ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

U.T.C.DU.T.C.DDocente:Docente: Lic. Maryan Paiva de Páez. Lic. Maryan Paiva de Páez.

Organización, Sistemas y Métodos Concepto

Es un campo especializado de la Administración que busca la excelencia en la gestión empresarial mediante el establecimiento de objetivos, políticas y estrategias, y del diseño, desarrollo e implantación en la organización, de sistemas y procesos operacionales adaptados a las condiciones de la misma, de modo a consolidar las ventajas competitivas y lograr la satisfacción de los clientes.

LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

Organización, Sistemas y Métodos Concepto

Es un campo especializado de la Administración que busca la excelencia en la gestión empresarial mediante el establecimiento de objetivos, políticas y estrategias, y del diseño, desarrollo e implantación en la organización, de sistemas y procesos operacionales adaptados a las condiciones de la misma, de modo a consolidar las ventajas competitivas y lograr la satisfacción de los clientes.

Funciones

Referentes a la organización:Referentes a la organización:- Estudios y diagnósticos sobre la estructura y funcionamiento de la organización.- Definición de objetivos, políticas y estrategias empresariales.- Diseño, desarrollo e implantación de la estructura organizacional y funciones .

- Identificar necesidades de informatización y recomendar cambios necesarios en sistemas y procesos computacionales.

- Definición e implantación de un sistema de Información Gerencial.

- Determinar necesidades de Recursos Humanos.

- Elaborar y mantener actualizados los manuales.

- Formular proyectos de reglamentos y normas para el eficiente desenvolvimiento del sistema administrativo.

- Difundir las nuevas técnicas de gestión administrativa.

- Seguimiento, evaluación y actualización de objetivos, políticas y estrategias.

- Participar en los estudios de factores físicos, localización de oficinas e infraestructura necesaria para lograr un adecuado ambiente de trabajo.

- Promover la elaboración de programas de mejoramiento administrativo.

- Asesorar a los responsables de los sectores de los diferentes niveles, en lo referente a cambios organizacionales.

Referentes a los métodos, sistemas y procesos Referentes a los métodos, sistemas y procesos operacionales :operacionales :

- Definir las tácticas y planes operacionales de acuerdo con las estrategias establecidas.

- Realizar estudios sobre sistemas de comunicación adecuada a las características de cada empresa.

- Diseñar formularios y demás documentos a ser utilizados para los diferentes procedimientos.

- Modificar, simplificar, eliminar o establecer nuevos métodos, sistemas y/o procedimientos de trabajo.

Actividades de Organización Sistemas y Métodos.

Respecto a la Estructura de la Organización.

Analizar la estructura. Estudiar la estructura jerárquica. Reordenar los niveles jerárquicos. Crear o suprimir órganos Modificar la estructura de dependencia Fijar la red de interrelación.

Analizar las Funciones Para asignar las funciones en cada caso es necesario que: La estructura jerárquica esté definida. Los procedimientos administrativos estén normalizados. Estén asignadas las áreas de responsabilidad.

La asignación de funciones comprende:

El análisis y determinación de las funciones.La descripción del cargo.La descripción de la red de interrelaciones del cargo.La fijación de tareas para cada función asignada.La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son sus límites.El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la función.

Respecto a los Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de errores respecto a: Control interno Reiteración de trámites Archivos repetitivos Pasos innecesarios Superposición de funciones

Diseño de FormulariosEl formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos intervenciones escritas en el trámite.

Debe tenerse en cuenta: Aplicación de Normas Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de retención

Ordenamiento y Distribución de Oficinas

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor distribución física de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en los procedimientos.

En esta actividad se verifica: Distribución física de oficinas. Recorrido físico de la información. Circulación de personas. Accesibilidad de equipos Espacios de espera.

Medición del trabajo administrativo

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades previstas dentro de una organización.

Todo este espectro de actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la Organización estará dispuesta a implementar.

Mucho tienen que ver las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una plataforma de Workflow, donde:

Los documentos viajan por la Red. Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente. Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas. Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente. Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.

Importancia de O y M.

La globalización y las variables externas a las empresas que incluyen diversos factores (económicos, tecnológicos, políticos, legales, sociales, culturales, demográficos, ecológicos y éticos), los proveedores, los competidores y los clientes conforman un entorno complejo y cambiante.

Este entorno exige a las empresas a modificar o cambiar frecuentemente sus políticas, estrategias, estructura organizacional, sus métodos y procesos operacionales para racionalizar los costos operativos, adaptar el funcionamiento de la organización a las exigencias del mercado y a las contingencias, a los efectos de consolidar las ventajas competitivas y lograr la excelencia en la gestión empresarial.

La metodología de los estudios de O y M

La metodología de los estudios de O y M es el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.

Metodología puede definirse como el conjunto de métodos seguidos en una investigación, es un procedimiento sistemático y ordenado para realizar algo.

La ejecución de un estudio de O y M puede originarse de diversas formas. Puede ser el resultado de una preocupación de la Dirección de la empresa, de solicitudes de los Jefes de línea, de propuestas de la unidad interna de O y M o de sugerencias de consultores externos.

ETAPAS

ETAPA 1: Preparación del estudio:

A. Definición del objetivo:

Si bien muchas veces se posee una idea más o menos concreta de lo que se desea, en otras se hace referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con precisión la causa que los provoca.

Para conocer los motivos que determinaron la decisión de realizar el estudio, se desarrollan entrevistas personales con la Dirección de la empresa, en las cuales se busca obtener información suficiente.

De las respuestas se determinará:

- extensión del trabajo

- limitaciones a tener en cuenta, sean de tipo político, legal, financiero o psicosocial.

- Relaciones consultor-empresa.

B. Examen preliminar:

Determinados lo más claramente los objetivos a alcanzar se debe realizar un examen preliminar que servirá para:

- conocer la realidad y verificar las situaciones que originaron el estudio.

- determinar en forma primaria la naturaleza de los problemas.

- cerciorarse sobre la magnitud de los problemas a resolver y el volumen de información a obtener.

- obtener información para la planificación y la organización del trabajo.

- auscultar la moral de trabajo y el compromiso de los jefes de línea y del personal.

- Retroalimentarse para confirmar, ajustar o modificar el objetivo inicialmente fijado.

C. Planificación del trabajo:

Con la información del examen preliminar se procede a la planificación del trabajo, determinar las actividades a realizar, su secuencia, el tiempo que demandará cada una, los productos a obtener en cada etapa del trabajo, los métodos a utilizar, así como los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros necesarios.

A continuación se confecciona la propuesta de trabajo que será elevada para la aprobación por parte de la empresa.

La misma se compone de los siguientes capítulos:

- Antecedentes de la empresa consultora (en caso de consultaría externa) - Programa de trabajo: objetivo, alcance, metodología, resultados esperados, actividades a desarrollar y plazos de realización.

- Condiciones de contratación (consultaría externa) - Equipo consultor.

ETAPA 2. Relevamiento de información

Aprobada la propuesta de trabajo presentada, se da comienzo al relevamiento de información.

La sistematización de la información relevada implica, también, la utilización de los instrumentos aplicables a las distintas técnicas involucradas en los estudios de mejoramiento administrativo.

ETAPA 3. Diagnóstico de la situación actual.

Concluido el relevamiento y realizada la validación y sistematización de la información relevada, debe darse inicio a la etapa de análisis que culminará con el diagnóstico de la situación actual.

El propósito de poner de manifiesto los problemas que presenta la organización, se logra a través de la comparación, cotejo o contratación, del "ser" - realidad actual - con el "debe ser" - estado deseado -

El diagnóstico de la situación actual se somete a análisis y aprobación de los niveles directivos y gerenciales de la organización: Informe de avance.

ETAPA 4. Diseño de soluciones:

Esta etapa de diseño es esencialmente creativa, requiere de la imaginación del Analista para crear soluciones que permitan resolver los problemas detectados en el análisis y enunciados en el diagnóstico.

Esta etapa se desarrolla en dos partes:

A. Diseño general: Contiene los lineamientos básicos de solución a las fallas detectadas, incluye las recomendaciones de modificaciones, agregados o eliminaciones que se sugieren para cambiar la realidad actual. Aquí se elabora un nuevo Informe de avance. Es fundamental en esta etapa que los responsables de los órganos involucrados en los cambios estén concientizados de la solución a ser adoptada.

B. Diseño detallado: Aprobado el modelo general presentado se procede a diseñar las soluciones en forma detallada. Dicho diseño involucra la confección de gráficos y la redacción de manuales, de acuerdo con el objeto de estudio y las recomendaciones planteadas.

ETAPA 5. Informe final.

Al terminar la formulación del diseño detallado, se ha de redactar un informe que sintetice el estudio en su totalidad.

Debe prestarse especial atención al lenguaje utilizado, el que debe ser claro sencillo, preciso y comprensible.

Un contenido standard de informe puede ser:

" Introducción: resumen del origen y propósito del trabajo. " Diagnostico de la situación actual: síntesis de los problemas detectados, fundamentación de los mismos y sintética referencia a las consecuencias negativas que los mismos producen en la organización. " Diseño detallado de las soluciones: detalle de las soluciones recomendadas y fundamentación de las mismas. " Programación de la implantación: si la labor del analista implica también la implantación de las recomendaciones propuestas se presenta el cronograma con las actividades a cumplir y los tiempos previstos de ejecución. " Conclusiones: breve referencia a los resultados que esperan lograrse de implantarse las soluciones sugeridas. " Anexos: gráficos, manuales y otros instrumentos diseñados.

ETAPA 6. Implantación:

Una vez aprobado el informe final, se enfrenta la etapa que implica la puesta en práctica de las recomendaciones presentadas.

La implantación puede ser realizada por la línea, por el Analista de O y S, o por la línea con el asesoramiento y apoyo del Analista.

Esta etapa comprende 4 fase:

A. Programación de la implantación:

Esta fase se dirige a identificar las actividades que deben ejecutarse durante la implantación, a determinar el tiempo que requerirá cada una de ellas y a establecer la necesaria interrelación que deben mantener las diversas tareas preparatorias.

B. Preparación de la implantación:

Implica el cumplimiento de las tareas preparatorias necesarias que son asignadas, generalmente, a personas que tienen responsabilidades de línea.

C. Puesta en práctica:

Es el momento en el cual se inicia efectivamente la implantación. La misma puede ser total o parcial, así como por sustitución completa o iniciada en paralelo.

TOTAL: se implantan los cambios en forma masiva.

PARCIAL: se realizan experiencias piloto que permiten verificar su adaptación en algunas áreas de la organización y progresivamente se proyectan hacia las restantes áreas.

SUSTICIÓN COMPLETA: cuando un nuevo sistema, a partir de una fecha dada, reemplaza a uno anterior.

SUSTITUCIÓN EN PARALELO: cuando el nuevo sistema se pone en práctica, manteniendo por cierto tiempo el sistema anterior.

D. Evaluación de resultados:

Una vez implantados los cambios, es conveniente realizar un seguimiento hasta su funcionamiento satisfactorio por un tiempo prudencial, durante el cual el Analista evalúa los resultados obtenidos y compara los mismos con los objetivos esperados.

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TECNICAS E INSTRUMENTOS DE TECNICAS E INSTRUMENTOS DE ANALISIS Y DISEÑO ORGANIZATIVOANALISIS Y DISEÑO ORGANIZATIVO

Teoría de la Organización Formal:Teoría de la Organización Formal:

ORGANIZACIÓN Organismo: Conjunto de órganos relacionados entre si para lograr un objetivo común.

Órganos: sectores, áreas o dependencias que constituyen la empresa.

Organización - Organización - ConceptoConcepto

Es el proceso que consiste en identificar clasificar y definir adecuadamente las actividades , la red de interrelaciones y los canales de comunicación adecuados de una empresa o institución, con el fin de lograr los objetivos propuestos mediante la utilización racional de los recursos disponibles.

Elementos de la Organización

La estructura organizacional Las actividades ( división del trabajo) Las personas o grupos que deben realizar las

actividades. Las interacciones o relaciones entre los grupos

( comunicación y coordinación). Los recursos disponibles. Las variables y condiciones ambientales.

Interacción de los elementos

ENTRADA (RECURSOS)

RESULTADOS(OBJETIVOS)

PROCESOS ( ACTIVIDADES)

Niveles jerárquicosPuestos

FuncionesInteracciones

AMBIENTE INTERNO

AMBIENTE EXTERNORetroalimentación

Organización formal y Organización Informal

Formal- Estructura Organizacional- División del trabajo.- Niveles jerárquicos.- Organigrama.- Red de relación formal.- Procedimientos.- Políticas.- Manuales.

Informal- No existe estructura organizativa formalmente definida.

Estructura Organizacional Estructura: Se refiere a la forma en que se ordenan las

unidades administrativas y las relaciones que existen entre las mismas.

Estructurar : Identificar las tareas y dividir el trabajo de acuerdo con las actividades de cada sector o área.

La Estructura Organizacional "Es la forma en que las actividades de una organización se

dividen, organizan y coordinan". - Debe ser dinámica y actualizada.

- Adaptada a los requerimientos del medio ambiente.- Se representa gráficamente a través del organigrama.- Basada en objetivos de la empresa de acuerdo a los recursos disponibles.

Términos administrativos básicos utilizados en O Y M :

FUNCION: El conjunto de actividades desarrolladas para el cumplimiento de una finalidad.

Es también el conjunto de actividades asignadas a un puesto de trabajo.

ORGANOS: Surgen de la departamentalización y son una parte de la organización considerada como un todo. Son unidades de carácter impersonal que tienen a su cargo el desempeño de funciones o actividades, por ejemplo: división, departamento, sección.

CARGOS: Son un agrupamiento de tareas similares, junto a las aptitudes que debe poseer y a las responsabilidades que debe asumir quienes las realizan. Son unidades impersonales, también. Por ejemplo, Director, Gerente, Secretaria.

PUESTOS o PLAZAS DE TRABAJO: son los cargos, agrupamientos de tareas, aptitudes y responsabilidades, asignadas a una persona en particular. Son unidades específicas y de carácter personal. La cantidad de puestos debe coincidir con la cantidad de funcionarios que tenga una organización.

SISTEMA: Conjunto de partes independientes que actúan en estrecha relación, formando un todo unitario, con el fin de lograr un objetivo en común.

TAREA: Es una acción única y completa, realizada por una sola persona. Siempre consta de una acción de inicio y otra de fin totalmente caracterizable.

METODO: Es la manera de realizar una tarea determinada o una secuencia de operaciones.

PROCEDIMIENTO O PROCESO: Forma de actuación preestablecida para orientar a los miembros de una organización en la ejecución de sus tareas respectivas. Sucesión cronológica o secuencia de operaciones realizadas por una o mas personas para el cumplimiento de una función.

OPERACIÓN : Cada una de las acciones físicas o mentales, necesarias para realizar una tarea o rutina.

ACTIVIDAD: Conjunto de tareas o acciones realizadas para el cumplimiento de una función especifica.

Niveles jerárquicos de la organización Niveles superiores : Constituidos básicamente por la

asamblea de accionistas, directorio o consejo de administración, presidencia, gerencia general o dirección general y los órganos asesores.

Nivel Intermedio : También conocido como “mandos medios” , esta constituido por las gerencias o direcciones y/o departamentos situados en el nivel medio del organigrama.

Nivel operativo u operacional : Constituido por las divisiones, secciones, unidades, etc., situadas en el nivel inferior del organigrama.

Subniveles: Órganos que existen a veces entre dos niveles. Por ejemplo, entre la gerencia y el o los departamentos existe una subgerencia o entre la dirección y el departamento existe una subdirección.

DEPARTAMENTALIZACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES

Departamentalización Es un proceso que indica como se pueden proceso que indica como se pueden

agrupar las actividades que se realizan en agrupar las actividades que se realizan en cualquier tipo de empresacualquier tipo de empresa o institución.Consta de dos etapas:

a) La identificación de actividades.

b) La agrupación y/o combinación de las actividades para formar departamentos o sectores.

Una de las principales dificultades del proceso de departamentalización consiste en la delimitación del campo de actuación de cada departamento.

Este inconveniente puede ser solucionado estableciendo una nítida diferencia entre las funciones.

Tipos o criterios de departamentalización

Criterios mas utilizados:- Por función.- Por productos o servicios.- Por procesos o equipos.- Por clientes.- Por región o zona geográfica.

Por Función: Reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí.

Por productos o servicios: Se utiliza para agrupar en un mismo sector las actividades o tareas que se relacionen con determinados productos o servicios.

GERENCIA

DPTO. DE ARTICULOS ELECTRICOS

DPTO. DE ARTICULOS DEPORTIVOS

DPTO. DE ARTICULOS TIPICOS

Por Proceso: Se utiliza para agrupar en un mismo sector las actividades o tareas realizadas mediante la utilizacion de un mismo tipo de equipos o de un mismo proceso de trabajo.

GERENCIA

DPTO. DE MECANICA EN GRAL

DPTO. DE CHAPERIA DPTO. DE PINTURAS

Por Clientes: Se utiliza para agrupar en sectores específicos las actividades o tareas relacionadas con los servicios que se prestan a determinada clase de clientes.

DPTO. DE VENTAS

SECC. VTA PARA DAMASSECC. VTA PARA

CABALLEROSDPTO. DE PINTURAS

SECC. VTA PARA NINOS

Por Región o Zona Geográfica: Se utiliza específicamente para aquellas empresas que tienen sus actividades física o geográficamente dispersas, en las cuales se hace necesaria la agrupación de ellas en una zona especifica y además que sean puestas bajo la dirección de una autoridad jerárquica local.

GERENCIA GENERAL

ZONA NORTE ZONA SUR ZONA CENTRO

División del trabajo

Proceso que se sigue para distribuir adecuadamente las tareas y actividades a ser realizadas en los diferentes sectores o áreas de la organización.Porque?- El hombre difiere en aptitud, actitud, anhelos y preferencias o vocación hacia una profesión.

- De acuerdo a su estudios y experiencia se especializa en determinada área.

- El campo de conocimientos científicos es muy amplio y resulta imposible que un individuo pueda conocer en profundidad todos ellos.

- En la medida en que los trabajos se proyectan en el espacio y en el tiempo se hace imposible que una misma persona pueda realizar tareas distintas o estar en diferentes sitios al mismo tiempo.

Sectores o áreas de una empresa. Producción.

Comercialización - Marketing- Ventas.

Finanzas.

- Presupuesto- Tesorería.- Contabilidad

Administración- Compras- Importaciones.- Licitaciones y concursos de precios- Administración de materiales.- Patrimonio.- Servicios generales.

Recursos Humanos.- Administración de personal.- Integración.- Capacitación y desarrollo.- Bienestar.

Informática.- Desarrollo- Producción.

Otros.- Comisiones o Comités.- Asesorias.- Auditoria Interna.- Sindicatura.- Secretaria General.- Comunicación social.- Relaciones Publicas.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

La Administración por Objetivos ( APO), también denominada Dirección por Objetivos es una técnica de gestión.

Es un estilo de administrar empresas asociando los objetivos organizacionales con la autorrealización de los directivos, gerentes y empleados.

Peter Drucker define la Administración por Objetivos

como:

“Proceso por el cual los gerentes superiores y subordinados de una organización identifican en términos de resultados esperados y utilizan esas medidas como guías para la operación de los negocios.”

La técnica de la Administración por objetivos : Definición clara de objetivos. Planificación y priorización de actividades Evaluación de resultados. Toma de decisiones.

Mediante trabajo conjunto entre Directivos, Gerentes y empleados.

Respecto a la definición de objetivos:

Deben ser definidos en términos de resultados concretos y no de actividades.

Expresados en términos claros, evitando las ambigüedades.

Sean cuantificados y/o cualificados. Medibles para facilitar el control de cumplimiento.

Especificadas las fechas de comienzo y finalización de actividades.

Los objetivos sena priorizados en base a áreas claves de resultados. De acuerdo a su importancia.

Que se tenga en cuenta la cadena d objetivos, es decir la relación e integración entre los objetivos de cada sector de la empresa.

Que los objetivos sean desafiantes, ambiciosos pero logrables. Realistas.

El logro de los objetivos requiere el establecimiento de planes de acción que consisten en:

Establecimiento de objetivos

Plan de acción

Ejecución y control

Solución de problemas

Retroinformación

Que

Como

Donde

Cuando

Porque

Respecto a la planificación, la APO busca la integración de la planificación estratégica con la planificación intermedia y operativa de la organización.

Los objetivos empresariales deben estar claramente definidos pues ellos servirán de base para la selección de los recursos como también, para el establecimiento de planes, políticas y procedimientos a ser utilizados.

Pasos a seguir para establecer un plan de acción:

Especificar el resultado que debe ser alcanzado. Definir las actividades a ser realizadas para el logro de

los objetivos. Establecer las relaciones entre las actividades ( cadena

de objetivos). Clasificar roles y relaciones de personal, asignar

responsabilidades por cada actividad. Estimar limites de tiempo y especificar fechas de

realización de cada actividad. Identificar los recursos adicionales necesarios. Verificar tiempos limites y modificar plan de acción. Otros.

APO es una técnica administrativa que puede facilitar en gran medida, actividades como la planeación, organización, integración de personal, dirección, control y evaluación de resultados.

Así como la resolución de problemas, la toma de decisiones y otras importantes funciones administrativas, en cualquier tipo de organización a través del trabajo en equipo.

Mediante este enfoque se puede determinar: El que se debe hacer ( una vez determinada la

finalidad). El como se debe hacer ( la manera de alcanzar

los resultados previstos). El cuando se debe hacer ( el periodo

necesario). El donde se debe hacer ( el lugar adecuado). El cuanto costara. El cuando y donde se deben efectuar las

acciones correctivas. Otros.

La APO no es simplemente una manera de administrar, constituye una herramienta o técnica gerencial que puede ser fundamental para la solución de problemas administrativos.

La APO busca fusionar en forma armónica y dinámica las aspiraciones especificas de la empresa ( beneficio y expansión) con las aspiraciones personales de sus directivos, gerentes y empleados.

Preguntas de repaso

Que es la APO? Cuales son los criterios para la definición

de objetivos? En que consiste e establecimiento de

planes de acción?

Tipos de estructuras de Tipos de estructuras de OrganizaciónOrganizaciónDe acuerdo con los objetivos que

persiguen :

- Estructura lineal.- Estructura funcional.- Estructura línea y staff.- Estructura matricial.

Estructura de líneaEstructura de línea

Clara definición de los objetivos de la empresa, líneas de autoridad y responsabilidad.

Líneas de comunicación entre el superior y el subordinado son siempre en sentido vertical.

Estructura funcional Un solo jefe es responsable de la totalidad de

una función especializada. No existe una línea de subordinación clara

entre los distintos sectores de la organización. Mayor flexibilidad para adaptarse a los

cambios. Cada jefe o especialista tiene autoridad sobre

el personal de ejecución, no es una autoridad total sino parcial relativa a su especialidad.

Cada empleado se halla subordinado a mas de un jefe.

Estructura línea y staff

Combinación de las estructuras lineal y funcional con inclusión de órganos de accesoria.

Conjunto de asesores que ayudan a los directivos, gerentes y jefes de los distintos niveles de las estructura en los aspectos técnicos de sus especialidades respectivas.

El jefe de línea necesita del asesor para realizar mejor sus actividades y el asesor necesita de la autoridad de línea para la aplicación de sus recomendaciones o propuestas.

Estructura Matricial o por proyectos Combinación de la estructura tradicional con la

estructura de proyectos específicos. Puede ser utilizada para empresas que realizan

proyectos de gran magnitud. Los sectores o áreas de trabajo están

constituidas por los proyectos. Cada proyecto tiene un gerente que administra

los recursos. Las líneas de autoridad y responsabilidad no

están claramente establecidas.

Instrumentos para el análisis y diseño de las estructuras

organizativas. El Organigrama.

Es la representación grafica de la estructura organizacional de una organización o parte de ella. En el se especifican claramente las líneas de mando y demás relaciones formales entre los distintos sectores de la estructura organizacional, así como los niveles jerárquicos y la división del trabajo de sus diversos órganos.

Los organigramas son diseñados :

Mediante rectángulos : en los que se escriben los nombres de los sectores o áreas de la organización, también puede escribirse el titulo y/o nombre de la persona que ocupa dicho cargo.

Mediante líneas verticales y horizontales: Que indican las relaciones entre los diversos órganos.

Pautas para el diseño:

- Debe ser simple, sencillo.

- Se pueden diseñar organigramas parciales representando a los diferentes sectores.

- El rectángulo representa a la máxima autoridad ejecutiva de la empresa puede ser mayor que los demás y con líneas mas gruesas.

- Las líneas de mando y los órganos superiores de dirección y las que representan a las máximas autoridades de línea pueden ser mas gruesas que las empleadas para representar las demás relaciones.

- Los sectores de accesoria y comités sobre los cuales los directores y/o gerentes ejercen relativa autoridad deben ser colocados al lado del rectángulo de la máxima autoridad ejecutiva de la empresa.

- Los asistentes de la máxima autoridad Ejecutiva de la empresa deben ser colocados inmediatamente debajo del rectángulo de dicha autoridad.

- Debajo de los sectores de asistentes se colocan los órganos o sectores de línea con sus respectivas unidades descentralizadas.

Todo organigrama debe contener las siguientes informaciones:- Nombre de la empresa o institución.- Encabezamiento de identificación.- Nombre del analista responsable de su diseño.- La fecha de presentación.- Nombre y cargo de la persona que aprobó el organigrama.- La fecha de aprobación.- La firma del analista y de quien aprobó el organigrama.

Tipos de organigrama De acuerdo con su diseño:

- Vertical.- Horizontal.- Concéntrico o circular.

De acuerdo con su contenido:

- Estructural.- De distribución de puestos.- Funcional.

Estructurales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de

una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,

en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo

Horizontal Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al

titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente

Mixto

Circular La unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una

serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras

De puestos Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de

plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas

Organigrama funcional Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades

y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general

Manual Administrativo

Es un documento que contiene en forma integrada y sistémica un conjunto de informaciones y/o instrucciones sobre objetivos, políticas, estructura organizacional, funciones, sistemas y procesos o procedimientos operacionales de una empresa de modo que sirva como instrumento de referencia y consulta.

Tipos de manuales.

Manual de políticas. Manual de estructuras. Manual de organización y funciones. Manual de procedimientos o procesos. Manual de contenido múltiple. Otros.

Manual de políticas: Contiene en forma detallada las políticas establecidas para el funcionamiento de los diferentes sectores de una empresa.

Manual de estructuras: Contiene informaciones generales sobre la división del trabajo así como la diferenciación, integración y relaciones entre las distintas dependencias o sectores que componen una organización.

Manual de organización y funciones: Contiene el organigrama de la empresa, con la indicación de los distintos sectores o dependencias, los niveles jerárquicos, las relaciones intersectoriales y la descripción de funciones de cada sector y/o de cada cargo.

Manual de procedimientos o de operaciones: Contienen un conjunto de definiciones operacionales, señalando la secuencia de las acciones o pasos a seguir para la ejecución de los trabajos.

Contenido del Manual de Organización y funciones.

a) Una parte general, relacionada con todos los sectores o dependencias de las empresa.

a) Una parte específica, relacionada con cada sector o dependencia.

Parte GeneralIncluye:

Clasificación, numeración e índice del contenido manual.

Presentación del manual. Introducción al manual. Fundamentos de la estructura propuesta. Criterios considerados para la estructuración y

funcionamiento de la organización. Glosario de términos utilizados. Responsabilidades comunes. El organigrama general.

Parte Específica

Incluye Organigramas parciales

Descripción de funciones de los distintos sectores y unidades de la estructura organizacional, indicando la frecuencia.

Elaboración del Manual de Organización y funciones. No existe un modelo determinado para su

elaboración. Varia de acuerdo a las necesidades y cultura

organizacional de la empresa. Para la definición de funciones de cada sector

o área de la organización se debe considerar:a) Las fases o etapas del proceso administrativo.

Pág. 320 Fig. 54b) Cada fase o etapa por niveles.c) La etapas de la planeación.d) La coordinación entre los diferentes niveles de

la organización.e) Otros.

GRAFICOS DE SECUENCIAS

FLUXOGRAMA O FLUJOGRAMA

Forma de representación grafica utilizada para demostrar esquemáticamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento dentro de la empresa, de un sector de la misma o entre la empresa y el cliente o viceversa estableciendo una secuencia cronológica.

Es de mucha utilidad en aquellos casos en que los procedimientos o procesos son muy extensos.

La practica demuestra que en todos los casos, inclusive procedimientos cortos, es recomendable la utilización de fluxogramas porque permite visualizar con claridad las secuencias y características de cada actividad y facilita el análisis de la misma.

Pautas para el diseño de un fluxograma o flujograma. A continuación algunas de las mas importantes que

debe tener en cuenta el Analista de O y M en cuento a:a) Identificar el procedimiento o proceso que se quiere graficar.b) Identificar los sectores que intervienen en el procedimiento o proceso.c) Identificar documentos que intervienen en el procedimiento o proceso.d) Referente a la descripción narrativa:

- Se describen los pasos del procedimiento especificando quien, como, cuando y donde se hace cada paso e indicando la sucesión cronológica y secuencia concatenada de las acciones.

- Deben utilizarse frases concisas, pero completas.

- Las frases deben comenzar con el verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente del indicativo.

- Deben evitarse los términos que puedan tener mas de una interpretación.

- Deben utilizarse términos sencillos y uniformes.- En cada línea vertical se debe indicar,

gráficamente cada paso del procedimiento o proceso.

Signos Utilizados para el diseño del fluxograma o flujograma y sus significados: Ver Cuadro en Pág. 162 y 163 del Libro

Organización, Sistemas y Métodos de Martín Flor Romero. OJO ESTUDIAR MUY BIEN

Estos signos se conectan entre si por medio de líneas que van de izquierda a derecha en el fluxograma horizontal( )

Y de arriba hacia abajo en el fluxograma vertical ( )

Tipos de fluxogramas o flujogramas.

El Analista normalmente utiliza dos tipos y ellos son:

Fluxograma vertical.

Fluxograma horizontal.

Fluxograma vertical.- Se utiliza para mostrar los pasos de un procedimiento relativamente simple.- El flujo o la secuencia de operaciones va de arriba hacia abajo.- Se utiliza normalmente para ilustrar la situación actual de un procedimiento y para efectuar el análisis de los datos.- Los datos que se incluyen en la parte superior de este tipo de fluxograma son:

- Nombre de la empresa.- El titulo del fluxograma.- Denominación del proceso o procedimiento.- Denominación del sector responsable.- Fecha de elaboración del fluxograma.- Nombre del analista que diseño el fluxograma.- Significado de los signos utilizados.

- El cuerpo del fluxograma esta constituido por:- Primera columna : indica numero de cada paso

u operación.- Segunda columna : pasos del procedimiento o

proceso, quien, que, cuando y donde se ejecutan los mismos.

- Tercera columna : se indica la distancia en metros que existe entre dos o mas sectores que intervienen en el proceso.

- Cuarta columna : Tiempo de duración de cada paso u operación.

- Quinta, sexta, séptima, octava y novena columnas : se representa gráficamente cada paso u operación del procedimiento o proceso.

Ventajas- Ya viene diseñado en un formulario.- Facilita el análisis de los datos durante un

estudio de O Y M.

VER FIGURA Nro. 15 . PAG 166 y 167 del libro.

Fluxograma horizontal.- Se utiliza para mostrar los pasos u operaciones de procesos o procedimientos mas complejos.

- El flujo o la secuencia de operaciones va de izquierda a derecha y viceversa.- Se utilizan los mismos signos que en el fluxograma vertical. - Además de otros que pueden ser agregados de acuerdo a las necesidades.

Los datos que incluyen este tipo de fluxograma, en la parte superior son:

- Nombre de la empresa.- Titulo del fluxograma.- Denominación del proceso y procedimiento.- Denominación del sector responsable del procedimiento.- Fecha de elaboración del fluxograma.- Nombre del analista que diseño el fluxograma.- Significado de los signos utilizados.

El cuerpo del fluxograma esta constituido por:- La primera columna : numero de cada paso u operación.- La segunda columna : pasos del procedimiento o proceso, indicando quien, que, como y cuando se ejecutan los mismos.

- En las columnas siguientes :

* En la parte superior se especifican los sectores que intervienen en la ejecución de los distintos pasos del procedimiento o proceso. El donde.

* Debajo de cada sector, en donde se ejecutan los trabajos, se representan los pasos u operaciones por medio de los signos correspondientes.

Ventajas: - Facilita las visualización de los sectores de una organización.

- Permite una mejor y mas rápida comprensión del procedimiento.

- Se recomienda para tramites mas complejos en que intervienen varios documentos y sectores de la organización.

Ej. VER FIGURA NRO. 16 PAG 169 y 170 del LIBRO.

Diagrama de flujo

Grafico de secuencias que tiene por objetivo mostrar las secuencias de un determinado proceso o procedimiento.

Puede ser utilizado con un sistema manual o computarizado.

Es el mas utilizado actualmente para ilustrar el flujo de actividades de procesos como por ejemplo de : Proceso de producción, de montaje de una maquina etc. O flujo de documentos e informaciones de proceso de : facturación, cobranzas, contabilidad etc.

VER EJEMPLOS GRAFICOS PAG 173, 174, 175 y 176 del libro.

OTROS DIAGRAMAS Diagrama de Gantt:

Otro de los diagramas que puede ser utilizado para representar las secuencias de trabajo en un estudio de O y M.

En el Diagrama de Gantt se indican las fases o etapas de un determinado trabajo.

En líneas horizontales trazadas previamente y ordenadas de acuerdo a la secuencia de operaciones.

En columnas verticales los respectivos periodos empleados para la ejecución de cada fase o etapa.

Estos tiempos pueden ser expresados en horas, días, meses, etc.

La distribución del tiempo para las distintas fases del proyecto dependerá del volumen de trabajo por afrontar y del tiempo total del que se dispone para su realización.

VER EJEMPLO PAG 177 - 178 del libro.

Ventajas.- Permite la separación de las partes para un mejor control de la ejecución de los mismo.- Se pueden lograr con mayor con mayor facilidad y precisión los objetivos propuestos mediante la programación del trabajo.

OBJETIVOS DE LOS GRAFICOS DE SECUENCIAS Los fluxogramas o flujogramas y los diagramas de flujo

se utilizan para:- Señalar en forma detallada, los pasos o etapas y los sectores o áreas que intervienen en cada proceso.

- Estudiar la secuencia o sucesión cronológica de los pasos o etapas de un proceso y de los sectores o áreas que intervienen en dicho proceso.

- Analizar en detalle, los problemas organizacionales así como los sistemas y procesos o procedimientos organizacionales.

- Estudiar la calidad y cantidad de documentos utilizados en cada proceso.- Estudiar la distribución del espacio físico ( layout).- Simplificar, estandarizar u optimizar los procesos o procedimientos operacionales.- Otros.

LOCALIZACION DE SECTORES U OFICINAS

La organización física de una empresa se puede determinar según la estructura del edificio.

Hay que tener en cuenta la naturaleza de las actividades de la empresa y de sus sectores.

Pautas básicas para la correcta localización de los distintos sectores de la empresa en un

edificio.a) Los sectores que tienen contacto directo con el

publico deben ser ubicados en los lugares mas próximos a la entrada del edificio.

b) En el caso especifico de los hospitales o sanatorios deben tenerse en cuenta lo siguiente:

1 – Los sectores que atienden a pacientes que no pueden caminar o moverse por si mismos, deben estar próximos a la entrada. Ej. Servicio de primeros auxilios, traumatología. Etc.

2- Los sectores que atienden a pacientes con enfermedades infecto contagiosas deben ubicarse en lugares separados si es posible con entrada y salida por la parte posterior del edificio. Si se trata de un local de varios pisos se debe destinar un ascensor especial para el acceso de los mismos.

c) Los sectores que utilizas equipos o maquinas de gran peso deben ubicarse en la parte baja, sub. suelo o en los pisos mas bajos donde la estructura del edificio tenga mayor resistencia.

d) Los depósitos de materia prima, materiales pesados y mercaderías ( productos terminados) deben ser ubicados preferentemente en la planta baja o sub. suelo del edificio.

e) Los sectores que tienen relaciones mas estrechas o frecuentes entre si deben estar en lugares próximos para facilitar la comunicación.

f) Los sectores dependientes de una misma gerencia o área deben estar situados en áreas contiguas o próximas.

g) Los sectores que prestan servicios generales deben ser ubicados siempre que fuere posible en un lugar céntrico del edificio.

h) Los sectores cuyas actividades requieren un flujo continuo deben estar ubicados de manera a facilitar la continuidad del trabajo.

i) Los sectores correspondientes a la Alta dirección, Asesorias, Comités deben estar localizados en los últimos pisos del edificio o en lugares mas tranquilos.

La metodología de los estudios de O y M

La metodología de los estudios de O y M es el procedimiento sistemático y ordenado a seguir para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo.

Metodología puede definirse como el conjunto de métodos seguidos en una investigación, es un procedimiento sistemático y ordenado para realizar algo.

La ejecución de un estudio de O y M puede originarse de diversas formas. Puede ser el resultado de una preocupación de la Dirección de la empresa, de solicitudes de los Jefes de línea, de propuestas de la unidad interna de O y M o de sugerencias de consultores externos.

FASES O ETAPAS DE UN TRABAJO DE ORGANIZACIÓN, SISTEMAS Y METODOS. Cualquier proyecto de O y M debe seguir un mismo esquema

general, tanto para la realización de un trabajo de organización administrativa, como para la racionalización de los métodos y procesos o procedimientos operacionales.

Existen ocho fases o etapas básicas de que consta cualquier trabajo de O y M:

1) Planeación de tareas: Definir los objetivos, políticas, estrategias, programas y procedimientos de acción.

2) Recolección de datos e informaciones: Efectuar la recolección de datos y registrar en sucesión cronológica y ordenada los diferentes pasos u operaciones existentes.

3) Análisis de datos e informaciones: Efectuar el análisis de los datos e informaciones obtenidos y plantear posibles conclusiones.

4) Formulación de la propuesta: Elaborar las propuestas respectivas, las alternativas de solución para los problemas planteados.

5) Prueba o experimentación de la propuesta: Realizar la prueba o experimentación de la nueva organización y de los nuevos procesos o procedimientos establecidos.

6) Implantación de la propuesta: Realizar la implantación de la nueva organización y/o de los nuevos sistemas y procesos o procedimientos establecidos una vez que hayan sido probados.

7) Presentación del informe final: Presentar un informe final por escrito, detallado a los directivos de la empresa.

8) Control ulterior: Realizar el control posterior de los resultados de los trabajos realizados.

PLANEACIÓN DEL TRABAJO DE O y MAntes de realizar el proceso de planeación de

tareas, al analista de O y M debe: Realizar una inspección preliminar en el lugar

de trabajo. Realizar reuniones y entrevistas con los

directivos, gerentes, jefes y empleados. Descomponer el trabajo a realizar en fracciones

o etapas si amerita. Determinar con cierta exactitud la duración de

la investigación y el plan general a seguir para optimizar la utilización del tiempo.

Pasos a seguir en la fase de planeación de tareas:

1) Fijar los objetivos de estudio.Una vez efectuada la inspección preliminar se debe determinar:a) El tipo de resultado que busca, la finalidad del estudio. b) Para que sector o para quienes esta destinado el trabajo.c) Cuanto tiempo se necesitara para realizar el trabajo.d) Quien o quienes serán sus colaboradores.

2) Efectuar la búsqueda de antecedentesa) Tomar conocimiento de la existencia de leyes,

decretos, resoluciones de la Asamblea de accionistas, del Directorio o Consejo de Administración u otras disposiciones relacionadas con las actividades de la organización.

b) Revisar y estudiar manuales, reglamentos, memorándum e informes que contengan datos de utilidad.

c) Elaborar organigramas generales y sectoriales de la empresa indicando responsables de cada sector.

d) Obtener y analizar datos estadísticos de que se disponga.

e) Averiguar si anteriormente se ha realizado algún estudio sobre políticas, estrategias, organización, métodos, sistemas y procesos o procedimientos en la organización.

f) Discutir con las personas responsables de la organización o sector el lugar donde será realizado el trabajo.

3) Preparar el lugar de trabajo.Antes de la iniciación del estudio debe:a) Realizar consultas con los directivos, gerentes y/o

responsables de los sectores interesados en el estudio. Considerar el programa y horario de trabajo.

b) Invitar a los directivos de la empresa y a los representantes de los sectores interesados a participar del estudio.

c) Seleccionar el sector o sectores de la organización que serán estudiados y donde se efectuaran las pruebas.

d) Preparar el cronograma de actividades.e) Notificar por escrito y con suficiente anticipación al

sector seleccionado para el estudio y el lugar de pruebas.

Una vez definido el plan de acción es importante mantener comunicación permanente con los Gerentes y responsables de la empresa a efectos de mantenerlos informados respecto de algunas modificaciones que puedan surgir en los planes establecidos o sobre la marcha futura de los trabajos.En esta etapa es importante tener en cuenta:

1) Las actividades del analista de O y M quitan tiempo a los gerentes, jefes y empleados, razón por la cual debe ponerse de acuerdo previamente con los mismos.

2) El analista de O y M debe respetar las fechas y horas convenidas para el desarrollo de sus actividades. Cualquier cambio debe ser comunicado con suficiente antelación.

RECOLECCION DE DATOSEtapa mas amplia de un estudio de O y M y consiste en recoger todas las informaciones y hechos posibles relacionados con la organización y funcionamiento de una empresa o institución o sectores de la misma.

Procedimiento para la recolección de datos:

Para proceder a la recolección de datos el analista de O y M debe considerar en primer lugar que tipos, cantidad y calidad de hechos, datos e informaciones deberá recoger

1 )Orientación preliminar del analistaa) Estudiar en el organigrama cada sector donde se realizara el trabajo y las relaciones internas y externas del mismo.b) Estudiar todos los datos e informaciones existentes sobre la organización y procesos o procedimientos en uso.c) Preparar cuestionario a utilizar en relacion a los ítems a y b.

2) Orientación de los directivos, gerentes y jefes. Antes de comenzar el trabajo de O y M, el analista debe asegurarse

de que los directivos, gerentes, jefes y empleados de la empresa o institución estén enterados de la naturaleza y objetivos de su misión.

Para ello debe concertar una entrevista con la máxima autoridad ejecutiva de la empresa para ser presentado a los principales gerentes y jefes de la misma con el fin de realizar una disertación orientadora antes del inicio de sus actividades.

3) Orientación del personal de la empresa.Debe realizar conversaciones informales de orientación con los empleados de la empresa, antes del inicio de su trabajo. En estas se buscara acordar el programa y horario de estudio.

4) Realización de entrevistasProceso que tiene por objetivo descubrir los detalles del cargo o de las tareas realizadas por una o varias personas en la organización.

Consiste en recoger informaciones a través de la observación personal y la aplicación de conocimientos técnicos del analista.

La entrevista con el personal debe ser llevada a cabo de ser posible en su propio lugar de trabajo y en el horario de menor actividad.

El analista debe tratar de que la entrevista sea lo mas informal y sencilla posible, la conversación debe ser en términos usuales y comprensibles para el entrevistado, el analista debe ubicarse en el lugar del entrevistado.Debe observar los siguientes puntos:a) En una entrevista personal - Asegúrese de que el personal comprenda los objetivos del estudio.- Destacar la importancia de las informaciones proporcionadas por el personal.- No criticar ni corregir al entrevistado.b) En la observación personal o directa y medición del trabajo.- Observar cada paso del proceso de acuerdo con su orden de ejecución.- Hacer numero suficiente de preguntas al personal para asegurarse de que conoce todo el proceso.Que hace, en que caso y en que nivel de decisión?Como se hace?Porque se hace de esa forma? Habría otra forma de hacerlo?Cuando y en que momento se hace? Etc.- Obtener un ejemplar de cada formulario que se utiliza, llenado como un caso real.

5) Utilización de cuestionariosEn general no es recomendable la utilización de cuestionarios para la recolección de datos, pues presenta una serie de desventajas que pueden influir negativamente en el resultado del mismo.A continuación las principales desventajas de este método:a) Un mismo cuestionario puede ser interpretado de diferentes formas por distintas personas.b) Hay personas que tienen lentitud de comprensión respecto a los demás y pueden sentirse frustrados.c) Existen personas que aunque entienden el significado de las preguntas, no tienen suficiente facilidad verbal para expresar sus ideas.d) Las contestaciones proporcionadas pueden resultar incompletas o insuficientes.e) La falta de contacto directo con la persona interrogada.Sin embargo, a veces se presentan situaciones en las que necesariamente debe recurrirse a este método por la imposibilidad de realizar entrevistas directas.

Para cada caso, cuando utiliza cuestionarios, el analista de O y M debe considerar los siguientes aspectos:a) Redactar las preguntas de modo que su interpretación y contestación sean las mas sencillas posibles.b) Explicar el propósito del cuestionario a las personas que lo reciben, ya sea por escrito, verbalmente o en una reunión.c) Asegurarse de que se llenen y devuelvan todos los cuestionarios entregados.d) Discutir los resultados obtenidos, con los directivos, gerentes, jefes, supervisores y empleados de la empresa, antes de sacar conclusiones.

6) Verificación de la exactitud de los datos obtenidos.Se debe revisar con los responsables (gerentes o jefes) los formularios que han sido llenados por el personal entrevistado, para asegurarse de la exactitud e integridad de los datos.En este paso pueden realizar las correcciones que les sean indicadas.

7) Preparación del resumen de las informaciones obtenidas.Completado el proceso de recolección de datos, debe hacer un resumen de todas las informaciones y documentación conseguidas, consignando entre otros los siguientes datos:- Fecha- Procedencia- Volumen de trabajo.- Formularios.- Registros.- Pasos del proceso o procedimientos.- Otros.

Una vez terminado el resumen el analista respetando las reglas de cortesía debe expresar sus agradecimientos por las atenciones recibidas durante su permanencia en la empresa.

ANÁLISIS DE DATOS E INFORMACIONES

Para realizar el análisis de datos e informaciones se debe partir de un procedimiento general hasta llegar a un examen minucioso de cada paso del proceso o procedimiento.

Cuando todos los datos hayan sido seleccionados y ordenados de acuerdo con cada procedimiento o proceso, serán posible las comparaciones y anotaciones de las tendencias respectivas.

El análisis se debe efectuar aplicando actitud critica e interrogante.

El analista podrá resumir y dar forma a todas las informaciones para conseguir una descripción total y racional de la organización o sus procesos o procedimientos.

Para ello, podrá deducir que algunos datos son incompletos, otros tomados en exceso, algunas informaciones deberán ser descartadas por razones específicas Ej. Inconsistencias, duplicaciones, retraso, trabajo innecesario y otros.

Es necesario precaverse contra la tendencia de extraer conclusiones precipitadas o excederse en criticas.

El analista debe ser imparcial y resolver las cuestiones racionalmente y con base sólida de informaciones.

El analizar un determinado problema consiste en separar las “partes” de un “todo” y determinar las relaciones entre “causa y efecto” para obtener un resultado.

Procedimiento para efectuar el Análisis de datos e

informaciones El analista de O y M debe realizar un

análisis detallado, delimitando los problemas e integrando las ideas, para sacar sus conclusiones sobre la organización o sobre los métodos y/o procedimientos habitualmente utilizados y establecer alternativas de solución.

Pasos a seguir para el análisis de datos:1) Clasificar informaciones y documentos a) Por cada proceso o procedimiento.

Separar los formularios y documentos y agruparlos según el tipo de procedimientos.b) En cada proceso o procedimiento ordenar los formularios y documentos teniendo en cuenta su orden de utilización.c) Preparar los fluxogramas y demás gráficos de los procesos habitualmente utilizados.

2) Efectuar el análisis de procesos o procedimientos.

Se efectúa a través de fluxogramas, inicialmente examinando el fluxograma como un todo para tener una visión general del proceso o procedimiento identificando los problemas mas resaltantes.Posteriormente deberá examinar cada paso del proceso aplicando las siguientes preguntas:

a) De que sector y actividad se trata?b) Que hace el paso? o Que hace el sector?.c) Porque se hace ese paso? o Porque existe ese sector?d) Donde se hace el paso? o Donde esta ubicado ese sector?e) Cuando o con que frecuencia se hace el paso?f) Quien hace o debería hacer el paso?g) Como se hace o debería hacerse el paso?h) Cuanto cuesta ese paso? Se justifica ese paso de acuerdo con los resultados obtenidos?

Proceso de análisis mediante cuestionarios.

Al efectuar el análisis de un fluxograma o flujograma o diagrama de flujos, se deben aplicar todas y cada una de las preguntas de análisis citadas anteriormente a cada paso del proceso o procedimiento.

3) Efectuar el análisis de los formularios.

Estudio minucioso de todos los formularios y documentos utilizados en el proceso o procedimiento.Pasos:

a) Analizar cada uno de los formularios y documentos utilizados.

b) Disenar nuevos formularios y documentos o modificar los que se utilizan para el propósito, en caso necesario.

c) Eliminar los formularios y documentos innecesarios.

Concluido el análisis de datos el analista debe preparar un resumen general incluyendo todas las informaciones y documentos y el resultado del análisis efectuado para formular las propuestas respectivas.

Análisis de la distribución del trabajo.

Para realizar este análisis en cualquier sector de la estructura organizacional el analista debe agrupar todas las actividades que realiza cada sector y determinar la participación de los empleados en cada actividad.

Es decir especificar las tareas de cada empleado para el cumplimiento de las actividades del sector y consignar el tiempo empleado para la ejecución de las mismas.

El análisis de la distribución del trabajo se efectúa mediante el “Cuadro de distribución del trabajo” que contiene las siguientes informaciones:

a) Las actividades que realiza el sector.b) Las relaciones de tareas individuales.c) Los tiempos empleados para la ejecución de cada tarea.

Ver Pag. 197 Fig N 22 y Pag 198 Fig 23

Procedimiento para el análisis del cuadro de distribución del trabajo.

a) Elaboración del cuadro de distribución del trabajo.Una vez conocidas las actividades que realiza cada sector y las tareas ejecutadas por cada empleado el analista estará en condiciones de elaborar el cuadro que le permitirá obtener conclusiones sobre la distribución real del trabajo en los distintos sectores.

Deberá contener los siguientes datos:a) Denominación del sectorb) Nivel jerárquico del sector.c) A que sector esta subordinado.d) El nombre del Jefe o Gerente.e) El nombre del analista que preparo el cuadro.f) La fecha de elaboración.g) Las actividades que realiza el sector.h) El total de horas semanales (THS)i) Los nombres de los empleados con las descripción de sus respectivas tareas.j) Las horas semanales (HS)k) La suma total de las THS y las HS.

Ver Pag 201 figura 24

a) Análisis del cuadro de distribución del trabajo.

Antes de realizar el análisis el analista debe asegurarse de que el cuadro contiene todos los datos necesarios.

Es importante que aclare el punto de inicio y de fin de cada tarea.

Para efectuar el análisis del cuadro debe seguir los siguientes pasos:

a) Medir el tiempo empleado para la realización de cada actividadb) Considerar la capacidad del personal con relación a las tareas que realiza.c) Observar si existe adecuación en el volumen de trabajo.d) Observar si la distribución de tareas es adecuada.e) Determinar la necesidad de cada tarea ejecutada.

FORMULACION DE LA PROPUESTA

En esta fase el analista de O y M prepara y presenta la alternativa o posibilidades de solución para los problemas de políticas, estrategias, estructura organizacional, funciones, sistemas, procesos o procedimientos operacionales etc. detectados durante el estudio.

En base al análisis realizado en la etapa anterior, podrá redactar su primer esquema de propuestas y recomendaciones.

Durante el proceso de formulación de las propuestas el analista de O y M debe buscar por lo menos dos o tres posibilidades para cada caso estudiado, probar y rechazar las diversas posibilidades, hasta que encuentre la mejor para cada caso.

También deberá considerar la posibilidad de aplicación de sus propuestas en cuanto a impedimentos legales o administrativos de la empresa.

Además debe valorar el factor costo-beneficio de los cambios por realizar, en caso de que fueran aceptados y por ultimo las ventajas y desventajas de cada alternativa presentada.

Una vez finalizado el proceso de formulación de propuestas, debe realizar entrevistas con los directivos, gerentes, jefes y funcionarios de los sectores interesados en el estudio, a los efectos de darles a conocer y compartir con los mismos los criterios utilizados para la definición de la alternativa de solución.

Finalmente debe concretar las fechas para la realizacion de las pruebas.

Procedimiento para la formulación de la propuesta

1) Preparar los gráficos de la propuesta.Se debe preparar el organigrama, los fluxogramas y demás gráficos de la propuesta, teniendo como base el análisis de la estructura y procesos en vigencia.Al elaborar el fluxograma del procedimiento propuesto es importante incluir las sugerencias del personal entrevistado para lograr mayor apoyo y aceptación de quienes utilizan los procedimientos.

2) Lograr la aprobación de las personas interesadas en el estudio.

El analista debe procurar llegar a un acuerdo con todas las personas interesadas en el estudio, pues de estas dependerá el éxito de su trabajo.A es efecto debe proceder del siguiente modo:

a) Una vez preparada la propuesta, incluyendo las sugerencias de cada empleado entrevistado, formularios y demás documentos nuevos o modificados debe discutirlo con las personas afectadas por la nueva estructura, sistemas y procesos.

Mediante ello podrá descubrir algunos puntos que pudieron haber sido pasados por alto y que puedan hacer variar la propuesta.

Así también se pueden proporcionar aclaraciones sobre los nuevos procesos o procedimientos y determinar el porque de las oposiciones del personal.

El analista debe justificar la propuesta con argumentos valederos, presentando varias posibilidades de solución y citar las ventajas y desventajas de cada una recomendando la que ofrezca máximas ventajas.

b) Finalizadas las discusiones el analista debe considerar los nuevos datos obtenidos y efectuar las modificaciones que correspondan a cada caso ya sea modificando o eliminando otros.

c) En base a los nuevo formularios modificados o nuevos a ser utilizados en el nuevo proceso debe preparar la cantidad necesaria para la prueba.

d) Finalmente de común acuerdo con directivos, gerentes, jefes y responsables de los sectores afectados, debe concretar las fechas para las pruebas respectivas.

PRUEBA O EXPERIMENTACION DE LA PROPUESTA

Ningún trabajo realizado en las fases precedentes debe considerarse como valido hasta que haya sido probado.

La prueba de las propuestas servirá para demostrar por un lado la posibilidad de aplicación, y por otro descubrir y subsanar las posibles dificultades que pudieran presentarse durante la aplicación de las mismas.

Procedimiento para realizar la prueba o experimentación de la

propuesta.1) Realizar los preparativos finales para la prueba.

En esta parte se debe:a) Distribuir copias de manuales de organización y funciones y de procedimientos administrativos a todos los sectores seleccionados para la prueba.b) Asegurarse de que todos los responsables de los sectores esta preparados para la fecha establecida.c) Asegurarse de que cada sector cuente en cantidad suficiente con los formularios que serán utilizados.d) Procurar que los directivos y representantes de los sectores involucrados observen el desarrollo de la prueba.

2) Supervisar la aplicación del nuevo procedimiento durante la prueba.El analista debe prever todas las dificultades que puedan presentarse y estar preparados para corregir cualquier error o deficiencia que pueda observarse en la aplicación del nuevo procedimiento.

Su función principal es la de aconsejar o recomendar a los directivos, gerentes, jefes y personal la aplicación de los nuevo métodos de trabajo y saber convencer a los mismos sobre las ventajas de la aplicación de los mismos.

Serán de gran utilidad las opiniones de los directivos y representantes de cada sector, dado que si se tiene éxito en la colaboración de los mismos podrán asegurarse de que sus recomendaciones sean aceptadas con mayor facilidad.

Durante la realización de la prueba el analista debe proceder del siguiente modo:

a) Supervisar la aplicación del nuevo proceso o de la utilización del nuevo formulario.b) Seguir correctamente los pasos planificados para facilitar la coordinación y supervisión de la prueba.c) Revisar constantemente las operaciones o procedimientos que están siendo probados.d) Estar preparado para cualquier dificultad que pudiera presentarse e indicar inmediatamente las modificaciones necesarias.e) Estar dispuestos a aceptar las sugerencias para realizar cambios de ultimo momento.f) Acompañar a los directivos, gerentes, jefes y demas personal durante la realización de la prueba.g) Explicar a los mismos los pasos de cada procedimiento y proporcionarles las informaciones sobre la prueba.h) Estudiar las sugerencias y si es factible, incluirlas en la elaboración final del nuevo proceso.

3) Preparar la presentación final del nuevo proceso o procedimiento.El analista debe realizar los ajustes que sean necesarios y preparar la presentación final de:a) Gráficos de secuencias de los métodos en uso y de los propuestos.b) Formularios y demás documentos.c) Manuales.d) Otros.

APLICACIÓN O IMPLANTACION DE LA PROPUESTA

1) Introducción.Finalizada la etapa de prueba o experimentación del método, sistema y proceso o procedimiento propuesto el analista debe preparar la aplicación definitiva del nuevo procedimiento.Es una de las etapas mas complicadas pues significa volver la espalda a todas las rutinas y hábitos normales.El analista debe estar preparado, porque cuanto mas amplio sea el alcance de las recomendaciones, mayor será la probabilidad de dificultades en la implementación.

2) Procedimiento para la aplicación o implantación de las propuestas.En esta fase el analista debe seguir estos pasos:a) Preparar el calendario de implantación de la nueva organización, o de los nuevos métodos y procesos operacionales.b) Proveer con anticipación ejemplares del manual de organización y funciones y procedimientos, así como la cantidad suficiente de formularios a todos los sectores afectados.c) Capacitar al personal de los sectores afectados.d) Asegurarse de que se cumplan las fechas establecidas para la implantación.e) Acompañar y asistir a los directivos, gerentes, jefes y responsables de los sectores interesados, en la aplicación de los nuevos método y/o procedimientos establecidos.f) Otros.

PRESENTACION DEL INFORME FINAL

Una vez concluido el trabajo de las etapas anteriores el analista de O y M presenta el informe final a los directivos de la empresa o institución.

1) Redacción del informe. En algunos casos pueden redactarse informes parciales, principalmente cuando el estudio consta de varias etapas y el tiempo de ejecución de los trabajos es a mediano o largo plazo.

El contenido del informe puede variar de acuerdo con la naturaleza y características del estudio efectuado.

Antes de empezar la redacción el analista debe tener claros los títulos, subtítulos y apéndices a ser incluidos.

Partes básicas del informe:

a) Título e identificación del informe. Debe ser claro, además reflejar el contenido del mismo.b) Índice del contenido.En esta parte se detalla el contenido del informe, con indicación de las paginas respectivas.c) Introducción.En esta parte se define en forma clara y breve el objetivo del estudio y los aspectos particulares necesarios.Generalmente se incluyen:

- El objetivo del estudio realizado.-Referencias sobre la metodología y

procedimientos utilizados durante la investigación.- Breve historia de la situación para orientar al

lector.- Otros.

d) Redacción del cuerpo principal del informe.Texto claro y conciso. Se debe cuidar que el lector no quede en duda.Puede incluir entre otros los títulos principales, los subtítulos y luego la narración de los hechos.La descripción de las situaciones o hechos debe ser objetivo e impersonal.Las conclusiones y recomendaciones deben ser presentadas en forma detallada y precisa.Se incluyen también la descripción de la situación existente y un análisis critico de la misma buscando mostrar un balance comparativo para persuadir a los directivos y sectores afectados sobre la importancia de los cambios.Además se incluyen las recomendaciones con sus respectivas ventajas y los apéndices.

e) Apéndices.La importancia del balance comparativo puede ser demostrada mediante los apéndices (organigramas, fluxogramas, cuadros de distribución del trabajo y otros)Estos tendrán que conducir a una conclusión por lo que deben ser convincentes, tener fundamentos lógicos y evitar criticas desmedidas.

Además se pueden incluir otros datos e informaciones de acuerdo a las necesidades de cada caso.

Finalmente, es importante que en la redacción de los informes sea utilizado un lenguaje sencillo, títulos claros y precisos, y párrafos cortos, en sucesión lógica, de modo que sea fácil de leer e interpretar.

Además es recomendable:- Utilizar el estilo impersonal.- Hacer referencias a los puestos en vez de mencionar a las personas que los ocupan.- Usar los mismos términos utilizados en la empresa.

2) Presentación y entrega del informeEl analista procede del siguiente modo:a) Realiza reuniones con los responsables de los sectores afectados y somete a consideración de los mismos el informe.Las opiniones recibidas en estas reuniones pueden aconsejar la forma de las conclusiones o ceder e hechos de menor importancia a cambio de mantener las fundamentales.b) Efectúa los ajustes necesarios.c) Presenta ejemplares del informe a los directivos de la empresa.d) Agradece por la colaboración recibida durante el estudio realizado y ofrece sus servicios para los casos requeridos.

El Analista debe cumplir siempre la fecha de entrega del informe.

CONTROL POSTERIOREl Analista de O y M termina su misión y responsabilidad en algunos casos en el momento de la entrega del informe final a la dirección superior de la empresa.En otros casos puede ser precisa su ayuda durante la aplicación.

Sin embargo en todos los casos es conveniente mantener contactos con los sectores donde haya realizado su trabajo, durante la aplicación inicial y posterior de los nuevos procedimientos.

Esta continuidad de asistencia es de gran utilidad porque presenta no solo una garantía para la comprensión de las recomendaciones sino también una experiencia útil para el Analista.

Procedimiento para realizar el control posterior.

a) Mediante visitas realizadas a los distintos sectores o informes recibidos de los mismos, asegurarse de que los nuevos sistemas, métodos y/o procedimientos establecidos, están siendo aplicados.

b) Si se presenta alguna dificultad en la aplicación de los mismos, estudiar motivos y salvarla en la brevedad posible.

c) Realizar visitas periódicas a los diferentes sectores a los efectos de averiguar si necesitan revisiones de los procedimientos utilizados.

d) Otros.

Opciones para la asignación de la función de Organización y

Sistemas Toda organización tiene básicamente dos

opciones :

- Mediante el funcionamiento de un órgano órgano interno.interno.

- Mediante la contratación de una consultoría consultoría externa.externa.

Funcionamiento de un órgano interno.

El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes características:  Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos.

Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación.

En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:

- Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.

  - Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.

Contratación de una consultoría externa.

Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente característica:

Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras empresas.  Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.

El Analista de Organización y Sistemas.

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

Preguntas de repaso:

Que es Organización, Sistemas y Métodos ? Cuales son las funciones generales de Organización, Sistemas y

Métodos ? Cuales son las opciones que tiene la empresa para la utilización

de los servicios de Organización, Sistemas y Métodos ? Cuales son las habilidades necesarias para el profesional de

Organización, Sistemas y Métodos ?

LA REINGENIERÍA DE PROCESOS

No consiste en una simple reestructuración, sino en un cambio radical en la estructura de los procesos, entendidos éstos como una secuencia de actividades que crean valor para el clientes

Esto es posible de 3 formas distintas:

Rediseño de las etapas del proceso. Cambio de la secuencia lógica y temporal. O cambio de otras características del proceso, siendo para ello

básico el respaldo de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones.

Es necesario un profundo estudio de los clientes, sus necesidades, gustos y preferencias, así como de sus posibilidades económicas.

Las "3C" son:

CLIENTES – La oferta aumenta y se diversifica a un ritmo más acelerado que la demanda

COMPETENCIA – Antes las empresas nacionales se repartían el mercado local pero la presión competitiva se hace más intensa.

CAMBIO – Acortamiento en el ciclo de vida de los productos

En definitiva, las empresas se enfrentan a :

Falta de flexibilidad de la estructura competitiva Falta de responsabilidad (dispersa a lo largo del

proceso productivo) Falta de atención al cliente Excesiva burocracia dentro de la organización Altos costes generales con 5 herramientas:

procesos, equipos de trabajo, tiempo, tecnología y liderazgo.

Calidad TotalCalidad Total en las organizaciones

Definición de calidadConjunto de características de un producto que satisfacen las necesidades de los clientes, y en consecuencia, hacen satisfactorio al producto. La Calidad también consiste en no tener deficiencias.

Philip Crosby:Calidad Total es el cumplimiento de los requerimientos, donde el sistema es la prevención, el estándar es cero defectos y la medida es el precio del incumplimiento. Calidad (Crosby): La explica desde una perspectiva ingenieril como el cumplimiento de normas y requerimientos precisos. Su lema es "Hacerlo bien a la primera vez y conseguir cero defectos".

Deming: Ofrecer a bajo costo productos y servicios que satisfagan a los clientes. Implica un compromiso con la innovación y mejora continuas.

Calidad Total

La Calidad Total es el estadio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones que ha sufrido el término Calidad a lo largo del tiempo.- En un primer momento se habla de Control de Calidad, primera etapa en la gestión de la Calidad que se basa en técnicas de inspección aplicadas a Producción.

- Posteriormente nace el Aseguramiento de la Calidad, fase que persigue garantizar un nivel continuo de la calidad del producto o servicio proporcionado.

- Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como Calidad Total, un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de Mejora Continua y que incluye las dos fases anteriores.

La calidad en la organización implica:

Objetivos claros. Políticas y estrategias adecuadas. Estructura organizacional y funciones adecuadas. Canales y sistemas de comunicación adecuados. Métodos, sistemas y procesos o procedimientos operacionales adecuados. Recursos humanos calificados y motivados. Clima laboral adecuado. Trabajo en equipo. Estilo Gerencial participativo. Mecanismos de coordinación y control adecuados. Atención preferencial a todo lo relacionado con clientes y proveedores. Atención y adaptación a los cambios ambientales.

METODOLOGÍA DE LOS PROCESOS DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO.

Factores Desencadenantes De Los Cambios En Las Factores Desencadenantes De Los Cambios En Las Organizaciones Organizaciones

Son múltiples y variadas las razones que pueden determinar la necesidad de cambios organizacionales.

En muchos casos las organizaciones no han reparado en su realidad organizativa, y al enfrentar dificultades graves, deciden iniciar procesos de cambio.

En otros casos, la empresa desarrolla periódicamente acciones de modernización para mantener actualizada su organización.

Se presentan a veces fenómenos externos o condicionantes internas que actúan como factores desencadenantes y promueven la puesta en práctica de acciones de cambio en las organizaciones.

Algunas razones que con más frecuencia determinan la decisión de las empresas de promover cambios

organizacionales son:

Estructuras no adecuadas al crecimiento empresarial.

Sobre dimensionamiento estructural.

Conflictos en las relaciones entre órganos.

Quejas manifestadas por los clientes.

Deficiente programación del trabajo.

Sobrecargas de trabajo en los ejecutivos.

Carencias en la información disponible.

Atrasos reiterados en las tareas

Inadecuada distribución del trabajo.

Excesiva dotación de personal.

Costos elevados y desproporcionados.

Necesidades de actualización tecnológica.

Errores frecuentes en la ejecución de operaciones.

Procedimientos engorrosos, lentos y complicados.

Inexistencia de controles o fallas en los mismos.

Insatisfacciones del personal.

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo como:

Eficacia: el grado de alcance de los objetivos.

Eficiencia: la cantidad de recursos utilizados para el logro de los mismos y su relación con estos. ( Lograr el objetivo en el menor tiempo y al menor costo posible)

Organización y Métodos, surge con un criterio de Eficiencia en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas, orientándose hacia la  Productividad y la Calidad Total.

Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnología de la Información  (Internet, Firma Digital, Digitalización de Documentos, Factura Electrónica, etc.) impulsa la necesidad de que las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas Reingenierías de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los Sistemas de Información.

La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La tecnología debe ser usada no solamente para automatizar o alterar procesos existentes, sino más bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIÓN.

La metodología de diseño, sea cual fuere el universo bajo estudio, comprende las tres siguientes fases:

IDENTIFICACIÓN DE FACTORES : En esta parte del estudio se determina y precisa los

elementos primarios y básicos del diseño organizacional, esto es:

Los objetivos empresariales hacia los que, bajo una concepción dinámica, debe apuntar la organización.

Las actividades, trabajos, acciones o tareas que deben realizarse en la entidad para lograr los objetivos trazados y los resultados empresariales.

Las variables críticas, propias o características de la empresa particular, que pudieran influir fuertemente en el diseño de la organización, como por ejemplo, la localización geográfica dispersa de su mercado de ventas, la existencia de un proceso técnico que define la organización de la producción, la agrupación prioritaria de determinadas actividades en función de los productos, etc.

En suma, en este tramo de la investigación se acopia, toda la información primaria, de primera instancia, que se requiere para el diseño de la organización.

ANÁLISIS DE FACTORES: En esta segunda fase del diseño organizacional se sistematiza la información lograda en la precedente, obteniendo elementos de juicio adicionales de sumo valor para abordar la etapa final de diseño de la organización.

En último término esta parte de la investigación persigue:

Determinar como incide cada una de las actividades identificadas anteriormente sobre los resultados empresariales, esto es, reconocer la que tienen carácter fundamental para logrados separándolas de las que los afectan con menor énfasis o en forma sólo indirecta.

Esta clasificación de las actividades en función de su incidencia sobre resultados, aporta una información de trascendente importancia para determinar, en la fase de diseño mismo de la organización a la que nos referimos líneas abajo, la localización prioritaria de cada una de ellas en la estructura orgánica.

También comprende la determinación del grado de proximidad o asociación que debiera existir entre las actividades. Para este propósito, se examina, entre otros aspectos, la similitud o afinidad funcional existente entre ellas, su mayor o menor complementación y los requerimientos de supervisión, coordinación y control.

Este estudio de las relaciones entre actividades permitirá contar, en la etapa de diseño que describimos a continuación, con criterios precisos para agruparlas convenientemente en la estructura organizativa, tomando en consideración la restante información y juicios disponibles.

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN. En esta fase final del estudio se adopta las decisiones de última instancia que conciernen a la construcción de la organización. El diseño comprende:

La Estructuración de las Actividades, consistente en su arreglo o disposición más adecuada, bajo especificaciones técnicas definidas, en unas u otras localizaciones de la estructura organizativa. (Áreas o Puestos de Trabajo)

La Estructuración de las Decisiones, que concierte a la asignación de autoridad, para la adopción de resoluciones en los diversos campos de la actuación empresarial, a los responsables de las unidades organizativas o Puestos de Trabajo, previamente constituidos.

La organización que pudiera diseñarse para cualquier empresa, siempre funcionará dentro de determinado contexto y deberá ser frente a las más diversas coyunturas. Esto demanda que ella, como totalidad y en cada una de las partes, sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las variaciones del entorno y a las contingencias que necesariamente debe afrontar la realidad empresarial.