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DIRECCIÓN GENERAL

SECRETARÍA DE SERVICIOS CORPORATIVOS

DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTACIÓN Y CONTROL

MÉTODO DETALLADO PARA CALCULAR LAS CONTRAPARTIDAS DEL IICA EN PROGRAMAS Y PROYECTOS CON

FINANCIAMIENTO EXTERNO

16 de septiembre de 2013

Es importante que el IICA disponga de un método simple y verificable de sus aportes a los Programas y Proyectos que ejecuta con recursos de fuentes externas, a fin de evitar que los aportes del IICA sean subvalorados. Este documento detalla el procedimiento oficial del Instituto para determinar las contrapartidas.

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MÉTODO PARA CALCULAR LAS CONTRAPARTIDAS EN ESPECIE DEL IICA

I. ANTECEDENTES

El IICA brinda servicios de cooperación a sus Estados Miembros de acuerdo con su mandato, el Plan de Mediano Plazo y las Estrategias de Cooperación Técnica en los ámbitos Hemisférico, Regional y Nacional, aplicando sus normas y procedimientos. Esta cooperación se financia con los recursos del Fondo Regular, constituido por cuotas de los Estados Miembros y misceláneos generados. Para complementar e incrementar la cooperación técnica el IICA ejecuta programas y proyectos financiados con recursos externos.

En su relacionamiento externo, el IICA busca establecer y consolidar acuerdos y alianzas estratégicas eficaces, con enfoque corporativo, basadas en el fortalecimiento del posicionamiento técnico general del Instituto, reconociendo que para realizar contribuciones significativas es imprescindible ampliar y profundizar la colaboración entre socios.

La estrategia de relacionamiento externo del Instituto, se basa en los siguientes principios:

Centrar el esfuerzo en la búsqueda de "socios", que agreguen valor al trabajo del IICA en el logro de los resultados esperados de las Agendas de Cooperación Técnica.

Posicionamiento técnico en las prioridades estratégicas del Instituto, como base de la oferta del IICA en las relaciones externas y en la negociación de convenios para la ejecución de proyectos de cooperación técnica.

Los recursos externos deben reconocer al IICA la recuperación de los costos directos e indirectos (aplicar la política TIN).

Los costos directos de los proyectos deben ser financiados por los recursos externos, entendiendo por costos directos aquellos que están claramente asociados a una actividad específica de cooperación técnica, tales como personal; eventos técnicos y capacitación; viajes internacionales y locales; adquisiciones de libros y revistas, publicaciones, reproducción de documentos, materiales e insumos; reparaciones y mantenimiento; telecomunicación; servicios públicos; combustibles; mensajería; gastos aduanales; reparación y mantenimiento de oficinas, maquinaria, equipos y mobiliarios, vehículos y equipos de cómputo; así como alquileres de oficinas, de equipos y vehículos, de utensilios y de equipos de cómputo y multimedia, entre otros.

La política institucional indica que en los casos en que fuera estrictamente necesario comprometer contrapartidas, por disposiciones legales o normativas de las contrapartes, solamente se podrán comprometer recursos humanos y operativos aprobados en el Plan de Acción Anual de la Unidad (contrapartidas en especie); siempre y cuando el instrumento de cooperación que se financiará con los fondos externos, complemente los Resultados Esperados del Plan de Acción Anual y de ninguna manera los reemplace. Esto

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debe quedar clara y expresamente justificado en la aprobación del instrumento. En ningún caso el IICA aporta contrapartidas en efectivo, dado su carácter de organismo de cooperación técnica y no financiero y por disposiciones de sus Órganos de Gobierno.

El IICA tiene como política que en los proyectos financiados con recursos externos, las fuentes externas de financiamiento de esos proyectos cubran el 100% de los costos directos (tal como se explica previamente) e indirectos (política TIN). Solo para casos excepcionales se pueden incluir algunos costos directos como contrapartida en especie del IICA, en cuyo caso se incorporan en el método de cálculo de la contrapartida.

Es política oficial que el Instituto debe calcular los aportes de contrapartida en los proyectos financiados con recursos externos por montos suscritos iguales o superiores a USD 1 millón, con el propósito de visibilizar los aportes del IICA e incrementar los aportes externos para financiar efectivamente todos los costos directos e indirectos de dichos proyectos.

El cálculo de las contrapartidas del IICA debe estar sustentado en datos verificables y auditables, para lo cual se requiere mantener información acerca del tiempo dedicado por el personal directivo y técnico a los proyectos financiados con recursos externos y actualizar anualmente los indicadores básicos. La información de costos debe estar sustentada en la información financiera institucional auditada.

II. TIPO DE COSTOS DE CONTRAPARTIDA

Existen diferentes tipos de costos de contrapartida de acuerdo con el momento, el tipo de servicios proporcionado y el lugar en que se proporciona.

1. De acuerdo con el momento del servicio proporcionado (ciclo del proyecto) se tienen los siguientes costos:

a. De pre-inversión, referidos a los de elaboración de propuestas, procesos de negociación, revisión y aprobación interna y formalización.

b. Pre-operativos y de organización o de puesta en marcha, referidos a contratación de personal, elaboración de planes operativos, adecuación de infraestructura física y tecnológica, inducción al personal, organización y coordinación con contrapartes en los países y arranque del Proyecto.

c. De servicios para la ejecución, seguimiento y control.

d. De servicios para el cierre del Proyecto: auditorías, evaluaciones y finiquito.

2. De acuerdo con el tipo de servicio proporcionado se tienen los siguientes costos:

a. Servicios proporcionados por directivos y técnicos, que pueden ser:

De dirección y coordinación, que surgen del tiempo dedicado por personal Directivo y por Especialistas IICA responsables del Proyecto en las distintas

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fases de su ciclo: pre-inversión; pre-operación; ejecución, seguimiento y control; y, cierre.

De asistencia técnica al Proyecto por parte de los Especialistas Internacionales y Locales del Instituto.

b. Servicios de apoyo proporcionados al Proyecto:

Uso de infraestructura física y servicios generales, que incluye: oficinas, servicios públicos, equipo y mobiliario, aseo, vigilancia, mantenimiento de instalaciones físicas, parqueos, servicios sanitarios, salas de reuniones, seguros sobre instalaciones físicas, de acuerdo con el espacio físico destinados al Proyecto (tiempo completo o parcial).

Servicios personales para los funcionarios contratados por el Proyecto y el personal que apoya la conducción y asistencia técnica (proporcionalmente al tiempo dedicado), que incluye administración de personal, servicios médicos, bibliotecas y servicios de tecnología de la información y comunicación (TIC).

Gestión de recursos financieros, tales como adquisiciones de bienes y servicios, contabilidad, manejo financiero, reportes financieros, auditoría interna y externa del IICA, asesoría legal, uso de sistemas contables y financieros automatizados (SAP), de acuerdo con los montos ejecutados de costos directos del Proyecto.

Otros costos directos del Proyecto asumidos por el IICA, tales como gastos por operaciones bancarias, actividades de difusión, uso de salas de reuniones y equipos del instituto, etc.

3. De acuerdo con el lugar en que se proporciona el servicio:

a. Sede Central del IICA

b. Oficinas del IICA en los Estados Miembros

III. PROCEDIMIENTOS PARA EL CÁLCULO DE COSTOS DE CONTRAPARTIDA DE

ACUERDO CON EL TIPO DE SERVICIO PROPORCIONADO

1. Costos de personal directivo y técnico IICA destinado al Proyecto.

a. Se calcula de acuerdo con el tiempo dedicado a una tarea específica en el Proyecto, definida en días persona, considerando el costo del directivo o técnico por día o la parte proporcional dedicada al Proyecto.

b. El cálculo del costo por día de un funcionario IICA, se realiza de la siguiente manera:

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[Costo total anual del funcionario (incluyendo sueldo base y cargas y beneficios totales) dividido entre 230 días hábiles]

Más

[Costo anual de uso de infraestructura física y servicios generales y de servicios personales por funcionario (se calcula dividiendo el costo total anual de los servicios de infraestructura, generales y personales entre el total de personal por año en Sede Central u Oficina, según corresponda) (dividido entre) 230 días hábiles]

Los días hábiles se calculan de la siguiente manera: 52 semanas del año (menos) 4 semanas de vacaciones, da un total de 240 días, (menos) 10 días feriados por año, total 230 días hábiles.

Para cada cálculo del aporte de un funcionario, se debe tomar en cuenta su costo real en dólares americanos y no promedios por tipo de funcionario.

El cálculo de los costos de los servicios por uso de infraestructura y servicios generales y por servicios personales, se explica en el punto siguiente.

2. Costos de servicios

Existen tres tipos de servicios diferentes al de apoyo directo de Directivos y Técnicos del Instituto:

a. Costos por el uso de la infraestructura física y servicios generales.

El IICA dispone, tanto en la Sede Central como en las Oficinas en los 34 Estados Miembros, de instalaciones físicas propias, entregadas en usufructo o alquiladas, que financia con recursos propios. Además, esas oficinas disponen de servicios básicos de energía eléctrica, agua potable, aseo, vigilancia, mantenimiento, servicios sanitarios, comedores, salas de reuniones, seguros sobre las instalaciones y, en algunos casos, parqueos.

Estos costos se calculan de la siguiente manera:

En la Sede Central:

Costo total anual de la División de Servicios y Apoyo Administrativo, que comprende: proveeduría, vigilancia, aseo, jardines, transporte, mensajería, servicios de energía eléctrica y agua potable, central telefónica y mejoramiento y mantenimiento de las instalaciones físicas.

Seguros de los bienes del Instituto, aplicados por sede (Sede Central y cada una de las Oficinas en los Estados Miembros).

En las Oficinas en los Estados Miembros:

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Costo de parte de la Estructura de Gestión (financiada con el Fondo Regular), que comprende los costos del personal de recepción, aseo, vigilancia, mantenimiento y otros necesarios para brindar los servicios de infraestructura física.

Costos de operación que corresponden a los siguientes Objetos de Gasto Mayor (OGM) y menor (OGm):

OGM 7, Servicios Generales:

OGm 703, Telecomunicación OGm 705, Servicios públicos OGm 707, Parqueos y peajes OGm 709, Combustibles OGm 711, Mensajería OGm 713, Gastos aduanales OGm 715, Reparación y mantenimiento de edificios y maquinaria OGm 717, Mantenimiento de terrenos OGm 719, Reparación y mantenimiento equipo y mobiliario OGm 721, Reparación y mantenimiento de vehículos OGm 727, Alquiler de edificio local u oficina OGm 729, Servicio de aseo, vigilancia y jardinería

Nota: Considerar el OGm 811, contrato por servicios, cuando fuese utilizado para la contratación de los servicios indicados en el OGM-7.

OGM 9, Otros Costos:

OGm 901, Seguros Institucionales: Costos relacionados con las primas institucionales de los diferentes planes de seguros OGm 901, Seguro nacional adicional de propiedad OGm 903, Seguros de vehículos

Para aplicar estos costos se debe definir un Costo de Infraestructura y Servicios Generales por metro cuadrado de Oficina, para ello se determina el total de metros cuadrados de Oficinas (se excluyen pasillos, parqueos, jardines, servicios sanitarios, comedores, salas de reuniones) y los metros cuadrados de oficinas que usa el Proyecto (puede ser permanentemente o por tiempos parciales). El total del costo anual de infraestructura y servicios generales se divide entre el total de metros cuadrados de oficinas en la sede correspondiente, obteniendo un monto en USD por metro cuadrado.

El costo de la contrapartida para este rubro se determina aplicando la siguiente fórmula:

Metros cuadrados ocupados por el Proyecto

Multiplicado por

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El porcentaje de tiempo en el año que se ocuparon las oficinas

Multiplicado por

El costo anual en USD por metro cuadrado de infraestructura y servicios generales.

El tiempo ocupado por el Proyecto de las Oficinas, (cuando no es permanente, en cuyo caso es 100%) se calcula tomando cada día como 0,435% (que resulta del porcentaje de un día en 230 días hábiles en el año).

b. Costos de servicios personales.

El IICA dispone, tanto en la Sede Central como en las Oficinas en los 34 Estados Miembros, de servicios de administración de personal, bibliotecas, internet, telefonía IP, servidores y consultorios médicos (en algunos casos).


En la Sede Central:

Costo total anual de la División de Gestión del Talento Humano, que comprende: desarrollo, capacitación y administración del personal, administración de seguros y consultorio médico.

Costo del Centro para la Promoción de las Capacidades Técnicas y Liderazgo (CTL), que incluye los servicios de capacitación en línea y multimedia.

Costo de la Unidad de Tecnología de la Información y Comunicación, que incluye soporte técnico, servidores, telefonía, Internet.

Costos del Centro Interamericano de Información y Producción Editorial (CIIPE), que incluye bibliotecas y servicios de información y producción editorial


Costo de parte de la Estructura de Gestión (financiada con el Fondo Regular), que comprende el personal destinado a la administración de personal y los siguientes costos de operación para brindar servicios al personal:

OGm 301, Capacitación del personal OGm 915, Actividades sociales para el personal

Costos del personal y de operación destinados a servicios de tecnologías de la información y comunicación (personal informático, servicios de internet, mantenimiento de servidores, “hosting”,

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licencias, capacitación, servicios técnicos a usuarios, etc.), que comprenden los siguientes Objetos de Gasto menor:

OGm 615, Equipo de informática OGm 617, Proyectos de cómputo OGm 723, Reparación y Mantenimiento equipos cómputo OGm 725, Alquiler o arrendamiento de utensilios, ornamentos, de equipo y mobiliarios, equipo de cómputo y multimedia, etc.

Costos del personal y de operación de servicios bibliotecarios y de centros de información.

Los costos de operación involucrados corresponden a los siguientes Objetos de Gasto menor (OGm):

OGm 511, Adquisición de libros y otras publicaciones OGm 513, Información especializada

Para aplicar estos costos se debe definir un Costo de Servicios Personales por Funcionario de la Sede Central u Oficina, para ello se determina el total de personas por año que trabajan en la Sede Central u Oficina correspondiente y los funcionarios financiados por el Proyecto ubicados en la Sede Central u Oficina correspondiente (puede ser permanentemente o por tiempos parciales).

El total del costo anual de servicios personales se divide por el total de personas trabajando en el año en la Sede Central u Oficina correspondiente, obteniendo un monto en USD por persona para la Sede Central u Oficina correspondiente.


Personas contratadas por el Proyecto

Multiplicado por

El costo anual de servicios personales en USD por persona.

En el caso de tiempos parciales de contratación de personas por el Proyecto, se indicará proporcionalmente al tiempo trabajado, por ejemplo 1 mes sería 0,083 años (1/12), 1 semana sería 0,019 (1/52).

c. Costos de gestión de recursos financieros

El IICA dispone, tanto en la Sede Central como en las Oficinas en los 34 Estados Miembros, de servicios de gestión de los recursos financieros, que incluye presupuesto, administración de cuentas corrientes, contabilidad, adquisiciones, reportes financieros, auditorías internas y externas, asesoría legal, sistema financiero contable automatizado en línea (SAP) y sistemas de control interno.

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En la Sede Central:

Costo total anual de la División de Gestión Financiera, que comprende: tesorería, contabilidad, consolidación de estados financieros, planillas, control interno.

Costo de la División de Programación, Presupuestación y Control, que incluye programación de instrumentos financiados con recursos externos, presupuestación anual y control de la ejecución presupuestaria.

Costos de mantenimiento, consultorías y licencias de SAP.

Costos de la Auditoría Interna

Costos de la Auditoría Externa.

Costos de la Unidad Jurídica.


Costo de parte de la Estructura de Gestión (financiada con el Fondo Regular), que comprende el personal destinado a la administración de los recursos financieros (50% del tiempo del Representante y 100% del Administrador (en el caso de que parte del tiempo del Administrador esté incluido en los costos del personal IICA destinado al proyecto, ese tiempo no debe ser incluido en esta sección), Pagador, Contadores, Auxiliares, Encargado de Programación, Secretarias del Representante y de la Administración) y los costos de operación para brindar los servicios de administración de los recursos financieros, que incluye los siguientes Objetos de Gasto menor:

OGm 809, Asesoría jurídica OGm 911, Gastos financieros

Para aplicar estos costos se debe definir un Costo de Gestión de Recursos Financieros por cada dólar de costos directos administrados por el IICA en la Sede Central u Oficina.

Para ello se determina el total de recursos de todas las fuentes (IICA y externas) para costos directos de los proyectos por año que administra el IICA o la Oficina en cuestión.

El total del costo anual de servicios por gestión de recursos financieros de la Sede Central se divide por el total de recursos administrados en el IICA para costos directos de los proyectos (tanto IICA como externos), obteniendo el costo de la Sede Central para administrar un dólar americano.

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En el caso de las Oficinas en los Estados Miembros, el total de los costos de gestión de los recursos financieros de la Oficina se divide entre el total de los costos directos de los proyectos con sede en la Oficina, obteniendo el costo de la Oficina para administrar un dólar americano


USD ejecutados en el año para costos directos del Proyecto

Multiplicado por

El costo anual de servicios por la gestión de un dólar americano.

d. Otros costos directos del Proyecto asumidos por el IICA

En el caso de otros costos directos del Proyecto asumidos por el instituto, tales como uso de mobiliario y equipo, salas de reuniones, gastos de operaciones bancarias, divulgación, viajes, transporte local y otros; la Unidad responsable del aporte (Sede Central u Oficina en un Estado Miembro), calculará el costo correspondiente.

Cuando se trate del uso de mobiliario y equipo, la Administración de la Oficina o la División de Servicios y Apoyo Administrativo de la Sede Central calcularán el monto correspondiente por día de uso del equipo o mueble, para lo cual se tomará en cuenta el valor de reposición, dividiéndolo entre la vida útil del bien en años y dividiéndolo en el número de días hábiles en el año (230 días hábiles por año). Con esto se obtiene el costo por día del mueble o equipo.

En el caso del uso de salas de reuniones, la Administración, en el caso de las Oficinas en los Estados Miembros, y la División de Servicios y Apoyo Administrativo, en el caso de la Sede Central, calculará un costo por sala por día, considerando los costos de mantenimiento, servicios básicos de electricidad, mobiliario, Internet, preparación de la sala y otros. El monto anual se divide entre los 230 día hábiles, para obtener el costo por día. Los costos de servicios de cafetería y comidas, si el IICA los aportara, se incluyen con su costo real.

Los costos de operaciones bancarias, divulgación, comunicaciones y otros similares se aplican con su costo real proporcionado por la instancia ejecutora del gasto (administración de Oficinas o Divisiones de Gestión Financiera o de Servicios y Apoyo administrativo en la Sede Central).

En el caso de viajes se consideran los costos reales definidos en las liquidaciones correspondientes. En el uso de vehículos del Instituto se aplica la tarifa oficial por kilómetro recorrido.

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IV. RESPONSABILIDADES PARA EL REGISTRO Y ESTIMACIÓN DE LAS

CONTRAPARTIDAS, EL CÁLCULO DE COSTOS Y LA VERIFICACIÓN

1. Las Unidades Operativas, responsables de la ejecución de los proyectos financiados con recursos externos, tienen la responsabilidad de proporcionar la siguiente información:

a. Datos para el cálculo de los Factores que se utilizan para definir los costos de servicios, que son: metros cuadrados totales de oficinas en el país y metros ocupados por el proyecto, personal promedio total por año en la Oficina del IICA en el Estado Miembro y personal del proyecto con sede en el país.

b. Memoria de los apoyos del personal directivo y técnico, en la sede del proyecto y en las Oficinas en las que opera, con el visto bueno de la persona que brinda el servicio. Para ello es recomendable que los responsables del proyecto registren periódicamente las contribuciones del personal del IICA al proyecto, en términos de días y tareas desarrolladas.

c. Otros aportes directos al proyecto, tales como uso de salas de reuniones, sistemas de video conferencias, viajes de supervisión, comunicaciones, publicaciones, etc. Para ello es recomendable que los responsables del proyecto registren periódicamente estos aportes, en términos de tiempos, costos y tareas desarrolladas.

d. Costos anuales del personal local.

2. La Secretaría de Servicios Corporativos, a través de las Divisiones de Gestión Financiera y de Programación, Presupuestación y Control, es la responsable del cálculo de las contrapartidas o de su proyección, a partir de la información proporcionada por la Unidad responsable de la ejecución y de datos de la propia Sede Central.

3. La División de Gestión del Talento Humano proporciona información anual del promedio de personas que trabajan en la Sede Central y Oficina del IICA en Costa Rica. La División de Servicios y Apoyo Administrativo indica los costos anuales por uso de salas de reuniones, transporte por kilómetro recorrido y otros servicios.

4. La verificación de los costos de la contrapartida será efectuada por las Divisiones de Gestión Financiera y de Programación, Presupuestación y Control, en el caso de la Sede Central y el Administrador y Representante, en el caso de las Oficinas.

V. HOJA ELÉCTRÓNICA PAR EL CÁLCULO DE LAS CONTRAPARTIDAS

El cálculo de las contrapartidas anuales se efectúa en los Libros Electrónicos en Excel adjuntos, uno para la Sede Central y otro para las Oficinas, los cuales contienen una Hoja destinada a incluir la información por parte de los responsables, de acuerdo con lo indicado en el punto anterior y aplican el método descrito en este documento para determinar los montos anuales de contrapartida del IICA en dólares americanos. Además, en el Anexo 1 se muestra un ejemplo hipotético de aplicación del método, para mejor comprensión.

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VI. COSTOS DIRECTOS A FINANCIAR POR LA FUENTE EXTERNA DEL PROYECTO

Los costos directos que financia el proyecto se deberán excluir de los cálculos de la contrapartida IICA. En el caso de que el Instituto acepte cubrir algunos costos directos como parte de su negociación y previa aprobación del Director General con recomendación del Comité de Programación, podrán ser parte del método descrito en este documento.

VII. COSTOS REALES Y PROYECCIONES DE CONTRAPARTIDAS IICA

1. Los costos reales, para efectos de información a las contrapartes, se calcularán anualmente a partir de la información financiera institucional auditada y los datos proporcionados por los responsables de los proyectos acerca de los aportes específicos del IICA.

2. Las proyecciones de contrapartidas para efectos de negociación y establecimiento de presupuestos en convenios, se estimarán a partir de datos reales del año anterior y los aportes esperados del IICA en cuanto a tiempos del personal directivo y técnico y otros aportes directos. Para efectos de costos se tomarán los datos del último año disponible, agregando un incremento anual de 3%.

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