Primer contacto

Primer contactoSupongo que ya has instalado el software. Si no es el caso, accede a es.ooenoffice.orq/oroqrama e instala OpenOffice.org siguiendo las instrucciones del suplemento que encontrars en la pgina de PC Cuademos, en htto://www.occuademos.com.

Tambin puedes iniciar Calc desde la barra de tareas. Haz clic en el icono OpenOffice y selecciona Hoja de clculo en la lista:

Ho.;

d; r;lculo

S

naeaeaaus

To.r."ndv Csgilopnoft.org d ttdar d *stsrir)apelera de r ro,Ja1e

lniciar CalcAccede a lnicio I Todos los programas I OpenOffice.org 2.0 | OpenOffice.org Galc.ir-rtrr,r_rrftr:,r:rrrt

..

r_t

$f

openoffice,org Base

Aparece la ventana de Calc:

Barra de_ttuloArivo

Barra de rnen

Barra estndarxE

E_dRd

i'rsiigi$ ----l_F_ l*-Tro>-

ger hertar

Fgrmto HeLramients qitos Wertaq! Aluda

l7 grfu'4is-t)-'6!t ll D .fr{lEcdBarra de formato

rl

e-rr" C rr{rlas

Ho3 rd"t*.'^"d" l-[- f

lt+ I

/

lF

l-too%

l-sro

t

Barra de estdo

Primer contacto

Zona de trabajoLa zot:.a de trabajo contiene mltiples elementos que presentar rpidamente; te resultar muy fcil arniliarizatte con ellos.Barra de ttulo Muestra el nombre de la hoja de clculo con la que ests trabajando. Si todava no la has grabado, aparecer Sin nombre seguido de un nmero. Barra de men

24 ?5 26 27 28

[nsertar hoja,,, [liminar hoja,,,ambiar nombre a la hoja,,,

2930

flover/copiar hoja,,,5eleccionar todas

3l32

U!En el contexto de este manual, utilizo el nombte "hoja" para referirme a una hoja de clculo dentro de un archivo.

33

A partir de dicha barra, tienes acceso a todas las funciones del programa.

Al hacer clic en elnombre del men, ste se despliega y podemos seleccionar una opcin haciendo clicen ella. Por ejemplo, elSubtohs,,,Validez...Opera,:onBs Ultples..,

Zona de trabajo Tiene la apariencia de una superficie cuadriculada y se trata de la hoja de clculo propiamente dicha:AB

c

men Datos: Tambin puedes abrir un men a travs del teclado, pulsando Alt + la letra subrayada (den este ejemplo).

I?3+

onsolida,,,Esquem Piloto de datos Actualrzr re

56 7

Pestaas, libros, archvo, hojas de clculo.CalC eS Una apliCaCin de hOjaS de ClCUlO.

Calc, trabajaremos siempre tiene un nmero determinado dehojas de cIculo. Por defecto, el programa ctea un archivo que contiene 3 hojas de clculo:

Fn en un libro que con-

Dc eurrrPurtc Lrc uras rrulrcraLras crl cr rrla-r8crl Se compone de filas numeradas en el margen

columnas "numera1 ,t das" mediante una letra en el margen superior:A, B, C, etc.

Una hoja puede tener hasta 65.536 filas y 256 columnas. El cruce de una columna y de una fila se denomina "celda". Es en las celdas donde escribirs el contenido: las cifras, el texto, las frmulas, etc. Una celda se designa mediante sus coordends: su nmero de fila y la columna.Por ejemplo, la celda de la columna B con la fila 6 es la celda 86. Cuadro de nombre

Para pasar de una hoja a otra,haz clic en la pestaa correspondiente situada en la parte inferior de la ventana. Puedes agregar o suprimir hojas en este archivo, o darles ul nombre ms explcito. Haz clic con el botn derecho en la pestaa y selecciona la opcin deseada en el men contextual:

Primer contactoLas coordenadas de una celda se indican en el cuadro de nombre., en la parte superior izquier da de la zona de trabajo. Al seleccionar una celda, sta queda resaltada con un borde negro ms grueso.B

I

Esto es un teirto

largo

I

Como puedes ver, el texto sobresale la columna A e invade la columna B.2.

IJaz clic en la celda y desplzale por la hoja utilizando las teclas siguientes:

Coloca el cursor en el borde de separacin entre ambas columnas. Unavez ms, cam-

E Et

bia de forma:Hacia la celda de la derecha Hacia la celda de la izquierda Desplazamiento hacia abajo Desplazamiento hacia aniba Primera celda (columna A) de la fila

t3.

B

lEsto es un texto largo

Df{Ea

Haz doble clic en el borde:

tffil@+fffil

Sube una pantalla. Una pantalla a la izquierda Baja una pantalla Una pantalla a la derecha Primera celda (A1) de la hoja

I

lEsto es un texto largo

I

4.

tffi @+@

La longitud de la columna A se adapta automticamente al texto.

feontml+iEl

Si sabes las coordenadas de la celda a la que quie-

l8555

Las barras de herramientas Por defecto, encima de la barra de mens, en la parte superior, Calc muestra dos barras de herramientas:

res ir, la puedes escribir directamente en el Cuadro de nombre y hacer clic enf-rtnti:

i

&-,8 z i gtS.iVsi

X

tlE-d

L

Longitud y altura de las celdasEs posible

-l-1"

Un ftagmento de Ia barra estndnr.

modificar la longitud y la altura de

una celda:

Un lragmento de Ia barr

de

formato.

1.

Coloca eI cursor en el borde que separa las columnas G y H. El cursor adquiere el aspecto de una flecha doble.

funciones ms utilizadas del programa. Ms adelante, veremos cmo personalizar las barras.Tooltips o bocadillos de pistas

2.3. 4.

Haz clic y, sin soltar, arrastra para alargar la columna G. Suelta el botn.Coloca el cursor en la lnea de separacin entre las filas I y 9. Cambia de forma:

Coloca el cursor debajo del botn de imprimir sin hacer clic:

Al

cabo de un se-

gundo, aparece una descripcin en un

117!stglfuImprimir archivo directamente

Haz clic, siempre sin soltar, y modifica la altura de la fila.

tooltip:La explicacin es muy breve; para obtener una explicacin ms detallada:

La longitud de las columnas tambin se adapta al contenido de las celdas:

1. l{az

clic en la celda A1 (primera

mera columna), y escribe:

texto largo.

Esto es un

fila,pri-

1. 2.

Accede a Ayuda | Qu es esto?

Un punto de interrogacin acompaar al cursor:

[+

Primer contacto

3.

Coloca el cursor debajo del botn de im-

Observa la frmula:

primir:

ItrreRiSfuB-dLtHaga clic en el icono Imprimir par imprimir el documento activo con los parmetros de impresin predeterminados,

f0

E =

l=sUlA(F2:Fs)

Para que Calc sepa que se trata de tma frmula, es decir, de una operacin a calcular y no de un contenido a mostrar tal cual, debernos indicrselo. Para ello, se utiliza un signo de igual. En la seccin siguiente, practicaremos cmo in-

La explicacin es mucho ms detallqda.

sertar frmulas en una hoja.

La barra Estndar permite utilizar las funciones comunes a todos los programas de OpenOffice: abrir, grabar, archivo nuevo, etc., rnientras que labana de formato permite aplicar diversos formatos a las celdas.

La barra de estado Esta barra est situada en la parte inferior de la ventana de Calc y contiene informacin acercade la hoja de clculo activa:ln

por encima de los iconos de estas dos barras y lee las explicaciones. Si necesitas ms explicaciones, visualiza una ventana dePasa el cursor

tr lffi

frffi lpsr tsrp [- f [

4

|

pistas a travs de Ayuda | Qu es esto?

En esta ilustracin puedes ver la informacin siguiente:HoJa

La barra de frmulas Esta barra de herramientas es tpica de una tabla; muestra las coordenadasy elcontenido delas celdas:

l/3

Nmero de la hoja de clculo/Nmero total de hojas. Estilo de la pgina actual. Nivel de zoom. Haz clic con el botn derecho para cambiarlo. lndica si al escribir se insertan (lN-

Predetermlnado

100%INSERT

l*.l

mI*

lcoF*+"

SERT)o se sobrescriben (SOBRE)caracteres.

csped". La palabra se muestra en la Lfnea de entiada. Tal omo su nombre deja entrever, puedes escribir directamente el contenido, tanto si se trata de un texto, como en la ilustracin anterior, como si se trata de: IJn nmero: Una frmula:

STD *

Permite controlar cmo se realizan las selecciones' lndica que el documento se ha modifcado tras haberlo abierto. Este simbolo desaparece al grabar el archivo. Si aparece este smbolo, significa que la hoja de clculo est firmada numricamente. Si no, este espacio est vac0.

f > =

l:sur'lA(Frr

Suma=O

Selecciona una celda de la hoja, haz clic en la lnea de entrada y escribe los datos. Tambin puedes escribir directamente enla celda en la que has hecho clic; la lnea de entrada y la celda se llenan alavez'.

Proporciona informacin acerca de las celdas que contienen nmeros.

Tras este primer contacto, ha llegado el momento de pasar a la accin creando nuestra

primera hoja. Cierra Calca travs del

men Archlvo I Terml-

f0

E :

lcortacsped

nar. Contesta Rechazar cuando el programa te pregunte si deseas guardar las modificaciones.

La primera hoja de clculo

Vamos a crear una hoja de clculo. Ser relativamente simple, pero nos permitir ullizar mltiples funciones bsicas que te resultarn

lerramrentas

de

lardn

\rticulo

lOanlrdad Precro unitano

tiles en este programa.Antes de errrpezar, crea en tu disco duro una carpeta de trabajo que contendr todas las hojas de clculo, por ejemplo, en En este manual, me referir a ella como la "carpeta de trabajo".

Dar formato a la hoja

L. }Iaz clicen elnmero de IahIa, en el margen: 2.Toda la fila aparece en negativo lancosobre negro). Est seleccionad::r,l'lr,j F-rp:,'!il|il, f'Lil,r,l!'r ! Trlrl:,n i I

Una lista de herramientasPara este primer ejercicio, presupongo que has decidido ocuparte de tu jardn durante este verano. Por lo tanto, debers comprar muchas herramientas en previsin de esta tarea. Vas a crear la lista de herramientas y calcular el coste total de la compra.

Haz clic en el botn de la barra de formato y, a continuacirr,haz clic en la celda Al para anular la seleccin.

El contenido de todas las celdas de la fila aparece ahora en negrita:

Introducir los datos 1. Abre Calc.

2.

Haz clic en la celda

Al:

Haz clic en

Al /,

sin soltar el botn del ra-

entre medio se seleccionan:

dn.

5. celday escribe

Haz clic en el botnde la

4.

Haz clic en la

CortaB

&'/. Vcelds

csped.

barra de formato:

}{azclic en@ para pasar a la fila siguiente y escribe6.

2 3 +

Las seis celdas se combinan en una nica celda:

Raeri1to.

Llena las celdas, unas debajo de las otras, para obtener la lista siguiente:1o.

5 6 7LAYA

I910

Pala Prco

lulqlggqrqCubo

Ahora hay una nica celda en el lugar de las seis primeras, cuyo nombre es AL. Esta funcin resulta muy til, especialmente para alinear un ltulo de forma que abarque toda la longitud de una tabla. Ya lo vers.6

7,

Haz clic en la celda l y escribePulsa

rtcu-

la@ y escribe Cantidad. Vuelve a pulsar lu [ y escribe los ttulos siguientes:

td

Haz clic en el botn .de la barra de formato. El texto contenido en la celda se centra en relacin consu longitud:

Preco unitario, Total sn IVyTota1 con IV:

fV,

La primera hoja de clculo

=te. 7

=ffi

&%

3.

}{az clic en C4 y, sin soltar el ratn, arrstralo hastac10:f-;

:iifrFi

Aliner cenlro horizontal

1rl

l4

longitud de esta celda, el texto se volver a centrar automticamenSi modificas la

4.

Accede a Formato I Ce!das:EormHp

8

El ttulo aparece con un tamao mucho mayor, centrado y en negrita:

Algunos textos son ms largos que las celdas. Vamos a adaptar su longitud a la celda del texto: haz doble clic rpidamente en la lnea de separacin entre las columnas A y B, despus entre By C,y as sucesivamente hasta la lnea entre E y F:

fet I *. I

ayr.

| e"

|

En el cuadro de dilogo Formato de celdas, selecciona Moneda en la lista Gategora y haz clic en Aceptar.

Ahora los precios estn do automticamente el smbolo de euro:T-se*ra-aadi

Insertar y dar formato a las cifras 1. En las columnas By C, escribe las cifras siguientes:3 4

Este smbolo monetario depende de la Configuracin regional y de idioma del Panel de control de

Windows.Guardar el archivoPara no perder tu trabajo en caso de accidente (por ejemplo, un corte de corriente), acostm-

56 7

I910

Artculo ;Cantidad Cortacsped' Rastrillo ' 2 : Lqya 3 ) Pala 21

brate a guardarlo regularmente.

1.

Selecciona Archivo I Guardar:

Como separador de decimales se utiliza lacoma.

Los precios de la columna G tienen un formato errneo: las comas no estn alineadas y falta el smbolo de la moneda.

10Sin

La primera hoja de clculo nonrbrel - tlpenOffice.org Editar

fak)

por la

Ca la

de cada herramienta. As pues,

ttu"uo Ab!r,,,Dcumentos

fer

Inertar

Fsrmato

esta celda contendr lafrmul =P.4*C4.

1.2

Haz clic en la celda D4.de ul,}":'az clic en el sigs = para insertar una frEn

ctrl+A

recientes

l

r-

mula.rir;1r

r-1,1r

i-r i1r

J.

La primera vez que guardes un documento utilizando esta funcin, aparecer el cua-

Haz clic en la celda 84; su nmero aparece en la lnea de entrada, al lado de

Herramentas deCantitlad :Precio rnitario Total 88,13 =!El

CdlLH+0

I odE-

Escribe'.

Il--e I.",I

4.

Haz clic en la celda

Clpara terminarla frmula y des: pus pulsa

amentas dePrecio unitario :Total sin

=e-E

FArpidffiffi TGddlfr

El resultado del clculo apareceen la celda. Observa que la 1&-

7.

Guarda el archivo en la carpeta de trabajo has creado antes. En el campo N bre, escribe j ardn y haz clic en Gua r.

Observa que el archivo se guarda con el

formato.

: Se

trata del formato de los

archivos Calc; todos los ejercicios de,este

visible en la barra de frmulas. El smbolo se agrega automticamente. Todas las celdas de la columna D deben contener la misma frmula: la multiplicacin de la celda de la columna B por la celda (de la misma fila) de la columnaC. Hay que repetir la operacin anterior para cada fila? Por suerte, la respuesta es no. Etste una manera mucho ms rpida de reproducir las frmulas:

manual utilizn dicho formato.Despus de haber grabado esta prirnera vez, guardar ser mucho ms rpido. Bastar con pulsar para que eI archivo se guarde inmediatamente con el nombre que le has dado la primera vez. Es muy rpido, por lo que no hay excusa para no grabar regularmente el trabajo.

1,.

Si todava no lo has hecho, haz clic en la celda f)4. La celda aparece contorneada por

lnsertar y copar frmulas La columna I sin IVA contendr los precios sin IVA de las herramientas a comprar, para lo que ser necesario multiplicar el P io unitario

un cuadro.En la parte inferior derecha del cuadro, observa el pequeo punto negro.

@[

La primera hoja de clculo2J.

11

Coloca el cursor justo encima tomar forma de cruz.

y

,*q.

El resultado se muestra en la celda:

l.az clic.y, sin soltar el ratn, arrastra el punto hacia abajohasta la celda D10.

Lazona de copia aparece contomeada por un borde rojo.45

Suelta el botn del ratn.

La frmula se copia a todas Ias celdas. El resultado del clculo es diferente para cada fila, puesto que la frmula se adapta a cada nueva fila:

4.

Copia la frmula deE4 hasta la celda88,13

q

14,10

EtO:

5.

La frmula se copia

y se adapta a cada fila:E

Ilal

rl

c i

:,:iD

f

tl.5f-i

Haz clic en D6. La frmula que contiene es la misma que la de la celda tX ( ; la nica diferencia es que ha cambiado el nmero de la fila: . La frmula se ha adaptado automticamente al nmero de fila de la celda. En ese caso, se dice que la frmula se ha copiado con referencias reltius. que cambian en cada fila.

EjercicioLa ltima columna, F, contendr la suma de las columnas D y E. Completa esta columna de la misma manera que en los ejercicios anteriores;

1.

Haz-clic en la1.

celd

eseribsla-frmula

2.

Copia esta frmula en las celdas F5 a Fl0.

Las dos ltimas columnas Los clculos de las dos ltimas columnas son relativamente fciles:

Deberas obtener el resultado siguiente:Herramentas de

o .1..

La columna E debe mostrar el IVA a pagar por los artculos. La tasa de IVA es el 16%.

sped

Canidad Precio unitario Total sin IVA

1

88.13. ffi,13e 14,10

IVA

lotal

con IVA1O2,23C

La columna F muestra el total con IVA, que

2.J,

Escribe *16% y pulsaEs posible que aparezcan

unos caracteres raros en la celda El. Indican que la columna es demasiado estrecha. Haz doble clic en la lnea que separa las columnas E y F:

Suma de una columna Slo nos queda calcular la suma de todas las compras. Para ello, utilizaremos la ftrncinSU

1.

FIaz clic en la celda Al2 y escribe

de las compras.

Total

12

La primera hoja de clculo Haz clic en la celda Fl2 y haz clic en el botn Suma de la barra de frmulas.Esta funcin es inteligente y se da cuenta automticamente de las cifras a surnar/ La hoja se actualiza:

2.

canridad Preciounitaro loralsnlVA,136,70 6,15

marcndolas con un borde azul:

t0, 11,m 11,10 5,97

,13

13,40< 2,1C 12,70 2 ,16 3,2

14,10 2,24

IVA

,C

11,10

zTe 597 0t{

Despus de pulsar f=4, hs frmulas selo sped o nCandad Precounitario TotalsnlVA IVA

recalculan automticamente en las celdasafectadas.

1 2 3 2 1 1 1

,13 6,70 6,35 10,m 14,m 1{,40 537 C

,1313,AOC

n,16C 14,nC5,97

19,05

14,10 2,143,115

3212,24 2,31 0,96

14,40

En una hoja de cIculo, resulta fcil ver qu celdas contienen datos y qu celdas contienen frmulas. Pulsa lcontmi+fta I (o selecciona Ver IDestacar valores):

4.

PulsaPreco

La hoja de clculo ya est acabada:untaro lotal sn IVA IVA Tolal con IVA 68,13 88.13 14,1 1t223C

Preco

unitaro Total sin IVA IVA Total con IVA 10223e t8,13 S8,1: 1!,1t

10,08 1{,m 1{,0 5,97 6,70 6,35

3,05 E 20.16 l2l 14pOC 2,2Ae 14,40 2,30 597 0,96 13,40

19 05

2.1{

72,18C 23,1915,54

5,35. 10, 11,m 14,4JQ 597e6,70

13,40 2,14 12,tte 2,D:3 10,16 3, 14,in 2,24 14,10 2,30 597 0f6

15,5d

14,73

,391621C16,70

G93

2AC15,70 6,93

La hoja se muestra en colores:

Guarda la hoja pulsando fontroil+@.

Antes de pasar al ejercicio siguiente, examinemos un momento esta hoja.

Los textos se muestran en negro. Las cifras se muesttan en azul. Las frmulas se muestran en t erde.

Vuelve

a la vista

normal pulsando de nuevoSe

Textos, nmeros y frmulasl.!v/!!rr^rv1*"-'"-

Haz doble clic en D6.de:

muestra la frmula y

habramos podido insertar en una herramienta de tratamiento de textos. Sin embargo, una hoja de clculo no slo contiene datos en general, sino tambin frmulas que se recalculan automticamente cada vez que se modifican. La siguiente demostracin seguro que te convencer:

Herramientas de

culo acsped rllo

Cantidad ,Precio untario To Total

1: 2:.

88,13

6,7t1f =86.c6

1.. Haz clic en Ia celda 86.

2.

Escribe 2 en lugar del 3 que hay en esta celda y pulsa

En este caso, D6 es el producto de 86 * C6. Pulsa IEG para volver a la vista normal.

La primera hoja de clculo

'13

Frmulas y funcionesEn nuestra hoja de clculo, la mayora de frmulas son simples multiplicaciones y sumas, menos una. Haz clic en F12.En la barra de frmulas, aparece =SUMA(F4:FI1). No se trata ni de una multiplicacin ni de una suma: esro !; *, 4dc#r

+:aF

e i ! *0]'.*lt@&6ffi

turf:..1-.*"2 e l[-

-.{

unafuncin.

*".:Jt-l'fu":]!Jt,-.. 6.

1.

En la barra de frmulas,haz clic en el botn Asistente: Funclones:

I .** l..w*l:-

la&@-l

;lI

A5t5t:ente i FUnr:tones

rienl

C

Haz clic en el campo nmero 1parc colocar all el cursor yhaz clic en el botn Reduclr de la derecha:nmero

2

La frmula aparece en el cuadro de dilogo Aslstente: Funciones:3sl#h'ftg4l?c. fro: l&2, a&d6

t

lll-l[-P.eco unihrlo

nmeroz

:

rulE