OFICINA VIRTUAL

Es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.

La oficina virtual tiene como objetivo minimizar los costes de estructura de

una multinacional, mediana o pequeña empresa, y emprendedores autóno-mos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.

Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de

un espacio físico y estas oficinas virtuales son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.

El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de ser-vicio puede sin problema conducir su empresa desde un otro país.

La oficina virtual ayuda a controlar gastos, mantener flexible las opciones comerciales, ahorro de capital y conectarse eficientemente con los clientes.

Es una opción perfecta se puede decir para aquellos empresarios que buscan

una alternativa al modelo clásico de la oficina física o ejecutiva.

Quienes pueden acogerse a este nuevo sistema:

Empresas que desean tener una mejor imagen, con moderna tecno-

logía a un mínimo costo operacional. Comerciantes o Representantes de Venta que viajan con frecuencia.

Agentes de Bienes Raíces. Profesionales independientes, Abogados, Asesores y Ejecutivos.

LA ORGANIZACIÓN VIRTUAL

1. Gerencia tradicional

Eficiencia y control, conceptos íntimamente relacionados

2. El dilema gerencial en la organización virtual

¿Cómo hacemos para dirigir a personas a las que no vemos?

Confiando en ellas

La organización virtual se basa más en la confianza que en el control. Para que la virtualidad funcione, hace falta confianza; la tecnología por sí sola no alcanza.

HERRAMIENTAS PARA LOGRAR QUE LAS PERSONAS SE INVOLUCREN

E INTEGREN EN LAS ESTRUCTURAS VIRTUALES

Tecnología Simbología

Lenguaje Lenguaje.-

Unificación del lenguaje Terminología que permita identificarse con el conjunto al cual se pertenece.

Consejos para instalar una oficina virtual:

1. Planifique. Opere de acuerdo a un plan sencillo y claro que le permita guiar

su negocio y sus actividades de mercadeo.

2. Flexibilidad. Usted debe dirigirse por las necesidades de sus clientes. Esto

significa que debe tener la capacidad de ser flexible en extremo. Es la capaci-

dad de adaptarse a las nuevas circunstancia, la que dará la ventaja competi-

tiva. Con clientes cada día más sofisticados y exigentes, debe estar listo y

dispuesto para ser flexible.

3. Credibilidad: Todos los aspectos de su negocio deben ser altamente profe-

sionales para dar credibilidad a sus clientes e inspirarles confianza total.

4. Relación. Siempre está dispuesto a mantener contacto y relacionarse con

sus clientes y prospectos. No solamente por ocasionales e-mail, sino por to-

dos los medios a su alcance: boletines, folletos, cartas, tarjetas virtuales y

cualquier forma que sea oportuna.

5. Pasión. Tener dedicación total a los clientes y prospectos, sentir verdadera

pasión por su trabajo, y hacer que ello se extienda a sus colaboradores, es vi-

tal para el éxito de una oficina u operación virtual.

6. Paciencia. Afianzar una oficina virtual requiere de mucha paciencia. Es cues-

tión de tiempo. Existe hábitos y costumbres de los clientes que son difíciles

de modificar de la noche la mañana. La paciencia y constancia son importan-

tes.

EJEMPLO DE OFICINA VIRTUAL

Requisitos para establecer una oficina virtual en cualquier lugar.-

1. Servicio de Correo.-

Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

2. Servicio de Teléfono y Faxes.- Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades:

Voice Mail Box (Buzón de Voz)

Call Forwarding (Reenvío de llamadas) Call Answering (Recepción de llamadas por operadora)

Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado “efax” o Fax To Email.

3. VOIP Desktop Phone and Softphone.-

VOIP o teléfonos IP permite establecerse en cualquier lugar geográfico, sea

desde la casa, oficina, o en distinto lugar y comunicarse telefónicamente.

4. Sistema Nube (Cloud Computing).- Computación en la nube es un modelo de prestación de servicios con una tecnología que permite al usuario acceder a un catálogo de servicios estan-

darizados y responder a las necesidades de su negocio en forma flexible.