orientación de estudio y trabajo (supervisores) · – un estudiante participante del programa de...
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Orientación a los Asociados que tienen a su cargo la
responsabilidad de supervisar estudiantes bajo el
Programa de Estudio y Trabajo
Preparado por: Navia I. Ortiz Burgos
Oficial de Asistencia Económica
Programa de Estudio y Trabajo
Objetivo
• Proveer orientación a los Asociados que tienen
a su cargo la responsabilidad de supervisar
estudiantes bajo el Programa de Estudio y
Trabajo. Además de informar sobre las
normas, procedimientos, requisitos del
Programa y sus deberes y responsabilidades.
Oficina de Asistencia Económica
• Basándose en los criterios establecidos
por el Departamento de Educación
Federal es responsable de la operación del
programa y manejo de los fondos.
• Esto consiste en :
– creación de puestos
– selección de los estudiantes
– ubicación
– supervisión
– pago de nómina
– mantenimiento de expedientes y
preparación de los informes requeridos,
entre otros.
Elegibilidad al Programa
• Esta reglamentado por las disposiciones federales que aplican a todos losprogramas de ayudas económicas. Las cuales se presentan acontinuación:
Completar la Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes (FAFSA)
Tener ciudadanía o ser extranjero elegible
A nivel subgraduado el estudiante debe tener una matrícula oficializada con
una carga académica de 6 créditos o más por semestre. A nivel graduado o
doctoral el estudiante debe tener una matrícula oficializada con una carga
académica de 3 créditos o más por semestre.
Tener Progreso Académico Satisfactorio
Estar registrado en el Servicio Selectivo (varones)
Tener necesidad económica
Lugares de ubicación de los participantes al
Programa de Estudio y Trabajo
• Campus Principal en Cupey
• Centro Universitario de Aguadilla
• Centro Universitario de Bayamón
• Centro Universitario de Jayuya
• Proyecto Regional Ocupacional Universitario en Comerío
• Centros Universitarios de la Florida (Orlando, South Florida y
Tampa) y Maryland en Washington
• Administración Central
• Sistema TV Ana G. Méndez
• Red Interactiva de Servicios
• Liga Puertorriqueña contra el Cáncer y su Hospital Oncológico
Procedimiento de Ubicación
Asistencia Económica
• La Oficina asignará por sistema las ayudas económicas,
conforme a los fondos disponibles y la necesidad demostrada
por cada estudiante.
• La Carta de Otorgación de Ayudas Económicas le será
enviada al estudiante notificando las ayudas reflejadas en su
paquete de ayudas.
• Todo estudiante con el fondo asignado será citado al Proceso
de Ubicación mediante carta por correo regular y correo
electrónico. La asistencia es compulsoria, del estudiante no
asistir no estará autorizado a trabajar en ninguna oficina de la
Institución.
Continuación
• La Oficina ubicará a los estudiantes en los puestos disponiblessegún su programa de estudio o destrezas.
• Al estudiante se le entregarán los siguientes documentos:
– Contrato al Programa
– Referimiento Estudiantil
– Descripción de Tareas
– Acuerdo de Confidencialidad
– Formulario I-9
Continuación
• El estudiante deberá pasar a entrevistarse con el Supervisor del
área de trabajo al que fue asignado.
• El estudiante entregará en la Oficina de Asistencia Económica
el contrato firmado por el Supervisor junto con una fotocopia
de Identificación con Foto y Seguro Social o Pasaporte para
acompañar la Forma I-9 (Verificación de Elegibilidad para
Empleo, Departamento de Justicia, Servicio de Inmigración y
Naturalización).
Normas del Programa
Horario Oficial
– Se cumplirá con el horario acordado con el Supervisor el cual
se establece a base del programa oficializado de clases y su
contrato de trabajo.
– El estudiante no estará autorizado a trabajar por más de cinco
horas consecutivas, hasta un máximo de ocho horas diarias.
Continuación
– El Programa de Estudio y Trabajo no puede sustituir un puesto
regular. Los estudiantes NO pueden trabajar más de 114 horas
en el mes. De ocurrir un exceso de las 114 horas se descontará
seguro social e income tax de sus horas trabajadas y el
estudiante deberá completar el formulario Certificado de
Exención de Retención.
– El horario establecido no deberá interferir con el horario de
estudio. Si el estudiante se presenta a trabajar en horarios de
clase porque el profesor no asistió o por finalización temprana
de la clase el Supervisor deberá colocar la justificación en la
Hoja de Asistencia en la parte de Comentarios.
Continuación
Ausencias
– El estudiante debe notificar con tiempo su ausencia alSupervisor inmediato. No es obligatorio la asistencia diaria atrabajar. Si el estudiante se ausenta por un período prolongado,el supervisor deberá comunicarse con el estudiante paraverificar la situación y disponibilidad para continuar en laparticipación del programa.
– De el estudiante no presentarse a trabajar luego del acuerdo, esresponsabilidad del supervisor comunicarse con el Oficial deAsistencia Económica, área de Estudio y Trabajo para lacancelación del contrato.
Continuación
Periodo Oficial de Trabajo
– El contrato establecido para el estudiante es de 80 horas por
semestre (de acuerdo a la disponibilidad de fondos) y se le
pagará el mínimo federal de $7.25 la hora. En verano varían
las horas asignadas.
– El contrato establece el período de trabajo de cada
estudiante. Ningún estudiante puede continuar ofreciendo
servicios en la Oficina si ya terminó su contrato de trabajo o
finalizó la cantidad de horas y el período establecido en
este.
– De ocurrir un exceso de horas la Oficina de Asistencia
Económica solamente pagará por las horas que hay en el
contrato o el balance disponible.
Continuación
– El supervisor será responsable de que el estudiante trabaje las
horas que establece el contrato.
– Un estudiante participante del Programa de Estudio y Trabajo
no podrá tener un Contrato Transitorio en la misma Oficina
que presta servicios. Será responsabilidad del estudiante y del
Supervisor notificar con anticipación al Oficial de Estudio y
Trabajo para proceder con la cancelación del Programa.
– Familiares no pueden trabajar en la misma oficina.
Cont.
Apariencia Personal en el Área de Trabajo
• Debe tener una vestimenta adecuada para el área de trabajoasignada.
Varones
– No gorras ni gafas de sol
– No pantalones cortos ni camisas sin mangas
– No chancletas de playa
Féminas
– No minifaldas y/o pantalones cortos
– No camisas escotadas
– No chancletas de playa
Cambios de Oficina y/o Supervisor
Para cambios de Oficina o de Supervisor durante el año
académico el procedimiento será el siguiente:
• Notificación al Supervisor actual y al Supervisor de la
Oficina a la que el estudiante desea trasladarse (esto aplica
aunque sea dentro de una misma Oficina).
• Ambos Supervisores deberán informar el cambio a la
Oficial de Asistencia Económica área de Estudio y Trabajo.
Continuación
El estudiante deberá pasar por la Oficina de AsistenciaEconómica para notificar el cambio. Deberá completar lossiguientes documentos:
• Descripción de Tareas
• Acuerdo de Confidencialidad
• Referimiento Estudiantil
Estos documentos deberán ser fimados por el nuevoSupervisor.
Hoja de Asistencia
Esta será la base para calcular y determinar el pago mensual. Seutiliza para registrar las horas trabajadas.
Será entregada en la Oficina de Asistencia Económica no mástarde de dos (2) días laborables después de finalizar el mes detrabajo. Sólo se pagará una nómina al mes.
El estudiante recibirá su cheque después del día 15 del próximomes que trabajó aproximadamente.
Continuación
La nómina no será procesada luego de 30 días.
Luego de cinco (5) horas consecutivas de trabajo deberámediar un receso de por lo menos media hora.
Se entregará una (1) hoja de asistencia mensual.
Las horas se redondean cuando hay minutos.
El mes y la fecha en que termina la semana son indispensables.
Continuación
La Hoja de Asistencia debe permanecer en el área de trabajocustodiada por el Supervisor, en un lugar accesible para elestudiante.
Los días feriados y recesos institucionales deben aparecer enblanco o identificados como tal. Si en el tiempo de receso o díaferiado la Oficina trabaja, el supervisor deberá colocar unexplicativo en la Hoja de Asistencia en la parte de Comentarios.
Continuación
El estudiante debe iniciar las horas de entrada y salida en laHoja de Asistencia.
Al finalizar el mes, el supervisor y el estudiante firmarán laHoja de Asistencia certificando que el contenido de laasistencia es correcto.
Es indispensable que el Supervisor coteje que la Hoja deAsistencia cumpla con las firmas, iniciales, horario, que elestudiante no se haya excedido de las horas asignadas en sucontrato y que no interfiera con horas de clases.
Continuación
El Supervisor que firme la Hoja de Asistencia debe ser el
mismo que le firmó el contrato. Si el estudiante el día que
va a entregar su nómina el supervisor no se encuentra otro
supervisor del área puede firmar siempre y cuando tenga
conocimiento de las horas trabajadas.
En el espacio de Comentarios en la Hoja de Asistencia este
deberá justificar porque firmó la Hoja de Asistencia.
La Hoja de Asistencia debe ser entregada en la Oficina de
Asistencia Económica.
Cont.
• Recuerda:
– Si el profesor falta o los envía temprano, el
estudiante puede presentarse a trabajar y deberá
justificarlo en la parte de comentarios en su Hoja
de Asistencia.
IMPORTANTE
– Los cheques de Estudio y Trabajo de los estudiantes del
Campus Principal y Centros Universitarios se estarán
enviando por correo o aquel estudiante que le interese a través
de Depósito Directo a su cuenta bancaria. Debe pasar por la
Oficina de Asistencia Económica para completar el
formulario y presentar evidencia de su cuenta bancaria. Es
importante que de haber algún cambio en su dirección postal
o cuenta bancaria se notifique al Oficial de Asistencia
Económica área de Estudio y Trabajo para actualizar la
información en sistema.
Hoja de Evaluación
La evaluación ayudará al estudiante a conocer su desempeño,
fortalezas y destrezas a mejorar en el área de trabajo.
Continuación
El Supervisor
– Siempre realizará una evaluación al estudiante al finalizar
las horas o el período estipulado en el contrato.
– Se discutirá la evaluación y se firmará la misma.
– La Hoja de Evaluación se entregará en la Oficina de
Asistencia Económica. La misma deberá estar acompañada
con información de las últimas horas trabajadas que se
establecieron en su contrato.
Continuación
El Programa de Estudio y Trabajo ofrece al estudiantela oportunidad de adquirir experiencia laboral.
En la mayoría de los casos es la primera experienciade trabajo y tal vez la única antes de graduarse.
La asignación de tareas y responsabilidades, así comola evaluación del cumplimiento de las mismas,ayudará al estudiante a comprender y evaluar eldesempeño en el área de trabajo.
Horario de Servicio
• El horario de servicio de la Oficina de Asistencia Económicaes:
Lunes a Jueves: 8:00 am - 7:30 pm
Viernes: 8:00 am - 4:30 pm
Sábados: 9:00 am - 11:30 am
Nota: Horarios pueden variar en los Centros Universitarios.
Horario de Servicio
• El horario de servicio del Oficial de Assitencia
Económica área de Estudio y Trabajo es:
– 7:00 a.m. a 12:00 m.
– 1:00 p.m. a 4:00 p.m.
• Para preguntas adicionales contacte al Oficial de
Asistencia Económica área de Estudio y Trabajo al
(787) 766-1717 extensión 6682 o por correo
electrónico [email protected].
Gracias por su Atención..
• Favor completar el Formulario y presionar SUBMIT