opciones de otlook

7/26/2019 Opciones de OTLOOK

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Opciones de OTLOOK

Contenido

ManejodeCALENDARIO..................................................................................................................... 2

Ingreso

al

Calendario

.......................................................................................................................

2

AdministracindeCitas.................................................................................................................. 3

NuevaCITA.................................................................................................................................. 3

InvitarausuariosalaCITA.......................................................................................................... 3

RecordatoriodeCita................................................................................................................... 4

Periodicidad................................................................................................................................. 4

AdministracindeReuniones......................................................................................................... 5

Nueva

REUNION

..........................................................................................................................

6

Asistenteparaprogramacin...................................................................................................... 6

OpcionesdeAsistentes............................................................................................................... 7

RecordatoriodeCita................................................................................................................... 7

Periodicidad................................................................................................................................. 8

AceptacindeReunionesoCitas.................................................................................................... 9

AdministradordeTareas................................................................................................................... 10

NuevaTarea.................................................................................................................................. 11

VolverCorreosenCitas,ReunionesoTareas................................................................................... 12

Recordatorios.................................................................................................................................... 12


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Manejo

de

CALENDARIO

IngresoalCalendarioOUTLOOK nos permite manejar un calendario para la programacin de actividades o reuniones

que planifiquemos. Para ingresar a ver nuestro calendario se debe seleccionar CALENDARIO,como se muestra en la siguiente pantalla:

Al ingresar a esta opcin se nos muestra un calendario, puede ser diario, semana, semanas o mes,

dependiendo como se seleccione en la seccin de organizar.

Para Crear una nueva Reunin o CITA, se tiene en el men la seccin NUEVO donde se

selecciona que es lo que se desea crear.


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AdministracindeCitasCita es una actividad que el usuario define, la cual se desarrolla en un periodo de tiempo, en un

lugar definido y puede o no tener invitados. Toda cita que se cree es marcada en el calendario.

NuevaCITA

Luego de seleccionar una nueva CITA se presenta la siguientes pantalla, donde se registran los

datos de la CITA

Una CITA es una actividad que la puede realizar solo o puede invitar a otros participantes, sse

debe registrar:

Asunto, que es un titulo para la actividad

Ubicacin, o lugar donde se realizara la CITA

La fecha y hora de inicio

La fecha y hora final,

Se tiene una casilla para marcar si la CITA es todo el dia

Se tiene el cuerpo de la cita donde se puede registrar a mas detalle las actividades a

realizar en la CITA.

Una ves registrada la cita, se tiene algunas opciones adicionales que pueden ayudar con la misma

Invitar

a

usuarios

a

la

CITA

Invitar a participantes a la CITA, presionando el siguiente botn


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El sistema habilita la seccin de Para donde se registra los correos de los invitados a la CITA,

como se muestra a continuacin

A cada uno de los invitados que se coloque, se les enviara de forma automtica un mal con la

invitacin a la CITA.

En el Botn de asistente para programacin, se puede ver la disponibilidad de tiempo de los

invitados, nos muestra el calendario de cada uno y si ya tiene una CITA o REUNION, pactada

previamente

RecordatoriodeCita

Se puede hacer que Outlook nos recuerde que tenemos una cita, al momento de crear se tiene los

botones para activar el recordatorio y que tiempo antes quiero que me recuerde.

Si no se cambia, Outlook nos recordara 15 minutos antes de la cita, este recordatorio tambin

aplica para los invitados que aceptaron una cita.

Periodicidad

Esta funcin del Outlook nos permite hacer una cita peridica o que se repite cada cierto tiempo en

un rango de das, por ejemplo si durante una semana todos los das a las 9:00 A.M. se tiene una

reunin, puedo programar la misma y que Outlook me haga recuerdo todos los das


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Al presionar el botn, se nos presenta una pantalla como la siguiente:

Donde indicamos la hora de inicio, la hora final y la duracin, luego le indicamos a Outlook como se

repite, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Diariamente, me permite indicar cada cuantos das se repite o si es todos los das.

Semanalmente, permite seleccionar cada cuantas semanas se repite y el dia de la semana

en que se realiza

Mensualmente, puede seleccionar el dia del mes y si es todos los meses, o puede indicar

una refer5encia al da (primer viernes del mes)

Anualmente, puede indicar el da y el mes, o referencial a un dia del un mes (primer

viernes del mes de abril)

El recordatorio de Outlook aplicara para cada una de las citas.

AdministracindeReuniones

Reunin, es una actividad que el usuario define, la cual se desarrolla en un periodo de tiempo, enun lugar definido, con invitados y en una sala. Toda reunin que se cree es marcada en el

calendario.


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Nueva

REUNION

Luego de seleccionar una nueva REUNION se presenta la siguientes pantalla, donde se registran

los datos de la REUNION

En esta pantalla se registra los siguientes datos:

Para,se detalla a cada uno de los invitados a la reunin, se registra el correo del invitado.

Al finalizar el registro de la reunin se enva un mail a cada uno de los invitados.

Asunto , se registra un asunto o descripcin de la reunin Ubicacin,se registra la ubicacin donde se llevar acabo la reunin

La fecha y hora de inicio y final de la reunin, pudiendo colocar que la misma se llevara

a cabo todo el da.

Asistente

para

programacin

Con esta opcin Outlook nos muestra la disponibilidad de horario de los invitados a la reunin, por

cada uno de ellos muestra su calendario y de manera grfica nos muestra si esta disponible o ya

tiene pactada otra actividad en el horario de esta reunin.

Esta funcin solo se aplica para los casos en que el invitado cuenta con una cuenta de Outlook y

se tenga acceso al calendario.


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Opciones

de

Asistentes.

En esta seccin Outlook nos muestra algunas funcionalidades que se pueden utilizar para trabajar

con los asistentes.

Cancelar Invitacin, permite cancelar una invitacin a una reunin que se organizo.

Libreta de direccin, que nos permite seleccionar invitados o asistenes, como cuando se

enva un correo electrnico.

Comprobar nombre, verifica si el nombre que colocamos es una direccin de correo valida

en nuestras libretas.

Opciones de respuesta, nos permite solicitar que el usuario rresponda la invitacin y

tambin se puede dar permiso para que el invitado modifique el horario o lugar de la

reunin.

Recordatorio

de

Cita

Se puede hacer que Outlook nos recuerde que tenemos una cita, al momento de crear se tiene los

botones para activar el recordatorio y que tiempo antes quiero que me recuerde.


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Si no se cambia, Outlook nos recordara 15 minutos antes de la cita, este recordatorio tambin

aplica para los invitados que aceptaron una cita.

Periodicidad

Esta funcin del Outlook nos permite hacer una reunion peridica o que se repite cada cierto

tiempo en un rango de das, por ejemplo si durante una semana todos los das a las 9:00 A.M. se

tiene una reunin, puedo programar la misma y que Outlook me haga recuerdo todos los das

Al presionar el botn, se nos presenta una pantalla como la siguiente:

Donde indicamos la hora de inicio, la hora final y la duracin, luego le indicamos a Outlook como se

repite, diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Diariamente, me permite indicar cada cuantos das se repite o si es todos los das.


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Semanalmente, permite seleccionar cada cuantas semanas se repite y el dia de la semana

en que se realiza

Mensualmente, puede seleccionar el dia del mes y si es todos los meses, o puede indicar

una refer5encia al da (primer viernes del mes)

Anualmente, puede indicar el da y el mes, o referencial a un da del un mes (primer

viernes del mes de abril)

El recordatorio de Outlook aplicara para cada una de las reuniones.

AceptacindeReunionesoCitasEn esta seccin, se mostrara las opciones que ofrece Outlook para el momento que somos

invitados a una reunin o cita.

Cuando como usuario es invitado a una reunin o CITA, nos llegara un correo electrnico similar al

siguiente:

El asunto del correo es el que se coloc como asunto en la reunin o CITA, como se aprecia el

icono que muestra no es el clsico sobre de un mail. Al abril el mail se abre la pantalla de la cita o

reunin, con los siguientes botones.


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Aceptar, que es cuando aceptamos la cita o reunin, se muestran tres opciones para

aceptar;

Editar la respuesta antes de Enviar, que abre una pantalla tipo mail, donde se

puede escribir la respuesta que queremos enviar.

Enviar la respuesta, que enva la respuesta con un mail predefinido donde se

indica que acepto

No enviar Respuesta, que no enva el mail pero marca en nuestro calendario como

que asistiremos.

Provisional,que es cuando aceptamos provisionalmente aceptamos la cita o reunin, no

marca como ocupado ese periodo de tiempo en nuestro calendario. Al igual que aceptar

tenemos tres opciones.




indica que acepto provisionalmente

No enviar Respuesta, que no enva el mail pero marca en nuestro calendario como

provisionalmente aceptada.

Rechazar, que es cuando directamente rechazamos la reunin o cita. Al igual que aceptartenemos tres opciones.




indica que rechazo

No enviar Respuesta, que no enva el mail ni ocupa nuestro calendario

Tambin se tiene los siguientes botones

Proponer una nueva Hora, este botn se utiliza cuando recibimos una invitacin a reunin

o cita y queremos cambiar la hora de la misma, se tiene dos opciones

Provisional y proponer una nueva hora, nos habilita una pantalla para definir la

hora que proponemos y enva un mail con nuestra aceptacin provisional.

Rechazar y proponer una nueva hora nos habilita una ventana para poner la

nueva hora a proponer y enva un mail con la misma.

Administrador

de

Tareas

Las tareas en outlook son actividades que vamos a realizar que no involucran a otra persona, y

que nos recordara que esta vencida.


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NuevaTareaPara crear una nueva tarea se presiona el botn de Nueva Tarea y se presenta una pantalla como

la siguiente:

Donde se debe registrar los siguientes datos:

Asunto , es la descripcin resumida de la actividad

Inicio es la fecha desde la cual se tiene que realizar la actividad

Vencimiento, es la fecha en la cual se debe terminar la actividad

Estado, se puede seleccionar el estado en que esta la actividad, este campo se puede ir

cambiando en el transcurso de la misma

Prioridad, se pude manejar diferentes niveles de prioridad, de acuerdo a la necesidad

% Completado, a medida que se vaya avanzando se puede ir registrando este campo.

Aviso.Se puede programar cuando nos avisa Outlook que se esta venciendo la actividad

Tambin se tiene los siguientes botones:

Asignar Tareas , puedo asignar la tarea a otro usuario y le llegara un correo electrnico

con la asignacin

Periodicidad, se puede definir que una tarea sea repetiviva peridicamente, como se

realiz con las reuniones y citas.

Categorizar, a cada tarea se le puede asignar una categora (colres) para ver su avance. Seguimiento, a cada tarea se le puede asignar un seguimiento de acuerdo a la necesidad,

Una vez creada la tarea, al ingresar a la seccin de tareas, se mostrara una lista con todas las

tareas creadas ordenadas por vencimiento, marcando las vencidas en otro color.


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Al ingresar a una tarea se muestra la misma ventana que al momento de crear y se puede aplicar

las mismas opciones que se tena al crear.

Volver

Correos

en

Citas,

Reuniones

o

Tareas

Cualquier correo que se tenga en la bandeja de entrada, puede convertirse en una cita, reunin o

tarea, manteniendo el cuero y asunto del mail. Para convertir el mail en cita o reunin se arrastra el

mail a la seccin de calendario, seleccionamos el mail y mantenindolo seleccionado se lo arresta

a la seccin de calendario, como se muestra

Luego de llevar a calendario, se abre una pantalla, similar a la de reunin o de tarea, donde se

puede rellenar todos los datos como si fuera una reunin, agregar invitados, poner recordatorio,

etc..

Recordatorios

Cuandolatarea,citaoreunin,tienerecordatorioelmismoaparecerenunapantallaemergente

deacuerdoaloprogramado.EncasodetenerelcelularconectadoalcorreodeBelen.com.boel

recordatoriotambinaparecerenlapantalladelcelular.

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