novena unidad combinar correspondencia word y access desarrollado por: guillermo verdugo bastias

Desarrollado por: Guillermo Verdugo Bastias

NOVENA UNIDADCombinar correspondencia

Word y Access


Objetivo

Conocer la herramienta de Word combinar correspondencia Creación de base de datos de Access

ContenidosBase de datos de AccessIniciar combinaciónInsertar campos


Utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes.


Documento Principal: En una operación de combinar correspondencia, es el documento que contiene el texto y los gráficos que no cambian en las versiones del documento combinado; por ejemplo, el remitente y el texto de una carta modelo.

Origen de Datos: Es el archivo con texto y gráficos que varían en cada versión de un documento de combinación de correspondencia; por ejemplo, una lista de nombres y direcciones para una carta modelo que desee enviar a una serie de clientes, o cualquier informe para el que desee utilizar información de una base de datos.

Campos de Combinación: Es una marcador que se inserta en un documento principal. Los campos de combinación indican a Microsoft Word donde puede insertar información especifica del origen de datos. Inserte el campo de combinación “Ciudad” para que Word inserte el nombre de una ciudad, por ejemplo “Paris” , almacenado en el campo de datos Ciudad.


Tenemos el siguiente documento, el cual debe enviarse a 15 clientesLos datos que se solicitan:Nombre del clienteCedula de identificadDomicilioNº. Cuotastotal


Vaya la pestaña correspondencia y presione el botón iniciar combinación de correspondencia

Presione la opcion cartas

Ahora presione el botón Seleccionar Destinatarios Escribir nueva lista


Al observar la ventana esta nos muestra una cantidad x de campos, los cuales para este ejercicio son necesarios, para ello debemos modificar presionando el botón Personalizar Columnas

En esta ventana seleccionaremos s los campos que no utilizaremos y presionaremos el botón eliminar

Ahora agregamos los campos que necesitamos, para ello presione el botón agregar


Ahora ingresaremos 15 entradas con sus respectivos campos, al finalizar presione el botón aceptar

Pedro Verdugo 999999-9 Alameda 44 Santiago 4 $25.000Maria Concha 888888-8 avenida 45 Melipilla 5 $45.000


Seleccione el lugar donde guardara su base de datos y coloque como nombre del archivo Clientes


Ahora insertaremos los campos donde corresponda, haga clic al lado de la palabra SR. Y luego presione el botón Insertar campo de combinación y presione el campo nombre

Inserte todos los campos según corresponda en el documento

Guillermo Verdugo Bastias


Una vez finalizado presione el botón Finalizar y combinar, editar documentos individuales


Guarde el archivo como el nombre individuales y el otro archivo de Word como carta modelo


Archivos Generados en combinación de correspondencia

1. Carta Modelo (matriz)2. Documentos Individuales3. Archivo de Base de datos (acces)


Haga doble clic en el archivo clientes


Inserte un nuevo registro en Microsoft acces


Comprimir a un archivo, seleccione los archivos, haz clic botón secundario y aprieta donde dice agregar carpeta.rar


Actividad

Confeccione esta carta modelo, con los siguientes campos:

novena unidad combinar correspondencia word y access desarrollado por: guillermo verdugo bastias

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