normas y procedimientos para el control de documentos · 2016-06-21 · documentos internos y...

UNIDAD DE GOBIERNO Y

ADMINISTRACIÓN NP-107-UPCH

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD V.01.00 / 15-06-2016

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

CONTROL DE DOCUMENTOS

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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Elaboración y fecha: Revisión y fecha: Aprobación y fecha:

Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad

Rectorado Consejo Universitario

07 de octubre de 2011

01 de junio de 2016

15 de junio de 2016 RESOR-SEGEN-UPCH-2016-CU-0369

UNIDAD DE GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN NP-107-UPCH

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD V.01.00 / 14-10-2015



DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

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CONTENIDO

Página

1 OBJETIVO .............................................................................................................................................................. 3 2 ALCANCE ............................................................................................................................................................... 3 3 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................................ 3 4 DEFINICIONES ....................................................................................................................................................... 4 5 CONTROL DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 5

5.1 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ....................................................................................................... 5 5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS ........................................................................................................ 5 5.3 DISTRIBUCION DOCUMENTOS ......................................................................................................................... 6 5.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ......................... 6 5.5 ESTRUCTURA, PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO ................................................................ 6 5.6 PORTADA .......................................................................................................................................................... 6 5.7 ENCABEZADO ................................................................................................................................................... 7 5.8 TABLA DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN (TERA) ........................................................................... 8 5.9 PÁGINA DE ÍNDICE ........................................................................................................................................... 9 5.10 CODIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................... 9 5.11 CODIFICACION DE VERSIÓN DE LOS DOCUMENTOS .................................................................................. 11 5.12 CONTROL, ARCHIVO Y ACCESO AL DOCUMENTO ORIGINAL ..................................................................... 12 5.13 COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN .................................................................................................................... 12 5.14 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 12 5.15 COMUNICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MODIFICADOS .......................................................................... 13

6 DISPOSICIONES TRANSITORIAS ........................................................................................................................... 13 ANEXO 1 - TABLA CÓDIGO TIPO DOCUMENTO ..................................................................................................................... 14 ANEXO 2 – TABLA CÓDIGO NOMBRE DOCUMENTO.............................................................................................................. 14 ANEXO 3 – TABLA DE INSTANCIAS NIVEL 1 ............................................................................................................................ 16 ANEXO 4 - TABLA DE INSTANCIAS NIVEL 2 ............................................................................................................................ 17 ANEXO N° 5 - TABLA DE RESPONSABILIDAD PARA ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO .................................................................................................................................... 19 ANEXO 6 - TABLA MAESTRA DE DOCUMENTOS .................................................................................................................... 20







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1 OBJETIVO

Establecer las normas y procedimientos para la gestión de documentos que integran el Sistema

de Aseguramiento de la Calidad (SAC) de la Universidad Peruana Cayetano Heredia (UPCH),

contribuyendo a agilizar y mejorar el ordenamiento documentario de la institución así como su

aporte significativo para la gestión institucional.

2 ALCANCE

La presente norma es aplicable a los documentos generados en las diversas instancias de la

estructura organizativa de la universidad que integran el SAC, incluyendo estatutos,

reglamentos, manuales, actas de la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Consejos de

las Facultades y otros, según lo dispuesto por las autoridades correspondientes. Se aplica

también a los documentos externos de interés para el funcionamiento o la gestión institucional.

3 RESPONSABILIDADES

Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad (DUGEC)

Es responsable de velar por el cumplimiento de la presente norma, con la finalidad de optimizar

el sistema de gestión documentaria de la UPCH.

Rectorado, Vicerrectorado Académico, Vicerrectorado de Investigación, Dirección

General de Administración, Direcciones Universitarias, Facultades, Institutos, Centros y

Departamentos de la UPCH

Son los responsables de elaborar, revisar y actualizar los documentos de sus respectivas

dependencias, con el fin de mantener la vigencia de los mismos y asegurando la correcta

aplicación de los requerimientos de la presente norma.

Secretaría General (SEGEN)

Es responsable de controlar que los documentos relacionados con el SAC se encuentren

vigentes y disponibles para las diferentes instancias de la estructura organizativa de la

universidad, contando con el soporte técnico de la Dirección Universitaria de Informática y

demás unidades pertinentes.

Se encarga de administrar el archivo electrónico (virtual) y el archivo físico de la

documentación institucional.

Dirección Universitaria de Informática (DUI)

Brinda el soporte técnico necesario para que la Secretaría General pueda llevar a cabo las

funciones que la presente norma le asigna.







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4 DEFINICIONES

Archivo documentario virtual

Corresponde al ambiente virtual donde se deposita el conjunto de documentos internos y

externos de interés institucional. Contiene las versiones vigentes y las anteriores de los

documentos. Es administrado por la Secretaría General, quien además es responsable de brindar

acceso a los usuarios según corresponde.

Cambio de versión de origen

Está determinado por la magnitud del ajuste a realizar. Cuando se considere que la modificación

no afecta sustancialmente el contenido y alcance del documento como: imagen institucional,

errores de ortografía, cambio en herramientas de seguimiento y/o medición, inclusión de

requisitos legales, documentos asociados o requisitos de las normas, no se cambia la versión y

surte todos los pasos para formalizar el documento

Documento

Información y su medio de soporte que brinda elementos de la organización, fines y objetivos de

la UPCH, planes, directivas, normas, registros, especificaciones, procedimientos o reportes y

pueden ser:

Directiva; Lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones

derivadas de una o varias normas de mayor jerarquía.

Documento de Gestión Institucional; Documento técnico normativo de gestión

institucional que formaliza una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro

de su misión, visión y objetivos.

Estatuto; Reglamento supremo que regula el funcionamiento de la UPCH.

Formato; documento diseñado para consignar datos sobre una actividad, procedimiento o

proceso.

Instructivo; documento breve que describe CÓMO se deben realizar las diferentes

actividades en un puesto de trabajo específico o para una actividad específica.

Manual; documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma

ordenada y sistemática, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en

concordancia con los objetivos y políticas de la UPCH.

Manual de Calidad; documento que describe el sistema de aseguramiento de la calidad de

la UPCH.

Política; Conjunto de principios generales o directrices expresadas por la UPCH, de

cumplimiento obligatorio para la toma de decisiones, a nivel institucional.

Procedimiento; forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro; documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas; por ejemplo, registros de grados y títulos, de notas, de

distribución de documentos y otros.







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Reglamento; Conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictado por la

Asamblea Universitaria y de cumplimiento obligatorio.

Documento de origen externo

Medio que contiene información generada externamente a la UPCH y que se utiliza como apoyo

o referencia a las actividades internas. Incluye las normas legales emanadas del Estado u otras

entidades. Documentos pertenecientes a entes externos a la Institución tienen como objetivo

brindar información pertinente de ser conocida o divulgarse a todas o alguna área específica de

la institución con el fin de lograr una adecuada gestión de los procesos de la Universidad

Peruana Cayetano Heredia.

Documento de origen interno

Aquel documento que ha sido elaborado en el desarrollo de actividades propias dentro de la

organización y que integra el SAC de la UPCH. Se consideran documentos internos

institucionales y documentos internos de cada dependencia.

Modificación Integral

Cambio completo o global del documento. Los cambios que se originen de una versión a otra

deben ser integrales o de fondo, más no de forma y es competencia del responsable del Sistema

de Aseguramiento de la Calidad o quien haga sus veces, determinarlo.

Versión

Codificación alfanumérica correspondiente a la cantidad de veces que se ha actualizado y

modificado sustancialmente el documento.

5 CONTROL DE DOCUMENTOS

5.1 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Para la elaboración de los documentos de origen interno - tales como políticas, reglamentos,

manuales, normas, procedimientos, actas y otros - las unidades organizacionales deben asegurar

que sean preparados por el personal de las dependencias involucradas.

En caso se trate de un documento que requiere aprobación por una instancia de nivel superior,

este debe llevar la marca de agua con el texto “DOCUMENTO PROPUESTA” mientras sea

discutido en su respectiva instancia. Al ser elevado para aprobación, se le debe colocar la marca

de agua con el texto “DOCUMENTO PARA APROBACIÓN” y remitir para aprobación a la

instancia que corresponda. Para el caso de documentos que requieren la aprobación del Consejo

Universitario o la Asamblea Universitaria, deberán ser enviados a la Secretaría General.

Aprobado el documento por la instancia superior, se procede a retirar el sello de agua y a

consignar en la carátula la fecha de aprobación y el número de acuerdo o resolución

correspondientes.

5.2 CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

La Dirección Universitaria de Gestión de la calidad elabora y mantiene un Listado Maestro de

Documentos internos y externos. El listado registra el nombre del documento, código, revisión,

lugar de archivo, medio de soporte. Los documentos que cambian de versión y se convierten en

obsoletos, serán retirados a fin de evitar el uso de versiones obsoletas







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5.3 DISTRIBUCION DOCUMENTOS

Los documentos del Sistema de Aseguramiento de la Calidad se encuentran disponibles en la

página web de la Secretaría General, donde todo las personas tienen acceso a ellos, para evitar la

manipulación los documentos se encuentran en formato PDF, y es responsabilidad de la

Secretaría General mantenerlos actualizados y en la versión vigente.

5.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO

DE LA CALIDAD

La estructura documental del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Universidad

Peruana Cayetano Heredia está definida por la siguiente pirámide documental.

5.5 ESTRUCTURA, PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:

Los documentos deben presentarse utilizando tamaño de hoja A-4, con margen superior: 3 cm,

margen inferior: 2 cm, margen lateral izquierdo: 2.5 cm, margen lateral derecho: 1.5 cm, y

en caso que el documento lo requiera utilizar margen de encuadernación a criterio; el tipo de

fuente utilizado será Times New Roman, tamaño 12 puntos con un interlineado sencillo,

alineación justificada y color negro.

5.6 PORTADA

Todo documento normativo de origen interno debe estar precedido por una carátula, con el

siguiente contenido:

Estatuto UPCH

Reglamento General UPCH

Políticas

Documentos de Gestión Institucional

Reglamentos : ROF y Específicos

Directivas

Manuales: MOF y Específicos

Procedimientos

Instructivos

Registros y Formatos







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1. En la parte centro superior el encabezado de página.

2. En el centro el Escudo de la UPCH en marca de agua y color blanco y negro positivo, tamaño

8cm de alto y ancho proporcional al alto y el título correspondiente con tipo de fuente Times

New Roman, tamaño 24 puntos con un interlineado 1.5 líneas, en negrita y en mayúsculas.

3. En la parte inferior central a una distancia de 6cm del borde la hoja, ubicar la Tabla de

Elaboración, Revisión y Aprobación (TERA).

Ejemplo:

5.7 ENCABEZADO

El modelo de encabezado se aplica a los documentos generados en las diversas instancias de la

estructura organizativa de la universidad, tales como manuales, normas, políticas, planes,

procedimientos, instructivos, formatos entre otros.

El encabezado de página estará formado por una tabla de tres (3) columnas de ancho fijo, el

tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman, tamaño 8 puntos en

mayúsculas.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS







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1. A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna debe

contener el logo de la UPCH a blanco y negro positivo, centrado horizontalmente y

verticalmente en la celda.

2. Al centro (Ancho: 6.5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá en

tres (3) filas, la primera contendrá la Unidad de Gestión que genera el documento interno, la

segunda el texto “SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD”, y la tercera

el título del documento.

3. A la derecha (Ancho: 4.5cm x Alto a la proporción del contenido), La columna se dividirá

en cuatro (4) filas, la primera contendrá el código de identificación del documento; la

segunda, la versión del documento y seguida de una barra diagonal (/) la fecha de

aprobación (dd-mm-aaaa); la tercera, la unidad responsable de la elaboración del

documento y la cuarta, el número de página actual y número total de páginas que integran el

documento con formato página X de Y páginas.

Ejemplo:

UNIDAD DE GOBIERNO Y

ADMINISTRACIÓN NP-100-UPCH

SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA

CALIDAD V.01.00 / 07-10-2015



DIRECCIÓN UNIVERSITARIA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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5.8 TABLA DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN (TERA)

Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas e instancias

que elaboran, revisan y aprueban los documentos.

La TERA debe aparecer únicamente en la portada y estará formado por una tabla de tres (3)

columnas de ancho fijo, el tipo de fuente utilizado para el contenido será Times New Roman,

tamaño 8 puntos y contiene además los siguientes aspectos:

a) A la izquierda (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se

dividirá en tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Elaboración y Fecha”; la segunda,

el nivel organizativo que elabora el documento y la tercera, la fecha de elaboración.

b) Al centro (Ancho: 6cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá en

tres (3) filas, la primera contendrá el texto: “Revisión y Fecha”; la segunda el órgano

revisor y la tercera, la fecha de revisión del documento.

c) A la derecha (Ancho: 5cm x Alto a la proporción del contenido), esta columna se dividirá

en tres (3) filas, la primera contendrá el texto “Aprobación y Fecha”; la segunda, el

órgano que aprueba el documento y la tercera la fecha de aprobación (dd-mm-aaaa) y el

código del documento o número de resolución de aprobación.

Ejemplo:


Dirección Universitaria de Gestión de

la Calidad Rectorado Consejo Universitario

07 de octubre de 2011 10 de octubre de 2011 15 de octubre de 2011

RESOR-SEGEN-UPCH-2015-CU-0421







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5.9 PÁGINA DE ÍNDICE

Para organizar el documento y permitir una navegación sencilla por ella, debe contener un

índice, en la segunda página luego de la portada, enumerando los términos y los temas que se

tratan en el documento, así como las páginas en las que aparecen.

5.10 CODIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS

Según lo descrito para el encabezado de página se ha establecido la asignación de un código a

los documentos para su identificación y control, esta codificación se hará mediante la

combinación de caracteres alfanuméricos en mayúsculas, tomando como referencia el tipo y

descripción del documento, nivel organizativo que elabora e instancia de aplicación.

Los documentos cuyo ámbito de aplicación y alcance sean institucional y a su vez requieran

aprobación en el Consejo Universitario deberán codificarse siguiendo el patrón del Nivel 1, los

documentos cuyo ámbito de aplicación pertenecen a una área específica de la institución se debe

seguir el patrón del Nivel 2.

NIVEL 1:

La codificación es alfanumérica y dividida en tres (3) grupos: X1-X2-X3

X1 X2 X3

Descripción de los campos:

a) Código del tipo documento:

Campo alfabético de dos (2) caracteres que corresponde a la identificación del tipo de

documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.

Ejemplo: ES-X2-X3

b) Código del nombre del documento:

Campo numérico de tres (3) dígitos que identifica el nombre del documento y/o proceso al

cual hace referencia el documento. Ver Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento.

Ejemplo: X1-100-X3

c) Código del ámbito de aplicación:

Campo alfabético que identifica el ámbito donde se aplica dicho documento. Ver Anexo 3:

Tabla de Instancia Nivel 1.

Ejemplo: X1-X2-UPCH

Código del ámbito de aplicación (c)

Código del nombre del documento (b)

Código del tipo documento (a)







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El enunciado del documento será el siguiente:

Código del tipo de documento, seguido del código del nombre del documento y el código de

la instancia de aplicación, separados por guiones (-).

NIVEL 2:

La codificación es alfanumérica y dividida en cuatro (4) grupos: X1-X2-X3-X4

X1 X2 X3 X4

Descripción de los campos:

a) Código del tipo documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que identifica el tipo

de documento. Ver Anexo 1: Tabla Código Tipo Documento.

Ejemplo: MA-X2-X3-X4

b) Código del nombre del documento (proceso): Campo numérico de tres (3) dígitos que

identifica el nombre del documento y/o proceso al cual hace referencia el documento. Ver

Anexo 2: Tabla Código Nombre Documento.

Ejemplo: X1-101-X3-X4

c) Código del ámbito de aplicación: Campo alfabético que identifica el ámbito donde se

aplica dicho documento. Ver Anexo 4: Tabla de Instancia Nivel 2.

Ejemplo: X1-X2-DAENA-X4

d) Código de la instancia que pertenece: Campo alfabético que identifica la instancia que

pertenece el documento. Ver Anexo 3: Tabla de Instancia Nivel 1.

Ejemplo: X1-X2-X3-FAEST

La codificación de los documentos será asignada únicamente por el Administrador del “Listado

Maestro de Documentos” del Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta los códigos ya

existentes en los anexos.

Código la instancia que pertenece (d)

Código del ámbito de aplicación (c)

Código del nombre del documento (b)

Código del tipo documento (a)







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5.11 CODIFICACION DE VERSIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La documentación sometida a todo el proceso de elaboración, revisión, primera aprobación final

y cambios, deberá identificarse por medio de una codificación alfanumérica de versión.

La codificación de la versión del documento inicia con un identificador literal de versión “V”,

con letra en mayúscula; y seguido de un punto (.) el identificador numérico de la versión de

origen que comenzará en la versión 01 e irá incrementándose en uno a medida que sufra

cambios integrales, mas no de forma; y separado de un punto (.) el identificador numérico de la

modificación de la versión de origen y debe iniciar en 00 e incrementándose en uno a medida

de esta variación.

La versión de los documentos tendrá la siguiente codificación alfanumérica:

V.01.00

V 01 00

Ejemplo:

V.00.00: versión

V.01.00: cambio de versión

V.00.01: modificación de la misma versión

Al concluirse la elaboración de todo documento y previo a su aprobación, este debe ser

socializado con los involucrados en los casos que corresponda, con el fin de asegurar su

contenido, consistencia y pertinencia y, de ser necesario, realizar los ajustes que se requiera.

Antes de ser emitido, el documento debe ser revisado y luego aprobado por las instancias

superiores que correspondan según la Tabla de Responsabilidad de Elaboración, Revisión y

Aprobación. (Anexo N° 5). La instancia que lo solicita deberá enviar el archivo en formato

editable por la Secretaría General.

En base al Anexo N°4, la Secretaría General, en coordinación con la Dirección Universitaria de

Gestión de la Calidad, debe elaborar y administrar la Tabla Maestra de Documentos del SAC

de la UPCH (Anexo N° 6).

Identificador numérico de la modificación de la

misma versión

Identificador numérico de la versión de origen.

Identificador literal de “versión”







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5.12 CONTROL, ARCHIVO Y ACCESO AL DOCUMENTO ORIGINAL

Una vez autorizado el documento, la Secretaría General es responsable del archivo de los

documentos internos aprobados. Para ello, conserva el documento aprobado en formato

electrónico en el archivo virtual de la UPCH y también una copia del documento en formato

impreso en el archivo físico de la Secretaría General. La Secretaría General debe incluir el

documento en la Matriz de Control de Documentos del SAC de la UPCH (Anexo N°4) en la

columna de Documentos Internos, incluyendo el nombre, nivel al cual corresponde y fecha de

edición o revisión de dicho documento.

5.13 COMUNICACIÓN Y DIFUSIÓN

La Secretaría General se encarga de autorizar los permisos para el acceso de las instancias y

usuarios que corresponda a los documentos listados en la Tabla Maestra de Documentos del

SAC de la UPCH (Anexo N°6), para lo cual solicita y coordina con la DUI la gestión de los

accesos a los documentos originales mediante enlaces virtuales.

La DUI debe asegurar que se incluya la fecha de impresión en los documentos que sean

impresos a partir de los enlaces virtuales; esto permite al usuario verificar si la versión impresa

con la que cuenta es la vigente, al contrastarla contra la versión virtual.

La comunicación de los documentos aprobados a las distintas instancias de la UPCH se puede

realizar por vía digital (como enlace virtual) o física (impresa), de preferencia la primera. La

distribución vía enlace virtual brinda acceso a un archivo que no permite modificaciones.

La Secretaría General es también responsable de comunicar a las instancias organizativas que

corresponda la inclusión de cualquier documento al SAC, mediante el envío del enlace

electrónico correspondiente.

5.14 CAMBIOS A LOS DOCUMENTOS

Cuando la versión vigente de algún documento requiera ser modificada en su contenido o

adecuada a nuevas disposiciones reglamentarias, la revisión y aprobación de la nueva versión

es realizada por las instancias señaladas en la Tabla de Responsabilidad de

Elaboración/Actualización, Revisión y Aprobación de los documentos de origen interno (Anexo

N°5). La Secretaría General debe verificar que la nueva versión del documento cuente con el

número correlativo de versión.

Así mismo debe agregarse en la portada, debajo de la tabla TERA las filas y columnas a fin de

registrar las modificaciones correspondientes en relación a la Elaboración y fecha, Revisión y

fecha y Aprobación y fecha, según modelo siguiente:

Ejemplo:


Dirección Universitaria de Gestión de la Calidad


07 de octubre de 2011 10 de octubre de 2011 15 de octubre de 2011

Modificaciones

Secretaria General Rectorado Consejo Universitario

10 de mayo de 2012 09 de Junio de 2012 17 de Julio de 2012







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5.15 COMUNICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MODIFICADOS

La comunicación del documento modificado es realizada siguiendo los lineamientos de la

sección 5.3, siendo la Secretaría General la encargada de asegurar la distribución vía enlace

electrónico.

La instancia organizativa correspondiente es responsable de definir si se requiere o no una

reunión de difusión o si sólo se notifica sobre el cambio a las áreas involucradas por escrito (vía

virtual, de preferencia), indicando también el motivo del cambio, si fuera pertinente.

La instancia correspondiente conserva el documento original obsoleto y una copia impresa del

documento actualizado de su dependencia.

6 DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Primero. Todo documento que se genere a partir de la aprobación de la presente norma deberá

ceñirse a las disposiciones de la misma.

Segundo. Todo documento vigente descrito en el Anexo N° 5 y aprobado con anterioridad a la

presente norma deberá ser adecuado a la presente norma en su formato por las

instancias que correspondan en un plazo máximo de 6 meses.







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ANEXO 1 - TABLA CÓDIGO TIPO DOCUMENTO

CÓDIGO TIPO

DOCUMENTO DESCRIPCIÓN TIPO DOCUMENTO

CR CRONOGRAMA

DI DIRECTIVA

ES ESTATUTO

FO FORMATO

IN INSTRUCTIVO

MA MANUAL

NO NORMA

NP NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PL PLAN

PO POLÍTICA

PR PROCEDIMIENTO

PA PROGRAMA ACADÉMICO

PT PROTOCOLO

RE REGLAMENTO

TA TARIFARIO

ANEXO 2 – TABLA CÓDIGO NOMBRE DOCUMENTO

TIPO DOCUMENTO DESCRIPCION DEL NOMBRE DEL DOCUMENTO CODIGO NOMBRE DEL

DOCUMENTO

ESTATUTO ESTATUTO 100

REGLAMENTO

REGLAMENTO GENERAL 101

REGLAMENTO DE ADMISIÓN 102

REGLAMENTO DE CONVALIDACIÓN 103

REGLAMENTO DE GRADOS Y TÍTULOS 104

REGLAMENTO DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA DE PREGRADO 105

REGLAMENTO DE MATRÍCULA 106

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 107

REGLAMENTO DE PENSIONES Y ASIGNACIÓN DE BECAS 108

REGLAMENTO DE PENSIONES, BECAS Y CRÉDITO EDUCATIVO PARA LOS

ALUMNOS DE PREGRADO 109

REGLAMENTO DE USO DE SERVICIOS DE INTERNET, CORREO ELECTRÓNICO

Y RECURSOS DE INFORMACIÓN DIGITAL 110

REGLAMENTO DEL FONDO DE CAPACITACIÓN DOCENTE 111

REGLAMENTO DEL PERSONAL ACADÉMICO-DOCENTE 112

REGLAMENTO DISCIPLINARIO PARA ESTUDIANTES Y GRADUADOS 113

REGLAMENTO INTERNO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 114

REGLAMENTO DEL COMI´TE INSTITUCIONAL DE ÉTICA EN INVESTIGACIÓN 115







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DOCUMENTO

REGLAMENTO DE DIPLOMADOS 116

REGLAMENTO PARA EL FOMENTO DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS Y

ARTISTICAS EN LA UPCH 117

REGLAMENTO DEL TRIBUNAL DE HONOR 118


DOCUMENTO

PLAN

PLAN ESTRATEGICO 100

PLAN OPERATIVO 101

PLAN DE DESARROLLO ACADÉMICO DOCENTE 102

PLAN DE INDUCCIÓN PARA DOCENTES 103


DOCUMENTO

POLITICAS POLITICAS DE GESTIÓN DE EGRESADOS 100


DOCUMENTO

MANUAL

MANUAL DE CALIDAD 100

MANUAL DE INTEGRIDAD CIENTÍFICA 101

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGLAMENTO DEL PERSONAL ACADÉMICO-DOCENTE

102

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 103

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 104


DOCUMENTO

NORMA

NORMAS PARA EL SEGUIMIENTO Y TRATAMIENTO DE LA SALUD MENTAL DE LOS ESTUDIANTES

100

NORMAS DE CONDUCTA Y PRESENTACIÓN PERSONAL DE LOS ALUMNOS 101


DOCUMENTO

NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE BECAS PARA LA INVESTIGACIÓN 100

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS DEL

USUARIO 101

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ORIENTACIÓN Y CONSEJERÍA 102

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL FONDO DE APOYO A LA INVESTIGACIÓN 103







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DOCUMENTO

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN, DESARROLLO,

PRESENTACIÓN, EVALUACIÓN Y PUBLICACIÓN DEL TRABAJO DE

INVESTIGACIÓN

104

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA MATRÍCULA DE PREGRADO 105

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ESTUDIO DE PREGRADO 106

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 107


DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS 100

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE REGISTRO DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y

REGISTRO ACADÉMICO 101

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS 102

PROGRAMA DE EVALUACIÓN MÉDICA ANUAL (PEMA) 103

ANEXO 3 – TABLA DE INSTANCIAS NIVEL 1

INSTANCIA NIVEL 1 CODIGO

UNIVERSIDAD PERUANA CAYETANO HEREDIA UPCH

RECTORADO REC

VICERRECTORADO ACADÉMICO VRAC

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN VRIN

FACULTAD DE MEDICINA FAMED

FACULTAD DE ESTOMATOLOGIA FAEST

FACULTAD DE SALUD PÚBLICA FASPA

FACULTAD DE ENFERMERÍA FAENF

FACULTAD DE EDUCACIÓN FAEDU

FACULTAD DE VETERIANARIA Y ZOOTECNIA FAVEZ

FACULTAD DE PSICOLOGÍA FAPSI

FACULTAD DE CIENCIAS Y FILOSOSOFÍA FACIE

ESCUELA DE POSGRADO VICTOR ALZAMORA CASTRO EPGVAC

ESCUELA DE TECNOLOGÍA MÉDICA TECMED

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RELACIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DURIN

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PERSONAL DOCENTE DUPD

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE PLANIFICACIÓN Y ECONOMÍA DUPYE

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE BIENESTAR UNIVERSITARIO DUBU

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL DURS

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE INFORMACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA DUICT

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DUGEC

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTIÓN DE LA DOCENCIA DUGED







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INSTANCIA NIVEL 1 CODIGO

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE INFORMÁTICA DUI

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION DGA

DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE GESTION DE LA INFORMACION CIENTIFICA DUGIC

INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN DE MEDICINA TROPICAL IMT

INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN DE ALTURA IIA

INSTITUTO DE GERONTOLOGÍA IGERO

OFICINA DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO OAMRA

SECRETARIA GENERAL SEGEN

UNIDAD DE FORMACIÓN BÁSICA INTEGRAL UFBI

ANEXO 4 - TABLA DE INSTANCIAS NIVEL 2

NOMBRE DEPARTAMENTO/DIVISION/ OFICINA/AREA/ESCUELA CODIGO INSTANCIA

PERTENECE

DIVISIÓN DE CONTABILIDAD DCONTA DGA

DIVISIÓN DE FINANZAS DFINAN DGA

DIVISIÓN DE LOGISTICA DLOGI DGA

DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS DRRHH DGA

DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DSERGE DGA

DIVISION DE TESORERIA DTESO DGA

OFICINA DE PROYECTOS OPROY DGA

OFICINA DE ASESORIA LEGAL ASLE DGA

OFICINA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OSST DGA

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTADÍSTICA DEMOGRAFICA Y CIENCIAS SOCIALES DEDHYCS FACIE

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS CELULARES Y MOLECULARES DACYMOL FACIE

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS EXACTAS DACEX FACIE

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS BIOLÓGICAS Y FISIOLÓGICAS DACBF FACIE

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA EPING FACIE

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS NATURALES Y APLICADAS EPCINA FACIE

ESCUELA PROFESIONAL DE FARMACIA Y BIOQUÍMICA EPFAYBI FACIE

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FACIE

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FACIE

UNIDAD GESTIÓN DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN UGECA FACIE

UNIDAD GESTIÓN Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FACIE

UNIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL URS FACIE

UNIDAD TUTORÍA Y FORMACIÓN INTEGRAL UTFI FACIE

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE EDUCACION DAEDU FAEDU

ESCUELA PROFESIONAL DE EDUCACION EPEDU FAEDU

UNIDAD APOYO A LA EDUCACION VIRTUAL UEDV FAEDU

UNIDAD BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UBDREHU FAEDU

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAEDU







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PERTENECE

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEDU

UNIDAD GESTION DE CALIDAD Y ACREDITACION UGECA FAEDU

UNIDAD GESTION Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FAEDU

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ENFERMERIA DFAEN FAENF

ESCUELA PROFESIONAL DE ENFERMERIA EPENF FAENF

UNIDAD BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UBDREHU FAENF

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAENF

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAENF

UNIDAD GESTION DE CALIDAD Y ACREDITACION UGECA FAENF

UNIDAD GESTION Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FAENF

UNIDAD RELACIONES INSTITUCIONALES URIN FAENF

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICA ESTOMATOLÓGICA DACE FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ESTOMATOLOGÍA DEL NIÑO Y EL ADOLESCENTE DAENA FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA Y CIRUGIA BUCOMAXILOFACIAL DAMCIBUM FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE ODONTOLOGÍA SOCIAL DAOS FAEST

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DIGEA FAEST

ESCUELA PROFESIONAL DE ESTOMATOLOGÍA EPEST FAEST

UNIDAD BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UBDREHU FAEST

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAEST

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAEST

UNIDAD PLANIFICACIÓN, CALIDAD Y DESARROLLO UPCDE FAEST

UNIDAD RECURSO HUMANO TÉCNICO Y AUXILIAR URHTA FAEST

UNIDAD SERVICIO CLÍNICA ODONTOLÓGICA USCO FAEST

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CIENCIAS PRECLINICAS Y DE APOYO DACPCYA FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLÍNICAS MÉDICAS DACM FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE TECNOLOGÍA MÉDICA DATM FAMED

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE CLINICAS QUIRÚRGICAS DACQ FAMED

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DIGEA FAMED

ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA EPMED FAMED

ESCUELA PROFESIONAL DE TECNOLOGÍA MÉDICA EPTECMED FAMED

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAMED

UNIDAD BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UBDREHU FAMED

UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNAL UCDHNAL FAMED

UNIDAD COORDINACIÓN DOCENTE HNCH UCDHNCH FAMED

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAMED

UNIDAD EPIDEMIOLOGÍA CLÍNICA UEC FAMED

UNIDAD GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN DE EGRESADOS UGECGE FAMED

UNIDAD MEDICINA OCUPACIONAL UMO FAMED

UNIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES INSTITUCIONALES URSRIN FAMED

UNIDAD SALUD COMUNITARIA Y ATENCIÓN PRIMARIA USCAP FAMED







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PERTENECE

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE PSICOLOGIA DAPSI FAPSI

ESCUELA PROFESIONAL DE PSICOLOGIA EPPSIC FAPSI

UNIDAD BIENESTAR Y DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO UBDREHU FAPSI

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAPSI

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAPSI

UNIDAD GESTION DE CALIDAD Y ACREDITACION UGECA FAPSI

UNIDAD GESTION Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FAPSI

UNIDAD SERVICIOS PSICOLOGICOS USPS FAPSI

DEPARTAMENTO ACADEMICO DE ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS DE LA SALUD DASAC FASPA

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION EN SALUD, SALUD PUBLICA Y SALUD

GLOBAL EPASSSG FASPA

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FASPA

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FASPA

UNIDAD GESTION DE CALIDAD Y ACREDITACION UGECA FASPA

UNIDAD GESTION Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FASPA

DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA DAMVEZ FAVEZ

ESCUELA PROFESIONAL DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA EPMVEZ FAVEZ

UNIDAD CENTRO EXPERIMENTAL DE LURIN UCEXLU FAVEZ

UNIDAD DE INVESTIGACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA UICT FAVEZ

UNIDAD DE POSGRADO Y ESPECIALIZACIÓN UPES FAVEZ

UNIDAD GESTION DE CALIDAD Y ACREDITACION UGECA FAVEZ

UNIDAD GESTION Y APOYO ADMINISTRATIVO UGAA FAVEZ

UNIDAD RESPONSABILIDAD SOCIAL Y RELACIONES INTERINSTITUCIONAL URSRIN FAVEZ

UNIDAD SERVICIOS DE APOYO A LA DOCENCIA USAD FAVEZ

ANEXO N° 5 - TABLA DE RESPONSABILIDAD PARA

ELABORACIÓN/ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION/

ACTUALIZACION REVISION APROBACION

ESTATUTO UPCH Comisión Rectorado Asamblea Universitaria

REGLAMENTO GENERAL UPCH Comisión Rectorado Asamblea

Universitaria

REGLAMENTO DEL INSTITUTO DE ESTUDIOS DE LA ALTURA Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DEL INSTITUTO DE ENFERMEDADES INFECCIOSAS Y

TROPICALES Comisión Rectorado

Consejo

Universitario

REGLAMENTO DEL INSTITUTO DE GERIATRÍA Y GERONTOLOGÍA Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO DE FORMACIÓN PRE UNIVERSITARIA Comisión Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO CULTURAL Y ACADÉMICO Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO PARA LA SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Comisión Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO DE IDIOMAS Comisión Rectorado Consejo Universitario







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TIPO DE DOCUMENTO ELABORACION/

ACTUALIZACION REVISION APROBACION

REGLAMENTO DEL CENTRO “COMPLEJO CIENTÍFICO ECOLÓGICO

ACADÉMICO” CCEA Comisión Rectorado

Consejo

Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO DE SALUD GLOBAL Comisión Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DEL CENTRO DE ESPARCIMIENTO “ENRIQUE FERNÁNDEZ

ENRÍQUEZ” Comisión Rectorado

Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE LA OFICINA DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO

ACADÉMICO Comisión Rectorado

Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE ADMISIÓN Comisión Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE MATRÍCULA DUGED Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DISCIPLINARIO DUGED Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE CONVALIDACIÓN DUGED Rectorado Consejo Universitario

REGLAMENTO DE PENSIONES Y ASIGNACIÓN DE BECAS DUGED Rectorado Consejo

Universitario

REGLAMENTO DE USO DE SERVICIOS DE INTERNET, CORREO ELECTRÓNICO Y RECURSOS DE INFORMACIÓN DIGITAL

Dirección Universitaria de Informática


MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES

UNIVERSITARIAS

Dirección Universitaria

respectiva Rectorado

Consejo

Universitario

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA DGA DGA Rectorado Consejo

Universitario

MANUAL DE CALIDAD


de Gestión de la

Calidad


NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS


de Gestión de la

Calidad


REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS FACULTADES Comisión Decanato Consejo de Facultad

respectivo

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ESCUELA DE POSTGRADO

Comisión Dirección Consejo Universitario

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LAS DIRECCIONES Y

UNIDADES DE LAS FACULTADES

Dirección ó Unidad

Respectiva Decanato

Consejo de

Facultad respectivo

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LOS DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS

Comisión

Jefe de

Departament

o

Consejo de

Facultad

respectivo

FICHAS DE PROCESOS INSTITUCIONALES Unidad organizativa. Jefatura Instancia

respectiva

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Secretaria General. Rectorado

Consejo

Universitario DE GRADOS Y TÍTULOS UPCH

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE REGISTRO DE ADMISIÓN, MATRÍCULA Y REGISTRO ACADÉMICO

Oficina de Admisión,

Matrícula y Registro

Académico

Instancia Superior

Vicerrectorado Académico

ANEXO 6 - TABLA MAESTRA DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

TIPO DE

REGISTRO

I: Interno

E: Externo

CODIGO DE

IDENTIFICACIÓN VERSIÓN

FECHA DE LA

ÚLTIMA

VERSIÓN

FECHA DE

VIGENCIA ESTADO

ESTATUTO

UPCH

I ES-100-UPCH V.01.00 30/09/2014 30/09/2014 VIGENTE

I V.01.01

REGLAMENTO

GENERAL UPCH I REGEN-UPCH V.01.00 06/05/2015 10/06/2015 NO VIGENTE







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NOMBRE DEL

DOCUMENTO

TIPO DE

REGISTRO

I: Interno

E: Externo

CODIGO DE

IDENTIFICACIÓN VERSIÓN

FECHA DE LA

ÚLTIMA

VERSIÓN

FECHA DE

VIGENCIA ESTADO

I RE-101-UPCH V.01.01 16/09/2015 14/10/2015 VIGENTE

normas y procedimientos para el control de documentos · 2016-06-21 · documentos internos y...

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