operaciones celebradas con los administradores.

Este informe, junto con la informacin financiera, sus soportes y demsdocumentos de la copropiedad, incluidos sus libros, deber ponerse a disposicinde los copropietarios con anticipacin no inferior a quince das previos a lacelebracin de la sesin en la cual se aprueba el informe, o un periodo mayor si

as lo determinan los estatutos y el reglamento, con el objeto de que estos puedanejercer su derecho de inspeccin.

La Ley 603 de 2000 exige a los administradores incorporar en el informe degestin una manifestacin acerca del cumplimiento de normas sobre propiedadintelectual y derechos de autor cuyos contenidos especficos fueron descritos enla actualizacin de la Orientacin Profesional 001 del Consejo Tcnico de laContadura Pblica, y que deben ser parmetros atendidos por los responsablesde ste, en el contexto de la propiedad horizontal.

3.8 EJERCICIO DE LA REVISORA F ISCAL:

El artculo 56 de la Ley 675 de 2001 prev que los conjuntos de uso comercial omixto deben tener revisor fiscal, el cual ha de ser contador pblico con inscripcinprofesional vigente e inscrito a la Junta Central de Contadores, elegido por laasamblea general de copropietarios.

En el caso de edificios o unidades inmobiliarias cerradas de uso exclusivamenteresidencial, la norma citada determina la discrecionalidad de la asamblea generalde propietarios para crear dicho cargo. En todo caso si se designa revisor fiscal,este deber satisfacer las calidades y cumplir las funciones establecidas en elcaso de la obligatoriedad.

3.8.4 Nombramiento y remuneracin:

El nombramiento del Revisor Fiscal y su suplente es una potestad indelegable dela asamblea de copropietarios, decisin que debe tomarse por la mayoraabsoluta de los votos presentes correspondientes, de acuerdo con los coeficientesde copropiedad y conforme a las mayoras previstas en el Artculo 45 Ley 675 de2001.


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Si bien la mencionada ley no establece expresamente la obligatoriedad dedesignar revisor fiscal suplente, el numeral 5 del Artculo 38 de la Ley 675 sealacomo una de las funciones a cargo de la Asamblea de Copropietarios Elegir yremover los miembros del consejo de administracin y, cuando exista, al Revisor

Fiscal y su suplente, para los perodos establecidos en el reglamento depropiedad horizontal, que en su defecto, ser de un ao, disposicin que a juiciodel Consejo Tcnico debe interpretarse como un deber por considerar que esrecomendable que las copropiedades obligadas a contar con este funcionarioadopten las medidas tendientes a designarlos, con el objeto de evitarcomplicaciones posteriores.

El mismo rgano social, deber determinar, atendiendo a su criterio yconsiderando las circunstancias particulares, la remuneracin del Revisor Fiscal yla forma legal de sta.

3.8.5 Perodo:El perodo del Revisor Fiscal debe ser establecido estatutariamente, pero si no loest, por mandato legal su perodo ser de un ao. En este punto cabepuntualizar que es conveniente realizar un empalme con el revisor fiscal saliente,cuando sea el caso, con miras a documentar al funcionario entrante.

3.8.6 Inhabilidades e Incompatibilidades:

En las copropiedades que no sean comerciales o mixtas, el Revisor Fiscal quedaexcluido slo de las inhabilidades o incompatibilidades especiales sealadas alefecto en la Ley 675; es decir, podr ser copropietario o tenedor de bienesprivados en el edificio o conjunto, y deber ser Contador Pblico En los demscasos debe sujetarse a las inhabilidades o incompatibilidades determinadas porlas normas legales y profesionales establecidas por los Artculos 48 a 50 de la Ley43 de 1990 y el artculo 205 del Cdigo de Comercio, que le permitan unacompleta independencia y objetividad en su labor, adicionadas con las especialespara este tipo de entidades que consagra la citada Ley 675 de 2001 y queconsisten en no ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio oconjunto respecto del cual cumple sus funciones.

Es importante puntualizar que, as como ocurre en el caso de los revisoresfiscales de empresas comerciales, en las copropiedades este funcionario debemantener absoluta independencia respecto de las actuaciones de laadministracin, en ningn caso, el revisor fiscal podr participar en decisionesadministrativas y menos ejecutarlas.

Tampoco le est permitido al revisor fiscal participar en las actividades deresponsabilidad de la administracin en cuanto se refiere a la preparacin de lainformacin contable, cuya responsabilidad es exclusiva de aquella.


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3.8.7 Funciones:

El artculo 57 de la Ley 675 de 2001 determina que los Revisores Fiscales de

copropiedades deben cumplir las funciones establecidas en la Ley 43 de 1990 olas disposiciones que la modifiquen, razn por la cual la Ley 675 de 2001 noestablece funciones especficas para los Revisores Fiscales, debiendo remitirse alas funciones sealadas por el artculo 207 del Cdigo de Comercio. Debeentenderse dentro de las funciones establecidas en las dems normas legales, lasreferentes a impartir recomendaciones a los administradores, atestar losdocumentos a que haya lugar, as como la fiscalizacin del cumplimiento dedisposiciones relativas al sistema de seguridad social integral y la propiedadintelectual y derechos de autor.

3.8.8 Informes:

El dictamen es un informe en el que se expresa el juicio profesional del revisorfiscal sobre los asuntos sometidos a su fiscalizacin, entre los que se encuentranlos estados financieros, los actos de los administradores, la correspondencia, loscomprobantes y los libros de actas, la evaluacin del control interno y elcumplimiento de las normas legales, entre las que se integran los aportes alsistema de seguridad social integral, las de propiedad intelectual y derechos deautor. El dictamen sobre estados financieros deber emitirse por lo menos unavez al ao al cierre del perodo y cada vez que se presenten rendiciones decuentas de los administradores.

Las instrucciones son informes que debe emitir el Revisor Fiscal para lograr quelos bienes sociales estn adecuadamente protegidos en relacin con factoresinternos o externos, histricos o prospectivos y para lograr una estructura eficazpara el control de los mismos. Este informe se caracteriza por su oportunidad, esdecir, se produce en el momento en que se requieren las instrucciones para eleficiente funcionamiento del sistema de proteccin de bienes sociales.

La denuncia de irregularidades es un informe que debe remitir el Revisor Fiscal alGerente, al Consejo de Administracin, a la Asamblea o a las entidadesgubernamentales correspondientes en su orden, cuando se presentenirregularidades en la accin administrativa. Este informe debe ser elaborado conoportunidad, es decir, en el momento en que normalmente se debieron identificartales irregularidades.

orientacion profesional propiedad horizontal 01/07/2009

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