organizaciÓn de archivos de trÁmite en el...

ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG

Instructor: Susana Gabriel LópezUnidad de Enlace

InformaciónInformación

H i M t i l Horario:Lunes a viernes

Materiales

Manual de organización 12:00 a14:00 Ubicación

Manual de organización específico de su área

Inventario de Archivo

Aula 3 Asistencia

Expedientes Ley de Archivos

80%

Evaluación

Normatividad

Objetivo GeneralObjetivo Generaljj

Q l ti id d t i Que conozcan la normatividad en materia de archivos.

Conocer las obligaciones Conocer las obligaciones.

Apliquen los formatos institucionales.

Cumplir con los plazos de entrega.

Tener archivos institucionales debidamente organizados.

TemasTemas

Importancia de los Archivos Importancia de los Archivos Marco Normativo Constitución Política Constitución Política Ley de Transparencia y Acceso a la Información Ley de Archivos

Principios Encargados y responsabilidades Coordinación de Archivos Responsables de Archivos de Trámite Responsable del Archivo de Concentración e Histórico Responsable del Archivo de Concentración e Histórico

Importancia de la información archivística

El buen manejo de la información archivística en lasEl buen manejo de la información archivística en las instituciones, entendida como una recurso estratégico, incrementa la calidad y eficiencia de la organización, la

t ió d i hi tó i l j i i d lconstrucción de su memoria histórica y el ejercicio de la transparencia

¿ Por qué son importantes los archivos en las instituciones gubernamentales?gubernamentales?

Son probatorios de procesos de gestión

Un instrumento esencial para el buen desempeño de la gestión pública Un instrumento esencial para el buen desempeño de la gestión pública.

Un elemento central para el desarrollo de una cultura de Transparencia y Rendición de Cuentas

Constituyen la memoria documentada de las instituciones Constituyen la memoria documentada de las instituciones

Contienen información sensible para los ciudadanos

Marco NormativoMarco Normativo

L F d l d T i A l I f ió

Articulo 1.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

Proveer lo necesario para garantizargarantizar el acceso de toda toda personapersona a la información la información en posesión de los Poderes de la personapersona a la información la información en posesión de los Poderes de la

Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal

..

(DOF 11 de Junio de 2002)



Articulo 32.


Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación,

clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y

entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.mejores prácticas internacionales en la materia.




Articulo 32.


Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado p p , gfuncionamiento de sus archivos. Asimismo deberán elaborar y

poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del

archivoarchivo.



R l t d l L d T i

Articulo 44

Reglamento de la Ley de Transparencia

Articulo 44.

Todo documento en posesión de las dependencias y Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos

[…] .



Lineamientos generales para la organización y conservación de

Articulo Cuarto.

Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos

Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos para lo cual deberán adoptar las funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las

medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios

específicos que formulen los comités de Informaciónespecíficos que formulen los comités de Información.

(DOF 20 de febrero de 2004)


C tit ió P líti d l E t d U id M i

Articulo 6.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

[…]

V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos enarchivos administrativos actualizados y publicarán a través delos medios electrónicos disponibles, la información completa yactualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de losrecursos públicosrecursos públicos

(DOF 20 de Julio de 2007)

Ley de Archivosy

Artículo 1Artículo 1.

[…] establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión los organismos posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal […]

DOF 23 enero 2012

Ley de Archivosy

Artículo 2Artículo 2.

La presente ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el

artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

DOF 23 enero 2012

Principiosp

ConservaciónConservaciónConservaciónConservación

Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental

ló i l d d y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos.

Principiosp

ProcedenciaProcedenciaProcedenciaProcedencia

Conservar el orden original de cada fondo documental producido

por los sujetos obligados en el p j gdesarrollo de su actividad

institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes.j

Principiosp

IntegridadIntegridadIntegridadIntegridad

Garantizar que los documentos de archivo sean completos y

fl j veraces para reflejar con exactitud la información

contenida.

Principiosp

DisponibilidadDisponibilidadDisponibilidadDisponibilidad

Adoptar las medidas pertinentes para la localización de los

documentos de archivo.

Obligacionesg

Del CoordinadorDel Coordinador de Archivosde ArchivosDel CoordinadorDel Coordinador de Archivosde Archivos

oElaborar el Plan de Desarrollo Archivístico y publicarlo

oElaborar criterios específicos en materia de organización de archivos y para los expedientes con información clasificada como reservada y p py/o confidencial.

oCoordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos oCoordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración e histórico.

Establecer un Programa de Capacitación y asesoría archivísticaoEstablecer un Programa de Capacitación y asesoría archivística

Obligacionesg

Del CoordinadorDel Coordinador de Archivosde ArchivosDel CoordinadorDel Coordinador de Archivosde Archivos

oElaborar en conjunto con los responsables de archivo de trámite, de concentración e histórico

oCuadro de Clasificación archivística

oCatálogo de Disposición documentaloCa á ogo de spos c ó docu e a

oInventario General

oDemás instrumentos archivísticos

oCoordinar los procedimientos de valoración y destino final de documentos.

oCoordinar con Sistemas Informáticos la automatización de los archivos y la gestión de documentos electrónicos.

Obligacionesg

CoordinadorCoordinador de Archivosde ArchivosCoordinadorCoordinador de Archivosde Archivos

Lic. Héctor Olivares ClavijoJefe del Departamento de Hemerobibliotecap

Coordinador General de los Archivos en el HIMFGExt. 2340

Obligacionesg

Responsables de ArchivosResponsables de Archivos de Trámitede TrámiteResponsables de ArchivosResponsables de Archivos de Trámitede Trámite

En cada Unidad Administrativa existirá un archivo de trámite.

Serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente

capacitado para cumplir con las funciones inherentes.

Art. 14 Ley de Archivos

Obligacionesg

Responsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de Trámite

o Integrar los expedientes de archivo

oConservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter.

oCoadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro de general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general.

o Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada, y

oLas demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones li blaplicables.

Obligacionesg

Responsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de TrámiteResponsables de Archivos de Trámite

Apoyo secretarial o personal designado específicamente de cada Unidad específicamente de cada Unidad

Administrativa.

Obligacionesg

Responsables de Archivos de Concentración e HistóricoResponsables de Archivos de Concentración e Históricopp

oConservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición documental (CADIDO)

oElaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.

V l di ió l hi hi ó i l d oValorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al CADIDO.

Obligacionesg

Responsables de Archivos de Concentración e HistóricoResponsables de Archivos de Concentración e Históricopp

oValidar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico

oRecibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico, y

oLas demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás di i i li bldisposiciones aplicables.

Obligacionesg

Responsable de Archivos de Concentración e HistóricoResponsable de Archivos de Concentración e Históricopp

Lic. María Magdalena López Simental

Jefa del Departamento de Bioestadística

y Archivo Clínico

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