NOTIFICACION DE IRREGULARIDADES EN EL MANEJO

DE LA PROPIEDAD Y FONDOS PUBLICOS

Recinto Universitario de Mayaguez

Decanato de Administración

Departamento de Finanzas

Propósito

Establecer las normas a seguir por los diferentes Decanatos, Departamentos u Oficinas para informar las irregularidades cometidas en la administración de fondos o bienes públicos en el Recinto Universitario de Mayagüez.

Definiciones Bienes públicos – Propiedad pública (equipo y materiales).

Fondos públicos – Efectivo en caja, cajas menuda y tarjetas de crédito.

Irregularidad – Cuando cualquier funcionario o empleado esté al descubierto en sus cuentas, no haya rendido cuenta cabal, haya dispuesto de fondos o bienes públicos para fines no autorizados por ley o cuando algún funcionario o empleado o persona particular sin autorización legal haya usado, destruido, dispuesto o se haya beneficiado de fondos o bienes públicos bajo el dominio, control o custodia del Recinto Universitario de Mayagüez.

Notificación de Irregularidades

El Rector, Decanos(as), Directores(as), Supervisores, Personal Docente y Personal No Docente Serán responsables de notificar a sus superiores y estos a su vez a

la Guardia Universitaria las irregularidades en el manejo de fondos y bienes públicos que surjan, dentro de un término de uno a dos días.

La notificación se hará aunque los fondos o bienes hayan sido o puedan ser restituídos.

La notificación o informe de irregularidad a la Guardia Universitaria deberá de incluir la siguiente información: Número de propiedad Última vez que vio el equipo Día en que se observa la irregularidad.

Notificación de Irregularidades - continuación

Costo aproximado. ¿Se forzó cerradura? Quiénes tienen acceso. Otros detalles Relevantes

La Guardia Universitaria Notificará a la Policía (Estatal o Municipal) para hacer una querella o informe

de irregularidad.

Si la irreguladad es relacionada a equipo o materiales, una vez la Guardia Universitaria tenga el número de querella enviará un informe a la Oficina de Propiedad y al Departamento de Finanzas (Seguros y Fianzas).

Si la irregularidad es relacionada a efectivo o caja menuda enviará el informe al Decanato de Administración y al Departamento de Finanzas (Seguros y Fianzas).

Notificación de Irregularidades - continuación

La Oficina de Propiedad Ajustará sus libros y registrará la irregularidad en el “Registro de Pérdida

de Equipo”, enviará un informe al Decanato de Administración con informacion mas detallada sobre el valor en los libros e información relevante .

Decanato de Administración Deberá cumplir con el Reglamento Núm. 41 “Notificación de Irregularidades

en el Manejo de la Propiedad y los Fondos Públicos a la Oficina del Contralor” Esta notificación deberá estar en la Oficina del Contralor, Departamento de

Hacienda y Departamento de Justicia dentro de un término de 30 días a partir de haberse descubierto la irregularidad.

Departamento de Finanzas: Notificar a la UPR Administración Central - Oficina de Seguros y Fianzas la

pérdida de fondos o bienes públicos.

Notificación de Irregularidades - continuación

UPR Administración Central – Oficina de Seguros y Fianzas Realizará todas las gestiones necesarias con las aseguradoras

según disponga la cubierta del seguro y reembolsar al RUM la cantidad correspondiente.

Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Notificación de Irregularidades en el Manejo de la Propiedad y Fondos PúblicosPropiedad y Fondos Públicos

Empleado o Estudiante

Descubre la irregularidad e informa

Director

Prepara Informe

por escrito

Informe debe incluir:

Número de propiedad

Última vez que vio el equipo

Día en que se da cuenta.

Costo aproximado.

¿Se forzó cerradura?

Quiénes tienen acceso.

Otros detalles Relevantes.

Guardia Universitaria

Policía Estatal o Municipal

Oficina de Propiedad

Depto. De Finanzas

Seguros y Fianzas

Decanato de Administración

Reglamento Núm 41 Oficina del Contralor

Departamento de Hacienda

Oficina del Contralor

Departamento de Justicia

Cotejará con la aseguradora la cubierta vigente y reembolsará

al RUM la cantidad correspondiente

Informe AC debe incluir:

Núm. de propiedad

Núm. Orden de compra

Costo actual

Narrativo del suceso

Dibujo o foto del equipo

Copia Orden de Compra

Informe de querella

UPR Administración Central - Oficina de Seguros y Fianzas

Querella