new eurowin tu intranet · 2011. 5. 26. · eurowin tu intranet corporativa es la solución global...

Manual de

EUROWIN

TU INTRANET

Documento: me_tuintranet

Edición: 02

Nombre: Manual de Eurowin Tu Intranet

Fecha: 21-12-2010

Manual de Eurowin Tu Intranet

1

Tabla de contenidos

1. Introducción ........................................................................................................................... 4

1.1. ¡Se acabó el tablón de anuncios! ....................................................................................................... 4

2. Características Generales ....................................................................................................... 5

2.1. Múltiples opciones para facilitar la comunicación interna de su empresa ........................................ 5

2.2. Total accesibilidad a los datos del personal ...................................................................................... 5

3. Activar Eurowin Tu Intranet Corporativa ................................................................................. 6

4. La Intranet .............................................................................................................................. 8

4.1. Página de autentificación ................................................................................................................... 8

4.2. Página inicial....................................................................................................................................... 8

4.2.1. Lateral derecho ............................................................................................................................. 9

4.2.1.1. Notificación de correo ............................................................................................................................ 9

4.2.1.2. Descarga de software ............................................................................................................................ 9

4.2.1.3. Búsqueda de personal ......................................................................................................................... 10

4.2.2. Opciones del Menú ..................................................................................................................... 10

4.2.2.1. Usuarios de la Intranet.......................................................................................................................... 10

4.2.2.2. Documentación compartida ................................................................................................................. 11

4.2.2.3. Correo Interno ...................................................................................................................................... 11

4.2.2.4. Vacaciones .......................................................................................................................................... 11

4.2.2.5. Hardware y Software............................................................................................................................ 11

4.2.2.6. SMS .................................................................................................................................................... 12

4.2.2.7. Utilidades ............................................................................................................................................. 12

4.2.2.8. Intranet ................................................................................................................................................ 12

4.2.2.9. Administración ..................................................................................................................................... 12

4.2.2.10. Salir ................................................................................................................................................... 13

4.3. ¿Cómo empezar? ............................................................................................................................. 14

4.3.1. Configurar la Intranet .................................................................................................................. 14

4.3.2. Dar de alta Delegaciones y Departamentos ................................................................................ 14

4.3.3. Dar de alta los Usuarios de la Intranet ......................................................................................... 14

4.3.4. Solicitar créditos SMS ................................................................................................................. 14

4.3.5. Crear noticias.............................................................................................................................. 15

4.4. Usuarios de la Intranet ..................................................................................................................... 15

4.4.1. Búsqueda de personal ................................................................................................................ 15

4.4.2. Ficha usuario .............................................................................................................................. 16

4.4.3. Editar Usuario ............................................................................................................................. 16

4.4.4. Permisos..................................................................................................................................... 17

4.4.4.1. Administración ..................................................................................................................................... 18

4.4.4.2. Usuarios .............................................................................................................................................. 18

4.4.4.3. Gestión ................................................................................................................................................ 18


2

4.4.4.4. SMS .................................................................................................................................................... 18

4.4.4.5. Vacaciones .......................................................................................................................................... 19

4.4.4.6. Software .............................................................................................................................................. 19

4.4.4.7. Otros ................................................................................................................................................... 19

4.4.5. Búsqueda por Dept. ................................................................................................................... 19

4.4.6. Últimas incorporaciones .............................................................................................................. 20

4.4.7. Gestión de usuarios .................................................................................................................... 20

4.5. Documentación compartida ............................................................................................................. 21

4.5.1. Acceso a ficheros ....................................................................................................................... 21

4.5.2. Gestión de ficheros ..................................................................................................................... 21

4.5.2.1. Crear carpeta ....................................................................................................................................... 22

4.5.2.2. Subir fichero ......................................................................................................................................... 22

4.5.2.3. Opciones ............................................................................................................................................. 22

4.6. Correo Interno .................................................................................................................................. 23

4.6.1. Nuevo mensaje ........................................................................................................................... 23

4.6.2. Correo Interno ............................................................................................................................ 24

4.6.3. Mensaje de Correo ..................................................................................................................... 25

4.6.4. Administración de Carpetas ........................................................................................................ 26

4.6.5. Administración de grupos ........................................................................................................... 27

4.6.6. Búsqueda de mensajes .............................................................................................................. 27

4.6.7. Filtros de mensajes ..................................................................................................................... 28

4.7. Vacaciones ....................................................................................................................................... 28

4.7.1. Solicitud vacaciones ................................................................................................................... 28

4.7.2. Vacaciones como Administrador ................................................................................................ 30

4.7.3. Autorizar / Denegar Vacaciones .................................................................................................. 30

4.7.4. Gestión de fiestas ....................................................................................................................... 31

4.7.5. Gestión días adicionales ............................................................................................................. 32

4.7.6. Gestión vacaciones empresa ...................................................................................................... 32

4.7.7. Listado pend. de autorizar .......................................................................................................... 33

4.7.8. Listado Mensual.......................................................................................................................... 34

4.7.9. Listado de ausencias .................................................................................................................. 34

4.7.10. Resumen por departamento ..................................................................................................... 35

4.7.11. Vacaciones Departamento ........................................................................................................ 35

4.8. Hardware y Software ........................................................................................................................ 36

4.8.1. Control Software ......................................................................................................................... 36

4.8.2. Búsqueda de software ................................................................................................................ 37

4.8.3. Listado de Software .................................................................................................................... 37

4.8.4. Gestión de equipos ..................................................................................................................... 38

4.8.5. Gestión de tipos de equipos ....................................................................................................... 39

4.8.6. Gestión de software .................................................................................................................... 40

4.8.7. Gestión de ubicaciones .............................................................................................................. 40

4.9. SMS .................................................................................................................................................. 40


3

4.9.1. Envío de SMS ............................................................................................................................. 40

4.9.2. SMS Enviados ............................................................................................................................ 41

4.9.3. Listado Resumen SMS ............................................................................................................... 42

4.10. Utilidades ........................................................................................................................................ 42

4.10.1. Gestión de noticias ................................................................................................................... 42

4.10.2. Gestión departamentos ............................................................................................................ 43

4.10.3. Edición departamento ............................................................................................................... 43

4.10.4. Gestión delegaciones ............................................................................................................... 44

4.10.5. Cambio de contraseña ............................................................................................................. 45

4.10.6. Listado Extensiones .................................................................................................................. 45

4.11. Intranet ........................................................................................................................................... 45

4.11.1. Edición datos personales .......................................................................................................... 45

4.11.2. Configuración ........................................................................................................................... 46

4.11.2.1. Idioma Intranet ................................................................................................................................... 46

4.11.2.2. Opciones Correo ................................................................................................................................ 46

4.11.2.3. Firma de Correo ................................................................................................................................. 46

4.11.3. Página inicial ............................................................................................................................. 46

4.12. Administración ................................................................................................................................ 46

4.12.1. Intranet ..................................................................................................................................... 46

4.12.2. Datos de la empresa ................................................................................................................. 47

4.12.3. Datos de facturación ................................................................................................................. 47

4.12.4. Diseño ...................................................................................................................................... 47

4.12.5. Vacaciones ............................................................................................................................... 47

4.12.6. SMS ......................................................................................................................................... 48

4.12.7. El Tiempo ................................................................................................................................. 48

4.13. Salir ................................................................................................................................................. 48

5. Preguntas Frecuentes (FAQ) ................................................................................................. 49

5.1.1.1.1. Cuando un usuario solicita unas vacaciones o permiso. ¿Quien recibe esta solicitud? ................... 49

5.1.1.1.2. ¿Cómo puede saber, un jefe de departamento, si tiene vacaciones pendientes de autorizar en su

departamento? ............................................................................................................................................. 49

5.1.1.1.3. Cuando le doy al botón “Imprimir” no me imprime los colores ni las imágenes. ¿Qué puedo hacer?

.................................................................................................................................................................... 49

5.1.1.1.4. La Intranet no dispone de créditos para enviar SMS. ¿Cómo puedo solicitar créditos? ................. 49


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1. Introducción

Eurowin Tu Intranet Corporativa es la solución global para la gestión de información que potencia y fortalece

la comunicación interna de la empresa.

Una aplicación con tecnología de Internet que permite compartir información dentro de una red privada, ya

sea empresarial o educativa, o dentro de un grupo bien definido y limitado. Le ofrece múltiples ventajas,

fundamentalmente para la organización interna de su empresa:

Incremento del flujo y del valor de la información dentro de una organización.

Facilidad para publicar información en la Intranet que confiere agilidad en el envío de la información

de la empresa: como las noticias, procedimientos de la compañía,...

Disminución de costes e incremento de la velocidad del flujo de información interna.

Posibilidad de restricción o facilidad en el acceso a un rango creciente de información, lo que

mejora la productividad de los trabajadores.

Rápida y fácil gestión.

Archivos de documentación de protocolo: ISO, etc.

Acceso a la ficha de todos los datos del personal.

Control de días vacacionales, permisos, etc.

Listado de ausencias.

Control de bajas de enfermedad.

1.1. ¡Se acabó el tablón de anuncios!

Mediante Eurowin Tu Intranet Corporativa, su empresa dispone de un método rápido y seguro para facilitar

la comunicación unidireccional de su empresa.

El programa visualiza en su página principal todas las noticias que genera la empresa y que se introduzcan

para notificar al personal de su empresa.


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2. Características Generales

2.1. Múltiples opciones para facilitar la comunicación interna de su empresa

Sistema de mensajería vía Web compatible con navegadores de versión 5.5 o superior, totalmente

independiente del sistema de e-mail tradicional.

Posibilidad de enviar avisos de llamadas telefónicas (modelo predefinido) o mensajes desde la ficha

de consulta de un usuario.

Posibilidad de enviar un mensaje individualmente, a grupo de usuarios, a departamentos o a todo el

personal de la empresa.

Gestión de los mensajes con carpetas personalizables por el usuario.

Confirmación de mensajes leídos por el usuario remitente y el emisor.

Buscador de mensajes, filtrando por destinatario, asunto, cuerpo del mensaje, etc.

Envío de notificaciones vía SMS.

2.2. Total accesibilidad a los datos del personal

Todo el personal de su empresa se introduce en Eurowin Tu Intranet Corporativa facilitando el acceso a la

búsqueda y consulta de la ficha de cada uno de ellos: nombre, apellidos, departamento, función e-mail,

teléfono de contacto, con sistema restringido de acceso a datos personales.

Además, el programa ofrece una total información de las vacaciones del personal facilitando la gestión del

mismo por parte de los responsables como por el propio usuario que puede solicitar e informarse de su

estado vacacional:

Formulario de solicitud de vacaciones y permisos.

Visualización de los días festivos, vacaciones consumidas, días de baja, etc.

Información de permisos o vacaciones pendientes de autorizar, días de ausencia, días consumidos

de vacaciones o permisos, etc.

Autorizar o desautorizar vacaciones o permisos del personal de su departamento.

Consultar ausencias de personal por días y el motivo de éstas.


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3. Activar Eurowin Tu Intranet Corporativa

Si ha adquirido un Eurowin Tu Intranet Corporativa, seguramente habrá recibido el CD de instalación del

mismo. Para una correcta activación siga las siguientes instrucciones:

Paso 1: Insertar el CD de instalación a la unidad lectora de CD’s *

* Probablemente el CD se auto ejecutará presentando la siguiente pantalla: (si esto no ocurre acceda

manualmente a su unidad lectora de CD’s, a través de “Mi PC” » ”Unidad de CD/DVD” y ejecute el archivo

“autorun.exe”.

Paso 2: En este CD se encuentran todos los productos de Eurowin NET. Escoja Tu Intranet para empezar la

activación del producto y en la siguiente pantalla pulse el botón “Activar licencia” para la activación del

producto.

Paso 3: La pantalla siguiente tiene un formulario que debe rellenar correctamente con los datos solicitados.

* En el apartado “Datos de Eurowin Tu Intranet” le pedirá que escoja un nombre para su Intranet. El nombre

debe componerse de entre 3 y 30 números o letras minúsculas (exceptuando tildes, ñ, ç, u otros caracteres

especiales). Tenga en cuenta que este nombre es el que utilizará para acceder a su Intranet, por ejemplo si

escoge el nombre “miempresa”, accederá a su Intranet a través de la URL:

https://www.tuintra.net/miempresa. Por ese motivo aconsejamos escoger nombres cortos.

*En el apartado “Datos de Eurowin Tu Intranet” también le pedirá la contraseña de administración. Guarde

esta contraseña ya que le servirá para acceder a su Intranet con el usuario Administrador (admin).

Paso 4: Una vez rellenado el formulario pulse el botón “Registrar el producto”.

* Una vez registrado el producto, le enviaremos un e-mail en el cual le proporcionaremos los datos de

acceso a su Intranet.

https://www.tuintra.net/miempresa


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Ya tiene su Intranet Corporativa instalada y puede acceder a ella a través de su dirección Web (p.e:

https://www.tuintra.net/miempresa)


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4. La Intranet

4.1. Página de autentificación

Si intenta acceder a su Intranet desde la URL proporcionada verá una pantalla de autentificación de

usuarios, donde le pedirá Usuario y Contraseña.

Esta página autentica a todos los usuarios que accedan a la Intranet. Como es la primera vez que

accedemos y todavía no existen usuarios debe acceder con el usuario “admin” y la contraseña que

especificó en el formulario de registro del producto.

4.2. Página inicial

Si el usuario y contraseña son correctos accederá a la página inicial de la Intranet, verá una pantalla como la

que se muestra a continuación:

La estructura de las páginas de Eurowin Tu Intranet es la misma para todas ellas y consta de las siguientes

partes:

Parte superior: la cabecera. (configurable)

Lateral izquierdo: opciones del menú.

Lateral derecho: utilidades comunes o destacadas.

Parte inferior: el pie con los datos de la empresa.


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Parte central: se encuentran los contenidos de la página actual.

En la parte central de la página inicial de la Intranet, se mostrarán todas las noticias que se vayan publicando

en la Intranet. Se asemeja bastante al tablón de anuncios de la Intranet, cualquier noticia o novedad que se

produzca en la empresa se publica en esta página.

4.2.1. Lateral derecho

4.2.1.1. Notificación de correo

En este apartado muestra los mensajes pendientes de leer, si pulsa el link le llevará al correo interno.

4.2.1.2. Descarga de software

En este apartado encontrará software adicional para la Intranet, como por ejemplo el Notificador de correo.

Se trata de un programa residente en la barra de tareas que notifica cuando tiene mensajes nuevos en la

Intranet.

Esta utilidad es muy útil para evitar tener que entrar en la Intranet para saber si tiene correos pendientes de

leer.

Para instalar en Notificador de correo siga los pasos siguientes:

1. Pulse sobre el enlace Notificador de correo para empezar la descarga.

2. Descargue el archivo .zip y guárdelo en una carpeta de su ordenador.

3. Descomprima el archivo .zip.

4. Haga doble clic encima del icono setup.exe (el instalador)

5. Siga las instrucciones de instalación

6. Una vez finalizada la instalación. Ejecútelo accediendo a él a través del menú Inicio » Programas »

Inicio » IMNotify.

7. Si se ha ejecutado correctamente observará que en la parte derecha de la barra de Inicio (Junto al

reloj de Windows), hay un sobre de correo. Pulse con el botón derecho del ratón y escoja la opción

“Opciones”. En la siguiente pantalla deberá configurar el notificador para que este funcione

correctamente con su Intranet.


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Introduzca el nombre de la Intranet y el usuario al que desea comprobar los correos.

Opcionalmente puede introducir su contraseña de acceso a la Intranet, de esta forma podrá utilizar el

notificador para acceder a la intranet sin necesidad de identificarse.

Para terminar pulse el botón Aceptar y el notificador le avisará cuando tenga mensajes en su Intranet.

4.2.1.3. Búsqueda de personal

Este buscador le permitirá encontrar cualquier empleado de la empresa en cuestión de segundos. Con sólo

introducir parte del nombre de la persona que está buscando, saldrá una lista con las coincidencias de la

búsqueda. Dentro de la lista, pulsando encima del nombre del empleado podrá acceder a la ficha de este.

4.2.2. Opciones del Menú

En la parte izquierda de la pantalla se encuentra la barra del Menú, a través de ella podrá acceder a las

distintas opciones de su Intranet. Estas son las distintas opciones del menú que más adelante verá con más

detalle.

4.2.2.1. Usuarios de la Intranet

Búsqueda personal: Es un potente buscador del personal de nuestra empresa.

Búsqueda por Dept.: Permite realizar búsquedas por departamento.

Últimas incorporaciones: Podrá conocer las altas de personal recientes en la empresa.

Gestión de usuarios: Permite gestionar los usuarios de la Intranet.


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4.2.2.2. Documentación compartida

Acceso a ficheros: Nos permite ver y/o descargar ficheros colgados en la Intranet.

Gestión de ficheros: En este apartado podemos gestionar los archivos que queremos que

aparezcan en la zona de Acceso a ficheros.

4.2.2.3. Correo Interno

Nuevo mensaje: Redacta un mensaje de correo nuevo.

Correo Interno: Accede a las carpetas de correo para poder gestionar el correo del usuario.

Administración de carpetas: Nos permite crear y/o modificar las carpetas del correo del usuario.

Administración de grupos: Nos permite crear y/o modificar grupos de correo para enviar mensajes

de grupo.

Búsqueda de mensajes: Es un potente buscador el cual nos permite hacer búsquedas sobre los

correos.

Filtros de mensajes: Nos permite crear y/o modificar filtros para los mensajes. Muy útil para realizar

determinadas acciones cuando recibimos un mensaje nuevo.

4.2.2.4. Vacaciones

Solicitud vacaciones: Desde esta opción los usuarios accederán a su calendario laboral y podrán

solicitar vacaciones.

Gestión de fiestas: Permite configurar los días festivos. Por ejemplo fiestas locales, autonómicas…

Gestión días adicionales: Permite añadir o quitar días de fiesta a los usuarios de la Intranet.

Listado pendientes de autorizar: Lista las solicitudes de vacaciones pendientes de autorizar (por

departamento).

Listado mensual: Genera un listado con el número de días de vacaciones de todos los usuarios de

la Intranet.

Listado de ausencias: Lista los usuarios ausentes de un día determinado.

Resumen por departamento: Genera un listado por departamento, donde muestra el estado global

de las vacaciones.

4.2.2.5. Hardware y Software

Control software: Permite gestionar el software que tiene instalado cada usuario de la Intranet.

Búsqueda de software: Potente buscador de software.

Listado de software: Realiza un listado del software de la empresa en función del programa.

Gestión de equipos: Permite crear, modificar y borrar equipos.

Gestión de tipos de equipo: A cada equipo puede asignarle un tipo. Aquí podrá crear, modificar y

borrar los tipos de equipos.


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Gestión de software: Permite gestionar los distintos programas de que dispone la empresa.

Gestión de ubicaciones: A cada equipo puede asignarle una ubicación. Aquí podrá crear, modificar

y borrar ubicaciones.

4.2.2.6. SMS

Envío de SMS: Permite enviar SMS a un usuario de la Intranet (o a un número de teléfono móvil).

SMS Enviados: Muestra una lista de los SMS enviados por cada usuario. Desde esta opción

también verá los créditos disponibles y podrá solicitar créditos adicionales.

Listado Resumen SMS: Genera un listado por meses u años de los SMS enviados.

4.2.2.7. Utilidades

Gestión de noticias: Desde esta opción podrá gestionar las noticias que aparecen en la pantalla

principal de la Intranet.

Gestión de departamentos: Permite crear, modificar y borrar los distintos departamentos de la

empresa (Es necesario crear al menos un departamento para poder dar de alta usuarios).

Gestión de delegaciones: Permite crear, modificar y borrar las delegaciones de la empresa.

Cambio Contraseña: Permite a cada usuario cambiar su contraseña de acceso a la Intranet.

Listado Extensiones: Genera un listado configurable con las extensiones telefónicas de los usuarios

de la Intranet.

4.2.2.8. Intranet

Edición datos personales: Esta opción permite a cada usuario modificar su información personal en

la base de datos de la Intranet.

Configuración: Permite a cada usuario establecer preferencias de idioma, correo, firma…

Página Inicial: Enlace a la página inicial de la Intranet (para este fin también se puede hacer clic

encima del logo de la empresa, en la cabecera).

4.2.2.9. Administración

Intranet: Opciones de configuración de la Intranet.

Datos de la empresa: Formulario donde podrá rellenar los datos visibles de la empresa. Estos datos

se visualizarán en el pie de la página.

Datos de facturación: En este formulario debe rellenar los datos de facturación de la empresa. Estos

datos no son visibles en la Intranet (Dispone de 3 meses gratuitos posteriores al registro/activación

del producto para rellenar los datos bancarios)


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Diseño: Desde este apartado podrá configurar todo lo referente al diseño de la Intranet (cabecera,

logo, colores, …)

Vacaciones: Opciones de vacaciones, como de cuantos días disponen los usuarios, laborables o

naturales…

SMS: Permite configurar todo lo referente a los SMS.

El Tiempo: Permite establecer el país y ciudad que muestra el tiempo la Intranet.

4.2.2.10. Salir

Se desconecta de la sesión de la Intranet.


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4.3. ¿Cómo empezar?

Una vez activado el producto Eurowin Tu Intranet y si ha accedido a la Intranet con el usuario Administrador

(admin), ya puede empezar a trabajar. Pero, ¿por dónde empezar?

4.3.1. Configurar la Intranet

En la opción Administración del menú podrá establecer los parámetros configurables de la Intranet.

Verifique que los datos de la empresa son correctos, escoja el idioma por defecto de la Intranet, suba su

propio logo para la cabecera, establezca los días de vacaciones, los usuarios que reciben SMS, la ciudad

del tiempo…

4.3.2. Dar de alta Delegaciones y Departamentos

Para facilitar la gestión de los usuarios de la Intranet, organícelos por delegación o departamento.

Delegaciones: antes de crear los usuarios debe crear las delegaciones de que dispone su empresa.

Si su empresa no dispone de distintas delegaciones, cree como mínimo una delegación y asígnela a

todos los usuarios.

Departamentos: cree los distintos departamentos en los que se divide su empresa. (p.e: dirección,

administración, comercial, compras, ventas, marketing).

4.3.3. Dar de alta los Usuarios de la Intranet

Vaya a la opción del menú Usuarios de la Intranet » Gestión de usuarios, allí podrá dar de alta los empleados

de la empresa.

4.3.4. Solicitar créditos SMS

Si desea realizar envíos SMS desde la Intranet, antes deberá solicitar créditos SMS. Para hacerlo vaya a la

opción del menú SMS » SMS Enviados, allí utilice el botón Solicitar para realizar la solicitud.

Recuerde que para solicitar créditos SMS debe tener correctamente cumplimentados los datos de

facturación. (Administración » Datos de facturación).


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4.3.5. Crear noticias

Si lo desea puede crear alguna noticia para ser publicada en la Intranet, utilizando la Gestión de noticias.

Para empezar con las noticias, le sugerimos crear una noticia de bienvenida a la Intranet. Para hacerlo vaya

a la opción del menú Utilidades » Gestión de noticias.

4.4. Usuarios de la Intranet

4.4.1. Búsqueda de personal

Desde esta página podrá acceder a los usuarios activos de la Intranet. Pasando el ratón por encima de los

nombres de los usuarios verá una previsualización de sus datos y haciendo clic accederá a la ficha personal

de dicho usuario.

Para realizar una búsqueda, simplemente escriba parte del nombre del usuario en el campo ‘Búsqueda’ de

la barra de herramientas.

En la lista de usuarios, al final de cada usuario hay 4 iconos que realizan las siguientes acciones:

Enviar Nota Telefónica: Envía una notificación de llamada telefónica.

Enviar Intranet: Redacta un correo interno para este usuario.

Enviar SMS: Envía un SMS a este usuario. (Es necesario tener el permiso de ‘Envío de SMS’ para

ver esta opción)

Enviar Email: Envía un e-mail a este usuario.


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4.4.2. Ficha usuario

Esta pantalla es accesible desde distintas partes de la Intranet, y muestra la ficha con los datos personales

del usuario.

En la barra de herramientas dispone de las siguientes opciones:

Volver: Esta opción le retornará a la página anterior.

Imprimir: Imprime la ficha del usuario.

Enviar correo: Envía un correo interno (Intranet) al usuario seleccionado.

Editar: (Sólo si tiene el permiso para editar usuarios) Permite editar los datos del usuario.

Permisos: (Sólo si tiene el permiso para editar permisos) Establece los privilegios o permisos que

tiene o no tiene el usuario.

Vacaciones: Muestra el calendario de vacaciones del usuario con la posibilidad de marcar nuevas

vacaciones o autorizar peticiones. (sólo si se tienen los permisos pertinentes).

vCard: Permite descargar los datos del usuario en formato vCard. El vCard es un formato de

archivo estándar para el intercambio personal de los datos, tarjetas de visita, específicamente

electrónicas.

4.4.3. Editar Usuario

Puede acceder a esta página para crear usuarios nuevos o para modificar los datos de un usuario ya

existente. Aquí encontrará un formulario para rellenar los datos del usuario. Los datos que puede rellenar

son los siguientes:

Foto: Pulse el botón ‘Examinar’ y escoja la foto que desee subir. Una vez la tenga pulse el botón

‘Subir la foto’.


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Datos personales: Este apartado contiene los datos personales del usuario, como nombre,

dirección, teléfonos, ... Como también datos importantes para la Intranet, como fecha admisión,

delegación, departamento, comunidad autónoma, …

Currículum (PDF): Esta opción permite integrar el currículum en formato PDF en la ficha del usuario.

Para hacerlo, pulse el botón ‘Examinar’ y escoja el fichero del currículum en formato PDF que desee

subir. Una vez la tenga pulse el botón ‘Subir el currículum’.

Otros títulos de especialización ya conseguidos en la admisión: Recuadro para introducir los títulos

de especialización conseguidos en el momento de la admisión del usuario.

Títulos y especializaciones conseguidas sucesivamente en la empresa: Recuadro para introducir los

títulos y especializaciones conseguidas durante la estancia en la empresa.

Currículum personal de la empresa: En este apartado puede introducir los distintos cargos, y

experiencia profesional del trabajador dentro de la empresa.

Datos conexión Intranet: Nombre de usuario que utilizará para acceder a la Intranet y la contraseña.

El nombre de acceso a la intranet debe componerse entre 3 y 25 números o letras minúsculas

(exceptuando tildes, ñ, ç, u otros caracteres especiales).

Una vez tenga todos los datos rellenados o modificados sólo tiene que pulsar el botón de guardar de la

barra de herramientas.

4.4.4. Permisos

Esta pantalla le permitirá establecer privilegios en forma de acciones que pueda realizar el usuario dentro de

la Intranet o a que zonas pueda acceder.

Marque los permisos que quiere que tenga el usuario. Estos son los permisos y su descripción:


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4.4.4.1. Administración

Administración: da acceso a la opción del menú administración. Desde esta opción se puede

cambiar los datos de la empresa, los datos de facturación, el diseño de la Intranet, opciones de

vacaciones, SMS, el tiempo…

4.4.4.2. Usuarios

Gestión usuarios: con este permiso podrá acceder a la gestión de usuarios para visualizar, activar,

desactivar o eliminar usuarios. (Este permiso no da derecho a crear ni modificar usuarios)

Visualización ficha pers. completa: permite la visualización de todos los datos de la ficha de un

usuario. Sin este permiso sólo verá una versión reducida de la ficha. (Excepto la propia)

Edición usuarios: con este permiso podrá crear y modificar los datos de los usuarios.

Edición permisos: permite añadir o quitar permisos al resto de usuarios.

4.4.4.3. Gestión

Gestión departamentos/delegaciones: permite crear, modificar y eliminar departamentos y

delegaciones.

Gestión ficheros: da acceso a gestionar los ficheros disponibles en la ‘Documentación compartida’

de la Intranet.

Gestión noticias: con este permiso podrá acceder a la gestión de noticias para crear, activar,

desactivar o eliminar las noticias que aparecen en la pantalla inicial de la Intranet.

Gestión de fiestas locales: permite crear, modificar y eliminar las fiestas locales/autonómicas de la

empresa.

Gestión de días adicionales: con este permiso podrá añadir o quitar días de vacaciones a los

usuarios.

4.4.4.4. SMS

Enviar SMS: permite enviar SMS a cualquier usuario de la Intranet.

Enviar SMS a todos los números: permite enviar SMS a cualquier número, sea o no de un usuario

de la Intranet.

Supervisor de SMS: permite listar los SMS enviados por todos los usuarios, conocer los créditos

disponibles y solicitar créditos nuevos.


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4.4.4.5. Vacaciones

Ver vacaciones todos usuarios: permite visualizar los calendarios de vacaciones de todos los

usuarios.

Autorizar vac. todos usuarios: con este permiso podrá autorizar vacaciones a todos los usuarios.

Desautorizar vacaciones: permite desautorizar unas vacaciones que han sido anteriormente

autorizadas.

Listado ausencias todos los días: permite escoger el día del que desea conocer las ausencias.

Listado resumen vac. mensual: con este permiso podrá realizar el listado mensual de resumen de

vacaciones.

4.4.4.6. Software

Supervisor software: permite gestionar todo lo relacionado con el software, gestionar equipos,

ubicaciones, etc.

Visualizar costes: permite ver y modificar los costes de los equipos y el software.

Eliminar historial equipos: cuando un equipo cambia de usuario o ubicación se crea una línea nueva

en el historial de este. Este permiso permite borrar líneas del historial de los equipos.

4.4.4.7. Otros

Enviar correo a todos los usuarios: permite enviar un correo interno a todos los usuarios de la

Intranet.

4.4.5. Búsqueda por Dept.

Esta opción facilita una segunda forma de buscar personal, en este caso en función del departamento al

que pertenecen. Le saldrá una pantalla como esta:


20

Seleccione un departamento, y automáticamente le saldrán las fotos del personal de ese departamento.

Pulsando encima de la foto accederá a su ficha. A partir de este momento el funcionamiento es idéntico al

del apartado anterior.

4.4.6. Últimas incorporaciones

El aspecto de la pantalla es idéntico al de la búsqueda por departamento. Con la diferencia de que nos va a

mostrar los usuarios que se han incorporado recientemente en la empresa.

4.4.7. Gestión de usuarios

A partir de esta pantalla usted podrá crear, modificar, activar, desactivar o eliminar usuarios de la Intranet.


21

Para realizar acciones con uno o más usuarios, selecciónelos y posteriormente haga clic al botón Activar,

Desactivar o Eliminar.

La diferencia entre desactivar un usuario y eliminarlo es que si lo desactiva simplemente le impide el acceso

a la Intranet sin perder sus datos, mientras que si lo elimina borrará el usuario de la base de datos, con la

consecuente pérdida de datos. Por ello le aconsejamos que nunca elimine usuarios de la Intranet, a no ser

que sea estrictamente necesario.

Si pulsa encima del nombre del usuario accederá a su ficha.

Para crear un usuario nuevo basta con pulsar encima del botón Nuevo de la barra de herramientas y

accederá a la pantalla de edición de usuario.

4.5. Documentación compartida

4.5.1. Acceso a ficheros

Desde esta pantalla accederá a los ficheros y carpetas compartidos en la Intranet, cada usuario accede sólo

a los ficheros o carpetas a los que tenga acceso.

4.5.2. Gestión de ficheros

Para acceder a esta opción debe tener activado el permiso de “Gestión de ficheros”.

Desde esta pantalla podrá subir nuevos ficheros a los compartidos en la Intranet, borrar los existentes,

modificarlos, …


22

4.5.2.1. Crear carpeta

Crea una nueva carpeta para poder organizar los ficheros.

4.5.2.2. Subir fichero

Subirá un fichero a la carpeta actual.

4.5.2.3. Opciones

Permisos ( ): cambia los permisos de la carpeta o fichero. Le aparecerá una pantalla como la

siguiente:

Si marca la opción “Público” el fichero o carpeta será accesible para todos los usuarios, en caso contrario el

fichero o carpeta sólo será accesible para los usuarios y/o departamentos seleccionados en las listas.

Modificar ( ): Si desea modificar el campo Nombre y/o Descripción edite los campos y luego de

pulse sobre el enlace “ ”.

Eliminar ( ): Si desea eliminar un archivo o carpeta debe pulsar sobre el enlace “ ”.


23

4.6. Correo Interno

Observará que estando en las distintas opciones de correo ha cambiado el contenido la barra derecha.

Ahora dispone en ella de la lista de carpetas disponibles:

Entrantes: contiene los mensajes recibidos.

Salientes: contiene los mensajes enviados.

Papelera: contiene los mensajes borrados.

Borradores: contiene los mensajes no terminados, guardados, sin enviar.

Carpetas propias: en el listado de carpeta también es posible tener carpetas creadas por el usuario.

Para visualizar los mensajes las carpetas sólo tiene que hacer un clic encima del nombre de la carpeta.

El buscador de mensajes que hay justo debajo del listado de carpetas le permitirá encontrar cualquier

mensaje dentro de las carpetas de correo, basta con rellenar la consulta y pulsar el botón ‘Buscar

mensajes’.

4.6.1. Nuevo mensaje

Esta pantalla le servirá para redacta nuevos mensajes de correo.

Para seleccionar el destinatario o destinatarios del mensaje, escriba en el campo 'Para:' al menos 2 letras

del nombre del destinatario del mensaje. Posteriormente aparecerá una lista con los usuarios cuyos

nombres coincidan con las letras introducidas.


24

Los usuarios que en el desplegable aparecen de color rojo se encuentran ausentes en el momento de enviar

el mensaje

Si al escribir en el campo 'Para:' no aparece ninguna lista, no existe ningún usuario con esa combinación de

letras en su nombre.

Si desea enviar un mensaje a todos los usuarios, simplemente escriba "Todos" en el campo 'Para:'.

Y para enviar un mensaje a un departamento, delegación o grupo, escriba al menos 2 letras del nombre del

mismo en el campo 'Para:'.

Esta pantalla dispone también de un editor WYSIWYG, para poder crear los correos en formato HTML, con

imágenes, tablas…

Una vez creado el mensaje puede optar por una de estas opciones: (en la barra de herramientas)

Enviar: Envía el mensaje y se guarda una copia del envío en la carpeta Salientes.

Cancelar: No se envía el mensaje ni se guarda (se pierde la edición)

Guardar: No se envía el mensaje pero se guarda una copia en la carpeta Borradores.

4.6.2. Correo Interno

Esta pantalla da acceso al correo interno de la Intranet en ella verá la lista de mensajes. En función de la

configuración verá todos los mensajes o sólo los no leídos. Para cambiar la configuración vea Opciones

Correo.


25

Las opciones de la barra de herramientas le permitirán realizar las siguientes acciones:

Redactar: Accede a la pantalla de “Nuevo Mensaje” para redactar un nuevo mensaje de correo.

Eliminar: Borra todos los mensajes que estén marcados.

Marcar Leídos: Establece como leídos todos los mensajes que estén marcados.

Marcar anteriores a: Para marcar mensajes dispone de dos opciones, la primera, utilizar el

‘checkbox’ que acompaña a cada mensaje, y la segunda, utilizar esta opción para marcar los

mensajes más antiguos de los meses seleccionados. Una vez marcados puede realizar cualquier

acción con ellos.

Crear carpeta: Crea una carpeta para poder organizar los mensajes de correo.

Mover a la carpeta: Mueve los mensajes que estén marcados a la carpeta que seleccione.

En la lista de mensajes puede pulsar encima del nombre o el asunto de este para visualizarlo. También es

posible cambiar el color de marcado del mensaje con el recuadro (normalmente de color negro) que hay al

final de todos los mensajes.

4.6.3. Mensaje de Correo

En esta pantalla podrá visualizar el mensaje que ha seleccionado.


26

En ella aparte de leer en mensaje también podrá realizar las siguientes acciones a través de la barra de

herramientas:

Volver: Vuelve a la pantalla anterior.

Imprimir: Imprime el mensaje de correo.

Eliminar: Borra el mensaje de correo.

Responder: Se dirige a la pagina “Nuevo Mensaje” para redactar un mensaje de respuesta al

remitente.

Resp. A Todos: A diferencia de la anterior, esta opción redacta un mensaje de respuesta a todos

los destinatarios del mensaje, no sólo al remitente.

Reenviar: Se dirige a la pagina “Nuevo Mensaje” para reenviar una copia del mensaje a otro/s

usuario/s.

Mover a la carpeta: Mueve el mensaje de correo a la carpeta especificada.

4.6.4. Administración de Carpetas

Esta pantalla le permitirá Crear, borrar y modificar sus propias carpetas.


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A través de las opciones de la barra de herramientas puede realizar las siguientes acciones:

Crear carpeta: Crea una nueva carpeta.

Cambiar Nombre: Cambia el nombre de la carpeta que esté marcada.

Eliminar: Borra las carpetas que estén marcadas.

Mover a la carpeta: Mueve los mensajes que estén dentro de las carpetas seleccionadas a la

carpeta que seleccione en el desplegable.

Para crear una subcarpeta, seleccione previamente la carpeta a la cual desea crear una subcarpeta y luego

pulse sobre el botón 'Crear Carpeta'.

No es posible crear una subcarpeta de una subcarpeta.

Si elimina una carpeta / subcarpeta que contenga mensajes, estos serán automáticamente movidos a la

carpeta 'Papelera'.

Si elimina una carpeta de la cual cuelguen subcarpetas, se eliminará tanto la carpeta como las subcarpetas.

4.6.5. Administración de grupos

Para facilitar en envío de menajes al mismo grupo de usuarios repetidamente, es posible crear grupos de

correo.

Desde esta pantalla puede crear, modificar y eliminar grupos.

Si pulsa en el botón “editar” le aparecerá una página donde podrá añadir o quitar usuarios del grupo.

Cada usuario posee sus propios grupos de correo, excepto el usuario Administrador que comparte sus

grupos con todos los usuarios. De esta forma si desea crear un grupo común para todos los usuarios basta

con crearlo con el usuario Administrador (admin).

4.6.6. Búsqueda de mensajes

Esta opción le permitirá realizar búsquedas sobre los mensajes de la Intranet. Puede establecer condiciones

en las que aparece o no un texto en un determinado campo.

Es posible concatenar distintas condiciones con los elementos de unión “Y” y “O”. El elemento “Y” obliga a

que se cumplan las dos condiciones a la vez, mientras que el elemento “O” basta con que se cumpla una de

las condiciones.

Una especificadas las condiciones de búsqueda pulse el botón “Buscar mensajes” y le aparecerán todos los

mensajes que cumplan las condiciones.


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4.6.7. Filtros de mensajes

Los filtros de mensajes le ayudarán a realizar determinadas acciones automáticamente cuando se reciben

nuevos mensajes de correo.

Desde esta página podrá crear, modificar, activar, desactivar y eliminar filtros.

Si tiene cree que volverá a utilizar un filtro, no lo borre, simplemente desactívelo, así sólo tendrá que volver a

activarlo cuando lo crea necesario.

Si pulsa encima del nombre de un filtro accederá a la página para editarlo. Verá una página como esta:

En esta página debe establecer un nombre para el filtro, las condiciones que debe cumplir y finalmente la

acción a realizar.

En el ejemplo de la imagen, cualquier mensaje que nos llegue proveniente de “Alexandra Bastida Guzmán”,

enviará automáticamente una copia a nuestro e-mail.

4.7. Vacaciones

4.7.1. Solicitud vacaciones

A través de esta opción se accede a nuestro calendario laboral. En él se pueden ver los días festivos que

tiene establecidos la empresa tanto los nacionales, como los que le corresponden al usuario por su

comunidad autónoma.

También es posible solicitar vacaciones o permisos, pudiendo solicitar sólo la mitad del día. (Mañana o

Tarde)

Aquí podemos ver un ejemplo de calendario laboral:


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Podemos observar que hay días se encuentran marcados en un color distinto, en función del estado del

mismo, el significado de estos colores lo conoceremos muy fácilmente gracias a la leyenda que se

encuentra al final del calendario u pasando el ratón por encima del día en cuestión.

Pulsando encima de un día en el calendario, realizará las siguientes acciones en función del estado del

mismo:

Estado Función

Vacío Solicitar vacaciones para ese día.

1/2 día Marcado Solicitar vacaciones para la otra mitad del día.

Día pendiente de autorizar Desmarcar la solicitud.

Para solicitar las vacaciones seleccione en el calendario el primer día del periodo de vacaciones que desee.

Posteriormente le presentará otro formulario donde podrá introducir el periodo de vacaciones.

Una vez haya solicitado las vacaciones, en el calendario quedarán marcadas del color que le corresponda.

Cuando sean autorizadas o denegadas recibirá un correo interno de la Intranet que se lo notificará.

Cuando le denieguen unas vacaciones o permiso este aparecerá en el calendario como denegado. Si desea

volver a solicitar los mismos días, primero debe pulsar el botón “Borrar Denegados” y después volver a

pulsar el día para solicitar.

Para imprimir el calendario debe tener seleccionada la opción “Imprimir colores e imágenes de fondo” de su

navegador.

Puede desmarcar las vacaciones pendientes de autorizar pulsando en el enlace “Desmarcar pend. de

autorizar” o bien pulsando directamente encima del día en cuestión.


30

4.7.2. Vacaciones como Administrador

Esta pantalla es idéntica a la del apartado anterior (Solicitud de Vacaciones), pero su funcionamiento está

pensado para administrar vacaciones de otros usuarios.

No podrá acceder a ella si no tiene permisos para ver vacaciones de otros usuarios.

Se puede acceder a esta página desde la ficha del usuario y desde el listado resumen por departamento.

Pulsando encima de un día en el calendario, realizará las siguientes acciones en función del estado del

mismo:

Estado Función

Vacío Marcar vacaciones para ese día.

1/2 día Marcado Marcar vacaciones para la otra mitad del día.

Día autorizado / pendiente de autorizar Autorizar / Desautorizar ese día.

Para marcar las bajas, vacaciones o permisos de un usuario seleccione en el calendario el primer día del

periodo que desee. Posteriormente, le presentará otro formulario donde podrá introducir el periodo

completo.

En la barra de herramientas encontrará las siguientes opciones:

Volver: retrocede a la página anterior

Imprimir: imprime el calendario del usuario

Autorizar / Denegar vacaciones: Puede autorizar o denegar las vacaciones del usuario pulsando

este botón o bien pulsando directamente encima del día en cuestión.

Vacaciones Departamento: le generará un calendario lineal donde podrá ver las vacaciones de

todos los usuarios del departamento. Si pulsa este botón le presentará otro formulario donde podrá

introducir el periodo de los meses que desee. Y, después de solicitar el periodo, podrá generar la

información en un fichero Excel.

4.7.3. Autorizar / Denegar Vacaciones

Esta pantalla le permitirá autorizar o denegar vacaciones del usuario. Verá una pantalla parecida a la

siguiente:


31

Para autorizar o denegar vacaciones, marque primero las vacaciones y pulse después el botón Autorizar o

Denegar según convenga.

Si desea autorizar sólo la mitad del día (mañana o tarde), marque primero el Periodo de aplicación y

posteriormente pulse el botón Autorizar o Denegar.

Desautorizar: sólo le aparecerá esta opción si dispone del permiso “Desautorizar vacaciones”. Con ella

podrá denegar (desautorizar) unas vacaciones que hayan estado autorizadas anteriormente.

Eliminar: es necesario el permiso de “Desautorizar vacaciones” para visualizar esta opción. Esta opción

puede utilizarla siempre que por algún motivo excepcional deba eliminar algunas vacaciones. Por ejemplo:

un usuario tiene marcado un día de baja y finalmente ha venido a trabajar. (Debemos quitarle el día de baja).

4.7.4. Gestión de fiestas

Desde esta pantalla configurará los días festivos de la empresa.

Pulse en el botón “Nueva” para crear una nueva fiesta y le aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccione primero la fecha del festivo, si cae el mismo día todos los años seleccione el año “Todos”.

Escriba después una descripción para el festivo.

Si es una fiesta autonómica, márquela como tal y seleccione la comunidad autónoma a la que pertenece.

Una fiesta autonómica sólo aparecerá en el calendario de un usuario que pertenezca a la comunidad

autónoma de la fiesta.


32

4.7.5. Gestión días adicionales

Aquí podrá añadir o quitar días de vacaciones a los usuarios de la Intranet. Para hacerlo pulse sobre el

botón “Nuevo” y le aparecerá la siguiente página:

Seleccione primero el usuario al que desee añadir o quitar días de vacaciones.

Seleccione el año.

Para añadir ponga el número de días en positivo y para quitar póngalo en negativo.

Finalmente especifique el motivo por el cual se añaden o quitan días de vacaciones.

4.7.6. Gestión vacaciones empresa

Desde esta pantalla podrá establecer los periodos en los que la empresa se encuentra cerrada por

vacaciones.

Esta opción marcará a todos los usuarios de la Intranet este periodo como vacacional, con la consecuente

pérdida de días de vacaciones.


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Para eliminar un periodo simplemente seleccione el periodo que desee eliminar y pulse el botón Eliminar de

la barra de herramientas.

Para editar un periodo de vacaciones basta con pulsar encima de la descripción del mismo y para crear un

nuevo periodo pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas. Tanto para crear un nuevo periodo de

vacaciones como para editar un periodo existente, le mostrará la página siguiente:

En esta pantalla establezca una descripción para el periodo de vacaciones y el rango de fechas del mismo.

4.7.7. Listado pend. de autorizar

En este apartado le aparecerán todas las vacaciones pendientes de autorizar de un determinado

departamento.

Desde este mismo listado y sólo si tiene permisos para autorizar vacaciones podrá autorizar o denegar las

vacaciones listadas.

Para autorizar o denegar vacaciones, marque primero las vacaciones que desee, y después pulse el botón

Autorizar o Denegar según convenga.

Si desea autorizar sólo la mañana o la tarde de una solicitud, seleccione en Periodo de aplicación, “Mañana”

o “Tarde”.


34

Si desea cambiar el tipo de una solicitud, por ejemplo solicitan un permiso y quiere que finalmente conste

como vacaciones. En el campo Tipo Final de la solicitud marque el tipo tal como lo autorizará.

Pulsando encima de las fechas del periodo le informará sobre los usuarios que coinciden en esas fechas en

el mismo departamento.

4.7.8. Listado Mensual

Este apartado muestra un resumen mensual de todos los usuarios de la Intranet. En este resumen se

encuentran datos como los días de baja, las vacaciones pendientes de autorizar y las autorizadas.

Puede escoger el mes y año del listado. Para ver el año completo en Mes escoja “Todos”.

4.7.9. Listado de ausencias

Esta pantalla muestra un listado con los usuarios que se encuentran ausentes un determinado día.

Normalmente mostrará la fecha de hoy, sólo si tiene permisos para ver las ausencias de todos los días

podrá cambiar de fecha.


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4.7.10. Resumen por departamento

Muestra un resumen anual de los usuarios de un departamento. En este resumen se encuentran datos

como días de baja, vacaciones pendientes de autorizar, vacaciones autorizadas, permisos autorizados y

días que le quedan al usuario para disfrutar de vacaciones ese año.

Sólo podrá seleccionar los departamentos en los cuales disponga de permiso para visualizar vacaciones del

mismo.

Desde este listado también puede generar un calendario con las vacaciones del departamento, pulsando

encima del botón Vacaciones Departamento.

4.7.11. Vacaciones Departamento

Cuando acceda a esta opción se le abrirá una ventana solicitando entre que meses desea generar el

calendario, y le generará un calendario lineal con los usuarios del departamento como este:

Puede optar por Imprimir el calendario o Enviar a Excel que generará un archivo con el calendario para ser

abierto con el programa Microsoft Excel.


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4.8. Hardware y Software

4.8.1. Control Software

Cuando entre en este apartado, automáticamente le mostrará todos los equipos que tenga asignados con el

software instalado en ellos, dándole la opción de añadir, modificar y/o eliminar software de los equipos.

En el ejemplo que se muestra en la imagen Pedro Buetas dispone de dos equipos, un equipo de sobremesa

y un portátil. En cada equipo se detalla el software que tiene instalado.

Sólo si dispone del permiso de “Supervisor de Software” le aparecerá el desplegable para seleccionar el

usuario. En caso contrario sólo podrá acceder a su propio software.

Con este permiso también podrá acceder al botón Copiar, con él puede copiar el software seleccionado a

otro equipo.

Si pulsa encima del nombre del equipo accederá a la página para editarlo.

Tanto para añadir software a los equipos como para editar un software, le mostrará la página de edición de

software. Para editar un software basta con pulsar encima del nombre del programa que se desee editar y

para añadir software pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas. Esta es la página que le va a

mostrar:


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Seleccione primero el Nº de Equipo al que desea añadir el software, y seguidamente rellene el formulario con

los siguientes datos:

Programa: seleccione el programa que desee añadir.

Nº Serie: número de serie del programa.

Nº Licencia: número de licencia del programa.

Coste: coste del software.

Comentarios: si deseamos introducir algún comentario junto al nuevo software.

Autorizado: un software autorizado está expresamente aprobado por la empresa, mientras que uno

que no lo esté puede ser añadido por el usuario sin aprobación expresa de la empresa.

4.8.2. Búsqueda de software

Potente buscador de software, que le permitirá encontrar cualquier equipo o software instalado en su

empresa. El funcionamiento se asemeja bastante al buscador de mensajes de correo.

Para acceder a este buscador es necesario tener el permiso de “Supervisor de Software”.

4.8.3. Listado de Software

Muestra un listado de todo el software de la empresa en función del programa.

Para acceder a este listado es necesario tener el permiso de “Supervisor de Software”.


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En el ejemplo se muestran todos los “Windows XP” instalados en la empresa. Pasando el ratón por encima

del número de equipo le mostrará los detalles de este.

4.8.4. Gestión de equipos

A partir de esta opción podrá crear, modificar, o eliminar equipos.

Para eliminar equipos simplemente seleccione los equipos que desee eliminar y pulse el botón Eliminar de la

barra de herramientas.

Tanto para crear un nuevo equipo como para editar un equipo existente, le mostrará la página de edición de

equipos. Para editar un equipo basta con pulsar encima del número de equipo que se desee editar y para

crear un nuevo equipo pulse el botón Nuevo de la barra de herramientas. Esta es la página que le va a

mostrar:


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Rellene el formulario con los siguientes datos:

Nº Equipo: escriba un número para el equipo. Una vez asignado ya no podrá cambiarlo.

Usuario: seleccione el usuario que utilizará el equipo. Si aún no se conoce a que usuario irá

destinado el equipo, déjelo “Sin asignar”.

Nombre: escriba un nombre para el equipo.

Descripción: descripción del equipo.

Ubicación: seleccione la ubicación del equipo. Si no conoce todavía su ubicación, déjelo “Sin

asignar”.

Tipo: seleccione el tipo de equipo.

Coste: establezca el coste del equipo.

Si modifica un equipo, verá que cada vez que cambie el usuario o la ubicación del mismo, se añade una

línea al historial del equipo.

Sólo si tiene el permiso para borrar historial del equipo, podrá utilizar el símbolo para borrar la línea del

historial.

4.8.5. Gestión de tipos de equipos

A partir de esta pantalla podrá crear, modificar y eliminar tipos de equipos.


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Para modificar el nombre de un equipo simplemente haga clic encima de él.

4.8.6. Gestión de software

Esta opción le permitirá gestionar los programas de que dispone la empresa. El funcionamiento es idéntico a

los tipos de equipos.

4.8.7. Gestión de ubicaciones

Esta página le permitirá gestionar las ubicaciones para los equipos. También tiene el mismo funcionamiento

que las dos anteriores.

4.9. SMS

4.9.1. Envío de SMS

Desde esta pantalla podrá enviar SMS a los usuarios de la Intranet.


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Seleccione el usuario destinatario en el desplegable.

Si tiene permisos para enviar SMS, en el desplegable le aparecerán todos los usuarios de la Intranet, en

caso contrario sólo le aparecerán aquellos usuarios que reciben SMS de cualquier usuario.

Si además tiene el permiso de “Enviar SMS a todos los números” podrá introducir manualmente un número

de teléfono móvil que no tiene porque ser de un usuario de la Intranet.

4.9.2. SMS Enviados

Esta pantalla le mostrará un resumen de los SMS que ha enviado.

Si dispone del permiso “Supervisor de software” no sólo podrá ver sus SMS, sino también los enviados por

otros usuarios en el desplegable Usuario.

Este permiso, también le permitirá solicitar créditos SMS para la Intranet. Pulsando el botón Solicitar, se le

abrirá una ventana donde podrá introducir el número de SMS solicitados.

Nota: la activación de los créditos no es instantánea. Normalmente en un periodo de dos días le

informaremos de que tiene los créditos disponibles.


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4.9.3. Listado Resumen SMS

Para acceder a esta pantalla es necesario tener el permiso de “Supervisor de software”.

Esta página le mostrará un listado resumen de los SMS enviados. Podrá listarlos por año o meses.

4.10. Utilidades

4.10.1. Gestión de noticias

Este apartado le permite gestionar las noticias que publique en su Intranet. Estas noticias las verá

publicadas en la página principal de la Intranet.

Nueva: Crea una nueva noticia. Si escoge esta opción le aparecerá una pantalla, donde podrá

introducir los datos de la noticia.

Activar: Activa las noticias marcadas que estén desactivadas.

Desactivar: Desactiva las noticias marcadas. Una noticia desactivada no se mostrará en la página

principal.


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Eliminar: Borrará todas las noticias que estén marcadas. Utilice esta opción para eliminar

definitivamente una noticia.

4.10.2. Gestión departamentos

Esta pantalla le permitirá gestionar los departamentos de la empresa. Es importante disponer de

departamentos, ya que estos serán asignados a los distintos usuarios.

Nuevo: Crea un departamento nuevo.

Eliminar: Elimina los departamentos que estén marcados.

Para editar un departamento pulse encima del nombre del mismo, seguidamente le aparecerá la pantalla de

edición de departamento.

4.10.3. Edición departamento

Permite editar los datos del departamento.

Va a encontrar un formulario con los siguientes datos:

Nombre Departamento: Introduzca un nombre para el departamento.

Jefe Departamento: Entre todos los usuarios del departamento, seleccione el que es el jefe.

Usuarios que visualizan vacaciones: Utilice las flechas para seleccionar los usuarios que podrán

visualizar las vacaciones de ese departamento.

Usuarios que autorizan vacaciones: Utilice las flechas para seleccionar los usuarios que autorizan

vacaciones de ese departamento. Los usuarios seleccionados en esta lista, recibirán las solicitudes

de vacaciones de este departamento y podrán autorizarlas o denegarlas.


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Usuarios que reciben correos de este departamento: Utilice esta opción en el caso de que un

usuario pertenezca a otro departamento y desee recibir los mensajes enviados a éste. Puede

seleccionar dichos usuarios utilizando las flechas.

4.10.4. Gestión delegaciones

Si su empresa dispone de varias delegaciones desde esta pantalla podrá gestionarlas. En el caso de

disponer de una sola delegación, también es aconsejable de introducirla para asignarla a los usuarios

posteriormente.

Nueva: Crea una delegación nueva.

Eliminar: Elimina las delegaciones que estén marcadas.

Para editar una delegación pulse encima del nombre de la misma.


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4.10.5. Cambio de contraseña

Este apartado le permitirá cambiar su contraseña de acceso a la Intranet. Para ello deberá introducir su

contraseña actual y después introducir dos veces la nueva contraseña, finalmente pulse el botón de

Cambiar.

4.10.6. Listado Extensiones

Esta pantalla genera un listado automático de las extensiones de los usuarios de la Intranet divididos por

departamento.

Puede personalizar este listado moviendo los bloques de departamentos y poniéndolos a su gusto. Una vez

hecho guarde la configuración con el botón Guardar o imprima el listado con el botón Imprimir.

4.11. Intranet

4.11.1. Edición datos personales

Para una mejor gestión de los datos personales incluidos en la intranet, esta opción permite a cada usuario

editar los datos personales de la intranet, para mantener al día su ficha de usuario.


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4.11.2. Configuración

4.11.2.1. Idioma Intranet

Configure el que idioma desea visualizar la Intranet. Esta opción es configurable para cada usuario.

4.11.2.2. Opciones Correo

Al entrar al correo mostrar: determina si va a visualizar Todos los mensajes o bien Sólo los no leídos cuando

acceda a la “Bandeja de entrada” del Correo interno.

Con el objetivo de facilitar la redacción de intranets, en el momento de crear un nuevo mensaje, puede optar

por hacerlo directamente en la ventana actual o en una ventana nueva. Esta última opción permite seguir

trabajando con la intranet mientras se realiza el redactado del texto.

Si desea que en el momento de imprimir un mensaje de correo, se imprima la ¿Imprimir la foto del remitente

del mensaje?

4.11.2.3. Firma de Correo

Utilizando el editor podrá establecer una firma de correo, para añadir a todos sus correos salientes.

4.11.3. Página inicial

Esta opción le devuelve a la página de inicio de la Intranet.

4.12. Administración

Todas las opciones de este apartado requieren del permiso de “Administración” para acceder a ellas.

4.12.1. Intranet

Desde esta pantalla podrá configurar los parámetros de la Intranet, como por ejemplo el idioma por defecto.


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4.12.2. Datos de la empresa

Esta pantalla le permite modificar los datos de la empresa. Estos datos se visualizan en la parte inferior de la

página.

4.12.3. Datos de facturación

En esta pantalla se encuentran los datos de facturación del producto Eurowin Tu Intranet. En estos datos le

solicitará los datos bancarios, los cuales dispone de 3 meses para introducirlos (a partir de la fecha de

activación del producto).

4.12.4. Diseño

Desde esta página podrá configurar el aspecto visual de la Intranet.

Cabecera: establece el color y el logo que se muestran en la cabecera.

Opciones barra lateral: que opciones se van a mostrar en la barra lateral derecha.

4.12.5. Vacaciones

Esta pantalla le permitirá configurar las opciones de vacaciones de la empresa.

Configure primero el número de vacaciones de que disponen los usuarios (laborables y fiestas locales).

Especifique si la contabilización de las vacaciones se hace en días Laborables o Naturales.

Laborables: Los fines de semana no computan en los días de vacaciones.

Naturales: Los fines de semana computan en los días de vacaciones.

Si los días festivos cuentan como vacaciones, en el caso de que un usuario solicite un periodo de

vacaciones dentro del cual se encuentren días festivos, estos días le serán igualmente contabilizados. En

caso contrario no.

La hora de delimita la mañana y la tarde sirve para establecer donde empieza la tarde y termina la mañana

en el módulo de vacaciones.

Usuarios que reciben solicitud de vacaciones: los usuarios seleccionados en esta lista recibirán notificación

de todas las solicitudes de vacaciones. Lo cual no implica que puedan autorizarlas, para poder hacerlo

deberán aparecer en la lista de usuarios del departamento, o bien tener el permiso “Autorizar vac. todos

usuarios”.


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4.12.6. SMS

Usuarios que reciben SMS de cualquier usuario: los usuarios seleccionados en esta lista podrán recibir SMS

de cualquier usuario de la Intranet, independientemente de si tiene o no permisos para enviar SMS.

4.12.7. El Tiempo

Seleccione el país y la ciudad que desea visualizar el tiempo de la Intranet. El tiempo sólo se muestra en la

página inicial.

4.13. Salir

Esta opción cierra la sesión que tenga abierta, para salir de la Intranet.


49

5. Preguntas Frecuentes (FAQ)

5.1.1.1.1. Cuando un usuario solicita unas vacaciones o permiso. ¿Quien recibe esta solicitud?

La reciben dos grupos de usuarios:

1. Los usuarios especificados en el departamento al que pertenece el usuario.

2. Los usuarios especificados en la administración, que reciben cualquier solicitud de vacaciones.

5.1.1.1.2. ¿Cómo puede saber, un jefe de departamento, si tiene vacaciones pendientes de

autorizar en su departamento?

Utilizando la opción del menú Vacaciones » Listado pend. autorizar, esta pantalla le mostrará las vacaciones

pendientes de autorizar de su departamento.

5.1.1.1.3. Cuando le doy al botón “Imprimir” no me imprime los colores ni las imágenes. ¿Qué

puedo hacer?

Se trata de una opción propia de su navegador. En función del navegador que utilice encontrará esta opción

en distintos apartados:

Firefox: menú Archivo » Configuración de la página… » Imprimir fondo (colores e imágenes)

IE: menú Herramientas » Opciones de Internet » Opciones avanzadas » Imprimir colores e imágenes

de fondo.

5.1.1.1.4. La Intranet no dispone de créditos para enviar SMS. ¿Cómo puedo solicitar créditos?

Sólo puede solicitar créditos SMS para la Intranet un usuario con el permiso Supervisor de SMS o en su

defecto el usuario Administrador.

Utilizando la opción del menú SMS » SMS Enviados, en la parte superior de esta pantalla le mostrará los

créditos disponibles en su Intranet y justo al lado el botón para Solicitar nuevos créditos.

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