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INFORME SOBRE CONTROLES CON SUGERENCIAS PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Y EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

25 de noviembre de 2010

Señores CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ S. / D

En nuestro carácter de Auditores Externos Independientes efectuamos, como parte de las tareas de la auditoría de los Estados Financieros de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ correspondiente al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2009, una revisión de los procedimientos administrativo-contables y de control interno, del cual han surgido observaciones y recomendaciones que hemos considerado necesario informar a Uds. para su conocimiento y acción futura.

Nuestra tarea fue realizada de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría, y como parte de nuestro trabajo evaluamos el control interno de la Entidad destinado a detectar y corregir fraudes y errores, a efectos de determinar los procedimientos de auditoría a aplicar, considerando que el propósito fundamental de nuestro trabajo consistió en expresar una opinión sobre los referidos Estados Financieros. Como resultado de la revisión de estos controles, y aunque no podemos proporcionar una completa seguridad sobre su funcionamiento, incluimos en este informe los asuntos de importancia que observamos, relacionados con las deficiencias y/o debilidades en la estructura del control interno, que en nuestra opinión podrían afectar negativamente la capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar la información financiera de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ.

En función de los objetivos definidos, el contenido de este informe respecto a la evaluación del control interno cubre únicamente aquellos aspectos que han surgido durante el desarrollo de nuestro examen, y por lo tanto no necesariamente incluye todos aquellos comentarios y recomendaciones que un estudio específico, destinado a tal fin, podría revelar.

Las tareas de campo fueron terminadas el 20 de agosto de 2010, fecha en que emitimos nuestro informe sobre los Estados Financieros. Los comentarios de la Entidad sobre las observaciones realizadas en ejercicios anteriores nos fueron remitidos con posterioridad a dicha fecha y han sido incorporados al informe de este ejercicio, pero su verificación será contemplada en la planificación de futuras auditorías.

Atentamente.

EENNTTIIDDAADD BBIINNAACCIIOONNAALL YYAACCYYRREETTÁÁ-- EEBBYY INFORME SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2009

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ÍNDICE

Capítulo CCoonntteenniiddoo Páginas

I. OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AÚN

- Observaciones comunes a ambas márgenes 3 - 13

- Margen Izquierda – Argentina 13 - 28

- Margen Derecha – Paraguay 28 - 41

II. OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO FINALIZADO EL 31/12/2009 42 - 89

1. OBSERVACIONES COMUNES A AMBAS MÁRGENES 42 - 50

1.1. Situación financiera actual y viabilidad del proyecto 42 - 45

1.2. Formalización documental de los Créditos por Ventas 46

1.3. Ajustes contables por actualización de capital 46 - 47

1.4. Mejoras necesarias en el proceso y emisión de la información contable 47 - 48

1.5. Mejoras requeridas en las Notas a los Estados Financieros 48 - 49

1.6. Falta de definición de las políticas contables a aplicar 49 - 50

2. OBSERVACIONES RELEVADAS EN LA MARGEN DERECHA - 2009 51 - 89

2.1. Tratamiento contable de provisiones por indemnizaciones, relocalizaciones y expropiaciones 51 - 52

2.2. Observaciones al rubro de Propiedad, Planta y Equipo 52 - 65

2.2.1. Falta integrar la información de este rubro 52 - 54

2.2.2. Diferencias en los saldos de “Bienes de Uso de Administración” 54 - 57

2.2.3. Se recomienda un inventario físico integral de los bienes de la Entidad 57

2.2.4. Debilidades observadas en los seguros contratados 57 - 63

2.2.5. Insuficiente documentación de respaldo de obras, expropiaciones y otros 63 - 64

Capítulo CCoonntteenniiddoo Páginas



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2.2.6. Títulos de propiedad no evidenciados 64 - 65

2.2.7. Otras observaciones sobre Activos Fijos 65

2.3. Resultados de la revisión del área de Compras y Contrataciones 66 - 74

2.3.1. Se requiere definir o actualizar los procedimientos para Compras 66 - 68

2.3.2. Resultados puntuales de la revisión de legajos de Compras y contrataciones 68 - 74

2.4. La alternancia de autoridades prevista en el Tratado 75

2.5. Dificultades para consultar información en el sistema contable 75

2.6. Área Caja y Bancos 75 - 85

2.6.1 Observaciones generales referidas al área de Tesorería 75 - 76

2.6.2. Atrasos en la contabilización de pagos a proveedores 76

2.6.3. Pagos sin comprobante legal 76 - 77

2.6.4. Partidas del año anterior, afectadas al resultado del ejercicio 2009 78 - 79

2.6.5. Donaciones documentadas con recibos internos 79 - 80

2.6.6. Se requiere mejorar el proceso de emisión de recibos internos 80 - 81

2.6.7. Aspectos a mejorar en el control de cupones de combustibles 81 - 82

2.6.8. Concepto de gastos no clarificados 82 - 83

2.6.9 Observaciones relacionadas al manejo de fondos fijos 83 - 84

2.6.10. Proceso de emisión de conciliaciones bancarias 84 - 85

2.7. Evaluación al área de Recursos Humanos 85 - 87

2.7.1. Pagos a terceros sin contratos de trabajo 86

2.7.2. Órdenes de compra con fecha posterior a la prestación del servicio 86 - 87

2.8. Observaciones del área Auditoría Interna 87 – 89

*** *** ***



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En este Capítulo informamos los resultados de la evaluación de los procedimientos administrativos y del sistema de control interno que han surgido de la aplicación de los distintos procedimientos de auditoría ejecutados. En primer lugar, incluimos las observaciones de ejercicios anteriores no implementadas aún. Posteriormente las observaciones del presente ejercicio, desagregadas en los temas que afectan a la Entidad en su conjunto, es decir a ambas márgenes y las que afectan a la margen derecha, relevados por AUDICON – Auditores, Contadores & Consultores. I. OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES, NO IMPLEMENTADAS AÚN

OBSERVACIONES COMUNES A AMBAS MÁRGENES (se indica en el título de cada observación, entre paréntesis, el año al que corresponde el origen de la misma)

1. Suministro de energía eléctrica (1995)

De la revisión efectuada surge lo siguiente:

a) Del convenio de suministro de energía eléctrica vigente al 31 de diciembre de 1995 no surge expresamente lo relativo al vencimiento de facturas por intereses en concepto de mora para el pago de venta de energía.

Asimismo, tampoco se contemplan las acciones a seguir en caso de pagos

parciales de las mismas. Además no fija la fecha en que se debería aplicar la tasa LIBOR en caso de proceder al cálculo de los intereses por mora.

b) A la fecha, no hay documento que renueve o extienda la vigencia del

convenio mencionado precedentemente, el cual venció el 31 de diciembre de 1995.

Recomendación

Se recomienda tomar las medidas pertinentes a fin de regularizar las situaciones detalladas.

Buenos Aires, Argentina AGN – Auditoría General de la Nación

Cont. Marcelo F. Palacios

Asunción, Paraguay AUDICON – Auditores, Contadores & Consultores

Dra. Marta González Ayala (Socia- Gerente) Matrícula Profesional CCP N° C-109 y CCPP N° 78



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Comentario de la Entidad

La Propuesta de Acta de Entendimiento (Aprobada por Resolución C.A. Nº 2.036/07), cuyos aspectos esenciales se exponen en Nota 10 a los Estados Financieros, prevé la formalización de contratos de compra-venta de los servicios de electricidad de la Central Hidroeléctrica Yacyretá. En tal sentido, se señala que la Entidad efectuó todos los Actos Administrativos necesarios para regularizar éste y otros temas análogos, dependiendo su solución únicamente de las Altas Partes Contratantes. La Propuesta mencionada en el primer párrafo, surge como resultado de los estudios técnicos efectuados por el Grupo de Trabajo Binacional presidido por los Ministros de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios de la Argentina y de Obras Públicas y Comunicaciones del Paraguay.

2. Organización de la Entidad (2002)

Hemos realizado un relevamiento de los Sistemas Administrativos y Contables formales de la Entidad, seleccionando en esta primera instancia al Departamento Financiero y al Área de Auditoría Interna, habiendo detectado las siguientes situaciones:

2.1. Modificación de organigrama

En fecha 9 de enero de 1992 las Altas Partes Contratantes han canjeado Notas Reversales referidas a mantener Sedes en Asunción y Buenos Aires; concentrar actividades en la Isla Yacyretá, e incorporar un Sector de “Control de Gestión” y otros y como anexo a las mismas se adjuntó el correspondiente organigrama, considerando solamente un Departamento Financiero.

En fecha 9 de febrero de 1999, mediante Resolución 10605, los Directores aprobaron el Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero, modificando el organigrama original establecido por Notas Reversales del 9 de enero de 1992, en el cual se consideran dos estructuras de dicho Departamento (Departamento Financiero – BUE y Sub Jefe Departamento Financiero – ASU), que dependen del Director Ejecutivo (Margen Izquierda – Argentina) y del Director (Margen Derecha – Paraguay), ambos dependiendo del Comité Ejecutivo, estableciendo similares misiones y funciones para cada Margen.







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La modificación del organigrama original no ha sido debidamente aprobada mediante Notas Reversales de las Altas Partes Contratantes, puesto que la misma ha sido aprobada por los Directores.

Recomendación Se recomienda elevar para su aprobación a las Altas Partes Contratantes la modificación al organigrama aprobada por los Directores, fundamentando la conveniencia de la división de responsabilidades y su impacto en la coherencia en la toma de decisiones, tendientes a alcanzar un único objetivo organizacional. Comentario de la Entidad Debido a la dinámica de la Entidad, y a las distintas etapas que se han ido cumpliendo desde la firma de la Nota Reversal del 09-01-92, se hizo necesaria la adecuación funcional de la EBY. Se comparte la recomendación de los Auditores, estimándose que la formalización de las modificaciones del Organigrama de la Entidad será tratada por las Altas Partes Contratantes en el marco de la Comisión Bilateral presidida por los Ministros de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios de la Argentina y de Obras Públicas y Comunicaciones del Paraguay, teniendo en cuenta la proximidad de la conclusión del Proyecto y, consecuentemente, la nueva estructura organizacional que demandará la Entidad.

Aquellos aspectos que en la materia sean competencia del Consejo de Administración (Art. 15, inc. d, del Reglamento Interno) serán oportunamente sometidos a su tratamiento.

2.2. Dependencia funcional del Área de Administración del Personal y

Recursos Humanos

La Resolución Nº 136/83 del Consejo de Administración, que aprueba el Reglamento Interno de la Entidad, en su artículo 58 establece las misiones y funciones que competen al Departamento Administrativo, expresando entre otras: “a) Dirigir la administración del personal ...”.







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La Resolución del Director Ejecutivo Nº 2081 del 15 de marzo de 1996 estableció que a partir de la citada fecha el Responsable del Área de Administración de Personal y Recursos Humanos depende funcional y directamente del Director Ejecutivo y orgánicamente por Subsede, de la Subjefatura del Departamento Administrativo, así como que la encargada de Personal en Sede Buenos Aires depende funcional y directamente del Jefe del Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, y orgánicamente del Departamento Financiero.

En el año 1999 los Directores, mediante Resolución Nº 10605, aprueban el Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero, que incluye al Área de Personal como dependiente del Departamento Financiero, sito en la Sede Buenos Aires.

Por Resolución Nº 2965, el Director Ejecutivo estableció que a partir del 14 de abril de 2000 ciertas áreas, entre ellas la de Administración de Personal y Recursos Humanos, dependen funcionalmente de la Jefatura del Departamento Financiero de la Delegación Ituzaingó. Se observa que las enunciadas modificaciones de normas concernientes a la Administración de Personal y Recursos Humanos respecto de las normas establecidas originalmente en el Reglamento Interno no han sido debidamente aprobadas mediante Resolución del Consejo de Administración, puesto que las mismas han sido aprobadas por los Directores o bien por el Director Ejecutivo, órganos de menor rango jerárquico que el citado Consejo, no cumpliéndose de éste modo con lo establecido en los artículos 15 (último párrafo) del Anexo A “Estatuto de la Entidad Binacional Yacyretá” del Tratado Yacyretá y 16 del Reglamento Interno de la Entidad que establecen: “Las decisiones del Consejo de Administración tomadas a propuesta del Comité Ejecutivo sólo podrán ser modificadas por el mismo procedimiento”.

Recomendación

Se recomienda relevar y compatibilizar la totalidad de las normas atinentes al Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, a efectos de proceder, en caso de que corresponda, a la aprobación de las mismas por la debida autoridad competente, tal cual lo establece el Reglamento Interno de la Entidad.

Buenos Aires, Argentina

AGN – Auditoría General de la Nación






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Comentario de la Entidad Se toma en cuenta la recomendación. Su regularización formará parte del procedimiento indicado en el Comentario de la Entidad del Punto I. 2.1.

3. Imputación contable de fondos para financiar el PTY (2005)

La Entidad ha imputado contablemente los fondos recibidos del Gobierno Argentino para financiar el Plan de Terminación Yacyretá como una disminución de los créditos por ventas. Dicha imputación es explicada en nota 4.1. (5) a los Estados Financieros como “fondos recibidos del Gobierno Argentino para financiar el PTY, en virtud del Presupuesto R.A., cuyo antecedente es el Decreto R.A. 1189/04”.

Sobre lo expuesto cabe mencionar:

La Ley 25.967 (presupuesto nacional año 2005) en su artículo 21 establece

lo siguiente: “Facultase a la Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Producción a otorgar préstamos a la Entidad Binacional Yacyretá de acuerdo con los montos a consignar en las respectivas Leyes de Presupuesto de la Administración Nacional de cada año, destinados a financiar la terminación del Proyecto Yacyretá. Los préstamos que se otorguen junto a los intereses capitalizados se reembolsarán en TREINTA (30) cuotas anuales y consecutivas a partir del ejercicio posterior al primer año en que la Entidad genere energía a la cota definitiva de diseño del proyecto, con las mismas condiciones financieras establecidas por el Decreto Nº 612 del 22 de abril de 1986.”

Por otra parte, el Decreto 1189/04 establece en su artículo 2º lo siguiente:

“.imputándose dicho aporte dentro de la JURISDICCIÓN 56 – SAF 351 – CATEGORÍA 01 – ACTIVIDADES CENTRALES – PARTIDA PRESUPUESTARIA 5.5.8. – TRANSFERENCIAS A EMPRESAS PUBLICAS MULTINACIONALES PARA FINANCIAR GASTOS DE CAPITAL”. Según el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público Nacional, emitido por la Secretaría de Hacienda, se entiende por Transferencias (inciso 5) a “gastos que corresponden a transacciones que no suponen la contraprestación de bienes o servicios y cuyos importes no son reintegrados por los beneficiarios.”








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A su vez el Decreto 1440/05 en sus considerandos establece “Que mediante Resolución Nº 1560 de fecha 14 de octubre de 2004, el CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ aprobó la contratación de un Fideicomiso para la administración de los fondos que; en concepto de compra de energía, aporte el GOBIERNO ARGENTINO, a la citada ENTIDAD BINACIONAL, para financiar el denominado "Plan de Terminación de Yacyretá".

Por lo expuesto, se observa que las citadas normas son incompatibles en lo referido a la imputación por parte de la Entidad de la contraprestación de los fondos recibidos. Recomendación Se recomienda solicitar a la Altas Partes Contratantes la pertinente aclaración sobre el criterio de imputación de los fondos recibidos por el Gobierno Argentino para la concreción del Plan Terminación Yacyretá. Comentario de la Entidad Se reitera que se considera adecuada la registración en carácter de pago a cuenta de energía, ya que en esa condición ha sido solicitada su inclusión en el Presupuesto R.A. Además, el Consejo de Administración ha tenido en cuenta la situación de pago a cuenta de energía a través de los Considerandos de las Resoluciones C.A. Nº 1560/04 y Nº 1648/05. En el mismo sentido, la Entidad no ha efectuado trámite o suscripto algún acto administrativo, de conformidad a las previsiones establecidas en el Articulo 7°) inciso h) del Anexo “A” al Tratado y al Articulo 15°) inciso i) del Reglamento Interno, para proceder a otorgarle una imputación distinta. La regularización de este tema deberá formar parte de las definiciones a que arribe la Comisión Bilateral aludida en el comentario del Punto I.1.

4. Plan Terminación Yacyretá (2007)

Con relación a la ejecución del Plan Terminación Yacyretá (PTY) y su financiamiento, hemos observado las siguientes situaciones:








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El presupuesto para el PTY aprobado por Resolución CA 1530/04 y Decreto Nº 1189/04, ascendía a US$ 653.366.992. Por medio de distintas Resoluciones posteriores la Entidad ha aumentando considerablemente el presupuesto inicial del emprendimiento, actualizando valores en función de las contrataciones realizadas y mediante la creación de nuevas partidas. A la fecha se han erogado aproximadamente US$ 740.000.000, y no se cuenta con elementos válidos y suficientes que permitan estimar cuales son las inversiones necesarias para la culminación de las obras con sus correspondientes costos.

Del total de las erogaciones realizadas por la Entidad con destino al PTY sin la participación del Fondo Fiduciario por no encontrarse operativo oportunamente, la Sindicatura General de la Nación, ha procedido a certificar miles de US$ 55.000, quedando a la fecha pendiente aproximadamente miles de US$ 123.500.

Recomendación

En función de las observaciones efectuadas se recomienda:

Realizar una actualización del Plan de Terminación Yacyretá a efectos de poder determinar y calcular en forma fehaciente el total de las inversiones necesarias para la culminación de las obras con sus correspondientes costos.

Concluir con la certificación de las erogaciones que se realizaron sin la participación del Fondo Fiduciario.


En el orden arriba expuesto se informa:

El monto de las inversiones necesarias para la terminación del proyecto surge del presupuesto del Plan, que es actualizado en forma mensual por la Gerencia del PTY. Los elementos que modifican el presupuesto son los ajustes de precios de las obras en ejecución, las variaciones de proyecto, los valores de adjudicación de las licitaciones, la incorporación de nuevas obras y, en general, las variaciones del costo de los factores en las economías argentina y paraguaya. Por tanto, la recomendación de la Auditoría es práctica corriente en la Entidad.







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Todos estos conceptos cuentan con las respectivas resoluciones aprobatorias de las Autoridades de la Entidad, documentos éstos que son remitidos regularmente a los Auditores.

De las Rendiciones al BICE pendientes de certificación de la SIGEN, por

aproximadamente US$ 111,4 millones, que se encontraban en proceso de armado y verificación durante el año 2009, se gestionó la inclusión del Reembolso N° 10 (último tramitado por Margen Derecha), dentro del Convenio de Asistencia Técnica EBY-SIGEN suscripto el 06/08/08, con el objeto de que ese Organismo Externo de Control, dictamine sobre la totalidad de los pagos efectuados por la EBY imputables presupuestariamente a las Obras y/o Acciones incluidas en el PTY, aprobadas por Res CA 1530/04.

Al 30/06/10 el BICE ha imputado en su presupuesto los pagos incluidos en el Reembolso N° 1 (Margen Izquierda) aprobado por Res CA 1739/05 por un total de US$ 12,4 millones; y la EBY ha solicitado al Agente Fiduciario que aplique el mismo procedimiento en relación a los Reembolsos N° 5 y N° 6, aprobados por Res CA 1928/06 y Res CA 2123/07, totalizando ambos US$ 21,2 millones. Igual trámite se llevará a cabo con el Reembolso N° 4 de Margen Derecha, aprobado por Res CA N° 1921/06 por US$ 32,5 millones. También se encuentra en proceso de aprobación interna el último Reembolso de la Margen Izquierda por un total de US$ 5,3 millones.

Además, a esa fecha, se está trabajando en la organización y logística para que los equipos de auditores de la SIGEN comiencen en Margen Derecha, durante el transcurso del segundo semestre de 2010, la labor de campo de los Reembolsos N° 7 y N° 9, aprobados por Res CA N° 2171/07 y 2225/07, respectivamente, y N° 10 (en trámite de aprobación), con el fin de certificar aproximadamente US$ 106,2 millones, y completar de esta manera el objeto del convenio referenciado. de forma tal que la EBY pueda contar con las certificaciones de la totalidad de los pagos relacionados con el PTY, efectuados con anterioridad a la puesta en marcha del Fideicomiso, los que se hallan incluidos en los pedidos de reembolso aprobados por este Organismo.

Se estima que en el transcurso del próximo ejercicio se completarán las tareas del caso.








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Opinión sobre el comentario de la Entidad

No se nos ha suministrado documentación alguna que contenga el detalle de las obras y acciones faltantes debidamente actualizadas y cuantificadas, y cuyo detalle refleje la situación real del proyecto.

5. Pagos a la Administración Nacional de Electricidad (ANDE) (2007)

No hemos obtenido los comprobantes respaldatorios de los pagos efectuados a la Administración Nacional de Electricidad (ANDE) en concepto de pago a cuenta de Utilidades y Resarcimiento de Gastos.

Recomendación Solicitar a la ANDE la remisión de los comprobantes respaldatorios de los pagos realizados. Comentario de la Entidad Como se informara anteriormente, por Nota D/DF Nº 57654 de fecha 16-05-08 se ha solicitado a la ANDE la emisión de recibo correspondiente por la cancelación de los créditos en concepto de Resarcimiento de gastos y Utilidades. A su vez, por Nota D/DF Nº 63512 de fecha 02-03-2010 se ha reiterado el pedido a la ANDE, aguardándose la respuesta pertinente.

6. Créditos a compensar con Gobiernos (2007)

La entidad ha realizado inversiones en obras por cuenta de los Gobiernos, cuyo costo será deducido de la deuda que mantiene por concepto de Compensación por Territorio Inundado. Hemos observado que dichas inversiones se exponen contablemente dentro del rubro créditos a valores de origen sin aplicarse la actualización que se aplica a la deuda de la entidad con los respectivos Gobiernos.







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Recomendación

Se recomienda proceder al análisis de los convenios respectivos, a fin de otorgarle a estas erogaciones similar tratamiento que el establecido para los pagos a cuenta de compensaciones.


Los pagos por compensaciones por aplicación del punto 4. del Articulo XV del Tratado, y complementada por el punto VI del Anexo “C”, son actualizados mensualmente. Sin embargo, estas inversiones efectuadas por cuenta y orden de las Altas Partes Contratantes, de conformidad con los compromisos asumidos en la Enmienda al Tercer Convenio de Propietarios (Third Owners Agreement), no tienen un convenio especifico que determine o defina el mecanismo de actualización, por lo que al momento de compensar dichos créditos, se procederá a aplicar sobre el valor reconocido similar procedimiento al aplicado para conservar el valor real de las cantidades destinadas a los pagos de compensaciones.

Sintetizando, la recomendación de los Auditores será, oportunamente, tenida en cuenta.

7. Informes de la Empresa Consorcio de Gestión y Monitoreo para Yacyretá

(2008)

Mediante la Licitación Pública Nº 312 se procedió a contratar a la consultora "Empresa Consorcio de Gestión y Monitoreo para Yacyretá" (GMY), con el objeto de realizar los servicios de consultoría para la revisión de la estructura gerencial del PTY y el control de su gestión. De nuestras tareas no han surgido evidencias de la presentación de los diversos informes que deben ser emitidos por la Consultora, en el marco del convenio suscripto y aprobado por Resolución CA 1758/06, como tampoco de los informes de avance mensuales que deben elaborar los funcionarios designados por Res. 7109/06, para la supervisión de las tareas desarrolladas por la Consultora.

Recomendación

Se recomienda, a efectos de poder contar con información actualizada, solicitar a la Consultora, en el caso que no hayan sido entregados, la presentación de los informes que estipula el convenio suscripto, los que debieron haber sido reclamados por los funcionarios designados para la supervisión de su







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cumplimiento. Comentario de la Entidad

En la actualidad el Contrato con el Consorcio GMY (Vencido en agosto de 2009), se encuentra en proceso de consensuar acuerdo, dentro de lo estipulado en el Contrato suscripto, para lo cual se tendrán en cuenta los servicios efectivamente prestados, en el marco del cierre definitivo del Contrato.

Opinión sobre el comentario de la Entidad Independientemente de las negociaciones que la Entidad informa que se están realizando sobre el cierre del contrato, no se ha obtenido constancia de la presentación de los informes de avance que avalaron los pagos que se realizaron oportunamente a la Consultora.

MARGEN IZQUIERDA - ARGENTINA (se indica en el título de cada observación, entre paréntesis, el año al que corresponde el origen de la misma)

8. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a las

funciones de liquidación y pago de las compras y contrataciones (1999)

La Resolución Nº 1687/90 del Director Ejecutivo establece las normas relativas a los órganos de la Entidad que deben expedirse a través de dictámenes e informes obligatorios sobre la viabilidad o no de efectivizar todo documento que implique pagar sumas de dinero; la Resolución Nº 2344/97 del Director Ejecutivo dispone la delegación de firmas, en el marco establecido por la Resolución Nº 2998/96 del Comité Ejecutivo; y las Resoluciones Nº 1288/88 del Comité Ejecutivo y Nº 1563/88 del Director Ejecutivo instrumentan las normas del fondo fijo. Sin perjuicio de ello, no se ha previsto procedimiento alguno que defina o explique el circuito administrativo - contable de liquidación y pago de las compras y contrataciones realizadas por la Entidad, ni procedimiento que establezca a que persona o Sector le corresponde controlar el cumplimiento de las regulaciones anteriormente citadas.

Recomendación Se recomienda la emisión de las normas y procedimientos administrativos por autoridad competente para efectuar la liquidación, contabilización y pago de las compras y contrataciones que la Entidad desarrolla en el normal desempeño de







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sus tareas. Comentario de la Entidad

Como se ha informado oportunamente, se han redactado procedimientos para la registración, liquidación y pago de las facturaciones emitidas a la Entidad, para lo cual se ha conformado expediente. Al respecto, se analizará la posibilidad de revisar el referido Manual de Normas y Procedimientos de Liquidaciones y Pagos, a través de Terceros independientes del Depto. Financiero. Es de destacar que si bien aún no están aprobados los procedimientos, las liquidaciones y emisiones de órdenes de pago se efectúan con todas las autorizaciones pertinentes.

9. Inexistencia de responsable para la recopilación y actualización de la

normativa vigente No tenemos conocimiento de la existencia en la Entidad de algún responsable (Área, Sector o Unidad Funcional) que recopile, ordene, clasifique, actualice y comunique a los Departamentos, Áreas, Sectores y Unidades Funcionales de la Entidad las normas vigentes en cada uno de ellos en particular y las aplicables a todo el ámbito de la Entidad en general.

Recomendación

Se recomienda la formación de un Sector dedicado exclusivamente a la compilación, clasificación y actualización de las normas vigentes en cada Departamento, Área o Sector de la Entidad.


Cada Sector de la Entidad (Ya sean Departamentos, Áreas, Unidades Funcionales, etc.) es responsable de mantener actualizada la normativa que hace a su funcionamiento, entendiendo que el procedimiento es adecuado. Por otra parte, respecto al comentario efectuado en el ejercicio anterior, se informa que se ha concluido la elaboración del Proyecto de Reglamento de Personal habiéndose sometido el mismo a los niveles de aprobación en el ámbito de la Entidad (El mismo ha sido desarrollado en forma conjunta por







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Funcionarios de ambas Márgenes). Sobre el tema, se destaca que se ha realizado una recopilación de la normativa vigente en los tópicos referidos a Personal, unificando criterios en ambas Márgenes, así como también proponiendo las modificaciones necesarias en base a la experiencia recogida de la aplicación de la normativa vigente. Además se ha completado el ordenamiento sistematizado de las resoluciones del Comité Ejecutivo y Consejo de Administración en una Base de Datos Relacional, continuándose con el correspondiente a las Actas de Reuniones de dichos órganos. Todo ello con el objetivo de su consulta organizada, síntesis del contenido de la normativa, impresión y generación de informes específicos.

Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.

10. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico respecto a compras y

contrataciones (2004)

El proyecto de Manual de Compras y Contrataciones se halla en análisis a la fecha, para ser instrumentado como un cuerpo normativo orgánico, aprobado por autoridad competente. Recomendación Se recomienda, una vez concluido el análisis, la implementación del Manual de Compras y Contrataciones, aprobado por la autoridad competente, que reúna en un cuerpo normativo único la totalidad de las normas y procedimientos a ser aplicadas por la Entidad, en todas sus sedes. Comentario de la Entidad Se tendrá en cuenta la recomendación.







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11. Inexistencia de un registro único de compras y contrataciones (2004)

La Entidad no cuenta actualmente con un área que organice y administre un registro de la totalidad de las compras y contrataciones consideradas como una función única y orgánica.

Recomendación

Se recomienda la implementación de un registro único, que incluya tanto las incorporaciones patrimoniales y servicios efectuados a través de órdenes de compra, como las que surgen de contratos y convenios.

Comentario de la Entidad Tal como lo expresáramos oportunamente, la recomendación de la Auditoría fue considerada. Sin embargo, dada la distribución de las sedes y los distintos tipos de contratos y convenios, se torna muy complicada la centralización. Asimismo, cada Departamento y/o Área respectiva tiene la información necesaria, la que en caso de ser solicitada, es brindada en tiempo y forma. Para mejor proveer, próximamente se solicitará a las Delegaciones Financieras remitir periódicamente al Área de Compras Buenos Aires el listado de las Compras efectuadas, con el fin de contar con un registro del universo de las compras y contrataciones de la Entidad.

12. Ausencia de centralización de compras y contrataciones (2004)

Hemos observado que el Sector Compras no interviene en la totalidad de las compras y contrataciones que realiza la Entidad. En el relevamiento realizado en la sede Ituzaingó se comprobó que existen contrataciones realizada por el Departamento Técnico, iniciadas por el mismo usuario y remitidas directamente para su aprobación a la autoridad competente. Igual situación se observó en el Departamento de Obras Complementarias situado en la sede Posadas. Recomendación Se recomienda que todas las compras y contrataciones que realice la Entidad sean tramitadas por el Sector Compras.








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Tal como lo expresáramos oportunamente, la recomendación de la Auditoría ha sido considerada y las correspondientes contrataciones han sido incorporadas al ámbito del Área de Compras. Sin embargo, dada la distribución de las Sedes y los distintos tipos de compras y contrataciones, se torna muy complicada la centralización. Asimismo, el Departamento Financiero, a través de sus distintas Áreas o Delegaciones, y del cual depende orgánicamente el Área de Compras, interviene en la totalidad de las compras y/o contrataciones. Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.

13. Inadecuado control por oposición (2004)

Se observó que si bien existe orgánicamente un Departamento Administrativo de quien dependían originalmente Compras y Contrataciones, en la actualidad se encuentran en la órbita del Departamento Financiero; mismo Departamento del cual dependen funcionalmente las Áreas de “Información Contable y Deudas Comerciales y Financieras” y “Tesorería”, que contabilizan, tramitan el pago de las adquisiciones y contrataciones y las abonan, respectivamente. Recomendación Se recomienda adoptar los recaudos necesarios a fin de poder establecer los correspondientes controles por oposición. Comentario de la Entidad Reiteramos no compartir la presente observación de la Auditoría, dado que tanto el Área Compras como el Departamento Financiero son básicamente los coordinadores del trámite de compra, que comienza con el requerimiento del bien o servicio por parte del Área y Departamento solicitante. Luego, si se obtiene la autorización para continuación del trámite según la Resoluciones D.E. N° 5472/03 y su complementaria 8560/09, se realiza el llamado a concurso o licitación según normas vigentes. Una vez que se obtienen las ofertas, el que realiza el informe técnico es el Área o Departamento Solicitante. Para proceder







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a la adjudicación se requiere, además del citado informe técnico, la opinión de la Asesoría Jurídica sobre los aspectos legales del proceso. Quien finalmente autoriza la adjudicación o contratación no es el Departamento Financiero, sino los Jefes de Departamentos, el Director Ejecutivo, los Directores, el Comité Ejecutivo o el Consejo de Administración, según lo establecido por las distintas Resoluciones de competencia. La adjudicación se comunica al proveedor a través de la respectiva Orden de Compra o Contrato. Posteriormente, es el Área o Departamento Solicitante quien certifica y conforma el cumplimiento de la recepción del bien o servicio, y comunica al Departamento Financiero para que se encargue del “trámite administrativo”, de la registración contable y del pago respectivo, todo esto, por instrucción de las Áreas intervinientes. Por lo tanto, como se puede apreciar, en todos los trámites intervienen Áreas de otros Departamentos que solicitan al Departamento Financiero llevar a cabo las adquisiciones o contrataciones e instruyen a abonarlas, por lo que se demuestra que existe el control por oposición. Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.

14. Ausencia de apoyo computarizado al Sector Compras (2004)

Hemos observado que tanto en la Sede Posadas como en Ituzaingó, los Sectores de Compras no cuentan con sistemas de información computarizados para el desempeño de sus funciones, realizándose las mismas en forma manual. Esta situación impide, entre otras cosas, contar con información en forma oportuna y precisa de la totalidad de las compras y contrataciones, reportes estadísticos, antecedentes de los proveedores, cotizaciones recibidas, etc.

Recomendación

Se recomienda evaluar la conveniencia de implementar sistemas computarizados en las Sedes Posadas e Ituzaingó.








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Se está teniendo en cuenta la recomendación. Al respecto, a partir de octubre de 2009, se utiliza en el Área de Compras de Ituzaingó el mismo sistema basado en plataforma Unix de Compras de Buenos Aires. En Posadas, el Área de Compras está evaluando las distintas alternativas de solución para tal cometido.

15. Cálculo de la previsión para juicios (2005)

Hemos observado que han sido previsionados solamente los juicios con sentencia dictada o convenio homologado, no existiendo un análisis por parte de la Asesoría Jurídica del resto de las causas, a efecto de poder determinar su inclusión en la correspondiente previsión. Recomendación La Asesoría Jurídica debe realizar un análisis sobre las probabilidades de sentencias desfavorables de la totalidad de juicios donde la Entidad sea parte, a efectos de poder calcular la previsión para juicios.

Comentario de la Entidad Durante el Ejercicio 2009 la Entidad ha registrado la previsión contable de los juicios, en función de un análisis integral de la Asesoría Jurídica del universo de los mismos, tal cual lo acordado con la AGN, restando finiquitar algunos detalles de una de las Delegaciones. Al respecto, se han estipulado una serie de criterios básicos a seguir para determinar aquellos juicios que deben ser previsionados. En este sentido se incluyen, además de los juicios con sentencia dictada o convenio homologado, aquellos en donde la Asesoría Jurídica entiende que existen elementos suficientes para incluirlos en la previsión. Para ello, se cuenta con una Base de Datos informatizada que permite visualizar el universo de los juicios, así como la etapa en que se encuentran, cumplimentando lo acordado mediante Acta suscripta con la AGN.








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De las verificaciones efectuadas no surge evidencia del cumplimiento de lo acordado en las reuniones realizadas, toda vez que la base de datos mencionada no se encuentra completa ni se encuentran actualizados los estados procesales de las causas. Por otra parte la Entidad sigue registrando como previsión los juicios con sentencia dictada o convenio homologado.

16. Registración contable de los movimientos de Almacenes de la Central

(2005)

Del análisis de las registraciones contables de los movimientos de Almacenes de la Central surge lo siguiente:

Contaduría registra las bajas mensuales en función de un listado emitido en

forma global por el Departamento Técnico, sin detallar los ítems que afectan ni los números de los vales que se utilizan.

Recomendación

Se recomienda profundizar los controles de la Delegación Financiera sobre el movimiento de los bienes de los Almacenes de la Central. Comentario de la Entidad Sobre la base de un listado detallado de las bajas de Almacenes, la Delegación Financiera Ituzaingó mensualmente realiza verificaciones de la documentación respaldatoria, que incluye la totalidad de los ítems de mayor valor económico y luego por muestreo al azar. Los vales de salida tienen numeración preimpresa y se registran en el Sistema Máximo del cual se puede extraer esa información previo a la verificación. Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.







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17. Sistema de gestión de Almacenes -Sistema Máximo (2005)

Del relevamiento del circuito de Almacenes de la Central surgen los siguientes comentarios:

El Sistema Máximo no permite obtener listados de existencia históricos, es

decir, a una fecha determinada, que solamente los emite a la fecha de la solicitud.

El sistema Máximo no permite obtener listados por número de comprobante

(vale de salida u hoja de ruta). Los comprobantes de entrada y salida a almacenes (hoja de ruta o vale de

salida) no tienen numeración correlativa para cada depósito. El personal de almacenes tiene acceso a visualizar la valorización de los

elementos bajo su custodia.

Recomendación

Se recomienda la adecuación de los procedimientos y del sistema máximo a efectos de garantizar adecuados controles dentro del circuito analizado. Comentario de la Entidad En el orden de las observaciones de los Auditores, se informa:

El Máximo es un sistema de transacciones en línea de última generación,

funciona en forma similar a un cajero automático, que da el saldo al momento que se lo consulta y permite obtener las transacciones anteriores, pero no funciona como los antiguos controles de inventarios manuales, tipo Kardex, por tarjetas.

Si se quiere obtener el dato del stock para una fecha determinada, el resultado se obtiene efectuando la suma de las transacciones anteriores hasta la fecha indicada, pero tal información no es necesaria para el Sector de Mantenimiento del Departamento Técnico.







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No obstante ello, se ha avanzado en la implementación de un nuevo programa de computación adaptado a las necesidades contables, que contempla esta observación. Se prevé su continuación a la brevedad posible.

Se da para esta observación idéntico comentario que el punto anterior.

Se da para esta observación idéntico comentario que el punto anterior. Se da para esta observación idéntico comentario que el punto anterior. Se

eliminarán los campos Costo Promedio y Ultimo Costo de la pantalla principal de Control de Inventario, ya que ésta es la aplicación utilizada por el personal de Almacenes

Se habilitará la opción de lectura a la aplicación ABM ítem, clon de la anterior, donde se podrán leer los campos Costo Promedio y Ultimo Costo restringiendo este acceso a la Jefatura e Ingenieros del Sector Mantenimiento, Jefatura de Mantenimiento y Delegación Financiera Ituzaingó.

Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.

18. Organización y Métodos (2005)

La estructura formal de la Entidad no prevé un área de organización y métodos para la formulación y coordinación de la normativa a ser aplicada. Recomendación Se recomienda la incorporación de un área de organización y métodos que coordine la elaboración de normas y procedimientos. Comentario de la Entidad Se analizará tal recomendación, y de considerarlo necesario se obrará en consecuencia.







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19. Crédito con la Dirección Provincial de Energía de Corrientes (DPEC) (2006)

Se observó la existencia de un crédito con la Dirección Provincial de Energía de Corrientes (DPEC) cuyo origen se remonta a los años 1988 y 1990, incrementándose anualmente por el devengamiento de intereses, alcanzando a la fecha de cierre del ejercicio un saldo de aproximadamente US$ 7.550.000.

Analizadas las actuaciones administrativas por las que tramitaron las negociaciones tendientes a su cobranza, se advierte que las mismas tienen como último trámite su archivo en abril de 2004, sin que surjan evidencias de la recuperabilidad del mismo.

Recomendación Se recomienda determinar la posibilidad de recupero del crédito en tratamiento, a fin de considerar la procedencia o no de su previsión. Comentario de la Entidad La Entidad se encuentra evaluando distintas alternativas para arribar a una solución del tema.

20. Libro de Sueldos. (Art. 52 Ley 20.744) (2007)

El Libro de Sueldos de la Entidad no se encuentra actualizado, siendo el último mes trascripto el de febrero de 2005.

Recomendación Se recomienda la actualización del mencionado Libro. Comentario de la Entidad Se ha cursado nota a la Auditoría General de la Nación para solicitar a ese organismo su intervención, a efectos de obtener la certificación necesaria para la rúbrica de las hojas móviles que permitirá la actualización del Libro Sueldos, estando el tema en proceso de conclusión.








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21. Análisis y conciliación del rubro Acreedores Financieros

Durante el desarrollo de nuestra labor, hemos observado las siguientes situaciones que afectan la exposición y valuación del rubro Acreedores Financieros: En Bancos Locales se incluyen los saldos de dos préstamos que no devengan intereses:

Siemens (5301) $ 95.103,10 IATE (5401) $ 58.175,40

Se observó un saldo de intereses en la sub-cuenta 3803 que no se identifica con ningún préstamo y que no tiene movimientos desde hace varios ejercicios:

528-0101 (3803) US$ 209.269,43

Se detectaron diferencias entre las registraciones contables y las condiciones que surgen de los contratos, en deudas por capital de los siguientes préstamos:

EnergoMach Export (5501): US$ 54.719,62 Siemens (5302): US$ 46.045,91 EMA /Genelba /Pérez Companc (5701): US$ 3.463,00

Se han observado diferencias entre los datos informados por los diversos acreedores en respuesta a las circularizaciones efectuadas y los saldos emergentes de las registraciones, sin que hayan sido conciliadas por la Entidad:

Diferencia en el cálculo de los intereses de la deuda con el Berliner Bank

US$ 781.185,31. Diferencia en el cálculo de intereses de la deuda con Export Development

Canadá: US$ 1.144.632,90. Diferencias con lo informado por Banca Intesa: (US$ 6.505.231,87) Diferencias con lo informado por Natexis: (US$ 909.145,19)

Se observaron saldos en la cuenta Comisiones correspondientes a préstamos cancelados:







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Export Import Bank of Japan US$ 73.395,53 EMA/Genelba/PerezCompanc US$ 7.333,86

Recomendación Se recomienda efectuar conciliaciones periódicas de las partidas que se mencionan precedentemente a fin de depurar los saldos que afecten la correcta exposición y valuación del rubro.


En el orden indicado por los Auditores, se informa:

Se ajustaron los montos de Bancos Locales en pesos.

Se ajustó el saldo de intereses de la Subcuenta 3803 en dólares.

Quedó pendiente de análisis con la Secretaría de Hacienda las diferencias

de las Subcuentas 5501, 5302 y 5701.

Respecto a la conciliación con las circularizaciones de los Acreedores Berliner Bank, Export Development Canadá, Banca Intesa y Natexis Banqué, no se efectuó ajuste alguno por considerar que los saldos contables responden a la metodología de cálculo de intereses (Del Contrato de Préstamo) sobre saldos de capital adeudado.

Además, en el caso de la Banca Intesa, el Informe del Banco es a una fecha anterior al cierre del Ejercicio 2008. Con relación a las Comisiones de préstamos cancelados, queda pendiente de análisis con la Secretaría de Hacienda Opinión sobre el comentario de la Entidad Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.







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22. Pagos efectuados por la Entidad Se ha observado que la Entidad no cuenta con una base de datos en donde se registren la totalidad de los pagos efectuados a contratistas, consultores, proveedores etc. Recomendación Se recomienda instruir al área de sistemas de ambas márgenes para que procedan al diseño de una base de datos que oficie como soporte de la información requerida. Comentario de la Entidad La Entidad en la MI posee una Base de Datos en la cual están registrados todos los pagos efectuados. A partir de allí se solicitó al Área de Sistemas un Programa que extraiga, para un período determinado, la información obrante de la misma clasificada por motivo de la inversión y/o gasto, a los efectos de consolidar con la información de la MD para obtener las aplicaciones correspondientes. Este Programa se encuentra en estado de prueba. En cuanto respecta a la Margen Derecha, la totalidad de los pagos efectuados por Margen Derecha están registrados en la Base de Datos del Sistema Contable, sean estos pagos efectuados a través de Órdenes de Pagos (OP), o bien a través de Instrucciones de Pagos al BICE (IP).

23. Falta de cumplimiento de normativa interna de compras y contrataciones

Adicionalmente a lo expresado en las observaciones de ejercicios anteriores, hemos analizado contrataciones efectuadas en forma mensual, por las cuales no se ha emitido la correspondiente Orden de Compra, incumpliendo consecuentemente con la Resolución D.E. Nº 2873/99, en cuyo artículo primero reza “Todas las contrataciones de servicios o adquisiciones de bienes, con excepción de las compras incluidas en la Resolución D.E. Nº 2861/99, deberán realizarse a través de la emisión de ordenes de compra”. Cabe mencionar que las mismas no reúnen las características establecidas en la mencionada Resolución DE 2861/99 (modificatoria de la Res.C.E.Nº 1288/88, Adquisición de Bienes, Servicios y Ejecución de Obras por montos menores). Ejemplo: contratación de espacios de publicidad televisiva a la empresa Aire S. A. por un monto aproximado de $ 115.000.







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Paralelamente, se han detectado contrataciones que además de no poseer Orden de Compra, son efectuadas sin mediar convenio alguno, en forma directa, excediendo el límite establecido para dichas adquisiciones.

La modalidad observada es la aprobación por Resolución de Directores de la contratación por un período determinado asignando un monto mensual, el que multiplicado por la cantidad de meses contratados arroja un importe total muy por encima del límite máximo establecido para las contrataciones Directas, quedando enmarcado en la modalidad Concurso de Precios. Ejemplo: Contratación campaña publicitaria con la empresa Anibarro Gustavo Eduardo, aprobada por Resolución de Directores Nº 16683, por un monto aproximado de $ 375.000. Recomendación Se recomienda el cumplimiento de la normativa interna y la implementación de medidas tendientes a solucionar la problemática observada en años precedentes con relación a compras y contrataciones. Comentario de la Entidad Lo mencionado por los Auditores se efectuó en forma excepcional, y por razones de urgencia.

24. Aporte de Capital – M.P.F.I.P.y S. Se ha observado una diferencia del orden de US$ 1.300.000 en el cálculo del ajuste de capital aportado por el Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios, no habiendo obtenido evidencias de su origen.

Recomendación

Se recomienda proceder al análisis de la situación descripta a fin de determinar su origen y posterior ajuste.


Analizada la situación, se determinó que la diferencia observada por los Auditores Externos se debe a actualizaciones anteriores al año 1974, por lo cual no debe efectuarse ajuste alguno.







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A criterio de la Entidad, se considera adecuada la registración contable del tema.


Lo afirmado en el comentario de la Entidad será verificado durante el próximo ejercicio.

MARGEN DERECHA-PARAGUAY (Años anteriores al año 2009) Área Procesamiento Electrónico de Datos

25. Integración de los módulos operativos a la contabilidad

A la fecha no se han integrado los diferentes módulos operativos a la Contabilidad bajo ambiente INFORMIX, hacemos constar que dicha integración es posible, debido que la base de datos del sistema contable referido es compatible con las demás bases de datos.

Recomendación Sugerimos su integración a la Contabilidad, bajo ambiente INFORMIX a la brevedad posible. Comentario de la Entidad

Se encuentra en proceso de implementación la migración de los módulos operativos que utilizaban la plataforma FOXPRO 2.6 con tablas DBF a la plataforma Visual FoxPro con el SGBD Informix. A la fecha, ya se ha migrado el Sistema de Seguimiento de Expedientes, y próximamente el Sistema de Compras, que estará integrado al Sistema Contable y Presupuestario. Se mantendrá el sistema contable bajo el ambiente de INFORMIX, motivo por el cual se utilizará el SGBD Informix como Repositorio Uniforme de toda la información de los distintos módulos operativos, posibilitando la integración de los mismos.







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26. Auditoría a aplicaciones de producción

Hemos constatado que sólo queda registrada una pista de auditoría LOG (archivos digitales) para el sistema de contabilidad, no así para los demás sistemas disponibles en la Entidad.

Recomendación

Sugerimos se cuente con una auditoría para la totalidad de los sistemas de producción donde se detalle el nombre del usuario, hora de acceso y hora de salida de los mismos, de modo de deslindar responsabilidades y controlar el uso de los mismos.


Además del registro de inicio de sesión de cada estación de trabajo perteneciente a cada Controlador de Dominio Primario (PDC), se tiene un registro de los accesos (entrada y salida) por usuario de cada módulo operativo, a saber: Contabilidad, Presupuesto, Sueldos, Tesorería, Compras, Seguimiento de Documentos, SITEX. Adicionalmente el sistema de Presupuesto cuenta con auditoria a nivel de operaciones realizadas. El sistema de Contabilidad tiene habilitada una auditoria a nivel de transacciones del propio SGBD INFORMIX. Con la integración de estos módulos en un solo manejador de base de datos (ver punto 25), se podrán registrar además de los accesos, las operaciones realizadas a nivel de transacciones (Insert, Delete, Update).

Opinión sobre el Comentario de la Entidad


27. Plataforma de base de datos

Hemos observado que no se cuenta con una plataforma uniforme en materia de Base de Datos, así por ejemplo los módulos de compras y recaudaciones, como el módulo de reclamos se halla en FoxPro For Windows; los módulos de seguimiento de documentos, cotizaciones, presupuestos y costo de materiales se hallan registrados en la Base de Datos Visual FoxPro y el módulo de contabilidad utiliza la Base de Datos Informix.







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Recomendación

Sugerimos uniformar las Bases de Datos utilizadas en la Entidad, con lo cual se evitarán problemas propios de una posible migración de datos, además de otorgar una mayor estabilidad y seguridad a los datos. Comentario de la Entidad

Es aplicable lo expresado en el Punto 25. 28. Utilización de la Base de Datos Access

Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que varios Listados que eran confeccionados a través de Planilla electrónica, como ser: Licitaciones Públicas, Concurso de Precios y Concurso Limitado de Precios, actualmente son cargados en un Módulo que utiliza la Base de Datos Access, acumulándose en muchos casos dichas documentaciones, para luego ser cargadas.

Recomendación

Si bien se ha informado a nuestra auditoría que los datos a ser ingresados no son muchos, sugerimos que la carga se realice siempre en el momento en que éstos se originan, de manera a evitar contar con información desactualizada. Además recomendamos, debido a la poca seguridad que otorga la Base de Datos Access, reemplazar a la brevedad posible la utilización de la misma.

Proponemos eliminar en todos los casos existentes o que pudieran existir, el uso de Planillas electrónicas anexas a los Sistemas, de manera que todos los controles e informaciones necesarias para la Entidad sean directamente proporcionadas por el Módulo o Sistema Informático correspondiente. Comentario de la Entidad De acuerdo a lo observado sobre la utilización del Access, en las distintas tareas propias del Área de Compras y Contrataciones, podemos manifestar que el Sistema de compras (Plataforma FoxPro) cuenta con todas las opciones para la realización de las tareas mencionadas (Concurso de Precios, Concurso Limitado de Precios, Licitaciones, etc.) dentro del mismo módulo. Actualmente, se encuentra en proceso de migración los módulos desarrollados en Access, de acuerdo a lo expresado en el punto 25.







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29. Plan de contingencias

Dentro del plan de contingencias no se tuvo en cuenta la implementación de un servidor de respaldo.

Recomendación

Recomendamos la implementación de un servidor de respaldo a fin de asegurar la información de la Entidad. Comentario de la Entidad Se cuenta con mecanismos de restauración de la información, mediante procedimientos diarios de Copias de Seguridad (Backups). A la fecha, se ha implementado la tecnología de Virtualización de Servidores, lo cual permite tener mayor disponibilidad de los servicios. Se han realizado pruebas relacionadas a la replicación en tiempo real de los servidores virtualizados, encontrándose a la fecha plenamente operativos.

Opinión sobre el Comentario de la Entidad


30. Actualización del Reglamento de Fondo Fijo

Durante nuestro trabajo de arqueo a los fondos fijos creados en las distintas sedes de la Entidad, hemos encontrado observaciones relacionadas con el manejo de los recursos destinados para atender los gastos menores y con las disposiciones del reglamento vigente; entendiéndose que las debilidades obedecen principalmente a la necesidad de actualización de dicha disposición que data del año 1988.

Hemos tomado conocimiento de una propuesta de actualización preparada por la Auditoría Interna M.D., cuya aprobación e implementación podría subsanar las deficiencias encontradas.







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Recomendación

Sugerimos acelerar los procesos de consideración y su posterior aprobación que permitan la correspondiente implementación de un nuevo reglamento, y poder lograr así los objetivos de creación y administración de los fondos fijos en las distintas sedes de la Entidad.

También recomendamos establecer mecanismos de adquisición que permitan contar con los suministros requeridos por la Entidad de forma de evitar la utilización alternativa de los recursos del Fondo Fijo.

Comentario de la Entidad Se tendrá en cuenta la recomendación, para lo cual se verá de impulsar la actualización de las disposiciones vigentes en la materia, mediante la conformación de un Grupo de Trabajo para dicho cometido.

31. Expedientes de Pagos (2008)

Durante nuestro trabajo constatamos que las órdenes de pagos contienen las siguientes debilidades:

Fecha OP Nº Concepto Importe G Observación

28/01/08 105619 Anticipo financiero 50% AB Ingeniería

109.648.035 No tiene el pedido de bienes y servicios ni la orden de recepción de bienes y servicios u otro similar.

29/01/08 105661 Provisión de equipos informáticos

25.200.000 El recibo del proveedor tiene RUC no vigente.

30/01/08 105720 Contratación de seguros colectivo de vida.

109.000.000 No tiene el pedido de bienes y servicios ni la orden de recepción de bienes y servicios u otro similar.

20/02/08 106155 Provisión de útiles de oficina 25.935.000 No tiene el pedido de bienes y servicios

06/03/08 106402 Construcción de pavimento asfáltico acceso a Itacuá.

228.165.000 No tiene el pedido de bienes y servicios ni la orden de compra.

03/06/08 107790 Pago mantenimiento de la Red de Datos de las tres Sedes de la Entidad Margen Derecha.


127/04/08 107163 Trabajo de reparación, reacondicionamiento y ampliación de las oficinas de la EBY








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Recomendación Sugerimos que los documentos que respaldan los egresos reúnan los requisitos legales tal como lo disponen las disposiciones tributarias y los procedimientos de la EBY, para mejorar el control sobre los egresos y dar validez a las operaciones. Comentario de la Entidad Se tendrá en cuenta la recomendación en cuanto se refiere al llenado del formulario de “Pedido de Bienes y/o Servicios” y su correspondiente “Informe de Recepción”. En cuanto respecta a la observación de que “El recibo del proveedor tiene RUC no vigente”, se aclara que las facturas vinculadas a dichos recibos sí tienen el RUC vigente. Asimismo, el Decreto Nº 6539/05 que dicta el reglamento general del timbrado no incluye al Recibo de dinero entre los documentos que deben estar timbrados, dejando a criterio del contribuyente el formato del mismo o el mecanismo que crea conveniente para la cancelación de una factura crédito, por lo cual no existe reglamentación alguna para exigir al proveedor lo observado por la Auditoria. No obstante, será sugerido a los proveedores que sus Recibos de dinero tengan impreso el RUC vigente en concordancia con sus facturas.

32. Asignación Familiar (2008)

Durante nuestro trabajo constatamos que algunos funcionarios perciben la asignación familiar sin contar con las documentaciones que respaldan el derecho a cobrar en ese concepto. Como ejemplo citamos los siguientes:

Legajo Nº Beneficiario Observación

2220 Gustavo Portillo Sanabria Percibe por 5 personas pero está documentado solo 4.

934 Walter Javier De Jesús No tiene certificado de nacimiento original.

1133 Atilano Paredes sosa Percibe por el hijo, quien ya sobrepasó la mayoría de edad.







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Recomendación

Sugerimos que la administración efectúe un control periódico de los pagos en concepto de asignación familiar para evitar los pagos indebidos y que en todos los casos el legajo personal de quienes perciben esta asignación, disponga de las documentaciones respaldatorias pertinentes. Comentario de la Entidad Se ha realizado el control de la documentación en los legajos de los funcionarios citados en el informe y se ha constatado que a los funcionarios en cuyo legajo no obran la documentación que respalde la Asignación Familiar, se le solicitará la regularización durante este mes, caso contrario se procederá al descuento.

Con referencia a María Graciela Amarilla P. (L. 2344) la misma cobra el beneficio por sus padres y no por su hija. Guadalupe Miranda de Daponte (L. 2132) no cobra el beneficio, porque se encuentra en comisión de servicio por Resolución, manteniendo únicamente el salario básico de la Entidad Binacional Yacyretá desde el mes de abril hasta diciembre del presente año.

No obstante lo señalado, se tendrá en cuenta la recomendación.

33. Planilla de comisionados (2008)

Hemos constatado que la planilla de comisionados carece de las firmas autorizantes. Como ejemplo citamos:

Legajo

Nº Nombre y apellido Sede Departamento 1 2 3

2.132 Guadalupe Miranda Asunción Dirección x x -

Referencias

1. Firma del supervisor 2. Firma del jefe del área 3. Firma del jefe del departamento X No cumple - Cumple







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Recomendación

Sugerimos que las personas autorizadas aprueben con sus firmas las planillas para mejor control sobre los comisionados. Comentario de la Entidad El Área de Recursos Humanos solicita a las instituciones donde prestan servicio los funcionarios comisionados de la EBY solo informes de asistencia, los cuales constan en los legajos. Con referencia a la funcionaria Clarisa Caballero, la misma se encuentra desvinculada del plantel de funcionarios de la EBY.

34. Archivos de expedientes de compras (2008)

Durante la revisión de las diferentes modalidades de contrataciones hemos constatado que la Entidad no mantiene en forma ordenada los documentos de respaldo, dificultando efectuar el seguimiento a lo realizado en el momento de la evaluación de las ofertas que fueron presentadas.

Recomendación Sugerimos tomar las providencias necesarias de tal modo que las documentaciones respaldatorias de las diferentes contrataciones (Compra directa, concurso de precio, concurso limitado de precios y licitaciones) estén resguardadas en forma ordenada de manera de facilitar el control posterior de las evaluaciones de las ofertas que fueron presentadas. Comentario de la Entidad En lo relacionado al orden de los documentos que se administran dentro de los expedientes de respaldo de la Entidad, para el momento de la evaluación de las ofertas que fueron presentadas en las distintas modalidades de contratación, las mismas se desarrollan principalmente en el marco de las Resoluciones C.E. Nº 035/74 y Nº 5852/04. No obstante lo mencionado, se tendrá en cuenta la recomendación.








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35. Deudores varios (2008)

Durante nuestro análisis hemos constatado que en la cuenta “Deudores varios” existen créditos de antigua data. Como ejemplo citamos los siguientes:

Cuenta Importe G

Banco Nacional de Trabajadores 4.767.071 Ministerio de Justicia y Trabajo 49.415.600 Varios embargos Judiciales 694.304.578 Banco Finamérica 5.470.407 COMIP 311.822.063 COMIP US$ 259.689.648

Recomendación

Sugerimos analizar cada caso para ver la posibilidad de su cobro o su aplicación a resultados. Comentario de la Entidad

1. Concepto Importe

Banco Nacional de Trabajadores Cta. Cte. 000.0.003172/2 G 4.767.071 Banco Finamérica Cta. Cte. 18137/011 G 5.470.407

Se ha realizado la consulta pertinente a la Asesoría Jurídica sobre las últimas gestiones jurídico/legales para la recuperación de los saldos que habían quedado pendientes en las cuentas bancarias mencionadas. En fecha 03/02/10 según Memorandum Nº 31878 de Asesoría Jurídica, se anexan los antecedentes obrantes referentes a las gestiones realizadas por los Asesores antecesores donde se denotan los pedidos realizados ante dichas instituciones. La Asesoría Jurídica solicita a la vez, la remisión de los comprobantes de depósito realizado por la EBY, ante dichas instituciones bancarias, a efectos de proceder a través de los representantes legales y solicitar al Juez interviniente en la institución fallida la verificación de crédito para el recupero de los fondos, conforme a las disposiciones establecidas en la Ley 154/69 (Ley de Quiebras). Después se le proveyó lo solicitado, y actualmente se está pidiendo un informe actualizado.








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2. Concepto Importe G

Varios Embargos Judiciales

Esc. Ignacio Ávila Arce 5.455.395 Raúl Mongelós Scheider 1.615.000 Honor. Prof. Jorge Espínola c/ Fondo Ganadero 437.895.000 Ricardo Antonio Romero 11.295.872 Honor. Prof. Oficial Just. Héctor Medina 7.200.000 Néstor A. Fretes y otros 4.304.112 Alejandro Andrés Halaburda c/EBY 221.396.699 Filemón Delvalle EBY c/ Federico Schenk 5.142.500 Total 694.304.578

En consulta realizada a través de Memorandum Nº 2580/2009 de fecha 08/07/09 por el Área de Contabilidad, se obtuvo la respuesta según Memorandum Nº s/n de fecha 24/09/09 del Coordinador Judicial Abog. Jorge Rivas de que los embargos mencionados en el Memorandum de referencia siguen vigentes a esa fecha.

36. Trabajos ejecutados sin órdenes de compra (2008)

Hemos constatado que existen trabajos que se han ejecutado sin la correspondiente emisión de órdenes de compra, documento necesario para el proceso de ejecución de las tareas contratadas. Como ejemplo citamos los siguientes:

O.C. en trámite

Empresa Unipersonal “Julián Rótela”

51.275.000 Monto Básico Julio/08- No certificado por falta de O.C.- Falta Resolución que aprueba la prórroga

O.C. en trámite


5.600.000 Reajuste Julio/08- A la fecha No Certificado

O.C. en trámite


51.275.000 Monto Básico Agosto/08- No certificado por falta de O.C.- Falta Resolución que aprueba la prórroga

O.C. en trámite

Del Sir- Empresa de Transporte

96.437.880 Corresponde a la cuota mensual. Servicio cumplido por el mes de julio y parte de agosto/08- No certificado por falta de O.C.







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Recomendación Sugerimos que la administración emita en todos los casos, las órdenes de compra antes del inicio de los trabajos. Comentario de la Entidad El Área de Compras y Contrataciones no tiene control sobre aquellas obras que son realizadas sin la emisión previa de una Orden de Compra. Por otro lado, existen casos en que se solicita la regularización para el pago de trabajos ya realizados, y estos son honrados siempre y cuando los mismos cuenten con la autorización correspondiente, y se encuentren enmarcados dentro de las reglamentaciones de la EBY. No obstante lo mencionado, se tendrá en cuenta la recomendación.

37. Control del parque automotor (2008)

Si bien el Sector Servicios Generales a través del parque automotor es el encargado del control de los vehículos de la EBY, éste debería contar con un registro detallado de las condiciones en que se encuentran cada automotor y la periodicidad de mantenimiento y a cargo de quién están destinados.

Recomendación Sugerimos tomar las medidas que ayuden a mejorar el control del parque automotor. Comentario de la Entidad Para el mejoramiento del control del parque automotor se están realizando acciones para la implementación de un sistema informático de control de vehículos y el mismo tendrá entre sus objetivos:

1) Control del Estado del Vehículo. 2) Control del Kilometraje. 3) Seguimiento del mantenimiento, tanto preventivo como correctivo.








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38. Control de obras ejecutadas para instituciones públicas (2008)

La EBY debería contar con un sector encargado de las obras ejecutadas a favor de entes públicos, que se encargue del registro a qué instituciones serán transferidas y tramitar las transferencias correspondientes a ellas en tiempo y forma para evitar que la EBY siga corriendo con los riesgos y gastos de mantenimiento de estas obras. Recomendación Sugerimos se analice el caso y se disponga los mecanismos necesarios para precautelar los intereses de la Entidad. Comentario de la Entidad Se tendrá en cuenta la recomendación.

39. Control de comisiones de funcionarios (2008)

La entidad no ejerce un control exhaustivo sobre los funcionarios que son comisionados en zonas de obras en cuanto a los días y horas destinados para las tareas encomendadas. Recomendación Al respecto RRHH debería de contar con los registro de llegada y salida de los funcionarios que son comisionados en zonas de obras o en las oficinas de Asunción y tener en cuenta a la hora de la liquidación de sueldos. Comentario de la Entidad Existen Circulares que, por un lado, habilita libros de registro de entrada y salida para comisionamiento en las Sedes Asunción, Ayolas y Encarnación; por otro, donde se establecen normativas para solicitudes de comisionamientos y viáticos. No obstante lo mencionado, se tendrá en cuenta la recomendación para el seguimiento respectivo.







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40. Fondos fijos (2008)

Los fondos fijos son destinados para atender compras menores y de urgencias, actualmente los fondos fijos son rendidos pero no reembolsados en tiempo y forma, es frecuente su reembolso parcial, además que los anticipos realizados de esos fondos no son rendidos en los plazos que prevé la reglamentación. Recomendación Sugerimos una revisión de la reglamentación de manera de adecuar a los procedimientos vigentes y que sea operable su aplicación y evitar de esa forma que los responsables de los fondos queden sin recursos en algún momento y quebrantar la finalidad de dichos fondos. Comentario de la Entidad Las Normas de Fondo Fijo vigentes, en la Sección Nº 4 “Funcionamiento del Fondo Fijo”, Numeral 5 “Reposición del Fondo Fijo” se establece que: “Las reposiciones se hacen por días enteros, cuando las erogaciones alcancen al 50% (cincuenta por ciento) del total del Fondo Fijo establecido según lo indicado en el Punto 4 y al cierre de cada mes en todos los casos.”, además del cumplimiento del circuito financiero; que sumado a las distancias entre las Sedes puede conllevar a la falta de disponibilidad. No obstante, dicha falta de efectivo es incrementada por los mismos usuarios del fondo, ante la demora en la rendición de los anticipos otorgados y a la contratación o adquisición de bienes y servicios que debieran ser adquiridos por Órdenes de Compra. Igualmente, es aplicable el comentario del punto I. 30.

41. Respuesta de circularizaciones (2008)

Durante nuestro trabajo hemos solicitado informaciones sobre los saldos de Proveedores, Consultores y Contratistas, cuyas respuestas arrojan algunas diferencias no conciliadas, que exponemos a continuación:

Saldo según

Contratista Confirmación EBY

Diferencia

ANDE - Compra de energía G. 7.880.922.155 12.483.298.831 4.602.376.676 ANDE - Venta de energía US$ 32.127.573,39 29.914.748,87 2.212.824,52







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Recomendación Sugerimos realizar las conciliaciones de las cuentas para evitar posible conflicto con los proveedores, Consultores y Contratistas, y mejorar su exposición en los estados financieros. Comentario de la Entidad

1. Concepto Importe

ANDE – Compra de Energía G 12.483.298.831

Este importe está compuesto por los compromisos que se encuentran contabilizados G 8.919.750.620, Previsiones G 2.419.863.301 y Deudores Varios G 1.143.684.910 al 31/12/08.

Se ha conformado un grupo de trabajo según resolución del Director Nº 1969 de fecha 09/10/09 para la revisión de las cuentas. Además, según Nota DF Nº 321 de fecha 03/11/09 se ha solicitado a la ANDE la conformación de un equipo de trabajo del Sector Contable para conciliar las diferencias observadas por los Auditores.

2. Concepto Importe

ANDE – Venta de Energía US$ 29.914.748,87

Corresponde al Saldo Contable de la cuenta 461.2000 “Deudores por Venta de Energía - Ande” al 31/12/2008. Se ha solicitado la conformación de un Equipo de Trabajo para conciliar la diferencia con la ANDE.








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II. CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2009

1. OBSERVACIONES COMUNES A AMBAS MÁRGENES 1.1. Situación financiera actual y viabilidad del proyecto

En el año 2006, las autoridades de la Entidad han elaborado una propuesta de Acta de Entendimiento para la solución de las diversas y relevantes dificultades que afectan a la viabilidad económica financiera de la EBY. Dicha propuesta abarca los temas de: a) el insostenible nivel de endeudamiento que afecta la viabilidad económica financiera; b) la indefinición de parámetros que impide la determinación de la compensación en razón de territorio inundado; c) la incertidumbre en cuanto a los pagos de los importes adeudados por compensaciones a pagar a las Altas Partes, previstas en el Tratado, y d) la integración de capital por parte de ANDE.

Pese a que las Altas Partes en diciembre de 2003, reconocían la necesidad de actualizar diversos aspectos pendientes del Tratado y de las Notas Reversales, como así también a partir del 2006, de hacer viable el emprendimiento desde el punto de vista técnico y financiero, conformando para ello un grupo Técnico Binacional, que elaborara la propuesta de Acta de Entendimiento mencionada, a la fecha la situación financiera de la Entidad no ha sufrido modificaciones sustanciales, habiéndose deteriorado por la continuidad de las condiciones vigentes.

a) Nivel de endeudamiento y viabilidad económica y financiera.

Al 31/12/09 el pasivo total de la Entidad con el Gobierno Argentino asciende a US$ 13.271 millones (equivalente a más de 20 veces la facturación anual bruta del ejercicio). De este importe, US$ 7.258 millones corresponden a ajustes e intereses, de los cuales US$ 2.297 millones fueron devengados con posterioridad a diciembre de 2005, fecha de corte de la propuesta de Acta de Entendimiento. En el siguiente cuadro se muestra la composición de esta deuda.







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Concepto Saldos al

31/12/2009 (En miles de US$)

Decreto 3450/79 R. A. 2.906.194

Secretaría de Hacienda- Decreto 612/86 8.146.115

Efecto financiero de la Nota Reversal del 09/01/92, según Nota 2.5.3 (3.458.339)

Secretaría de Energía 22.630 Plan Financiero República Argentina 1992 (Plan Brady) Contrato Refinanciación Garantizado

1.345.961

Decreto 1653/92 y adelanto del Tesoro Nacional 8.846

M.P.F.I.P. y S. 860.111

Anticipos para Obras (18.506)

Subtotal Deuda (Neta del Efecto Financiero) 9.813.012 Efecto Financiero de la Nota Reversal del 09-01-92 (Se comenzó a registrar desde el año 2005) 3.458.339

Total Deuda Gobierno Argentino 13.271.351

Esta situación, conjuntamente con los efectos de la aplicación de la Nota Reversal del 92 referida al valor de la Tarifa, derivó en constantes saldos negativos de la Cuenta de Explotación, los que anualmente fueron reclasificados, según se expone en Nota 2.1., en Cargos Diferidos - Cuenta de Explotación, por US$ 1.746 millones. Adicionalmente, en este mismo rubro se incluyen Gastos relacionados con cota 83 por US$ 2.979 millones. Además, en Propiedades, Planta y Equipos se encuentran activados resultados financieros generados principalmente por la referida deuda con el Gobierno Argentino, por US$ 2.647 millones.

Respecto del costo del servicio de energía eléctrica, en el Capítulo VII.1. del Anexo “C” al Tratado, se establece que “…el ingreso anual de la Entidad deberá ser igual cada año, al costo del servicio de electricidad”; costo que, de acuerdo a lo dispuesto en el Capítulo III.8 del mismo Anexo, incluye entre otros, “el monto del saldo, positivo o negativo, de la cuenta de explotación del período anterior”.

El referido Anexo “C” requiere que la tarifa se determine de manera que la misma sea suficiente para cubrir los costos derivados de la producción de energía, incluyendo las cargas financieras que contienen la actualización e intereses de los préstamos, los que devienen principalmente de lo dispuesto en los Decretos Nº 3.450/79 y Nº 612/86 de la República Argentina. Esto implica que las diferencias temporales que se generaran constituirían para la







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EBY un derecho, en caso de pérdidas, o una obligación en caso de ganancias, ya que la Entidad podría absorberlas a través del ajuste de la tarifa en el año próximo.

Sin embargo, por Nota Reversal del 9 de enero de 1992 se modificó sustancialmente lo establecido en el mencionado Anexo “C” respecto a la determinación de la tarifa, estableciéndose un monto de 0,030 US$/Kwh actualizado, a ser pagado a la EBY por toda la energía posible de generar.

Al actual nivel de costo del servicio, esta modificación torna inviable la metodología de recupero del déficit a través de la tarifa, tal cual lo establece el Anexo “C”. No obstante, cabe señalar que esta Nota Reversal no cuenta con la ratificación del Congreso Paraguayo, lo que constituye un requisito constitucional para su vigencia.

b) Determinación de la Compensación por Territorio Inundado

El monto a pagar en concepto de compensación en razón de territorio inundado se estima en función a una fórmula establecida en el Anexo C al Tratado. Sin embargo, debido a las distintas variables que se utilizan para el cálculo de esta provisión, existen diferencias sustanciales entre la estimación calculada en este concepto por la Margen Derecha con la de la Margen Izquierda.

En el siguiente cuadro se muestran estas diferencias, aclarando que para la contabilización, la Entidad utiliza el promedio de las cifras determinadas por cada una de las márgenes.

Saldos en miles de US$

Concepto 31/12/2009 30/06/2009

- Cálculo Margen Izquierda, Acumulado 141.489 130.002

- Cálculo Margen Derecha, Acumulado 625.260 579.977

Total 766.979 709.979

Promedio acumulado provisionado en los EF 383.375 354.990







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En Nota 1.5.2. a los Estados Financieros del año 2009, no se consigna la metodología para arribar al monto contabilizado, ni la diferencia de pasivo que resultaría de tomarse en consideración uno u otro cálculo. Además, no pudimos obtener respaldo documental que soporte el criterio aplicado por la Entidad para promediar ambos montos.

c) Incertidumbre en cuanto a los pagos de los importes adeudados por

compensaciones a las Altas Partes, previstas en el Tratado.

El Tratado prevé el pago de compensaciones por territorio inundado, cesión de energía, utilidades y resarcimientos a las Altas Partes, cuya oportunidad de los pagos fue modificada por Nota Reversal del 92, estableciendo un régimen de anticipos a la Margen Derecha de US$ 0,00175 por KW/H que integran el valor de la tarifa, sin discriminar cuanto corresponde a cada uno de estos conceptos. Esta situación, adicionalmente a la discusión de la vigencia de la Nota Reversal y sus efectos financieros, genera situaciones pendientes que impiden determinar la correcta imputación contable de esta partida.

d) Integración de capital por parte de ANDE

Tal como se señala en la Nota 4.2.1, se expone como Cuenta a Cobrar a la ANDE, 88,2 millones de dólares estadounidenses por el compromiso inicial de integración de Capital que sigue pendiente, sin que se hubieran establecido a la fecha, condiciones para su cumplimiento. Recomendación

Insistir ante las Altas Partes Contratantes para que prioricen las gestiones tendientes a concretar la resolución del nivel de endeudamiento y viabilidad económico financiera de la Entidad, de la determinación de la compensación por territorio inundado, de los pagos por compensaciones adeudadas a las Altas Partes y de la integración de capital por parte de la ANDE, atento la incertidumbre vigente sobre la procedencia de la aplicación de la Nota Reversal del 92 y sobre las partidas que fueron contabilizadas en base a sus disposiciones, así como a la falta de aprobación de la propuesta de Acta de Entendimiento.







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1.2. Formalización documental de los Créditos por Ventas

La Entidad factura la energía proveida a la Argentina, a EBISA (Emprendimientos Energéticos Binacionales Sociedad Anónima) de acuerdo a la tarifa establecida en la Nota Reversal del 09/01/92, y por su parte CAMMESA (Compañía Administradora de Mercado Mayorista Eléctrico) liquida en función del precio ‘spot’ del mercado eléctrico mayorista vigente en la República Argentina, generándose una diferencia de tarifa, entre la absorbida por dicho mercado y la facturada por la EBY. Hasta el año 2003, en el marco de una normativa emanada del Secretario de Energía, la Secretaría de Hacienda asumía esa diferencia tarifaria mediante la emisión de notas de crédito por los importes respectivos, las que se encuentran expuestas en los Estados Financieros descontando la deuda de la Entidad, a favor del Gobierno Argentino por US$ 1.493 millones, operándose en la práctica un cambio del deudor obligado a cancelar la diferencia de tarifa. A partir del referido año 2003, se ha discontinuado la emisión de notas de crédito por parte de la Secretaría de Hacienda, siendo el saldo acumulado en este concepto al cierre del 2009, de US$ 1.671 millones, que se expone en la cuenta Créditos Diversos – Corrientes-, y cuyos intereses y actualizaciones, conforme a la metodología establecida en el Tratado, - US$ 377 millones y US$ 106 millones respectivamente -, se exponen en el Pasivo, disminuyendo la deuda con el Gobierno Argentino. A la fecha, no se encuentra formalizado el cambio de deudor ni definidas las condiciones de cancelación de dicho crédito, a efectos de proceder a su correcta exposición. Recomendación

Encarar las acciones pertinentes ante los organismos competentes, a fin de formalizar la titularidad del crédito y determinar la metodología de cancelación a efectos de asegurar su correcta exposición en los Estados Financieros.

1.3. Ajustes contables por Actualización del Capital

La Nota 6 a los Estados Financieros explica que la Entidad viene registrando la actualización del valor de su Capital conforme a una metodología de ajuste prevista en el Tratado de Yacyretá, siendo el monto acumulado al 31/12/2009, de US$ 106,2 millones.







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Debido a que los resultados económicos de los últimos años han sido negativos, los ajustes mencionados precedentemente se han registrado con cargo a los resultados económicos deficitarios, los que vienen siendo activados tal como se explica en el punto 1.1.a) anterior.

Este tratamiento se contrapone a las normas contables de Argentina y Paraguay, las que requieren que el ajuste de capital se efectúe únicamente con cargo a resultados positivos de explotación, en la medida que no se registre el efectivo aporte de capital por parte de los copropietarios.

Recomendación Sin perjuicio de la validez jurídica del ajuste del capital previsto en el Tratado, recomendamos adecuar el proceso de registro contable a las normas técnicas vigentes en la materia.

1.4. Mejoras necesarias en el proceso y emisión de la información contable

Si bien el sistema contable en uso tiene fortalezas, tales como la utilización de multimonedas y la apertura de cuentas por sede, lo que fue confirmado por los propios usuarios, hemos observado lo siguiente:

El Plan de cuentas no está estructurado convenientemente para facilitar la identificación de rubros, cuentas, sub cuentas y cuentas imputables. En algunos casos resulta muy difícil identificar la naturaleza (activas, pasivas, y/o de resultados) de las cuentas atendiendo a su codificación.

Inexistencia de un Manual de Cuentas detallado que establezca los conceptos que componen cada cuenta y las modalidades para su registración. Sólo se ha visualizado un Manual desactualizado, confeccionado con lineamientos generales, abierto por rubros o grupos de cuentas y sin detalle de la naturaleza de las mismas.

En el Balance Moneda de Cuenta, los rubros se encuentran consignados con el nombre respectivo, no así las sub cuentas, en las que sólo aparece el código, lo que también dificulta su identificación. Similar situación se da con el Libro Mayor General en el que también aparece sólo el código de la sub cuenta al inicio del período, no así en las hojas intermedias y en las del final del período, en las que sólo se consigna el saldo, pero sin el código respectivo. Asimismo los mayores brindan información en la moneda de







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origen de la transacción, no exponiendo su equivalencia en la moneda de cuenta en la cual la entidad presenta sus Estados Financieros.

No existen procedimientos formales que regulen la metodología de integración de los rubros de los Estados Financieros a partir de la estructura de cuentas del balance de moneda de cuenta. En la práctica, se requiere de diversos procesos manuales intermedios, a fin de obtener los saldos a consignar en los Estados Financieros.

Por otro lado, señalamos que el proceso de emisión para la presentación de los últimos Estados Financieros se ha demorado varios meses respecto de lo dispuesto en el artículo 18 del Anexo A al Tratado, que establece “YACYRETA presentará, hasta el 30 de abril de cada año, para decisión de A. y EE. Y ANDE, la Memoria Anual, Balance General y la demostración de la Cuenta de Resultados del ejercicio anterior”.

Recomendación Analizar y adaptar el sistema contable a las actuales necesidades de la Entidad, estableciendo un Plan y Manual de Cuentas y los procedimientos de elaboración de los Estados Financieros, atendiendo el plazo establecido en el Tratado.

1.5. Mejoras requeridas en las Notas a los Estados Financieros

Tal como manifestáramos en el proceso de nuestra auditoría, las Notas a los Estados Financieros presentan una excesiva extensión, reiteración de conceptos y frases a las que se recurre, y redundantes referencias cruzadas a diversas otras notas; todo lo cual atenta contra la comprensibilidad de la información que la Entidad presenta. En efecto, por citar sólo algunos ejemplos, señalamos que la mención que se hace en la Nota 1.2., referida a la utilidad del 12% a pagar sobre el capital integrado, se repite de manera casi idéntica en la 1.5.3. En esa misma Nota, al transcribir casi in extenso la Nota Reversal de Enero de 1992, la frase “…el monto necesario para….”, se repite unas ocho veces. En tanto, el último párrafo de la Nota 1.3., explica las causas que afectan la viabilidad del proyecto, lo que se vuelve a comentar en las Notas 1.7 y en la 10.







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La frase 0,030 US$/Kwh (treinta milésimos de dólar de los Estados Unidos de América por kilowatiohora) se repite tres veces en dos párrafos contiguos en la Nota 1.4. Además consideramos innecesario consignar las cifras en letras.

Finalmente, la extensa y compleja redacción de estas Notas, hace muy difícil interpretar si se aplica lo dispuesto en el Tratado o en la Nota Reversal del 09/01/92, para la presentación de la información financiera.

Recomendación

Disponer una revisión total del contenido y redacción de las Notas a los Estados Financieros, encarando las modificaciones o adecuaciones necesarias y reformulándolas, de modo de facilitar su lectura y comprensibilidad.

1.6. Falta de definición de las políticas contables a aplicar

Al revisar el sistema contable no evidenciamos un documento aprobado por las autoridades de la Entidad que contenga las políticas contables relativas a las diversas cuestiones relevantes que tienen efecto contable, patrimonial y/o financiero. Como ejemplos de las cuestiones que no se encuentran consolidadas y/o contempladas en una normativa interna, citamos las siguientes:

Marco normativo técnico contable de referencia aplicado para la elaboración de los Estados Financieros, en especial, atendiendo la característica muy particular de la Entidad que al ser binacional requiere con mayor razón, se defina de antemano y con suma precisión, el marco de referencia técnico contable a ser aplicado para el registro de los hechos económicos. Al respecto, el hecho de que la profesión contable en Argentina cuenta con un cuerpo de normas contables vigentes, en tanto que en Paraguay existen diversas normativas, muchas de ellas contrapuestas entre sí, hace necesario determinar e identificar claramente la normativa contable concreta a la que se ajustará el proceso contable de registro y presentación de Información financiera de la Entidad;

Criterios a considerar en el proceso de ajuste de las partidas conforme al Capítulo VI “Conservación del Valor Real” y Planilla 2 del Anexo C al Tratado;

Criterios utilizados para la valuación y reconocimiento de las distintas partidas de los Estados Financieros;

Metodología para la determinación de los tipos de cambio a aplicar;







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Reportes e informes de las diversas áreas operativas, administrativas y técnicas, requeridos para garantizar la integridad de la información a ser emitida, principalmente aquellas que requieran estimaciones que luego deben ser incluidas en los Estados Financieros;

Metodología a aplicar en el proceso de consolidación de la Información de ambas márgenes;

Metodología de oportunidad y reconocimiento de los pasivos a pagar por expropiaciones;

Pertinencia de conceptos activables en el costo de la obra.

Recomendación

Recomendamos definir y consolidar en un documento los criterios y políticas contables de la Entidad.







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2. OBSERVACIONES RELEVADAS EN LA MARGEN DERECHA – AÑO 2009

2.1. Tratamiento contable de provisiones por indemnizaciones, relocalizaciones y expropiaciones

En los Estados Financieros al cierre del 2009 no se expone el monto de los desembolsos estimados, derivados de las indemnizaciones, expropiaciones y relocalizaciones necesarias asumidas en el marco del Plan de Terminación de Yacyretá, pese a que éstas ya fueron comunicadas a los propietarios y existen otras acciones encaradas para su concreción los que -conforme a lo que establecen las normas contables- ya constituyen una obligación presente al cierre del presente ejercicio. En efecto, la Norma Internacional de Contabilidad Nº 37 específicamente dispone lo siguiente: “Una obligación reconocida como pasivo implica, en todos los casos, la existencia de un tercero con el que se ha contraído la misma, y al que se le debe satisfacer el importe. No obstante, no es preciso conocer la identidad del tercero al que se le debe pagar, puesto que la obligación puede ser incluso con el público en general. Puesto que la obligación siempre implica un compromiso contraído con un tercero, cualquier decisión de la dirección o del órgano de administración de la empresa no dará lugar a una obligación implícita, en la fecha de balance, a menos que tal decisión haya sido comunicada antes de esa fecha a los afectados, de una manera suficientemente explícita como para crear expectativa válida ante aquéllos terceros con los que debe cumplir sus compromisos o responsabilidades”.

Complementariamente, y ante la falta de precisión de cuál norma contable aplica la Margen Derecha, nos remitimos a la Resolución Técnica Nº 16 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, que establece en el numeral 4.1.2. Pasivos: “Un ente tiene un pasivo cuando: a) Debido a un hecho ya ocurrido está obligado a entregar activos o a prestar servicios a otra persona (física o jurídica); b) la cancelación de la obligación: b1) es ineludible o (en caso de ser contingente) altamente probable; b2) deberá efectuarse en una fecha determinada o determinable o debido a la ocurrencia de cierto hecho o a requerimiento del acreedor. Este concepto abarca tanto a las obligaciones legales (incluyendo a las que nacen de los contratos) como a las asumidas voluntariamente. Se considera que un ente ha asumido voluntariamente una obligación cuando de su comportamiento puede deducirse que aceptará ciertas responsabilidades frente a terceros, creando en ellas la expectativa de que se descargará una obligación mediante la entrega de activos o la prestación de servicios.







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Esta misma Resolución Técnica señala además: “La caracterización de una obligación como pasivo no depende del momento de su formalización”. Dada la falta de norma específica en el Paraguay, señalamos que similares normas contables de otros países, como la del Instituto Mexicano de Contadores Públicos establecen los mismos criterios expresados anteriormente. A la fecha de este Informe, no nos fue posible obtener los importes que la Entidad tiene previsto desembolsar en este concepto, en el próximo año. De conformidad a la Resolución Nº 1.649/2005 del Consejo de Administración, la Entidad viene reconociendo estas deudas cuando las mismas se encuentran en la etapa final de pago. Sin embargo, tal como se señaló precedentemente, conforme la normativa contable vigente, tanto en Argentina como en el Paraguay, el pasivo debe reconocerse desde que la decisión de expropiación ha sido comunicada a los afectados. Recomendamos por tanto, que la Entidad ajuste sus procedimientos de reconocimiento de estos pasivos, a los criterios técnicos contables, de modo que se contabilicen cuando se realice la comunicación a los afectados, y en base a la valuación o tasación disponible en ese momento. Posteriormente, ir ajustando ese valor, atendiendo los casos particulares suscitados con los afectados.

2.2. Observaciones al rubro Propiedad, Planta y Equipo

El Activo Fijo de la EBY representa más del 93% de su activo total. De los procedimientos de auditoría que hemos aplicado, determinamos las siguientes observaciones.

2.2.1. Falta integrar la información de este rubro

El “Balance en Moneda de Cuenta” que emite la Entidad, consigna como una cuenta imputable el número de los Contratos y el valor respectivo de las obras ejecutadas, conforme se muestra en los siguientes ejemplos.







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Saldos al 31 de diciembre/2009 Cuenta Mon. Sub Cta. Moneda Local –

Guaraníes Moneda de cuenta-

US$

Costo Directo de Construcción - Obras Preliminares - Lado Paraguayo - Villas Permanentes – Viviendas

112.1101/0 02 06058 378.796.647 3.006.080,14

112.1101/0 02 06059 373.499.123 2.964.278,76

112.1101/0 02 06060 398.110.614 3.159.628,44

112.1101/0 02 06061 375.916.834 2.976.400,08

112.1101/0 02 06096 398.916.834 3.166.006,62

112.1101/0 02 06100 237.358.784 1.883.799,87

Por su lado, los inventarios de Edificios, Mejoras y Equipos que se disponen en la Central Hidroeléctrica de Yacyretá (CHY) no están valorizados, por lo que no es posible cruzar los saldos y verificar los valores individuales de las siguientes cuentas.

Importe en US$ (según Balance en Moneda de cuenta – MD) Código

Contable Denominación del rubro

al 31/12/09 al 30/06/09

OBRA CIVIL PRINCIPAL

COSTO DIRECTO DE CONSTRUCCIÓN 1.534.472.240 1.453.906.802

110.0000/0 Obras Preliminares 173.188.130 173.188.130

120.0000/0 Campamentos 122.818.818 122.818.818

130.0000/0 Obra Civil Principal 399.481.932 399.481.932

140.0000/0 Obras Comp. Obras Civiles Principales 5.532.012 5.532.012

170.0000/0 Adquisición de Inmuebles e Indemnización 31.505.384 31.505.384

180.0000/0 Relocalización y Obras Complementarias 71.640.544 71.640.544

270.0000/0 Obras Complementarias 730.305.420 649.739.982







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Importe en US$ (según Balance en Moneda de cuenta – MD) Código

Contable Denominación del rubro

al 31/12/09 al 30/06/09

INGENIERÍA Y DIRECCIÓN 226.532.693 226.532.693

210.0000/0 Estudios 40.329.085 40.329.085

220.0000/0 Proyectos 79.288.436 79.288.436

230.0000/0 Dirección de Obras 96.129.836 96.129.836

240.0000/0 Medio Ambiente 7.405.233 7.405.233

260.0000/0 Consultorías – Obras Complementarias 3.380.103 3.380.103

Total Obra Civil Principal 1.761.004.933 1.680.439.495

EQUIPOS

150.0000/0 Equipos de Generación (Turbinas, Generadores) 42.363.031 42.363.031

160.0000/0

Equipos Electromecánicos (Grúas, Compuertas para los Vertederos, Sistemas de Computación, Equipos de Red Hidrometerológica, Equipos Mec. y Elect. p/la Esclusa de Navegación)

57.736.761 57.736.761

Total Equipos 100.099.792 100.099.792

Aunque pudimos visualizar las principales obras ejecutadas del PTY, y a la vez accedimos al detalle de las mismas en la sede de Encarnación, ante la falta de integración de esta información con la contabilidad, no nos fue posible cruzar los saldos contables con los inventarios individuales. Consideramos de fundamental importancia disponer del detalle de estos bienes con datos individuales, tales como año de incorporación, costo de adquisición, descripción precisa, codificación, depreciación, y demás, de forma a permitir un adecuado control de los mismos.

2.2.2. Diferencias en los saldos de “Bienes de Uso Administración”

Como se muestra en el siguiente cuadro, observamos diversas diferencias entre los saldos del Balance Moneda de Cuenta y los inventarios proveídos por el Área de Inventario, las que superan G 113 mil millones. Buenos Aires, Argentina AGN – Auditoría General de la Nación






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Las diferencias determinadas podrían deberse a que están contabilizadas dentro de “Costo Directo de Construcción”, pero esto no fue posible confirmar dada la falta de conciliación de los saldos contables con los auxiliares que los respaldan.

De conformidad a lo manifestado por los responsables de la Entidad, las diferencias que se consignan en el siguiente cuadro, se corregirían una vez realizados los ajustes al sistema de inventario, tal como lo dispuso la Resolución CE Nº 4.135/99 del 05/11/1999.

Saldos en G al 30/06/09, según Código

Contable Denominación

Inventario Contabilidad Diferencia Observación

3212110 3211110

Terrenos 52.888.589.825 368.104.663 52.520.485.162 Terrenos incorporados en el inventario entre los años 1976 y 1998.

3211120 Mejoras en Terrenos

8.646.691.488 420.107.943 8.226.583.545 Mejoras incorporadas en el inventario entre 1978 y 2007.

3211150 Construcciones Desmontables

349.763.238 396.711.145 (46.947.907) Diferencia no aclarada.

3211160 Edificios y Estructuras

57.990.826.691 11.910.184.348 46.080.642.343

El inventario consigna varias propiedades sin valor, a excepción de 2 de ellas incorporadas en los años 1996 y 1997, sobre la calle Gral. Díaz y para Centro Admi-nistrativo por G 8.170 millones y 38.000 millones, respecti-vamente que suman G 46.170.000.000. Según mani-festaciones de los responsa-bles de la Entidad, se habría contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Construc-ción”, quedando una diferencia final de G 89.357.657, de menos en el inventario.

3211810 Amoblamientos y Útiles

9.026.718.972 3.987.442.745 5.039.276.227

El inventario consigna bienes incorporados entre los años 1995 y 1997 que suman G 5.044.299.574, suma ésta que se habría contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Construcción”, según manifes-taciones de los responsables de la Entidad. Queda una diferencia final de G 5.023.347, de menos en el inventario.








56

Saldos en G al 30/06/09, según Código Contable

Denominación Inventario Contabilidad

Diferencia Observación

3211820 Máquinas de Oficina

12.952.826.975 11.727.088.222 1.225.738.753

El inventario consigna bienes incorporados entre los años 1996 y 1997 que suman G 1.220.550.547, el que se ha-bría contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Cons-trucción, según manifestacio-nes de los responsables de la Entidad. Queda una diferencia final de G 5.188.206, de más en el inventario.

3211840 Aparatos e Instrumentos

4.986.444.485 4.299.771.915 686.672.570

El inventario consigna bienes incorporados entre los años 1996 y 1997 que suman G 679.909.018, que se habrían contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Construc-ción, según manifestaciones de los responsables de la Entidad. Queda una diferencia final de G 6.763.552, de menos en el inventario.

3211881 Terrestre 8.455.780.182 8.492.992.795 (37.212.613)

El inventario consigna 1 bien incorporado en el año 1997 por G 101.152.250, que se habría contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Cons-trucción”. La diferencia final de G 138.364.863 figura de me-nos en el inventario.

3211881 Terrestre 8.455.780.182 8.492.992.795 (37.212.613)

El inventario consigna 1 bien incorporado en el año 1997 por G 101.152.250, que se habría contabilizado dentro del rubro “Costo Directo de Construcción”, según manifes-taciones de los responsables de la Entidad. Queda una diferencia final de G 138.364.863 de menos en el inventario.

3211882 Otros Bienes Varios

562.764.802 488.639.367 74.125.435

Corresponde a 3 vidrios incor-porados en el inventario en el año 1996, que estarían conta-bilizados dentro del rubro “Costo Directo de Construc-ción”, según manifestaciones de los responsables de la Entidad.








57

Similares diferencias persisten al cierre del ejercicio 2009. Recomendamos por tanto, la depuración del inventario y la corrección de los códigos contables del inventario, de manera a posibilitar la identificación de las cuentas contables a las que se incorporan los bienes y dar cumplimiento a la Resolución CE Nº 4.135/99. Mientras dure este proceso, preparar al menos, una conciliación periódica entre saldos contables e inventarios.

2.2.3. Se recomienda un inventario físico integral de los bienes de la Entidad

Si bien, hemos evidenciado que en el año 2009 en la Margen Derecha se han realizado inventarios físicos parciales de algunos rubros, como los registrados en “Terrestres” y “Acuáticos”, los que fueron ejecutados como parte del Plan de Trabajo llevado a cabo por el Área de Inventario, señalamos la necesidad de realizar un inventario físico integral que abarque todos los bienes de la Entidad y cuyo resultado finalmente refleje la situación real de los bienes, y permita conciliar los saldos contables con los registros auxiliares de estos bienes.

2.2.4. Debilidades observadas en los seguros contratados

Dada la falta de valores individuales de los bienes del activo fijo, hemos tenido serias dificultades para obtener la información relativa a los seguros contratados. Este procedimiento nos ha exigido insumir una importante carga horaria, muy superior a la prevista, para comparar la cobertura de seguros con los valores netos o residuales de los bienes, los que fueron calculados a partir de los porcentajes de depreciación y años de vida asignados por la Entidad a cada tipo de bien. Como resultado de la aplicación de este procedimiento, hemos determinado las siguientes observaciones.

a) Transporte terrestre asegurado, no consignado en el inventario.

Identificamos los siguientes bienes en esta situación:







58

Póliza Nº ítem Marca y modelo del bien Chassis Nº Chapa Nº Suma

Asegurada

33513.000 069 CASE 990257 TAC 070 50.000.000

33513.000 097 Renault Trafic 8A1TA13ZZWS015727 ASD 372 55.000.000

33513.000 130 Toyota Hilux 8AJ33LN86-W9752346 ASD 452 50.000.000

33513.000 145 Chevrolet S-10 9BG138AC05C427081 AEZ 398 100.000.000

33513.000 146 Chevrolet S-10 9BG138AC05C400704 AEZ 402 100.000.000

33513.000 152 Chevrolet Montana 9BGXF80R07C124765 BAP 164 100.000.000




33513.000 156 Chevrolet Montana 9BGXF80R07C103388 PSB 375 100.000.000

33513.000 157 Chevrolet Montana 9BGXF80R07C103830 PSB 374 100.000.000

33513.000 158 Chevrolet Montana 9BGXF80R07C104150 BAS 442 100.000.000

33513.000 159 Chevrolet Montana 9BGXF80R07C114808 BAS 445 100.000.000

33513.000 164 Chevrolet S-10 9BG138AC04C400008 AVA 849 90.000.000

33513.000 165 Chevrolet 9BG138AC04C418987 AYX 911 90.000.000

33513.000 174 Ford Ranger 8AFDR12F94J322871 AYX 705 90.000.000

33513.000 177 Ford Ranger 8AFDR12F24J322906 AYH 570 90.000.000

33513.000 183 Ford Ranger 8AFER13F34J325123 AYH 752 90.000.000

33513.000 232 Massey Fergusson 5046004840 TAC 068 90.000.000

33513.002 241 Chevrolet S-10 9BG138BC06C416759 APN 852 110.000.000

33513.002 243 Chevrolet S-10 9BG138BC070402345 BBD 872 120.000.000

33513.002 245 Chevrolet S-10 9BG123BC07C408692 CAJ 865 120.000.000

33513.014 263 Chevrolet Montana 9BGXF80R08C181772 BDA 962 105.000.000

33513.015 264 Chevrolet Montana 1.8 9BGXF80R08C165121 BCX 679 105.000.000

33513.022 270 Chevrolet S-10 9BG138BC08C427047 NAD 721 120.000.000

Según manifestaciones de los responsables de la Entidad, esta situación se produjo por la oportunidad del alta de los seguros de vehículos adquiridos por la Entidad que se realiza conforme a la recepción de los expedientes y particularmente a la Orden de Compra, la imputación presupuestaria y carga en el sistema de inventario, así como el control de que el bien ha sido imputado a su correspondiente cuenta contable. Recomendamos arbitrar las medidas conducentes a subsanar la situación señalada.







59

b) Bienes consignados en el inventario, pese a que fueron robados, y otros bienes no asegurados:

Identificamos los siguientes bienes en esta situación:

Nº de Inven-tario

Fecha de

Ingreso

Marca y modelo del bien

Chassis /Motor / Nº de Chapa

Valor Residual Observaciones

71002 30/04/98 Camioneta HILUX 4X4 1998, D, Color Gris

8J33LNA86-W9306264 3L-4473541

ASD 552

14.843.449

Este vehículo fue ro-bado en el año 1995 y no fue excluido aún del inventario.

71010 31/12/98 Camioneta HILUX 4X2, año1998 W9752213

3L-4492429 10.718.449

En el área de seguros no obran anteceden-tes de este vehículo

1596 06/03/00 Automóvil GOL, color Gris, año 1999

9BWZZZ373WT048554 UND188443

AVF 311 6.310.980

Vehículo robado, no excluido del inventario

86004 31/10/07

Motocicleta Mod. DT-125 de 125cc - Tipo Trail

DE02X040137 9.450.000

El endoso de estas pólizas no fue proveí-do a esta auditoría. Los bienes fueron asegurados en agosto, 2010.

88273 27/02/09

Camioneta ECOESPORT XLS 2008 color Plata BCV553

9BFZE12E188979392 F6JC88979392 129.285.632

88872 29/05/09 Motocicleta Trail 125cc. 9C6KE116190000243

E3C4E-000262 22.620.512

88873 29/05/09 Motocicleta trail 125cc. 9C6KE116990000233

E3C4E-000263 18.900.000

El endoso de estas pólizas no fue proveí-do a esta auditoría. Los bienes fueron asegurados en agosto, 2010.

89923 29/05/09 Tractor Mod. 4100, 2008, rojo, c/Rotativa, LAVRALE Mod. 110 p/ 4100, Chas: 10037 (5)

A.0331789 92.152.320

Según los responsa-bles del área de seguros, la OC no realizó el circuito hacia esa área y realizarían una inclusión por endoso.

TOTAL 334.281.342







60

c) Bienes incorporados, sin valor en el Inventario, no están asegurados

Nº de Inven-tario

Fecha de

Ingreso

Marca y modelo del bien s/ detalles del Inventario

Chassis / Chapa Nº Valor s/

Inventario Observación

89235 09/06/09 Camioneta S10, color gris, Cons. Urbano Sur

9BG138BC08C426853 NAO 723

0

89637 16/06/09 Camioneta S10, color negro, Esc.162. L. Caballero, Cons. Latino

9BG138BC09C413200 BDD 626

0

89636 27/07/09 Camioneta S10 Color Azul, Esc. 81 Ricciardi, Consorcio Tacuary

9BG138BC09C412255 BDH 845

0

El endoso de estas pólizas no fue proveído a esta auditoría. Los bienes fueron asegura-dos en agosto de 2010

89635 24/08/09 Color gris, Cons. San Pedro etapa IV (7)

9BG138BC08C406068 PSU 292

0

La obra está concluida. Según los responsables del área de seguros, solicitarán inclusión por endoso.

d) Embarcaciones no aseguradas, consignadas en el inventario Como ejemplos citamos:

Número de invent.

Fecha de ingreso

Años de vida útil restante

DESCRIPCIÓN DEL BIEN Valor Neto /

Valor Residual

69636 30/07/02 0 Embarcación 15.189.600

78195 31/01/05 1 Motor fuera de borda, Honda, BF 40 LRTP c/accesorios. 7.560.000

88846 13/05/09 5 Embarcación - Casco de fibra de vidrio 13.700.000

88994 13/05/09 5 Motor fuera de borda Jhonson de 115 HP modelo 1996 35.000.000

89473 31/07/09 5 Motor fuera de borda Yamaha de 25 HP Mod. BMHS de 2 cilindros pata corta

16.000.000

89475 31/07/09 5 Embarcación PIRA de 600 SL de aluminio, med: 6mts. 23.900.000

91485 29/12/09 5 Embarcación Cavel, 3 de fibra de vidrio c/tráiler 23.500.000

91443 29/12/09 5 Motor fuera de borda Yamaha de 15 FNHS, SNº 1077512 14.000.000

Total 148.849.600

Los responsables del área de Seguros manifestaron que analizarán la situación de estos bienes, su posesión y condiciones actuales de uso.







61

e) Monto asegurado inferior al valor contable

Para determinar las siguientes diferencias, hemos considerado los valores de las distintas cuentas que componen los Bienes de Uso - Administración, consignados en los inventarios, tales como los edificios y estructuras, los amoblamientos y útiles, sistemas de comunicación, equipos de seguridad, máquinas de oficinas, licencias, bienes varios y otros, sobre los que hemos calculado las depreciaciones acumuladas, a fin de comparar las sumas aseguradas con los valores netos de estos bienes.

Riesgo y Bien Cubierto Póliza Vigencia

hasta Capital

Asegurado Valor Neto

s/Inventario Diferencias

Contra Incendio – Edificio y contenido Encarnación

19130 22/10/10 3.351.615.000 5.975.103.598 (2.623.488.598)

Contra incendio – Edificio y contenido Ayolas (*)

19131 27/10/10 4.376.140.000 33.037.484.601 (28.661.344.601)

Contra incendio – Edificio y contenido Héroes de Marzo

4379 22/10/10 9.823.000.000 10.567.000.487 (744.000.487)

Contra incendio – Edificio y contenido Ita Ybaté - Edificio alquilado, cobertura total G 1.132.051.662 (en este caso consideramos sólo la cobertura del contenido)

5288 y

4483

24/10/10 y 02/02/11

715.395.762 395.645.962 319.749.800

Contra incendio – Edificio y contenido India – Edificio alquilado, cobertura total G 1.782.101.177 (en este caso consideramos sólo la cobertura del contenido)

5729 02/01/11 891.457.885 450.294.559 441.163.326

Contra incendio – Edificio y contenido Mburicao

5285 17/08/10 507.390.640 335.054.903 172.335.737

Contra incendio – Edificio y contenido Capital- Edificio alquilado, cobertura total G 894.763.996 (en este caso consideramos sólo la cobertura del contenido)

4482 31/01/11 120.481.000 21.784.100 98.696.900

(*) Incluye el valor del edificio y la estructura del Centro Administrativo con un saldo neto de G

28.120.000.000, con fecha de ingreso en el inventario 30/12/97. Si excluimos este monto, igual queda un déficit de G 541.344.601.

Recomendamos analizar estas diferencias, a fin de contratar la adecuada cobertura de seguro.







62

f) Otros bienes no asegurados, consignados en el inventario

Identificamos también varios bienes registrados en el inventario en las localidades de Aña Cua, Aeropuerto, Arroyo Porá, Atinguy, Edificio Líder II, Barril Paso, Barrio San Roque González y otras, que no están asegurados, por lo que recomendamos realizar una revisión exhaustiva del inventario, para identificar cuales bienes corresponde asegurar y cuales no.

g) Significativos atrasos en la contratación de seguros

En el siguiente caso, se observó que la contratación de la póliza se realizó con un año de atraso.

Fecha de: Cía. de

Seguros

Nº de Póliza Vigencia Factura Registro Cont. Pago

Importe neto de la Factura

La Consolidada 80.810

22/04/08 al 22/04/09 23/04/2008 31/03/2009 06/04/2009 428.660.466

Esta Compañía fue adjudicada en el 2007 para la cobertura de 108 vehículos y en junio/08, la Jefatura del Área de Seguros e Impuestos solicitó la renovación de la Orden de Compra original. En Febrero/2009 se emitió una Resolución en la que se autorizó la prórroga de la póliza desde el 22/04/08 al 31/12/08, en forma retroactiva. Se evidencia pues, que no se realizó un nuevo Concurso para la Contratación de estos Seguros. Aunque evidenciamos que la Compañía abonó los siniestros ocurridos en el período sin cobertura temporal, señalamos no obstante los siguientes aspectos que requieren atención:

Falta sistematizar los procesos licitatorios para este tipo de

contrataciones.

Falta sistematizar los mecanismos de adjudicación;

Se requiere priorizar la emisión de las resoluciones que aprueben las compras o contrataciones en forma oportuna, de manera a evitar que los bienes respectivos queden sin cobertura, generando el riesgo de no atención de los siniestros que pudieran ocurrir.








63

h) Metodología aplicada al devengamiento de seguros contratados

Si bien verificamos que los saldos imputados a resultados al cierre de cada trimestre son razonables, la metodología de registro es innecesariamente compleja con asientos y contraasientos realizados en una misma fecha. En efecto, al momento de contratar la póliza se imputa totalmente a la cuenta de resultados y recién al cierre del trimestre se carga al activo la porción no devengada, acreditando o anulando la porción respectiva de la cuenta “Seguros Pagados”, en el Estado de Resultados. Según manifestaciones de los responsables de la Entidad, este tratamiento se da por su vinculación con la ejecución presupuestaria. Por tanto, esta cuenta que por su naturaleza debería registrar solamente movimientos en el Debe (Saldo deudor) y sólo en casos excepcionales, por errores o reversiones en el Haber, registra regularmente este tipo de imputaciones. Luego, el primer día siguiente al trimestre cerrado, se vuelve a cancelar la cuenta activa (Seguros a devengar) volviendo a cargarse dicho monto al resultado, y así sucesivamente.

Recomendamos aplicar si corresponde, la misma metodología de imputación patrimonial y presupuestaria dada a los bienes de capital, como por ejemplo las obras, que se imputan en el activo y a la vez en la ejecución presupuestaria.

2.2.5. Resultados de la revisión de instrucciones de pago de obras, expropiaciones y otros

De la revisión de los legajos de las instrucciones de pago que respaldan las erogaciones realizadas a favor de contratistas de obras y beneficiarios por indemnización o permuta de inmuebles, señalamos que en general, en los legajos verificados, no hemos evidenciado los siguientes documentos:

Formulario o Constancia de recepción de aportes provisionales,

liquidaciones de sueldos y jornales. (Tarea Nº 7 del Manual de Proceso “Pagos Imputables al Fideicomiso”).







64

Documento o informe en el que se evidencie la verificación de los plazos del contrato y la procedencia de aplicación de multas. (Tarea Nº 12 del Manual de Proceso “Pagos Imputables al Fideicomiso”).

Documento o informe en el que se evidencie la verificación de la identidad del personal del contratista afectado a la obra, que figure dentro de la nómina de cobertura del IPS. (Tarea Nº 12 del Manual de Proceso “Pagos Imputables al Fideicomiso”).

Informe sobre Vigencia de Pólizas de Contratos del Contratista (Tarea Nº 14 del Manual de Proceso “Pagos Imputables al Fideicomiso”).

Documento o informe en el que se evidencie la verificación de aspectos contractuales, económicos financieros y montos de garantía del contrato. (Tarea Nº 15 del Manual de Proceso “Pagos Imputables al Fideicomiso”).

Listado del Personal del Contratista afectado a la obra, del Consorcio Costero Paraguayo, correspondiente a la cuenta 272.4100. Se observó sin embargo, las planillas de pagos de IPS, pero no fue posible contrastar los datos con el del referido listado. Como ejemplos citamos las siguientes instrucciones de pago: IP 4.533, IP 4.534, IP 4.545, IP 4.546, IP 4.549, IP 4.557, IP 4.566, IP 4.573, IP 4.576, IP 4.577, IP 4.588, IP 4.590, IP 4.605, IP 4.606, IP 4.628, IP 4.750.

2.2.6. Títulos de propiedad no evidenciados

De los 57 inmuebles que seleccionamos del inventario proporcionado por la División de Bienes Patrimoniales de la EBY, no hemos podido realizar la verificación de las 10 escrituras que se detallan más abajo. Estos documentos los hemos solicitado en fecha 24/06/10; el Área de Contabilidad se expidió sobre dicho pedido el 23/07/10, fundamentando que hasta esa fecha no habían recibido los documentos solicitados a la Asesoría Jurídica. A su vez, dicha dependencia informó no haberlas recibido de la Sección “Archivos Patrimoniales de la EBY”, responsable del resguardo de los títulos de propiedad. Con posterioridad a la terminación de nuestro trabajo de campo, nos han proporcionado 47 de estas escrituras de inmuebles. Buenos Aires, Argentina AGN – Auditoría General de la Nación






65

Datos consignados en el Inventario proveído por la Entidad

Nº Finca Nº

Padrón Nº

Man-zana Distrito Localidad

Fecha de

Ingreso

Nº de Doc.

Costo en guaraníes

1 - . - - . - - . - Asunción Las Perlas y Mburicao (Compra de un tinglado)

31/12/98 239 368.000.000

2 - . - 769 32 San Cosme y

Damián Tambura 09/06/94

850 227.000.000

3 - . - 579 492 Encarnación Tacuary 27/07/94 1134 225.000.000

4 - . - - . - 140

5 Carmen del Paraná

Hughua Care 05/08/94 1162 471.000.000

5 - . - - . - 492 Encarnación Tacuary 25/07/96 39714 225.000.000 6 2106 - . - 499 Encarnación Yacu Paso 09/08/96 39991 250.000.000 7 1040 - . - - . - Encarnación Aldai Cue – Cnel. Bogado 06/11/97 46214 311.000.000 8 - . - - . - - . - Asunción Edificio Héroes de Marzo 01/01/98 368.000.000 9 1171 - . - - . - Encarnación Yacu Paso 20/01/98 47353 346.000.000

10 - . - - . - - . - Ayolas Centro Administrativo (Valor de edificio y estructura) 31/12/97 38.000.000.000

2.2.7. Otras observaciones sobre Activos Fijos

A continuación detallamos otras observaciones sobre el Activo Fijo, determinadas durante nuestra auditoria.

a) La Entidad no cuenta con una dependencia específica responsable de

consolidar toda la información relativa a los Bienes del Activo Fijo. Existen varias áreas dependientes de la Jefatura Financiera, tales como la de Inventario, encargada de los “Bienes de Uso Administración”; afectada al registro de los inmuebles expropiados por advenimiento o por consignación judicial y el Área de Seguros, Impuestos y Aduanas, que se encarga de la cobertura de seguros de los bienes.

b) Conforme manifestaciones de los responsables del área de Inventario, el

Sistema Informático no cuenta con la suficiente funcionalidad, ya que no permite generar los Formularios de Movimiento de Bienes, (altas, bajas, transferencias, mantenimiento y reparaciones). Este sistema no está integrado al de Contabilidad, en el que sólo se cuenta con los datos de costo histórico del bien.

Recomendamos encarar las acciones para subsanar las situaciones señaladas.







66

2.3. Resultados de la revisión del área de Compras y Contrataciones

A partir del total de expedientes de contrataciones procesados entre Enero y Diciembre de 2009, conforme se muestra seguidamente, hemos seleccionado una muestra representativa para la revisión puntual de este punto.

Concepto Importe en Guaraníes

% Sobre el Total

Cantidad Total de Procesos de Compra

Valor Total de Compras 2009 en Guaraníes 109.684.458.308

Valor Total de Procesos Auditados, en Guaraníes 21.963.732.708 20 % 6.266

Como resultado de este proceso, exponemos a continuación las cuestiones de control interno que requieren mejoras.

2.3.1. Se requiere definir o actualizar los procedimientos para compras y

contrataciones

La Entidad no cuenta con una normativa interna actualizada que establezca los procedimientos de contrataciones. Si bien el Reglamento Interno contiene algunas disposiciones referentes al área, las mismas son muy generales. El Manual de Compras y Contrataciones que se halla vigente (fue aprobado por Resolución N° 34/74 del Comité Ejecutivo y tiene más de 36 años de antigüedad) no se adecua a las necesidades actuales de la Institución. Por ejemplo, no se prevé en este Manual, entre otras cosas:

Documentación que será requerida a los oferentes; Parámetros sobre los plazos e instancias de presentación de ofertas, de

consultas y respuestas a los oferentes, u otra comunicación entre las partes;

La conformación del Equipo de Trabajo para la revisión de los procesos, ni

los informes que deben ser generados por los miembros del mismo; Las disposiciones sobre sistematización y ordenamiento de los legajos

que respaldan los procesos de contrataciones. En efecto, la información contenida en los legajos no es suficiente para verificar el cumplimiento de los Términos de Referencia en cada proceso de contratación.







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La falta de un procedimiento actualizado para esta área, ha dado lugar a la aplicación de procesos no uniformes y sin suficiente sustento normativo. Al respecto, el área de Auditoría Interna ha informado en varias oportunidades la necesidad de actualizar esta normativa, la que sigue pendiente de concreción. Existe un anteproyecto de Manual elaborado por un Grupo de Trabajo Binacional constituido por Resolución N° 9783/98, el que fue elevado al Comité Ejecutivo por expediente BUE N° 6208. Además la Margen Derecha contrató una firma Consultora para elaborar un Proyecto de Manual de Compras y Contrataciones, la que por Expediente N° 67316/2004 presentó a la Entidad el documento propuesto. No pudimos sin embargo acceder a dicho proyecto, debido a que ni siquiera el Área de Compras cuenta con una copia del mismo. Tampoco fue posible obtener información sobre las razones por las que este proyecto no fue implementado. La falta de normas claras también afecta al Registro de Proveedores de la Entidad. Al respecto, evidenciamos la existencia de varios legajos incompletos de proveedores, hecho que dificulta la posibilidad de evaluar la capacidad, idoneidad y antecedentes de cumplimientos anteriores con la Entidad, así como la calidad de los bienes y servicios proveídos por los mismos. Ejemplos de esta situación se detallan en el siguiente cuadro.

Proveedor Documentación que contiene el legajo

Agencia de Turismo Around World Flying Proforma de Factura Legal Agroindustrial y Comercial del Sur

Proforma de Factura Legal Patente Comercial RUC Cedula de Identidad Balance Escritura Pública

Arrocera San Luis Proforma de Factura Legal Cedula de Identidad

BEC Administración e Inversiones SA Proforma de Factura Legal CBC Distribuidora

Proforma de Factura Legal Cedula de Identidad Patente Comercial

Consejo Distrital de Productores Proforma de Factura Legal Cedula de Identidad







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Proveedor Documentación que contiene el legajo

Greco Gregor & Cubilla Construcciones

Proforma de Factura Legal Patente Comercial RUC Cedula de Identidad Balance Escritura Pública Certificado de Cumplimiento Tributario

De lo señalado, se evidencia la necesidad de disponer las acciones necesarias para actualizar los procedimientos del Área de Compras y Contrataciones. Hechos posteriores Hemos observado que en fecha 07/05/10, por Resolución N° 18857, los Directores de la Entidad han resuelto adjudicar a la firma Martí y Asociados, la elaboración del Manual de Procedimientos para el Régimen de Adquisiciones y/o Contrataciones.

2.3.2. Resultados puntuales de la revisión de legajos de Compras

Las observaciones encontradas al aplicar este procedimiento, se señalan a continuación:

(a) Los llamados que realiza la EBY no son públicos sino por invitación, y no se dispone de una política o un criterio único para seleccionar las firmas que serán invitadas a presentar ofertas. Evidenciamos casos en que se invitó para un mismo Concurso, indistintamente a proveedores de Encarnación y de Asunción. En otros casos, se invitó a firmas de ramos diferentes para la provisión de bienes, como es el caso de firmas de Confecciones invitadas para proveer útiles escolares (Concurso de precios Nro. 20.835); Distribuidoras de bienes invitadas para proveer Alimentación (Concurso de Precios N° 20.843); o provisión de semillas, adjudicada a una Empresa Transportadora (O.C. N° 28.195).







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(b) En cuanto a la cantidad de empresas a ser invitadas para presentar ofertas en cada llamado, el Art. 74° del Reglamento Interno de la EBY establece que “la invitación será hecha por correspondencia dirigida a todos los registrados en Yacyretá, dentro de la especialidad exigida por la característica del establecimiento, obra o servicio”. Sin embargo, las evidencias recogidas indican que en la operativa diaria se invita solamente a tres o cuatro firmas, y no a todas las registradas en el rubro correspondiente. Como ejemplos citamos los Memorándums Nros. 272/2009; 455/2009; 1955/2009 del Área de Compras y Contrataciones, por medio de los cuales se solicita anuencia al Jefe del Dpto. Administrativo, para invitar a un número limitado de Firmas. La Entidad nos ha informado de la imposibilidad práctica de invitar a todos los oferentes de cada rubro en cada proceso de adquisición, alegando la imposibilidad de procesar toda la cantidad de ofertas que podrían recibirse. Dada tal situación, recomendamos gestionar la adecuación de la norma vigente.

(c) En cuanto al requisito de especialidad establecido en el referido Art. 74

del Reglamento, hemos evidenciado algunos casos en que el cumplimiento de esta disposición se vuelve difícil, dado que se llama a un solo Concurso para solicitar la provisión de dos o más rubros diferentes, que difícilmente puedan ser ofrecidos simultáneamente por un mismo establecimiento. Por ejemplo, la “Provisión de productos básicos de la canasta familiar” y “Almuerzo o Cena para 520 familias relocalizadas” se llamó en el Concurso de Precios N° 20.843. Al respecto, se recomienda que, independientemente de la urgencia del caso, se agrupen los bienes a adquirir en base al criterio de afinidad, y en todo caso, se realicen dos o más concursos simultáneos.

(d) Las Órdenes de Compra son emitidas con carácter provisorio, y la

aprobación de la adjudicación se formaliza, firmando esta Orden de Compra, lo que plantea por un lado, el inconveniente de que si la adjudicación no es aprobada debe anularse la respectiva Orden de Compra y revertirse el proceso. Por otro lado, dado el carácter provisorio, las órdenes de compra son confeccionadas sin fecha ni número, datos que les son agregados manualmente, con posterioridad a la firma.








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Esta situación hizo posible que incluso una Orden de Compra firmada por el Director anterior, haya sido numerada y fechada con posterioridad al cambio de Administración. (Licitación N° 34.215 para arrendamiento de fotocopiadoras). Además, la asignación manual de número y fecha, plantea riesgos de control en este proceso, como la posibilidad de duplicación del número en la misma sede o en otras.

Recomendamos adecuar el procedimiento disponiendo que primero se apruebe la adjudicación y luego, sobre una base cierta, se emita la Orden de Compra definitiva, en formulario prenumerado.

(e) No existe una metodología única, ni una sistematización de los

procesos de contrataciones, así como del archivo físico de documentos respaldatorios de los mismos. Al respecto señalamos que, con posterioridad al cierre del ejercicio auditado, se ha contratado a una firma Consultora para la elaboración de un Manual de Procedimientos para el área, tal como se señaló en el punto 2.3.1.

(f) Los documentos que integran los legajos de compras no se hallan

archivados en forma cronológica y ordenada, con separadores que indiquen cada etapa del proceso. Por ejemplo, en algunos casos el legajo se inicia con el Pedido de bienes, en otros, el pedido se encuentra en medio del expediente (Ej.: Exp. ASU N° 554/2009) y en otros al final del legajo (Ej.: Exp. ENC N° 310/09). Además, varias copias del PBC se encuentran archivadas en distintas partes del legajo, lo que dificulta determinar si corresponde a un borrador; al Pliego definitivo, o al presentado por algún oferente.

(g) En los legajos no queda constancia del cumplimiento de las exigencias

del PBC por parte de los proveedores ni de las características y calidad de los bienes adquiridos, debido a que cada área solicitante, es la responsable de dar el visto bueno a los bienes y/o servicios recibidos y esta información no se archiva en los expedientes de compras, sino sólo en los legajos de pago. Esta situación, además de dificultar la evidencia de la conclusión del proceso de compra, impide realizar un seguimiento del comportamiento comercial de los distintos proveedores. Buenos Aires, Argentina







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Con posterioridad al cierre, los responsables de la Entidad manifestaron que se está buscando resolver esta situación por medio de la implementación de un nuevo procedimiento, que fue establecido por Resolución Nº 40 del 04/08/2010.

(h) Los legajos no permiten identificar con facilidad las empresas

adjudicadas en cada proceso y los montos correspondientes; así como si los procesos culminaron con la adjudicación o fueron declarados desiertos. Estos datos podrían consignarse por ejemplo, en un resumen del proceso, ubicado en la tapa o en la primera página del legajo.

(i) No se cuenta con un inventario detallado de las contrataciones del

período, con indicación del número del proceso, tipo del proceso, su estado (en curso, pendiente, ejecutado, etc.), empresa adjudicada y valor adjudicado.

(j) Si bien el Departamento Técnico realiza una planificación de las

compras que serán necesarias para satisfacer las necesidades de producción, no evidenciamos en las demás áreas de la Entidad, la existencia de un Plan de Adquisiciones. Por lo tanto, las compras se realizan conforme a las necesidades que van surgiendo o a las solicitudes que se van presentando.

(k) Pese a los pedidos que formulamos, no hemos podido obtener los

siguientes legajos de contrataciones:

Nº Concepto Importe G

034215 Arrendamiento de máquinas fotocopiadoras (DOCUNET) 1.776.000.000

031490 Aporte institucional DISERJUMIL (ING. OSCAR GAETE) 1.234.399.380

029261 Adquisición de kit escolar p/unidades educativas del dpto. Itapúa (COMERCIAL EL FARO)

846.354.000

027626 Provisión de semillas de auto consumo (MARIO COMERCIAL SA) 549.500.000

027681 Organización de Estados Iberoamericanos ATN: Luis Scasso 939.000.000

029451 Rural Center Distribuidora 486.250.000







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Los responsables de la Entidad manifestaron que los expedientes se encontraban en poder de otras sedes cuando fueron requeridos y que están gestionando el retorno de los mismos, a Compras y Contrataciones.

(l) Los informes de Asesoría Jurídica respecto a evaluación de ofertas, no

consignan fecha de emisión. Ejemplos: CP 20.829; CLP 13.160; CP 20.843; CP 20.826; CP 20.827.

(m) En los siguientes legajos, no se especificó la cuenta contable a la que

se imputaron las compras:

Nº Proceso Concepto Importe en Guaraníes

CP 20.832 Mantenimiento de la protección vegetal del talud aguas debajo de la presa lateral derecha entre las progresivas 35+000P a 49+000P. 460.200.000

CP 20.835 Adquisición de 12.000 kits de útiles escolares p/niños en edad escolar del Dpto. Misiones. 244.280.000

CLP 13.158 Provisión de materiales y mano de obra para la construcción de quincho en Villa Permanente – Ayolas.

148.565.000

CP 20.827 Contratación de servicio de arrendamiento de impresoras, sedes Encarnación y Ayolas. 212.352.000

CP 20.849 Servicio de recolección de residuos, barrido y limpieza de calles, mantenimiento de áreas verdes y operación y mantenimiento de la planta de agua del campamento de San Cosme y Damián.

499.821.000

CP 20.829 Adquisición de equipos informáticos a ser utilizados en las diferentes dependencias de la EBY en Asunción y Encarnación. 166.561.920

(n) En el caso del Concurso de Precios 13.159 “Consultoría para la

Evaluación de Acciones Ambientales del PTY, con énfasis en la remoción de biomasa” se observó que la adjudicación demoró 263 días desde el inicio. Además el informe de evaluación sugirió adjudicar a la oferta más alta, cuyo monto superaba en más del 100% a las otras dos, fundamentando que la consideraban “menos riesgosa para dar cumplimiento a los objetivos de la Consultoría”. La Dirección de la EBY en cambio, dispuso adjudicar a la oferta más baja, luego de lo cual, y pese a la prohibición expresa de modificación de precios establecida en el PBC, el área de Contrataciones solicitó al proveedor “actualizar el precio ofertado”, lo que produjo el aumento del precio.







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(o) Respecto a la Licitación Pública 387 “Provisión de combustible por el plazo de 12 meses p/vehículos de la EBY”, mencionamos que el proveedor adjudicado LUBRIPAR, presentó en su oferta inicial tan sólo para 10 bocas de expendio, por lo que la EBY solicitó aclaración, argumentando que “se viene trabajando desde hace tiempo con este proveedor”. En respuesta a ello, el proveedor mejoró su oferta, presentando un listado adicional de 71 bocas de expendio, aunque la 2ª menor oferta había ofrecido 200 bocas de expendio.

(p) En el proceso Concurso de Precios Nº 20.849 “Servicio de recolección

de residuos, barrido y limpieza de calles y otros”, el legajo no contiene las ofertas presentadas por los oferentes. Tampoco hemos podido evaluar los documentos que acreditan la experiencia, solvencia ni los antecedentes de los oferentes del Concurso N° 20.843 “Adquisición de productos básicos de la canasta familiar para 520 familias beneficiarias del Conjunto Habitacional San Isidro”, debido a que el legajo no contiene los referidos documentos, los que según la Entidad se encontraban en volúmenes separados, que no fueron adjuntados. De ser así, recomendamos indicar esta situación, para facilitar el control.

(q) En el Expediente N° 469/08 y dentro del marco de un convenio de

cooperación con el MSPBS, se evidencia la contratación de la empresa Mundo Médico S.A. para la provisión e instalación de equipos de terapia intensiva en el Hospital de Encarnación, por valor de G 1.077.648.000. La Entidad aportó los recursos financieros y la gestión de las compras de equipos, en función a los Términos de Referencia proveídos por el Ministerio. En el legajo consta el rechazo por parte del Ministerio, de los respiradores proveídos, por no adecuarse a las especificaciones requeridas. En el legajo no se incluye documentación alguna que permita al evaluador, conocer el resultado o desenlace final del caso. La Entidad nos informó posteriormente que el valor de los equipos rechazados fue descontado del pago realizado al proveedor, y que en base a esta experiencia, la Dirección emitió la Resolución Nº 40 del 04/08/2010, que dispone un nuevo procedimiento de pago de órdenes de compra, con el que se busca mejorar el proceso. Buenos Aires, Argentina







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(r) Pese a presentar la oferta más alta -972 millones de guaraníes- la firma Ecotrading Yba Py S.A fue adjudicada con la OC N° 27.339, para la “provisión de semillas de autoconsumo” destinadas a poblaciones de pequeños productores de Itapúa ante el estado de alerta climática. En el legajo no existe un informe o dictamen que justifique la contratación de este proveedor.

(s) Respecto a la contratación de J.R. Servicios para la construcción del

“Hogar de Ancianos Divina Misericordia” (O.C. Nº 33.178) dependiente de la Diócesis de San Juan Bautista Misiones, no constan en el legajo los detalles o antecedentes de esta contratación. Por memorándum Nº 101/2010, el Jefe del Dpto. Administrativo solicitó a la Dirección Administrativa la autorización para anular dicha Orden de Compra. No pudimos evidenciar la anulación efectiva de la misma.

(t) En cuanto a la contratación del “Servicio de ayuda de gremio, tareas

varias y menores a ejecutarse en el Complejo Hidroeléctrico Yacyretá” en el legajo no se incluyen datos que permitan identificar el objeto concreto de la contratación, o la razón por la que se denomina “Ayuda de Gremio”. En el PBC tampoco se especifica las tareas o servicios concretos a ser prestados por la firma adjudicada, ni las aptitudes que debe reunir el personal a ser proveído. Se menciona nada más que la firma adjudicada deberá proveer “15 operarios para tareas menores”. Ejemplos: LP 390 del año 2009 adjudicada a PROEL Ingeniería; y la OC N° 2.8064 del 05/04/09 adjudicada a la firma unipersonal Julián Rotela.

Los responsables de la Entidad manifestaron que el concepto de Servicio de Ayuda al Gremio consiste en la provisión de mano de obra de personal para el desarrollo de actividades varias dentro del Dpto. Técnico, tales como tareas de apoyo en mantenimiento de obras civiles (albañilería, pintura, limpieza); tareas de apoyo en mantenimiento electromecánico y en almacenes de la Central (estibas/desestibas) y cualquier otra actividad que les pueda ser encomendada.

Recomendamos priorizar las acciones necesarias que permitan corregir las situaciones mencionadas; y en caso de que los servicios correspondan a trabajos específicos, identificar en la denominación la naturaleza del trabajo, ya que la expresión “Ayuda de Gremio” no es apropiada para identificar servicios contratados.







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2.4. La alternancia de autoridades prevista en el Tratado sigue pendiente de cumplimiento

Además de la incertidumbre sobre la vigencia de la Nota Reversal del 09/01/1992 que señalamos en el punto 1.1.a), el Tratado de Yacyretá establece la alternabilidad de los dos países en el ejercicio de la Dirección Ejecutiva. No obstante, este cargo viene siendo ejercido en forma ininterrumpida desde 1973 por Directores de la Margen Izquierda. Tampoco se ha aplicado el sistema de cogestión acordado por medio del Protocolo del 4 de diciembre de 1997 que modifica el “Anexo A” del Tratado. El Congreso del Paraguay ha ratificado este Protocolo por Ley N° 1.263/98. Sin embargo, el Congreso de la República Argentina, hasta la fecha no lo ha aprobado ni desechado, por lo cual el Protocolo no entró en vigencia. Consecuentemente, esta cuestión sigue rigiéndose por lo establecido en el “Anexo A” del Tratado, debiendo por tanto aplicarse la alternabilidad, lo que sin embargo no se cumplió hasta la fecha.

Recomendación Arbitrar las medidas conducentes a dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en las normas que rigen la Entidad.

2.5. Dificultades para consultar información en el sistema contable

Para evitar la impresión del Mayor de las cuentas contables que debíamos revisar, al inicio de nuestro trabajo solicitamos tener acceso al sistema informático a modo de consulta, lo que no fue posible dado las limitaciones del sistema informático. Ante esta situación, la entidad dispuso nos provean la totalidad de estos registros en archivo físico. Recomendamos que se arbitren las medidas conducentes a subsanar esta limitación.

2.6. Área Caja y Bancos 2.6.1. Observaciones generales referidas al área de Tesorería

De la evaluación del control interno del área, concluimos que existe la necesidad de:







76

- Integrar las operaciones en un sistema informático específico para el área, de manera a facilitar el proceso operativo, mejorar el control y posibilitar la integración del mismo con los registros contables. Este sistema debería permitir la emisión automática de Órdenes de Pago, cheques y otros documentos, y a la vez, la generación automática de los respectivos registros contables.

- Desarrollar una reingeniería de los procesos internos, teniendo en cuenta

las falencias y errores evidenciados, que se citan en los siguientes puntos. 2.6.2. Atrasos en la contabilización de pagos a proveedores

Evidenciamos atrasos de más de dos meses entre la fecha de pago a proveedores y la recepción de los documentos para su registro contable. Esta situación afecta la oportunidad de la emisión de los Estados Financieros. A continuación se citan algunos ejemplos:

Orden de Pago N°

Beneficiario Fecha de

emisión del cheque

Fecha de pago al

Proveedor

Fecha de recepción

para su registro contable

Tiempo transcurrido

entre la fecha de pago y de

recepción en Contabilidad

Importe en Guaraníes

114.670 ECOSUR 07/05/09 12/05/09 24/07/09 73 días 5.947.660.506

114.748 Tape Ruvichá S.A.

08/05/09 11/05/09 10/07/09 60 días 482.672.640

114.781 Consorcio Costero Pyo.

11/05/09 12/05/09 31/07/09 80 días 7.607.872.443

114.946 Germán Segovia 14/05/09 14/05/09 21/07/09 68 días 50.200.000

114.982 Consorcio Estrella del Sur

18/05/09 18/05/09 21/07/09 64 días 2.418.644.381

2.6.3. Pagos sin comprobante legal

La Orden de Compra consigna una leyenda de “la forma de pago será previa recepción a entera satisfacción de la Entidad y dentro de los 30 días de la presentación de la solicitud de pago, acompañada de la Factura Legal correspondiente”, y evidenciamos que en la generalidad de los casos esta disposición se cumple. Sin embargo, evidenciamos diversos pagos documentados sólo con recibos de dinero de la Entidad, sin el respaldo de las facturas o comprobantes legales de los proveedores. Se citan los siguientes ejemplos:







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Orden de Compra

N° Beneficiario Recibo de

Dinero N° Concepto Importe en

Guaraníes

28.960 Germán Segovia 22.548 Compra de una Embarcación 50.200.000

28.071 Lic. Delia C. Salinas 3.800/04 Aporte Institucional de la EBY para el Macro- Proyecto ”Yacyretá Fomentando la Educación y la Cultura”

120.000.000

28.886 Tomás Fleitas 28.886 Pago servicios de operador de máquinas para la preparación de 244 Has. de suelo para el Proyecto Ñemity

24.400.000

Por otro lado, evidenciamos varios pagos por servicios en el Marco del Convenio de Cooperación Interinstitucional entre la EBY y la Presidencia de la República, que fueron documentados con Factura Compra de la Entidad, contraviniendo lo dispuesto en la norma tributaria vigente en Paraguay. Ejemplos:

Fecha

Factura de Compra

N° Factura de Compra

Beneficiario Concepto Importe en Guaraníes

29/05/09 19.823/02 Walter Aníbal Villalba Salivar

Cuota 2/4 mayo/09 OC N° 28.754. Servicios prestados en el Gabinete Civil de la Pcia. De la Republica

13.750.000

05/06/09 19.824/02 Víctor Antonio Páez Gueyraud


13.750.000

29/05/09 19.826/02 Enrique Aníbal Castillo Soto


13.500.000

19/11/09 20.190/02 Lic. Abrahán Pinazo Sánchez

Pago OC N° 32.170 - Regularización por servicios prestados en el Dpto Administrativo, a partir del 01/08/09 al 23/09/09

22.083.333

Conforme manifestaciones del personal de Tesorería, esto ocurre así, dado que en esta unidad se recibe la Orden de Pago ya como un hecho consumado, por lo que sólo les resta proceder al pago respectivo.







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2.6.4. Partidas del año anterior, afectadas al resultado del ejercicio 2009.

a) Diversas partidas que corresponden a gastos del año 2008, fueron registradas recién en el ejercicio 2009. Ejemplos:

Fecha y N° de Factura

Fecha y N° deObligación

Fecha y N° de

Orden de Pago

Concepto de Factura Importe en Guaraníes

23/04/08 33.212

31/03/09 300.485

03/04/09 113.782 Póliza Nº 07.0502.80810/000 Automóviles 428.660.466

19/02/09 1.371

30/01/09 51.620/6

13/03/09 113.407

Por la participación institucional en los programas “La Fuerza del Sur y 24 Hs. del Sur” por 6 meses desde 01 enero del 2008.

48.000.000

27/02/09 003

30/01/09 51.020 21.021 51.022 51.027

18/02/09 112.828

Alquiler de vehículo marca Toyota Hiace, chapa AGP N°641, para transporte diario de los funcionarios del PTY entre Ayolas y San Cosme y Damián; cuotas 1 al 4/4 (agosto a noviembre/08) OC N° 27.567.

26.000.000

02/06/09 19.847

30/04/09 302.081

28/05/09 115.236

Pago de la OC N° 28.886, Servicios de operador de maquinas para la preparación de 244 hectáreas de suelo en las fincas de pequeños productores del Proyecto Ñemity- Distrito de Yabebyry (abril a octubre/08).

24.400.000

25/03/09 159

30/01/09 51.848 51.849

23/03/09 113.554

Alquiler de un camión tipo Mercedes Benz 914, utilizado en la Coordinación Social, sede Ayolas; cuotas 1 y 2/2 (20/06/08 al 19/08/08).

20.000.000

15/04/09 160

27/02/09 300.263 300.264

13/04/09 113.915

Alquiler de un camión tipo Mercedes Benz 914, para realizar trabajos de asistencia social en la Coordinación Social, sede Ayolas; cuotas 1 y 2/2 (nov y dic/08) OC N° 28.060.

20.000.000

04/03/09 9.915

30/01/09 51.447

27/02/09 113.025

Pago período: 18/08 al 31/08/08 OC N°27.944 Servicios para realizar trabajos de Asesoramiento Jurídico prestado a la delegación de la Asesoría Jurídica sede Encarnación.

8.500.000

b) Los siguientes gastos de la Sede Ayolas, por consumo de energía eléctrica del año 2008, fueron contabilizados también en el 2009.







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Período de consumo NIR1779139

Importe en Guaraníes

Fecha de Registro contable Fecha de Pago

12/05 al 09/06/08 557.826 27/02/2009 14/12/09

12/05 al 09/06/08 22.936.140 27/02/2009 14/12/09

12/05 al 09/06/08 76.795.034 27/02/2009 14/12/09

10/07 al 12/08/08 99.875.000 31/03/2009 14/12/09

12/08 al 10/09/08 101.913.220 30/04/2009 14/12/09

12/08 al 10/09/08 111.243.780 30/04/2009 14/12/09

09/10 al 11/11/08 408.962.000 31/07/2009 14/12/09

Total 822.283.000

Este consumo está enmarcado dentro del Convenio entre ANDE y EBY, el cual dispone que “YACYRETA se compromete a cancelar mensualmente las facturaciones relacionadas al consumo de energía eléctrica correspondientes a la cuenta corriente catastral 00410-24-6000-03/001 de la sub.-Estación Isla, de la localidad de Ayolas, identificada con NIS 1779139, que surjan a partir del 17 de mayo de 2006”.

c) Otras partidas de años anteriores contabilizadas en el 2009

Un monto de G 528 millones por la Provisión de víveres e insumos para el Centro de Atención a Familias Relocalizadas, correspondiente a los años 2006 y 2007, fue contabilizado recién en el 2009, luego que el proveedor realizara varios reclamos. Esta partida fue pagada por OP N° 113.216 del 13/03/2009, respaldado con una Factura Contado, lo que no se ajusta a la realidad económica, considerando el tiempo transcurrido, además de las eventuales contingencias impositivas.

2.6.5. Donaciones documentadas con recibos internos En el ejercicio auditado, varias donaciones efectuadas por la Entidad están respaldadas sólo con recibos internos de la EBY, pese a que el Decreto N° 6.359/05, que reglamenta la Ley 2.421 de Reordenamiento Administrativo y Adecuación Fiscal, dispone que en estos casos, las entidades beneficiadas deberán expedir un recibo, con las condiciones y formalidades establecidas por la Administración Tributaria. Como ejemplos de esta situación se citan los siguientes:







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Fecha del Recibo

Recibo de Dinero Nº

Firmante del Recibo Interno de la EBY

Concepto Importe

06/02/09 22.445/02 Derlis Leguizamón

Aporte mensual correspondiente a los meses de agos/sept/oct/nov/08, según Convenio Particular Nº6 EBY/Armada Paraguaya, sobre adicional al personal, apoyo logístico, mantenimiento, combustible y otros.

G 135.000.000

No Consigna

22.488/02 Monseñor Mario Melanio Medina

Pago 100% de la OC Nº 28.069 Aporte institucional para solventar gastos de alquiler, insumos de oficina, mantenimiento, servicio de Internet y otros.

G 48.450.000

03/07/09 22.636/02 Yudith Rolón Aporte Institucional “Verdad y Justicia” G 58.000.000

03/07/09 22.637/02 Liliana Alarcón

100% OC Nº29.209 Aporte rembolso de pasajes a la ciudad de New York-USA, participación en el evento “YOUTH GRAN PRICE” en representación de la Academia Núcleo y Danzas de la ciudad de Lambaré.

US$ 2.450,00

Si bien la EBY está exenta del pago de impuestos, es necesario exigir a los beneficiarios la documentación legal, conforme lo dispone el artículo 83 numeral 4 que dispone “Las entidades sin fines de lucro exoneradas del presente impuesto tendrán, sin embargo, responsabilidad solidaria respecto de las omisiones o evasiones de impuestos que se perpetren cuando adquieran bienes y servicios sin exigir la documentación legal pertinente”.

2.6.6. Se requiere mejorar el proceso de emisión de recibos internos

Al revisar el talonario de los duplicados de recibos internos, hemos observado los siguientes puntos:

No se utilizan correlativamente, y varios de ellos no consignan fechas de

emisión. Ejemplos.







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Talonario numerado del 22.500 al 22.550



El recibo N° 22.549 consigna fecha 14/05/09. El siguiente número no consigna fecha.

Los recibos 22.551 al 22.587 no consignan fecha. El 22.588 es del 23/09/09

Los recibos 22.601 al 22.603 no consignan fecha. El 22.604

es del 18/05/09

Recibos en los que no se consignan datos requeridos, tales como Cédula de Identidad y número de Orden Pago.

Fecha y Numero de OP

Fecha del Recibo

Recibo de Dinero

Numero Beneficiario Concepto Importe

No se consigna 02/06/09 22.430/02

Carlos M. Cardozo Florentín

Salario correspondiente a Enero/ 2009 G 41.281.710

No se consigna 02/02/09 22.431/02

Gustavo de Gásperi

Salario correspondiente a Enero/ 2009. G 29.146.370

No consigna

03/07/09 22.637/02 Liliana Alarcón

100% OC Nº29.209 Aporte reembolso de pasajes a la ciudad de New York-USA para la participación en el evento “YOUTH GRAN PRICE” en representación de la Academia Núcleo y Danzas de la ciudad de Lambaré.

US$ 2.450,00

2.6.7. Aspectos a mejorar en el control de cupos de combustibles

En la evaluación del manejo de cupones de combustibles, se evidenció las siguientes situaciones:

a) Si bien la recepción de Cupos de Combustibles adquiridos se documenta en “Actas de Recepción”, en la que se consigna el tipo de combustible, precio y otros datos, sin embargo, no se dispone de un detalle de los cupones prenumerados, los que por general, tienen distintos valores nominales. Este documento permitiría mejorar el control de este rubro.

b) Tampoco se lleva un control o inventario adecuado de la cantidad de cupos en poder del Dpto. Servicios Generales. En las Rendiciones mensuales, se indica a qué Orden de Compra corresponde, pero no se consigna el saldo.







82

c) El sistema informático de Rendición de Cupos no prevé el control de la recepción y entrega de las series de cupones vinculadas a cada Orden de Compra. Esta limitación no permite determinar cuándo terminan de utilizarse los cupones de una Orden de Compra específica, lo que ni siquiera puede ser determinada por el área responsable.

d) En la Planilla emitida por el Sistema Informático de “Rendición de Cupos”,

no se consignan varios datos requeridos, tales como cargo del beneficiario; datos del vehículo; el número de inventario/código patrimonial, la marca, características y Nº de chapa. Hecho Posterior

Si bien, desde finales de 2009, se comenzó a utilizar tarjetas magnéticas para el retiro de combustible de los servicentros, hasta la fecha no se tiene implementado un sistema de control de esta nueva modalidad.

2.6.8. Concepto de gastos no clarificados

Evidenciamos varios gastos registrados dentro del Programa Presupuestario de Gastos Sociales y de Relocalizaciones - Rubro “Emergencia Social”, en los que no queda claro el concepto de los Gastos, conforme se muestra en los siguientes ejemplos.

Concepto Importe en guaraníes Comentarios

O.P. Nº 402.784 del 22/06/09. Donación - Aporte Institucional para Construcción de templo, Casa peregrino y otros en el Convento de la Orden Franciscana ubicada Areguá.

341.324.088

El rubro presupuestario es GRD10-09 “Emergencia Social” del Programa de Gastos Sociales y Relocalizacio-nes. La Resolución del Consejo de Administración no especifica el motivo de la Emergencia.

Varias órdenes de Pago. Fondos a la Gobernación de Misiones para el Proyecto Ñopytyvo, que tiene por objetivo propiciar la seguridad alimentaria en la población carenciada del Departamento, y fomentar la reactivación productiva en áreas de rubros de autoconsumo”, destinados a: provisión de combustible, honorarios de Operadores de máquinas, reparación de Maquinarias.

3.474.000.000

De este total, evidenciamos dos pagos de G 95 millones y G 319, 8 millones respectivamente, ambos registrados también en el rubro presupuestario es GRD10-09 “Emergencia Social” del Programa de Gastos Sociales y Relo-calizaciones.








83

Concepto Importe en guaraníes Comentarios

O.P. Nº 112.650 del 11/02/09. Aporte Institucional al Ministerio de Agricultura para compra y distribución de semillas de autoconsumo para pequeños productores de diferentes zonas del país.

939.000.000

El rubro presupuestario es GRD10-09 “Emergencia Social” del Programa de Gastos Sociales y Relocalizaciones. La Resolución del Consejo no especifica el motivo de la Emergencia, sino que la entrega de 32 kits de semillas está enmarcado en el Acta Complementaria de Nº 7 al Convenio Marco de Cooperación entre la EBY y el MAG.

O.P. Nº 115.608 del 11/06/09. Compra de víveres para pobladores del Departamento de Itapúa, hasta restablecerse los cultivos de autoconsumo, perjudicados en la última sequía que azotó varias zonas del país y que se ha declarado “Estado de alerta la situación climática - sequía en el Dpto. de Itapúa”.

88.650.000

El rubro presupuestario es GRD10-09 “Emergencia Social” del Programa de Gastos Sociales y Relocalizaciones. De todos los anteriores, este caso es el que mejor se adecua al concepto de Emergencia.

Recomendamos se aclaren perfectamente los conceptos pagados.

2.6.9. Observaciones relacionadas al manejo de Fondos Fijos

Dado el importante volumen de desembolsos realizados por la Entidad a través de los fondos fijos, señalamos las observaciones surgidas como resultado de la evaluación de estas partidas. Conforme se muestra en los siguientes ejemplos, la reposición de Fondos de Anticipos a Rendir no se efectúa en el plazo de tres días establecido en la Resolución 1.288/88.

Lugar Beneficiario Importe en Guaraníes.

Fecha del Anticipo

Fecha del Arqueo realizado por

Auditoria Interna Ayolas Baudelio Gamarra 3.000.000 06/05/09 30/06/09

Ayolas Baudelio Gamarra 3.000.000 20/05/09 30/06/09

Por su parte, la Entidad cuenta con otros fondos especiales para liberación de áreas críticas, pero la normativa general de cumplimiento de plazos no se aplica, por lo que debería analizarse la posibilidad de definir también para estos casos, otros parámetros de rendición de acuerdo a su naturaleza, dado que también se mantienen recursos por mucho tiempo, en poder de los responsables, tal como puede verse en los siguientes ejemplos:







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Lugar Beneficiario Importe en Guaraníes

Fecha del Anticipo

Fecha del Arqueo realizado por

Auditoria Interna

Encarnación Lic. Luis Noguera 100.000.000 24/10/08 02/07/09


Encarnación Ing. Víctor Antola 137.000.000 21/11/08 02/07/09

Encarnación Ing. Víctor Antola 202.933.903 21/11/08 02/07/09

Encarnación Lic. Luis Noguera 2.331.000.000 06/03/09 02/07/09

Encarnación Jorge González 565.000.000 13/03/09 02/07/09


- En el sistema informático seguía habilitado el nombre del funcionario

Carlos Dentice, anteriormente responsable del manejo de este fondo, pese a que ya no está asignado a esta función.

- Si bien, la Resolución Nº 1.288/88 establece que serán considerados

“gastos menores”, los inferiores a US$ 250, y que los gastos sin comprobantes deben estar expresamente autorizados, señalamos que en todos los casos se debe exigir la debida documentación de respaldo.

2.6.10. Proceso de emisión de conciliaciones bancarias

Se recomienda las siguientes acciones en la formulación de las conciliaciones bancarias. - Consignar fecha de su formulación.

- Detallar la composición de las partidas conciliatorias, con indicación del

concepto, importe y antigüedad.

- Consignar la fecha de emisión de los cheques. (La fecha que se consigna es la del registro contable).

- Disponer se analicen regularmente las partidas de antigua data, ya que evidenciamos que hasta el 31/12/09 seguían sin ser debitados por el Banco, los siguientes cheques:







85

Fecha N° de Cheque Banco Beneficiario Partidas

Pendientes al 31/12/09

06/07/09 465.796 H.S.B.C Bank Justina Avalos 10.060.000

06/07/09 465.797 H.S.B.C Bank Maria López Soria 20.120.000

06/07/09 465.798 H.S.B.C Bank Félix Araujo Martínez 10.060.000

31/07/09 184.469 (*) Interbanco S.A. Dany Godoy Cardozo 10.000.000

04/08/09 184.541 (*) Interbanco S.A. Marcelo A. Domínguez 20.000.000

15/09/09 318.534 (*) Interbanco S.A. Lucio Villalba 26.282.626

21/09/09 466.072 H.S.B.C Bank Idalina Molinas de Silva 19.740.000

26/10/09 884.388 (*) Interbanco S.A. Lorena Linares 48.800.000

02/11/09 121.162 B.B.V.A. S.A. Carmen Beatriz López 19.480.000

11/11/09 385.603 Interbanco S.A. Maria Cabañas de Bordón 11.520.825

17/11/09 575.857 (*) Interbanco S.A. Rubén Antonio Closs 80.000.000 (*) En la Cta. 516 para Liberación de Áreas Criticas existen partidas conciliatorias por más de 1.000

millones de guaraníes.

Según nos informaron, durante el 2010, el Dpto. de Contabilidad está implementando el análisis y regularización de las partidas de antigua data.

2.7. Evaluación del área de Recursos Humanos

Conforme a la revisión de los documentos respaldatorios de salarios y otros pagos a los recursos humanos, concluimos que la Margen Derecha contaba al 31/12/09, con el siguiente número de personal.

Cantidad de Personal: Sede

Permanente Contratado Comisiona-

do Personal Superior

Total

Asunción 322 263 25 12 622

Ayolas 365 353 1 0 719

Encarnación 225 322 3 4 554 Total 912 938 29 16 1.895







86

Además de este número, existe otro grupo importante de personas al servicio de la Entidad, sin cumplir con las disposiciones laborales y sin funciones específicas. Las observaciones determinadas respecto a esta área, se detallan en los siguientes numerales.

2.7.1. Pagos a terceros sin Contratos de Trabajo

La vinculación de varias personas que prestan servicios a la Entidad está respaldada sólo con la Orden de Compra, sin contar con los respectivos Contratos, u otro documento en el que se especifique las funciones; responsabilidad, horario y asignación, entre otros. Esta limitación dificulta el control de las labores realizadas. Citamos los siguientes ejemplos, en los que además se evidencia que los pagos están documentados sólo con Facturas Compra.

Fecha

Factura de Compra

N° Factura de Compra

Beneficiario Concepto Importe en Guaraníes

27/04/09 19.755/02 Ing. Orlando Blas Valdez Escobar

Cuota 1 y 2/5 mar/abril/09 OC N° 28.608 – Contratación para servicios como Asesor en el consejo Administrativo de la Eby

20.000.000

19/11/09 20.192/02 Arturo Díaz Pérez Benítez

Pago de la OC N° 32.334 Servicios prestados en el Dpto. Administrativo del Área de R.R.H.H

20.316.667

19/11/09 20.190/02 Lic. Abrahán Pinazo Sánchez

Pago de la OC N° 2.170 Regularización de los servicios prestados en el Dpto. Administrativo, a partir del 01/08 al 23/09/09

22.083.333

29/04/09 19.771/02 Abogado Pedro O Medina

Pago cuota ¼ abril. Contratación para prestar servicios en el Dpto Administrativo Compras- Asunción

12.000.000

07/01/09 19.469/02 Roberto Servín Rodríguez

Pago: Cuota1/6 Dic/08 OC N° 27.138 Servicios en el Dpto. Financiero Área de la EBY

5.450.000

2.7.2. Órdenes de compra con fecha posterior a la prestación del servicio

Conforme lo establece la norma interna de la Entidad, la documentación previa al inicio de todo proceso de adquisición o contratación de servicios, es la Orden de Compra. Sin embargo, evidenciamos varias órdenes de compra emitidas con fecha muy posterior a la prestación del servicio. Ejemplos:







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Fecha de Emisión y N° de OC

Periodo de Prestación del servicio

Fecha y N° de Factura

Concepto Importe en Guaraníes

23/02/09 27.944

18/08/08 al 31/08/08

04/03/09 9.915

Pago periodo: 18/08 al 31/08/08 OC N° 27.944 Servicios para realizar trabajos de Asesoramiento Jurídico prestado a la delegación de la Asesoria Jurídica sede Encarnación.

8.500.000

05/05/09 28.886

Abril a Octubre/08

02/06/09 19.847

Pago de la OC N° 28.886 servicios de Operador de Máquinas para la preparación de 244 Ha de suelos en las fincas de pequeños productores de Proyecto Ñemity – Distrito de Yabebyry

24.400.000

13/11/09 32.334

01/08/09 al 23/09/09

19/11/09 20.192

Pago: OC N° 32.334 Servicios prestados en el Dpto. Administrativo Área de Recursos Humanos, Periodo comprendido entre 01/08 al 23/09/09

20.316.667

10/11/09 32.170

01/08/09 al 23/09/09

19/11/09 20.190

Pago OC N° 32.170 - Regularización por servicios prestados en el Dpto Administrativo, a partir del 01/08/09 al 23/09/09

22.083.333

Los responsables de la Entidad manifestaron que muchas veces el servicio sigue prestándose recurrentemente, y que para generar el pago se requiere de la Orden de Compra, por lo que se regulariza con la emisión de este documento, posterior ya a la prestación del servicio.

Recomendaciones

Conforme a las observaciones señaladas, recomendamos disponer una revisión integral de las normas y los procesos internos, de manera tal a mejorar la eficiencia y el ambiente de control.

2.8. Observaciones del área Auditoría Interna

Siendo la Unidad de Auditoria Interna, un área esencial para el control interno de la Entidad, evidenciamos las siguientes cuestiones principales, que de implementarse, posibilitará se mejore la eficiencia de esta dependencia.








88

El área no cuenta con un Manual de Organización y Funciones. Sin embargo, los responsables de la Entidad manifestaron que para lo que resta del año 2010, se prevé el inicio de la redacción de un Manual de Funciones y Procedimientos.

No se tiene desarrollado un Plan Global de Auditoria, aprobado para el ejercicio 2009, que describa la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a desarrollar; establezca los objetivos generales y específicos e identifique los recursos humanos, materiales y financieros que serán afectados a su consecución. La responsable del área manifestó que actualmente los trabajos se vienen desarrollando conforme a un documento de Planificación y Programa de Auditoría del año 2004.

A la vez, los responsables de la Entidad manifestaron que se han iniciado contactos con la Auditoría Interna de la Margen Izquierda, para promover un nuevo Plan Tentativo para su implementación en el ejercicio 2011, acorde a las necesidades actuales y sujeto a la disponibilidad de dotación de profesional calificado.

Según lo evidenciado, esta dependencia no cuenta con personal técnico para la verificación de los trabajos, en especial las obras del Plan de Terminación de Yacyretá.

Considerando el volumen e importancia de las actividades que se vienen realizando en la sede de Ayolas, se debería estudiar la conveniencia de habilitar una oficina en dicha ciudad, cuestión ésta solicitada por la Unidad.

Hecho Posterior: En agosto/2010 por Resolución de la Dirección Nº 062, se creó la Delegación de Auditoría Interna en la zona de Ayolas.

No se encuentran establecidos los plazos e informes que se deben elevar a la Dirección, ni el control del seguimiento de los informes y recomendaciones formuladas a cada área.

Se requiere establecer un sistema eficiente de organización de archivos de papeles de trabajo, que permita identificar con facilidad las evidencias que sustentan las conclusiones de los informes emitidos. Actualmente los archivos se mantienen sin un criterio definido, y no es posible determinar la integridad de los mismos.







89

Se requiere sistematizar la documentación de evaluación de control interno de cada área verificada, de modo de respaldar las conclusiones y observaciones incluidas en los informes.

Personas externas a la EBY, o ajenas al sector, por ejemplo vendedores o

cobradores, ingresan sin restricción a esta dependencia, lo que esencialmente, implica riesgos de pérdida de información.

* * *





nota de presentacióncci eby 31-12-09 · sido incorporados al informe de este ejercicio, pero su...

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