normas de control

Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá

Objetivo

Compartir conocimientos relacionados con las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá de manera que el participante conozca los aspectos de Control que debe evaluar y analizar en los procesos Administrativos, de auditoría o fiscalización.

Lograr la comprensión y relación de los componentes de la Estructura de Control Interno de forma tal que los participantes estén preparados para evaluar, analizar y recomendar mejoras en los sistemas de control de las instituciones públicas.

Contenido

• Aspectos Introductorios

• Marco Conceptual

• Normas Generales

• Normas para la Administración Financiera.

• Materiales Suministros y Activos Fijos

• Recursos Humanos

• Sistemas Computarizados

• Obras Públicas

Obras Públicas

Innovación

Sistemas de Información

Administración Financiera

PresupuestoTesoreríaEndeudamientoContabilidad

Recursos Humanos

Aspectos Introductorios

Sustento Legal

• Decreto Núm.214-DGA de octubre de 1999, por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental.

• Artículo 276 de la Constitución Política de la República de Panamá.

• Artículo Núm.1, Numeral 2 de la Ley 32 de Noviembre de 1984.

Aspectos Introductorios

Proceso de Consulta

• Fuentes Utilizadas: INTOSAI, OLACEFS.• Declaraciones de Auditoría (SAS 78).• Funcionarios del Sector Público.• Universidades Públicas y Privadas.

Marco Conceptual

Normas Generales


Materiales Suministros y Activos Fijos

Obras Públicas

Sistemas Computarizados

Recursos Humanos

Estructura de las Normas de Control Interno

Estructura del Control Interno

• Ambiente de

Control

• Evaluación del

Riesgo

• Sistemas de

Información

• Procedimientos

de Control

• Monitoreo6

1

2

3

4

5

7

¿QUÉ ES CONTROL?

1. Inspección, fiscalización, intervención

2. Dominio, mando, preponderancia

Real Academia EspaReal Academia Españñolaola

En el En el ÁÁmbito Gerencialmbito Gerencial

El proceso a través del cual las actividades de una organización se adaptan a un plan de acción y dicho plan se acopla a las actividades de la organización

Para que el Control Funcione

• Establecerlo en forma sistemática.

• Dotarlo de los elementos necesarios

• Orientarlo hacia objetivos específicos

El proceso de Control No puede existir si no existen objetivos, metas, normas o criterios.

INFORME COSO

The Committe of Sponsoring Organization of the Treadway CThe Committe of Sponsoring Organization of the Treadway Commissionommission

Un proceso efectuado por la Junta de Directores, Un proceso efectuado por la Junta de Directores, la Gerencia y otros funcionarios de una Entidad, la Gerencia y otros funcionarios de una Entidad, disediseññado para proveer seguridad razonable para el ado para proveer seguridad razonable para el logro de objetivos en las siguientes categorlogro de objetivos en las siguientes categoríías:as:

•• Eficacia y Eficiencia OperacionalEficacia y Eficiencia Operacional

•• Confiabilidad Confiabilidad de la Informacide la Informacióón financieran financiera

•• Cumplimiento de las Normas LegalesCumplimiento de las Normas Legales

Marco Conceptual

• Incluye las definiciones básicas acerca de los objetivos y componentes de la Estructura del Control Interno.

• Define el ámbito de aplicación y la responsabilidad por el diseño, funcionamiento y evaluación de la Estructura de Control Interno.

1

Contenido

• Estructura de Control Interno.

• Componentes de la Estructura de Control Interno.

• Objetivos de la Estructura de Control Interno.

• Ámbito de Aplicación.

• Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno.

• Contratación de Servicios Especializados.

Estructura de Control Interno

1. Disposiciones legales, políticas y procedimientos aplicables quedan a la administración garantía razonable para cumplir losobjetivos y metas de la entidad.

2. Una finalidad principal es garantizar la subordinación de losactos administrativos al principio de legalidad.

3. Considera factores del medio ambiente natural y social quepuedan ser afectados por las operaciones o actividadesreguladas por la institución.

¿En que consiste?

Objetivos

a) Garantizar que el ente público disponga demecanismos de planificación y presupuesto,diseñados para dirigir su gestión hacia elcumplimiento de los objetivos y metas institucionalesen términos de economía, eficiencia y efectividad.

b) Asegurar que la Institución disponga de una estructura orgánica funcional que proporcione el marco adecuado para planificar, dirigir y controlar su gestión, así como para asignar responsabilidades y delegar autoridad en los diferentes estratos de la organización.

Objetivos (continuación)

c) Asegurar que exista un plan de desarrollo de recursoshumanos, que garantice al ente público, disponer delpersonal calificado para cumplir sus objetivos.

d) Proteger los recursos del ente mediante la identificacióny evaluación de riesgos relevantes que puedan afectar ellogro de los objetivos establecidos por laadministración.

e) Procurar que la administración responda eficazmentea los riesgos, como medio para reducir los errores eirregularidades.


f) Asegurar la oportunidad, confiabilidad, exactitud e integridad de la información.

g) Garantizar que la información contable cumpla con los propósitos de identificar, reunir, clasificar, analizar, registrar e informar sobre los resultados de las operaciones de los entes públicos y tener responsabilidad de los activos relacionados, basándose en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.


h) Establecer un adecuado sistema de control que garantice que las operaciones se realicen de acuerdo a un conjunto de reglas por escrito que señalan los procedimientos aprobados.

i) Definir y aplicar actividades de monitoreo que aseguren la evaluación continua o periódica de la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno, a fin de determinar que está de acuerdo con lo planteado y que se adapta fácilmente a los cambios internos y del sistema.

Responsabilidad por el Diseño, Funcionamiento y Evaluación de la Estructura de Control Interno

• El titular de la Institución será responsable delestablecimiento, desarrollo, revisión y actualización de unaadecuada estructura de control interno. La aplicación de losmétodos y procedimientos al igual que la calidad, eficienciay eficacia del control interno, también será responsabilidadde cada uno de los servidores públicos según sus funciones.

• Corresponde a las unidades de Auditoría Interna, la revisióny evaluación de la estructura del control interno en lostérminos de las presentes Normas, sin perjuicio de lasatribuciones que la Constitución y la Ley le confieren a laContraloría General de la República en esta materia.

Contratación de Servicios Especializados

a ) C u a n d o e l en te p ú b lico n o cu en te co n lo srecu rso s técn icos n i h u m a n o s q u e le p erm itaesta b lecer la estru ctu ra d e con tro l in tern o .

b ) C u a n d o p o r ra zo n es eco n ó m ica s resu lta re m á sfa v o ra b le y co n v en ien te la co n tra ta c ió n d eem p resa s p r iv a d a s.

c) Se exceptúa de esta facultad a los organismos deseguridad del Estado.

Componentes

b) Evaluación de Riesgos: Conjunto de actividades queejecuta la administración para determinar laexistencia de riesgos relevantes, que puedan afectarel cumplimiento de sus objetivos.

a) Ambiente de Control: consiste en disposicioneslegales, políticas, procedimientos y acciones quereflejan la actitud de la administración, directivos ydemás servidores públicos acerca de la importanciadel control en una entidad.

Componentes (continuación)

(c) Información y Comunicación: Consiste en laclasificación, registro y transmisión deinformación, veraz, exacta y oportuna, que permitaa los servidores públicos llevar a cabo susresponsabilidades.

(d) Actividades de Control: Son aquellas políticas yprocedimientos, además de las incluidas en loscuatro (4) componentes, que la administraciónestablece para cumplir sus objetivos.

Componentes (continuación)

(e) Monitoreo: Se refiere a la evaluación continua operiódica de la eficacia y el diseño de operación deuna estructura de control interno por parte de laadministración, a fin de determinar que estéfuncionando de conformidad con los planes yobjetivos y que existan los mecanismos para detectarlas desviaciones e incorporar los ajustes necesariosde manera oportuna.

Normas Generales

• Especifican los componentes de cada uno de los elementos de la Estructura del Control Interno.

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• Ambiente de Control.

• Evaluación de Riesgos.

• Información y Comunicación.

• Actividades de Control.

• Monitoreo.

Componentes de la Estructura del Control Interno

Ambiente de Control

Estructura Organizativa

• Establecer y mantener una estructura organizativa.

• Definir líneas claras de responsabilidad y autoridad, acorde a los objetivos, metas y políticas institucionales.

Acciones, política y procedimientos que reflejan la actitud global de la administración, directiva y demás servidores públicos acerca de la importancia del control interno en una entidad.

Autoridad y Responsabilidad

• Elaborar manuales de funciones

• Descripción de categorías operativas en los cuales se detallan las responsabilidades de los servidores públicos.

Políticas y Prácticas de Recursos Humanos

• Políticas de selección de Personal.

• Planes de Capacitación y motivación del personal.

• Evaluación del desempeño del recursos humano.

Evaluación de Riesgos

Actividades Financieras y Operacionales

• Incluir procedimientos adecuados para minimizar los riesgos.

• Cumplir las afirmaciones inherentes a su gestión de acuerdo a los criterios.

Conjunto de Actividades que desarrolla la administración para determinar la existencia de riesgos relevantes, que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

Evaluación Continua de Riesgos

• Evaluar continuamente las actividades y operaciones para identificar áreas de riesgos.

• La evaluación de riesgos se realiza para fortalecer, ajustar, adecuar y renovar los controles internos para que sean más eficientes y efectivos.

Información y Comunicación

El sistema de información y comunicación de las entidades públicas tendrá como propósito identificar, reunir, clasificar, analizar, registrar e informar sobre las operaciones, asícomo, mantener la contabilización del presupuesto, activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos de la entidad.

Sistema de Contabilidad

• Adoptar un adecuado sistema de contabilidad para el registro de sus operaciones.

• Ajustarse al Manual y a las Normas de Contabilidad.

Estados Financieros

Producir los estados financieros, información presupuestarias y complementarias, oportuna y confiable para la toma de decisiones para la administración.

Sistemas de Procesamiento de Datos

• Garantizar la existencia de sistema de información computarizada.

• Controles adecuados para el proceso de las transacciones.

• Emisión de reportes oportunos y confiables.• acorde con el sistema de administración financiera de la República de Panamá.

Registro de las Operaciones

El registro de las operaciones debe asegurar:

• Existencia.• Integridad.• Precisión.• Clasificación.• Oportunidad.• Asentamiento.

Actividades de Control

Políticas señaladas en las otras categorías que el nivel superior de la entidad ha establecido para cumplir sus objetivos, incluyendo además, el sistema de contabilidad como integrador de información, de autorización y procedimiento de registro, documentos de respaldo para captar las transacciones y proveer un control financiero y administrativo, sobre los recursos, obligaciones, ingresos y gastos.

Actividades de Control

• Separación de Responsabilidades.

• Autorización.• Documentos y Archivos• Control Físico de Activos• Verificación del desempeño

• Supervisión.

Monitoreo

Evaluación continua o periódica del diseño y la eficacia de operación de una estructura de control interno por parte de la administración, a fin de determinar que esté funcionando de conformidad con los planes y que se modifique con los cambios en las condiciones.

Evaluación y Control

Los titulares deberán velar por el establecimiento de un sistema de evaluación y control del funcionamiento de la estructura del control interno, de acuerdo a las leyes, reglamentos y normas establecidas al respecto.

Unidad de Auditoría Interna

Definición:

• Unidad de auditoría interna, parte integrante de la estructura de control interno.

• Medir y evaluar la eficiencia y economía de los controles establecidos.

• Mecanismos de verificación y evaluación de la estructura de control interno.

• Normas de auditoría Gubernamental de Panamá.• Indicadores de desempeño.• Informes de gestión.• cualquier otro mecanismo interno de control.

Normas de Control Interno para la Administración Financiera Gubernamental

• Agrupa las Normas de acuerdo con las funciones de Presupuesto, Tesorería, Deuda Pública y Contabilidad.

3


• Área de Presupuesto.

• Área de Tesorería.

• Área de Endeudamiento Público

• Área de Contabilidad Gubernamental

Marco Legal del Presupuesto Autorizado.

• Presupuesto Autorizado y Liquidación.

• Gestión Gubernamental y la Auditoría.

• Dispositivo Legal de Aprobación.

Área de Presupuesto

• Normas de Administración Presupuestaria.

• Programación Mensual de Compromisos.

Área de Presupuesto (continuación)

Controles Programación de la Ejecución Presupuestaria.

Control Previo Compromisos Presupuestarios.

• Revisión, Autorización y Disponibilidad.

Control de la Evaluación del Presupuesto.

• Validez y Confiabilidad de los Datos.

Área de Presupuesto (continuación)

Unidad de Caja.

• Centralización y Racionalización de Recursos.

• Ambito de Aplicación.

Flujo de Caja.

• Optimizar Movimiento de Efectivo.

• Proyección del Flujo.

Área de Tesorería

A

FEDERAL RESERVE NOTE

THE UNITED STATES OF AMERICATHE UNITED STATES OF AMERICA

L70744629F

12

1212

12

L70744629F

ONE DOLLARONE DOLLAR

WASHINGTON, D.C.

THIS NOTE IS LEGAL TENDER

FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE

SERIES

1985

H 293

A

FEDERAL RESERVE NOTE

THE UNITED STATES OF AMERICATHE UNITED STATES OF AMERICA

L70744629F

12

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L70744629F

ONE DOLLARONE DOLLAR

WASHINGTON, D.C.

THIS NOTE IS LEGAL TENDER

FOR ALL DEBTS, PUBLIC AND PRIVATE

SERIES

1985

H 293

Conciliaciones Bancarias.

• Comparación de los Movimientos.

• Funcionario Responsable.

Garantía de Responsables de Manejo.

• Fianza.

• Seguro de Fidelidad.

Área de Tesorería (continuación)

Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores.

• Procedimientos de Control.

• Instalaciones Físicas.

Control y Custodia de la Fianza.

• Presentación de Fianza.

• Responsabilidad del Custodio y Vencimiento.


Uso de Formularios para el Movimiento de Fondos.

• Membretados y prenumerados.

• Cheques a nombre de la Entidad.

Transferencias de Fondos por medios Electrónicos.

• Importancia de los controles.


Depósitos Oportunos en Cuentas Bancarias.

• Depósitos íntegros e intactos.

Arqueos de Fondos y Valores.

• Arqueos Sorpresivos y Frecuentes.

• Funcionarios Competentes.


Requisitos de los Comprobantes de Pago Recibidos.

• Documentación Sustentatoria.

• Responsabilidad de la Tesorería.


Organización de la Información.

• Registros detallados.

• Limitaciones al Alcance.

Contabilidad de la Deuda Pública.

• Adecuado Sistema de Contabilidad.

• Informes Detallados y Oportunos.

• Uso de Sistemas Computarizados.

Endeudamiento Público

Conciliaciones de Desembolsos de Préstamos y de Operaciones por Servicio de la Deuda.

Endeudamiento Público (continuación)

• Conciliaciones entre los Organismos y Entidades Involucradas en su Procesamiento.

Aplicación de los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental

Área de Contabilidad

• Base para la preparación y presentación de Estados Financieros

• Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental

* Responsabilidad* Información Financiera para la toma

de decisiones

Conciliaciones de Saldos.

• Responsabilidad y Frecuencia.

Control de Saldos Pendientes de Rendición de Cuentas o Devolución.

• Apropiada Rendición Documentada.

o Devolución de Montos no Utilizados.

Área de Contabilidad (continuación)

Integración Contable de las Operaciones Financieras.

• Base de Datos de un Sistema de Administración

Financiera.

Documentación Sustentadora.

• Archivos Adecuados.

• Criterios.


Oportunidad en el Registro y Presentación de Información Financiera

• Plazos señalados por la Autoridad

competente.

• Responsabilidad


Normas de Control InternoMateriales, Suministros y Activos Fijos

• Este segmento de las Normas complementa las referidas a las funciones de la administración financiera.

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Normas Específicas relativas al

Control Interno

• Materiales.

• Suministros.

• Activos Fijos.

Criterio de Economía en la Compra de Bienes y Contratación de Servicios

• Administración recta y prudente de los recursos públicos

• La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada, y al menor costo posible.

• Políticas necesarias que permitan adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.

Unidad de Almacén

• Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través del almacén.

• Ambientes adecuados

• Instalaciones seguras

• Acreditar en documentos su conformidad con los bienes que ingresan y salen.

• Sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

• Sistema adecuado de registro permanente

Toma de Inventario Físico

• Verificar físicamente los bienes con que cuenta cada entidad.

• Procedimientos claros y sencillos.

• Investigar diferencias y practicar ajustes correspondientes.

• Contratación de firma privada para la toma de inventarios.

• Participación del Auditor Interno.

• Realización de inventarios físicos de almacén.

Descarte de Bienes de Activo Fijo

ObsolescenciaInoperancia de los bienes producidos por los cambios y avances tecnológicos.

DañoDesgaste o afectación de los bienes.

DeterioroDebido al uso continuo de los mismos.


PérdidaInexistencia del bien por la vulnerabilidad de los controles, y/o circunstancias fortuitas.

DestrucciónAfectación de los bienes por causas ajenas al manejo institucional.

ExcedenciaBienes operativos que no se utilizan y se presume que permanecerán en la misma situación por tiempo indeterminado.


Mantenimiento y/o reparación onerosaCuando el costo de mantenimiento y/o reparación de un bien es significativo, en relación a su valor.

Reembolso y/o reposiciónOpera para los bienes asegurados cuando los documentos contractuales correspondientes así lo determinan.Cualquier otra causa justificableLa causa justificable, debe sustentarse ante la Dirección Nacional de Bienes Patrimoniales.

Mantenimiento de Bienes

Conjunto de acciones preventivas

• Diseñar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo.

• Contratación de servicios de terceros debidamente sustentadas

• Contratar empresas que presten servicios de mantenimiento.

• Programa de mantenimiento de bienes.

Acceso, Uso y Custodia de los Bienes

• Acceso para utilizar bienes e ingresar a las instalaciones.

• Autorización para utilizar los bienes asignados.• Responsabilidad de custodia de los bienes.• Utilización de bienes indistintamente por varias personas.

• Los cambios de ubicación de los bienes deben ser reportados.

Control sobre vehículos oficiales del Estado

• Cuidado y conservación• Utilización de los vehículos en días no laborables.• Asignación y cuidado de los vehículos oficiales.• Los vehículos propiedad del Estado deben llevar pintado, en lugar visible, las líneas amarillas, el logo del la entidad y la leyenda “Para Uso Oficial”.

• Procedimientos administrativos para el control de vehículos asignados.

Protección de Bienes de Activos Fijos

• Custodia y seguridad de los activos fijos• Contratación de pólizas de seguro para los activos fijos.

• Implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad

Normas de Control InternoRecursos Humanos

• Normas dirigidas a establecer procedimientos básicos para cumplir el proceso de administrar los recursos humanos, incluyendo la contratación de servicios profesionales.

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Descripción y Análisis de Cargos

Deben formularse y revisarse periódicamente los documentos que incluyan la descripción y especificaciones de los cargos, a fin de que respondan a las necesidades de Institución.

Incorporación de Servidores Públicos

El ingreso de servidores públicos en cada entidad debe efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y selección, para garantizar su idoneidad y competencia.

Control y Evaluación del Desempeño

El control y la evaluación del desempeño, deben ser una práctica permanente al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere para su desarrollo.

Capacitación y Entrenamiento Permanente

Los titulares de cada entidad, cualquiera que sea su nivel en la organización, tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente al personal a su cargo, asícomo estimular su capacitación continua.

Movimiento de Servidores Públicos

Las acciones que implican movimientos del personal (rotación, asignaciones temporales, traslado, reubicación y otras), deben responder a necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado que constituye una práctica sana de control interno.

Mantenimiento del Orden, Moral y Disciplina

Los titulares de la entidad deben adoptar acciones para establecer y mantener la disciplina interna, así como elevar la moral de los servidores.

Información Actualizada del Personal

Debe diseñarse e implementar registros que contengan la información actualizada de todos los servidores de la entidad.

Aplicación de la Tercerización de las Entidades

Deben establecerse procedimientos de control para evaluar la eficiencia y calidad de los servidores que contraten las entidades bajo la modalidad de tercerización. (outsourcing)

Asistencia y Cumplimiento del Horario de Trabajo de los Servidores Públicos

Debe establecerse en la entidad, procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los servidores, asícomo el cumplimiento de las horas efectivas de labor.

Compensación de Becas de Estudios Otorgadas al Personal

Los servidores del sector público que hayan sido beneficiados con las becas de estudio tienen la obligación de laborar en la entidad por un período determinado.

Prohibición de Recibir Regalos u Otros Beneficios Distintos a la Remuneración

El personal que labora en el Sector Público, debe cumplir sus funciones con honestidad, diligencia y rectitud, no debiendo recibir regalos o beneficio alguno por el desempeño de sus funciones.

Normas de Control InternoSistemas Computarizados

• El énfasis de este segmento está dirigido a proporcionar criterios para la evaluación de riesgos y controles de los sistemas computarizados.

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Objetivo

Salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas de información. Los sistemas computarizados tienen el propósito de proporcionar en forma rápida y eficiente, información a los usuarios

Contenido

Organización del Área Informática

• Plan de Sistemas de Información

• Controles de Datos Fuente, de Operación y de Salida

• Mantenimiento de Equipos de Computación

• Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo

Contenido (Continuación)

• Plan de Contingencias

• Aplicación de Técnicas de Intranet

• Gestión Óptima de Programas (software), adquirido a la Medida por Entidades Públicas

Organización del Área de Informática

• Organización

• Estructura

• Área de Producción

• Área de Desarrollo

• Metodología

• Área de Soporte Técnico

• Políticas Adecuadas

Plan de Sistemas de Información

• PLAN

• CONTENIDO

• ELABORACIÓN Y APROBACIÓN

Diagnóstico

Objetivos y Estrategia

Desarrollo

Generación, Ordenamiento y Priorización de los Proyectos

Programación de los Tiempos y Período de Vida

Controles de Datos Fuente, de Operación y de Salida

• Claves de Acceso

• Controles de Operación

• Controles de Salida

• Coordinación

Mantenimiento de Equipos de Computación

• Clases de Mantenimiento

• Correctivo

• Preventivo

• Factores para el Mantenimiento

• Coordinación

Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo

• Clasificación de la Seguridad

• Seguridad Lógica

• Seguridad Física

• Coordinación

Plan de Contingencias

• Plan de Contingencia

• Puntos a Considerar

• Simulación

• Distribución y Revisión

• Elaboración, Mantención y Actualización

Aplicación de Técnicas de Intranet

• Intranet

• Información Compartida

• Pautas Más Importantes

• Implementación

• Limitación

Gestión Óptima de Programas (Software),

Adquirido a la Medida por Entidades Públicas

• Contratación para el Desarrollo eImplementación

• Registro

• Procedimientos para Compartir

Normas de Control InternoObras Públicas

• Comprende las Normas para el control, legal, financiero y físico de las obras públicas.

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Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas

• El Gobierno Realiza Inversiones Significativas en Obras de Diversos Sectores.

• Se Denomina Obra Pública a la Construcción o Trabajo que requiere, Dirección Técnica, en la Utilización de:

Normas de Control Interno para el Área de Obras Públicas

• Mano de Obra, Materiales y Equipos.• Todos o Algunos Elementos que

Efectúe una Entidad.• Esta Norma Complementa lo

Concerniente a Obras Públicas.

Expediente Técnico

• Debe estar firmado en todas sus páginas

• Memoria descriptiva, planos, medidas y especificaciones

• Presupuesto, precio unitario y estudios de suelo

• Expresión algebraica y proforma de contrato

• Ejecución de obras periódicas.

• Definición de condiciones de la obra

Contenido de las Especificaciones Técnicas

• Descripción de los Trabajos• Métodos de Construcción• Calidad de los Materiales• Sistemas de Control de Calidad• Métodos de Medición• Condiciones de Pago

Reglas que definen las prestaciones específicas del contrato como:

Sustentación de Medidas

• Sustentación de medidas.

• Constituyen la expresión cuantificada de los trabajos de construcción.

• Determinan el costo del presupuesto base.

• Representan el volumen de trabajo por cada partida.

Solución de Consultas u Observación sobre Documentos que Conforman el Expediente Técnico de la Licitación

• La entidad deberá absolver las consultas o cualquier observación que se hiciera sobre los documentos que conforman el expediente de la licitación.

• Implementación de la Norma.

Anexos que Forman Parte de los Contratos deben ser Identificados Individualmente y Numerados

Los anexos complementan:

• Costo • Plazo• Consultas absueltas• Adjudicación definitiva• Oferta del ganador• Implementación de esta norma debe estar a

cargo del área que formula el expediente técnico.

Modificaciones y Correcciones de Errores en el Expediente Técnico

• Las modificaciones sustanciales, la corrección de errores y omisiones

• La implementación de esta norma es competencia de la entidad.

Aplicación de Controles de Calidad en Obras e Informes

• La entidad debe velar que la obra en ejecución se apliquen controles de calidad acorde al contrato.

• Los controles de calidad son pruebas técnicas.

• Cumplimiento de normas, planos y especificaciones.

Aplicación de Controles de Calidad en Obras e Informes

• Estos controles deben permanecer registrados en el cuaderno de obras o bitácora.

• La implementación de la norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra.

Oportunidad en el Procesamiento de Presupuestos Adicionales

• Ejecución y aprobación.

• Cuaderno de obras o bitácora.

• El inspector elaborará informe que sustente origen de cada partida que conforme el presupuesto adicional.

Oportunidad en el Procesamiento de Presupuestos Adicionales

• Mediante acto admnistrativo formal, debe ser aprobado por la máxima autoridad de la entidad.

• La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del supervisor de la obra.

Sustentación de Presupuestos Adicionales en Contratos a Precios Unitarios Generados por Mayores Medidas

• Los presupuestos adicionales de los contratos a precios unitarios deben sustentarse.

• El presupuesto adicional se determina por diferencia.

• El sustento respectivo incluye croquis, diagramas, hoja de cálculo y otros.

• Es competencia del inspector o funcionario a cargo de la obra, implementar esta norma.

Sustracción de Presupuestos Adicionales en Contratos a Suma Alzada

• Cuando se presente presupuestos adicionales por modificaciones en los planos y / o especificaciones técnicas de la obra de un contrato en suma alzada debe demostrarse fehacientemente haberse producido esta situación, así como acreditar que tales modificaciones generen mejores costos a lo pactado en la obra.

Resoluciones Aprobatorias Adicionales

Deben precisar la causal que genera dicho adicional.

• Los presupuestos adicionales de obras exigen la expedición de la resolución aprobatoria . deben formularse los presupuestos adicionales en forma independiente de las reducciones y o supresiones de obras.

• Corresponde a la entidad contratante implementar esta norma.

Aprobación de Reducción de Obra

• Toda reducción de obra debe ser aprobada mediante la resolución .

• La reducción de obra representa disminución de contrato principal.

• Presupuestos no utilizados por la reducción de obras.

• Responsable de la norma, el supervisor y la entidad. .

Cumplimiento del Plazo Contractual

• Todo contrato será objeto de control.

• El plazo contractual es un parámetro que delimita los alcances del contrato.

• El plazo contractual debe reflejarse en el calendario de avance de acuerdo al diagrama por días calendarios.

Elaboración de Medidas dePost Construcción

El inspector de la obra elaborará las medidas de postconstrucción de acuerdo a los trabajos ejecutados.

• También forman parte del acto de recepción.

• Complementa los planos post construcción, cuadros explicativos, presupuestos adicionales y reducciones.

• La implementación de esta norma debe ser responsabilidad del ingeniero supervisor lo cual debe incluirse en el contrato

Participación de los Miembros Designados para la Recepción de Obras

• Los miembros designados parala recepción de la obra, deben participar directamente en el acto.

• En el acto se da conformidad a los trabajos ejecutados.

• El desempeño de las funciones de los miembros de la comisión debe ser personal e intransferibles.

• En algunos casos se designan representantes en reemplazo de los comisionados.

Registro de Garantías, Etapa de Operación y Mantenimiento

• Debe existir un registro de garantías

• Las obras de equipamiento.

• Existen obras en las cuales se comprometen a darle mantenimiento lo cual está incluido en el contrato

Mantenimiento de las Obras

• Las entidades están obligadas a mantener eficientemente las obras públicas.

• La entidad garantizará el funcionamiento y buen estado de las mismas.

• La entidad es la responsable de implementar esta norma.

Conclusiones

La estructura del Control Interno es común a las instituciones pública, cualesquiera sea su naturaleza y función.

Las Normas de Control Interno Gubernamental suplen la orientación básica acerca de la manera de dinamizar los principios en los que se enmarca la estructura del control interno.

normas de control

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