order to cash: automatización y trazabilidad

1

ORDER-TO-CASH:AUTOMATIZACIÓN Y TRAZABILIDAD

Agua Mineral San Benedetto, S.A.U.

Juan Francisco Cerezo Carcelén

CIO

Jornada AecocAdministración Comercial Eficiente

2

En Agua Mineral San Benedetto,

nos importa el

MEDIO AMBIENTE.

Mediante la Mejora ContinuaY el Conocimiento

BuscamosIncrementar

LA EFICIENCIA

Eco-Eficiencia

ORIGEN de Proyecto ¿Cómo?

ANTES, Cifras y Estado de Procesos.

1 º Pedidos Clientes. 2º Facturas Clientes. 3º Facturas Proveedores.

DESPUÉS. Cifras y Estado de Procesos

Selección de Producto e Implantación.

Presentación Compañía

3

AgendaORDER-TO-CASH:

AUTOMATIZACIÓN Y TRAZABILIDAD

JORNADA AECOC DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL EFICIENTE Madrid 21 Abril de 2015 *

Cambio * Prioridad

4

Proyectos Realizados

Origen

ORDER-TO-CASH:AUTOMATIZACIÓN Y

TRAZABILIDAD

JORNADA AECOC DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL EFICIENTE Madrid 21 Abril de 2015

En 2009, tras Auditoria de “Mejora Continua”

se recomienda la realización de mejoras para Optimizar el

Tratamiento de Pedidos de Clientes

….. y añadimosFacturas de Clientes y

Proveedores

Tras conocer la alta eficiencia de EDI, se busca herramienta para

gestionar el 100% de todo lo que no sea EDI, con el mismo nivel de

automatización, sencillez y mejoras

*

"Todo debe simplificarse lo máximo posible, pero no más“

5

PERSONAS

PROCESOS

TECNOLOGÍA


TRAZABILIDAD

Método IT SB

¿Cómo?

*

COMUNICACIÓN

DISPONIBILIDAD

SENCILLOCOMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN

Mantener Negocio y Tecnología siempre

alineados, para ajustarnos

rápidamente a los cambios, que las

mejoras continuas requieren



TRAZABILIDAD


VISIBILIDADLIMITADA

GRAN ESPACIOALMACENAMIENTO

PERDIDA DE DOCUMENTOS

ERRORESFRECUENTES

ALTO TIEMPO BUSQUEDAS

Problemas del Procesamiento

Manual

Pedidos y Facturas de Clientes,Facturas de Proveedores

Procesos ANTES del proyecto:

Limitaciones

3

7


Tres Circuitos a Mejorar:1º PEDIDOS DE CLIENTES


TRAZABILIDAD


PedidosClientes

FacturasClientes

FacturasProveedores

1º


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes:

Circuito funcional en 3 pasos

RECEPCIÓN EXTRACIÓN VALIDACIÓN ERP PEDIDO

1 2 3

AX


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

RECEPCIÓN de los PedidosPaso 1 / 3.

Los PEDIDOS se recepcionan automáticamente en la Web de Esker.

FAXES –diversidad-

E-mail con en pedido en el cuerpo del e-mail.

E-mail con pedido adjunto (pdf, Excel, txt….)

Plantilla –excel-, estándar adjunta(solo 3 campos req. NIF, CodArt, Tip.Uni).

Web Comercial.

www

www

RECEPCION

1


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

Formulario Web de RECEPCIÓN de Pedidos

RECEPCIÓN


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

Extracción y ValidaciónPaso 2 / 3.

2 Monitores X 2 Tools. a todos los Usuarios Funcionales. (Esker+Edi , AX+e-mail)

Visibilidad dual: Formulario OCR y documento origen

Optima VALIDACIÓN OCR al disponer de la visualización de origen y datos.

A > validación OCR < verificación ERP

Las plantillas las crean los propios usuarios funcionales.

Facilidad y Flexibilidad.

EXTRACIÓN

2

VALIDACIÓNOCR


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

Formulario EXTRACIÓN Y VALIDACIÓN OCR

EXTRACCIÓN

VALIDACIÓN OCR

Precios

Unidades

Fechas

Datos Cliente


TRAZABILIDAD


3

Documento ya en la Gestión documental del ERP

Verificación de Datos capturados por OCR insertados en Formulario Validación ERP

Formato de Formulario Datos OCR en ERP idéntico al Formulario Datos EDI en ERP.

UNIFICACIÓN DEL CANAL DE ENTRADA

Revisión y Validación del Pedido.

Sencillez Funcional.

AX

PEDIDOERP

Pedidos de Clientes

Formulario VERIFICACIÓN ERP Y REGISTRO – Paso 3 / 3.


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

Formulario VERIFICACIÓN ERP Idéntico a Formulario EDI

Doc. Pedido Original en ERP


TRAZABILIDAD


Pedidos de Clientes

Formulario DE PEDIDO DEFINITIVO

Doc. Pedido Original en ERP

16


TRAZABILIDAD


PedidosClientes

Pedidos de Clientes

Cifras aprox. ANTES

700

Clientes

48.000 Pedidos por

año

35% FAX + e-mail

MANUAL

16.800

60% EDI

28.800

5%teléf.+ comerciales+

manuales

2.400

3 Maquinas de FAX

++ Arch./Mue/Band.

3 - 4 Usuarios

Funcionales

< 100% REF. INT.CLI. NO EDI

AFM

17


TRAZABILIDAD


PedidosClientes

700 Clientes

48.000 Pedidos por

año

35% OCR Fax +

e-mail

16.800

60% EDI

28.800

5% pedidos

Via Web + Antiguos Manuales

2.400

100% Mejora

Búsquedas

< 1- 2 Usuarios

Funcionales

100%AFM

Ref. Interna CliRef. Interna SB

Pedidos de Clientes

Cifras aprox. DESPUÉS

18


Tres Circuitos a Mejorar:2º FACTURAS DE CLIENTES


TRAZABILIDAD


PedidosClientes

FacturasClientes

FacturasProveedores

2º


TRAZABILIDAD


Factura de Clientes


GESTIÓN DESDE ERP

ENVÍOFACTURA

ELECTRÓNICAAUTOMATIZADO

ENVÍO FACTURAPOSTAL

AUTOMATIZADOCONTROL

MONITORIZACIÓNFACTURAS

1 2

ESKER

WEB OCR


TRAZABILIDAD


Facturas de Clientes

Gestión y Envío AutomatizaciónPaso 1

Gestión de Emisión desde ERP.

Mismo FORMULARIO que facturas EDI.

Formato optimizado de Facturas @ y Postal

Envío Automático a Centros de Producción Esker.

Impresión, ensobrado y envío postal (Mail On-Demand)

Archivo electrónico indexado.

www

www

GESTIÓN DESDE ERP

ENVIOFACTURA

ELECTRÓNICAAUTOMATIZADO

ENVIO FACTURAPOSTAL

AUTOMATIZADO

1


TRAZABILIDAD



Formulario de Gestión y Envío de Facturas

Envío a EDI – automático

PDF adjunto a email - automático Mail On-Demand Esker - automático

OBSOLETO


TRAZABILIDAD


2

WEB OCR

CONTROLMONITORIZACIÓN

ESKER

FACTURAS

Gestión de Validación desde Formulario Web.

Control de Enviadas (pdf y Mail on-demand).

Visión integral del circuito.

WWW

WWW

WWW


Formulario Web de Validación y Control de Enviadas


TRAZABILIDAD



Formulario Web de Validación y Control de Enviadas

VALIDACIÓN OCR CONTROL DE ENVIADAS

24


TRAZABILIDAD


FacturasClientes


Cifras ANTES

700

Clientes40.000

FACTURAS por año

40% PAPEL

15.200

62% EDI

24.800

0%PDF

0

ALMACENAJE COPIASENVÍO

ENSOBRADOSELLADO

IMPRESORAS

TONERMANTENIMIENTO

ENERGÍA

TIMINGBÚSQUEDAARCHIVO

15’ MIN + 24 M.

25


TRAZABILIDAD


FacturasClientes


Cifras DESPUÉS

700 Clientes

40.000 FACTURAS

por año

15% MAIL ON DEMAND

6.000

62% EDI

24.800

23%PDF

9.200

GESTIÓN

100 %AUTOMÁTICA

X 0

ImpresorasToner

TIMINGBÚSQUEDAARCHIVO

2 SEC.

26


Tres Circuitos a Mejorar3º FACTURAS DE PROVEEDORES


TRAZABILIDAD


PedidosClientes

FacturasClientes

FacturasProveedores

3º


TRAZABILIDAD


Facturas de Proveedores


ESCANEORECEPCIÓN EXTRACCIÓN VALIDACIÓN INTEGRACIÓN

ERP

ASIENTOFACTURA

1 2 3

AX


TRAZABILIDAD


Las FACTURAS se escanean y aparecen en la Web de Esker, con firma digital.

Las Fra. Recibidas PDF por e-mail, se ubican en carpeta compartida

Las Facturas de la carpeta compartida se reciben en la web

Sitio centralizado, gran visibilidad.

Fácil Operativa entorno web.

www

www

ESCANEORECEPCIÓN

CARPETA COMPARTIDA

FACTURASPDF

1


Escaneo – RecepciónPaso 1


TRAZABILIDAD



Formulario Web de Escaneo de facturas – Paso 1


TRAZABILIDAD


Facturas de Proveedores= Pedidos de Clientes

Extracción y ValidaciónPaso 2

Dos monitores a todos los Usuarios Funcionales

(Esker-ERP) – 1 Escáner/Us.(4)

Visibilidad dual: Formulario OCR y documento origen.

Optima VALIDACIÓN OCR al disponer de la visualización de origen y datos.

A > validación OCR < verificación ERP

Las plantillas las crean los propios usuarios funcionales.

Facilidad y Flexibilidad.

EXTRACCIÓN

2

VALIDACIÓN


TRAZABILIDAD


Factura de Proveedores= Pedidos de Clientes

Formulario EXTRACIÓN Y VALIDACIÓN OCR – Paso 2


TRAZABILIDAD


3

Documento ya en la Gestión documental del ERP

Verificación de Datos capturados por OCR insertados en Formulario Validación ERP

Formato de Formulario Datos OCR en ERP idéntico al Formulario Datos EDI en ERP

UNIFICACIÓN DEL CANAL DE ENTRADA

Revisión y Validación de la Factura

Sencillez Funcional

AX

FACTURACONTABILIZACIÓN

INTEGRACIÓNERP

Facturas de Proveedores= Pedidos de Clientes

Formulario VERIFICACIÓN ERP Y REGISTRO – Paso 3


TRAZABILIDAD


Factura de Proveedores

Formulario Integración

IVA


TRAZABILIDAD


Factura de Proveedores

Formulario DE FACTURA

IVA

35


TRAZABILIDAD


FacturasProveedores


Cifras ANTES

900

Proveedores

15.000 Facturas

año

95% PAPEL

14.250

2% EDI

300

3%PDF- e-mail

450

ArchivadoresMobiliario

Salas

2 semanal

+ 2 añosBúsqueda mÍnimo 10’

0 Escáneres

36


TRAZABILIDAD


FacturasProveedores


Cifras DESPUÉS

900

Proveedores

15.000 Facturas

año

95% DIGITAL

14.250

2% EDI

300

3%PDF- e-mail

450

0Archivadores

MobiliarioSalas

+ 2 añosBúsqueda máx 10’’

4Escáneres

37


TRAZABILIDAD


Pedidos y Facturas de Clientes,Facturas de Proveedores

Beneficios: cuadro sinóptico

100% Mejora

Búsquedas

Reducción BusquedaY archivos

Reducción de 10% papel por envío en PDF;6.000 cartas

externalizadas

FacturasClientes

FacturasProveedores

PedidosClientes

GESTIÓN

100 %AUTOMÁTICA

de 40% pedidos no EDI,

+97% AUTOMATIZADOS

+95% DIGITAL

14.250


TRAZABILIDAD


VISIBILIDADMÁXIMA

UNIFICACIÓN DE CANALES DE ENTRADA

GESTIÓN DOCUMENTAL INDEXADA EN ERP

POCOSERRORES

REDUCCIÓN DE COSTES

MÍNIMO TIEMPO EN BÚSQUEDA BENEFICIOS

DE LA AUTOMATIZACIÓN

MEJORA DE LA EFICIENCIA

Pedidos y Facturas de ClientesFacturas de Proveedores

Procesos DESPUÉS del proyecto

Beneficios

- REDUCCIÓN DE HUELLA MEDIOAMBIENTAL.

- MAYOR PRODUCTIVIDAD.

- DISMINUCIÓN CIRCULACIÓN DE PAPEL.

- MEJOR TRAZABILIDAD.

- FACILIDAD DE CONSULTAS.

- DOBLE POSIBILIDAD DE CONSULTA, DESDE ERP Y

DESDE WEB OCR.

- MEJORA DE IMAGEN

- PROYECTO NO COMPLEJO

*

39

Ahorro Medioambiental Anual:


Pedidos y Facturas de ClientesFacturas de Proveedores

BeneficiosMEDIO AMBIENTALES


TRAZABILIDAD


TRAZABILIDAD


Selección de la Solución:

4 Demos, 4 ProveedoresBuscando la mejor para el NEGOCIO

1º RLÍder en

Implantaciones

2º KLíder en

Tecnología

4º ESencillo

Innovador

3º VLíderLocal


TRAZABILIDAD


Selección de la Solución:4 Razones

AlineamientoSencillo

SimplicidadFuncional

PlataformaTecnológica

PolíticaLicencias

*


TRAZABILIDAD


Proyectos en Desarrollo

.. SIGUIENTE FASE: LOGÍSTICA

*

ALBARANES OC PRL

Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo. (A. Einstein)

43


TRAZABILIDAD


Matríz

• 2 • 1996• 2006

• 250• 74 M. €•2014

712 M.€

Ventas

1800

Personas 11

Fabricas

9 EU-2 AM

1956

Inicio

Italia


44


San Benedetto en Europa Estructura Productiva


TRAZABILIDAD

1REQUENA VALENCIA

2 LOJA

GRANADA

5SAN

DONATO BIELLESE

3SCORZÉ VENEZIA

8POLONIA

7HUNGRIA

6NEPI -VT

4POPOLI-

PESCARA

9POLLINO


45

Sin Gas Con Gas Aromatizada Té

Agua

Refresco

Bebida Isotónica

Gaseosa


TRAZABILIDAD


Marcas


46


TRAZABILIDAD


Principales clientes


47


TRAZABILIDAD


Ventas Millones de Litros AguaCuota de mercado 13 %

1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 -

100

200

300

400

500

600

700


48


TRAZABILIDAD

Si consideramos las MDD envasadas por San Benedetto, la cuota del total mercado alimentación ascendería al 13%

San Benedetto es el 2º grupo más importante en volumen de ventas con un 8,6% de cuota de mercado, seguido de cerca por Nestlé con un 8,5%.

La Marcas líder del Mercado es Danone, con un 12,8% de cuota de mercado.

SAN BENEDETTO (MDF)8,6%

DANONE

12.8%

NESTLE8.5%

SOLAS DE

CABRAS3.1%

PASCUAL7.7%MDD

27.6%

RESTO31.7%


Mercado de AguasDatos Nielsen 2014


49


TRAZABILIDAD

Presentación CompañíaINNOVACIÓN Y LIDERAZGO

CALIDAD, COMPROMISO Y SEGURIDAD


I.F.S. INTERNATIONAL

FOOD STANDARD

ISO 22000 ISO 9001

Primera compañía de aguas y refrescos en obtener en 2008 la triple certificación en calidad y seguridad

alimentaria

OSHAS 18001 Occupational Health and Safety Assessment Series

ISO 14001

Sistema integrado de gestión medioambiental

50

www.sanbenedetto.es

Gracias

[email protected]

Jornada AecocAdministración Comercial Eficiente

http://www.sanbenedetto.es/

order to cash: automatización y trazabilidad

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