municipalidad de puntarenas direcciÓn de auditorÍa … · guardo de la documentación, así como...

MUNICIPALIDAD DE PUNTARENASDIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

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I. INTRODUCCIÓN

La función preventiva, otorgada a las auditorías internas, consiste en alertar (por escrito)con el debido cuidado y tono, a cualquiera de los órganos pasivos de la fiscalización(incluido el jerarca), sobre los posibles riesgos y consecuencias de su proceder y, tiene susustento técnico y doctrinario en el ordenamiento jurídico que regula la actividad.

Con fundamento en los deberes y potestades establecidos en los artículos 22 y 32 de laLey General de Control Interno, Ley N° 8292, esta Dirección se refiere a la situaciónencontrada en el antiguo Palacio Municipal, por lo que, mediante el presente servicio deadvertencia, alerta a la 'autoridades institucionales sobre posibles consecuenciasnegativas que podría enfrentar la Municipalidad de Puntarenas, el Concejo Municipal,Alcaldía y demás dependencias administrativas, al no adoptar medidas oportunasorientadas al fortalecimiento del sistema de control interno relacionado con el control,custodia, uso y protección de! acervo documental que produce y, que es de interéscientífico-cultural e histórico para la Nación.

II. RESULTADOS

2.1 Deterioro de documentos de valor histórico-científico y cultural

El pasado jueves 16 de mayo de 2019, la Auditoría Interna visitó la oficina de la SecretaríaMunicipal, ubicada en el antiguo Palacio Municipal, observándose documentos que hansufrido un significativo deterioro, al encontrarse esta oficina sin resguardo y, en una claraexposición de aquellos documentos que por ley deben ser custodiados y protegidos debi-damente, por su incalculable valor para la historia de la patria.

Así, la puerta de esta oficina está totalmente abierta y los activos están prácticamentedestruidos; el edificio está absolutamente abandonado, no se le da mantenimiento de lim-pieza y el ingreso a éste es riesgoso, por cuanto hay gran cantidad de excrementos deanimales que rondan el inmueble, hay animales muertos, murciélagos, no hay electrici-dad, no hay buena iluminación, entre otros aspectos.

Lo indicado preocupa a esta Dirección, por cuanto, existe evidencia de que el ArchivoCentral Institucional y el Archivo Nacional, mediante múltiples oficios, le han informado ysolicitado a la Administración y Alcaldía, que toda la documentación existente dentro delantiguo Palacio Municipal, se debe recuperar y depositar en un lugar que cumpla con losrequerimientos básicos para su resguardo y conservación, de conformidad con la normati-va existente para su protección, sea la Ley del Sistema Nacional de Archivos.


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No obstante lo anterior, a la fecha de emisión de esta advertencia, aparentemente, la ad-ministración no había tomado las acciones necesarias y pertinentes para el debido res-guardo y conservación del acervo documental y, portante, la documentación que se man-tiene en ese edificio, se encuentra expuesta al avanzado deterioro por efecto de los excre-mentos de animales que en él habitan, como murciélagos, comején, ratasj gatos, asícomo a la exposición a factores ambientales como el agua, polvo, viento y suciedad engeneral; efectos que han provocado un avanzado y severo perjuicio a los documentos quese mantienen en ese recinto.

Es importante recalcar que la condición descrita podría entenderse como una destrucciónpasiva de documentos y, esta pérdida irrecuperable del acervo documental, que soportaen parte la gestión emprendida por el CONCEJO MUNICIPAL y ALCALDÍA, podría dificul-tar o hacer imposible, una adecuada rendición de cuentas, en contraposición a ios princi-pios de transparencia y probidad, con las correspondientes consecuencias y responsabili-dades administrativa, civil y penal, según lo tipificado en la normativa atinente. (Imagen 1,2, 3, 4, 5)

Documentos deteriorados


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Copias actas ConcejoMunicipal


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Libros actas ConcejoMunicipal


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Asimismo, se observa que algunos activos han sido sustraídos, como el cableado de lared, que, según Índica personal de TI, había sido instalada poco antes de abandonar eledificio y su costo era bastante elevado.

Estos temas y otros de relevancia para la institución, serán considerados en estudios pos-teriores que realice esta Auditoría.


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Lo indicado anteriormente podría responder a las debilidades que presenta el sistema decontrol interno de la Municipalidad, al no estar ajustado a lo que establece el ordenamien-to jurídico y técnico vigente, específicamente en tema de archivística.

Al respecto, el artículo 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202 y, el ar-tículo 3 del Reglamento a la Ley regulan:

"Artículo 2.-La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos delSistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicialy Ejecutivo, y de los demás entes públicos...". (El resaltado es nuestro)

"Artículo 3. Ámbito de aplicación. El Sistema creado mediante la Ley que se re-glamenta, comprende los archivos de:d-. Los archivos de instituciones públicas descentralizadas; municipalidades...".

De conformidad con lo anteriormente expuesto, es evidente que lo establecido en la Leydel Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento, relacionado con la gestión, resguardo yconservación del acervo documenta!, es de aplicación obligatoria en la Municipalidad dePuntarenas.

2.2 Del Archivo Central Institucional

No se visualiza como parte de la estructura organizativa vigente de la Municipalidad dePuntarenas el Archivo Central Institucional; debilidad relevante que está incidiendonegativamente en el cumplimiento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, suReglamento, Manual de Normas Generales de Control Interno y Normas de ControlInterno para el Sector Público y demás normativa conexa.

Aunado a lo anterior y, en concordancia con lo señalado en el punto 2.1, preocupa a estaDirección que la edificación en que se encuentra el Archivo Central cuenta con un áreaaproximada a 42 metros cuadrados, divididos internamente en 3 aposentos, posee pare-des de bloques de concreto, pisos de cerámica, cielos de fibrolit cuyas cerchas se en-cuentran invadidas por el comején, techos de hierro galvanizado, iluminación mixta (fluo-rescente y led).

El día 16 de mayo de los corrientes, la Auditoría Interna visitó el Archivo Central y se de-terminó lo siguiente:

Se evidenció que parte del cielo raso de las instalaciones se encontraba manchado, pro-ducto de las goteras e infiltraciones de agua, causadas por la fuerte precipitación pluvialreciente, lo que ocasionó daños en la infraestructura y afectación de documentación, así


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como la pérdida de cajas de cartón adquiridas para archivar los documentos instituciona-les.

El recinto destinado para la oficina donde permanecen los funcionarios encargados del Ar-chivoj cuenta con equipo de cómputo que, en apariencia, no reúne los requisitos mínimospara disponer de una base de datos actualizada.

El Archivo Central Institucional, que debería estar conformado por el acervo documentalproducido en las diferentes dependencias orgánicas y funcionales que conforman la es-tructura organizativa del gobierno local, no reúne las condiciones necesarias para custo-diar tales documentos, principalmente por las limitaciones de recursos y, el aparente pocointerés de las autoridades responsables de dotar de recursos a esta dependencia, asícomo de respaldar y velar porque las directrices y políticas emitidas para la adecuadacustodia, protección y manipulación de documentos, sean acatadas por todos los nivelesorganizacionales.

Esta aparente desatención de las autoridades municipales estaría incidiendo en un inade-cuado contra! sobre la clasificación, conservación y custodia de la documentación queconforma el "archivo de gestión" de la Municipalidad.

Asimismo, el presupuesto de la Municipalidad no refleja asignación presupuestaria orien-tada específicamente a consolidar el Archivo Central, observándose que, prácticamente,el contenido presupuestario incluye únicamente la compra de cajas de cartón para el res-guardo de la documentación, así como para la adquisición de estantería y para la realiza-ción de algunas mejoras en la infraestructura, relativas a los recintos destinados para e!resguardo de la documentación.

El Archivo Central de la Municipalidad de Puntarenas, lejos de convertirse en un medioque forme parte integral de su sistema de información, que genere valor agregado al que-hacer institucional; se ha transformado únicamente en una bodega de resguardo docu-mental; situación que genera debilidades de control interno relevantes que deben seratendidas en forma inmediata por la administración activa, por lo que no es posible seña-lar que la institución garantiza que esa dependencia esté conformada respetando la técni-ca que regula esta materia.

Al respecto, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, establece:

"... Todas las instituciones deberán contar con un archivo centra! y con los archivos de <?es3

tión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que de-berá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su re-glamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional..."// "Son archivosadministrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales". // "Todos los do-cumentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimoniocientífico cultural de Costa Rica". // "...Se consideran de valor científico-cultural...actas,


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acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles,fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que seseñalen en el reglamento de esta ley". // "...Los documentos que se consideren de valorcientífico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativospúblicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Di-rección General del Archivo Nacional".

De igual forma, el Reglamento a la Ley 7202 indica:

".. .Archivos Centrales. Los Archivos Centrales que conforman el Sistema dependerán dela máxima autoridad administrativa de la Institución a la que pertenecen, de manera quelos lineamientos y directrices que emitan en materia archivística, cuenten con el respaldoal más alto nivel político.

Estos archivos son los responsables de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, se-leccionar, administrar y facilitar los documentos que custodian, en cualquier soporte, ges-tionados por la Institución de la cual forman parte". // "...Los Archivos de Gestión son losarchivos de las Oficinas o Unidades Técnicas y Administrativas de las diferentes Institucio-nes que forman parte del Sistema. Se encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar,describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación gestionada por su unidad yque se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las mismas Ofi-cinas u otros que lo soliciten". // "...Los Archivos de Gestión deberán contar con los mate-riales, equipo y mobiliario que garanticen una buena conservación de los documentos ensus diferentes soportes".

De lo expuesto, se concluye que la Municipalidad de Puntarenas es responsable por eltrato que le dé a los documentos que respaldan su accionar, tal como lo señala la LeyGeneral de Control Interno, Ley N° 8292:

".. .Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfec-cionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidadde la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo fun-cionamiento...". // "Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la admi-nistración activa tener una gestión documental institucional.. .serán deberes del jerarca yde los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema deinformación, entre otros, los siguientes: c) Establecer las políticas, los procedimientos y re-cursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el or-denamiento jurídico y técnico". // "El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en res-ponsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente losdeberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimenaplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y losdemás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debilitencon sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias paraestablecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplica-ble...". // "Las sanciones previstas en esta Ley serán impuestas por el órgano que ostentela potestad disciplinaría en los entes y órganos sujetos a esta Ley, de acuerdo con la ñor-


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mativa que resulte aplicable. En caso de que las infracciones previstas en estaLey sean atribuidas a...regidores y alcaldes municipales...se informará deello...al Tribunal Supremo de Elecciones...".

En este mismo orden de ideas, en cuanto a responsabilidades, el Código Penal vigenteestablece que "...Será reprimido con pena de inhabilitación de uno a cuatro años, el funcionariopúblico que ¡lega/mente omita, rehuse hacer o retarde algún acto propio de su función. Igual penase impondrá al funcionario público que ilícitamente no se abstenga, se inhiba o se excuse de reali-zar un trámite, asunto o procedimiento, cuanto está obligado a hacerlo."

3. CONCLUSIONES

3.1 Con respecto a los hallazgos que integran el presente informe, se debe señalar queconforme lo establece la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, existe laobligatoriedad de que la Municipalidad de Puntarenas, disponga de un sistema de controlinterno aplicable, completo, razonable, integrado y congruente con sus competencias yatribuciones institucionales; sistema que en sus etapas de implementación deberáobservar la normativa técnica de control interno que emita la Contraloría General de laRepública.

3.2 Se logró evidenciar que, dentro del antiguo Palacio Municipal, actualmente seencuentra gran parte del acervo documental correspondiente a la Secretaría Municipal,incluyendo documentos declarados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminacióndel Archivo Nacional como de valor científico-cultural e histórico; los cuales se observantotalmente expuestos a factores climáticos y ambientales no aptos para su resguardo yconservación.

3.3 La aparente desatención por parte de las autoridades municipales, ha ocasionado lapérdida y deterioro de documentos de valor científico-cultural e histórico, situación queconlleva responsabilidades administrativas y penales a las personas que, por omisión oacción, debiliten el control interno y, en este caso específico, la destrucción pasiva dedocumentos.

3.4 La responsabilidad del control interno recae sobre el jerarca y los titularessubordinados, quienes deberán establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo,tomando las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Dichagestión debe permitir el cumplimiento a cabalidad de la Ley del Sistema Nacional deArchivos N° 7202 y su Reglamento; así como de la normativa conexa.

3.5 Las condiciones actuales presentadas en el Municipio, no permiten contar con unsistema de control interno ajustado al ordenamiento jurídico y técnico vigente en lamateria, escenario que está incidiendo negativamente en dar cumplimiento a cabalidadcon !a Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley 7202 y su Reglamento, situación que


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podría originar la determinación de eventuales responsabilidades para los funcionariosmunicipales que, por acción u omisión permiten que esta situación se mantenga.

3.6 El Archivo Centra! de la Municipalidad, lejos de convertirse en un medio que formeparte integral de su sistema de información, que genere valor agregado al quehacer de laMunicipalidad, se ha transformado únicamente en una bodega de resguardo documental;situación que genera debilidades de control interno relevantes que deben ser atendidas enforma inmediata por la administración activa de la Municipalidad.

4. RECOMENDACIONES

AL CONCEJO MUNICIPAL

4.1 Tomar las acciones inmediatas y necesarias, que aseguren e! adecuado resguardo yconservación del acervo documental que genera este órgano colegiado, en armonía con loque al respecto dicta la Ley del sistema Nacional de Archivo, Ley 7202 y su Reglamento.

4.2 Ordenar que, con el acompañamiento del Archivo Central, como órgano técnicoencargado; se intervenga de inmediato la documentación que permanece en el antiguoPalacio Municipal, para que, en un plazo máximo de 30 días hábiles, se haya clasificado,organizado y trasladado a espacios seguros, toda la documentación de interés científico-histórico y cultural que se mantiene en la oficina de la Secretaría Municipal.

AL ALCALDE MUNICIPAL

4.3 Adoptar las medidas necesarias que le permitan a la Municipalidad ajustar su sistemade control interno relativo a la gestión, custodia, clasificación, protección y resguardo dedocumentos, que permita dar cumplimiento a la Ley N° 7202 "Ley del Sistema Nacional deArchivos", su Reglamento y normativa conexa.

4.4 Ajustar la estructura organizativa de la Municipalidad, en donde se precisen lasfunciones del Archivo Central, que le permitan al municipio dar cumplimiento a la "Ley delSistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

4.5 Incorporar en el presupuesto de la Municipalidad, los recursos necesarios y suficientesque aseguren que el Archivo Central cumpla con su función de órgano asesor en el temade conservación de documentos.

4.6 Solicitar que el Área de Ingeniería de la Municipalidad, elabore un informe técnico enque se conozca el estado de la infraestructura destinada como archivo central, a fin de


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que dicha información se convierta en un insumo para realizar las mejorascorrespondientes.

4.7 Informar a esta Auditoría Interna, en un plazo de 5 días hábiles, mediante uncronograma de actividades, las acciones emprendidas por la Administración parasubsanar los hallazgos señalados.

Cordialmente,

AUDITORÍA INTERNA

Ñora Villanueva VillalobosAuditora Asistente

licáa, Ginrrmfa Oviedo Cliavarría

Gioconda Oviedo ChavarrtaAuditora Municipal

Adjunto: Acta notarial

Sr. Randa// Chavama Matarrita, AlcaldeArchivo CentralArchivo

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