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GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFODEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

Guatemala, 26 de mayo de 2014 SeñorElzer Fidelino Palencia MayenAlcalde MunicipalMunicipalidad de San José del GolfoDepartamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que fueron nombrados para el efectoy quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, sonresponsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 26 de mayo de 2014 SeñorElzer Fidelino Palencia MayenAlcalde MunicipalMunicipalidad de San José del GolfoDepartamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueronnombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2014

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DEL GOLFODEPARTAMENTO DE GUATEMALA

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

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106.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

6.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Visión (Anexo 1)11.2 Misión (Anexo 2)11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato porFuente de Financiamiento (Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1

1. 2. 3.

Guatemala, 26 de mayo de 2014

SeñorElzer Fidelino Palencia MayenAlcalde MunicipalMunicipalidad de San José del GolfoDepartamento de Guatemala Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0387-2013 de fecha 03 de octubre de 2013, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deSan José del Golfo, del Departamento de Guatemala, con el objetivo de evaluar larazonabilidad de la información financiera, resultados y la ejecuciónpresupuestaria de ingresos y egresos, correspondientes al períodocomprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de San José del Golfo, del Departamento de Guatemala, laejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos anivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios degastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicaciónde pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando lamaterialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajorealizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen acontinuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Falta de Plan Operativo AnualFalta de Manuales de Funciones y ProcedimientosAtraso de registros en libros de bancos

1.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Atraso en la Rendición de Cuentas

La comisión de auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. ArielLeovardo Mogollon Archila (Coordinador) y Lic. Israel Erasmo Muñoz Morales(Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. ARIEL LEOVARDO MOGOLLON ARCHILA

Coordinador Gubernamental

Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Municipalidad de San José del Golfo, Departamento de GuatemalaAuditoría Financiera y Presupuestaria

Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, asatisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos a: abastecimientodomiciliario de agua, alcantarillado, alumbrado público, mercados, rastros,administración y autorización de cementerios, limpieza y ornato, tratamiento dedesechos y residuos sólidos, pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento,regulación del transporte, gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales,servicio de policía municipal, generación de energía eléctrica, delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales,reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. Nombramiento DAM-0387-2013 de fecha 03 de octubre de 2013. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de la información financiera y presupuestaria contenidaen los Estados Financieros siguientes: Balance General, Estado de Resultados,Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos y sus respectivasNotas, correspondientes al ejercicio fiscal 2013; asi como el estudio y evaluaciónde la estructura del control interno y la verificación del cumplimiento de normas,leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos

Evaluar la estructura de control interno establecida por la municipalidadaplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General enlas cuentas de activo, pasivo y patrimonio.Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía,eficiencia y eficacia.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,




reglamentos, normas y metodologías aplicables.Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldopresentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondientes alperíodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2013, con énfasis enlas áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y de acuerdo asu naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General,Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos, como se describe a continuación: Del Balance General las cuentas siguientes: Bancos, Construcciones en Proceso,Bienes de Uso Común y Préstamos Internos de Largo Plazo. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Tasas,Transferencias Corrientes del Sector Publico y de las cuentas de Gastos, Bienes yServicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital. Del área de Egresos, los Programas siguientes: Actividades Centrales, ServiciosPúblicos Municipales, Red Vial, considerando los eventos relevantes de losProyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gastosiguientes: Servicios no Personales y Propiedad, Planta y Equipo e Intangibles. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones




presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVO Bancos Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 1112 Bancos, presenta un saldo acumuladode Q 2,207,589.85. Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, presentaun saldo acumulado de Q 49,068,726.39. Bienes de Uso Común Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 1238 Bienes de Uso Común, presenta unsaldo acumulado de Q 20,002,798.23. PASIVO Préstamos Internos a Largo Plazo Al 31 de diciembre de 2013, la cuenta 2232 la Cuenta Préstamos Internos a LargoPlazo, presenta un saldo por pagar de Q.8,899,251.62, en concepto de Préstamoscon las siguientes entidades: Banco del Desarrollo Rural y Banco Inmobiliario. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de




Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos Tasas La cuenta 5122 Tasas Percibidos, durante el ejercicio fiscal 2013, ascendieron a lacantidad de Q.4,446,457.43. Transferencias Corrientes del Sector Publico La cuenta 5172 Transferencias Corrientes del Sector Publico recaudadas yregistradas al 31 de diciembre de 2013, ascienden a la cantidad deQ.6,794,453.35. Gastos Bienes y Servicios La cuenta 6112 Bienes y Servicios, los que en el ejercicio 2013 ascienden a lacantidad de Q.11,849,857.20. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2013, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 13diciembre de 2012, según Acta No. 60-2012. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q.48,175,605.19, el cual tuvo una ampliación de Q.30,854,019.58,para un presupuesto vigente de Q.79,029,624.77, ejecutándose la cantidad deQ.67,907,361.44 (85% en relación al presupuesto vigente), en las diferentesClases de ingresos siguientes: 10 Ingresos Tributarios, la cantidad deQ.1,653,111.37, 11 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q.4,562,216.43, 13Ventas de bienes y Servicios de la Administración Publica, la cantidad deQ.16,390.00, 14 Ingresos de Operación, la cantidad de Q.282,910.00, 15 Rentasde la Propiedad, la cantidad de Q.22,743.16, 16 Trasferencias Corrientes, lacantidad de Q.6,794,453.35 y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de




Q.54,575,537.13; esta última Clase es la más significativa, en virtud querepresenta un 69% del total de ingresos percibidos. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2013, asciende a lacantidad de Q.48,175,605.19, el cual tuvo una ampliación de Q.30,854,019.58,para un presupuesto vigente de Q.79,029,624.77, ejecutándose la cantidad deQ.66,734,166.44 (84% en relación al presupuesto vigente) a través de losprogramas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad deQ.9,425,767.29, 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad deQ.23,421,545.22, 12 Salud, la cantidad de Q.516,509.21, 13 Educación, lacantidad de Q.9,147,375.11, 14 Red Vial, la cantidad de Q.11,852,764.42, 15Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q.1,814,289.25, 16 Cultura y Deporte, lacantidad de Q.5,937,351.19, 17 Vivienda, la cantidad Q.2,200,000.00 y 99 DeudaPublica, la cantidad de Q.2,418,564.75, de los cuales el programa 11 es el másimportante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 35% delmismo. La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2013, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal según Acta 58-2013 de fecha 27 de diciembre de2013. 5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, no fue actualizado por las ampliacionesy transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo severificó que no se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto , Ver hallazgo No.1 de ControlInterno. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas . 5.2.3 Convenios La Municipalidad de San José del Golfo, reportó que al 31 de diciembre 2013, notiene convenios vigentes.




5.2.4 Donaciones La Municipalidad de San José del Golfo, reportó que al 31 de diciembre 2013, notiene Donaciones. 5.2.5 Préstamos La Municipalidad reportó que el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomentootorgó Préstamo Programático de Política Fiscal y Desarrollo Institucional por valorde Q.12,094,224.57 . 5.2.6 Transferencias La Municipalidad de San Jose del Golfo, Escuintla no reportó transferencias otraslados de fondos a entidades u organismos, durante el período 2013. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS,adjudicó 23 concursos, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, segúnreporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2013. Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General




6.2 Estado de Resultados




6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




6.4 Notas a los Estados Financieros




7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de Plan Operativo Anual CondiciónSe estableció que el Director Municipal de Planificación y Secretario Municipal deSan José el Golfo, Guatemala, no presentaron el Plan Operativo Anual -POA- antela Controlaría General de Cuentas, que contiene las metas, objetos y el total de losproyectos y actividades programadas a realizar durante el período 2013, comoparte de la política de Planeación Estratégica de la Municipalidad. CriterioEl Acuerdo 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno Gubernamental Norma 4.2. La máxima autoridad de cada entepúblico, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativosanuales. Plan Operativo Anual, establece: “El Plan Operativo Anual constituye labase técnica para una adecuada formulación presupuestaria, por lo tanto, lasunidades especializadas de cada entidad, deben elaborar anualmente en formatécnica y objetiva, sus respectivos planes operativos, reflejando los alcances y lasmetas según su finalidad, a fin de que en su anteproyecto de presupuesto iráncontemplados los recursos financieros que harán posible alcanzar las metaspropuestas, por lo que deberá existir interrelación entre ambos. Copia de dichoPlan debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semana despuésde haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de lacalidad del gasto y su impacto en la gestión pública”. CausaIncumplimiento por parte del Director Municipal de Planificación y SecretarioMunicipal, de la normativa vigente, relacionada con la presentación del PlanOperativo Anual. EfectoLa Contraloría General de Cuentas no dispone de información relacionada con elPlan Operativo Anual, que permita evaluar objetivamente el logro o alcance de lasmetas y objetivos planteados por la municipalidad.




RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director Municipal de Planificación,y Secretario Municipal, para que procedan a trasladar oportunamente el PlanOperativo Anual a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesCon fecha, San José Del Golfo, Guatemala, 28 de marzo de 2014, por medio delOFICIO No. DAM-0387-2013, se le notificó a los responsables el contenido delpresente hallazgo, sin embargo a la fecha de la discusión de los hallazgos nopresentaron ningún comentario de manera escrita o verbal, como consta en el actaNo 142-2014 de fecha lunes veintiuno de abril de dos mil catorce, de discusión dehallazgos. Comentario de AuditoríaSe confirma el Hallazgo en virtud que los responsables no obstante habérselesnotificado el hallazgo no presentaron ningún comentario de manera escrita overbal, ni pruebas de descargo para el desvanecimiento del mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DMP JUAN CARLOS YOS SOTO 5,000.00DIRECTOR DMP MARCELINO (S.O.N.) LARIOS GUOX 5,000.00DIRECTOR DMP ERIK ANDRES QUEZADA ESTRADA 5,000.00Total Q. 15,000.00

Hallazgo No. 2 Falta de Manuales de Funciones y Procedimientos CondiciónAl evaluar el área administrativa, se estableció que la Municipalidad de San Josédel Golfo, no cuenta con los Manuales de Funciones y Procedimientos, quedescriban cada función según el puesto y los procedimientos que deben seguirsepor cada empleado o funcionario que labora en las distintas unidadesadministrativas de la Municipalidad, para desarrollar sus actividades de formacorrecta. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno Gubernamental. Norma 1.10 Manuales de Funciones




y Procedimientos, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debeapoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientospara cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables deque existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para suadecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas acada puesto de trabajo”. CausaIncumplimiento por parte del Alcalde Municipal a la normativa legal vigente,relacionada con la creación de Manuales de Funciones y Procedimiento en laMunicipalidad, que sirvan de guía para el desarrollo de los procesos y actividadespor parte de los empleados que laboran para la misma. EfectoRiesgo de cometer errores por parte de los empleados y funcionarios municipales,al no contar con manuales que den a conocer las funciones y los procedimientosque deben observarse para el desarrollo de las diferentes actividades. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal, para queproceda a gestionar la elaboración de los manuales ante un profesionalespecializado en dicho aspecto, posteriormente someterlos a la aprobación de laautoridad competente y luego socializarlos entre el personal de la Municipalidadpara su conocimiento y puesta en práctica. Comentario de los ResponsablesCon fecha, San José Del Golfo, Guatemala, 28 de marzo de 2014, por medio delOFICIONo. DAM-0387-2013, se le notificó a los responsables el contenido delpresente hallazgo, sin embargo a la fecha de la discusión de los hallazgos nopresentaron ningún comentario de manera escrita o verbal, como consta en el actaNo 142-2014 de fecha lunes veintiuno de abril de dos mil catorce, de discusión dehallazgos. Comentario de AuditoríaSe confirma el Hallazgo en virtud que los responsables no obstante habérselesnotificado el hallazgo no presentaron ningún comentario de manera escrita overbal, ni pruebas de descargo para el desvanecimiento del mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General




de Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ELZER FIDELINO PALENCIA MAYEN 5,000.00SECRETARIA MUNICIPAL MIRNA VICTORIA HERRERA CARRERA 5,000.00Total Q. 10,000.00

Hallazgo No. 3 Atraso de registros en libros de bancos CondiciónAl momento de revisar el área de Caja y Bancos, se observó que no se hanactualizado los libros de bancos de las cuentas 3812000323 Banco de DesarrolloRural, S. A. y 847013545 Crédito Hipotecario Nacional, durante el período 2013,para el registro oportuno de las operaciones que se realizan dentro de laMunicipalidad. CriterioEl Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, articulo 87 literal bestablece: Son atribuciones de la Dafim: registrar en los libros o sistemascomputarizados la contabilidad de los ingresos y egresos municipales, previaautorización de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con las reglascontables legalmente aceptadas.El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales deControl Interno Gubernamental Norma 2.4 Autorización y Registro deOperaciones, establece que cada entidad pública debe establecer por escrito, losprocedimientos de autorización, registro y control oportuno de todas lasoperaciones. CausaIncumplimiento de la norma legal establecida por parte de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal, relacionada con los registros deoperaciones en los libros correspondientes. EfectoNo se dispone de saldos garantizados y oportunos para la correcta toma dedecisiones de las autoridades municipales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, para que actualice el libro de Bancos con las




operaciones que se realizan dentro del proceso contable y financiero de laMunicipalidad. Comentario de los ResponsablesCon fecha, San José Del Golfo, Guatemala, 28 de marzo de 2014, por medio delOFICIONo. DAM-0387-2013, se le notificó a los responsables el contenido delpresente hallazgo, sin embargo a la fecha de la discusión de los hallazgos nopresentaron ningún comentario de manera escrita o verbal, como consta en el actaNo 142-2014 de fecha lunes veintiuno de abril de dos mil catorce, de discusión dehallazgos. Comentario de AuditoríaSe confirma el Hallazgo en virtud que los responsables no obstante habérselesnotificado el hallazgo no presentaron ningún comentario de manera escrita overbal, ni pruebas de descargo para el desvanecimiento del mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 11, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DAFIM ASTRID AZUCENA MAYEN RUANO 5,000.00DIRECTORA DAFIM VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA 5,000.00Total Q. 10,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera Hallazgo No. 1 Atraso en la Rendición de Cuentas CondiciónAl momento de revisar el área de caja y bancos, referente al arrastre del saldo decaja, se verificó que las rendiciones mensuales se realizaron fuera de la fechaestipulada de la manera siguiente:

Fecha de Rendición Fecha de Vencimiento Días vencidos12-feb-13 08-ene-13 -3517-abr-13 07-feb-13 -6917-abr-13 07-mar-13 -41




17-abr-13 07-mar-13 -4114-may-13 07-may-13 -707-jun-13 06-jun-13 -103-dic-13 08-nov-13 -25

CriterioEl Acuerdo Interno de la Contraloría General de Cuentas A-37-06, del SubContralor de Probidad y Encargado del Despacho, establece: Artículo 2 “Plazos,períodos y contenido de la información: Todas las municipalidades y susempresas, deberán presentar la información en los formatos electrónicos definidospor MFP, SEGEPLAN y la Contraloría General de Cuentas, conforme lassiguientes disposiciones: I.., II.., III en los primeros cinco días de cada mes: a).., b)Las municipalidades y sus empresas que operan SIAF-MUNI y SIAFITO MUNIdeberán entregar: b.1).., b.2).., b.3) Copia de la base de datos, encriptadainmediatamente después de haber generado la caja municipal de movimientosdiario (reporte PGRIT03 y PGRIT04), en un medio magnético u ópticodebidamente rotulado, con el código y nombre de la entidad y período a quecorresponde la información.” inciso c) Para las municipalidades y sus empresa queoperan con el Sistema de Contabilidad Integrada en modalidad Web (SICOINWEB) deberán entregar su información de la Caja Consolidada (ReportePGRIT01) y Caja de Movimiento diario (Reporte PGRIT02), generada por elsistema en forma electrónica en un medio magnético u óptico.” CausaRegistro inoportuno de las operaciones contables por parte de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal para dar cumplimiento a lapresentación de rendiciones de cuentas en la forma que lo establece la normativavigente. EfectoLa entidad fiscalizadora no dispone de la información necesaria y oportuna, paralos efectos de orientación, evaluación y fiscalización. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal para que cumpla con el plazo establecido pararendir cuentas ante la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los ResponsablesCon fecha, San José Del Golfo, Guatemala, 28 de marzo de 2014, por medio delOFICIONo. DAM-0387-2013, se le notificó a los responsables el contenido delpresente hallazgo, sin embargo a la fecha de la discusión de los hallazgos nopresentaron ningún comentario de manera escrita o verbal, como consta en el acta




No 142-2014 de fecha lunes veintiuno de abril de dos mil catorce, de discusión dehallazgos. Comentario de AuditoríaSe confirma el Hallazgo en virtud que los responsables no obstante habérselesnotificado el hallazgo no presentaron ningún comentario de manera escrita overbal, ni pruebas de descargo para el desvanecimiento del mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 12, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTORA DAFIM ASTRID AZUCENA MAYEN RUANO 5,000.00DIRECTORA DAFIM VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA 5,000.00Total Q. 10,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anteriorcorrespondientes al ejercicio fiscal 2012, con el objeto de verificar su cumplimientoe implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que sise están implementando las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO1 ELZER FIDELINO PALENCIA MAYEN ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/20132 JUAN CARLOS REYES SANTOS SINDICO PRIMERO 01/01/2013 - 31/12/20133 ARNULFO AVILA VELIZ SINDICO SEGUNDO 01/01/2013 - 31/12/20134 HERMAN RENE OLIVA REYES CONCEJAL PRIMERO 01/01/2013 - 31/12/20135 MOISES VELIZ CATALAN CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2013 - 31/12/20136 HENRY HUMBERTO PALENCIA PEREZ CONCEJAL TERCERO 01/01/2013 - 31/12/20137 JOSE DAMACIO REYES VELIZ CONCEJAL CUARTO 01/01/2013 - 31/12/20138 MIRNA VICTORIA HERRERA CARRERA SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/2013 - 31/12/20139 ASTRID AZUCENA MAYEN RUANO DIRECTORA DAFIM 01/01/2013 - 31/12/201310 VELVET MARLENE GARRIDO ESTRADA DIRECTORA DAFIM 01/01/2013 - 31/12/201311 JUAN CARLOS YOS SOTO DIRECTOR DMP 01/01/2013 - 31/12/201312 MARCELINO LARIOS GUOX DIRECTOR DMP 01/01/2013 - 31/12/201313 ERIK ANDRES QUEZADA ESTRADA DIRECTOR DMP 01/01/2013 - 31/12/2013

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA




ÁREA FINANCIERA

Lic. ARIEL LEOVARDO MOGOLLON ARCHILA

Coordinador Gubernamental

Lic. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Visión (Anexo 1) Ser la municipalidad que sobresalga a nivel departamental, verificando supresupuesto financiero, en la ejecución de programas de salud, educación,vivienda, infraestructura vial y saneamiento ambiental, y otros, utilizando elmecanismo de coordinación local por medio de los COCODES, alcaldescomunitarios y la Sociedad Civil. 11.2 Misión (Anexo 2) La Municipalidad de San José del Golfo, Guatemala, es una institución autónoma,con personería, personalidad y capacidad jurídica para adquirir derechos ycontraer obligaciones. El fundamento legal de la autonomía se encuentrannormados en la Constitución Política de la República de Guatemala y en el CódigoMunicipal.




11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)




11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




11.5 Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)

municipalidad de san josÉ del golfo ...contraloria.gob.gt/.../guatemala/san_jose_del_golfo.pdf1. 2....

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