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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1104-PRG-GDM-01-V1

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Aprobado: 18/08/2015

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Documento controlado

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CONTENIDO

Pág.

1 ASPECTOS GENERALES 3 1.1 OBJETIVOS 3 1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 5 1.4.1 NORMATIVOS 5 1.4.2 ECONOMICOS 5 1.4.3 ADMINISTRATIVOS 6 1.4.4 TECNOLÓGICOS 7 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 8 3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 40 4 PROGRAMAS ESPECIFICOS 41 5 CONTROL DE CAMBIOS 49 ANEXOS 50

Elaborado Revisado Aprobado

CARLOS EDUARDO SANCHEZ CELIS

Profesional universitario

MATIAS CABANZO FRADE Director de Archivo General

JUAN GUILLERMO ZULUAGA C. Alcalde

Fecha: 04/06/2014 Fecha: 08/06/2014 Fecha: 18/08/2015

ORIGINAL FIRMADO




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INTRODUCCIÓN El programa de gestión documental de la Alcaldía de Villavicencio es un instrumento que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de procesos archivísticos encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final. De acuerdo con la metodología diseñada por el Archivo General de la Nación, para la formulación del PGDse fundamenta en componentes, y uno de los principales eslos requerimientos normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y gestión del cambio, dichos requerimientosson establecidos con la política de gestión documental. Otro componente para la formulación del PGD es el que hace énfasis sobre los lineamientos para los procesos de la gestión documental, estos están contenidos en el Decreto 2609 de 2012, y están fundamentados especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura, tecnología, entre otros. Por ende, la importancia de la actualización del Programa de Gestión Documental radica en reducción del volumen de documentación innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de información redundante; también en apoyar la transparencia, la eficacia y la eficiencia con la estandarización de procesos, todo con el fin de la satisfacción de los usuarios, es decir la población del municipio de Villavicencio. La Dirección de Archivo General de la Alcaldía de Villavicencio, como fuente proveedora de información, tiene como objetivo la organización de los archivos, con el fin de que el ciudadano tenga acceso a la información y a los documentos públicos, a su vez que estos sean recuperables para su uso en la administración, como fuente de la historia; por eso se dice que los archivos son muy importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. A fin de garantizar el acceso a la información y a los documentos públicos, la Dirección de Archivo General de la Alcaldía de Villavicencio, promueve la organización y fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondientes, para respaldar la eficiencia de la gestión archivísticas del municipio y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el ente territorial. Con la aplicación del Programa de Gestión Documental contribuye al cumplimiento del objetivo de la actual administración de la Alcaldía de Villavicencio, cuatrienio 2012 – 2015, que es:“Construir para el 2015, el gobierno de la ciudad a través de una gestión publica y participativa, transparenté y eficiente, mejorando la seguridad, el orden del territorio y el respeto por la naturaleza, priorizando la inversión social, recuperando la confianza de la comunidad en sus instituciones, elevando la calidad de vida de los villavicenses, generando oportunidades de trabajo digno con crecimiento económico e innovación tecnológica”; puesto con el PGD busca aportar transparencia, eficiencia y eficiencia al modelo de gestión de la entidad. Igualmente, elPrograma de Gestión Documental se ha desarrollado de manera articulada e integrada con el Sistema de Calidad y con el Modelo Estándar de Control Interno “MECI”; el proceso se ha desarrollado mediante la formación de un equipo de profesionales de diferentes áreas, quienes aportaron su conocimiento en diferentes componentes.




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1 ASPECTOS GENERALES 1.1 OBJETIVOS 1.1.1 Objetivo general Actualizar el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Villavicencio, reestructurando los procesos archivísticos, de acuerdo a los lineamientos estipulados en el Decreto 2609 de 2012, para facilitar la utilización y conservación de los documentos. 1.1.2 Objetivos específicos

Apoyar la transparencia, la eficacia y la eficiencia del Sistema de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.

Orientar las actividades a desarrollar con la formulación de lineamientos para los procesos de gestión documental.

Estipular fases de implementación y seguimiento del PGD a corto, mediano y largo plazo.

Adoptar programas específicos para orientar a los funcionarios en aspectos relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos.

1.2 ALCANCE El alcance del Programa de Gestión Documental se enmarca en:

En el Plan de Acción anual del año 2014 en el proyecto “MANTENIMIENTO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN LA ALCALDIA DE VILLAVICENCIO” cuyo objetivo es “Mantener los sistemas de gestión de calidad mediante la mejora continua, llevado a los diferentes procesos certificados y lograr la certificación a 4 nuevos procesos”;El Programa de Gestión Documental apoya el cumplimiento de este proyecto, con la actualización de diferentes procesos de gestión documental en búsqueda de la mejora de cada uno.

En el Plan Institucional de Archivos ”PINAR”, se describe como visión estratégica que “la alcaldía de Villavicencio garantizara la preservación de la información y la administración de los archivos con miras de organizar técnica y físicamente los fondos acumulados del archivo central y diseñar las políticas archivísticas e instrumentos que reglamenten la gestión documental”; en lo cual el Programa de Gestión Documentalbrinda apoyo a esta visión puesto que se reglamenta la gestión documental y se da cumplimento al plan No. 4 establecido en el ”PINAR”.

Articulación del Programa de Gestión Documental con el Sistema de Calidad y con el Modelo Estándar de Control Interno “MECI”.




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Los responsables de establecer los requerimientos del PGD (normativos, económicos, administrativos, tecnológicos y de gestión del cambio) son los funcionarios del la Dirección de Archivo General, con el apoyo de un equipo de profesionales de diferentes áreas, tales como la Dirección de sistemas, Dirección de Desarrollo Organizacional y la Secretaria de Planeación. La alta dirección del Municipio de Villavicencio, ejercerá el control y seguimiento al Programa de Gestión Documental a través del Comité Interno de Archivo (Resolución 095 de 2013), como instancia responsable sobre la toma de decisiones con miras a proteger el patrimonio documental.

1.3 PÚBLICO AL CUAL VA DIRIGIDO PGD 1.3.1 Usuarios externos

Ciudadanos colombianos, personas naturales y jurídicas, publicas o privadas, veedurías ciudadanas; la mayor parte de la informacion solicitdada son planos y licencias de contrucción.

Organismos de control, operadores judiciales, operadores de control político y los facultados para inspeccionar y vigilar la gestión documental.

1.3.2 Usuarios internos Todos los funcionarios de la Administración Central:

Despacho del Alcalde

Oficina de contratación

Oficina de control interno

Oficina asesora jurídica

Oficina de gestión del riesgo

Oficina de la mujer

Oficina de control interno y disciplinario

Secretaria de Desarrollo Institucional

Secretaria de Comunicación

Secretaria de Infraestructura

Secretaria de Competitividad y Desarrollo

Secretaria de Medio Ambiente

Secretaria de Planeación

Secretaria de Control Físico

Secretaria de Gestión Social y Participación Ciudadana

Secretaria de Educación

Secretaria de Gobierno y Seguridad

Secretaria de Salud

Secretaria de Hacienda

Secretaria de Movilidad




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1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.4.1 NORMATIVOS Se Actualizo el normograma de la Dirección de Archivo General de la Alcaldía de Villavicencio, se encuentra en la pág. web de la entidad, en la sección MECI / Normogramadisponible en el siguiente enlacehttp://www.villavicencio.gov.co/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=1060&Itemid=143, este contiene la legislación y normatividad aplicable a la gestión documental para facilitar el control y vigilancia al cumplimiento de los requerimientos normativos de la gestión. Ver documento Anexo II: Normograma de la Dirección General de Archivo de la Alcaldía de Villavicencio. Dentro de las normas relacionadas con el Programa de Gestión documental se encuentra: La Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Decreto 2609 de 2012, establecen “elhilo conductor de la gestión documental de los archivos del estado Colombiano, así como el marco de referencia que determina el concepto del ciclo vital del documento y los beneficios de registrar y evidenciar las actuaciones y funciones constitucionales, legales, administrativas y técnicas, que faciliten la eficiencia, eficacia y economía de los asuntos públicos y los relacionados con los derechos de los ciudadanos y el control que ellos hacen en la rendición de cuentas”. En el 2014, se promulgo la Ley 1712 “Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional”,en el Artículo 15 establece: “que se deberá adoptar el Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos”. La circular externa 001de 2014, expedida por el Archivo General de la Nación, en el numeral 4 establece que: “Los aspectos que son susceptibles de medición y Evaluación sobre los informes de gestión de los Consejos Departamentales, Distritales de Archivos, por parte del Archivo General de la Nación, para cada una de las entidades que integran el Sistema Nacional de Archivos (SNA) en el respectivo territorio son los siguientes: a. Creación del Comité Interno de Archivo, b. Diagnóstico Integral de Archivo, c. Planeación de la Gestión Documental (Pinar), d. Programa de gestión documental”. 1.4.2 ECONOMICOS La Alcaldía de Villavicencio para la implementación del Programa de Gestión Documental asignará los recursos necesarios que garanticen su ejecución, los cuales se pueden realizar a través de dos fuentes: 1) Presupuesto de gastos de funcionamiento y 2) Presupuesto de gasto de inversión. El financiamiento es reflejado en el Plan anual de adquisiciones año 2015, el cualesta contemplado en el marco general de plan estratégico del cuatrienio. Ver documento Anexo III: Presupuesto para la vigencia 2015 en la implementación del PGD

http://www.villavicencio.gov.co/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=1060&Itemid=143






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1.4.3 ADMINISTRATIVOS

a. Equipo de trabajo El equipo interdisciplinario para la construcción del PGD se estableció por medio de Comité Interno de archivo, según Acta 001 del 3 de Febrero de 2015, conformado por:

Tabla 1 Conformación de equipo interdisciplinario

DEPENDENCIA INTEGRANTE

Dirección de Archivo General Giovanna Avila

Dirección de Desarrollo Organizacional Angie Vergara

Oficina de Control Interno y de gestión Javier Castro

Oficina Asesora Jurídica José Mercado

Dirección de Sistemas de Información Miguel Roa

Matriz de responsabilidades: áreas que participan como responsables en la implementación son: Tabla 2 Responsables de la Implementación del PGD

1 DESPACHO DEL ALCALDE

2 Oficina Asesora Jurídica

3 Oficina de Control Interno y Disciplinario

4 SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

5 Dirección de Desarrollo Organizacional

6 Dirección de Archivo General

7 Dirección de Apoyo a la Gestión

8 SECRETARIA DE PLANEACION

9 Dirección de Sistemas de Información

b. Metodología

A través del Diagnóstico Integral, se recopilo información para identificar las necesidades de gestión documental, el cual está basado en las siguientes fuentes:

Formato único acta de informe de gestión. Diagnóstico integral de archivos Informe MECI Plan anticorrupción Informe de gestión documental a entres de control Informe de seguimiento a archivos de gestión Guía Nº 2 cero papel en la administración pública Informe de revisión por la Dirección

Para asegurar la calidad del Programa de Gestión Documental, se implementará el sistema de calidad que se ha desarrollado desde el 2008 la ISO 9001, mediante el control de documentos y registro, implementación de acciones correctivas y preventivas, levantamiento de productos y servicios no conforme; para el mejoramiento continuo del sistema. Ver documento Anexo I.Diagnóstico de Gestión Documental




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c. Gestión de las comunicaciones Se publicará el Programa de Gestión Documental, en la página web de la

entidad en la sección“Transparencia”. Se realizará la divulgación interna de los resultados del plan de

implementación del PGD.

1.4.4 TECNOLÓGICOS La Dirección de Archivo General de la Alcaldía de Villavicencio, a través del plan adquisiciones de herramientas informáticas y tecnológicas, establecido en el Plan Institucional de Archivo, ha solicitado infraestructura tecnológica, puesto que las condiciones de las herramientas tecnológicas de la Dirección no son adecuadas, ni actualizadas y ni son suficientes. Para la solicitud de las herramientas tecnológicas se tuvo en cuenta los sistemas de información existentes en la entidad, garantizando el cumplimiento las características técnicas de infraestructura tecnológica, conectividad, soporte y prestación de servicios por medios electrónicos. Ver Anexo IV: Sistemas de información de la Alcaldía de Villavicencio. La implementación deberá estar articulada con el cumplimiento de los lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno En Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para ello se realizarán:

Análisis de la infraestructura tecnológica.

Riesgos sobre seguridad física y del entorno y seguridad informática

Crecimiento de la capacidad de la infraestructura

Identificación en el mercado las herramientas tecnológicas y de infraestructura




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2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Los lineamientos de los procesos de gestión documental, son los establecidos en el Decreto 2609 de 2012, los cuales son producto del análisis de las necesidades de la entidad y fundamentados especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológicas y orientación al ciudadano, entre otros. Los procesos de gestión documental que se van actualizar en el marco de sistema de gestión documental, son:

Planeación estratégica

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Valoración

Ilustración 1Procesos de gestión documental La actualización de los procesos y procedimientos, se realizara siguiendo la metodología establecida por el sistema integrado de gestión - SIG de la entidad, con apoyo de otros lineamientos de la entidad, como formatos, guías, instructivos, manuales, entre otros documentos de apoyo que se requieren para indicar en detalle la información necesaria para sus gestión cotidiana. La revisión de los procedimientos, para su actualización se realizara cada vez que sea necesario. La estructura básica de cada proceso de gestión documental incluye objetivo, alcance, actividades, procedimientos, aspectos o criterios del proceso y tipo de requisitos, que se dividen en administrativo, legales, funcionales y tecnológicos.




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PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesosy su registro en el sistema de gestión documental. 2.1.1 Objetivo El objetivo de este procedimiento es orientar a los funcionarios de las diferentes dependencias de la administración central del Municipio de Villavicencio, en la labor de Planeación Documental con el propósito de que el proceso de Gestión Documental funcione armónicamente con los planes, programas, proyectos, estrategias, políticas, normas y demás documentos establecidos. 2.1.2 Alcance y responsablees Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades y requerimientos para la creación y diseño de documentos tales como planes, programas, proyectos, estrategias, políticas, normas y demás documentos establecidos en los procesos de la Gestión Documental, el análisis y registro hasta implementación de los mismos. Los responsables de este procedimiento son: La Dirección de Archivo General es la responsable de la elaboración de los planes, programas, proyectos, estrategias, políticas y normas que soporten la planeación de la Gestión Documental asegurando su implementación. 2.1.3 Aministración documental

Registro de activos de información La Dirección de Archivo General con la Dirección de Sistemas y la Dirección de desarrollo organizacional, elaborarán el Registro de Activos de Información, el cual se publicará en la pagina web de la Alcaldía de Villavicencio y será responsabilidad de las diferentes Secretarias, Direcciones y Oficinas enviar la información respectiva a la Dirección de Archivo General para la actualización del Registro de Activos de Información. (Art. 13 de la Ley 1712 de 2014)

Esquema de publicación La Dirección de Sistemas de información, tiene el procedimiento 1153-P-SIF-06 de publicación de información Institucional en la Página Web de la Alcaldía de Villavicencio www.villavicencio.gov.co. Este procedimiento inicia con una solicitud en medio físico o virtual (Nota interna, oficio ó correo electrónico) del superior inmediato o del funcionario delegado por la dependencia remitente a la Dirección de Sistemas y termina cuando el administrador web publica la información suministrada en la página web de la Alcaldía de Villavicencio. Esto con el fin de mantener en permanente actualización la página web del municipio. Los responsables de la recepción y publicación de la información deben ser funcionarios de la Dirección de Sistemas bajo la supervisión del Director.

Instrumentos archivísticos La Alcaldía de Villavicencio cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos:

Cuadro de clasificación documental

http://www.villavicencio.gov.co/




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Tablas de retención documental Inventarios documentales Diagnostico Integral de Archivos Plan Institucional de Archivo - PINAR Caracterización de procesos Procedimientos de gestion documental Funciones de las areas del departamento (Decretos y Resoluciones)

La Dirección de Archivo General debe garantizar la actualización de los instrumentos para gestionar adecuadamente los documentos.

Sistema Integrado de Conservación – SIC La Dirección de Archivo General con el apoyo de un equipo interdisciplinario, elaborará el Sistema Integrado de Conservación, este estará conformado por el Plan de Conservación Documental (Documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a la Largo Plazo (documentos digitales de la entidad).

Política de seguridad de la información

La Política de Seguridad dela Información es la declaración general que representa la posición de la administración de la alcaldía del municipio de Villavicencio con respecto a la protección de los activos de información (los funcionarios, la información, los procesos, las tecnologías de información incluido hardware y software). La Política de Seguridad dela Información se encuentra establecida en el documento 1000-POL-DIR-03. 2.1.4 Directrices para la creación y diseño de documentos

Identificación de documentos Para ejercer un control de producción y elaboración de los documentos institucionales se tienen en cuenta la siguiente información:

Mapa de procesos Caracterización de procesos Procedimientos, guías e instructivos. Formatos establecidos Control de documentos y registros

2.1.5 Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo SGDEA La Alcaldía de Villavicencio no cuenta con las herramientas informáticas destinadas a la gestión de documentos electrónicos de archivo, él sistema de gestión documental que se utiliza actualmente tiene habilitado el modulo de correspondencia y PQRS. Es muy importante para la gestión documental de la entidad contar con el SGDEA que permita optimizar y automatizar los procesos de gestión documental y garantizar la trazabilidad, autenticación y conservación de la documentación.

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Para la elabotación del modelo de requisitos para la gestión de documentos electronicos, se implementará la Guia Nº 6 “Cero papel en la administracón pública” elaborado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.




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Requerimientos funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.) Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos.

1

Ilustración 2 Esquema de los requerimientos funcionales obligatorios según Moreq2.

Fuente: Moreq2. Modelo de requisitos para la administración de archivos electrónicos.

Requisitos Mínimos2

Tabla 3 Cuadro de Clasificación Documental - CCD

Fuente: Moreq2. Cuadro de Clasificación Documental – CCD.

1Este modelo ha pasado por distintas versiones, en ellas se definen los siguientes aspectos para la correcta gestión

de los documentos electrónicos de archivo. Actualmente se encuentra en la versión Moreq2010, la cual no se ha sido validada, por lo que se opta por la versión Moreq2. 2Estos requisitos son recomendaciones.




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Tabla 4 Referenciación.

Fuente: Moreq2. Referenciación. Tabla 5 Conservación, eliminación o transferencia.

Fuente: Moreq2. Conservación, eliminación o transferencia. Tabla 6 Captura y Registro.

Fuente: Moreq2. Captura y registro




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Tabla 7 Búsqueda, recuperación y presentación. Fuente: Moreq2. Búsqueda, recuperación y prestación Tabla 8 Administración. Fuente: Moreq2. Administración. Tabla 9 Otros requisitos Fuente: Moreq2. Otros requisitos.




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Requerimientos opcionales

Tabla 10 Cuadro de Clasificación. Fuente: Moreq2. Cuadro de clasificación. Tabla 11Referenciación. Fuente: Moreq2. Referenciación. Tabla 12 Conservación, eliminación y transferencia. Fuente: Moreq2. Conservación, eliminación y transferencia. Tabla 13 Búsqueda, recuperación y presentación Fuente: Moreq2. Búsqueda, recuperación y presentación. Tabla 14 Otros requerimientos opcionales Fuente: Moreq2. Otros requerimientos opcionales.

Procedimientos de digitalización La Dirección de Archivo General, la Dirección de Sistemas y la Dirección de Desarrollo Organizacional, Realizaran, revisaran y divulgaran procedimientos de digitalización acorde con los lineamientos dados por el AGN.




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2.1.6 Mecanismos de autentificación La Alcaldía de Villavicencio no cuenta con firmas electrónicas, por lo cual no se han establecido criterios relacionados con la autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad. 2.1.7 Asignación de metadatos En la actualidad la entidad no ha definido los metadatos, por ende se apoya en lo establecido en el Articulo 30 del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura, que define que los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos.

De contenido: a. Tipo de recursos de información b. Tipo documental c. Título del documento d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario,

responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

e. Clasificación de acceso (nivel de acceso) f. Fecha de creación, trasmisión y recepción g. Folio (físico o electrónico) h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (tramite) i. Palabras claves

De estructura a. Descripción b. Formato c. Estado d. Proceso administrativo e. Unidades Administrativas responsable f. Perfil autorizado g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico) h. Serie/sub-serie documental

De contexto a. Jurídico – administrativo b. Documental c. De procedencia d. Procedimental e. Tecnológico.

2.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Son actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.




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2.2.1 Objetivo El objetivo de este procedimiento es definir los parámetros para la producción documental,que deben seguir los funcionarios de las diferentes dependencias de la administración centraldel Municipio de Villavicencio. 2.2.2 Alcance y responsables Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades y requerimientos para la elaboración de los documentos, la creación y diseño, análisis y registro en el sistema degestión documental hasta establecer forma de envío del documento de acuerdo a parámetrosestablecidos. Los responsables de este procedimiento son: El funcionario con necesidades de elaborar un documento en cumplimiento de sus funciones yproyección de la respuesta sí así lo amerita. 2.2.3 Estructura de los documentos. Todos los documentos y formatos del Sistema de Gestión de la Calidad – MECI del Municipio de Villavicencio se acogerán al diseño dispuesto en el Procedimiento para el control de los documentos y registros. Se exceptúan de esta estructura reglamentaria interna los siguientes documentos: Decretos, Resoluciones y Acuerdos, los cuales se regirán por una estructura de carácter legal fuera del alcance del presente procedimiento. Los oficios, circulares y documentos correspondientes a comunicaciones internas y externas se elaborarán de acuerdo con las plantillas diseñadas para tal fin por el proceso de Gestión Documental. 2.2.4 Forma de producción o ingreso

Control de versiones y aprobación de documentos.

Tabla 15 Control de versiones y aprobación de documentos

Control de versiones y aprobación de documentos

Control de versiones

La Dirección de Desarrollo Organizacional tiene como control el listado maestro de formatos y listado maestro de documentos, separados por procesos y subprocesos, para el control de las versiones de documentos y formatos. Los documentos físicos originalesdel sistema de gestión de calidad se archivan en la Dirección de Desarrollo Organizacional, en el proceso o subproceso productor se almacena una única copia controlada de los documentos que se encuentran vigentes.

Aprobación de documentos

Para la generación de nuevos formatos y documentos es necesario que el proceso o subproceso solicite ante la Dirección de Desarrollo Organizacional a través del formato solicitud y trámite de documentos que debe ir acompañado con el formato o documento en físico y digital; la aprobación de dicho formato o documento.




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La Dirección de Desarrollo Organizacional diligencia el Formato control de documentos para aprobación (solo para el caso de los documentos, los formatos son aprobados por el director(a) de Desarrollo Organizacional); para firma y aprobacióndel Alcalde. La Dirección de Desarrollo Organizacional conserva el documento original y entrega una copia controlada al proceso o subproceso.

Reproducción de Documentos

Para la reproducción de los documentos del sistema de gestión de calidad, solo se podrá fotocopiar e imprimir las copias no controladas (los formatos no son documentos controlados). Copias digitales en PDF.

Lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos. La Dirección de Archivo General junto con la Dirección de Desarrollo Organizacionaldefinirán los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónico.

2.2.5 Áreas competentes para el trámite Para el trámite de correspondencia se debe aplicar el procedimiento para gestión y tramite documental.

Recepción y radicación La Alcaldía de Villavicencio cuenta con una ventanilla unica de correspondencia, la cual atiende al publico de 8:00 am a 11:00 pm y de 2:30 pm a 5:00 pm; en los puntos de radicación satélites los horarios de atencion seran establecido según las condiciones de cada uno de los puntos de radicación. Este horario deberá ser informado mediante publicación a la comunidad y a la oficina de correspondencia. Los mecanismos de recepción de peticiones son:

Venta única de correspondencia. Página web. www.villavicencio.gov.co Link PQRS portal web.

Las peticiones recibidas son radicadas a través del aplicativo ControlDoc, el cual asigna un número consecutivo o radicado, fecha y hora de recibo o de envío, los datos del peticionario y dependencia a la cual es asignada. Cuando se presenten fallas en el aplicativo Control Doc.,que no permitan la radicación de correspondencia externa, se debe utilizar la planilla de contingencia asignada para este procedimiento, en este formato se capturan los siguientes datos (Metadatos) que permiten realizar consultas al sistema: Fecha Número de radicado oficio extremo Nombre persona natural o jurídica remitente Correo electrónico




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Teléfono Dirección Asunto Medio de recepción Folios

Dispositivos tecnológicos La unidad de correspondencia que funciona en el edificio de la alacaldia cuenta con 4 computadores y 3 mulficionales, destinados a la gestión, trámite y digitalizacion de los documentos.

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE Son el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

2.3.1 Objetivo El objetivo de este procedimiento es definir los parámetros para la gestión y trámite documental, que deben seguir los funcionarios de las diferentes dependencias de la administración central del Municipio de Villavicencio. 2.3.2 Alcance y responsables

Este procedimiento inicia con la radicación de los documentos en el aplicativo CONTROL DOC en la unidad de correspondencia, de acuerdo a la tipología documental, asignación de consecutivo único, la distribución y finaliza con la respectiva resolución de los asuntos solicitados por los peticionarios. La respuesta que surja en este proceso debe ser adjuntada como archivo en el aplicativo CONTROL DOC para llevar un registro y control ordenado de las mismas. La responsabilidad durante este procedimiento es de:

Funcionarios radicadores de Unidad de Correspondencia central y puntos satélites, en cuanto a la recepción de los documentos, radicación en el aplicativo CONTROL DOC y correcta distribución de acuerdo a las competencias de cada dependencia.

Coordinador de la Unidad de Correspondencia, en la verificación de los datos consignados por los funcionarios radicadores, en el aplicativo CONTROL DOC, en la distribución de los documentos a las diferentes dependencias según la competencia y en la impresión del reporte.

Gestores líderes, jefes de dependencia o funcionario responsable de realizar esta función quien será designado por los anteriores, quienes revisaran permanentemente durante la jornada laboral la bandeja de gestión asignada y realizaran la distribución o designacióndel documento a tramitar al funcionario competente. No se hace necesario el registro manual




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de asignación de los documentos ya que estos quedaran cargados automáticamente por el aplicativo de gestión.

Los funcionarios competentes quienes proyectaran respuesta y luego de aprobación por

parte de sus superiores, procederán a cargarla al aplicativo CONTROL DOC.

El funcionario competente en la recepción de la respuesta y entrega al auxiliar o empresa de mensajería para comunicar a los peticionarios cuando su solicitud requiera respuesta en medio físico.

La dirección de archivo, quien será encargada de vigilar el buen manejo del aplicativo de CONTROL DOC por parte de los funcionarios y contratistas de la administración central municipal. 2.3.3 Registro de documentos Para el registro de los documentos la entidad cuenta con un procedimiento para la gestión y tramite documental. Los documentos físicos son entregados por el usuario externo a la unidad de Correspondencia, quien es la encargada de hacer la distribución a las diferentes Secretarias de la Alcaldía de acuerdo a su competencia. El horario de radicación de documentos en el edificio principal es de 8:00 am a 11:30 pm y de 2:30 pm a 5:30 pm de lunes a viernes. Las peticiones recibidas por correo electrónico alcaldí[email protected] serán revisadas, seleccionadas e impresas por la Secretaria del Despacho del Alcalde, posteriormente harán entrega a las Dependencias correspondientes; los formulario de PQRSD son direccionadas directamente al jefe o funcionario de cada dependencia a través del aplicativo Control Doc. El envió de los documentos a usuarios externos, deberán ser entregados por las diferentes dependencias al Área de Correspondencia en horarios de 8:00 am a 11:30 pm y de 2:30 pm a 5:30 pm y estos serán enviados por la Unidad de Correspondencia al destinatario final al día hábil siguiente. La Archivo General del Municipiorealiza seguimiento, control y verifica trazabilidad de los documentos radicados en el aplicativo; y presentará informe a los gestores líderes sobre el comportamiento de las bandejas de gestión, y el trámite realizado por los funcionarios. 2.3.4 Distribución interna de correspondencia Para la distribución de los documentos, la unidad de correspondencia genera una planilla de reparto como sistema de control de los documentossoportes para elfuncionario encargado en cada dependencia quien luego las entregara a los funcionarios competentes. El coordinador de la unidad de correspondencia estará encargado de la revisión y distribución por competencias de las comunicaciones recibidas en la página web a través del link de servicio al ciudadano y PQRSD. 2.3.5 Acceso y consulta Servicios de archivo:

mailto:alcald�[email protected]




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Consulta en los Archivos de Gestión y/o en el Archivo Central: la solicitud de la consulta se hace de forma verbal o escrita (físico y electrónico) dirigida al jefe de la dependencia, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión o Archivo central. Consulta: Es el servicio vital que puede prestar un archivo a la administración, a los investigadores y a la comunidad,es el acceso a los materiales solicitados, dando así origen al servicio de consulta, en sala o fuera de esta según lo indique el reglamento. La consulta de los documentos en los archivos de gestión o el archivo central, por parte del usuario interno o externos, quedara registrado en los siguientes formatos 1104-F-GDM-02 consulta de documentos y el formato 1104-F-GDM-03 Formato para registro de préstamo de documentos. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas y solo se permitirá cuando la información no tenga carácter reservado conforme a la Constitución y a las leyes. El préstamo temporal de los documentos se realiza por 5 días hábiles y el área responsable debe realizar el seguimiento a la devolución de los documentos. Para la consulta de archivos se debe aplicar el procedimiento para la consulta documental. 2.3.6 Control y seguimiento Basándose en la caracterización de procesos y subprocesos, manuales de procedimientos y el manual de funciones de cada dependencia de la Alcaldía de Villavicencio, el procedimiento de peticiones, quejas, reclamos y denuncias, direcciona las peticiones a cada dependencia competente, mediante el aplicativo Control Doc., mecanismo de control que permite conocer el estado de cada una de las peticiones que ingresaron a la entidad y conocer su trazabilidad. La responsabilidad es de cada uno de los servidores públicos, quienes deben constatar que los trámites respectivos se resuelvan de manera oportuna en los términos de ley establecidos. Para conocer el estado de las PQRSD recibidas se puede realizar las consultas de acuerdo a los datos capturados al momento de la recepción de las peticiones.

Tiempo de respuesta de peticiones de acuerdo a su modalidad.

Siguiendo los lineamientos legales la Administración Municipal aplica los términos establecidos en la ley 1437 de 2011 articulo 14:“Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción.” Este término aplica para Petición general, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias

Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones:

1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se




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entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.

Trazabilidad

En el momento en que se registra una PQRSD en el aplicativo Control Doc., se inicia la trazabilidad del estado actual de cada documento en su proceso de gestión desde que es radicado hasta que finaliza el proceso, es responsabilidad de cada funcionario de la entidad realizar el uso adecuado del aplicativo y de dar respuesta.

En la trazabilidad del documento se muestran las siguientes actividades:

Radicación Digitalización Reasiganación Respuesta Devoluciones Solicitud de anulaciones Respuesta final al solicitante

Ilustración 3 Trazabilidad de las PQRSD

Seguimiento al vencimiento de términos En el aplicativo Control Doc., se implementaron los mecanismos de alerta para realizar el seguimiento al vencimiento de terminos y es responsabilidad de cada uno de los funcionarios de la Acaldía, cumplir con los tiempos de respuesta establecidos. En la opción gestión de correspondencia muestra la bandeja de documentos que se asignan o han sido asignados a cada funcionario según su responsabilidad sobre este. Consta de tres estados:




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SIN INICIAR TRAMITE (Rojo) son los documentos que no se les ha realizado acciones o no se han tramitado.

EN TRANSITO (amarillo) los documentos que llegan a un funcionario y este a su vez asigna a otro para la elaboración o colaboración en el desarrollo del tramite.

GESTION EXITOSA (verde) los documentos que ya han desarrollado o

finalizado el tramite o solicitud.

Ilustración 4 Seguimiento al vencimiento de términos de PQRSD

En la opción +Información permite ver en una ventana la información general del radicado y las opciones de IMAGEN TIFF para ver la imagen digital como se menciono en el paso anterior; PDF, para guardar o imprimir el documento si es necesario, consultar la trazabilidad haciendo clic en el botón WORKFLOW (trazabilidad) y revisar DOCUMENTOS ASOCIADOS de respuesta y ADJUNTOS.

Imagen TIFF: Esta opción permite visualizar en una nueva ventana la imagen digital

del documento; producto del proceso realizado de radicación y digitalización. Radicado Año Detalle Oficina productora Serie Días /horas plazos vigentes Fecha de vencimiento




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Ilustración 5 Información general del documento de PQRSD 2.4 ORGANIZACIÓN Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. 2.4.1 Objetivo Realizar el conjunto de operaciones técnicas para declarar, clasificar, ordenar y describir los documentos de archivo en el sistema de gestión documental del Archivo General de la Nación. Para la organización de los archivos se debe aplicar el procedimiento para la organización de los documentos. 2.4.2 Alcance y responsables Este procedimiento comprende actividades de clasificación, ordenación y descripción documental en lasetapas de archivo gestión y archivo central de la Alcaldía de Villavicencio.

Todo funcionario de la Alcaldía de Villavicencio es responsable de la organización del archivo de gestión.

Los funcionarios de la Dirección de Archivo General son los responsables de la organización del archivo central. 2.4.3 Clasificación Esta es la primera actividad dentro de los procesos técnicos para abordar la organización de los archivos acumulados, se considera como un paso previo a la valoración y a la ordenación y está directamente relacionada con la aplicación del principio de procedencia.




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La finalidad de la clasificación es el establecimiento de la producción documental y su procedencia de modo que se convierta en insumo de los procedimientos de valoración. La clasificación de los documentos de la Alcaldía de Villavicencio, se ve reflejada en las Tablas de Retención Documental - TRD y en el Cuadro de Clasificación Documental –CCD, por lo cual cada Secretaria, Dirección u oficina deben aplicar las TRD o el CCD para la organización de sus archivos de gestión y es responsabilidad de cada área solicitar a la Dirección de Archivo General la actualización de las TRD de acuerdo a sus necesidades. 2.4.4 Ordenación Al ubicar los documentos que componen un expediente, se debe tener presente los siguientes principios archivísticos:

Principio de orden orginal: es la relacion causa – efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno o más que concluyen.

Principio de procedencia: permite conocer quien produce los documentos.

Igualmente, se debe tener presente que dentro de cada carpeta, se debe archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta por expediente para un asunto o contenido, se procede a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada anteriormente. Posteriormente se procede a foliar los documentos, foliar no es lo mismo que paginar, no solo son términos diferentes si no también conceptos distintos. La foliación se debe hacer de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. Tampoco se debe foliar utilizando números con el suplemento de A, B, C, o bis. En los documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrara el número correspondiente en la cara recta del folio. Se debe escribir el numero en la esquina superior derecha dela cara recta del folio, en el mismo sentido del texto del documento, este numero debe ser escrito de manera legible y sin enmendaduras sobre el espacio blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Las pastas y hojas en blanco no se deben foliar.

Parametros de la ordenación documental Los paramentos para la ordenación documental, están establecidos en el procedimiento de organizacióndonde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir la ordenación, de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto; en la descripción de la ordenación esta constituido respetando el Principio de orden original, lo que garantiza la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases del archivo.

Sistemas de ordenación Para la identificación y aplicación de los sistemas de ordenación la alcaldía de Villavicencio, cuenta con el instructivo para la adopción de sistemas de ordenación 1104-I-GDM-03.

Los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos,toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema




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de ordenación se subordina a las características de cada serie.(Archivo General de la Nación, 2003)

Ilustración 6 Sistemas de ordenación

Fuente: Manual de Ordenación del AGN

Alfanuméricos

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas. Resulta, incorrecto ordenar cronológicamente TODOS los documentos de un archivo o TODOS los documentos de una misma unidad administrativa, ya que se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación y la secuencia del trámite original. Sistemas de ordenación numéricos Ordinal Este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos. ENERGIA ACUEDUCTO Cuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 00927824 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 00927825 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cuenta Interna No. 00927826 Cronológico Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.




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Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03 Sistemas de ordenación alfabéticos Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser: Onomástico La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo: ACOSTA LOPEZ, Andrés CASCANTE PEREZ, José CHAPARRO MEJIA, María ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, José Toponímico (o alfabético-geográfico) Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. Por ejemplo: Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones. Amazonas Arauca Boyacá Cauca Cesar Guajira Putumayo Valle del Cauca




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Temático

Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido. Por ejemplo:

Estadísticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestión Informes estadísticos Ordenes de Pago Sistemas de ordenación mixtos

Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestación de servicios cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad documental y después por el cronológico, así:

0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04 2.4.5 Descripción La descripción es el procedo de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la posterior consulta. Se tuvo en cuenta para la descripción documental los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, por ello se elaboro el formato 1104-I-GMD-05-V1 Instructivo formato de inventario documental y el formato 1104-I-GMD-07-V1 Instructivo para la elaboración del inventario preliminar del archivo en el cual se indica el paso a paso para el diligenciamiento del formato de inventario documental. Cada una de las Secretarias, Direcciones y Oficinas de la Alcaldía, deben elaborar y actualizan los inventarios documentales, para facilitar la localización y recuperación de la documentación.




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2.5 TRANSFERENCIAS Son el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

2.5.1 Objetivo Realizar el conjunto de operaciones técnicas para efectuar la transferencia de los documentos durante las fases de archivo en el sistema de gestión documental de la Dirección de Archivo general. 2.5.2 Alcance El proceso de transferencia comprende las transferencias primarias y secundarias realizando actividades de cotejo de inventarios, validación de: estructura y formato de generación del documento, metadatos así como control de calidad de la técnica aplicada para documentos digitales o electrónicos en las etapas de archivo gestión y archivo central de la Alcaldía de Villavicencio. 2.5.3 Preparación de la transferencia

Directrices y procedimiento de transferencias de documentos

Para la realización de las transferencias documentales (físicas) se debe aplicar el procedimiento Transferencia Documentales. En toda entidad deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión aarchivo central y finalmente, al Archivo General. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad establecida en las TRD. La Dirección de Archivo General asesorará sobre el proceso y directrices de la entrega de las transferencias documentales a las Secretarias, Direcciones y Oficinas de la Alcaldía de Villavicencio, para esto se debe tener en cuenta:

Comprobar que los documentos enviadas estes debidamente relacionadas en el formato unico de inventario docuemntal.

Que la documentacion a transferir cumpla con los términos de retención establecidos en la tabla de retención documental.

Que los documentos a transferir esten debidamente identificados, organizadas bajo el principio de orden original, foliados y sin material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora).

Que los documentos a transferir esten en sus respectivas unidades de conservación.

2.5.4 Validación de la Tranferencia Si la Dirección de Archivo General considera que los documentos a transferir no están debidamente conforme a lo establecido, no se acepta la transferencia y se efectúan las devoluciones correspondientes.




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El ingreso de los documentos a la Dirección de Archivo General, se hace oficial mediante la entrega física de los documentos, en la cual se entregara el Inventario Documental diligenciado, es necesario entregar este inventario en medios físicos y electrónicos. Una vez realizadas las transferencias documentales se realizaran las siguientes actividades:

Recibir fisicamente los documentos transferidos. Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo. Ubicar las cajas en el archivo central en los estantes metálicos, en un orden

numérico consecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivo. Para las transferencias de documentos electrónicos en la Alcaldía de Villavicencio se debe establecer políticas, proceso y procedimiento para las transferencias de documentos electrónicos. 2.5.5 Migración, refreshing, emulación o conversión La alcaldía de Villavicencio formulara los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos.

2.5.6 Metadatos La alcaldía de Villavicencio incluirá en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos de archivo físico y electrónico de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGEDA. 2.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. 2.6.1 Objetivo Efectuar la selección de los documentos en cualquier etapa de archivo, para su preservación temporal, permanente o eliminación, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 2.6.2 Alcance El procedimiento de disposición de los documentos comprende desde la selección de los documentos de archivos acorde con el periodo de retención establecido en las tablas de retención documental hasta la aplicación de la técnica de disposición final que corresponde aplicar a los documentos físicos, digitales y electrónicos del sistema degestión documental. 2.6.3 Directrices generales En el formato utilizado para la elaboración de las TRD en la columna Disposición Final,cada dependencia la diligenciara, identificando y determinando la disposición final de las series y subseries documentales con base en la TRD o1104-F-GDM-07; se aplico previamente el




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proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.

Para el apoyo de la disposición de los documentos, se debe tener en cuenta el procedimiento de disposición de los documentos.

Para definir la disposición final de los documentos, se debe tener en cuenta:

Al momento de definir la conservación permanente de una serie o subserie, se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografia cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.

Si se decide eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se cumplan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.

2.6.4 Conservación total, selección y microfilmación y/o digitalización. La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Recepción de transferencias secundarias.

Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.

Conservación y preservación de los documentos.

Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.

Valoración avalada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.




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Aplicación de método elegido.

Elección de documentos paraconservación total y/o reproducción en otro medio. Otros medios de conservación:

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Determinación de metodología y plan detrabajo.

Fines en la utilización de la técnica.

Control de calidad durante todo elproceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.

Determinación de la metodología y plan de trabajo.

Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.

Control de calidad durante todo el proceso.

Para los documentos registrados en el SGDEA, la Alcaldía de Villavicencio elaborará los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes a los metadatos que vinculen dichos procedimientos. 2.6.5 Eliminación Cuando los documentos cumplan el tiempo de retención, es el momento de eliminarlos. Para la eliminación de los documentos se sebe aplicar el procedimiento de eliminación documental. Las actividades para eliminación documental son:

La Dirección de Archivo General presentará ante el Comité Interno de Archivo, el inventario documental de las series a eliminar para aprobación.

Posteriormente a la aprobación, se publica en el portal web de la Alcaldia en la seccion de Archivo Municipal los inventarios de los documentos a eliminar por un periodo de 30 días hábiles.

Si, no se recibien observaciones sobre la documentación a eliminar, se procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad se realiza bajo la supervisión de la oficina de control interno y se realiza mediante el picado de documentos.

Se procede a publicar el acta o inventario de eliminación de forma permanente en el portal web de la pag de la Alcaldía en la sección Archivo Municipal.

La Alcaldía de Villavicencio, definirá el procedimiento para la eliminación de documentos electrónicos.




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2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma o registro de almacenamiento. 2.7.1 Objetivo Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades para la preservación de los documentos de la Administración Central del Municipio de Villavicencio independientemente de su medio y forma de registro, con el fin de permitir la recuperación de la información y de garantizar su preservación en el tiempo. 2.7.2 Alcance Este procedimiento comprende desde el desarrollo del sistema integrado de conservación, pasando por la preservación de información y conservación documental hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de documentos físicos, digitales y electrónicos. 2.7.3 Sistema integrado de conservación La alcaldía de Villavicencio, iniciara la elaboración del Sistema Integrado de Conservación, en el segundo semestre del 2015, de acuerdo al plan establecido en el Plan Institucional de Archivo. El SIC estará conformado por los siguientes planes:

Plan de conservación documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.

Plan de preservación digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.

Los planes son conformados por los siguientes planes:

Capacitación y sensibilización.

Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.

Saneamiento ambiental; desinfección, desratización y desinsectación.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Almacenamiento y realmacenamiento.

Prevención de emergencias y atención de desastres. La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y prevención de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, manteniendo los atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentacióndesde el momento de la producción, durante el período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo a la valoración documental.




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2.7.4 Seguridad de la Información Como mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulación o alterabilidad en la actualización, mantenimiento, y consulta o por cualquier falla del SGDEA, la Alcaldía de Villavicencio, cumplirá los requisitos de seguridad para un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, establecidos en la Guía No. 6“Cero papel en la administración pública”. Las entidades deben tener la capacidad de controlar el acceso a los documentos de archivo,apoyándose y teniendo en cuenta la normativa existente, como es el caso de la Ley de Protección de Datos Personales, ya que los documentos pueden contener datos de carácterpersonal, oficial, etc. (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.) Los requisitos son:

Acceso Las entidades tienen que controlar el acceso a los documentos de archivo, limitándolo en función al usuario o al grupo de usuarios, teniendo en cuenta temas de seguridad nacional, documentación sensible, documentos clasificados, etc. La gestión de los accesos debe realizarla el administrador del sistema. Tabla 16 Requisitos de Acceso Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”.

Auditoría La Pista de auditoría, también denominada traza o Log de auditoría, es un registro de las acciones realizadas en el SGDEA. Debe cubrir a todos los usuarios del mismo, incluyendo al administrador. Esta no debe ser modificable. Tabla 17 Requisitos de Auditoria




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Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”.

Copias de seguridad y recuperación La normativa existente, tanto legal como por la propia actividad de la entidad, debe exigir una política y mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar en cualquier momento toda la información existente en el SGDEA. Estas funciones pueden estar gestionadas desde el área de sistemas de las entidades. Tabla 18 Requisitos de copias y seguridad y recuperación Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”.

Transferencias A lo largo del ciclo vital del documento, es decir, durante el tiempo en que sea necesario utilizarlo y se requiera mantenerlo en el sistema, se producen transferencias de la documentación. Para esto es preciso tener un instrumento de control que permita registrar el cambio de ubicación, tanto por cuestiones normativas, como para poder acceder a la documentación. Tabla 19 Requisitos de transferencias Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”.

Autenticidad Una vez capturado e ingresado el expediente en el SGDEA, no se podrán modificar los componentes, la estructura, los metadatos ni el índice electrónico o foliado. Quedarán protegidos para siempre contra cambios deliberados o accidentales del contenido, contexto, estructura y apariencia con el fin de conservar su autenticidad. Tabla 20 Requisitos de autenticidad




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Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”.

Niveles de seguridad

La existencia de documentación de suma importancia en las entidades, implica que no solo se controle el acceso por grupos de usuarios, sino que también se deban aplicar niveles de seguridad a los documentos. Fuente: Guía No. 6 “Cero papel en la administración pública”. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo mantendrá las características de los documentos establecidos en el Decreto 2609 de 2012,tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. (Ministerio De La Cultura, 2012)

Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo.

Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales sedeben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentoselectrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad:

a. Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición.

b. Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida ocorrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y latecnología.

c. Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10° de la Ley527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no senegará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo deinformación en forma de un mensaje de datos.

d. Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de lascuales el documento de archivo es creado.

e. Formas documentales, autenticación del documento de archivo y suidentificación de autoridad.

f. Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través demetadatos. g. Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación delos

documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en eltranscurso del tiempo.




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Requisitos para la integridad de los documentos electrónicos dearchivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos demanipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato);así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. Encaso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razonesplenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejarevidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, através de meta datos.

Requisitos para la inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primeravez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desdesu producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puedesatisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvolas modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación alargo plazo.

Requisitos para la fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo. Garantizan que el contenido de los documentos electrónicos de archivo es unarepresentación completa, fiel y precisa de las operaciones, las actividades o los hechosque testimonia y por lo tanto, su carácter evidencial asegura que se puede recurrir aestos en el curso de posteriores operaciones o actividades.

Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debeestar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla,de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD).

Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo.

Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales sedeben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentoselectrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación:

a. El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización.

b. Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formatobanálogo y digital de acuerdo a criterios jurrdicos, las necesidades de laborganización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato.

c. El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lolargo de todo el ciclo de vida de los documentos.

d. Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos dearchivo digitales.

e. Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durantetodo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren enaplicación.

f. la conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar yatender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios




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dealmacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que seencuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsablesdel archivo de la misma.

g. Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era niantes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar quecualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos protejasu integridad, a través del respeto por la cadena de conservación.

h. Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señaladoen la ley 1273 de 2009 y ley 1581 de 2012.

2.7.5 Requisitos para la preservación y conservación de los documentos

electronicos. La Norma ISO 14721:2003 Open archivalinformation system (OAIS) -- Reference modelo propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo. A partir de estas normas ISO 14721 e ISO 32000, se recomienda tener en cuenta los siguientes protocolos: Tabla 21 Requisitos de preservación Fuente. ISO 14721:2003-OAIS. 2.8 VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).




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2.8.1 Objetivo Efectuarel conjunto de operaciones técnicas para determinar los valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final: eliminación o conservación temporal o definitiva. 2.8.2 Alcance Este procedimiento inicia desde la planeación de los documentos, es permanente y continuo durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las técnicas de disposición final de los documentos delsistema de gestión documental de la Alcaldía de Villavicencio. 2.8.3 Directrices generales Para la Valoración de los documentos, se debe aplicar el procedimiento valoración documental. Para la valoración se tiene se analizan los valores primarios y secundarios que poseen los documentos: Valores Primarios: Son los que tienen los documentos a partir de su creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la documentación para la institución generadora, puede caer dentro de tres categorías:

Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó si creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.

Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (registro civil).

Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados financieros etc.)

Contable: Documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los

ingresos y egresos y de los movimientos económicos.

Valores Secundarios: Son los que adquieren los documentos una vez que pierden sus valores primarios y tienen utilidad histórica y social, porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones y puede tener:

Evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades (cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, política interna, economía, estadísticas, etc.).




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Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en: directrices, políticas, programas, proyectos, etc.

Informativos: Fenómenos sociales e institucionales (hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)




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3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. La implementación y seguimiento del PGD esta establecido a corto, mediano y largo plazo, y esta bajo la responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Sistemas de la Información, Dirección de Archivo General y Control Interno de Gestión. Ilustración 7Las fases de implementación son:

3.1 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Desarrollo de actividades de divulgación de los aspectos metodológicos de la implementación del PGD.

Sensibilización y capacitación para funcionarios de la Dirección de Archivo General en Lineamientos los procesos de gestión documental.

Sensibilización y capacitación para funcionarios de la toda administración en proceso de Transferencias Documentales.

Desarrollo de estrategias que minimicen el impacto de la resistencia al cambio.

Diseño de materiales e instructivos que faciliten los procesos y actividades del la gestión documental

3.1.1 FASE DE SEGUIMIENTO

Monitoreo y análisis permanente del PGD.

Fases de implementación del PGD

Optimizar

Implementación Elaboración




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Validación de metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo e implementación del PGD.

Revisión de la creación y organización de los archivos.

Revisión periódica de posibles cambios que afecte la gestión documental de la entidad.

3.1.2 FASE DE MEJORA

Se tendrán en cuenta la política de calidad de la entidad y se aplicaran acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultados de la evaluación de la gestión documental.

Se establecerá un plan de mejora orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos de gestión documental.

Ver cronograma de implementación que incluye tanto procesos como programas específicos.

4 PROGRAMAS ESPECIFICOS En la recolección de información realizada en la vigencia 2014 y 2015 a través de los diagnósticos, mesas de trabajo y requerimientos normativos se establecieron las necesidades en materia de gestión documental y administración de archivos en la Alcaldía de Villavicencio, y como parte de la implementación del Programa de Gestión Documental, se desarrollaran como estrategia complementaria los siguientes programas específicos:

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

Programa de documentos vitales y esenciales.

Programa de gestión de documentos electrónicos.

Programa de documentos específicos.

Plan institucional de capacitaciones.

Programa de auditoria y control. En la Dirección de Archivo General se empleara como metodología de planeación y gestión de proyectos, Project Management Institute - PMI, para el desarrollo de los programas específicos, el cual contiene como mínimo contiene los siguientes documentos: Project Charter (incluye: objetivos, justificación, alcance, beneficios, recursos necesarios para el desarrollo), EDT, Línea base de calidad, Plan de gestión de recursos humanos, Matriz de responsabilidades - RACI, Registro de interesados, Matriz de influencia e impacto, Descripción de roles, Matriz de riesgos, Plan de gestión de calidad, Plan de gestión comunicaciones, Plan de gestión del cambio, Indicadores de gestión del programa, Presupuesto estimado, Control de cambios y Cronograma. Con la información, metodologías, lineamientos, experiencia y conocimiento generado en los programas específicos, se debe actualizar los procedimientos registrados en la Dirección de Desarrollo Organizacional, así como realizar las recomendaciones para crear o actualizar políticas internas y documentos de lineamientos externos.




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4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRONICOS.

Para la Alcaldía de Villavicencio es muy importante centralizar y controlar la producción, conservación y recuperación de formas y formularios electrónicos por parte de funcionarios y ciudadanos, enmarcados en el programa de Cero Papel y Eficiencia Administrativa y en la normatividad vigente que rige sobre Gestión Documental; ya que con la normalización de formas y formularios electrónicos se podrá contar con soportestransaccionales y guías de trabajo para los funcionarios de la alcaldía. 4.1.1 Objetivo Analizar los documentos independiente del soporte, delimitando y fijando sus características y atributos, con el propósito de crear las formas, formatos y formularios en entorno electrónico denominándolos con nombres propios; permitiendo con ello establecer: tradición documental, autenticidad y la tipología de los documentos, para facilitando la identificación, Clasificación y descripción los documentos. 4.1.2 Alcance El programa de normalización de formas y formularios electrónicos aplica a todos los documentos que se encuentran creados o que se crean a partir de la implementación del programa, el cual estará alineado al Sistema de Calidad, cumpliendo con las políticas de seguridad y de identidad de la Alcaldía de Villavicencio. 4.1.3 Lineamientos

Características de contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico y equivalentemente funcional.

Creación de manera común y uniforme.

Faciliten la interoperabilidad.

Garanticen el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2609 de 2012.

Reúnan condiciones de pertinencia y calidad de la información contenida en ellos y claridad de las instrucciones para su diligenciamiento, consulta y preservación.

4.1.4 Metodología

Normalización documental:

Comprende el análisis de la producción documental independiente del soporte a fin de crear y diseñar de formas, formatos, formularios con el propósito de automatizarlos y producir documentos en el entorno electrónico, para ello se deberá identificar, delimitar y fijar las características y atributos de un análisis diplomático de cada tipo documental, estableciendo su denominación, actualizando las tablas de retención documental.

Lenguaje controlado:

Constituye la creación de instrumentos archivísticos orientados a la normalización terminológica propia del lenguaje interno de la entidad.




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Instrumentos a elaborar: Banco terminológico interno del AGN indicando definiciones y relaciones;

debe estar relacionado con el lenguaje de las entidades del sector cultura. Normalización de los asuntos institucionales. Definición de esquema de

metadatos para descripción de metadatos. 4.1.5 Recursos

Humanos: Profesional en Ingenieria de Sistemas y Profesional en Administración con experiencia en Gestión Documental

4.1.6 Responsabilidades El programa de normalización de formas y formularios electrónico es responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Sistemas de la Información y Dirección de Archivo General. 4.2 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS VITALES Y ESENCIALES La ocurrencia de un desastre ya sea localizado o general en el municipio de Villavicencio, se encuentra dentro de las posibilidades ya sea por fenómenos naturales (terremotos, huracanes, inundaciones, tsunamis, tornados, incendios), biológicos (patógenos, insectos, roedores) y aún humanos (atentados), los cuales pueden afectar los documentos y las series se hace necesario, que en los archivos de la Alcaldía de Villavicencio en el fondo documental, estén identificados y especialmente protegidos aquellos documentos que por sus características especiales, sean considerados indispensables para permitir la continuidad de la existencia y gestión. 4.2.1 Objetivo Identificar, evaluar, seleccionar, proteger, preservar y recuperar aquella información que en caso de emergencia sirve para la defensa y restitución de derechos y deberes de personas y entidades cuya documentación haga parte del fondo documental administrativo de la Alcaldía de Villavicencio, permitiendo con ello salvaguardar, preservar los documentos, evitando la perdida, adulteración, sustracción y falsificación de los mismos. 4.2.2 Alcance El programa de gestión de documentos vitales y esenciales esta dirigido a todos los documentos que se encuentran en el fondo documental de la Alcaldía de Villavicencio, que sirvan como testimonio y así garantizar la continuidad de actividades después de la ocurrencia de un desastre.

4.2.3 Lineamientos Los documentos identificados como vitales y esenciales deben tener las siguientes características:

Indispensables para el funcionamiento de la entidad.




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Requeridos para la continuidad del trabajo institucional en caso de un siniestro.

Necesarios para la reconstrucción de la información que permita reanudar las actividades y la continuidad del objeto fundamental de la entidad.

Evidencian las obligaciones legales y financieras.

Posean valores permanentes de fines oficiales y de investigación de la entidad. 4.2.4 Metodología

Identificar referencias de proyectos internacionales con objetivos relacionados o similares en la preservación de documentos vitales así mismo estándares, normas y políticas de almacenamiento y preservación de información que se deben aplicar en el programa.

Identificación los documentos vitales, valoración nivel del riesgo de seguridad de la información física y lógica en el impacto para el funcionamiento de la entidad, registro de activos de información y en las Tablas de Retención Documental- TRD.

El programa esta armonizado y sincronizado para su desarrollo con: 1) el sistema de seguridad de la información, en lo relacionado con la generación de back ups, protección de datos, niveles de acceso a la información, plan de contingencia; y 2) con el plan de contingencia, que a la fecha está orientado para la atención de personas y no incluye el y el plan de riesgo operativo ante desastres o emergencias orientado a la seguridad de activos de información y documentos.

Definición, diseño de arquitectura y políticas de sistemas de información que se requieren para la preservación de la información y documentos de carácter vital.

4.2.5 Recursos Humanos: Profesional en Riesgos laborales Profesional en Ingeniería de Sistemas y Profesional en Administración con experiencia en Gestión Documental 4.2.6 Responsabilidades El programa de gestión de documentos vitales y esenciales es responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Sistemas de la Información y Dirección de Archivo General.

4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. 4.3.1 Objetivo Diseñar, implementar y realizar seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizado con la racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el marco del gobierno electrónico en la administración pública.




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4.3.2 Alcance El programa de gestión de documentos electrónicos esta dirigido a garantizar el ciclo vita de los documentos producidos en medios electrónicos de la Alcaldía de Villavicencio. 4.3.3 Lineamientos Atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad. Complimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo, tales como diseño, creación, mantenimiento, difusión, y administración Facilidad de disponibilidad y uso en el desarrollo de las actividades de la entidad. Confianza y fiabilidad para la preservación de la memoria institucional Aseguramiento para que los documentos conserven sus características mediante formulas de autentificación y perfiles de acceso Inclusión de metadatos, interacción con las oros documentos e interrelación con expedientes físicos y mixtos Transferencia documental dotada de medidas de seguridad que garanticen sus autenticidad, reproducción completa, así como la migración y emulación que preserve sus propiedades de manera fidedigna y exacta al original. 4.3.4 Metodología Para el desarrollo de este programa en la Alcaldía de Villavicencio, requiere realizar el siguiente proyecto. PROYECT:Diseño e implementación de procedimientos electrónicos en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

Documentar y publicar el modelo de requisitos para la gestión de documentos

electrónicos de la entidad.

Revisión de estándares ISO, Moreq 2, etc., e incorporación de nuevos requisitos del

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Definir los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de archivo,

en caso de alteraciones por actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier

manipulación o falla en el funcionamiento del Sistema. 4.3.5 Recursos

Humanos: Profesional en Ingenieria de Sistemas y Profesional en Administración con experiencia en Gestión Documental.

4.3.6 Responsabilidades El programa de gestión de documentos electrónico es responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Sistemas de la Información y Dirección de Archivo General.




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4.4 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES El avance tecnológico que el Municipio esta afrontando y la participación de programas de nacionales interesados en salvaguardarel patrimonio cultural y documental de la humanidad, se hace necesario el ordenar, describir y conservar los acervos fotográficos, audiovisuales, cartográficos, sonoros y contenido de las redes sociales y deaudiovisuales serán las herramientas más acertadas para dar a conocer nuestro capital documental. La inclusión de nuestros archivos fotográficos en una red regional y global, con normas internacionales y comunes a los países de la región, el uso de un lenguaje similar, destinados a usuarios reales o potenciales, harán que se despierte el interés tanto de los investigadores como el de particulares y los Estados para acrecentar, cuidar y conservar nuestro patrimonio cultural documental ya que la misma es una parte importante de nuestra memoria histórica. 4.4.1 Objetivo Clasificar, ordenar, describir, conservar, declarar, difundir y consultar los documentos especiales de archivo del sistema de gestión documental de la Alcaldía de Villavicencio, para facilitar el acceso a la información contenida en los documentos de archivo con características no convencionales que requieren tratamiento diferente como: gráficos, cartográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, orales de comunidades indígenas, contenido de redes sociales, página web e intranet,entre otros.

4.4.2 Alcance El programa de gestión de documentos especiales esta dirigido a garantizar el acceso a la información de documentos de archivos con características no convencionales que requieren tratamiento diferente como: gráficos, cartográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, orales de comunidades indígenas, contenido de redes sociales, página web e intranet,entre otros;de la Alcaldía de Villavicencio. 4.4.3 Lineamientos Los documentos de archivos no convencionales como: gráficos, cartográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, orales de comunidades indígenas, contenido de redes sociales, página web e intranet,entre otros, deben cumplir características como: Atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad. Complimiento de requisitos funcionales para la preservación a largo plazo, tales como diseño, creación, mantenimiento, difusión, y administración. Facilidad de disponibilidad y uso en el desarrollo de las actividades de la entidad. 4.4.4 Metodología El desarrollo de este programa en la Alcaldía de Villavicencio, se realizará como mínimo los siguientes documentos:

Realizar la planeación del programa específico utilizando metodología de dirección de proyectos adoptada por Alcaldía de Villavicencio.




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Documentar la metodología y lineamientos que se vayan estableciendo en el desarrollo del programa, con la intención que permitan retroalimentar los procedimientos producción, gestión y trámite, organización documental.

Realizar la planeación de cada proyecto derivado del programa específico.

En desarrollo de este programa, requiere realizar lo siguiente:

Proyecto1: Integración de soportes especiales al sistema de gestión documental.

a) Soportes audiovisuales: Se requiere la integración de documentos en soportes especiales, tales como: gráficos, fotográficos, sonoros Y audiovisuales de la Alcaldía de Villavicencio.

b) Archivamiento Web: Captura de contenido institucional publicado en la web, por canales tales como: extranet, intranet y redes sociales: Facebook y twitter, con el propósito de preservarlo a largo plazo e integrarlo al sistema de gestión documental.

4.4.5 Recursos

Humanos: Profesional en Ingenieria de Sistema, Profesional en Administración con experiencia en Gestión Documental y Profesional en comunicaciones.

4.4.6 Responsabilidades El programa de gestión de documentos especiales es responsabilidad de la Dirección de Desarrollo Organizacional, Dirección de Sistemas de la Información, Dirección de Archivo General y la Secretaria de Comunicaciones y Prensa. 4.5 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIONES. 4.5.1 Objetivo Capacitar a los funcionarios de las diferentes dependencias, sobre organización de archivos de gestión y fondos acumulados e implementación de las Tablas de Retención Documental, para mitigar el crecimiento de los fondos acumulados de las diferentes dependencias de la Alcaldía de Villavicencio. 4.5.2 Alcance Este plan involucra la capacitación, seguimiento y asesorías por parte de la Dirección de Archivo General a las diferentes dependencias de la alcaldía de Villavicencio. 4.5.3 Lineamientos El Plan institucional de Capacitaciones deberá completar: Actividades de formación de talento humano dirigido a los responsables de gestión documental.




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Orientaciones para lograr en la entidad el máximo nivel de compresión y conocimiento de las funciones archivísticas y de sus beneficios. Explicaciones de las políticas, procedimientos y procesos de la gestión documental. Descripciones sencillas de actividades comprensibles para todas las personas que tengan algún tipo de responsabilidad de la gestión documental. Acciones de sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a largo plazo. Estudio de necesidades de mejoramiento de competencias y habilidades en los procesos archivísticos, para ser resultados mediante el diseño y desarrollo de actividades de capacitaciones. Apoyo para la formulación básica y avanzada de gestión documental. 4.5.4 Metodología

Elaboración de cronograma de capacitaciones de organización de archivos de gestión, fondos acumulados y aplicación e implementación de las TRD en las dependencias

Elaboración de cronograma de seguimientos de organización de archivos de gestión, fondos acumulados y aplicación e implementación de las TRD en las dependencias.

Recepción de solicitudes para asesorías.

Seguimientos de organización de archivos de gestión, fondos acumulados y aplicación e implementación de las TRD en las dependencias.

Asesoría sobre organización de archivos de gestión, fondos acumulados y aplicación e implementación de las TRD en las dependencias.

4.5.5 Recursos

Humanos: Profesional Universitarios de la Dirección de Archivo General.

Informáticos: Video Beam y Computador.

4.5.6 Responsabilidades El plan institucional de capacitaciones es responsabilidad de la Dirección de Archivo General. 4.6 PLAN DE AUDITORIA GESTIÓN DOCUMENTAL 4.6.1 Objetivo

Establecer el grado de cumplimiento y desarrollo de los diferentes elementos del Modelo Estándar de Control Interno, PQRSD y ley general de archivo en el proceso de gestión documental de la alcaldía de Villavicencio.




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4.6.2 Alcance La auditoría al proceso de gestión documental se realizará en las dependencias del archivo municipal y comprenderá los temas correspondientes al sistema de control interno, PQRSD, Manejo y gestión documental durante las vigencias 2014 y 2015. 4.6.3 Lineamientos Este programa esta encaminado a: El fortalecimiento de la cultura de autocontrol y evaluación de los procesos archivísticos. Formular un esquema que determine el grado de conformidad y cumplimiento de casa una de las actividades de los procesos de la gestión documental. Identificar y reconocer las debilidades y áreas problemáticas para la aplicación de acciones correctivas y preventivas. Conocer el grado de satisfacciones de los usuarios y la visibilidad e impacto de los servicios ofrecidos por el área de archivo. Desarrollar acciones sostenidas de mejora continua para asegurar la calidad de los procesos archivísticos de la entidad.

4.6.4 Metodología Los fundamentos metodológicos y técnicas para el levantamiento de la información y datos o evidencia documental que se aplicarán en las visitas de auditoría, incluirán las revisiones oculares, evidencia fotográfica, revisión de archivos informáticos, documentales y listas de verificación. 4.6.5 Recursos

Humanos: Profesional Universitarios de la Oficina de Control Interno.

Informáticos: Computador. 4.6.6 Responsabilidades El plan de auditoria en gestión documental es responsabilidad de la Oficina de Control Interno.

5 CONTROL DE CAMBIOS

VERSION No FECHA DESCRICION DE LAS MODIFICACIONES

1 Primera versión del documento nueva codificación.

.




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ANEXOS

ANEXO I. DIAGNOSITICO

Para la elaboración del diagnóstico se decidió utilizar la metodología del análisis DOFA, para tener un enfoque absoluto sobre los factores claves de forma ordenada y lógica, ayudando a comprender los problemas, presentar soluciones, discutirlas y finalmente tomar decisiones sobre los procesos de gestión documental.

POSITIVO NEGATIVO

OR

IGE

N IN

TE

RN

O

Fortalezas

Conocimiento técnico por los funcionarios

de la dirección de archivo general. Sentido de pertenencia. Fortalecer y continuar con el plan de

capacitaciones, seguimiento y asesorías sobre organización de archivos de gestión e implementación de las TRD a las diferentes dependencias de la administración municipal.

Participación activa del comité interno de archivo, en la resolución de necesidades del Archivo Municipal.

Sistema integrado de gestión de calidad y MECI, definido por procesos y procedimiento.

Estrategia Villavicencio vive digital. Estrategia gobierno en línea.

Debilidades

Instalaciones inadecuadas para la

conservación y organización del Archivo General del municipio de Villavicencio.

Baja disponibilidad de recursos, ya que la asignación de este depende de la Secretaria de desarrollo institucional.

Falta de actualización de procesos. Falta actualización de lineamientos en

materia de gestión documental para la planeación, diseño y operación de sistemas de información de la entidad.

Se cuenta con equipos de tecnología obsoleta.

Todos los documénentos en la Dirección de Archivo General son fondos acumulados.

Falta de interés de los servidores públicos, en el conocimiento de las normas de archivo.

Carencia de personal especializado para la formulación de herramientas archivísticas.




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Se cuentan con un Mapa de Riesgos por

Procesos, donde los identifica, describe suscausas, los clasifica, los analiza yefectúa una valoración de éstos, señalando los responsables delmonitoreo de tales riesgos y establecesus indicadores.

Planeación a corto, mediano y largo plazo, establecida en el Plan Institucional de Archivo PINAR.

Ausencia de políticas públicas respecto al

manejo documentos electrónicos. Falta fortalecer el personal técnico y

profesional en competencias acorde a los avances archivísticos nivel mundial (documentos electrónicos).

Falta interés de algunos funcionarios de las demás dependencias sobre la organización documental y aplicación de las TRD.

Carencia de instrumentos sancionatorios al incumplimiento de la ley.

La falta de capacidad de espacio e infraestructura en el Archivo Municipal, no hapermitido la realización de transferencias documentales.

OR

IGE

N E

XT

ER

NO

Oportunidades

Aplicar los contenidos de la Ley 594 de 2000.

Consecución de instalaciones propias y adecuadas para la conservación y organización de la Dirección del Archivo Central.

Formular procesos e instrumentos para transferencias documentales.

Definir lineamientos en materia de gestión documental para planear, diseñar y operar sistemas de información.

Prestar adecuadamente los servicios de archivos.

Ampliar conocimientos técnicos por parte de los funcionarios de la Dirección del Archivo Central.

Ejecutar plan de capacitación Acceder a las nuevas tecnologías informáticas.

Amenazas

Escasos recursos del presupuesto, para apoyar los proyectos del Archivo.

Deterioro de los documentos por factores de origen biológico, físico y químico.

Riesgo de afectación grave por deslizamiento en el sector donde seencuentra ubicadoel Archivo General Municipal.

Carencia de un Plan de contingencia para la protección de los archivos frente a situaciones de riesgo natural.

Falta de concientización de la Administración sobre el que hacer archivístico y el cumplimiento de la normatividad existente.

Carencia de un sistema de información en red que permita la elaboración de un catálogo de archivos y facilite su acceso en línea a los contenidos informativos.




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OR

IGE

N E

XT

ER

NO

Divulgación de la UNESCO de la protección y difusión de bienes documentales patrimoniales.

Apoyar a la transparencia, eficiencia y eficacia el modelo integrado de gestión documental.

Estar a la vanguardia en el direccionamiento de políticas archivísticas.

No cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, así como los procesos de seguimiento y control.

No prestar los servicios eficaz, ni eficientemente a los usuarios externos por desconocimiento de los procedimientos.

Necesidad de actualización del Programa de Gestión Documental.

Insuficiente recurso humano para atenderla función archivística enelArchivo General Municipal.

Incumplimiento deestándares de calidad y falta de aplicación de las normas de archivos, lo que pone en riesgo el patrimonio documental.

Incapacidad en atender transferencias documentales a entes descentralizados.




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ANEXO II. NORMOGRAMA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ARCHIVO DE LA ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO.

PROCESO Y/O SUBPROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

JERARQUÍA DE LA NORMA

ORIGEN (Emanado

de:) No. FECHA APLICACIÓN

Gestión Documental

Efectuar todas las actividades pertinentes al programa de Gestión Documental permitiendo un efectivo manejo de la Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Trasferencia, Disposición, Preservación y Valoración de los documentos mediante la aplicación de metodologías que cumplan con la normatividad legal vigente y las políticas del Municipio de Villavicencio.

Constitución Política De Colombia

Nacional

8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95, 112,313

1991 Artículos relacionados con el Patrimonio Cultural y Gestión Documental.

Gestión

Documental

Ley Nacional 594 14/07/2000 “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”

Gestión

Documental

Ley Nacional 1581 17/10/2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Gestión

Documental

Ley Nacional 1712 06/03/2014

“Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental

Decreto Nacional 2578 13/12/2012

"Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los Archivos del estado"




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Gestión Documental



"Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 del 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del estado"

Gestión Documental


“Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental


“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de 2000 y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental


“Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental Decreto Nacional 103 20/01/2015

“Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”




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“Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental

Acuerdo Nacional 004 15/03/2013

"Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la Elaboración, Presentación, Evaluación, Aprobación e Implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"

Gestión Documental


"Por el cual se establecen los criterios básicos para la Clasificación, Ordenación y Descripción de los Archivos en las Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones Públicas y se dictan otras disposiciones"

Gestión Documental


“Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental


“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”




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Gestión Documental



“Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”

Gestión Documental


"Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000"

Gestión Documental


"Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capitulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el articulo 21 de la ley 594 de 2000 y el capitulo IV del Decreto 2609 de 2012"

Gestión Documental

Circular Nacional 002 06/03/2012 “Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental”

Gestión

Documental Circular Nacional 001 06/02/2014

“Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578 de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013”




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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

Gestión Documental


Resolución Municipal 095 03/04/2013 “Por el cual se crea y se reglamenta el Comité Interno de Archivo de la Alcaldía de Villavicencio”

Gestión Documental

Resolución Municipal 257 26/08/2013

“Por medio de la cual se aprueban las tablas de retención documental del municipio de Villavicencio, conforme a la nueva estructura orgánica y la ley 594 de 2000 y sus decretos y demás normas reglamentarias”

Gestión Documental

Norma

ISO

9001

2008

Sistemas de Gestión de la Calidad




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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

ANEXO III. PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2015 EN LA IMPLEMENTACIÓN

DEL PGD Para la vigencia del 2015, el presupuesto asignado a la Secretaria de Desarrollo Institucional - Dirección de Archivo General, con los cuales dará inicio a la actualización y actividades de implementación del Programa de Gestión Documental, de acuerdo a la fuente de financiamiento se detalla en el siguiente cuadro:

Código

UNSPSC Descripción Fecha

estimada de inicio

Duración estimada

Modalidad de

selección

Fuente de recursos

Valor total estimado

Datos de contactos del responsable

80111701

Contratación profesional

Enero 2015

12 Meses

Directa

Recursos propios

41.100.000

Roció RobayoRodríguez,

Profesional Universitario.

80111701

Contratación profesional

Enero 2015

12 Meses

Directa

Recursos propios

41.100.000

Roció Robayo Rodríguez, Profesional

Universitario.

80111701

Contratación Tecnólogo

Enero 2015

12 Meses

Directa

Recursos propios

33.600.000


Universitario.

80111701

Contratación Técnico

Enero 2015

12 Meses

Directa

Recursos propios

28.620.000


Universitario.

80111701

Contratación Auxiliar

Enero 2015

12 Meses

Directa

Recursos propios

21.156.000


Universitario.

80161500

Proyecto: Fortalecimiento del archivo histórico municipal de Villavicencio

Enero 2015

12 Meses

Licitación Publica

Inversión

1.000.000.000 MatíasCabanzo Director de Archivo

Municipal.




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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

ANEXO IV. SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA ALCALDÍA DE VILLAVICENCIO.

No.

Nombre del

Sistema

Nombre del procedimiento que se realiza en el sistema

Dependencia que usa el Sistema

Todas las etapas del procedimi

ento están

sistematizadas?

¿El procedimiento

esta asociad

o a algún

trámite o servicio

?

El sistema

de informac

ión pertenec

e a:

Datos de contacto del servidor responsable del manejo del sistema

Si/No Si/No Nombre Cargo Correo

electrónico Teléfono

1

SISTEMA DE

INFORMACION

PARA LA CONTRAT

ACION ESTATAL SECOP

publicación procesos de selección (licitación pública, concurso de

méritos, selección abreviada menor cuantía, selección abreviada subasta inversa, mínima cuantía, etc.) , publicación de

contratos

oficina de contratación

SI NO NACION

JUAN MARIO

FLOREZ SALCEDO

JEFE OFICINA

DE CONTRATACION

[email protected]

6715809

2

SISTEMA INTEGRA

L DE AUDITORI

AS SIA rendición informes

oficina de contratación, secretaria de

hacienda

SI NO NACION

JUAN MARIO

FLOREZ SALCEDO

JEFE OFICINA

DE CONTRATACION

[email protected]

6715809

mailto:[email protected]









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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

3

SISTEMA DE

CAPTURA DE

EJECUCION

PRESUPUESTAL SICEP rendición informes

oficina de contratación, secretaria de

hacienda, secretaria de planeación

SI NO NACION

JUAN MARIO

FLOREZ SALCEDO

JEFE OFICINA

DE CONTRATACION

[email protected]

6715809

4

SISTEMA INTEGRAL PARA

LA GESTION

DEL EMPLEO PUBLICO

SIGEP administración hoja de

vida contratistas oficina de

contratación

SI NO NACION

JUAN MARIO

FLOREZ SALCEDO

JEFE OFICINA

DE CONTRATACION

[email protected]

6715809

5 SIGCE

aplicación de los planes de apoyo y

mejoramiento a las instituciones educativas

oficiales de Villavicencio

secretaria de educación e instituciones educativas

oficiales

SI SI NACION HUGO

LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC

hlortiiz@semvillavicenci

o.gov.co

6715843

6 SIET

sistema de información de educación para el trabajo y desarrollo

humano secretaria de

educación

SI SI NACION HUGO

LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715843

7 SINEB

creación de los establecimientos

educativos, jornadas, modelo ,

especialidades secretaria de

educación

SI SI NACION HUGO

LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715843



















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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

8 VIVANTO consulta si los estudiantes son o no desplazados

secretaria de educación

SI NO NACION HUGO

LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715843

9 HUMANO

desprendibles de pago evaluación pruebas

saber novedades de

estudiantes novedades de nómina

escalafón manejo de planta y

personal prestaciones sociales

docentes nomina (dirección de

personal ) compensaciones

laborales evaluación del

desempeño docente y administrativo

reportes por cada modulo

secretaria de educación

SI SI NACION HUGO

LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715844

10 SIMAT novedades de

estudiantes secretaria de

educación SI NO NACION

HUGO LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715845

11 SAC requerimientos

pqrs secretaria de

educación SI NO NACION

HUGO LEONARDO ORTIZ

LIDER PROCES

O TIC


o.gov.co

6715846
















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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

12

SIVIGILA

consolidación de información por parte de las ips para ser enviada a la secretaria departamental

secretaria de salud / salud publica

NACION

13

PAGINA DNP

se usa para verificar si el sisben de un usuario ya está registrado en la pagina del dnp para poderse afiliar a una eps

secretaria de salud / aseguramiento

NACION

14

BASE DE DATOS

DEL REGIMEN SUBSIDIA

DO

en base a esa base de datos el ministerio liquida el valor a pagar a las eps según la cantidad de usuarios que estén reportados en dicha base


MUNICIP

IO

CARLOS BARRIOS

ING. DE SISTEMAS

15

PAGINA FOSYGA

se consulta si el usuario esta en el régimen subsidiado o contributivo y en que epsestá afiliado


NACION

16

PAGINA RUAF

se descarga la información de nacimientos y defunciones


NACION

JORGE FRANCO

ING. DE SISTEMAS




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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO

17

PAIWAVE

se realiza el seguimiento de las vacunas en las ips


NACION

18 PCT financiero, contable

tesorería, contabilidad, impuestos,

presupuesto

SI SI Municipio

Miguel Antonio

Roa Bejarano

Director de

Sistemas de

Información

[email protected]

m

6715845

19 PIMISYS financiero, contable

tesorería, contabilidad, impuestos,

presupuesto

SI SI Municipio

Miguel Antonio

Roa Bejarano

Director de

Sistemas de

Información

[email protected]

m

6715845

20 CONTROL

DOC radicación de

correspondencia

toda la administración municipal

SI SI Municipio

Miguel Antonio

Roa Bejarano

Director de

Sistemas de

Información

[email protected]

m

6715845










municipio de villavicencio municipio de...

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