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INFORME DE AUDITORÍA M-16-22 7 de abril de 2016
Municipio de Toa Baja (Unidad 4070 - Auditoría 13885)
Período auditado: 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2014
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CONTENIDO
ALCANCE Y METODOLOGÍA ............................................................................................................. 4
CONTENIDO DEL INFORME ............................................................................................................... 4
INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 5
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA ............................................................................................. 6
OPINIÓN Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 7
1 - Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, falta de consignación de fondos para cubrir el déficit, sobregiros en fondos, ingresos sobrestimados y cargos bancarios por sobregiros en las cuentas .......................................................................... 7
2 - Préstamos realizados a través de emisiones de bonos para el pago de deudas con entidades gubernamentales y privadas, para el refinanciamiento de la deuda, y para gastos operacionales .................................................................................... 13
3 - Recursos invertidos en la construcción de una obra y en la adquisición de cámaras de vigilancia electrónica que no han tenido utilidad, y otras deficiencias relacionadas ............................................................................................................ 17
4 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaban gestiones de cobro ...................................................................................................................................... 21
5 - Contratación de obras sin obtener previamente los permisos de construcción y utilización de obras sin obtener el permiso de uso ............................................. 23
6 - Fondos provenientes de resoluciones conjuntas de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico utilizados para propósitos no autorizados, e informes sobre el uso dado a los fondos legislativos no remitidos a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales ....................................................................................... 26
7 - Deficiencias relacionadas con el pago de horas extras a empleados municipales y con la acumulación de tiempo compensatorio; y pago de vacaciones acumuladas en exceso a empleados sin la justificación necesaria ....................... 29
8 - Hurtos de propiedad notificadas con tardanza a la Oficina del Contralor; disposición de propiedad inservible sin cumplir con los procedimientos requeridos; faltas de control interno relacionadas con la propiedad municipal y con las operaciones de Departamento de Obras Públicas Municipal ....................................... 32
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9 - Puestos de directores de dependencias cuyas funciones eran realizadas de forma interina por personal nombrado por términos prolongados y que no cumplían con los requisitos de los puestos; sueldo pagado a funcionaria municipal por debajo de la escala mínima; empleados clasificados como transitorios por períodos que excedían los términos establecidos por ley; y deficiencia relacionada con los expedientes de personal ............................................................ 41
10 - Deficiencias relacionadas con las recaudaciones; con el sistema de pago con tarjetas de débito; y con los ingresos por el establecimiento de máquinas expendedoras de refrescos, café y golosinas ............................................................. 47
11 - Constitución de la Junta de Subastas sin los miembros requeridos por ley; y deficiencias relacionadas con las actas de subastas y con la reglamentación para las compras y las subastas de bienes y servicios .................................. 52
12 - Falta de las certificaciones de sobrantes requeridas previo a la autorización de transferencias de crédito; y otras informadas con tardanza a la Legislatura Municipal y a la OCAM .................................................................... 57
13 - Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias, los informes fiscales y los cheques en blanco ................................................................................. 60
14 - Créditos presupuestarios no obligados al momento de formalizarse los contratos; desembolsos no contabilizados en el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado del Municipio; y otras deficiencias relacionadas ............................. 64
15 - Pagos efectuados por servicios de construcción sin que se preparara la declaración informativa de los ingresos y otras preparadas incorrectamente; y patentes municipales y arbitrios de construcción pagados con tardanzas por los contratistas ................................................................................ 69
16 - Denominación de estructuras municipales sin cumplir con los requisitos de ley, y otras denominaciones realizadas sin tener la facultad legal para hacerlo ................... 72
17 - Tablillas de vehículos municipales inservibles que no fueron devueltas al Departamento de Transportación y Obras Públicas ............................................................... 76
18 - Deficiencias relacionadas con los archivos de documentos públicos del Municipio ............................................................................................................................. 77
COMENTARIOS ESPECIALES .......................................................................................................... 81
1 - Acuerdo transaccional por una demanda por discrimen político ................................................. 81
2 - Demandas civiles pendientes de resolución ................................................................................. 81
RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 82
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 89
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ANEJO 1 - INGRESOS LOCALES SOBRESTIMADOS EN LOS PRESUPUESTOS DE LOS AÑOS FISCALES DEL 2011-12 AL 2014-15 ........................................................................................................... 90
ANEJO 2 - OBRA DE CONSTRUCCIÓN QUE NO HA TENIDO UTILIDAD ESCUELA DE BELLAS ARTES [HALLAZGO 3] .................................. 92
ANEJO 3 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ......................................................................... 96
ANEJO 4 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ................................................ 98
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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
7 de abril de 2016
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado de Puerto Rico y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Toa Baja para determinar si las
mismas se efectuaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la
facultad que se nos confiere en el Artículo III, Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.
ALCANCE Y METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de enero de 2011 al 31 de diciembre de 2014. En
algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría del Contralor de Puerto Rico, en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios, a empleados y a
particulares; inspecciones físicas; examen y análisis de informes
generados por la unidad auditada y por fuentes externas; pruebas y análisis
de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros
procesos; y confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente.
CONTENIDO DEL INFORME
Este es el primer informe, y contiene 18 hallazgos y 2 comentarios
especiales sobre el resultado del examen que realizamos de las
operaciones fiscales del Municipio de Toa Baja. El mismo está disponible
en nuestra página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
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INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA
El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de
Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la
Ley 81-1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado
de Puerto Rico de 1991, según enmendada, y por el Reglamento para la
Administración Municipal. Este fue aprobado el 18 de julio de 2008 por el
Comisionado de Asuntos Municipales, y comenzó a regir el 16 de agosto
de 2008.
El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto
a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente.
Además, tiene existencia y personalidad legal independientes de las del
Gobierno Estatal.
El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por 2 poderes: el
Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce
las funciones administrativas. Es electo cada 4 años en las elecciones
generales de Puerto Rico. La Legislatura Municipal ejerce las funciones
legislativas y está compuesta por 16 miembros, quienes también son
electos en dichas elecciones. Los anejos 3 y 4 contienen una relación de
los funcionarios principales del nivel ejecutivo y de la Legislatura
Municipal que actuaron durante el período auditado.
El Municipio, para ofrecer sus servicios, cuenta con dependencias, tales
como: Obras Públicas Municipal, Recreación y Deportes, Policía
Municipal, Oficina para el Manejo de Emergencias y Administración de
Desastres, y Oficina de Programas Federales.
El presupuesto del Municipio en los años fiscales del 2011-12
al 2014-15 ascendió a $56,393,416, $57,934,574, $45,416,657 y
$43,792,225, respectivamente. El Municipio tenía preparados sus
estados financieros, auditados por contadores públicos autorizados,
correspondientes a los años fiscales del 2011-12 al 2013-14. Los mismos
reflejaron déficits acumulados por $10,543,311, $14,815,667 y
$14,420,854, respectivamente. [Véase el Hallazgo 1-a.1)]
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El Municipio de Toa Baja cuenta con una página en Internet,
a la cual se puede acceder mediante la siguiente dirección:
www.toabaja.com. Esta página provee información acerca de los servicios
que presta dicha entidad.
COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA
Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron
remitidas al Hon. Aníbal Vega Borges, Alcalde, y al Hon. Francisco Díaz
Cortés, Presidente de la Legislatura Municipal, mediante cartas de
nuestros auditores del 16 de septiembre y 14 de noviembre de 2014, y del
12 de marzo, 7 de mayo, 23 de junio y 6, 14 y 19 de agosto de 2015. En
las referidas cartas se incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones
comentadas.
Mediante cartas del 20 de octubre y 8 de diciembre de 2014, y del
24 de abril, 8 de junio, 31 de julio y 18 de septiembre de 2015 el Alcalde
remitió sus comentarios. El Presidente de la Legislatura Municipal remitió
sus comentarios mediante cartas del 8 y 18 de septiembre de 2015.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió al Alcalde, para
comentarios, por carta del 2 de noviembre de 2015. Para el mismo
propósito, se remitieron los hallazgos 1-a.2), 2, 9-b., 12-a.3) y 16 al
Presidente de la Legislatura Municipal, mediante carta de la misma fecha.
El 16 de noviembre y el 9 de diciembre el Alcalde solicitó dos prórrogas,
las cuales se les concedieron hasta el 17 de diciembre de 2015 y 11 de
enero de 2016.
El Alcalde remitió sus comentarios mediante carta del 15 de enero
de 2016. Por su parte, el Presidente de la Legislatura Municipal remitió
sus comentarios mediante carta del 2 de febrero de 2016. Los comentarios
de dichos funcionarios fueron considerados en la redacción final de
este Informe; y se incluyen en la sección titulada OPINIÓN Y
HALLAZGOS.
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OPINIÓN Y HALLAZGOS Opinión parcialmente adversa
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron
desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación en
las operaciones relacionadas con el presupuesto, y las obras y mejoras
permanentes. [Hallazgos del 1 al 6] Por esto, en nuestra opinión, dichas
operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás
operaciones, objeto de este Informe, se realizaron sustancialmente de
acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables; excepto por las
situaciones que se comentan en los hallazgos del 7 al 18.
Hallazgo 1 - Déficits presupuestarios en el Fondo Operacional, falta de consignación de fondos para cubrir el déficit, sobregiros en fondos, ingresos sobrestimados y cargos bancarios por sobregiros en las cuentas
Situaciones
a. Para cada año fiscal, el Alcalde prepara el Proyecto de Resolución
del Presupuesto balanceado de ingresos y gastos, el cual tiene que
ser presentado ante la Legislatura Municipal. Dicho Proyecto debe
contener, entre otras cosas, los recursos necesarios y suficientes
para financiar las operaciones administrativas y financieras, y
la prestación de servicios a la ciudadanía. Para preparar el
presupuesto, el Municipio obtiene información de varias agencias
gubernamentales. Además, tiene que preparar estimados de ingresos
de aquellas partidas presupuestarias de las cuales el Municipio tiene
la responsabilidad de recaudar y administrar. Los estimados que
comprenden los ingresos locales municipales están basados en la
experiencia de cobros de años anteriores. Hay que tener especial
cuidado al preparar los cálculos de recursos para no sobrestimar las
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cantidades correspondientes a ingresos locales, de manera que no
resulten las asignaciones en exceso de los recursos disponibles y así
evitar un déficit al cierre del año fiscal1.
De haber un déficit en las operaciones municipales al liquidar
cualquier año fiscal, el Municipio debe incluir en el presupuesto del
año siguiente los recursos necesarios y suficientes para responder por
el crédito correspondiente al año fiscal anterior. Dicho déficit debe
aparecer identificado como una cuenta de déficit corriente.
El Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal son
responsables de supervisar la ejecución del presupuesto aprobado,
según corresponda. También son responsables de asegurarse de que
no se gaste u obligue en un año fiscal cantidad alguna que exceda de
las asignaciones y de los fondos autorizados por ordenanza o
resolución para dicho año, ni celebrar contratos e incurrir en
obligaciones en exceso de las partidas consignadas en el presupuesto,
a menos que esté expresamente autorizado por ley o por reglamento.
El examen realizado sobre las operaciones fiscales del Municipio
reveló lo siguiente:
1) El Municipio tenía déficits acumulados en el Fondo
Operacional, correspondientes a los años fiscales del 2011-12 al
2013-14 por $10,543,311, $14,815,667 y $14,420,854,
respectivamente, según se reflejó en los estados financieros para
dichos años fiscales, auditados por contadores públicos
autorizados. Dichos déficits representaron un 19%, un 26% y un
32% del presupuesto total aprobado para sus gastos de
funcionamiento para esos años fiscales.
2) En el año fiscal 2012-13, se determinó un déficit corriente por
$4,272,356. En el presupuesto del año fiscal 2014-15, el
Municipio no consignó fondos para eliminar dicho déficit.
1En la Ley 154-2013 se establece que, a partir de julio de 2014, el presupuesto de cada municipio no podrá exceder los ingresos certificados en el Single Audit correspondiente al año natural anterior en las partidas provenientes de ingresos de patentes e Impuesto de Ventas y Uso (IVU), licencias y permisos misceláneos.
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3) Al 30 de junio de 2014, en el Modelo 4-a, Informe Mensual de
Ingresos y Desembolsos, se reflejaron sobregiros por $47,796 en
dos fondos. De dichos sobregiros, $25,439 corresponden al
Fondo General y los restantes $22,357 a un fondo especial.
4) El Municipio sobrestimó los ingresos de varias partidas
presupuestarias para los años fiscales del 2011-12 al 2014-15
por $4,706,675, $11,165,933, $2,718,402 y $1,826,753,
respectivamente. Los referidos ingresos sobrestimados
representaron un 14%, 29%, 10% y 8% del presupuesto
aprobado en las partidas de ingresos locales para sus gastos de
funcionamiento en los años fiscales indicados. [Véase el
ANEJO 1]
5) De enero de 2011 a diciembre de 2014, el banco depositario de
los fondos municipales efectuó cargos bancarios por $25,722 en
las cuentas Corriente, Nóminas y en otras 23 cuentas especiales.
Dichos cargos fueron por cheques pagados sin fondos ($14,175),
y sobregiros en las cuentas ($11,547). Los sobregiros en dichas
cuentas fluctuaron de $78 a $849,088.
Situaciones similares se comentaron en el Informe de
Auditoría M-13-20 del 22 de enero de 2013.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 2) son contrarias a los
artículos 7.003, 7.010, 7.011(a) y (b), 8.004(b) y 11.011(b)(12) de la
Ley 81-1991.
Lo comentado en el apartado a.3) y 5) es contrario al Capítulo IV,
secciones 10(2) y 19 del Reglamento para la Administración Municipal.
La situación comentada en el apartado a.4) es contraria a los
artículos 7.001 y 7.002(d)(1) de la Ley 81-1991, y al Capítulo II,
Sección 3(1) del Reglamento para la Administración Municipal.
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Efectos
El operar con déficit en un año fiscal determinado reduce los recursos
disponibles para el año fiscal siguiente, debido a que el importe del mismo
tiene que consignarse en el próximo presupuesto con carácter preferente.
Por consiguiente, también se afectan adversamente los servicios que se
deben prestar a la ciudadanía. [Apartado a.1) y 2)]
Los sobregiros en los fondos crean una situación fiscal indeseable para el
Municipio, y contribuyen a que se incurra en déficits como los
comentados en el apartado a.1). Además, afectan el crédito con los
proveedores, pueden causar litigios ante los tribunales y limitan los
recursos para lograr los objetivos de otros fondos. [Apartado a.3)]
Al sobrestimar las cantidades correspondientes a los ingresos locales, las
asignaciones de gastos resultan en exceso de los recursos disponibles, y
contribuyen a que se incurra en déficits como los comentados en el
apartado a.1). [Apartado a.4)]
Por otro lado, los cargos bancarios ocasionaron una reducción de $25,722
en los recursos económicos del Municipio. [Apartado a.5)]
Causas
Las situaciones comentadas denotan que el Alcalde y los directores de
Finanzas en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y
no administraron responsable ni eficientemente las finanzas del
Municipio. Con relación al apartado a.2), la Legislatura Municipal no
cumplió con su deber de supervisar el presupuesto para el
año fiscal 2014-15 para asegurarse de que se incluyera una partida
para amortizar el déficit corriente del año fiscal 2012-13.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Por estar íntimamente relacionados, procederemos a discutir los incisos 1 y 2 de manera conjunta. Si examinan los estados financieros auditados del Municipio de Toa Baja para el año fiscal 2010-11, podrán observar que los ingresos del
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Fondo General ascendieron a la suma de $48.7 millones y los gastos a la suma de $66.5 millones, lo que dejó una deficiencia de $17.8 millones. Para el año fiscal 2013-14, los ingresos fueron de $41.4 millones y los gastos fueron de $38.8 millones, lo que dejó un exceso de ingresos sobre los gastos de $2.5 millones. Es decir, aún cuando se han reducido los ingresos por la suma de alrededor de $10.0 millones por la situación fiscal que atraviesa Puerto Rico, hemos tomado medidas fiscales para reducir los gastos en $27.7 millones. Continuando esa línea positiva, para el Presupuesto del Año Fiscal 2013-2014, y gracias a los esfuerzos, ahorros y recortes en gastos, se logró un superávit de $394,813. El superávit alcanzado es evidencia de que se está implementando una sana administración de gobierno. Todo esto, a pesar de estar atravesando por una crisis fiscal a nivel de toda la Isla. Por las razones antes discutidas entendemos que estos señalamientos deben ser eliminados. [sic] [Apartado a.1) y 2)]
Según comentado en ocasiones previas, es preciso señalarle a la Oficina del Contralor que tenemos que buscar una alternativa para ajustar el Modelo 4-a, ya que el mismo tiene mucha discrepancia con los estados financieros auditados. Entendemos que con los cambios en el sistema […] se podrán eliminar dichas discrepancias. [Apartado a.3)]
[…] El Gobierno Central cerró el año fiscal 2015 con una reducción en el estimado de ingresos al Fondo General por la suma de $606.0 millones y nadie ha llegado a la conclusión que hubo una sobreestimación en las diferentes partidas de ingreso del Fondo General. En ese sentido, el comportamiento de las finanzas a nivel de todos los componentes del Gobierno de Puerto Rico se encuentran atravesando por un periodo de incertidumbre que hace difícil la tarea de lograr los recaudos presupuestados. Finalmente, reiteramos que si bien existen partidas que no alcanzaron los ingresos estimados, otras sí lo alcanzaron y hasta excedieron las proyecciones. [sic] [Apartado a.4)]
Tal y como se ha señalado anteriormente, se han tomado las acciones necesarias para corregir este tipo de señalamiento. En muchas ocasiones los fondos se reciben en un tiempo corto y propicia ese tipo de situaciones. No obstante, debemos aclarar que hay unos cheques emitidos, pero que se encuentran en bóveda esperando porque se reflejen los fondos. Tan pronto llega el dinero, entonces se entregan los cheques a los destinatarios. […] [sic] [Apartado a.5)]
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El Presidente de la Legislatura Municipal, en la carta que nos envió,
indicó lo siguiente:
[…] Por otro lado, contrario a lo que alega la Oficina del Contralor, debemos señalar que como parte de las medidas correctivas implementadas por el Municipio de Toa Baja como parte de Informes sobre Auditorías previas, se estableció una cuenta para cubrir el déficit operacional acumulado. En particular, como parte del Plan de Acción Correctiva de la Auditoría M-13-20, se informó que para el presupuesto 2012-2013 se asignó la partida 01-03-04-00-00-94.95 para el pago de Déficit. Además, para el Año Fiscal 2014-2015. El Municipio consignó fondos en la partida 01-03-04-00-00-94.58 para el pago del Déficit. […] [sic] [Apartado a.2)]
[…] Nos parece que llegar a la conclusión de que los ingresos fueron sobreestimados es poco racional. Sobre todo, considerando que las proyecciones a nivel de todos los componentes gubernamentales en Puerto Rico se han visto afectadas por las acciones directas del gobierno central. Con cada acción del gobierno central en la dirección equivocada, se agudiza la crisis fiscal no solo de los municipios, sino de las empresas privadas que contribuyen directamente a las finanzas municipales mediante impuestos y contribuciones. A diferencia de las decisiones erradas que ha tomado el gobierno central, debemos indicar que el Municipio de Toa Baja sí ha implementado las medidas de control de gastos necesarias. Como cuestión de hecho, para el año fiscal 2013-14, los ingresos fueron de $41.4 millones y los gastos fueron de $38.8 millones, lo que dejó un exceso de ingresos sobre los gastos de $2.5 millones. Ello, demuestra que las medidas administrativas implementadas van en la dirección correcta. Lo comentado es más contundente cuando se toma en cuenta que los ingresos también han sido menores que años fiscales anteriores, ante la merma en recaudos a consecuencia directa de la contracción económica que se vive en todo Puerto Rico. […] [sic] [Apartado a.4)]
Aunque reconocemos que el Municipio ha tomado ciertas medidas para
reducir el déficit, consideramos las alegaciones del Alcalde y del
Presidente de la Legislatura Municipal respecto al apartado a.1), 2) y 4)
del Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Con respecto al
apartado a.1) en la ley se establece que no se permite gastar ni obligar
cantidad alguna que excede las asignaciones y los fondos autorizados por
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ordenanza o resolución. Con respecto al apartado a.2), determinamos que
la partida que se incluyó en el presupuesto 2014-15 fue para amortizar el
déficit acumulado y no el corriente incurrido en el año fiscal 2012-13.
Respecto al apartado a.4), el Municipio debió preparar los estimados de
ingresos a base de la experiencia de cobros de años anteriores y utilizar el
criterio de razonabilidad. Todo presupuesto es un estimado, pero la variación
entre lo proyectado y lo real no debe ser mayor de 1 a 5%. Esto, de manera
que se reduzcan las posibilidades de terminar con un déficit al cierre de cada
año fiscal.
Véanse las recomendaciones de la 2 a la 4, 8.a. y b., 35 y 36.
Hallazgo 2 - Préstamos realizados a través de emisiones de bonos para el pago de deudas con entidades gubernamentales y privadas, para el refinanciamiento de la deuda, y para gastos operacionales
Situaciones
a. En noviembre de 2011 y junio de 2012, el Municipio realizó
dos préstamos con el Banco Gubernamental de Fomento para
Puerto Rico (BGF) por $31,820,000 para el pago de deudas con
entidades gubernamentales y proveedores del Municipio, el pago de
intereses y refinanciamiento de préstamos, y los gastos operacionales.
Las deudas con las entidades gubernamentales y proveedores del
Municipio se acumularon debido a que el Municipio le hacía los
correspondientes descuentos de nóminas a los empleados, según lo
requiere la ley, pero no remesaba los mismos a las agencias
gubernamentales y a las entidades privadas correspondientes. A
continuación presentamos el detalle:
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ENTIDADES GUBERNAMENTALES
MONTO DE LA DEUDA
Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura (ASR)
$2,789,614
Departamento de Hacienda
SUBTOTAL
ENTIDADES PRIVADAS Y OTROS GASTOS
Aseguradora (por plan médico de empleados municipales)
1,653,771
$4,443,385
$ 1,110,386
Refinanciamiento de préstamos operacionales
12,018,437
Gastos Operacionales y de financiamiento de préstamos
14,247,792
SUBTOTAL
$27,376,615
TOTAL $31,820,000
b. En las partidas presupuestarias correspondientes no se habían
separado los créditos necesarios para el pago de las deudas con la
ASR y los planes médicos.
Situaciones similares se incluyeron en el Hallazgo 2 del Informe de
Auditoría M-13-20. En el período anterior se emitió deuda por el
mismo concepto ascendente a $40,393,947. Esto, para un total de
$72,213,947 del 2009 al 2012. A pesar de esto, el Municipio tenía un
déficit acumulado de $14,420,854 al finalizar el año fiscal 2013-14.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria a la Ley 1-2011,
Código de Rentas Internas para un Nuevo Puerto Rico, según enmendada,
al Reglamento General del Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno de Puerto Rico y sus Instrumentalidades para la Concesión de
Pensiones, Beneficios y Derechos a los Empleados del Gobierno de
Puerto Rico y sus Instrumentalidades, aprobado el 22 de abril de 1993.
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También es contraria al Artículo 8.004(e) de la Ley 81-1991 que prohíbe a
los municipios el uso de las aportaciones o cuotas retenidas de los
empleados municipales para fines distintos a los cuales han sido
autorizados por dichos empleados o autorizados por Ley.
Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 7.003(b) y (e) de
la Ley 81-1991 que requiere que en el proyecto de resolución del
presupuesto general de cada municipio, se incluyan asignaciones con
crédito suficiente para pagar las obligaciones estatutarias y los otros
gastos a los que esté legalmente obligado el Municipio.
Efectos
Las situaciones comentadas propician que el Municipio se vea obligado a
pagar intereses y penalidades por dichas deudas. Además, se afectaron los
recursos que debieron recibir dichas entidades para cumplir con sus
funciones. De otra parte, las deudas con las referidas entidades impiden
que los empleados municipales tengan acceso a los beneficios a los que
tienen derecho como resultado de las aportaciones retenidas. Propician,
además, que se afecten los servicios que se ofrecen a los habitantes del
Municipio.
Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que el Alcalde y los directores
de Finanzas en funciones no administraron adecuadamente el presupuesto
del Municipio y se apartaron de las disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Debemos considerar que el administrar agencias, corporaciones, instrumentalidades públicas y municipios durante épocas de crisis fiscal como la que estamos atravesando supone un reto para cada una de las entidades públicas. Ante el crítico escenario por el cual atraviesa el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, los municipios se han visto adversamente afectados. Unos, en mayor grado que otros, dependiendo de las fuentes de recaudo existentes dentro de su demarcación territorial. En ese sentido, la Administración Municipal ha ido realizando ajustes en su presupuesto operacional, velando porque no se afecten los servicios directos que se le brindan a la ciudadanía y sin tener que recurrir a despidos de empleados públicos que agraven la ya
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difícil situación. Los municipios están facultados para realizar préstamos a través de emisiones de bonos para satisfacer el pago de deudas y gastos operacionales. Dichas actuaciones no son contrarias a la Ley y son permitidas por las regulaciones aplicables a ese tipo de préstamo. Lo fundamental de dichos préstamos es que sirvieron al interés público al permitir al Municipio cumplir con sus obligaciones, evitaron que se paralizaran servicios y que no se produjeran despidos masivos, cosa que supondría un golpe nefasto para la economía local y para muchas familias toabajeñas. […] Por las razones discutidas, entendemos que se debe eliminar el hallazgo. [sic] [Apartado a.]
En lo que respecta a las partidas presupuestarias correspondientes para el pago de las deudas con la Administración de los Sistemas de Retiro y los planes médicos, en donde se alega que no se había separado los créditos necesarios, debemos indicar que el Municipio está al día con los pagos de Retiro. […] [sic] [Apartado b.]
El Presidente de la Legislatura Municipal, en la carta que nos envió,
indicó lo siguiente:
A pesar del enorme reto que supone la administración pública en el periodo de crisis fiscal por la que atraviesa el gobierno de Puerto Rico, la Administración Municipal ha ido realizando ajustes en su presupuesto operacional, sin llegar a afectar los servicios directos que se le brindan a la ciudadanía y sin tener que recurrir a un despido masivo de empleados públicos. Tal y como lo señala la Oficina del Contralor, el Municipio realizó préstamos a través de emisiones de bonos para satisfacer el pago de deudas y gastos operacionales. No obstante, debemos señalar que dichas actuaciones no son contrarias a la Ley y son permitidas por las regulaciones aplicables a ese tipo de préstamo. Dichos préstamos, sirvieron al interés público al permitir al Municipio cumplir con sus obligaciones, que no se paralizaran servicios y que no se produjeran despidos masivos, cosa que supondría un golpe nefasto para la economía local y para muchas familias toabajeñas. [sic] [Apartado a.]
Finalmente, destacamos que el Municipio está al día con los pagos a los Sistemas de Retiro y se han atendido mediante planes de pago diversas obligaciones. […] [sic] [Apartado b.]
Véanse las recomendaciones 2, 5 y 35.
M-16-22 17
Hallazgo 3 - Recursos invertidos en la construcción de una obra y en la adquisición de cámaras de vigilancia electrónica que no han tenido utilidad, y otras deficiencias relacionadas
Situaciones
a. El Alcalde debe realizar, de acuerdo con la ley, todas las gestiones
necesarias, útiles o convenientes para ejecutar las funciones y las
facultades municipales con relación a las obras públicas. Para esto,
los municipios y los directores de planificación deben planificar
adecuadamente los proyectos y determinar la viabilidad de estos
antes de invertir recursos en el desarrollo de los mismos. El Alcalde,
los funcionarios y los empleados en quienes este delegue y cualquier
representante autorizado del mismo o del municipio, serán
responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y
corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de
cualquier concepto.
Nuestro examen reveló que:
1) En octubre de 2011, el Alcalde formalizó un contrato por
$531,113 para la Rehabilitación y Mejoras a la Escuela de
Bellas Artes (Escuela), antes el antiguo Centro de Diagnóstico y
Tratamiento ubicado en el casco urbano. A dicho contrato se le
hicieron siete órdenes de cambio por $150,000 que aumentó el
monto del contrato a $681,113. Los fondos para dicho proyecto
provenían de la Resolución Conjunta 571 del 1 de julio de 2011,
Energy Efficiency Conservation Grant (EECG). De marzo
de 2012 a agosto de 2013, se habían efectuado pagos por
$680,413 al contratista. A diciembre de 2012, los trabajos se
habían certificado como terminados.
En tres inspecciones físicas realizadas en marzo y septiembre
de 2014 por nuestros auditores, por el Inspector de Proyectos del
Municipio y por el Director Interino de Facilidades Municipales,
se observó que la Escuela se encontraba abandonada y en estado
de deterioro. Esta nunca se había utilizado. La misma fue
vandalizada en varias ocasiones, le habían roto las ventanas y
18 M-16-22
hurtado todos los cables de la electricidad y de varios
acondicionadores y condensadores de aire. El Municipio no
pudo suministrarnos un estimado de costos de dichos daños. La
compañía de seguro de la propiedad del Municipio notificó que
no rembolsarían por los daños sufridos, ya que ocurrieron
60 días posterior al edificio estar vacante. [Véase el ANEJO 2]
2) En marzo de 2012, el Alcalde formalizó un contrato por
$140,000 para el diseño y la instalación de un sistema
fotovoltaico en la Escuela mencionada en el apartado a.1). En
julio de 2012, se aprobó una enmienda al contrato por $40,320
que aumentó el monto del mismo a $180,320. Los fondos para
dicho proyecto provenían de FE US Department of Energy
(Fondos ARRA). A mayo de 2013, los trabajos estaban
terminados y el contrato se había pagado en su totalidad.
En una inspección realizada en septiembre de 2014 por nuestros
auditores y por el Director Interino de Facilidades Municipales,
se observó que todos los cables eléctricos de las placas
fotovoltaicas habían sido hurtados. El Municipio no pudo
suministrarnos un estimado de la pérdida sufrida. [Véase el
ANEJO 2]
3) En octubre de 2010, el Municipio otorgó un contrato por
$340,000 a una corporación para la adquisición e instalación
de 35 cámaras de vigilancia electrónica en varios sectores del
Municipio. De mayo de 2011 a abril de 2014, se le pagó a la
corporación $326,000 por la compra e instalación de dichas
cámaras. En visitas realizadas en marzo y junio de 2014 por
nuestros auditores y personal municipal, se observó que:
M-16-22 19
a) Cinco cámaras habían sido vandalizadas. Las restantes
30 cámaras no eran monitoreadas. En una certificación
emitida por el Vicealcalde en abril de 2014, este nos indicó
que el Municipio no monitoreaba dichas cámaras hacía,
aproximadamente, 1 año por lo que no habían tenido
utilidad.
b) No existía rotulación apropiada y visible de las áreas
cubiertas por la amplitud del lente de las cámaras de
vigilancia electrónica, a los fines de indicar qué área,
por cuestiones de seguridad, era vigilada por medios
electrónicos, según lo requiere el Reglamento del
Programa de Vigilancia Electrónica en el Municipio de
Toa Baja.
Es evidente la inversión de fondos públicos por $1,186,733 que no
habían tenido la utilidad esperada. Esto contrasta con la situación
económica crítica del Municipio.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 2.001(o),
3.009(s), 6.005(c) y 8.005 de la Ley 81-1991, y al Capítulo IV, Sección 7
del Reglamento para la Administración Municipal. También lo
comentado en el apartado a.3) es contrario a los artículos 4 y 8(1)
de la Ordenanza 84 del 8 de febrero de 2008, la cual reglamenta el
Programa de Vigilancia Electrónica en el Municipio de Toa Baja.
Efectos
Las situaciones comentadas ocasionaron que se invirtieran recursos por
$1,186,733 que no tuvieron utilidad ni redundaron en beneficio del interés
público. Además, denotan una falta de planificación adecuada y ausencia
de asesoramiento por parte de la Directora de Planificación.
20 M-16-22
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde y la Directora de
Planificación no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio y
no administraron eficientemente sus finanzas. Además, denota una falta de
planificación adecuada.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
[…] Rechazamos que la Escuela de Bellas Artes ubicada en el casco urbano del Municipio de Toa Baja se encuentre abandonada y en estado de deterioro por culpa o negligencia del Municipio. Es importante señalar que la referida escuela fue objeto de actos de vandalismo y hurto de propiedad por terceras personas. En particular, la propiedad en cuestión fue objeto de hurto de cobre de los aires acondicionados y vandalismo generalizado en todas las facilidades. Debemos destacar que el Municipio de Toa Baja ha sido diligente en todo momento, ha presentado querellas por el vandalismo y el hurto de propiedad, y ha procurado tramitar oportunamente las reclamaciones a la compañía de seguros correspondiente. En específico, el Municipio presentó dos querellas ante la Policía de Puerto Rico […]. Además, el Municipio presentó reclamaciones a su aseguradora, la cual se ha negado a pagar las pérdidas y daños y se ha desencadenado una disputa sobre el particular. Por ello, la controversia se encuentra ante la atención de nuestra División Legal para la acción legal correspondiente. No obstante, confiamos en que la diputa con la aseguradora pueda ser resuelta para así restaurar la propiedad y que la misma sirva para los propósitos para los cuales fue construida. Finalmente, reiteramos que el Municipio de Toa Baja ha sido diligente en atender el asunto del hurto y el vandalismo, a través de los mecanismos de reclamación existentes. [sic] [Apartado a.1)]
Se incorpora por referencia la contestación brindada en el inciso 1 anterior. Cabe señalar que la instalación del Sistema Fotovoltaico es una inversión con una utilidad incuestionable y que es cónsona con la política pública energética del Gobierno de Puerto Rico, persiguiendo la reducción de la dependencia del petróleo. Según señalado en el inciso 1 anterior, la propiedad en cuestión fue objeto de hurto y actos vandálicos que afectaron la misma. No obstante, reiteramos que el Municipio de Toa Baja siempre ha actuado diligentemente para atender la situación del vandalismo y hurto de propiedad que ha afectado las instalaciones en controversia […] [sic] [Apartado a.2)]
M-16-22 21
De entrada, debemos indicar que desde el inicio de las operaciones del sistema de cámaras de vigilancia electrónica, el Municipio de Toa Baja sí mantenía personal civil y policías monitoreando dichas cámaras. No obstante, las cámaras se vieron afectadas por vandalismo y por situaciones de infraestructura energética que afectaron su funcionamiento. No es hasta que ello ocurre, que el personal asignado al monitoreo de las cámaras fue relocalizado en otras áreas mientras se atendía la situación que afectó las mismas. Por otro lado, debemos señalar que desde varios meses atrás se destacó un Policía Municipal para prestar vigilancia y monitoreo a través de las cámaras de seguridad que sí están en operaciones. [sic] [Apartado a.3)a)]
La Administración Municipal ha impartido las instrucciones para que se establezca la rotulación adecuada, advirtiendo que la zona en cuestión está siendo vigilada por medios electrónicos. [sic] [Apartado a.3)b)]
Véanse las recomendaciones 2, 6 y 7.
Hallazgo 4 - Cuentas por cobrar atrasadas para las cuales no se realizaban gestiones de cobro
Situación
a. El Director de Finanzas, entre otras funciones, supervisa las tareas de
recaudación, incluidas las patentes municipales. El Alcalde debe
impartir instrucciones para que se realicen todas las gestiones
necesarias para el cobro de las deudas, y puede recurrir a todas las
medidas que autoriza la ley para cobrarlas. En los casos que sea
necesario, debe proceder por la vía judicial y, cuando el Municipio
no cuente con los fondos suficientes para contratar los servicios
profesionales legales requeridos, referirá los casos al Secretario
de Justicia. El Director de Finanzas tiene la responsabilidad de
evaluar las cuentas por cobrar y certificar al Alcalde cuáles son o no
cobrables. Dichas cuentas se pueden declarar incobrables por el
Director de Finanzas, con la aprobación de la Legislatura Municipal,
siempre y cuando tengan cinco años de vencidas y se hayan llevado a
cabo gestiones de cobro.
22 M-16-22
Nuestro examen reveló que, al 31 de diciembre de 2014, el
Municipio tenía cuentas por cobrar atrasadas por $3,965,155 por
concepto de patentes municipales ($3,889,078) y arrendamiento de
nichos del Mausoleo ($76,077), para las cuales no se realizaron
gestiones de cobro. Estas correspondían a los años del 2001 al 2014.
Una situación similar se comentó en el Informe de
Auditoría M-13-20.
Criterios
La situación comentada es contraria a los artículos 6.005(c) y (j) y
8.003 de la Ley 81-1991. También es contraria a la Ley Núm. 113 del 10 de
julio de 1974, Ley de Patentes Municipales, según enmendada.
Efectos
El no cobrar a tiempo dichas cuentas puede ocasionar la falta de recursos
para atender las obligaciones presupuestadas del Municipio, y que las
mismas resulten incobrables.
Causas
Esta situación denota que los directores de Finanzas en funciones se
apartaron de las disposiciones citadas y no llevaron a cabo las debidas
gestiones de cobro de dichas deudas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
El Municipio de Toa Baja reconoce la importancia de allegar fondos al erario y recobrar todas las cuentas pendientes de pago. Es por ello que, como parte de las acciones correctivas, se procedió a contratar contingentemente a una empresa privada para que se haga cargo de este asunto. Al presente, el Municipio ha logrado recobrar sobre un millón doscientos seis mil dólares. […]
Véanse las recomendaciones 2 y 8.c.
M-16-22 23
Hallazgo 5 - Contratación de obras sin obtener previamente los permisos de construcción y utilización de obras sin obtener el permiso de uso
Situaciones
a. Los municipios llevan a cabo obras de construcción y mejoras
permanentes. Para llevar a cabo dichos trabajos, la Oficina de
Gerencia de Permisos (OGPe)2 les requiere que obtengan un permiso
antes de realizar trabajos de construcción y de reconstrucción.
Además, se les requiere un permiso de uso de la obra, de manera que
esté conforme a los reglamentos y de acuerdo con el permiso que se
concedió para la construcción.
De enero de 2011 a junio de 2013, el Municipio ordenó la
construcción de seis proyectos a un costo de $2,800,191, según se
indica:
PROYECTO
CONTRATO
FECHA IMPORTE3
Construcción del Salón de la Fama
25 ene. 11 $ 1,233,743
Construcción del Centro Comunal del Bo. Ingenio
24 ago. 11 940,293
Construcción de la Estación de Transbordo
1 nov. 11 205,247
Mejoras a las canchas 5ta-A de Levittown y Sabana Seca y al área recreativa en la Urb. Alturas de Covadonga
15 ene. 13 189,757
Instalación del techo de la cancha del sector El 26
12 dic. 11 154,620
Mejoras a las instalaciones recreativas Urb. La Inmaculada
28 jun. 13 76,531
TOTAL $2,800,191
2 Anteriormente, Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE). 3 Esta columna incluye el importe del contrato original y las enmiendas relacionadas con cada proyecto.
24 M-16-22
Nuestro examen reveló que:
1) A octubre de 2014, el Municipio no obtuvo de la OGPe
el permiso de construcción para realizar los siguientes
proyectos: instalación de techo en la cancha del sector
El 26 en Sabana Seca; y mejoras a la cancha bajo techo de la
Sección 5ta-A de Levittown y de Sabana Seca; y al área
recreativa en la Urb. Alturas de Covadonga.
2) No se obtuvo previamente de la OGPe los permisos de
construcción para los proyectos del Salón de la Fama, el
Centro Comunal del barrio Ingenio, la Estación de Transbordo y
las Mejoras a las instalaciones recreativas de la urbanización
La Inmaculada. Estos se obtuvieron de 50 a 98 días luego del
otorgamiento de los contratos y de 35 a 95 días después del
comienzo de los trabajos. Una situación similar se comentó en el
Informe de Auditoría M-14-09 del 13 de septiembre de 2013.
3) A octubre de 2014, el Municipio no había obtenido de la OGPe
el permiso de uso para los proyectos del Centro Comunal del
barrio Ingenio, de la Estación de Transbordo, y las mejoras a las
instalaciones recreativas en la urbanización La Inmaculada.
Esto, a pesar de que se había permitido el uso de las
instalaciones a la ciudadanía.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a las secciones 3.7 y 9.3.3 del
Reglamento Conjunto de Permisos para Obras de Construcción y Usos de
Terrenos, emitido el 29 de noviembre de 2010 por la Junta de
Planificación, y al Artículo 9.12(a) la Ley 161-2009, Ley para la
Reforma del Proceso de Permisos de Puerto Rico.
Efectos
Las situaciones comentadas no permitieron a la OGPe ejercer su función
fiscalizadora. Además, el no tener dichos permisos de construcción y uso
de los proyectos no ofreció al Municipio seguridad de que las obras se
construyeran de acuerdo con las leyes y los reglamentos aplicables.
M-16-22 25
Causas
Atribuimos la situación comentada a que el Alcalde y la Directora de
Planificación se apartaron de las disposiciones citadas y no protegieron
adecuadamente los intereses del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
El Municipio de Toa Baja sostiene que actuó de conformidad con la ley y reglamentación vigente. En particular, basándonos en la Resolución de la Junta de Planificación de Puerto Rico (Resolución JPE_25), aprobada el 2 de julio de 1975; la cual exime a los municipios de someter ante la Junta de Planificación y ARPE el permiso de ciertos proyectos. En particular, el Municipio actuó tomando como base lo dispuesto por el inciso #6 de la parte III (Construcción de facilidades deportivas no marítimas o acústicas que no requieran edificación de clase alguna cuando se posea el terreno y se cuente con consulta de ubicación aprobada por la Junta en áreas urbanas con la aprobación de la consulta de ubicación por la Administración de Reglamentos y Permisos (ARPE) en casos en la zona rural. Habida cuenta de que la Agencia concernida se ha expresado al respecto y existe una clara exclusión en ley, solicitamos respetuosamente que se elimine el hallazgo. [sic] [Apartado a.1)]
El Municipio de Toa Baja al momento de otorgar los contratos de construcción contaba con la notificación de aprobación de permiso de construcción certificado. El contratista tenía que cumplir con las condiciones señaladas en cada notificación. [sic] [Apartado a.2)]
Centro Comunal del Barrio Ingenio - Relacionado al Permiso de Uso, está sujeto a la enmienda del permiso de construcción que fue sometido ante la Oficina de OGPe. Continuamos en espera de la aprobación de la enmienda. Estación de Transbordo - El Permiso de Uso no se requirió, ya que se entendió que no aplicaba por ser una estructura anexa al C.D.T. Permiso de Uso-Urbanización Inmaculada - Permiso de uso no se requirió, ya que la facilidad fue transferida por el Departamento de Recreación y Deportes, y la propiedad ya tenía el uso determinado. El proyecto realizado por el Municipio fue para mejoras, por lo cual no hubo cambio de uso. [sic] [Apartado a.3)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. Con respecto al apartado a.1), la Resolución JPE-25
no exime a esos proyectos de obtener el permiso de construcción de la
26 M-16-22
OGPe. Con relación al apartado a.2), lo que tenía el Municipio antes de
comenzar la obra era una notificación de requisitos para la aprobación del
permiso de construcción y el mismo documento indicaba que no era una
autorización ni permiso para iniciar las obras de construcción. El permiso
de construcción se obtuvo después de haberse comenzado los trabajos.
Con relación al apartado a.3), un funcionario de la OGPe nos certificó,
mediante carta emitida el 18 de noviembre de 2014, que dichos proyectos
requerían el permiso de uso.
Véanse las recomendaciones 2 y 9.
Hallazgo 6 - Fondos provenientes de resoluciones conjuntas de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico utilizados para propósitos no autorizados, e informes sobre el uso dado a los fondos legislativos no remitidos a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales
Situaciones
a. El Municipio recibe fondos, entre otros, de la Asamblea Legislativa
de Puerto Rico (Asamblea Legislativa) por medio de resoluciones
conjuntas. Esto, mediante la Ley 179-2002, Ley para Reglamentar la
Asignación de Recursos para la Realización de Obras Permanentes
(Barril) y la Adquisición de Equipo, Compra y Materiales y otras
Actividades de Interés Social (Barrilito). En esta se dispone, entre
otras cosas, que los municipios utilizarán los fondos públicos
asignados mediante resolución conjunta para los fines establecidos en
la misma. Se establece, además, que de ninguna manera se dispondrá
de dichos fondos para otros propósitos o fines.
El examen realizado sobre el uso de los fondos provenientes de
resoluciones conjuntas reveló que, de enero de 2011 a junio de 2014,
los directores de Finanzas en funciones transfirieron, contrario a la
ley, y en calidad de préstamo, $3,987,969 de la Cuenta Asignaciones
Especiales de la Asamblea Legislativa a la Cuenta Corriente para
gastos operacionales del Municipio. A junio de 2014, se habían
reintegrado a la Cuenta de la Asamblea Legislativa $3,224,311 y
quedaban pendientes por reintegrar $763,658.
M-16-22 27
Una situación similar se comentó en el Informe de
Auditoría M-13-20.
b. Cada seis meses, los municipios tienen que remitir, a la Oficina del
Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), un informe sobre
los usos otorgados a los fondos legislativos asignados, contabilizados
y utilizados durante el año fiscal. Estos informes, que deben estar
acompañados por documentos, facturas y comprobantes que
demuestren su uso, tienen que remitirse no más tarde del 31 de julio y
del 31 de enero de cada año. Con relación a dichos informes,
determinamos que, al 30 de junio de 2014, el Municipio no preparó
ni remitió a la OCAM el Informe sobre los Fondos Legislativos
Asignados y su Uso correspondientes a los semestres de enero a junio
del 2011 al 2014, y de julio a diciembre del 2011 al 2013. Estos
debieron remitirse a la OCAM en enero y julio del 2011 al 2014.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo 8
de la Ley 179-2002, al Artículo 8.004(c) de la Ley 81-1991, y al
Memorando Circular 93-34 del 17 de noviembre de 1993, emitido por la
OCAM.
Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 19.002(s) de la
Ley 81-1991.
Efectos
La situación comentada en el apartado a. ocasionó que se utilizaran los
fondos asignados por la Asamblea Legislativa para propósitos distintos a
los cuales fueron aprobados y autorizados por ley. Por otro lado, el no
cumplir con las condiciones acordadas puede ser perjudicial para el
Municipio, ya que no se han podido realizar los proyectos o los propósitos
para los que se otorgaron los fondos, lo que podría afectar asignaciones
futuras de fondos.
28 M-16-22
Lo comentado en el apartado b. no permitió a la agencia gubernamental
mencionada examinar los referidos informes para determinar la corrección
del uso dado a dichos fondos.
Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que los directores de Finanzas
en funciones se apartaron de las disposiciones citadas y no administraron
eficientemente los fondos asignados por la Asamblea Legislativa.
Además, actuaron en perjuicio del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Es preciso señalar que a junio de 2014 ya se había reintegrado a la cuenta de la Asamblea Legislativa la suma de $3,224,311 porque las obras se habían culminado. Los restantes $763,658 de las obras el Municipio ha concluido gran parte de esas obras y las restantes obtuvimos los permisos para terminarlas. Dichas transferencias se realizaron mientras se conseguían los permisos para realizar las obras. Una vez obtenidos los permisos, se reintegran los fondos y se comienza a realizar la obra. Actualmente, nos encontramos en proceso de obtención de los permisos para obras que totalizan aproximadamente $350,000. No obstante, la mayoría de las obras se han culminado y se ha utilizado el dinero asignado por la Legislatura. [sic] [Apartado a.]
Los informes en cuestión formarán parte de la información que se proveerá a través del nuevo sistema de contabilidad de […]. Toda la información financiera que hasta el presente trabajaba OCAM, ahora va a recaer en la nueva compañía privada. Ello, permitirá que los procesos sean más ágiles y se faciliten las operaciones contables del Municipio en todos los aspectos. [sic] [Apartado b.]
Consideramos las alegaciones del Alcalde con relación al apartado a. del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. El Municipio no
solicitó a la Asamblea Legislativa autorización para poder utilizar los
fondos asignados para otros propósitos.
Véanse la recomendación 2, 10 y 11.
M-16-22 29
Hallazgo 7 - Deficiencias relacionadas con el pago de horas extras a empleados municipales y con la acumulación de tiempo compensatorio; y pago de vacaciones acumuladas en exceso a empleados sin la justificación necesaria
Situaciones
a. Los empleados públicos acumulan tiempo compensatorio a razón de
tiempo y medio, hasta un máximo de 240 horas de tiempo
compensatorio.
Realizamos un examen de los registros de licencias de tiempo
compensatorio acumuladas por 91 funcionarios y empleados del
Municipio. El examen realizado reveló que:
1) De febrero de 2013 a octubre de 2014, el Municipio
pagó $66,883 a 55 empleados por 7,926.75 horas de tiempo
compensatorio, en lugar de permitirle que las utilizaran. Al
momento de realizar los pagos, los empleados tenían
acumuladas entre 3.75 y 230.625 horas de tiempo
compensatorio.
2) El Municipio permitía que los empleados acumularan tiempo
compensatorio sin mantener un control adecuado y confiable
para que estos utilizaran el tiempo extra a la brevedad posible.
Al 31 de diciembre de 2014, 32 empleados tenían acumuladas
de 21 a 1,944 horas de tiempo compensatorio, en exceso de las
240 establecidas.
b. Cada organismo municipal debe preparar y administrar un plan de
vacaciones en la forma más compatible posible con las exigencias del
servicio y que evite que los empleados acumulen licencia en exceso
del máximo permisible por año natural. La Ley 81-1991 faculta al
Alcalde a autorizar el pago en efectivo correspondiente al exceso de
licencia acumulada sobre el límite de 60 días, vía excepción, cuando
por circunstancias extraordinarias del servicio, ajenas a su voluntad,
el empleado no pueda utilizar el mismo durante los 6 meses
siguientes al año natural que refleja el exceso.
30 M-16-22
Nuestro examen sobre el particular reveló que, en julio de 2014, el
Municipio pagó $12,278 a 9 empleados municipales por vacaciones
acumuladas en exceso de 60 días correspondientes al 2013. En el
Municipio y en los expedientes de personal no encontramos
evidencia que demostrara cuáles fueron las circunstancias
extraordinarias que les impidieron a dichos empleados tomar las
vacaciones y así agotar el exceso de sus balances.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a la
Fair Labor Standards Act of 1938, según enmendada, y a los
artículos 8.005, 11.016(b)(1) y 11.022 de la Ley 81-1991. En el
Artículo 13.5 del Reglamento de Recursos Humanos del Servicio de
Carrera del Municipio de Toa Baja, del 29 de julio de 1997, se incluye
una disposición similar a la dispuesta en el Artículo 11.022 de la
Ley 81-1991.
Lo comentado en el apartado b. es contrario a los artículos 8.005 y
11.016(b)(1) de la Ley 81-1991, y a la Sección 12.4.1.c. del Reglamento
de Recursos Humanos del Servicio de Carrera de la Rama Ejecutiva del
Municipio de Toa Baja.
Efectos
La situación comentada en el apartado a.1) ocasionó que el Municipio
desembolsara $66,883 por horas extras.
Lo comentado en el apartado a.2) no permite mantener una administración
adecuada del personal y puede ocasionar que se tengan que realizar pagos a
empleados por exceso de horas acumuladas en lugar de conceder el tiempo
compensatorio correspondiente, lo que afecta los recursos del Municipio.
La situación comentada en el apartado b. ocasionó pagos por $12,278 por
exceso en el balance de la licencia por vacaciones, fondos que pudieron
utilizarse para atender otras necesidades.
M-16-22 31
Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que la Directora de Recursos
Humanos se apartó de las disposiciones citadas y de las normas de sana
administración y de control interno mencionadas. Además, no administró
adecuadamente el sistema de personal municipal ni los planes de
vacaciones correspondientes al 2013.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Debemos destacar que el Título 29, Parte 553 del “Code of Federal Regulations”, §553.21(5)(B), claramente dispone que el tiempo compensatorio se concederá si esto no altera indebidamente las operaciones de la agencia. El personal que acumula este tiempo compensatorio es personal que trabaja en diferentes áreas del Gobierno Municipal cuyas funciones son necesarias para el continuo y buen funcionamiento de las operaciones del Municipio. La inmensa mayoría de este personal trabajan en funciones de conservación y mantenimiento y tareas asociadas que brindan servicios directos al Pueblo. De enviarse a este personal a disfrutar tiempo compensatorio no podría brindarse el servicio. Además, el Municipio no cuenta con el recurso para reclutar más personal, lo cual permitiría reducir la acumulación de tiempo compensatorio, por lo cual no estamos de acuerdo con la conclusión del Auditor de que esta es una práctica que tenga el alegado efecto de disminuir los recursos disponibles para otras necesidades.
De igual forma, debemos indicar que la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, dispone en lo pertinente a la acumulación y pago de tiempo extra por los empleados municipales que “cuando los empleados presten servicios en exceso de sus jornadas de trabajo diaria o semanal, en sus días de descanso, en cualquier día feriado o en cualquier día que se suspendan los servicios por ordenanza municipal, tendrán efectivo, según dispuesto en la Ley Federal de Normas Razonables del Trabajo (FLSA, por sus siglas en inglés). […] [sic] [Apartado a.1) y 2)]
No estamos de acuerdo con este señalamiento, pues de las solicitudes de licencia de vacaciones de los empleados identificados por el Auditor, que se encuentran en los expedientes de personal de los empleados surge la denegación de las mismas por necesidades de servicio. Evidencia de las denegaciones de vacaciones en los casos señalados fue previamente suministrada a la Oficina del Contralor. Ello, consta por escrito y firmado por el Director de la Dependencia. Además, en el expediente de personal se encuentran al menos 3 notificaciones al Director de la
32 M-16-22
Dependencia indicándole la necesidad de enviar al empleado de vacaciones antes del 30 de junio del año en curso. […] [sic] [Apartado b.]
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. Con respecto al apartado a.2), el no llevar un control
adecuado de la acumulación en exceso del tiempo compensatorio por los
empleados y que estos puedan tomar el mismo, puede provocar que se
agrave la situación económica del Municipio al tener que pagar los
excesos acumulados. Con respecto al apartado b., el Municipio no nos
mostró evidencia contraria y adicional a la evaluada por nuestros
auditores. Además, no se indicaron las circunstancias extraordinarias que
impidieron a dichos empleados a utilizar el exceso de sus vacaciones.
Véanse las recomendaciones 2, 12 y 13.
Hallazgo 8 - Hurtos de propiedad notificadas con tardanza a la Oficina del Contralor; disposición de propiedad inservible sin cumplir con los procedimientos requeridos; faltas de control interno relacionadas con la propiedad municipal y con las operaciones de Departamento de Obras Públicas Municipal
Situaciones
a. En caso de pérdida o irregularidad, el Municipio tiene la
responsabilidad de notificar prontamente los casos de pérdida de
bienes a los secretarios de Justicia y de Hacienda, y al Contralor de
Puerto Rico, y de realizar investigaciones administrativas sobre el
particular. Luego de detectar la pérdida de propiedad o alguna
irregularidad relacionada, tendrá un término de 20 días para
investigar. Además, tendrá 10 días adicionales para informar dicha
situación a la Oficina del Contralor.
Nuestro examen reveló que, de febrero de 2011 a febrero de 2014,
ocurrieron 8 casos de hurto o desaparición de 22 unidades de
propiedad, de las cuales 20 tenían un valor en inventario de $22,178,
para las restantes 2 unidades no se pudo determinar el costo. De
dichos hurtos, el Municipio notificó a nuestra Oficina 7 con tardanzas
de 147 a 375 días luego de que ocurrieron los mismos y 1 nunca fue
notificado.
M-16-22 33
b. Cuando el Municipio determina disponer de propiedad municipal, el
Director de Finanzas debe realizar una investigación para determinar
si la propiedad que se desea dar de baja se considera completamente
inservible. Luego debe preparar una certificación para hacer constar
el resultado de la investigación y que dicha propiedad no ha podido
ser vendida. Además, debe llenar el formulario de bajas de propiedad
e indicar el detalle de la misma y los costos tal como aparecen
en el inventario anual, y remitir copias al Alcalde y a la
Legislatura Municipal, dentro de los cinco días siguientes a su
aprobación.
Para disponer físicamente de la propiedad inservible mediante
reciclaje, el Auditor Interno y el representante del cuerpo legislativo
deben preparar un acta con la descripción de la propiedad inservible a
ser reciclada; la fecha, la hora y el lugar donde se llevó a cabo la
destrucción; los nombres de empleados presentes cuando se destruyó
la propiedad; nombre de la persona que destruyó la propiedad; y el
nombre del lugar donde se depositó la propiedad destruida. Además,
el acta debe ser firmada por todas las personas que llevaron a cabo la
destrucción, y la compañía contratada para realizar el reciclaje deberá
proveer una certificación al efecto.
De junio de 2011 a septiembre de 2013, el Municipio realizó
6 disposiciones de 960 unidades de propiedad inservibles, sin cumplir
con el procedimiento establecido, según se indica:
1) En 3 de las disposiciones de 528 unidades de propiedad
inservible no se indicó en el Modelo OCAM-FA-02, Solicitud de
Baja de Propiedad, los costos de 101 unidades, las fechas de
adquisición de 298 unidades y las dependencias municipales a
las que estaban asignadas 80 unidades.
2) En dos disposiciones no se preparó el formulario OCAM-FA-02,
para anotar 432 unidades de propiedad a ser decomisadas.
34 M-16-22
3) En una disposición de 26 vehículos municipales mediante
reciclaje, la compañía contratada no proveyó una certificación al
efecto.
4) En las actas sobre destrucción de propiedad inservible de
4 disposiciones equivalentes a 623 unidades de propiedad no se
incluyó lo siguiente:
a) las firmas de las personas que llevaron a cabo la
destrucción de la propiedad (4 disposiciones - 623 unidades
de propiedad)
b) el nombre de la persona que dispuso de la propiedad
(3 disposiciones - 217 unidades de propiedad)
c) la hora en que se dispuso la propiedad (2 disposiciones -
101 unidades de propiedad)
d) el lugar donde se depositó la propiedad destruida
(1 disposición - 116 unidades).
5) En junio de 2011 y mayo de 2012, el Municipio realizó
2 disposiciones de 53 vehículos municipales declarados como
inservibles que no fueron vendidos como chatarra mediante
subasta pública, según se establece en la Ordenanza 34 del
30 de septiembre de 2008. Estos fueron depositados en centros
de reciclaje. No pudimos determinar cuánto dinero dejó de
recibir el Municipio en dichas disposiciones. El Director de
Finanzas no pudo indicar las razones por las cuáles se dispuso
de la propiedad reciclable sin que el Municipio recibiera la
remuneración correspondiente.
c. La custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad
municipal adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y
Legislativa municipales es responsabilidad del Alcalde y
de la Legislatura Municipal o sus representantes autorizados. Las
operaciones del Municipio relacionadas con la propiedad mueble, los
materiales y los suministros se rigen por el Reglamento para la
M-16-22 35
Administración Municipal. En este se disponen, entre otras cosas, los
controles que debe establecer el Municipio y las responsabilidades de
los encargados de la propiedad.
Nuestro examen relacionado con la administración de la propiedad
municipal reveló las siguientes deficiencias:
1) No se realizaron los inventarios físicos anuales de la propiedad
del 2011 al 2013.
2) El Encargado de la Propiedad, que cesó sus funciones en
enero de 2012, no realizó un inventario físico de la propiedad a
dicha fecha. Tampoco el empleado que lo sustituyó realizó un
inventario cuando comenzó.
3) No se conciliaban los subsidiarios de la propiedad con la cuenta
control en el mayor general.
4) Al 31 de diciembre de 2013, el Registro de Propiedad Inmueble
del Municipio no estaba actualizado. Este no contenía toda la
información relacionada con las transacciones registradas en el
mismo, tales como, la fecha y la descripción de las
transacciones. Además, no contenía todas las propiedades
inmuebles municipales. Tampoco se mantenían expedientes con
las escrituras y otros documentos importantes relacionados con
dichos bienes.
Situaciones similares al apartado a.1) y 4) se comentaron en el
Informe de Auditoría M-14-09.
d. El Municipio cuenta con varias áreas que utiliza como almacén.
Entre estas, el sótano del Centro de Gobierno Municipal donde se
almacenan materiales de limpieza, la Oficina de Facilidades
Municipales en el Centro Gubernamental del Municipio (Alcaldía)
donde se almacenan piezas y herramientas, la Oficina de Control de
Animales donde se almacenan vacunas y suministros utilizados
durante las campañas de vacunación de mascotas, y la Oficina
36 M-16-22
Municipal para el Manejo de Emergencias y Administración de
Desastres del Municipio (OMMEAD) donde se almacenan
medicamentos y otro suministros que utilizan los paramédicos.
Nuestro examen relacionado con los almacenes de dichas áreas
municipales reveló las siguientes deficiencias:
1) No se mantenía un inventario perpetuo de la existencia de
materiales de limpieza, piezas y herramientas en los almacenes
del sótano y de la Oficina de Facilidades Municipales.
2) No se mantenía un inventario perpetuo de las vacunas para
mascotas en la Oficina para el Control de Animales.
3) No se mantenía un inventario perpetuo del material médico
quirúrgico almacenado en la OMMEAD para abastecer las
ambulancias municipales.
e. El Municipio cuenta con un Departamento de Obras Públicas
Municipal en el cual, entre otras cosas, ubica y mantiene su flota de
vehículos y equipo pesado. Además, cuenta con dos almacenes,
uno para el recibo y despacho de piezas para los vehículos, y otro
para el almacenamiento de herramientas y materiales de
mantenimiento y ornato. La evaluación de los procedimientos e
inventarios que se mantenían en dicho Departamento reflejó que:
1) No se mantenían registros o historiales para cada vehículo de
motor y equipo pesado en los que se detallaran el horario de
entrada y salida, el nombre de la persona que utilizaba el mismo,
la fecha en que se utilizó, el millaje recorrido, el consumo de
combustible, los lugares visitados y el propósito de los viajes.
Tampoco se incluía información sobre las multas impuestas y
los accidentes ocurridos.
2) No existe un control de acceso ni vigilancia en el Departamento
de Obras Públicas.
M-16-22 37
3) No se mantenían inventarios perpetuos de las piezas, los
lubricantes y las gomas de vehículos de motor. Además, no se
realizaban revisiones periódicas de los mismos ni se habían
establecido las cantidades máximas y mínimas que debían
existir de cada artículo.
4) No se cumplía con el mantenimiento preventivo de los vehículos
municipales.
Una situación similar a la mencionada en el apartado e.1) se comentó en
el Informe de Auditoría M-14-09.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a lo
dispuesto en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, Pérdida de
Propiedad y de Fondos Públicos, según enmendada; al Reglamento 41,
Notificación de Pérdidas o Irregularidades en el Manejo de Fondos o
Bienes Públicos a la Oficina del Contralor de Puerto Rico del 20 de junio
de 2008; y a la Carta Circular 1300-24-08 emitida el 30 de enero de 2008
por el Departamento de Hacienda.
Lo comentado en el apartado b. es contrario al Capítulo VII,
secciones 21(2)b), e) y f), y 22 del 2. al 4. del Reglamento para la
Administración Municipal y a la Ordenanza 34 del 30 de septiembre
de 2008.
Las situaciones comentadas en el apartado c.1) y 4) son contrarias a los
artículos 3.009(w) y 9.002 de la Ley 81-1991 y al Capítulo VII,
secciones 15(3), 23(1) y 25(1)b) del Reglamento para la Administración
Municipal.
Lo comentado en el apartado c.2) es contrario al Capítulo VII, Sección 8
del Reglamento para la Administración Municipal.
La situación comentada en el apartado c.3) es contraria a los
artículos 8.010(a) y 8.013 de la Ley 81-1991.
38 M-16-22
Lo comentado en los apartados d. y e. es contrario a los
artículos 6.005(f), 8.010(d) y 8.013 de la Ley 81-1991 y al Capítulo VII,
secciones 2 y 25, del Reglamento para la Administración Municipal.
Como norma de sana administración y de control interno, se deben
establecer procedimientos efectivos y mantener un control adecuado de las
operaciones en los almacenes municipales y en el Departamento de Obras
Públicas.
Efectos
La situación comentada en el apartado a. impidió que esta Oficina
tuviera disponible la información en el tiempo requerido para ejercer su
función fiscalizadora.
Las situaciones comentadas en el apartado b. del 1) al 4) no permiten
mantener un control adecuado de la propiedad. Además, pueden propiciar
la comisión de irregularidades y el uso indebido o la pérdida de la misma.
Lo comentado en el apartado b.5) privó al Municipio de fondos
necesarios para atender sus necesidades operacionales.
Las situaciones comentadas en los apartados del c. al e. no permiten
mantener un control adecuado de la propiedad municipal, lo que puede
propiciar irregularidades y el uso indebido o la pérdida de estas, sin que se
puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades. Además, lo
comentado en el apartado c. evita mantener controles adecuados sobre
los vehículos municipales, los materiales y las piezas.
Causas
La situación comentada en el apartado a. se atribuye a que los directores
de Finanzas y los encargados de la Propiedad en funciones no actuaron
diligentemente en cumplir con la Ley.
Atribuimos las situaciones comentadas en el apartado b. a que los
directores de Finanzas y los encargados de la Propiedad en funciones se
apartaron de las disposiciones citadas. Además, no supervisaron
adecuadamente el proceso de disposición de dicha propiedad.
M-16-22 39
Atribuimos las situaciones comentadas en los apartados del c. al e. a que
los directores de Finanzas, los encargados de la Propiedad y los directores
de las dependencias y oficinas municipales mencionadas se apartaron de
su deber, no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio, y
obviaron las normas de sana administración y de control interno.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
El Municipio de Toa Baja está consiente de la necesidad de adelantar política de sana administración y protección de la propiedad pública bajo su control. En lo que respecta a los señalamientos de perdida o hurto de propiedad y el reporte de las mismas a la Oficina del Contralor de forma tardía, debemos indicar que se impartieron instrucciones para que todos los jefes de dependencias municipales brindaran seguimiento a sus instrucciones al personal supervisado en torno al requisito de informar la pérdida de propiedad oportunamente y sobre la necesidad de informar dicha situación a la Oficina del Contralor. Todo jefe de dependencia municipal deberá notificar al Encargado de la Propiedad sobre cualquier incidente de vandalismo, pérdida o hurto de propiedad municipal. A su vez, se le requirió al Encargado de la Propiedad para que presentase un reporte mensual sobre los casos de pérdida o hurto de propiedad municipal, el cual le será enviado al Honorable Alcalde, con copia a la Oficina de Auditoría Interna del Municipio. [sic] [Apartado a.]
Se han impartido instrucciones para que se cumplimenten en su totalidad todos los formularios relacionados al procedimiento de disposición de propiedad inservible. [sic] [Apartado b. del 1) al 4)]
Se tomarán acciones administrativas para evitar que un señalamiento similar se repita. [sic] [Apartado b.5)]
De entrada, debemos reiterar lo informado por el Municipio de Toa Baja como parte de su Plan de Acción Correctiva como parte del Informe de Auditoría M-14-09. En Particular, debemos sostener que como parte de los procesos necesarios para obtener los seguros que el Municipio posee se tiene que proveer inventarios de propiedad mueble e inmueble. A pesar de lo arriba señalado, se han impartido instrucciones específicas para que se realicen los correspondientes inventarios físicos anuales de la propiedad y para que se envíe copia de los mismos a la Oficina del Alcalde. A su vez, se ha requerido del Encargado de la Propiedad que actualice los Registros de Propiedad Inmueble del Municipio y que someta un Informe a la Oficina del Alcalde
40 M-16-22
conteniendo sus hallazgos sobre el proceso y recomendaciones para atender cualquier asunto relacionado a los inventarios de propiedades municipales. En cuanto al Registro de Propiedad Inmueble del Municipio, y los expedientes correspondientes, se ha delegado a la División Legal del Municipio para que, en unión con las dependencias municipales pertinentes, actualicen el inventario de todas las propiedades municipales existentes, incluyendo el archivo de escrituras y otros documentos de interés. [sic] [Apartado c.]
Se impartirán instrucciones para que se realicen y mantengan los correspondientes inventarios perpetuos en las áreas señaladas. La Oficina de Facilidades Municipales, a raíz de las comunicaciones recibidas solicitando información por parte de la Oficina del Contralor, comenzó a llevar un inventario de equipo en el almacén de la oficina y de los materiales que se encuentran almacenados. [sic] [Apartado d.1)]
En cuanto a los inventarios de vacunas, debemos indicar que el Municipio mantiene registros de todas las campañas de vacunación realizadas, incluyendo el número de mascotas impactadas. Dicha información es corroborable mediante examen a los documentos existentes. [sic] [Apartado d.2)]
Finalmente, debemos señalar que la OMMEAD, a raíz de las comunicaciones recibidas solicitando información por parte de la Oficina del Contralor, comenzó a llevar en computadora un inventario del material que mantienen en almacén. [sic] [Apartado d.3)]
En relación a los registros o historiales de cada vehículo de motor y equipo pesado, debemos indicar que, como parte del Plan de Acción Correctiva presentada en torno al Informe de Auditoría M-14-09, el Municipio impartió instrucciones para que se corrigieran las deficiencias señaladas. Se dará seguimiento al Departamento de Obras Públicas para que se continúen las gestiones administrativas para cumplir con lo dispuesto por la Oficina del Contralor. [sic] [Apartado e.1)]
De igual forma, se evaluarán alternativas administrativas para controlar el acceso al lugar y mejorar la vigilancia. [Apartado e.2)]
Se impartirán instrucciones para que se realicen y mantengan inventarios perpetuos de las piezas, lubricantes y gomas de vehículos de motor; incluyendo establecer las cantidades mínimas y máximas a mantenerse en inventario de cada artículo. [sic] [Apartado e.3)]
M-16-22 41
En cuanto a los mantenimientos preventivos a los vehículos, se dará seguimiento a los mismos, según lo permitan los fondos asignados y existentes en el presupuesto. [Apartado e.4)]
Véanse las recomendaciones 2, 8.d., y de la 14 a la 20.
Hallazgo 9 - Puestos de directores de dependencias cuyas funciones eran realizadas de forma interina por personal nombrado por términos prolongados y que no cumplían con los requisitos de los puestos; sueldo pagado a funcionaria municipal por debajo de la escala mínima; empleados clasificados como transitorios por períodos que excedían los términos establecidos por ley; y deficiencia relacionada con los expedientes de personal
Situaciones
a. El Alcalde es la máxima autoridad de la Rama Ejecutiva del
Gobierno Municipal y, en tal capacidad, le corresponde, entre otros,
la dirección y administración del Municipio, y el nombramiento de
todos los funcionarios y empleados. Este designa al personal interino
que ocupará los puestos de los funcionarios que sean directores de
unidades administrativas, en caso de ausencia temporal o transitoria.
Los directores de unidades administrativas están comprendidos
dentro del servicio de confianza, y sus nombramientos están sujetos a
la confirmación de la Legislatura Municipal. Los empleados de
confianza deben reunir aquellos requisitos de preparación académica,
experiencia y otra naturaleza que dispone la ley, y que el Alcalde o el
Presidente de la Legislatura, en sus respectivas ramas de Gobierno
Municipal, consideren imprescindibles para el adecuado desempeño
de sus funciones.
El examen realizado reveló que, de febrero de 2012 a enero de 2014,
el Alcalde nombró interinamente a 6 funcionarios que no cumplían
con los requisitos mínimos de preparación académica y experiencia
para ocupar los puestos. De estos, 5 eran directores interinos de las
siguientes dependencias municipales: Asuntos Legales; Obras
Públicas; Auditoría Interna; Planificación, Vivienda, Programas
42 M-16-22
Federales y Ordenamiento Territorial; y Servicios Recreativos; y
1 era Comisionado Interino de la Policía Municipal. Encontramos,
además, que dichos funcionarios ocuparon sus puestos por períodos
que fluctuaron de 109 a 514 días.
b. Todos los puestos del Municipio están sujetos a planes de
clasificación y retribución ajustados a las necesidades y
circunstancias del servicio. Cada puesto debe estar clasificado dentro
del plan de clasificación correspondiente de carrera o de confianza.
El propósito de dichos planes es administrar, clasificar y compensar
debidamente al personal por sus servicios. Esto también aporta a un
mejor control presupuestario con relación a las partidas de servicios
personales. El Alcalde debe establecer los mismos con la aprobación
de la Legislatura Municipal. Dichos planes deben estipular una
escala de retribución para cada clase de puesto, que debe consistir de
un tipo mínimo y uno máximo; y todos aquellos tipos intermedios
que se consideren necesarios. De acuerdo con dichos planes, los
nombramientos del personal los realizan el Alcalde y el Presidente de
la Legislatura Municipal, de acuerdo con la rama a la que
corresponda.
Las operaciones relacionadas con el personal de confianza y de
carrera del Municipio se rigen por la Ley 81-1991 y por el Plan de
Clasificación de Puestos y de Retribución para el Servicio de
Confianza de la Rama Ejecutiva del Municipio de Toa Baja (Plan de
Confianza) del 23 de agosto de 2002, según enmendado, y por el
Plan de Clasificación de Puestos y de Retribución para el Servicio de
Carrera de la Rama Ejecutiva del Municipio de Toa Baja (Plan de
Carrera) del 6 de febrero de 2004.
El examen realizado reveló que, de abril de 2005 a diciembre de 2014,
el Municipio dejó de pagar sueldos por $23,529 a una administradora
de sistemas de oficina, ya que su sueldo estaba por debajo de la
retribución mínima establecida en el Plan de Confianza.
M-16-22 43
La funcionaria devengaba un sueldo de $2,748 mensuales, cuando
la retribución mínima establecida para su puesto era de $2,940
mensuales.
c. El Alcalde es responsable de nombrar a todos los funcionarios y
empleados. Estos son clasificados como de confianza, regulares de
carrera, probatorios de carrera, transitorios e irregulares. Los
empleados transitorios son aquellos que ocupan puestos de duración
fija en el servicio de carrera, cuyo nombramiento no puede exceder
de un año, con excepción de las personas nombradas en proyectos
especiales de duración fija sufragados con fondos federales o
estatales, cuyo nombramiento corresponde a las normas que disponga
la ley bajo la cual son nombrados.
El examen realizado reveló que, al 31 de diciembre de 2014, el
Municipio mantenía clasificados como transitorios a 340 empleados
por períodos que excedieron de 1 año. Los mismos fluctuaron de 1 a
21 años. Los sueldos de estos empleados se pagaban de partidas
presupuestarias de los fondos operacionales.
d. El Municipio cuenta con una Oficina de Archivos en el
Departamento de Recursos Humanos, la cual es responsable de
mantener actualizados los expedientes de personal, así como del
archivo de los documentos de los empleados activos. Dichas
funciones están a cargo de una funcionaria ejecutiva que funge como
supervisora de archivos desde el 2008, quien le responde a la
Directora de Recursos Humanos.
El examen realizado, de febrero a abril de 2015, a 62 expedientes de
personal, reveló que contrario a la ley, 40 de estos (65%) contenían
los certificados de nacimiento originales expedidos por el
Departamento de Salud.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria a los
artículos 3.009(p), 6.002, 11.001A(29), 11.004(a), 11.007(b) y
11.015(e)1.b) de la Ley 81-1991.
44 M-16-22
Lo comentado en el apartado b. es contrario a los
artículos 11.006(c) y 11.015(a) de la Ley 81-1991. Además, es contrario a
la Ordenanza 2 del 23 de agosto de 2002, según enmendada, y la
Ordenanza 9 del 6 de febrero de 2004.
La situación comentada en el apartado c. es contraria a los
artículos 11.004(c) y 11.006(e) de la Ley 81-1991 y a la Sección 7.10 del
Reglamento de Recursos Humanos del Servicio de Carrera del Municipio
de Toa Baja, aprobado el 31 de julio de 1997.
Lo comentado en el apartado d. es contrario al Artículo 3 de la
Ley 191-2009, Ley para Prohibir la Retención, Archivo y Custodia de
copias certificadas de certificados de nacimientos, según enmendada, y al
Memorando Especial Núm. 15-2010 del 28 de mayo de 2010, de la
Oficina de Recursos Humanos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico
(ORHELA)4.
Efectos
La situación comentada en el apartado a. ocasionó que los empleados y
funcionarios mencionados ocuparan los puestos interinamente por
períodos prolongados sin cumplir con los requisitos establecidos para
dichos puestos, por lo que las acciones y las decisiones tomadas por estos,
en el ejercicio de sus funciones, pudieran objetarse en perjuicio del
Municipio. Además, no permitió que la Legislatura Municipal evaluara
estos nombramientos.
Lo comentado en el apartado b. ocasionó que el Municipio le pagara
$23,529 de menos a la empleada municipal. Esto, pudiera propiciar
reclamaciones o demandas innecesarias incoadas en contra del Municipio
por parte de la funcionaria afectada.
4 La Ley 133-2011, según enmendada, redenominó a ORHELA como Oficina de Capacitación y Asesoramiento en Asuntos Laborales y de Administración de Recursos Humanos (OCALARH).
M-16-22 45
La situación comentada en el apartado c. no le permite al Municipio
mantener un sistema adecuado de administración de personal. Además,
desvirtúa el principio de mérito en el servicio público y puede tener
consecuencias adversas para el Municipio.
Lo comentado en el apartado d. propicia que se puedan utilizar los
certificados de nacimiento de forma fraudulenta para el uso indebido de la
identidad y del crédito de los empleados del Municipio.
Causas
Las situaciones comentadas denotan que el Alcalde y los directores de
Recursos Humanos en funciones se apartaron de las disposiciones citadas
y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
De entrada, debemos destacar que los interinatos resultaron en economías para el Municipio, pues los empleados desempeñaban las funciones de más de un puesto a la vez. También estas personas ocuparon dichas posiciones por periodos durante los cuales se buscaron sin éxito candidatos para ocupar estos puestos de confianza. Ninguno de dichos funcionarios realizó actos o tomó decisiones que pusieran al Municipio y sus recursos en riesgo alguno. Como podemos observar, el Municipio actuó diligentemente en periodos por los que atravesaba por déficits, y se logró ahorros en los gastos municipales por las acciones señaladas. Cabe señalar, que la Ley de Municipios Autónomos faculta a la Administración Municipal, y a los alcaldes, a nombrar determinado número de empleados de confianza. Como parte de los controles fiscales implementados para reducir gastos, se ha provisto a funcionarios de otros departamentos a dirigir interinamente otras áreas o dependencias municipales, mientras se nombra un funcionario en propiedad. Durante el periodo auditado, existieron plazas congeladas con el objetivo de economizar dinero. […] Finalmente, la conclusión a la cual llega la Oficina del Contralor en cuando a que acciones o decisiones tomados por éstos funcionarios “pudieran objetarse en perjuicio del Municipio” no está sostenida por ningún acto identificado que pudiera estar sujeto a tal objeción, por lo cual es totalmente especulativo que esto ocurra. Tampoco el pago de salarios devengados por estos funcionarios es un pago indebido, pues, con la excepción de la
46 M-16-22
funcionaria que recibió un diferencial por las razones que se explican en el próximo hallazgo, el Municipio se benefició de sus servicios en dichos puestos sin que ellos recibieran incrementos en sus salarios. [sic] [Apartado a.]
Aunque en efecto existe un desfase entre el salario pagado y el salario asignado en la escala, los efectos señalados se encuentran basados en una especulación del Auditor […]. El Municipio se encuentra evaluando el caso para tomar la acción administrativa correspondiente. [sic] [Apartado b.]
Cada año el Municipio de Toa Baja reevalúa los contratos de los empleados transitorios y analiza la necesidad actual de servicio por dependencia y la apertura de las plazas de carrera que resulten necesarias. No obstante, debemos señalar que en momentos en que todo el sector del servicio público se encuentra atravesando por una severa crisis económica, la apertura de nuevos puestos de carrera se ve limitada por la propia situación fiscal. Es por ello que el Municipio atiende esta situación de la manera más responsable para no afectar los servicios que se le ofrecen a la ciudadanía. En el caso de los empleados transitorios, actualmente cada contrato se está renovando mes por mes, dependiendo las necesidades de servicio. [sic] [Apartado c.]
De las disposiciones de la Ley Núm.191-2009, se desprende que las copias expedidas con anterioridad al 1 de julio de 2010 son nulas y no tendrán efectividad alguna; por lo que no existe riesgo alguno en los casos identificados por la Oficina del Contralor. […] Aun así, y a pesar de que entendemos que los certificados que la ley intenta proteger no son los encontrados en los expedientes señalados, se impartieron instrucciones a la Directora de Recursos Humanos para que implementase las medidas necesarias para revisar los expedientes de personal y eliminar cualquier certificado de nacimiento que por inadvertencia se mantuviera en los expedientes de personal. [sic] [Apartado d.]
Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado a. del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Los
nombramientos de funcionarios en interinatos debe ser una práctica de
carácter temporal o transitoria, y estos deben cumplir con los requisitos de
preparación académica y experiencia del puesto que ocupan
interinamente. Además, esta práctica no permite que la Legislatura
Municipal evalúe dichos nombramientos.
Véanse las recomendaciones 2 y de la 21 a la 24.
M-16-22 47
Hallazgo 10 - Deficiencias relacionadas con las recaudaciones; con el sistema de pago con tarjetas de débito; y con los ingresos por el establecimiento de máquinas expendedoras de refrescos, café y golosinas
Situaciones
a. El Municipio cuenta con el Área de Recaudaciones, adscrita al
Departamento de Finanzas, bajo la responsabilidad del Director de
Finanzas nombrado por el Alcalde. Además, cuenta con el
Recaudador Oficial, quien le responde al Director de Finanzas, y
recaudadores auxiliares quienes le responden al Recaudador Oficial.
Estos se encargan de recibir los recaudos por concepto de patentes
municipales, arbitrios de construcción, arrendamiento de propiedad,
entre otros. El Director de Finanzas es responsable de supervisar las
tareas de recaudaciones y de tomar las medidas adecuadas para
proteger y salvaguardar los fondos, los valores y la propiedad
municipal, y debe establecer controles para el recaudo, la custodia y
el depósito de los fondos municipales.
El examen de las operaciones relacionadas con las recaudaciones
reflejó las siguientes deficiencias:
1) De noviembre de 2010 a julio de 2013, se cancelaron 73 recibos
de recaudadores auxiliares por $893,448 sin indicar las razones
para la cancelación. Además, dichos recaudadores cancelaron
62 recibos de recaudación y no incluyeron sus iniciales en los
recibos anulados.
2) Los directores de Finanzas en funciones no realizaron
investigaciones, ni solicitaron que se realizaran, respecto a los
duplicados de 105 recibos de recaudaciones por $44,978
expedidos de enero de 2011 a mayo de 2013, los cuales tenían
tachaduras, alteraciones e información escrita en original y sin
firmar. Las pruebas realizadas por nuestros auditores no
reflejaron irregularidades.
48 M-16-22
3) No se encontraron para examen, ni los funcionarios municipales
nos suministraron durante la auditoría, las copias color rosa y
amarilla correspondientes a 632 recibos del Recaudador Oficial,
Modelo CR-01, que fueron utilizados por este en junio y julio
de 2010.
4) De diciembre de 2011 a junio de 2013, 2 recaudadores oficiales
en funciones expidieron 15 recibos de recaudaciones por $4,702
sin que se desglosara el tipo de valor recibido.
5) El examen de 1,081 recibos, Modelo CR-02, por $368,891,
emitidos de febrero de 2011 a noviembre de 2013, por los
recaudadores auxiliares, se determinó que 235 recibos por
$11,746 fueron entregados al Recaudador Oficial con tardanzas
que fluctuaron de 2 a 25 días.
Una situación similar se comentó en el Informe de
Auditoría M-13-20.
6) De noviembre de 2012 a marzo de 2014, los recaudadores
oficiales en funciones no indicaron en 106 recibos por
$1,688,319, que expidieron a favor de los recaudadores
auxiliares, el número de serie de los recibos expedidos por estos.
7) En junio de 2013, se realizaron depósitos en las cuentas del
Municipio por $2,130,325, mediante transferencias electrónicas
($2,129,237), y pagos por ATH ($1,088) para los cuales se
emitieron recibos de recaudación, Modelo CR-01, con tardanzas
que fluctuaron de 1 a 20 días.
8) El examen de los inventarios perpetuos de los recibos de
recaudación, modelos CR-01 y CR-02, de los certificados de
patentes municipales y de los cheques en blanco de las cuentas
bancarias, demostró que no eran confiables. Estos estaban
incompletos, ya que no indicaban los balances iniciales y
disponibles ni la cantidad que se despachaba. Además, no se
realizaban verificaciones periódicas de su existencia.
M-16-22 49
9) Los recibos de recaudaciones y los certificados de patentes
municipales en blanco no estaban bajo la custodia del Director
de Finanzas. Los mismos se mantenían bajo la custodia de la
Pagadora Oficial.
Situaciones similares a las mencionadas en el apartado a.1), 2) 8)
y 9) se comentaron en el Informe de Auditoría M-13-20.
b. Para realizar los cobros en el Municipio, se estableció el uso del
sistema de pago mediante tarjetas de débito. El examen realizado
sobre dicho sistema de pago reveló que:
1) No se asignó a los recaudadores una clave confidencial e
intransferible para permitirles el acceso al sistema de pago. El
Recaudador Oficial y los recaudadores auxiliares utilizaban la
misma clave.
2) No se asignó a los recaudadores un número de cajero que
permitiera identificar las transacciones que estos realizaban en el
sistema de pago.
c. En julio de 2011, el Municipio formalizó 2 contratos con
2 empresas para la instalación de máquinas expendedoras de
refrescos, café y golosinas en diferentes dependencias municipales.
La vigencia de dichos contratos era del 1 de julio de 2011 al 30 de
junio de 2012. Los mismos fueron renovados por 2 años adicionales
hasta el 30 de junio de 2014. De julio de 2011 a junio de 2014, el
Municipio recibió ingresos por $84,751 por concepto de comisiones
acordadas con las empresas.
Nuestro examen sobre dichas transacciones reveló las siguientes
deficiencias:
1) El retiro del dinero de las máquinas expendedoras de refrigerios
y golosinas no se realizaba en presencia de un recaudador del
Municipio. Esto, con el propósito de contabilizar el importe de
las ventas efectuadas. La persona a cargo de las mismas
recolectaba el dinero de cada máquina y luego le enviaba
50 M-16-22
mensualmente al Municipio la comisión acordada. Además, no
se realizan verificaciones sobre la corrección de los ingresos
recibidos por el pago de comisiones de las máquinas
expendedoras.
2) A diciembre de 2014, el Municipio no contaba con
reglamentación interna que autorizara la instalación de las
máquinas mencionadas, y que regulara el manejo,
abastecimiento y recolección del dinero generado por las
mismas.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a los
artículos 6.005(c), (d) y (f) y 8.010(c) y (d) de la Ley 81-1991, y al
Capítulo III, secciones de la 3 a la 5 del Reglamento para la
Administración Municipal.
Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias al
Memorando Circular 97-28 del 16 de julio de 1997 emitido por el
entonces Comisionado de Asuntos Municipales.
La situación comentada en el apartado c.1) es contraria a los
artículos 6.005(c) y (f) y 8.010(d) de la Ley 81-1991. Además, en las
Condiciones Especiales para el Renglón 7 de la Subasta General del 2011,
Arrendamiento de Máquinas de Expendio, se establece que el proveedor
presentará en su oferta el día o los días para las descargas de las máquinas.
Se designará un empleado autorizado por el Municipio quien estará
presente al momento del reabastecimiento de las máquinas, al que el
proveedor le indicará cuales fueron las ventas de cada máquina.
La situación comentada en el apartado c.2) es contraria al
Artículo 3.009(c) de la Ley 81-1991.
Efectos
Las situaciones comentadas no permiten mantener un control adecuado de
las recaudaciones. Además, pueden propiciar la comisión de errores e
irregularidades con los fondos del Municipio y dificultan que, de estas
M-16-22 51
cometerse, se puedan descubrir a tiempo para fijar responsabilidades y
tomar las medidas correspondientes.
Causas
Lo comentado en los apartados a. y b. denota que los recaudadores
auxiliares y oficiales en funciones se apartaron de las disposiciones
citadas y no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio.
Además, los directores de Finanzas en funciones no supervisaron
adecuadamente dichas funciones.
La situación comentada en el apartado c. denota que el Alcalde y los
directores de Finanzas en funciones se apartaron de sus deberes y no
protegieron los intereses del Municipio.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Se han impartido instrucciones para evitar que las comentadas situaciones se repitan y se han tomado medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. En el caso de los recibos de recaudaciones y certificados de patentes en blanco, el Director de Finanzas delegó en la Pagadora Oficial la custodia bajo llave de dichos documentos. [Apartado a.]
El Municipio ya entabló conversaciones con funcionarios del Banco […] para que se creen las claves o contraseñas confidenciales para cada cajero. Hemos sido informados por personal del Banco que todas las transacciones y los cuadres van a ser individuales por cajeros. El Municipio está a la espera de recibir unos formularios que hay que cumplimentar y que se programe el equipo correspondiente. […] [sic] [Apartado b.1) y 2)]
Tal y como lo señala la Oficina del Contralor, el Municipio de Toa Baja otorgó contratos para la instalación y operación de máquinas expendedoras de refrigerios y golosinas en los predios del Centro de Gobierno del Municipio de Toa Baja. Las mismas son manejadas por la empresa […].
Ante el cuestionamiento de la Oficina del Contralor, le hicimos el acercamiento a […] para informar sobre nuestras intenciones ante los señalamientos. Se hicieron gestiones para informar sobre los cambios en los procedimientos y sobre la necesidad de aprobar reglamentación. No obstante, la compañía […] nos certificó mediante comunicación que el proceso de llenado de refrigerios y
52 M-16-22
golosinas, así como la recolección del producto de las ventas, utilizado en el Municipio de Toa Baja es el mismo que se utiliza en otros municipios y agencias, […]. Por otro lado, según nos informa […] lo planteado por los auditores en cuanto a contabilizar al momento el dinero recaudado no es posible. Ello, en vista de que el empleado que llena las máquinas y colecta la caja de dinero no tiene acceso al mismo. Es otro personal en la empresa el que abre y contabiliza los fondos. [sic] [Apartado c.1)]
Se tomarán las medidas administrativas para atender responsablemente lo señalado y se presentará la reglamentación pertinente. [Apartado c.2)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado c.1) del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. En las Condiciones
Especiales para el Renglón 7 de la Subasta General del 2011,
Arrendamiento de Máquinas de Expendio, se estableció que el proveedor
presentaría en su oferta el día o los días para las descargas de las
máquinas. También que se designaría un empleado autorizado por el
Municipio quien estaría presente al momento del reabastecimiento de las
máquinas, al que el proveedor le indicaría cuales fueron las ventas de cada
máquina. Además, el que otros municipios no estén cumpliendo con lo
requerido no es razón válida ni aceptable para no cumplir con los procesos
y procedimientos acordados.
Véanse las recomendaciones 2, y 8.e. de la 1) a la 4), f. y g.
Hallazgo 11 - Constitución de la Junta de Subastas sin los miembros requeridos por ley; y deficiencias relacionadas con las actas de subastas y con la reglamentación para las compras y las subastas de bienes y servicios
Situaciones
a. El Municipio cuenta con una Junta de Subastas (Junta), la cual debe
constituirse con cinco miembros. Cuatro de estos serán funcionarios
municipales nombrados por el Alcalde y confirmados por la
Legislatura Municipal. El quinto miembro será un residente del
Municipio, de probada reputación moral, nombrado por el Alcalde y
confirmado por la Legislatura Municipal, y no podrá tener ningún
M-16-22 53
vínculo contractual con el Municipio. Los miembros de la Junta serán
nombrados durante el término que sea electo el Alcalde que expida
sus nombramientos.
El examen realizado reveló que, de enero de 2011 a enero de 2012, la
Junta estuvo compuesta por 4 miembros. Durante dicho período se
adjudicaron 5 subastas formales por $1,626,612 y 7 subastas
informales por $116,295. El Alcalde no nombró a un representante de
la comunidad como miembro de la Junta, según requerido por ley.
b. Todas las decisiones, los acuerdos, las determinaciones, las
resoluciones y los procedimientos de la Junta se harán constar en sus
actas, las cuales son firmadas y certificadas por el Presidente y por el
Secretario de la misma. Las actas constituyen un registro permanente
de la misma naturaleza que las actas de la Legislatura Municipal.
El examen de las actas de reuniones celebradas por la Junta, de enero
de 2011 a junio de 2014, reveló que:
1) No se encuadernaron en forma de libro las actas de las
reuniones celebradas por la Junta durante los años fiscales del
2010-11 al 2013-14. Las mismas se mantenían en cartapacios
por número de tomo y año fiscal, en cajas de cartón. Esto,
dificultó determinar con certeza si las actas de dichas reuniones
correspondían a todas las reuniones celebradas por la Junta
durante dichos años fiscales. Además, en los índices incluidos en
los cartapacios no se incluía un detalle de las actas por reuniones
celebradas ni el contenido de las mismas.
2) Las actas de las reuniones no estaban numeradas.
3) Las actas no estaban debidamente inicialadas en cada página por
el Presidente y el Secretario de la Junta.
c. En la Ley 81-1991 se dispone que el Municipio establecerá un
reglamento que incluirá, entre otros asuntos, las condiciones y
los requisitos para la adquisición de los servicios, equipos y
suministros que sean necesarios. La Legislatura Municipal autorizará
54 M-16-22
la aprobación de un reglamento a estos fines. También dispone que la
Junta establecerá las normas y los procedimientos para su
funcionamiento interno, y para llevar a cabo las funciones y
responsabilidades.
Los municipios deberán reglamentar los procedimientos de solicitud
y evaluación de cotizaciones y propuestas. Dicha reglamentación
debe ser aprobada por la Legislatura Municipal y se deben
adoptar medidas para asegurar la corrección y exactitud del
procedimiento.
Nuestro examen reveló que, a junio de 2014, no se habían actualizado
los siguientes procedimientos para atemperarlos a la ley y a los
reglamentos aplicables aprobados:
1) El Reglamento de Subastas aprobado mediante la Ordenanza 24
del 28 de septiembre de 2009, el cual contenía, entre otros
asuntos, las funciones internas de la Junta y los procedimientos
relacionados con la solicitud de cotizaciones
2) El Reglamento de Compras aprobado mediante la Ordenanza 33
del 20 de octubre de 2006, el cual era utilizado por el
Departamento de Compras del Municipio.
Estos tuvieron cambios significativos como por ejemplo, el aumento
de las cantidades requeridas para realizar subasta pública en las
compras y los servicios y para la construcción de obras y mejoras
permanentes a $100,000 y $200,000.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo 10.004
de la Ley 81-1991 y al Capítulo VIII, Parte II, Sección 2 del
Reglamento para la Administración Municipal.
Lo comentado en el apartado b. es contrario al Artículo 10.005 de la
Ley 81-1991 y al Capítulo VIII, Parte II, Sección 13(1) del Reglamento
para la Administración Municipal.
M-16-22 55
Las situaciones comentadas en el apartado c. son contrarias a los
artículos 3.009(c), 5.005(m), 10.001 y 10.005 de la Ley 81-1991 y al
Capítulo VIII, Parte III, Sección I del Reglamento para la Administración
Municipal. Además, las normas de sana administración y de control
interno requieren que los reglamentos, manuales y procedimientos
municipales estén actualizados de acuerdo con las leyes vigentes.
Efectos
La situación comentada en el apartado a. puede ocasionar que se
cuestione la validez de las decisiones y de los acuerdos tomados por la
Junta. Además, el dejar de nombrar al ciudadano particular desvirtúa el
propósito de la ley, de que la ciudadanía tenga participación en los
procedimientos de la Junta.
Lo comentado en el apartado b. puede dar lugar a que se cuestione la
validez de los acuerdos tomados por la Junta. Además, las omisiones
comentadas le restan autenticidad a dichas actas y evitan mantener
un registro permanente y confiable de los acuerdos tomados.
Las situaciones comentadas en el apartado c. pueden dar lugar a que se
realicen los procesos de compras de bienes o servicios y de construcción
de obras sin cumplir con lo dispuesto en la Ley y la reglamentación
vigentes.
Causas
Las situaciones comentadas en los apartados a. y c. se atribuyen a que el
Alcalde se apartó de las disposiciones citadas.
Lo comentado en el apartado b. se atribuye a que la Junta en funciones se
apartó de las disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
De entrada, debemos indicar que el Municipio de Toa Baja está consciente del requerimiento en torno al número de miembros de la Junta de Subastas, según lo dispone la Ley de Municipios. No obstante, por razones fuera del control del Municipio, el miembro que fungía como representante de la comunidad renunció a la Junta de Subastas, y no se nombró sustituto para el periodo comprendido de enero de 2011 a enero de 2012. A pesar de ello,
56 M-16-22
la Junta de Subastas se mantuvo velando por el mejor bienestar público y todas las decisiones se tomaron existiendo el quorum necesario, conforme lo dispone la Ley de Municipios Autónomos. En particular, la Junta de Subastas interpretó que a pesar de la ausencia del representante de la comunidad, conforme al Artículo 10.005 de la Ley de Municipios Autónomos, sólo se requerían 3 miembros para la apertura y consideración de los asuntos y que los acuerdos se tomaran de acuerdo a la mayoría total de los miembros. Finalmente, debemos indicar que el Municipio nombró al miembro del interés público y dicha persona se encuentra ejerciendo funciones en la Junta de Subastas según lo requiere la ley. [sic] [Apartado a.]
En lo que respecta al señalamiento de que no se encuadernaron en forma de libro las actas de las reuniones celebradas por la Junta durante los años fiscales 2010-11 al 2013-14, debemos indicar que el Municipio de Toa Baja mantiene las mismas archivadas en lo que se entiende es una forma adecuada. No existe en la reglamentación mencionada por la Oficina del Contralor disposición alguna que indique que las actas deben estar encuadernadas en forma de libro. El Reglamento de Administración Municipal se limita a mencionar que “los originales se conservarán en un cuaderno que se conocerá como Libro de Actas de la Junta de Subastas”. […] el Municipio sostiene que las carpetas utilizadas cumplen con el objetivo de organizar los documentos pertinentes y tenerlos disponibles para el examen por las autoridades competentes. Requerir que los documentos sean encuadernados como libro resultaría oneroso para los municipios. Por lo antes discutido, entendemos respetuosamente que este señalamiento debe ser eliminado. [sic] [Apartado b.1)]
Se han impartido instrucciones para que se enumeren las actas de las reuniones y se implementen las acciones correctivas pertinentes. [Apartado b.2)]
En lo que respecta a las iniciales que deben incorporarse en cada página de las actas, se toma conocimiento del señalamiento y se informa que se tomarán medidas correctivas para atender este particular. [Apartado b.3)]
[…] Al presente, el Municipio cuenta con borradores redactados y revisados de nuevos Reglamentos de Subastas y de Compras. Los mismos se redactaron durante el año 2015 y han sido objeto de extensa discusión por parte de funcionarios municipales y de nuestros abogados. No obstante, nos encontramos evaluando las posibilidades y procesos que traerá el nuevo sistema […] para atemperar los reglamentos a tono con los nuevos cambios tecnológicos que se implementarán en el Municipio. Se espera que
M-16-22 57
durante el mes de marzo, entre en funciones dicho sistema, por lo que próximamente estaremos acordando el lenguaje final de los mismos y presentándolos a la Legislatura Municipal para su correspondiente aprobación. […] [sic] [Apartado c.)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde respecto al apartado b.1) del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece. Las actas de la
Junta constituyen un registro permanente de la misma naturaleza que las
actas de la Legislatura, las cuales, al final de cada año fiscal, el Secretario
debe preparar en forma de libro un volumen de todas las actas de las
sesiones durante el año que corresponda el mismo.
Véanse las recomendaciones 2, 25 y de la 31 a la 34.
Hallazgo 12 - Falta de las certificaciones de sobrantes requeridas previo a la autorización de transferencias de crédito; y otras informadas con tardanza a la Legislatura Municipal y a la OCAM
Situaciones
a. El Alcalde tiene el deber de preparar y administrar el presupuesto
general de la Rama Ejecutiva, y de efectuar, de ser necesario, las
transferencias de crédito entre las cuentas del mismo. La Legislatura
Municipal administra el presupuesto general de gastos de la Rama
Legislativa. Además, autoriza las transferencias de crédito entre
cuentas de dicho presupuesto mediante una resolución al efecto.
Toda transferencia de fondos entre cuentas debe estar sustentada por los
siguientes documentos: orden ejecutiva o resolución para autorizar la
transferencia; certificación de sobrante emitida por el Director de
Finanzas; y acuse de recibo de la copia de la orden ejecutiva remitida a
la Legislatura Municipal dentro de los cinco días siguientes a la fecha
de su firma. La certificación del sobrante debe detallar: el total de
fondos asignados originalmente a cada cuenta afectada; las obligaciones
y los desembolsos realizados con cargo a dichas cuentas; y el importe
no obligado disponible para ser transferido.
La Secretaria de la Legislatura Municipal debe enviar al Comisionado
de Asuntos Municipales copia certificada de las ordenanzas y
resoluciones de transferencias de fondos de la asignación
58 M-16-22
presupuestaria de la Rama Ejecutiva y de la Rama Legislativa
Municipal, según sea el caso, dentro de los cinco días siguientes a la
fecha de aprobación.
El examen realizado sobre dichas operaciones reveló que:
1) De enero de 2011 a enero de 2013, se autorizaron
248 transferencias de crédito entre partidas presupuestarias por
$10,222,101. Dichas transferencias se realizaron sin que los
directores de Finanzas en funciones emitieran las certificaciones
de sobrante requeridas para sustentar las mismas, en las que se
detallara la asignación presupuestaria, las obligaciones y los
desembolsos girados contra cada partida afectada, y el importe
no obligado disponible para ser transferido. Una situación
similar se comentó en el Informe de Auditoría M-13-20.
2) El Alcalde remitió a la Legislatura Municipal copia de
18 órdenes ejecutivas, aprobadas de mayo de 2011 a marzo
de 2014, para autorizar 146 transferencias de crédito entre
partidas presupuestarias por $3,961,230, con tardanzas que
fluctuaron de 3 a 309 días luego de la fecha establecida.
3) Las secretarias de la Legislatura Municipal en funciones
remitieron a la OCAM copia de 1 resolución y 6 órdenes
ejecutivas aprobadas de abril de 2011 a enero de 2014, para
autorizar 62 transferencias de crédito entre partidas
presupuestarias por $3,320,624, con tardanzas que fluctuaron de
5 a 100 días luego de la fecha establecida.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 3.009(k),
3.010(k) y 7.008 de la Ley 81-1991, y al Capítulo II, Sección 7(1), (2) y
(4) del Reglamento para la Administración Municipal.
M-16-22 59
Efectos
Lo comentado en el apartado a.1) evita que se mantenga un control
adecuado de los balances en las partidas y de los fondos, lo que dio lugar a
los sobregiros en las partidas presupuestarias y a los pagos de cargos
bancarios indicados en el Hallazgo 1-a.3) y 5).
La situación comentada en el apartado a.2) le impidió a la
Legislatura Municipal mantener información sobre las transacciones
fiscales del Municipio para la evaluación de estas.
Lo comentado en el apartado a.3) impidió a la OCAM mantener
información al día de las transacciones fiscales del Municipio para la
evaluación de las mismas dentro del término requerido por ley.
Causa
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde, y los directores
de Finanzas y las secretarias de la Legislatura Municipal en funciones se
apartaron de las disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó que:
Cabe señalar que la presente auditoría cubre un periodo de tiempo similar a anteriores auditorías. En ese sentido, como parte de las acciones correctivas previamente implementadas por el Municipio, luego de marzo de 2013 en todas las órdenes ejecutivas se aneja un documento con la firma del Director de Finanzas certificando el sobrante. Se preparó un formato de la certificación para ser incluido con las transferencias de créditos entre partidas presupuestarias y se está utilizando actualmente. [sic] [Apartado a.1)]
Se tomaran las medidas correctivas para que no se repita la situación señalada y se remita a tiempo toda la información a la OCAM. No obstante, es preciso señalar que como parte de las ventajas que traerá el nuevo sistema de contabilidad […], este tipo de señalamientos se eliminará. [sic] [Apartado a.2) y 3)]
El Presidente de la Legislatura Municipal, en la carta que nos envió, indicó
que:
Los funcionarios de la Legislatura Municipal de Toa Baja están comprometidos con realizar sus funciones de acuerdo a las exigencias de la ley y la reglamentación aplicable. Considerando
60 M-16-22
que durante el extenso periodo de evaluación, fueron mínimas las tardanzas en la registración de las órdenes ejecutivas para las transferencias de crédito a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), evidencia que el trabajo se está realizando sustancialmente en cumplimiento. Las tardanzas reflejadas no arrojan luz sobre las razones por las cuales no se radicó dentro del término establecido. No obstante, debemos señalar que administrativamente los funcionarios se enfrentan a una complejidad de funciones y a una diversidad de situaciones que tienen que resolver y velar porque no se atrasen los servicios ante los recursos limitados. Cabe destacar que la Legislatura del Municipio de Toa Baja notificó electrónicamente al Área de Gerencial y Fiscal de la OCAM a través de su correo electrónico, […], en las siguientes ocasiones: […] Orden Ejecutiva #14-15, Serie 2011-2012, radicada el 13 de abril de 2012, a la 1:38 p.m., si bien es cierto que se radicó el día 13 de abril, desde la fecha de recibo por la Legislatura Municipal hasta su eventual radicación solo transcurrieron los 5 días laborables dispuestos por ley. Es por ello que entendemos que este señalamiento debe eliminarse. […] Finalmente, se impartieron instrucciones a los funcionarios pertinentes para velar por el fiel cumplimiento del término de radicación dispuesto por ley. [sic] [Apartado a.3)]
Consideramos las alegaciones del Presidente de la Legislatura Municipal,
con relación al apartado a.3) del Hallazgo, pero determinamos que
el mismo prevalece. La Orden Ejecutiva 14 fue recibida en la
Legislatura Municipal el 3 de abril de 2012 y remitida a OCAM el 13 de
abril de 2012, fuera del término establecido por Ley y Reglamento.
Véanse las recomendaciones 2, 26, 27 y 37.
Hallazgo 13 - Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias, los informes fiscales y los cheques en blanco
Situaciones
a. El Municipio cuenta con una División de Finanzas, la cual es
responsable, entre otras cosas, de preparar mensualmente las
conciliaciones bancarias de todas las cuentas activas. El Director de
Finanzas debe asegurarse de que se preparen las conciliaciones
correctamente y se mantenga una contabilidad confiable, de que se
mantenga un control efectivo de los cheques en blanco, y de que se
realicen inventarios confiables de los certificados de patentes y de los
libros de recibos del Recaudador Oficial y de los recaudadores
auxiliares.
M-16-22 61
El examen realizado de dichas operaciones reveló que:
1) A diciembre de 2014, el Municipio mantenía 50 cuentas
bancarias activas en una institución bancaria privada y 46 en el
BGF. El examen realizado de dichas cuentas reflejó que:
a) De enero de 2011 a junio de 2014, los directores de
Finanzas en funciones no firmaron ni certificaron como
evidencia la aprobación de 1,200 conciliaciones bancarias
pertenecientes a 40 préstamos que mantenía el Municipio
con el BGF. En una entrevista realizada a la encargada
de preparar las conciliaciones, esta indicó que las
mantenía almacenadas en formato digital y que sólo se
imprimían cuando eran requeridas por el Director de
Finanzas.
b) Las conciliaciones bancarias de 33 cuentas especiales que
se mantenían en el BGF se prepararon incorrectamente.
Los balances reflejados en los estados bancarios no se
conciliaban contra los saldos reflejados en los libros
de contabilidad del Municipio. Los balances que se
utilizaban en dichas conciliaciones eran los que se
reflejaban en los estados bancarios.
c) A diciembre de 2014, había un atraso de siete meses
en la preparación de la conciliación bancaria de la
Cuenta Corriente.
2) Los informes mensuales de ingresos y desembolsos, Modelo 4-a,
para el período de enero a mayo de 2011, no fueron firmados por
la persona que los preparó ni por la entonces Directora de
Finanzas. Los correspondientes al período de julio de 2011 a
mayo de 2014 se mantenían preparados solamente en medio
electrónico. No había evidencia de que habían sido revisados y
aprobados por los directores de Finanzas en funciones.
Una situación similar se comentó en el Informe de
Auditoría M-13-20.
62 M-16-22
3) Nuestro examen sobre los controles establecidos relacionados
con los cheques en blanco reveló que:
a) A diciembre de 2014, no se habían cancelado
6,795 cheques en blanco de 19 cuentas bancarias que
fueron cerradas entre agosto de 2010 y agosto de 2014.
b) En el inventario de cheques realizado por nuestros auditores
en mayo de 2014, no se encontró para examen, ni los
funcionarios municipales nos proveyeron, ocho cheques
correspondientes a la Cuenta Fondo Especial Ley 52. Según
nos indicó la Pagadora Oficial, dichos cheques pudieron
haber sido destruidos durante una decomisión de cheques.
No obstante, no se nos suministró evidencia al respecto.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a los artículos 6.005(c) (d) y
(f), y 8.010(c) y (d) de la Ley 81-1991, al Capítulo IV, secciones 11(3)
y 12 del Reglamento para la Administración Municipal, y a las normas de
sana administración y de control interno que requieren preparar las
conciliaciones bancarias mensualmente y de forma correcta. Además,
requieren que todos los informes fiscales del Municipio estén certificados
con las firmas de los funcionarios y de los empleados correspondientes, y
con la fecha de aprobación. Esto, de manera que se pueda verificar la
autenticidad y constatar la preparación y la revisión de los mismos.
Efectos
Las situaciones comentadas pueden propiciar la comisión de errores e
irregularidades con los fondos del Municipio, e impiden que se puedan
descubrir a tiempo para fijar responsabilidades. Además, impiden
mantener información completa y confiable sobre la situación financiera y
el resultado de las operaciones del Municipio, necesaria para la toma de
decisiones.
M-16-22 63
Causas
Los directores de Finanzas en funciones se apartaron de su deber de
proteger los activos e intereses del Municipio con respecto a las
situaciones comentadas. Además, la situación comentada en el
apartado a.1)a) también obedece, entre otras cosas, a que estos
instruyeron a que no se imprimieran las conciliaciones bancarias y sólo se
conservaran en formato digital.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
Se impartirán instrucciones para evitar que una situación como la señalada se repita. No obstante, debemos aclarar que tal como lo indica el hallazgo en cuestión, las conciliaciones sí se trabajaron y se mantenían en formato digital para el uso del Municipio y para el examen de los auditores de la Oficina del Contralor. Actualmente, la empleada a cargo de realizar dichas funciones mantiene copias impresas según requerido. [sic] [Apartado a.1)a)]
Se impartirán instrucciones para evitar que las comentadas situaciones no se repitan y tomarán medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. […] [sic] [Apartado a.1)b)]
Se impartirán instrucciones para evitar que las comentadas situaciones no se repitan y tomarán medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. No obstante debemos indicar que al presente, la cuenta se mantiene actualizada. [sic] [Apartado a.1)c)]
Se impartirán instrucciones para evitar que las comentadas situaciones no se repitan y tomarán medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. Además, debemos sostener que con el nuevo sistema de contabilidad […], este tipo de situaciones deben eliminarse. [sic] [Apartado a.2)]
Se tomarán medidas administrativas para evitar que un señalamiento similar se repita. No obstante, entendemos que gracias a los controles que introducirá el nuevo sistema de contabilidad de […], este tipo de eventos no debe repetirse. [sic] [Apartado a.3)]
Véanse las recomendaciones 2, y 8.e. de la 5) a la 9).
64 M-16-22
Hallazgo 14 - Créditos presupuestarios no obligados al momento de formalizarse los contratos; desembolsos no contabilizados en el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado del Municipio; y otras deficiencias relacionadas
Situaciones
a. El Alcalde tiene la facultad de contratar los servicios profesionales,
técnicos y consultivos necesarios, convenientes o útiles para la
ejecución de sus funciones y deberes, y para la gestión de los asuntos
y actividades municipales. El Director de Finanzas es responsable de
obligar las asignaciones antes de otorgar los contratos para que,
cuando los servicios se rindan, haya balance disponible para cubrir
los desembolsos.
Nuestro examen reveló que los directores de Finanzas en funciones
no obligaron los créditos presupuestarios necesarios para el pago de
10 contratos y 12 enmiendas por $2,594,132, otorgados de junio
de 2011 a julio de 2013, para la construcción de obras y mejoras
permanentes ($2,444,882) y por servicios profesionales y consultivos
($149,250), al momento de estos otorgarse. Los créditos para el pago
de dichos contratos y enmiendas se obligaron de 8 a 179 días luego de
haberse otorgados los mismos.
b. El Municipio debe contar con sistemas y procedimientos de
contabilidad diseñados de forma tal que le permitan llevar a cabo sus
funciones. Estos deben servir de base para mantener una contabilidad
municipal uniforme y coordinada, y para proveer un cuadro completo
de los resultados de las operaciones y de la información financiera
necesaria para la toma de decisiones.
El Municipio cuenta con una contadora, encargada de registrar los
desembolsos en el Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizado
(SUCM). Anteriormente, dicha función la realizaba una oficinista de
contabilidad. Estas eran supervisadas por el Director de Finanzas.
M-16-22 65
Nuestra evaluación reveló que:
1) El Municipio no contabilizaba en el SUCM los desembolsos de
fondos especiales. En una certificación emitida por el Director
de Finanzas en agosto de 2014, y en entrevista con este en
septiembre de 2014, nos confirmó que no se registraban en el
SUCM las órdenes de compra, los comprobantes ni los cheques
pagados con fondos especiales. Esto, porque era mucho trabajo
para la Oficinista de Contabilidad.
2) No se contabilizaron en el SUCM seis pagos por $269,026
realizados por el Municipio de enero a diciembre de 2012, con
cargo a fondos ordinarios. Los pagos correspondían a
dos proyectos de construcción de obras y mejoras permanentes.
Una situación similar se comentó en el Informe de
Auditoría M-14-09.
c. El Director de Finanzas es responsable de supervisar el
procesamiento de los desembolsos, de la contabilidad de
asignaciones, de las obligaciones y de los contratos, entre otros.
También mantiene y custodia todos los libros, registros y documentos
relacionados con la actividad de contabilidad y financiera del
Municipio, los comprobantes de desembolso, cheques cancelados y
cualquier otro documento que justifique un pago.
El examen realizado a 192 comprobantes de desembolso por
$4,954,749, emitidos de febrero de 2008 a agosto de 2014, para el
pago de proyectos de construcción de obras y mejoras permanentes
($4,384,426), y la contratación de servicios profesionales y
consultivos relacionados con dichos proyectos ($570,323), reveló lo
siguiente:
1) No se encontraron para el examen de nuestros auditores
tres comprobantes de desembolso por $30,574, emitidos de
diciembre de 2013 a agosto de 2014, relacionados con la
contratación de servicios profesionales y obras de construcción.
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2) De marzo de 2008 a abril de 2014, se autorizaron para pago
112 comprobantes de desembolso por $2,437,209 que carecían
de un número control para establecer una secuencia y evitar la
duplicidad de estos.
3) De abril de 2008 a abril de 2014, se autorizaron para pago
75 comprobantes de desembolso por $1,688,236, sin la fecha en
que fueron emitidos.
4) No se marcaron como pagados ni se cancelaron los justificantes
de 11 comprobantes de desembolso por $111,040 emitidos de
abril de 2011 a octubre de 2012, relacionados con servicios
profesionales. Dicha marca o anotación es necesaria como
constancia de haberse efectuado los pagos y para evitar que se
vuelvan a efectuar pagos con los mismos documentos.
Criterios
La situación comentada en el apartado a. es contraria al Artículo 6.005(c)
de la Ley 81-1991 y al Capítulo IV, Sección 2 del Reglamento para la
Administración Municipal.
Lo comentado en el apartado b. es contrario a los
artículos 6.005(c), (d) y (f), y 8.010(a) y (d) de la Ley 81-1991.
Las situaciones comentadas en el apartado c. son contrarias a los
artículos 6.003(d) y (f), 6.005(d), 8.005 y 8.010(a) y (d) de la Ley 81-1991
y al Capítulo IV, Sección 5 del Reglamento para la Administración
Municipal. También lo comentado en el apartado c.4) es contrario a las
normas de sana administración y de control interno que requieren que los
comprobantes de desembolso y demás justificantes se marquen como
pagados una vez se efectúen los pagos correspondientes para evitar que se
cometan irregularidades con los mismos.
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Efectos
La situación comentada en el apartado a. impide mantener un control
efectivo de las partidas presupuestarias destinadas al pago de los referidos
contratos, y propicia sobregiros en estas. Además, puede propiciar litigios
innecesarios al Municipio.
Lo comentado en el apartado b. evitó que el sistema de contabilidad
contara con información completa y confiable relacionada con los
desembolsos, y limitó nuestra gestión fiscalizadora. Además, le impide al
Municipio tener información actualizada sobre su situación financiera y el
resultado de sus operaciones, necesaria para la toma de decisiones.
La situación comentada en el apartado c. nos impidió verificar, en todos
sus detalles, la corrección y la propiedad de dichos desembolsos. Además,
puede propiciar la comisión de irregularidades en los desembolsos y
evita que de estas cometerse, se puedan detectar a tiempo para fijar
responsabilidades.
Causas
Las situaciones comentadas se atribuyen a que los directores de Finanzas
en funciones no supervisaron adecuadamente las funciones realizadas por
la Oficinista de Contabilidad y la Contadora. Además, se apartaron de las
disposiciones citadas y de las normas de sana administración y de control
interno, y no protegieron los intereses del Municipio respecto a las
situaciones comentadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó QUE:
En los próximos meses entrará en funcionamiento el nuevo sistema de contabilidad […], con el cual este tipo de situaciones deben eliminarse. […] Como podemos observar, a través de toda la legislación que gobierna a los municipios, se ha establecido una excepción en torno a los contratos de servicios. Conforme al Artículo 8.004 (b) de la Ley de Municipios Autónomos, los contratos de servicios están exceptuados expresamente de la norma general de que no podrá gastarse u obligarse en año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y fondos autorizados. La Oficina del Contralor basa su señalamiento en el Artículo 6.005 (c), el cual hace referencia a las tareas de supervisión de procesos por parte del Director de Finanzas. No
68 M-16-22
obstante, debemos tomar integralmente las disposiciones de la propia Ley de Municipios Autónomos. Por ende, no procede un señalamiento por algo que la citada ley permite. Así las cosas, podemos concluir que el Municpio de Toa Baja actuó correctamente bajo la excepción que contiene la propia Ley Núm. 81, supra. A su vez, la actuación del Municipio está respaldada supletoriamente por la teoría general de las obligaciones, habiendo un contrato válido perfeccionado entre las partes, reducido a escrito, registrado en la Oficina del Contralor, etc. Sobre el particular de la contratación, debemos hacer referencia al Artículo 1210 del Código Civil de Puerto Rico, el cual establece que “los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, y desde entonces obligan, no solo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley.” Ramírez v. Club Cala de Palmas, 123 D.P.R. 339 (1998). En los casos señalados en el presente hallazgo, no existe cuestionamiento alguno sobre la validez de los contratos otorgados de servicios profesionales otorgado. Así las cosas, procede hacer referencia a la interpretación judicial del derecho vigente, y por ende, concluir que el Municipio de Toa Baja actuó conforme a derecho, por vía excepción (contratos de servicios profesionales). […] Habida cuenta de que el Municipio actuó conforme a derecho, solicitamos respetuosamente que se elimine el señalamiento. [sic] [Apartado a.]
Se impartirán instrucciones para evitar que las comentadas situaciones no se repitan y tomarán medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. Además, debemos sostener que con el nuevo sistema de contabilidad […] este tipo de situaciones deben eliminarse. [sic] [Apartado b.]
Se impartirán instrucciones para evitar que las comentadas situaciones no se repitan y tomarán medidas proactivas para fortalecer los procedimientos administrativos y fiscales del Municipio. Además, debemos sostener que con el nuevo sistema de contabilidad […], este tipo de situaciones deben eliminarse. [sic] [Apartado c. del 1) al 3)]
Se tomarán las medidas correctivas para evitar que un señalamiento similar se repita. No obstante, debemos dejar claro para record que nunca se emitió un pago doble que afectara los intereses del Municipio. [sic] [Apartado c.4)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde con relación al apartado a. del
Hallazgo, pero determinamos que el mismo prevalece, ya que los servicios
a que se refiere el Artículo 8.004(b) de la Ley 81-1991 son los
M-16-22 69
relacionados con servicios ininterrumpidos como por ejemplo el recogido
de desperdicios sólidos. Para la contratación de servicios profesionales si
es necesario obligar los fondos al momento de formalizar los mismos.
Véanse las recomendaciones 2, y 8 de la h. a la l.
Hallazgo 15 - Pagos efectuados por servicios de construcción sin que se preparara la declaración informativa de los ingresos y otras preparadas incorrectamente; y patentes municipales y arbitrios de construcción pagados con tardanzas por los contratistas
Situaciones
a. El Municipio, cuando efectúa pagos a individuos, corporaciones o
sociedades por servicios prestados, tiene que deducir y retener el 7%
de los pagos en exceso de los primeros $1,500 pagados durante el
año natural. En el caso de corporaciones o sociedades que estén al día
con sus responsabilidades contributivas se deducirá y retendrá el 3%.
Además, tiene que remitir, por año calendario, la Forma 480.6A,
Declaración Informativa de los Ingresos no Sujetos a Retención, y la
Forma 480.6B, Declaración Informativa de los Ingresos Sujetos a
Retención, para informar todos los pagos por servicios, incluso
aquellos sobre los que no se hizo retención por estar sujetos a un
relevo total, no más tarde del 28 de febrero del año siguiente.
Efectuamos un examen sobre los pagos efectuados por el Municipio
a 5 corporaciones por concepto de 9 proyectos de construcción, y a
5 consultores por concepto de servicios profesionales y consultivos,
durante los años contributivos del 2011 al 2013.
Nuestro examen reveló lo siguiente:
1) El Municipio efectuó pagos a dos contratistas por $5,792,114
por la realización de obras y mejoras en el Municipio durante los
años naturales del 2011 al 2013. No obstante, el Municipio
informó al Departamento de Hacienda pagos efectuados a los
contratistas por $2,443,890 en los referidos años. Esto representa
una diferencia de $3,338,224.
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2) El Municipio efectuó pagos a dos contratistas por $35,170 por
servicios profesionales durante los años naturales 2012 y 2013.
No obstante, el Municipio informó al Departamento de Hacienda
pagos efectuados a los contratistas por $17,815 en los referidos
años. Esto representa una diferencia de $17,335.
3) El Municipio no preparó la Forma 480.6A para los años
contributivos del 2011 al 2013, para informar los pagos
efectuados por $343,688 a tres compañías por los servicios de
instalación de cámaras de seguridad ($314,611); por los
servicios de instalación de un sistema fotovoltaico ($19,077) y
por los servicios relacionados con la construcción del techo de
una cancha ($10,000). A diciembre de 2014, el Municipio no
había remitido las mismas al Departamento de Hacienda.
b. En la Ley 81-1991 y en la reglamentación interna del Municipio se
requiere que, por toda obra de construcción dentro de los límites
territoriales del Municipio, se paguen patentes municipales y arbitrios
de construcción, previo al comienzo de la misma. El Director de
Finanzas es el funcionario responsable de realizar la función de
recaudación de, entre otros ingresos, las patentes municipales y los
arbitrios de construcción. En la Ley Núm. 113 del 10 de julio de 1974,
Ley de Patentes Municipales, según enmendada, se dispone quiénes
estarán sujetos al pago de patentes, entre otros asuntos. En la
Ordenanza 42 del 31 de octubre de 2010, el Municipio estableció los
procedimientos y los tipos para el cobro de los arbitrios de
construcción. Además, en la Ordenanza 29 del 23 de diciembre
de 1992 se reglamentó el cobro por patentes municipales.
De enero de 2011 a octubre de 2013, el Municipio formalizó
6 contratos y 18 enmiendas por $3,291,547 con 3 contratistas para
realizar 6 obras de construcción. Nuestro examen reveló que, de
diciembre de 2011 a abril de 2014, dichos contratistas pagaron
$107,567 por los arbitrios de construcción y $10,757 por las patentes
municipales, correspondientes a 5 contratos y 7 enmiendas por
M-16-22 71
$2,151,336. Esto representó tardanzas en el pago de arbitrios de
construcción y de las patentes municipales entre 20 y 364 días,
posteriores al comienzo de los trabajos.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a. son contrarias a la
Ley 1-2011, Código de Rentas Internas para un Nuevo Puerto Rico5.
Lo comentado en el apartado b. es contrario a la Ley Núm. 113, a los
artículos 2.002(d), 2.007, 6.005(c) y 8.016(c)(1) de la Ley 81-1991, y a las
ordenanzas 29 y 42.
Efectos
Las situaciones comentadas en el apartado a. pueden propiciar la evasión
contributiva con el consabido perjuicio económico para el erario. Además,
el Municipio podría estar sujeto a penalidades por el incumplimiento de
las mencionadas disposiciones.
Lo comentado en el apartado b. resulta perjudicial para el Municipio, ya
que el no cobrar a tiempo dichos recursos puede ocasionar la falta de
fondos para atender las obligaciones presupuestadas del Municipio.
Además, contribuye a que estas se conviertan en incobrables.
Causas
Los directores de Finanzas en funciones no supervisaron adecuadamente
las operaciones relacionadas con la preparación de las mencionadas
declaraciones, ni las de recaudación, de modo que se aseguraran de cobrar
las patentes y los arbitrios de construcción según la reglamentación.
Además, se apartaron de las disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó que:
En relación a los formularios 480, debemos indicar que los mismos no pudieron ser remitidos originalmente, ya que existían problemas de comunicación entre el sistema de computadoras del Municipio y el de Hacienda. El sistema en el Municipio no estaba permitiendo que se sacara la información como final y lo marcaba
5 Esta Ley derogó la Ley 120-1994, Código de Rentas Internas de Puerto Rico.
72 M-16-22
como borrador. No obstante, al presente el Municipio pudo tomar medidas correctivas para someter los documentos necesarios al Departamento de Hacienda. [sic] [Apartado a.]
Debemos señalar, que el Municipio impartió instrucciones para que un señalamiento similar se repita. No obstante, uno de los beneficios que traerá el nuevo sistema de contabilidad de […] es que evitará que este tipo de situaciones se repita. Por el contrario, el sistema permitirá mayor eficiencia y control en todas las áreas de contabilidad del Municipio. [sic] [Apartado b.]
Véanse las recomendaciones 1, 2, y 8.m. y n.
Hallazgo 16 - Denominación de estructuras municipales sin cumplir con los requisitos de ley, y otras denominaciones realizadas sin tener la facultad legal para hacerlo
Situaciones
a. El Municipio puede denominar avenidas, paseos, parques, plazas,
zaguanes, paseos peatonales, edificios, instalaciones y toda clase de
vía pública, obra, estructura o instalación municipal, cuando el costo
total de su construcción o más del 50% de esta se haya sufragado con
fondos municipales provenientes de sus fondos presupuestarios.
Además, en ningún caso se utilizarán nombres de personas que no
hayan fallecido.
De diciembre de 2005 a marzo de 2015, el Alcalde denominó
8 estructuras y 1 instalación municipal. De estas, 7 fueron aprobadas
por la Legislatura Municipal en el mencionado período, mediante
7 ordenanzas.
Nuestro examen sobre el particular, reveló lo siguiente:
1) Cuatro denominaciones se hicieron con nombres de personas
que, al momento de su denominación, no habían fallecido, tales
como: deportistas, educadores y líderes comunitarios. Además,
una de estas denominaciones no fue remitida a la Legislatura
Municipal para su aprobación.
2) Los costos de construcción de cinco de los proyectos
denominados no fueron sufragados por más del 50% de los
fondos presupuestarios del Municipio, como lo requiere la Ley.
M-16-22 73
Estos provinieron de fondos especiales, por lo que el Alcalde y
la Legislatura Municipal no tenían la facultad legal para la
denominación de los mismos.
Criterio
Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 2.004(k) de la
Ley 81-1991.
Efecto
Lo comentado ocasionó que se denominaran indebidamente las estructuras
y la instalación municipal mencionadas.
Causa
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Alcalde y la
Legislatura Municipal en funciones se apartaron de las disposiciones
citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó lo siguiente:
[…] De entrada, debemos sostener que el Municipio ha aportado en los casos señalados el terreno en el cual enclavan las estructuras cuya denominación se cuestiona. En estos casos, la Oficina del Contralor no está tomando en consideración el valor del terreno en el cual se levantan las estructuras pertinentes. Por otro lado, el Municipio ha considerado razones de peso al exaltar el nombre de personas distinguidas en nuestras comunidades. Tal y como lo señala la Oficina del Contralor, de diciembre de 2005 a marzo de 2015 el Municipio de Toa Baja denominó ocho estructuras y una instalación municipal. De esas ocho, siete fueron sometidas a la Legislatura Municipal para la correspondiente aprobación. En el periodo auditado, solo una no fue sometida a la Legislatura, por inadvertencia o error. No obstante, ello no es prueba de que el Municipio haya dejado de presentar dicha denominación a sabiendas. En ese sentido, se tomarán medidas administrativas para fortalecer los procedimientos y reafirmar el requerimiento de presentación en la Legislatura Municipal para su aprobación. Por otro; lado, señala la Oficina del Contralor que los costos de construcción de cinco de los proyectos denominados no fueron sufragados por más del 50% de los fondos presupuestarios del Municipio, sino que provinieron de fondos especiales, por lo que el Alcalde y la Legislatura Municipal no tenían la facultad legal para la denominación de los mismos. [sic]
74 M-16-22
Sobre este último particular, debemos indicar que la interpretación de la Oficina del Contralor nos parece limitativa al concluir que por ser un fondo especial no pertenece al Municipio. A manera de ejemplo podemos mencionar el caso de los fondos CDBG, los cuales son fondos federales que ingresan al Municipio y que se utilizan para la construcción de obra permanente, siempre y cuando se cumplan con unos parámetros. También permiten realizar unos préstamos, los cuales son pagados con esos mismos recursos, los que se conocen como préstamos 108, que de no recibirse los fondos CDBG para pagar los préstamos es una responsabilidad y obligación del Municipio. Por tal razón, podemos concluir que esos fondos especiales son recursos municipales y el Municipio está facultado por ley a denominar estas estructuras municipales. […] En cuanto a las denominaciones de personas que al momento de su denominación no habían fallecido, tales como deportistas, educadores y líderes comunitarios, debemos indicar que en todo momento el Municipio se dejó llevar por los más altos estandares y valores en la comunidad. Las denominaciones realizadas fueron hechas a manera de reconocimiento por el sacrificio exhibido en sus comunidades. Es decir, se está honrando la trayectoria de líderes de barrio reconocidos. Ciertamente, lo anterior sirve mejor al interés público de lograr un empoderamiento de las comunidades y un homenaje en vida a personas que se distinguen y luchan por sacar adelante a los miembros de su comunidad. Consideramos que la limitación impuesta es contraria al concepto de autonomía municipal y es aplicable a la Comisión Denominadora de Estructuras y Vías Públicas. Ciertamente, las personas a las que se le ha hecho el reconocimiento en vida denominando estructuras municipales con su nombre han sido personas íntegras y han dedicado su vida comprometidos con el desarrollo de nuestro Municipio. Sus aportaciones ciudadanas son irrefutables y sus trayectorias se destacan entre las demás personas. […] [sic] [Apartado a.]
El Presidente de la Legislatura Municipal, en la carta que nos envió, indicó
que:
Tal y como lo señala la Oficina del Contralor, de diciembre de 2005 a marzo de 2015 el Municipio de Toa Baja denominó ocho estructuras y una instalación municipal. De esas ocho, siete fueron sometidas a la Legislatura Municipal para la correspondiente aprobación. En el periodo auditado, solo una no fue sometida a la Legislatura, por lo que estaremos auscultando las razones para ello y que se tome la acción correctiva pertinente. No obstante, ello no es prueba de que el Municipio haya dejado de presentar dicha denominación a sabiendas o intencionalmente. En ese sentido, se tomarán medidas administrativas para fortalecer los procedimientos y reafirmar el requerimiento de presentación en la Legislatura Municipal para su aprobación. [sic] [Apartado a.1)]
M-16-22 75
Por otro lado, señala la Oficina del Contralor que los costos de construcción de cinco de los proyectos denominados no fueron sufragados por más del 50% de los fondos presupuestarios del Municipio, sino que provinieron de fondos especiales, por lo que el Alcalde y la Legislatura Municipal no tenían la facultad legal para la denominación de los mismos. Sobre este último particular, debemos indicar que la interpretación de la Oficina del Contralor nos parece limitativa al concluir que por ser un fondo especial no pertenece al Municipio. A manera de ejemplo podemos mencionar el caso de los fondos CDBG, los cuales son fondos federales que ingresan al Municipio y que se utilizan para la construcción de obra permanente, siempre y cuando se cumplan con unos parámetros. También permiten realizar unos préstamos, los cuales son pagados con esos mismos recursos, los que se conocen como préstamos 108, que de no recibirse los fondos CDBG para pagar los préstamos es una responsabilidad y obligación del Municipio. Por tal razón, podemos concluir que esos fondos especiales son recursos municipales y el Municipio está facultado por ley a denominar estas estructuras municipales. […] En cuanto a las denominaciones de personas que al momento de su denominación no habían fallecido, tales como deportistas, educadores y líderes comunitarios, debemos indicar que en todo momento el Municipio se dejó llevar por ser personas de alta estima, respeto y valores en la comunidad. Las denominaciones realizadas fueron hechas a manera de reconocimiento por el sacrificio exhibido en sus comunidades. Es decir, se está honrando la trayectoria de líderes de barrio reconocidos. Ciertamente, lo anterior sirve mejor al interés público de lograr un empoderamiento de las comunidades y un homenaje en vida a personas que se distinguen y luchan por sacar adelante a sus respectivas comunidades. Además, somos del criterio de que la limitación impuesta es contraria al concepto de autonomía municipal y solo debe ser aplicable a la Comisión Denominadora de Estructuras y Vías Públicas. Finalmente, debemos resaltar que al realizar su análisis, la Oficina del Contralor no está cuantificando los costos del terreno en el que se realizan los proyectos, siendo los mismos del Municipio de Toa Baja, entendemos que se cumple el criterio de 50% dispuesto por ley. [sic] [Apartado a.2)]
Consideramos las alegaciones del Alcalde y del Presidente de la
Legislatura Municipal, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Las
denominaciones se hicieron contrario a la Ley específicamente las que se
hicieron de personas que no habían fallecido y donde los costos de
construcción de las estructuras no fueron sufragados por más del 50% de
fondos municipales provenientes de sus fondos presupuestarios.
Véanse las recomendaciones 2, 28 y 38.
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Hallazgo 17 - Tablillas de vehículos municipales inservibles que no fueron devueltas al Departamento de Transportación y Obras Públicas
Situaciones
a. Ningún vehículo de motor podrá transitar por las vías públicas a
menos que esté debidamente autorizado por el Secretario de
Transportación y Obras Públicas. Para esto, el Secretario expedirá al
dueño del vehículo de motor un título, un permiso de vehículo de
motor y el correspondiente marbete, sujeto a que el dueño pague los
derechos anuales de permiso. El permiso y el marbete se renovarán
anualmente, por lo que se pagarán los derechos correspondientes, por
anticipado por todo el año.
Toda tablilla que expida el Secretario se considerará propiedad del
Departamento de Transportación y Obras Públicas (DTOP). Se
dispone que toda persona a cuyo nombre se expida la misma, la
devolverá al Secretario cuando el vehículo de motor o arrastre para el
cual se haya expedido vaya a ser usado exclusiva y permanentemente
en una propiedad privada, cuando se haya abandonado por inservible,
o cuando se haya dispuesto del mismo como chatarra. La devolución
del permiso o tablilla deberá hacerse dentro de los 30 días siguientes
de ocurrida cualquiera de dichas eventualidades.
Nuestro examen reveló que el Municipio no devolvió 137 tablillas al
DTOP. Se observó que las tablillas de 27 vehículos inservibles o en
desuso permanecían colocadas en las unidades y las restantes 110
eran mantenidas por el Encargado de la Propiedad en cajas en un
almacén en el área de Finanzas.
Una situación similar se comentó en el Informe de Auditoría M-14-09.
Criterio
La situación comentada es contraria al Artículo 2.13 de la Ley 22-2000 del
7 de enero de 2000, Ley de Vehículos y Tránsito de Puerto Rico, según
enmendada.
M-16-22 77
Efectos
Lo comentado puede ocasionar la desaparición y el uso indebido de las
referidas tablillas.
Causas
Atribuimos la situación comentada a que los directores de Obras Públicas
y los encargados de la Propiedad en funciones se apartaron de las
disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó que:
En cuanto a la devolución de las tablillas, debemos indicar que el tiempo que puedan haber estado los vehículos con tablillas se debió principalmente al análisis realizado por el Municipio para determinar si resultaba más costo efectivo reparar las unidades o disponer de ellas como chatarra. El Municipio determinó que la mejor opción era la venta en subasta de las unidades como chatarra. No obstante, como acción correctiva previamente implementada, el Municipio impartió instrucciones al Encargado de la Propiedad para que entregase al DTOP las tablillas de vehículos inservibles y las mismas fueron entregadas. En consecuencia, entendemos que el hallazgo debe ser eliminado.
Consideramos las alegaciones del Alcalde, pero determinamos que el
Hallazgo prevalece. La información y evidencia que el Municipio
presentó en esta contestación fue evaluada por nuestros auditores y se
ajustó el Hallazgo para eliminar 37 tablillas que fueron devueltas del
total de 174 tablillas incluidas originalmente en el Hallazgo. Las restantes
137 tablillas no habían sido devueltas al DTOP.
Véanse las recomendaciones 2 y 29.
Hallazgo 18 - Deficiencias relacionadas con los archivos de documentos públicos del Municipio
Situaciones
a. El Municipio cuenta con la Oficina de Administración de
Documentos Públicos, donde se archivan los documentos públicos
inactivos. Esta Oficina es dirigida por el Administrador de
Documentos, quien es responsable de cumplir con las normas del
Programa de Administración de Documentos Públicos de la
78 M-16-22
Administración de Servicios Generales, y de velar por que todas las
fases de la administración de documentos funcionen adecuadamente.
Dicho Programa se rige por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre
de 1955, Ley de Administración de Documentos Públicos, según
enmendada; por el Reglamento 23, Reglamento para la Conservación
de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y
Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales del 15 de agosto
de 1988, emitido por el entonces Secretario de Hacienda; y por la
Carta Circular ASG-89-3 del 2 de noviembre de 1988, emitida por el
entonces Administrador de Servicios Generales.
En el referido Reglamento se establece, entre otras cosas, que los
municipios deben proteger los documentos fiscales contra fuegos,
huracanes, inundaciones y otros riesgos. Al seleccionar el lugar de
almacenaje, se deben tomar las medidas necesarias para proteger los
documentos fiscales contra toda clase de deterioro, tales como:
humedad excesiva, falta de ventilación adecuada, roedores y polilla.
Además, que los documentos fiscales deben conservarse, clasificarse
y archivarse de forma tal que se puedan encontrar, identificar y poner
a la disposición del Contralor de Puerto Rico y del Secretario de
Hacienda, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con
prontitud y en forma adecuada.
El Administrador cuenta con dos espacios para el archivo de
documentos, uno en el Centro de Conservación de Documentos
Públicos donde se archivan los documentos inactivos, y el otro en el
sótano del Centro de Gobierno del Municipio.
En diciembre de 2013, nuestros auditores realizaron una inspección al
Centro de Conservación de Documentos Públicos, y al sótano del
Centro de Gobierno Municipal. En dicha inspección encontramos lo
siguiente:
M-16-22 79
1) En el Centro de Conservación de Documentos Públicos
observamos que:
a) El lugar no ofrecía seguridad a los empleados que laboraban
en el mismo ni a los documentos allí almacenados. Estos
estaban expuestos a humedad, hongo, y filtraciones en el
techo y en las paredes.
b) No se habían establecido e implementado normas y
procedimientos para la clasificación, la ordenación y el
archivo de los documentos guardados en el Archivo de
Documentos Públicos.
c) No se había preparado un inventario ni un plan de retención
para los documentos. El inventario que utilizaba el
Encargado de Conservación y Disposición de Documentos
Públicos es el que dejó su predecesor. Este no había
realizado un inventario físico de los documentos en el
Centro de Conservación de Documentos Públicos desde su
nombramiento en febrero de 2008.
2) En el sótano del Centro de Gobierno Municipal observamos que:
a) Los documentos no se mantenían organizados
adecuadamente, gran parte de estos se mantenían en cajas
sin rotular, en el suelo y sobre otros, lo cual dificultaba su
localización. Además, no contaban con anaqueles
suficientes para el archivo de los mismos.
b) La iluminación era deficiente y existía una humedad
excesiva en el lugar por la falta de ventilación. Además, se
observó que los documentos habían desarrollado hongos.
c) No había un sistema de alarma contra incendios, rociadores
automáticos ni detectores de humo.
d) No contaba con un equipo para el control de humedad y
temperatura.
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Situaciones similares a las incluidas en el apartado a.1)a) y b), y 2)
del a) al c) fueron comentadas en el Informe de Auditoría M-13-20.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 8.015 de la
Ley 81-1991; al Capítulo VII, Sección 12 del Reglamento para la
Administración Municipal; al Artículo VIII, secciones C y D del
Reglamento 23; y a la Carta Circular ASG-89-3.
Efectos
Las situaciones comentadas impiden al Municipio mantener un control
adecuado de los documentos públicos. Además, propician la pérdida o la
destrucción de los documentos, y evitan que estos se mantengan en buen
estado y se puedan localizar rápidamente. Por otro lado, pueden
representar un riesgo para la salud de los funcionarios y empleados a cargo
de la administración de los documentos y de los usuarios de los mismos.
Causa
El Administrador de Documentos se apartó de las disposiciones citadas.
Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó que:
El Municipio de Toa Baja se encuentra atendiendo el tema de la conservación de documentos públicos. Las deficiencias identificadas son motivadas principalmente por la falta de estructuras o espacios apropiados y las limitaciones fiscales que impiden adquirir y/o construir nuevas facilidades para almacenar y conservar el gran volumen de documentos públicos existente. Lo antes mencionado, ha provocado que se utilicen espacios que no cumplen con todos los criterios mencionados por la Oficina del Contralor. Cabe señalar, que la Administración Municipal no ha descansado en identificar una propiedad municipal o estatal en deshuso para poder relocalizar las áreas de archivo y conservación de documentos públicos. No obstante, no se ha podido identificar un lugar apropiado que cuente con los requerimientos de seguridad, equipos de control de temperatura y humedad, y control de acceso necesarios. […] Finalmente, se impartieron instrucciones al Administrador de Documentos Públicos y al encargado de la Propiedad del Municipio para que inicien sin
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dilación alguna las acciones pertinentes para atender los señalamientos de la Oficina del Contralor en lo que respecta a inventarios. [sic] [Apartado a.]
Véanse las recomendaciones 2 y 30.
COMENTARIOS ESPECIALES
En esta sección se comentan situaciones que no necesariamente implican
violaciones de leyes y de reglamentos, pero que son significativas para las
operaciones de la entidad auditada. También se incluyen situaciones que
no están directamente relacionadas con las operaciones de la entidad, las
cuales pueden constituir violaciones de leyes o de reglamentos, que
afectan al erario.
Comentario Especial 1 - Acuerdo transaccional por una demanda por discrimen político
Situación
En diciembre de 2006, dos exempleados del Municipio presentaron
una demanda contra el Municipio en el Tribunal de Distrito de los
Estados Unidos para el Distrito de Puerto Rico, por discrimen político, al
alegar que fueron víctimas de hostigamiento, persecución y discrimen en
el empleo, incluidos traslados, despidos y negativa a renombrarlos.
El 22 de julio de 2011 el Juez emitió una orden donde instruyó a las partes
a transigir el caso por $60,000. En noviembre de 2011, la Legislatura
Municipal ratificó, mediante la Resolución 91, el acuerdo de transacción
adoptado por el Municipio. El 23 de febrero de 2012 el Municipio realizó
el correspondiente pago.
Comentario Especial 2 - Demandas civiles pendientes de resolución
Situación
Al 31 de diciembre de 2014, estaban pendientes de resolución por los
tribunales 31 demandas civiles presentadas contra el Municipio por
$34,311,205. De este importe, $34,263,000 son por daños y perjuicios, y
$48,205 por cobro de dinero. Además, estaban pendientes de resolución
21 casos presentados por empleados municipales ante la Comisión
Apelativa del Servicio Público relacionados con acciones de personal.
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RECOMENDACIONES Al Secretario de Hacienda
1. Considerar la situación comentada en el Hallazgo 15-a. para las
medidas que estime pertinentes.
Al Comisionado de Asuntos Municipales
2. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva
establecido por esta Oficina y con las disposiciones del
Boletín Administrativo 1998-16, aprobado el 13 de junio de 1998 por
el Gobernador. [Hallazgos del 1 al 18]
3. Ver que el Municipio tome las medidas administrativas necesarias
para desarrollar un plan de austeridad para eliminar el déficit
presupuestario en el Fondo Operacional y los sobregiros en los
fondos municipales. [Hallazgo 1-a.1) y 3)]
Al Alcalde
4. Tomar las medidas administrativas necesarias para desarrollar un plan
de austeridad para eliminar el déficit presupuestario en los fondos
operacionales y los sobregiros en los fondos y en las cuentas
bancarias. [Hallazgo 1-a. del 1) al 3) y 5)]
5. Tomar las medidas administrativas necesarias para que, en lo
sucesivo, los pagos a las agencias gubernamentales, entidades
privadas y proveedores se remesen dentro del tiempo establecido, y
así evitar otras situaciones adversas al Municipio y sus empleados.
[Hallazgo 2]
6. Establecer un plan de mantenimiento y protección de las instalaciones
municipales para, de esta manera, evitar el deterioro de las mismas.
[Hallazgo 3]
7. Se coloque la rotulación apropiada y visible de las áreas cubiertas por
la amplitud del lente de las cámaras de vigilancia electrónica, según
requerido en la reglamentación. [Hallazgo 3-a.3)b)]
8. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de
Finanzas para asegurarse de que:
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a. Realice los estimados de los ingresos locales para preparar y
balancear el presupuesto, basados en la experiencia de cobros de
años anteriores. [Hallazgo 1-a.4)]
b. No se incurra en sobregiros en las cuentas bancarias.
[Hallazgo 1-a.5)]
c. Realice las gestiones necesarias para el cobro de las cuentas por
cobrar atrasadas. Además, evalúe cuáles de estas son cobrables o
no y remitir estas últimas a la Legislatura Municipal para la
acción correspondiente. [Hallazgo 4]
d. Cumpla con los procedimientos establecidos para la disposición
de la propiedad inservible. [Hallazgo 8-b.]
e. Corrija y no se repitan las deficiencias relacionadas con:
1) los controles sobre los procedimientos de las recaudaciones
[Hallazgo 10-a. del 1) al 7)]
2) los inventarios perpetuos de los certificados de patente y de
los recibos de recaudaciones [Hallazgo 10-a.8)]
3) sobre la custodia de los recibos de recaudación y
los certificados de patentes [Hallazgo 10-a.9)]
4) el uso de la tarjeta de débito para realizar los cobros, de
manera que se le asigne a cada recaudador una clave
confidencial e intransferible para acceder al sistema, y un
número de cajero para poder identificar las transacciones
que estos realizan en el mismo [Hallazgo 10-b.]
5) las conciliaciones bancarias, de manera que los balances
reflejados en los estados bancarios se concilien contra los
saldos reflejados en los libros de contabilidad del Municipio
y que las mismas contengan la fecha y la firma de la
persona que las revisa [Hallazgo 13-a.1)a) y b)]
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6) la preparación de las conciliaciones bancarias de la
Cuenta Corriente para que las mismas se realicen
mensualmente [Hallazgo 13-a.1)c)]
7) la preparación del Informe Mensual de Ingresos y
Desembolsos para que los desembolsos sean revisados y
aprobados [Hallazgo 13-a.2)]
8) los cheques en blanco que no se habían cancelado de las
cuentas bancarias cerradas e inactivas [Hallazgo 13-a.3)a)]
9) se localicen los ocho cheques mencionados y se remitan
los mismos a la Unidad de Auditoría Interna para que
esta los examine, determine su corrección y remita el
informe correspondiente con las recomendaciones.
[Hallazgo 13-a.3)b)]
f. Establezca mecanismos que aseguren un control adecuado de la
contabilización de los recaudos de las máquinas de expendio de
refrigerios y golosinas. [Hallazgo 10-c.1)]
g. Preparar un proyecto de ordenanza y presentarlo a la
Legislatura Municipal para reglamentar los procedimientos que
se deben seguir para el manejo, el abastecimiento y la
recolección del dinero de las máquinas de expendio de
refrigerios y golosinas. [Hallazgo 10-c.2)]
h. Obligue los créditos presupuestarios necesarios para el pago de
las obras y los servicios profesionales al momento de otorgarse
los contratos y las enmiendas a estos. [Hallazgo 14-a.]
i. Se registren en los libros y en su nuevo sistema de contabilidad
mecanizado todos los desembolsos que se realicen.
[Hallazgo 14-b.]
j. Localice los comprobantes de desembolso que se comentan en el
Hallazgo 14-c.1) y remita los mismos a la Unidad de Auditoría
Interna para que esta los examine, determine su corrección y le
remita el informe correspondiente con las recomendaciones.
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Además, establezca un sistema de archivo adecuado para los
comprobantes de desembolso, de manera que no se repita una
situación similar.
k. Corrija y vea que no se repitan las deficiencias relacionadas con
los controles sobre los comprobantes de desembolso.
[Hallazgo 14-c.2) y 3)]
l. Marque como pagados los comprobantes de desembolso y
sus justificantes, al momento de efectuar los pagos.
[Hallazgo 14-c.4)]
m. Prepare y emita por año calendario la Declaración Informativa
de los Ingresos no Sujetos a Retención y la Declaración
Informativa de los Ingresos Sujetos a Retención al Departamento
de Hacienda, y velar por que dichas situaciones no se repitan.
[Hallazgo 15-a.]
n. Efectúe los cobros por concepto de arbitrios de construcción y
patentes previo al comienzo de las obras. [Hallazgo 15-b.]
9. Obtener los permisos de construcción antes de contratar la
construcción de las obras y el permiso de uso antes de utilizar las
mismas. [Hallazgo 5]
10. Asegurarse de que los fondos asignados al Municipio por la
Asamblea Legislativa se utilicen exclusivamente para los propósitos
para los cuales fueron asignados, y que se reviertan a la cuenta
bancaria afectada los fondos transferidos indebidamente.
[Hallazgo 6-a.]
11. Remitir a la OCAM los informes sobre el uso dado a los fondos
legislativos asignados al Municipio en el término prescrito por Ley.
[Hallazgo 6-b.]
12. Establecer los controles y procedimientos necesarios para que los
empleados regulares que hayan acumulado tiempo compensatorio en
exceso a lo establecido en la ley, se les conceda el tiempo libre
necesario para evitar tener que pagar por dichos excesos. Además,
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cumplir con la Fair Labor Standards Act of 1938, y demás
reglamentación aplicables en cuanto a la concesión y el pago de horas
extras acumuladas por los empleados. [Hallazgo 7-a.]
13. Asegurarse de que, en la medida que no se afecten las operaciones del
Municipio, los empleados agoten el exceso de sus licencias por
vacaciones y mantener evidencia de las circunstancias extraordinarias
que impidan a estos agotar los mismos. [Hallazgo 7-b.]
14. Informar a la Contralora de Puerto Rico los hurtos o la desaparición de
propiedad, según se requiere en la ley. [Hallazgo 8-a.]
15. Asegurarse de que se tomen los inventarios físicos anuales de la
propiedad mueble, se concilien con los subsidiarios de la propiedad
con la cuenta control y se actualice el Registro de Propiedad
Inmueble. [Hallazgo 8-c.1), 3) y 4)]
16. Se efectúe un inventario físico de toda la propiedad que esté bajo la
custodia del Encargado de la Propiedad que cesó en sus funciones
por renuncia o separación del puesto y se haga el traspaso al
funcionario entrante, conforme a lo dispuesto en la Ley 81-1991.
[Hallazgo 8-c.2)]
17. Asegurarse de que se mantengan inventarios perpetuos de la
existencia de los materiales, suministros y equipos en los
departamentos y las oficinas municipales, y realizar revisiones
periódicas de los mismos. [Hallazgo 8-d. y e.3)]
18. Asegurarse de que se mantenga un registro o historial confiable para
el equipo pesado en el cual se detallen las horas de entrada y de
salida, la fecha y el lugar donde se realizan los trabajos y el nombre
de los operadores. [Hallazgo 8-e.1)]
19. Ver que se establezca y mantenga un control de acceso y de
vigilancia en el DTOP. [Hallazgo 8-e.2)]
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20. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director de
Obras Públicas Municipal para asegurarse de que este provea y
establezca el mantenimiento preventivo de los vehículos municipales.
[Hallazgo 8-e.4)]
21. Asegurarse de que los nombramientos de los directores interinos de
las unidades administrativas no se realicen por períodos prolongados,
y que los mismos cumplan con los requisitos mínimos de experiencia
y de preparación académica establecidos. [Hallazgo 9-a.]
22. Ver que los empleados y funcionarios se asignen dentro de las escalas
y estructuras salariales correspondientes y que se le pague, si aún no
se ha hecho, los $23,529 a la funcionaria afectada por sueldos no
devengados que se menciona en el Hallazgo 9-b.
23. Corregir las deficiencias relacionadas con los nombramientos de los
empleados transitorios por períodos que exceden los términos
establecidos por ley. [Hallazgo 9-c.]
24. Ver que se cumpla con lo dispuesto en la Ley 191-2009 y con el
Memorando Especial Núm. 15-2010 emitido por la OCALARH.
[Hallazgo 9-d.]
25. Asegurarse de que se actualice el Reglamento de Compras.
[Hallazgo 11-c.2)]
26. Asegurarse de que el Director de Finanzas remita las certificaciones
de sobrantes requeridas antes de autorizar las transferencias de
crédito entre partidas presupuestarias. [Hallazgo 12-a.1)]
27. Remitir a la Legislatura Municipal, dentro del término establecido,
copias de todas las resoluciones que apruebe para autorizar
transferencias de crédito entre partidas presupuestarias.
[Hallazgo 12-a.2)]
28. Cumplir con la ley en cuanto a no designar las estructuras
municipales con nombres de personas no fallecidas, y a las que los
fondos municipales invertidos no excedan del 50% del costo total de
las obras. [Hallazgo 16]
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29. Cumplir con la ley con relación a la devolución de las tablillas de los
vehículos inservibles al DTOP. [Hallazgo 17]
30. Ver que se prepare un inventario y un plan de retención de
documentos y que se corrijan, y no se repitan, las deficiencias
relacionadas con el archivo y la disposición de los documentos
públicos del Municipio, y con el área designada para la conservación
de los mismos. [Hallazgo 18]
Al Alcalde y al Presidente de la Junta de Subastas
31. Asegurarse de que siempre haya un ciudadano particular nombrado
como miembro de la Junta de Subastas. [Hallazgo 11-a.]
32. Ver que las actas de las reuniones celebradas por la Junta se
encuadernen en forma de libro, y sean numeradas e inicialadas en
cada página por el Presidente y el Secretario. [Hallazgo 11-b.]
33. Ver que se incluya en los índices de los libros de las actas un
detalle de las mismas por reuniones celebradas y su contenido.
[Hallazgo 11-b.1)]
34. Asegurarse de actualizar el Reglamento de Subastas.
[Hallazgo 11-c.1)]
Al Presidente de la Legislatura Municipal
35. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se
comentan en los hallazgos 1-a.1) y 2, de modo que se adopten las
medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de
seguimiento para ver que estas situaciones se atiendan.
36. Asegurarse de que en los presupuestos se incluyan las partidas
correspondientes para eliminar los déficits corrientes según se
comenta en el Hallazgo 1-a.2).
37. Ver que la Secretaria de la Legislatura Municipal remita a la OCAM, en
el tiempo establecido, copias certificadas de las resoluciones y las
ordenanzas emitidas por ese Cuerpo para la aprobación de transferencias
de crédito. [Hallazgo 12-a.3)]
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ANEJO 1
MUNICIPIO DE TOA BAJA
INGRESOS LOCALES SOBRESTIMADOS EN LOS PRESUPUESTOS DE LOS AÑOS FISCALES DEL 2011-12 AL 2014-15
Año Fiscal 2011-12 Ingresos
Concepto Presupuestados Año anterior6 Diferencia Por ciento
Patentes municipales $18,125,000 $11,112,059 ($7,012,941) Arbitrios de construcción,
licencias y permisos 5,957,841 1,698,598 (4,259,243)
Impuestos sobre Ventas y Usos 7,000,000 4,201,918 (2,798,082)
Multas e intereses 1,001,052 345,627 (655,425)
Otros ingresos 2,517,926 12,536,942 10,019,016
TOTAL $34,601,819 $29,895,144 ($4,706,675) -14%
Año Fiscal 2012-13 Ingresos
Concepto Presupuestados Año anterior7 Diferencia Por ciento
Patentes municipales $18,125,000 $10,338,796 ($7,786,204)
Arbitrios de construcción, licencias y permisos 6,595,000 5,231,677 (1,363,323)
Impuestos sobre Ventas y Usos 8,500,000 4,836,099 (3,663,901)
Multas e intereses 1,350,000 196,017 (1,153,983)
Otros ingresos 3,959,132 6,760,610 2,801,478
TOTAL $38,529,132 $27,363,199 ($11,165,933) -29%
6 Se refiere al año fiscal 2009-10. 7 Se refiere al año fiscal 2010-11.
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Continuación ANEJO 1
Año Fiscal 2013-14
Ingresos Concepto Presupuestados Año anterior8 Diferencia Por ciento
Patentes municipales $12,575,000 $8,949,335 ($3,625,665)
Arbitrios de construcción, licencias y permisos 3,625,000 3,057,962 (567,038)
Impuestos sobre Ventas y Usos 7,000,000 4,728,280 (2,271,720
Multas e intereses 150,000 512,187 362,187 Otros ingresos 2,909,000 6,292,834 3,383,834
TOTAL $26,259,000 $23,540,598 ($2,718,402) -10%
Año Fiscal 2014-15
Ingresos Concepto Presupuestados Año anterior9 Diferencia Por ciento
Patentes municipales $12,075,000 $9,616,782 ($2,458,218)
Arbitrios de construcción, licencias y permisos 2,106,689 1,469,822 (636,867)
Impuestos sobre Ventas y Usos 6,500,000 5,154,754 (1,345,246)
Multas e intereses 100,000 208,989 108,989 Otros ingresos 2,909,000 5,413,589 2,504,589
TOTAL $23,690,689 $21,863,936 ($1,826,753) -8%
8 Se refiere al año fiscal 2011-12. 9 Se refiere al año fiscal 2012-13.
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ANEJO 2
MUNICIPIO DE TOA BAJA OBRA DE CONSTRUCCIÓN QUE NO HA TENIDO UTILIDAD
ESCUELA DE BELLAS ARTES [Hallazgo 3]
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Continuación ANEJO 2
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Continuación ANEJO 2
M-16-22 95
Continuación ANEJO 2
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ANEJO 3
MUNICIPIO DE TOA BAJA
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL MUNICIPIO DURANTE EL PERÍODO AUDITADO10
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO
DESDE HASTA
Hon. Aníbal Vega Borges Alcalde 1 ene. 11 31 dic. 14
Sr. Jorge Ortiz Matías Vicealcalde11 1 feb. 14 31 dic. 14
Hon. Pedro J. Santiago Guzmán ” 1 ene. 11 31 dic. 12
Sr. Pedro Morales Jusino Secretario Municipal 4 feb. 14 31 dic. 14
Sra. Gloria Barreto Colón Secretaria Municipal Interina 16 dic. 13 3 feb. 14
Sr. Pedro Morales Jusino Secretario Municipal 1 jul. 13 15 dic. 13
Sra. Marilyn Martínez Barroso Secretaria Municipal 4 ene. 13 30 jun. 13
Sra. Gloria Barreto Colón Secretaria Municipal Interina 15 nov. 12 3 ene. 13
Sra. Marilyn Martínez Barroso Secretaria Municipal 10 ene. 12 14 nov. 12
” Secretaria Municipal Interina 5 abr. 11 15 dic. 11
Sra. Ramonita Vargas Medina Secretaria Municipal 1 ene. 11 4 abr. 11
Sr. Víctor Cruz Quintero Director de Finanzas 16 ene. 13 31 dic. 14
Sra. Isabel Vega Jourdán Directora de Finanzas 19 dic. 12 31 dic. 12
Sra. Mirellies Ramos Padilla Directora de Finanzas Interina 31 oct. 12 18 dic. 12
Sra. Isabel Vega Jourdán Directora de Finanzas 23 ago. 12 30 oct. 12
Hon. Pedro J. Santiago Guzmán Director de Finanzas Interino 9 jul. 12 22 ago. 12
Sra. Isabel Vega Jourdán Directora de Finanzas 1 ene. 11 8 jul. 12
10 No se incluyen interinatos menores de 30 días. 11 El puesto estuvo vacante del 1 de enero de 2013 hasta el 31 de enero de 2014.
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Continuación ANEJO 3
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO
DESDE HASTA
Sra. Mirellies Ramos Padilla Directora de Recursos Humanos 1 ene. 11 21 dic. 14
Sr. Gustavo Bravo Conde Director de Auditoría Interna 6 ago. 12 31 dic. 14
Hon. Pedro J. Santiago Guzmán Director de Auditoría Interna Interino 16 dic. 11 5 ago. 12
Sr. José Pérez Herrera Director de Auditoría Interna 1 ene. 11 15 dic. 11
Sr. Manuel Félix Ortiz Director de OMMEAD 8 feb. 14 31 dic. 14
Sr. Julio Oliveras Villalobos Director de OMMEAD Interino 20 dic. 13 7 feb. 14
Sr. Manuel Félix Ortiz Director de OMMEAD 16 may. 13 19 dic. 13
Sr. Raúl Ortiz Rivera Director de OMMEAD Interino 4 mar. 13 15 may. 13
Sr. Manuel Félix Ortiz Director de OMMEAD 16 ene. 13 3 mar. 13
” Director de OMMEAD Interino 21 ago. 12 15 ene. 13
Sr. Raúl Ortiz Rivera ” 29 may. 12 20 ago. 12
Sr. Manuel Félix Ortiz ” 1 ene. 11 28 may. 12
Sr. José A. Rivas Rosado Director de Obras Públicas Municipal 3 ene. 14 18 dic. 14
Sr. Jorge Ortiz Matías Director de Obras Públicas Municipal Interino
1 may. 13 2 ene. 14
Sr. José A. Rivas Rosado Director de Obras Públicas Municipal 1 ene. 11 30 abr. 13
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ANEJO 4
MUNICIPIO DE TOA BAJA
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
NOMBRE CARGO O PUESTO PERÍODO
DESDE HASTA
Hon. Francisco Díaz Cortés Presidente 1 ene. 11 31 dic. 14
Sra. Danna Santos García Secretaria 1 jul. 13 31 dic. 14
Sra. Griselle Matos Betancourt ” 1 ene. 11 30 jun. 13
MISIÓN Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008, disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono al (787) 754-3030, extensión 2805, o al 1-877-771-3133 (sin cargo). También se pueden presentar mediante el correo electrónico [email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE LOS INFORMES DE AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030, extensión 3400.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Dirección física:
105 Avenida Ponce de León
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
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