organización y métodos

1

ORGANIZACIÓN Y

MÉTODOS

“Gerenciamiento de los Sistemas y

Procesos Empresariales”

Lic. Alberto N. Vargas C.

Gestión Pública y Empresarial

LA PAZ - BOLIVIA

2 Universidad Técnica de Oruro

Introducción

Todas las empresas de hoy están compuestas

de varias actividades, las cuales son manejadas

por personas y por lo tanto no son perfectas,

pero si perfectibles en función a la organización

que debe estar a su vez encaminada a un fin.

Por lo que el presente curso está orientado a actualizar

y desarrollar metodologías, técnicas y herramientas para

el análisis y perfeccionamiento de estructuras como

soporte de las actividades operacionales de empresas e

instituciones públicas y privadas para incrementar la

calidad y productividad de éstas.


La necesidad de una organización eficiente

Actividad humana

Necesidad de agruparse

Nace una estructura Genera organizaciones

Para lograr objetivos

Fuente: N. Montes & H. Lafuente


Problemas más frecuentes en empresas

nacionales

Falta de organización en función a los objetivos

Ausencia de liderazgo en la dirección de la empresa

Ausencia de coordinación entre áreas y unidades

Falta de control de los procesos y resultados

Toma de decisiones tardías en función a los planes

Visión inequívoca del negocio principal

Planes incompletos o incoherentes

Ausencia de un enfoque adecuado según el negocio

La no existencia de un plan contingente.


El típico corto circuito de los gerentes

CORTO CIRCUITO

FENÓMENOS

CONCRETOS

(PROBLEMAS) PLAN DE ACCIÓN

Implantación por

gerentes de línea


PROCESO DE RESOLUCIÓN DE

PROBLEMAS

FENÓMENOS Proyecto Plan de Acción Implantación por

gerentes de línea

Agrupación

Abstracción

Determinación

de enfoque

Formulación provisional de

soluciones

Validación o rechazo

(análisis)

Surgimiento de soluciones

Concreción de la forma

Fuente: Kenichi Ohmae


EN BUSCA DEL ENFOQUE

El Funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.


Qué es Organización Sistemas y

Métodos?

Organización Sistemas y Métodos estudia

los problemas de estructura y sistemas de

funcionamiento de la administración,

cumpliendo como función el aconsejar a

los funcionarios interesados en mejorar la

organización y métodos empleados por

los servicios que dirigen.

Fuente: OyM (monografías.com)


Objetivos y ventajas de OSyM

OSyM es CALIDAD TOTAL

OSyM es VISIÓN SISTÉMICA

OSyM es TRABAJO TÉCNICO

OSyM es TRABAJO PERSONAL

OSyM es TRABAJO EN EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO

OSyM es DESEMPEÑO DE CARGOS Y FUNCIONES

OSyM es NUEVO CURRICULUM PARA CURSOS DE ADMINISTRACIÓN

OSyM es ASOCIACIÓN DE ESTUDIOS Y PESQUISAS DE LA ORGANIZACIÓN.

BÚSQUEDA DE

UNA PROFESIÓN

REGLAMENTADA


Premisas del trabajo OSyM

Efectuar una descripción genérica de las áreas

funcionales

Verificar la existencia de Manuales elaborados

anteriormente

Verificar la existencia de EE.FF. debidamente

auditados hasta de 2 gestiones pasadas

Aplicar RR.PP. Intensivas con gerentes de área

Obtener esquemas de procesos por áreas

Aplicar técnicas de gerenciamiento del cambio.


Estructura de trabajo OSyM

Recomendaciones Nueva estructura

Fundamentos conceptuales

Análisis organizacional

Análisis de la Dirección Análisis funcional

Análisis de los usuarios Conclusiones análisis


Fundamentos conceptuales

Administración estratégica

Teoría de Sistemas

Diagnóstico F.O.D.A.

Elementos básicos de Organización

Estructuras organizativas tradicionales

Fundamentos técnicos S.O.A. (públicas)

Canales de comunicación (formularios).


ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

Técnicas de relevamiento de información

Identificación y clasificación de archivos

Verificación de objetivos de cada unidad

Determinación de funciones y procesos.


ANÁLISIS DE LA DIRECCIÓN

Verificación y análisis de las disposiciones

legales vigentes

Aplicación de entrevistas a gerentes

Revisión y descripción de la composición

administrativa

Análisis retrospectivo y prospectivo

(Resultados de P.O.A., del diagnóstico F.O.D.A. y de la

matriz de estrategias obtenidas de éste).


Esquema entrevista cerrada RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL

ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA

A.- CUAL DE LOS SIGUIENTES DIAGRAMAS REPRESENTATIVOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE ASEMEJAN

MAS A LA MANERA EN QUE SU UNIDAD ACTUALMENTE TRABAJA?

JERARQUIA

TRADICIONAL JERARQUIA COMPARTIDA MATRICIAL DESCENTRALIZADA INTEGRADA

B.- ES FLEXIBLE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE SU UNIDAD, SI ES ASI, PUEDE SER ADAPTADA PARA

AFRONTAR LOS DIVERSOS REQUERIMIENTOS DE LOS CAMBIOS CIRCUNSTANCIALES?

Muy inflexible Muy flexible

A B C D

C.- CUAL ES LA MAS IMPORTANTE FUNCION EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACINAL DE SU UNIDAD?

a.- Simplicacion de las comunicaciones

b.- Promover la fluidez de la información para la toma de decisiones

c.- Controlar el trabajo

d.- Posibilitar una sencilla dirección estratégica

D.- POR FAVOR SEÑALE CUALES CON LOS INDICES DE EFICACIA Y EFICIENCIA PORCENTUALES, A SU CRITERIO,

DEL CUMPLIMIENTO DEL P.O.A./99 DE SU UNIDAD.

EFICACIA EFICIENCIA

E.- SEÑALE LAS CAUSALES ORGANIZACIONALES FAVORABLES Y DESFAVORABLES EN EL CUMPLIMIENTO DE SU

PROGRAMA DE OPERACIONES DE LA GESTION 1999

F.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA INNOVACION COMO UN FACTOR PARA UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE SU

UNIDAD?

Sin importancia Muy importante

A B C D

G.- QUE PORCENTAJE DE LAS PERSONAS EN SU UNIDAD PODRIAN SER CALIFICADAS COMO REALMENTE

CAPACITADAS, DENTRO DE LAS QUE TRABAJAN CON INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES?

0% 50% 100%

A B C D

RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL

ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA

H.- ASIGNE A SU UNIDAD UNA PUNTUACION DE (1 - 5) DENTRO DEL CUADRO DE ATRIBUTOS DESCRITO EN

LA SIGUIENTE MATRIZ:

Hacia dentro Hacia fuera

de la unidad de la unidad


Diagnóstico F.O.D.A. ANÁLISIS F.O.D.A.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

ENTORNO EXTERNO - Obtención de financiamiento para realización de

proyectos habitacionales

- Establecimiento de normas de control interno en

lo concerniente a manejo financiero

- Optimización de la aplicación de recursos

provenientes del presupuesto aprobado para la

gestión

- Optimización de procesos para cada área en

relación al todo (sistemas)

- Mayor participación de la Corporación en labores

de extensión social

- Realización de convenios interinstitucionales de

apoyo

- Cursos de capacitación a personal civil

- Especialización de personal civil y militar

- Mayor expansión del servicio de seguridad social

militar a otros ámbitos del país, en especial al

ofrecimiento de préstamos para personal activo

destinado en cuarteles lejanos o fronterizos.

- Llegar con el servicio a zonas más alejadas del

país, cuarteles fronterizos y zonas menos

habitadas.

- Institucionalización de la Corporación y guerra a

la corrupción

- Revisión y evaluación de normas y leyes que

rigen la institución

- Despolitización de nombramientos en la cúpula

- Revisión y corrección de normas internas

- Cumplimiento a las normas y seguimiento a

auditorias especiales realizadas por la

Contraloría.

- La continuidad de falta de recursos para

la ejecución de proyectos habitacionales

- Ausencia de planificación y ejecución del

presupuesto

- Falta de consolidación de normas en la

administración de bienes y servicios

- La permanente idea de que en la

Corporación no existe mas que

corrupción

- Asegurados cada vez más inconformes

con la administración de los recursos y

servicios que presta la Corporación.

- La falta de evaluación y consideración a

los trabajos realizados como

consecuencia de los convenios

interinstitucionales.

- La ausencia de expansión geográfica de

los servicios al asegurado

- Descentralización y terciarización de

estos servicios

- La ausencia de expansión, la

centralización de servicio sólo en lugares

de relativa mayoría poblacional y

concentración de algunos servicios en

ciudades y pueblos grandes.

- Modificaciones constantes en lo

concerniente a leyes y disposiciones

legales, según cambios en la máxima

autoridad ejecutiva.

- La demora en la Institucionalización de

la entidad .

- La falta de aplicación de las Normas

Básicas y el estudio conciente de

procesos en la administración de bienes

y servicios.

- La aplicación permanente de auditorias

especiales, producto de mala

administración y aplicación de normas y

procesos establecidos a nivel

gubernamental


Matriz estrategias F.O.D.A.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.


ESTRATEGIAS FODA OPORTUNIDADES AMENAZAS

FORTALEZAS Los recursos acumulados por gerencia de vivienda permitirán garantizar la obtención de financiamiento para construcción de viviendas bajo diferentes modalidades como la Titularización.

Potenciar la Jefatura Administrativa y Financiera permitirá optimizar y ajustar los procesos.

La utilización de sistemas modernos agilizará revisión, evaluación y corrección de Estados Financieros.

Capacitar al personal logrará la especialización del personal y disminuirá la alta rotación.

Los recursos financieros y los diferentes programas crediticios pueden permitir la mayor expansión del servicio a zonas más alejadas.

El personal capacitado, los sistemas modernos y la optimización de procesos permitirá la ejecución de proyectos habitacionales ausentes.

La falta de aplicación de Normas Básicas, puede reducirse juntando personal capacitado y sistemas modernos.

Los recursos generados pueden apoyar la descentralización del área.

La actualización de los diferentes programas crediticios disminuyen la inconformidad del personal que utiliza el servicio.

Los recursos materiales y humanos ayudarán a disminuir la pésima imagen que tiene la Corporación hacia su entorno.

DEBILIDADES Si bien la estructura no es clara, la Institucionalización puede ser la pauta para esquematiza una organización moderna.

El cumplimiento a las Normas, reducirá la ineficiencia y conducirá a la Corporación a la formación de una organización sólida.

La ausencia de control de gestión puede retrasar e cumplimiento a normas y retrasar la expansión de la Corporación, a no ser por la optimización de procesos.

El perjuicio e inconformidad de los usuarios puede ser eliminado con la optimización de procesos.

La falta de una estructura clara no permitirá la ejecución de proyectos habitacionales.

La inconformidad se acrecentaría en caso de no aplicar las Normas Básicas y disminuir procesos burocráticos.

Al no existir el control de gestión incrementaría la aplicación de auditorias especiales.

Los ausencias de sistemas modernos retrasarían la expansión y favorecerían la descentralización y terciarización de servicios.

El personal no capacitado dejaría más inconformes a los usuarios.



Análisis Funcional

Determinación de la funcionalidad en

términos de SISTEMAS

Análisis de los procesos (matrices)

Análisis de las instancias de coordinación

Verificación del tipo de información T.I.

Análisis de formularios (inventario)


Ejemplo Sistemas Almacén


Esquema análisis de procesos

RESPONSABÑE

OBJETO

RESPONSABLE METODO DURACION MOMENTO

QUÉ

QUIÉN

CÓMO

TIEMPO

PARA QUÉ

- Revisión y comprobación de legalidad de documentos

- Elabora contratos y convenios para los programas de préstamos.

- Elabora informes sobre la documentación de los prestatarios de los diferentes programas

- Forma parte del comité de Aprobación de Préstamos.

Asesor jurídico

1. Verificación, análisis y evaluación de los documentos jurídicos legales, de acuerdo a requisitos específicos contemplados en los reglamentos.

2. Emite informe correspondiente.

3. Deriva documentación de solicitud de acuerdo a Programa Crediticio:

Departamento

Técnico División

Administrativo y de Calificación

- El proceso debería ser inmediato.

- Actualmente lo realiza la encargada de control y seguimiento.

- Por lo mismo el proceso representa un cuello de botella y extiende el tiempo de aprobación.

1. Para precisamente cumplir con las normas del Reglamento de Préstamos y así consolidar las garantías reales del préstamo.

2. El informe se elabora para conocimiento del Jefe administrativo y financiero, paso fundamental puesto que se considera como garantía la documentación del bien.

3. Para que continúe el proceso es necesario que el encargado de calificación y no tanto así el de inspección, sepan que los documentos son legales.

ADJUDICACION DE PROGRAMAS DE VIVIENDA

EVALUACION JURIDICA LEGAL

ANALISIS

OBSERVACIONES

Los documentos técnicos no son considerados por el asesor jurídico, ello puede ocasionar la devolución de todo el file a la falta de algún plano u otro requisito del bien inmueble, ello puede demorar el proceso.


Esquema Rediseño de procesos GERENCIA DE VIVIENDA

IDENTIFICACION DE LOS USUARIOS DE LA ENTIDAD (y las necesidades del servicio)

Asegurado (s): EJÉRCITO, AEREA Y NAVAL Corporación: Supervisar los bienes y atender solicitudes otras gerencias Aportantes al Régimen de Vivienda: personal militar en servicio activo y pasivo

IDENTIFICACION DE SERVICIOS

PERSONAL MILITAR DE LAS TRES FUERZAS: Ejército, Aérea y naval Otras gerencias Personal en servicio activo y pasivo de las tres fuerzas

Brindar alternativas de financiamiento para dotar de vivienda a los asegurados Prestar asesoría en infraestructura a los bienes inmuebles de la Capitalización y devolución de los aportes a personal aportante al Régimen de

de las tres fuerzas Corporación y dar solución a los problemas técnico legales de los Vivienda.

mismos.

DISEÑO DE PROCESOS

1. Préstamos Programa PSV 4. Asesoría técnica de infraestructura 7. Capitalización individual

2. Préstamos Programa PTV 5. Supervisión técnica de bienes inmuebles 8. Devolución de aportes

3. Préstamos Programa PROAV 6. Solución a los problemas técnico - legales de los b ienes inmuebles 10. Control de Flujo de información

9. Administración de cartera de la Corporación 11,.Archivo documentario

Se muestra a continuación las operaciones que componen cada uno de los procesos mencionados:

DISEÑO DE PROCESO 1. Préstamos programa PSV DISEÑO DE PROCESO 2. Préstamos programa PTV

1. Auxiliar de créditos Información 1. Auxiliar de créditos Información

2. Auxiliar de créditos Presentación de documentos 2. Auxiliar de créditos Presentación de documentos

3. Asesor jurídico Informe legal 3. Asesor jurídico Informe legal

4. Calificación, div. Arquitectura y Jefe Div. administrativa Informe técnico y verificación de ingresos 4. Calificación, Div. Arquitectura y Jefe Div. administrativa Informe técnico y verificación de ingresos

5. Comité de Préstamos Aprobación de Préstamo 5. Comité de Préstamos Aprobación de Préstamo

6. Asesor jurídico Elaboración de contrato de préstamo 6. Asesor jurídico Elaboración de contrato de préstamo

7. Usuario Protocolización ante notario 7. Usuario Protocolización ante notario

8. Usuario Registro de testimonio en DD.RR 8. Usuario Registro de testimonio en DD.RR

9. Tesorería 1er. Desembolso (50%) 9. Tesorería 1er. Desembolso (70%)

10. Div. Arquitectura Verificación de avance de uso de préstamo, 2do. Desembolso (50%) 10. Div. Arquitectura Verif. de avance de uso de préstamo, 2do. Desembolso (30%)

11. Unidad archivo Archivo de file hasta cancelación del préstamo 11. Unidad archivo Archivo de file hasta cancelación del préstamo

12. Jefe Dpto. Administrativo y Financiero Levantamiento de hipoteca y devolución de documentos 12. Jefe Dpto. Administrativo y Financiero Levantamiento de hipoteca y devolución de doc.


Esquema Matriz de Procesos

MATRIZ DE PROCESOS

Programas de préstamos

UNIDADES PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 PROCESO 5 PROCESO 6 PROCESO 7 PROCESO 8 PROCESO 9 PROCESO 10 PROCESO 11

Gerencia 5 5 5 7 4 y 5 2 y 7 6 4 4 2

Secretaria General 1 1,4,6 y 7

Auxiliar de créditos 1 y 2 1 y 2 1 y 2 1

Asesor jurídico 3 y 6 3 y 6 3 y 6 2 y 6

Calificación 4 4 4

Cartera 2

Comité de préstamos 5 5 5

Jefe Dpto. adm. Financiero 12 12 12 1 2 3 3

Jefe Div. Administrativo 4 4 4 1 y 3

Jefe Div. Capitalización 1, 3 y 4 2

Aux. de Capitalización 2 y 4 1

Jefe Dpto. Técnico 2 y 6 1, 3 y 4 1 y 2

División arquitectura 4 y 10 4 y10 2

Div. Ingeniería 3, 4 y 5 2 3 y 4

Div. Infraestructura 3, 4 y 5 3 y 4

Ujier 3 y 5

Archivo 2

PROCESO 1 Préstamos programa PSV

PROCESO 2 Préstamos programa PTV

PROCESO 3 Préstamos programa PROAV

PROCESO 4 Asesoría técnica de infraestructura

PROCESO 5 Supervisión técnica de bienes inmuebles

PROCESO 6 Solución a los problemas técnico legales de bs. Inmuebles de COSSMIL

PROCESO 7 Capitalización individual

PROCESO 8 Devolución de aportes

PROCESO 9 Administración de cartera

PROCESO 10 Control del flujo de información


Análisis de los Usuarios

Diseño de la encuesta

Planificación del trabajo de campo

Determinación de la muestra

Trabajo de campo (obtención de info.)

Procesamiento de resultados

Cruce de variables

Análisis de los resultados.


Ejemplo esquema encuesta UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

ENCUESTA DE ATENCION AL USUARIO PRUEBA PILOTO - NOV/2000

La presente tiene por objeto el identificar los factores de la calidad de atención a las solicitudes cuadro de

y reclamos de los usuarios de Gerencia de Vivienda, en sus diferentes unidades. variables

DATOS GENERALES

a. Sexo: a.1. Masculino a.2. Femenino

b. Por favor indique su rango: ....................................................................................................................

c. Indique a su vez la Fuerza a la que pertenece: ....................................................................

d. Indique la región, provincia, ciudad de donde proviene ..............................................................

PARTE I: PROGRAMAS DE CREDITO

d. Señale el programa de crédito que solicitó de Gerencia de Vivienda:

d.1. PSV d.2. PTV d.3. PROAV

e. A su parecer el tiempo que transcurre desde que solicitó el crédito hasta el momento del desembolso:

e.1. Demora demasiado e.2. Demora e.3. No demora e.4. Es rapido

f. En su caso cuanto tiempo demoró su crédito?

f.1. Un mes f.2. Quince días f.3. Una semana f.4. Menos de una semana

g. Según usted los requisitos para optar al crédito son:

g.1. Muy Rígidos g.2. No muy rígidos g.3. Flexibles g.4. Muy flexibles

h. La atención del personal de esta unidad es:

h.1. Excelente h.2. Muy buena h.3. Buena

h.4. Regular h.5. Mala h.6. Pésima

PARTE II: DEVOLUCION DE APORTES

i. Según usted la atención al usuario de parte de la unidad de capitalización individual es:

i.1. Excelente i.2. Muy buena i.3. Buena

i.4. Regular i.5. Mala i.6. Pésima

j. A qué factores usted atribuye la calidad de atención mencionada arriba?: (si respondió positivamente marque j.4 - j.5)

j.1. Problemas de organización j.2. Problemas de sistemas j.3. Problemas de burocracia

j.4. Buena organización j.5. Excelente atención a usuarios

k. Cómo le gustaría a usted que se atienda sus solicitudes y/o reclamos?

k.1. Línea telefónica directa k.2. Un funcionario especifico kj.3. Un buzón para el efecto

k.4. Establecer una oficina en su región k.5. Otros. ...............................................................................................

Muchas gracias por su cooperación.


Procesamiento resultados

encuesta


Conclusión de los análisis

Resultados del Análisis Organizacional

Resultados del Análisis de la Dirección

Resultados del Análisis Funcional

Resultados del Análisis de los Usuarios

Obtención de conclusiones globales de

cada uno de los análisis.

PROCESAR:


Recomendaciones

Comparación de fundamentos conceptuales y conclusiones de los resultados de cada paso en los análisis.

Las recomendaciones deben ser concretas y respaldados con la información y los resultados obtenidos.

Deben tender a una propuesta positiva y constructiva

Debe generar el cambio necesario e implementación de buenas prácticas.


Formalización de resultados

Toda la información relevada, procesada,

analizada y documentada se formalizan

en los llamados Manuales de

Organización, llamados:

Manual de Organización y Funciones

Manual de Procesos y Operaciones.


Manual de Organización y

Funciones

Estructura:

• Introducción

• Marco Legal

• Misión

• Objetivos

• Funciones

• Organigrama

• Unidades desconcentradas.


Esquema Manual Funciones BBX CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR Codigo 20.3.

GERENCIA DE VIVIENDA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1

NOMBRE DE LA UNIDAD: DIVISION DE CARTERA

1. NIVEL JERARQUICO: Según NB SOA-20 es 3. UNIDADES DEPENDIENTES:

OPERATIVO

donde se ejecutan las operaciones de la entidad Ninguno

2. NOMBRE DE LA UNIDAD:

INMEDIATA SUPERIOR Dpto. Administrativo y Financiero

(tipo de dependencia = lineal)

4. OBJETIVO DE LA UNIDAD "Administrar eficientemente la cartera de usuarios que fueron beneficiados con la

otorgación de préstamos en los diferentes programas crediticios".

5. DESCRIPCION DE LA FUNCION PRINCIPAL Liquidación y control de prestatarios en la correcta administración

de la cartera de créditos de gerencia de Vivienda.

6. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES GENERALES

1. Efectuar el alta en módulo de cartera de los nuevos prestatarios

2. Controlar los montos acerca de capital, interés, primas, costos de operación y

multas de cada prestatario.

3. Informar mensualmente, novedades en cuanto a amortizaciones extraordinarias

4. Elaborar boletas de pagos adicionales de adjudicatarios y prestatarios

5. Elabora estados de cuenta y certificaciones a solicitud escrita del usuario

6. Elaborar estados de cartera en forma semestral y anual

7. Prepara nóminas de postulantes para su utilización en instancias de calificación

8. Vaciado de descuentos ejecutados por agentes de retención al módulo de cartera

9. Registro y archivo de copias de comprobantes de egreso de los préstamos.

10. Archivo del file operativo para cartera.

11. Brinda el cronograma de pagos (descuentos) a los prestatarios

12. Presenta sumas y saldos de kardex del módulo para estado de saldos

7. TIPO DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL

Conforme al tipo de funciones que cumple y en relación al

NB-SOA-22, es administrativa : cuyas funciones contribuyen

indirectamente al cumplimiento de objetivos de la entidad y prestan

servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento.

8. RELACIONES DE COORDINACION DE LA UNIDAD 9. RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL (*)

Ninguno Ninguna

ACTUALIZACION

FECHA: 10/09/2001 MODIFICACIONES

FECHA DE APROBACION A los términos provenientes de las Normas Basicas para la

elaboración del SOA de COSSMIL

FECHA DE ACTUALIZACION

06/09/01

NOMBRE DE LA UNIDAD Y RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL MANUAL

Resp. Univ. Egr. Alberto N. Vargas Callejas


Esquema Organigrama ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENCIA COMERCIAL

Sep-05 ORURO - BOLIVIA

AVC/BFR

Junta de Accionistas

Directorio

Gerente General

Gerente Comercial

Encargado de

Tráfico

Encargada

Despacho P.T.

Encargado Galpón

Minerales

Encargado de

Liquidaciones

Asistente de

Galpón

Muestrero (6) Volantes Galpón (4)


Manual de Procesos

Estructura:

1. Introducción

2. Enumeración de procesos

3. Descripción de procesos

4. Descripción de los procedimientos

5. Diagramas de Flujo

6. Glosario de términos

7. Simbología Diagramas de flujo


Esquema Manual de Procesos CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LOGOTIPO MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA DE VIVIENDACODIGO NOMBRE DEL PROCESO:

DA Devolución de aportes

OBJETIVO DEL PROCESO

Asegurar la devolución de aportes al Régimen de Vivienda

NUMERO Y NOMBRE DE LAS OPERACIONES QUE COMPONEN EL PROCESO

DA1. Recepción de requisitos

DA2. Verificación de requerimiento en la base de datos SIGA

DA3. Imprime liquidación de aporte laboral del solicitante SIGA

DA4. Elabora resolución de pago para la autorización del Gerente de Vivienda

DA5. Elabora comprobante de caja SIGA

DA6. Remite documentos para firmas

DA7. Remite documentación a Tesorería para el pago respectivo

INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO

1.- Presentación de solicitud mas requisitos a la unidad

UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

1.- División de Capitalilización y Cartera, auxiliar de devolución

2.- División Tesorería (G. De Finanzas)

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO

Auxiliar de Capitalización individual

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS

IMPRESOS

a. Estado de cuenta individual con aporte laboral

b. Apertura de gestión y aperturas individuales

c. Liquidación individual de aporte laboral

d. Resolución de pago

e. Comprobante de caja

SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO

a. Resolución que autoriza el pago

b. Comprobante de caja para cancelación al usuario

ACTUALIZACION

LUGAR Y FECHA DE APROBACION VCA

FECHA DE APROBACION

PAGINA 1 NUMERO DE VERSION O REVISION 1


Esquema Manual Operaciones CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR

LOGOTIPO MANUAL DE PROCESOS

GERENCIA DE VIVIENDACODIGO NOMBRE DE LA OPERACIÓN:

DA2. Verficación de requerimiento BD SIGA

NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE

DEVOLUCION DE APORTES

META DE LA OPERACIÓN

"Comprobar los datos como: nombre, grado, año de retiro de servicio activo,

importe y otros para efectivizar la devolución al solicitante".

DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN

DA2a. Ingreso a base de datos SIGA

DA2b. Verificación de datos generales para devolución

INSUMOS QUE ALIMENTAN LA OPERACIÓN

DA2a. Servidor y computadora en red con programa de SIGA instalado como terminal de usuario

DA2b. Datos generales de solicitante incluido en base de datos actualizado

UNIDAD O PUESTO RESPONSABLE DE LA OPERACIÓN

Auxiliar de Devolución de aportes

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS

Registro: Base de datos SIGA, en caso de actualizar algún solicitante

RESULTADOS VERIFICABLES DE LA OPERACIÓN

Eficiencia: Se consigue verificar la veracidad de la solicitud sobre la base de los requisitos y

los datos generales comparados con la BD

Efectividad: Satisface rápidamente la solicitud presentada al estar automatizado el manejo

de datos.

TIEMPO DE EJECUCION DE LA OPERACIÓN

Ingreso a BD: lleva hasta 3 minutos la primera vez, luego 1 minuto

Verificación: Hasta 5 minutos máximo

ACTUALIZACION

Unidad de Normas Básicas - Min. De Hacienda y COSSMIL

LUGAR Y FECHA DE APROBACION

FECHA DE APROBACION

PAGINA 1 NUMERO DE VERSION O REVISION 1


Ejemplo Diagrama de Flujo I

Com

pra

de M

ater

iale

s A

lmac

én G

ener

al

PROCESOS ALMACÉN GENERAL

Secretaria

Gerencia

Jefe de Almacén

General

Encargado de

Adquisiciones

Gerente Fin. Y

Administración

Diferentes

unidades

Inicio, necesidad

de material

Encargado unidad

firma solicitud y

deriva

Recibe solicitud,

registra y archiva

Compra vs

stock material

Evalúa solicitudes

diferentes

unidades

Efectúa

cotizaciones con

diferentes Prov.

Recibe sobres de

cotización dif.

Proveedores

Procede pedido

material

adjudicatario

1

Efectúa la

apertura de

sobres

Firma documento

pago

Aprueba

Rechaza

Califica y

aprueba?

Compra al

contado o

crédito

1

Conecta con

recepción de

Material

1


Simbología Típica

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

DescripciónSímbolo

Indica el principio o el fin

del flujo de un programa

en el diagrama.

Indica exclusivamente la

función ya sea de

análisis, verificación,

control o revisión.

Implica una operación

de decisión, que deberá

ser tomada por el

responsable de dicha

acción.

Se refiere a cualquier

documento generado,

como: informe, reporte,

nota, formulario, etc.

Indica cualquier dato que

haya sido almacenado

Crea una referencia

cruzada desde un proceso

a otro desde la misma

página de su diagrama.

Crea una referencia

cruzada desde un proceso

de una página a otro

proceso de otra página.

Son líneas de flujo que

orientan el seguimiento,

tanto del proceso como de

documento, operación,

etc.

Proceso con nombre,

como una subrutina o

módulo separado

Puede representar

cualquier tipo de

datos de un

diagrama de flujos


Ejemplo Diagrama de Flujo II

Min

era

les C

oncentr

ados (

Galp

ón),

Contr

ol d

e T

osta

ció

n -

Polv

os -

Mata

s (

Pro

ducció

n)

Determinaciones análisis (AZUFRE): Analista Químico Instrumentista - Analista Químico “B”

GlosaGravimetríaGas Volumétrico(dura 15 a 20 min.)

Gravimetría(dura 12 a 14 hrs.)

Determinación

de Humedad

Acond. Acido

Registro

datos

proceso

Fusión

Calcinado

FIN

1

Lavado

Secado

Registro recepción

sobre muestra

Procede al pesaje

y registra dato en

cuaderno campo

Envía reporte

G. Comercial

Precipitación

Gasificación

térmica

2

Filtración

FIN

2

Pesado

Absorción de los

gases

AVC/BFR

1

Valoración

Seca en horno de

secadoAlicuota

Pesaje

Aforo

INICIO

Maduración

Lixiviación

Envía reporte

a Planta Prod.

Pesa balanza

humedad

Determinación análisis Azufre.-

Gravimetría.-

1. Se pesa de acuerdo a la cantidad de

analito (cálculo de analito) de acuerdo a la

clase de muestra.

2. Se funde la muestra en crisol de hierro,

hasta el punto de fusión del Azufre (color

rojo cereza)

3. Se lixivia con H2O destilado luego de

fundir (disuelve la muestra)

4. Se procede a la separación alcalina

5. Se realiza afor para 250 mls /se vacía a

un aforado, una cantidad determinada

6. Se saca un alícuota de 100 mls en otro

aforado

7. Acondiciona ácido, aumentando HCl (10 .-

20 mls), asegura un exceso, pone

indicador metil naranja

8. Precipita con BaCl2 y 15 - 20 mls

9. Realiza la maduración por espacio de 12

a 14 horas.

10. Se filtra la muestra madurada (en

solución)

11. Se lava la muestra hasta que no quede

ácida

12. Se seca en crisol en plancha

13. Una vez secado se calcina la muestra,

14. Se enfría

15. Se procede al peso y cálculo.

Gas volumétrico.-

1. Se procede al pesaje de la muestra

2. Se procede a la gasificación térmica,

introduciendo la muestra al tubo (horno de

combustión)

3. Realiza la absorción de los gases

(reacciona en la solución de muestra

absorvente)

4. Se valora la muestra reaccionada en

solución absorvente

5. Se procede al cálculo y registro de datos

6. Envía reporte de porcentaje de S a G.

Comercial y Producción.

Registro

datos

proceso

1

Separación

alcalina

Pesaje


FIN DEL CURSO

MUCHAS GRACIAS!


Datos del Analista

Lic. Alberto N. Vargas Callejas

Consultor – Analista en OyM

Empresas industriales y de servicios

E mail: [email protected]

Web: http://alberto--osym.neurona.com

Titulado UMSA – Bolivia

Titulado CEMLA – U. de Chile

Titulado UFLA – Brasil

Julio/2008.

mailto:[email protected]

http://alberto--osym.neurona.com/



organización y métodos

Business