nit. 900.387.312-9 acta no. 01.2019 asamblea general ...gloria lópez 23-203, Álvaro prada 4-101,...

CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR P. H.

NIT. 900.387.312-9

Asamblea General Ordinaria de Copropietarios 2019 1

ACTA No. 01.2019 ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZA P.H. En la ciudad de Bogotá, D.C., siendo las 8.53 AM del día treinta y uno (31) de marzo de dos mil diecinueve (2019), previa citación escrita enviada a cada uno de los propietarios por el Señor Jesús Antonio Benjumea Moreú, Representante Legal de la copropiedad , en concordancia con el Artículo 39 parágrafos 1 y 2 de la ley 675 de 2001 y en ejercicio de sus facultades consagradas en el Reglamento de Propiedad Horizontal, se da inicio a la Asamblea General Ordinaria del Conjunto Residencial Villa Alcázar P.H. por la señora Liliana Álvarez, Presidenta del Consejo de Administración, en el área del parqueadero del sector de los salones comunales de la copropiedad, con un quorum de 69,9 siendo las 8:53 AM se da inicio a la Asamblea con la lectura del orden del día. Antes de iniciar la Asamblea la Señora Liliana Álvarez, presidenta del Consejo de Administración, hace claridad respecto a que la señora Carolina Triviño, propietaria, hace una reclamación acerca del incumplimiento del artículo 39 de la ley 765 de 2001, con relación a la anterioridad de la convocatoria ya que debe ser personal en cada uno de los casilleros, por lo que le da la palabra para que los asambleístas decidan si la Asamblea queda impugnada. Toma la palabra la Señora Carolina Triviño. - La convocatoria con el orden del día y estado de cartera no se recibió con 15 días de anticipación o en consecuencia 8 días antes. El Señor Jesús Antonio Benjumea Moreú Representante Legal de la copropiedad informa que, por errores en la cartilla, fue necesario corregirla a última hora; sin embargo, se publicó la convocatoria en todas las carteleras del conjunto. El señor Luis Eduardo Quiñones Chaux Revisor Fiscal de la copropiedad pregunta a la Asamblea si recibieron la convocatoria

CAPITULO X. DE LA ASAMBLEA GENERAL.

ARTÍCULO 39. REUNIONES. La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. PARÁGRAFO 1o. Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este. PARÁGRAFO 2o. La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.

Por lo anterior, un copropietario que no reciba dicha convocatoria en las direcciones registradas en la administración puede impugnar las decisiones aquí tomadas; solo la Asamblea decide si se sigue adelante. Los Asambleístas deciden continuar la Asamblea.


NIT. 900.387.312-9


CONVOCATORIA Bogotá, D.C. Marzo 15 de 2019 Señores COPROPIETARIOS Y/O RESIDENTES CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR Ciudad. Respetados Copropietarios: En calidad de Administrador y Representante Legal del Conjunto Residencial Villa Alcázar y de acuerdo con el Artículo N° 39 de la Ley 675 de 2001 y al Reglamento de Propiedad Horizontal, me permito convocarlos en primera convocatoria a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS para el Domingo 31 de marzo de 2019, a las 8:00 a.m., en el parqueadero del Conjunto residencial. En caso de no haber sesión con quorum suficiente para deliberar, se convocará a una nueva reunión para el miércoles 3 de abril del año en curso a las 8:00 pm en el Parqueadero del Conjunto residencial, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de Copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes de copropiedad representados. ORDEN DEL DÍA PROPUESTO

1. Verificación del quórum. 2. Instalación de la Asamblea por el Sr. Presidente del Consejo. 3. Himno Nacional 4. Elección presidente y secretario de la Asamblea. 5. Lectura y aprobación del orden del día. 6. Lectura y aprobación del reglamento de la Asamblea. 7. Lectura del informe de la comisión verificadora del Acta anterior. 8. Elección comisión verificadora del Acta de la presente Asamblea. 9. Dictamen Revisoría Fiscal. 10. Presentación y aprobación de los Estados Financieros al 31 de diciembre 2018. 11. Presentación Informe de Gestión Administrador y Consejo de Administración 12. Presentación informe del comité de convivencia 13. Presentación informe comité de parqueaderos 14. Presentación y aprobación Proyecto de Presupuesto para el año 2019 - 2020 15. Elección y/o ratificación miembros Consejo Administración 16. Ratificación y/o nombramiento del Revisor Fiscal 17. Elección y/o ratificación Comité Convivencia. 18. Elección Y/o ratificación comité de Parqueaderos 19. Presentación de proyectos 20. Proposiciones y varios 21. Cierre

PRECISIONES:

1. El registro de quórum se empezará a realizar desde las 7:00 a.m., en las instalaciones del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR con el fin de agilizar el desarrollo de la asamblea el registro y la votación se realizará de manera electrónica.


NIT. 900.387.312-9


2. Por transparencia de la reunión de Asamblea General ordinaria de copropietarios del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR, los miembros del Consejo de Administración, Administrador, Revisor Fiscal, Contador y empleados de la Copropiedad NO podrán representar en las reuniones de asamblea, derechos distintos a los suyos propios mientras estén en ejercicio de sus cargos.

3. Se establece que una persona puede representar máximo dos poderes. 4. De acuerdo con la Ley 675 de 2001 de Propiedad Horizontal, los inmuebles privados solo podrán ser

representados por una sola persona. Cuando varias personas son propietarias del inmueble deben escoger solo a una.

5. Las proposiciones que se presentarán a la asamblea deberán enviarse previamente de manera escrita a más tardar hasta el miércoles 27 de marzo del 2019 en la oficina de Administración; no se recibirán ni atenderán propuestas durante la celebración de la reunión. Formato Adjunto.

6. La inasistencia del propietario o su representante mediante poder, a la Asamblea convocada de conformidad con el reglamento de propiedad Horizontal, causará una sanción equivalente a media cuota (1/2) de administración, aprobada por la Asamblea general de propietarios. Manual de Convivencia. Capitulo XV….Articulo 122. (2018)

7. Si usted no puede asistir, debe hacerse REPRESENTAR por medio de un poder debidamente firmado por el propietario, que no puede otorgarse al administrador del Conjunto ni a ninguno de los miembros del Consejo de Administración, y para efectos de control debe ser presentado con fotocopia de la cédula del propietario el día de la asamblea al firmar la asistencia. Formato adjunto.

8. Para su mayor comodidad y por espacio en el parqueadero se solicita la asistencia de una sola persona por apartamento, además, se le recomienda NO llevar menores de edad.

9. Los libros de contabilidad se encuentran a disposición para revisión de los propietarios del Conjunto Residencial.

10. El administrador, Contador y Revisor Fiscal de la Copropiedad estarán atendiendo las inquietudes que puedan tener los propietarios los días 27 y 29 de marzo de 2019 en la oficina de administración de 4 de la tarde a 8 de la noche.

En cumplimiento a la norma de Propiedad Horizontal se publica la presente convocatoria en cartelera el día quince (15) del mes de marzo de dos mil diecinueve (2019). Cordialmente, Original Firmado JESUS ANTONIO BENJUMEA MOREÚ Representante Legal


NIT. 900.387.312-9


DESARROLLO DE LA ASAMBLEA 1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Quorum 69,9%

2. INSTALACIÓN DE LA ASAMBLEA POR EL SR. PRESIDENTE DEL CONSEJO La señora Liliana Álvarez, presidenta del Consejo da inicio de la Asamblea siendo las 8:53 AM e informa que la Asamblea está siendo grabada en audio y video. 3. HIMNO NACIONAL 4. ELECCIÓN PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA Presidente. - Liliana Álvarez, Presidente Consejo Secretaria. - Myriam Rosero, Asistente del Administrador Aprobado por unanimidad 5. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Aprobado por unanimidad 6. LECTURA Y APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA Uso de la palabra: 1. Quien desee hacer uso de la palabra se dirigirá al Presidente de la Asamblea, quien se la concederá o

negará, no sin antes aclarar la razón para negarla. 2. Antes de hacer uso de la palabra se identificará el propietario o apoderado con el nombre y número de la

unidad privada que representa. 3. Cuando se otorgue el uso de la palabra. Deberá dirigirse únicamente a la asamblea y no a una persona en

particular. 4. El uso de la palabra se hará con el debido respeto, en forma clara y breve, concisa, sobre el tema específico

que se esté tratando en ese momento evitando controversias o un lenguaje ofensivo.


NIT. 900.387.312-9


5. Mientras alguien esté en uso de la palabra; no se interrumpirá ni se hablará de otros temas que en el momento no estén en debate.

6. No se permite intervenciones que atenten contra la integridad moral de los asistentes o aquellos copropietarios que se encuentren ausentes.

Intervenciones: Cada intervención no podrá excederse de dos (2) minutos. Los asistentes podrán intervenir una sola vez sobre un mismo tema. Orden de la Asamblea: El presidente de la asamblea con el apoyo de los asambleístas, podrán solicitar el retiro del recinto a quien o quienes: 1. Pretendan sabotear la asamblea. 2. Quien agreda de palabras o hecho a otro asambleísta 3. Personas que se presente en estado de embriaguez y/o bajo efectos de sustancias alucinógenas Original Firmado JESUS ANTONIO BENJUMEA MOREÚ Representante Legal Aprobado por unanimidad 7. LECTURA DEL INFORME DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA ANTERIOR Los abajo firmantes dan constancia que el contenido de la Acta de Asamblea General Ordinaria celebrada el día 24 de marzo del año 2018, es real y acorde con lo expresado en la Asamblea. Para constancia se firma por quienes fueron nombrados en la Asamblea General Ordinaria: Gloria López 23-203, Álvaro Prada 4-101, Andrés Briceño 28-503 y Alex Leal 26-302 8. ELECCIÓN COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA DE LA PRESENTE ASAMBLEA Rocío Robelto, 34-501 Blanca Ligia Cuellar, 34-401 María Fernanda Parra, 13-104 Aprobado por unanimidad 9. DICTAMEN REVISORÍA FISCAL El señor Revisor Fiscal da lectura al dictamen sobre los estados financieros a diciembre de 2018. Señores ASAMBLEA GENERAL DE PROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H. Ciudad Respetados señores,


NIT. 900.387.312-9


En mi calidad de Revisor Fiscal del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., dando cumplimiento a lo dispuesto en el Reglamento de Propiedad Horizontal y conforme la Ley 675 de 2001, presento el informe correspondiente a la Vigencia Fiscal de 2018. AUDITORIA FINANCIERA He auditado los Estados Financieros del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., que comprenden el Estado de Situación Financiera a 31 de diciembre de 2018; y el Estado de Resultados Integral, o de Ingresos y Egresos, por el período de enero 1º a diciembre 31 del mismo año, junto con sus correspondientes Revelaciones a los Estados Financieros, que hacen parte integral de los mismos y son necesarias para el análisis y entendimiento de las cifras. Los Estados Financieros son responsabilidad de la administración, quien los prepara de conformidad con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia, al igual que conforme las directrices de las Orientaciones Profesionales y Técnicas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública para la Propiedad Horizontal. Dicha responsabilidad, incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante para la preparación y presentación de estados financieros libres de errores de importancia material, aplicar el Manual de Políticas Contables adoptado por la Copropiedad, así como establecer los estimados contables razonables para cada circunstancia. Mi responsabilidad como Revisor Fiscal es expresar una opinión sobre los estados financieros de la Copropiedad con base en mi auditoría. He llevado a cabo mi auditoría de conformidad con las Normas de Auditoria y de Aseguramiento de la Información de General Aceptación en Colombia, las cuales exigen que cumpla con requisitos éticos, así como planificar y ejecutar la auditoría con el fin de obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros de la copropiedad están libres de incorrección material. Una auditoria conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los importes y la información revelada en los estados financieros. He aplicado procedimientos que me permiten llevar a cabo la valoración de los riesgos de incorrección material en los estados financieros de la Copropiedad, evaluar el control interno, la adecuación de las políticas contables aplicadas y la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la administración; así como la evaluación de la presentación de los estados financieros. Considero que la evidencia de auditoria que he obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para fundamentar mi opinión de auditoría. En mi opinión, los Estados Financieros antes mencionados, tomados fielmente de los libros de contabilidad y registros del sistema, presentan razonablemente en todos sus aspectos de importancia, la situación financiera del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., a 31 de diciembre de 2018, de conformidad con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia. AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO Los Estados Financieros bajo Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., al 31 de diciembre de 2017 que se presentan para fines de comparación, fueron auditados por el suscrito, de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría aceptadas en Colombia y en mi dictamen de marzo 9 de 2018, exprese una opinión sin salvedades sobre los mismos. Con base en el resultado de mis pruebas practicadas, observé que el CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., diera cumplimiento a los siguientes aspectos de carácter legal y reglamentario:


NIT. 900.387.312-9


1. Las operaciones registradas y los actos de la administración se ajustan a la ley, al Reglamento de Propiedad Horizontal, a las decisiones de la Asamblea General de Propietarios y del Consejo de Administración.

2. La correspondencia, los comprobantes y los libros contables se llevan y conservan debidamente. considero importante precisar qué el CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., debe fortalecer y mejorar la conservación, orden y control del archivo documental.

3. Respecto si existen y son adecuadas las medidas de conservación y custodia de los bienes del Conjunto Residencial que están en su poder, observé que el CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., no ha actualizado su listado de inventario control de los activos – bienes al servicio de la Copropiedad.

4. Se ha llevado la contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable, ajustándose a las disposiciones que regulan la actividad, los estatutos y a las decisiones de la Asamblea General de Propietarios.

5. Se garantizó la utilización del Software con licenciamiento según lo dispuesto en la ley 603 de 2000, sobre propiedad intelectual y derechos de autor.

6. Se verificó que el Conjunto Residencial no tiene obligaciones laborales ni de prestación de servicios de vigencias fiscales anteriores.

7. Se ha dado cumplimiento al recaudo presentación y pago de la retención en la fuente sobre los bienes y servicios recibidos, aplicando en forma adecuada las bases y tarifas vigentes, así como los reportes de información tributaria exógena en medios magnéticos a la DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y a la SHD – Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá. Considero oportuno expresar que el CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., no presentó oportunamente el pago de la retención en la fuente de los meses de octubre y noviembre de 2018 debiendo incurrir en el pago de intereses moratorios sobre el pago del mes de noviembre de 2018.

8. Se dio cumplimiento a la ejecución del presupuesto aprobado por la Asamblea General de Propietarios para el período fiscal de 2018, excepto por la sobre-ejecución presentada en los rubros de Gastos de Correo, Gastos Notariales, Mantenimiento Zonas Comunes, Mantenimiento Motobombas, Mantenimiento Zonas Verdes, Mantenimiento Equipos, Cambio de Tubería Motobombas, Elementos de Cafetería, Gastos de Asamblea y Gastos de Ejercicios Anteriores. Aun así, estos rubros que presentaron sobre ejecución junto con los rubros que presentaron sub-ejecución en el período, como un todo indivisible permitieron alcanzar una ejecución del presupuesto aprobado para la vigencia de 2018 del 98,6% (Sub - ejecución del 1,4%).

9. La reserva patrimonial del Fondo de Imprevistos se encuentra establecida por $40.862.874,88 los cuales se encuentran provisionados en una cuenta de ahorros a nombre del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H.

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO Dando cumplimiento a lo requerido en los artículos 1.2.1.2. y 1.2.1.5 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 respecto de las responsabilidades del Revisor Fiscal contenidas en los numerales 1º y 3º del artículo 209 del Código de Comercio, relacionadas con la evaluación de si los actos de la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H., se ajustan a los estatutos y a las ordenes e instrucciones de la Asamblea, y si son adecuadas las medidas de control interno; he emitido mensualmente durante el año 2018 un informe de revisoría fiscal con el propósito de valorar y minimizar los riesgos de detrimento patrimonial al interior de la Copropiedad. Considero importante mencionar algunos de los principales aspectos sobre los cuales esta instancia de la Revisoría Fiscal ha realizado recomendaciones a la Administración y Consejo de Administración para minimizar el riesgo:


NIT. 900.387.312-9


1. Se observó en todos los informes mensuales la necesidad, importancia y responsabilidad de elaborar las actas de reunión del Consejo de Administración garantizando se evidencie en cada acta las decisiones y aprobaciones efectuadas en cada reunión.

2. Al igual, colocar y mantener al día el libro de actas de las reuniones de Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria de Propietarios, y la publicación oportuna de las mismas de conformidad con la normatividad vigente. No se encuentra en el libro de actas de Asamblea, las actas de las Asambleas Extraordinarias de septiembre 3 y octubre 29 de 2017, el acta de la Asamblea General de Propietarios de marzo 24 de 2018, el acta de la Asamblea Extraordinaria de mayo 6 de 2018 ni el acta de la Asamblea Extraordinaria de octubre 28 de 2018.

3. Adoptar y dar cumplimiento a las medidas de control y seguimiento de carácter administrativo y legal para obtener el pago de las expensas comunes por parte de los Propietarios que se encuentran en mora, conforme lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos.

4. El seguimiento al valor por cobrar por $4.000.000 en la explotación de la zona común donde funciona el Minimercado conforme la aprobación de la Asamblea General de Propietarios.

5. En Asamblea Extraordinaria de Propietarios llevada a cabo el 28 de octubre de 2018, esta instancia de Revisoría Fiscal dio a conocer situaciones irregulares de información presentada en las cartillas socializadas para la Asamblea General Ordinaria llevadas a cabo en los años 2017 y 2018, en las cuales se evidenció la alteración de los saldos de cartera adeudados por cuatro Propietarios; al igual que se dio a conocer las denuncias realizadas por ocho Propietarios que afirmaron haber entregado dinero en efectivo a la Administración del Conjunto Residencial.

6. La realización de cotizaciones y llevar a cabo procesos de selección en la adquisición de bienes y servicios para el Conjunto Residencial en todos los casos que lo ameriten de conformidad con lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos.

7. La realización y firma de contratos con proveedores que prestan sus servicios al Conjunto Residencial, exigiendo cuando haya lugar pólizas de garantía y cumplimiento sobre las obras realizadas, conforme se establezca en el Manual de Políticas y Procedimientos.

8. El seguimiento a la exigencia por parte de la Administración a la Constructora CONMIL S.A.S., del cumplimiento de la resolución de la Secretaría del Hábitat No 930 del 22 de junio de 2015, en la cual se impone una sanción a la constructora y se le ordena hacer las correcciones – trabajos tendientes a solucionar las irregularidades que quedaron pendientes desde la entrega del Conjunto Residencial.

9. Exigir a los proveedores de bienes y servicios de menor cuantía la factura – documento soporte conforme la normatividad vigente.

10. La revisión y evaluación permanente de los equipos, conexiones – tuberías de acueducto, eléctricas y de gas, y otras, de la totalidad de las zonas comunes del Conjunto Residencial por parte de la Administración en acompañamiento con los miembros del Consejo de Administración para tener conocimiento del estado de las mismas y tomar medidas oportunas de corrección en los casos que lo ameriten, garantizando el buen funcionamiento de las herramientas al servicio del Conjunto Residencial y el bienestar de los Copropietarios.

11. El seguimiento a que no se esté cambiando la destinación de zonas comunes para el uso de espacio de parqueos, al igual que haya equidad y no se vulnere los derechos en la asignación de los espacios de parqueo a Propietarios y Residentes.

12. Legalizar oportunamente los anticipos concedidos a la Administración para gastos del Conjunto Residencial, al igual que el seguimiento para la legalización oportuna de anticipos entregados a Proveedores de bienes y servicios.

13. La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. Decreto 1072 de 2015, e implementación de la ley de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012.

14. Deterioro de Cartera. Conforme la normatividad vigente, aplicar deterioro a las obligaciones de Propietarios susceptibles de riesgo de recuperación por prescripción.


NIT. 900.387.312-9


AUDITORIA DE GESTION La Administración convocó y realizó reuniones ordinarias en las cuales la Revisoría Fiscal participo de manera activa, presentando el correspondiente informe sobre las operaciones mensuales adelantadas por la Copropiedad y que constan en el registro de las respectivas actas de reunión. En cada una de las reuniones informé permanentemente a la Administración y a los miembros del Consejo de Administración sobre los principales aspectos derivados de mi revisión mensual, al igual que fueron atendidas y aclaradas las inquietudes generadas con base en las observaciones compartidas en cada informe, y que dieron alcance a temas del ámbito contable, administrativo, laboral, de contratación y de cobranza entre otros. La Administración presentó en las reuniones del Consejo de Administración sus informes de gestión, dando a conocer su desempeño en atención a las necesidades y requerimientos para la debida conservación, mantenimiento, mejora y seguridad de la Copropiedad. De igual forma la Contadora presentó y sustento en cada reunión los Estados Financieros de la Copropiedad, siendo estos aprobados por el Consejo de Administración. El informe administrativo de gestión correspondiente al período terminado a diciembre 31 de 2018 ha sido preparado por la Administración de la Copropiedad para dar cumplimiento con las disposiciones legales y no forma parte integral de los Estados Financieros que he auditado. Finalmente, agradezco a la Asamblea General de Propietarios y miembros del Consejo de Administración por depositar en mí su voto de confianza para desempeñar el cargo de Revisor Fiscal del CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR. P.H. Con voluntad de servicio, Original Firmado LUIS EDUARDO QUIÑONES CHAUX Revisor Fiscal - T.P. 48678 En la oficina de administración se encuentran los informes correspondientes a la vigencia de 2018, un informe mensual, cada informe de manera detallada tocas los aspectos de carácter administrativo, contable, financiero de la copropiedad. Pide la palabra el Señor Gilberto Oviedo, 25-302.- Las inconsistencias sobre la administración corresponden a esta vigencia o han venido presentándose constantemente y a qué se deben? Toma la palabra el Señor Luis Eduardo Quiñones Revisor Fiscal y responde: El año anterior hubo 3 administradores, en parte por fallas en el desempeño y cumplimiento de la norma, esto ocasionó algunas de las inconsistencias. Toma la palabra la Señora Liliana Álvarez,.- Don Jaime limitó en su gestión a atender a los copropietarios respecto a la cartera y dejó a un lado el manejo administrativo; respecto a don Luís, se nombró como administrador interino en vista de la renuncia producto de la presión del Consejo al pedirle los informes mensuales de las tareas que le correspondían al administrador. Para cubrir la vacante, se hizo una convocatoria en la lonja y después de estudiar las hojas de vida, se firmó contrato con el señor Jesús Antonio Benjumea Moreú hasta el 31 de marzo de 2019 porque hasta esa fecha va el Consejo actual, la ley 675 de 2001 faculta al Consejo para nombrar al administrador. Pide la palabra el Señor Gener Acevedo, 22-103.- Respecto a la Asamblea Extraordinaria de mayo, en esa asamblea se decidió que la cuota era desde abril y me la cobraron desde marzo.


NIT. 900.387.312-9


Respuesta: El Señor Luis Eduardo Quiñones Chaux Revisor Fiscal .- Se aplicó conforme la asamblea lo aprobó, esto quedó plasmado en un borrador. Toma la palabra el Señor Miguel Gómez, 33-104.- En el informe de control interno, explica que está haciendo seguimiento para que haya equidad y no se vulnere los derechos en la asignación de los parqueaderos; yo llevo como 5 años y no ha sido posible que se me asigne parqueadero y el motivo ha sido que yo no estoy viviendo en el conjunto, tengo arrendado el apartamento. El señor Luis Eduardo Chaux Revisor Fiscal responde : Se asignan de acuerdo con lo establecido por los asambleístas. La Señora Liliana Alvarez Presidenta Consejo.- El contrato de arrendamiento de una unidad privada da el derecho al uso y goce de la unidad privada y zonas privadas de la copropiedad al arrendatario del mismo. Sandra Patricia, 20-204.- La asamblea en la decisión nos vulneró el derecho al trabajo a quienes aun siendo propietarios utilizamos un carro que no está a mi nombre. Solicito derogar ese artículo por el bien de todos. John asambleísta. - No se puede aprobar lo que está en contra de derecho, hay que respetar la buena fe. Víctor Romero, 7-103.- Tiene inquietud sobre el SG-SST y la prescripción de cartera. Qué le puede generar a la copropiedad si no se implementa el SG-SST. El señor Jesús Antonio Benjumea More – Administrador responde al asambleísta : El decreto 1072 de 2015 sobre la implementación del SG-SST es de obligatorio cumplimiento; consta de 4 fases y debe culminarse en noviembre de 2019; de no hacerlo el Conjunto se expone a la imposición de una multa. Este año también entra en vigor la ley 1581 de 2012 de protección de datos; esto significa que la administración no puede dar información personal de otros propietarios y/o residentes. Respecto al deterioro de cartera; el administrador es el responsable de la recuperación de cartera, él puede tomar las decisiones legales para su recuperación, la ley dice que se puede enviar a proceso jurídico a partir del 1er día de mora, pero se debe ser equitativo de acuerdo con los lineamientos de copropiedad; la prescripción se da cuando pasados 5 años no se ejecuta el debido proceso. La señora Liliana Alvarez - Presidenta Consejo.- Mensualmente se ha enviado la cuenta correspondiente a cuota de administración y si no ha habido ningún tipo de respuesta, se considera como aceptada, por lo que no se aplica la prescripción.


NIT. 900.387.312-9


10. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE 2018 Toma la Palabra la Señora Alexandra Moncada Contadora de la copropiedad para dar el informe respectivo de los estados financieros de la copropiedad.

ACTIVO REVEL. 2018 2017 $ %

ACTIVO CORRIENTE

EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO 4

Caja 0 1.040.000 -1.040.000 -100,00%

Bancos 70.644.689 204.150.195 -133.505.506 -65,40%

Total Efectivo y equivalente 70.644.689 205.190.195 -134.545.506 -65,57%

DEUDORES 5

Clientes nacionales 360.663.975 308.292.073 52.371.902 16,99%

Consignaciones sin identificar -10.137.750 -8.383.450 -1.754.300 20,93%

Anticipos y avances 2.359.400 0 2.359.400 100,00%

Total deudores 352.885.625 299.908.623 52.977.002 17,66%

TOTAL ACTIVO CORRIENTE 423.530.314 505.098.818 -81.568.504 -16,15%

ACTIVO NO CORRIENTE

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 6

Maquinaria y equipo 40.121.324 40.121.324 0 0,00%

Equipo de oficina (muebles y equipos) 4.742.400 4.332.600 409.800 9,46%

Equipo de computación y comunicación 19.575.653 19.575.653 0 0,00%

Depreciación Acumulada -64.439.377 -64.029.577 -409.800 0,64%

Total propiedad planta y equipo 0 0 0 0,00%

TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 0 0 0 0,00%

TOTAL ACTIVO 423.530.314 505.098.818 -81.568.504 -16,15%

PASIVO REVEL. 2018 2017 $ %

PASIVO CORRIENTE

CUENTAS POR PAGAR 7

Costos y gastos por pagar 5.399.476 12.051.802 -6.652.326 -55,20%

Retención en la fuente 189.593 232.234 -42.641 -18,36%

Total cuentas por pagar 5.589.069 12.284.036 -6.694.967 -54,50%

DIFERIDOS 8

Ingresos recibidos por anticipado 8.136.105 7.568.641 567.464 7,50%

Total diferidos 8.136.105 7.568.641 567.464 7,50%

OTROS PASIVOS 9

Ingresos recibidos para terceros 2.260.623 2.282.396 -21.773 -0,95%

Total Ingresos recibidos para terceros 2.260.623 2.282.396 -21.773 -0,95%

TOTAL PASIVO 15.985.797 22.135.073 -6.149.276 -27,78%

PATRIMONIO 10

Reservas 40.862.875 210.684.709 -169.821.834 -80,60%

Resultado del ejercicio 94.402.606 64.787.181 29.615.425 45,71%

Resultado de ejercicios anteriores 272.279.036 207.491.855 64.787.181 31,22%

Total patrimonio 407.544.517 482.963.745 -75.419.228 -15,62%

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 423.530.314 505.098.818 -81.568.504 -16,15%

VARIACIÓN

VARIACIÓN

CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR

NIT. 900.387.312-9ESTADO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA COMPARATIVO

A Diciembre 31 de 2018 y 2017

(Expresado en pesos Colombianos)

__________________________________JESUS ANTONIO BENJUMEA

Representante LegalC.C. 11.381.107

_______________________________JOHANNA ALEXANDRA MONCADA

ContadoraT.P. 186968-T

____________________________________LUIS EDUARDO QUIÑONES CHAUX

Revisor FiscalT.P. 48678-t


NIT. 900.387.312-9


El activo tuvo una variación negativa del 19,26% representado en $81.568.504 respecto a 2017. El disponible en Banco AvVillas correspondiente al Fondo de Imprevistos $41.950.000. Cuenta corriente para pago de cuota de administración $28.694.000. Proyecto de impermeabilización $175.084.500 Recaudado $157.057.000, ejecutado por Ofiproyectos $175.000.000 Interventoría $4.915.000 Total ejecutado $180.000.000. Presenta y explica a la Asamblea las diferencias entre 2017 y 2018

REVEL. 2018 2017 $ %

INGRESOS OPERACIONALES 11

Expensas comunales 696.467.377 827.561.989 -131.094.612 -15,84%

Descuentos por pronto pago -24.088.002 -23.575.945 -512.057 2,17%

TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 672.379.375 803.986.044 -131.606.669 -16,37%

EXCEDENTE BRUTO OPERACIONAL 672.379.375 803.986.044 -131.606.669 -16,37%

GASTOS ADMINISTRACIÓN 12

### Honorarios 63.806.700 56.101.000 7.705.700 13,74%

### Seguros 24.256.933 20.642.393 3.614.540 17,51%

### Servicios 386.341.632 377.299.295 9.042.337 2,40%

Gastos Legales 102.816 104.514 -1.698 -1,62%

Mantenimiento y Reparaciones 84.723.656 74.397.702 10.325.954 13,88%

### Depreciaciones 409.800 3.560.000 -3.150.200 -88,49%

### Diversos 25.949.390 29.285.941 -3.336.551 -11,39%

TOTAL GASTOS OPERACIONALES 585.590.927 561.390.845 24.200.082 4,31%

EXCEDENTE OPERACIONAL 86.788.448 242.595.199 -155.806.751 -64,22%

NO OPERACIONALES

### INGRESOS NO OPERACIONALES 13

### Financieros 759.642 629.041 130.601 20,76%

Reintegro gastos ejercicios anteriores 2.481.000

Indemnizaciones 5.502.473 - 5.502.473 100,00%

### Diversos 7.464.084 8.026.074 -561.990 -7,00%

### TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 16.207.199 8.655.115 5.071.084 87,26%

GASTOS NO OPERACIONALES 14

### Financieros 3.184.973 5.529.233 -2.344.260 -42,40%

### Gastos Extraordinarios 145.402 65.400 80.002 122,33%

TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 3.330.375 5.594.633 -2.264.258 -40,47%

EXCEDENTE NO OPERACIONAL 12.876.824 245.655.681 -148.471.408 -94,76%

TOTAL EXCEDENTE 99.665.272 5.784.000 93.881.272 1623,12%

FONDO DE IMPREVISTOS 15 5.262.666 5.784.000 -521.334 -9,01%

PROYECTO DE IMPREMEABILIZACIÓN - 175.084.500 -175.084.500 -100,00%

EXEDENTES DEL EJERCICIO 94.402.606 64.787.181 29.615.425 45,71%

-92.352.462 -92.352.462

VARIACIÓN

NIT. 900.387.312-9

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO ACUMULADO

A Diciembre 31 de 2018 y 2017

(Expresado en pesos Colombianos)

CONJUNTO RESIDENCIAL VILLA ALCAZAR

__________________________________

JESUS ANTONIO BENJUMEARepresentante Legal

_____________________________________

JOHANNA ALEXANDRA MONCADA PANCHEContadora

____________________________________LUIS EDUARDO QUIÑONES CHAUX

Revisor Fiscal


NIT. 900.387.312-9


El conjunto de las expensas comunes en 2018 debió tomar $18.027.000 para cubrir el proyecto, que está pendiente de pago por parte de los copropietarios.

CARTERA

2017 2018

44.060.000 2.371.000

Cuotas al día o anticipos a la cuota 53%, 192 anticipo, $8.136.000 y 124 al día. Cartera en mora 47%, 305 unidades, $360.000.000

CARTERA # APARTAMENTOS VALOR

500.000 a 1.000.000 34 24.855.000

1.000.000 a 2.000.000 33 48.000.000

2.000.000 a 5.000.000 29 90.080.000

mayor a 5.000.000 21 172.000.000

Consignaciones sin identificar $10.137.000 Respecto al servicio de cartera, se va a apoyar por un mes más a la administración, abril los lunes de 5 a 8. Informa de igual manera que El Señor Luis Eduardo Chaux Revisor Fiscal va a generar un documento de circularización de cartera donde se le informará el estado de cartera a 31 de marzo de 2019; si el saldo no coincide con sus cuentas, debe hacerlo saber a la administración o al revisor fiscal. Ing. Fajardo. - Sugiero poner en cartelera quienes son los que nos deben y que no tengan derecho a privilegios. Jesús Alberto, 2-202.- La reparación de las puertas y el sistema de ingreso no se ve reflejado. El Señor Jesús Antonio Benjumea Moreu – Administrador responde: Se están buscando contratistas para la reparación personas jurídicas; por otra parte, las puertas no las cuidan los residentes (hay niños que se cuelgan de ellas). Gineth Acevedo: Yo estoy al día en cuotas de administración, hago el pago por PSE y me pide el número de apartamento, mi banco es Bancolombia y me dicen que es culpa de Av. Villas. No he recibido respuestas válidas de parte de la señora contadora. La señora Alexandra Moncada Responde : La señora Ginet pidió que la copropiedad asumiera el costo de los extractos que le genera el banco para identificar el pago que le hace falta. La Señora Liliana Álvarez, Presidenta Consejo. - Se solicita al Administrador que junto con el Comité de Convivencia traten de ayudar a resolver este inconveniente. Da instrucción a la contadora para que diligencie un formato de consignación y que se lo envíe vía correo electrónico para que sepa como diligenciarlo. El Señor Jesus Antonio Benjumea Moreu - Administrador. - Solicita a quienes tengan inconsistencia en sus pagos, que revisen la información de las consignaciones pendientes de identificar; este reporte se encuentra en la cartilla presentada en la presente asamblea.


NIT. 900.387.312-9


Raúl Alonso, 22-apto.- Yo también tengo un problema y es una sanción ocasionada por un anterior arrendatario, esa sanción no me la informaron, he solicitado a la administración que me dé información, envié un derecho de petición que no me respondieron y ya pasó el tiempo, debo presentar una tutela. Responde El señor Jesús Antonio Benjumea Moreu - Administrador.- Esa sanción es por una inasistencia que se está buscando el soporte, ofrezco disculpas por no haber contestado. Se somete a votación la aprobación de los Estados Financieros al 31 de diciembre 2018. SI 52,06% NO 2,88%

Con una votación del 52,06% SE aprueban los Estados Financieros al 31 de diciembre 2018. 11. PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRADOR Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN El Administrador, señor Jesús Antonio Benjumea Moreú presenta su informe indicando los hallazgos al recibo del cargo presentando a la Asamblea fotos de soporte: CONVIVENCIA Mascotas 25%y aseo 29,5% - 54,5% de quejas Mascotas.- Los sacan sin collar y permiten que hagan sus necesidades donde no deben Aseo.- Están votando basura en los patios, elementos sólidos por las cisternas y aceite por el desagüe del lava platos. Violencia Entre vecinos 2% Intrafamiliar % Groserías y malas palabras 5% Parqueaderos.- Se cumplió lo que se autorizó en Asamblea, el 2% es para personas en condición de discapacidad. Ruidos 6,5% Fiestas Niños jugando en los pasillos Perros


NIT. 900.387.312-9


Horarios de remodelaciones Drogadicción 10% Intolerancia, ponen pasquines Posibles soluciones Código de policía Reglamento de Propiedad Horizontal Sanciones a las unidades Fiscalía Antinarcóticos Bienestar Familiar JURIDICO CASO SECRETARIA DE ADMINISTRACION La demanda fue radicada en la fiscalía de reparto el 12 de Septiembre del 2018, fue enviada a la Fiscalía 282 de la Casa de la Justicia en Ciudad Jardín del Norte, se presentaron los hechos y la fiscal concluyo que debería tratarse como delito penal para lo cual lo remitió a la fiscalía 92 de Paloquemao, allí informaron que era un caso con indiciado por lo cual no le correspondía a esta fiscalía y fue remitido a la fiscalía 97 de Paloquemao, el 11 de Diciembre del 2018 fue escuchado el administrador, para lo cual manifestaron y concluyeron de manera verbal que la copropiedad no había sufrido pérdida patrimonial y considero viable ante el conjunto el abuso de confianza para terceros y la falsedad en documento, pero manifestó que no era de su competencia y por lo tanto daba traslado a otra fiscalía. Las personas que fueron víctimas deben poner demanda individual y luego se hace colectiva PROCESO JURIDICO CASO: ENRIQUE ALONSO 10-202 Teniendo En cuenta el derecho de petición solicitando informes y documentos para poder hacer una reclamación a la Secretaría del Hábitat y Dirección de Vivienda en contra de Prodesa, radicado en la oficina de administración se procede a informar al juzgado 51 Civil Municipal de Bogotá, en donde se le informa que la respuesta fue dada al Señor en mención dentro del tiempo requerido de la cual adjuntaron las copias al despacho, esta documentación reposa en la oficina de administración para su conocimiento.

SEGURIDAD Se requiere reposición de cámaras Cerca eléctrica – se reparó GESTION ADMINISTRATIVA Póliza de Seguros – Chubb Seguros Colombia $28.316.825 se renovó el 13 de marzo. Implementación del SG-SST tiene un costo aproximado de $1.700.000 hasta el 3er. Chubb financia aproximadamente $950.000. RECLAMACIONES ANTE EMPRESA DE SEGUROS CHUBB DE COLOMBIA S.A Reclamo por hurto agravado, falsedad en documento y abuso de confianza con terceros, por parte de la asistente de administración, Johanna Márquez. Se reportó el siniestro a la Compañía Aseguradora en el mes de agosto del 2018, luego de los primeros resultados de la Revisoría Fiscal. Se presenta a la aseguradora la información requerida en cuanto a tiempo, modo y lugar de los hechos, la aseguradora hizo entrega de una copia de la carpeta presentada con la demanda ante la Fiscalía General de la Nación con el contenido detallado


NIT. 900.387.312-9


de los recibos de caja expedidos de manera informal por la asistente al igual que los demás documentos que soportan los cargos, entre otros la falsedad de los reportes de cartera circularizados a la comunidad en los años 2016 y 2017.El caso sigue en trámite pero tiene bastante incidencia los conceptos que puedan resultar como consecuencia de la demanda ante la fiscalía, en el sentido que realmente la Copropiedad no fue víctima de hurto o pérdida patrimonial por hurto, si no que fueron los residentes los directamente afectados quienes deberán asumir las acciones pertinentes del caso. A la copropiedad le corresponde, según el pronunciamiento de la fiscalía seguir con el caso por falsedad en documento y por abuso de confianza en terceras personas, pero esto depende de la dirección que le de la fiscalía al caso.

Se realizó a su vez las reclamaciones ante la aseguradora de los siguientes casos:

• Reclamos por los daños causados por caída de rayo presentado en el mes de noviembre del presente año.

• Daños en el muro de fachada de la sede social donde impacto el rayo.

• Daños a los equipos de cómputo de la oficina de administración y al área de los computadores de la sala de la biblioteca.

• Daños de las 21 cámaras del Circuito Cerrado de Seguridad y al Sistema de Citofonía de la Recepción. Teniendo en cuenta esto, y de acuerdo con información recibida por la aseguradora y de acuerdo a la visita el ajustador de la compañía de seguros, se emitirá un concepto sobre la visita realizada, no obstante, manifestó que la compañía de seguros podrá solicitar la documentación y pruebas que crea necesarias para así establecer la cuantía y ocurrencia esto de acuerdo al Art. 1077 del Código de Comercio Colombiano. Contratos - vigencias Seguridad.- septiembre 2020 Mantenimiento.- junio 2019 Tecnomecánica.- enero 1º a 31 de diciembre, Administración.- marzo 31 2019 Revisor Fiscal.- marzo 31 2019 Contadora.- mayo 31 2019 Sistema Contable.- junio 19 2020 Jardín Infantil.- marzo 31 2020 Minimercado.- octubre 31 2019 La oficina de administración fue recibida con los respectivos documentos:

Documentos Legales De La Copropiedad

Cuentas De Cobro Pendientes Por Pagar

Libros De Contabilidad Empastados Desde El Año 2010 Al Año 2017

Carpetas De Contabilidad Año 2018

Informe De Gestión Administrativa A Diciembre De 2018

Inventario que se ha ido verificando, organizando y archivando. Hallazgos Derechos de petición sin respuesta alguna (7) Reclamaciones de pagos en efectivo Procesos Cartera morosa Paz y salvo entregados a morosos Facturas por cobrar Cuentas por identificar Ornato por corregir y/o reparar


NIT. 900.387.312-9


Puertas Rejas Muros Depósito de basuras Tejas Flanches Un Asambleísta pregunta. - Qué se contrató para la impermeabilización. Respuesta La señora Liliana Álvarez - Presidente Consejo. - Se contrató el lavado del ladrillo y la impermeabilización. Juan Cadena, propietario. - Lo que se dijo era que en las terrazas se estaban ocasionando las filtraciones y por eso se contrató la impermeabilización, pero esas no se tocaron. La señora Ligia Cuellar, 34,401. - Se le pagó a un Interventor, la suma de cinco millones de pesos, persona que no estuvo pendiente no revisó el trabajo entregado. En la torre 34 apto, 401, impermeabilizaron sin resanar el alar de las ventanas; se le informo al ingeniero y envió a un trabajador para impermeabilizar con silicona se ve horrible; dañaron la claraboya , se filtra el agua lluvia , debido a que por esta torre subieron todos los materiales que utilizaron para los trabajos de las torres 30-31-32 y 33 entregaron la obra y no arreglaron los daños habiendo comunicado por escrito las fallas. Trabajos efectuados Las tapas de gas natural se recuperaron Se señalizó el paso peatonal En proceso de recuperación y limpieza las zonas verdes Recuperación del parque infantil Proyecto de reparación de la cancha Limpieza de canales El señor Jesús Antonio Benjumea Moreu informa que, como proyecto, convertir la cancha en parqueadero con pago anticipado y aprovechamiento de 2 o 3 años. El señor Ignacio Ruiz, 28-203 Pregunta. - Se quitaron algunas cámaras. El señor Jesús Antonio Benjumea Moreu informa que fueron las cámaras que se quemaron, están en proceso de recuperación por el seguro; las podemos ir comprando con nuestros recursos y el seguro con la reclamación hace el reembolso. Asambleísta. - Mi propuesta es no subir las rejas, sino cerrar algunos pasos peatonales, para que no haya cruce peatonal en la zona del minimercado, mayor vigilancia. El Señor Ronal, 19-404.- Solicita prioridad en el arreglo de las puertas. Edgar Campos, 4-203.- Pienso que se debe invertir en inversión de mantenimiento. José Ángel Guerrero, 3-503.- Qué pasa con las fichas para ingreso a las torres. El señor Jesús Antonio Benjumea Moreu informa. - Se han programado, pero se están borrando las programaciones el sistema. Asambleístas. - Utilizan los edificios como baños de los niños y los perros. La señora Liliana Álvarez Presidente Consejo. - Sugiere a los Asambleístas utilizar el buzón de sugerencias y la página para todas las solicitudes que tienen.


NIT. 900.387.312-9


CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Liliana Álvarez Presidente Consejo Al inicio de este periodo se contó con el administrador Jaime Pinto Cortés, quien tomó su cargo el 1º de abril hasta el 31 de diciembre de 2018, el renunció en sesión del Consejo y optó por dejar el cargo por la situación ya conocida por todos ustedes como consecuencia de la renuncia del señor administrador votado en asamblea señor Lizarazo, la renuncia fue escrita y presentada en sesión del Consejo de Administración. En Consejo siempre estuvo pendiente de las normas que rigen el conjunto, de manera buscó apoyo y conceptos jurídicos, desplazándose a la Personería y a la Alcaldía a fin de que tanto el nombramiento del administrador y demás decisiones estuvieran de acuerdo con la ley y a la normatividad vigente y específica del conjunto residencial tratando de evitar costos y gastos de sobrecostos en temas de las asambleas. Respecto a los esfuerzos para contratar profesionales de la rama del derecho para entablar las demandas a los deudores morosos, se realizaron diferentes entrevistas con varios profesionales, se conocieron puntos de vista y criterios profesionales encontrados y se decidió contratar al señor Cristian Camilo Castañeda quien inició actuaciones individuales para los apartamentos 22-203, 5-501, 16-503, 27-203, 5-201; a través de contratos individuales y bajo la autonomía del señor Cortés, este profesional actualmente salió del país y no dejó responsable alguno de estos casos y lamentablemente a pesar de varios intentos no responde ningún canal de comunicación. Respecto al señor Iván Ramírez, abogado que se presentó en la asamblea anterior, tal como se responsabilizó el Consejo se realizaron los esfuerzos necesarios para tener una reunión que se desarrolló en sesión del Consejo en donde el manifestó su falta de experticia y ofreció sentidas disculpas por sus actuaciones, mostrando voluntad de solucionar este impase ofreciendo su empresa con 2 años de experiencia de trayectoria y rindió informe de todas las demandas que fueron inadmitidas por conflicto de intereses, aduciendo solo que una la del 16-402 había sido admitida; que quería trabajar para el conjunto y así devolver el dinero, pero sus actuaciones y su falta de ética el Consejo decidió que solamente continuara con ese proceso y nos diera un resultado, los cuales no fueron fructíferos y la demanda no prosperó. El Consejo nuevamente abordó al señor Ramírez a fin de que se hiciera devolución de los dineros entregados por el Administrador Jesús Cuastumal, pero él insiste que los gastos fueron sufragados por ese dinero y que solo devolvería $500.000; el Consejo tratando de recuperar algo, aprobó que él nos devolviera ese dinero, sin embargo, se le entregaron a él los datos de las cuentas de recaudo del Banco AvVillas y de Baloto y no había consignado ni ha vuelto contestar comunicación alguna. Él se comunicó conmigo el viernes diciendo que para consignar el $500.000 debíamos contestarle un correo de una propuesta que le envié al Administrador para que se siguiera el proceso, pero eso será lo único que se pueda recuperar. Durante este periodo el Consejo estudió, aprobó y sesionó alrededor de 3 veces por semana debido a situaciones que se encontraron, de bastante importancia y de gravedad durante la gestión del señor Jaime Cortés; situaciones que fueron originadas por quejas continuas de residentes de diferentes temas, pérdida de herramientas, falta de mantenimiento y lavado de tanque de almacenamiento. Se conoció un ingreso de $6.000.000 que fue producto de un contrato de explotación de las terrazas de los bloques, donde se compensa un consumo de energía para las antenas reproductoras de señal de la empresa Colombiana de Telecomunicaciones que es incierto en su tiempo de ejecución, ya que según el contrato físico que reposa dice que es hasta que ellos quieran retirar las antenas.


NIT. 900.387.312-9


Se conocieron procesos jurídicos en varios juzgados por un propietario (don Enrique) y se conoció por información de la señora Blanca Lilia Cuellar la resolución de la Secretaría del Hábitat que daban cuenta de algunos derechos dados al conjunto y que no había solicitado ante las entidades pertinentes, se pidieron gestiones para complementar los planos de la copropiedad que hace falta y que según información del entonces asistente administrativo Giovanni Márquez no fueron recibidos por parte de la Constructora Prodesa. La mala educación y el mal uso de las basuras que acordamos hacer seguimiento con reuniones cada 15 días con bitácoras que demostraran el seguimiento y control de las obligaciones de las compañías de vigilancia y aseo por parte del administrador; se pidieron controles de herramientas y rigurosidad en recorridos perimetrales del todero; se indagó por la red de apoyo y coordinación de supervisores para contar con la asistencia de la policía y se pidió que se hicieran tareas operativas que llegaran a feliz término. Se aprobó por segunda vez, por cambio de administrador, que se cotizara la máquina de parqueadero de visitantes, con el fin de disminuir el riego de manejo de efectivo y que se han pedido numerosas veces el arreglo de las puertas de las torres, sea por contratación independiente o como responsabilidad del contrato de la empresa de vigilancia. Se pidió actualizar el aforo de las basuras para obtener la tarifa reducida de basuras individuales de cada apartamento. Se pidió que juntamente con el Comité de Convivencia se buscara apoyo a fundaciones para tratar temas de drogadicción y de prevención. Se pidió más control y organización del bicicletero, se evaluó la gestión de las empresas de rapicobranzas en su organización administrativa que han dado como errores de doble cobro y de atención, con algo de falta de cordialidad con la contadora, lo que no nos permite validar el cumplimiento de las obligaciones de quienes están en proceso de cobro jurídico con esta empresa. Se pidió cotizaciones del mismo servicio con el fin de ser evaluadas. Se pidió adelantar las gestiones necesarias para independizar los servicios de las locaciones del jardín infantil. Se obtuvo un descuento importante para implementar el SG-SST de conformidad con requerimientos del conjunto con el fin de no tener las multas o contravenciones por falta de ese requisito sin que se realizara ninguna gestión de su implementación. Se ha pedido mayor prontitud en la facturación de las expensas mes a mes sin que se haya logrado coordinar un cronograma de administración y contabilidad. Se pidió mayor planeación en las compras de papelería y elementos de aseo para no afectar el mantenimiento necesario de las zonas comunes. Se quiso circularizar la cartera luego de conocidas las alteraciones de la cartilla, así como la publicación de las consignaciones sin identificar para que conocida la oficina de pago le sea más fácil y de ayuda a los copropietarios para ser aplicadas a las unidades correspondientes, las cuales desafortunadamente no se hicieron a pesar de que en las sesiones del Consejo se pedían documentos y prueba de la gestión. Se implementaron las políticas internas de administración con el fin de obtener la transparencia en el proceso de compra y contratación, tales como conocer mínimo 3 cotizaciones homogéneas que puedan ser analizadas en circunstancias de equidad y aprobadas por el Consejo cuando se supere el SMLV, buscando con ello obtener lo necesario en escenarios de organización y planeación administrativa. Así mismo se estableció para todos los contratistas del conjunto constituir póliza de cumplimiento y de responsabilidad civil para blindar y salvaguardar los servicios y bienes contratados por la copropiedad. Se realizaron contratos de prevención con el equipo de succión de agua potable para que sean hechos de mensual a fin de tener bitácoras que reflejen el funcionamiento y que se puedan tomar decisiones futuras con base en información clara y detallada. Se actualizó y corrigió el reglamento con el comité de parqueaderos y administración abanderan do el cumplimiento de las normas urbanísticas y permitió el uso de parqueaderos a arrendatarios de acuerdo con el Código Civil específicamente y en dos ocasiones, este Consejo sancionó el uso de parqueaderos, uno por lenguaje de mala conducta y otro por riña en la sala de sorteo.


NIT. 900.387.312-9


Se contrató y se cuenta con la fase de implementación las NIIF, ya está implementado. Se terminó el proyecto del Consejo anterior de cambiar la iluminación de las torres con sensor de movimiento. Se puso en marcha el proyecto de impermeabilización y se decidió contratar una auditoria con sus respectivas pólizas para asegurar el cumplimiento del contrato. Se llevaron a buen término algunas reclamaciones de la aseguradora y se están gestionando otras de valiosa importancia monetaria. Se realizaron controles de vencimiento en contratos de arrendamiento de jardín y minimercado. Es de anotar que se renovó el Jardín por dos años, el arrendamiento de las locaciones con un incremento del 50% en el valor mensual y se realizaron alianzas de tipo educativo para el conjunto que forman parte integral de ese contrato. Se logró con esfuerzo del señor Benjumea que para el mes de febrero de 2019 el informe de la empresa Topodelta respecto al pago que se efectuó en abril de responsabilidad del anterior administrador el señor Cuastumal y que no se sabía de qué era. El Consejo ha actuado como mediador frente a situaciones de falta de comunicación y de discrepancias entre el Administrador y la Contadora y ha estado disponible para las diferentes situaciones e inmediateces de la copropiedad. En el informe de Administrador. El proceso de empalme tuvo dificultades para la entrega ya que la presidencia no pudo estar presente y don Jesús Cuastumal afirmó que solo me entregaba a mí y en ausencia mía se le dejó un comunicado donde el Consejo le informaba que tenía que realizar la entrega al nuevo Administrador Jaime Cortés; inicialmente el empalme se realizó en presencia del vicepresidente y algunos consejeros y luego con el señor Cortés. Algunas situaciones para resaltar del señor Cuastumal y que necesitamos dar respuesta son: Como es conocido por la asamblea, los inconvenientes que se tuvieron con el administrador durante el periodo de este Consejo se resaltó por la autonomía y el trabajo individual con poco o casi nada de apreciaciones y recomendaciones del Consejo, así como las dificultades que quedaron en el manejo de cartera y entrega de paz y salvos a copropietarios que no estaban al día, el caso de alteración de cifras contables en las cartillas de los años 2016 y 2017 encontrando diferencias en informes contables y lo publicado en las cartillas como lo ha informado la Revisoría Fiscal; así como la poca claridad en contratación como el de las antenas de comunicaciones con un contrato que no aparecía y luego cuando apareció tiene muchas inconsistencias, no es claro si es una retribución solo por el consumo de luz o si es un servicio que nos presta, sin una fecha de terminación del contrato, con todo a favor de Colombia Telecomunicaciones. Del minimercado que se condonaron intereses y no se evidenció ninguna autorización por parte de ningún consejo, ni fue dado a conocer. El caso del abogado Iván Ramírez que se le realizó un pago de más de $2.000.000 sin el debido contrato y que ninguno de los casos asignados tuvieron un proceso. El caso de la renovación de la póliza que se realizó sin tener en cuenta las solicitudes del Consejo para conocer y negociar con los oferentes y que se perdió la posibilidad de descuento. Se evidenció la falta de mantenimientos preventivos y por tal razón se generaron dificultades como el caso del cuarto de motobombas, las puertas de vidrio de las torres, situaciones que se evidencian en las actas del Consejo y los informes de la Revisoría Fiscal. De conformidad con algunas quejas reiteradas de algunos propietarios que aseguraron que el señor Cuastumal no es propietario, el Consejo solicitó al señor Jaime Cortés generar un certificado de libertad y tradición del inmueble 20-304, el cual se expidió el 9 de enero de 2019 y refleja a un solo dueño hasta la fecha, el señor José Benito Vallejo Zambrano y la anotación 9 del mismo dice que se constituyó patrimonio familiar a favor suyo, de la esposa y de los hijos, por tanto con este documento el señor Jesús Cuastumal no es propietario, ha tenido todos los derechos de propietario en las inclusiones como Consejo, como Administrador y además derechos de parqueadero.


NIT. 900.387.312-9


El caso del señor Jaime Cortés, inició con muchas expectativas pero al transcurrir el tiempo se vieron las falencias y dificultades administrativas con muchas deficiencias de gestión y falta de manejo de la mayoría de las prioridades del conjunto; desde la primera reunión se le asignaron una serie de tareas como se evidencia en las actas del Consejo y no fueron cumplidas en su mayoría, lo cual se convirtió en una dificultad que retrasó las actividades normales sumándose al retraso que se venía generando por falta de gestión administrativa ocasionando estancamientos, lo cual quedó consignado en actas de Consejo y las recomendaciones de la Revisoría Fiscal volviéndose reiterativas las solicitudes de la gestión administrativa. En cuanto a las actas de la asamblea que deben ser elaboradas y publicadas oportunamente de conformidad con la normatividad vigente, el acta de la Asamblea General Ordinaria de Copropiedad de marzo 24 no ha sido transcrita en el libro de actas y la de la Asamblea de mayo 6, don Jaime informó que no habían sido elaboradas ni publicada, no se tuvo en cuenta los secretarios y el no hizo la gestión, y la de octubre, a pesar de que el Consejo la elaboró, realizó correcciones de las personas que fueron parte del comité de verificación y se publicó, no se entiende por qué no se encuentra en los archivos de la copropiedad. En cuanto a la gestión de cartera, las medidas administrativas y de carácter legal para la recuperación de cartera fueron casi nulas, poco eficientes, bastante frustrante; tanto el Consejo como la Revisoría le han insistido a esta y a todas las administraciones en la necesidad de incrementar las gestiones en este tema, que en el caso de don Jaime parecía que había dedicado la mayoría de su tiempo a aclarar todos los inconvenientes y no funcionó en gran medida por la dificultades de esa administración con el manejo de la tecnología, la organización clara e ineficiente como lo demuestra la falta de recuperación de la misma, una de las muchas labores de administración. Para aclarar el caso del abogado Cristian Camilo Castañeda, quien fue presentado por don Jaime para realizar la gestión de cobro jurídico, a quien se le entregaron 5 casos y hasta el momento el señor no aparece ni para dar informes. Todo esto y muchos temas más evidenciaron la falta de manejo administrativo y de gestión, así como la falta de conocimientos actualizados en áreas como tecnología, evidenciando las dificultades que, con el manejo del computador, herramientas de Internet, correos electrónicos y whatsapp, quedó evidenciado en una de las reuniones falta de manejo de SISCO y fue evidente la falta de gestión dejando todo para último momento incluyendo la asamblea del 28 de octubre. En cuanto al tema de contratación también fueron evidentes las dificultades, temas como el contrato de Colombia Telecomunicaciones, que se le pidió desde la primera reunión aclarar el acuerdo comercial firmado e 1º de enero de 2016 por el cambio de tarifas del consumo de energía y la explotación de zonas comunes, a nosotros nos cambiaron del estrato 1 al 3 y si eso es una compensación del servicio a nuestro favor, nos están cobrando más y debemos facturar más, pero no ha sido posible. Así como el Consejo pudo evidenciar las malas prácticas administrativas sin comunicaciones algunas al Consejo en las vinculaciones de algunas de las asistentes que trabajaron en su corto periodo, algunas sin contrato. Temas como la resolución de la secretaria del Hábitat, se le pidió a la administración en reiteradas reuniones informar avances en ese tema y al parecer se recibieron comunicaciones que nunca nos trasmitieron ni informaron. Temas como varios soportes que no cumplen la normatividad vigente de la factura de ventas, recibos de caja menor firmados por el administrador que no sirven como soporte para legalizar el gasto según la normatividad implementada muestra la falta de manejo administrativo, como ejemplo el olvidar la factura telefónica por lo que lo cortaron, generando un atraso en el proceso administrativo que bajo la insistencia del Consejo por falta de resultados sumado a toda la situación, originó la renuncia del señor Cortés. Informe de la Secretaría del Hábitat. - Para realizar el proceso ejecutivo por vía legal debe realizarse un contejo técnico a un perito que pueda establecer la diferencia entre lo entregado y lo negociado por la constructora y poder realizar una sola acción jurídica que lleve no solo el acatamiento de la resolución 930 sino también se pueden dar situación de zonas comunes o privadas que puedan presentarse con la reclamación, así como solicitarle a Prodesa la entrega de


NIT. 900.387.312-9


los lotes en sesión que sean derecho de la copropiedad y establecer cuáles son esas +áreas y demás pedir la autorización de administración de las zonas que le corresponden al espacio público; esto se puede lograr mediante dos alternativas: Una es una acción popular y la otra es acción de grupo, sin embargo las cotizaciones de estos procesos oscilan entre cuarenta y cinco y cincuenta millones de pesos, ya que incluye porcentaje de lo recuperado además de los honorarios para iniciar de más o menos veinte millones y su duración para gastos de protocolización y los demás que puedan darse en el proceso. El Consejo en virtud de que en la asamblea realizada en octubre fue rotundo el no para realizar aportes extraordinarios para esta labor, ha tratado de buscar medidas de presión contra la constructora con el valioso apoyo del señor Enrique Alonso, quien está muy bien enterado de todo el proceso con la constructora y ha mostrado su total apoyo asistiendo a reuniones con el Consejo, el administrador y en la constructora donde se está esperando una visita por parte de Prodesa, la cual fue cancelada y que el administrador debe propender para que vuelva a ser programada. Informe de la pérdida de dinero. - El Consejo en todo el proceso para realizar las actuaciones a que haya lugar con el fin de obtener recuperación de los propietarios ha realizado la presión al administrador de turno para adelantar la denuncia ante la fiscalía, como el procedimiento necesario para recolectar los documentos para hacer la reclamación a la aseguradora par a que esta pueda ser acertada y se pueda de alguna manera contribuir a que esa pérdida para los copropietarios no sea total. El Consejo solicitó la implementación de medidas de control del dinero en efectivo y en especial el cheque de imprevistos, lastimosamente esas no se han dado los resultados esperados debido a la intermitencia del cargo de administrador. El Consejo pide de manera especial análisis en las repercusiones de eficacia y que la asamblea sea quien tenga el poder de elección del administrador, pues esta no es conocedora de las actuaciones o falencias que se presenten en las dinámicas de la oficina de administración, pues un Consejo estaría sin las facultades para tomar medidas que remedien esas situaciones graves que se presenten. Informe sobre Contabilidad. - Por las deficiencias administrativas y al parecer por la falta de actualización del software SISCO o por falta de conocimiento del sistema de algunos informes se presentan situaciones de inexactitudes donde explicación es reiterativa que no se actualizó o no tomó la última versión, lo que en ocasiones ha generado confusiones en la rendición de cuentas en informes del Consejo: de otra parte, no se hace de manera mensual ni cumplidamente, a esta época no nos han presentado ni enero ni febrero. Informe de la renovación de póliza de áreas comunes. El Consejo solicitó al Administrador cotizaciones de corredores de seguros para la renovación de las pólizas de áreas comunes, incluyendo la actual para dar a conocer sus propuestas; se decidió continuar con Ángel Seguros quienes por renovación ofrecieron una retribución del 5% según información del Administrador Jesús Benjumea y que se desconoce si el año anterior se obtuvo tal descuento. Leydi Barreto, 19-103.- En la asamblea anterior nos informaron que se había firmado el contrato de seguridad por 2 años porque ellos nos iban a arreglar las puertas, pero hoy dijeron que no, ¿qué pasa con ese contrato? Respuesta. - El contrato no está amarrado a esa condición sino a la prestación del servicio de ellos, lo que nos iba a dar de valor agregado no nos lo dieron. Respuesta El Señor Jesus Antonio Benjumea Moreu - Administrador. - Si nosotros consideramos que el servicio no es bueno, tenemos la libertad y la autonomía para dar por terminado el contrato notificándole con 30 días de anticipación. Gilberto Oviedo, 25-302.- Se hacen contratos que cometen errores que valen y nadie paga; se deben imponer las demandas que tengan que hacer. Respuesta. - En las políticas NIIF se exige para contratos superiores a un SMF pólizas de cumplimiento.


NIT. 900.387.312-9


El Señor Luis Eduardo Quiñones Revisor Fiscal responde: No hay un ente de control especial donde se pueda reportar a los administradores para que se haga justicia. 12. PRESENTACIÓN INFORME DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA De acuerdo con la asamblea extraordinaria realizada en el mes de marzo fuimos elegidos Aurora, Esperanza Rubio, Fernando Moreno, Miguel Rodríguez y Víctor Romero. Se hizo el empalme con el comité saliente y se presentó una propuesta de plan de trabajo con los integrantes y el administrador. En el mes de mayo fuimos ratificados como comité de convivencia en la asamblea extraordinaria. Actividades realizadas 22 de julio.- campaña de concientización de manejo de mascotas 26 de agosto.- Celebración día de la familia 28 de octubre.- celebración día de los niños de 2 a 12 años Se realizaron diferentes actividades en pro de la sana convivencia en el conjunto, hubo citaciones para resolución de conflictos, se colaboró con ayudas a apartamentos con algunos problemas que presentaron mayor necesidad como el del incendio y el funeral. El Comité estuvo muy activo en catástrofes que se nos presentaron. Se hizo la propuesta de abrir el shut por el lugar que dejó la constructora diseñado para la recolección de basuras. Se realizó charlas con una fundación para le prevención de alucinógenos y queda abierta para continuar con esa actividad. Se deja en la administración una AZ donde reposa toda la información y soportes de las actividades realizadas y las actas de conciliación de más de 50 casos atendidos. 13. PRESENTACIÓN INFORME COMITÉ DE PARQUEADEROS La Señora Liliana Álvarez - Presidenta del Consejo lee informe presentado por el comité de parqueaderos. Durante dicho periodo se tuvieron inconvenientes como los carros que no pertenecían a los supuestos propietarios, personas que incumplen el manual de parqueaderos y convivencia. El conjunto cuenta con 157 parqueaderos, a la fecha el conjunto cuenta con 136 parqueaderos, 5 para visitantes, 1 para administración, 1 para discapacitados y 2 parqueaderos cuya cuota es de $50.000. El conjunto cuenta con 129 parqueaderos para sorteo. En cuanto a parqueadero de motos se hizo seguimiento a las carpas que dejan obstaculizando el parqueo, unos propietarios no cumplen con la velocidad establecida para entrar y salir del conjunto, entran y salen con el casco puesto. Automóviles, se sancionó a los no mueven su vehículo durante 3 semanas consecutivas y que utilizan parqueaderos que no le corresponden. Este comité recomienda a los dueños de carros y motos leer las circulares que se publican con los requisitos establecidos antes de cada sorteo, ya que se ha evidenciado que llegan a última hora a radicar papeles en fechas no establecidas, antes o después, y no se aceptan excepciones ni favores personales así ofrezcan chocolatinas entre otros. Este comité pide disculpas a los propietarios de vehículos por no haber entregado las tarjetas a tiempo y exigimos al área contable entregar el informe claro y conciso de las personas que puedan participar en cada


NIT. 900.387.312-9


sorteo. Durante los tres sorteos se presentaron propietarios con sus recibos de pagos que aparecen que no podían participar debido a la información contable. En el sorteo que se realizó el 23 de febrero quedó una lista de propietarios de carros y motos, los cuales deberán radicar tarjeta de propiedad que corresponda al dueño del vehículo, el plazo asignado son los 5 primeros días de abril de 2019, si no cumple con este requisito perderá el derecho al parqueadero. Les recomendamos leer el manual de parqueaderos y de convivencia ya que cada día se presentan inconvenientes por no tener el conocimiento de éste.

13 PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2019 - 2020 Incremento mínimo del 6% que es lo mínimo para mantener el funcionamiento del conjunto.

IN GR ESOS

C ON C EPTOPR ESU PU ESTO

2 0 18

EJEC U TA D O

A Ñ O 2 0 18SA LD O P PR ES - M ES 6 % M EN SU A L A N U A L

CUOTAS DE ADM INISTRACION $503.847.699 $498.679.434 $5.168.265 $42.407.411 $2.544.445 $44.951.856 $539.422.268

PARQUEADERO AUTOS $49.332.798 $49.269.500 $63.298 $4.235.422 $254.125 $4.489.547 $53.874.568

PARQUEADERO M OTOS $16.348.311 $17.070.500 -$722.189 $1.386.479 $83.189 $1.469.668 $17.636.013

ALQUILER SALON COM UNAL $987.000 $3.400.000 -$2.413.000 $0 $0 $150.000 $1.800.000

M INIM ERCADO $13.500.000 $18.147.000 -$4.647.000 $1.500.000 $47.700 $1.547.700 $18.572.400

JARDIN INFANTIL $10.410.000 $10.476.000 -$66.000 $950.000 $0 $950.000 $11.400.000

PARQUEADERO VISITANTES $14.400.000 $22.517.000 -$8.117.000 $1.200.000 $72.000 $1.876.417 $22.517.000

BICICLETERO $1.212.000 $1.512.200 -$300.200 $101.000 $6.060 $107.060 $1.284.720

FONDO IM PREVISTO -$5.262.666 $5.262.666 -$10.525.332 -$424.074 -$25.444 -$449.518 -$5.394.221

DESCUENTO PRONTO PAGO -$25.584.000 -$24.088.002 -$1.495.998 -$2.132.000 -$127.920 -$2.007.334 -$24.088.002

APROVECHAM IENTOS $4.500.000 $7.461.175 -$2.961.175 $500.000 $30.000 $530.000 $6.360.000

$59 6 .72 2 .50 3 $6 8 6 .10 5.575 - $8 9 .3 8 3 .0 72 $51.0 2 2 .16 7 $2 .9 6 2 .0 3 0 $53 .6 15.3 9 5 $6 4 3 .3 8 4 .74 5

GA STOS

C ON C EPTOPR ESU PU ESTO

2 0 18

EJEC U TA D O

A Ñ O 2 0 18SA LD O P PR ES - M ES v/ r en % M EN SU A L A N U A L

ADM INISTRACION $29.532.000 $31.049.000 -$1.517.000 $2.461.000 $149.000 $2.610.000 $31.320.000

REVISORIA FISCAL $13.024.200 $13.234.200 -$210.000 $1.113.800 $67.200 $1.181.000 $14.172.000

ASESORIA CONTABLE $13.308.000 $14.308.000 -$1.000.000 $1.120.000 $70.000 $1.190.000 $14.280.000

ASESORIA JURIDICA $3.750.000 $0 $3.750.000 $250.000 -$41.667 $208.333 $2.500.000

SISTEM ADE GESTION $66.667 $800.000

SEGUROS COPROPIEDAD $22.704.000 $24.224.803 -$1.520.803 $1.892.000 $566.333 $2.458.333 $29.500.000

ASEO $119.382.000 $115.266.004 $4.115.996 $10.200.000 $1.389.431 $11.589.431 $139.073.172

VIGILANCIA $234.705.000 $236.786.769 -$2.081.769 $19.961.000 $1.197.660 $21.158.660 $253.903.920

ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO $7.029.000 $5.977.931 $1.051.069 $633.000 -$47.250 $585.750 $7.029.000

ENERGIA ELECTRICA $31.642.857 $25.788.340 $5.854.517 $2.657.873 -$20.968 $2.636.905 $31.642.857

TELEFONO $2.307.129 $2.403.188 -$96.059 $207.681 $12.461 $220.142 $2.641.702

CORREO $37.800 $45.900 -$8.100 $4.200 $252 $4.452 $53.424

NOTARIALES $90.000 $102.816 -$12.816 $10.000 $600 $10.600 $127.200

M ANTENIM IENTO ZONAS COM UNES $15.939.123 $18.436.031 -$2.496.908 $1.366.347 $305.378 $1.671.725 $20.060.704

M ONITOREO PREVENTIVO DE SUELOS $0 $833.000 -$833.000 $0 $0 $141.667 $1.700.000

M ANTTO M OTOBOM BAS $6.537.126 $13.498.590 -$6.961.464 $553.014 -$123.014 $430.000 $5.160.000

CAM BIO TUBERIA M OTOBOM BAS $20.922.129 $27.975.000 -$7.052.871 $2.324.681 -$1.574.681 $750.000 $9.000.000

M ANTTOS ELECTRICOS Y M ATERIALES $7.446.606 $7.418.076 $28.530 $610.734 $97.599 $708.333 $8.500.000

M ANTENIM IENTO ZONAS VERDES $2.829.126 $3.782.200 -$953.074 $244.014 $97.653 $341.667 $4.100.000

M ANTENIM IENTO TANQUES DE AGUA $1.161.126 $535.500 $625.626 $105.014 $11.653 $116.667 $1.400.000

M ANTENIM IENTO DE PUERTAS $14.889.126 $7.911.323 $6.977.803 $1.249.014 -$8.254 $1.240.761 $14.889.126

M ANTENIM IENTO PARQUE INFANTIL $2.097.126 $3.000 $2.094.126 $183.014 $10.981 $193.995 $2.327.938

M ANTENIM IENTO EXTINTORES $837.126 $715.000 $122.126 $78.014 $5.319 $83.333 $1.000.000

M ANTENIM IENTO REJA CERCA PERIM ETRAL$4.176.123 $100.000 $4.076.123 $366.347 $21.981 $388.328 $4.659.934

M ANTM IENTO CAM ARAS Y EQ SEGURIDAD $2.613.123 $450.000 $2.163.123 $241.347 $258.653 $500.000 $6.000.000

M ANTEM NTO PARQUEADEROS $2.697.126 $1.499.200 $1.197.926 $233.014 -$8.254 $224.761 $2.697.126

COM PUTACIÓN $681.123 $605.000 $76.123 $66.347 $158.653 $225.000 $2.700.000

M ANTENIM IENTO SOFTWARE CONTABLE $813.162 $601.736 $211.426 $76.018 $4.561 $80.579 $966.949

DIA DE LOS NIÑOS Y DE LA FAM ILIA $2.232.000 $2.029.950 $202.050 $186.000 $11.160 $197.160 $2.365.920

ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS $1.452.000 $1.056.120 $395.880 $121.000 $7.260 $128.260 $1.539.120

CELEBRACION DE NAVIDAD $3.612.000 $3.031.822 $580.178 $301.000 $18.060 $319.060 $3.828.720

ELEM ENTOS DE ASEO $6.096.000 $5.415.744 $680.256 $508.000 $30.480 $538.480 $6.461.760

ELEM ENTOS DE CAFETERIA $588.000 $1.118.516 -$530.516 $50.000 $16.667 $66.667 $800.000

UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS $5.100.000 $2.508.850 $2.591.150 $380.000 -$88.333 $291.667 $3.500.000

BIBLIOTECA $1.140.000 $0 $1.140.000 $95.000 -$24.510 $70.490 $845.880

TAXIS Y BUSES $672.000 $536.683 $135.317 $56.000 $3.360 $59.360 $712.320

GASTOS DE ASAM BLEA $7.725.000 $10.249.061 -$2.524.061 $625.000 $37.500 $662.500 $7.950.000

FINANCIEROS $6.954.246 $3.175.973 $3.778.273 $492.694 -$228.030 $264.664 $3.175.973

$59 6 .72 2 .50 3 $58 0 .19 2 .3 2 6 $16 .53 0 .177 $51.0 2 2 .16 7 $2 .3 8 4 .8 9 5 $53 .6 15.3 9 5 $6 4 3 .3 8 4 .74 5

A U M EN TO

A U M EN TO


NIT. 900.387.312-9


Álvaro Prada, 4-101.- Increpa al Revisor Fiscal por la no recuperación de cartera. El Señor Luis Chaux Revisor Fiscal. - Informa que esa labor corresponde a la administración y que en sus informes está la recomendación al respecto. El Señor Jesus Antonio Benjumea Moreu - Administrador. - Se va a implementar el cobro Cristian Campos, 20-103.- El incremento del aseo en 2018 fue del 20%. Respuesta El Señor Luis Eduardo Chaux - Revisor Fiscal.- Tenemos un servicio de aseo, dentro del servicio de aseo está incluida la prestación del servicio de asistente administrativa y la empresa de aseo factura completo. La diferencia alta se debe a que la asistente administrativa no trabajó durante unos meses y por lo tanto no se hizo pago completo. Juan Cadena.- La empresa de acueducto estaba cobrando de más con el cambio de estrato y se requería el trámite para solicitar la devolución. Se requiere recuperar la cartera morosa y no estoy de acuerdo con el incremento del 6% porque seguimos financiando los morosos. El Señor Luis Eduardo Chaux - Revisor Fiscal .- La copropiedad tiene unos compromisos vigentes que hay que cumplir; en la medida en que se recupere la cartera se va a poder llevar a cabo los proyectos. El Señor Jesus Antonio Benjumea Moreu - Administrador.- Sugiero que la cartera que se recupere se lleve al Fondo de Imprevistos para que sea la asamblea quien defina su uso. Se somete a votación la aprobación del proyecto de presupuesto para el año 2019 - 2020 SI 35,41% NO 17,90%

Con una votación del 35,41% SE aprueba proyecto de presupuesto para el año 2019 - 2020 14. ELECCIÓN Y/O RATIFICACIÓN MIEMBROS CONSEJO ADMINISTRACIÓN Se procede a realizar la elección del Consejo de Administración, se le pregunta a los anteriores miembros del consejo de administración sin desean continuar en el Consejo de Administración para lo cual responden que no, se le solicita a los Asambleístas se postulen para integran el consejo de administración de vigencia 2019-


NIT. 900.387.312-9


2020 se les recuerda a los Propietarios que desean postularse que deberán presentar certificado de libertad y tradición para certificar que si son propietarios del inmueble , estar al día con la administración y no tener sanciones. Se postula para integrar el Consejo de Administración Iván Poveda, 17-304 Alexander Garzón, 4-502 Gilberto Oviedo, 25-302 Jaider Márquez, 14-304 Edgar Campos, 4-203 Ricardo Calderón, 29-201 Álvaro Prada, 4-101 El Señor Luis Eduardo Quiñones Chaux Revisor Fiscal confirma que: - Las unidades se encuentran al día con la Administración. El señor Ricardo Calderón, 29-201 se encuentra inhabilitado debido a la sanción que se le puso por los malos tratos y palabras soeces de su esposa para con los contratistas, vigilantes y personas del Consejo y Administración. No tuvo el debido proceso por lo que se pregunta a la Asamblea si está de acuerdo con que el señor Ricardo Calderón, 29-201 sea miembro del el Consejo. El Señor Luis Eduardo Quiñones Chaux.- Por mayoría visible, la Asamblea decide que el señor Ricardo Calderón, 29-201 SI puede pertenecer al Consejo. Se pregunta a la Asamblea si está de acuerdo con que el señor Álvaro Prada, 4-101 sea miembro del el Consejo. Se somete a votación visual y el señor revisor Fiscal informa que por mayoría visible, con una votación a favor de 64 y en contra de 96 la Asamblea decide que el señor Álvaro Prada, 4-101 NO pertenezca al Consejo. Aprobado por unanimidad el Consejo de Administración: Iván Poveda, 17-304 Alexander Garzón, 4-502 Gilberto Oviedo, 25-302 Haider Márquez, 14-304 Edgar Campos, 4-203 Ricardo Calderón, 29-201 El Señor Jesús Antonio Benjumea Moreú - Administrador. - El nuevo Consejo se posesionará una vez sea publicada el acta. 15. RATIFICACIÓN Y/O NOMBRAMIENTO DEL REVISOR FISCAL De acuerdo con la ley se hizo la convocatoria y se recibieron hojas de vida, se seleccionaron Lida Consuelo Ramos Reina TP. 196807-T. Contador Público U. San Martín, formación académica en PH, NIIF. Rosalba Gaitán Pacheco TP. 104197-T. Contador Público Corporación Universitaria de Ciencia y Desarrollo. Experiencia RF en PH. Johana Vargas Torres TP. 130448-T. Contador Público U. Militar Nueva Granada. Experiencia RF en PH. Nubia Janeth Lago Rodríguez. Contador Público U. Central. Luis Eduardo Quiñones Chaux Revisor Fiscal actual.


NIT. 900.387.312-9


La Asamblea por mayoría visible decide ratificar al señor Luis Eduardo Quiñones Chaux como Revisor Fiscal. 16. ELECCIÓN Y/O RATIFICACIÓN COMITÉ CONVIVENCIA María Fernanda Parra, 13-104 Omar Celis, 19.404 Ligia Cuellar, 34-401 El Señor revisor Fiscal confirma que: - Las unidades se encuentran al día con la Administración. Aprobado por unanimidad 17. ELECCIÓN Y/O RATIFICACIÓN COMITÉ DE PARQUEADEROS Edgar Campos, 4-203 Ángela Ricaurte, 20-505 Cesar Moreno, 23-203 El Señor revisor Fiscal confirma que: - Las unidades se encuentran al día con la Administración. Aprobado por unanimidad 18. PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Zonas comunes y techos. - Se llevará a cabo con Recuperación de carteras. Ampliación de parqueaderos. - En el espacio de la cancha y esta trasladarla ($80.000.000), hacer parqueaderos y entregarlos en sesión por pago anticipado que se debe aprobar en Asamblea con el 70% porque se modificará el uso establecido. 19. PROPOSICIONES Y VARIOS Diligenciar formato de actualización de datos. - Es obligación presentarlo al Ministerio del Interior conforme a lo establecido por el SG-SST, adjuntando el certificado de libertad (si los propietarios autorizan, se sacan y el costo se incluye en la cuenta de cobro de administración) Recuperación de cartera – El Señor Jesus Antonio Benjumea Moreu Administrador. – Propone una amnistía si durante los 3 meses (abril a junio) cancelan el total del capital, condonación del 70% de intereses Aprobado por unanimidad. La Señora Liliana Álvarez - Presidenta Consejo. – De acuerdo a los informes presentados es necesario tomar las medidas correspondientes en cuanto al caso del Señor Jesús Cuastumal, ya que como se dieron cuenta el apartamento que habita no es del señor si no del hermano de la esposa , en la administración no presentó ninguna documentación como un contrato de arrendamiento y la autorización del propietario para poder participar en el sorteo de parqueaderos en ese orden de ideas y de acuerdo a lo que reza en el reglamento de parqueaderos quedaría sancionado el señor Jesús Cuastumal para el uso del parqueadero, esto para que lo tengan en cuenta los miembros del comité de parqueaderos, consejo de administración, revisor fiscal y administración y apliquen la respectiva sanción.


NIT. 900.387.312-9


Mary Jiménez, 20-402.- Mi esposo de 65 años trabaja un taxi, pero no está a nombre de él, tiene problemas de salud (artrosis severa). Lee carta de su esposo solicitando autorización para poder participar en el sorteo de parqueadero. La Señora Liliana Álvarez presidenta pregunta a la Asamblea si están de acuerdo en modificar el reglamento a Teniendo al caso de la señora Jiménez, la respuesta es que no. Henry Zamora, 8-504.- Que de inmediato para todos los deudores sean castigados con no dejarles la correspondencia en su buzón, la única correspondencia que se le puede entregar sea la del cobro de la cuota que debe, que se implemente una casilla para dejar toda la correspondencia ahí y poner en el buzón del apartamento poner una marquilla roja para saber que no se le deja correspondencia. Aprobada por unanimidad que se sellen los buzones de los deudores morosos y su correspondencia se deja en una caja comunal. El Señor Jesús Antonio Benjumea Moreú - Administrador. - Lo anterior excepto a quienes hayan reclamado y no se les haya certificado que están en mora, en el mes de junio la administración y la contadora tendrán la información. Gilberto Oviedo, 25-302.- Respecto a la propuesta del señor administrador de condonar intereses, que se estudie cada caso y si tiene solvencia económica no se le debe condonar. Asambleísta. - Aumentar la sanción por colgar ropa en las ventanas y en las rejas, a un valor equivalente a un SMLM. Aprobado por unanimidad Oscar Merino, 15-202.- Solicito a la Asamblea la condonación del 100% de los intereses a las personas (8) víctimas del robo por parte del anterior administrador. Se somete a votación de los Asambleístas si las propuestas aquí traídas quedan aprobadas para su ejecución.

Respuesta. - Se somete a votación VOTACION SI 23,62% NO 21.16%


NIT. 900.387.312-9


Por unanimidad la Asamblea aprueba las proposiciones presentadas en la asamblea al igual que se ratifica la condonación del 100% de los intereses a las personas que fueron damnificados por el hurto por parte de la administración. NOTA: Todos los informes presentados a los asambleístas hacen parte integral de la presente acta y se encuentran a disposición en la oficina de la Administración; así mismo los documentos e informes mencionados y los que se utilizaron para la elección de los proveedores y del Revisor Fiscal. La Asamblea se encuentra grabada en audio y video, los que reposan en la Administración. 20. CIERRE Presidente Asamblea. - Siendo las 2:37 PM del 31 de marzo de 2019 se da por terminada la Asamblea. Para constancia firman: _____________________________ ________________________________ LILIANA ÁLVAREZ, MYRIAM ELISA ROSERO PUERTO PRESIDENTE CONSEJO ASISTENTE DEL ADMINISTRADOR Presidente de la Asamblea Secretaria de la Asamblea

EL COMITÉ VERIFICADOR DE LA PRESENTE ACTA

CERTIFICA:

En la ciudad de Bogotá, a los ______ días del mes de _______, del año 2019, luego de leída el Acta

correspondiente a la Asamblea General Ordinaria celebra el domingo 31 de marzo del 2019; Certifica que el

contenido de la presente Acta es real y acorde con lo hablado en la Asamblea General Ordinaria.

Para constancia se firma por quienes fueron nombrados en la Asamblea General Ordinaria.

TORRE APTO NOMBRE FIRMA

13 104 MARIA FERNANDA PARRA

34 401 BLANCA LIGIA CUELLAR

34 501 ROCIO ROVELTO


NIT. 900.387.312-9


EL COMITÉ VERIFICADOR DE LA PRESENTE ACTA

CERTIFICA:

En la ciudad de Bogotá, a los ______ días del mes de _______, del año 2019, luego de leída el Acta

correspondiente a la Asamblea General Ordinaria celebra el domingo 31 de marzo del 2019; Certifica que el

contenido de la presente Acta es real y acorde con lo hablado en la Asamblea General Ordinaria.

Para constancia se firma por quienes fueron nombrados en la Asamblea General Ordinaria.

TORRE APTO NOMBRE FIRMA

13 104 MARIA FERNANDA PARRA

34 401 BLANCA LIGIA CUELLAR

34 501 ROCIO ROVELTO

Co肥uN一丁O RE_SID亡NCIAL VルLAAし_C<ZAR臣L

・　動i丁.900.387,事1之-9

巾ORRE �AP丁O �NOMBRE �　　　　　F旧MA )　　　　　　　　一i一‾1

13 �104 � �i �掴午出血年

34 �401 �! � �;子　　- /ク臆

仁4 �与01 �i∴∴∴∴ROCIOROVEし丁O �/　‾ 幽 2誹

nit. 900.387.312-9 acta no. 01.2019 asamblea general ...gloria lópez 23-203, Álvaro prada 4-101,...

Documents