MÓDULO

SISTEMATIZACIÓN EN OFFICE

1. PRESENTACIÓN DEL MÓDULO

El desarrollo de la industria computacional ha sido tal, que actualmente cualquier profesionista puede auxiliarse de la moderna tecnología para desempeñar su trabajo de una manera precisa y eficiente. Utilizando utilitarios orientado al entorno Windows; con Microsoft Office, el software más usado a nivel mundial en el campo de la ofimática.

2. ORIENTACIONES PARA EL AUTOAPRENDIZAJE

Recopilación de datos a través de Internet Realizar constantes lecturas y prácticas acerca del material

científico tratado Si se trabaja, aplicar los conocimientos adquiridos en el lugar de

trabajo Utilización de organizadores gráficos para simplificar ideas

3. PROPÓSITO

Dar soluciones prácticas con la utilización de la ofimática al manipular datos, crear gráficos, diseñar presentaciones.

4. OBJETIVOS

Manejo correcto de la ofimática con - Microsoft Office.(Word, Excel, Power Point, Access).

Generación de soluciones automatizadas, a procesos que se utilizan en la vida cotidiana, orientada al manejo de información.

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5. TABLA DE CONTENIDOS

UNIDAD # 1...................................................................................................................4MICROSOFT WORD.................................................................................................4

Escribir y editar................................................................................................................7

Formatos...........................................................................................................................9

Formato fuente...............................................................................................................11

Bordes y sombreado........................................................................................................11

Tablas..............................................................................................................................12

Inserción de elementos...................................................................................................13

UNIDAD # 2...............................................................................................................15

MICROSOFT EXCEL...............................................................................................15

Introducción a Excel......................................................................................................15

Formato a la información..............................................................................................17

Introducir Cálculos.........................................................................................................19

Referencias absolutas y referencias relativas................................................................19

Crear un gráfico en Excel..............................................................................................21

UNIDAD # 3...................................................................................................................22

MICROSOFT POWER POINT.....................................................................................22

Formato de la diapositiva...............................................................................................23

ACTIVAR Y SELECCIONAR DIAPOSITIVAS...........................................................24

INSERTAR OBJETOS...................................................................................................25

PRESENTACIONES EN PANTALLA.........................................................................26

UNIDAD # 4...................................................................................................................28

MICROSOFT ACCESS.................................................................................................28

¿Qué es una base de datos?............................................................................................28

Creación de una base de datos con Access....................................................................29

Los formularios...............................................................................................................32

6. COMPETENCIAS Destreza y manipulación de entornos Windows Manipulación de los datos para obtener gráficas y datos

estadísticos a través del manejo de las hojas de cálculo Creación y manejo de las bases de datos. Generar presentaciones que incluyan texto, imágenes,

sonidos y gráficas.

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7. BIBLIOGRAFÍA - ELECTRÓNICA RECOMENDADA

www.monografias.comwww.abcdatos.comwww.google.com

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UNIDAD # 1MICROSOFT WORD

Primer contacto con el Word

Cuando se inicia el procesador de textos, Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de título, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y otros nuevos.

Barra de menús

Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos.

Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión.

Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto; aquellos que permiten copiar o mover información, así como comandos de búsqueda y sustitución de palabras.

Ver: contiene los comandos de visualización del documento; los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página.

Insertar: contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.

Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora de la presentación de la información; los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación de columnas o estilos.

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Herramientas: facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.

Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas.

Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente.

?: da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.

Barras de herramientas

Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.

La Presentación preliminar

La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más en detalle en la sección del manual dedicada a la impresión.

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Para ver el documento desde la Presentación Preliminar se debe utilizar el botón o el menú Archivo|Vista Preliminar.

Administración de documentos

Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar pérdidas de trabajo debidas a cortes de la energía eléctrica o a errores del programa o del sistema.

3.1. Guardar la primera vez

Para guardar un documento recién creado se puede elegir el menú Archivo|Guardar o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá un cuadro de diálogo distinto según el sistema operativo que se esté empleando, aunque en todos tendrá parecidas opciones:

Es muy importante fijarse dónde se guarda el archivo y con qué nombre, si no después resulta imposible encontrar el archivo.

También se puede guardar el archivo como un documento de word, o como un documento de Word de la versión anterior, como un documento de sólo texto... Todo depende de lo que ponga en el recuadro Guardar como tipo:

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El menú que se despliega es muy amplio, para recorrerlo se puede utilizar la barra de desplazamiento.Una vez se hayan dado estos pasos se pulsa el botón Guardar.

Escribir y editar4.1. Desplazamiento del cursor por el documento

Cuando se empieza a trabajar, Word muestra una línea vertical parpadeante en la parte superior del área de trabajo: es el llamado punto de inserción que va indicando el lugar en que se inserta lo que se va escribiendo. La línea horizontal que aparece al final del texto escrito es la guía de escritura que indica el límite inferior del documento.

Para mover el punto de inserción para escribir en otro sitio basta con hacer clic con el ratón allí donde se quiera empezar a escribir. Cuando se desplaza el ratón en

medio del texto, la flecha se transforma en un cursor con forma de . También se pueden utilizar las teclas de cursor para desplazar el cursor por el texto.

Seleccionar texto

Para aplicar cualquier modificación sobre un texto hay que indicar a Word sobre qué elemento se quiere que lo haga. Así, para poner una palabra en cursiva hay que mostrarle al programa sobre cuál de ellas se quiere aplicar ese formato. Esto se consigue seleccionando la palabra.

Cuando cualquier palabra o frase está seleccionada aparece resaltada con un cambio de fondo y color de texto: se pone en negativo.

A partir de este momento, cualquier comando que se efectúe (borrar, aplicar cursiva, negrita, subrayar, etc.) se aplicará únicamente sobre el texto seleccionado.

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Funciones de edición

Las funciones de edición aparecen en prácticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar trozos de texto, ahorrando así gran trabajo cuando se quiere repetir palabras frases, o desplazar trozos de texto de un lugar a otro.

Copiar

El primer paso para copiar o cortar un texto es seleccionarlo para indicarle al programa sobre qué texto se quiere ejecutar la acción. Después se selecciona el menú Edición|Copiar o el botón . El texto copiado no desaparecerá del lugar de origen, pero el ordenador ha creado una copia de él, sólo hay que indicarle dónde se quiere depositar con la función Pegar. Para pegar el texto copiado se selecciona el menú Edición|Pegar o el botón . Una vez que un texto se ha copiado o cortado permanece en la memoria mientras no se copie o corte otra cosa. Así, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar.

Cortar

Cuando se aplica la función Cortar sobre un texto, éste desaparece del lugar de origen. Para depositarlo en otro sitio se utiliza la herramienta Pegar .Para utilizar la función Cortar se selecciona el menú Edición|Cortar o el botón .

Arrastrar

Word permite realizar estas mismas funciones mediante arrastres con el ratón. Una vez se ha seleccionado el texto basta con hacer clic sobre la palabra seleccionada y sin soltar el botón del ratón arrastrar hasta el lugar en que se quiere dejar el texto.

Deshacer

Esta opción permite deshacer todos los pasos dados desde la última vez que se guardó el archivo.

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Para ello hay que seleccionar el menú Edición | deshacer, o presionar el botón de la barra de herramientas Estándar.

Búsqueda y sustitución de texto

En Word existe una forma de buscar automáticamente una palabra dentro de un documento de esa forma se puede buscar información relacionada con ese tema, o una palabra mal escrita... para sustituirla.

Para buscar una palabra se selecciona el menú Edición | buscar. Se abrirá esta ventana:

FormatosWord permite que el resultado final del trabajo sea idéntico al que saldría de una imprenta profesional. Para ello tiene todas las posibilidades de formato que se aplican en cualquier libro. Estas opciones se van aplicando conforme se va escribiendo, pero para una mayor claridad de la exposición se verán agrupadas en tres categorías: página, carácter y párrafo.

Las más habituales de estas opciones se pueden aplicar desde la regla o las barras de herramientas sin necesidad de entrar en los menús, por ellos se verán primero cómo se aplican por este procedimiento, completando la explicación en algunos casos con la opciones de los menús.

Formatos de página

Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo.

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Tamaño del papel

Se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar seleccionado el tamaño Din A 4, que es el que suelen usar todas las impresoras.

Márgenes

Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.

En este apartado se selecciona si se van a utilizar páginas pares e impares, y si también se va a utilizar una primera página diferente…

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Formato fuentePara aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamaño... se selecciona el menú Formato | fuente, se abrirá esta ventana:

Interlineado y la separación entre párrafos

Los interlineados-la separación entre las líneas- más normales son los mismos que los de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble.

Bordes y sombreadoEl método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un grupo de párrafos o a una tabla es utilizar estas herramientas de la barra de bordes

Con este menú se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la flecha se desplegarán algunos de los bordes que se pueden aplicar:

Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al párrafo.Con las herramientas de la barra de formato no se pueden aplicar todas las opciones, para tenerlas todas disponibles se debe seleccionar el menú Formato | bordes y sombreado...se abrirá esta ventana:

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Estilos

En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc.Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.

TablasLas tablas de Word tienen una función similar a las tabulaciones pero con muchas más opciones de formato permitiendo mejores acabados. Mediante tablas se puede:

Para crear tablas hay que pulsar en el botón de la barra de herramientas Estándar y seleccionar el número de celdas que se quiere insertar.

También se puede insertar tablas desde el menú Tabla| Insertar tabla:

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Inserción de elementosNotas: al pie y finales

Las notas son una forma de incluir aclaraciones a palabras o frases, citas bibliográficas, definiciones, etc. sin que estorben la lectura del texto principal. Se suelen señalar con un número que acompaña a la palabra anotada, y se sitúan en la parte baja de la página en la que está la palabra anotada (notas al pie), o todas juntas al final del documento (notas al final), comenzando cada una con el mismo número que la marca que acompaña a la palabra anotada.Para insertar una nota hay que situar el cursor justo a la derecha (sin dejar espacio), de la palabra que se quiere anotar, y seleccionar el menú Insertar|Referencia| Nota al pie...

Tablas de contenido

Word denomina Tabla de contenido a lo que vulgarmente se conoce como índice de un libro: lista de los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados.

Realizar a mano una tabla de contenido es un trabajo muy tedioso que únicamente es posible realizar cuando se ha terminado e impreso el libro, para evitar que una modificación posterior pueda variar la paginación del trabajo.

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Gráficas, imágenes, ecuaciones, etc.

Es posible insertar en un documento de Word gráficas y tablas procedentes de Excel, imágenes, ecuaciones, etc.

El procedimiento estándar para insertar cualquier objeto es, teniendo los dos programas abiertos, copiar el objeto en el programa de origen y pegarlo en el documento de Word.También se puede hacer a través de la opción insertar Objeto del menú Insertar.

Editor de ecuaciones: que permite escribir las fórmulas y ecuaciones más complejas:

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UNIDAD # 2MICROSOFT EXCELIntroducción a Excel

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.

Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etc.

Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 65536 filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación. La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas en las celdas.

Con Excel pueden hacerse distintos tipos de trabajos: Hojas de Cálculo, Bases de Datos y Gráficos, de lo que se tratará en este manual, pero también Macros (un documento similar a una hoja de cálculo que contiene grupos de instrucciones para realizar tareas específicas).

Hacer un nuevo documento

Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del menú Archivo la opción Nuevo. También se puede crear un nuevo libro pulsando el botón de página en blanco que esta dentro de la barra estándar . Con cualquiera de estas dos opciones aparecerá un nuevo libro con una hoja en blanco. A través del menú Insertar podrá introducir en su libro más hojas de cálculo, macros o gráficos.

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Guardar el documento

Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar. Lo habitual en ordenadores de uso compartido es guardarlo en discos flexibles. Este paso se debe hacer sólo una vez por documento. Cuando haya guardado el documento en el lugar deseado (su disco) y con el nombre que se haya querido darle bastará con guardar los cambios en el mismo documento de forma más sencilla.

Introducir Información en la hoja de Cálculo

Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la información. Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de información: datos y fórmulas. La información introducida será interpretada como una fórmula siempre que el primer carácter introducido sea un signo igual (=). En otro caso, será interpretada como dato, que puede ser numérico o de texto.

Cortar, copiar y pega

Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera rápida y práctica.

Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. Esto se puede realizar de dos modos, cada uno es para un tipo de datos distinto. Seleccionando Edición|Llenar|Series saldrá esta ventana en la que se puede elegir entre los distintos tipos de series y el incremento que se quiere que haya entre un dato y otro.

Otra forma de introducir datos si los datos son numéricos se realiza del siguiente modo. Se introducen los dos primeros números de la serie. Se seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la selección. El cursor se volverá en un símbolo + más fino. Apretando el ratón seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El ordenador entenderá que el incremento que hay entre los dos números es el que debe haber entre todos los números de la serie.

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Si los datos no son numéricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repetirá estos dos datos de forma alternativa. A no ser que se le defina una lista con todos los datos. Seleccione Herramientas|Opciones|Listas. Colóquese sobre Nueva Lista y pulse Agregar, a continuación introduzca los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Como separación de cada dato puede utilizar la coma o pulsar Intro. Cuando haya introducido todos los datos, pulse Aceptar.

Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa

Para seleccionar una celda individual: Hacer clic en la celda deseada.

Para seleccionar una fila o columna completa: Hacer clic en los encabezados de la fila o columna.

Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón Seleccionar todo (cuadrado de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda debajo de las barras de herramientas).

Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la 1ª celda del rango a la última.

Para seleccionar celdas no adyacentes: Seleccionar la 1ª celda o rango que se desee, y con la tecla CTRL pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente.

Variar el ancho de columna o el grosor de fila

Debido a que el título Población (miles) no cabe en la celda, es necesario ajustar el ancho de columna B.

Para ello coloque el puntero sobre la línea divisoria que separa los encabezados de las columna B y C, debe cambiar el puntero a esta forma , manteniendo pulsado el botón del ratón y se pude arrastrar la división hasta donde se desea. También puede dimensionar la anchura de columnas seleccionando la columna en concreto, eligiendo en el menú Formato el comando Fila la opción Alto.

Formato a la informaciónLa forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y valores de texto: basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por separado según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas. A una celda se le pude aplicar formato a través del menú Formato en la opción Celdas o a través de la barra de Formato.

Barra de formato

La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta barra. Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos, o bien cuando ya se han escrito seleccionando lo que se quiera variar con el ratón.

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El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar. La negrita, cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos.

También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la barra en forma de párrafo se puede alinear el texto o los números, a la izquierda, en el centro y a la derecha.

Este botón sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que sea la cabecera de distintas columnas.

El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté definido. El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el ordenador multiplicará por cien el dato que se le introduzca.

Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir o quitar decimales.

El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las celdas, pinchando sobre este botón se despliega un menú donde aparecen diferentes ventanitas con las diferentes formas de aplicar los bordes.

Con el bote de pintura se puede seleccionar el color del relleno de la celda, y aplicarlo a la zona en la que se pinche. Y con la letra se selecciona el color de la letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar la flecha de la derecha para que se despliegue la paleta de colores.

Formato Celdas

En el menú Formato|Celdas aparecerá un cuadro de diálogo donde se encuentran todas las posibilidades para formatear el contenido de las celdas, de esa forma conseguirá presentaciones de alta calidad.

Todas las celdas en una hoja de cálculo nueva tienen formato estándar. Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos que se apliquen los cambios y elegir el menú Formato|Celdas.

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Introducir CálculosLos cálculos que se realizan en una hoja de cálculo se llevan a cabo mediante fórmulas. Para introducir una fórmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=). Si en la fórmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en número se podrán ver actualizados los cálculos automáticamente cuando se modifique un dato en esa referencia.

Repetición de cálculos: llenados automáticos

Llenar hacia la derecha Llenar hacia abajo

Presentar fórmulas en pantalla

Las fórmulas aparecen en pantalla como resultados y no la fórmula en sí. Para presentar las fórmulas en pantalla o para imprimir, se elige el menú Herramientas|Opciones. Dentro del cuadro del cuadro Opciones de la ventana podrá marcar Fórmulas entonces aparecerán las fórmulas en las celdas correspondientes.

Referencias absolutas y referencias relativasCuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, no de su posición relativa. ej:$C$4

En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del

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número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al aplicar llenados -hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de copiar y pegar las referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas.

Para calcular los % de Población respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la celda B8 y fijarla de forma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la referencia y se llegue siempre a ese valor.

También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa y la fila absoluta.

Mensajes de error más frecuentes

Cuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error que indica cuál es el fallo cometido:

#¡valor!

En el primer caso (#¡VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

#¡div/0!

El segundo caso (error del tipo #¡DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

#¡ref!

El error del tipo #¡REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo.

###

Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados.

#¿Nombre?

Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta.

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Crear un gráfico en ExcelUn gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo.

Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo que se mostrará en pantalla y se guardará como parte de la misma: a esto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos se vinculan a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generaron y se actualizarán cuando se actualiza la hoja de cálculo.

Impresión de un documento de Excel

Como cualquier programa Excel dispone de opciones que permiten imprimir los documentos propios del programa: hojas de cálculo, gráficos y macros. Antes de imprimir siempre es aconsejable definir el área de impresión y preparar la página para la impresión.

Márgenes

Aquí se determinan los márgenes del documento y cómo se centra el cuadro con respecto a los márgenes. También se configura el tamaño del encabezado y del pie de página.

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UNIDAD # 3MICROSOFT POWER POINT

INTRODUCCIÓN

Para utilizar cualquier programa es fundamental conocer y dominar la pantalla y los elementos que la componen.

Panel de diapositivas: aquí es donde escribirá y diseñará su presentación.

Barra de títulos: contiene el nombre que le ha dado al documento, si hasta el momento no lo ha guardado con ningún nombre aparecerá como Presentación 1.

Barra de menús: contiene los menús Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Presentación, Ventana…

Barra de herramientas: contiene una serie de botones que permiten realizar las funciones y tareas más usuales de Power Point. También puede personalizar la barra de herramientas para que aparezcan las funciones que le resulten más útiles. Para ello haga click en en el menú Ver, luego en las opción Barras de herramientas y por último en Personalizar.

Panel de tareas: es la ventana de las aplicaciones Office que proporciona comando utilizados frecuentemente.

Panel de diapositivas y esquema: fichas que permiten visualizar rápidamente las diapositivas introducidas hasta el momento.

Panel de notas: en esta zona de la pantalla podrá escribir las notas que acompañen a cada diapositiva.

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Barras de desplazamiento: permiten desplazarse por las diferentes diapositivas y mostrar las zonas que quedan fuera de la pantalla.Power Point ofrece las siguientes vistas:

Normal. Es la vista habitual de trabajo de Power Point. Muestra la diapositiva actual e incluye un panel con dos fichas.

Clasificador de diapositivas. Muestra el conjunto de diapositivas de la presentación.

Página de notas. Muestra una página que incluye la diapositiva junto a su nota.

Presentación. Se trata de ejecutar la presentación en sí.

GUARDAR EL DOCUMENTO

La forma de guardar un documento en Power Point es similar a la de otras aplicaciones. Habrá que ir al menú Archivo|Guardar como para asignar un nombre y una localización al archivo y, hecho esto, hacer un click sobre el botón Guardar. Si el documento ya estaba creado y se quiere guardar los cambios bastará con ir al menú Archivo|Guardar. A la hora de guardar el documento, la opción Guardar como, permite hacerlo en distintos formatos, entre otros:

- Presentaciones (*.ppt): para salvar el documento como documento de PowerPoint.

- Windows Metafile (*.wmf): para salvar el documento como imagen.

- Esquema/RTF (*.rtf): para salvar el documento en un formato intercambiable.

- Plantillas de presentación (*.pot): para salvar el documento como una plantilla

- PowerPoint (*.ppt): si se quiere utilizar este tipo de diapositiva como plantilla.

Formato de la diapositivaAntes de comenzar a trabajar, hay que tener en cuenta cuál va a ser el destino que se va a dar a las diapositivas que se creen: si se van a filmar convirtiéndolas en diapositivas físicas, se les ha de dar unas dimensiones, mientras que si el objetivo es una presentación en pantalla, éstas serán otras. Para definir las dimensiones de las diapositivas se irá al menú Archivo|configurar página.

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ACTIVAR Y SELECCIONAR DIAPOSITIVASPara activar una diapositiva existen diversas maneras:

Hacer click sobre el icono de la diapositiva en la ficha esquema.Utilizar la barra de desplazamiento vertical del área de la diapositiva o los botones

y , situados debajo.

Para seleccionar varias fichas, utilizar el método habitual de selección en Windows con los iconos de la ficha esquema o con las miniaturas.

Para seleccionar diapositivas consecutivas, mantener pulsado la tecla Mayúsculas.Para seleccionar diapositivas no consecutivas, mantener pulsado la tecla Control.

Diseño de la diapositiva

Una diapositiva puede incluir diversos objetos. Los diseños de Power Point facilitan la tarea de incluir y organizar cada uno de estos objetos en la diapositivaSeleccionas las diapositivas a las que se desea aplicar un diseño determinado.Elegir Formato/Diseño de la diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

Hacer click sobre cualquiera de los diseños ofrecidos en el panel de tareas. Utilizar la barra de desplazamiento para moverse por la ventana y ver todos los diseños.

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Los diseños se encuentran clasificados según el tipo de contenido: sólo texto, sólo objetos, texto y objetos y otros diseños.

Las diapositivas tienen un diseño asociado. Para crear un diseño propio, seleccionar en blanco dentro del grupo Diseños de objetos del panel de tareas de diseño diseño de la diapositiva.

Aunque los marcadores de posición de texto están vacíos, una pequeña muestra indica el formato que tendrá el texto al introducirlo.

Al seleccionar un diseño que incluya algún objeto, se puede decidir el tipo deseado sin más que hacer click en alguno de los botones que aparecen dentro del área reservada al objeto.

INSERTAR OBJETOSSeleccionar algún diseño de diapositiva que incluya un marcador de posición de objetos.

Hacer click en alguno de los botones contenidos en el área del objeto dentro de la diapositiva según el tipo de objeto a incluir.

También se puede hacer click en alguno de los botones de la barra de herramientas estándar.Para insertar un gráfico , para insertar una tabla precisando con el ratón el número de filas y columnas o para crear una tabla compleja con la barra de herramientas tablas y bordes .

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DIAPOSITIVAS PATRON

9.1. ¿Qué es una diapositiva patrón?

Un patrón de diapositivas es una diapositiva que almacena información acerca de la plantilla de diseño utilizada. La finalidad es permitir que los cambios globales se apliquen a todas las diapositivas de la presentación. Generalmente, el patrón de diapositivas se utiliza para cambiar la fuente o las viñetas, insertar algún objeto, como un logotipo, para que aparezcan en todas las diapositivas.

Cada vez que se cree un documento nuevo, el programa aplicará una diapositiva patrón por defecto.

Para acceder a la diapositiva patrón ha de dirigirse en el menú Ver a la opción Patrón|Patrón de Diapositivas.

TRABAJAR CON NUESTROS PROPIOS DIBUJOS

Las herramientas de dibujo

PowerPoint, además de las posibilidades de insertar fotografías y dibujos elaborados fuera de la aplicación, incorpora una serie de herramientas que permiten crear dibujos propios con los que enriquecer las diapositivas. Son varias las herramientas disponibles. Así, se puede dibujar líneas rectas, curvas, polígonos, rectángulos, elipses, flechas, etc...

PRESENTACIONES EN PANTALLAOtra de las aplicaciones de Power Point es la de una presentación en pantalla, es decir, la de crear un carrete de diapositivas no para filmarlas, sino para utilizarlas como apoyo en una exposición, por medio de la pantalla del ordenador. Se puede, efectivamente, encadenar las distintas dispositivas, uniéndolas por medio de transiciones, para crear una presentación.

A partir de este momento va a ser muy útil una forma de trabajo que hasta ahora no se había visto: el Clasificador de diapositivas (en el menú Ver). Se trata de una manera distinta de ver las diapositivas, no de una en una, sino en conjunto.

En primer lugar, desde aquí se puede cambiar el orden de las diapositivas, moviéndolas de un lugar a otro simplemente haciendo un clic sobre el icono de la diapositiva y arrastrándola, sin soltar el ratón, hasta el lugar que deba ocupar. Una vez establecido el orden adecuado de las diapositivas, será necesario establecer las transiciones entre las diapositivas, de forma que el cambio entre una y otra no sea brusco.

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Transiciones

Para aplicar una transición hay que situarse en la diapositiva destino, pues la transición afectará al paso desde la diapositiva anterior a la seleccionada. A continuación hay que ir al menú Presentación, a la opción Transición de diapositiva. Inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo en el que se deberá elegir el efecto que quiere aplicar entre una variada lista de ellos. Además de esto se puede indicar la forma de pasar de una diapositiva a otra: por medio de un clic del ratón, o automáticamente tras el paso de cierto tiempo. Se repite esta operación con todas las diapositivas para lograr una presentación de mejor calidad.

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UNIDAD # 4MICROSOFT ACCESS

Introducción

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

*Introducir datos*Almacenar datos*Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico:

En este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

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Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Tenemos entonces lo siguiente:

Creación de una base de datos con Access¿Cómo crear un fichero de base de datos?

Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:

Se selecciona Base de datos en blanco y se hace doble clic. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón

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.

En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pestaña: Tabla, Consulta....

Este botón cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Access:

Crear un nuevo fichero de base de datos

Si se está utilizando Access, con una base de datos abierta y se desea crear un nuevo fichero, se puede pulsar la tecla o seleccionar Archivo|Nuevo.

Los menús de Access

En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un Menú y una Barra de herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22 barras de herramientas distintas. Las barras de herramientas y el menú varían según el elemento que esté seleccionado: tablas, consultas,formularios, informes...

Nada más crear una base de datos, no todos los botones están activos. Irán variando según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se seleccione; tabla, consulta, formulario, informe, macros, módulos…

Las tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

¿Cómo crear una tabla? Para crear una tabla se selecciona la pestaña

aparecerá la siguiente ventana:

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Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.

3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.

Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la información y Access crea la estructura automáticamente.

La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal . También se puede realizar esta operación desde el Menú Edición| Clave Principal.

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No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:

Si se elige la opción Si, Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.

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Los formularios

La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

Crear formularios

Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

Vista Hoja de datos

En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.

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El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.

Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseño, el aspecto del formulario será este:

Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos.

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