optativa i (fundamentos de contabilidad)-optativa i (fundamentos de contabilidad) (6).pdf

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD

MÓDULO EN REVISIÓN

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE-CECAR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y

ADMINISTRATIVAS

MÓDULO


COMPILADO POR:

EDGAR JOSE ANAYA VELEZ

CARLOS OLARTE CARAZO

CONTADORES PÚBLICOS ESPECIALIZADOS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

2014

1

TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOO

Pág.

INFORMACIÓN DE LOS COMPILADORES 7

INTRODUCCIÓN 8

JUSTIFICACIÓN 9

INSTRUCCIONES DE MANEJO 11

REFERENTES TEORICOS 12

ESTRUCTURA DEL MODULO 14

UNIDAD 1. CONCEPCIÓN BÁSICA DE LA CONTABILIDAD Y NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACIÓN

15

PRESENTACIÓN 16

PROBLEMA 16

COMPETENCIAS ESPECIFICAS 16

DINAMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO 17

EVALUACIÓN INICIAL 18

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA 20

1.1.1. Concepto 20

1.1.2. Importancia 22

1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD 24

1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD 25

1.3.1. Según el origen de capital 25

1.3.2 Según la clase de actividad y relación con otras áreas del conocimiento

25

1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD 27

1.4.1. Contabilidad Financiera 27

1.4.2. Contabilidad Administrativa 28

1.4.2.1 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa

28

1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA 31

1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 33

1.6.1 Usuarios Internos 33

1.6.2 Usuarios externos 33

1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS 33

2

1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 34

1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

34

1.9.1 Entidad o Ente económico 34

1.9.2 Equidad 35

1.9.3 Continuidad o negocio en marcha 35

1.9.4 Periodo Contable 35

1.9.5 Unidad de medida 35

1.9.6 Valuación o medición 36

1.9.7 Realización 36

1.9.8 Prudencia 36

1.9.9 Importancia relativa o materialidad 36

1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES 37

1.10.1 Informes internos 37

1.10.2 Informes especiales 37

1.10.3 Informes Externos 38

1.11 LA EMPRESA 38

1.11.1 Clasificación 38

1.11.1.1 Según su procedencia de capital 39

1.11.1.2. Según la actividad o giro 39

1.12.1.3. Según la forma jurídica 41

1.12.1.4 Según su tamaño 44

1.12.1.5. Según su ámbito de actuación 46

1.12.1.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas 46

1.12.2 Contrato de Sociedad 47

1.12.3 Marco Jurídico 47

RESUMEN 48

AUTOEVALUACIÓN 49

3

UNIDAD 2 LA CUENTA Y EL PLAN UNICO DE CUENTA 52

PRESENTACIÓN 53

PROBLEMA 53




2.1 La cuenta 56

2.1.1 Concepto 56

2.2 Elementos de la Cuenta 57

2.2.1 Cuenta “T” 58

2.2.2 Partes de la cuenta 59

2.3. Como se determinan los saldos en una cuenta 59

2.3.1 Saldo Debito 59

2.3.2 Saldo Crédito 60

2.4 Clasificación de las cuentas 60

2.4.1 Cuentas Reales o de Balance 61

2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales 61

2.4.3 Cuentas principales 62

2.4.4 Cuentas auxiliares 62

2.4.5 Cuentas de Valuación 63

2.4.6 Cuentas de Orden 63

2.5 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC) 64

2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA 64

2.5.2 APLICACIÓN 65

2.5.3 CONTENIDO 66

2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS 67

RESUMEN 72

AUTOEVALUACIÓN 73

4

UNIDAD 3 LA ECUACION CONTABLE 76

PRESENTACIÓN 77

PROBLEMA 77




3.1 Concepto e importancia 82

3.2 Elementos: Activo, Pasivo y Patrimonio 85

3.3 Efectos de las transacciones económicas en la ecuación contable 87

3.4 Ilustración 88

3.5 Principio de partida doble 92

3.5.1 Concepto e importancia 93

3.6 Las transacciones 95

3.7 Concepto de débito y crédito 95

3.8 Modalidades de registros 97

3.8.1. Registros simples 97

3.8.2 Registros Compuestos 97

3.9 Taller de aplicación 98

3.10 Balance de prueba 104

RESUMEN 104

AUTOEVALUACIÓN

105

5

NIDAD 4 SOPORTES CONTABLES Y LIBROS DE

CONTABILIDAD

107

PRESENTACIÓN 108

PROBLEMA 108




4.2 Clases de soportes 112

4.2.1 Soportes internos 112

4.2.1.1 Recibo de caja o comprobante de ingreso 112

4.2.1.2. Comprobante de banco o egreso 113

4.2.1.3 Salida de almacén o remisión 113

4.2.1.4 Notas de contabilidad 113

4.2.2 Factura de Venta 114

4.2.3 Nota Crédito 116

4.2.4 Comprobante de diario o resumen 116

4.3 Comprobantes externos 117

4.3.1 Cheque 117

4.3.2 Pagaré 118

4.3.3 Letra de Cambio 119

4.3.4 Consignaciones bancarias 119

4.3.5 Soportes de compras efectuadas 120

4.3.6 Entrada de almacén o informe de recepción de mercancías 121

4.3.7 Notas bancarias débito y crédito 121

4.4 Libros de contabilidad 122

4.4.1 Importancia de los libros de contabilidad 122

4.4.2 Registro de los Libros 123

4.4.3 Lugar Donde se Exhiben y Forma de Llevar los Libros de Contabilidad

124

4.4.4 Prohibiciones 125

4.4.5 Corrección de Errores 125

4.4.6 Conservación y Destrucción de Libros 126

4.4.7 Clases 127

6

4.4.7.1 Libros Principales 127

4.4.7.2 Libros Auxiliares 127

4.4.8 Características 128

4.4.9 Libros Principales 128

4.4.9.1 Diario Columnario 128

4.4.9.2 Mayor y Balances 129

4.4.9.3 Inventarios y Balances 129

4.4.9.4 Libros Auxiliares 130

4.4.10 Diligenciamiento 132

4.4.11 Libro de actas 133

4.4.12 Libro de actas de la asamblea general 133

RESUMEN 134

AUTOEVALUACIÓN 136

BIBLIOGRAFÍA 141

7

IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS CCOOMMPPIILLAADDOORREESS

Los compiladores del módulo son Edgar José Anaya Vélez y Carlos Olarte

Carazo, contadores públicos especializados, con amplia experiencia en

docencia universitaria y desempeño profesional en el área contable.

Actualmente prestan sus servicios profesionales como docentes de la Facultad

de Ciencias Económicas y Administrativas y de los programas de

Administración de Empresas y Administración Publica de la División de

Educación Abierta y a Distancia de CECAR.

8

IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

La Contabilidad desde sus orígenes, cuando se dieron las primeras

manifestaciones comerciales, ha demostrado su versatilidad en el control de las

operaciones mercantiles que se celebran en cualquier tipo de organización.

Con el paso de los años y el advenimiento del gran auge económico como

consecuencia de la apertura económica, globalización y planetarización

vigentes, la Contabilidad sigue manteniendo, aún, su innegable importancia.

Históricamente, la Contabilidad ha demostrado su gran dinámica y capacidad

de innovación frente a cada uno de los retos que le impone el contexto social y

económico, así como en la época feudal se dio paso de la partida simple a la

partida doble ante los nuevos cambios económicos y a las imposiciones

exigidas por la Iglesia de aquel entonces, al prohibir el “agio” en las

operaciones de crédito celebradas; de igual manera, sigue hoy desarrollando

importantes cambios de fondo y forma: de los registros en arcilla hace más de

6.000 años a. de C. se ha pasado al procesamiento electrónico de la

información y a la comunicación satelital en tiempo real; de la partida doble

difundida por Benedetto Cotrugli Rangeo y Lucas Pacioli, a la contabilidad

matricial y vectorial; de los registros en el “Codex” y la “Adversaria” a la usanza

romana, a las formas más avanzadas de grabación y reproducción digital; de la

genialidad de Cicerón por su famosa ley “Paetelia Papiria” para imponer en

Roma la obligación de llevar contabilidad, se cuenta hoy con los más

novedosos instrumentos legales y de normatización contable: Estándares

Internacionales de la Contabilidad (IAS).

9

JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN

En el proceso de formación de los futuros Administradores de Empresas,

resulta de vital importancia el acceso al conocimiento contable, en sus

componentes técnico, científico y humanístico, ya que de plano descartamos su

mero carácter de herramienta instrumental, superada con creces en la

actualidad. Para quienes han de tener la encomiable labor de administrar y

dirigir el destino de las organizaciones modernas, el control, análisis e

interpretación de la información contable deberá trascender por una gran dosis

de creatividad e imaginación para lograr el manejo estratégico de los recursos

encomendados por sus propietarios, socios y accionistas. Tomando en cuenta

el reto que nos une a formadores y estudiantes, resulta de mucho agrado

colocar en sus manos el módulo de Fundamentos de Contabilidad

rigurosamente actualizado y profusamente ilustrado con suficientes ejercicios y

talleres. De igual manera, y en un esfuerzo por extraer la esencia misma de

cada uno de los contenidos temáticos propuestos, encontrara a su inicio un

análisis esquemático de sus aspectos más relevantes. El orden a la hora de

abordar las diferentes unidades y temas se ha dispuesto en una secuencia

lógica para lograr los resultados más efectivos en el aprendizaje:

En la primera unidad, se ha considerado el estudio del concepto de

contabilidad desde diferentes puntos de vista, la importancia y su relación con

otras disciplinas, el estudio de las organizaciones, como también las diferencias

y similitudes entre la contabilidad financiera y administrativa, se le propone al

estudiante superar con la práctica los aspectos teórico–conceptuales de los

principios fundamentales de la Contabilidad: la Ecuación patrimonial y el

sistema de registro de partida doble.

En la Segunda unidad, conscientes de la importancia que reviste la cuenta

como unidad de control de la información contable, se presenta en forma

ordenada y lógica su aspecto conceptual, clasificación y elementos que la

integran, hasta abordar su aplicación mediante el uso del catálogo de cuentas

vigente (D.R. 2650/93).

10

En la tercera unidad, se estudia la ecuación patrimonial y su relación en forma

detallada con las cuentas, activo, pasivo, patrimonio.

En la Cuarta Unidad, Se le da la importancia que el administrador de empresas

(privado o público) adquiera las competencias necesarias para el

diligenciamiento de todos y cada uno de los comprobantes, soportes contables

y libros de contabilidad

La bibliografía sugerida y recomendada en cada una de las temáticas descritas,

ha sido cuidadosamente seleccionada tomando en cuenta dos aspectos

básicos: su actualidad y pertinencia. Con el fin de darle profundidad y

continuidad a lo aprendido, se recomienda adquirir y mantener el hábito del

permanente estudio a través de la consulta y la investigación, única forma

posible de superar nuestras propias limitaciones intelectuales. Gracias y

muchos éxitos amigo estudiante

11

IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE MMAANNEEJJOO

Amigo(a) Estudiante:

PPara facilitar el buen manejo del módulo, es recomendable que sigas las

siguientes instrucciones de manejo:

La temática ha sido previamente organizada en orden lógico; por lo tanto

inicie su lectura y estudio en el orden en que aparecen las secciones y

contenidos aunque ya tenga algunas nociones de que tratan.

Es conveniente que usted realice una lectura de forma analítica de cada

Unidad, trate de comprender los contenidos, reflexione sobre los alcances e

interrelaciones de las temáticas tratadas.

Desarrolle las diferentes pruebas, ejercicios, actividades, y consultas,

participe en los conversatorios, discusiones y exposiciones que le ayudarán

a adquirir experiencia y a saber expresar sus ideas en público.

No intente seguir adelante con las actividades propuestas en el módulo si

antes no tiene claro los conceptos claves que se enumeran en la sección de

autoevaluación. Pregunte, discútalos con sus compañeros o profesor y,

después de su perfecta comprensión, siga adelante.

Complemente sus actividades con la consulta de documentos, revistas

afines, páginas Web, etc., que fortalezcan su estudio de los temas

propuestos en el módulo.

No olvide que el aprendizaje se puede lograr en forma individual y colectiva;

si usted logra una buena integración con sus compañeros de equipo, si

logra aclarar las dudas, si estudia de manera cuidadosa el presente módulo,

alcanzará el éxito deseado por el diseñador del presente módulo de

Fundamentos de Contabilidad.

12

RREEFFEERREENNTTEESS TTEEOORRIICCOOSS

EEl presente módulo, es un texto especializado dentro del pensum académico

de todo administrador de empresas, y llega en el momento correcto, cuando el

estudiante tiene las bases suficientes para comprenderlo y para profundizar en

esta rama de la Contabilidad.

Está apoyado en una diversa bibliografía de autores y diferentes especialistas

que han tratando siempre de dar a conocer lo más relevante de la

Contabilidad, destacándose en especial al doctor Jorge Sánchez Noguera,

quien desarrollo en su momento los módulos de Contabilidad I y II, los que

constituyen importantes referentes desde el punto metodológico y didáctico.

ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad, Bogotá, McGraw-Hill, 1986. 88 p. BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial, Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p. CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 2013 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Doctrinas Sobre Contaduría Pública, Bogotá, Ecoe, 2013. 162 p. CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia. Contabilidad Universitaria, Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996. 311 p. FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO, Gonzalo. Contabilidad al Alcance de Todos, Bogotá, Norma, 1976. 175 p. GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolución de la Contabilidad, Ensayo histórico, México, Trillas, 1982. MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogotá, Legis, 2013. 252p. MANUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, Bogotá, Legis, 2013. 225 p. MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales, Bogotá, McGraw-Hill, 1982. 540 p. NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia I, México, Trillas, 1989. 373 p.

13

OSORIO MARIN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General, Medellín, Ediciones Previas, 1988. 294 p. OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Análisis, Diagnóstico y Pronóstico, Bogotá, USTA, 1989. 593 p. PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2013. 345 p. REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogotá, Legis, 2013. 852 p. RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS, Bogotá, Legis. 2013. RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogotá, Legis. 2013 RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medellín, Bedout, 1984. 317 p. SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad I. Corporación Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003 SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad II. Corporación Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003 SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 1992. 338 p.

14

EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMOODDUULLOO

o

CCOONNCCEEPPCCIIÓÓNN BBÁÁSSIICCAA DDEE LLAA

CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD YY NNAATTUURRAALLEEZZAA DDEE

LLAA CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD CCOOMMOO SSIISSTTEEMMAA

DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

UNIDAD 1

CECAR FFAACCUULLTTAADD DDEE CCIIEENNCCIIAASS EECCOONNOOMMIICCAASS YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA

MMOODDUULLOO FFUUNNDDAAMMEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD

16

PRESENTACIÓN Al iniciar el estudio de la contabilidad, es pertinente comenzar por los

conceptos generales, tales como concepto de contabilidad, importancia,

división de la contabilidad, relación con otras áreas del conocimiento, los las

organizaciones y los tipos existentes en la actualidad, los usuarios de la

contabilidad, diferencias y similitudes existente entre la contabilidad

financiera con la administrativa, como también los principios y fundamentos

que en la actualidad se siguen para el registro de todas las transacciones

comerciales relacionándolos con los soportes contables que soportan

dándole la debida legitimidad a las mismas usados por las empresas

diariamente en el desarrollo del objeto social, por último se desarrolla el tema

de la importancia de la información financiera, como también se explica de

una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que el alumno

no se confunda y asimile más rápido el conocimiento.

PROBLEMA

Comprender el desarrollo histórico de la contabilidad como sistema de

información financiera, precisar su campo de conocimiento y su relación con

otras disciplinas.

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS

AAl terminar de estudiar la presente unidad usted debe estar en capacidad de:

Conceptuar sobre el concepto de contabilidad.

Conceptuar sobre la relación de la contabilidad con otras

disciplinas.

Explicar la importancia de la contabilidad en el proceso de toma

de decisiones empresariales



17

Conocer y clasificar la contabilidad según origen de capital y su

actividad.

Conceptuar y conocer sobre la información contable, los

principios de contabilidad generalmente aceptados.

Informarse y conocer sobre los usuarios de la información

contable. Cuales son y en qué áreas se aplican.

Conceptuar sobre empresa y los criterios que existen para

clasificarlas.

DINÁMICA PARA CONSTRUIR EL CONOCIMIENTO

UNIDAD 1.

PPara el desarrollo exitoso de esta unidad se recomienda lo siguiente:

ACTIVIDADES.

Lea detenidamente la Unidad N° 1.

Resuelva los cuestionarios que aparecen en la “evaluación”.

Desarrolle los cuestionarios que aparecen como Autoevaluación.

Realice un resumen de toda la unidad 1 el cual será debatido

Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad 1 y socialice

los cuestionarios correspondientes a la Autoevaluación



18

EVALUACIÓN INICIAL

EVALUACION INICIAL

¿Qué entiendes por Contabilidad?

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

2. ¿Qué relación tiene la contabilidad con la administración?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

3. ¿Por que la contabilidad sirve para el proceso de toma de decisiones en las empresas en materia financiera? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________



19

¿Cuáles son los principios de contabilidad generalmente aceptados?

4.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

5. ¿Qué es un informe contable?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

6. ¿Cuáles son los usuarios de la información contable? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________



20

LA CONTABILIDAD

1.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

1.1.1. Concepto

El concepto de contabilidad ha venido evolucionando en forma paralela al

desarrollo económico y social. Son variados, y tradicionalmente se han dado

varios de ellos, sobre la Contabilidad y que, de alguna manera, responden a

propósitos y criterios particulares de sus diferentes autores. En si la

contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y

registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles

realizadas por una empresa, con el fin de producir informes, que analizados e

interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la

actividad de la empresa. A continuación se relacionan algunas definiciones

de contabilidad que hacen relación al avance que ha tenido esta área del

conocimiento y a su carácter científico.



21

Como ciencia:

Según el diccionario de contabilidad de José María Codera Martín: “La

Contabilidad es la ciencia del control de los negocios, que consiste en

registrar las variaciones que experimenta el patrimonio de un comerciante y

la cantidad y clase de ganancias o pérdidas que obtiene”.1

Como método:

“La Contabilidad como método que brinda información financiera más

detallada, muy valiosa para los negocios, el gobierno y las personas, porque

permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el

futuro por medio de los cuales pueden alcanzar sus metas financieras”.2

Como arte:

“La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir sistemática y

ordenadamente las transacciones u operaciones comerciales, en términos

monetarios, de una persona o empresa, de acuerdo con ciertos principios y

leyes comerciales propios de cada país”.3

Al igual que: “La Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e

interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias

de los varios intereses que se afectan por las operaciones de una empresa”.4

Como proceso:

“Es el proceso de identificar, medir y comunicar la información económica

que permite formular juicios basados en información y la toma de decisiones,

por aquellos que se sirven de la información”.5

1 CODERA MARTÍN, José María. Diccionario de Contabilidad. 3ª. Ed. Madrid, Pirámide.

P.53 2 KESTER, Roy B. Contabilidad. España, Labor, 1982. p.18

3 ROJAS, Demóstenes. Bogotá, McGraw-Hill, 1983.p.2

4 HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Bogotá, Norma. p.11

5 MARTINEZ, Enrique. Teoría contable básica. México, Uteha.p.2



22

Como sistema:

“La Contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas

funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la

información financiera de las organizaciones”.6 O también se puede decir

que es “un sistema de control, análisis e interpretación de los flujos de

recursos financieros de los entes económicos, provenientes de fuente interna

(patrimonio), externas (pasivo) y otras fuentes de recursos” 7

Modernamente, la Contabilidad, acorde con su proceso evolutivo, ha tomado

una connotación más significativa y en tal sentido se dice que “La

Contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una ciencia empírica, de

naturaleza económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa

y cuantitativa, del estado y la evolución económica de una entidad específica,

realizada a través de métodos propios de captación, medida, valoración,

representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a sus usuarios

información, económica y social, objetiva, relevante y válida para la toma de

decisiones”.8

1.1.2. Importancia

Los últimos y más recientes fenómenos y concepciones de reorganización de

la economía a nivel nacional y mundial: internacionalización, globalización

planetarización, entre otros, aunado a los sistemas de comunicación más

modernos y versátiles, han desarrollado las formas más variadas y complejas

de organización: hipermercados; banca virtual; negocios y edificios

inteligentes; televentas y ventas por Internet, entre otras formas; las cuales

independientemente del tipo de organización, tamaño de empresa o actividad

6 SINISTERRA, Gonzalo y otros. Contabilidad. Bogotá, McGraw-Hill, 1992.p.2

7 SÁNCHEZ NOGUERA, Jorge. La contabilidad: Flujo de recursos, Sincelejo, s.e., 2003.

p.1 8 REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO. Bogotá, Legis, 2003. p. 3



23

económica, requieren de la contabilidad como columna vertebral para un

eficiente control de sus operaciones comerciales.

Sin embargo, a pesar de su complejidad y diversidad de negocios y

actividades económicas, la Contabilidad adquiere su mayor importancia en el

cumplimiento de los siguientes objetivos:

Registra sistemáticamente las operaciones comerciales.

Permite determinar y presentar en cualquier momento la situación

financiera.

Controla en forma efectiva los bienes, recursos, derechos y

obligaciones.

Analiza e interpreta cada uno de los hechos económicos, lo que facilita

reconocer el éxito financiero de las empresas o negocios.

Permite proyectar las actividades económicas.

Determina los resultados obtenidos en cada periodo.

Posibilita la protección de los recursos y obligaciones de manera

confiable ante terceros: Estado, banca, socios, etc.

Sirve de fundamento para:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a la administración en la planeación, organización y

dirección de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y

tarifas.

Ayuda a la conformación de la información estadística nacional.



24

Contribuye a la evaluación del beneficio o impacto social que la

actividad económica de una empresa o negocio representa

para la comunidad.

1.2 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD

Obtener en cualquier momento una información ordenada y

sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la

empresa.

Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas

y el patrimonio que posee la empresa.

Llevar un control de los ingresos y egresos.

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

Ayudar a la conformación de la estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social.

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y

tarifas.

Facilitar la planeación, organización y dirección de los negocios; ya

que no solo da a conocer los efectos de una operación mercantil,

sino que permite prever situaciones futuras.

Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo

contable.

Servir de fuente fidedigna de información ante terceros

(proveedores, bancos, u Estados financieros).

Ejercer control sobre operaciones del ente económico y fundamentar

la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.



25

1.3 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD

1.3.1. Según el origen de capital

Según el campo o sector de la economía donde se aplique, la Contabilidad

se divide:

Contabilidad Privada o Particular: Hace referencia a las operaciones

comerciales celebradas por las empresas cuyo propietario o

propietarios son particulares.

Contabilidad Oficial o Gubernamental: Tiene su ámbito de aplicación

en aquellas instituciones u organismos estatales. A diferencia de las

entidades del sector privado, las empresas del Estado no tienen como

objetivo la generación de utilidades.

1.3.2 Según la clase de actividad y relación con otras áreas del

conocimiento

La Contabilidad como parte que es de la actividad económica, se relaciona

con otras disciplinas:

Contabilidad Comercial: Se aplica en aquellas empresas o negocios

cuya actividad económica esta orientada a la compra y venta de toda

clase de mercancías.

Contabilidad de Costos: Tiene su aplicación en el sector industrial,

manufacturera o empresas extractivas, entre otras. Permite

determinar el costo de los productos terminados o extraídos.

Contabilidad Bancaria o Financiera: Está relacionada con aquellas

entidades cuyos servicios se orientan a captar dinero por depósitos en



26

cuentas corrientes y/o de ahorros, créditos, giros y otras actividades

propias del sector financiero.

Economía Solidaria: Entidades tales como cooperativas, fondos de

empleados, entre otras, que buscan satisfacer las necesidades de sus

asociados a través de variadas actividades, tales como: vivienda,

transporte, producción, distribución, consumo, ahorro y crédito, salud,

educación, recreación, etc.

Contabilidad Hotelera y Turística: Registra todas las operaciones que

realizan las entidades propias de este sector de la economía.

Contabilidad Agropecuaria: Tiene que ver básicamente con las

actividades de la agricultura y ganadería.

Contabilidad de Servicios: Contempla todas las actividades que tienen

que ver con la venta de bienes intangibles (Servicios): Transporte,

educación, salud, asesorías profesionales, lavautos, teatros, entre

otras.

Con la Economía: La economía tiene sus propios principios y

postulados sobre la riqueza, las actividades humanas y la satisfacción

de las necesidades de toda la sociedad en su conjunto, pero estos

postulados quedarían en el vacío sin el auxilio de la contabilidad, que

recopila, resume, clasifica, registra, analiza e interpreta la riqueza

tanto en el sector público como privado.

Con la Estadística: Es una auxiliar importante en la presentación de

los informes financieros para la toma de decisiones a nivel de la

Administración, por cuanto le facilita, la tabulación, representación,

análisis, interpretación, comparación y proyección de la información

que procesa la Contabilidad.



27

Con el Derecho en general: Especialmente con el Derecho Laboral,

Comercial y Tributario. Toma atenta nota de los derechos que afectan

a las distintas partes que intervienen en las distintas fases de la

producción, intercambio y consumo.

Con la Matemática: En especial con la Matemática Financiera, para

el cálculo, procesamiento e interpretación de las operaciones

financieras que surgen de las transacciones comerciales de cualquier

empresa.

Con la Administración: Las funciones administrativas de planeación,

organización, dirección, coordinación y control, se ejecutan mediante

un proceso cíclico de acción humana, que consiste en tomar

decisiones, programarlas, comunicarlas, controlarlas y evaluarlas.

La función principal de la Contabilidad en este campo es la de

suministrar información financiera para facilitar la planeación y el

control.

1.4. DIVISION DE LA CONTABILIDAD

1.4.1. Contabilidad Financiera

Se dirige a personas ajenas al negocio interesadas en la situación financiera,

y tiene en cuenta los principios básicos de la contabilidad. Esta información

proviene de la gerencia y con base en ella se producen los informes

financieros de propósito general que ayudan a la empresa a cumplir sus

obligaciones fiscales, que son de carácter obligatorio.



28

1.4.2. Contabilidad Administrativa

Sistema de información en cualquier tipo de organización con el propósito de

presentar informes para uso interno, que contribuyan a facilitar algunas de

las funciones propias de la administración, en los aspectos relacionados con:

La plantación, el control, y la toma de decisiones por parte de los

responsables de la gestión administrativa.

1.4.2.1 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad

administrativa

a. Discrepancias

Hemos comentado que la contabilidad financiera y la administrativa emanan

de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de

decisiones de sus diferentes usuarios; sin embargo, tienen diferencias y

similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisión.

Primero analizaremos las diferencias entre ambas contabilidades:

1. La contabilidad administrativa está organizada para producir

información de uso interno de la administración. Por ejemplo:

· Formular, mejorar y evaluar políticas.

· Conocer dentro de la empresa las áreas que son eficientes y aquéllas que

no lo son.

· Planear y controlar las operaciones diarias.

· Conocer los costos de los diferentes productos o procesos.

· Otros usos.

La labor de administrar una organización requiere, por parte de su

responsable, una serie de datos que no son los mismos que se presentan a



29

los interesados externos relacionados con la organización,, como los

accionistas, las instituciones de crédito, etc. Ello obliga a que exista un

sistema de información especializado para ayudar a tomar decisiones de

todo tipo. La diferencia básica radica en la forma como se presenta la

información hacia el exterior, que difiere de la requerida para usos internos.

La contabilidad administrativa nunca requiere un modelo o formato

específico, como es el caso en la contabilidad financiera.

2. La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, a diferencia

de la contabilidad financiera, que genera información sobre el pasado o

hechos históricos de la organización; obviamente, esta última información

se utiliza como punto de referencia para planificar con vistas al futuro. La

contabilidad administrativa se orienta hacia el futuro, debido a que una de

las funciones esenciales del ejecutivo es la planeación, dirigida al diseño

de acciones que proyectan a la empresa hacia el porvenir. Para realizar

dicho diseño de acciones es necesario contar con información histórica

que diagnostique la situación actual de la empresa e indique sus

carencias y puntos fuertes, para que se fijen las rutas y estrategias a

seguir.

3. La contabilidad administrativa no está regulada por principios de

contabilidad, a diferencia de la contabilidad financiera, porque la

información que se genera con fines externos tiene que ser producida con

determinados principios o reglas, de tal forma que el usuario esté

plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas

empresas existe uniformidad en lo relativo a su presentación y, por tanto,

puede haber comparabilidad; por esto es necesario que la información

esté plenamente regulada. En cambio, la información requerida por los

administradores se ajusta a las necesidades de cada uno de ellos; por

ejemplo, costos de oportunidad para aceptar o no pedidos especiales o

ignorar la depreciación para fijar precios, etcétera.



30

4. La contabilidad financiera como sistema es necesaria, lo que no ocurre

con la contabilidad administrativa, que es un sistema de información

opcional. De acuerdo con nuestra legislación mercantil, deben

presentarse a la consideración de la asamblea de accionistas los

resultados del ejercicio tres meses después del cierre de éste, obligando

de esta forma a que exista la contabilidad financiera. La misma

información es requerida por las instituciones de crédito para llevar a cabo

sus análisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la

contabilidad administrativa: no existe obligatoriedad.

Prueba de ello es que sólo un pequeño porcentaje de las empresas

mexicanas se han dado a la tarea de diseñar un sistema interno de

información para toma de decisiones.

5. La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la

precisión de la contabilidad financiera. La contabilidad administrativa

otorga más relevancia a los datos cualitativos y costos necesarios en el

análisis de las decisiones que, en muchos casos, son aproximaciones o

estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa, no

siendo necesario preocuparse por la exactitud y precisión que regula a la

contabilidad financiera para determinar correctamente la utilidad.

6. La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas de la empresa

como células o centros de información (como divisiones, líneas de

producto, etc.) para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la

componen, más que de toda la empresa vista globalmente, tarea que

tiene a su cargo la contabilidad financiera al informar sobre los sucesos

ocurridos en la empresa.



31

7. La contabilidad administrativa, corno sistema de información

administrativo, recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la

investigación de operaciones, las finanzas, etcétera, para completar los

datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la

organización; de ahí que exista gran relación con otras disciplinas,

circunstancia que no sucede en la contabilidad financiera.

b. Similitudes

Entre la contabilidad administrativa y la contabilidad financiera Como se ha

comentado al hablar de las diferentes ramas o áreas de la contabilidad,

existe también gran similitud entre ellas:

1. Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información:) las

dos parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable

mantener un sistema de captación de datos diferentes para cada

área). Cabe aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos,

según las necesidades específicas que se quieran cubrir.

2. Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la

administración de los recursos puestos en manos de los

administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor

a nivel global, mientras que la contabilidad administrativa lo hace por

áreas o segmentos.

1.5 IMPORTANCIA DE LA INFORMACION FINANCIERA

En su calidad de herramienta de la administración, la información financiera

seguirá siendo un medio indispensable para evaluar la efectividad con que la

administración logra mantener intacta la inversión de los accionistas y

obtener adicionalmente un rendimiento justo.



32

La información financiera seguirá siendo el mejor apoyo para la toma de

decisiones de los negocios; recordemos que a mejor calidad en la

información, corresponde mejor probabilidad de éxito en las decisiones. Pero

para lograr la calidad en la información, ésta deberá incorporar a su

contenido datos que satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios.

En la actualidad, los parámetros o subsistemas que más interesan a

cualquier usuario son liquidez, rentabilidad, crecimiento, apalancamiento y

productividad. La variable de más importancia en la información financiera es

la utilidad, concepto esencial para la evaluación de la actuación de los

administradores. Recordemos que la mejor definición de utilidad es la

diferencia, en términos reales, entre el patrimonio final de un periodo y el que

se tenía al inicio.

Definición de los conceptos básicos integrantes de los estados financieros.

Lo mínimo que se pide a un administrador es mantener el capital y generar

en forma adicional un rendimiento justo.

A raíz de los cambios económicos que hemos sufrido en la década de los

ochenta, el gobierno en conjunto con la Junta Central del Contadores hsn

elaborado y promulgaron muchas normatividad, documentos de gran valor,

debido a que en ellos se plasmaron definiciones esenciales de tal forma, que

los usuarios de los estados financieros dispongan de información de mayor

calidad y por lo tanto más útil en la toma de decisiones.



33

1.6 USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

1.6.1 Usuarios Internos

Quienes tienen un interés directo en la empresa y posibilidad de determinar,

por tener autoridad jerárquica o poder legal, la forma y contenido de la

información financiera que satisfaga sus necesidades.

1.6.2 Usuarios externos

Se distinguen por tener un interés indirecto, relacionado no tanto con la

empresa sino con su influencia en el entorno socioeconómico.

1.7 CONTABILIDAD DE COSTOS

Forma parte de la contabilidad gerencial y se ocupa de proporcionar informes

sobre la utilización de los recursos en la relación de todo tipo de actividad,

ocupándose fundamentalmente de la acumulación, análisis e interpretación

de los costos de adquisición, producción distribución, administración, y

funcionamiento para uso interno, sirviendo a la vez de base para la

producción de los informes externos.



34

1.8 CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La información contable debe ser:

COMPRENSIBLE: Es decir, clara, y fácil de entender.

UTIL: Cundo es confiable y oportuna.

CONFIABLE: Cuando representa fielmente los hechos económicos.

COMPARABLE: Cuando se prepara sobre bases uniformes.

1.9 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

La contabilidad debe llevarse conforme a principios y normas de carácter

general y técnico, acorde con las necesidades que debe satisfacer la

información. La legislación colombiana es enfática en ordenar, que los

comerciantes ajusten su contabilidad a los principios y técnicas según los

artículos 208. Ordinales 3 y 3; 277, ordinales 2; 450 del Código de Comercio.

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 43 de 1990, se entiende por

principio o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el

conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al

registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de

personas naturales o jurídicas. Los principios contables mas importantes son:

1.9.1 Entidad o Ente económico

Establece que la actividad económica, la realizan entidades independientes,

las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de los dueños. Cada

empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas

dueñas de la misa.



35

1.9.2 Equidad

La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es

decir el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos

han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin

favorecer a ninguno en particular.

1.9.3 Continuidad o negocio en marcha

Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su

inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten

su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida

suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar

utilidades.

1.9.4 Periodo Contable

Ante la necesidad de toma de decisiones, debe hacerse cortes

convencionales que nos permitan enfrentar los ingresos de un periodo con

sus costos, y gastos correspondientes. El tiempo transcurrido entre la

emisión de una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden

tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.

1.9.5 Unidad de medida

Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con

la misma unidad de medida monetaria funcional; se entiende como funcional

el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo

y lo usa.



36

1.9.6 Valuación o medición

Los hechos económicos que es el proceso contable cuantifica se registran al

costo; es decir, la adquisición de activos esta conformada por su precio mas

todos los costos y gastos incurridos en su adquisición. Cuando ocurran

eventos económicos que hagan perder el significado de estas cifras por

ejemplo, es necesario efectuar los ajustes correspondientes para que la

información financiera sea útil en la toma de decisiones por sus usuarios.

1.9.7 Realización

Un hecho económico se considera realizado cuando:

Las operaciones y hechos económicos que la contabilidad registra

deben haberse realizado.

Se ha perfeccionado una transacción con terceros al adquirir derechos

y asumir obligaciones.

Se han llevado a cabo transacciones internas en la entidad.

1.9.8 Prudencia

Los hechos económicos deben medirse de manera confiable y verificable. En

su medición deben considerarse la probabilidad de que los ingresos y

ganancias de la entidad no se deben anticipar, sobreestimar ni subestimar.,

Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al periodo contable y

las perdidas, incluso las probables, deben contabilizarse, cuando sean

susceptibles de cuantificación.

1.9.9 Importancia relativa o materialidad

La información contable debe mostrar aspectos importantes de la entidad,

susceptibles de ser cuantificados en unidades monetarias.



37

1.10 TIPOS DE INFORMES CONTABLES

Definición: Constituyen informes Contables todos los documentos

emanados del sistema contable de un ente y que por lo tanto se refieren a su

patrimonio y lo que respecta a su composición total o parcial en determinado

momento y su evolución en el tiempo. Si bien estos informes contables

pueden designarse naturalmente como Estado Contable; los estados

financieros que suministra la contabilidad varían según su usuario final.

Básicamente hay tres tipos de informes: Internos, especiales y externos.

1.10.1 Informes internos

La gran responsabilidad de los administradores esta en la toma de

decisiones. Por eso necesitan información contable oportuna y veraz, para

cumplir sus funciones de control, planeación y toma de decisiones en materia

de inversiones y crédito. La gerencia obtiene de la contabilidad información

sobre liquidez, niveles y capacidad de endeudamiento, márgenes de utilidad

para cada producto, costo de producción, disponibilidad de recursos, etc.,

datos que le permitan orientar acciones como establecer precios de venta,

para proyectar inversiones, mejorar la capacidad productiva, establecer

políticas de recursos entre otras.

1.10.2 Informes especiales

Son utilizados por los dueños para evaluar el rendimiento y la seguridad de

su inversión y conocer el valor total de sus inversiones.



38

1.10.3 Informes Externos

Los utilizan tanto las entidades de vigilancia y control como los proveedores y

las entidades financieras.

Al Estado le interesa conocer si los impuestos han sido bien determinados; a

los proveedores les interesa conocer el riesgo financiero para conceder

plazos o créditos; a las entidades financieras les interesa conocer la

capacidad de endeudamiento, los márgenes de utilidades, etc. Todos estos

informes tienen como fin primordial servir de herramienta para la toma de

decisiones por sus usuarios.

1.11 LA EMPRESA Se entiende por empresa toda actividad económica organizada para la

producción, transformación, circulación, administración, custodia de bienes o

para la prestación de servicios.

Es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de

fines económicos o comerciales Es un sistema que interacciona con su

entorno materializando una idea, de forma planificada, dando satisfacción a

unas demandas y deseo de clientes, a través de una actividad económica.

Requiere de una razón de ser, de una misión, una estrategia, unos objetivos,

unas tácticas y unas políticas de actuación. Se necesita de una visión previa

y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa.

Es el conjunto de capital, administración y trabajo dedicados a satisfacer una

necesidad en el mercado.

1.11.1 Clasificación

Las empresas se pueden clasificar con base en:



39

1.11.1.1 Según su procedencia de capital

PRIVADA: Si el capital está en manos de accionistas particulares. Ejemplos:

centros educativos privados, supermercados, etc

OFICIAL O PUBLICA: Si el capital y el control está en manos del estado.

Ejemplos: hospitales departamentales, colegios, etc.

ECONOMIA MIXTA: Si el capital o el control son de origen tanto estatal

como Privado o comunitario.

Empresa de autogestión: Si los propietarios son los trabajadores, etc.

1.11.1.2. Según la actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo a la actividad que desarrollen,

en:

· Empresas del sector primario

· Empresas del sector secundario

· Empresas del sector terciario.

LA EMPRESA INDUSTRIAL: la actividad principal es la producción de

bienes mediante la transformación de la materia prima o extracción de

materias primas, y de productos semielaborados en productos terminados.

Se clasifican en:

Extractivas: cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya

sean renovables o no renovables. Ejemplo pesqueras, madereras, mineras,

petroleras, etc.



40

Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en

Productos terminados, y pueden ser:

PRIVADA OFICIAL

ECONOMIA

MIXTA

COMERCIAL

AGROPECUARIA

SERVICIOS INDUSTRIAL

MINERA De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo prendas de vestir, muebles,

alimentos, aparatos eléctricos, etc.

De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:

Maquinaria ligera, productos químicos, etc.

LA EMPRESA COMERCIAL: son intermediarias entre el productor y

consumidor; su función principal es la compra/venta de productos

terminados. Pueden clasificarse en:

· Mayoristas: venden a gran escala o a grandes rasgos.

· Minoristas (detallistas): venden al por menor.

· Comisionistas: venden de lo que no es suyo, dan a consignación.

LA EMPRESA DE SERVICIOS: son aquellas que brindan servicio a la

comunidad que a su vez se clasifican en: transporte, turismo, instituciones

financieras, servicios públicos (energía, agua, comunicaciones), servicios

privados (asesorías, ventas, publicidad, contable, administrativo), educación,

finanzas, salud. Etc.



41

1.12.1.3. Según la forma jurídica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus

Propietarios. Podemos distinguir:

EMPRESAS LIMITADAS: Se constituye mediante escritura pública entre

mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus

respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio

artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y

solidaria, para alguno de los socios.

Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la

empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un

gerente, quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos.

El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se

pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los

respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá

estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no

aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e

ilimitadamente

EMPRESAS UNIPERSONALES: Es el individuo, una y solo una persona que

se constituye como empresario mediante escritura o documento privado ante

Cámara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y

contenido del documento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una

persona jurídica, quien responderá limitadamente con los activos, cuotas de

igual valor nominal, descritos en el documento constitutivo. Corresponde al

constituyente, administrar la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual,

el empresario inicial no podrá realizar actos ni contratos a nombre de la

empresa unipersonal. Esta podrá tener razón social seguida de la frase



42

"Empresa Unipersonal" o su abreviatura "E.U" so pena de que el empresario

responda ilimitadamente con su patrimonio.

EMPRESAS ASOCIATIVAS DE TRABAJO: Se constituye mediante

escritura, acta de constitución o estatuto ante notario o juez con el debido

reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus miembros serán

mínimo tres y máximo diez si es para producciones de bienes, pues si es una

empresa de servicios sus socios serán 20 máximo. Todos ellos estarán

representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o bienes y

responderán de acuerdo a la norma del Código de Comercio. Particularmente

ésta empresa constituida con su persona jurídica debe registrarse ante el

Ministerio de Protección Social. El tiempo de duración debe estar claramente

determinado y su capital esta expresado en aportes laborales, de tecnología,

propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en activos y dinero.

Será un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y

hará lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su

vez la razón social debe acompañarse con la denominación "Empresa

Asociativa de Trabajo".

SOCIEDAD ANONIMAS: Se constituye mediante escritura pública entre

mínimo cinco accionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de

capital respectivo que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en

la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y que lo hayan

expresado en su documento de fundación o estatutos. La administración de

ésta sociedad se desarrolla con la asamblea general de accionistas quienes

definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define al gerente,

quien es la persona que asume la representación legal de la sociedad. El

capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables,

todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital

suscrito y cuánto capital pagado. Su razón social será la denominación que



43

definan sus accionistas pero seguido de las palabras "Sociedad Anónima" o

su abreviatura "S.A."

SOCIEDAD COLECTIVAS: Se constituye mediante escritura pública entre

dos o más socios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente

por todas las operaciones sociales. Cuando se constituye este tipo de

sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la

empresa, el que deseen sus socios, quienes a su vez podrán delegar la

administración de la sociedad en otras personas extrañas, pero perdiendo así

la posibilidad de diligenciar o gestionar negocios. Cada socio deberá entregar

sus aportes en capital, especie o con trabajo, definiendo de ésta manera el

capital social de la empresa, el cual no tiene ni un mínimo ni un máximo

según la ley comercial. Es importante saber que la razón social de estas

sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de uno de los

socios, seguido de la palabra "y compañía", "hermanos" o "e hijos". Esto

quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón social.

SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE: Se constituye mediante escritura pública

entre uno o más socios gestores y uno o más socios comanditarios o

capitalistas. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente

por las operaciones y los socios capitalistas o comanditarios solo responden

por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se

debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa. Solo

los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta

administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas.

Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los gestores

aportan la administración de los capitales y el desarrollo de los negocios. Se

debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma

exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios



44

colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compañía" o su

abreviatura "& Cia" y seguido de la abreviación "S. en C".

SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES: Se constituye mediante

escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios

capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden solidaria,

ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo

responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de

sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la

empresa, solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar

esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios

capitalistas. El capital se representa en acciones de igual valor, que son

títulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los socios

gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte del

capital. Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual

se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o

más socios colectivos, seguido de la palabra "y compañía" o su abreviatura

"& Cia" seguido en todo caso por las palabras "Sociedad en Comandita por

Acciones" o su abreviatura "SCA".

1.12.1.4 Según su tamaño

En Colombia, y mientras se reglamenta el artículo 43 de la Ley 1450 de

2011, los parámetros vigentes para clasificar las empresas por su tamaño

son las siguientes ( artículo 2º de la Ley 590 de 2000, modificado por el

artículo 2º de la Ley 905 de 2004). Disposición que exige el cumplimiento de

las dos condiciones de cada uno de los tipos de empresa.

Adicional a ello no hay unanimidad entre los economistas a la hora de

establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que si existe un

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2011/ley_1450_2011.html






45

criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales

indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, el número de

trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de

trabajadores:

MICROEMPRESA:

a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores

b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)

salarios mínimos mensuales legales vigentes.

PEQUEÑA EMPRESA: Si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores.

a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores.

b) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil

(5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

MEDIANA EMPRESA: Si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores.

a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200)

trabajadores.

b) Activos totales por valor entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000)

salarios mínimos mensuales legales vigentes.

GRAN EMPRESA: Si posee más de 250 trabajadores.

MULTINACIONAL: Si posee ventas internacionales



46

1.12.1.5. Según su ámbito de actuación

En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su

actividad, se pueden distinguir:

EMPRESAS LOCALES: Son aquellas empresas que venden sus productos

o servicios dentro de una localidad determinada.

REGIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios a varias localidades o provincias de un país.

NACIONALES: Son aquellas empresas que venden sus productos o

servicios dentro de los límites de un país. Pueden tener sus instalaciones en

varias partes del país.

MULTINACIONALES, TRANSNACIONALES Y MUNDIAL

1.12.1.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas

LA EMPRESA ASPIRANTE: Aquella cuya estrategia va dirigida a ampliar su

cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los

Objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación

estratégica.

EMPRESA ESPECIALISTA: Aquélla que responde a necesidades muy

concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a

los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio.

Este segmento debe tener un tamaño lo suficientemente grande como para

que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes.



47

EMPRESA LIDER: Aquélla que marca la pauta en cuanto a precio,

innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de las

actuantes en el mercado.

EMPRESA SEGUIDORA: Aquélla que no dispone de una cuota

suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder.

1.12.2 Contrato de Sociedad

Es un negocio jurídico (contrato) por el que una o varias personas físicas y

jurídicas acuerdan realizar sendas aportaciones para conseguir un fin común.

Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte

en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de

repartirse entre sí las utilidades obtenidas por la actividad social.

Los estatutos de la sociedad, aprobados por el contrato de sociedad, será la

norma que regirá el funcionamiento de la sociedad, siendo nulos aquellos

preceptos que contravengan las normas imperativas contenidas en leyes y

reglamentos. Para todo aquello que no quede regulado en los estatutos

societarios (si es que estos existen).

1.12.3 Marco Jurídico.

· Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, articulo 98 y

subsiguientes.

· Ley 80 de 1993 articulo 7 parágrafo 3º.

· Ley 222 de 1995.

· Ley 1014 del 26 de enero de 2006.

· Decreto 4463 del 15 de diciembre de 2006

· Estatuto Tributario articulo 79



48

RESUMEN

Se manejaron conceptos básicos de contabilidad bajo diferentes criterios

tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la importancia de la

contabilidad frente a los procesos de internacionalización y globalización de

la economía, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de

organización, tamaño de empresa o actividad económica, requieren de la

contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus

operaciones comerciales.

Se estudia la relación de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en

especial con la administración y su articulación con la planeación,

organización, dirección y control y su importancia en el proceso de toma de

decisiones en el área financiera.

Se estudia la comparación entre la contabilidad financiera y la contabilidad

administrativa desde el punto de vista de las similitudes y las diferencias.

Se trabaja el concepto de empresa y se hace una clasificación considerando

diferentes aspectos, tales como tamaño, actividad económica, tipo de

actividad, origen del capital, entre otros.



49

AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIOONN

A. TEMAS DE REFLEXION:

1. Comente los siguientes enunciados:

¿Considera que las funciones más importantes de la contabilidad son

recolectar, ordenar, registrar, clasificar y resumir?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

¿Cómo se puede financiar una empresa?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Según el esquema de los usuarios internos y externos de la información

contable, analice el interés particular que cada uno de ellos tiene por la

contabilidad.

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

B. DESARROLLA TUS HABILIDADES

1. Según la actividad económica indique al frente de cada enunciado la clase

de empresa.

Bavaria _________________

Ecopetrol _________________

Banco de Bogotá _________________

Colegio _________________



50

Seguros Bolívar _________________

Almacén El Vaquero _________________

Fábrica de muebles Iván Botero _________________

Carbocol S.A. _________________

Finca el Porvenir _________________

2. Relacione la columna A con la columna B, coloque el numeral

correspondiente en el espacio adecuado.

a. Carvajal S.A. _____Sociedades de capital

b. Monroy Hermanos _____ Sociedad anónima

c. Elaborar la minuta de constitución _____ Responsabilidad Limitada

d. Ente económico _____ Operaciones comerciales

e. Comanditarios _____ Responsabilidad ilimitada

f. Gestores _____ Empresa unipersonal

g. Capital autorizado, suscrito y pagado _____ Sociedad Colectiva

h. Jaramillo Jaime E.U. _____ Cámara de comercio

i. Hecho económico _____ Notaria

j. Registro mercantil _____ Empresa

k. atributos que permiten que la información

Satisfaga las necesidades de los usuarios. _____Cualidades de la

información contable

3. Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexión y

análisis.

¿Por qué la Contabilidad tradicionalmente se ha definido como el

lenguaje de los negocios?

¿De qué manera contribuye la contabilidad en el proceso de toma

de decisiones para la administración?



51

4. Desarrolle un concepto personal de contabilidad.

5. Cuales son las cualidades de la información contable.

6. Defina tres principios de contabilidad generalmente aceptados.

7. ¿Para que le sirve la información contable a los administradores, al

Estado, y a los proveedores?

LA CUENTA Y EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC)

UNIDAD 2



53

PRESENTACIÓN

En la contabilidad se puede afirmar que la cuenta es el paradigma central de

registro y en el que se fundamenta todo el proceso contable, por lo tanto, es

fundamental que el administrador de empresas (privado o Publico) tenga un

conocimiento claro de lo que es una cuenta, cual es su clasificación, los

elementos que la conforman y la dinámica que se utiliza en los procesos de

registros.

Con el objeto de sistematizar y normalizar los procesos de registros, al igual

de establecer mecanismos que permitan obtener las estadísticas nacionales

sectoriales y de comparación, el gobierno nacional ha expedido planes únicos

de cuenta para las diferentes actividades económicas, que es necesario su

comprensión, utilización y análisis en la práctica contable. Aunque para los

efectos de este modulo nos centraremos en el estudio del plan único de

cuentas para comerciantes establecido mediante el decreto 2650 de 1993.

PROBLEMA Comprender la importancia que tiene la cuenta y su correcta codificación en el

proceso de registro de la información contable.



Conceptuar sobre el concepto de cuenta, clasificación y dinámica

contable.

Diseñar planes de cuentas de acuerdo a las necesidades de las

empresas.

Explicar la importancia de los planes de cuenta en la contabilidad.



54


UUNNIIDDAADD 22..


ACTIVIDADES.

Lea detenidamente la Unidad N° 2


Desarrolle los cuestionarios o ejercicios que aparecen como

Autoevaluación.

Realice un resumen de toda la unidad 2 el cual será debatido Reunidos

en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice los

cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación



55

EVALUACIÓN INICIAL

EVALUACION INICIAL

¿Qué entiendes por Cuenta?

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

2. ¿Cuál son los elementos de una cuenta y como se clasifican?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

3. ¿Qué es un plan único de cuentas y cual es su utilidad?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________



56

Código y título de la cuenta

2. LA CUENTA Y EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS

2.1 LA CUENTA

F Detalle D H S

2.1.1 Concepto

De manera general una cuenta puede definirse como un registro que se lleva

en los libros de Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o

entidades, cosas o conceptos. Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor

Nacional: Distribuidora del Caribe S.A.; Construcciones y Edificaciones;

Arrendamientos, entre otras.

También se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se

registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean

principales o auxiliares.

LA CUENTA

Concepto Clasificación

Elementos de una

Cuenta Reales o de balance

De resultado

Principales

Cuenta “T”

De valuación

De orden

Auxiliares



57

Para los propósitos de la contabilidad, las cuentas representan conjuntos

homogéneos de valores, bienes, derechos, obligaciones, etc. que se expresan

en términos monetarios y que responden bajo un nombre o título y un código

de cuenta. En atención al sistema de partida doble, las cuentas son unidades

de registro de las variaciones –aumentos y disminuciones- como

consecuencia de las múltiples operaciones realizadas por la empresa.

Dependiendo de la naturaleza o clase de la cuenta: activo, pasivo, patrimonio,

ingreso, gasto, costo..., los flujos monetarios son registrados en el “Debe” o en

“Haber” (Revisar normas para debitar y acreditar una cuenta).

La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:

a. Es un control sistemático de cada una de las operaciones comerciales

que celebra la empresa.

b. Representa la unidad de control para la elaboración de los

comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de

contabilidad: Principales y auxiliares.

c. Es la unidad de información y de análisis de los estados financieros

básicos y demás reportes contables emitidos por el ente económico.

2.2 Elementos de la Cuenta

Básicamente una cuenta requiere de los siguientes elementos:

a. Código: Según PUC. (D.R. 2650/93)

b. Nombre o título: Según PUC. (D.R. 2650/93)

c. Fecha de la transacción: día, mes, año

d. Detalle: Explicación sucinta de la operación



58

e. Referencia o No. de Cte.: Para establecer un control entre los libros de

contabilidad.

f. Debe

g. Haber

h. Saldo: Diferencia entre los aumentos y disminuciones.

Ejemplo:

11100501 BANCO DE BOGOTÁ

FECHA

2003

DETALLE Ref.: DEBE HABER SALDO

Abr.

Abr.

Abr.

Abr.

Abr.

Abr.

Abr.

3

5

8

14

21

25

27

Consignación

Ch. No. 09081 Distr. Norte

Ch. No. 09082 Sueldos

N.D. Chequera

Consignación

Ch. No. 09083 Prov. Nacional

N.C. Préstamo

015

022

030

035

040

042

051

2.500.000

5.400.000

6.000.000

500.000

200.000

100.000

1.400.000

2.500.000

2.000.000

1.800.000

1.700.000

7.100.000

5.700.000

11.700.000

2.2.1 Cuenta “T”

Es una forma simple de representar la cuenta. Como una herramienta

didáctica y por lo dispendioso de preparar una cuenta con todos los elementos

ya indicados, se prefiere una forma más esquemática de registrar cada una de

las operaciones comerciales que se celebran en un periodo determinado. Se

llama así, por su parecido a una “T” mayúscula, veamos:



59

2.2.2 PARTES DE LA CUENTA

TITULO O NOMBRE: En el Plan Único de Cuentas (PUC) se encuentran los

nombres de las cuentas del sector real de la economía. (Decreto 2650 de

1993)

DESCRIPCION: Corresponde al detalle o concepto por el cual se esta

registrando.

DEBE: Columna donde se anotan los valores que se debitan o se cargan. Por

convención esta ubicada a la izquierda.

HABER: Columna donde se anotan los valores que se acreditan o se abonan.

Es la columna de la derecha.

SALDO: Constituye la diferencia entre DEBE y HABER, según lo la naturaleza

de las cuentas

NOMBRE DE LA CUENTA

Debe Haber

Saldo

2.3. COMO SE DETERMINAN LOS SALDOS EN UNA CUENTA

Es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registros en la columna del haber.

2.3.1 Saldo Debito

Una cuenta tiene saldo debito cuando el movimiento debito es mayor que el movimiento crédito



60

CUENTA

Debe Haber 80.000 50.000

30.000

Saldo debito

2.3.2 Saldo Crédito

Una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento debito. CUENTA

Debe Haber

50.000 80.000 30.000

Saldo crédito

2.4 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Reales o de Balance

Activo

Caja, Bancos, cuentas de ahorro,

Acciones, clientes, mercancías no

fabricadas por la empresa, equipo de

oficina...

Pasivo

Obligaciones financieras, proveedores

nacionales, costos y gastos por pagar,

acreedores varios...

Patrimonio

Capital suscrito y pagado, aportes

sociales, capital de personas naturales,

reservas obligatorias...

Nominales o de

Ingreso

Agricultura, ganadería, caza y silvicultura;

Comercio al por mayor y al por menor;

Hoteles y restaurantes; Otras actividades

de servicios comunitarios, sociales y

personales.



61

La cuenta

resultado

Gasto

Gastos de personal, honorarios,

impuestos, arrendamientos, seguros,

servicios, gastos legales, mantenimiento

y reparaciones...

Costo

Agricultura, ganadería, caza y silvicultura;

Comercio al por mayor y al por menor;

Hoteles y restaurantes; Otras actividades

de servicios comunitarios, sociales y

personales.

De orden

Deudoras Derechos contingentes, fiscales, de

control, derechos contingentes por contra

(Cr.), deudoras fiscales por contra (Cr.)

Acreedoras Responsabilidades contingentes, fiscales,

de control, responsabilidades

contingentes por contra (Db.), acreedoras

fiscales por contra (Db.), acreedoras de

control por contra (Db.)

2.4.1 Cuentas Reales o de Balance

Son cuentas de carácter permanente y se clasifican en activo, pasivo y

patrimonio. Estas cuentas permiten determinan la situación financiera de una

empresa a una fecha específica a través del Balance General.

2.4.2 Cuentas de resultado, nominales, transitorias o temporales

También se conocen con el nombre de cuentas de ganancias y pérdidas.

Estas cuentas registran las variaciones (aumentos y disminuciones) del

patrimonio. Son temporales o transitorias ya que se deben cancelar al finalizar

cada periodo contable con el fin de determinar la utilidad o pérdida del

ejercicio. Estas cuentas se clasifican en cuentas de ingresos, gastos y costos

y se presentan en el estado de resultados.



62

2.4.3 Cuentas principales

Este tipo de cuenta deriva su nombre por el simple hecho de ser registradas

en los libros principales de contabilidad (Diario, mayor y balances e inventarios

y balances). Estas cuentas sirven de control ya que aglutinan las demás

cuentas auxiliares.

2.4.4 Cuentas auxiliares

Según el Art. 7º del D.R. 2650/93 (Plan único de cuentas PUC.),

adicionalmente a las subcuentas indicadas en el catálogo señalado, se podrán

utilizar las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del

ente económico, para lo cual bastará con que se incorporen a partir del

séptimo dígito. Estas cuentas son creadas a juicio del contador para el

completo entendimiento de las cuentas y subcuentas.

Ejemplo:

CUENTA PRINCIPAL CUENTA AUXILIAR

BANCOS

Banco de Bogotá

Banco de Occidente

Banco Davivienda

Bancolombia

CLIENTES

Pedro Acosta

Ricardo Puentes

Almacén éxito

Distribuidora de la Costa Ltda.

PROVEEDORES NACIONALES

Industrias Unidas S.A.

Depósito el surtidor Ltda.

Comercializadora Caribe S. en C.



63

2.4.5 Cuentas de Valuación

La finalidad principal de este tipo de cuentas es la de ajustar el saldo de la

cuenta a su valor más real. Por ejemplo: La empresa posee equipo de oficina

por un valor de $8.300.000 y ha calculado para el mes de marzo de 2003 su

depreciación en $69.167.

Al presentar la cuenta Equipo de oficina en el Balance General a 31 de marzo

de 2003, se procede de la siguiente manera:

Equipos de Oficina………………….. $8.300.000.oo

Depreciación Acumulada (Crédito)…$ -69.167.oo

Valor en Libros………………………$8.230.833.oo

2.4.6 Cuentas de Orden

Estas cuentas se registran en el balance general a una fecha determinada,

después de activo, pasivo y patrimonio, con el fin de informar compromisos y

contingencias de la empresa o negocio que a futuro pueden generar un efecto

para la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen

aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de

activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así

como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos

y las declaraciones tributarias.



64

2.5 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC)

2.5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

Mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre de 1993, el

Gobierno Nacional derogó el plan de cuentas señalado por el Decreto 2195,

del 30 de diciembre de 1992, y presentó un nuevo plan de cuentas.

El Plan Único de Cuentas PUC., “es un instrumento concebido para

armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la

economía colombiana,...”1.

1 PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p. 119.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS

PUC.

Concepto e Importancia

Busca:

a. La uniformidad en los registros,

b. Mejorar la calidad, transparencia

y comparabilidad de la información

contable,

c. Un solo criterio y una sola

codificación,

Contenido

Catálogo de Cuentas

Descripción

Dinámica

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos

Estructura

APLICACIÓN: Todas las personas naturales o jurídicas (entes económicos) que estén obligadas a llevar

contabilidad



65

Según lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:

La uniformidad en los registros,

Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información

contable,

Un solo criterio y una sola codificación,

2.5.2 APLICACIÓN

Todas las personas naturales o jurídicas (entes económicos) que estén

obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de

Comercio, deben aplicar el plan único de cuentas.

Para otros sectores de la economía diferentes al de los comerciantes, por

ejemplo: financiero, asegurador, cooperativo, entre otros, se han expedido

planes de cuentas especiales en virtud de legislación especial.

A continuación y a manera de ilustración se transcribe una síntesis de los

planes de cuentas vigentes en Colombia:

PUC Reglamentación inicial Entidad que lo expide

NORMA D M A

Para comerciantes D.R. 2195 30 12 92 Ministerio de Desarrollo Económico

Para el sector financiero, Fogacoop y

fogafin

Res. 3600 14 10 88 Superintendencia Bancaria

Para el sector asegurador Res. 2300 28 06 90 Superintendencia Bancaria



66

Para sociedades administradoras de

fondos de pensiones y de cesantías


Para sociedades administradoras de

fondos de pensiones


Para fondos de reservas para

pensiones del régimen solidario de

prima media con prestación definida


Fondos de pensiones administrados

por la Caja de Auxilios y de

Prestaciones de la Asociación

Colombiana de Aviadores Civiles,

caxdac


Para el Banco de la República Res. 534 29 05 97 Superintendencia Bancaria

Para entidades vigiladas por la

Superintendencia de Valores,

distintas de las sociedades

titularizadoras

Res. 1530 06 12 93 Superintendencia de Valores

Para sociedades titularizadoras Res. 234 30 04 2002 Superintendencia de Valores

Para entidades vigiladas por

Dancoop (hoy Dansocial)

Res. 1515 27 11 2001 Dancoop (hoy Dansocial)

Superintendencia de la Economía

solidaria

Para instituciones prestadoras del

servicio de salud privadas

Res. 106 22 01 98 Superintendencia Nacional de Salud

Para las cajas de compensación

familiar

Documento 03 02 93 Superintendencia del Subsidio Familiar

Para entidades públicas Res. 4444 21 11 95 Contaduría General de la Nación

Para entes prestadores de servicios

públicos domiciliarios

Res. 1416 18 04 97 Superintendencia de servicios Públicos

2.5.3 CONTENIDO

El plan único de cuentas está compuesto por:

Un catálogo de cuentas,



67

La descripción de cada cuenta,

Dinámica de las cuentas.

Todo lo anterior deberá tenerse en cuenta para el registro contable de todas

las operaciones o transacciones económicas.

Catálogo de Cuentas: Es la relación ordenada y clasificada de las clases,

grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos,

gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas

de orden identificadas con un código numérico y su respectiva

denominación.

Descripciones: Expresan o detallan los conceptos de las diferentes

clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las

operaciones a registrar en cada una de las cuentas.

Las Dinámicas: indican la forma en que se deben utilizar las cuentas y

realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

2.5.4 ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

Para una perfecta comprensión y manejo de cada uno de los elementos que lo

componen, el catálogo de cuentas está estructurado en un sistema de

codificación que considera los siguientes niveles:

Clase: El primer dígito

Grupo: Los dos primeros dígitos

Cuenta: Los cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Los seis primeros dígitos



68

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1: Activo

Clase 2: Pasivo

Clase 3: Patrimonio

Clase 4: Ingresos

Clase 5: Gastos

Clase 6: Costos de ventas

Clase 7: Costos de producción o de operación

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

A manera de ejemplo veamos la siguiente ilustración para interpretar el código

de una cuenta:

1 1 1 0 0 5 0 1

Interpretación: El código 11100501, pertenece a la clase Activo, grupo

disponible, cuenta principal Bancos, subcuenta Moneda Nacional y a la

cuenta auxiliar Bancolombia: Recuerde que se podrán utilizar las

cuentas auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades del

Clase: Activo

Grupo: Disponible

Cuenta: Bancos

Subcuenta: Moneda nacional

Cuenta auxiliar: Bancolombia



69

ente económico, bastará con que se incorporen a partir del séptimo

dígito.



72

RESUMEN

Una cuenta puede definirse como un registro que se lleva en los libros de

Contabilidad y pueden hacerse a nombre de personas o entidades, cosas o

conceptos. Ejemplo: Cliente: Ricardo Blanco; Proveedor Nacional:

Distribuidora del Caribe S.A.; Construcciones y Edificaciones;

Arrendamientos, entre otras.

También se puede afirmar que las cuentas son nombres bajo las cuales se

registran las transacciones que realiza una empresa en los libros, sean

principales o auxiliares.

La importancia de la cuenta, radica en tres aspectos fundamentales:

Es un control sistemático de cada una de las operaciones comerciales que celebra la empresa.

Representa la unidad de control para la elaboración de los comprobantes de contabilidad y de registro en los libros de contabilidad: Principales y auxiliares.

Es la unidad de información y de análisis de los estados financieros básicos y demás reportes contables emitidos por el ente económico.

Por otro lado, mediante el Decreto Reglamentario 2650, del 29 de diciembre

de 1993, el Gobierno Nacional derogó el plan de cuentas señalado por el

Decreto 2195, del 30 de diciembre de 1992, y presentó un nuevo plan de

cuentas.

El Plan Único de Cuentas PUC., “es un instrumento concebido para

armonizar y unificar el sistema contable de los principales sectores de la

economía colombiana,...”2.

2 PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p. 119.



73

Según lo anterior, el plan de cuentas es importante porque busca:

La uniformidad en los registros,

Mejorar la calidad, transparencia y comparabilidad de la información

contable,

Un solo criterio y una sola codificación,

AUTOEVALUACIÓN

1. Ejercicio de Clasificación de cuentas

CLASIFICACIÓN DE CUENTAS

CUENTAS

REALES O DE BLANCE

RESULT.

PRINCIP.

AUX.

DE VALUAC.

DE ORDEN

A C T I V O

P A S I V O

P A T R I MON I O

I N G R E S O S

GA S TOS

C O S T O S

Caja X X

Banco de Bogotá X X

Arrendamientos X X

Provisión clientes X

Bienes y valores entregados en custodia.

X

Cuentas de ahorro

Aportes sociales

Gasto: Servicios

Cliente: Carlos López

En el siguiente cuadro usted encontrará un listado de cuentas, las cuales deberá clasificar según su naturaleza.


MMOODDUULLOO FFUUNNDDAAMMEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD 74

Comercio al por mayor y al por menor (Ingr.)

Terrenos

Gastos legales

Compras de mercancías

Comisiones (Ingr.)

Bonos

Provisiones (Clientes)

Equipo de comp.. y comunicación

Capital suscrito y pagado

Salarios por pagar

Certificados

Contratos de arrendamiento financiero.

Depreciaciones (gasto)

Distribuidora El comercio Ltda. (Prov.)

Crédito mercantil

Cajas menores

Marcas

Construcciones y edificaciones

Gastos de personal

Devoluciones en compras (Cr.)

Cuentas en participación

Pesca (Ingr.)

Anticipos y avances

Reservas ocasionales

Utilidad del ejercicio

2. Interpreta los siguientes códigos de cuenta

CÓDIGO CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA

110515 Activo Disponible Caja Moneda extranjera

130505

1435

154005

159205

171004

2205

236505

2408

26

311505

3605

4105

Con la ayuda del Catálogo de Cuentas, interpreta los siguientes códigos de

cuentas.


MMOODDUULLOO FFUUNNDDAAMMEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD 74

413536

421040

510506

522010

613536

6205

72

Nota: Socializa los resultados obtenidos en el CIPA de trabajo

76

LA ECUACIÓN CONTABLE

UNIDAD 3

FFUUNNDDAAMMEENNTTOOSS DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD 77

PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

En esta unidad se pretende que usted como estudiante y como futuro

administrador de empresas comprenda la necesidad del estudio del activo,

pasivo, patrimonio y cuentas de resultados como elementos fundamentales para

la correcta clasificación de las cuentas y tratamientos especiales de cada una de

las cuentas que conforman estos grupos en la contabilidad.

Se hace necesario conocer y saber que todos los registros contables se basan

en una ecuación matemática, también denominada ecuación patrimonial, que

representa la posición financiera del negocio o ente económico

Como es la partida doble y la ecuación de situación financiera o ecuación

patrimonial, se realizaran ejercicios prácticos que le permitirán entender con

claridad sus aplicaciones.

Se explica de una forma puntual y exacta cada una de las definiciones para que

el alumno no se confunda y asimile más rápido el conocimiento.

PPRROOBBLLEEMMAA

¿Qué se entiende por ecuación contable, como se relaciona con el principio de

partida doble y cuál es su importancia para la contabilidad?

CCOOMMPPEETTEENNCCIIAASS EESSPPEECCÍÍFFIICCAASS


Conceptuar sobre activo, pasivo, patrimonio y cuentas de resultado.

Conceptuar sobre el fundamento contable establecido en la

ecuación patrimonial y su concordancia con el principio de partida

doble.


Describir como afectan las transacciones comerciales la ecuación

patrimonial y por lo tanto la situación financiera de las empresas.

Conceptuar sobre el principio de partida doble.

Realizar registros contables en cuentas T

Clasificar y explicar la dinámica de las cuentas

DDIINNÁÁMMIICCAA PPAARRAA CCOONNSSTTRRUUIIRR EELL CCOONNOOCCIIMMIIEENNTTOO

UUNNIIDDAADD 33


ACTIVIDADES.




Autoevaluación.


Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice

los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación


EEVVAALLUUAACCIIOONN IINNIICCIIAALL

EVALUACION INICIAL

¿Qué entiendes por activo?

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

2. ¿Que entiendes por principio de partida doble?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

3. ¿Qué entiendes por pasivo?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________


¿Cómo se clasifican los pasivos?

4. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

5. ¿Qué entiendes por patrimonio?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

6. ¿Qué es un crédito?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________


¿Qué se entiende por ecuación contable?

7. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

8. ¿Qué es una transacción económica?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

9. ¿Qué es un debito?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________


33.. LLAA EECCUUAACCIIÓÓNN CCOONNTTAABBLLEE

33..11 CCOONNCCEEPPTTOO EE IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA Para entender el concepto mismo de la ecuación patrimonial y reconocer su

importancia, es necesario recordar su origen y evolución: La constitución de

empresas en la época feudal con el fin de llevar y traer mercancías de un

puerto a otro, podía demorar uno, dos o tres meses, y eran, en principio, de

un solo comerciante (propietario). Para entonces, la contabilidad era por el

sistema de partida simple, o sea, por el sistema de listados de los recursos lo

que era suficiente para informar al comerciante respecto de su patrimonio o

capital, ya que los bienes del activo (A) eran iguales a su patrimonio (C), (A

= C). Después, cuando la empresa fue creciendo, el comerciante solo ya no

podía financiarla y debía ser financiada por parte de otras personas. Pero

existìa un inconveniente para ese financiamiento: el agio (beneficio abusivo

obtenido en las actividades de crédito) era prohibido por la iglesia y no

aceptaba este tipo de financiamiento. Eso obligó a los comerciantes a

asociarse. De ahí surge la sociedad como forma de financiamiento de las

empresas. La primera forma de sociedad por aquel entonces fue la sociedad

comandita. Ahora bien, cuando se asocian los señores D y B y forman la

sociedad X, ya no se le puede informar con un simple listado (partida simple),

una parte de los bienes son del señor D y otra parte del señor B, de tal

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO = +

Aplicación de los recursos

Fuentes de recursos

Fuente externa Fuente interna


manera que los bienes que llamamos activos (A) deben ahora hacerse igual

a C, pero donde C es igual a (D + B), adoptando la forma: A = (D + B), es

decir ahora el activo era igual a la suma de bienes de propiedad del señor D

con los bienes de propiedad del señor B.

Posteriormente, cuando la sociedad fue financiada por recursos externos, es

decir, distinto del de los socios, los activos (A) ya no eran únicamente igual al

capital (C), o sea (D + B), sino que una parte era financiada por los socios y

otra la constituían los pasivos (P), es decir la parte de los recursos

financiados por terceras personas que no eran propietarias de la empresa.

Como consecuencia de ello surge la partida doble, o sea, el hecho de igualar

el total de recursos de la empresa (ACTIVO) a sus fuentes de

financiamiento, por una parte la fuente externa (PASIVO) y por otra, la fuente

interna (PATRIMONIO). En síntesis, la ecuación patrimonial, representa el

equilibrio existente entre los recursos de una empresa y sus fuentes de

financiamiento.

La ecuación patrimonial se conoce también, con los nombres de: ecuación

contable, ecuación fundamental, principio del equilibrio, principio de la

lógica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razón a que la

Contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa

la relación financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación se

sitúan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el

lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y

acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,

debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos

y los derechos de los propietarios y terceros. Dicha relación de equilibrio se

expresa de la siguiente manera:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO


O también: Ilustración: A la fecha, el señor Ricardo Blanco organiza un negocio cuyo objeto

social se orienta a la compra y venta de confecciones. Cuenta con los

siguientes recursos:

En efectivo : $ 6.000.000

En mercancías : $ 8.000.000

TOTAL DE RECURSOS (Activo) : $14.000.000

Además, un Banco de la ciudad le ha concedido un préstamo por valor de

$3.000.000

La anterior información comercial, representada a través de la ecuación

patrimonial, sería:

O simplemente:

PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

ACTIVO

Efectivo : $6.000.000 Mercancías : 8.000.000

PASIVO

Obligación con el Banco: $ 3.000.000 PATRIMONIO

Recursos del propietario: $ 11.000.000

TOTAL ACTIVO : $14.000.000 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $14.000.000



$14.000.000 $3.000.000 $11.000.000

33..22 EELLEEMMEENNTTOOSS:: AACCTTIIVVOO,, PPAASSIIVVOO YY PPAATTRRIIMMOONNIIOO Como ya se dejó en claro el concepto de ecuación patrimonial, es

conveniente ahora que analicemos cada uno de los elementos que la

componen. Veamos:

Activo: De manera general, se podría decir que el activo esta formado

por el conjunto de recursos o propiedades que forman parte de la

empresa y que sirven para cumplir con el objeto social para la cual fue

constituida. Sin embargo, en un sentido más estricto, “Un activo es la

representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico

como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan

a la empresa beneficios económicos futuros”.1

Pasivo: Representa las obligaciones que por diferentes conceptos ha

contraído la empresa o negocio en el desarrollo de su actividad

económica. O también, “Un pasivo es la representación financiera de una

obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en

virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o

proveer servicios a otros entes”.2

1 PLAN ÚNICO DE CUENTAS. Bogotá, Legis, 2013. p.81

2 Ibid.,p.81


Patrimonio: En forma simple se puede decir que representa el derecho

real de los propietarios o “...es el valor residual de los activos del ente

económico, después de deducir todos sus pasivos”.3

En el siguiente cuadro se indicarán algunos ejemplos constitutivos de

la ecuación patrimonial:

ACTIVO PASIVO PATRIMONIO

Caja

Bancos

Cuentas de ahorro

Acciones

Mercancías...

Maquinaria y equipo

Terrenos

Construcciones y edific.

Equipo de oficina

Marcas

Patentes

Obligaciones financieras

Proveedores nacionales

Costos y gastos por

pagar

Retención en la fuente

Acreedores varios

Imp. Sobre las ventas

por pagar

Cesantías consolidadas

Ingresos recibidos por

anticipado

Capital suscrito y

pagado

Aportes sociales

Capital de personas

naturales

Donaciones

Reservas obligatorias

Utilidad del ejercicio

Pérdida del ejercicio

Utilidades acumuladas

Pérdidas acumuladas

Aplicación Recuerda que la ecuación patrimonial se puede representar por una balanza,

en el lado izquierdo se indica el activo y en el lado derecho el pasivo y el

patrimonio.

3 Ibid.,p.81


33..33 EEFFEECCTTOOSS DDEE LLAASS TTRRAANNSSAACCCCIIOONNEESS EECCOONNOOMMIICCAASS EENN LLAA

EECCUUAACCIIÓÓNN CCOONNTTAABBLLEE

Al aplicar la ecuación patrimonial, se debe tener en cuenta que en toda

transacción comercial que celebre la empresa o negocio, siempre se

afectarán uno o más elementos de la ecuación. Las variaciones positivas o

negativas que ocurran se pueden generalizar de la siguiente manera:

Aumento en el Activo y Disminución en el Activo. Ejemplo: Se

consigna dinero en el Banco.

Aumento en el Activo y Aumento en el Pasivo: Ejemplo: Se compra

a crédito equipo de computación.

Aumento en el Activo y Aumento en el Patrimonio: Ejemplo: Se

reciben aportes de capital, en efectivo y en especie.

Disminución en el Activo y Disminución en el Pasivo: Ejemplo: Se

cancela factura a un proveedor nacional.

P + Pt Activo

ECUACIÓN PATRIMONIAL


Disminución en el Activo y Disminución en el Patrimonio: Ejemplo:

Se retira un socio de la compañía y se le devuelven sus aportes

sociales.

33..44 IILLUUSSTTRRAACCIIÓÓNN

Para una mayor comprensión, a continuación se propone un interesante

juego. Analiza cada una de las siguientes transacciones comerciales, e

indica frente a ellas si hay aumento (+), disminución (-) o ninguna variación

(0). A manera de ejemplo encontrará resuelto las primeras dos (2)

situaciones, continua con las siguientes e indaga y reflexiona para determinar

la explicación correcta para cada caso.

No. TRANSACCIÓN A. P. PT.

1. Se compra de contado equipo de oficina. 0 0 0

2. Se recibe un préstamo del Banco Nacional. + + 0

3. Se adquiere un vehículo. 60% se cancela con cheque y el saldo a crédito.

4. Se cancela un 25% de obligación financiera.

5. Se consigna dinero en el Banco Nacional.

6. Se cancela en efectivo arrendamiento de un local comercial.

7. Se adquiere mercancía. Un 40% se cancela con cheque y el saldo a crédito.

8. Se cancela con cheque servicios públicos del mes.

9. Se reciben aportes de capital representados en un lote de terreno.

10 Se cancelan en efectivo intereses por obligación financiera.

Demostración: Cada una de las anteriores situaciones planteadas, pueden

fácilmente ser demostradas a través de la construcción de un sencillo modelo

matemático, acorde con la ecuación patrimonial. Observe:

Para el primer caso: Se compra de contado un equipo de oficina. Al respecto

la solución indica que no hay ninguna variación en el activo, en el pasivo y en

el patrimonio. ¿Por qué?


Pasos:

1. A falta de información adicional, hay que construir una situación inicial

hipotética:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Bancos Aportes sociales

$5.000.000 $5.000.000 De la representación anterior, se puede deducir que la empresa a una fecha

determinada poseía recursos por valor de $5.000.000 depositados en una

entidad bancaria y proveniente de aportes de capital por el mismo valor.

2. Ahora bien, si la empresa compró de contado un equipo de oficina por

x valor, tendríamos la siguiente representación (Valor supuesto del

equipo $1.000.000):


Bancos Equipo de oficina Aportes sociales

1) $5.000.000 $5.000.000

2) -1.000.000 + 1.000.000

Saldo: $4.000.000 $1.000.000 $5.000.000

======= ======= =========

Recuerde: La empresa en su situación inicial tiene un activo por valor de

$5.000.000, un pasivo $ 0 y un patrimonio por valor de $5.000.000. Ahora

bien, al comprar el equipo por valor de $1.000.000 y pagarlo de contado con

cheque, tiene en Bancos (menos) -$1.000.000 y en equipo de oficina ahora

tiene (más) +$1.000.000. En conclusión, si bien es cierto que tiene más

equipos de oficina, también es cierto que el disponible en bancos se ha

disminuido en la misma proporción. Por tanto, su activo en términos

generales no ha aumentado con relación a su situación inicial, tenía


$5.000.000 en Bancos y ahora posee los mismos $5.000.000, pero

representados así: $4.000.000 en Bancos más $1.000.000 en Equipos de

oficina. El pasivo y patrimonio, como se puede observar, no presentan

ninguna variación por efecto de la transacción celebrada.

Ahora veamos algunos casos de aplicación:

El 31 de diciembre de 2001, la compañía Éxito Ltda. Tenía un activo por valor

de $150.000.000 y su patrimonio equivalía al 60% de dicho activo.

A 31 de diciembre de 2002, la empresa presentaba la siguiente variación en

su situación financiera:

Su pasivo se había aumentado en un 5% con relación al año inmediatamente

anterior por la compra de maquinaria y equipo.

Calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de 2001 y

2002, respectivamente:

Solución: Para su análisis y explicación te invito a construir un modelo como

el siguiente, claro tu puedes mejorarlo, utiliza tu capacidad creativa e

imaginación:


31-12-2001 $150.000.000 ¿? $90.000 000

Recuerda que el 60% de $150.000.000 es $90.000.000. Ahora, ¿cómo

encontrar el valor del pasivo? No olvides, que la ecuación patrimonial,

también se puede expresar, como ya se indicó anteriormente, así:

PASIVO = ACTIVO – PATRIMONIO. ¡Claro es la formula perfecta para

hallar el valor del pasivo!


PASIVO = $150.000.000 - $90.000.000

PASIVO = $60.000.000

Volvamos al modelo anterior:


31-12-2001 $150.000.000 $60.000.000 $90.000 000

¡Que interesante!, observa: al sumar el pasivo más el patrimonio

($60.000.000 + $90.000.000 nos da igual a $150.000.000).

Continuemos:

Para calcular el valor del activo, pasivo y patrimonio a 31 de diciembre de

2002, tenemos que identificar las variaciones que se han originado por el

pasivo se había aumentado en un 5% con relación al año inmediatamente

anterior por la compra de maquinaria y equipo.


31-12-2001 $150.000.000 $60.000.000 $90.000.000

Variación: +3.000.000 +3.000.000

¿Por qué +$3.000.000 en el activo y en el pasivo? Primero calculamos el

5% de $60.000.000 que era el valor del pasivo del año inmediatamente

anterior y nos da igual a $3.000.000. Luego analizamos la información

suministrada: El pasivo había aumentado en un 5% por la compra de

maquinaría y equipo. Es decir, al comprar maquinaria y equipo por valor de


$3.000.000 es lógico suponer que ahora la empresa tiene más activos, pero

también tiene más obligaciones y en la misma proporción.

Finalmente, podemos calcular el activo, pasivo y patrimonio a 31 de

diciembre de 2002. Para ello bastará con realizar las operaciones indicadas,

así:


31-12-2001 $150.000.000 $60.000.000 $90.000.000

Variación: +3.000.000 +3.000.000

31-12-2002 $153.000.000 $63.000.000 $90.000.000

========== ========== ==========

Observa que al sumar el pasivo y el patrimonio ($63.000.000 + $90.000.000),

se obtiene un total de $153.000.000 que corresponde al valor del activo, es

decir la ecuación está equilibrada. Esa es la razón por la cual al final se

cierra el activo, pasivo y patrimonio con el símbolo igual (=).

33..55 PPRRIINNCCIIPPIIOO DDEE PPAARRTTIIDDAA DDOOBBLLEE

SISTEMA DE PARTIDA DOBLE

Representantes Benedetto Cotrugli

Rangeo Lucca Paciolo

Personificación de las Cuentas


33..55..11 CCOONNCCEEPPTTOO EE IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA Para comprender el concepto y reconocer la importancia del sistema de

partida doble o también llamado sistema digráfico (doble registro), es

necesario hacer una revisión de sus aspectos históricos más sobresalientes.

Este importante sistema de registro, fue conocido con el nombre de “Alla

Veneciana”, o sistema a la veneciana. Fue pionero Benedetto Cotrugli

Rangeo, nativo de Dalmacia (Italia), quien en su obra “De la mercancía al

mercado perfecto”, terminada el 25 de agosto de 1458, estableció la

identidad de la partida doble, señalando además, el uso de tres libros:

Giornale (Diario), cuaderno (Mayor) y memoriale (borrador o recordatorio).

De igual manera el monje matemático Lucas Pacioli, difusor principal de este

sistema, mediante la publicación de su obra el 10 de noviembre de 1494

Equilibrio aritmético en cada registro .

Personalidad propia de cada empresa.

El propietario es acreedor de los bienes que conforman su

patrimonio.

Las cuentas abiertas a nombre de personas serán deudoras o

acreedoras.

Las cuentas que representan cosas o valores también serán

deudoras o acreedoras.

Homogeneidad contable de cada cuenta.

No hay deudor sin acreedor y viceversa

Normas para Debitar y Acreditar una Cuenta

Activos, costos y gastos aumentan en el debe y disminuyen en el haber

Pasivos, patrimonio e ingresos aumentan en el haber y disminuyen en

el debe


titulado “Summa aritmética, geometría, proporción y proporcionalidad”,

en el cual dedicó una sección para dar a conocer los principios y aplicaciones

de la partida doble.

El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificación de

las cuentas que se sustenta en los siguientes principios básicos:

Debe existir equilibrio aritmético en cada registro: El valor anotado en la

columna de una cuenta, deberá ser también indicado en la columna contraría

y por el mismo valor.

La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez

constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente

considerados.

El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y

representados por su capital.

Según la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de

personas serán deudoras o acreedoras.

Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como

“personas” y por tanto también serán deudoras o acreedoras.

Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre sí homogeneidad

contable.

Pero... ¿en qué consiste dicho sistema?


En toda operación o transacción no hay deudor sin acreedor y viceversa.

33..66 LLAASS TTRRAANNSSAACCCCIIOONNEESS

Son toda operación con valor monetario que da lugar a cambios en la

ecuación contable, ya sea por aumento o disminución en uno o varios de sus

componentes, activo, pasivo o patrimonio.

Las transacciones comerciales, siempre se trasladan primero en el libro caja

diario, luego los montos acumulados de este libro se trasladan al mayor y

balances.

El libro caja diario: en donde se anota lo que ocurre diariamente en un

negocio.

El libro mayor y balance: muestra los saldos acumulados de las cuentas, que

han ido moviéndose en el libro diario; se identifica como una simple cuenta T.

33..77 CCOONNCCEEPPTTOO DDEE DDÉÉBBIITTOO YY CCRRÉÉDDIITTOO

De acuerdo con la naturaleza de la cuenta y según sistema de partida doble,

toda cuenta tendrá para su registro dos columnas “Debe” y “Haber”. Sus

aumentos o disminuciones podrán ser indicados simplemente anotando su

valor en una de las dos columnas, teniendo en cuenta las siguientes normas:

Debito: Es el registro de una disminución en una cuenta de naturaleza

pasiva, o de patrimonio. Es además, el registro de un aumento en la

cuenta de egresos o gastos.


Crédito: Es el registro de un aumento en una cuenta de naturaleza

pasiva o de patrimonio, y una disminución de una cuenta de naturaleza

activa. Es, además, el registro de un aumento en una cuenta de

ingresos.

Cuentas del activo: Toda cuenta del activo aumenta en el “debe” y

disminuye en el “haber”.

ACTIVO

Debe Haber Aumentos Disminuciones

Cuentas del pasivo: Toda cuenta del pasivo aumenta en el “haber” y

disminuye en el “debe”

PASIVO

Debe Haber Disminuciones Aumentos

Cuentas del patrimonio: Toda cuenta del patrimonio aumenta en el “haber”

y disminuye en el “debe”.

PATRIMONIO Debe Haber Disminuciones Aumentos

Cuentas de gastos: Toda cuenta de gastos aumenta en el “debe” y

disminuye en el “haber”

GASTOS Debe Haber Aumentos Disminuciones


Cuentas de ingresos: Toda cuenta de ingresos aumenta en el “haber” y

disminuye en el “debe”.

INGRESOS Debe Haber Disminuciones Aumentos

33..88 MMOODDAALLIIDDAADDEESS DDEE RREEGGIISSTTRROOSS

Se pueden clasificar de dos formas:

33..88..11.. RREEGGIISSTTRROOSS SSIIMMPPLLEESS

Son aquellos en los cuales las columnas del debe, es afectada por un solo

registro, contra otro registro único en la columna del haber. Es decir, se

afecta una sola cuenta en el debe y una en el haber.

Ejemplo: El 12 de marzo, se consigna en el Banco de Bogotá $1.500.000

Las cuentas que se afectan son Bancos y Caja (Ambas cuentas pertenecen

al activo)

BANCOS CAJA Debe Haber Debe Haber

1.500.000 1.500.000

33..88..22 RREEGGIISSTTRROOSS CCOOMMPPUUEESSTTOOSS

Son aquellos en los que las columnas del debe y el haber son afectadas por

más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se

efectúan una o varias cuentas en el debe y uno o varias cuentas en el haber.


Ejemplo: La compañía Madeflex Ltda. Adquiere mercancías para la venta por

valor de $2.000.000, cancela de contado $1.000.000, y el resto a cancelar

en 20 días.

Codigo Cuenta Debito Crédito 1435 Mercancias 2.000.000

1110 Bancos 1.000.000

2205 C x pagar a proveedores 1.000.000

Sumas iguales -------------------------------------- 2.000.000 2.000.000

33..99 TTAALLLLEERR DDEE AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN Si su negocio es pequeño, mediano o grande, sea cual fuere su actividad

económica, llevar su contabilidad aplicando el principio de Ecuación

Patrimonial y el sistema de partida doble, resulta muy práctico y sencillo,

¡Observe!

El 1 de junio, se organiza la empresa “Lavautos del Caribe Ltda.”. Sus

socios realizan el siguiente aporte de capital: $32.000.000 en efectivo y

$1.500.000 representados en equipos de oficina.

¿Cómo hago para llevar mis cuentas en

mi pequeño

negocio?


El 4 de junio, se consigna en el Banco de Occidente (Cuenta corriente)

un 60% del disponible. En la misma fecha, se deposita en cuenta de

ahorros del Banco Davivienda, el 40% del disponible.

El 7 de junio, se adquieren escritorios y archivadores por un valor total

de $4.200.000. Un 40% se cancela con cheque del Banco de Occidente

y el saldo a crédito (60 días de plazo).

El 10 de junio, se adquiere papelería y demás útiles de oficina por valor

de $150.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 14 de junio, se adquieren equipos y herramientas por valor de

$5.000.000. Se cancela con cheque del Banco de Occidente.

El 17 de junio, se compra un computador por valor de $2.000.000. Un

30% se cancela con cheque del Banco de Occidente y el saldo a 90

días de plazo.

El 20 de junio, se cancela arrendamiento de un local comercial

correspondiente a los meses de junio y julio por valor de $300.000 cada

mes.

El 23 de junio, se prestan servicios de lavado y mantenimiento de

vehículos por valor de $8.000.000. Nos cancelan en efectivo.

El 26 de junio, se consigna en el Banco de Occidente un 55% del

efectivo disponible. El restante 45% se deposita en cuenta de ahorros

del Banco Davivienda.

El 28 de junio, se prestan servicios de mantenimiento de vehículos por

valor de $12.000.000. Un 70% nos cancelan en efectivo y el saldo a

crédito (30 días de plazo).

El 30 de junio, con cheque del Banco de Occidente se cancelan los

siguientes gastos:


Sueldos : $3.000.000

Servicios públicos : $ 200.000

ASIENTOS DE DIARIO:

Se registran en forma cronológica cada una de las cuentas afectadas por las

transacciones comerciales

1 DE JUNIO:

CAJA EQ. DE OFICINA APORTES SOCIALES

Debe Haber Debe Haber Debe Haber

32.000.000 1.500.000 33.500.000

4 DE JUNIO:

BANCOS CTAS. DE AHORRO CAJA


19.200.000 12.800.000 32.000.000

¡No quiero perderme ni un detalle de la

solución! SOLUCIÓN:


7 DE JUNIO:

EQ. DE OFICINA BANCOS ACREEDORES VRS.


4.200.000 1.680.000 2.520.000

10 DE JUNIO:

DIVERSOS (Papelería...) BANCOS

Debe Haber Debe Haber

150.000 150.000

14 DE JUNIO:

MAQ. Y EQUIPO BANCOS


5.000.000 5.000.000

17 DE JUNIO:

EQ. DE COMP. Y COM BANCOS ACREEDORES VRS.


2.000.000 600.000 1.400.000

20 DE JUNIO:

GASTOS PAG. POR ANT.

(Arrendamientos) BANCOS


600.000 600.000

23 DE JUNIO:


COM. AL POR MAY. Y M.

CAJA (Mantenimiento, reparación y...)


8.000.000 8.000.000

26 DE JUNIO:

BANCOS CUENTAS DE AHORRO CAJA


4.400.000 3.600.000 8.000.000

28 DE JUNIO:

COM. AL POR MAY. Y M.

CAJA INGR. POR COBRAR (Mantenimiento, reparación y...)


8.400.000 3.600.000 12.000.000

30 JUNIO:

GASTOS DE PERSONAL

(Sueldos) SERVICIOS BANCOS


3.000.000 200.000 3.200.000


MAYORIZACIÓN Resumir, totalizar y determinar el saldo de cada una de las cuentas afectas

CAJA BANCOS CUENTAS DE AHORRO Debe Haber Debe Haber Debe Haber

32.000.000 32.000.000 19.200.000 1.680.000 12.800.000 8.000.000 8.000.000 4.400.000 150.000 3.600.000 8.400.000 5.000.000 16.400.000

600.000 48.400.000 40.000.000 600.000 8.400.000 3.200.000 23.600.000 11.230.000 12.370.000

EQ. DE OFICINA EQ. DE COMP. Y COM MAQUIN. Y EQUIP. Debe Haber Debe Haber Debe Haber

1.500.000 2.000.000 5.000.000 4.200.000 5.700.000

GASTOS PAG. POR ANT. GASTOS DE PERSONAL INGR. POR COBRAR (Arrendamientos) (Sueldos) Debe Haber Debe Haber Debe Haber

3.600.000 600.000 3.000.000

SERVICIOS DIVERSOS (Papelería,...) ACREEDORES VARIOS Debe Haber Debe Haber Debe Haber

200.000 150.000 2.520.000 1.400.000 3.920.000


COM. AL POR MAY. Y M. (Mantenimiento, reparación y...) APORTES SOCIALES Debe Haber Debe Haber

8.000.000 33.500.000 12.000.000 20.000.000 33..1100 BBAALLAANNCCEE DDEE PPRRUUEEBBAA

O Balance de comprobación, es un borrador que prepara el contador con el fin de

verificar que el total de las cuentas con saldo débito sea igual al total de las cuentas

con saldo crédito. Es una etapa previa a la preparación de los Estados financieros.

LAVAUTOS DEL CARIBE LTDA.

BALANCE DE PRUEBA 30 de junio de xxxx

No. CUENTAS Débito Crédito 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.. 14.

Caja Bancos Cuentas de ahorro Ingresos por cobrar Gastos pagados por anticipado Maquinará y equipo Equipo de oficina Equipo de computación y comunicación Gastos de personal (Sueldos) Servicios Diversos (Útiles, papelería y fotocopias) Acreedores varios Aportes sociales Comercio al por mayo y al por menor

$8.400.000 12.370.000 16.400.000 3.600.000 600.000 5.000.000 5.700.000 2.000.000 3.000.000 200.000 150.000

$3.920.000 33.500.000

20.000.000

SUMAS IGUALES: 57.420.000 57.420.000

RREESSUUMMEENN

Se manejaron conceptos básicos de contabilidad bajo diferentes criterios

tales como: ciencia, arte, proceso y sistema, la importancia de la

contabilidad frente a los procesos de internacionalización y globalización de

la economía, en las empresas, las cuales independientemente del tipo de

organización, tamaño de empresa o actividad económica, requieren de la

CECAR FFAACCUULLTTAADD DDEE CCIIEENNCCIIAASS EECCOONNÓÓMMIICCAASS YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS

PPRRIINNCCIIPPIIOOSS DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD 105

contabilidad como columna vertebral para un eficiente control de sus

operaciones comerciales.

Se estudia la relación de la contabilidad con otras disciplinas del saber y en

especial con la administración y su articulación con la planeación,

organización, dirección y control y su importancia en el proceso de toma de

decisiones en el área financiera.

La ecuación patrimonial se conoce también, con los nombres de: ecuación

contable, ecuación fundamental, principio del equilibrio, principio de la

lógica contable o principio del balanceo. Lo anterior, en razón a que la

Contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa

la relación financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación se

sitúan los recursos o propiedades que posee la empresa o negocio, y en el

lado derecho, las participaciones constituidas por los proveedores y

acreedores en general y los propietarios del negocio. Como consecuencia,

debe existir un permanente equilibrio entre el total de propiedades o recursos

y los derechos de los propietarios y terceros.

El sistema de partida doble, descansa sobre la base de la personificación de

las cuentas que se sustenta en los siguientes principios básicos:

Debe existir equilibrio aritmético en cada registro: El valor anotado en la

columna de una cuenta, deberá ser también indicado en la columna contraría

y por el mismo valor.

La empresa tiene una personalidad propia: La empresa, una vez

constituida, forma una persona distinta al propietario o socios individualmente

considerados.

El propietario es acreedor de los bienes que conforman el patrimonio y

representados por su capital.

CECAR FFAACCUULLTTAADD DDEE CCIIEENNCCIIAASS EECCOONNÓÓMMIICCAASS YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS


Según la naturaleza de las operaciones, las cuentas abiertas a nombre de

personas serán deudoras o acreedoras.

Las cuentas que representan cosas o valores han de considerarse como

“personas” y por tanto también serán deudoras o acreedoras.

Los valores registrados en cada cuenta han de tener entre sí homogeneidad

contable.

En toda operación o transacción no hay deudor sin acreedor y viceversa.

AAUUTTOOEEVVAALLUUAACCIIÓÓNN

Desarrollar, a nivel grupal, el siguiente cuestionario de reflexión y análisis.

.

1. ¿Con qué nombre también se conoce o conoces La Partida Doble? 2. ¿Cuáles son los elementos de la Ecuación Patrimonial?

3. ¿Qué es para Ti un Pasivo y un Activo? Como lo aplicas, en las

diferentes transacciones dadas?

4. ¿Cuáles efectos suelen surgir de las Transacciones de la Ecuación Patrimonial?

5. ¿Que debe existir en cada registro para que halla, o se de la Partida

Doble?

6. ¿Cuantas modalidades de registros contables hay y como se

clasifican?

SSOOPPOORRTTEESS YY LLIIBBRROOSS DDEE

CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD

UNIDAD 4

MMOODDUULLOO DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD

108

PRESENTACIÓN

En la contabilidad para poder registrar una transacción es importante contar

con un documento soporte que sustente la ocurrencia del hecho económico,

de igual forma estos documentos soportes constituyen el punto de partida

para la elaboración de los comprobantes de contabilidad que constituyen la

base para el registro en los libros de contabilidad principales y auxiliares,

todo registro contable debe estar amparado con un soporte contable.

Es importante que el administrador de empresas (privado o público) adquiera

las competencias necesarias para el diligenciamiento de todos y cada uno

de los comprobantes, soportes contables y libros de contabilidad.

PROBLEMA

En el proceso de registro de la información contable, cuáles son los principales libros de contabilidad y como se soportan las transacciones realizadas por la empresa.



Diseñar y elaborar los comprobantes de contabilidad.

Diseñar y elaborar los diferentes soportes contables.

Registrar la información en los comprobantes de contabilidad

basándose en los documentos soportes.

Conceptuar sobre los aspectos normativos y contables de los

libros de contabilidad

Aplicar las técnicas de registros de acuerdo a los principios

normativos vigentes.

MMOODDUULLOO DDEE CCOONNTTAABBIILLIIDDAADD

109


UNIDAD 4


ACTIVIDADES.




Autoevaluación.


Reunidos en los Cipas, discutan el resumen de la Unidad y socialice

los cuestionarios o ejercicios correspondientes a la Autoevaluación

CECAR FFAACCUULLTTAADD DDEE CCIIEENNCCIIAASS EECCOONNOOMMIICCAASS YY AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS


EVALUACIÓN INICIAL

EVALUACION INICIAL

¿Qué es un comprobante de contabilidad?

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________

2. ¿Qué se entiende por documento fuente o soportes de contabilidad?

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3. ¿Cuáles son los Principales soportes utilizados en la

contabilidad?

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EVALUACION INICIAL

¿Cuáles son los libros de contabilidad? 4. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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5. ¿Qué aspectos normativos hay que tener en cuenta en el diligenciamiento de los libros de contabilidad?

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6. ¿Qué es un libro de actas?

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4. SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

4.1 CONCEPTO DE SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones

comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes de

contabilidad respectivos o dejar constancia de estos de tal circunstancia. Se

archivan en orden cronológico, de tal manera que sea posible su

verificación. Los soportes contables, son los medios escritos con los cuales

pueden justificarse una transacción u operación comercial realizada por el

ente económico o empresa

4.2 CLASES DE SOPORTES Los soportes son de orden interno o externo

4.2.1 SOPORTES INTERNOS

Son todos aquellos documentos o soportes elaborados internamente por la

empresa para el control y registro de sus operaciones con terceros. En su

gran mayoría se diseña de acuerdo con la necesidad de información o los

parámetros o los parámetros específicos de control.

4.2.1.1 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO Este documento se diligencia cuando, por diferentes conceptos, ingresan

dineros a la empresa y también se conoce como comprobante de ingreso.

Contiene la siguiente información.

Número: Consecutivo para control.

Persona o entidad de quien recibe: Natural o jurídica, número de cédula o

NIT.

Fecha: Día, mes y año de ingreso.

Concepto y valor: Motivo y monto del ingreso en números y letras.

Forma de pago: Cheque, tarjeta de crédito, efectivo.



Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan y

acreditan y valores.

Firma y sello: Funcionario responsable que recibe el dinero.

Membrete. Indicar en forma preimpresa apellidos y nombre o razón social,

cédula o NIT, dirección de la empresa.

4.2.1.2. COMPROBANTE DE BANCO O EGRESO

Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a

favor de terceros. Como medida de seguridad y por control interno es

aconsejable que todos los desembolsos se efectúen con cheque. Se

recomienda que en ningún caso se efectúen desembolsos en efectivo, con

excepción de los pagos de menor cuantía, para los cuales se utilizara la caja

menor.. Por lo general se elabora en original y dos copias, original para

contabilidad, una copia para consecutivo y la otra para el beneficiario del

pago.

4.2.1.3 SALIDA DE ALMACEN O REMISION

En las operaciones de venta de mercancía para efectos de control de

inventarios, se generan documentos que se registran contablemente pero

que sirven de soporte de esas facturas. Estos documentos son la remisión

de salida de almacén.

Se elaboran en original y copia; original para el cliente y copia para el

consecutivo y registro de kardex.

4.2.1.4 NOTAS DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que

no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos



de corrección, depreciaciones, amortizaciones, ajustes, y sierre además de

las compras al régimen simplificado.

4.2.2 FACTURA DE VENTA

Una vez despachada la mercancía y recibida la copia de la remisión

debidamente firmada por el comprador, como prueba de haberla recibido a

satisfacción, el vendedor elabora la factura comercial correspondiente.

El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de

la mercancía despachada o servicio prestado al cliente.

Una factura contiene básicamente los siguientes datos:

Denominación: Indicar expresamente “factura de venta” preimpreso a través

de medios litográficos, tipográficos o similar.

Identificación del vendedor o de quien presta el servicio: Apellidos y nombre

o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, previamente

impresos.

Identificación del adquiriente de los bienes y servicios: Apellido y nombre o

razón social del adquiriente, cuando este exija la discriminación del

impuesto pagado por tratarse de un responsable del impuesto sobre las

ventas con derecho al correspondiente descuento.

Numeración consecutiva: Debe estar preimpreso a través de medios

litográficos, tipográficos o similares.

Fecha de la expedición: Día, mes y año de facturación. Debe corresponder

a la realización de la operación de venta y/o prestación del servicio.



Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados: Descripción, cantidad, precio unitario, valor de la mercancía o

servicio, descuentos recargos. Cuando la operación comprenda venta y

prestación de servicios, la descripción comprenderá igualmente unos y

otros.

Valor total de la operación: Debe incluirse el monto total de la operación,

independientemente de la forma de pago. En el evento de expedirse la

factura en varias hojas, el valor de la operación deberá constar en la

última, y podrá subtotalizarse en cada una de ellas.

Cuando haya lugar a hacer ajustes por mayor valor a la transacción

efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los

comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los

correspondientes libros.

Identificación del impresor. La factura debe contener el nombre o razón

social y el NIT del impresor de la factura, los cuales deben estar

previamente impresos.

Calidad de agente retenedor del IVA: Indicarse mediante cualquier medio

mecánico, manual o sello. En todo caso deberá constar cuando quien

expide la factura tenga la calidad de agente retenedor del impuesto sobre

las ventas 5por operaciones con responsables del régimen común.

Discriminación del impuesto sobre las ventas: La discriminación del

impuesto sobre las ventas debe efectuarse en todos los casos en que la

factura sea expedida por un responsable del régimen común. Sin perjuicio

de lo anterior el valor del impuesto sobre las ventas, en todos los casos

deberá incluirse en el precio de venta al público.



4.2.3 NOTA CRÉDITO

Este documento es diligenciado cuando se necesita informar a un cliente

que su deuda se ha visto disminuida por algún concepto.

El objetivo fundamental de la nota crédito es informar sobre la disminución o

cancelación de una deuda.

Contiene básicamente los siguientes datos:

Número: Consecutivo para control.

Persona a quien se le notifica: Natural o jurídica.

Identificación: Cédula o NIT.

Dirección: De la persona a quien se notifica.

Fecha: Día, mes y año de la notificación.

Concepto: Motivo específico de la información.

Valor: Monto total acreditado.

Imputación contable: Código auxiliar de las cuentas que se debitan o

acreditan y valores.

Firma responsables: Quien elabora, aprueba y contabiliza.

4.2.4 COMPROBANTE DE DIARIO O RESUMEN Cuando la empresa no tiene sistematizada su contabilidad, es decir que no

se apoya en programas de computado, el registro de las operaciones en los

libros tanto auxiliares como oficiales debe hacerse en forma manual. Como

en los libros oficiales se haría dispendioso y poco practico el registro de

cada documento, se acostumbra a resumir en un solo comprobante cada

transacción realizada en un periodo determinado que puede ser semana,

quincenal o mensual; por ejemplo: los comprobantes de egreso o de banco,

los ingresos o recibos de caja, las facturas de venta o facturas de compra.

En este documento de diario o de resumen, se abrevian todas las

transacciones para cada una de las cuentas.



4.3 COMPROBANTES EXTERNOS

Son todos aquellos documentos que sirven de soporte a las transacciones,

pero son elaborados por terceros, como consignaciones bancarias, notas

bancarias debito y crédito, pagares, letras de cambio, remisiones, facturas

de compras entre otras.

4.3.1 CHEQUE

Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta

corriente bancaria ordena al banco que pague determinada cantidad de

dinero a una persona natural o jurídica, previa la presentación del mismo.


Nombre del banco girado: Donde se tiene la cuenta corriente. (preimpreso).

Serie y número del cheque: Consecutivo para control. (preimpreso).

Ciudad y fecha de expedición: Lugar, día, mes y año de la orden de pago.

Beneficiario: Nombre de la persona natural o jurídica autorizada para cobrar

el cheque.

Valor: En números y letras del monto que se ordena pagar.

Girador: Firma del titular de la cuenta corriente.

Número de la cuenta corriente: Identificación de la cuenta. (preimpreso).



4.3.2 PAGARÉ

Es un documento negociable, mediante el cual una persona se compromete

con su firma a pagar a otra cierta cantidad de dinero en un tiempo

determinado. Para su diligenciamiento se utilizan formas preimpresas en

papel de seguridad. Es de circulación privada y lo utilizan principalmente las

entidades de crédito.


Número: Consecutivo de control.

Valor: Monto de la obligación en números y letras.

Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se cancelará la obligación.

Identificación del suscriptor: Nombre de quien se compromete con su firma a

cancelar el pagaré.

Beneficiario: Nombre de la persona o entidad a quien se cancelará el

pagaré.

Interés pactado. Tanto por ciento.

Estipulaciones: Condiciones pactadas para garantizar el pago.

Firmas: Deudor y codeudor.



4.3.3 LETRA DE CAMBIO

Es un documento negociable, mediante el cual una persona ordena a otra

que pague a una tercera persona cierta cantidad de dinero, en un lugar

determinado y en un tiempo estipulado.

Contiene los siguientes datos.

Número: Consecutivo de control.

Fecha: Día, mes y año de expedición.

Valor: En números y letras.

Girado: Nombre de la persona que deberá efectuar el pago.

Lugar: Sitio donde se hará efectivo el pago.

Fecha de vencimiento: Día, mes y año cuando se efectuará el pago.

Beneficiario: Persona a la orden de quien se hará el pago.

Interés pactado: Tanto por ciento mensual acordado por mora.

Girador o librador: Persona que autoriza el pago.

Aceptada: Firma del girado.

4.3.4 CONSIGNACIONES BANCARIAS

Este comprobante es diligenciado cuando se decide depositar determinada

cantidad de dinero, en efectivo, en cheques o recibos de tarjetas de crédito



en la cuenta corriente bancaria. Para que el comprobante de consignación

tenga validez, es necesario que lleve el sello y firma del cajero del banco.

El objetivo fundamental del comprobante de consignación es servir de

constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria.

Un comprobante de consignación contiene básicamente, los siguientes

datos:

Fecha: Día, mes y año de la consignación; ciudad y oficina bancaria.

Número de la cuenta corriente: La que se beneficiará con la consignación.

Detalle de los cheques consignados (si los hay): Nombre o código del banco

emisor de los cheques y valor girado.

Nombre del titular de la cuenta: Persona natural o jurídica

Valores consignados: En efectivo, en cheques del mismo banco, en

cheques de otros bancos y recibos de tarjetas de crédito.

Total consignación: La suma de los valores consignados en efectivo y en

cheques.

Cantidad de cheques consignados: Total de cheques que integran la

consignación.

Firma del depositante: Persona encargada de hacer la consignación.

4.3.5 SOPORTES DE COMPRAS EFECTUADAS

Como soporte de las compras de mercancías se recibirán facturas

expedidas por los proveedores. Este comprobante, como se sabe, es

utilizado para acreditar la transferencia de dominio de los bienes o servicios

con su precio unitario, cantidad y valor total. Por disposiciones legales, en

cada país se establecen los requisitos mínimos que deben cumplir las

facturas para que sean aceptadas como deducción. Cuando se compra

deben tenerse en cuenta los requisitos mínimos como: control de

numeración consecutiva, razón social e identificación del vendedor,



dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece,

entre otros.

4.3.6 ENTRADA DE ALMACÉN O INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Cuando se efectúa una compra de mercancía, para efectos de control

interno del almacén y de contabilidad, se hace necesario soportar cada

compra con una entrada de almacén o informe de recepción. Este

documento elaborado internamente por la empresa, permitirá en caso de

utilizar el sistema de inventario permanente, el control por articulo o

simplemente verificar el ingreso a la empresa de esas mercancías,

independientemente del sistema de inventario que se utilice.

Este documento se diligencia generalmente en original y una copia, original

para contabilidad, anexo al original de la factura del proveedor.

La copia para control del consecutivo o para su registro en el kardex.

4.3.7 NOTAS BANCARIAS DÉBITO Y CREDITO

Estos documentos recibidos de las entidades bancarias nos permiten

soportar y registrar todas las transacciones diferentes de consignaciones;

por ejemplo: el cargo por intereses sobre obligaciones, suministros de

chequeras con cargo a cuenta corriente, comisiones u omisiones etc.



4.4 LIBROS DE CONTABILIDAD

ASPECTOS NORMATIVOS

4.4.1 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de lo estados

financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que

garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a

que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y

tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Los libros de Contabilidad son necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones: diariamente,

semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por

cada cuenta.

REGISTRO EXHIBICIÓN

PROHIBICIONES CORRECCIÓN DE ERRORES

CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN

LIBROS DE CONTABILIDAD



3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de

los aportes de capital, entre otros.

Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar

libros auxiliares necesarios para:

a) Identificar las transacciones en forma individual.

b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.

c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así

como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.

d) Controlar las mercancías.

e) Conciliar estados financieros básicos cuando han sido preparados sobre

otras bases comprensivas de contabilidad.

4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la

dirección, administración y control del ente económico.

NOTA: La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y

número de libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los

libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y

financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del

Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y

balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

4.4.2 REGISTRO DE LOS LIBROS

Para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado

previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades

competentes en el lugar de su domicilio principal. Los libros auxiliares no

requieren ser registrados. Para registrar los libros deben estar blanco y



además que al anterior le falten pocos folios por utilizar, o que deba ser

sustituido por causas ajenas a la empresa o negocio.

Cuando la falta de un libro de contabilidad se deba a pérdida, extravío o

destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio

correspondiente.

Los libros pueden ser llevados en formas continuas, hojas removibles, 0

series continuas de tarjetas; en todo caso deben ser autenticadas mediante

un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

NOTA: Aunque la ley no fija expresamente un plazo o término especial para

la inscripción de los libros ante el registro mercantil, se entendería que

inscrita la sociedad en este registro, en forma inmediata debe presentar al

mismo sus libros de comercio con el fin de que sean registrados; además,

los efectos ante terceros solo se producen a partir de la fecha de tal

inscripción.

4.4.3 LUGAR DONDE SE EXHIBEN Y FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS DE

CONTABILIDAD

Se deben exhibir o presentar en el domicilio principal de la empresa o

negocio.

Su diligenciamiento puede hacerse mediante procedimientos de reconocido

valor técnico contable, en forma manual, mecanizada o electrónica, en todo

caso la empresa debe asegurar los medios necesarios para consultar y

reproducir los asientos contables.

Al registrar en los libros los comprobantes de contabilidad que respalden las

diferentes transacciones comerciales, se debe anotar el número y fecha de

los mismos.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben

totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.



4.4.4 PROHIBICIONES

En los libros de contabilidad se prohíbe:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los

asientos o a continuación de los mismos.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado

si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

4.4.5 CORRECCIÓN DE ERRORES

Cuando los errores se deban a trascripción, se corregirá mediante una

anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de

reconocido valor técnico. Si para corregir un error se debe anular folios, se

señalará sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, indicando el

nombre completo del responsable de la anotación. Además, tal como lo

manifiesta El Código de Comercio en su artículo 57 numeral 3º, los errores u

omisiones en los libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento

en la fecha en que ellos se advirtieren.



4.4.6 CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LIBROS

Las empresas o negocios deben conservar debidamente ordenados los

libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de

las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada

con sus operaciones, salvo lo dispuesto en normas especiales, los

documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte

(20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento,

documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su

reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos

diez (10) años. De igual manera, cuando ocurra pérdida, extravío o

destrucción de los libros o papeles, la empresa debe denunciar ante las

autoridades competentes, tal situación. En tal caso, los registros en los

libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su

pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de

contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros

certificados, informes de terceros y los demás documentos que se

consideren pertinentes o se pueden remplazar los papeles extraviados,

perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en

poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando

el motivo de la reposición.



4.4.7 CLASES

4.4.7.1 LIBROS PRINCIPALES

Aunque la ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y

número de libros obligatorios, sin embargo si han señalado que se deben

llevar los libros “necesarios” o “indispensables” para conocer la situación

económica y financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50,

52 y 53 del Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro

mayor y balances, el de inventarios y balance, y el libro diario,

respectivamente.

4.4.7.2 LIBROS AUXILIARES

Son aquellos donde se registran en forma analítica y detallada, los valores e

información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el

número de auxiliares necesarios, de acuerdo con su tamaño y catálogo de

cuentas que maneje. Esto permite dividir las funciones de registro entre

LIBROS DEL COMERCIANTE

DE ACTAS

DE SOCIOS O

ACCIONISTAS

De contabilidad

“Indispensables”

Obligatorios para

sociedades

Diario Columnario

Mayor y Balances

Inventarios y

Balances

Auxiliares



varias personas. Por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas

removibles, donde a cada cuenta y subcuenta de le asigna un folio.

4.4.8 CARACTERÍSTICAS

4.4.9 LIBROS PRINCIPALES

4.4.9.1 DIARIO COLUMNARIO

En este libro registran los comprobantes de diario o de resumen, para luego

trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y

balances, cuando el proceso contable se hace manualmente.

Una de las principales características de este libro es el del diseño en

columnas dobles, para registrar en ellas los valores debito y crédito que

resultan del resumen de las transacciones.

Diseño:

. Primera columna: corresponde al año de las operaciones.

. Segunda columna: corresponde a descripción o detalle.

. Tercera columna: para el número de comprobantes.

LIBROS DE

CONTABILIDAD PRINCIPALES AUXILIARES

Diario columnario

Mayor y Balances

Inventarios y Balances

Caja Bancos Clientes

Proveedores nacionales

Gastos, etc.



. Cuarta columna: a partir de esta, en columnas dobles para registro de los

movimientos debitos y créditos de cada cuenta.

4.4.9.2. MAYOR Y BALANCES

En este libro se registra la información contable proveniente del libro diario

columnario.

Las características de su diseño son las siguientes:

. Primera columna: para anotar el código de la cuenta.

. Segunda columna: debe ser amplia para anotar el nombre de la cuenta.

. Tercera columna: debe ser doble para los saldos anteriores, tanto débitos

como créditos.

. Cuarta columna: debe ser doble para anotar el movimiento de las

operaciones débitos y créditos del mes, traslados del libro diario columnario.

. Quinta columna: debe ser doble, para determinar los nuevos saldos

débitos o créditos de las cuentas, teniendo en cuenta su naturaleza.

4.4.9.3 INVENTARIOS Y BALANCES

Este libro se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances

generales de cada uno de los ejercicios siguientes:

Su manejo será de una sola vez por año. En el se resume el balance

general en una fecha determinada, final del ejercicio, es decir diciembre 31 y

presenta los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma

global. En la mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como

están conformados esos saldos.

Consta de cinco columnas con las características siguientes:

. Primera columna: codigo de la cuenta y subcuenta.

. Segunda columna: para el nombre de las cuentas

. Tercera columna: corresponde a los parciales de las subcuentas.

. Cuarta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas deudoras.



. Quinta columna: corresponde al valor del saldo de las cuentas acreedoras.

Para su manejo, en el caso de llevar la contabilidad en forma manual, se

toman los saldos del cierre del ejercicio.

4.4.9.4 LIBROS AUXILIARES

Auxiliares de Control: Las empresas que realizan operaciones

comerciales con numerosas personas, necesitan detallar y

ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas; para

evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de

muchos registros individuales de una cuenta se abre una cuenta

control, donde de registran los valores totales del movimiento

débito o crédito de cada cuenta, tomados de las columnas

parciales del comprobante de contabilidad.

De Cuentas Auxiliares: Cada vez que en los libros Diario y Mayor

se registre un valor en unas cuentas principal o grupo, se deben

registrar en los libros auxiliares los valores correspondientes a

las subcuentas y auxiliares. La información se toma de las

columnas parciales del comprobante de contabilidad. La suma

de los saldos de las subcuentas debe coincidir con el saldo del

control, y la suma de los saldos de los auxiliares debe coincidir

con el saldo de la respectiva subcuenta.

El Kárdex: Es una forma de auxiliar para el control de las

mercancías. Ofrece información inmediata acerca de las

existencias y costo de un producto.

El objeto fundamental del kárdex es el de disponer de un control

permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos,



con el objeto de mantener actualizado el saldo disponible para la

venta.

Contiene los siguientes datos:

Fecha: Día, mes y año de entrada o salida de la mercancía.

Descripción: Detalle de la transacción que afecta el saldo.

Valor unitario: Precio de compra de las existencias según método aplicado

(promedio ponderado, Ueps, Peps).

Entradas: Cantidad y valor de las mercancías recibidas.

Salidas: Cantidad y valor (costo) de las mercancías despachadas.

Saldo: Cantidad y valor de las mercancías disponibles para la venta.

Proveedor: Persona o entidad que surten las mercancías.

Ubicación: Lugar exacto donde se encuentra la mercancía en bodega. Unidad: Forma de contarse (unidades, docenas, metros, litros, etc.). Mínimo y máximo: Límites de existencia disponibles en bodega. Artículo: Nombre y referencia de la mercancía objeto de control

Modelo:



4.4.10 DILIGENCIAMIENTO

CÓD. DETALLE P. D. H.

$ $ $ $

$ $

$ $

Sumas iguales $ $

Auxiliares FECHA DETALLE D. H. S.

DIARIO COLUMNARIO

Fecha Detalle

D H D H D H D H D H D H D H D H D H

Compr. Cont. 1

Totales:

Totales:

$

$

$

$

MAYOR Y BALANCES

CÓD.

CUENTAS

SALDOS ANTERIORES

Del: Al: De:

MOVIMIENTO SALDOS

D. C. D. H. D. C.

Sumas Iguales:

Comprobantes de

egreso

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Notas D. y C.

Facturas

Recibos de caja

PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE



4.4.11 LIBRO DE ACTAS

La Sociedad llevara un libro, debidamente registrado en el que se anotaran

por orden cronológico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la

junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus

veces y el secretario de la asamblea o junta de Socios.

Así mismo, las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente

registrado para inscribir las acciones. En el se anotaran también los títulos

expedidos con indicación de sus números y fechas de inscripción. La

enajenación y traspaso de acciones embargos y demandas judiciales que se

realicen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de

dominio si fueren nominativas.

4.4.12 LIBRO DE ACTAS DE LA ASAMBLEA GENERAL

De acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, todos los

comerciantes, personas naturales o jurídicas deben realizar por lo menos

una vez al año antes de terminar el primer trimestre una asamblea general

ordinaria de accionistas, en el caso de las sociedades de capital o una junta

directiva de socios en las sociedades de personas, con el fin de aprobar los

estados financieros, nombrar junta directiva, revisor fiscal, etc. y elaborar la

correspondiente acta.

Este libro sirve para registrar por escrito los pormenores de los temas

tratados, decisiones y mandatos del máximo órgano social en sus reuniones

ordinarias o extraordinarias.

4.3.8.5 Libro de actas de junta directiva:

En este libro se deben registrar todos los pormenores sobre temas,

decisiones y mandatos de las juntas directivas.

Cada reunión ordinaria o extraordinaria debe tener un acta, a cual debe ser

firmada por presidente y secretario de dicha junta.



Estos libros deben foliarse previamente y registrarse en la entidad que

corresponda según el tipo de empresa, sea privada o de orden publico o

estatal.

RESUMEN

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse

previamente al registro de cualquier operación y en cual se indicará el

número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las

cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexarán los

documentos que lo justifiquen”.

Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente,

soporte para el registro en los libros principales y auxiliares de contabilidad y

además punto de partida del ciclo contable. Las facturas, comprobantes de

pago o egreso, comprobantes de ingreso o recibos de caja, contratos, notas

débito y notas crédito, entre otros, constituyen ejemplos de soportes de

contabilidad, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro

descriptivo y cronológico de las operaciones comerciales de los entes

económicos.

Los libros de Contabilidad sirven de base para la elaboración de lo estados

financieros, por lo tanto, su diligenciamiento debe hacerse de tal forma que

garantice su autenticidad e integridad.

Los libros de Contabilidad son necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones: diariamente,

semanalmente, etc. o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por

cada cuenta.



3. Determinar el valor de los activos del ente económico, el movimiento de

los aportes de capital, entre otros.

4. Dejar constancia en el libro de actas de las decisiones adoptadas por la

dirección, administración y control del ente económico.

La ley ni el reglamento han determinado con exactitud la clase y número de

libros obligatorios, pero si han señalado que se deben llevar los libros

“necesarios” o “indispensables” para conocer la situación económica y

financiera del ente. Es así que de la lectura de los artículos 50, 52 y 53 del

Código de Comercio, se deduce la necesidad de llevar: el libro mayor y

balances, el de inventarios y balance, y el libro diario, respectivamente.

Para el completo entendimiento de los libros principales, se deben llevar

libros auxiliares necesarios para:

a) Identificar las transacciones en forma individual.

b) Controlar los activos y las obligaciones propias de cada establecimiento.

c) Conocer códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así

como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones.

d) Controlar las mercancías.

e) Conciliar estados financieros básicos cuando han sido preparados sobre

otras bases comprensivas de contabilidad.



AUTOEVALUACIÓN

1. TALLER DE APLICACIÓN

El 1 de junio, se constituye la empresa “Cosmoequipos Ltda.”

(Régimen común). Sus socios realizan el siguiente aporte de capital:

Madeleine Álvarez, aporta:

$75.000.000 representados en efectivo.

$22.000.000 representado en una camioneta

Guillermo Zapata, aporta:

$27.030.000 representados en mercancías, discriminadas así:

12 Equipos de sonido, Ref. XC-1.200 a $350.000 cada uno

15 Televisores, Ref. TH-1.000 a $450.000 cada uno

12 Juegos de comedor. Ref.: SD-100 a $520.000 cada uno

18 Lavadoras, Ref. TW-700 a $430.000 cada una.

14 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $150.000 cada una

1 lote de terreno urbano por valor de $18.500.000

Te invito a realizar la siguiente práctica. Somete a prueba tus habilidades.



El 5 de junio, se consigna en cuenta corriente del Banco Anglo un

70% del disponible. En la misma fecha se deposita en cuenta de

ahorros del Banco Caribe el restante 30% del disponible.

El 9 de junio, según factura No. D-300 se adquiere para uso del

negocio los siguientes muebles y equipos a Proveedora Central S.A.

(Gran contribuyente y autorretenedor):

5 Escritorios a $320.000 cada uno

1 Maquinas de escribir a $270.000 cada una

2 Computadores a $1.250.000 cada uno

Un 70% se cancela con cheque No. 78901 del Banco Anglo y el 30% a


El 10 de junio, se formaliza contrato de arrendamiento de un local

comercial con “Arrendamos Ltda.” (Régimen común), se cancela por

anticipado los meses de junio y julio a razón de $600.000 por mes,

según cheque No. 78902 del Banco Anglo..

El 14 de junio, según factura No. A-707 compra mercancía a

Distribuidora Comercial del Norte S.A. (Régimen común):



6 Televisores, Ref. TH-1.000 a $470.000 cada uno

9 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $780.000 cada una

5 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $600.000 cada uno

Se cancela de contado con cheque No. 78903 del Banco Anglo. Le

conceden un descuento comercial del 12%.



El 17 de junio, según factura No. 001 se vende mercancía a Almacén

Hogar Ltda. (Régimen común):

3 Neveras, Ref.: WQ-2.000 a $1.326.000 cada una

2 Juegos de alcoba, Ref.: FH-700 a $1.020.000 cada uno


Un 60% de contado y el saldo a crédito (30 días de plazo).

El 21 de junio, según factura No. 002 se vende mercancía a Pedro

Blanco (persona natural, régimen simplificado):


1 Televisores, Ref. TH-1.000 a $799.000

De contado. Se concede un descuento comercial del 8%.

El 23 de junio, por desperfectos Almacén Hogar Ltda., devuelve 1

nevera, Ref.: WQ-2.000 vendida el pasado 17 de junio.

El 26 de junio, según factura No. 003 se vende mercancía a Equipos

& Muebles de la Costa S.A. (Gran contribuyente, autorretenedor):

3 Lavadoras, Ref. TW-700 a $731.000 cada una.

4 Calculadoras, Ref.: CX-1500 a $255.000 cada una



Un 65% de contado según cheque No. 4562 del Banco Superior y el saldo a




El 26 de junio, según factura No. G-1010 se compra mercancía a

Almacén el Palacio del Mueble (Persona natural, régimen simplificado):

3 Mesas en madera, Ref.: TY-250 a $175.000 cada una

6 Sillas en madera, Ref.: S-300 a $75.000 cada una

4 Camarotes, Ref.: SF-500 a $670.000 cada uno

Un 75% de contado según cheque No. 78904 del Banco Anglo y el

saldo a crédito (30 días de plazo).

El 28 de junio, según cheque No. 78905 del Banco Anglo, se cancela

servicio de energía por valor de $170.000.

En la misma fecha y según cheque No. 78906 del Banco Anglo, se

cancela servicio telefónico por valor de $350.000.

El 30 de junio, según cheque No. 78907 del Banco Anglo, se

cancelan sueldos por valor de $3.200.000 correspondientes al mes de

junio.

SE PIDE:

1. preparar en grupos de trabajo los correspondientes documentos

fuente y comprobantes de contabilidad.

2. Consultar y examinar criterios técnicos de organización,

numeración y archivo de la documentación.

3. Socializar resultados a nivel de plenaria.



4. Toma cada uno de los comprobantes de contabilidad y documentos

preparados en la actividad propuesta en la unidad anterior para la

empresa “Cosmoequipos Ltda.” Y realiza los correspondientes registros

en el libro de Inventarios y Balances, Diario Columnario, Mayor y

Balances y auxiliares necesarios.

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BBIIBBLLIIOOGGRRAAFFÍÍAA

ÁLVAREZ R., Néstor. Curso Básico de Contabilidad, Bogotá, McGraw-Hill, 1986. 88 p. BOLAÑOS A., César A. y ÁLVAREZ NIÑO Jorge. Contabilidad Comercial, Mejorar Recursos Humanos en la Empresa, Bogotá, Norma, 1993. 368 p. CODIGO DE COMERCIO, Bogotá, Legis, 2013 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA. Doctrinas Sobre Contaduría Pública, Bogotá, Ecoe, 2013. 162 p. CORAL DELGADO, Lucy del Carmen y GUDIÑO DAVILA, Emma Lucia. Contabilidad Universitaria, Bogotá, McGraw-Hill Interamericana S. A., 1996. 311 p. FERNANDEZ CENTENO, Eliseo y VELEZ RESTREPO, Gonzalo. Contabilidad al Alcance de Todos, Bogotá, Norma, 1976. 175 p. GERTZ MANERO, Federico. Origen y Evolución de la Contabilidad, Ensayo histórico, México, Trillas, 1982. MANUAL DE IVA Y TIMBRE, Bogotá, Legis, 2013. 252p. MANUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE, Bogotá, Legis, 2013. 225 p. MEIGS, Walter A. y otros. Contabilidad la Base para las Decisiones Comerciales, Bogotá, McGraw-Hill, 1982. 540 p. NIÑO ÁLVAREZ, Raúl. Contabilidad Intermedia I, México, Trillas, 1989. 373 p. OSORIO MARIN, Iván. Elementos Básicos de la Contabilidad General, Medellín, Ediciones Previas, 1988. 294 p. OSORIO V., J. Edgar. Manual de Gerencia Financiera, Análisis, Diagnóstico y Pronóstico, Bogotá, USTA, 1989. 593 p. PLAN ÚNICO DE CUENTAS PARA COMERCIANTES, Bogotá, Legis, 2013. 345 p. REGIMEN CONTABLE COLOMBIANO, Bogotá, Legis, 2013. 852 p.

142

RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS, Bogotá, Legis. 2013. RÉGIMEN DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS, Bogotá, Legis. 2013 RIOS MEJIA, Aquilino. Curso de Contabilidad, Medellín, Bedout, 1984. 317 p. SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad I. Corporación Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003 SANCHEZ NOGUERA, Jorge. Módulo de Contabilidad II. Corporación Universitaria del Caribe CECAR. Sincelejo – Colombia 2003 SINISTERRA Gonzalo y otros. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones, Bogotá, McGraw-Hill, 1992. 338 p.

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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS


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optativa i (fundamentos de contabilidad)-optativa i (fundamentos de contabilidad) (6).pdf

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