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Nombre del Proceso: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Código: ES-P03-F10

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INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Vigencia desde: 01/02/2016

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Evaluación y Seguimiento: Estrategia Anti Trámites y Gobierno en Línea. Plan de Acción Gobierno en Línea PAGEL - Vigencia 2018

Primer seguimiento corte 30 de abril del 2018

1. Introducción y alcance De acuerdo al rol de evaluación y seguimiento y en el marco del decreto 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea”, el Manual estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de la Tecnología y las Comunicaciones MINTIC, la ley 1712 del 2014 ley de transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, la Oficina de Control Interno, presenta el informe y recomendaciones al “Plan de Acción de Gobierno en Línea vigencia 2018” adjuntando la matriz consolidada con su seguimiento, con corte a 30 de abril del 2018. Se verifica dentro de la matriz, el cumplimiento o avance de las acciones para la vigencia 2018, realizando observaciones que permitan mejorar la “Estrategia de Gobierno en Línea” con el manejo de la adecuado de la infraestructura tecnológica, información y comunicación que maneja la Defensoría del Pueblo, considerando la premisa del acceso oportuno y transparente de los usuarios a la entidad, atendiendo la directriz dada por el Gobierno Nacional de “Estado abierto”.

2. Objetivo Evaluar el cumplimiento de las actividades formuladas, dentro de la matriz Plan de Acción de Gobierno en Línea PAGEL para la vigencia 2018 con corte a 30 de abril, por parte de cada uno de los responsables de las actividades, registrando su seguimiento en la columna de y soportes presentados por parte de cada uno de los responsables de las actividades con esta fecha de corte. Este seguimiento se registra en la columna “seguimiento del responsable”. La Oficina de Control Interno, verifica los soportes y el seguimiento a las actividades y si se requiere, se hacen comentarios sobre su cumplimiento, en la columna “Observaciones Oficina de Control Interno”. Se presenta dentro de este informe, recomendaciones con el fin de asegurar el cumplimiento, tanto al marco normativo, como a las directrices establecidas para prestar una mejor atención al usuario y cumplimiento de estas, dadas en el Manual de Gobierno en línea y la normativa, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-MINTIC, y la ley de transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley 1712 de 2014 – Decreto 103 de 2015.

3. Desarrollo Comité de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones en la Defensoría de Pueblo ( - Gobierno en Línea- ) Se realizó comité de Tecnologías de la Información, el pasado 30 de enero del 2018, como se indica en la resolución 477 del 13 de marzo de 2017. En este comité se aprobó el plan propuesto de “Plan de Acción de Gobierno en línea vigencia 2018”, que quedó aprobado sin objeciones y se puede consultar en la página WEB, en la ruta: “La Defensoría\Planeación y Gestión\Gobierno en línea” y el enlace es el siguiente: http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/3137/Gobierno-en-l%C3%ADnea.htm


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Gobierno en línea – Plan de Acción GEL 2018 El documento PDF, publicado, corresponde a: http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/PLAN-GEL2018.pdf. Para esta vigencia, la matriz del “Plan de Acción de Gobierno en Línea vigencia 2018”, se formularon veintitrés (23) actividades, distribuidas en sus cuatro ejes temáticos. El estado de cumplimiento en cada logro se presenta así:

Seguimiento a corte: 30 abr-2018

Eje temático Logro

Cantidad de actividad por

Eje Actividad por Logro

Cumplidas A 30 abr

2018

Cumpl/to parcial o avance

Sin avance

% promedio Cumpl/to

I.- TIC Gobierno abierto

Transparencia 5 5 1 1 3 30%

I.- TIC de servicios

1- Servicios centrados en el usuario

6

1 0 0 1 0% 2- Sistema Integrado Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias (PQRD)

1 0 1 0 5%

3-Tramite y servicios en línea 4 0 1 3 8%

III.- TIC de Gestión

1- Estrategia de TI

10

4 2 2 0 74% 2- Gobierno de TI 1 0 1 45% 3- Sistemas de información 2 1 1 0 90%

4- Uso y apropiación 1 0 0 1 0% 5- Capacidades Institucionales 2 0 2 20

IV.- Seguridad

y Privacidad

Implementación del plan seguridad y privacidad de la información y de los sistemas de información

2 2 0 2 0 55%

Total 23 23 4 11 8 33% % Cumplimiento PAGEL vigencia 2018: 17% 48% 35%

Cumplimiento promedio de actividades del PAGEL 2018 37% Con fecha de corte 30 de abril, se debería dar cumplimiento a cinco (5) actividades, reportando un cumplimiento total en dos (2) de ellas, y una (1) con un buen avance. Las otras dos (2) actividades están en responsabilidad de la de la Oficina de Comunicaciones, pero no fue posible su seguimiento


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con esta fecha de corte, reportando un avance de 0%. Se recomienda a todos los responsables de las actividades de este Plan de Acción, mantener su compromiso en pro de este cumplimiento. El grupo de Sistemas, quien es el área en que recae la mayoría de las actividades, presenta su seguimiento sobre las actividades formuladas y lideradas junto con el equipo interdisciplinario conformado entre otros, por la Oficina Comunicaciones y la Secretaría General. Transparencia y acceso a la información Considerando el acompañamiento dado por la Secretaria de Transparencia, se recibió el informe de lo verificado durante la vigencia 2017 y que se presentó en el mes de diciembre y se formaliza, dándose a conocer por correo del pasado 16 de mayo a la mesa técnica. El estado de cumplimiento para la vigencia 2017, alcanzó el 67.04% Este valor porcentual emitido por este informe ha mejorado, ya que estos vínculos en lo corrido de esta vigencia se han ajustado por cada uno de los responsables de la información que se despliega en este botón de “Transparencia y acceso a la información pública”. Se recomienda continuar mejorando estos accesos a la información presentada en algunos temas del botón de transparencia, como en aquellos casos en que la consulta no es directa, sino que el ciudadano debe navegar sobre el espacio al que fue direccionado, para lograr obtener de manera satisfactoria su consulta, caso concreto los “mecanismos de contacto” El botón de “Transparencia y acceso a la información”, está disponible al ingresar a la página WEB de la Defensoría del Pueblo y se presenta así, con enlace:

http://www.defensoria.gov.co/es/public/ley1712/


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La imagen consultada el pasado 30 de mayo del 2018 en la WEB se presenta así1:

De acuerdo con la normatividad de la ley de transparencia y las recomendaciones presentadas por el acompañamiento de la Secretaria de Transparencia, se tienen definidos los accesos, sin embargo, se debe mantener el principio de accesibilidad, para que esta consulta esté disponible “a un solo click”, por lo que se debe asegurar, que el usuario consultante, logre encontrar la información sin tener que navegar en el sitio web para llegar a su consulta como se indicó en el botón de transparencia. Considerando las recomendaciones entregadas por la asesoría de la Secretaría de Transparencia en su informe, se ha mejorado la presentación y enlaces que permiten llegar a la información, Sin embargo, se requiere revisar este documento para corregir desviaciones y asegurar la información

1 Consultado en la WEB, link: http://www.defensoria.gov.co/es/public/ley1712/


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definida en la ley 1712 del 2014 y los decretos reglamentarios. Se verifica el 25 de mayo del 2018, la presentación de las ventanas disponibles en el espacio de “Transparencia y acceso a la información”, considerando el principio de información transparente, de calidad y disponible “a un solo click”. En este espacio se cuenta con diez (10) secciones (categorías) y setenta y ocho (78) subcategoría de títulos y contenidos. Un resumen de lo allí verificado se presenta a en el anexo No. 1.

4. Conclusiones 1- Se realizó, seguimiento al Plan de Acción de Gobierno en Línea-vigencia 2018. Se reporta un

avance promedio de cumplimiento del 37%.

2- El Grupo de Sistemas presenta su seguimiento y considerando que este grupo, es quien tiene más actividades, se debe coordinar su liderazgo, para asegurar un buen equipo de trabajo de acuerdo con las necesidades de los otros líderes dentro de las actividades de este plan junto con la Secretaria General y la Oficina de Comunicaciones, que aseguran una mejora en el botón de transparencia y acceso a la información, de cara a la ciudadanía.

3- Se presentó, seguimiento por cada uno de los responsables de las actividades formuladas en

esta matriz.

4- Se encuentran cuatro (4) actividades con un cumplimiento total del 100%; once (11) actividades se encuentran en ejecución y Ocho (8) sin avance, de las veintitrés (23) actividades formuladas. El cumplimiento en esta vigencia y para este periodo corresponde a 37% con la siguiente distribución:

Cumplimiento de actividades %

Total 100%: 17% Parcial o avance 48% Sin avance 35%

5. Recomendaciones Se recomienda: 1. Continuar con el fortalecimiento del tema de los “sistemas de información” y enlaces dentro de la WEB, con el compromiso de todos los responsables y sobre todo, con el equipo interdisciplinario. Conformado por el grupo de Sistemas junto con la Secretaria General y la Oficina de Comunicaciones, que han liderado y construido actividades que se ven reflejadas tanto al interior, como al exterior de la entidad; asegurando una mejora en la transparencia y acceso a la información de cara a la ciudadanía.


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Anexo No. 1. Plan de Acción de Gobierno en línea Vigencia 2018

Primer seguimiento - Corte 30 de abril del 2018 Cuatro (4) hojas, dos (2) folios

(Publicado en la WEB, ruta: La Defensoría\Órganos de Control – Informes de Control Interno de Gestión \ -

Seguimiento al Plan Acción de Gobierno en línea)

Matriz primer seguimiento Plan de Acción Gobierno en Línea vigencia 2018. Corte 30 de abril 2018.

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Anexo No. 2: Estado botón “Transparencia y acceso a la Información”- consultada mayo del 2018 Categoría Total

Botones Enlace Observaciones / orientación al usuario

1. Mecanismo de Contacto

12

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/3134/Portaf

olio-de-servicios.htm

ü Mecanismos para atención al ciudadano: Presenta el protocolo de atención al ciudadano, documento aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno durante la vigencia 2014. Se recomienda actualizar tanto el Protocolo (la visión está desactualizada) y el portafolio, indica ser elaborado desde el 2014 y presenta la marca de agua “Borrador”.

http://www.defensoria.gov.co/es/#regionales

ü Espacios físicos destinados para el contacto con el sujeto obligado: Se presenta la pantalla en acceso a las regionales, donde se indica “Seleccione aquí”. Se recomienda se indique de manera breve la forma de buscar para que el usuario tenga mayor claridad para ubicar la regional a consultar. Si se despliega el mapa de Colombia, se puede ubicar fácilmente en la zona y buscar la defensoría regional. No está en orden alfabético la pestaña que se despliega (costado izquierdo): se encuentra a primero ..Vichada, Vaupés, …(luego se encentra).. Tolima, .. Santander,…, finaliza con “R Casanare”

1.- http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#tele 2.- http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#mail 3.- http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccion

ü Teléfono fijo, línea gratuita y fax ü Correo electrónico Institucional ü Correo físico o postal Y es el mismo enlace http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccion para: ü Localización física Y para: http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6602/Datos-b%C3%A1sicos.htm#direccionsedes ü Sedes regionales, horarios, y días de atención al público Se presentan estos cinco (5) botones, con distintos enlaces, pero se ingresa a la misma pantalla. El usuario debe desplazar el cursor para ubicar el tema específico a consultar.


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Categoría Total Botones Enlace Observaciones / orientación al usuario

ü Se mantiene recomendación de unificar en un solo botón los 4 primeros títulos y se separe en un acceso distinto las sedes regionales, horarios de atención y que esta presentado en el botón de “Espacios físicos destinados para el contacto con el sujeto obligado”.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/116/Directorio-de-

Depedencias.htm

ü Directorio de Dependencias. Se recomienda registrar la fecha de actualización de este documento publicado

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/1961

ü Peticiones, Quejas y reclamos. Considerando las Peticiones, Quejas y Reclamos al ingresar se presenta entre otros los “servicios en línea” y el botón “Ingresar”, se presentan los informes de seguimiento que realiza la Secretaria General. Se encuentra roto el enlace del informe del primer trimestre del 2018. Adicional en este espacio se pueden registrar las peticiones de servicios que adelanta la defensoría en su parte misional y las quejas por el manejo inadecuado de los servidores que atienden a algún usuario y este, no se siente satisfecho con la atención recibida, registrando el “Formulario único de recepción de peticiones”. Se recomienda que esta introducción del formulario de peticiones, este ubicado en la primera ventana y luego si se ingrese a diligenciar el formulario, al dar click del botón “Ingresar”. Se direcciona al link: http://www.defensoria.gov.co/formularios/PQRSFD#!/

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6595

ü Dirección de correo para notificaciones judiciales. Se presenta el instructivo para realizar las notificaciones, pero también en primera línea se encuentra el acceso a servicios en línea que lo lleva al espacio de “Formulario único de recepción de peticiones” Se recomienda se presente en primer línea la dirección del buzón de notificaciones judiciales [email protected].

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/6601/

ü Política de seguridad de la información al sitio web y protección de datos personales.


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En el título “Política de seguridad de la información al sitio web” presenta el mensaje: “No hay una vista previa disponible” Al deslizar el cursor en el “scroll” vertical de la pantalla, se presenta el documento “POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES”. Se mantiene recomendación de indicar la fecha de actualización y dependencia (s) responsable (s) de este documento (para futuras actualizaciones cuando se requiera.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/6937/

ü Manual Portal Web, Intranet y Redes Sociales. Se recomienda indicar la fecha de actualización de este documento.

2.- Información de Interés

14

https://www.datos.gov.co/browse?q=defensoria&sortBy=relevance

ü Publicación de datos abiertos. Publicación de datos abiertos: Se enlaza a la página de datos.gov, donde se reporta cinco (5) informaciones: 1- Directorio de funcionarios, 2- Información de gestión Unidad para las Victimas 12-2017, 3- Información de gestión Unidad para las Victimas 2-2018, 4- Visualización sin título – Basado en información de gestión Unidad para las Victimas 12-2017, 5-Data unidad de víctimas Revisar recomendación informe de la asesoría de la Secretaria de Transparencia

http://desarrollos.defensoria.gov.co/desarrollo1/ABCD/opac/

ü Estudios e investigaciones. ü Otras publicaciones. ü Biblioteca Virtual. Estudios e investigaciones, otras publicaciones y biblioteca Virtual: envía al mismo link, podrían estudiar la posibilidad de unificarlos. Se recomendaría enmarcar en este espacio las últimas investigaciones adelantadas por la defensoría

http://www.defensoria.gov.co/es/public/convocatorias

ü Convocatorias. Este enlace permite conocer las convocatorias realizadas y se registra la fecha de publicación. Se presenta un enlace para la “Convocatoria profesionales para realizar seguimiento a la Ley 1257 de 2008”. (Delegada de Mujeres y asuntos de genero), fecha de publicación mayo 18 del 2018


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http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/1320/Preguntas-

Frecuentes.htm

ü Preguntas y respuestas frecuentes. Se presentan diez (10) preguntas, sobre la misionalidad de la Defensoría del Pueblo y sus servicios

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/6796/Glosario.htm

ü Glosario. Se presentan más de cincuenta (50) definiciones. Se recomienda registrar la fecha de la última actualización

http://www.defensoria.gov.co/es/nube/noticias/

ü Noticias. Se envía al enlace de las noticias que registra la Oficina de Comunicaciones, sobre la gestión de la defensoría. Ultima noticia presentada 30 de mayo del 2018 “Información sobre el registro administrativo de migrantes venezolanos en Colombia RAMV”

http://www.defensoria.gov.co/es/nube/enlosmedios

ü Así nos ven en los medios. Se registran las noticias de diferentes medios; última noticia presentada el 30 de mayo del 2018, fuente de RCN Radio y Teleantioquia (Albergues de Valdivia)

http://www.defensoria.gov.co/es/nube/destacados/

ü Calendario de actividades. Debería hacer referencia a las ACTIVIDADES programadas que espera realizar nuestra entidad en los diferentes días del mes, haciendo la salvedad de que las fechas pueden ser modificadas en el transcurso y que pueden ser actualizadas constantemente; en este orden de ideas, nada más debería aparecer un calendario con las actividades programadas. (referencia noticias destacadas de la Defensoría. Ultimo tema presentado “Defensoría urge protección para las comunidades afro e indígenas de la región del Naya” 31 de mayo.

http://paloma.defensoria.gov.co/ninosninas/

ü Información para niños, niñas y adolescentes: Revisar ortografía. Se encuentra habilitada la página para niños. Se recomienda registrar la fecha de actualización de la información allí publicada.

http://desarrollos.defensoria.gov.co/desarrollo1/ABCD/opac/

ü Biblioteca Virtual. Igual al enlace de “Estudios e Investigaciones”. Para este caso si aplica

http://www.arcgis.com/apps/MapSeries/index.html?appid=4b9959ce79354

92b9c72498066634291

ü Sistema de Alertas Tempranas Enlace que lleva a consultar las situaciones de riesgos advertidas desde el 2013 al 2017, por pestañas por vigencia. Se recomienda registrar instrucciones para mejorar la consulta de los usuarios


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http://campusvirtual.defensoria.gov.co/

ü Campus Virtual. Se presentan cuatro (4) espacios. Dos (2) cursos virtuales, dentro de esta plataforma: 1- Que son los Derechos Humanos, 2- Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública; el 3 y 4 son documentos, referentes a: 3- Documentos – Preguntas y respuestas sobre la Paz, y 4- Red Nacional de Promotores de DDHH y Gestores de Paz. Se recomienda visibilizar, en primer plano el texto identificado como: “Campus Virtual de la Defensoría del Pueblo” y revisar los textos que se encuentran en la parte inferior “Actualidad en el campus” en el espacio [Lanzamiento del Curso Virtual ”¿Que son los derechos humanos”], (texto en inglés)

http://www.defensoria.gov.co/public/escuela/index.html

ü Escuela de Defensoría Pública "Roberto Camacho Weverberg" Se realiza una presentación de esta escuela y su función. Se recomienda registrar su ubicación, teléfono y contacto.

3.- Estructura orgánica y

talento humano

10

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/5847/%C2%BFQu%C3

%ADenes-somos.htm

ü ¿Quiénes somos? Presenta la labor que debe desarrollar la Defensoría del Pueblo. Se indica el responsable de esta información. Se recomienda registrar la fecha de actualización.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/114/Misi%C3%B3n-y-

Visi%C3%B3n.htm

ü Misión y Visión Información actualizada. Se recomienda registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Defensor/453/Funciones-del-

Defensor-del-Pueblo.htm

ü Funciones. Información presentada. Se recomienda registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/126

8/C%C3%B3digo-de-%C3%A9tica-principios-y-valores.htm

ü Deberes Está enmarcado en el “Código de ética, principios y valores. Temas referentes, pero no son los que indican cuales son los deberes de la Defensoría del Pueblo.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/5848/Historia.htm

ü Historia. Información presentada. Se recomienda registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.


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http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1260/Calidad-y-Modelo-Est%C3%A1ndar-

de-Control-Interno---MECI.htm

ü Procesos y procedimientos. Se presenta el mapa de procesos y está vinculado a los procesos que se han establecido en la entidad, con acceso a los documentos de cada uno de ellos

http://www.defensoria.gov.co/es/public/organigrama

ü Organigrama. Información presentada. Se recomienda registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.

http://busquedas.dafp.gov.co/search?btnG=Buscar&client=Hojas_de_vida&output=xml_no_dtd&proxystylesheet=Hojas_de_vida&sort=date:D:L:d1&oe=

UTF-8&ie=UTF-8&ud=1&getfields=*&wc=200&wc_mc=1&exclude_apps=1&site=Hojas_de_Vida&filter=0&lr=lang_es&entqr=3&ulang=es&ip=177.252.129.195&access=p&entqrm=0&q=defensoria+del+pueblo+inmeta:INSTITUCION%3DDEFENSORIA%2520DEL%2520PUEBLO&dnavs=inmeta:INSTITUCION%3DDEFENSORIA%2520DEL%2520PUEBLO%20SERVIDOR%20P%C3%99BLICO%201

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ü Directorio de información de servidores públicos Directorio de servidores y contratistas, si bien es cierto se tiene el enlace al SIGEP, pero solo se presentan los servidores vinculados en la Sede central, al igual que los contratistas.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/6938/Directorio-de-

entidades.htm

ü Directorio de entidades. Se presenta las entidades de control a nivel nacional y con las que la Defensoría mantiene contacto, por su misión o razones administrativas. Revisar recomendación informe de la asesoría de la Secretaria de Transparencia.

http://www.defensoria.gov.co/public/rendiciondecuentas/assets/directori

o-organizaciones-sociales2017.pdf

ü Directorio de Agremiaciones, Asociaciones y otros grupos de interés. Información presentada. Revisar los campos con el fin de indicar la ubicación o región de esta agremiación. Se recomienda registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.

4.- Normatividad 2

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/6584/Normograma.ht

m

ü Normatividad del orden nacional. Información presentada. Se recomienda, presentar los enlaces de esta normatividad presentada en el normograma y registrar la fecha de actualización y responsable de esta publicación.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/121/Instituciones-

Nacionales-para-los-Derechos-Humanos.htm

ü Otros sujetos obligados. Revisar la información allí presentada, si cumple con lo requerido en este tema.

5.- Planeación 9 http://www.defensoria.gov.co/public

/pdf/01/Resolucion-812de2017.pdf ü Política. Se presenta la Política de Calidad de la Defensoría del Pueblo mediante la resolución 812 del 5 de junio del 2017


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http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/res194_poe2017_2020.pdf

ü Lineamientos. Se presenta la resolución 194 del 30 de enero del 2017, por la cual se adopta el plan estratégico de la Defensoría del Pueblos para el periodo 2017 - 2010

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/ManualdeCalidad.pdf

ü Manuales. Se presenta el “Manual de Calidad” Código SQ-Q1, versión 4 del 20 de 06 del 2017. Se recomienda incluir otros manuales como: Manual de contratación, Manual de inventarios, Manual del usuario postal, entre otros.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contenido/6937/

ü Manual Portal Web, Intranet y Redes Sociales. El enlace del “manual Portal WEB, Intranet y Redes sociales”, está presentado también en “Mecanismos de contacto”; retirar de este ítem.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1146/Planeaci%C3%B3n-presupuestal.htm

ü Plan de gasto público. El mismo enlace que esta presentado en 6.- Presupuesto, 1- Información Presupuestal y 2- Presupuesto general e histórica anual. Este punto se refiere a lo que se conoce como Plan de adquisiciones, que esta enmarcado en el numeral 9- Contratación.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/6688/Proyectos-de-Inversi%C3%B3n.htm

ü Banco de Proyectos ü Proyectos en ejecución Se presenta la ejecución de los proyectos y el informe de proyectos de inversión con corte marzo 2018.Se recomienda revisar la unificación del botón o presentar el banco de proyectos dentro de un cuatrenio o periodo determinado.


3/Gesti%C3%B3n-estrat%C3%A9gica.htm

ü Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño. Se presenta el Informe de seguimiento del POE, para la vigencia 2018, con corte a marzo y el formulado para esta vigencia. Se recomienda indica la fecha en que se formalizó y su fecha de publicación.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/3139/Plan-

Anticorrupci%C3%B3n-y-de-atenci%C3%B3n-al-ciudadano.htm

ü Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se presenta el Plan Anticorrupción para esta vigencia y el primer seguimiento con corte 30 de abril. Se recomienda registrar las fechas de publicación de esta información.

6.- Presupuesto 4


0/Presupuesto-2017.htm

ü Presupuesto general asignado Se presenta el presupuesto para cada vigencia y con modificaciones. Se recomienda registrar la fecha de su actualización


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http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1146/Planeaci%C3%B3n-presupuestal.htm

ü Información presupuestal ü Presupuesto general e histórica anual Con estos dos botones, se envía en el botón de transparencia al mismo enlace, no es claro para el usuario la diferencia entre una “Información presupuestal” y “Presupuesto general e histórica”


6/Informaci%C3%B3n-contable.htm

ü Estados financieros. Se encuentra publicado los estados financieros hasta diciembre 2017, debería estar publicado el informe con corte a marzo del 2018, si se considera que es un reporte trimestral

7.- Control 7

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/Informe-sobre-las-demandas-en-contra-y-a-favor-de-la-Entidad%20.pdf

ü Informe sobre las demandas en contra y a favor de la Entidad Se presenta el enlace de un informe con corte a 31 de julio de 2017. Se recomienda definir la frecuencia de su actualización, y dejar la evidencia de los informes anteriormente emitidos. Si se considera que este es el primero, se recomienda actualizar por lo menos cada semestre.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/despachodeldefensor/6267/Infor

mes-de-Control-Interno.htm

ü Informes de gestión, evaluación y auditoria. Los informes de auditoría interna no están publicados. En este Micrositio se encuentran múltiples informes y cada uno de ellos en diferentes periodos dependiendo del tipo de informe o evaluación (Algunos son obligatorios y otros no están enmarcado en un requisito legal como los informes de plan de mejora), se recomienda establecer un índice para permitir a los usuarios su consulta.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/rendiciondecuentas

ü Informes de rendición de cuentas a la ciudadanía. Se presenta un esquema que permite consultar el ejercicio de RdeC para cada vigencia


5/

ü Informe de rendición de la cuenta fiscal a la Contraloría. Los certificados publicados no se encuentran todos disponibles y corresponden: a la vigencia 2016, reportado en febrero del 2017. Pendiente los reportes trimestrales (disponible a julio 2017. No se ha actualizado estos certificados para esta vigencia 2018


4/Planes-de-mejoramiento.htm

ü Planes de mejoramiento. El enlace no está actualizado, como se presenta en el mapa de procesos, link enlace de planes de mejora y solo se presenta la formulación, no el seguimiento o el cierre del plan de mejora

http://www.defensoria.gov.co/es/public/institucional/120/Entidades-de-

Control.htm

ü Entes de control que mecanismos de supervisión. Se presentan los informes de la contraloría. No todos los títulos están vinculados a los


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informes. Se recomienda revisar los enlaces y publicar el informe recibido en Diciembre del 2017 y el plan de mejora formulado para atender este informe.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/Defensor/454/Informes-al-

congreso.htm

ü Informes al Congreso. Se presenta el informe del congreso de la vigencia 2017, publicado en le 2017. Se recomienda indicar en el título del documento, el periodo al que corresponde y la fecha de su publicación

8.- Contratación 8

https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta.do

ü Información contractual. Envía el enlace al SECOP I. Se recomienda tener publicado un documento que permita consultar los contratos que adelanta la Defensoría del Pueblo

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contratacion2017/

ü Procesos de contratación. Se encuentran publicados los procesos contractuales. No hay ningún contrato de la vigencia 2018, y se han adelantado uno en enero del 2018

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contratacion/6083/Cuant%C3%AD

as-2017.htm

ü Cuantías contractuales. Se encuentra publicado las cuantías vigencia 2017 y las cuantías 2018. Se recomienda registrar la fecha de actualización o publicación de esta información.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contratacion/6687/Ejecuci%C3%B

3n-de-contratos.htm

ü Ejecución de contratos. La ejecución del contrato, no se indica la fecha de corte ni la publicación de este documento. Solo se encuentra uno de vigencia 2017. No hay nada de la vigencia 2018

http://www.defensoria.gov.co/es/public/contratacion/1467/Manual-de-

contrataci%C3%B3n-de-la-Defensor%C3%AD%C2%ADa-del-

Pueblo.htm

ü Procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras Se encuentra publicado la resolución 1070 del 8 de agosto del 2017, que cubre a los procesos de contratación generado desde esta fecha. Se recomienda publicar las resoluciones derogadas y que aplicaron a los procesos de contratación celebrados con esas resoluciones.


7/Plan-de-compras.htm

ü Plan Anual de Adquisiciones. Publicado junto con las fechas de sus actualizaciones. Se recomienda agrupar los planes de compras por vigencia (2017 y 2018) e indicar en el botón el nombre usado “Plan de Compras”

http://busquedas.dafp.gov.co/search?btnG=Buscar&client=Hojas_de_vida&output=xml_no_dtd&proxystylesheet=Hojas_de_vida&sort=date:D:L:d1&oe=UTF-8&ie=UTF-8&ud=1&getfields=*&wc=200&wc_mc=1&exclude_apps=1&site=Hojas_de_Vida&filter=0&lr=lang_es&entqr=3&ulang=es&ip=177.252.250.236&access=p&entqrm=0&q=defensori

ü Contratistas - Prestación de Servicios -SIGEP- Se presenta el enlace con a la página del SIGEP, sin embargo, solo se puede evidenciar los contratistas para la ciudad de Bogotá y vinculados como contratistas de la vigencia 2017. No se presentan contratos de la vigencia 2018


Versión:02


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a+del+pueblo+inmeta:INSTITUCION%3DDEFENSORIA%2520DEL%2520PUEBLO+inmeta:TIPO_ALTA%3DContratista&dnavs=inmeta:INSTITUCION%3DDEFENSORIA%2520DEL%2520PUEBLO+SERVIDOR+P%C3%99BLICO+1867+inmeta:TIPO_ALTA%3DContratista

9.- Tramite y servicios

1 http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/3134/Portaf

olio-de-servicios.htm

ü Trámites y servicios. Documentos publicados son de la vigencia 2014. Corresponde al mismo enlace de la primera categoría: “Mecanismos para atención al ciudadano. La información debe presentar los trámites que se pueden adelantar en las instalaciones de a Defensoría del Pueblo

10.- Instrumentos

de gestión de la

información pública

12

No se pudo consultar

ü Registro de activos de información. No se pudo consultar, Mensaje: “Este sitio web contiene software malicioso ü Índice de información clasificada y reservada. Ídem al anterior ü Esquema de publicación de información. Ídem al anterior

http://www.defensoria.gov.co/public/ley1712/PGD_Defensoriacompleto.p

df

ü Programa de Gestión Documental. Documento elaborado y aprobado el 29 de julio del 2016, sin embargo, este documento hace referencia al Plan estratégico 2013 – 2016 (presentado en el alcance) y en la actualidad se encuentra vigente el 2017 – 2020. Se recomienda actualizar este documento considerando el nuevo plan estratégico.

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/trd2009.pdf

ü Tablas de Retención Documental 2009. Se presenta el archivo que operaba en este periodo.

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/trd2011.pdf

ü Tablas de Retención Documental 2011. Se presenta el archivo que operaba en este periodo.

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/trd2017NC.pdf

ü Tablas de Retención Documental 2017 Nivel central. Se presenta el archivo que opera en este periodo

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/trd2017NR.pdf

ü Tablas de Retención Documental 2017 Nivel regional. Se presenta el archivo que opera en este periodo Se recomienda realizar un solo acceso y presentar por botones cada vigencia y tipo de tabla para ser descargados y usados.

http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/CuadrodeClasificacionDocum

netal2017.pdf

ü Cuadro de Clasificación Documental 2017. Se recomienda registrar en este documento la fecha desde el cual fue emitido, con el fin de organizar el archivo documental de acuerdo al periodo que aplique (2017, 2016)


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http://www.defensoria.gov.co/public/pdf/01/Tablas_Valoracion_Documen

tal_2016.pdf

ü Tablas de Valoración Documental 2016. Registra como fecha abril del 2015

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/1961/C%C3%

B3mo-presentar-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos-y-

denuncias.htm

ü Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado. Se mantiene recomendación corte dic 2017: Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con “omisiones o acciones del sujeto obligado” y el enlace presentado en la categoría “Mecanismos de contacto informe de peticiones, quejas, reclamos, denuncias”, corresponde al mismo enlace. Se recomienda, se revise cual es el mecanismo que tienen los usuarios para presentar quejas y reclamos, sobre una omisión o acción de la Defensoría.

http://www.defensoria.gov.co/es/public/atencionciudadanoa/1961/C%C3%

B3mo-presentar-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos-y-

denuncias.htm

ü Informe de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información. Enlace presentado en 1- Mecanismo de Contacto, pero allí se debe presentar el formulario y aquí lo informes. Se presenta el informe de la Secretaria General, en este enlace. Se recomienda vincular, el enlace de los informes que emite de manera independiente la Oficina de Control Interno sobre las PQRSDF de manera semestral y están disponibles en el micrositio de Control Interno http://www.defensoria.gov.co/es/public/despachodeldefensor/6267/Informes-de-Control-Interno.htm

http://www.defensoria.gov.co/es/public/resoluciones/6939/Resoluci%C3%

B3n-177-de-2017---Costos-de-reproducci%C3%B3n-de-la-

informaci%C3%B3n-p%C3%BAblica.htm

ü Costos de reproducción de la información pública. Se vincula la resolución 177 del 25 de enero del 2017 – Por el cual se establece el valor unitario para la expedición de copias de documentos que sean solicitados a la Defensoría del Pueblo. Costos de reproducción

TOTAL 78

nombre del proceso: evaluaciÓn y · nombre del proceso: evaluaciÓn y seguimiento código:...

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