municipio de san cayetano vigencia 2015 … · desde la entrada en vigencia de la ley 1150 de 2007,...

MACROPROCESO MISIONAL MPM-01-01-11

PROCESO: CONTROL FISCAL MICRO FECHA

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SUBPROCESO: AUDITORIA EXTERNA Página 1 de 116

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORIA ESPECIAL EN CONTRATACIÓN

MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

VIGENCIA 2015

CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

San José de Cúcuta, diciembre de 2016



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MUNICIPIO DE SAN CAYETANO

SILVANO SERRANO GUERREO

ContralorGeneral del Departamento Norte de Santander

MARTHA PAOLA CORREAL UREÑA

Contralora Auxiliar Delegada para Auditorías

EQUIPO PROFESIONAL

NANCY SERRANO MOLINA

NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO 5

1.1.1 Control de Gestión 5

1.1.2. Control Financiero y Presupuestal 6

1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables 7

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8 2.1 CONTROL DE GESTIÓN 8

2.1.1 Factores Evaluados 8

2.1.1.1 Ejecución Contractual 2015 8

2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta 94

2.1.1.3 Legalidad 98

2.1.1.4 Gestión Ambiental 99

2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 103

2.1.1.6 Control Fiscal Interno 104

2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL 105

2.2.2 Gestión Presupuestal 111

Gestión Financiera 111

3. OTRAS ACTUACIONES 113 3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS 113

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR 113

4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA

INCIDENCIA 116

5. ANEXOS 116



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San José de Cúcuta, diciembre de 2016

Doctor LUIS JAVIER AGUDELO GUERRERO Alcalde Municipal San Cayetano

Asunto: Informe final auditoría especial vigencia 2015.

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander con fundamento en las

facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó

Auditoría Modalidad Especial a la entidad que usted representa, a través de la evaluación

de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos y

los resultados de la gestión a 31 de diciembre de 2015.

Es responsabilidad de la Administración Municipal el contenido de la información

suministrada para ser analizada por la Contraloría General del Departamento Norte de

Santander, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe que contenga el

concepto sobre la gestión adelantada por ALCALDÍA DE SAN CAYETANO, que incluya

pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la

razonabilidad de los estados contables.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de

auditoría prescritos por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander,

compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de

planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base

razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.

El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos

que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables

y el cumplimiento de las disposiciones legales.

Se remite el presente INFORME FINAL para que en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del recibido del mismo, realice el Plan de Mejoramiento incluyendo los hallazgos administrativos confirmados en éste informe, el cual se debe enviar a la Contraloría General del Departamento en medio físico y de forma digital a los correos [email protected] y/o [email protected]. De no allegar el Plan de Mejoramiento, se trasladará el hecho al proceso sancionatorio, según lo reglamenta la Resolución interna 0705 del 30 de noviembre de 2011 de ésta Departamental. NOTA: De acuerdo a las directrices contenidas en el memorando 25 de agosto hogaño

dispuso la ejecución de la presente auditoria (espacialmente) desde las oficinas de la

Contraloría Departamental. Por lo tanto, el presente informe se sustenta en los soportes

allegados por el municipio el cual se analizanbajo la presunción de lo establecido en el

Art. 83 CP/91 que reza “Las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas

deberán ceñirse a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las

gestiones que aquellos adelanten ante éstas”.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



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1. DICTAMEN INTEGRAL

1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO

Con base en la calificación total de 70.4 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y

Resultados, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander NO FENECE la

cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2015.

Fuente: Matriz de calificación

Elaboró: Equipo Auditor

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación:

1.1.1 Control de Gestión

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión, es desfavorable como

consecuencia de la calificación de 60.6 puntos, resultante de ponderar los factores que

se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.7 42.5

2. Control de Resultados 0 0.0

3. Control Financiero 0.3 27.9

Calificación total 1.00 70.4

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

0.0

93.0

NO FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

60.6

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Calificación Parcial

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

DESFAVORABLE

DESCARGAR

CONTROL DE REVISION



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1.1.2. Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría General del Departamento Norte de Santander como resultado de la

auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable,

como consecuencia de la calificación de93.0 puntos, resultante de ponderar los factores

que se relacionan a continuación:



Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.63 28.1

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.8

3. Legalidad 0.05 4.6

4. Gestión Ambiental 0.10 8.1

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.00 0.0

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.3

7. Control Fiscal Interno 0.10 9.7

1.00 60.6

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN

0.0

81.3

44.6

89.5

92.0

83.3

Favorable

Desfavorable

96.7

Desfavorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 63.0

2. Gestión presupuestal 0.10 10.0

3. Gestión financiera 0.20 20.0

Calificación total 1.00 93.0

Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 3

90.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

100.0

Concepto

100.0

Favorable

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable



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1.1.2.1 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los Estados Contables fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2015, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son con Salvedad. PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe diligenciar y presentar el plan de mejoramiento adjunto que le permite

solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los quince

(15) días siguientes al recibo del informe final.

El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán

por parte de la Entidad, las cuales responderán a cada una de las debilidades

detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y

los responsables de su desarrollo.

Atentamente,

SILVANO SERRANO GUERRERO

Contralor General - Departamento Norte de Santander



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

El concepto sobre el Control de Gestión es Desfavorable, como consecuencia de la

evaluación de los siguientes factores:

2.1.1 Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual 2015

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por

SAN CAYETANO, en cumplimiento de lo establecido en la resolución Interna de rendición

de cuentas en línea de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, se

determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

Celebro260 contratos en la vigencia 2015 por valor de $16.651.311.384, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR

Prestación de Servicios 156

$ 1,695,531,897

Arriendo 8 $ 14,014,800

Consultoría 9 $ 304,841,245

Convenios 7 $ 3,567,428,980

Interventoría 7 $ 172,573,897

Obra 43 $ 10,405,861,285

Suministros 30

$ 491,059,280

TOTAL 260 $16,651,311,384

Fuente: Formato 201513 F20_1A_AGR aplicativo SIA Elaboró: Equipo Auditor

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual es INEFICIENTE a consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 44.6 resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:



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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor

Contratos de Obra

De un universo de cuarenta y tres(43) contratos celebrados por el municipio en la vigencia 2015; según memorando de asignación del 25 de agostohogaño, fueron seleccionados 3 (tres) contratos para auditar por valor de$375.979.561equivalentes al 3.6% del valor contratado en la modalidad, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado: Como se señaló en el informe preliminar las observaciones administrativas con presunta

incidencia disciplinaria que tengan la misma connotación, se contabilizaran en una sola

observación en el informe final, es por esto que las observaciones relacionadas con la

publicación en el SECOP se agruparon así:

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO Desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales, descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. Así mismo mediante directiva 007 del 13 de junio de 2011 el Procurador General de la Nación ADVIERTE a los representantes legales de las entidades estatales definidas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993 y a los ordenadores del gasto, sobre su obligación constitucional y legal de dar publicidad a los procesos contractuales de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, así mismo indicar que debe publicarse en consideración al tipo de contrato celebrado.

Prestación Servicios QContratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 14 7 33 3 50 2 100 3 40.00 0.50 20.0

Cumplimiento deducciones de ley 92 13 67 3 100 4 100 3 91.30 0.05 4.6

Cumplimiento del objeto contractual 45 10 19 3 44 3 50 3 41.57 0.20 8.3

Labores de Interventoría y seguimiento 65 13 67 3 25 4 50 1 57.14 0.20 11.4

Liquidación de los contratos 14 7 0 3 0 2 0 3 6.67 0.05 0.3

1.00 44.6

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

VARIABLES A EVALUAR Promedio PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Calificación

Ineficiente



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CONDICIÓN El Otro Si Adicional número 2 en valor al contrato de obra número 163 del 29 de diciembre de 2015 por valor de $22.272.000. La copia enviada por el municipio en la presente auditoria se encuentra sin firmas de la alcaldesa y el contratista y no está publicada en la página del SECOP. La Adición número 1 del 7 de septiembre de 2015 del Contrato de Compraventa No. 142 del 31 de agosto de 2015 por valor de $26.170.000 por el término de un (1) mes no se encuentra publicada en el SECOP. El contrato ACEPTACIÓN DE LA OFERTA No. 031 DEL 19 DE FEBRERO DE 2015 al igual que su adicional del 5 de octubre 2015 con el mismo objeto, no se encuentran publicados en el SECOP.

El contrato de prestación de servicios No. 049 del 3 de marzo de 2015, al igual que su adicional del 30 de agosto de 2015 no se encuentra publicado en el SECOP.

El contrato de Prestación de Servicios No. 036 del 03 de marzo de 2015 no se encuentra publicado en el SECOP. El Contrato de Prestación de Servicios No. 043 del 03 de marzo de 2015 no se encuentra publicado en el SECOP. Los contratos de prestación de servicios No. 058/15, 085/15 y 090/15, no se observa la publicación de dichos contratos en la página web del SECOP. La adición del Contrato de Consultoría No. 111 del 30.06.2015 no se encuentra publicada en el SECOP. DESCARGOS En la mayoría de los contratos enunciados la entidad no se pronunció al respecto. Frente a la ACEPTACIÓN DE LA OFERTA No. 31 la entidad señalo: Si se publicó en el SECOP, conforme se puede verificar en el mismo. Anexo impresión pantallazo.



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1. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Dentro del informe de descargos no hicieron mención al respecto. Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético e impresos no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. Efectuada nuevamente la consulta del SECOP y por el número de la invitación 011 se observa que la administración municipal publicó el contrato en la página del SECOP el día 20 de febrero de 2015, sin embargo no se efectuó la publicación de la adición al contrato, tal y como se observa en el siguiente pantallazo:

Por lo expuesto, se mantiene el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Presunta falta de control por el área designada, el cual debe hacer seguimiento a las diferentes etapas del proceso contractual. EFECTO Falta de oportunidad en la publicación de los contratos firmados por el ente territorial, para conocimiento de la comunidad.



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CONTRATO DE OBRA No. 163 del 13.11.2015

Número del Contrato 163 Ver Adiciones

Objeto del Contrato

MODERNIZACION DE 60 (SESENTA) LUMINARIAS DE SODIO A TECNOLOGIA LED Y MANTENIMIENTO DEL ALUMBRADO PÚBLICO EN EL MUNICIPO DE SAN CAYETANO- NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato

$210,000,000.00 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista

FERNANDO MEDINA HIGUERA

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 13483166-3

País y Departamento/Provincia de ubicación del Contratista

Colombia : Norte De Santander

Dirección Física del Contratista

Centro Comercial Bolívar Local H-11, Cúcuta

Nombre del Representante Legal del Contratista

FERNANDO MEDINA HIGUERA

Identificación del Representante Legal

Cédula de Ciudadanía No. 13483166

Valor Contrato Interventoría Externa

$17,950,000.00 Peso Colombiano

Fecha de Firma del Contrato 13 de noviembre de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato

17 de noviembre de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato

40 Días

Adición

OTRO SI ADICIONAL EN VALOR AL CONTRATO DE OBRA 163 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 2015 EN VALOR DE VEINTIÚN MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS ($21.999.998) M/CTE. NOTA: LA ADICIÓN NÚMERO 1 PUBLICADA EN EL SECOP SE ENCUENTRA SIN FIRMAS POR PARTE DE LA ALCALDESA Y CONTRATISTA.

Adición 2

OTRO SI ADICIONAL NÚMERO 2 EN VALOR AL CONTRATO DE OBRA NÚMERO 163 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $22.272.000. NOTA: LA COPIA ENVIADA POR EL MUNICIPIO EN LA PRESENTE AUDITORIA SE ENCUENTRA SIN FIRMAS DE LA ALCALDESA Y EL CONTRATISTA Y NO ESTA PUBLICADA EN LA PAGINA DEL SECOP.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

AM 15070276 DEL 22 DE JULIO DE 2015 Rubros presupuestales: 23030701080101 Mantenimiento Expansión y resposición electrica urbana $58.519.519, 23030701060102 Mantenimiento Expansión y resposición electrica rural $6.801.420 y 23030701030101 Mantenimiento y/o ampliación alumbrado público $144.679.061 AM 15120460 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 2015 RUBRO 2303070160102 Mantenimiento Expansión y Resposición Eléctrica Rural por valor de $22.296.400

Registro Presupuestal AM 15120783 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $21.999.998. Rubro presupuestal 2303070160102 Mantenimiento Expansión y Resposición Eléctrica Rural

https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleAdiciones.do?numConstancia=15-1-149074&numContrato=163



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Registro Presupuestal

AM 15120787 DEL 28 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 22.272.000. Rubros presupuestales: 23030701040101 Preinversión en Infraestructura $22.000.000 y 23030701060102 Mantenimiento Expansión y resposición electrica rural $272.000

Registro Presupuestal

AM 15110720 DEL 13 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $210.000.000. Rubros presupuestales: 23030701080101 Mantenimiento Expansión y resposición electrica urbana $58.519.519, 23030701060102 Mantenimiento Expansión y resposición electrica rural $6.801.420 y 23030701030101 Mantenimiento y/o ampliación alumbrado público $144.679.061

Comprobantes de egreso

AM 15111181 DEL 24 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $88.705.696 DESCUENTOS POR VALOR DE $15.093.200 VALOR PAGADO $ 73.612.496 AM 15120126 DEL 4 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 43.265.638 DESCUENTOS POR VALOR DE $7.419.800 VALOR PAGADO $35.845.838 AM 15120181 DEL 21 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 78.028.666 DESCUENTOS POR VALOR DE $13.282.800 VALOR PAGADO $64.745.866 AM 15120376 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 272.000. AM 15120377 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $22.000.000 VALOR DESCUENTOS DE $3.781.800 VALOR PAGADO DE $18.218.200 AM 15120380 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $21.999.998 VALOR DESCUENTOS DE $3.773.000 VALOR PAGADO DE $18.226.998

Factura de venta

No. 0274 del 4 de diciembre de 2015 por valor de $43.265.638 No. 0275 del 21 de diciembre de 2015 por valor de $78.028.666 No. 0280 del 31 de diciembre de 2015 por valor de $22.272.000 No. 0279 del 31 de diciembre de 2015 por valor de $21.999.998

NOTA GENERAL: EL ENTE MUNICIPAL EN SU INFORME DE DESCARGOS NO DESCRIBIÓ O RELACIONO LA DOCUMENTACIÓN QUE ALLEGABA EN MEDIO MAGNETICO, BAJO EL PRINCIPIO DE LA PRESUNCION DE LA BUENA FE, ESTOS FUERON RECIBIDOS PARA SU ESTUDIO. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO El artículo 25.6 de la Ley 80 de 1993, que regula el principio de economía-y rige en todos los procedimientos de selección-, establece en el numeral 6: “Las entidades estatales abrirán licitaciones e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales” Artículo 71 del Decreto 111 de 1996, que señala entre sus apartes “Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos”



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CONDICIÓN Dentro de la información allegada por el municipio de San Cayetano no se encontró el certificado de disponibilidad presupuestal que respalde la adición número 01 por valor de $21.999.998. DESCARGO DE LA ENTIDAD En vista de la no posibilidad de acceso a la documentación existente en la Alcaldía Municipal, comedidamente solicito se requiera al municipio para que la allegue. Es de aclarar que en la minuta contractual se consigna el número del certificado por lo que el mismo debe existir. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA El ente municipal allegó la información requerida en la etapa de descargos, adjunto el certificado de disponibilidad presupuestal No. AM15120460 del 18 de diciembre de 2015 por valor de $22.296.400 y el registro presupuestal No. AM15120783 del 28 de diciembre de 2015 por valor de $21.999.998, por lo tanto, se levanta la observación inicial.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Los documentos contractuales deben contar con la respectiva fecha de elaboración y firmas del responsable de su elaboración y aprobación. . CONDICIÓN Revisado el expediente contractual allegado por el municipio de San Cayetano, encontramos los siguientes documentos sin firmas del responsable de su elaboración y aprobación: La minuta contractual allegada por la administración municipal no se encuentra

firmada por el contratista. La evaluación propuestas licitación pública número 04 de 2015 tiene por fecha 21

de octubre de 2015, no se encuentra firmada por el Secretario General (Jesús Urley Peña Vasquez) y la Tesorera (Yasmid Esmeralda Barón Carrillo).

El acta de audiencia de adjudicación licitación pública número 04 de 2015 del 3 de

noviembre de 2015 sólo se encuentra firmada por la Alcaldesa Municipal, esta sin la firma del Secretario General.

Se allegaron cuatro (4) informe de actividades los cuales se encuentran sin firma o visto bueno del supervisor, en donde anexan un registro denominado “actividades Ejecutadas” y gran parte de este se encuentra sin firmas del usuario, sin fecha y hora.

Acta de liquidación del 31 de diciembre de 2015 suscrita entre el Supervisor y el Contratista, no cuenta con la firma del alcalde municipal.



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Otro si número 01 adicional en valor al contrato de obra 163 del 23 de diciembre de 2015 en valor de veintiún millones novecientos noventa y nueve mil novecientos noventa y ocho pesos ($21.999.998) m/cte. Publicada en el SECOP se encuentra sin firmas por parte de la alcaldesa y contratista.

Otro si adicional número 2 en valor al contrato de obra número 163 del 29 de diciembre de 2015 por valor de $22.272.000, se encuentra sin firmas de la alcaldesa y el contratista.

DESCARGO DE LA ENTIDAD La Alcaldía de San Cayetano no se pronunció al respecto.

2. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Ante la falta de documentación que permita controvertir la observación realizada por la departamental y ante el silencio de la administración, se confirma el hallazgo administrativo inicialmente planteado. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de soporte o documentación que respalde las operaciones de la entidad. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO La ejecución contractual en materia fiscal debe estar plenamente soportada en evidencias que demuestren que el objeto fue cumplido a cabalidad y que presentó un impacto positivo. CONDICIÓN No se evidencia informes del interventor y/o supervisor. Dentro de la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano se adjuntaron cuatro (4) informe de actividades los cuales se encuentran sin firma o visto bueno del interventor y/o supervisor, en donde anexan un registro denominado “actividades Ejecutadas” y gran parte de este se encuentra sin firmas del usuario, sin fecha y hora. Se desconoce la ubicación de las sesenta (60) luminarias LED 30-40 w 90 lm/vatio con base para fotocelda, ítem 1.1. del objeto contractual, así mismo las 440 bombillas del los ítems 2.1 a 2.6, con sus respectivos balastos.



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No existe constancia de la comunidad en donde certifique el cambio de la luminaria, no hay un registro fotográfico del antes o después de la presente inversión, no se soportan las actas de recibido a satisfacción de la comunidad o del señor personero que puedan confirmarnos el cumplimiento y finalidad del objeto contractual y de las adiciones realizadas, para lo cual se requiere que la entidad soporte el mismo, allegando la información antes citada. DESCARGO DE LA ENTIDAD Se allegan los documentos solicitados y evidencias

3. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $254.271.998

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL El ente municipal allegó en la etapa de descargos la siguiente información: Dos actas de entrega de luminarias al técnico operativo de la Unidad de Servicios Públicos Domiciliarios una del 28 de diciembre de 2015 y otra del 15 de enero de 2016:



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Y adjunto el registro denominado “actividades Ejecutadas” y gran parte de este se encuentra sin firmas del usuario, sin fecha y hora de recibido. Es de anotar que ésta documentación reposaba dentro de la información del contrato que fue allegada en la etapa de ejecución del mismo. A pesar de ser solicitada en el informe preliminar el ente municipal no allegó la siguiente información: Constancia de la comunidad en donde certifique el cambio de la luminaria Registro fotográfico del antes o después de la presente inversión Soportes de las actas de recibido a satisfacción de la comunidad o del señor

personero que puedan confirmarnos el cumplimiento y finalidad del objeto contractual y de las adiciones realizadas.

Por lo expuesto, ante la falta de soportes que evidencien la realización plena del contrato 163 y su adición, al igual que un recibido a satisfacción de la comunidad beneficiaria del contrato y su adicional, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por $254.271.998.



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CAUSA La anterior situación puede presentarse por la falta de mecanismos de control y del establecimiento de una lista de chequeo que permita controlar la documentación que debe contener un expediente contractual. EFECTO Falta de soportes que permitan sustentar la ejecución contractual, lo cual podría conllevar a procesos fiscales. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Las adiciones contractuales deben estar plenamente soportadas y que justifiquen las modificaciones, la falta de ello conlleva a un incumplimiento de los principios de transparencia y planeación propios de la administración pública. CONDICIÓN Revisada la documentación allegada por el municipio de San Cayetano sólo se evidenció una solicitud de adición del 29 de diciembre de 2015 firmada por el contratista y dirigida a la Alcaldesa. DESCARGO DE LA ENTIDAD La entidad auditada no se pronunció al respecto.

4. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Como quiera que la entidad auditada no realizó ningún tipo de descargos se mantiene la observación inicial, confirmándose el hallazgo administrativo CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de soporte o documentación que respalde las operaciones de la entidad. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Los documentos mencionados en el acta de liquidación deben contar con los respectivos soportes.



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CONDICIÓN El Acta de liquidación del 31 de diciembre de 2015 suscrita entre el Supervisor y el Contratista, no cuenta con la firma del alcalde municipal. Aparecen las siguientes actas:

Revisada la documentación del expediente contractual encontramos las siguientes actas que difieren de lo enunciado: Acta de recibo número 2 del 21 de diciembre de 2015 por un valor de $78.028.666

suscrita por el Supervisor MIGUEL EGDUAR ALFEREZ OLMOS - FERNANDO MEDINA HIGUERA Contratista y JHON CARLOS VILLAMIZAR LAGUADO Contratista.

Acta de recibo número 2 del 4 de diciembre de 2015 por un valor de $43.265.638

suscrita por el Supervisor MIGUEL EGDUAR ALFEREZ OLMOS - FERNANDO MEDINA HIGUERA Contratista y JHON CARLOS VILLAMIZAR LAGUADO Contratista.



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Acta de recibo final del 30 de diciembre de 2015 firmada por el Supervisor y contratista, en esta aparece las siguientes cantidades:

Acta adicional de obra número 02 del 29 de diciembre de 2015 suscrita por el

supervisor y el Contratista, en donde se cambia el censo de la población, así:



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DESCARGO DE LA ENTIDAD Se allegan actas para su revisión

5. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL La información mencionada en la etapa de alegación no fue allegada, por lo tanto, se mantiene la observación inicial, confirmándose el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de soporte o documentación que respalde las operaciones de la entidad. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO En los pliegos de condiciones y minuta contractual se establecieron los siguientes amparos contractuales:



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CONDICIÓN Revisada la documentación contractual allegada por la administración municipal encontramos las siguientes Póliza número 0381168-2 de Suramericana del 13 de noviembre de 2015 se

amparo los riesgos de BASICO RESPONSABILIDAD CIVIL por valor de $128.870.000 y del 13 de noviembre de 2015 al 31 de diciembre de 2015.

Con la póliza número 1464592-3 de Suramericana del 13 de noviembre de 2015

se ampara los riesgos de cumplimiento del contrato del 13 de noviembre de 2015 al 1 de mayo de 2016 por valor de $21.000.000, estabilidad de obra del 13 de noviembre de 2015 al 13 de noviembre de 2020 por valor de $21.000.000 y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del 13 de noviembre de 2015 al 31 de diciembre de 2018 por valor de $10.500.000

Las pólizas no fueron modificadas considerando las adiciones efectuadas, toda vez que el total de la contratación ascendió a la suma de $254.271.998. Así mismo no se encontró el acto administrativo de aprobación de las respectivas pólizas. DESCARGO Se allegan los documentos solicitados y evidencias.



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6. SE MANTIENE EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El ente municipal allegó en la etapa de descargos allegó en la etapa de descargos las pólizas números1400732-3 Suramericana del 19 de octubre de 2015 amparo Seriedad de la Oferta, 0381168-2 Suramericana del 13 de noviembre de 2015 amparo Básico de Responsabilidad Civil, 1464592-3 Suramericana del 13 de noviembre de 2015 amparos cumplimiento, estabilidad de obra, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, 1464592-3 Suramericana del 23 de diciembre de 2015 amparos cumplimiento, estabilidad de obra, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, 1464592-3 Suramericana del 29 de diciembre de 2015 amparos cumplimiento, estabilidad de obra, pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. No se adjuntó los actos administrativos de aprobación de las respectivas pólizas, razón por la cual, se confirma la observación inicial, por lo cual se mantiene el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de soporte o documentación que respalde las operaciones de la entidad. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Como quiera que el cambio de las luminarias corresponde a un trabajo de alto riesgo y en alturas la entidad contratante debe garantizar que el contratista cumpla con lo dispuesto en la normatividad vigente tales como el Reglamento de Seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas Resolución 1409 de 2012, Resolución 2291 de 2010 Expedida por el Ministerio de la Protección Social por la cual se amplía el plazo establecido en el artículo 4 de La Resolución 000736 de 2009 y se dictan otras disposiciones, Circular 070 de 2009 emanada por el Ministerio de la Protección Social, sobre procedimientos e instrucciones para trabajo en alturas, Resolución 1938 de 2009 emanada por la Dirección General del SENA, por la cual se modifica el artículo 1 de la Resolución 1486 de 2009, Resolución 1486 de 2009 emanada por la Dirección General del SENA, donde se establecen los lineamientos para el cumplimiento de la Resolución 736 de 2009 expedida por el Ministerio de la Protección Social, sobre trabajo seguro en alturas.

CONDICIÓN Dentro de la documentación allegada dentro del expediente contractual no se observa el cumplimiento de la citada normatividad. DESCARGO Se allegan los documentos solicitados y evidencias



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7. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA El ente municipal en la etapa de descargos no allego la información requerida, razón por la cual se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Falta de medidas de control y desconocimiento de la normatividad vigente por parte de la administración municipal. EFECTO Ausencia de control y en algunas ocasiones incumplimiento de la normatividad vigente. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Los proyectos de inversión deberán contar con su debida inscripción en el Banco de Proyectos de conformidad con la normatividad vigente CONDICIÓN En la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano no se encontró la respectiva inscripción en el banco de proyectos que respalda los programas y proyectos del municipio. DESCARGO La entidad no se pronunció al respecto.

8. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Ante la falta de alegación por parte de la entidad auditada, se mantiene la misma, confirmándose el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de gestión y de un instrumento para ejercer el control. OBSERVACIÓN ADMINISTRATVA CRITERIO Dentro de las obligaciones contractuales se encuentra que el contratista debe cumplir con el pago de salarios y demás prestaciones sociales al personal que participo en la ejecución de la presente contratación.



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CONDICIÓN De la información allegada no se observa el pago de salarios y demás prestaciones sociales, inclusive la dotación a que haya lugar por parte del contratista, por cuanto se carece de nóminas, constancias o recibidos a satisfacción ó cualquier otro registro que permita soportar el cumplimiento de esta obligación. DESCARGO Se allegan los documentos solicitados y evidencias

9. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL El ente municipal menciona que allega la información, documentación que en realidad no fue soportada por parte de la entidad auditada, por lo tanto se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de gestión y de un instrumento para ejercer el control.


Objeto del Contrato

ADECUACION DE ANDENES SOBRE LA CARRERA 10 ENTRE CALLES 5ta Y 8ta DEL CORREGIMIENTO DE CORNEJO EN EL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTANDER. Contrato publicado oportunamente en el SECOP.

CDP AM 15030075 del 03.03.15por $108.000.000

Registro presupuestal AM 15050473 del 12.05.15 por $107,979,598.00

Rubro presupuestal 2303071404010 Construcción de andenes y zonas peatonales


JASA LTDA

Identificación del Contratista

Nit de Persona Jurídica No. 8001770120

Dirección Física del Contratista

Avenida 6 Nº 7N-71 Zona Industrial, Cúcuta.


SALVADOR ARTURO MONTES PABON



Plazo de Ejecución del Contrato

3 Meses

Acta de inicio 11.06.15

Acta de modificación y final 11.07.15 y 11.09.15 respectivamente



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Comprobantes de egreso AM-15080678 y AM-15070683 del 05.08.15 por $39.065.154 y$68.908.394 respectivamente, con los descuentos de ley, quedando a favor del municipio $6.050 pesos.

Póliza de garantía

Cumplimiento GU026600 del 12.05.15 Seguros Confianza; Responsabilidad civil extracontractual RE 15007 del 12.05.15, debidamente aprobadas el 12.05.16, con ampliación de póliza en tiempo. Cien por ciento cancelado.

Acta de liquidación No se allego

Proceso celebrado bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía No. SAMC 03 DE 2015publicado en el SECOP el 15.04.15. Allegan soportes contractuales como (ente otros) registro del banco de proyectos código BPPIM No. 2015-054673-037, estudios previos, estudio del sector, prepliegos, resolución de apertura No. 077 del 10.04.15, pliegos, acta de cierre del 30.04.15, propuesta, antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales, certificado de existencia y representación legal, RUP, RUT, certificado de matrícula mercantil, póliza de seriedad de la oferta No. GU026536 del 28.04.15 (seguros confianza) garantizando la oferta presentada, (entre otros). Así mismo, allegaronel acta de evaluación publicada el 05.05.14 en el SECOP. Proceso adjudicado mediante resolución No. 093 del 08.05.15, el cual se aseguró su ejecución mediante la póliza de garantía (arriba señalada) cumpliendo ésta con lo dispuesto en la cláusula 19 del contrato (cumplimiento, calidad de los bienes, salarios y prestaciones laborales, civil extracontractual), siendo éstas debidamente aprobadas. De otra parte, se allego las facturas de venta No. 1233 del 04.08.15 Este análisis técnico fue realizado por el Ingeniero Oscar Arellanos “Revisando y analizando el contrato allegado, se observa el cumplimiento de las obras en los registros fotográficos, la estabilidad de la obra se confía en el informe de interventoría el cual es muy favorable, así mismo se revisó los análisis de precios unitarios los cuales no presentan anomalías”. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN No se allego el acta de liquidación del contrato. CRITERIO CLÁUSULA 29 DEL CONTRATO “Posterior a la suscripción del acta de recibió final, las partes deben liquidar el contrato. En caso que el contratista se oponga o no exista un acta de recibo final, el contratante puede liquidar unilateralmente el presente contrato”. DESCARGO Se allega acta de liquidación de 2015.

10. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSION DE LA CONTRALORIA Dentro del informe de descargos hicieron mención al respecto.Sin embargo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo.



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CAUSA Presunta falta de control por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

El dar cumplimiento al clausulado contractual como es la liquidación pactada, refleja el cumplimiento o no de las partes, para así evitar controversiasfuturas. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados, no se observó la planilla de aportes a salud de junio, pensión de agosto y riesgos laborales de junio y agosto de 2015. Lo anterior, si tenemos en cuenta la firma del el acta de inicio del 11.06.15 y recibo final de ejecución del contrato del 11.09.15, suscritas entre Ing. Miguel Egduar Alferez Olmos – Supervisor del contrato y Salvador Arturo Montes Pabón – Representante legal JASA LTDA.-Contratista. CRITERIO Contrato CLÁUSULA 6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA, numeral 6.6: Efectuar el pago de los aportes correspondientes en materia de seguridad social integral consagrado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, además normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, de sus empleados y de sí mismo y parafiscales.

DESCARGOS Se allega planilla de aportes de seguridad social integral para los periodos laborales de junio y agosto de 2015. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

11. SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA PERO SE MANTIENE EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

Revisado los soportes documentales allegados en medio magnético, se evidencio la Planilla No. 8794545 fecha de pago planilla 2015-07-01 sobre los riesgos laborales del mes de junio y la Planilla No. 5785591 sobre los aportes a pensión y riesgos laborales del mes de agosto de 2015. Sin embargo, con relación a los aportes del mes de junio de 2015, solo se evidencio resumen planilla de pago de aportes a salud del mes de junio ver la página 52 del archivo digital “contrato 093”. Por lo anterior, se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Nota: Se deja presente que en los anexos de descargos digitales, allegaron copia de actas de recibido de obra por la comunidad.



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Objeto contractual MANTENIMIENTO DE VIA Y CONSTRUCCIÓN BATEA EN LA VEREDA GUADUAS VIA DESDE TABIRO A GUADUAS EN EL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTANDER

CDP AM 15030066 del 03.03.15 por $ 58,000,000


Rubro presupuestal 2303071102050102 mantenimiento de vía y construcción batea vereda guaduas

Fecha y Hora de Apertura del Proceso

16-03-2015 10:00 a.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso

21-03-2015 11:00 a.m.


FABIAN ALBERTO PRATO DUARTE

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 882410272

Dirección Física del Contratista Avenida 6ª No. 18-35 B. La Cabrera, Cúcuta


FABIAN ALBERTO PRATO DUARTE



Plazo de Ejecución del Contrato 2 Meses

Actas Inicio 07 de abril de 2015 Recibo parcial de obra No. 1 del 18.05.15 Recibo final de obra: 07.06.15

Comprobantes de egreso AM15060429/02.06.15 por $28.670.760 AM15070529/10.07.15 por $29.329.203 Cancelado 100%

Pólizas de garantía De Aseguradora Solidaria Nos. Cumplimiento 460-47-994000012446 y Responsanbilidad civil 460-74-994000002625 del 07.04.15 respectivamente.

Acta de liquidación 10.07.15

Proceso celebrado bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía No. SAMC 01 DE 2015publicada la convocatoria en el SECOP el 09.03.15. Allegan soportes contractuales como (ente otros) registro del banco de proyectos código BPPIM No. 2015-054673-028, aviso de convocatoria, estudios previos, especificaciones técnicas prepliegos, resolución de apertura No. 045 del 16.03.15, pliegos de condiciones, propuesta, antecedentes fiscales, disciplinarios, RUP, RUT, declaración juramentada de pagos de seguridad social y aportes parafiscales, póliza de seriedad de la oferta No. 460-47-994000012384 del 19.03.15 (Aseguradora Solidaria) garantizando la oferta presentada. Así mismo, allegaron el acta de evaluación publicada el 26.03.14 en el SECOP. Proceso adjudicado mediante resolución No. 059 del 06.04.15, el cual se aseguró su ejecución mediante la póliza de garantía (arriba señalada) cumpliendo ésta con lo dispuesto en la cláusula 19 del contrato (cumplimiento, calidad de los bienes, salarios y prestaciones laborales, Así mismo, se allego la póliza civil extracontractual), siendo éstas aprobadas. Se hace la observación que el acta de evaluación de la propuesta de selección abreviada de menor cuantía, en ésta la parte de la evaluación Jurídica y la evaluación Financiera, no están firmadas de los responsables de dicha evaluación Carlos Omar Delgado Bautista y Yasmin Esmeralda Baron, respectivamente. Situación que debe ser tenida en cuenta.



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Este análisis técnico fue realizado por el Ingeniero Oscar Arellanos “Revisando y analizando el contrato, se observa el cumplimiento de las obras en los registros fotográficos, la estabilidad de la obra se confía en el informe de supervisión el cual es muy favorable, así mismo se revisó los análisis de precios unitarios los cuales no presentan anomalías”. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN De acuerdo a la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractualNo. 460-74-994000002625 expedida 07.04.15 de Aseguradora solidaria, la suma asegurada de ésta fue de $12.887.000 (predios, labores y operaciones) y no por 200 SMLV, como se estableció en la respectiva cláusula del contrato. CRITERIO Según el contrato objeto de análisis en la cláusula 19 GARANTIA se estipulo <<…de responsabilidad civil extracontractual. Por el valor equivalente a la suma de 200SMLV>>. Lo anterior, en cumplimiento de los estipulado en el decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.2.3.1.17. Suficiencia del seguro de responsabilidad civil extracontractual. El valor asegurado por los contratos de seguro que amparan la responsabilidad civil extracontractual no debe ser inferior a: Doscientos (200) SMMLV para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos (1.500) SMMLV. DESCARGOS No se allego descargo alguno.


CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto (póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual). Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Presunta falta de control por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”. EFECTO Ante cualquier eventualidad en la ejecución del contrato, la suficiencia de la misma cubriría algún siniestro que se llegue a presentar contra terceros, en la respectiva cuantía estipulada por la norma y pactada en la cláusula contractual.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados, no se observó la planilla de aportes a salud, pensión y riesgos laborales de abril y mayo de 2015. Lo anterior, teniendo en cuenta la firma del acta de inicio del 07.04.15 y recibo final de ejecución del contrato del 07.05.15, suscritas entre Ing. Miguel Egduar Alferez Olmos – Supervisor del contrato y Fabian Alberto Prato Duarte - Contratista. CRITERIO Contrato CLÁUSULA 6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA, numeral 6.6: Efectuar el pago de los aportes correspondientes en materia de seguridad social integral consagrado en el artículo 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, además normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, de sus empleados y de sí mismo y parafiscales DESCARGO No hicieron manifestación alguna en los descargos.

13. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Sin embargo, revisado los soportes documentales allegados en medio magnético, se evidencio la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes con autorización No. 151862571 y fecha de pago 2015/06/04 de pensión y riesgos laborales de mayo de 2015.Así mismo, se allego la Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes con autorización No. 147934534 con fecha de pago 2015/05/05 de pensión y riesgos laborales de abril y salud de mayo. Sin embargo, no se allego la planilla de aportes de salud del mes de abril de 2015. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA

Presunta falta de control en la verificación del pago de aportes al SSSI por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Genera riesgo para la entidad y el contratista, ya que al momento de la ejecución contractual se pueden suscitar eventos que pongan en riesgo la integridad del contratista y/o personal contratado, lo que evitaría alguna situación litigiosa, de ser el caso. Contratos de Suministros De un universo de treinta (30) contratos celebrados por el municipio en la vigencia 2015, según memorando de asignación del veinticinco de agosto hogaño, fueron seleccionados 04 (cuatro) contratos para auditar por valor de $250.549.200equivalente al 51% del valor



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contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO DE COMPRAVENTA No. 142 DEL 31 DE AGOSTO DE 2015

Número del Contrato 142 DE 2015

Estado del Contrato Celebrado

Objeto del Contrato

COMPRAVENTA DE BIENES PARA EL NORMAL FUNCIONAMIENTO DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL, EL SISTEMA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO, EL BATALLON DE INFANTERIA NO. 13 GENERAL CUSTODIO GARCIA ROVIRA Y ESTACIONES DE POLICÍA QUE PRESTAN SERVICIO DE SEGURIDAD AL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $186,379,200.00 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista DISTRIBUCIONES Y SUMINISTROS HERVAL




Dirección Física del Contratista calle 4 Nº 4-86 de Chinácota


CARLOS HERNANDEZ GALVIS

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 88001783

Valor Contrato Interventoría Externa $.00

Fecha de Firma del Contrato 28 de agosto de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 28 de julio de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 15 Días

Certificado de disponibilidad presupuestal

AM 15030118 DEL 3 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $80.000.000 RUBRO 2103060102 Compra de equipo muebles y enseres $80.000.000, AM 15050186 DEL 4 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $27.476.000 RUBROS 23030719040101 APOYO A LA LABOR QUE PRESTA LA FUERZA PÚBLICA $22.840.000, 23030719030101 APOYO A LA LABOR QUE PRESTA LA FUERZA PÚBLICA $4.636.000 AM 15050218 DEL 26 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $21.000.000 RUBRO 23030719030101 APOYO A LA LABOR QUE PRESTA LA FUERZA PÚBLICA $21.000.000 AM 15060223 DEL 1 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $23.910.000 RUBROS 270504 FUNCIONAMIENTO DE LAS OFICINAS DE PLANEACION $ 9.744.828 Y 270101 FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN $ 14.165.172

Registro presupuestal AM15080598 DEL 31 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $ 186.379.200

Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15090332 DEL 1 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR $26.170.000 RUBRO 2103020103 COMPRA DE EQUIPO, MUEBLES Y ENSERES

Adiciones No. 01 Adición número 1 del 7 de septiembre de 2015 por valor de $26.170.000 por el término de un (1) mes.

Registro presupuestal AM15090606 DEL 7 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 26.170.000



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Comprobantes de egresos

AM15090836 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $118.590.000 DESCUENTOS POR VALOR DE $19.743.300 VALOR A PAGAR $98.846.700 AM15090837 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $23.560.000 DESCUENTOS -0- VALOR A PAGAR $23.560.000 AM15090839 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $38.707.200 DESCUENTOS -0- VALOR A PAGAR $38.707.200 AM15090840 DEL 15 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $5.522.000 DESCUENTOS -0- VALOR A PAGAR $5.522.000.

ESTUDIOS PREVIOS DEL 5 DE AGOSTO DE 2015 POR PARTE DEL SECRETARIO GENERAL

Ficha técnica del 5 de agosto de 2015 realizada por el Secretario General.

Certificado de Camara de Comercio del 13 de agosto de 2015

Acta de cierre del 19 de agosto de 2015 suscrita el 15 de agosto de 2015.

La evaluación de las ofertas tiene por fecha 24 de agosto de 2015 y se encuentra firmada por el Secretario General y Tesorera no cuenta con la firma del Asesor Jurídico.

Resolución número 170 del 28 de agosto de 2015 por la cual se adjudica la selección abreviada modalidad subasta inversa presencial 06 de 2015.

Poliza número 460-47-994000013258 del 7 de septiembre de 2015 de cumplimiento y calidad del bien del 31 de agosto de 2015 al 15 de enero de 2016 por valor de $18.637.920

Facturas de ventas números 0629 a 0634 del 11 de septiembre de 2015 por valor de $186.379.200 iva incluido.

Hay un soporte de pago de ASOPAGOS SA planilla número 9888517 del 4 de septiembre de 2015

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

CRITERIO La ejecución contractual en materia fiscal debe estar plenamente soportada en evidencias que demuestren que el objeto fue cumplido a cabalidad y que presentó un impacto positivo. CONDICIÓN No se evidencia informes del interventor y/o supervisor. Dentro de la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano sólo se adjuntaron unas actas de entrega algunas de las cuales se encuentran sin firma de los funcionarios que reciben a saber: Comisaria de Familia ELOISA RUBIO SILVA acta del 25 de



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septiembre de 2016, Intendente ENRIQUE SUAREZ Comandante Subestación de Policía de San Cayetano acta del 11 de septiembre de 2015, Biblioteca Municipal Zulay Duarte Albarracín acta del 28 de septiembre de 2015.

14. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR LA SUMA DE $131.381.072

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL El ente municipal allegó en la etapa de descargos una actas fechadasel 25 y 28 de septiembre de 2015 suscritas por el Secretario General (JESUS PEÑA VASQUEZ) y los señores ELOISA RUBIO SILVA (Comisaria de Familia, la cual está sin firma Bibliotecaria Municipal (ZULAY DUARTE ALBARRACÍN), ANDRES EDUARDO RAMIREZ G (Asesor de control Interno), JORGE ALBERTO CUADRO MOGOLLON (Capitán de Infantería No. 13 García Rovira), MIGUEL EGDUAR ALFEREZ OLMOS (Secretario de Planeación), HENRY OMAR TOBOS (Desarrollo comunitario), ANGELICA ROCIO JAIMES IBARRA (profesional de las TIC´S), SARA ISABEL RIVERA RAMIREZ (Inspectora de Policía), CLAUDIA ACEVEDO MORA (Secretaria del Honorable Concejo), Int. EDGAR ENRIQUE SUÁREZ (Comandante Subestación de Policía Corregimiento, es de anotar que el acta está sin firma del Int.)en las cuales se detallan una entrega de equipos y muebles, sin especificar el valor de cada uno de los ítems, el monto total y el número del contrato. Así mismo en la etapa de descargos se allegó un registro fotográfico de la entrega de unos ítems a la POLICIA NACIONAL, así:



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Considerando la información allegada y en aplicación del principio constitucional de la buena fé, se procedió a verificar y confrontar los ítems descritos en las actas de entrega frente a lo estipulado en el contrato 142 y su adicional, encontrándose que NO SE ENCUENTRAN SOPORTADOS Y NO SE EVIDENCIA SU RECIBIDO POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, los siguientes ítems:



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No.

ITEM

PÁGINA

MINUTA DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

FALTANTE

VALOR

UNITARIOVALOR TOTAL

5 2

REGULADOR DE VOLTAJE 1200W 8 TOMAS

DE PROTECCIÓN 2 70,000$ 140,000$

8 2 SILLA EJECUTIVA TAPIZADA BRAZOS FIJOS 5 580,000$ 2,900,000$

9 2

ESCRITORIO MEDIANO EN FORMICA CON

ARCHIVADOR 2 650,000$ 1,300,000$

10 2 IMPRESORA MULTIFUNCIONARL 5 980,000$ 4,900,000$

11 2 UPC SISTEMA 2 240,000$ 480,000$

12 3 SERVIDOR PROCESADOR 1 4,200,000$ 4,200,000$

13 3 COMPUTADOR DE MESA 3 1,750,000$ 5,250,000$

14 3 ESCANER CON ALIMENTACIÓN 1 2,100,000$ 2,100,000$

15 3 MESA DE JUNTA DESPACHO 1 1,800,000$ 1,800,000$

24 4 ESCRITORIO MEDIANO EN FORMA DE L 2 1,650,000$ 3,300,000$

25 4 FOTOCOPIADORA PROFESSIONAL 1 19,000,000$ 19,000,000$

27 4 ESCRITORIO MEDIANO EN FORMICA 1 1,100,000$ 1,100,000$

1 6 DESTAPADORA 1 28,000,000$ 28,000,000$

2 7 SUMINISTRO DE MOTOBOMBA 1 2,800,000$ 2,800,000$

3 7 MANGUERA PARA DESCARGA 1 450,000$ 450,000$

4 7 PALAS DRAGA 3 40,600$ 121,800$

5 7 PORRA 6 LIBRAS 3 39,200$ 117,600$

6 7

MARTILLO CON MANGO EN MADERA

FACIL DE USAR 33 CM PAROXIMAD 3 18,000$ 54,000$

7 7 CINCELES 5/8 DE 40 CM 3 34,000$ 102,000$

8 7 PALIN HOYADOR CABO LARGO 3 30,000$ 90,000$

9 7 PALA CABO LARGO PUNTA CUADRADA 6 33,000$ 198,000$

10 7 PALA CABO LARGO PUNTA CORAZON 6 33,000$ 198,000$

11 7 MACHETES L=74 CM 12 16,000$ 192,000$

12 7 MACHETE CON CINTURERA 4 30,000$ 120,000$

13 7 JUEGO DE DESTORNILLADOR 1 45,000$ 45,000$

14 7 ALICATES 10" 2 22,000$ 44,000$

15 7 CARRETILLA GANDES LLANTE 2 145,000$ 290,000$

16 7

REGULADOR DE VOLTAJE HORIZONTAL

CAPACIDAD DE 6 ENTRADAS 2 70,000$ 140,000$

17 7

CARGADOR DE BATERIAS REGARGABLE AA

CON CAPACIDAD DE 4 UNIDADES 2 60,000$ 120,000$

18 7 CAJA DE BATERIAS RECARGABLE 1 94,000$ 94,000$

19 7

CAJA DE BATERIAS RECARGABLE AAA POR

24 UNIDADES 1 120,000$ 120,000$

20 7 TIJERAS PODADORAS GRANDES 3 60,000$ 180,000$

21 7 MOTOBOMBA MOTOR A GASOLINA 1 4,200,000$ 4,200,000$

22 7

MANGUERA DE ALTA PRESIÓN PARA

MOTOBOMBA DE 2" 40 37,000$ 1,480,000$



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Es importante citar, que no existen informes de supervisión, al igual no se evidenció el registro denominado “entradas a almacén” de los elementos y equipos adquiridos en la presente contratación. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control y el establecimiento de procedimientos adecuados. EFECTO Posible detrimento patrimonial OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Toda inversión realizada por la administración municipal debe estar plenamente sustentada, bien sea por requerimiento o solicitud de la dependencia que demanda la adquisición la cual debe encontrarse justificada. CONDICIÓN En la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano no se observa el Requerimiento o necesidades de la Policía, Biblioteca, Oficina de Control Interno y demás dependencias a las cuales se les asigna los ítems adquiridos en la presente contratación. DESCARGO La entidad no se pronunció al respecto.

No.

ITEM

PÁGINA

MINUTA DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

FALTANTE

VALOR

UNITARIOVALOR TOTAL

23 7 EXTENSIÓN ELECTRICA ENCAUCHETADA 100 8,000$ 800,000$

24 8 EXTENSIÓN ELECTRICA ENCAUCHETADA 100 9,000$ 900,000$

25 8

MANGUERA PARA RIEGO DE JARDIN 1/2"

L=100M 1 90,000$ 90,000$

26 8

JUEGO DE TRES ESCALERA PORTATILES DE

ACUERDO A LA NORMA NTC 1 1,750,000$ 1,750,000$

27 8 BOMBILLO AHORRADOR LUZ BLANCA 24 7,200$ 172,800$

28 8 CHAPA PUERTA 1 60,000$ 60,000$

29 8 OVEROL ENTERIZO TIPO ESCAFANDRA 2 650,000$ 1,300,000$

SUBTOTAL 90,699,200$

IVA 16% 14,511,872$

ADICIONAL No. 1 26,170,000$

GRAN TOTAL 131,381,072$



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15. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Ante la falta de alegación por parte de la entidad auditada, se mantiene la misma, confirmándose el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de gestión y de un instrumento para ejercer el control. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO En los pliegos de condiciones y minuta contractual se establecieron amparos contractuales: CONDICIÓN Las pólizas no fueron modificadas considerando las adiciones efectuadas, toda vez que el total de la contratación ascendió a la suma de $212.549.200. Así mismo no se encontró el acto administrativo de aprobación de las respectivas pólizas. DESCARGO DE LA ENTIDAD La entidad no se pronunció al respecto

16. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL Ante la falta de documentación que permita desvirtuar la observación realizada por la departamental, se mantiene la misma, confirmándose el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede presentarse por la falta de medidas de control de parte de la administración municipal. EFECTO Posible falta de soportes y garantías contractuales



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ACEPTACIÓN DE LA OFERTA No. 031 DEL 19 DE FEBRERO DE 2015

Número del Contrato 031

Estado del Contrato CELEBRADO

Objeto del Contrato

SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LA PATRULLA TOYOTA HILUX, LAS MOTOCICLETAS SUZUKI -200 HONDA C-100 Y EL PANEL VOLKWAGEN PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA POLICIA NACIONAL DEL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO DEPARTAMENTO NORTE DE SANTANDER

Cuantía Definitiva del Contrato $18.000.000

Nombre o Razón Social del Contratista ESTACIÓN DE SERVICIO LA FLORESTA EU

Identificación del Contratista 900.254.873-8


COLOMBIA


AM 15020039 DEL 5 DE FEBRERO DE 2015 POR VALOR DE $18.000.000 RUBRO PRESUPUESTAL 23030719020101

Registro presupuestal AM 15020053 DEL 19 DE FEBRRO DE 2015 POR VALOR DE $18.000.000


AM 15090371 DEL 1 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $9.000.000 RUBRO PRESUPUESTAL 23030719080101 DESARROLLO DEL PLAN INTEGRAL DE CONVIVENCIA CIUDADANA

Adición Otro sí adicional No. 01 por valor de $9.000.000

Registro presupuestal AM 15090642 DEL 28 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $9.000.000 RUBRO PRESUPUESTAL 23030719080101


AM 15040246 DEL 20 DE ABRIL DE 2015 POR VALOR DE $6.941.220 DESCUENTOS DE $711.400 VALOR A PAGAR $ 6.229.820. AM 15060425 DEL 2 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $3.046.000 DESCUENTOS DE $312.200 VALOR A PAGAR $ 2.733.800. AM 15060447 DEL 11 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $909.600 DESCUENTOS DE $93.400 VALOR A PAGAR $ 816.200. AM 15070587 DEL 9 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $2.307.400 DESCUENTOS DE $236.200 VALOR A PAGAR $ 2.071.200. AM 15080681 DEL 5 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $1.779.200 DESCUENTOS DE $251.700 VALOR A PAGAR $ 1.527.500. AM15090803 DEL 10 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $1.744.450 DESCUENTOS DE $179.000 VALOR A PAGAR $1.565.450 AM15090939 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $2.397.750 DESCUENTOS DE $245.500 VALOR A PAGAR $2.152.250.



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CRITERIO La ejecución contractual en materia fiscal debe estar plenamente soportada en evidencias que demuestren que el objeto fue cumplido a cabalidad y que presentó un impacto positivo. CONDICIÓN No se evidencia informes del interventor y/o supervisor.No se Observaron Actas De Inicio, Final Y Liquidación para la Presente Contratación. Dentro de la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano sólo se adjuntaron unos recibos del consumo del mes.Sin embargo, no se evidencia una relación en la que se detalla los vehículos atendidos, personal responsable y su consumo mensual corresponda a lo facturado.

DESCARGOS Se hace necesario, que por parte de la Contraloría le solicite la relación que lleva la policía en cuánto cantidad y vehículos que se le suministraba el combustible.


CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL Ante la falta de documentación que soporte o sustente la ejecución del contrato de la referencia, y en virtud a que la administración municipal no allegó documentos que evidencien el cumplimiento de las actividades y obligaciones por parte del contratista descritas en la cláusula primera de la minuta del contrato, se confirma la observación inicial, configurándose el hallazgo fiscal por la suma del contrato y su adicional. CAUSA Presunta falta de control en la verificación por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Falta de soportes contractuales que pueden conllevar al inicio de procesos fiscales.

CAUSA Posible falta de conocimiento de la normatividad aplicable o falta de medidas de control. EFECTO Incumplimiento de la normatividad vigente que pueden dar lugar a un proceso disciplinario.



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CONTRATO DE SUMINISTROS No. 091 DEL 08.05.2015

Objeto del Contrato COMPRAVENTA DE ESTANTES Y MATERIAL DE ARCHIVO PARA LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTANDER

Disponibilidad Registro AM 15030119 del 03.03.15 por $20,300,000.00


Rubro presupuestal 2103060101 materiales y suministros

Fecha y Hora de Apertura del Proceso

23-04-2015 10:00 a.m.

Fecha y Hora de Cierre del Proceso

29-04-2015 05:00 p.m. acta del 29.04.15

Contratista SILVANO PABON VILLAMIZAR

Identificación del Contratista y/o RL

Nit de Persona Natural No. 13.353.614

Dirección Física del Contratista Avenida 2AE 5-83 Barrio La Ceiba, Cúcuta


CC 13353614

Fecha de Firma del Contrato 08 de mayo de 2015


11 de mayo de 2015


Comprobantes de egreso AM15050373 del 27.05.15 por valor de $20.000.000

Pólizas de garantía 2509988 del 05.11.15 Seguros Liberty (Cumplimiento cláusula décima primera del contrato)

Acta de liquidación No se allego.

Proceso celebrado bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía No. SAMC 02de 2015publicada la convocatoria en el SECOP el 15.04.15. Allegan soportes contractuales como (ente otros) registro del banco de proyectos código BPPIM No. 2015-054673-036, aviso de convocatoria, estudios previos, prepliegos, resolución de apertura No. 076 del 23.04.15, certificado de matrícula mercantil, pliegos de condiciones, propuesta, antecedentes fiscales, disciplinarios, RUP, RUT, declaración juramentada de no personal a cargo para el pago de seguridad social y aportes parafiscales, póliza de seriedad de la oferta No. 2505489 del 29.04.15 (Liberty Seguros).. Así mismo, allegaron el acta de evaluación publicada el 04.05.15 en el SECOP. Proceso adjudicado mediante resolución No. 090 del 07.05.15, el cual se aseguró su ejecución mediante la póliza de garantía (arriba señalada) cumpliendo ésta con lo dispuesto en la cláusula décima primera del contrato (cumplimiento, calidad de los bienes, salarios y prestaciones laborales). Sobre la ejecución se allego factura de venta No. 22expedida el 26 de mayo de 2015 se facturaron los bienes objeto de suministro, del cual el supervisor del contrato Jesús Peña Vásquez “Certifica el cumplimiento de las actividades contractuales para el contrato de Compraventa 091 de2015”. Por lo anterior, se observa el cumplimiento del objeto contractual. Sin embargo, se hace la siguiente observación:



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO No se allegó la aprobación de la póliza de cumplimiento No. 2509988 del 05.11.15 Seguros Liberty CONDICIÓN Art. 23 Ley 1150 de 2007, para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía (…). DESCARGOS Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

18. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCARGO Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto (aprobación de la póliza de cumplimiento). Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo. CAUSA Presunta falta de control por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”. EFECTO Ante cualquier evento las pólizas deben ser aprobadas por la entidad como lo refiere la norma, dicha aprobación es la manifestación del cumplimiento de lo pactado en el clausulado respecto a su requerimiento. Contratos de Prestación de Servicios De un universo de ciento cincuenta y seis (156) contratos celebrados por el municipio en la vigencia 2015, según memorando de asignación del veinticinco de agosto hogaño,fueron seleccionadoscatorce (14) contratos para auditar por valor de $408.822.579equivalente al 24% del valor contratado, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 049 DEL 3 DE MARZO DE 2015


Estado del Contrato CELEBRADO

Objeto del Contrato ES LA PRESTACIÓN POR EL CONTRATISTA DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL E



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HISTORICO PATRIMONIO CULTIRAL DEL MUNICIPIO, ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y EL FORTALECIMIENTO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, CONFORME A LA PROPUESTA PRESENTADA POR EL CONTRATISTA, LA CUAL HACE PARTE INTEGRAL DEL PRESENTE CONTRATO

Cuantía Definitiva del Contrato $40.000.000

Nombre o Razón Social del Contratista SILVANO PABÓN VILLAMIZAR

Identificación del Contratista 13.353.614-4


COLOMBIA

Plazo 5 meses


AM 15030059 DEL 3 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $40.000.000 RUBRO PRESUPUESTAL 23030718020101 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA PARA EL MUNICIPIO Y 23030718020102 FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE AREAS DE COMPETENCIAS MUNICIPALES

Registro presupuestal AM 15030074 DEL 4 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $40.000.000

Certificado de Disponibilidad Presupuestal ADICIONAL

AM 15070291 DEL 22 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $20.000.000 RUBRO PRESUPUESTAL RUBRO 2303071810101 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA PARA EL DESARROLLO EFICIENTE DE LAS COMPETENCIAS MUNICIPALES

Adición SUSCRITA EL 30 DE AGOSTO DE 2015 EN LA SUMA DE $20.000.000 Y EN UN PLAZO DE DOS (2) MESES

Registro presupuestal

AM 15080578 DEL 14 DE AGOSTO DE 2015 RUBRO 2303071810101 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA PARA EL DESARROLLO EFICIENTE DE LAS COMPETENCIAS MUNICIPALES.


AM 15040216 del 8 de abril de 2015 por valor de $ 8.000.000 descuentos $1.292.000, valor pagado $ 6.708.000 AM 15050326 DEL 13 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $ 8.000.000 descuentos $1.292.000, valor pagado $ 6.708.000. AM 15060446 DEL 11 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $ 8.000.000 descuentos $1.292.000, valor pagado $ 6.708.000. AM 15070586 DEL 9 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $ 8.000.000 descuentos $1.292.000, valor pagado $ 6.708.000. AM 15080750 DEL 25 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $ 8.000.000 descuentos $1.292.000, valor pagado $ 6.708.000. La entidad municipal no allegó los pagos correspondientes al adicional.

POLIZA No. 3001671 del 4 de marzo de 2015 LA PREVISORA Amparos: Cumplimiento y pago de salarios. Y NO SE ENCONTRO ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN DE POLIZAS.



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POLIZA No. 3001671 del 19 de AGOSTO de 2015 LA PREVISORA Amparos: cumplimiento y pago de salarios, NO CUBRE EL TOTAL DE LA ADICIÓN, Y NO SE ENCONTRO ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN DE POLIZAS. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Aportes al SSS Art. 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente. CONDICIÓN En los soportes del expediente contractual no se observa que el contratista haya cancelado lo correspondiente a seguridad durante el término de la ejecución del contrato y su adicional, del personal que participó en la ejecución del mismo, que según la propuesta este se compone de:

Así las cosas en el mes de septiembre de 2015 solo aparecen los soportes de pago de dos (2) personas. DESCARGO DE LA ENTIDAD SE ALLEGA PLANILLA DE PAGO DE SEGURIDAD INTEGRAL

19. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA El ente municipal allegó la siguiente información:



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Con la información allegada no se evidencia el pago de seguridad social del equipo de trabajo que participó en la ejecución del contrato al igual que no se aprecia que este equipo haya cotizado durante todo el tiempo de ejecución es decir siete (7) meses. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Las inversiones realizadas por los gestores fiscal deben mostrar un resultado o impacto positivo en su administración. CONDICIÓN No se observaron actas de inicio y final para la presente contratación. Se desconoce si la administración municipal adoptó las tablas de retención y demás productos propios como resultado de este proceso de contratación. No se evidencian actas donde se certifique que el contratista ejecutó capacitación (de acuerdo a lo establecido en la propuesta) a los funcionarios de la administración municipal. DESCARGOS El sistema de gestión documental físico, las tablas de retención y su correcto funcionamiento está ejecutándose de la mejor manera.



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Aplicación de las Tablas de Retención Documental

TRD en los escritorios de los funcionarios de la Alcaldía de San Cayetano.

Las Tablas de Retención de la Alcaldía de San Cayetano fueron construidas, adoptadas, difundida y conocida por todos los funcionarios de la Alcaldía, dándole correcta aplicación. El contratista proporcionó asesorías, capacitaciones y acompañamiento durante cuatro meses, aun después de cumplido el tiempo estipulado en el contrato. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR El ente municipal en la etapa de descargos allegó la siguiente información que sustenta la ejecución contractual:



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En el registro fotográfico se observa entre otras las siguientes evidencias:



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Así mismo allegó el siguiente archivo digital:



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Los proyectos de inversión deberán contar con su debida inscripción en el Banco de Proyectos de conformidad con la normatividad vigente CONDICIÓN En la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano no se encontró la respectiva inscripción en el banco de proyectos que respalda los programas y proyectos del municipio. DESCARGOS DE LA ENTIDAD Sin descargos

20. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Ante la falta de información por parte de la entidad que desvirtúe la observación inicialmente planteada por la departamental, se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de un adecuado procedimiento para efectuar la contratación y la falta de una lista de chequeo. EFECTO Posible falta de una adecuada gestión. OBSERVACIÓN ADMINISTRATVA CRITERIO Dentro de las obligaciones contractuales se encuentra que el contratista debe cumplir con el pago de salarios y demás prestaciones sociales al personal que participo en la ejecución de la presente contratación. CONDICIÓN De la información allegada no se observa el pago de salarios y demás prestaciones sociales, inclusive la dotación a que haya lugar por parte del contratista, por cuanto se carece de nóminas, constancias o recibidos a satisfacción ó cualquier otro registro que permita soportar el cumplimiento de esta obligación. DESCARGOS Allego soportes para la verificación de la obligación



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21. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA A pesar que lo refiere el municipio en sus alegatos, éste no allegó dentro de la etapa de descargos la información pertinente, por lo tanto, se mantiene la observación inicial descrita por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, toda vez que la administración debe asegurarse que el contratista haya cumplido con todas las acreencias laborales, tal y como se determinó en la cláusula contractual “De las obligaciones del contratista”, por lo expuesto, se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de un adecuado procedimiento para efectuar la contratación y la falta de una lista de chequeo. EFECTO Posible falta de una adecuada gestión.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 158

DEL 28 DE 10 DE 2015

Número del Contrato 158 de 2015


Objeto del Contrato AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y VENTANILLA ÚNICA DE COMUNICACIONES OFICIALES DE LA ALCALDÍA DE SAN CAYETANO


Nombre o Razón Social del Contratista SILVANO PABON VILLAMIZAR




Dirección Física del Contratista Carrera 8 No. 1-50 2do. Piso Barrio Bellavista


SILVANO PABON VILLAMIZAR



Fecha de Firma del Contrato 28 de octubre de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 15 de octubre de 2015


Destinación del Gasto No Aplica

Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15080308 DEL 27 DE JULIO DE 2015 POR VALOR $ 34.000.000

Registro presupuestal AM 15100709 DEL 28 DE OCTUBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 34.000.000

Comprobantes de egreso AM 15111230 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $17.000.000 DESCUENTOS POR VALOR DE



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$2.742.000 VALOR A PAGAR $14.258.000 AM 15120366 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $8.500.000 DESCUENTOS DE $1.664.600 VALOR A PAGAR $6.835.400 AM 15120383 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $8.500.000 DESCUENTOS DE $1.371.600 VALOR A PAGAR DE $7.128.400

Póliza Número 49-44-1010005978 de SEGUROS DEL ESTADO del 30 de octubre de 2015 amparos cumplimiento del contrato, pago de salarios y calidad y correcto funcionamiento de los bienes. NO SE ENCONTRO ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACIÓN DE LAS POLIZAS. En el expediente contractual solo aparece la factura número 035 del 27 de noviembre de 2015 por valor de $17.000.000. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Las inversiones realizadas por los gestores fiscal deben mostrar un resultado o impacto positivo en su administración. CONDICIÓN Se desconoce si la administración municipal adoptó e implemento el software adquirido en la presente contratación. No se aprecian informes de las actividades realizadas en la presente contratación, así mismo no cuentan con el respectivo informe del supervisor de la contratación en comento. No se aprecia evidencia de la instalación de los equipos de cómputo, máquina radicadora automática, y demás accesorios para la puesta en marcha del proyecto, no existen registros de recibido por parte de los funcionarios de la administración municipal, no aparece un registro fotográfico, así mismo no hay soportes de la capacitación a los funcionarios. En el balance de comprobación no se evidencia el ingreso de estos activos a la cuenta respectiva. Se requiere que la administración municipal allegue la información pertinente. DESCARGOS Se anexan imágenes de la máquina radicadora automática, impresiones de radicado, lo cual puede ser verificado en la Alcaldía Municipal. Anexo imágenes que dan cuenta de la existencia de los equipos y su funcionamiento.



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Máquina Radicadora Automática o Impresora de Etiquetas de Radicado

Impresión de rótulo autoadhesivo del radicado de comunicaciones oficiales

Esta máquina radicadora automática o impresora de rótulos autoadhesivos para el radicado de las Comunicaciones en Ventanilla Única fue entregada e instalada en la Alcaldía y se encuentra en perfecto estado, aunque es sabido que no la están aplicando por falta de conocimiento o decisión de los nuevos funcionarios a cargo de Ventanilla única, o porque presenta alguna inconformidad en su configuración. El contratista la entregó, parametrizó e instaló, su funcionamiento depende de gestión y desarrollo posterior del sistema, para lo cual el proveedor debe brindar el asesoramiento y soporte debidos.

Ventanilla Única de Comunicaciones Oficiales y sus Equipos

Equipo de Cómputo e Impresora Radicadora de la Ventanilla Única de Comunicaciones

de la Alcaldía de San Cayetano Con este proyecto y proceso contractual se conceptuó, diseñó e implementó la Ventanilla Única de comunicaciones Oficiales de la Alcaldía de San Cayetano, dotada con los equipos que se observan en la evidencia fotográfica adjunta, lo mismo que con el Software o plataforma de Gestión Documental Automatizada Archiweb, la cual no está siendo aplicada por falta de capacitación y empoderamiento en su uso para los funcionarios nuevos.



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Servidor Dedicado Local para Gestión Documental Automatizada Archiweb Se dotó a la Alcaldía y al Sistema de un Servidor muy competente y adecuado para el funcionamiento de la plataforma Archiweb, lo mismo que para administración y almacenamiento masivo de comunicaciones como de información digital de la Alcaldía; pues a la luz de estos proyectos se digitalizó un acervo documental muy valioso para la Administración, como son los contratos de los últimos cuatro años y los actos administrativos del último cuatrenio.

Servidor Dedicado Local para almacenamiento masivo y funcionamiento de la aplicación

Archiweb. Equipo de alto rendimiento y capacidad de cómputo.

Plataforma Archiweb Instalada y Funcionando en la Alcaldía

Pantalla de Archiweb funcionando en la alcaldía de San Cayetano a Noviembre de 2016,

tal como lo deja ver la evidencia fotográfica.

22. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $34.000.000

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Las actuaciones de la administración pública, deben estar sujetas al cumplimiento de los fines y principios de la contratación estatal, es por ello, que las inversiones realizadas por los gestores fiscales, deben garantizar un impacto positivo, al igual que la relación costo-beneficio ha de ser alta, y producir un resultado en la gestión de la administración.



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En el presente contrato se invirtió en la adquisición de un software y equipos tendientes a la implementación de la VENTANILLA UNICA, la cual a la fecha de la auditoría no ésta siendo APLICADA tal y como lo refieren en los descargos y la explicación que dan es por la falta de capacitación y empoderamiento en su uso para los funcionarios nuevos. Es de anotar, que si en la administración pública existe un procedimiento plenamente desarrollado, el cambio de personal no debe interferir en el normal desarrollo de las actividades de la administración, por cuanto se efectúan inducciones y reinducciones en los puestos de trabajo, y de presentarse esta no conformidad, han de tomarse las medidas correctivas a que haya lugar. Cabe resaltar que las comunicaciones allegadas por el municipio de San Cayetano (actual administración) durante la ejecución de la auditoría, denotan la ausencia de la aplicación de la ventanilla única, por cuanto carecen de rotulo autoadhesivo radicador y demás características del producto adquirido. Por lo expuesto, y ante la presunta falta de aplicación y uso de lo adquirido mediante el contrato 158 de 2015, que genera perdida de los recursos invertidos, se sugiere el inicio de una investigación fiscal, confirmándose el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por valor de $34.000.000. CAUSA Esta situación puede generarse por la inadecuada planeación y falta de gestión de la administración municipal. Además, de lo manifestado en los descargos por la exalcaldesa: “la cual no está siendo aplicada por falta de capacitación y empoderamiento en su uso para los funcionarios nuevos”. EFECTO Uso inadecuado de los recursos, por la falta de aplicación y uso de lo adquirido, que genera perdida de los recursos invertidos. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Los proyectos de inversión deberán contar con su debida inscripción en el Banco de Proyectos de conformidad con la normatividad vigente CONDICIÓN En la documentación allegada por la Alcaldía de San Cayetano no se encontró la respectiva inscripción en el banco de proyectos que respalda los programas y proyectos del municipio. DESCARGO DE LA ENTIDAD No se allegaron



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23. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA Ante la falta de información por parte de la entidad que desvirtúe la observación inicialmente planteada por la departamental, se confirma el hallazgo administrativo. CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de un adecuado procedimiento para efectuar la contratación y la falta de una lista de chequeo. EFECTO Posible falta de una adecuada gestión. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 041 DEL 03 DE MARZO DE 2015



Objeto del Contrato Prestación de servicios profesionales del CONTRATISTA brindando apoyo contable a la tesorería de la Alcaldía del Municipio de San Cayetano, Norte de Santander.


Nombre o Razón Social del Contratista YANETH OLARIS FLOREZ MANCILLA

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 63.365.545-8



Dirección Física del Contratista calle 17N # 17E-139 NIZA


YANETH OLARIS FLOREZ MANCILLA

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 63.365.545


Fecha de Firma del Contrato 03 de marzo de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 03 de marzo de 2015


Certificado de disponibilidad presupuestal NO SE ALLEGO LA INFORMACIÓN RESPECTIVA.

Registro presupuestal NO SE ALLEGO LA INFORMACIÓN RESPECTIVA


AM 15030176 DEL 25 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15040286 DEL 30 DE ABRIL DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15030176 DEL 25 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500



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AM 15050409 DEL 29 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15060540 DEL 30 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15070662 DEL 30 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15080766 DEL 31 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15090941 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15111083 DEL 3 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15120082 DEL 2 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500 AM 15120316 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 3.000.000 DESCUENTOS DE $ 304.500 VALOR PAGADO DE $ 2.695.500.

OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO El artículo 25.6 de la Ley 80 de 1993, que regula el principio de economía-y rige en todos los procedimientos de selección-, establece en el numeral 6: “Las entidades estatales abrirán licitaciones e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales”

CONDICIÓN Dentro de la información allegada por el municipio de San Cayetano no se encontró el certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal que respalden la presente contratación. DESCARGOS En vista de la no posibilidad de acceso a la documentación existente en la Alcaldía Municipal, comedidamente solicito se requiera al municipio para que la allegue. Es de aclarar que en la minuta contractual se consigna el número del certificado por lo que el mismo debe existir.



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24. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVOCON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Es de anotar que la administración anterior del municipio allegó en la etapa de descargos el certificado de disponibilidad presupuestal número AM 15030079 del 3 de marzo de 2015 por valor de $30.000.000 y el registro presupuestal número AM 15030071 del 3 de marzo de 2015 por valor de $30.000.000, razón por la cual se levanta la observación inicial señalada en el informe preliminar. CRITERIO Decreto 111 de 1996 Artículo 18. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. CONDICIÓN *De acuerdo a lo dispuesto en la cláusula sexta de la minuta contractual el rubro presupuestal dispuesto allí es el 23030718020101 sobre Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo de las competencias municipales, rubro que presuntamente no guarda relación con el objeto contractual. DESCARGO El rubro tiene como denominación capacitación y asesoría. El objeto del contrato comprende apoyo, lo que perfectamente se enmarca dentro del concepto de asesoría, por lo que si guarda relación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA De acuerdo a lo manifestado en el descargo, refieren que fue apoyo que se enmarca dentro del concepto de capacitación y asesoría. Sin embargo el apoyo contable, presuntamente no guarda relación con la finalidad del rubro que es CAPACITACIÓN Y ASESORÍA. Por lo tanto, se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Falta de control de la respectiva área. EFECTO Ejecución del presupuesto contraria para lo que fue creada. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Los informes de actividades deben contar con la respectiva certificación por parte del interventor.



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CONDICIÓN Los informes de los meses de agosto y septiembre de 2015 no cuentan con la respectiva certificación del interventor del contrato. DESCARGOS En la administración por mi presidida se exigía para el pago de las cuentas el correspondiente informe. Ante la dificultad de acceso a la documentación de la Alcaldía solicito comedidamente se pida esta información a la actual administración.


CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL El ente municipal no allegó en la etapa de descargos la información requerida y no existe evidencia que demuestre el pleno cumplimiento de las actividades señaladas en la cláusula contractual de objeto y obligaciones, en los meses de agosto y septiembre de 2015, que en ultimas es el supervisor quien da fé del cumplimiento del contrato. Por lo tanto, ante la ausencia de dicha certificaciones se confirma el hallazgo administrativo fiscal por la suma de $6.000.000, que resulta de multiplicar su valor mensual $3.000.000 por dos (2) meses. CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de un adecuado procedimiento para efectuar la contratación y la falta de una lista de chequeo. EFECTO Posible falta de una adecuada gestión.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 036

DEL 03 DE MARZO DE 2015



Objeto del Contrato

prestación de servicios profesionales del CONTRATISTA en la asesoría y de apoyo financiero, presupuestal y para el cobro persuasivo y coactivo que se adelanta en la Tesorería de la Alcaldía del Municipio de San Cayetano, Norte de Santander.

Cuantía Definitiva del Contrato $26.000,000.00 Peso Colombiano

Nombre o Razón Social del Contratista ALVARO HERNANDO RAMIREZ MANTILLA

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 13.439.293 DE CÚCUTA








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Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15030083 DEL 3 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $26.000.000



AM 15030175 DEL 25 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15040285 DEL 30 DE ABRIL DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15050423 DEL 29 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15060539 DEL 30 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15070663 DEL 30 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15080768 DEL 31 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15090940 DEL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15101060 DEL 30 DE OCTUBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15120121 DEL 4 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15120359 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Los informes de actividades deben contar con la respectiva certificación por parte del interventor. CONDICIÓN No se observaron actas de inicio, final y liquidación para la presente contratación. En la documentación allegada por la administración municipal sólo se encontró los informes de los meses de mayo y noviembre de 2015, los cuales cuentan con la respectiva certificación del interventor del contrato, en este caso la Tesorera del Municipio.



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DESCARGOS Se hace necesario, que por parte de la Contraloría se solicite a la Alcaldía alleguen los informes correspondientes, los cuales se exigían como requisito para cada pago. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

26. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $18.200.000

De acuerdo a lo manifestado en los descargos, no es de recibo dicha respuesta de solicitar los documentos a la administración municipal, toda vez que en su momento y oportunidad se debieron allegar los documentos respectivos. Sin embargo, en la ampliación de los descargos, de manera impresa se allegaron los siguientes soportes: informes de actividades del mes de marzo de 2015 y de la certificación de cumplimiento por parte del supervisor, calendado respectiva el 25 de marzo de 2015, del mes de mayo de 2015 se anexó certificación de cumplimiento del supervisor calendada mayo 29 de 2015 (no se adjuntó informe de actividades), del mes de junio se adjuntó informe de actividades del contratista de fecha 30 de junio de 2015 sin certificación de cumplimiento de parte del supervisor y del mes de octubre de 2015 se allegó informe de actividades del contratista de fecha 30 de junio de 2015 sin certificación de cumplimiento de parte del supervisor, en resumen:

MES INFORME DE ACTIVIDADES

CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO

PRESUNTO FALTANTE

VALOR DEL PRESUNTO FALTANTE

MARZO Se allegó Se allegó No $ -

ABRIL No se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

MAYO Se allegó Se allegó No $ -

JUNIO Se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

JULIO No se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

AGOSTO No se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

SEPTIEMBRE No se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

OCTUBRE Se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

NOVIEMBRE Se allegó Se allegó No $ -

DICIEMBRE No se allegó No se allegó Si $ 2,600,000

TOTAL PRESUNTO FALTANTE $ 18,200,000

CAUSA Presunto incumplimiento del principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis, al inicio de un procedimiento de selección, proceso que en su mayoría es responsabilidad de la oficina de planeación. EFECTO Debilidades en la planeación y/o gestión documental, toda vez que son actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en el momento oportuno.



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Objeto del Contrato

prestación de servicios profesionales del CONTRATISTA brindado apoyo a la Oficina de Planeación del Banco de Proyectos Y EN LA Secretaria General en la realización de estudios previos y análisis del sector de la Alcaldía de San Cayetano.


Nombre o Razón Social del Contratista ZULMA MILENA BARRETO PRADILLA

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 60.381.774 DE CÚCUTA






Plazo de Ejecución del Contrato 30 DE DICIEMBRE DE 2015

Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15030087 DEL 3 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $26.000.000



AM 15120324 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15030168 DEL 25 DE MARZO DE 2015 POR VALOR DE $2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15040291 DEL 30 DE ABRIL DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15050411 DEL 29 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15060543 DEL 30 DE JUNIO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15070665 DEL 30 DE JULIO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 1508079 DEL 31 DE AGOSTO DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15100961 DEL 9 DE OCTUBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100 AM 15111089 DEL 3 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100



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AM 15111232 DEL 30 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 2.600.000 DESCUENTOS DE $ 263.900 VALOR PAGADO DE $ 2.336.100

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Los informes de actividades deben contar con la respectiva certificación por parte del interventor. CONDICIÓN En la documentación allegada por la administración municipal NO se encontró el informe del mes de octubre de 2015, y no cuenta con la respectiva certificación del interventor del contrato. DESCARGOS Se hace necesario, que por parte de la Contraloría se solicite a la Alcaldía alleguen los informes correspondientes, los cuales se exigían como requisito para cada pago.

27. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR VALOR DE $2.600.000

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA En la etapa de alegación la exalcaldesa allegó un informe de un (1) folio que contiene las actividades realizadas por la señora ZULMA MILENA BARRETO PRADILLA - Gestora de Proyectos fechado el 30 de octubre de 2015 sin visto bueno del supervisor del contrato o jefe del área, adjunto el pago de seguridad social de la contratista yanexó una certificación de cumplimiento MPA-F-0201-09 del 30 de octubre de 2015 sin la firma del supervisor, razón por la cual se mantiene el hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por la suma de $2.600.000 que corresponde a octubre de 2015. CAUSA Esta situación podría generarse por la falta de adecuados mecanismos de control y seguimiento. EFECTO Posible incumplimiento de la normatividad vigente.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 176 DEL 10.12.2015



Objeto del Contrato Reparación del sistema hidráulico sistema de aire acondicionado, servicio de latonería y pintura con suministro de repuestos para máquina pesada excavadora



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kobelco SK210LC Propiedad del Municipio de San Cayetano


Nombre o Razón Social del Contratista PARTES Y SOLUCIONES DE MAQUINARIA PESADA SAS – IVONNE NAYIBE PARADA FUENTES

Identificación del Contratista Nit de Persona Natural No. 1.093.741.853DE CÚCUTA




Fecha de Firma del Contrato 10 de diciembre de 2015

Fecha de Inicio de Ejecución del Contrato 10 de diciembre de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 20 DIAS

Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15110412 DEL 3 DE NOVIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $50.000.000

Registro presupuestal AM 15120744 DEL 10 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE$50.000.000

ADICIÓN No. 1 CELEBRADA EL DÍA 18 DE DICIEMBRE DE 2015 SE ADICIONAN ACTIVIDADES Y EL VALOR EN $25.000.000

Certificado de disponibilidad presupuestal AM 15120462 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $25.000.000

Registro presupuestal AM 15120773 DEL 24 DE DICIEMBRE DE 2015

Comprobantes de egreso AM 15120368 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 POR VALOR DE $ 75.000.000 DESCUENTOS DE $ 10.228.400 VALOR PAGADO DE $ 64.771.600.

ACTA DE RECIBIDO FINAL DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 FIRMADA POR EL SUPERVISOR DEL CONTRATO ING. MIGUEL EGDUAR ALFEREZ OLMOS, LA CONTRATISTA Y EL SEÑOR JAVIER FERNANDO ARENALES BERNAL EN SU CONDICIÓN DE SUPERVISOR. POLIZA No. 475-47-994000019348 DEL 15 DE DICIEMBRE DE 2015 ASEGURADORA SOLIDARIA. NO HAY ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACION DE LAS POLIZAS, Y NO SE EFECTUA UNA MODIFICACIÓN DE LAS POLIZAS DADO SU ADICION EN $25.000.000 SOBRE EL PRESENTE CONTRATO DE ADVERTIRSE ALGUNA IRREGULARIDAD DE TIPO FISCAL Y/O OTRA SITUACION SE HARA EL RESPECTIVO PRONUNCIAMIENTO EN EL TRAMITE DE LA DENUNCIA D-130.04.01-016-090 OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO Desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales, descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa.



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Así mismo mediante directiva 007 del 13 de junio de 2011 el Procurador General de la Nación ADVIERTE a los representantes legales de las entidades estatales definidas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993 y a los ordenadores del gasto, sobre su obligación constitucional y legal de dar publicidad a los procesos contractuales de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, así mismo indica que se debe publicar en consideración al tipo de contrato celebrado. CONDICIÓN El presente contrato no se encuentra publicado en el SECOP

DESCARGOS Si se publicó en el SECOP, conforme se puede verificar en el mismo. Anexo impresión pantallazo



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTUA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Con la información allegada en la etapa de descargos y con la verificación en la página del SECOP se levanta la observación inicial planteada por la departamental, para lo cual se adjunta pantallazo de la consulta efectuada:



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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 101 DEL 19 DE MAYO DE 2015



Objeto del Contrato

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO INCLUYENDO MANO DE OBRA Y RESPUESTO PARA MAQUINA PESADA EXCAVADORA KOBELCO SK210LC DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTADER.


Nombre o Razón Social del Contratista PARTES Y SOLUCIONES DE MAQUINARIA PESADA S.A.S.

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 9007087564



Dirección Física del Contratista Calle 7AN Nº 2E-06 barrio CEIBA2 Cúcuta


IVONNE NAYIBE PARADA FUENTES


Valor Contrato Interventoría Externa $1,480,000.00 Peso Colombiano

Fecha de Firma del Contrato 19 de mayo de 2015


01 de junio de 2015



Certificado de disponibilidad presupuestal

AM 15040158 DEL 10 DE ABRIL DE 2015 POR VALOR DE $21.222.579

Registro presupuestal AM 15050498 DEL 28 DE MAYO DE 2015 POR VALOR DE $21.222.579

POLIZA No. 475-47-994000017113 ASEGURADOR SOLIDARIA DEL 28 DE MAYO DE 2015 AMPAROS CUMPLIMIENTO, PAGO DE SALARIOS Y CALIDAD DEL BIEN. Existe una certificación de cumplimiento del ingeniero MIGUEL EGDUAR ALFEREZ OLMOS fechada el 7 de julio de 2015 en su condición de interventor y/o supervisor. SOBRE EL PRESENTE CONTRATO DE ADVERTIRSE ALGUNA IRREGULARIDAD DE TIPO FISCAL Y/O OTRA SITUACION SE HARA EL RESPECTIVO PRONUNCIAMIENTO EN EL TRAMITE DE LA DENUNCIA D-130.04.01-016-090

CONVENIO DE ASOCIACIÓN No. 004 DEL 06.08.2015

Convenio cuyo objeto fue aunar esfuerzos entre el MUNICIPIO Y LA CORPORACION CORPRODINCO (María Stella Contreras Antolinez CC. 63.347.561), para garantizar la atención integral a los adultos mayores en el Centro de Bienestar, por valor de $53.900.000 ($49.000.000 y $4.900.000 (aportes corporación).



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- Numero de CDP: AM 15080318 del 13.08.16 por valor de $49.000.000 - Numero de RP: Am 15080579 del 14.08.15 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 145 días (04 meses y 25 días). - Rubros: 23030715030101 y 23030715070101 Atención integral adulto mayor. - Número de comprobante de egreso: 15101058 del 29.10.15 por $9.216.301; AM

1511(..) del 10.11.15 por $9.216.301, AM15111127 del 11.10.15 por $9.800.000; AM 15120299 de 28.12.15 por $9.800.000; AM 15120313 del 30.12.15 por $9.800.000. Cancelado $47,832,602.

- Póliza: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observan: Registro del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos del municipio bajo el número BPPI-2015-054673-015, la propuesta del contratista, acta de inicio e informes de ejecución de agosto, septiembre octubre, noviembre y diciembre de 2015 y certificación de la Revisora Fiscal del pago de aportes al SSSI de fecha 02.12.15. Con relación a los antecedentes, fiscales, disciplinarios y judiciales, estos fueron consultados el día 10 de octubre del presente, observándose que el contratista no presenta antecedentes. OBSERVACIONES ADMINISTRATIVAS CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados por el municipio, no se allego el estudio previo, para la celebración del convenio objeto de estudio, donde se evidenciara la necesidad a contratar, número de abuelos a atender, actividades a realizar, personal necesario para su ejecución, etc. Además, teniendo en cuenta que en el convenio mismo, relacionan de manera muy general algunas actividades a ejecutar, no se relacionalos nombres y el número de abuelos a atender y no se relaciona el personal necesario para la ejecución. Situación que de manera contraria se observa en la propuesta del contratista. Así mismo, no se observó el estudio del sector. CRITERIO Decreto 1082 de 2016 Subsección 1 PLANEACIÓN - Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, (numerales 1, 3 y 4). El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente: “…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.



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ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.

iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.

iv) Los costos, valores y alternativas Además, en la cláusula décima quinta del contrato: Documentos del convenio. (…) A) Estudio del sector, B) Estudio previo. C) Acto administrativo. DESCARGOS Se hace necesario, que por parte de la Contraloría se solicite a la Alcaldía alleguen el estudio previo. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

28. SE CONFIRMAN COMO HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

De acuerdo a lo manifestado en los descargos, no es de recibo dicha respuesta de solicitar los documentos a la administración municipal, toda vez que en su momento y oportunidad se debieron allegar los documentos respectivos. Por lo tanto, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Presunto incumplimiento del principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis, al inicio de un procedimiento de selección, proceso que en su mayoría es responsabilidad de la oficina de planeación. EFECTO Debilidades en la planeación y/o gestión documental, toda vez que son actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en el momento oportuno. CONDICIÓN No se allegó el acto administrativo de justificación de la contratación directa. CRITERIO Decreto 1582 de 2015 - Artículo 2.2.1.2.1.4.1. Acto administrativo de justificación de la contratación directa. La Entidad Estatal debe señalar en un acto administrativo la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener: 1. La causal que invoca para contratar directamente. 2. El objeto del contrato. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.



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4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

DESCARGO No se allegó respuesta sobre este punto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto. Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA

Presunto incumplimiento del principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis, al inicio de un procedimiento de selección, proceso que en su mayoría es responsabilidad de la oficina de planeación. EFECTO Debilidades en la gestión documental, toda vez que son actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, en el momento oportuno. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CONDICIÓN Si bien se allegola certificación de cumplimiento del pago de aportes por parte de la Revisora Fiscal de CORPRODINCO…



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No se allego el total de las planillas de pago de aportesde los meses correspondientes a la ejecución del convenio (ver fecha de inicio y fecha de finalización). Además, no se allego la relación del personal contratado para la ejecución del convenio, que permitarealizar el respectivo cruce con las planillas de pago de aportes. Así mismo, no se allego el total de las planillas del pago de aportes dela contratista.


06 de agosto de 2015

Plazo de Ejecución del Contrato 04 meses y 25 días

Fecha de Terminación del Contrato 31 de diciembre de 2015

MES SALUD Pensiones. Parafiscales

Riesgos Lab.

Agosto X X

Septiembre X

Octubre X X

Noviembre X X X

Diciembre X

CRITERIO Art. 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente, de sus empleados y de sí mismo y parafiscales. (…). DESCARGO No se allego descargo alguno. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

29. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto. Sin embargo,revisados los soportes impresos (se allego certificación de cumplimiento del mes de agosto y septiembre) y digitales allegados se observó que allegaron las planillas de aportes que se relacionan a continuación:

MES SALUD Pensiones Parafiscales Riesgos Lab.

Agosto Planilla 7617038001 cancelada el 2015.02.03

X X

Septiembre X

Planilla 7621209279 cancelada el 2015.10.05

Octubre Planilla 7621209279 cancelada el 2015.10.05

X X

Noviembre X X X

Diciembre X Planilla 7627491911 cancelada el 2016.01.12

De lo anterior, si bien allegaron las mencionadas planillas, así como las planillas allegadas en el momento de elaboración del informe preliminar, no se allego la relación del personal contratado para la ejecución del convenio, que permita realizar el respectivo cruce con las planillas de pago de aportes. Por lo tanto, se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.



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CAUSA Presunta falta de control en la verificación del pago de aportes al SSSI por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Genera riesgo para la entidad y/o el contratista, ya que al momento de la ejecución contractual se pueden suscitar eventos que pongan en riesgo la integridad del contratista y/o personal contratado, lo que evitaría alguna situación litigiosa, de ser el caso. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN No se allegó el acta liquidación del convenio. CRITERIO CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA DEL CONVENIO “El presente convenio se liquidará dentro de un término máximo de cuatro (4) meses contados a partir de la terminación del mismo” y Cláusula Décima primera del convenio (…) 4) Elaborar el acta de liquidación del convenio. DESCARGO Se anexa soportes CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

30. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Dentro del informe de descargos allegado hicieron menciona“se anexan soportes”. Sin embargo, revisados los soportes allegados en medio magnético no allegaron soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo. CAUSA Presunta falta de control por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”. EFECTO El dar cumplimiento al clausulado contractual como es la liquidación pactada, ya queen esta reflejan el cumplimiento técnico, administrativo y financiero por las partes, documento mediante el cual permite evitar controversias a futuro. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Con relación a la ejecución del contrato, si bien se allegaron los respectivos informes de ejecución (agosto a diciembre) y las facturas de venta Nos. (2422 y 2423 del 21.10.15, 2439 del 09.11.15, 2488 del 18.12.15 y 2489 del 18.12.15), no se allegaron las



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certificaciones de cumplimientopor parte de la Supervisión, excepto por los meses de octubre y noviembre, expedidas el 10 de noviembre y 18 de diciembre de 2015(respectivamente), firmadas por Henry Omar Tobos – Técnico Operativo División Desarrollo Comunitario. CRITERIO CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA DEL CONVENIO “Control y Vigilancia. La Coordinación, supervisión y vigilancia en la ejecución del presente convenio, estará a cargo de la Sub-Secretaria de Desarrollo comunitario, quien desarrollará las siguientes funciones: 1) Elaborar el acta de inicio del convenio. 2) Velar por el cumplimiento de las cláusulas del convenio y en especial de las obligaciones pactadas en el mismo. DESCARGO Se hace necesario, que por parte de la Contraloría se solicite a la Alcaldía alleguen los informes correspondientes, los cuales se exigían como requisito para cada pago. Se allega información requerida (ampliación descargos). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA De acuerdo a lo manifestado en los descargos, no es de recibo dicha respuesta de solicitar los documentos a la administración municipal nuevamente, toda vez que en su momento y oportunidad debieron allegar los documentos respectivos. Sin embargo, en la ampliación de los descargos, manera impresa se allego soporte de las certificaciones de cumplimiento del SupervisorHenry Omar Tobos – Técnico Operativo División Desarrollo Comunitario de los meses de Agosto y Septiembre calendadas 21 de octubre respectivamente. Con relación a la certificación de cumplimiento del mes de diciembre de 2015 calendada 18 de diciembre, expedida por el mencionado supervisor, se hace la aclaración que en los soportes allegados al inicio de ejecución de auditoria ésta se había allegado el cual se pasó su revisión de manera involuntaria Por lo anterior, se desvirtúala observación administrativa.


Contrato cuyo objeto fue prestar apoyo jurídicoen todas las ramas del derecho en desarrollo de los procesos de contratación estatal que adelanta el municipio celebrado con Carlos Omar Delgado Bautista (CC. 5.492.108), por valor de $32.000.000. - Numero de CDP: AM-15030081 del 03.05.15 por $32.000.000 - Numero de RP: AM-15030073 del 03.05.15 por $32.000.000 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 09 meses 28 días. - Rubros: 23030718020101 Programas de Capacitación y Asesoría para el desarrollo

eficiente de las competencias municipales. - Póliza: No aplica. - Comprobantes de egreso: AM150630178 del 250315 por $3.200.000, AM15040287 del

30.04.15 por $3.200.000, AM15050408 del 29.05.16 por $3.200.000, AM15060542 del 30.06.15 por $3.200.000, AM15070657 del 30.07.15 por $3.200.000, AM15080755 del 31.08.15 por $3.200.000, AM15090934 del 30.09.15 por valor de $3.200.000,



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AM15101049 del 30.10.15, AM15111226 del 30.11.15. AM15120318 del 30.12.15 por $3.200.000.

- Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo.No allegaron los antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales, por lo tanto fueron consultados en la web, observándose que el ciudadano no presenta antecedentes. Contrato publicado en el SECOP. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL POR DETERMINAR CONDICIÓN De acuerdo al tiempo de ejecución del contrato, el cual inició el 03 de marzo hasta el 31 de diciembre de 2015, no se allegó el total de:Informes de actividades del contratista, Certificaciones de cumplimiento por parte del Supervisor del contrato, y el pago de aportes al SSSI, como se refleja en la siguiente tabla:

Fecha de Inicio y finalización de laejecución del Contrato 03de marzo de 2015



MES SALUD PENSIÓN RL Informe de Actividades

Cumplimiento Supervisor

Marzo X X X X X

Abril - - - - -

Mayo - - - - X

Junio X X X - -

Julio X X X X X

Agosto - - - - X

Septiembre - - - - X

Octubre - - - - -

Noviembre X X X X X

Diciembre - - - - -

CRITERIOS Aportes al SSS Art. 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente. (…). CLAÚSULA SEGUNDA DEL CONTRATO. Obligaciones del contratista. (…) 4) Rendir informes mensuales sobre el desarrollo de las gestiones, tareas, y actividades encomendadas. CLAÚSULA NOVENA DEL CONTRATO Supervisión: La supervisión del presente contrato estará a cargo del Secretario General del Municipio. DESCARGOS Se hace necesario, que por parte de la Contraloría se solicite a la Alcaldía alleguen los informes correspondientes, los cuales se exigían como requisito para cada pago. Se allega información requerida (ver ampliación de descargos).



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CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

31. SE CONFIRMA ELHALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y SE DESVIRTÚA LA PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

De acuerdo a lo manifestado, revisados los soportes impresos y digitalizados allegados se observaron los respectivos informes, tal como se refleja en el cuadro siguiente, así como los aportes al SSSI, excepto los aportes del mes de abril de 2015. Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y se desvirtúa la presunta incidencia fiscal por determinar.

Fecha de Inicio y finalización de la ejecución del Contrato 03de marzo de 2015





Marzo X X X X X

Abril Planilla allegada No. 8699654453peroes de abril del 2014. Allegado informe de fecha 30.04.15

Allegan certificación del

30.04.15

Mayo Planilla allegada No. 8687193007 cancelada 2015.05.05 Allegado informe de fecha 29.05.15

X

Junio X X X Allegado informe de fecha 30.06.15


30.06.15

Julio X X X X X

Agosto Planilla allegada No. 6884780688 cancelada 2015.08.04 Allegado informe de fecha 08.2015

X

Septiembre Planilla allegada No. 8681275842 cancelada 2015.09.08 Allegado informe de fecha 30.09.15

X

Octubre Planilla allegada No. 8679701902 cancelada 2015.10.28

Allegado informe de fecha 29.10.15


29.10.2015

Noviembre X X X X X

Diciembre Planilla allegada No. 8676474386 cancelada 2015.12.09

Allegado informe de fecha 12.2015


12.2015.

CAUSA Presunta falta de control en la verificación del pago de aportes al SSSI por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Genera riesgo para la entidad y/o el contratista, ya que al momento de la ejecución contractual se pueden suscitar eventos que pongan en riesgo la integridad del contratista y/o personal contratado, lo que evitaría alguna situación litigiosa, de ser el caso. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA CRITERIO Decreto 111 de 1996 Artículo 18. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.



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CONDICIÓN De acuerdo a lo dispuesto en la cláusula sexta de la minuta contractual el rubro presupuestal dispuesto allí es el 23030718020101 sobre Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo de las competencias municipales, rubro que presuntamente no guarda relación con el objeto contractual. DESCARGO La denominación del rubro presupuestal es capacitación y asesoría. El objeto del contrato es apoyo jurídico en desarrollo de los procesos de contratación, lo que encuadra dentro del rubro presupuestal, debiendo el Municipio contar con apoyo en los procesos de contratación. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA De acuerdo a los descargos allegados por el municipio, teniendo en cuenta que éste trata de asesoría para las competencias municipales, se aceptan los descargos, toda vez que el objeto del contrato es sobre Apoyo Jurídico. Por lo anterior, se desvirtúa la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria.


Contrato cuyo objeto fue prestar servicios profesionales como Coordinadora para la Asistencia Técnica Agropecuaria del Municipio de San Cayetano, celebrado con Viviana Angélica Sepúlveda Duran (CC. 37.443.761), por valor de $30.000.000. - Numero de CDP: AM-15030110 del 03.03.15 por $30.000.000. - Numero de RP: AM-15030089 del 12.03.15 por $30.000.000 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 09 meses 19 días. (03.03.15 al 31.12.15) - Rubros: 23030709030101 Proyecto de Asistencia Técnica en el Municipio de San

Cayetano. - Comprobantes de egreso:AM-15030194 del 25.03.15 por valor de $3.000.000, AM-

15040297 del 30.04.15 por valor de $3.000.000, - Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo, antecedentes disciplinarios y fiscales, RUT, hoja de vida, tarjeta profesional, cédula, certificaciones de estudio y laborales, liquidación, informes de actividades, certificaciones de cumplimiento, aportes al SSS (marzo y abril) y acta de renuncia al contrato. Con respecto a los antecedentes judiciales estos fueron consultados, observándose que el ciudadano no presenta antecedentes. Con respecto a la ejecución del contrato, según la cláusula novena del contrato, se estableció que la supervisión del contrato estará a cargo del Secretario de Planeación del municipio, sobre el cual allegan certificaciones de cumplimiento de los meses de marzo y abril de fechas 27.03.15 y 05.04.15 respectivamente, y debidamente soportadas.



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Es de mencionar que mediante oficio calendado mayo 06 de 2015, la Contratista presento renuncia a la Coordinación para la Asistencia Técnica Agropecuaria del Municipio de San Cayetano. Así mismo, se allego el acta de liquidación de fecha 06.05.15(sustentada en la mencionada carta de renuncia) en el cual en la cláusula primera numeral 3 dispusieron “ “Que una de las formas de la terminación contractual anticipada, lo constituye el acuerdo sobre el particular pacten libre y voluntariamente las partes según ha sido establecido por la jurisprudencia y la doctrina a partir de la interpretación del Artículo 1602 del Código Civil”.

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 085 DEL 04.05.2015 Contrato cuyo objeto fue prestar servicios profesionales brindado representación judicial del Municipio de San Cayetano de los procesos que se adelanten en las jurisdicciones ordinaria y contenciosa administrativa, celebrado con Luis Orlando Rodríguez Gómez (CC. 13.350.035), por valor de $25.600.000. - Numero de CDP: AM-15050178 del 04.05.15 por $25.600.000. - Numero de RP: AM-150050458 del 04.05.15 por $25.600.000 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 07 meses 27 días. (04.05.15 al 31.12.15) - Rubros: 23030718020101Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo de

las competencias municipales. - Comprobantes de egreso: AM15070580 del 02.07.15 por $3.200.000, AM15070673 del

31.07.15 por $3.200.000, AM150080767 del 31.07.15 por $3.200.000, AM150090942 del 30.09.15 por $3.200.000, AM15111082 del 01.11.15 por $3.200.000, AM15111081 del 01.11.15 por $3.200.000, AM15120081 del 01.12.15 por $3.200.000, AM15120315 del 30.12.15 por $3.200.000

- Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa:registro del proyecto en el Banco de Programa y Proyectos de Inversión del municipio bajo el número BPPI-2015-054673-001, hoja de vida de la función pública. Con relación a los antecedentes, fiscales, disciplinarios y judiciales, estos fueron consultados el día 11 de octubre del presente, observándose que el contratista no presenta antecedentes. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CONDICIÓN De acuerdo al tiempo de ejecución del contrato, el cual inició el 04 de mayo hasta el 31 de diciembre de 2015, no se allegó el total de:Informes de actividades del contratista, Certificaciones de cumplimiento por parte del Supervisor del contrato, y el pago de aportes al SSSI, como se refleja en la siguiente tabla:

Fecha de Inicio y finalización de laejecución del Contrato 04de mayo de 2015





Mayo - - - - -

Junio X X X X X



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Julio - - - -. X

Agosto X X X X X

Septiembre X X X X X

Octubre - - - - -

Noviembre - - - - -

Diciembre X X X X X

CRITERIOS Aportes al SSS Art. 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente. CLAÚSULA NOVENA DEL CONTRATO Supervisión: La supervisión del presente contrato estará a cargo de la Alcaldesa del Municipio. CLAÚSULA SEGUNDA DEL CONTRATO. Obligaciones del contratista. (…) 3) Rendir informes mensuales sobre el desarrollo de las gestiones, tareas, y actividades encomendadas. DESCARGOS Se hace necesario que se solicite a la Alcaldía allegar esta documentación. Se allega información requerida (ver ampliación de descargos). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

NUBIA 32. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA

INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL POR VALOR DE $9.600.000 De acuerdo a lo manifestado, revisados los soportes impresos (digitalizados no se allegaron) se observaron los respectivos informes, tal como se refleja en el cuadro siguiente, así como los aportes al SSSI, excepto los aportes al SSSI e informes de mayo, octubre y noviembre. Por lo anterior, se confirma el hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y presunta incidencia fiscal por $9.600.000.

Fecha de Inicio y finalización de laejecución del Contrato 04de mayo de 2015





Mayo No se allegaron soportes en los descargos.

Junio X X X X X

Julio Planilla allegada No. 7239416255 cancelada 2015.07.31 Se allega informe de actividades

(sin fecha)

X

Agosto X X X X X

Septiembre X X X X X

Octubre No se allegaron soportes en los descargos.

Noviembre No se allegaron soportes en los descargos.

Diciembre X X X X X



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CAUSA Presunta falta de control en la verificación del pago de aportes al SSSI y certificación del cumplimiento del servicio por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Incumplimiento a las cláusulas contractuales y control inadecuado de los recursos y actividades que al no ser controladas puede ocasionar detrimento a los recursos s, ya que una de las funciones de la supervisión es la de velar por el cumplimiento de las cláusulas del convenio y en especial de las obligaciones pactadas en el mismo. Con respecto a los aportes al SSSI, puede generar riesgo para la entidad y/o el contratista, ya que al momento de la ejecución contractual se pueden suscitar eventos que pongan en riesgo la integridad del contratista y/o personal contratado, lo que evitaría alguna situación litigiosa, de ser el caso. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados por el municipio, no se allego el estudio previo sobre la necesidad a contratar y actividades a realizar. CRITERIO Decreto 1082 de 2016 Subsección 1 PLANEACIÓN - Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, (numerales 1, 3 y 4). DESCARGO Se hace necesario que se solicite a la Alcaldía allegar esta documentación. Se allega información requerida (ver descargos ampliados). CONCLUSION DE LA CONTRALORIA

33. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Dentro del informe de descargos hicieron mención al respecto.Sin embargo, revisados los soportes allegados en medio magnético y/o impresos no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo. CAUSA



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Presunto incumplimiento del principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis, al inicio de un procedimiento de selección, proceso que en su mayoría es responsabilidad de la oficina de planeación. EFECTO Debilidades en la planeación y/o gestión documental, toda vez que son actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final dentro de los procesos contractuales, con el objeto de soportar y/o facilitar su utilización y conservación, en el momento oportuno.


Contrato cuyo objeto fue prestar servicios profesionales como Coordinador para la Asistencia Técnica Agropecuaria del Municipio de San Cayetano, celebrado con CINDY DAYANA CONTRERAS QUINTERO (CC. 1.090.388.801), por valor de $24.000.000. - Numero de CDP: AM-1530110 del 03.03.15 por $30.000.000. - Numero de RP: AM-15050462 del 07.05.15 por $24.000.000 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 07 meses 24 días. (07.05.15 al 31.12.15) - Rubros: 23030709030101 Proyecto de Asistencia Técnica en el municipio de San

Cayetano. - Comprobantes de egreso: AM15050404 del 29.05.15 por $3.000.000, AM15060557 del

30.06.15 por $3.000.000. AM15080684 del 06.08.15 por $3.000.000,AM15080765 del 31.08.15 por $3.000.000, AM1500963 del 09.10.15 por $3.000.000, AM15101054 del 30.10.15 por $3.000.000, AM15120123 del 04.12.15 por $3.000.000, AM15120311 del 30.12.15 por $3.000.000.

- Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo, antecedentes disciplinarios fiscales y judiciales, RUT, hoja de vida, cédula, certificaciones de estudio, informes de actividades y declaración juramentada de bienes. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Dentro de los soportes allegados no se observó el pago de aportes al SSSI del mes de octubre del 2015.

CRITERIO Aportes al SSS Art. 50 de la ley 789 de 2002 modificado por la ley 828 de 2003, demás normas que lo adicionen, modifiquen o complemente. DESCARGO No se allego descargo alguno al respecto. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA



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34. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

En el informe de descargos no hicieron mención al respecto.Revisadoslos soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Presunta falta de control en la verificación del pago de aportes al SSSI y certificación del cumplimiento del servicio por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Con respecto a los aportes al SSSI, puede generar riesgo para la entidad y/o el contratista, ya que al momento de la ejecución contractual se pueden suscitar eventos que pongan en riesgo la integridad del contratista y/o personal contratado, lo que evitaría alguna situación litigiosa, de ser el caso.


Contrato cuyo objeto fue Prestación del servicio de transporte para los estudiantes del municipio de San Cayetano ida y regreso desde las veredas Guaduas Puente Zulia Tabiro Florida y Urimaco hasta la institución educativa Teodoro Gutiérrez Calderón y Viceversa San Isidro-Cornejo viceversa del Municipio de San Cayetano, celebrado con JESÚS REINALDO LUNA FLOREZ (CC. 13.435.282) y/o TRANSPETROLEA, por valor de $22.100.000 y OTROSI No. 1 del 09.07.15 por $11.050.000. - Modalidad de selección: Subasta (presencial) - Numero de CDP: AM-15040148 del 10.04.15 por $23.210.500 y AM-15060251 del

22.06.15 por $11.050.000 - Numero de RP: AM-15050496 del 27.05.15 por $22.100.000 y AM-15070542 del

13.07.15 por $11.050.000. - Modalidad de selección: Directa - Duración: 26 días + 13 días. - Rubros: 230302010301 - 230302030201Transporte Escolar. - Comprobantes de egreso: AM-15060504 del 23.06.15 por $17.850.000, AM-15070600

del 10.06.15 por $2.264.500, AM-15070501 del 10.07.15 por $1.985.500 - Póliza de ccumplimiento: Seguros del Estado No. 49-44-101004305 expedida el

26.05.15 de acuerdo a lo establecido en el respectivo contrato, su respectiva ampliación, debidamente aprobadas el 26.05.15 y 13.07.15.

- Acta de inicio del 22.05.15. - Liquidación: No se estipulo. Proceso celebrado bajo la modalidad de Selección abreviada en la modalidad de subasta Inversa (presencial) No. 03de 2015publicada la convocatoria en el SECOP el 20.04.15. Se apertura el proceso mediante resolución No. 080 del 28.04.15, cerrado mediante acta del 30.04.15 y adjudicadopor resolución 089 del 06.05.15. Dentro de los soportes allegados se observa: Registro del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos del municipio bajo el número BPPI-2015-054673-008,estudio



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previo, prepliego de condiciones, estudio del sector, pliego de condiciones, propuesta del contratista (propuesta económica, antecedentes disciplinarios fiscales, RUT, RUP, Certificado de existencia y representación legal, CC, Acta de Junta Directiva de Transpetrolea No. 209 del 28.04.15, Resoluciones Metropolitanas No. 063-2002/16.04.02 y 120-2006 del 14.06.06, expedidas por el Área Metropolitana, certificaciones expedidas por Equidad Seguros sobre los vehículos de placas VIS-048, VIS-121, VIS-122, TLA-280, URN-809, refiriendo que éstos se encuentran amparados por la póliza de seguro de responsabilidad civil contractual AA010437 y civil extracontractual AA010436 con vigencia hasta el 31.12.15, SOAT y certificado de revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes (vigentes para la época) y tarjetas de operación de cada uno de las placas relacionadas, certificación expedida el 29.04.15 por el Representante Legal de Transpetrolea sobre el pago de aportes al subsidio familiar y SSSI, póliza de seriedad de la oferta No. 49-44-101004043 del 29.04.15 de Seguros del Estado, propuesta económica, acta de cierre del proceso del 30.04.15, evaluación de la oferta firmada por por Yasmid Esmeralda Barón C (Tesorera Municipal), Jesús Peña Vásquez (Secretario General) y Miguel Alferez Olmo (Secretario de Planeación), resolución de adjudicación, póliza de seriedad de la oferta No. 2505489 del 29.04.15 (Liberty Seguros), aportes a salud, pensión y RL. Con respeto a la ejecución del contrato, según lo estipulado en el contrato en la “CLAUSULA OCTAVA: Supervisión:La vigilancia, seguimiento y contrato de la ejecución y cumplimiento del presente contrato serán ejercidos por el Secretario General (…)”, en ese sentido, mediante certificaciónde julio 19 de 2015 certificó el cumplimiento del periodo comprendido entre el 22.05 al 19.06.15, mediante certificación del 10 de julio de 2015 certifica el cumplimiento del periodo del 06 al 10.07.15 y mediante certificación del 30.07.15 certifica el cumplimiento del periodo del 13 al 29 de julio de 2015. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Dentro de los documentos aportados en la propuesta la empresa oferto el servicio de transporte escolar en cinco rutas (ver recuadro), allegando dentro de la propuesta documentos relacionados con losvehículos de placas URN-809, TLA-280, VIS-048, VIS-121 y VIS-122,sobre los cuales certifico las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual, tarjeta de operación, certificado de gases y SOAT. Sin embargo, si bien el Supervisor del contrato certifica el cumplimiento del objeto;dentro de las certificaciones de servicio prestado de fechas 19 de junio, 10 de julio y julio 29 de 2015 expedidas por el Sr. Jesús Reinaldo Luna Flórez – Gerente de Transpetrolea, relacionan solo cuatro vehículos que prestaron el servicio, relacionando además las placas de dos vehículos UYW-963 y VIS-123, que no fueron ofertados para la prestación del servicio y sobre los cuales no se allegaron los documentos en mención. De lo anterior, explicar al respecto. Y de otra parte, allegar los documentos soportes de los vehículos de placas UYW-963 y VIS-123 CRITERIO Estudios previos, pliego de condiciones definitivo (punto 1.2 objeto del proceso de contratación),donde señalan la necesidad de prestar el servicio en cinco rutas, yoferta económica con igual número de rutas. Además, de los documentos soportes allegados sobre cinco vehículos de placas URN-809, TLA-280, VIS-048, VIS-121 y VIS-122, para prestar el servicio. Pliegos de condiciones definitivo - Punto 1.2 objeto del proceso de contratación (...).



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“Los vehículos requeridos son los siguientes”

ITEM DESCRIPCION RUTA TIPO DE

VEHICULO

CAPAC DAD DE

VEHICULO MODELO DE VEHICULO

1 GUADUAS – PUENTE ZULIA – SAN CAYETANO Y VS.

Buseta 29 Modelos superiores o iguales año 2009

2 TABIRO – PUENTE ZULIA – SAN CAYETANO Y VS

Microbús 17 Modelos superiores o iguales año 2009

3 URIMACO – FLORIDA – SAN CAYETANO VS.

Bus 38 Modelos superiores o iguales año 2009

4 URIMACO – FLORIDA – VS Microbús 5

Modelos superiores o iguales año 2009

5 SAN ISIDRO-CORNEJO VS Microbús 10

Modelos superiores o iguales año 2009

DESCARGO Dentro del informe de descargos al respecto no hicieron mención alguna. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

NUBIA 35. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA

INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL POR VALOR DE $2.550.000 Y POR CUANTIFICAR

Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto. Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación administrativa con presunta disciplinaria. Con relación, a que si bien el Supervisor del contrato certifica el cumplimiento del objeto (excepto de 03 días);dentro de las certificaciones de servicio prestado de fechas 19 de junio, 10 de julio y julio 29 de 2015 expedidas por el Sr. Jesús Reinaldo Luna Flórez – Gerente de Transpetrolea, relacionan solo cuatro vehículos que prestaron el servicio, relacionando además las placas de dos vehículos UYW-963 y VIS-123, que no fueron ofertados para la prestación del servicio y sobre los cuales no se allegaron los documentos en mención. Por lo anterior, teniendo en cuenta que no hicieron manifestación alguna se hace un hallazgo administrativo con presunta incidencia fiscal por cuantificar. De otra parte, se hace la aclaración que al realizar un cruce entre el número de días que se prestó el servicio (36) frente al número de días contratados (39), del cual el supervisorcertifico (certificaciónde julio 19 de 2015 certificó el cumplimiento del periodo comprendido entre el 22.05 al 19.06.15, mediante certificación del 10 de julio de 2015 certifica el cumplimiento del periodo del 06 al 10.07.15 y mediante certificación del 30.07.15 certifica el cumplimiento del periodo del 13 al 29 de julio de 2015), la prestación del servicio de 36 días, es decir hubo una diferencia de 3 días de servicio de transporteno prestado (según las certificaciones) que tienen un valor de $2.550.000. CAUSA Presunta falta de control por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”. EFECTO



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Incumplimiento a las cláusulas contractuales y control inadecuado de los recursos y actividades que al no ser controladas puede ocasionar detrimento a los recursos invertidos, ya que una de las funciones de la supervisión es la de velar por el cumplimiento de las obligaciones pactadas.con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato.


Su objeto fue prestación de servicios de apoyo a la gestión como apoyo a la secretaria general, celebrado con Liliana Coromoto Urraya Blanco (CC. 60.396.678), por valor de $19.000.000. - Numero de CDP: AM-150030080 del 03.03.15 por $19.000.000 - Numero de RP: AM-15030062 del 03.03.15 por $19.000.000 - Modalidad de selección: Directa - Duración: 09 meses 28 días. (03.03.15 al 31.12.15) - Rubros: 23030718020101 Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo de

las competencias municipales. - Comprobantes de egreso: AM-15030167 del 25.03.15 por $1.900.000, AM-15040294

del 30.04.15 por $1.900.000, AM-15050407 del 29.05.15 por $1.900.000, AM-15060541 del 30.06.15 por $1.900.000, AM-15070653 del 30.07.15 por $1.900.000, AM-15080754 del 31.0815 por $1.900.000, AM-15100946 del 05.10.15 por $1.900.000, AM-15101048 del 30.10.15 por $1.900.000, AM-15111220 del 30.11.15 por $1.900.000, AM-15120319 del 30.12.15 por $1.900.000.

- Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo, antecedentes disciplinarios y fiscales, RUT, CC, hoja de vida de la función pública, experiencia laboral. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN Con respecto a la ejecución del contrato, según la cláusula novena del contrato, se estableció que la supervisión del contrato estará a cargo del Secretario General del municipio, sobre el cual expidió las certificaciones de cumplimiento de marzo a noviembre, con los respetivos informes de actividades y pago de aportes a salud pensión y RL. Sin embargo, con relación al mes de diciembre si bien se allego el informe de actividades de la contratista y el pago de aporte a salud, pensión y riesgos laborales, no se allego la certificación de cumplimiento por parte del supervisor, certificación que debe ser allegada. CRITERIO CLÁUSULA NOVENA DEL CONTRATO. SUPERVISIÓN: la supervisión del presente contrato estará a cargo del Secretario General de la Alcaldía del municipio. DESCARGO Se hace necesario, que por parte de la Contraloría le solicite a la Alcaldía alleguen los informes correspondientes, los cuales se exigían como requisito para cada pago. Se allega información requerida (ver descargos ampliados). CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA



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SE DESVIRTUA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO De acuerdo a lo manifestado en los descargos, no es de recibo dicha respuesta de solicitar los documentos a la administración municipal nuevamente, toda vez que en su momento y oportunidad debieron allegar los documentos respectivos. Sin embargo, de acuerdo a los soportes digitalizados allegados en la ampliación de descargos, se observó la certificación de cumplimiento del mes de diciembre de 2015, expedida por el Supervisor del Contrato Jesús Peña Vásquez. Por lo tanto, se desvirtúa elhallazgo administrativo. CONDICIÓN *De acuerdo a la disponibilidad No. AM-150030080 del 03.03.15 por valor de $19.000.000 que respalda el contrato objeto de análisis y cuyo objeto fue la prestación de servicios de apoyo a la gestión como apoyo a la secretaria general, se observa que el rubro 23030718020101 es sobre Programas de capacitación y asesoría para el desarrollo de las competencias municipales. CRITERIO Decreto 111 de 1996 Artículo 18. Especialización. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. DESCARGO La denominación del rubro presupuestal es capacitación y asesoría. El objeto del contrato es apoyo a la Secretaría General, lo que encuadra dentro del rubro presupuestal, debiendo el Municipio contar con apoyo en todos los procesos de su competencia. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA De acuerdo a lo manifestado en el descargo, refieren que fue apoyo a la Secretaria General. Sin embargo, EL APOYOA LA SECRETARIA GENERAL, presuntamente no guarda relación con la finalidad del rubro que es CAPACITACIÓN Y ASESORÍA. Por lo tanto, se confirma como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Falta de control de la respectiva área. EFECTO Ejecución del presupuesto contraria para lo que fue creada. Consultoría De un universo de nueve (09) contratos celebrados por el municipio en la vigencia 2015, según memorando de asignación del veinticinco de agosto hogaño,fueron seleccionados cuatro (04) contratospara auditar por valor de $89.867.175equivalente al 29% del valor total contratado en la modalidad, de los cuales de evaluaron los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:



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CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 111 del 30.06.2015


Objeto del Contrato

INTERVENTORIA TECNICA, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA EL PROYECTO: EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO, CONSTRUCCION Y/O REMODELACION DE SISTEMAS DE ALUMBRADO PÚBLICO CON VEHICULO HIDRAULICO TIPO CANASTA EN EL MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, NORTE DE SANTANDER



JOHN CARLOS VILLAMIZAR LAGUADO




Dirección Física del Contratista Avenida 10 # 28-02 ESQ B. Patios Centro


JOHN CARLOS VILLAMIZAR LAGUADO



Valor Contrato Interventoría Externa

$.00

Fecha de Firma del Contrato 30 de junio de 2015


06 de julio de 2015



OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CRITERIO Los costos establecidos en la propuesta deben estar plenamente soportados. CONDICIÓN El contratista en su propuesta estableció los siguientes costos mensuales que sirven de referencia tanto para el contrato inicial y su adición:



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Dentro de la documentación allegada por la administración municipal no se observa que se haya incurrido en tales gastos, por tal razón, se requiere la sustentación del mismo. Al igual en los pagos de seguridad social adjunto solo evidencia de pagar a una (1) persona. DESCARGOS SE ALLEGA PLANILLA DE PAGO DE SEGURIDAD INTEGRAL

CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL

36. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR

Durante la etapa de ejecución el ente territorial allego la siguiente información en medio magnético treinta y dos folios (32) que corresponden a: Folios 1 a 7 planillas de seguridad social del señor JHOHN VILLAMIZAR de los

meses de julio a diciembre de 2015. Folios 8 a 10 planillas de seguridad social de los señoresJHON CARLOS

MONTAÑEZ GELVEZ, diciembre, noviembre, octubre de 2015.

Folios 11 a 15 planillas de seguridad social de los señores JHON CARLOS MONTAÑEZ GELVEZ, diciembre, noviembre, octubre de 2015.

Folios 16 a 17 contrato de arrendamiento de inmueble oficina Av. 10 No. 28-02 Patio Centro, con un canon de arrendamiento de $120.000 mensuales.

Folio 18 recibo de CENS por valor de $163.720 del período comprendido entre el 25 de julio de 2015 al 25 de agosto de 2015.



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Folio 19 servicio público de agua por valor de $26.580 Folio 20 servicio de internet por valor de $144.214 Folio 22 cuenta de cobro de vigilancia, aseo y mantenimiento y operación de la

oficina de diciembre de 2015 por valor de $220.000 Folio 23 a 25 facturas de papelería por valor de $179.360 Folio 26 a 30 extractos bancarios Folio 31-32 cuenta de cobro del mes de diciembre de 2015 Jhony Ortegón Melo

prestación de servicios para la ejecución del contrato por valor de $900.000 Con la información allegada no se soporta los costos mensuales del personal de interventoría e indirectos como arrendamiento, mantenimiento y operación de oficina, transporte y alquiler de vehículos, por lo expuesto, y ante la falta de información pertinente se traslada al proceso de responsabilidad fiscal, para que determinen si existe merito para iniciar proceso.

CAUSA Esta situación podría generarse por la falta de adecuados mecanismos de control y seguimiento. EFECTO La falta de soportes pueden conducir al inicio de un proceso fiscal.

CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 135 del 14.08.2015



Objeto del Contrato

AUDITORIA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO EN SALUD PARA EL CUMPLIMIENTO DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL ASEGURAMIENTO DE LOS AFILIADOS Y EL ACCESO OPORTUNO Y DE CALIDAD AL PLAN DE BENEFICIOS


Nombre o Razón Social del Contratista COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO- COOPROCONAS

Identificación del Contratista Nit de Persona Jurídica No. 807.002.270-9



Dirección Física del Contratista Calle 10 No. 3 ¿ 42 Edificio Banco de Santander


COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO- COOPROCONAS

Identificación del Representante Legal Cédula de Ciudadanía No. 13.446.253


Fecha de Firma del Contrato 14 de agosto de 2015


14 de agosto de 2015





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CRITERIO Los informes de actividades deberán contar con la respectiva certificación o aval del supervisor del contrato. CONDICIÓN No existe dentro del expediente contractual certificación del supervisor del contrato que constate el cumplimiento de las actividades descritas por la empresa contratista en los informes de actividades.

Así mismo es importante conocer los resultados de la auditoría practicada en materia de régimen subsidiado.

DESCARGOS Documentación que se requiere sea allegada por la entidad CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTÚA LA OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR El ente municipal allegó en la etapa de descargos la siguiente información en medio magnético:

:



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Y en el informe final están los siguientes archivos:

Conla información documental allegada se levanta la observación inicial, toda vez que existen soportes que respaldan la ejecución del contrato.

CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 124 del 03.08.2015 Su objeto fue estudios y diseños para el mejoramiento del proyecto de electrificación rural de las veredas Ayacucho, la palma parte baja, puente Zulia parte alta, san isidro, tabiro del municipio de San Cayetano, celebrado con José Vicente Calderon Calderón (13.469.689) y/o INDUMAN LTDA. (900025208-8), por valor de $17.890.000. - Numero de CDP: AM-15070284 del 22.07.15 por $18.000.000 - Numero de RP: AM-15080564 del 03.08.15 por $17.890.000 - Modalidad de selección: Invitación pública de mínima cuantía. - Duración: 30 días. - Rubros: 2303071030101Mantenimiento y/o ampliación alumbrado público. - Comprobantes de egreso: AM-15111138 del 11.11.15 por $17.890.000. - Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo, estudio del sector, invitación a presentar propuesta, acta de cierre, propuesta del contratista (carta de presentación de la propuesta, CC, antecedentes disciplinarios y fiscales, RUT, certificado de existencia y representación legal, constancia de paz y saldo en los últimos 6 meses con relación a aportes parafiscales y al SSS, RUP,hoja de vida, experiencia contrato de consultoría No. 084/25.05.15 con el municipio de El Zulia), aceptación de oferta del 31.10.14 con la alcaldía de San Cayetano, hoja de vida y matricula profesional) propuesta económica, evaluación de la oferta del 28.07.15, aceptación del de la oferta, acta de inicio del 03 de agosto de 2015 firmada por Ing. Miguel Egduar Alferez Olmos . Secretario de Planeación.



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVAY FISCAL POR DETERMINAR CONDICIÓN De acuerdo a los documentos allegados de la propuesta del oferente, no se observó el documento solicitado en la invitación pública punto 13 (…) “Acompañar con su propuesta hoja de vida y carta de compromiso con el proponente de disponibilidad del siguiente personal: - Topógrafo con copia de matrícula profesional (CPNT) vigente. Sin embargo, en la evaluación de la oferta de fecha 28 de julio de 2015, firmada por el Ing. Miguel Egduar Alferez Olmos - Secretario de Planeación, referente al punto 13 se observa:

Topógrafo, con copia de matrícula profesional (CPNT) vigente. CUMPLE.

CRITERIO Invitación pública IPMC 050 de 2015- Requisitos habilitantes – punto 13 (…) Topógrafo (…). DESCARGO Se allega soportes. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA SE DESVIRTÚA LA OBERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR De acuerdo a los soportes digitalizados allegados se observa la hoja de vida de Milton Castellanos Fuentes – Tecnólogo en Obras Civiles con TP-545020-20392 NTS y en su Hoja de vida refiere “Con conocimiento en el área de topografía y en laboratorio de suelos”. Por lo anterior, bajo la presunción de la buena fe, se aceptan los descargos y se desvirtúa la obervación administrativa con preunta incidencia fiscal por determinar. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR DETERMINAR CONDICIÓN Dentro de los documentos soportes allegados relacionados con el presente contrato, no se allego informe alguno sobre el objeto de estudio. CRÍTERIO Invitación pública IPMC 050 de 2015 y aceptación de oferta de agosto 03 de 2015. DESCARGOS Se allegan soportes.



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NUBIA

37. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA FISCAL POR $17.890.000

De acuerdo a los soportes digitalizadosallegados(sin detallar por el municipio), se observaron los siguientes documentos: DocumentosCENTRALES ELÉCTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. – CENS, se observan los siguientes registros: (Solicitante INDUMAIN Ltda.). - Constancia de PQR No. 6262700 del 04.09.15 (se registra proyecto 2015090007 fac

11727 por primera vez). - Número de comprobante de pago para estudio de proyecto: 87544184.Nombre de

proyecto Electrificación rural Vereda San Isidro. - Constancia de PQR No. 6262684 del 04.09.15 (se registra proyecto 2015090006 fac

11726 por primera vez). - Número de comprobante de pago para estudio de proyecto: 87544183. Nombre de

proyecto Electrificación rural Vereda Puente Zulia. - Constancia de PQR No. 6262668 del 04.09.15 (se registra proyecto 2015090006 fac

11725 por primera vez). - Número de comprobante de pago para estudio de proyecto: 87544188 /03.08.2015.

Nombre de proyecto Electrificación rural Vereda La Palma (..). - Constancia de PQR No. 6262739 del 04.09.15 (se registra proyecto 2015090009 fac

11724 por primera vez). - Número de comprobante de pago para estudio de proyecto: 87544179 /03.08.2015.

Nombre de proyecto Electrificación rural Vereda Ayacucho. - Oficio 7210 201500022655 del 04.09.15 de CENS – Revisión proyecto eléctrico,

dirigido al municipio de San Cayetano. - Número de comprobante de pago para estudio de proyecto: 87544185 /03.08.2015.

Nombre de proyecto Electrificación rural Vereda Tabiro.

De lo anterior, si bien se observan dichos documentos, no se allego informe alguno sobre el objeto de estudio (estudios y diseños para el mejoramiento del proyecto de electrificación rural de las veredas Ayacucho, La Palma parte baja, puente Zulia parte alta, San Isidro, Tabiro del municipio de San Cayetano), como tampoco se allego certificación de cumplimiento por parte del Secretario de Planeación - Supervisor del contrato. Por lo tanto se confirma la observación administrativa con presunta incidencia fiscal por valor de $17.890.000. CAUSA Presunta falta de control en la verificación y certificación del cumplimiento del servicio por parte del supervisor del contrato, el cual dicha supervisión “implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista”.

EFECTO

Incumplimiento a las cláusulas contractuales y control inadecuado de los recursos y actividades que al no ser controladas puede ocasionar detrimento a los recursos, ya que



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una de las funciones de la supervisión es la de velar por el cumplimiento de las cláusulas contractuales y en especial de las obligaciones pactadas en el mismo.

CONTRATO DE CONSULTORÍA No. 134 del 13.08.2015 Su objeto fue elaboración del programa de uso y ahorro eficiente del agua del municipio de San Cayetano, celebrado con Liney Yadira Mogollón Mora (60.261.642), por valor de $18.000.000. - Numero de CDP: AM-15030092 del 03.05.5 por $18.000.000 - Numero de RP: AM-15080580 del 14.08.15 por $18.000.000 - Modalidad de selección: Invitación pública de mínima cuantía 059 de 2015. - Duración:04 meses - Rubros: 230304020108Programa de uso eficiente y ahorro del agua. - Comprobantes de egreso: AM-15120360 del 30.12.15 por $18.000.000. - Póliza: No aplica. - Liquidación: No aplica. Dentro de los soportes allegados se observa el estudio previo, invitación pública, inscripción del proyecto en el banco de proyectos bajo el número BPPI-2015-054673-060, acta de cierre, propuesta del contratista (carta de presentación de la propuesta, CC, antecedentes disciplinarios, judiciales y fiscales, RUT, certificado de matrícula mercantil, pago de aportes a salud y pensión del mes de julio de 2015, hoja de vida DAFP, experiencia contrato de consultoría No. 04/10 con el municipio de Mutiscua), acta de cierre del proceso de fecha 06.08.15 propuesta económica, evaluación de la oferta del 11.08.15, aceptación del de la oferta, pago de aportes a salud y pensión de agosto a diciembre de 2015 Y FACUTRA DE VENTA No. 281 del 23.12.15. Con relación al objeto contractual “elaboración del programa de uso y ahorro eficiente del agua”, mediante certificación de cumplimiento del 29.12.15 firmada por María Feliza Quiroz Melo refiere “… certifica el cumplimiento por parte de la contratista de la Elaboración del programa de uso y ahorro eficiente del agua del municipio de San Cayetano”, para lo cual el contratista entrego el estudio correspondiente…” Así mismo, el ing. Ambiental de esta Departamental Mauricio Antequerarefirió respecto del presente contrato “El Programa de Uso y Ahorro del Agua, contratado el cual fue adoptado por el municipio de San Cayetano, se ajusta a los requerimientos establecidos en la Ley 373 de 1997 “por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua”, al igual en la Guía de Ahorro y Uso Eficiente del Agua del Ministerio del Medio Ambiente, 2002”. 2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta

La rendición de la cuenta es Eficiente; con base en el siguiente resultado:



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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Conforme a la información rendida por el municipio de San Cayetano, referente a la cuenta anualizada de la vigencia fiscal 2015 y siguiendo las directrices establecidas en el manual de procedimientos de esta departamental que se utiliza como guía para la revisión y de acuerdo a la normatividad vigente, se procedió al análisis, de lo cual se observó lo siguiente: 2.1.1.2.1 ANÁLISIS PRESUPUESTAL EJECUCIÓN DE INGRESOS Conforme a la ejecución presupuestal de ingresos reportada en la web a través de la plataforma SIA por el municipio de San Cayetano durante la vigencia 2015, presentó el siguiente comportamiento: Le fue aprobado un presupuesto inicial de $6,315,444,239, presentando unas adiciones por $10,410,341,002, terminando la vigencia con un presupuesto definitivo de $16,623,868,886, lo que refleja un crecimiento del 61%, reflejando poca planeación de su presupuesto inicial para la vigencia 2015. Durante la vigencia 2015, San Cayetano recaudo la suma de $13,538,051,948, que representa el 53% de ejecución frente a lo presupuestado. Los ingresos más representativos de San Cayetano, corresponden a Industria y comercio ($1,596,816,382), SGP Libre destinación ($856,143,448); SGP Prop; GralForz. Inversión Libre Inversión otros Sectores ($1,048,254,267), Recursos del Fonpet ($915,291,585) y Empresas del sector eléctrico ($1,069,243,860). EJECUCION DE GASTOS En la vigencia 2.015 el municipio de Pamplona reflejan ajustes por $10,308,424,646, para un presupuesto final de $16,623,868,885, del cual comprometió $14,935,701,503equivalentes al 89% del total presupuestado, realizando pagos por $10,331,659,789. ANÁLISIS DE RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CRITERIO Según lo establecido en el decreto 4836 del 2011, 111 de 1996; ley 819 de 2003 art. 8 y con el procedimiento que se debe revestir al interior de la entidad. CONDICIÓN Al verificar la ejecución de gastos, reportada en la SIA, observamos lo siguiente:



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Y los actos administrativos de constitución de reservas y cuentas por pagar son los siguientes: Por medio de la resolución número 165 del 31 de diciembre de 2015 por medio de

la cual se constituyen las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2015 del municipio de San Cayetano Norte de Santander en su artículo primero constituyo las cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2015 por valor de veintisiete millones trescientos siete mil quinientos cuarenta y tres pesos con cinco centavos $27.307.543.05

Con el Decreto número 164 del 31 de diciembre de 2015 por medio de la cual se

constituyen las reservas a 31 de diciembre de 2015 del municipio de San Cayetano Norte de Santander y en su artículo primero constituyo reservas por el valor de $4.576.734.170.86

En estos actos administrativos hay diferencia respecto al saldo reflejado en la ejecución presupuestal. Por lo tanto, el municipio debe allegar la respectiva explicación. DESCARGO DE LA ENTIDAD El ente municipal no se pronunció al respecto CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA

38. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Ante la falta de información que desvirtúe la observación inicial se confirma la misma.

CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de información y registros pertinentes. EFECTO Acciones correctivas tendientes al mejoramiento continúo de la entidad.

SITUACIÓN FINANCIERA

Ingresos recaudados a 31-12-2.015: $13.538.051.948 Gastos ejecutados a 31-12-2.015: $14.935.701.503 Diferencia -$1.397.649.555



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OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA

CONDICION Lo anterior refleja que el municipio de San Cayetano, presuntamente ejecuto pagos por encima de lo recaudado en -$1,397,649,555.

La Administración Municipal de San Cayetano al final de la vigencia de 2015, presenta un Déficit fiscal, como resultado de la diferencia de los recaudos efectivos menos los compromisos adquiridos por la adquisición de bienes y servicios ofertados al Municipio en desarrollo de su objeto misional.

CRITERIO

Tal como se aprecia, el municipio durante la vigencia 2.015, comprometió gastos superiores al ingreso por valor de -$1,397,649,555; dando incumplimiento al principio de la Homeóstasis presupuestal de la Ley 80 de 1.993, el cual implica que el gasto debe ser equivalente al ingreso, por lo tanto el municipio debe tomar medidas adecuadas en la planeación de sus recursos y justificar y soportar dicho déficit. Allegar explicación. DESCARGO DE LA ENTIDAD El ente municipal no se pronunció al respecto CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA


Ante la falta de información que desvirtúe la observación inicial se confirma la misma. CAUSA Esta situación puede generarse por la falta de información y registros pertinentes. EFECTO Incumplimiento de la normatividad vigente.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY 617 DE 2000 Gastos de funcionamiento alcaldía municipal

*Valor ejecutado *Valor máximo permitido *Diferencia $1.409.962.105 $1,429,270,141 $19,308,036

*Cifras en pesos

Concejo Municipal

*Valor ejecutado *Valor máximo permitido *Diferencia $131.931.326 $133.065.325 $1,133,999

*Cifras en pesos



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Personería

*Valor ejecutado *Valor máximo permitido *Diferencia $180.418.000 $180.418.000 0

*Cifras en pesos Según información reportada sobre la cuenta anualizada vigencia 2015, en la página web de esta departamental link SIA según datos tomados del formato_201413_f617_cgdns y la ejecución de ingresos y gastos del municipio, refleja que el Municipio, (Art. 6 ley 617/00) está dentro del límite de gastos establecido en la mencionada ley, así mismo el Concejo Municipal y la Personería (Ley 617/00 (Art. 10). ANÁLISIS DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

SECTOR VALOR PRESUPUESTADO VALOR EJECUTADO SALDO POR

EJECUTAR % DE

EJECUCIÓN

Educación $892,034,517

$884,642,378

$7,392,139 99%

Salud $1,767,619,304.00

$1,747,307,870

20,311,434 99%

Agua Potable y S.B $872,029,371

$831,090,645 40,938,726 95%

Alimentación Escolar $20,270,790

$20,270,790

0 100%

Deporte $137,590,120

$129,433,891

8,156,229 94%

Cultura $576,050,207 $469,423,476 $106,626,731 81%

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y gastos de San Cayetano de la plataforma ISA, rendida en la cuenta anualizada vigencia 2015. Teniendo en cuenta la tabla anterior, se observa en términos generales un buen comportamiento en la ejecución de los recursos del Sistema general de Participaciones SGP.

2.1.1.3 Legalidad

SE EMITE UNA OPINIÓN Eficiente con un resultado de 92 con base en el siguiente resultado:


El resultado está sustentado en algunas CERTIFICACIONES (algunas soportadas)

allegadas por el municipio sobre este aspecto, en el cual se observa información

relacionada con el plan de desarrollo, planes de acción, manual de procedimientos,

mapas de riesgos, informe ejecutivo anual de control interno, manual de

funciones,información del CHIP, registros y disponibilidades presupuestales, evaluación

de desempeño, lineamientos para fortalecer el MECI y el SGC, lineamientos para la

identificación, manejo y control de riesgos eindicadores para evaluar la gestión.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Financiera 0.40 40.0

De Gestión 0.60 52.0

1.00 92.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

100.0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

86.6

Calificación

Eficiente



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Normas contables:Según certificación, reflejan que éstos fueron rendidos en la fecha estipulada los formatos pertenecientes a la plataforma CHIP del Ministerio de Hacienda y tesoro Público, en cumplimiento de las normas Contables y lasresoluciones 354, 355, 356 de 2007 y 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. Normas Presupuestales: Cumplimiento del Decreto 111 de 1996 (expidiendo para todo pago u compromiso los respectivos certificados de disponibilidad y registro presupuestal, órdenes de pago y comprobantes de egreso, como se evidencio en los documentos soportes de los contratos analizados. Con respecto a descuentos tributarios, estampillas Pro-Desarrollo Universitario, Pro-

Cultura, Pro-Ancianos y Hospital Universitario Erasmo Meoz, se observó el

cumplimientode los mismos, como se evidencia en los comprobantes de egreso de los

contratos analizados.

Dentro del componente de legalidad de la gestión administrativa la entidad obtuvo un 94.1%, con deficiencias de acuerdo a la información suministrada de la matriz (componente Legalidad Gestión) por la entidad. El Componente de Gestión administrativa está incluido, los Tics de Legalidad (gobierno en línea). 2.1.1.4 Gestión Ambiental

SE EMITE UNA OPINION Eficiente con base en el siguiente resultado:


El siguiente análisis ambiental fue realizado por el Ing. Mauricio Antequera – Asesor Ambiental de esta Departamental, el cual textualmente dice:

MANEJO INTEGRADO DE RESIDUOS SOLIDOS De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano a esta Departamental, se pudo conocer que el servicio de aseo urbano fue prestado directamente por la Unidad Municipal de Servicios Públicos Domiciliarios del municipio. Durante la vigencia 2015 se llevó a cabo las siguientes actividades:

Actualización del plan de gestión de residuos sólidos. En relación a las inversiones en este sector, la entidad envió a esta Contraloría certificación firmada por el tesorero municipal, del día 05 de Septiembre del 2016, donde se cita que durante la vigencia 2015, el municipio presupuestó para la actividad de

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

AtribuidoCumplimiento de planes, programas y proyectos

ambientales.0.60 48.0

Inversión Ambiental 0.40 33.3

1.00 81.3

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

Calificación

Eficiente

80.0


TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

83.3



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recolección de aseo un monto de $ 135.928.998 de los cuales se ejecutaron $ 105.637.329; y en lo que respecta a la actividad de disposición final de residuos sólidos presupuesto $ 40.358.465 ejecutándose de esta cantidad el valor de $ 39.703.598. PLAN DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano, a este Departamental, el municipio en la vigencia 2015, ejecuto las siguientes actividades:

Obras de adecuación de las lagunas de oxidación, casco urbano y corregimiento de Cornejo del municipio de San Cayetano, por un valor de $271.903.949

En relación a las inversiones en este sector, la entidad envió a esta Contraloría certificación firmada por el tesorero municipal, del día 05 de Septiembre del 2016, donde se cita que durante la vigencia 2015, el municipio presupuestó para este programa ambiental un valor de $ 271.909.200 y ejecuto $ 271.903.949

PROGRAMA DE USO Y AHORRO EFICIENTE DE AGUA (PUAEA). De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano a esta Departamental, en la vigencia 2015, el municipio suscribió los siguientes contratos:

Elaboración del programa del uso y ahorro eficiente del agua, por valor de $18.000.000

Compra de químicos para las plantas de tratamiento, por valor de $23.733.184

Adecuación del tanque de almacenamiento de la vereda Guaduas, por valor de $15.513.208

Compraventa de tuberías y accesorias para la línea de aducción del sistema de abastecimiento de agua de veredas del municipio, por valor de $6.954.200.

Ajustes a los estudios, diseños y construcción de red de conducción de agua potable para la vereda San Isidro, por valor de $18.800.000.

Obras de impermeabilización correctiva del tanque elevado, planta de tratamiento, casco urbano del municipio, por valor de $7.600.000.

Compra de lote para la planta de agua potable del corregimiento de Cornejo, por valor de $30.000.000.

La administración municipal de SAN CAYETANO, actualmente cuenta con el programa de uso y ahorro eficiente del agua, para el cual la entidad envió a esta Contraloría



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certificación firmada por el tesorero municipal, del día 05 de Septiembre del 2016, donde se cita que durante la vigencia 2015, el municipio presupuesto para este programa ambiental un valor de $ 191.285.653 y ejecuto $189.172.788

PROGRAMA DE EDUCACIÒN AMBIENTAL.

De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano, a este Departamental, el municipio en la vigencia 2015, ejecuto las siguientes actividades:

Capacitaciones sobre la gestión del riesgo escolar, el cual es un programa que capacita a los niños y docentes de las instituciones rurales en cuanto al tema de prevención y atención de emergencias y riesgo escolar. Esta actividad fue coordinada por Fudoc, a través de Bomberos Voluntarios.

Capacitaciones a Gestores ambientales, el cual es un programa encaminado a fortalecer la conciencia y sensibilización ambiental en los niños de la institución educativa cornejo en sus sedes rurales; puente Zulia, Tabiro y Urimaco. Actividades realizadas en coordinación con la fundación Fudoc-termotasajero.

Premio dar, proyecto que premia el trabajo de los docentes hacia la educación ambiental en las dos instituciones de San Cayetano.

El CEAM realizo reuniones donde tocaron temas relacionados con el cuidado y conservación del medio ambiente, prohibición de la caza de venados, y algunas especies vivientes en la vereda de la palma, Puente Zulia y corregimiento de Cornejo.

La alcaldía municipal de SAN CAYETANO durante la vigencia 2015, presupuesto recursos para las actividades relacionadas con el programa de educación ambiental por un monto de $ 2.106.512, los cuales no se ejecutaron; según lo evidencia la certificación firmada por el tesorero municipal el día 05 de septiembre de 2015. CAMBIO CLIMATICO

De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano, a este Departamental, el municipio en la vigencia 2015, ejecuto las siguientes actividades:



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Implementación del programa denominado “Estrategias Cambio Climático” para hacer

más por San Cayetano, el cual se encuentra compuesto por dos subprogramas, los

cuales son: el de Educación Ambiental y el de Gestión Ambiental.

ATENCIÓN Y PREVENCIÓN DE DESASTRES

De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano a esta Departamental, en la vigencia 2015, el municipio suscribió los siguientes contratos:

Contrato de prestación del servicio de apoyo logístico para la atención de la situación de calamidad publica que se presenta en la vereda la palma del Municipio de San Cayetano, por valor de $1.584.8000

Contrato de obras de dragado, intervención, represamiento quebrada Guaduas para prevención de desastres vereda Guaduas, Municipio de San Cayetano, Departamento de Norte de Santander, por valor de $18.000.000

ÁREAS ESTRATÉGICAS

De acuerdo a soportes documentales allegados por Alcaldía de San Cayetano a esta Departamental, en la vigencia 2015, el municipio suscribió los siguientes contratos:

Contrato de aislamiento a través de cercado de 3 KM de áreas estratégicas para su conservación en el Municipio de San Cayetano, Norte de Santander, por el valor de $47.838.430,55

ESTRATEGIA CERO PAPEL

OBSERVACION ADMINISTRATIVA CONDICIÓN De acuerdo a la certificación suscrita por el secretario General del Municipio de San

Cayetano del día 06 de septiembre del año en curso, se especifica que no se registró

ningún acto administrativo que haga relación a las actividades ejecutadas en el programa

cero papel durante la vigencia 2015.

CRITERIO La alcaldía de San Cayetano, está incumpliendo con la directiva presidencial 004 de 2012; en relación a la implementación de la estrategia cero papel. DESCARGO La alcaldía no allego descargos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORIA

40. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO CAUSA La falta de gestión administrativa presuntamente no ha implementado el programa cero papel.



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EFECTO La falta de programa cero papel, puede generar el gasto innecesario del papel en las actividades diarias de la entidad. SOBRETASA AMBIENTAL Y TASA RETRIBUTIVA Según certificación firmada el día 05 de septiembre del 2016, por parte del tesorero municipal, los recursos recaudados y girados a Corponor en la vigencia 2015, por concepto de sobretasa ambiental y tasa retributiva, fueron de $15.815.000 y $21.512.399, respectivamente. 2.1.1.5 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

SE EMITE UNA OPINION: Cumple parcialmente.


Lo anterior obedece a que a la fecha no se ha dado cumplimiento en un 100% a todos los compromisos planteados por el plan de mejoramiento, teniendo en cuenta el análisis contractual aquí realizado. Mediante oficio No. 769 del 11 de mayo de 2016, el Jefe de Control Interno del municipio de San Cayetano, remite informe de seguimiento alPlan de Mejoramiento, donde en su informe se observa “La metodología aplicada para el seguimiento y verificación en cumplimiento del Plan de Mejoramiento, se realizó mediante entrevistas a los responsables y verificación de las acciones previstas para subsanar los hallazgos en el plan. Esto con el fin de lograr determinar De otra parte mediante oficio No. 1092 del 10 de octubre de 2015, el Jede de Control Interno del municipio le señala algunas observaciones a la alcaldesa del municipio. Sobre el plan de mejoramiento. Respecto al hallazgo No. 1 del plan de mejoramiento suscrito por el municipio en la vigencia 2014 sobre la auditoría realizada a la vigencia 2013, en el citado oficio refiere: Se aportó un nuevo formato de supervisión, dado que de acuerdo con los hallazgos de la contraloría así como las observaciones de la oficina de Control Interno, históricamente ha sido una de las mayores falencias, la supervisión de los contratos, constituyéndose en un riesgo administrativo importante. El nuevo formato busca cumplir con los lineamientos de supervisión establecidos en la ley 1471 de 2011 y se ha venido cumpliendo la obligación de la existencia de este documento así como de las demás actas y papeles necesarios para efectuar los pagos correspondientes al contratista”. Sin embargo, con respecto a este punto medianamente persisten algunas situaciones, teniendo en cuenta que sobre algunos contratos analizados no se allegaron todos los soportes de supervisión. Sobreel hallazgo No. 2 del plan de mejoramiento suscrito por el municipio en la vigencia 2014 sobre la auditoría realizada a la vigencia 2013, en el citado oficio refiere: “Esta



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situación pudo corregir. Sin embargo es de anotar que el reporte de acuerdo con las directrices de la Contaduría General de la República y la Contraloría Departamental cambiaron, el efectuarse este año en el SIA OBSERVA. No obstante, al efectuarse la revisiónse verificó y se cumplió con esta actividad. Sobre el hallazgo No. 3 del plan de mejoramiento suscrito por el municipio en la vigencia 2014 sobre la auditoría realizada a la vigencia 2013, en el citado oficio refiere: “Se ha venido dando cumplimiento a esta disposición lo cual se refleja en las acciones que se han tomado, de igual forma esta oficina ha hecho las recomendaciones del caso y las observaciones que permitan el mejoramiento de la actividad contractual buscando disminuir o eliminar según sea el caso el caso los riesgos de corrupción y administrativos”. 2.1.1.6 Control Fiscal Interno

SE EMITE UNA OPINION: Eficiente (96.7) con base en el siguiente resultado (el puntaje se encuentra soportado con los documentos requeridos en los numerales que contiene la matriz) soportado en:


El Control Fiscal Interno presenta un puntaje de 96.7% de acuerdo a la calificación de la matriz. La cual fue elaborada con base en las certificaciones (algunas soportadas) presentadas por el municipio,como: Plan de acción, plan anticorrupción, misión, visión, manual de procedimientos, manual de contratación, informes pormenorizados de control interno, informe ejecutivo anual al DAFP, manual de funciones (ente otros). De acuerdo a lo allegado se observa que en el municipio conocen, adoptan y ejecutan anualmente los planes de acción, que cuentan con mecanismos de control y seguimiento, que permiten aportar periódicamente resultados encaminados al logro de los objetivos institucionales. Refieren que los diferentes comités que existen en la entidad se encuentran en funcionamiento. Cuenta con el plan anticorrupción de acuerdo a lo dispuesto en la ley 1474 de 2011 y su seguimiento. Cuenta con el comité de coordinación de control interno, los informes pormenorizados de CI y control interno contable, y su rendición en el sistema chip, presentación de la encuesta MECI. De igual manera, la entidad en comento cuenta con un manual de contratación, en el cual se señalan los procedimientos internos en materia contractual, la delegación y las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual, así mismo cuenta con el manual de supervisión e interventoría, manual de funciones y manual de procedimientos..



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2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables: 2.2.1 Estados Contables

La opinión fue Con salvedad, debido a la evaluación de las siguientes variables:


Los Estados Financieros fueron analizados por la Dra. GLORIA STELLA ACEVEDO SALCEDOContadora Pública con T.P. 93921–TProfesional Universitaria de Control Fiscal de esta Departamental, el cual mediante oficio del 09 de marzodel presente, dictamino y preciso textualmente lo siguiente: Dictamen con salvedad. He examinado el Balance General, el Estado de Actividad Económica y Social, Estado de Cambio en el Patrimonio, EL Balance de Comprobación y las Notas a los Estados Contables con corte a 31 de diciembre de 2015, allegados a esta departamental por la administración del MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, examen practicado de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Se conceptúa que dichos estados financieros y sus correspondientes notas fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y certificados por el Representante Legal y Contador Público con sus firmas, lo cual, indican que son Estados Fidedignos, cuyas cuentas fueron tomadas de los Libros de Contabilidad y las cifras registradas en ellos presentan en forma aceptable la realidad financiera y son firmadas por el Representante legal, el Jefe del Área Financiera y Contable y el Contador Público Titulado. Mi responsabilidad consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos. También incluye la evaluación de las Normas y Principios de Contabilidad utilizadas y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que son una base razonable para fundamentar este dictamen de la siguiente manera:

Los estados financieros presentados a 31 de diciembre de 2015, de acuerdo con los procedimientos técnicos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública se observa: Los Activos a 31 de diciembre de 2015 registran un saldo de $18.773.409.512.88, dentro de las cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Efectivo refleja un saldo de $3.143.432.328.76, inversiones e instrumentos derivados $33.936.700, Rentas por cobrar $493.444.200, deudores $525.966.492.33, propiedad planta y equipo $3.429.961.820.94,



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Bienes de beneficio y uso público $1.599.726.404.81, otros activos $9.546.941.566.04. Dentro de este grupo la cuenta más representativa es otros activos en un 50.85%. Dentro del efectivo existe la cuenta 111005 Cuentas corrientes y la cuenta 111006 Cuentas de Ahorro. Se puedo observar que el Municipio no está dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, que dice: “los recursos que formen parte del presupuesto..., no podrán mantenerse en cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos...” De igual manera se evidencio que faltan por conciliar cuentas corrientes y de ahorros, según el balance de comprobación por cuanto presentar los mismos saldos de la vigencia anterior; es de aclarar que todas las cuentas existentes en la entidad deben estar debidamente conciliadas al cierre de la vigencia para que la información sea confiable, oportuna y veraz. La entidad no allego el balance de comprobación acumulado de enero a diciembre de 2016, solo allego con corte a diciembre. Dentro de la cuenta 1310 Rentas por cobrarvigencias anteriores, No se tiene evidencia que la entidad haya realizado gestión para su respectivo cobro, por cuanto las notas no especifican claramente este resultado y presenta el mismo saldo de la vigencia anterior. La entidad debe allegar la gestión para su respectivo cobro. Según la información por la plataforma SIA en la ejecución activa se recaudó durante la vigencia 2015 la suma de $13.538.051.947. De la cual se recaudo por concepto de Estampilla para el bienestar del adulto mayor la suma de $236.188.085 valor que coincide con el balance de comprobación. De igual manera por pro-cultura se recaudo la suma de $118.096.128 según la ejecución activa y al confrontar con el balance de comprobación se evidencio que están causado el mismo valor. Se evidencio en la cuenta 147013 del balance de comprobación embargos judiciales la suma de $187.568.299 saldo que viene de vigencias anteriores que se encuentra pendientes de investigación, que corresponde al embargo judicial por parte de la gobernación del departamento por concepto de estampillas universidad no cobrada en vigencias anteriores. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. No se evidencio recaudo alguno en la estampilla Pro-hospital. Según la ejecución activa acumulada del mes de diciembre de 2015, pero se evidencio movimientos en la cuenta 242515.01 Estampilla Erasmo Meoz y 242515.02 Estampilla Universitaria. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. Los pasivos registran un saldo de $3.201.338.208.24 dentro de las cuentas que conforman esta cifra, se aprecia: Operaciones de crédito público $361.683.478, operaciones de financiamiento $34.624.170, cuentas por pagar $265.116.075.55, Obligaciones laborales $21.838.229, Pasivos estimados $2.514.040.626.69, Otros pasivos $4.035.629, se aprecia que la cuenta más representativa es pasivos estimados con un 78.53% En la información enviada en la ejecución pasiva presentada mediante la plataforma SIA, se obtuvo la siguiente información: se tiene un presupuesto definitivo de $16.623.868.885menos los compromisos $14.935.701.503 para un saldo de presupuesto de $1.688.167.381. De igual manera entre las obligaciones por valor de $10.358.967.332 menos lo pagado $10.331.659.789, quedando por cancelar durante la vigencia 2015, el valor de $27.307.543, cifra que guarda coherencia con el acto administrativo de cuentas por pagar (Decreto 165 de diciembre 31 de 2015) por 27.307.543.05.



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Al realizar el respectivo cruce con el balance de Comprobación en la cuenta 24 – cuentas por pagar registra un valor de $265.116.075.55 observándose que la información de estos reportes no coincide, las notas contables no dan claridad al respecto. La entidad debe dar las respectivas aclaraciones. En la información enviada en la ejecución pasiva presentada mediante la plataforma SIA, se obtuvo la siguiente información: se tiene unos compromisos de $14.935.701.503menos obligaciones $10.358.967.332 para un total de reservas de $4.576.734.171 Al realizar el respectivo cruce con el acto administrativo de reservas presupuestales (Decreto 164 de diciembre 31 de 2015) por valor de $4.576.734.170.86 existiendo concordancia en las cifras. Se evidencia que la entidad no realiza actualización depuración o sostenibilidad según Resolución 119 de 2006, para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General de la Nación. En mi opinión, excepto por lo mencionado anteriormente, los estados contables del MUNICIPIO DE SAN CAYETANO, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2015, de conformidad con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas prescritas por La Contaduría General de La Nación en concordancia con las Generalmente Aceptadas.

CONCLUSIONES GENERALES SOBRE EL DICTAMEN – Análisis realizado por la ProfesionalUniversitaria - Gloria Stella Acevedo Salcedo. CONDICIÓN Dentro del Efectivo existe la cuenta 111005 Cuentas Corrientes y la cuenta 111006 Cuentas de Ahorro Se puedo observar que el Municipio no está dando cumplimiento a lo estipulado en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995 que dice “los recursos que formen parte del presupuesto…; no podrán mantenerse e cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos.” DESCARGOS Las cuentas se aperturan de acuerdo a los lineamientos del Ministerio en el momento en que solicitan, los recursos del SGP Propósito General y Recursos Propios son cuentas corrientes que están debidamente registradas en el Ministerio de Hacienda, la demás cuentas cumplen con los requisitos estipulados por las diferentes entidades al momento de abrirse como son: Implementación de gas Licuado, Recursos Ley 99, y las cuentas Maestras de salud, y en el evento de generarse rendimientos financieros que deban devolverse al tesoro nacional, estos son consignados en la oportunidad de acuerdo a los extractos bancarios. Conclusión de la contraloría EFECTO Si bien es cierto son cuentas que están debidamente registradas, están deben cumplir con el artículo 15 del Decreto 359 de 1995 que dice “los recursos que formen parte del presupuesto…; no podrán mantenerse e cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos.” Por lo anterior, se mantiene el hallazgo administrativo



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CONDICIÓN De igual manera se evidencio que faltan por conciliar cuentas corrientes y de ahorros según el balance de comprobación por cuanto presentar los mismos saldos de la vigencia anterior; es de aclarar que todas las cuentas existentes en la entidad deben estar debidamente conciliada al cierre de la vigencia para que la información sea confiable, oportuna y veraz. La entidad no allego el balance de comprobación acumulado de enero a diciembre de 2016. Solo allego con corte diciembre. DESCARGOS Las cuentas corrientes y de ahorros que se reportan en el balance de comprobación, de las cuales no se allegó su respectiva conciliación corresponden a cuentas inactivas de convenios y otros, sin embargo se avanzó en conciliaciones bancarias, esta administración continúa con el proceso de sostenibilidad contable según Resolución 119 de 2006. Conclusión de la contraloría EFECTO La entidad territorial debe mantener todas sus cuentas conciliadas, así estén inactivas o en su defecto realizar la respectiva sostenibilidad, Incumplimiento al proceso de sostenibilidad contable según Resolución 119 de 2006. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo CONDICIÓN Dentro de la cuenta 1310 Rentas por cobrar vigencias anteriores, no se tiene evidencia

que la entidad haya realizado gestión para su respectivo cobro, por cuanto las notas no

especifican claramente este resultado y presenta el mismo saldo de la vigencia anterior.

La entidad debe allegar la gestión para su respectivo cobro.

DESCARGOS La Administración en la vigencia 2015 realizo cobro coactivo con envió de oficios persuasivos por correo mediante el convenio que hizo con la empresa 472 para el envío de correo certificado. Igualmente con el sistema de facturación y cartera (Microchip) el cual que implemento la administración se debe continuar con la depuración respectiva y así incluir en la contabilidad del Municipios los saldos reales de los deudores del Municipio. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA EFECTO Respecto a este descargo la entidad manifiesta que realizó cobro coactivo y envió oficios persuasivos, pero no se evidencio ningún soporte en estos descargos, además contablemente no se observa variación al respecto. Incumplimiento al proceso de sostenibilidad contable según Resolución 119 de 2006. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo.



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CONDICIÓN Se evidencio en la cuenta 147013 del balance de comprobación embargos judiciales la suma de $187.568.299 saldo que viene de vigencias anteriores que se encuentra pendientes de investigación, que corresponden al embargo judicial por parte de la gobernación del departamento por concepto de estampilla universidad no cobradas en vigencias anteriores. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. DESCARGOS En esta cuenta a Diciembre 31 de 2015 quedaron los siguientes saldos:

CUENTA NOMBRE TOTAL

147013 EMBARGOS JUDICIALES 187,568,299.00

147013.01 Embargos judiciales 24,008,000.00

147013.02 Embargo Judicial Gobernación Nte de Sder Estampillas 13,560,298.00

147013.03

Embargo Judicial Regalías Régimen Anterior Sentencia Judicial 1510 10-05-2014 Unión Temporal San Cayetano 150,000,001.00

El municipio en la vigencia 2015 con la reforma tributaria de rebaja de intereses y sanciones realizo la gestión en el mandamiento de pago número 995 de 2011 por descuentos de Estampillas universitaria que el municipio no realizo en la vigencias anteriores al 2011, y realizo el pago el mes de Julio del 2015 por valor de $57.884.282.00. Quedando a paz y salvo por este concepto. En la presente vigencia 2016 el Municipio deberá realizar la respectiva conciliación de la cuenta 147013.02 ya que ese valor se registró completo en el gasto de 580812.01 como se observa en el registro contable numero DF-AM-15070637. Que se anexa. El saldo de la cuenta 147013.01 por valor de $24.0008.000 se recibió como saldo del 2011, se realizó la investigación respectiva pero como no trae terceros no se sabe que entidad realizo este embargo.

El saldo de la cuenta 147013.03 Embargo Judicial Regalías Régimen Anterior Sentencia Judicial 1510 10-05-2014 Unión Temporal San Cayetano El Municipio en la Vigencia 2011 realizó un contrato con recursos de regalías régimen anterior sin tener en cuenta que las regalías estaban bloqueadas por Planeación Nacional, debido a que en el año 2010 el Municipio no Cumplió con los requerimiento para el giro de las mismas, por esta razón el Contratista decidió demandar al Municipio debido a que no estaban los recursos para pagarle el contrato, pues estos recursos tienen destinación específica, y solo se podía pagar el contrato con ellos. Con la Sentencia judicial se hizo el embargo de los recursos de ley 99 con ocasión a dicho contrato. A pesar de muchos intentos por recuperar los recursos de regalías no fue posible desbloquearlos por lo complejo del cambio de régimen en Planeación Nacional. El municipio sigue adelantando las gestiones para recuperar estos recursos de regalías. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA EFECTO Aunque la entidad dio las respectivas explicaciones al respecto, no se evidencio documento alguno que soporte estas partidas, como tampoco hay evidencio del proceso de sostenibilidad. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo.



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CONDICIÓN No se evidencio recaudo alguno en la estampilla Pro-hospital. Según la ejecución activa acumulada del mes de Diciembre de 2015. Pero se evidencio movimientos en la cuenta 242515.01. Estampilla Erasmo Meoz y 242515.02 Estampilla Universitaria. La entidad debe dar las explicaciones pertinentes. DESCARGOS El Municipio si realizo los descuentos de la Estampilla Erasmo Meoz al igual que los pagos respectivos a esta entidad, aunque el presupuesto en la vigencia 2015 no realizo los recaudos en el presupuesto ya que este es un descuento de un tercero, de igual manera el Hospital ha realizado las respectivas auditorías y nunca se encontraron hallazgos, de ninguna clase ni se deben saldos. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA EFECTO Según el descargo se evidencia que al entidad no está llevando en debida forma el sistema contable, por cuanto al realizar la triangulación respectiva contabilidad, presupuesto, tesorería debe evidenciarse la realidad de la entidad, o por el contrario si existen variaciones se deben realizar los respectivos ajustes, de acuerdo a la normatividad vigente. Por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo. CONDICIÓN Al realizar el respectivo cruce con el balance de Comprobación en la cuenta 24 Cuentas por pagar registra un valor de $265.116.075.55 observándose que la información de estos reportes no coincide, las notas contables no dan claridad al respecto. La entidad debe dar las respectivas aclaraciones. DESCARGOS En estas cuentas tal como se puede observar en el balance de comprobación existen descuentos de terceros como la estampilla Erasmo Meoz, estampilla universitaria, retención en la fuente (DIAN), entre otros que no se manejan en la ejecución presupuestal por tanto no coincide con las cuentas por pagar del Decreto 165 de diciembre 31 de 2015. CONCLUSIÓN DE LA CONTRALORÍA EFECTO Se mantiene el hallazgo administrativo Incumplimiento a la actualización depuración contable o sostenibilidad según Resolución 119 de 2006, para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General de la Nación.



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CAUSA Y EFECTO

41. SE CONFIRMA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO Respecto a los siguientes puntos la entidad no se pronunció, por lo anterior se mantiene el hallazgo administrativo. Según la información por la plataforma SIA en la ejecución activa se recaudó durante la vigencia 2015 la suma de $13.538.051.947. De la cual se recaudó por concepto de Estampilla para el bienestar del adulto mayor la suma de $236.188.085 valor que coincide con el balance de comprobación. De igual manera por pro-cultura se recaudó la suma de $118.096.128 según la ejecución activa y al confrontar con el balance de comprobación se evidencio que están causado el mismo valor. De igual manera entre las obligaciones por valor de $10.358.967.332 menos lo pagado $10.331.659.789, quedando por cancelar durante la vigencia 2015, el valor de $27.307.543, cifra que guarda coherencia con el acto administrativo de cuentas por pagar (Decreto 165 de diciembre 31 de 2015) por 27.307.543.05. Al realizar el respectivo cruce con el balance de Comprobación en la cuenta 24 – cuentas por pagar registra un valor de $265.116.075.55 observándose que la información de estos reportes no coincide, las notas contables no dan claridad al respecto. La entidad debe dar las respectivas aclaraciones. Incumplimiento a la actualización o depuración contable - sostenibilidad según Resolución 119 de 2006, para garantizar el cumplimiento de las Normas Técnicas y los procedimientos de contabilidad emitidos por la Contaduría General de la Nación. Los anteriores hallazgos se mantienen con el fin de ser plasmados en un plan de mejoramiento por la entidad y subsanarlos mediante el proceso de sostenibilidad de acuerdo a la normatividad vigente. 2.2.2 Gestión Presupuestal

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:


La calificación eficiente, se obtiene del análisis de la información allegada, y que soporta los procesos presupuestales, de la aplicación de los indicadores y variables establecidas en la matriz de calificación, donde se observa que el municipio presenta una buena gestión presupuestal. Gestión Financiera

SE EMITE UNA OPINION Eficiente, con base en el siguiente resultado:



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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo auditor De acuerdo a la tabla de Gestión financiera, San Cayetano, obtuvo una calificación EFICIENTE.



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3. OTRAS ACTUACIONES

3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS

Dentro de la presente auditoria, nose tramitaron quejas sobre el municipio objeto de análisis.

3.2 BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR De existir, se evidenciaran al finalizar el proceso auditor. 3.3 SENTENCIAS JUDICIALES Y CONTROL DE LAS ACCIONES DE REPETICIÓN El municipio allega “RELACIÓN PROCESOS (REPARACIONES DIRECTAS (No. procesos:54001 23 33 000 2014 00018 00, 54001-33-34-0010-2016-00177-00, 54001-33-40-009-2016-00963-00, 54001 33 33 006 2014 01389 00), NULIDADES Y RESTABLECIMIENTOS DEL DERECHO (No. procesos: 54001 33 33 003 2009 00377 00, 54001 33 33 005 2015 00527 00, 54001-33-33-0001-2014-00132-00, 54001-33-33-005-2015-00474-00) Y ACCIONES DE GRUPO No.. procesos: 54001-33-33-0003-2013-00163-00, 54001 33 33 003 2013 00163 00). Que según refleja dicho informe, a la fecha de enviada la información por parte del municipio, éstos se encuentran sin fallo aún, excepto el proceso 54001 33 33 003 2009 00377 00 donde reflejan fallo Favorable. 3.4 CONSTITUCIÓN DE FIDUCIAS Y ENCARGOS FIDUCIARIOS

Mediante certificación del 05 de septiembre de 2016, expedida por el Tesorero del municipio de San Cayetano Dr. Edinson Tam iRamírez ,refiere que durante la vigencia el municipio no constituyó Fiducias ni encargos fiduciarios. 3.5 URGENCIA MANIFIESTA

Mediante certificación del 06 de septiembre de 2016, expedida por el Secretario General del municipio de San Cayetano Dr. Omar Jovino Cáceres Roballo, refiere que no se encontró ningún acto administrativo que evoque la urgencia manifiesta, pero se encontró el decreto 109 de agosto de 2015donde se declara la calamidad pública. 3.6 INVENTARIOS: Mediante certificación de septiembre06 de 2015, el Secretario General - Omar Jovino Cáceres Roballos, refirió “Que buscando en el archivo del municipio no se encontró actualización de los inventarios con corte a 31 de diciembre de 2015, pero en el proceso de empalme se actualizo las bases de datos de inventarios la cual adjunto los soportesque acreditan lo recibido por la administración actual, de igual forma este se actualizo de acuerdo a los ingresos y salidas de los mismos. 3.7 LEY (594 de 2000) GENERAL DE ARCHIVO Mediante certificación de septiembre06 de 2015, el Secretario General - Omar Jovino Cáceres Roballos, refirió “Que, la aplicación de la ley de archivos (ley 594 de 2000), si se está llevando a cabo en nuestro municipio, dónde se utilizan tablas de retención, formatos de registro y control de comunicaciones oficiales, formato de registro y control de préstamo, expulgar y elaborar la retención definitiva del componente histórico del archivo”.



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3.8 RELACIÓN FUNCIONARIOS DE PLANTA Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Mediante certificación de septiembre06 de 2015, el Secretario General - Omar Jovino Cáceres Roballos, allego la siguiente relación de personal: El número de CPS de la vigencia 2015, relacionando un total de 178; con relación al número de empleos por nivel Jerárquicos Nivel Central (planta de personal – gestión de talento humano), se observa la siguiente planta de personal: Número de empleados de inversión 5: Comisaria, inspectora de policía, Psicóloga, Trabajadora Social, Auxiliar Administrativo. Número de empleados Administración Central15: Alcaldesa, Secretario General, Técnico Operativo, Asesor Control Interno, Secretario de Planeación, Tesorero, Técnico Operativo, Profesional TIC, Auxiliar Administrativo (5), Conductor y Técnico Administrativo. Nómina de empleados Unidad de Servicios Públicos (10): Jefe Unidad de Servicios Públicos, Operadores de Planta ((5), Fontanero(2), Recolectores Aseo (2). Supernumerarios 02: Operario y Conductor. Así mismo mediante certificación de la misma fecha, relaciona un total de 50 contratos sobre Prestación de Servicios, de la vigencia 2015. 3.9 PÓLIZAS DE LA ENTIDAD OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CONDICIÓN De acuerdo a las pólizas allegadas se observó lo siguiente: - Pólizas No. 1001103 del 30.09.16 (cobertura desde el 04.08.2015 al 04.08.2016) de La

Previsora, sobre incendio, terremoto, sustracción, rotura maquinaria, corriente débil, edificio, maquinaria y equipo. Al respecto, se debe allegar la póliza sobre el cubrimiento total de la vigencia 2015.

- Pólizas sobre delitos contra la administración pública, no se allego. - Póliza extracontractual,no se allego - Póliza sobre seguro de vida del Alcalde, Concejales y Personero nose allego. De lo anterior, como puede observarsecon relación a la vigencia 2015, no se allego las pólizas mencionadas- Por lo tanto, se solicitase alleguen. CRITERIO Según la ley 42 de 1993 el Artículo 107 dice “Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten”. DESCARGO Al respecto no se allego descargo alguno.



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42. SE CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO DESCARGOS Dentro del informe de descargos allegado no hicieron mención alguna al respecto (pólizas mencionadas). Así mismo, revisados los soportes allegados en medio magnético no se allego soporte alguno relacionado. Por lo tanto, se confirma la observación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. CAUSA Presunta falta de control por parte de la administración municipal. EFECTO Ante cualquier eventualidad, lasrespectivas garantías cubren algún los siniestros que se puedan presentar. MONTO DE LA DEUDA Mediante certificación de septiembre05 de 2015, el Tesorero Municipal–EdinsonTami Ramirez y el Alcalde Municipal señalan “Que el servicio de la deuda ejecutada durante la vigencia 2015 fue de $258.012.858 del cual capital fue de $219.083.791, e intereses quedando saldo de la deuda a 31 de diciembre de 2015 de $382.718.166”. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Mediante certificación de septiembre 06 de 2015, el Secretario General - Omar Jovino Cáceres Roballos, allego la siguiente relación de 06 convenios por un valor total de $3.690.249.946.



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4. CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS CON PRESUNTA INCIDENCIA

VIGENCIA 2015

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 42

2. DISCIPLINARIOS 11

3. PENALES 0

4. FISCALES Uno (1) POR CUANTIFICAR

11 $ 503.493.070

- Obra Pública 1 $ 254.271.998

- Prestación de Servicios 6 $ 72.950.000

- Suministros 2 $ 158.381.072

- Consultoría (1 por determinar) 1 $ 17.890.000

5. SANCIONATORIO 0

TOTALES (1, 2, 3, 4, 5)

5.ANEXOS

Formato de Plan de mejoramiento

Atentamente,

NANCY SERRANO MOLINA NUBIA STELLA PEÑARANDA ABRIL Profesional Universitaria Profesional Universitaria OSCAR J. ARELLANO SEPULVEDA Vo.Bo. MARTHA P CORREAL

UREÑA

Profesional Universitario - Ing civil Contralora Auxiliar Delegada para

Auditorias

municipio de san cayetano vigencia 2015 … · desde la entrada en vigencia de la ley 1150 de 2007,...

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