Organización y Administración del Tiempo

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y

una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos

más importantes y críticos a la hora de planificar.

Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa,

no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy

valioso.

Por lo que se debe planear un horario, a fin de posibilitar el estudio, aun

más con orden, concentración y aprovechamiento.

Planificación del Tiempo

La planificación es la preparación y organización del horario, eventos, cosas

que hacer, etc.; mediante estrategias que nos permitan obtener tiempo para todo

lo que necesitamos hacer sin agotarnos, ya que una buena planificación

lograremos obtener tiempo en nuestra vida para estudiar, divertirnos y descansar,

además que nos permite saber con anticipación que es lo que tenemos que hacer

y como distribuir nuestro valioso tiempo en todo lo que tenemos y queremos hacer

para lograr nuestros objetivos y metas.

En nuestra vida estudiantil es muy importante que aprendamos a

organizarnos y a planificar nuestro tiempo de estudio, donde busquemos un lugar

adecuado, que nos sea cómodo bien iluminado y con todos los implementos

necesarios para evitar distracciones en buscar las cosas que vayamos

necesitando.

Elementos que Intervienen

Contribuir a optimizar el tiempo, consiguiendo el máximo beneficio y sirviendo

de mecanismo de regulación del plan diario y elaboración de un registro de las

actividades a llevar a cabo.

Conseguir las dimensiones adecuadas. Una buena planificación supone

que se ha previsto el número adecuado de empleados para cumplir los

objetivos propuestos de gestión y producción. Tener excedentes de

personal supone un gasto añadido innecesario y la falta de personal supone

un freno al desarrollo de la organización.

Promover un adecuado plan, previendo las actividades de formación

continua imprescindibles para llevar a cabo tareas distintas acordes con las

dinámicas de estudio, del entorno que el propio plan ha debido tener en

cuenta.

Motivación, creando expectativas de desarrollo y mejora personal y

profesional que se materialicen en planes de carrera personalizados y se

hagan realidad al tiempo que se cumplen los objetivos de la planificación:

Una lista de las actividades de una semana completa, facilita la utilización

efectiva del tiempo.

Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del

tiempo, que toda hora empleada en planificar es eficaz y ahorra de tres a

cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los

últimos 20 minutos del día, en planear el día siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo

planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las

actividades y compromisos establecidos.

Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas

planeados, más que por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o

deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los

compromisos, ayuda a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar

los esfuerzos en cada actividad.

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser

realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular,

ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo

que puede ahorrar mucho tiempo.  

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que

desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de

las fechas límite establecidas.

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos

generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repetición de

acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer

llamadas telefónicas.

El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente

el tiempo.

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en

el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para el

registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas ficticias.

Ventajas y Desventajas

Ventajas:

1. Ahorra tiempo.

2. Crea hábitos de estudios y estrategias de orden y organización.

3. El tiempo queda organizado de manera racional para todas las actividades del

día.

4. Todas las áreas de conocimiento o materias a estudiar están presentes en el

horario y adquieren una distribución adecuada.

5. Ayuda a prepararse a su debido tiempo, evitando hacer todo a última hora con

todas las consecuencias negativas que conlleva.

6. Obliga a un trabajo diario.

7. Evita vacilaciones sobre lo que se debe hacer.

8. Ayuda a dar importancia al traba o bien hecho, evitando las improvisaciones.

9. Economiza esfuerzo, optimizando tiempo y recursos.

10. Da seguridad y eleva el autoconcepto en la medida en que los pequeños

éxitos actúan de reforzadores de la conducta en las actividades posteriores.

Desventajas:

Las cosas importantes son las que aparecen primero.

Se logra relativamente poco.

La excesiva atención a la agenda planificada hace actuar como si los

demás representaran el enemigo, o barreras para lograr las metas.

Puede inducir a creer que es uno quien tiene todo el control.

Se aclaran los valores pero no necesariamente son estos convenientes con

las iniciaciones del plan provisto.

La interdependencia de las partes involucradas no se transforman.

Se centra en la administración, el control y el logro individualista.