NOMINA

La nómina es un sistema de contabilidad manual o sistematizada en un periodo determinado por la empresa (semanal, Quincenal, mensual); que consiste en una relación nominal de cada uno de los individuos que por una labor deben percibir una remuneración salarial.

El procedimiento de nómina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar forma de pago (cheque o medio magnético) y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado; justificando con su firma haberlo recibido. Además de esto, la compañía necesita informes y reportes de nómina para cada periodo y generalmente una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación en función de los diferentes procesos productivos.

2.  PARTES DE LA NOMINA: La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.

2.1 El devengado: Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

2.2 Las deducciones: Son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que le corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado.El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.

Crédito por libranza: Es la autorización que el empleado otorga al empleador para que una parte de su salario sea pagada a un tercero (Almacenes, cajas de compensación, Supermercados) con los cuales el empleador realiza un convenio, pueden ser para educación, compra de ropa, calzado, mercado, etcétera.

2.3 Las apropiaciones:Son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que le corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empleado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.

2.1. EL DEVENGADO2.1. SALARIO:

Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en especie.

El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será embargable hasta en una quinta parte.

2.1.1 PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS (QUE NO SON FACTOR SALARIAL):

No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128 CST).

2.1.2 PAGOS QUE CONSTITUYEN SALARIOS (QUE SON FACTOR SALARIAL):

Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST). Veamos algunos conceptos:

A) SALARIO MÍNIMO LEGAL: Es el que todo trabajador tiene derecho a percibir par subvenir sus necesidades normales y las de su familia, en los órdenes material, moral y cultural.

B) SALARIO BÁSICO: Asignación básica mensual que se le da a la persona y sirve para la liquidación del trabajo nocturno, trabajo dominical, festivo, horas extras, etc.

C) AUXILIO DE TRANSPORTE: tienen derecho al auxilio de transporte quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), su objetivo es que el trabajador cobre parte del desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.

D) COMISIONES: Usualmente, el empleador contrata vendedores con un salario básico y un porcentaje sobre ventas que se denomina comisión; el total devengado por estos trabajadores en ningún caso puede ser inferior al salario mínimo legal.E) TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO: El ttrabajo diurno es el comprendido entre las seis horas (6 a.m.) y las diez y ocho (6 p.m.); Trabajo nocturno es el comprendido entre las diez y ocho horas (6 p.m.) y las seis (6 a.m.). (Art.160 CST).  El trabajo por el solo hecho de ser nocturno debe ser remunerado con un 35% como recargo.

F) HORAS EXTRAS: Se denomina hora extra a las horas adicionales a la jornada de trabajo ordinaria y en todo caso el que excede la jornada máxima legal.

G) RECARGOS POR TRABAJO NOCTURNO, SUPLEMENTARIO Y DESCANSOS REMUNERADOS: Una vez se determina el valor de la Hora Extra se debe multiplicar por el número de horas que laboró el trabajador para conocer cuanto se le debe cancelar. Esta tabla, fue traída del webzine del Ministerio de Protección Social:

2.2 DEDUCCIONES.

2.2.1 SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:

1. Régimen Pensional

2. Régimen salud

3. Régimen Riesgos Profesionales (Comprende una Apropiación)

Para la liquidación de este descuento todas se aplican sobre el total devengado por el trabajador menos el Auxilio de transporte.

A) Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte. El aporte es del 16% repartido así:

Empleador: 12%              Trabajador: 4%

B) Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad. El aporte es del 12.5% repartido así:

Empleador: 8.5%                                                Trabajador: 4%

C) Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.

2.2.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE POR CONCEPTO DE SALARIOS

Es el valor que el empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores como anticipo del impuesto de renta sobre el 75% de los pagos gravables originados en la relación laboral, para ello, se aplica la tabla que anualmente publica la DIAN.Para determinar el valor correspondiente a la retención en la fuente sobre salarios, se toma el valor de los ingresos laborales mensuales devengados por cada trabajador y se descuentan los valores que no constituyen renta ni ganancia ocasional (pensiones y fondo de solidaridad). Del valor neto, 25% es exento y al 75% restante se le aplica la retención determinada en la tabla de la DIAN.Existen dos procedimientos para la Retención en la fuente por concepto de salarios. Para el cálculo de estos nos apoyaremos en herramientas informáticas de Excel, para lo cual es necesario que descargue las ayudas ubicadas en la Blackboard para liquidación de retención en la fuente por salarios y ensaye con varios sueldos estableciendo que metodología se sigue en cada caso.

2.3 APROPIACIONES

Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe calcular los aportes y provisiones causados, de acuerdo con la legislación vigente, como:

2.3.1 APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral y se realiza sobre el monto total de la nómina mensual (Total devengado menos el auxilio de transporte).

1. Cajas de Compensación Familiar

2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

A) Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa. El aporte es del 4%.

B) Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica. El aporte al SENA es del 2%.

C) Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada. El aporte es del 3%.

Para el año 2011 quedaría así (SMLMV $535.600)

$21.420 Caja de Compensación Familiar 4% $16.070 I.C.B.F. 3% $10.700 SENA 2%  $48.190 Total aportes parafiscales 9% 

Los aportes parafiscales se consignan en su totalidad en la caja de compensación, y ésta hace las transferencias al ICBF y al SENA.

2.3.2 PROVISIONES PRESTACIONES SOCIALES: Los porcentajes que las empresas deben tener en cuenta para efectuar la provisión para las prestaciones de Ley, son los siguientes: