MOS EXCEL 2013

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21-9-2015

MOS EXCEL 2013 Manual para la preparación del

Examen 77-420

Centro de Información-Fundación Tomillo MARIEL CARRASCOSA TERZI

MOS EXCEL 2013

1 1.1. CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. ____________________________________________ 3

Reutilizar contenido que ya existe. __________________________________________________ 4

Ejercicios ________________________________________________________________________ 6

1.2. NAVEGAR POR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. ________________________________________ 7

Localizar datos y elementos en una hoja de cálculo _____________________________________ 7

Insertar hipervínculos ____________________________________________________________ 8

Ejercicios _______________________________________________________________________ 10

1.3. APLICAR FORMATO A LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. __________________________________ 11

Modificar la configuración de la página. _____________________________________________ 11

Insertar elementos en la página. ___________________________________________________ 11

Cambiar los temas y los colores de un libro. __________________________________________ 14

Modificar filas y columnas. _______________________________________________________ 15

Configurar la validación de datos. __________________________________________________ 17

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 19

1.4. PERSONALIZAR OPCIONES Y VISTAS EN LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO ____________________ 21

Mostrar diferentes vistas de las hojas de cálculo. ______________________________________ 21

Ver varias partes de una hoja de cálculo. ____________________________________________ 22

Mostrar y ocultar el contenido de un libro. ___________________________________________ 24

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. ________________________________ 25

Personalizar la cinta de opciones. __________________________________________________ 28

Trabajar con macros. ____________________________________________________________ 29

Modificar las propiedades de un libro. ______________________________________________ 31

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 32

1.5. CONFIGURAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO PARA IMPRIMIRLOS O GUARDARLOS. __________ 34

Imprimir el contenido de un libro. __________________________________________________ 34

Guardar libros. _________________________________________________________________ 35

2.1. INSERTAR DATOS EN CELDAS Y RANGOS. ___________________________________________ 40

Crear datos ____________________________________________________________________ 40

Reutilizar datos. ________________________________________________________________ 44

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 46

2.2. APLICAR FORMATO A CELDAS Y RANGOS. __________________________________________ 48

Aplicar formato a la estructura de las celdas. _________________________________________ 48

Aplicar formato el contenido de las celdas. ___________________________________________ 50

Aplicar formato a los números. ____________________________________________________ 51

Copiar formato. ________________________________________________________________ 53

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 54

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2 2.3. ORDENAR Y AGRUPAR CELDAS Y RANGOS __________________________________________ 55

Modelar datos. _________________________________________________________________ 55

Crear rangos con nombre. ________________________________________________________ 58

Trabajar con grupos de gastos y resúmenes. _________________________________________ 60

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 62

3.1. CREAR TABLAS. _______________________________________________________________ 64

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 67

3.2. MODIFICAR TABLAS. ___________________________________________________________ 69

Ejercicios _______________________________________________________________________ 70

3.3. FILTRAR Y ORDENAR TABLAS. ____________________________________________________ 72

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 74

4.1. UTILIZAR RANGOS DE CELDAS Y REFERENCIAS EN FÓRMULAS Y FUNCIONES. ______________ 75

Hacer referencia a celdas y rangos de celdas en fórmulas _______________________________ 75

Definir el orden de las operaciones. ________________________________________________ 78

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 79

4.2. RESUMIR DATOS UTILIZANDO FUNCIONES. _________________________________________ 80

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 83

4.3. UTILIZAR LA LÓGICA CONDICIONAL EN FUNCIONES. __________________________________ 84

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 86

4.4. APLICAR FORMATO Y MODIFICAR TEXTO UTILIZANDO FUNCIONES. ______________________ 87

Ejercicios _______________________________________________________________________ 90

5.1. CREAR GRÁFICOS. _____________________________________________________________ 92

Ejercicios. _______________________________________________________________________ 96

5.2. APLICAR FORMATO A GRÁFICOS. _________________________________________________ 98

Ejercicios. ______________________________________________________________________ 100

5.3. INSERTAR OBJETOS Y DARLES FORMATO. _________________________________________ 101

Añadir imágenes a una hoja de cálculo. ____________________________________________ 101

Añadir cuadros de texto a las hojas de cálculo: _______________________________________ 102

Añadir imágenes SmartArt a una hoja de cálculo. _____________________________________ 103

Ejercicios. ______________________________________________________________________ 104

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3 1. Crear y gestionar libros y hojas de cálculo

Las técnicas que tratan esta sección están relacionadas con la creación y la gestión de libros y hojas

de cálculo. En concreto, este conjunto de técnicas se asocian con los objetivos que aparecen a

continuación:

1.1. Crear libros y hojas de cálculo.

1.2. Navegar por libros y hojas de cálculo.

1.3. Aplicar formato a libros y hojas de cálculo.

1.4. Personalizar opciones y vistas en libros y hojas de cálculo.

1.5. Configurar libros y hojas de cálculo para imprimirlos o guardarlos.

Un libro de Excel puede contener una o más hojas de cálculo. Los datos de una hoja de cálculo

pueden estar relacionados con datos de otras áreas de la hoja o de otros libros.

Un único libro puede contener una gran cantidad de datos sin procesar y calculados. Puedes

estructurar y aplicar formato al contenido de libro para que la información importante se identifique

fácilmente y para que los datos aparezcan correctamente en pantalla y cuando se impriman. Puedes

localizar información dentro de un libro, buscando valores, elementos de una fórmula u objetos con

nombre.

En Excel hay muchas formas de optimizar la apariencia y la funcionalidad de los procesos que se

realizan con más frecuencia para que se adapten a tus preferencias individuales.

Este capítulo está relacionado con los libros y las hojas de cálculo en los que se almacena

información: su creación, navegar por ellos, aplicarles formato, imprimirlos, guardarlos y personalizar

elementos del entorno de Excel.

1.1. CREAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO. Uno de los aspectos que hace que Excel 2013 sea más eficiente que las versiones anteriores del

programa es que crea sólo las hojas de cálculo y los libros necesarios. En lugar de crear un libro cada

vez que se abre el programa, aparece una pantalla de inicio desde la cual puedes abrir un libro que ya

existe o crear uno nuevo. Cuando Excel está abierto puede crear un libro en blanco o utilizar una

plantilla con la opción Nuevo de la vista Backstage (ver la figura 1.1).

Figura 1.1. Opción Nuevo en la vista Backstage.

MOS EXCEL 2013

4 Por defecto, un libro nuevo incluye sólo una hoja de cálculo. Puedes añadir más hojas en blanco o

copiar o mover hojas de cálculo de otro libro.

Truco: A la hora de crear objetos de Excel (como gráficos y tablas y gráficos dinámicos) puedes

insertarlos en la hoja que contiene los datos o en hojas dedicadas exclusivamente al nuevo objeto.

Para crear un libro en blanco:

Abre Excel. En la pantalla de inicio pulsa la tecla Esc o haz clic en el Libro en blanco.

Haz clic en el Libro en blanco en la página Nuevo de la vista Backstage.

Pulsa la tecla Control-N en la ventana del programa.

Para crear un libro a partir de una plantilla:

Ve a la pantalla de inicio o a la opción Nuevo de la lista Backstage. Tienes varias opciones.

Haz clic en una de las plantillas incluidas.

Escribe un tipo de plantilla o un tema en la casilla de búsqueda y pulsa la tecla Intro o haz

clic en el botón Iniciar búsqueda. Haz clic en la miniatura de una plantilla para que

aparezca una vista previa de su contenido y crea el libro haciendo clic en Crear de la

ventana del previsualización o haz doble clic en la miniatura de la plantilla para crear un

libro sin que aparezca la vista previa.

Haz clic en Personal y haz doble clic en una plantilla personalizada o que se haya

descargado.

Para insertar una hoja de cálculo nueva:

Haz clic en el botón Hoja nueva que aparece a la derecha en la sección inferior de la hoja de

cálculo.

Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Home y

seleccione Insertar hoja.

O bien:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de la hoja de cálculo después de la cual

quieras insertar una nueva hoja y selecciona Insertar.

2. Selecciona Hoja de cálculo en la ficha General del cuadro de diálogo Insertar y haz clic en

Aceptar.

Reutilizar contenido que ya existe. Puedes añadir una hoja de otro libro moviéndola o copiándola desde el libro original.

Si el archivo que quieres utilizar tiene otro formato (por ejemplo, un archivo de texto delimitado)

también puedes importar su contenido a una hoja de cálculo de Excel. O puedes abrir el archivo en

Excel y copiar sólo los datos que te interesan (véase la figura 1.2).

Figura 1.2. Cuadro de diálogo Importar datos.

MOS EXCEL 2013

5 Truco: Al importar un archivo su contenido se desconecta del archivo de origen, mientras que abrir el

archivo te permite editar su contenido en Excel.

Para mover o copiar una hoja de cálculo:

Arrastra la ficha de la hoja de cálculo a la nueva posición para mover la.

Pulsa la tecla Control y arrastra la ficha de la hoja de cálculo a la nueva posición para

copiarla.

O bien:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de la hoja de cálculo y selecciona Mover o

copiar.

O bien:

Haz clic en el botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Mover o

copiar hoja en la sección Organizar hojas.

2. En el cuadro de diálogo Mover o copiar tienes varias opciones (después haz clic en el botón

Aceptar).

Para mover la hoja de cálculo dentro del mismo libro haz clic en la hoja antes de la cual

quieras insertarla en Antes de la hoja.

Para mover la hoja de cálculo a otro libro abierto haz clic en el libro de destino en Al libro.

Haz clic en la hoja antes de la cual quieras insertarla en Antes de la hoja.

Para mover la hoja de cálculo a un libro nuevo selecciona (nuevo libro) en Al libro.

O bien:

Selecciona la casilla de verificación Crear una copia en el cuadro de diálogo Mover o copiar. Tienes

varias opciones (después haz clic en Aceptar):

Para crear una copia dentro del mismo libro haz clic en la hoja de cálculo antes de la que

quieras insertar la copia en Antes de la hoja.

Para crear una copia en otro libro abierto haz clic en el libro de destino en Al libro. Después

haz clic en la hoja de cálculo antes de la cual quieras insertar la copia en Antes de la hoja.

Para crear una copia en un nuevo libro selecciona (nuevo libro) en Al libro.

Truco: Puedes mover o copiar una hoja de cálculo a un libro que ya existe sólo si este libro está

abierto.

Para importar el contenido de un archivo de texto:

1. Haz clic en el botón Desde texto situado en el grupo Obtener datos externos de la ficha

Datos.

2. Examina y selecciona el archivo de texto de quieras importar en el cuadro de diálogo Importar

archivo de texto y haz clic en Importar.

3. Haz clic en Delimitados o en De ancho fijo a en la página Paso 1 de 3 del Asistente para

importar texto para indicar la forma en la que se separarán los datos del archivo de texto.

Especifica las primeras filas de datos que quieres importar (casi siempre será la 1) y selecciona la

casilla de verificación Mis datos tienen encabezados si es necesario. Haz clic en Siguiente.

Truco: La vista previa situada en la zona inferior de la página muestra los datos que van a importarse.

4. Selecciona el carácter o caracteres que separa al contenido dentro del archivo de texto en la

página Paso 2 de 3 y haz clic en Siguiente.

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6 5. En la página Paso 3 de 3 (después haz clic en Finalizar):

Haz clic en cada columna de datos numéricos de la previsualización que necesite un formato

específico y selecciona el formato de número.

Haz clic en cada columna que quieras excluir de la operación de importación y selecciona No

importar columna (saltar).

6. Haz clic en la ubicación del cuadro de diálogo Importar datos en la que quieras importar los

datos y haz clic en Aceptar.

Para abrir un archivo no nativo en Excel:

1. Selecciona la ubicación en la que quieres abrir el archivo en la página Abrir de la vista

Backstage y haz clic en Examinar.

2. Selecciona Todos los archivos (*.*) En la lista de tipos de archivo del cuadro de diálogo Abrir o

haz clic en el tipo específico de archivo que quieres abrir.

3. Examina y selecciona el archivo que quieres abrir y haz clic en Abrir.

Ejercicios

El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Creo un libro basado en la plantilla de un informe de ventas de tu elección y guárdalo con el

nombre de Datos de ventas. Deja el libro abierto.

Abre el libro Excel 1_1 -1 y realiza las siguientes tareas:

o Mueve la hoja de cálculo Datos origen para que sea la última del libro.

o Haz una copia de la hoja de cálculo Datos origen que sea la última del libro Datos de

ventas.

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7 1.2. NAVEGAR POR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.

Localizar datos y elementos en una hoja de cálculo Puedes localizar fácilmente valores específicos, contenido de fórmulas, texto de comentarios y

formato en cualquier parte de un libro. Con la función Buscar puedes buscar texto y formato en

fórmulas, valores calculados o comentarios en un libro completo o en una hoja de cálculo específica

(véase la figura 1.3).

Figura 1.3. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Si estás buscando un elemento o tipo de elemento específico puedes localizarlo utilizando los

comandos Ir a e Ir a especial. En el cuadro de diálogo Ir a puedes localizar cualquier elemento con

nombre (una celda, un rango de celdas, un rango con nombre, una tabla o un gráfico). En el cuadro

de diálogo Ir a especial puedes localizar comentarios, fórmulas o elementos específicos de una

fórmula, celdas en blanco, objetos, diferencias entre filas o columnas, precedentes y dependientes,

formato condicional, validación de datos, etc. (véase la figura 1.4).

Figura 1.4. Cuadro de diálogo Ir a e Ir a Especial.

Para buscar texto:

1. Haz clic en la flecha del botón Buscar y seleccionar situado en el grupo Modificar de la ficha

Inicio y selecciona Buscar (o pulsa la tecla Control -B).

2. Escribe el texto que quieres localizar en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar, y si es necesario, haz clic en Opciones para ver los parámetros de búsqueda.

3. Especifica los siguientes parámetros de búsqueda.

Selecciona Hoja o Libro en Dentro de.

Selecciona Por filas o Por columnas en Buscar.

Selecciona Fórmulas, Valores o Comentarios en Buscar en.

4. Selecciona las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas o Coincidir con

el contenido de toda la celda para limitar aún más la búsqueda.

5. Haz clic en Buscar siguiente.

Para buscar formato:

1. Haz clic en el botón Formato situado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar.

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8 2. Especifica el número, la alineación, la fuente, el borde, el relleno o el formato de protección

que quieras encontrar en el cuadro de diálogo Buscar formato. Haz clic en Aceptar.

3. Haz clic en Buscar siguiente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Para buscar un formato coincidente:

1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en la ficha Buscar del cuadro de diálogo

Buscar y reemplazar y selecciona Elegir formato de celda.

2. Cuando el cursor del ratón se convierta en un cuentagotas, selecciona la celda en la que

quieras basar tu búsqueda.

3. Haz clic en Buscar siguiente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Para mover a una celda con nombre, a un rango o a un elemento de un libro:

Haz clic en la flecha del Cuadro de nombres que está al lado de la Barra de fórmulas y

selecciona el elemento con nombre.

O bien:

1. Selecciona Ir a la lista del botón Buscar y seleccionar (o pulsa las teclas Control –I).

2. Haz clic en un elemento con nombre en la lista Ir a del cuadro de diálogo Ir a y en Aceptar.

Para moverse a una localización que tenga una propiedad específica:

1. Selecciona Ir a especial en la lista del botón Buscar y seleccionar (o haz clic en el botón

Especial del cuadro de diálogo Ir a).

2. Haz clic en la propiedad por la que quieres buscar en el cuadro de diálogo Ir a especial y en

Aceptar.

Insertar hipervínculos Las hojas de cálculo de Excel pueden incluir vínculos, que son una forma rápida de conectar con

información relacionada o de crear un mensaje de correo electrónico. Puedes crear un hipervínculo

desde cualquier celda de contenido con cualquiera de las ubicaciones de hipervínculos compatibles

con los programas de Office 2013: otro ubicación en la hoja de cálculo, en el libro, en un documento

externo o en la Web (véase la figura 1.5).

Por defecto, los hipervínculos tienen un formato de texto subrayado y coloreado (los colores del

hipervínculo activo y seguido son especificados por el tema). Al pasar el cursor del ratón por la celda

que contiene el texto con hipervínculo aparece su destino.

Truco: Para seleccionar una celda que contiene un hipervínculo haz clic en la parte de la celda que

está fuera del hipervínculo o haz clic y mantén pulsado el botón del ratón hasta que el cursor del

ratón se convierta en un signo más.

Para crear un hipervínculo a una página Web:

Figura 1.5. Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

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9 Escribe una URL en la celda y pulsa la tecla Intro.

O bien:

1. Selecciona la celda o elementos desde el cual quieres establecer el enlace.

2. Haz clic en el botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control-Alt-K) situada en el grupo

Vínculos de la fiche Insertar.

3. Haz clic en Archivo o página Web existente en la lista Vincular a del cuadro de diálogo

Insertar hipervínculo.

4. Escribe la URL de la página Web con la que quieres enlazar en Dirección.

O bien:

Haz clic en el botón Explorar la Web (el botón con un globo y una lupa de aumento). En la ventana

del navegador que se abre (no una ventana abierta previamente) busca la página Web con la que

quieres enlazar y haz clic en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para copiar la dirección de la

página Web desde la barra de direcciones del navegador. Después minimiza o cierra la ventana del

navegador.

Truco: Si la dirección de la página Web no se copia con un formato válido (por ejemplo, si la página

Web está un sitio de Microsoft SharePoint) copia manualmente la dirección de la barra de

direcciones del navegador y pégala en Dirección en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

5. Si quieres que aparezca otro texto diferente al de destino cuando un usuario pase el cursor

de ratón por el hipervínculo, haz clic en el botón Info. en pantalla, escribe el texto y haz clic

en Aceptar.

Truco: Al insertar un hipervínculo en una celda que contienen texto (no datos numéricos) se activará

el cuadro Texto. Puedes cambiar el texto de la celda escribiendo uno alternativo.

6. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Para crear un hipervínculo con un archivo que ya existe:

1. Selecciona la celda o elemento desde el cual quieres enlazar y haz clic en el botón

Hipervínculo (o pulsa las teclas Control.Alt-K).

2. Haz clic en Archivo o página web existente en la lista Vincular a del cuadro de diálogo

Insertar hipervínculo.

3. Busca el archivo con el que quieres enlazar en Buscar en.

4. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Para crear un libro de Excel y un hipervínculo con él:

1. Selecciona la celda o el elemento desde el cual quieres establecer el enlace y haz clic en el

botón Hipervínculo (o pulsa las teclas Control -Alt -K).

2. Haz clic en Crear un nuevo documento en la lista Vincular a del cuadro de diálogo

Insertar hipervínculo.

3. Escribe un nombre para el libro en Nombre del nuevo documento.

Truco: No escribas la extensión del archivo. La opción Crear nuevo documento crea de forma

automática un libro de Excel.

4. Para crear el documento en otra carpeta que no sea Documentos haz clic en el botón

Cambiar, busca la carpeta en la que quieres guardar el archivo en el cuadro de diálogo Crear

nuevo documento y haz clic en Aceptar.

MOS EXCEL 2013

10 5. En la zona Cuándo modificar tienes varias opciones:

Haz clic en Modificar un documento nuevo más adelante para crear un libro en blanco.

Haz clic en Modificar documento nuevo ahora para crear un libro en blanco y abrirlo en

Excel.

6. haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Para crear un hipervínculo con una hoja de cálculo o con un rango de celdas con nombre dentro del

libro:

1. Selecciona la celda o elemento desde el cual quieres crear el enlace y haz clic en el botón

Hipervínculo (o pulsa las teclas Control -Alt -K).

2. Selecciona Lugar de este documento en la lista Vincular a del cuadro de diálogo Insertar

hipervínculo.

3. Haz clic en el encabezado o en el marcador con el que quieres enlazar en o selecciona un

lugar de este documento.

4. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Para crear un hipervínculo que cree un mensaje de correo electrónico:

1. Selecciona la celda o el elemento desde el cual quieres establecer el enlace y haz clic en el

botón Hipervínculo (o pulsa a las teclas Control -Alt -K).

2. Selecciona la opción Dirección de correo electrónico en la lista Vincular a del cuadro de

diálogo Insertar hipervínculo.

3. Escribe la dirección de correo electrónico del receptor del mensaje en Dirección de correo

electrónico.

4. Escribe el tema del mensaje en Asunto.

5. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Ejercicios

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro Excel1_1-2a y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Lista productos

utilizando las técnicas que aparecen en esta sección:

o Ve a la primera celda que contenga un comentario.

o Ve al rango de celdas llamado Arbustos_bayas.

o Ve la celda F13.

o Crear un hipervínculo desde la celda F13 hasta el rango de celdas llamado

Arbustos_bayas.

o Ve a la celda que está situada en la intersección de la última fila y columna activas en

la hoja de cálculo.

Abre el libro Excel 1_1 -2b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Empleados:

o Crea un hipervínculo con el sitio Web www.adventure-works.com en la celda C12.

o Edita el hipervínculo para que en la celda aparezca el texto Visite nuestro sitio web

en lugar de la URL.

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11 1.3. APLICAR FORMATO A LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO.

Modificar la configuración de la página. Puedes controlar el espacio que ocupan las hojas de cálculo impresas definiendo el tamaño del papel

y la orientación y cambiando los márgenes y el espacio asignado al encabezado y al pie de página. Al

configurar estas opciones definimos el espacio que hay disponible para el contenido de una página

individual cuando se imprime o se visualiza en la lista de impresión.

Truco: Si el contenido no se adapta a la área asignada puedes escalar la página, ya sea en la ficha

Diseño de página o en la página Imprimir. Este tema se trata en una sección posterior de este

capítulo.

Para cambiar los márgenes de la página:

1. Haz clic en el botón Márgenes situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de

página.

2. En el menú Márgenes:

Haz clic en el ajuste de margen estándar que prefieras.

Haz clic en el comando Márgenes personalizados, especifica los márgenes Superior,

Inferior, Izquierdo y Derecho en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar

página y haz clic en Aceptar.

Para cambiar la orientación de la página:

Haz clic en el botón Orientación situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño

de página y selecciona Vertical u Horizontal.

Para configurar un tamaño de papel estándar:

Haz clic en el botón Tamaño situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de

página y selecciona el tamaño del papel que quieras.

Para configurar un tamaño de papel personalizado:

1. Haz clic en el botón Tamaño situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño

de página y selecciona Más tamaños de papel.

2. Haz clic en el botón Opciones situado en la ficha Página del cuadro de diálogo

Configurar página.

3. Selecciona Personalizado en la zona de opciones de ajuste de tamaño del cuadro de

diálogo de propiedades de la impresora.

4. Escribe un nombre para el tamaño personalizado, el ancho y la longitud del papel,

especifica las unidades de medida y haz clic en Guardar y en Aceptar.

5. Haz clic en Aceptar en todos los cuadros de diálogo abiertos.

Truco: Los ajustes de impresión disponibles dependen de la impresora seleccionada en ese

momento.

Insertar elementos en la página. Puedes añadir información a cada página impresa de una hoja de cálculo en la vista Diseño de

página insertándola en los encabezados en los pies de la página. Puede tener un encabezado y un

pie de página distintos en la primera página o diferentes encabezados y pies de páginas en páginas

pares e impares. Al crear un encabezado o un pie de página Excel muestra el libro en una vista que es

MOS EXCEL 2013

12 similar a la de Diseño de página y aparece en la ficha de herramientas de Diseño en la Cinta de

opciones.

Un encabezado o un pie de página activos se dividen en tres secciones en las que puedes introducir

información, ya sea de forma manual o desde la ficha de la herramienta Diseño (los comandos de la

ficha Insertar no están disponibles cuando el encabezado o el pie de página están activos).

Puedes introducir información del documento y propiedades, número de página actual o total, la

fecha o la hora actuales, la ruta del archivo, el nombre del archivo o el nombre de la hoja desde la

ficha de la herramienta Diseño o puedes escribir un texto y aplicarle formato de la misma forma que

harías en el cuerpo de la hoja de cálculo. También puedes insertar una imagen (por ejemplo, el

logotipo de una empresa).

Si quieres visualizar e imprimir una imagen o un texto en una hoja de cálculo, por ejemplo, para

indicar que es un borrador, que se trata de información confidencial o para indicar la propiedad de

los derechos de autor, puedes simular una marca de agua de una de estas formas:

Insertar una imagen en el encabezado o en el pie de página. Las ventajas de este método son

que la imagen aparece en todas las páginas impresas y puede aplicarse fácilmente un efecto

para que parezca una marca de agua real. Un posible inconveniente es que la imagen se

ancla al encabezado o al pie de página en lugar de centrarse en ella.

Importante: Si anclas la imagen al pie de página tienes que incluir contenido en el encabezado o la

imagen no será visible en la zona de contenido.

Insertar una imagen de fondo en la hoja de cálculo. La ventaja de este método es que la

imagen aparece en todas las páginas impresas. El inconveniente es que Excel divide en

cuadrados las imágenes de fondo, por lo que tendrás que seleccionar una imagen con el

tamaño de la página o una imagen que se repita con gracia. También puedes aplicar de

forma manual cualquier efecto antes de seleccionar la imagen.

Insertar un objeto WordArt en la hoja de cálculo. La ventaja de este método es que es una

forma sencilla de crear texto y aplicarle formato, puedes colocarlo en cualquier lugar de la

página y puedes girar el objeto WordArt como quieras. Un posible inconveniente es que

tienes que colocar el objeto Word Art en cada página en la que quieras que aparezca (véase

la figura 1.6).

Figura 1.6. Marcas de agua creadas con una imagen y con un objeto WordArt.

Marca de agua en el encabezado Marca de agua WordArt

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13 Para insertar contenido en un encabezado o en un pie de página:

1. Selecciona Encabezado o Pie de página en el grupo Texto en la ficha Insertar o en la

sección. Haz clic para agregar encabezado que aparece al seleccionar la ficha

Configurar página.

2. Haz clic en la sección izquierda, central o derecha:

Para insertar la propiedad de un documento en la sección activa del encabezado

selecciona la información del documento en la lista Encabezado del grupo

Encabezado y pie de página en la ficha de la herramienta Diseño o haz clic en un

botón del grupo Elementos del encabezado y pie de página.

Haz clic en el botón Imagen o en el grupo Elementos del encabezado y pie de página

para buscar la imagen que quieras mostrar en la sección activa del encabezado.

Escribe manualmente la información en la sección activa del encabezado.

3. Para ver diferentes encabezados en la primera página o en páginas posteriores o en

páginas pares o impares selecciona la casilla de verificación correspondiente en el grupo

Opciones e inserta la información del encabezado que quieras configurar para cada

conjunto de páginas.

4. Para ir al pie de página haz clic en la sección Haga clic para agregar pie de página en

cualquier página o en el botón Ir al pie de página situado en el grupo Navegación de la

ficha de la herramienta de Diseño.

5. Para cerrar las zonas de encabezado y pie de página haz clic en el cuerpo de la hoja de

cálculo.

Truco: Si quieres insertar un encabezado o un pie de página justo antes de imprimir, puedes hacerlo

desde la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página, el cual

puedes acceder desde la página Imprimir de la vista Backstage.

Para editar el encabezado o el pie de página:

Activa el encabezado o el pie de página y realiza los cambios necesarios.

Para simular una marca de agua añadiendo una imagen al encabezado o al pie de página:

1. Activa el encabezado o el pie de página y haz clic en la sección izquierda, central o derecha a

la que quieras anclar la marca de agua.

2. Haz clic en el botón Imagen situado en el grupo Elementos del encabezado y pie de

página en la ficha de la herramienta Diseño y busca la imagen que quieras que aparezca

como una marca de agua.

3. Con el elemento &[imagen] seleccionado en el encabezado o en el pie de página haz clic en

el botón Dar formato a la imagen en el grupo Elementos del encabezado y pie de

página.

4. Configura la altura y la anchura de la imagen para que tenga el tamaño de la página en la

ficha Tamaño del cuadro de diálogo Formato de imagen (o el tamaño que quieras que

tenga desde la ubicación del ancla).

5. Selecciona Marca de agua en la lista Color de Control de imagen en el cuadro de diálogo

Formato de imagen de la ficha Imagen. Realizar los ajustes de color y haz clic en Aceptar.

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14 Para simular la apariencia de una marca de agua añadiendo una imagen de fondo:

1. Haz clic en el botón Fondo situado en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de

página.

2. Localiza e inserta el archivo de la imagen que quieres utilizar como fondo en el cuadro de

diálogo Insertar imágenes (utiliza las técnicas estándar para localizar un archivos en el

ordenador o en líneas).

Para simular una marca de agua de texto:

1. Haz clic en el botón WordArt situado en el grupo Texto de la ficha Insertar.

2. Selecciona un estilo de texto transparente en la galería de WordArt.

3. Escribe el texto de la marca de agua.

4. Ajusta el giro, el tamaño y la ubicación del objeto WordArt si es necesario.

Cambiar los temas y los colores de un libro. Puedes mejorar la apariencia de un libro aplicando un tema predefinido (una combinación de

colores, fuentes y efectos). En la galería Temas aparecerá una previsualización en vivo del efecto de

un tema si pasas el cursor del ratón sobre él antes de aplicarlo (véase la figura 1.7).

Si te gustan algunos aspectos de diferentes temas (por ejemplo, los colores de un tema y las fuentes

de otro) puedes mezclarlos. Si creas una combinación de elementos de diferentes temas que te

gustaría utilizar en otras hojas de cálculo, puedes guardarla como un nuevo tema. Después de

guardar un tema en la carpeta predeterminada Document Themes, el tema está disponible en la

sección Personalizados de la galería Temas.

Para aplicar el formato a varias hojas de cálculo a la vez agrupa las hojas y realiza la operación de

formato.

Para aplicar un tema o una hoja de cálculo:

1. Haz clic en el botón Temas situado en el grupo Temas de la ficha Diseño de página.

2. Elige el tema que quieras en la galería Temas.

Figura 1.7. Galería Temas.

MOS EXCEL 2013

15

Para modificar un tema:

1. Haz clic en el botón Colores, Fuentes o Efectos en el grupo Temas.

2. Haz clic en el elemento del tema que quieras modificar en la galería.

Para guardar un tema personalizado:

1. Selecciona Guardar tema actual en la galería Temas.

2. Escribe un nombre para el tema en el cuadro Nombre del archivo del cuadro de diálogo

Guardar tema actual y haz clic en Guardar.

Para agrupar hojas de cálculo:

Para agrupar todas las hojas de cálculo haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de

cualquiera de ellas y haz clic en Seleccionar todas las hojas.

Para agrupar hojas de cálculo adyacentes haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que

aparece más a la izquierda, pulsa la tecla Máyus y haz clic en la ficha de la hoja de cálculo

que aparece más a la derecha.

Para agrupar hojas de cálculo no adyacentes, haz clic en la ficha de cualquier hoja de cálculo,

pulsa la tecla Control y haz clic en la ficha de cada hoja de cálculo adicional.

Truco: Cuando se agrupan las hojas de cálculo de Excel aparecerá [Grupo] después del nombre

del libro en la Barra de título. Muchos comandos no están disponibles cuando las hojas de

cálculo están agrupadas.

Para desagrupar hojas de cálculo:

Haz clic en la ficha de cualquier hoja de cálculo.

Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja de cálculo que no esté

agrupada.

Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja de cálculo agrupada y

selecciona Desagrupar hojas.

Truco: Cuando un libro contiene varias hojas de cálculo, puede ser útil asignarles diferentes colores

en las fichas para clasificarlas o distinguirla fácilmente. Para cambiar el color de la ficha de una hoja

de cálculo haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha, selecciona Color de etiqueta e indica

el color que quieras.

Modificar filas y columnas. Insertar y eliminar filas y columnas es una parte natural del desarrollo de las hojas de cálculo y en

Excel 2013 no puede ser más fácil. Puedes insertar una fila entera por encima de la celda

seleccionada o toda una columna a la izquierda de ella. Si quieres insertar una celda en lugar de una

fila o una columna puedes hacer sitios moviendo las celdas hacia abajo o hacia la derecha. También

puedes eliminar una fila o columna seleccionada o eliminar sólo las celdas seleccionadas y especificar

cómo debería rellenarse el espacio de las celdas que permanecen en su sitio.

Además de insertar filas, columnas o celdas vacías puedes insertar el contenido que hayas cortado o

copiado de una celda directamente en una tabla o rango de datos que ya exista con un solo

comando. Al insertar un rango de celdas en lugar de toda una fila o columna, Excel te pedirá

instrucciones para añadir espacio antes de insertar un rango con una forma similar.

MOS EXCEL 2013

16 Truco: Selecciona siempre una única celda cuando insertes celdas copiadas o cortadas. Si seleccionas

un rango con un tamaño y una forma diferentes del que quieres insertar, aparecerá un mensaje de

error.

Por defecto, las filas de las hojas de cálculo tienen una altura estándar de 15 puntos y su altura

aumenta o disminuye para alojar al número de líneas de la entrada más larga. Puedes cambiar

manualmente la altura de una fila, pero es mejor dejar que sea dinámica para que se adapte a

futuros cambios, a no ser que tengas una buena razón para hacerlo. Por ejemplo, si quieres

configurar una fila estrecha para crear una separación visual entre bloques de datos (puedes

restaurar el ajuste de altura dinámico si es necesario).

Las columnas de una hoja de cálculo tienen una anchura estándar de 8.43 caracteres (en la fuente

predeterminada) y su configuración no es dinámica. Es más probable que quieras cambiar el ancho

de una columna que la altura de una fila, normalmente para que quepan entradas largas. Puedes

hacer que Excel ajuste una columna para que se adapte a su entrada más larga o puedes ajustarlo de

forma manual hasta un máximo de 255 caracteres. Junto con la adaptación del texto, ajustar la

anchura de una columna es una técnica clave para que sea visible el mayor número de datos en

pantalla o en una página.

Truco: Cuando la regla está oculta, la altura de las filas se especifica en puntos y la anchura de las

columnas en caracteres. Cuando la regla es visible, la altura de las filas y la anchura de las columnas

se especifican en pulgadas.

En cuanto a los ajustes de altura y anchura, seleccionar una única celda en una fila o en una columna

es igual que seleccionar toda la fila o la columna. Puedes cambiar la altura o la anchura de varias filas

o columnas a la vez seleccionándolas y realizando la operación de cambio el tamaño.

Para insertar filas o columnas:

1. Selecciona el número de filas que quieras insertar empezando con la fila esté por encima del

lugar en el que quieres que aparezcan las filas insertadas o selecciona el número de

columnas que quieras insertar, empezando con la columna que está a la izquierda del lugar

en el que quieres que aparezcan las columnas insertadas.

2. Haz clic en el botón Insertar situada en grupo Celdas de la ficha Inicio.

O bien:

Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y selecciona Insertar.

Para eliminar las filas o columnas seleccionadas:

Haz clic en el botón Eliminar situada en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

Para cambiar la altura de una fila seleccionada:

Arrastra el borde inferior de una fila hacia arriba o hacia abajo.

Truco: Al arrastrar el borde aparece un cuadro de información con altura actual de la fila en puntos o

en pulgadas y en píxeles.

O bien:

MOS EXCEL 2013

17 1. Haz clic en las flechas del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Alto de fila.

2. Especifica la altura en el cuadro de diálogo Alto de fila y haz clic en Aceptar.

Para cambiar la anchura de una columna seleccionada:

Arrastra el borde derecho de la columna hacia la derecha o hacia la izquierda.

Truco: Al arrastrar el borde aparece un cuadro de información con la anchura actual de la columna

en caracteres o pulgadas y en píxeles.

O bien:

1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Ancho de columna.

2. Especifica el ancho que quieras en el cuadro de diálogo Ancho de columna y luego haz clic

en Aceptar.

Para cambiar el tamaño de una columna o fila y que se adapte a su contenido:

Haz doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna o en el borde inferior del

encabezado de la fila.

Haz clic en la flecha el botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Autoajustar ancho de columna.

Haz clic en la flecha el botón Formato situado en grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona

Autoajustar alto de fila.

Truco: Puedes ajustar la anchura de todas las columnas de una hoja de cálculo a la vez. Haz clic en el

selector de hojas de cálculo para seleccionar toda la hoja de cálculo y haz doble clic en el borde que

hay entre dos columnas. Cada columna rellenada cambia el tamaño para adaptarse su contenido. Las

columnas vacías permanecerán sin cambios.

Configurar la validación de datos. Una forma sencilla de que las hojas de cálculo tengan los resultados esperados es asegurarse de que

los datos que se introducen cumplen determinados criterios. Esto es especialmente importante en

los libros que van a compartirse con otras personas para que rellenen datos. Puedes hacerlo de dos

formas:

Limitando las entradas a aquellas que elija el usuario de una lista.

Comprobando los datos con criterios específicos mientras se introducen. A esto se denomina

validar los datos.

Puedes validar datos de varias formas. En las comprobaciones numéricas, de fecha o de hora puedes

especificar si quieres permitir que la entrada esté entre dos esté valores, que no esté entre dos

valores o que sea mayor, menor, igual o no igual a un valor. Los valores que se utilizan en la

validación pueden ser específicos (una referencia a una celda en la hoja de cálculo o a una celda en

otra hoja) o calculados con una fórmula que hace referencia a celdas. Así pueden crearse reglas de

validación muy complejas. Por ejemplo, podrías crear una regla en una hoja de cálculo de un

presupuesto especificando que el elemento del presupuesto relativo a las contribuciones a la caridad

sea al menos igual que el año anterior, pero no más del 10% del beneficio neto antes de impuestos.

Puedes limitar el contenido de una celda a los siguientes tipos de datos:

MOS EXCEL 2013

18 Cualquier valor. Es el valor predeterminado.

Número entero. Un número entero, ya sea positivo o negativo.

Decimal. Cualquier tipo de número, entero o de otro tipo, positivo o negativo.

Lista. Una lista de entradas en la cual el usuario puede seleccionar sólo un valor específico.

Fecha. Cualquier formato de fecha reconocido. Puedes especificar un rango de datos

permitido.

Hora. Cualquier formato de hora reconocido. Puedes especificar un rango de datos

permitido.

Longitud del texto. Un número de máximo de caracteres.

Personalizada. Cualquier fórmula válida de Excel que sea igual a Verdadero o Falso. Para

validar el dato que se introduce, haz referencia a la celda en la fórmula. Por ejemplo, para

comprobar si el valor de la celda C3 contiene texto, utiliza la fórmula =ESTEXTO(C3).

Cuando los datos introducidos en una celda no cumplen los criterios de validación aparecerá el

mensaje de error. También puedes hacer que Excel muestre instrucciones que guían al usuario para

insertar el tipo correcto de datos en la celda. El mensaje de entrada se parece a un comentario y es

visible sólo cuando la celda está activa.

Para limitar las entradas a una lista específica de opciones:

1. Escribe los elementos que quieres que estén disponibles en la lista, en un rango de celdas en

la hoja de cálculo en la que crearás las listas de entradas. Selecciona una ubicación que no

interfiera con la entrada de datos.

O bien:

Escribe los elementos de la lista en un rango de celdas en una hoja de cálculo distinta a

aquella en la que crearás la lista de entradas.

2. Selecciona la celda o rango de celdas para las que quieres crear la lista de entradas

3. Haz clic en el botón Validación de datos situado en el grupo Herramientas de datos en la

ficha Datos.

4. Haz clic en la lista Permitir en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de

datos.

5. Coloca el cursor en la casilla de origen, selecciona o escribe el rango de celdas que contiene

los elementos de la lista que has creado en el paso 1.

6. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Validación de datos.

Para limitar las entradas a aquellas que cumplan criterios específicos:

1. Selecciona la celda o rango de celdas a las que quieres aplicar los criterios de validación de

datos.

2. Haz clic en el botón Validación de datos situado en el grupo Herramientas de datos de la

ficha Datos.

3. Haz clic en Permitir en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos y

en el tipo de datos que quieres permitir.

4. En las casillas de criterios específicos de texto que aparecen, selecciona o escribe los criterios

que tienen que cumplir los datos en las celdas seleccionadas y haz clic en Aceptar.

MOS EXCEL 2013

19 Truco: Ten cuidado al configurar las comprobaciones de validación de datos, ya que podrías

desactivar sin querer datos válidos. Prueba tus criterios de validación escribiendo datos tanto válidos

como inválidos y verificando que obtienes los resultados esperados.

Para configurar un mensaje de entrada que sea compatible con la validación de datos:

1. Selecciona la casilla de verificación Mostrar mensajes de entrada al seleccionar la celda

en la ficha Mensajes de entrada del cuadro de diálogo Validación de datos.

2. Escribe el texto que quieras que aparezca en negrita al principio del mensaje en Título.

3. Escribe el texto que quieras que aparezca en fuente normal después del título del mensaje

en Mensaje de entrada.

4. Haz clic en Aceptar.

Para modificar el mensaje de error estándar:

1. Selecciona la casilla de verificación Mostrar mensajes de error si se introducen datos no

válidos en la ficha Mensajes de error del cuadro de diálogo Validación de datos.

2. Haz clic en el tipo de icono que quieres que aparezca en el mensaje de error en Estilo:

Detener para visualizar una equis blanca dentro de un círculo rojo, Advertencia para

visualizar un signo de exclamación negro dentro de un triángulo amarillo o Información para

visualizar una letra i en minúsculas dentro de un círculo azul.

3. Escribe el texto que quieres que aparezca en la barra de título del cuadro de diálogo del

mensaje de error en Título.

4. Escribe el texto que quieres que aparezca en el cuerpo del cuadro de diálogo del mensaje de

error en Mensaje de error.

5. Haz clic en Aceptar.

Para localizar las celdas de una hoja de cálculo en las que se ha configurado la validación de datos.

Haz clic en el botón Buscar y seleccionar situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio y

selecciona Validación de datos.

Para cancelar la validación de datos:

1. Selecciona una o más celdas en las que quieras eliminar la validación de datos.

2. Para cancelar todos los criterios de validación de datos seleccionados en la hoja de cálculo,

selecciona la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma

configuración en la ficha Configuración del cuadro de diálogo Validación de datos.

3. Haz clic en Borrar datos en cualquier página del cuadro de diálogo y en Aceptar.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el archivo Excel_1 -1a y realiza las siguientes tareas:

Cambia cada una de las fichas de las hojas de cálculo a un color diferente.

Configura la hoja de cálculo EneFeb para que se imprima en horizontal en dos páginas de

tamaño carta.

Configuran la hoja de cálculo MarAbr para que se imprima en dos páginas de tamaño A-5.

MOS EXCEL 2013

20 Configurar la hoja de cálculo MayJun para que se imprima a un 50% de su tamaño actual.

Abre el archivo Excel_1-3b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Pedidos:

Crea un título que se imprima en todas las páginas de la hoja de cálculo excepto en la

primera. A la izquierda del título escribe la fecha de hoy, en la sección central escribe el

nombre del libro y a la derecha escribe el número de página.

En la vista Normal cambia la sección central del encabezado para que refleje el nombre

de la hoja de cálculo en lugar del nombre del libro.

Elimina los números de página del título y añade los números de página para que se

imprima en la zona inferior de cada página.

Añade una validación de datos a la hoja DetallesPedidos del libro Excel_1 -3c para verificar la

columna de Descuento y asegúrate de que el valor está entre 0 y 0.2 (en otras palabras, que

el descuento no exceda el 20%). Incluye un mensaje de entrada y muestra una advertencia si

se introduce un valor incorrecto.

En el libro Excel_1-3d vé la hoja de cálculo PorProductoCliente y asegúrate de que al menos

se expande el contorno de una sección. Después agrupa todas las hojas de cálculo y aplica un

tema al grupo de hojas.

MOS EXCEL 2013

21 1.4. PERSONALIZAR OPCIONES Y VISTAS EN LIBROS Y HOJAS DE

CÁLCULO

Mostrar diferentes vistas de las hojas de cálculo. Puedes cambiar entre las tres vistas de una hoja de cálculo en la Barra de estado situada en la zona

inferior de la ventana del programa o en la ficha Vista:

Normal. La hoja de cálculo se visualizan la ventana con un aumento del 100% o con el nivel

de zoom que se haya seleccionado. Los saltos de páginas se indican con líneas negras

discontinuas.

Diseño de página. Cada página de la hoja de cálculo tendrá la misma apariencia que cuando

se imprima, con espacio en las páginas individuales. Aparece una regla en el borde izquierdo

de la ventana junto a los encabezados opcionales de la fila. El encabezado y el pie de página

son visibles y puedes seleccionarlos para su edición.

Vista Previa de salto de página. Toda la hoja de cálculo aparecerá en la ventana, los saltos de

páginas se indican con líneas discontinuas azules y en negrita y los números de página

aparecen en el centro de cada página. Puedes cambiar los saltos de página arrastrando las

líneas azules.

Para maximizar la zona de trabajo puedes visualizar una hoja de cálculo en el modo de pantalla

completa de forma que sólo sea visible la barra de título. Para aumentar el espacio vertical del área

de trabajo pero tener acceso fácil a los comandos puedes ocultar la Cinta de opciones y que sólo

sean visibles sus fichas y ocultar la Barra de fórmulas.

En la Barra de estado se incluyen botones para cambiar la vista de la ventana del documento (véase

la figura 1.8).

Figura 1.8. Barra de estado con las opciones de las vistas.

Desde la herramienta Zoom situado en la zona inferior de la ventana del programa o en el grupo

Zoom de la ficha Vista puedes cambiar el nivel de Zoom de una hoja de cálculo en un rango que va

desde el 10 hasta el 400%.

Puedes aumentar el zoom de toda la hoja de cálculo o seleccionar un rango de celdas y hacer que

Excel determine el nivel de zoom necesario para ajustar la selección a la ventana.

Para visualizar una vista estándar de una hoja de cálculo:

Haz clic en el botón Normal, Diseño de página o Vista previa de salto de página situados a la

derecha de la Barra de estado.

Haz clic en el botón Normal, Diseño de página o Ver salto Pág. situados en el grupo Vista

del libro de la ficha Vista.

Para aumentar o disminuir el zoom en incrementos del 10%.

Haz clic en el botón Acercar (+) o Alejar (-).

Para cambiar el nivel de zoom de forma dinámica:

Arrastra el regulador Zoom hacia la izquierda para alejar el zoom o hacia la derecha para

aumentarlo.

MOS EXCEL 2013

22 Para aplicar el zoom con un aumento específico:

1. Haz clic en el botón Zoom situado en el grupo Zoom de la ficha Vista.

O bien:

Haz clic en el botón Nivel de zoom situado en la Barra de estado

2. Haz clic en un nivel específico de aumento en el cuadro de diálogo Zoom o en

Personalizado, escribe un valor desde 10 a 400 y haz clic en Aceptar.

Para aumentar el zoom en celdas seleccionadas:

1. Selecciona la celda o el rango de Celdas en el que quieras aumentar el Zoom.

2. Abre el cuadro de diálogo Zoom, haz clic en Ajustar la selección a la ventana y en Aceptar.

Ver varias partes de una hoja de cálculo. Puede ser difícil trabajar en una hoja de cálculo si es demasiado larga o ancha para verla completa en

la ventana del programa, si hay que desplazarse hacia arriba o hacia abajo o hacia atrás y hacia

adelante para ver otros datos de la hoja de cálculo o si hay que avanzar y retroceder entre varias

hojas de cálculo del mismo libro para acceder a información en ambas.

Puedes ver varias partes de una hoja de cálculo a la vez inmovilizando filas o columnas para que

estén a la vista mientras desplazas el resto de la hoja, dividiendo la ventana para desplazarse de

forma independiente y trabajar en dos o cuatro vistas dentro de una misma ventana del programa o

visualizando varias copias del libro en ventanas distintas. Independientemente de la técnica que

utilices, los cambios que se hacen en el contenido del libro en cualquiera de las vistas se reflejan de

forma inmediata en las otras (véase la figura 1.9).

Figura 1.9. Varias vistas de la misma hoja de cálculo.

Truco: Otra forma de visualizar juntas en pantalla filas o columnas distintas es ocultar las filas o las

columnas que hay entre ellas.

Para inmovilizar la primera fila o columna de una hoja de cálculo:

Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y

selecciona Inmovilizar fila superior o Inmovilizar primera columna.

MOS EXCEL 2013

23 Para inmovilizar varias filas o columnas:

1. Selecciona la fila que está debajo 0 la columna que está a la derecha de las que quieres

inmovilizar haciendo clic en el selector de filas o de columnas.

2. Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona

Inmovilizar paneles.

Para inmovilizar simultáneamente filas y columnas:

1. Selecciona la celda que está debajo y a la derecha de la intersección de la fila y la columna

que quieres congelar.

2. Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y selecciona

Inmovilizar paneles.

Truco: Puedes inmovilizar tantas filas y columnas como quieras dependiendo de la celda que esté

seleccionada cuando apliques el comando Inmovilizar paneles. Si seleccionas una celda en la fila 1

se inmovilizan las columnas que están a la izquierda de esa celda. Si seleccionas una celda en la

columna A se inmovilizan las filas que están por encima de esa celda. Si seleccionas la celda A1 se

inmovilizan los paneles que están en el punto medio de la ventana actual (la mitad superior de las

filas y la mitad izquierda de las columnas). Si seleccionas otra celda que no esté en la fila 1 en la

columna A se inmovilizan las filas que están por encima y las columnas que están a la izquierda de la

celda.

Para movilizar todas las filas y columnas:

Haz clic en el botón Inmovilizar situado en el grupo Ventana de la ficha Vista y

selecciona Movilizar paneles.

Para visualizar varias vistas de un libro en la misma ventana del programa:

1. Para dividir la ventana en dos partes haz clic en una celda de la fila 1 o de la columna A.

O bien:

Para dividir la ventana en cuatro partes haz clic en la celda que está encima y a la izquierda del lugar

en el que quieres dividir los paneles.

2. Haz clic en el botón Dividir situado en el grupo Ventana de la ficha Vista.

Para modificar la división entre ventanas:

Arrastra la barra de división horizontal o vertical hasta la fila o la columna en la que

quieres dividir la ventana.

Para eliminar una división de una ventana del programa:

Haz doble clic en la barra de división que divide el panel.

Arrastra la barra de división vertical hacia la parte superior de la barra de

desplazamiento.

Arrastra la barra de división horizontal hacia el extremo derecho de la barra de

desplazamiento.

Para visualizar varias vistas de un libro en distintas ventanas del programa:

1. Haz clic en el botón Nueva ventana situado en el grupo Ventana de la ficha Vista para abrir

otra copia del libro.

MOS EXCEL 2013

24 Truco: Puedes abrir varias copias del libro: Excel muestra el número de copia después del nombre del

libro en la Barra de título de la ventana del programa.

2. Organiza las ventanas del libro como quieras o haz clic en el botón Organizar todo y en

Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada en el cuadro de diálogo Organizar ventanas.

Para organizar sólo las copias del libro activo, selecciona la casilla de verificación Ventanas

del libro activo y haz clic en Aceptar.

3. Ve a la hoja de cálculo, la sección o el elemento que quieras en cada ventana del libro.

4. Para volver a una única ventana del programa cierra las otras. No es necesario guardar los

cambios en ninguna, sólo en la última copia abierta del libro.

Mostrar y ocultar el contenido de un libro. Un libro (en concreto uno que contenga cálculos de datos o tablas o gráficos dinámicos) podría

contener datos de referencias que no sean necesarios. Puedes ocultar filas, columnas u hojas de

cálculo completas de datos que no necesitas o que no quieras que vean otras personas. Cuando se

ocultan filas o columnas, cualquiera que se dé cuenta de que faltan letras de las columnas o números

de las filas pueden ver la información a no ser que protejas el libro. Si no quieres tener que proteger

la hoja de cálculo, puedes ocultar los encabezados de las filas y de las columnas para que información

oculta no sea tan obvia. Esto sólo deja un pequeño hueco en el lugar de las filas y columnas. Para

ocultar por completo las filas de las columnas; también puedes ocultar las cuadrículas (véase la figura

1.10).

Figura 1.10. Ocultar columnas

Truco: Muchas hojas de cálculo contienen fórmulas para calcular datos. Una fórmula es visible en la

Barra de fórmulas al hacer clic en la celda que la contiene, pero su valor resultante es visible en la

celda. Puedes mostrar las fórmulas de las hojas de cálculo haciendo clic en el botón Mostrar

fórmulas situado en el grupo Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas o pulsando la tecla

Control.

Para ocultar una hoja de cálculo:

Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja y selecciona Ocultar.

Para ver una hoja de cálculo oculta:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la ficha de una hoja y selecciona Mostrar.

Columnas F y G ocultas.

MOS EXCEL 2013

25 2. Selecciona la hoja de cálculo que quieres ver en el cuadro de diálogo Mostrar y haz clic en

Aceptar.

Para ocultar filas o columnas seleccionadas:

Haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Ocultar.

O bien:

1. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

2. Selecciona Ocultar y Mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Ocultar filas para ocultar

la fila o filas seleccionadas o en Ocultar columnas para ocultar la columna o columnas

seleccionadas.

Para ocultar los encabezados de filas y columnas:

Anula la selección de la casilla de verificación Títulos en el grupo Mostrar de la ficha Vista.

Para ocultar las cuadrículas:

Anula la selección de la casilla de verificación Líneas de cuadrículas en el Grupo Mostrar

de la ficha Vista.

Para mostrar filas o columnas:

1. Selecciona las columnas o filas a ambos lados de las columnas o filas ocultas.

2. Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y selecciona Mostrar.

O bien:

1. Selecciona las filas o columnas a ambos lados de las filas o columnas ocultas.

2. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

3. Selecciona Ocultar y mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Mostrar filas para

visualizar la fila o filas seleccionadas o en Mostrar columnas para visualizar la columna o

columnas seleccionadas.

Para mostrar la primera fila o columna de una hoja de cálculo:

1. Escribe A1 en la Barra de fórmulas que aparece la izquierda del Cuadro de nombres y

pulsa la tecla Intro.

2. Haz clic en la flecha del botón Formato situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio.

3. Selecciona Ocultar y mostrar en la sección Visibilidad y haz clic en Mostrar filas para

visualizar la fila 1 o en Mostrar columnas para visualizar la columna A.

Truco: Para encontrar celdas ocultas en una hoja de cálculo haz clic en el botón Buscar y seleccionar,

luego haz clic en Ir a Especial, selecciona Sólo celdas visibles y haz clic en Aceptar. Las celdas

adyacentes a las que están ocultas se identifican por un borde blanco.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. Por defecto, los botones que representan los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer (y el

comando Modo mouse/toque cuando se trabaja en un dispositivo táctil) aparecen en la Barra de

herramientas de acceso rápido en la ventana del programa de Excel. Si utilizas con frecuencia

algunos comandos que están esparcidos por varias fichas de la Cinta de opciones y no quieres tener

que cambiar entre las fichas para acceder a ellos, puedes añadirlos a la Barra de herramientas de

acceso rápido para que siempre están disponibles. Puedes añadir comandos a esta barra de menú

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (que incluye ocho comandos adicionales y

frecuentes) de la Cinta de opciones o desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Puedes

añadir cualquier tipo de comando, incluso una lista desplegable de opciones o una galería de

MOS EXCEL 2013

26 miniaturas. Ahorrarás tiempo si colocas los comandos más utilizados en la Barra de herramientas

de acceso rápido. Para ahorrar aún más tiempo puede mover esta barra desde su posición

predeterminada encima de la Cinta de opciones a debajo de esta, de forma que el ratón tenga que

recorrer menos distancia desde el contenido con que se está trabajando hasta el comando que se

quiere invocar. Si añades todos los botones que más utilizas a la Barra de herramientas de acceso

rápido puedes ocultar la Cinta de opciones para tener más espacio en la pantalla. Puedes modificar

la Barra de herramientas de acceso rápido añadiendo, moviendo, separando o eliminando

comandos. Puedes añadir comandos de varias formas, pero puedes modificarlos y separarlos sólo

desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel. En este cuadro de diálogo puedes modificar la Barra

de herramientas de acceso rápido que aparece en la ventana del programa o crear una

personalizada que aparezca sólo en el libro que está activo en ese momento.

Para añadir comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Haz clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (la flecha) situado

en el extremo derecho de la Barra de herramientas de acceso rápido y selecciona uno de

los comandos frecuentes que aparecen en el menú.

Haz clic con el botón derecho del ratón en un comando de la Cinta de opciones y en

Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

O bien:

1. Ve a la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones

De Excel.

2. Haz clic en el grupo de comandos que quieres seleccionar en la lista de Comandos

disponibles en.

3. Localiza el comando de quieres añadir en el panel y haz clic en el botón Agregar (véase la

figura 1.11).

Para eliminar un comando de la Barra de herramientas de acceso rápido:

Haz clic con el botón derecho del ratón en el comando en la Barra de herramientas de

acceso rápido y selecciona Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Haz clic en cualquier comando activo en el menú Personalizar barra de herramientas

de acceso rápido (indicado por una marca de verificación) para eliminarlo.

Haz clic en el comando dentro del panel Personalizar Barra De Herramientas De

Acceso Rápido en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de

diálogo Opciones de Excel y haz clic en el botón Quitar.

MOS EXCEL 2013

27

Figura 1.11. Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para cambiar el orden de los comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido:

Haz clic en el comando que quieras eliminar en el panel Personalizar barra de

herramientas de acceso rápido en la página Barra de herramientas de acceso

rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Para separar comandos en la Barra de herramientas de acceso rápido:

Haz clic en el comando después del cual quieres insertar un separador en el panel

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Haz clic en <Separador> en la

parte superior del panel de comandos disponibles y haz clic en Agregar.

Para crear una Barra de herramientas de acceso rápido que sea específica del libro actual.

Haz clic en Para nombre documento en la lista Personalizar barra de herramientas de

acceso rápido en la página Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de

diálogo Opciones de Excel y añade los botones a la barra de herramientas como

siempre.

Para cambiar la ubicación de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Haz clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones o en Mostrar encima de la cinta

de opciones en el menú Personalizar Barra de herramientas de acceso rápido

Haz clic en el botón derecho del ratón en la Barra de herramientas de acceso rápido

y selecciona Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la

cinta de opciones o Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por

encima de la cinta de opciones.

Selecciona o anula la selección de la casilla de verificación Mostrar la barra de

herramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones en la página

Barra de herramientas de acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Para reestablecer la Barra de herramientas de acceso rápido a su comando predeterminado.

Haz clic en el botón Restablecer situado en la página Barra de herramientas de

acceso rápido del cuadro de diálogo Opciones de Excel y selecciona Restablecer

únicamente la barra de herramientas de acceso rápido o Restablecer todas las

personalizaciones.

MOS EXCEL 2013

28

Truco: Restablecer la Barra de herramientas de acceso rápido no cambia su ubicación.

Personalizar la cinta de opciones. Los usuarios con experiencia que han actualizado a Excel 2013 podrán identificar algunos comandos

que ya no parecen estar disponibles. Los comandos menos utilizados no aparecen en la Cinta de

opciones, sino que están ocultos en cuadros de diálogo o en paneles o no están disponibles en la

interfaz del usuario estándar. Puedes hacer que cualquiera de estos comandos sea fácilmente

accesible añadiéndolo a la Barra de herramientas de acceso rápido o a la Cinta de opciones.

Puedes personalizar la Cinta de opciones para visualizar más o menos fichas y grupos de comandos

y puedes elegir entre todo los comandos que están disponibles en el programa para crear fichas y

grupos de comandos personalizados.

Mientras trabajas en la ventana del programa, puedes minimizar la Cinta de opciones para

aumentar al espacio disponible para trabajar. La cinta minimizada muestra sólo los nombres de las

fichas.

1. Ve a la página Personalizar Cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

2. Haz clic en el grupo de fichas en el que quieres modificar contenido en la lista Personalizar

la cinta de opciones.

3. En el panel Personalizar la cinta de opciones tienes varias opciones:

Para evitar que una ficha aparezca en la Cinta de opciones, anula la selección de la

casilla de verificación que precede al nombre de la ficha.

Para que una ficha aparezca en la Cinta de opciones selecciona la casilla de verificación

que precede al nombre de la ficha.

Para eliminar un grupo de una ficha, haz clic en el botón Expandir que precede al

nombre de la ficha para visualizar sus grupos, haz clic en el nombre de un grupo y en el

botón Quitar.

Truco: El grupo sólo se elimina de la ficha, no del programa.

Para cambiar el nombre que aparece en una ficha o grupo predeterminados, haz clic en

su nombre y en el botón Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre

escribe el nombre que quieras en Nombre para mostrar y haz clic en Aceptar.

Para mover un grupo de comandos a otra ficha, expande las fichas de origen y de destino

y haz clic en el grupo que quieras mover. Después arrastra el grupo a su nueva ubicación

o haz clic en el botón Subir o Bajar hasta que el grupo esté donde quieras.

Para añadir una ficha personalizada a la Cinta de opciones.

1. Selecciona la ficha después de la cual quieres que aparezca la nueva ficha en el panel

Personalizar la cinta de opciones en la página Personalizar cinta de opciones del

cuadro de diálogo Opciones de Excel.

2. Haz clic en el botón Nueva pestaña y en Cambiar nombre.

3. Escribe el nombre que quieras asignar a la ficha personalizada en Nombre para mostrar en

el cuadro de diálogo Cambiar nombre y haz clic en Aceptar.

MOS EXCEL 2013

29 Truco: Los nombres predeterminados de las fichas aparecen en letras mayúsculas pero puedes

utilizar mayúsculas y minúsculas para asignar un nombre a fichas y grupos personalizados. Puedes

utilizar nombres con la primera letra en mayúscula para diferenciar la ficha personalizada de las

predeterminadas.

Para añadir un grupo personalizado a una ficha:

1. Selecciona la ficha en la que quieres que aparezca el grupo en el panel Personalizar la cinta

de opciones y haz clic en el botón Nuevo grupo.

2. Haz clic en Nuevo grupo (personalizado) y en el botón Cambiar nombre.

3. Haz clic en el icono que quieres que aparezca cuando el grupo personalizado esté contraído

en el cuadro de diálogo Cambiar nombre. Escribe el nombre que quieres asignar el grupo

personalizado en Nombre para mostrar. Haz clic en Aceptar.

Para añadir un comando a un grupo personalizado.

1. Haz clic en el grupo personalizado al que quieras añadir un comando en el panel

Personalizar la cinta de opciones.

2. Haz clic en el grupo de comandos en el que quieres seleccionar uno, de la lista de comandos

disponibles.

3. Localiza el comando que quieres añadir en el panel de opciones y haz clic en el botón

Agregar.

Truco: Puedes añadir comandos y eliminarlos de los grupos personalizados, pero no de los grupos

predefinidos.

Para eliminar un comando de un grupo personalizado:

Haz clic en el comando en el panel Personalizar cinta de opciones y haz clic en el botón

Quitar.

Para reestablecer una ficha o la Cinta de opciones a su contenido y configuración predeterminados:

Haz clic en el botón Restablecer en la página Personalizar cinta de opciones del cuadro de

diálogo Opciones de Excel y selecciona Restablecer únicamente la pestaña de la cinta

seleccionada o Reestablecer todas las personalizaciones.

Trabajar con macros. Las macros son útiles para realizar tareas repetitivas o tareas que se realizan con cierta frecuencia.

Puedes grabar una serie de acciones sencillas que realices en Excel y guardarlas como una macro. Si

quieres automatizar una tarea más avanzada y tienes ciertos conocimientos del código, puedes

grabar las acciones básicas y después modificar el código en la mano grabada para que se adapte a

tus necesidades (véase la figura 1.12).

MOS EXCEL 2013

30

Figura 1.12. Ejemplo de macro.

Las macros tienen que guardarse en libros y plantillas habilitados para macros, no hay libros o

plantillas estándar de Excel. Puedes controlar la forma en la que Excel gestiona las macros desde la

página Configuración de macros del Centro de confianza (véase la figura 1.13).

Para grabar una macro:

1. Haz clic en la flecha del botón Macros situado en el grupo Macros de la ficha Vista y

selecciona Grabar macro.

Figura 1.13. Página Configuración de macros del Centro de confianza.

2. Escribe un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la macro del cuadro de diálogo

Grabar macro (el nombre no puede incluir espacios) y una descripción de sus acciones en

Descripción.

3. Haz clic en la plantilla o libro en el que quieres guardar la macro en Guardar macro en.

4. Si quieres asignar la macro a un método abreviado del teclado escribe cualquier letra

(mayúscula o minúscula) Control + en el área Tecla de método abreviado.

5. Haz clic en Aceptar y realiza cada uno de los pasos que forman la tarea que quieres grabar

como una macro. Un cuadrado blanco en el extremo izquierdo de la Barra de estado indica

que Excel está grabando.

Truco: Puedes realizar la tarea haciendo clic en los comandos o pulsando botones.

MOS EXCEL 2013

31 6. Cuando termines la tarea haz clic en el indicador de la Barra de estado para detener la

grabación o en la flecha Macros y en Detener grabación.

Para modificar una macro:

1. Haz clic en el botón Macros (o pulsa Alt-F8) en la ficha Vista.

2. Haz clic en el nombre de la macro que quieres modificar en el cuadro de diálogo Macro y en

Modificar.

3. Selecciona la macro que quieres modificar en la ventana de Microsoft visual Basic para

Aplicaciones y edita el código.

Modificar las propiedades de un libro. Antes de compartir un libro puedes adjuntarle algunas propiedades para que el archivo se identifique

inmediatamente en la vista de detalles de cualquier cuadro de diálogo de exploración, como en el

cuadro de diálogo Abrir. En Excel 2013 se puede acceder fácilmente a las propiedades de un libro

desde la página Información de la vista Backstage. Puedes ver y modificar algunas propiedades

directamente en la página Información o puedes trabajar en el Panel de documentos o en el

cuadro de diálogo Propiedades.

Para configurar o cambiar una propiedad básica:

Haz clic en ella para activar la página Información de la vista Backstage y añade o cambia la

información.

Para las propiedades adicionales que son frecuentes:

Haz clic en Mostrar todas las propiedades en la página Información de la vista

Backstage.

Para visualizar todas las propiedades en el cuadro de diálogo Propiedades:

Haz clic en Propiedades en la página Información de la vista Backstage y haz clic en

Propiedades avanzadas.

Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo en el Explorador de archivos y

selecciona Propiedades (véase la figura 1.14).

Truco: En Windows 8 el Explorador de archivos ha sustituido al Explorador de Windows. A lo

largo de este libro hacemos referencia a esta utilidad por su nombre en Windows 8. Si tu ordenador

tiene Windows 7 o una versión anterior utiliza Windows Explorer.

MOS EXCEL 2013

32

Figura 1.14. Propiedades de un libro.

Para visualizar propiedades en el Panel de documentos.

1. Haz clic en Propiedades en la página Información de la vista Backstage y selecciona

Mostrar el panel de documentos.

2. Haz clic en Opciones y vistas de propiedades en el panel información del documento y

selecciona Document Propiedades -Servidor para visualizar las propiedades asociadas con

la versión del servidor del documento (por ejemplo, las propiedades utilizadas en el espacio

de trabajo de un documento), Propiedades del documento para visualizar las propiedades

frecuentes almacenadas con el documento o Propiedades avanzadas para visualizar el

cuadro de diálogo Propiedades.

Truco: Los campos marcados con un asterisco rojo en el panel de documentos son obligatorios. Los

campos obligatorios suelen estar asociados con los requisitos de las bibliotecas de documentos de

Microsoft SharePoint en la que se aguarda el libro.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo1. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro de Excel 1_1 -4a y realiza las siguientes tareas:

Oculta la columna ID Inventario y la fila que contiene el origen de los datos. Después

muestra la fila (pero no la columna).

Añade el botón Calculadora (que no está disponible en ninguna ficha de la Cinta de

opciones) a la Barra de herramientas de acceso rápido, haz que sea el botón que está

más a la izquierda y sepáralo de forma visual del resto de botones.

Crea una Barra de herramientas de acceso rápido sólo para el libro actual que contenga

los botones para insertar imágenes, gráficos y tabla. Después coloca esta barra debajo de la

Cinta de opciones.

Abre el libro Excel 1_1 -4b y realiza las siguientes tareas:

Inmoviliza las filas 1 a 9 en la hoja de cálculo Mi Presupuesto Mensual para que al desplazar el

resto del libro, esas filas siempre sean visibles. Después descongela los paneles.

Divide la hoja de trabajo para poder ver las filas 1 a 9 en la parte superior de la ventana y

desplazar los datos del presupuesto en ventana inferior.

MOS EXCEL 2013

33 Adjunta las palabras clave “gastos” y “ahorros“ al libro.

Visualiza la hoja de cálculo en la vista Diseño de página y aleja el zoom para poder ver la

primera página entera.

Selecciona la sección Ingresos Mensuales Previstos de la hoja de cálculo y aumenta el zoom

para mostrar sólo las celdas seleccionadas.

Oculta la hoja de cálculo Filtrado por producto-cliente en el libro Excel_1 -4C.

MOS EXCEL 2013

34 1.5. CONFIGURAR LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULO PARA IMPRIMIRLOS O

GUARDARLOS.

Imprimir el contenido de un libro. Un libro de Excel puede contener muchas hojas de datos distintas. Puedes imprimir parte o todas las

hojas individuales, una hoja seleccionada o todas las hojas de cálculo que tienen contenido, de una

vez. Por defecto, Excel imprime sólo la hoja o grupo de hojas activas en ese momento.

Si quieres imprimir sólo una parte de una hoja de cálculo puedes hacerlo desde la página Imprimir de

la vista Backstage o, si sueles imprimir la misma parte una hoja de cálculo, puedes definir esa parte

como el área de impresión.

Después de definir el área de impresión un libro puedes añadirle rasgos seleccionados. Un rasgo que

es contiguo al rango original se convierte en parte de la definición del área de impresión original; un

rango que no es contiguo o que tiene una forma diferente se convierte en un área de impresión

distinta y se imprime en otra página. También puedes eliminar rangos del área de impresión.

Si no quieres limitarte al área de impresión, puedes borrarla de forma permanente o ignorarla de

forma temporal seleccionando una opción en la página Imprimir de la vista Backstage.

Si el contenido de la hoja de cálculo no se ajusta al espacio asignado en la página, puedes escalar en

contenido para la impresión en lugar de modificar el contenido.

Puedes escalar la hoja de cálculo de forma manual o hacer que lo haz Excel de forma automática

especificando el número de páginas que quieres que contenga la hoja de cálculo impresa.

Para imprimir todas las hojas de cálculo que tengan datos en un libro:

Selecciona imprimir todo el libro en la primera lista del área Configuración en la página

Imprimir de la vista Backstage.

Para imprimir una única hoja de cálculo:

1. Ve a la hoja de cálculo que quieras imprimir.

2. Selecciona Imprimir hojas activas en la primera lista del área Configuración en la página

Imprimir de la vista Backstage.

Para imprimir hojas de cálculo específicas:

1. Agrupa las hojas de cálculo que quieras imprimir.

2. Selecciona Imprimir hojas activas en la primera lista del área Configuración en la página

Imprimir de la vista Backstage.

Para imprimir parte de una hoja de cálculo sin definir un área de impresión:

1. Selecciona el rango de celdas que quieres imprimir en la hoja de cálculo.

2. Selecciona Imprimir selección en la primera lista del área Configuración en la página

Imprimir de la vista Backstage.

Para definir un rango seleccionado como área de impresión:

Haz clic en el botón Área de impresión situada en el grupo Configurar página de la ficha

Diseño de página y seleccione establecer área de impresión.

Para añadir un rango seleccionado a un área de impresión definida:

MOS EXCEL 2013

35 Haz clic en el botón Área de impresión situada en el grupo Configurar página de la ficha

Diseño de página y selecciona Agregar al área de impresión.

Truco: La opción Agregar al área de impresión no aparecerá si el área de la hoja de cálculo

designada como área de impresión está seleccionada en ese momento.

Para eliminar un rango del área de impresión:

1. Haz clic en el lanzador del cuadro de diálogo Configurar página en la ficha Diseño de

página.

2. Cambia la referencia del rango en Área de impresión en la ficha Hoja del cuadro de diálogo

Configurar página y haz clic en Aceptar.

Para borrar el área de impresión:

Haz clic en el botón Área de impresión situado en el grupo Configurar página en la ficha

Diseño de página y selecciona Borrar área de impresión.

Para ignorar el área de impresión:

Haz clic en Omitir el área de impresión en la primera lista en el área Configuración en la

página Imprimir de la vista Backstage.

Truco: El ajuste Omitir el área de impresión permanece activo (indicado por una marca de

verificación) hasta que lo desactives haciendo clic en él de nuevo.

Para escalar la hoja de cálculo durante la impresión:

Haz clic en Sin escalado en el área Configuración de la página Imprimir en la vista

Backstage y selecciona Ajustar hoja en una página, Ajustar todas las columnas en una

página, o Ajustar todas las filas en una página.

O bien:

1. Haz clic en Sin escalado en el área Configuración de la página Imprimir en la vista

Backstage y selecciona Personalizar opciones de escala.

2. En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página.

Haz clic en Ajustar a en el área Ajuste de escala y configura % de tamaño normal a

cualquier número entre 10 y 95% (en incrementos del 5%).

Haz clic en Ajustar a en el área Ajuste de escala y especifica el número de páginas en

horizontal y vertical a través de los cuales quieres imprimir la hoja de cálculo.

3. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Configurar página.

Guardar libros. Puedes guardar un libro en varias ubicaciones y en distintos formatos.

Aunque hace tiempo era frecuente guardar sólo un archivo de forma local en el ordenador, en la

actualidad muchos usuarios guardan los archivos en ubicaciones compartidas como sitios de

SharePoint, carpetas de Microsoft OneDrive y carpetas corporativas de OneDrive Pro para colaborar

con otras personas o acceder a los archivos desde varios ordenadores y dispositivos.

Puedes guardar un libro en un disco (en un ordenador local, una ubicación en red o en un medio en

el que se pueda escribir), en una ubicación en Internet (una carpeta de OneDrive o una carpeta

corporativa de OneDrive Pro) o en un sitio SharePoint (véase la figura 1.15).

MOS EXCEL 2013

36

Figura 1.15. Añadir ubicaciones en red al guardar un documento.

Truco: Con una cuenta de OneDrive puedes almacenar y compartir hasta 15 GB de archivos en

Internet, como fotografías y documentos de Office. Para crear una carpeta de OneDrive ve al sitio

onedrive.live.com e inicia sesión con tu cuenta de Microsoft.

Microsoft Office 2007 introdujo un nuevo conjunto de formatos de archivo basados en XML llamados

formatos Microsoft Office Open XML. Por defecto, los libros de Excel 2013 se guardan en el formato

.xlsx, que es un formato Open XML específico de Excel. El formato .xlsx tiene las siguientes ventajas:

Los tamaños de los archivos son más pequeños que con la formatos de archivo anteriores.

Es más sencillo recuperar el contenido dañado porque los archivos XML pueden abrirse en

distintos editores de texto.

La seguridad es mayor por los archivos .xlsx no pueden contener macros y los datos

personales se identifican fácilmente y se eliminan de los archivos.

Otros formatos Open XML específicos de Excel incluyen .xlsm para libros habilitados para macros

y.xlsb para libros binarios.

Los libros guardados en formato xlsx pueden abrirse en Excel 2013, Excel 2010 y Excel 2007. Los

usuarios de anteriores versiones de Excel pueden descargar un convertidor para abrir un archivo xlsx

en su versión de Excel.

Además de guardar un libro para utilizarlo en Excel 2013 puedes guardarlo en otros formatos:

Libro de Excel habilitado para macros. Para almacenar código VBA de macros u hojas de

macros Excel 4.0, utiliza el formato xlsm basado en XML.

Libro de Excel 97 -2003. Para compartir un libro de Excel con usuarios de una versión

anterior del programa guárdalo en el formato xls.

Páginas Web o Página Web de un solo archivo. Puedes convertir un libro HTML para que

pueda verse en un navegador Web. Guardar un libro en el formato Página web de un solo

archivo crea un archivo .mht o .mhtml que incluye el contenido y la información compatible,

mientras que guardar un libro en el formato Página Web crea un archivo HTM o HTML que

incluye la estructura de visualización y una carpeta con un contenido distinto y archivos de

información compatible.

Plantilla de Excel. Para poder utilizar un libro como punto de partida para otros libros puedes

guardar el archivo como una plantilla.

MOS EXCEL 2013

37 Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas). Si no sabes qué

programas se utilizarán para abrir el archivo, puedes guardarlo como un archivo de texto

delimitado que puede ser abierto por muchos programas.

Truco: Cuando se guarda un libro en uno de los formatos de texto se pierde todo el formato.

Si vas a compartir un libro de Excel con usuarios de Excel 2003 o de versiones anteriores, puedes

guardarlo en el formato .xls utilizado por esas versiones del programa. Los usuarios de Excel 2013,

Excel 2010 y ex el 2007 pueden abrir un archivo .xls en el modo de compatibilidad, que desactiva las

funciones avanzadas del programa. Estas funciones pueden volver a activarse guardando el archivo

en uno de los formatos actuales.

Si quieres asegurarte de que la apariencia del contenido del archivo es la misma sin importar el tipo

de ordenador o de dispositivo en el que va a visualizarse, guárdalo en uno de los siguientes formatos.

PDF. Un formato de diseño fijo creado por Adobe Systems. Un archivo PDF incluye el texto,

las fuentes, las imágenes y los gráficos vectoriales que componen el documento. Para

visualizar un documento PDF es necesario tener instalado el programa Adobe Reader o

Adobe Acrobat.

Documento XPS. Un formato de diseño fijo creado por Microsoft. El formato xps está

formado por marcas XML estructuradas que definen el diseño de un documento y la

apariencia visual de cada página, junto con las reglas de interpretación para distribuir,

archivar, interpretar, procesar e imprimir los documentos.

Cada uno de estos formatos nuestra contenido independientemente del dispositivo. Al guardar

un libro en uno de estos formatos puedes especificar el contenido de quieres incluir en el archivo

(véase la figura 1.16).

Figura 1.16. Puedes especificar el contenido que vas a incluir en el archivo.

Advertencia: Asegúrate de estar familiarizado con los tipos de formatos en los que puedes

guardar los libros de Excel y cuándo es adecuado utilizar cada uno.

Para guardar un documento en una ubicación remota:

1. Haz clic en el tipo de ubicación remota en la que quieres guardar el archivo en la página

Guardar como de la vista Backstage.

2. Haz clic en la carpeta en la que quieres guardar el archivo en la lista de ubicaciones remotas

o haz clic en Examinar y escribe tus credenciales para la ubicación remota.

3. Ve a una carpeta que ya exista en el cuadro de diálogo Guardar como o crea una nueva,

modifica el nombre en Nombre de archivo si es necesario y haz clic en Guardar.

Truco: Puedes compartir un archivo con otras personas a la vez que lo guardas en una ubicación

remota compartida seleccionando opciones en la página Compartir de la vista Backstage.

MOS EXCEL 2013

38 Para añadir un sitio de SharePoint que no esté asociado con Office 365 a la lista de Web Locations:

1. Haz clic en Other Web Locations en la página Guardar como de la vista Backstage y en

Examinar.

2. Escribe la URL del sitio SharePoint en la Barra de direcciones del cuadro de diálogo

Guardar como y haz clic en el botón Go to.

3. Escribe tus credenciales de usuario para el sitio a SharePoint y haz clic en OK.

Para añadir un sitio de Office 365 SharePoint o de OneDrive a las ubicaciones de Guardar como.

1. Haz clic en Agregar un sitio en la página Guardar como de la vista Backstage.

2. Haz clic en Office 365 Sharepoint o en Onedrive en la lista Agregar Un Sitio.

3. Escribe la dirección de correo electrónico para iniciar sesión en el sitio SharePoint o en

OneDrive en la ventana Agregar un sitio y haz clic en Siguiente.

4. Escribe tus credenciales de usuario para el sitio de SharePoint o OneDrive en la ventana

Iniciar sesión y haz clic en Iniciar sección.

Para configurar las opciones de vista del navegador al guardar un libro en un sitio SharePoint:

1. Examinar la biblioteca de documentos en la que quieres guardar el archivo en el cuadro de

diálogo Save As. Escribe un nombre del archivo y selecciona un formato.

2. Para especificar el contenido del libro que se mostrará cuando se visualiza el libro en el

navegador, haz clic en Browser View Options.

3. En la lista del cuadro de diálogo Browser View Options de la página Show (después haz clic

en Aceptar):

Haz clic en Entire Workbook para hacer que todas las hojas y objetos estén

disponibles para su visualización en el navegador.

Haz clic en Sheets y después selecciona las casillas de verificación de las hojas de

cálculo o de las hojas de objetos que quieras que estén disponibles para su

visualización.

Haz clic en Items in the Workbook y después visualiza la casilla de verificación de

los objetos del libro que quieras que estén disponibles para su visualización.

4. Haz clic en Guardar en el cuadro de diálogo Save As.

Para guardar un libro en un formato específico:

1. Selecciona la ubicación en la que quieres guardar el libro en la página Guardar como de la

vista Backstage.

2. Escribe un nombre de archivo y selecciona un formato en el cuadro de diálogo Guardar

como y haz clic en Guardar.

O bien:

1. Haz clic en Crear documento PDF/XPS en el panel de la izquierda de la página Exportar

de la vista Backstage y haz clic en Crear documento PDF/XPS en el panel de la derecha.

2. Busca la carpeta en la que quieres guardar el libro y escribe un nombre de archivo en el

cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPSXPS.

3. Haz clic en Estándar en el área Optimizar para, para generar un archivo más grande y de

mejor calidad o en Tamaño mínimo para generar un archivo más pequeño y de menor

calidad. Haz clic en el botón Opciones.

4. Selecciona el contenido del libro que quieres incluir en el archivo en el cuadro de diálogo

Opciones y haz clic en Aceptar.

5. Haz clic en Publicar en el cuadro de diálogo Publicar PDF o XPSXPS.

MOS EXCEL 2013

39 O bien:

1. Haz clic en Cambiar el tipo de archivos la página Exportar de la vista Backstage y en el

formato en el que quieres guardar el libro. Después haz clic en el botón Guardar como.

2. Busca la carpeta en la que quieres guardar el libro en el cuadro de diálogo Guardar como.

Escribe un nombre del archivo y haz clic en Guardar.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo1. Guardar resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro de Excel 1_1 -5a5a y configura la hoja de cálculo para que la impresión con los

ajustes predeterminados imprima sólo las columnas B y C y se impriman las líneas de la

cuadrícula de la hoja de cálculo.

Abre libro de Excel 1_1 -5b habilitado para macros y guárdalo con el nombre Compatible-

MOS en un formato que pueda verse y con el que pueda trabajar un colega utilizando Excel

2003.

Guarda el libro Compatible-MOS con el nombre Plantilla -MOS en un formato que pueda

utilizar como base para los libros similares en un futuro.

Guarda el libro Plantilla -MOS con el nombre Macro -MOS en un formato que permita a los

usuarios ejecutar la macro que se guarda en el libro.

MOS EXCEL 2013

40 2. GESTIONAR CELDAS Y RANGOS

Las técnicas que se tratan en esta sección del examen están relacionadas con la gestión de celdas y

rangos de celdas en libros y hojas de cálculo. En concreto, este conjunto de técnicas se asocian con

los objetivos que aparecen a continuación:

2.1. Insertar datos en celdas y rangos.

2.2. Aplicar formato a celdas y rangos.

2.3. Ordenar y agrupar celdas y rangos.

Excel almacena los datos en las celdas individuales de una hoja de cálculo, que a su vez forma parte

de un libro. Puedes hacer referencia a los datos de cada celda o procesarlos de muchas formas, ya

sea individualmente o en grupos lógicos. Un conjunto organizado de datos contiguos es un rango de

datos, que puede ser tan pequeño como una lista de fechas o tan grande como una tabla de varias

columnas y miles de filas de datos. Si aplicas un formato de tabla a un rango de datos, éste se

convierte en una tabla y tiene una funcionalidad adicional además de la del rango de datos (veremos

las tablas en el capítulo 3). Este capítulo se refiere específicamente a los rangos de datos que no

poseen formato de tabla.

Puedes rellenar una hoja de cálculo desde el principio o crear, reutilizar o calcular datos desde otras

fuentes. Es posible realizar varias operaciones con los datos al pegarlos en una hoja de cálculo, ya sea

para mantener su estado original o para cambiarlo. Al crear datos desde cero puedes escribir

rápidamente grandes cantidades de datos que sigan un patrón si rellenas series de datos numéricas o

alfanuméricas. Puedes rellenar cualquiera de las series predeterminadas que incluye Excel o una

personalizada.

Éste capítulo está relacionado con las distintas formas de trabajar con el contenido, la apariencia y la

funcionalidad de celdas y rangos de datos.

2.1. INSERTAR DATOS EN CELDAS Y RANGOS.

Crear datos El método más sencillo para insertar datos en una celda es escribirlo de forma manual. Al crear la

estructura de un rango de datos (o de una serie de fórmulas) se puede automatizar el proceso

completando patrones de datos (por ejemplo, enero, febrero, marzo) o copiando cálculos de una fila

o columna a las adyacentes. La automatización ahorra tiempo y ayuda a evitar errores humanos.

Puedes rellenar rápidamente celdas adyacentes con datos que sigan una fórmula o una serie de

números, días o fechas, ya sea de forma manual desde el menú Rellenar o automáticamente

arrastrando el Controlador de relleno. Al copiar o rellenar datos utilizando los comandos del menú

Rellenar pueden configurarse opciones específicas en el cuadro de diálogo Series para la secuencia

de datos que quieras crear (véase la figura 2.1).

MOS EXCEL 2013

41

Figura 2.1. Opiones para rellenar series en Excel.

Al crear una serie basada en una o más celdas seleccionadas (lo que se denomina rellenar una serie)

puedes elegir entre los siguientes tipos de series:

Lineal. Excel calcula los valores de la serie añadiendo el valor que escribas en Incremento a

cada celda de la serie.

Geométrica Excel calcula los valores de la serie multiplicando cada celda de la serie por el

valor del incremento.

Cronológica. Excel calcula los valores de la serie añadiendo a cada celda de la serie de fechas

(designada por la unidad de tiempo de selecciones) el valor del incremento.

Autorrellenar. Esta opción crea una serie que obtiene los mismos resultados que arrastrar el

Controlador de relleno.

Se utilizas la función de autorrelleno arrastrando el Controlador de relleno aparecerá el botón

Opciones de autorrelleno en la esquina inferior derecha del rango. Al hacer clic en el botón aparece

un menú con acciones que varían dependiendo del tipo de contenido que se está rellenando (véase

la figura 2.2).

Figura 2.2. Opciones de autorrelleno

Truco: El botón Opciones de autorrelleno no aparece al copiar datos en celdas adyacentes.

Puedes utilizar la función de autorrelleno para crear secuencias de números, días y fechas, para

aplicar el formato de una celda a otras celdas adyacentes o crear secuencias de datos generados por

fórmulas o secuencias personalizadas basadas en la información que especifiques (si utilizas Excel

con fines más sofisticados). Si quieres rellenar una serie de información que no se ajusta a al tipo o

unidad de serie que está disponible, puedes crear una serie de relleno personalizada que consista en

una lista específica de datos a la que quieras que se adapte tu serie (véase la figura 2.3). Por ejemplo,

podría tratarse de una lista de nombres, regiones o puntos de referencia específicos de un sector.

También puedes utilizar la funcionalidad de relleno para copiar texto o datos numéricos dentro de

una fila o columna.

Opciones básicas para

rellenar series

Opciones avanzadas

para rellenar series

Controlador de relleno

Botón Opciones de autorrelleno

Menú de Opciones de

autorrelleno

MOS EXCEL 2013

42

Figura 2.3. Cuadro de diálogo para crear listas personalizadas.

Para rellenar una serie de números, días o fechas:

1. Escribe el primer número, día o fechas de la serie que quieres crear en la celda superior

izquierda del rango que vas a rellenar.

O bien:

Para crear una serie en la cual los números con las fechas aumenten en más de un valor,

escribe los dos primeros valores de la serie en las primeras celdas del rango que vas a

rellenar.

Truco: Escribe tantos números o fechas como sean necesarios para establecer la serie.

2. Selecciona la celda o celdas que definan la serie.

3. Arrastra el Controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha para crear una serie en

aumento.

O bien:

Arrastra el Controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda para crear una serie que

disminuya.

Truco: Al utilizar el Controlador de relleno sólo puedes arrastrar en una dirección cada vez; para

rellenar un rango de varias columnas y filas arrastra primero en una dirección, suelta el botón del

ratón y arrastra el nuevo en otra dirección. El valor predeterminado de relleno de las series se indica

en un cuadro de información que aparece en pantalla mientras arrastras.

Para rellenar una serie selectiva de días o fechas:

1. Rellena la serie. Inmediatamente después de soltar el botón del ratón, haz clic en el botón

Opciones de autorrelleno que aparece en la esquina inferior derecha del rango de celdas.

2. Haz clic en Rellenar días, Rellenar días de la semana, Rellenar meses o Rellenar años.

Para rellenar una serie numérica con formato:

1. Escribe la cantidad o cantidades con las que empieza la serie.

2. Utiliza los comandos del grupo Número situado en la ficha Inicio para aplicar formato a la

cantidad o cantidades (moneda, porcentaje, fracción o cualquier formato numérico) que vas

a utilizar.

3. Selecciona la celda o celdas con las que empieza la serie.

MOS EXCEL 2013

43 4. Arrastra el Controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha para crear una serie en

aumento, o hacia arriba o hacia la izquierda para crear una serie que disminuya.

5. Haz clic en el botón Opciones de autorrelleno y en el elemento Serie de relleno.

Para configurar opciones avanzadas para series numéricas, de días o de fechas:

1. Escribe el número o la fecha con la que empieza la serie y selecciona el rango de celdas que

vas a rellenar.

2. Haz clic en el botón Rellenar situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio y selecciona

Series.

3. Selecciona las opciones que quieras en el cuadro de diálogo Series y haz clic en Aceptar.

Para excluir el formato a rellenar una serie:

1. Rellena la serie y haz clic en el botón Opciones de autorrelleno.

2. En el menú de opciones de autorrelleno haz clic en Rellenar sin formato.

Para crear una serie de relleno personalizada:

1. Haz clic en el botón Modificar listas personalizadas situado en la sección General de la

página Avanzadas en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

2. Escribe los elementos de la serie de relleno en el cuadro Entradas de lista del cuadro de

diálogo Listas personalizadas pulsando la tecla Intro después de cada uno.

Truco: Si ya se han introducido los elementos de relleno de la serie en una hoja de cálculo, haz clic en

el icono de la hoja de cálculo en Importar listas desde las celdas, selecciona los elementos de

relleno de la serie, haz clic de nuevo en el icono y en Importar para añadirlos.

3. Verifica o edita las entradas en Entradas de lista. Haz clic en Agregar y en Aceptar en cada

uno de los cuadros de diálogos abiertos.

Para aplicar una serie de relleno personalizada:

Selecciona una celda que contenga una entrada de la lista personalizada y arrastra el

Controlador de relleno para crear una serie.

Truco: Excel rellena la serie con entradas en minúsculas o en mayúsculas para adaptarse a la celda

con la que se empieza.

Para copiar texto o cantidades con formato de moneda en celdas adyacentes:

1. Escribe el texto o la cantidad (con formato de moneda) que vas a duplicar en la celda

superior izquierda del rango que vas a rellenar y selecciona la celda.

2. Arrastra el Controlador de relleno hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha para

incluir el rango de celdas que vas a rellenar.

Para copiar datos numéricos en celdas adyacentes:

1. Describe el valor que quieres duplicar en la celda superior izquierda del rango que vas a

rellenar y selecciona la celda.

2. Arrastra el Controlador de relleno hacia arriba, hacia abajo, a la izquierda o a la derecha para

incluir el rango de celdas que vas a rellenar.

MOS EXCEL 2013

44 O bien:

1. Escribe el valor que vas a duplicar en la celda superior izquierda del rango que vas a rellenar.

2. Selecciona el rango completo de celdas en el cual vas a duplicar el valor.

Haz clic en el botón Rellenar situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio y selecciona la

primera dirección en la cual vas a duplicar el valor (Hacia abajo o Hacia la derecha).

3. Para rellenar un rango de celdas que incluya varias filas y columnas, repite los pasos 2 y 3

seleccionando otra dirección.

Truco: También puedes rellenar un rango de celdas hacia arriba o hacia la izquierda, si es así,

asegúrate de que el valor que vas a duplicar está en la celda inferior derecha del rango que vas a

rellenar.

Para excluir el formato a la hora de rellenar o copiar datos:

Arrastra el Controlador de relleno para rellenar series o copiar datos y haz clic en Rellenar

sin formato en el menú del botón Opciones de autorrelleno.

Reutilizar datos. Si el contenido con el que quieres trabajar en Excel ya existe en otro lugar (en otra hoja de cálculo,

documento, tabla de base de datos o visualizada en pantalla dentro de un informe o página Web)

puedes cortar o copiar los datos desde la ubicación de origen al Portapapeles de Microsoft Office y

pegarlo en la hoja de cálculo. A la hora de pegar datos hay varias opciones para insertar valores,

fórmulas, formato o enlaces en la nueva ubicación (véase la figura 2.4).

Truco: Las opciones de pegado disponibles varían dependiendo del contenido que se pega.

Excel también ofrece algunas técnicas de pegado avanzadas para modificar datos a la vez que se

pegan en una hoja de cálculo. Con la función Pegado especial puedes realizar operaciones

matemáticas al pegar datos sobre otros que se existen, puedes convertir columnas en filas y filas en

columnas, y puedes elegir qué es lo que quieres pegar desde las celdas de origen: sólo valores,

fórmulas, formato, validación de datos, comentarios o anchos de columnas. También puedes excluir

bordes al pegar y enlazar datos en lugar de insertarlos, de forma que si el origen de los rasgos

cambia, los datos copiados también cambiarán (véase la figura 2.5).

Figura 2.4. Opciones de Pegado.

MOS EXCEL 2013

45

Figura 2.5. Cuadro de diálogo Pegado Especial.

Puedes insertar el contenido copiado o pegado en celdas vacías o directamente en una tabla o rango

de datos que ya exista. Al insertar un rango de celdas en lugar de una fila o columna, también existe

la posibilidad de especificar si Excel tiene que mover el contenido existente para hacer sitio a las

nuevas celdas (véase la figura 2.6).

Truco: Selecciona siempre una única celda al insertar celdas copiadas o cortadas. Si seleccionas un

rango que tiene un tamaño y forma diferentes de la que quieres insertar, aparecerá un mensaje de

error.

Figura 2.6. Opciones al insertar datos.

En el capítulo 1 vimos métodos para localizar datos y elementos de una hoja de cálculo dentro del

libro. Puedes utilizar métodos similares para sustituir datos de una hoja de cálculo. Por ejemplo,

podrías reutilizar contenidos haciendo una copia de una hoja de cálculo y actualizando el año de en

las fórmulas. Es posible sustituir el contenido de una hoja o libro con una sola operación.

A diferencia de la función Buscar (que permite buscar fórmulas, valores o comentarios) la operación

Reemplazar sólo busca en fórmulas. No sustituye cadenas de búsqueda en comentarios ni en

valores calculados (véase la figura 2.7).

Figura 2.7. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Nota: Para más información sobre las fórmulas consulta el capítulo 4.

Para añadir celdas desde el Portapapeles a un rango de datos:

1. Selecciona la celda superior izquierda del área en la que quieres insertar las celdas copiadas o

pegadas.

2. Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Insertar celdas.

MOS EXCEL 2013

46 3. Haz clic en Desplazar las celdas hacia abajo en el cuadro de diálogo Insertar datos a

pegar para mover los datos que ya existen y haz clic en Aceptar.

Para pegar celdas desde el Portapapeles sobre dados que ya existen:

1. Selecciona la celda superior izquierda del área en la que quieres insertar las celdas copiadas o

cortadas.

2. Haz clic en el botón Pegar (o pulsa las teclas Control-V) situado en el grupo Portapapeles de

la ficha Inicio.

Para pegar los resultados de una fórmula de un rango de celdas a otro:

1. Selecciona y copia el rango de celdas que contiene las fórmulas de las que quieres copiar los

valores.

2. Selecciona la celda en la cual quieres copiar el primer valor.

3. Haz clic en la flecha en el botón Pegar situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio y

selecciona Valores en la sección Pegar valores.

Para cambiar el orden de filas y columnas:

1. Selecciona el rango de datos que quieres cambiar.

2. Haz clic en el botón Copiar situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

3. Selecciona la celda en la cual quieres copiar el primer valor.

4. Haz clic en la flecha del botón Pegar situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio y

selecciona Transponer en la sección Pegar.

Truco: Al aplicar Transponer se conserva el formato de los datos.

Para sustituir datos:

1. Haz clic en la flecha el botón Buscar y seleccionar situado en el grupo Modificar de la ficha

Inicio y selecciona Reemplazar (o pulsa la tecla Control -I).

2. Escribe los datos que quieres localizar en Buscar y los datos por los que vas a sustituirlos en

Reemplazar por.

3. Selecciona Hoja o Libro en Dentro de para configurar el ámbito de la operación.

4. Selecciona la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas o Coincidir con el

contenido de toda la celda si es necesario para limitar más el término de búsqueda.

5. Haz clic en Reemplazar todos o en Buscar siguiente, y en Reemplazar o en Buscar siguiente

para cada ejemplo del término de búsqueda que se localiza.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta MOSExcel

2003\Objetivos2. Guarda los resultados de los ejercicios de la misma carpeta.

Abre el libro Excel 1_2 -1a y realiza las siguientes tareas utilizando los datos de las celdas B4:

G9 en la hoja de cálculo Restricciones compra anuncio:

Pega sólo los valores y el formato en el rango que empieza en B18.

Pega sólo las fórmulas en el rango que empieza en B25.

Pega sólo el formato (pero no el contenido) en el rango que empieza en B 32.

MOS EXCEL 2013

47 Elimina las filas para mover los títulos a la fila 1. Elimina las columnas para mover la columna

Revista a la columna A. Corta los datos de la fila Rev3 (B4:F4) insértalos en la fila Rev2

(B3:F3). Mueve los datos de Coste Por Anuncio a la izquierda de Coste Total. Por último,

inserta dos celdas en las posiciones B8:B9 cambiando hacia abajo los datos que ya existan.

Aplica una transposición a los nombres en la columna Revista (celdas A1:A6) en la primera

fila de una nueva hoja de cálculo.

Abre el libro Excel 1_2 -1b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Lista Precios.

Rellena las celdas A2:A21 con Artículo 1, Artículo 2, Artículo 3, etc. hasta Artículo 20

utilizando el Controlador de relleno.

Rellena las celdas B2:B21 con 10, 20.30, etc. hasta 200.

Rellena las celdas C2:C21 con 3,00€, 2.95€, 2.90€ etc., hasta llegar a 2.05€.

Copia el formato de fondo y de fuente de la celda A1 a las celdas A2:A21 y elimina el

contenido de la celda A1 (pero no la celda).

Abre el libro Excel_2 -1c y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Turnos Rotativos.

Rellena las celdas B1:K1 con los días lunes a viernes repetidos dos veces.

Crea una serie personalizada que utilice los nombres introducidos en las celdas B2:B7.

Rellena las series de cada fila para crear un listado de turnos rotativos para las dos semanas.

Selecciona las celdas A3:F14 en la hoja de cálculo Programación trimestre del libro Excel 1_2

-1d. Utiliza la funcionalidad de relleno para duplicar el programa trimestral seleccionado y

que siga la fila que está inmediatamente debajo del original (hasta la celda F25). Selecciona

la opción de relleno correcta para asegurarse de que la columna Período muestra los

períodos del 1 al 8 en la copia del programa de ejemplo.

MOS EXCEL 2013

48 2.2. APLICAR FORMATO A CELDAS Y RANGOS.

Aplicar formato a la estructura de las celdas. El formato de las celdas puede aplicarse a una celda, una fila, una columna o a toda la hoja de

cálculo. Sin embargo, algunos tipos de formato pueden reducir la legibilidad de una hoja de cálculo si

se aplican mal. El formato que puedes aplicar a una fila o columna incluye las siguientes opciones.

Ajustar texto. Por defecto, Excel no ajusta el texto en una celda, sino que permite que la

entrada ocupe las celdas que la rodean (hacia la derecha en una celda alineada a la izquierda,

hacia la izquierda en una celda alineada a la derecha y a ambos lados en una celda alineada

al centro) si esas celdas están vacías, si no están vacías oculta la parte que no cabe. Para que

toda la entrada sea visible puedes hacer que se ajuste a varias líneas.

Truco: Al aumentar la altura de una celda se aumenta la de toda la fila.

Alineación. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda y los números, a la derecha. Se

puede especificar una alineación horizontal en particular y también si las entradas de varias

líneas empiezan en la parte superior de las celdas y descienden, si están centradas o si

empiezan en la parte inferior de las celdas y van hacia arriba.

Orientación. Por defecto, las entradas son horizontales y se leen de izquierda a derecha.

Puedes girar las entradas para que tengan un efecto especial, o para poder ver más

información en pantalla o en una página impresa. Esta opción es particularmente útil cuando

se tienen títulos de columnas largos por encima de entradas cortas (véase la figura 2.8).

Figura 2.8. Cambio de orientación en las columnas.

Las hojas de cálculo que incluyen datos en varios niveles jerárquicos suelen utilizar celdas

combinadas en horizontal y vertical para delimitar claramente las relaciones. En Excel existen tres

opciones para combinar celdas:

Combinar y centrar. Esta opción combina las celdas de las filas y las columnas seleccionadas,

y centra los datos de la primera celda seleccionada.

Combinar horizontalmente. Esta opción crea una celda combinada distinta para cada fila en

el área de selección y mantiene la alineación predeterminada de los datos de la primera

celda de cada fila.

Combinar celdas. Esta opción combina las celdas en las filas y columnas seleccionadas y

mantiene la alineación predeterminada de los datos de la primera celda.

MOS EXCEL 2013

49 En el caso de combinar y centrado y combinar celdas, los datos de la celda seleccionada del que no

sean la primera se eliminan. En el caso de combinar horizontalmente, los datos de la celdas

seleccionadas que no sean la primera celda de cada fila se eliminan (véase la figura 2.9).

Figura 2.9. Opciones para combinar celdas.

Puedes utilizar la funcionalidad para copiar datos de texto, numéricos o formato de celdas (como

color del texto, color de fondo y alineación) a celdas adyacentes.

Truco: Por defecto, la altura de la fila es dinámica y aumenta para ajustarse al texto de las celdas. Si

cambias manualmente la altura de una fila y después el tamaño o la cantidad de contenido en esa

fila, tendrás que configurar o restablecer su altura. Para más información sobre cómo ajustar la

altura de una fila consulta el capítulo 1.

Para que las entradas de una columna seleccionada se ajusten:

Haz clic en el botón Ajustar texto situado en el grupo Alineación de la ficha Inicio.

Para alinear las entradas de una columna seleccionada:

Haz clic en los botones Alinear a la izquierda, Centrar o Alinear a la derecha situados en el

grupo Alineación de la ficha Inicio para especificar el alineamiento horizontal, o en Alinear

en la parte superior, Alinear en el medio o Alinear en la parte inferior para especificar el

alineamiento vertical.

Para cambiar la orientación de una fila de título seleccionada:

Haz clic en el botón Orientación situado en el grupo Alineación de la ficha Inicio y en el

ángulo que quieras en la lista.

Truco: Puedes cambiar los ajustes de alineación de texto, control, dirección y orientación en la

página Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Para combinar celdas seleccionadas:

Haz clic en el botón Combinar y centrar situado en el grupo Alineación de la ficha Inicio

para centrar y alinear con la zona inferior de la entrada de la primera celda.

Haz clic en la flecha del botón Combinar y centrar situado en el grupo Alineación de la ficha

Inicio y selecciona Combinar horizontalmente para crear una celda combinada distinta en

cada fila seleccionada, manteniendo la alineación horizontal de los datos de la primera celda

de cada fila.

Haz clic en la ficha del botón Combinar y centrar situado en el grupo Alineación de la ficha

Inicio y selecciona Combinar celdas para combinar toda la selección y mantener la

alineación horizontal de los datos en la primera celda.

MOS EXCEL 2013

50 Aplicar formato el contenido de las celdas. Por defecto, la fuente utilizada para el texto en una nueva hoja de cálculo de Excel es Calibrí de 11

puntos, pero puedes utilizar las mismas técnicas que en cualquier programa de Office 2013 para

cambiar la fuente y los siguientes atributos:

Tamaño.

Estilo.

Color.

Subrayado.

Puedes cambiar los atributos individuales en el grupo Fuente de la ficha Inicio o en la barra de

herramientas en miniatura, o tienes la posibilidad de cambiar varios atributos a la vez en el cuadro de

diálogo Formato de celdas (véase la figura 2.10).

No es necesario aplicar los formatos de celda de uno en uno. Puedes aplicar rápidamente varios a la

vez haciendo clic en un estilo en Estilos de celda. Algunas de las categorías de estilos son estáticas

mientras que otras son dinámicas y cambian de acuerdo con el tema aplicado la hoja de cálculo

(véase la figura 2.11.).

Figura 2.10. Cuadro de diálogo Formato de celdas.

Figura 2.11. Estilos de celda.

Si necesitas un estilo que no esté definido, puedes aplicar formato de forma manual a una celda y

guardar la combinación de formato como un estilo de celda que puedes aplicar fácilmente en otros

lugares (véase la figura 2.12).

Para aplicar un estilo a una celda seleccionada:

1. Haz clic en el botón Estilos de celda situado en el grupo Estilos en la ficha Inicio.

MOS EXCEL 2013

51 2. Haz clic en el estilo que quieras en la galería de estilos de celda.

Figura 2.12. Cuadro de diálogo para crear un nuevo estilo de celda.

Para crear un estilo de celda basado en una celda con formato:

1. Selecciona una celda que tenga la combinación de formato que desees guardar como un

estilo.

2. Haz clic en el botón Estilos de celdas y selecciona un Nuevo estilo de celda.

3. Dale un nombre al estilo en el cuadro de diálogo Estilo, anula la selecciona de las casillas de

verificación de los elementos que no quieras incluir en el estilo y haz clic en Aceptar.

Para crear un estilo de celdas desde cero:

1. Haz clic en Nuevo estilo de celda en la galería de Estilos de celda.

2. Escribe un nombre en Nombre del estilo.

3. Haz clic en el botón Formato. Especifica las propiedades del estilo de celda personalizado en

las páginas Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger del cuadro de diálogo

Formato de celdas.

4. Haz clic en Aceptar en cada uno de los cuadros de diálogo abiertos.

Aplicar formato a los números. Por defecto, a todas las celdas de una nueva hoja de cálculo se les asigna en formato General. Al

configurar una hoja de cálculo se asigna a las celdas el formato más adecuado para el tipo de

información que se espera que contengan.

El formato determina no sólo la apariencia de la información, sino también cómo puede trabajar

Excel con ella.

Advertencia: Es importante saber qué formato de número es adecuado para los diferentes tipos de

datos con el fin de crear una hoja de cálculo eficiente. Tómate tu tiempo para explorar los formatos y

entender las opciones que tienes a tu disposición.

Puede asignar el formato antes o después de escribir una entrada en la celda. También tienes la

opción de empezar a escribir y hacer que Excel intuya el formato a partir de lo que escribas. Si eliges

el formato de la lista o permites que Excel lo asigne de forma automática, el formato se aplica con

sus ajustes predeterminados. En el formato del número y moneda puedes cambiar sus ajustes de una

forma limitada haciendo clic en los botones de la ficha Inicio. El resto de formatos pueden cambiarse

de forma más precisa en el cuadro de diálogo Formato de celdas (véase la figura 2.13).

MOS EXCEL 2013

52

Figura 2.13. Distintos formatos de número que pueden aplicarse a las celdas.

Si ninguno de los formatos es exactamente lo que estás buscando, puedes modificar un formato que

ya exista para definir el tuyo propio. Tu formato aparecerá entonces en una lista de formatos

personalizados para poder reutilizarlos en cualquier otro lugar del libro.

Truco: Un formato personalizado se guarda en libro en el que se crea y no está disponible en otros

libros a no ser que guardes ese libro como una plantilla de Excel.

Advertencia: Las reglas para construir formatos personalizados son complejas. Puede que en el

examen tengas que modificar un formato de una manera sencilla para demostrar que estás

familiarizado con los caracteres que se utilizan en un formato, y cómo representar diferentes tipos de

datos y de color.

Un formato de número puede incluir hasta cuatro secciones que se corresponden con números

positivos, negativos, valores cero y texto separados por punto y coma, de la siguiente forma:

<POSITIVO>; <NEGATIVO>; <CERO>; <TEXTO>

No es necesario incluir todas las secciones en formato, pero tienes que incluir punto y coma sin dejar

una sección en blanco. Por ejemplo, podrías configurar el siguiente formato personalizado:

[Azul] (#.##0.00_); [Rojo] (#.##0.00); 0.00; “ Prueba“@

Esto tendría como resultado de los elementos que puedes ver en la tabla 2.1 dependiendo del valor

escrito (véase la figura 2.14).

Figura 2.14. Formato de texto personalizado.

MOS EXCEL 2013

53 Tabla 2.1. Ejemplo de número personalizado.

Nota: Encontrarás una lista completa de los caracteres que son válidos en un formato de número

personalizado en las páginas de ayuda de Excel.

Para aplicar un formato de número personalizado a las celdas seleccionadas:

Haz clic en la flecha del botón Formato de número situado en el grupo Número de la ficha

Inicio y selecciona un Formato.

Truco: Si quieres que un número sea tratado como texto, aplícale el formato de texto.

Para mejorar un formato de número o moneda:

Haz clic en los botones del grupo Número en la ficha Inicio para añadir un símbolo de

manera, de porcentaje, una coma o para aumentar o disminuir el número de decimales.

O bien:

1. Haz clic en el lanzador del cuadro de diálogo Número en la ficha Inicio.

2. Ajusta la configuración del formato seleccionado en la lista Categoría de la ficha Número en

el cuadro de diálogo Formato de celdas y haz clic en Aceptar.

Para aplicar un formato de número personalizado a celdas seleccionadas:

1. Haz clic en Personalizado en la lista Categoría de la ficha Número del cuadro de diálogo

Formato de celdas.

2. Selecciona un formato en la lista del Tipo que se acerque a lo que quieres, modifícalo en

Tipo para que se adapte a tus necesidades y haz clic en Aceptar.

Para eliminar un formato personalizado:

1. Haz clic en Personalizada en la lista Categoría de la ficha Número del cuadro de diálogo

Formato de celdas.

2. Selecciona el formato personalizado en la lista Tipo y haz clic en Eliminar. Después haz clic

en Aceptar.

Truco: No puedes eliminar un formato predeterminados de la lista Tipo.

Copiar formato. Puedes utilizar la herramienta Copiar formato para copiar el formato de una celda (color de texto,

color de fondo y alineación) en otras celdas o la funcionalidad de relleno para copiar el formato a

celdas adyacentes.

MOS EXCEL 2013

54 Para copiar formato a otras celdas:

1. Selecciona la celda o celdas desde las cuales quieres copiar el formato.

2. Haz clic en el botón Copiar formato situado en un grupo Portapapeles de la ficha Inicio para

almacenar el formato de la celda seleccionada para un único uso.

O bien:

Haz doble clic en el botón Copiar formato en el grupo Portapapeles para almacenar el

formato de la celda seleccionada para varios usos.

3. Arrastra el cursor con forma de pincel por la celda o celdas a las que quieres aplicar el

formato almacenado.

4. Si es necesario, haz clic en el botón Copiar formato o pulse la tecla Esc para desactivar la

herramienta.

Para copiar formato a celdas adyacentes:

1. Selecciona la celda que tiene el formato que quieres copiar.

2. Arrastra el controlador de relleno hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la

derecha para incluir las celdas a las que quieres aplicar el formato.

3. Haz clic en el botón Opciones de autorrelleno y selecciona Rellenar formatos sólo.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo2. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Combina las celdas A13:C14 en la hoja de cálculo Empleados del libro Excel_2 -2a para que

el hipervínculo esté centrado en una celda de doble altura a lo largo de tres columnas.

Abre el libro Excel_2 -2b y realizar las siguientes tareas en la hoja Gastos:

Aplica formato a toda la hoja de cálculo para que todas las entradas se ajusten a sus celdas.

A línea a la derecha las entradas de la columna A y alinea al fondo los títulos de la fila 9.

Desactiva el ajuste de texto en las filas 4, 5 Y 9.

Alinea los títulos de la fila 9 en un ángulo con dirección contraria a las agujas del reloj.

Aplica formato a la celda K10 para visualizar su contenido en cualquiera de los formatos de

número (Número, Moneda o Contabilidad) sin números decimales. Después aplica el

mismo formato a las celdas K11:K23.

Aplica un formato de número personalizado al valor TOTAL de la celda K23 (2,643) para que

aparezca en verde si es un número positivo o en rojo si es un número negativo. No añadas

formato para cero o valores de texto. Coloca un valor de 3. 000 en el campo Adelantos (celda

K22) para verificar el formato de los números negativos.

Aplica el estilo de celdas 20% -Énfasis2 a las celdas A9:K9.

Cambia el estilo de fuente y el tamaño del estilo de celda aplicado a las celdas A9:K9 y

guarda la combinación de formato como un nuevo estilo de celda llamado MiEstilo.

MOS EXCEL 2013

55 2.3. ORDENAR Y AGRUPAR CELDAS Y RANGOS

Modelar datos. Las hojas de cálculo suelen contener grandes cantidades de datos numéricos que pueden ser difíciles

de interpretar. Excel incluye dos herramientas útiles para añadir claves visuales a los datos y que

proporcionan al usuario información sobre cómo se relaciona cada entrada de un rango de datos con

los datos que la rodean: el formato condicional y los minigráficos.

Los datos de una hoja de cálculo son más fáciles de interpretar si utilizas el formato condicional para

aplicar formato a las celdas de acuerdo con sus valores. Si un valor cumple una condición en

particular, Excel aplica el formato; si no es así, el formato no se aplica.

El formato condicional se configura especificando la condición, que se denomina regla de formato.

Puedes seleccionar entre los siguientes tipos de reglas (véase la figura 2.15):

Resaltar reglas de celdas. Aplica formato a las celdas cuyos datos están dentro de un rango

numérico determinado que contiene texto específico o valores duplicados.

Reglas superiores e inferiores. Aplicar formato a las celdas que contienen los valores más

altos o más bajos de un rango.

Figura 2.15. Tipos de formato condicional.

Barras de datos. Rellenar una parte de cada celda dependiendo de la relación de los datos de

las celdas con el resto de los datos del rango seleccionado.

Escalas de color. Rellenar cada celda con un degradado de dos o tres colores dependiendo

de la relación de los datos de la celda con el resto de los datos del rango seleccionado.

Conjunto de iconos. Insertar un icono de un conjunto seleccionado dependiendo de la

relación de los datos de la celda con resto de los datos del rango seleccionado.

Si una regla de formato predeterminada no se adapta a tus necesidades, puedes definir una

personalizada basada en reglas estándar o en una fórmula. Esto ofrece oportunidades ilimitadas para

definir de forma precisa el formato condicional. Puedes definir varias condiciones para el mismo

rango de celdas o tablas.

Advertencia: Familiarízate con todos los tipos de reglas y sus variaciones para saber cómo aplicar

rápidamente cualquiera de ellas en un examen.

Todas las reglas que se crean aparecen en el Administrador de reglas de formato condicionales,

en el cual puedes hacer lo siguiente:

Crear, modificar y eliminar reglas de formato.

Especificar el orden en el cual Excel procesa las reglas de formato.

MOS EXCEL 2013

56 Especificar si Excel tiene que procesar reglas adicionales cuando una celda cumpla las

condiciones de una regla (véase la figura 2.16).

Figura 2.16. Administrador de reglas de formato condicionales.

Los minigráficos son gráficos en miniatura que resumen los datos de una hoja de cálculo en una única

celda. Excel 2003 incluye tres tipos de minigráficos: Línea, Columna Y Ganancia o pérdida. Los

minigráficos de línea y columna se parecen a los gráficos con ese nombre. Un minigráfico de ganancia

o pérdida indica si cada punto de datos es positivo, cero o negativo.

Un minigráfico está formado por una serie de marcadores y, dependiendo del tipo de minigráfico,

puedes resaltar el primer punto o el último de la serie de datos, el valor alto o bajo, o valores

negativos con un marcador de diferente color.

Puedes aplicar estilos y otros formatos a los minigráficos de la misma forma que harías a otros

elementos de un gráfico (véase la figura 2.17).

Figura 2.17. Ejemplo de minigráficos.

Para aplicar rápidamente el valor predeterminado de una regla de formato condicional:

1. Selecciona el rango de datos al que quieres aplicar el formato.

2. Haz clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha (o pulsa las

teclas Control-Q) y haz clic en Barras de datos, Escala de colores, Conjunto de iconos,

Mayores que o 10% de valores para aplicar la regla y el formato predeterminados.

Para aplicar formato de color de fuente y la presencia de celda en el rango de datos seleccionado

basándose en una condición específica:

1. Haz clic en el botón Formato condicional situado en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

2. Pasa el cursor del ratón por Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores o inferiores, y

selecciona el tipo de condición que quieres especificar.

MOS EXCEL 2013

57 3. Especifica los parámetros de la condición en el cuadro de diálogo, haz clic en una

combinación del formato y en Aceptar.

Truco: Puedes hacer clic en Personalizada y especificar una combinación de número, fuente, borde

y formato de relleno.

Para aplicar formato basado en la relación de valores en el rango de datos seleccionado:

Pasa el cursor del ratón por las opciones Barras de datos, Escalas de color o Conjuntos

de iconos en la lista del botón Formato condicional y selecciona una opción de formato.

Truco: Puedes hacer clic en Más reglas y especificar configuraciones personalizadas de escala de

dos colores, de tres colores, barras de datos o conjuntos de iconos.

Para crear una regla desde cero:

1. Haz clic en Nueva regla en el la lista del botón Formato condicional.

2. Selecciona un tipo en la lista Seleccionar un tipo de regla del cuadro de diálogo Nueva

regla de formato.

3. Especifica una condición en el área Editar una descripción de regla.

4. Si la regla de formato condicional que seleccionas incluye opciones de formato, haz clic en el

botón Formato. Especifica el número, la fuente, el borde y el formato de relleno para aplicar

si se cumple la condición en el cuadro de diálogo Formato de celdas y haz clic en Aceptar.

5. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Para modificar el formato condicional aplicado a las celdas seleccionadas:

1. Haz clic en la flecha del botón Formato condicional y selecciona la opción Administrar

reglas.

2. Haz clic en la regla que quieras cambiar en el cuadro de diálogo Administrador de reglas de

formato condicionales y en Editar regla.

3. Realiza tus cambios en el cuadro de diálogo Editar regla de formato y haz clic en Aceptar.

Para detener la prueba de las celdas en reglas posteriores si se cumple una regla:

Abre el cuadro de diálogo Administrador del reglas de formato condicionales, haz clic en

la regla, selecciona la casilla de verificación Detener si es verdad y haz clic en Aceptar.

Para eliminar el formato condicional aplicado a las celdas seleccionadas:

Pasa el cursor del ratón por la opción Borrar reglas del botón Formato condicional y

selecciona Borrar reglas de las celdas seleccionadas o Borrar reglas de toda la hoja.

Abre el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haz clic en

la regla, en Eliminar regla y en Aceptar.

Para crear uno o varios minigráficos.

1. Selecciona los datos que quieras resumir o haz clic en la celda en la que quieras insertar el

minigráfico.

2. Haz clic en uno de los botones Línea, Columna o Ganancia o pérdida situados en el grupo

Minigráficos de la ficha Insertar para especificar el tipo de minigráfico que vas a crear.

MOS EXCEL 2013

58 3. Selecciona, escribe o verifica el rango de datos en el cuadro de diálogo Crear del grupo

Minigráfico y el rango de la ubicación, y luego haz clic en Aceptar.

Para mejorar un minigráfico:

En la ficha Diseño:

Selecciona la casilla de verificación para los marcadores de datos que vas a mostrar en el

grupo Mostrar y anular la selección de las casillas de verificación de los marcadores que

quieres ocultar.

Haz clic en el estilo predeterminado que quieres aplicar en la galería Estilos.

Haz clic en el color que desees en la galería de Color de minigráfico en el grupo Estilos.

Haz clic en la flecha del botón Color de marcador situado en el grupo Estilo y selecciona los

colores que quieras en las galerías Puntos Negativos, Marcadores, Punto Alto, Punto

Bajo, Primer punto y Último Punto.

Para cambiar el tipo de un minigráfico seleccionado o un grupo de minigráficos:

Selecciona el tipo de minigráficos en el grupo Tipo de la ficha Diseño.

Para eliminar un minigráfico o un grupo de minigráficos:

Selecciona el minigráfico que vas a eliminar. Haz clic en el botón Borrar minigráficos

seleccionados situado en el grupo Agrupar de la ficha Diseño y selecciona la opción Borrar

minigráficos seleccionados.

Selecciona uno o más minigráficos en el grupo que vas a eliminar. Haz clic en la flecha del

botón Borrar minigráficos seleccionados situado en el grupo Agrupar de la ficha Diseño y

selecciona Borrar grupos de minigráficos seleccionados.

Crear rangos con nombre. Para simplificar el proceso de creación de una fórmula que se refiere a un rango de datos específico y

para que las fórmulas sean más fáciles de leer y de crear, puedes hacer referencia a una celda o

rangos de celdas por un nombre que definas tú mismo. Por ejemplo, podrías dar el nombre "Interés"

a una celda que contiene una tasa de interés o "Vacaciones" a un rango de celdas que contienen los

días que no se trabaja. En una fórmula se puede hacer referencia a un rango con nombre por su

nombre, con lo que podrías tener:

=DIASTRABAJO (FechaInicio, DíasTrabajo, Vacaciones)

Una fórmula que utilizan rangos con nombre es más sencilla de entender que su equivalente

estándar, que podría ser:

= DIASTRABAJO (B2, B$3, Datos!B2:B16)

Cada rango con nombre tiene un ámbito, que es el contexto en el cual se reconoce el nombre. El

ámbito puede hacer todo el libro o una hoja de cálculo específica, lo cual te permite utilizar el mismo

nombre en varias hojas de cálculo. Puedes incluir un comentario en cada nombre para ofrecer más

información sobre el rango y el comentario sólo es visible en el Administrador de nombres (véase la

figura 2.18).

MOS EXCEL 2013

59 Después de definir un rasgo con nombre puedes cambiarle el nombre o las celdas incluidas en él.

También puedes eliminar una definición del nombre del rango en el Administrador de nombres.

Ten en cuenta que al eliminar una celda de una hoja de cálculo no se elimina ningún nombre de

rango asociado. Los nombres de rango no válidos aparecen en el Administrador de nombres en la

columna Valor como #REF!.

Figura 2.18. Administrador de Nombres.

Para definir una celda o rango de celdas seleccionados con un rango con Nombre:

Escribe el nombre del rango en el extremo izquierdo del Cuadro de nombres que está

situado a la izquierda de la Barra de fórmulas y pulsa la tecla Intro.

O bien:

1. Haz clic en la flecha del botón Asignar nombre situado en el grupo Nombres definidos de la

ficha Fórmulas y selecciona Definir nombres.

2. Escribe el nombre del rango en el cuadro Nombre del cuadro de diálogo del Nombre nuevo.

Truco: El cuadro de diálogo Nombre nuevo no indica ningún rango con nombre del que ya formen

parte la celda o celdas seleccionadas.

3. Selecciona Libro en la lista Ámbito para definir el rango con nombre para todo el libro o haz

clic en el nombre específico de una hoja de cálculo.

4. Escribe una nota para tu propia referencia en el cuadro Comentario.

5. Verifica que la celda o rango de celdas del cuadro Se refiere a es correcto y haz clic en

Aceptar.

Truco: Si una celda es parte de varios rangos con nombre, sólo aparecerá el primero en el cuadro

Nombre, que mostrará el nombre de un rango de varias celdas únicamente cuando todas las celdas

del rango estén seleccionadas.

Para redefinir las celdas en un rango con nombre:

1. Haz clic en el botón Administrador de nombres situado en el grupo Nombres definidos de

la ficha Fórmulas.

2. Haz clic en el rango con nombre que vas a cambiar en la ventana del Administrador de

nombre y en Modificar.

3. En el cuadro de diálogo Editar nombre (después haz clic en Aceptar):

Escribe el rango de celdas al que quieres que se refiera el nombre en Se refiere a.

MOS EXCEL 2013

60 Si es necesario, haz clic en el botón para minimizar que aparece en el extremo derecho del

cuadro Se refiere a para ver la hoja de cálculo. En la hoja de cálculo, arrastra para

seleccionar las celdas que vas a incluir en el rango con nombre.

Para cambiar el nombre de las celdas en un rango con nombre:

1. Haz clic en el rango con nombre que vas a cambiar en la ventana Administrador de

nombres y haz clic en Modificar.

2. Cambia el nombre del rango en el cuadro Nombre del cuadro de diálogo Editar nombre y

haz clic en Aceptar.

Para eliminar la definición de un rango con nombre:

Haz clic en el rango que quieres eliminar en la ventana del Administrador de nombres y en

el botón Eliminar. Después haz clic en Aceptar para confirmar la eliminación.

Trabajar con grupos de gastos y resúmenes. Puedes designar filas o columnas de datos específicas del rango de datos como un grupo. Al hacerlo,

Excel inserta un control a la izquierda de los encabezados de la fila o encima de los encabezados de

las columnas con los que puedes contraer y expandir el grupo de datos. Puedes tener grupos de

columnas y de filas en la misma hoja de cálculo, pero no es posible tener dos grupos consecutivos de

filas o columnas, tienen que estar separados por una fila (la fila puede contener datos). La función del

grupo es particularmente útil cuando se trabaja con un rango de datos o una tabla que no cabe en

pantalla porque te permite mostrar y ocultar fácilmente grupos de columnas y filas.

Si un rango de datos contiene grupos de datos que están resumidos o tienen subtotales, puedes

decirle a Excel que agrupe los datos en un máximo de ocho niveles. De hecho, Excel resume los datos

haciendo que sea posible ocultar o mostrar tanto detalle como quieras. Después de agrupar o

resumir datos, puedes expandir o cerrar grupos o niveles (véase la figura 2.19).

Figura 2.19. Grupos y niveles en Excel.

Truco: Para resumir por filas, cada columna debe tener un encabezado en la primera fila. Para

resumir por columnas, cada fila ha de tener un encabezado en la primera columna. En cualquier caso,

ninguna fila ni columna tiene que estar en blanco.

Si la hoja de cálculo no posee todavía filas ni columnas de resumen, puedes hacer que Excel calcule el

resumen de filas y muestre los datos de una vez utilizando la función Subtotal. El rango de datos

tiene que incluir encabezados que identifiquen subconjuntos de datos y ha de estar ordenado al

menos por una columna que vayas a utilizar en el resumen. La forma en la que hay que resumir los

datos se especifica en el cuadro de diálogo Subtotales. Puedes utilizar las funciones Suma, Cuenta,

Promedio, Máx, Mín, Producto, Contar Números, Desvest, Desvestp, Var O Varp para

resumir los datos de cada subconjunto de celdas (véase la figura 2.20).

MOS EXCEL 2013

61 Después de crear subtotales puedes utilizar los controles que aparecen en la barra de la izquierda de

los encabezados de la fila para contraer y expandir subconjuntos de datos.

Figura 2.20. Cuadro de diálogo Subtotales.

Para crear subtotales dentro de un rango de datos:

1. Selecciona el rango de datos y ordénalo por la columna que contiene la categoría de datos en

la que quieres basar el subconjunto.

2. Haz clic en el botón Subtotal situado en el grupo Esquema de la ficha Datos.

3. Comprueba que el subtotal correcto aparece en la lista Para cada cambio en el cuadro de

diálogo Subtotales.

4. Haz clic en una función de resumen en la lista Usar función.

5. Selecciona la casilla de verificación de cada columna a la que quieres añadir subtotales en el

cuadro Agregar subtotal a.

6. Selecciona la casilla de verificación para sustituir subtotales actuales, coloca cada

subconjunto de datos en su propia página o resume los sutotales y haz clic en Aceptar.

Para agrupar los datos de las hojas de cálculo que contienen filas o columnas de resumen:

Haz clic en cualquier celda a de datos y en el botón Agrupar situado en el grupo Esquema

de la ficha Datos.

O bien:

1. Haz clic en cualquier celda en el subconjunto de datos que quieres agrupar y en el botón

Agrupar situado en el grupo Esquema de la ficha Datos.

2. Selecciona Filas o Columnas en el cuadro de diálogo Agrupar y haz clic en Aceptar.

Para ocultar o mostrar datos agrupados:

Haz clic en el botón que representa el nivel del esquema que quieres mostrar en el área de

encabezados.

Truco: Cada botón muestra ese nivel y todos los que están por encima.

Haz clic en el botón Ocultar detalles de un grupo visible para ocultar sus filas o columnas.

Haz clic en el botón Mostrar detalles de un grupo oculto para volver a mostrar sus filas o

columnas.

Haz clic en el botón Ocultar detalles o Mostrar detalles situados en el grupo Esquema de la

ficha Datos.

Para desagrupar los datos de una hoja de cálculo:

MOS EXCEL 2013

62 Para desagrupar un grupo específico haz clic en cualquier celda del grupo y en el botón

Desagrupar situado en el grupo Esquema de la ficha Datos.

Para desagrupar todos los grupos y dejar intactas las filas de resumen generadas por Excel

haz clic en cualquier celda del esquema y selecciona Borrar esquema en la lista del botón

Desagrupar situado en el grupo Esquema de la ficha Datos.

O bien:

1. Para desagrupar todos los grupos y eliminar las filas de resumen generadas por Excel haz clic

en cualquier celda del esquema y en el botón Subtotal situado en el grupo Esquema de la

ficha Datos.

2. Haz clic en Quitar todo en el cuadro de diálogo Subtotales.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo2. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro Excel 1_2 -3a y realiza las siguientes tareas utilizando el formato condicional:

Aplica a Seatle (en la columna Ciudad) el formato de texto rojo en la hoja de cálculo

Pedidos.

Muestra el conjunto de iconos 3 flechas (de color) para todos los valores en la

columna PrecioTotal en la hoja de cálculo Detalles. Añade barras de datos azules a la

columna y rellena todas las celdas de la columna que contengan valores de más de

€100 con un amarillo brillante.

Configura Excel para procesar primero la regla que rellena la celda de amarillo y para

que no procese ninguna regla más en las celdas que cumplan esta condición.

Abre el libro de Excel 1_2 -3b y realiza las siguientes tareas:

Inserta una fila debajo de las horas en la hoja de cálculo en EneFeb y realiza un

resumen de los datos para cada día de enero utilizando un minigráfico de columna

en esa fila. Aplica un estilo de minigráfico vistoso #4 y resalta los marcadores de

datos Primer punto y Último punto.

Copia el minigráfico con formato de enero a febrero.

Inserta una columna a la derecha de la fecha en la hoja de cálculo MarAbr y resume

los datos de cada hora utilizando un minigráfico de línea en esa columna. Aplica el

estilo Énfasis de estilo de minigráfico 6, más oscuro 25% y muestra todos los

marcadores de datos sin resaltar ningún tipo específico.

Copia el minigráfico con formato de marzo a abril y asegúrate de que aparece sólo

para los días del mes.

Defina las celdas A1:T1 en la hoja de cálculo Resultados del libro Excel_2 -3c con un rango

llamado PrimeraFila y las celdas A1:A20 con un rango llamado ColumnaA. Después cambia

las fórmulas en las celdas B2:T20 para hacer referencia a los rangos con nombre.

Abre el libro Excel_2 -3d y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Ventas Por

Categoría:

Haz que Excel cree un esquema de datos añadiendo filas de resumen que calculen las

ventas de productos totales por categoría.

Añade un grupo para ocultar la columna A y oculta todas las filas que no contengan

subtotales.

MOS EXCEL 2013

63 Abre el libro Excel_2 -3e y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Ventas Por

Estado:

Crea subtotales de las cantidades de venta primero por período y después por

Estado.

Busca las ventas medias por período y después por región.

Busca las ventas máximas y mínimas por período y por región.

MOS EXCEL 2013

64 3. Gestionar tablas

Las técnicas que se tratan en esta sección están relacionadas con la creación de tablas. En concreto,

este conjunto de técnicas se asocian con los objetivos que aparecen a continuación:

3.1. Crear tablas.

3.2. Modificar tablas.

3.3. Filtrar y ordenar tablas.

Los datos almacenados en una hoja de cálculo de Excel se organizan en filas y columnas de celdas.

Los datos que están en un rango de celdas continuo se denominan rango de datos. Una tabla de

Excel es una serie de celdas contiguas que tienen el formato de un objeto de Excel cuya funcionalidad

va más allá de un rango de datos sencillos.

Parte de la funcionalidad de una tabla (como la posibilidad de ordenar y filtrar columnas) también

está disponible para los rangos de datos. Entre la funcionalidad de una tabla que no está disponible

para los rangos de datos se incluye la aplicación automática de formato, el copiado automático de

fórmulas y la posibilidad de realizar las siguientes acciones:

Insertar rápidamente totales u otros resultados matemáticos en columnas.

Buscar un objeto con nombre en una tabla.

Mostrar el objeto con nombre en una tabla en una vista Web.

Hacer referencia a una tabla o a cualquiera de sus campos por su nombre en una fórmula.

3.1. CREAR TABLAS. La forma más sencilla de crear una tabla es convertir un rango de datos que ya existe. Al hacerlo,

puedes conservar el formato existente o aplicar uno temático. También existe la posibilidad de crear

una tabla en blanco y añadirle datos, un proceso que se denomina rellenar la tabla (véase la figura

3.1).

Figura 3.1. Aplicar el formato de una tabla.

Cuando se crea una tabla, Excel evalúa su contenido para identificar las celdas que se incluyen en ella

y definir sus elementos funcionales (filas de títulos y de totales) y el formato (resaltar columnas y

aplicar bandas). Excel asigna un nombre en la tabla basándose en su orden de creación en el libro

(Tabla1, Tabla2, etc.). Puedes cambiar el nombre a uno que identifiques más fácilmente (como

MOS EXCEL 2013

65 2014Ventas, Estudiantes O Productos). Al asignar un nombre también puedes identificar el ámbito al

que quiere hacer referencia la tabla con él: a todo el libro o sólo a la hoja de cálculo actual (véase la

figura 3.2).

Figura 3.2. Tablas en el Administrador de nombres.

Al insertar, eliminar o mover filas y columnas en una tabla se actualiza automáticamente su formato

para incluir el nuevo contenido. Por ejemplo, al añadir una columna en el extremo derecho de una

tabla, se amplía el formato a esa columna y al insertar una fila en el medio de una tabla que tiene

filas con bandas el formato también se actualiza. Puedes modificar la selección de los elementos de

la tabla en cualquier momento.

Si quieres eliminar la funcionalidad de una tabla (por ejemplo, para poder trabajar con la

funcionalidad propia de los rangos de datos) puedes convertir fácilmente una tabla en texto.

Convertir la tabla no elimina su formato; puedes conservarlo o borrarlo.

Nota: Para más información sobre las filas de títulos, las filas de totales, las columnas destacadas y el

formato de bandas consulta a la siguiente sección de este capítulo. Para más información sobre la

funcionalidad específica de los rangos de datos consulta el Capítulo 2.

Para convertir un rango de datos en una tabla sin formato:

1. Haz clic en cualquier lugar del rango de datos.

2. Haz clic en el botón Tabla situado en el grupo Tablas de la ficha Insertar.

3. En el cuadro de diálogo Crear tabla (después haz clic en Aceptar):

Comprueba que aparece el rango de datos correcto (seleccionado en la hoja de cálculo).

Comprueba que está seleccionada la caficha de verificación La tabla tiene encabezados si

el rango de datos incluye títulos.

Para convertir un rango de datos en una tabla con formato:

1. Haz clic en cualquier lugar del rango de datos.

2. Haz clic en el botón Dar formato como tabla situado en el grupo Estilos de la ficha Inicio y

selecciona un formato.

3. En el cuadro de diálogo Dar formato como tabla (después haz clic en Aceptar):

Comprueba que aparece el rango de datos correcto en el cuadro de diálogo (seleccionado en

la hoja de cálculo).

Comprueba también que está seleccionada la caficha de verificación La tabla tiene

encabezados si el rango de datos incluye títulos.

Para cambiar el nombre de una tabla:

MOS EXCEL 2013

66 Haz clic en cualquier celda de la tabla y en el nombre de la tabla en el grupo Propiedades de

la ficha Diseño para seleccionarla, y escribe el nombre que vas a asignar a la tabla.

O bien:

1. Selecciona la tabla utilizando uno de los siguientes métodos:

Haz clic en la flecha del Cuadro de nombres situado a la izquierda la Barra de fórmulas y

selecciona el nombre de la tabla.

Arrastra en la hoja de cálculo para seleccionar todas las celdas de la tabla.

2. Haz clic en el nombre de la tabla para seleccionarla en el Cuadro de nombres o en el grupo

Propiedades de la ficha Diseño y escribe el nombre que vas a asignar a la tabla.

O bien:

1. Haz clic en el botón Administrador de nombres situado en el grupo Nombres definidos en

la ficha Fórmulas.

2. Haz clic en la tabla en el Administrador de nombres y en el botón Modificar.

3. Selecciona y sustituye el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo Editar nombre y haz clic

en Aceptar.

Para insertar filas y columnas en una tabla:

Para añadir una columna en el extremo derecho de una tabla haz clic en la celda que aparece

la derecha de la última celda del título, escribe uno para la nueva columna y pulsa tecla Intro.

Para insertar una única columna dentro de una tabla, haz clic en una celda que esté a la

izquierda del lugar en el que quieres añadir la columna. Haz clic en la flecha del botón

Insertar, situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Insertar columnas de

tabla a la izquierda.

O bien:

Selecciona una columna de la tabla que esté a la izquierda del lugar en el que quieres insertar

la columna y haz clic en el botón Insertar un grupo Celdas.

Para añadir varias columnas dentro de una tabla selecciona el número de columnas que

quieres insertar y haz clic en el botón Insertar del grupo Celdas.

Para añadir una fila en la zona inferior de la tabla, haz clic en cualquier celda de la fila que

esté debajo de la última fila de la tabla, escribe el texto para esa celda y pulsa la tecla Tab.

Para añadir una fila dentro de la tabla, haz clic en una celda que esté por encima del lugar en

el que quieres añadir la fila. Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en grupo Celdas

de la ficha Inicio y selecciona Insertar filas de tabla encima.

O bien:

Selecciona una fila de la tabla que esté por encima del lugar en el quieres insertar la columna

y haz clic en el botón Insertar del grupo Celdas.

Para añadir varias filas a una tabla selecciona el número de filas que quieres insertar y haz

clic en el botón Insertar el grupo Celdas.

Para mover las filas dentro de una tabla:

MOS EXCEL 2013

67 1. Selecciona la fila o filas de la tabla que quieres mover. Tienes varias opciones a la hora de

cortar la selección en el Portapapeles de Microsoft Office:

Pulsa las teclas Control-X

Haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccionar Cortar.

Haz clic en el botón Cortar situado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

2. Selecciona la fila de la tabla que está por encima del lugar al que quieres mover la fila o filas

cortadas.

3. Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Insertar celdas cortadas.

O bien:

1. Selecciona la fila o filas de la hoja de cálculo que contienen la fila o filas de la tabla que

quieres mover y corta la selección al Portapapeles.

2. Selecciona la fila de la hoja de cálculo que esté por encima del lugar al que quieres mover la

fila o filas cortadas.

3. Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Insertar celdas cortadas.

Para mover las columnas dentro de una tabla:

Pasa el cursor del ratón con el borde superior de la columna que vas a mover. Cuando el

cursor se convierta en una flecha de cuatro cabezas, arrastra la columna a la nueva ubicación

(indicada por una barra gruesa de inserción vertical).

O bien:

1. Selecciona la columna o columnas de la hoja de cálculo que contienen la columna o

columnas de la tabla que vas a mover y cortar la selección al Portapapeles.

2. Selecciona la columna de la hoja de cálculo que está a la izquierda del lugar al cual quieres

mover la columna o columnas cortadas.

3. Haz clic en la flecha del botón Insertar situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y

selecciona Insertar celdas cortadas.

Para eliminar filas y columnas de una tabla:

Selecciona al menos una celda en cada fila o columna que vas a eliminar. Haz clic en la flecha

del botón Eliminar situado en el grupo Celdas de la ficha Inicio y selecciona Eliminar filas

de tabla o Eliminar columnas de tabla.

Haz clic con el botón derecho del ratón en una celda en la fila o columna que quieres

eliminar, selecciona Eliminar y después Columnas de la tabla o Filas de la tabla.

Para convertir una tabla en un rango de datos:

Haz clic con el botón derecho del ratón en la tabla y selecciona Tabla > Convertir en rango.

Haz clic en cualquier lugar de la tabla. Haz clic después en el botón Convertir en rango

situado en el grupo Herramientas de la ficha Diseño y en Sí en el cuadro de diálogo

Microsoft Excel.

Ejercicios.

MOS EXCEL 2013

68 El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo3. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro Excel_3 -1 y realiza las siguientes tareas en hoja de cálculo Ventas:

Convierte el rango de datos A2:M23 en una tabla que incluya una fila de títulos (conserva el

mismo formato).

Asigna a la tabla el nombre Juguetes2013.

Mueva la columna Jul para que esté situado entre las columnas Jun Y Ago.

Mueve las filas Linda, Max y Nancy a la vez para que estén entre las filas Kay Y Olivia.

Añade una fila a la tabla para la vendedora Raina entre las filas Quentin y Steve.

Añade una fila al final de la tabla para el vendedor William.

Añade una columna llamada Dic en el extremo derecho de la tabla.

MOS EXCEL 2013

69 3.2. MODIFICAR TABLAS. Al crear una tabla puedes aplicar una combinación de distintos elementos de formato que se

denomina estilo de tabla. Estos estilos incluso fuentes, bordes y rellenos que se coordinan para

conseguir una apariencia profesional. Los estilos de tabla se basan en los colores del tema de la hoja

de cálculo. Puedes cambiar el estilo de la tabla seleccionando otro en Estilos De Tabla (véase la

figura 3.3).

Figura 3.3. Galería de Estilos de Tabla.

Truco: Si quieres crear la tabla y aplicarle un estilo específico a la vez, selecciona el rango que

contiene los datos, haz clic en el botón Dar formato como tabla situada en el grupo Estilos de la

ficha Inicio y selecciona un estilo.

El estilo de la tabla determina la apariencia de las celdas estándar, de los elementos especiales y de

los elementos funcionales, entre los que se incluyen:

Fila de encabezado. Estas celdas, que están situadas en la parte superior de la tabla, tienen

un formato que contrasta con el contenido de la tabla, deben tener una entrada y se parecen

a los títulos de las columnas, pero también se utilizan para hacer referencia a los campos de

las fórmulas.

Filas de totales. Estas celdas, que están situadas en la zona inferior de la tabla, tienen un

formato que contrasta con el contenido de la tabla. No es necesario que tengan una entrada,

pero al hacer clic en una celda aparece una lista de funciones para procesar el contenido de

las columnas de la tabla. Entre ellas se incluyen Promedio, Cuenta, Contar Números, Máx,

Mín, Suma, Desvest y Var y un enlace con el cuadro de diálogo Insertar función desde el

cual puedes insertar cualquier función en la celda.

El formato de los elementos de la tabla está diseñado para hacer que sus entradas o campos sean

más fáciles de diferenciar e incluyan una primera y última columnas destacadas, y filas y columnas

con bandas (véase la figura 3.4).

MOS EXCEL 2013

70

Figura 3.4. Elementos que forman una tabla.

Para aplicar un estilo a una tabla seleccionada:

1. Hacer clic en el botón Más situado en el grupo Estilos de tablas de la ficha Diseño (si la

resolución de pantalla te permite una visualización parcial de la galería de estilos de tabla) o

en el botón Estilos rápidos.

2. Hacer clic en el estilo que quieras en la galería Estilos de tabla.

Para modificar los elementos funcionales de una tabla:

Selecciona o anula la selección de las casillas de verificación Fila de encabezado, Fila de

totales o Botón de filtro en el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha Diseño.

Para aplicar formato que contraste a elementos específicos de una tabla:

Selecciona la casilla de verificación Filas con bandas, Primera columna, Última columna o

Columnas con bandas en el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha Diseño.

Para borrar el formato de una tabla:

Selecciona cualquier celda de la tabla y la opción Borrar en el grupo Estilos de tabla de la

ficha Diseño.

Para borrar el formato de un rango de datos:

Selecciona todo el rango de datos. Haz clic en el botón Borrar situado en el grupo Modificar

de la ficha Inicio y selecciona Borrar formatos.

Ejercicios

El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo3. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro Excel_3-2 y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Ventas:

Elementos de la tabla.

MOS EXCEL 2013

71 Cambia el estilo de una tabla a uno de la sección Medio y aplica filas con bandas.

Configura las opciones de estilo de tabla para resaltar la primera y la última columna.

Añade una fila de totales a la tabla y cambia el nombre de la fila a Promedio. Elimina el

total de la columna Año. En cada mes, inserta el promedio de ventas para ese mes en la

fila.

Elimina el formato de la tabla BonificacionesJuguetes en la hoja de cálculo de Bonificaciones.

MOS EXCEL 2013

72 3.3. FILTRAR Y ORDENAR TABLAS. Puedes ordenar y filtrar fácilmente el contenido de una tabla de Excel con los botones de filtro

situados en la parte superior de cada columna. Si prefieres ocultar el botón de filtro puedes hacerlo.

Puedes ordenar los valores de una o más columnas en una hoja de cálculo o tabla en orden

ascendente o descendente. Para ordenar por varias columnas se especifica el orden en el cuadro de

diálogo Ordenar.

Por defecto, Excel asume que la primera fila de la hoja de cálculo incluye los títulos de la columna y

no se incluyen en la ordenación. También asume que vas a ordenar por los valores de las celdas de la

tabla. Los tipos estándar de ordenación son de la A a la Z para texto, de menor a mayor para

números y de más antigua a más moderna para las fechas. También puedes ordenar por otras

funciones del rango de datos, como color de celda o de fuente y el icono de la celda. Estas opciones

son particularmente útiles junto con el formato condicional (véase la figura 3.5).

Figura 3.5. Funciones de ordenación en Excel.

También puedes especificar si las entradas que empiezan por mayúsculas o minúsculas deberían

ordenarse de forma independiente, y la orientación de la ordenación (si quieres ordenar columnas o

filas).

Truco: También es posible ordenar una tabla por el contenido de las columnas ocultas.

Puedes ordenar un rango de datos (no una tabla) por filas en lugar de por columnas utilizando la

opción Ordenar de izquierda a derecha. Esta opción está disponible sólo cuando el rango contiene

datos que podrían ser ordenados en cualquier dirección. Para ordenar los datos correctamente de

izquierda a derecha selecciona un rango que incluya sólo datos y no los encabezados (véase la figura

3.6).

Celdas con filtro

Opciones de ordenación y filtro

Ordenación activa

Filtro activo

Botón de filtro

MOS EXCEL 2013

73

Figura 3.6. Criterios de ordenación en una tabla.

Al simplificar una tabla que contiene muchas entradas o al recopilar datos de diversas fuentes

puedes descubrir que una tabla incluye varias entradas iguales. Puedes eliminar fácilmente los datos

duplicados de una tabla con la función Quitar duplicados (véase la figura 3.7).

Truco: Utiliza el formato condicional para localizar duplicados y revisarlos antes de eliminarlos por

completo con la función Quitar duplicados. Si no estás seguro a la hora de eliminar datos

duplicados, copia los datos originales en otra hoja de cálculo como copia de seguridad.

Figura 3.7. Cuadro de diálogo Quitar duplicados.

Para filtrar datos en una tabla de Excel:

1. Haz clic en el botón del filtro situado en el título de la columna que vas a filtrar.

2. En la parte superior de la lista de las entradas de la columna anula la casilla de verificación

(Seleccionar todo) y selecciona la casilla de verificación de los elementos que quieras ver.

Haz clic en Aceptar.

Truco: Puedes aumentar el menú para ver más opciones arrastrando el controlador situado en la

esquina inferior derecha del menú.

Para eliminar un filtro:

MOS EXCEL 2013

74 Haz clic en el botón del filtro y selecciona Borrar filtro de columna.

Para ordenar una tabla por varias columnas:

1. Haz clic en cualquier celda del rango que vas a ordenar y en el botón Ordenar y filtrar

situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio, y selecciona Orden personalizado.

O bien:

Haz clic en cualquier celda del rango que vas a ordenar y en el botón Ordenar y filtrar

situado en el grupo Modificar de la ficha Inicio.

2. Haz clic en la primera columna en la lista Ordenar por del cuadro de diálogo Ordenar.

Después selecciona los criterios por los que deseas ordenar en Ordenar según. Por último,

selecciona el orden que quieras en Criterio de ordenación.

Truco: Las opciones del cuadro de diálogo Ordenar cambia si se selecciona Color de celda, Color

de fuente o Icono de celda en Ordenar según.

3. Haz clic en el botón Agregar nivel y repite el paso 2 para la segunda columna. Repite este

paso para las columnas adicionales.

4. Haz clic en Aceptar.

Para ordenar un rango de datos por filas:

Haz clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Ordenar, selecciona Ordenar de

izquierda a derecha y haz clic en Aceptar.

Para eliminar filas duplicadas de una tabla:

1. Haz clic en el botón Quitar duplicados situado en el grupo Herramientas de datos de la

ficha Datos.

2. Selecciona las columnas en las que quieres eliminar las entradas duplicadas en el cuadro de

diálogo Quitar duplicados y haz clic en Aceptar.

Truco: Elimina los esquemas o las filas de subtotales de los datos antes de eliminar los duplicados.

Ejercicios.

El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo3. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Aplica un filtro para ver sólo las bonificaciones inferiores a 2.500.000€ en la hoja de cálculo

Bonificaciones del libro Excel_3-3a.

Abre el libro Excel _3 -3b y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Productos:

Ordena los datos de forma ascendente por categoría y por precio por unidad.

Ordena los datos de modo descendiente por categoría y alfabéticamente por nombre.

Elimina duplicados para que haya sólo una entrada para cada proveedor.

MOS EXCEL 2013

75 4. Aplicar fórmulas y funciones.

Las técnicas que se tratan en esta sección están relacionadas con la aplicación de funciones y

fórmulas. En concreto, este conjunto de técnicas se asocian con los objetivos que aparecen a

continuación:

4.1. Utilizar rangos de celdas y referencias en fórmulas y funciones.

4.2. Resumir datos utilizando funciones.

4.3. Utilizar la lógica condicional en funciones.

4.4. Aplicar formato y modificar texto utilizando funciones.

Las fórmulas sencillas y las funciones más complejas nos ofrecen una forma de interpretar los datos

sin tratar, que se almacenan en un libro. También son una estructura útil para procesar información.

Puedes aumentar la coherencia y la fiabilidad de la información utilizando fórmula para calcular,

evaluar y expresar los datos.

Puedes calcular los datos de una hoja de cálculo basándote en otras áreas del libro y en otros libros.

Excel mantiene las relaciones de referencia al mover datos o modificar su estructura de

almacenamiento.

Éste capítulo está relacionado con las formas de hacer referencia a celdas y rangos de celdas tanto de

forma absoluta como relativa en fórmulas, y con la utilización de fórmulas para sumar y calcular el

promedio de valores de celdas y contar las celdas. También se relaciona con el procesamiento de los

datos que cumplen condiciones específicas y con la manipulación de texto al utilizar fórmulas.

4.1. UTILIZAR RANGOS DE CELDAS Y REFERENCIAS EN FÓRMULAS Y

FUNCIONES.

Hacer referencia a celdas y rangos de celdas en fórmulas Las fórmulas de una hoja de cálculo de Excel suelen incluir funciones creadas a partir de los valores

contenidos en una o más celdas de la hoja de cálculo (o en otra hoja de cálculo). La referencia que se

hace una fórmula al contenido de la celda de una hoja de cálculo puede ser relativa, absoluta o

mixta. Es importante entender la diferencia entre ellas y saber cuál utilizar al crear una fórmula.

Una referencia relativa a una celda tiene la forma A1. Al copiar o rellenar una fórmula desde la celda

original a otras celdas, una referencia relativa cambia para mantener la relación entre la celda que

contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Por ejemplo, al copiar una fórmula que hace

referencia a la celda A1 una fila hacia abajo se cambia la referencia A1 por A2; al copiar la fórmula

una columna a la derecha la referencia cambia de A1 a B1.

Una referencia absoluta tiene la forma $A$1; el signo dólar indica la referencia absoluta a la columna

A y una referencia absoluta a la fila 1. Al copiar o rellenar una fórmula de la celda original a otras

celdas, una referencia absoluta no cambia: independientemente de la relación con la celda a la que

haz referencia, la referencia permanece invariable (véase la figura 4.1.).

MOS EXCEL 2013

76 Una referencia mixta se refiere de forma absoluta a una columna o a una fila y de forma relativa, a

otra. La referencia mixta A$1 siempre se refiere a la fila 1 y $A1 siempre se refiere a la columna A.

Puedes hacer referencia a las celdas de otras hojas de cálculo dentro de un libro. Por ejemplo,

podrías tener una hoja de cálculo llamada Resumen que incluya los resultados basados en datos de

otras hojas de cálculo. Las referencias a las celdas de otras hojas de cálculo pueden ser relativas,

absolutas o mixtas.

Truco: Puedes hacer referencia a una hoja de cálculo por el nombre que aparece en su ficha.

También puedes hacer referencia a celdas de otros libros. Por ejemplo, podrías tener un informe que

recopile datos de libros enviados por varios directores regionales.

Figura 4.1. Fórmulas con referencias absolutas.

A la hora de hacer referencia a un libro situado en otra carpeta que no sea la del libro activo, escribe

la ruta al archivo junto con su nombre. Si la ruta incluye un carácter no alfabético (como la barra

invertida en C:\), incluye la ruta entre comillas sencillas.

Se puede hacer referencia al contenido de un rango de celdas adyacentes. Por ejemplo, podrías

utilizar una fórmula que devolviera el valor máximo de todas las celdas de una fila. Al hacer

referencia a un rango de celdas en una fórmula, las referencias a la celda pueden ser relativas,

absolutas o mixtas (véase la figura 4.2).

Para hacer una referencia relativa al contenido de una celda:

Escribe la letra de la columna seguida por el número de fila de esta forma: A1.

Para hacer referencia relativa al contenido rango de celdas:

Escribe la celda superior izquierda e inferior derecha del rango separados por dos puntos de

esta forma: A1:B3.

MOS EXCEL 2013

77

Figura 4.2. Referencia al rango de celdas en una fórmula.

Para insertar una referencia relativa a un rango de celdas en una fórmula:

1. Coloca el cursor del ratón en la ubicación de la fórmula en la que quieres insertar la

referencia al rango de celdas.

2. Arrastra para seleccionar el rango e insertar la referencia al rango de celdas.

Para hacer una referencia absoluta al contenido de una celda:

Escribe un signo de dólar antes de la letra de la columna y del número de fila de esta forma:

$A$1.

Para hacer una referencia absoluta al contenido de un rango de celdas.

Escribe el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha del rango

separados por dos puntos de esta forma: $A$1:$B$3.

Para hacer referencia a una celda en una hoja de cálculo distinta dentro del mismo libro:

Escribe el nombre de la hoja Y la referencia a la celda separados por signo de exclamación, de

esta forma: Datos!C2.

O bien:

1. Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que contiene la celda a la que quieres hacer

referencia.

2. Haz clic en la celda o selecciona el rango de celdas al que quieres hacer referencia y pulsa la

tecla Intro para introducir la referencia en la fórmula y volver a la hoja de cálculo original.

Para hacer referencia a una celda de otro libro:

Escribe el nombre del libro entre corchetes (si el libro está en la misma carpeta) seguido por

el nombre de la hoja de cálculo y la referencia a la celda, separados por un signo de

exclamación de esta forma: [Ventas.xslx]Datos!C2.

Si el libro está en una carpeta diferente, escribe en la ruta al libro, el nombre del libro entre

corchetes y el nombre de la hoja de cálculo; ponlo todo entre comillas sencillas. Después

Arrastra para seleccionar celdas

Barra de fórmulas.

Referencias a celdas con código de color.

MOS EXCEL 2013

78 escribe un signo de exclamación seguido por la referencia a la celda de esta forma:

=´C:\PROYECTOS\MOS2010\ArchivosExcel\[prueba.xlsx]Hoja1´!$A$1.

O bien:

1. Abre el libro que contiene la celda a la que quieres hacer referencia y cambia al libro en el

que quieres crear la fórmula.

2. Con el cursor activo en el lugar en el que quieres insertar la referencia, cambia al segundo

libro, haz clic en la hoja de cálculo que contiene la celda a la que quieres hacer referencia,

haz clic en la celda o selecciona el rango al que quieres hacer referencia y pulsa la tecla Intro.

Definir el orden de las operaciones. Una fórmula puede incluir varios tipos de cálculos. A no ser que especifique en otro orden de

precedencia, Excel evalúa el contenido de la fórmula y realiza los cálculos en este orden:

1. Operadores de referencia. Símbolos de dos puntos (:),espacio ( ) y punto y coma (;).

2. Negación. Símbolo de negación (-) en expresiones como -1.

3. Porcentaje. Símbolo de porcentaje (%).

4. Exponenciación. Símbolo para elevar a una potencia (^).

5. Multiplicación y división. Símbolos de multiplicación (*) y división (/).

6. Suma y resta. Símbolos más (+) y menos (-).

7. Combinación. Símbolo (&) que conecta dos cadenas de texto.

8. Comparación. Símbolos igual (=), menor que (<) y mayor que (>), y cualquier combinación de

esos.

Si varios cálculos de una fórmula tienen el mismo precedente, Excel los procesa de izquierda a

derecha.

Puedes cambiar este orden de procesamiento de los cálculos de una fórmula colocando los que

quieras realizar primero entre paréntesis. Si utilizas varios cálculos para obtener un valor en una

fórmula, también puedes realizarlos como una unidad antes de añadir el resultado a la fórmula

colocándolos entre paréntesis.

En la tabla 4.1 puedes ver el efecto del cambio de precedente dentro de una fórmula sencilla.

Tabla 4.1. Efectos al cambiar un precedente.

Fórmula Resultado

=1+2-3+4-5+6 5

=(1+2)-(3+4)-(5+6) -15

=1+(2-3)+4-(5+6) -7

Para cambiar el orden de los cálculos en una fórmula:

Coloca los cálculos que quieras realizar primero entre paréntesis.

Organiza los cálculos que tengan el mismo precedente en el orden que quieras que se

realicen de izquierda a derecha.

MOS EXCEL 2013

79 Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo4. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Crea un nuevo libro llamado MisReferencias y realiza las siguientes tareas en la Hoja1:

Escribe la fórmula =5 × 2 + 7 - 12 en la celda A1.

Copia la fórmula de la celda A1 a las celdas A2: A5. Modifica cada una de las fórmulas copiadas

añadiendo paréntesis en torno a diferentes grupos para ver el efecto.

Crea una fórmula en las celdas B2:T20 de la hoja de cálculo Ejercicios en el libro Excel_4-1a

para terminar la tabla de multiplicación de los números del 1 al 20 (reto: crea la tabla en seis

pasos o menos). Compara a las fórmulas de tu tabla de multiplicación con las de la hoja de

cálculo Resultados.

Calcula las ventas totales de cada período en las celdas B2:B5 en la hoja de cálculo Resumen del

libro Excel_4-1b haciendo referencia a las hojas de cálculo correspondientes.

Realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Ventas Por Categorías del libro Excel_4-1c:

Calcula las ventas totales de cada categoría en las celdas C95, C101 y C104 utilizando un rango

de celdas relativo.

Calcula el total de ventas para Cactus en la celda C86 utilizando una referencia absoluta.

MOS EXCEL 2013

80 4.2. RESUMIR DATOS UTILIZANDO FUNCIONES. Las fórmulas de Excel pueden estar formadas por valores que se escriben, valores a los que se hace

referencia (referencias a celdas, rangos con nombre, objetos con nombre), operadores matemáticos

y funciones que en última instancia estructuran y controlan la fórmula. Una función puede

considerarse un servicio proporcionado por Excel para llevar a cabo una tarea específica. Esta tarea

puede ser realizar una operación matemática, tomar una decisión basada en factores específicos o

realizar una acción en algún texto. Una función siempre se expresa con el nombre de la función

seguido por un conjunto de paréntesis, por ejemplo, SUMA (). En la mayoría de las funciones los

argumentos (variables) que están dentro de los paréntesis, le dicen a la función qué hacer o

identifican los valores para que la función trabaje. Un argumento puede ser un valor que se escribe,

una referencia a una celda o a un rango, un rango u objeto con nombre o incluso otra función. El

número y el tipo de argumentos varían dependiendo de la función que se utilice. Es importante

entender la sintaxis de las funciones más frecuentes y saber introducir correctamente sus

argumentos. Por suerte, no tienes que memorizarlos todos; Excel posee una función para completar

las fórmulas que te ayudará a seleccionar el nombre correcto de la función y escribir los argumentos

necesarios con la sintaxis correcta.

Seguramente la fórmula más utilizada en Excel (y puede que la más sencilla de entender) es la

función SUMA (). Esta función devuelve el valor total de un conjunto de números. En lugar de añadir

individualmente los valores de todas las celdas a un total, utiliza esta función para realizar esta tarea.

La tabla 4.2 que aparece a continuación describe el propósito de cada una de las funciones que

puedes utilizar para resumir datos de un conjunto de celdas y el tipo de argumentos que aceptan las

funciones.

Tabla 4.2. Funciones para resumir datos y sus argumentos.

Función Propósito Argumentos

SUMA () Devuelve el valor total de las celdas. Número1; Número2;…Número255

CONTAR() Devuelve el número de celdas que contienen valores

numéricos.

Valor1; Valor2;…Valor255

CONTARA() Devuelve el número de celdas que contienen algún

tipo de contenido (no están vacías).

Valor1; Valor2;…Valor255

PROMEDIO() Devuelve la media de los valores de las celdas. Número1; Número2;…Número255

MIN() Devuelve el conjunto mínimo dentro del conjunto. Número1; Número2;…Número255

MAX() Devuelve el valor máximo dentro del conjunto. Número1; Número2;…Número255

Truco: Los resultados de las funciones PROMEDIO (), CONTAR () Y SUMA () aparecen por defecto

en la Barra de estado al seleccionar varias celdas (contiguas o separadas) que contienen valores

numéricos. También puedes (opcionalmente) ver los valores de CONTAR (), MÁX () y MÁX ().

Cada una de estas funciones podrá tener hasta 255 argumentos, ya sean números o valores, de la

siguiente forma:

MOS EXCEL 2013

81 Un argumento que se especifica como un número puede ser un número que se escribe

directamente en la fórmula, una representación en texto (un número entre comillas), una

referencia a una celda o a un rango, o una referencia con nombre. La función ignora

cualquier celda que contenga texto que no pueda convertirse en un número, que esté vacía o

que contenga un error.

Un argumento que se especifica como un valor puede ser cualquier tipo de valor. Por

ejemplo, la función CONTAR () evalúa cualquier tipo de valor y devuelve el recuento sólo de

aquellos que identifica como números, mientras que la función CONTARA () evalúa

cualquier tipo de valor y devuelve el recuento de todos aquellos que no estén en blanco.

Puedes escribir argumentos directamente en la estructura de la fórmula, a través del cuadro de

diálogo de la interfaz, haciendo clic en las celdas para seleccionarlas o arrastrando para seleccionar

rangos (véase la figura 4.3).

Figura 4.3. Cuadro de diálogo Argumentos de función.

Para sumar valores:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula (es posible incluir hasta 255

números que pueden tener la forma de referencias a celdas o números específicos):

= SUMA (número1; (número2); (número3);…)

Haz clic en la flecha del botón Autosuma (no en el botón) situado en el grupo Biblioteca de

funciones de la ficha Fórmulas y selecciona Suma. Selecciona o escribe los argumentos

numéricos que vas a sumar y pulsa la tecla Intro.

Haz clic en el botón Autosuma (no en la flecha) situado en el grupo Biblioteca de funciones

y pulsa la tecla Intro para aceptar el rango lógico de valores seleccionados por Excel (el rango

que está inmediatamente por encima o a la izquierda de la celda activa).

Haz clic en el botón Autosuma. Haz clic o arrastra para seleccionar los valores de entrada

(pulsa y mantén pulsada la tecla Control para seleccionar varias celdas o rangos) y pulsa la

tecla Intro.

O bien:

1. Haz clic en el botón Matemáticas y trigonométricas situado en el grupo Biblioteca de

funciones de la ficha Fórmulas y selecciona SUMA.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer número en Número 1.

Escribe o selecciona números adicionales (hasta un total de 255 argumentos) en Número 2 y

en los campos siguientes.

Para contar celdas que contengan valores numéricos:

MOS EXCEL 2013

82 Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas (hasta 255 referencias a

celdas o rango de datos):

= CONTAR (valor1; (valor2); (valor3);…)

Haz clic en la flecha del botón Autosuma situado en el grupo Biblioteca de funciones y

selecciona Contar números. Selecciona o escribe el nombre de las celdas que vayas a contar

y pulsa la tecla Intro.

O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones y selecciona

Estadísticas > CONTAR.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer rango de datos en Valor 1.

Escribe o selecciona rangos de datos adicionales (hasta un total de 255 argumentos) en Valor

2 y en los campos siguientes.

Para contar celdas que no están vacías:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas (hasta 255 referencias a

celdas o rangos de datos):

=CONTARA (valor1; (valor2); (valor3);…).

O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones y selecciona

Estadísticas> CONTARA.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer rango de datos en Valor 1.

Escribe o selecciona rangos de datos adicionales (hasta un total de 255 argumentos) en Valor

2 y en los campos siguientes.

Para calcular la media en un rango de datos:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas (hasta 255 referencias a

celdas por rangos de datos):

= PROMEDIO (número1; (número2); (número3);…).

Haz clic en la flecha del botón Autosuma situado en el grupo Biblioteca de funciones y

selecciona Promedio. Selecciona o escribe las celdas con las que quieres hacer la media y

pulsa la tecla Intro.

O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones y selecciona

Estadísticas> promedio.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer rango de datos en Número 1.

Escribe o selecciona rangos de datos adicionales en Número 2 y en los campos siguientes

(hasta un total de 255 argumentos).

Para devolver el valor más bajo en un rango de datos:

MOS EXCEL 2013

83 Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula (hasta 255 referencias a

celdas o rangos de datos):

= MÁX (Número uno; (Número dos); (Número tres);…).

Haz clic en la flecha del botón Autosuma situado en el grupo Biblioteca de funciones y

selecciona MÁX. Selecciona o escribe el nombre de las celdas que vas a evaluar y pulsa la

tecla Intro.

O bien:

3. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones y selecciona

Estadísticas> MÁX.

4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer rango de datos en Número 1.

Escribe o selecciona rangos de datos adicionales (hasta un total de 255 argumentos) en

Número 2 y los campos siguientes.

Para devolver el valor más Alto en un rango de datos:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula (hasta 255 referencias a

celdas o rangos de datos):

= MÁX (Número1; (Número2); (Número3);…).

Haz clic en la flecha del botón Autosuma situado en el grupo Biblioteca de funciones y

selecciona MÁX. Selecciona o escribe el nombre de las celdas que vas a evaluar y pulsa la

tecla Intro.

O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones y selecciona

Estadísticas> MÁX.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el primer rango de datos en Número 1.

Escribe o selecciona rangos de datos adicionales (hasta un total de 255 argumentos) en

Número 2 y los campos siguientes.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo4. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo resumen del libro Excel_4 -2a:

Crea una fórmula en la celda B18 que devuelva el número de celdas que no están vacías en el

rango Período.

Crea una fórmula en la celda C18 que devuelva el valor medio del rango Ventas.

Crea una fórmula en la celda D5 que devuelva el valor más bajo de Ventas para el período

Otoño.

Realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Ventas por Estado del libro Excel_4-2b:

Crea Subtotales para el número de ventas primero por Período y después por Estado.

Encuentra las ventas medias por Período y después por Estado.

Encuentra los valores máximos y mínimos por Período y después por Estado.

MOS EXCEL 2013

84 4.3. UTILIZAR LA LÓGICA CONDICIONAL EN FUNCIONES. Puedes utilizar una fórmula para visualizar resultados específicos cuando se cumplen determinadas

funciones. Para saberlo crea una fórmula que utilice la lógica condicional; en concreto, la función SI

() o una de sus variantes aparecen en la tabla 4.3.

Tabla 4.3. Función SI () y sus variante.

Función Descripción

SUMAR.SI () Devuelve la suma de valores de un rango que cumple uno o más

criterios. SUMAR.SI.CONJUNTO ()

CONTAR.SI () Devuelve el número de celdas de un rango que cumple uno o más

criterios. CONTAR.SI.CONJUNTO ()

PROMEDIO.SI () Devuelve la media de los valore de un rango que cumple uno o más

criterios. PROMEDIO.SI.CONJUNTO ()

Una fórmula que utiliza la lógica condicional evalúa una condición específica y devuelve uno o dos

resultados basándose en si la prueba lógica se evalúa como verdadera o falsa.

La sintaxis correcta para la función SI () es la siguiente:

=SÍ (prueba_lógica; (valor_si_verdadero); (valor_si_falso)).

Truco: la función SI () de Excel es equivalente a la función IF…THEN…ELSE en un programa

informático.

La prueba lógica y los resultados pueden incluir cadenas de texto o cálculos. Es necesario poner las

cadenas de texto entre comillas dentro de una fórmula, pero no los valores numéricos y los cálculos.

La sintaxis para la función SUMAR. Si () es:

SUMAR. Si (rango; criterio; [rango_suma])

La sintaxis para la función CONTAR. Si () es (véase la figura 4.4):

CONTAR. Si (rango; criterio)

Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve el número de estudiantes que están en quinto curso

dentro de una tabla:

=CONTAR.SÍ (Chicas [[#Todos]; [Curso]], "5")

La sintaxis para la función PROMEDIO. SI () es:

PROMEDIO.SI (rango; criterio; [rango_promedio]).

MOS EXCEL 2013

85 El criterio es una condición en forma de un número, expresión o texto que define qué celdas se

incluyen en los cálculos.

Figura 4.4. Función CONTAR.SI

Truco: Puedes anidar varias funciones para que Excel evalúe distintas condiciones antes de devolver

un resultado. Puedes añadir pruebas lógicas a una fórmula condicional utilizando las funciones Y (),

O () Y NO ().

Truco: Las funciones anidadas, las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO(), CONTAR.SI.CONJUNTO() y

PROMEDIO.SI.CONJUNTO() y los formatos condicionales personalizados son parte de los objetivos

para los exámenes de Microsoft Office Specialist Exams 77 -427 y 77 -428 (Microsoft Excel Expert).

Para sumar valores en un rango de datos que cumple una condición:

Escribe la siguiente fórmula en la célula o a la Barra de fórmulas, en la cual rango es el

rango de datos que vas a evaluar, criterio es la condición que define las celdas que se van a

sumar y rango_suma es el rango de datos dentro del cual se suman las celdas:

= SUMAR. SI (rango; criterio; [rango_suma])

O bien:

1. Haz clic en el botón Matemáticas y trigonométricas situado en el grupo Biblioteca de

funciones de la ficha Fórmulas y selecciona SUMAR.SÍ.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después hacer clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el rango de datos que vas a evaluar en Rango.

Escribe en Criterio la condición en forma de número, expresión o texto que defina las celdas

que se van a sumar.

Escribe o selecciona el rango de datos dentro del cual vas a sumar los valores en

Rango_Suma. Si se deja en blanco, la fórmula suma de las celdas dentro del rango de datos

especificado en Rango.

Para contar celdas en un rango de datos que cumpla una condición:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas, en la cual Rango es el rango de

datos que se va a evaluar, y contar y Criterio es la condición que define las celdas que se van a

contar:

=CONTAR.SÍ (rango; criterio)

MOS EXCEL 2013

86 O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha

Fórmulas y selecciona Estadísticas> CONTAR. SI.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el rango de datos que vas a evaluar en Rango.

Escribe en Criterio de la condición en forma de número, expresión o texto que defina las

celdas que se van a contar.

Para calcular el promedio de valores en un rango de datos que cumplen una condición:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas, en la cual rango es el

rango de datos que vas a evaluar, criterio es la condición que define en qué celdas se va a

calcular el promedio y rango_promedio es el rango de datos dentro del cual se va a calcular el

promedio de las celdas:

=PROMEDIO.SI (rango; criterio;[rango_promedio])

O bien:

1. Haz clic en el botón Más funciones situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha

Fórmulas y selecciona Estadísticas> PROMEDIO. SI.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el rango de datos que vas a evaluar en Rango.

Escribe en Criterio de la condición en forma de número, expresión o texto que defina las

celdas en la que se va a calcular el promedio.

Escribe o selecciona el rango de datos dentro del cual quieres calcular el promedio de valores

en Rango_promedio.

Ejercicios.

El archivo necesario para realizar estos ejercicios está situado en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo4. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Realizar las siguientes tareas en la hoja de cálculo gastos del libro Excel_4 -3:

Utiliza la función Y () en la celda C25 para determinar si el total de Ocio es inferior a €200.00

y el total de Varios es inferior a €100.00.

Utiliza la función O () en la celda C26 para determinar si el total de Ocio es superior a

€200.00 y el total de Varios es superior a €100.00.

Utiliza la función SI () en la celda C27 para que aparezca el texto “Gastos correctos" si la

función de la celda C25 se evalúa como verdadera y "Gastos demasiado elevados" se evalúa

como falsa.

Utiliza la función SI () en la celda C28 para visualizar el texto "Gastos correctos" si la función

en C26 se evalúa como no verdadera y "Gastos demasiado elevados" si se evalúa como no

falsa.

Añade 60.00 a la columna Ocio o a Varios para comprobar su funcionamiento.

MOS EXCEL 2013

87 4.4. APLICAR FORMATO Y MODIFICAR TEXTO UTILIZANDO

FUNCIONES. Puedes utilizar la fórmula que aparece en la tabla 4.4 para ver el texto de una celda:

Tabla 4.4. Funciones para ver el texto de una celda.

Función Descripción

IZQUIERDA () Devuelve el carácter o los caracteres que están más a la izquierda en una cadena de texto.

EXTRAE () Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto empezando en la posición

que especifique.

DERECHA () Devuelve el carácter o los caracteres que están más a la derecha en una cadena de texto.

ESPACIOS () Elimina todos los espacios del texto, excepto los espacios entre las palabras.

MAYUSC () Convertir el texto en Mayúsculas.

MINUSC () Convertir el texto en Minúsculas.

CONCATENAR () Combina hasta 255 componentes de texto en una cadena.

Las funciones IZQUIERDA (), EXTRAE () y DERECHA () cuentan cada carácter en una cadena de

texto especificado. Las funciones IZQUIERDA () y DERECHA () tienen los siguientes argumentos:

Texto (obligatorio). La cadena de texto que va a ser evaluada por la fórmula.

Núm_de_caracteres (opcional). Número de caracteres que van a devolverse. Si no se

especifica, la función devuelve un carácter.

La sintaxis para las funciones IZQUIERDA () y DERECHA () es:

IZQUIERDA (texto; [núm_de_caracteres])

DERECHA ((texto; [núm_de_caracteres])

Por ejemplo, la fórmula

= IZQUIERDA (Estudiantes [@[Apellidos]]; 1)

Devuelve las primeras letras del nombre del apellido de un estudiante.

La función EXTRAE () tiene los siguientes argumentos:

Texto (obligatorio). La cadena de texto que va a ser evaluada por la fórmula.

Posición_inicial (obligatorio). La posición (desde la izquierda) del primer carácter que se va a

estar. Si posición_inicial es mayor que el número de caracteres de la cadena de texto, la

función devuelve una cadena vacía.

Número_de_caracteres (obligatorio). El número de caracteres que van a devolverse. Si no se

especifica, la función devuelve un carácter.

La sintaxis de la función EXTRAE () es (véase la figura 4.5):

MOS EXCEL 2013

88 EXTRAE (texto; posición_inicial; número_de_caracteres)

La función EXTRAE () devuelve caracteres seleccionados en una cadena de texto.

Figura 4.5. Función EXTRAE ().

Las funciones ESPACIOS (), MAYÚSC () y MINÚSC () tienen cada una un argumento: la cadena de

texto que va a procesarse. La sintaxis de estas funciones es:

ESPACIOS (texto)

MAYÚSC (texto)

MINÚSC (texto)

La función CONCATENAR () puede ser muy útil: combina el contenido existente en las celdas con el

contenido que estribas en la fórmula. Su sintaxis es:

CONCATENAR (texto1; [texto2],…)

Por ejemplo, esta fórmula devuelve un resultado como Smith, John: Curso 5.

= CONCATENAR (Tabla1 [@[Apellido]], “, ", Tabla1 [@[Nombre]]; "; Curso", Tabla1 (@Curso))

Truco: Puedes utilizar el operador (&) para realizar el mismo proceso que la función CONCATENAR

(). Por ejemplo, en =A1&B1 devuelve el mismo valor que = CONCATENAR (A1, B1). La función de

relleno rápido realiza un trabajo similar.

Nota: Utilizar fórmulas para aplicar formato a celdas es parte del objetivo de los exámenes Microsoft

Office Specialist 77 -427 Y 77 -428 (Microsoft Excel Expert).

Para devolver uno o más caracteres situados a la izquierda de una cadena de texto:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o a la Barra de fórmulas, en la cual texto es el texto

de origen y número_de_caracteres es el número de caracteres que van a devolverse:

= IZQUIERDA (texto; [número_de_caracteres])

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas

y selecciona IZQUIERDA.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

MOS EXCEL 2013

89 Escribe o selecciona el texto de origen en Texto.

Escribe en número de caracteres que van a devolverse en el campo

Número_de_caracteres.

Para devolver uno o más caracteres desde el centro de una cadena de texto:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula, en la cual texto es el texto

de origen, posición_inicial es el carácter desde el cual se van a empezar a devolver caracteres

y número_de_caracteres es el número de caracteres que van a devolverse.

= EXTRAE (texto; posición_inicial; número_de_caracteres)

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca De Funciones de la ficha

Fórmulas y selecciona EXTRAE.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el texto de origen en Texto.

Escribe el carácter con el que vas a empezar el retorno de caracteres en Posición_inicial.

Escribe el número de caracteres que van a devolverse en Número_de_caracteres.

Para devolver uno o más caracteres desde el extremo derecho de una cadena de texto:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas, en la cual texto es el

texto de origen y número_de_caracteres es el número de caracteres que van a devolverse:

= DERECHA (texto; [número_de_caracteres])

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas

y selecciona DERECHA.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar):

Escribe o selecciona el texto de origen en Texto.

Escribe el número de caracteres que va a devolverse en Núm_de_caracteres.

Para compartir varios espacios de una cadena de texto en espacios sencillos:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula, en la cual texto es el texto

de origen:

= ESPACIOS (texto)

O bien:

3. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas

y selecciona ESPACIOS.

4. Escribe o selecciona el texto de origen en el cual vas a eliminar los espacios en el cuadro de

diálogo Argumentos de función y luego haz clic en Aceptar.

Para convertir una cadena de texto en mayúsculas:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas, en la cual texto es el origen del

texto:

MOS EXCEL 2013

90 =MAYÚSC (texto).

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmula y

selecciona MAYÚSC.

2. Escribe o selecciona el texto de origen que vas a convertir en Mayúsculas en el cuadro de

diálogo Argumentos de función y haz clic en Aceptar.

Para convertir una cadena de texto en minúsculas:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas, en la cual texto es el

texto de origen:

=MINÚSC (texto).

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmula y

selecciona MINÚSC.

2. Escribe o selecciona el texto de origen que vas a convertir a minúsculas en el cuadro de

diálogo Argumentos de función y haz clic en Aceptar.

Para unir varias cadenas de texto en una celda:

Escribe la siguiente fórmula en la celda o en la Barra de fórmula (hasta 255 cadenas de

texto que pueden tener la forma de referencias a una celda o texto específico entre

comillas):

=CONCATENAR (texto 1; [texto 2]; [texto 3];…).

O bien:

1. Haz clic en el botón Texto situado en el grupo Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas

y selecciona CONCATENAR.

2. En el cuadro de diálogo Argumentos de función (después haz clic en Aceptar).

Escribe o selecciona el primer origen de texto en Texto 1.

Escribe la fuente de texto adicional en Texto 2 y en los campos siguientes.

Ejercicios

El archivo necesario para realizar los beneficios está situado en la carpeta MOSExcel2013\Objetivo4.

Guarda los resultados de los ejercicios a la misma carpeta.

Abre el Libro de Excel_4 -4 y realiza las siguientes tareas en la hoja de cálculo Lista libros:

Inserta la primera letra del apellido del autor en la columna Archivo Por.

Inserta el prefijo del autor en la columna Localizador.

Utiliza la función CONCATENAR () en la columna Biografía para insertar texto con la forma:

Joan Lambert is la autora de Microsoft Word 2013 Step by Step, que fue publicado por

Microsoft Press en 2013. (Incluyendo el mundo)

MOS EXCEL 2013

91

MOS EXCEL 2013

92 5. Crear gráficos y objetos.

Las técnicas que se tratan en esta sección están relacionadas con la creación de gráficos y objetos. En

concreto, este conjunto de técnicas se asocian con los siguientes objetivos:

5.1. Crear gráficos.

5.2. Aplicar formato a gráficos.

5.3. Insertar de aplicar formato a objetos.

Es posible almacenar muchos datos en un libro de Excel y, cuando quieras presentar esos datos a

otras personas, puedes añadir información adicional para ayudarles a interpretarlos. En el capítulo 2

vimos métodos para interpretar los datos de forma visual dentro del contexto de un rango de datos o

de una tabla. Puedes llevar esta interpretación un paso más allá presentando los datos en forma de

gráfico. Con Excel 2013 puedes crear muchos tipos de gráficos a partir de los datos almacenados en

una o más hojas de cálculo. Para simplificar el proceso de selección de un gráfico, la herramienta

Análisis rápido recomienda los que son más apropiados para los datos con que estás trabajando.

Para ayudar a otros usuarios a interpretar los datos del gráfico, puedes incluir elementos

identificadores, como títulos, leyendas y marcadores de datos.

En el capítulo 1 vimos métodos para insertar gráficos en los encabezados de una hoja de cálculo y

como fondo. También es posible mejorar la información de una hoja de cálculo incluyendo imágenes

directamente en esa (como el logotipo de una empresa), añadiendo texto y gráficos con diagramas

SmartArt, e introduciendo texto independientemente de la hoja de cálculo o dentro de cuadros de

texto.

Éste capítulo está relacionado con las distintas maneras de presentar datos en forma de gráficos y

con la mejora de las hojas de cálculo mediante la inclusión de imágenes, diagramas y cuadros del

texto.

5.1. CREAR GRÁFICOS. Los gráficos se crean dibujando puntos de datos en un eje de dos o tres dimensiones, lo cual ayuda a

analizar los datos y, por tanto, son un componente frecuente de ciertos tipos de libros. Presentar

datos en forma de gráfico hace que sea fácil identificar tendencias y relaciones que podrían no ser

obvias en los propios datos.

Existen distintos tipos de gráficos para diferentes tipos de datos. La tabla 5.1 que aparece a

continuación muestra el tipo de gráficos disponibles y los datos que son útiles para crearlos.

Tabla 5.1. Tipos de gráficos.

Tipos de gráficos Normalmente se utiliza para mostrar.

Área. Varias series de datos en forma de capas acumuladas que muestran el cambio en el tiempo.

Barra. Valoraciones de valor en el tiempo o valores comparativos de varios elementos en un único punto de

tiempo.

Burbuja Correlaciones entre tres o más elementos independientes.

MOS EXCEL 2013

93 Columna Variaciones de valor en el tiempo o comparaciones.

Anillos Porcentajes asignados a diferentes componentes de más de un elemento.

Línea Varias tendencias de datos en intervalos de tiempo distribuidos uniformemente.

Circular Porcentajes asignados a diferentes componentes de un único elemento (que no sea negativo, que no

sea cero, que no tenga más de siete valores).

Radial Porcentajes asignados a diferentes componentes de un elemento que irradian desde un punto

central.

Cotizaciones Bolsa o una actividad similar.

Superficie Tendencias de valores en dos dimensiones diferentes y en una curva continua, como un mapa

topográfico.

X Y ( Dispersión) Correlaciones entre elementos independientes.

También puedes crear gráficos combinados que superpongan diferentes tipos de gráficos en un

espacio.

Para presentar datos en forma de gráfico lo único que tienes que hacer es seleccionar los datos y

especificar el tipo de gráfico. Puedes seleccionar cualquier tipo de gráfico en el grupo Gráficos de la

ficha Insertar. También encontrarás las recomendaciones basadas en el contenido seleccionado, ya

sea en la página Gráficos de la herramienta Análisis rápido (véase la figura 5.1) o en la página

Gráficos recomendados del cuadro de diálogo Insertar gráficos.

Figura 5.1. Herramienta Análisis rápido.

Truco: La herramienta Análisis rápido proporciona acceso a opciones del formato que se

corresponden con los datos seleccionados en ese momento. Desde las distintas secciones de esta

herramienta puedes aplicar formato condicional, realizar operaciones matemáticas, crear tablas y

tablas dinámicas, e insertar minigráficos. Al igual que la barra de herramientas en miniatura, el menú

de Opciones de pegado y otras herramientas que dependen del contexto, la herramienta Análisis

rápido hace que toda la funcionalidad existente esté disponible en una ubicación central. La razón

por la que esta herramienta es mucho más que una barra de herramientas o un menú es que sus

opciones (por ejemplo, los gráficos en la sección Gráficos) se seleccionan si son adecuadas para los

datos actuales.

Si el tipo de gráfico seleccionado inicialmente no muestra los datos de la forma esperada puedes

cambiarlo en cualquier momento. La mayoría de los gráficos tienen variaciones en dos y tres

dimensiones, y puedes personalizar el aspecto de la variación (véase la figura 5.2).

MOS EXCEL 2013

94

Figura 5.2. Cuadro de diálogo Insertar gráfico.

Antes de seleccionar los datos que quieres presentar en un gráfico asegúrate de que están

correctamente configurados para el tipo de gráfico que vas a crear. Por ejemplo, un gráfico circular

sólo puede mostrar una serie de datos. Selecciona sólo los datos que quieres que aparezcan en el

gráfico. Si los datos no están en un rango continuo de filas o columnas, puedes reorganizarlos o

mantener pulsada la tecla Control mientras seleccionas rangos no continuos.

Un gráfico esta enlazado con los datos de su hoja de cálculo, por lo que cualquier cambio que realices

en los datos se refleja inmediatamente en el gráfico. Si quieres añadir o eliminar valores en una serie

de datos, o añadir o eliminar una serie entera tendrás que aumentar o disminuir el rango de datos en

la hoja de cálculo (véase la figura 5.3).

Algunas veces un gráfico no tiene los resultados esperados porque las series de datos están situadas

en el eje equivocado, es decir, Excel está trazando los datos por fila cuando debería hacerlo por

columna, o viceversa. Puedes cambiar rápidamente entre filas y columnas para conseguir el efecto

deseado. Para ver el procesamiento interno de Excel abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen

de datos, en el que puedes controlar exactamente qué se coloca en cada eje (véase la figura 5.4).

Figura 5.3. Modificar el rango de datos para modificar el gráfico.

MOS EXCEL 2013

95

Figura 5.4. Cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Nota: Practica situando los mismos datos de distintas formas hasta que comprendas los efectos que

se producen al colocar los datos por fila o por columna.

Para presentar los datos seleccionados como un gráfico en una hoja de cálculo:

Haz clic en un tipo de gráfico general en el grupo Gráficos de la ficha Insertar y en el gráfico

específico que vas a crear.

Truco: Al pasar el cursor del ratón por un gráfico del menú aparece una previsualización en directo

de los datos seleccionados con la forma de este tipo de gráfico.

Haz clic en el botón Gráficos recomendados situado en el grupo Gráficos de la ficha

Insertar. Realiza una previsualización de los gráficos recomendados haciendo clic en la

miniatura del panel izquierdo. Seleccionan tipo de gráfico y haz clic en Aceptar.

Haz clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la

selección, selecciona Gráficos y el tipo de gráfico que vas a crear.

Para cambiar el tipo de gráfico seleccionado:

1. Haz clic en el botón Cambiar el tipo de gráfico situado en el grupo Tipo de la ficha Diseño.

2. Haz clic en un nuevo tipo y subtipo, y en Aceptar en el cuadro de diálogo Cambiar tipo de

gráfico.

Para modificar los puntos de datos de un gráfico:

Cambia los valores en la hoja de cálculo enlazada de Excel.

Para cambiar el rango de los datos en un gráfico seleccionado:

Arrastra los controladores de esquina de la hoja de cálculo enlazada de Excel hasta que

incluyan la serie que quieres representar.

O bien:

1. Haz clic en el botón Seleccionar datos, situado en el grupo Datos de la ficha Diseño.

O bien:

Haz clic en el botón derecho del ratón en el borde de gráfico o en el área de datos y

selecciona la acción Seleccionar datos

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (después haz clic en Aceptar):

MOS EXCEL 2013

96 Haz clic en el icono en forma de hoja de cálculo situado en el extremo derecho del Rango de

datos del gráfico y arrastra para seleccionar todo el rango de datos que quieres tener

disponible.

Selecciona las casillas de verificación de las filas y columnas de datos que quieres incluir en

Entradas de las leyenda (series) y Etiquetas del eje horizontal (categoría).

Para incluir series de datos adicionales en un gráfico seleccionado:

1. Haz clic en el botón Seleccionar datos, situado en el grupo Datos de la ficha Diseño.

O bien:

Haz clic con el botón derecho del ratón en el borde del gráfico o en el área de datos y

selecciona la opción Seleccionar datos.

2. Haz clic en el botón Agregar situado en la parte superior de Entradas de leyenda (Series)

en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

3. Escribe o selecciona series adicionales en el cuadro de diálogo Modificar series y haz clic en

Aceptar.

4. Haz clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Para cambiar la visualización de una serie de datos en un gráfico intercambiando el eje de series y el

de categorías:

Haz clic en el botón Cambiar entre filas y columnas situado en el grupo Datos de la ficha

Diseño.

O bien:

1. Haz clic en el botón Seleccionar datos, situado en el grupo Datos de la ficha Diseño.

O bien:

Haz clic en el botón derecho del ratón en el borde del gráfico o en el área de datos y

selecciona la opción Seleccionar datos.

2. Haz clic en el botón Cambiar fila/columna y en Aceptar en el cuadro de diálogo Seleccionar

origen de datos.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSexcel2013\Objetivos5. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Utiliza los datos de la hoja de cálculo Seattle en el libro Excel_5-1a para crear un gráfico

circular sencillo.

Presenta los datos de la hoja de cálculo Ventas en el libro Excel_5 -1b como un gráfico de

columnas sencillo de dos dimensiones.

Cambia el número de ventas de Octubre en la categoría Flores 888.25 en la hoja de cálculo

Ventas del libro Excel_5 -1c. Después añade al gráfico la serie de datos Noviembre y cambia

la forma de representación para comparar las ventas de los dos meses.

MOS EXCEL 2013

97

MOS EXCEL 2013

98 5.2. APLICAR FORMATO A GRÁFICOS. Un gráfico incluye muchos elementos; algunos son obligatorios y otros, opcionales. El contenido del

gráfico puede identificarse con un título y cada serie de datos se representa con un color único. Las

leyendas que definen los colores se crean de forma predeterminada, pero son opcionales. Cada

punto de datos se representa en el gráfico con un marcador de datos y también puede representarse

con una etiqueta de datos que especifica el valor de ese punto de datos. Los datos se representan en

un eje X (o eje de categorías) y en un eje Y (eje de valores). Los gráficos en tres dimensiones también

tienen un eje Z (o eje de series). Los ejes también pueden tener títulos, y las cuadrículas indican de

forma más precisa, sus medidas.

Para aumentar la utilidad o el atractivo de un gráfico puedes añadirle diferentes elementos y

configurar cada uno de forma independiente. También es posible configurar el área de trazado (el

área definida por los ejes) y el área del gráfico (todo el objeto del gráfico). Puedes mover la mayoría

de los elementos del gráfico y aplicarles formato, añadirlos o eliminarlos fácilmente (véase la figura

5.5).

Truco: Las etiquetas de datos pueden llegar a abarrotar los gráficos más sencillos. Si tienes que

presentar los datos de un gráfico en una hoja distinta, utiliza en su lugar una tabla de datos.

Figura 5.5. Se pueden modificar todos los elementos de un gráfico.

Puedes añadir y eliminar elementos de un gráfico en el panel Elementos de gráfico o en la ficha

Diseño (véase la figura 5.6).

Figura 5.6. Panel Elementos de gráfico.

Nota: Puedes diseñar los elementos de un gráfico de muchas formas distintas, pero no vamos a

verlas todas en este libro. Además de elegir distintas opciones, puedes abrir el cuadro de diálogo de

Título del eje. Cuadrícula Título del gráfico. Etiquetas de datos Leyenda.

MOS EXCEL 2013

99 formato para cada tipo de elementos. Asegúrate de que estás familiarizado con los elementos del

gráfico y cómo utilizarlos para mejorarlo.

Por defecto, Excel crea los gráficos en la misma hoja de cálculo que los datos de origen. Puedes

mover un gráfico en la hoja de cálculo o cambiar el tamaño arrastrando el gráfico o sus

controladores, o especificando su posición o sus dimensiones precisas. Si prefieres que el gráfico

tenga su propia hoja, muévelo a otra hoja del libro o a una hoja específica para gráficos (véase la

figura 5.7).

Figura 5.7. Cuadro de diálogo Mover gráfico.

Puedes aplicar combinaciones predeterminadas de diseños y estilos para dar formato rápidamente a

un gráfico. También es posible aplicar un estilo de forma al área de un gráfico para resaltarlo (véase

la figura 5.8).

Figura 5.8. Estilo de forma de área.

Para visualizar y ocultar elementos de un gráfico:

Haz clic en el gráfico y en el botón Elementos del gráfico (el signo más) que aparece en la

esquina superior derecha del mismo. Selecciona la casilla de verificación de los elementos

que quieres visualizar y anula la selección de los que quieres ocultar.

Haz clic en el botón Agregar elementos gráficos situado en el grupo Diseño de gráficos de

la ficha Diseño, selecciona el tipo de elemento y el elemento específico que quieres mostrar

u ocultar.

Haz clic en el botón Diseño rápido situado en el grupo Diseños de gráfico de la ficha

Diseño y selecciona la combinación de elementos que quieres visualizar.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

Selecciona el gráfico y arrastra los controladores de tamaño.

Escribe las dimensiones en los campos Alto de forma y Ancho de forma situados en el

grupo Tamaño de la ficha Formato.

Haz clic en el lanzador del grupo Tamaño en la ficha Formato y escribe las dimensiones Alto

y Ancho o los porcentajes Ajustar alto y Ajustar ancho en la sección Tamaño del panel

Formato del área del gráfico.

Para mover un gráfico seleccionado:

MOS EXCEL 2013

100 Arrastra el gráfico a otra ubicación en la hoja de cálculo.

O bien:

1. Haz clic en el botón Mover gráfico situado en el grupo Ubicación de la ficha Diseño.

2. Selecciona una ubicación en el cuadro de diálogo Mover gráfico y haz clic en Aceptar.

Para cambiar el diseño de un gráfico seleccionado:

Haz clic en el botón Cambiar tipo de gráfico situado en el grupo Tipo de la ficha Diseño y

selecciona un diseño.

Para aplicar un estilo a un gráfico seleccionado:

Haz clic en un estilo en la galería Estilos de diseño en la ficha Diseño.

Haz clic en el botón Estilos de gráfico (tiene forma de un pincel) que aparece en la esquina

superior derecha del gráfico. En la página Estilo selecciona un tipo de estilo.

Para aplicar un estilo de forma a un gráfico seleccionado:

Haz clic en un estilo en la galería Estilos de forma de la ficha Formato.

Para cambiar el esquema de color de un gráfico seleccionado:

Haz clic en el botón Cambiar colores, situado en el grupo Estilos de diseño de la ficha

Diseño y selecciona un esquema de color.

Haz clic en el botón Estilos de gráfico que aparece en la esquina superior derecha del gráfico

y selecciona un esquema de color en la página Color.

Aplica un tema diferente a la hoja de cálculo.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar esta tarea se encuentran situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo5. Guarda los resultados en la misma carpeta.

Convierte el gráfico circular en un gráfico de columna agrupada 3D en la hoja de cálculo

Ventas del libro Excel_5 -2a. Después aplica Diseño 1, Estilo 7 Y Efecto sutil -Verde

Oliva, Énfasis 3.

Aumenta el tamaño del gráfico hasta que ocupe las celdas A1:L23 en la hoja de cálculo

Ventas del libro Excel_5 –2b.

Añade el título Informe de calidad del aire a gráfico de la hoja de cálculo Seattle del libro

Excel_5 -2c. Después añade etiquetas de datos que muestren el porcentaje del total que

representa cada marcador de datos. Asegúrate de que los porcentajes se expresan como

números enteros sin decimales.

MOS EXCEL 2013

101 5.3. INSERTAR OBJETOS Y DARLES FORMATO.

En una presentación de datos puedes incluir casi todos los elementos gráficos disponibles en

Microsoft Word y PowerPoint, aunque estos elementos normalmente no se asocian con el

almacenamiento de datos en los libros de Excel. Esto puede ser muy útil al crear páginas de resumen

o cuando un libro es una fuente de información independiente para el contenido del texto y para los

datos.

Truco: Utiliza en Excel los mismos métodos que en otros programas de Microsoft Office para insertar

objetos gráficos y aplicarles formato. Un usuario experimentado de Excel seguramente estará

familiarizado con los métodos para insertar, crear y configurar objetos gráficos en otros programas.

Añadir imágenes a una hoja de cálculo.

El método más sencillo para mejorar el contenido de un libro estándar es añadir una imagen: el

logotipo de la empresa, la imagen de un producto o una imagen que representa el concepto que

quieres transmitir. Después de insertar una imagen en un documento puedes modificarla de muchas

formas. Por ejemplo, puedes recortarla o cambiarle el tamaño, modificarle el brillo y el contraste,

cambiarle el color, aplicar efectos artísticos y comprimirla para reducir el tamaño del documento que

lo contiene. Puedes aplicar un amplio rango de estilos predeterminados a una imagen para cambiar

su forma y orientación, además de añadir bordes y efectos.

Para insertar una imagen en una hoja de cálculo:

1. Haz clic en el botón Imágenes situado en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

2. Selecciona un archivo en el cuadro de diálogo Insertar imagen. Aquí tienes varias opciones:

Haz clic en el botón Insertar para Insertar la imagen en la hoja de cálculo.

Selecciona Vincular al archivo en la lista del botón Insertar para insertar una imagen que se

actualice automáticamente al cambiarla.

Selecciona Insertar y vincular en la lista del botón Insertar para insertar una imagen que se

pueda actualizar de forma manual si cambias el archivo de la imagen.

Para aplicar efectos artísticos a una imagen seleccionada en una hoja de cálculo:

Haz clic en el botón Efectos artísticos situado en el grupo Ajustar en la ficha Formato y

selecciona un efecto en la galería.

Para aplicar un estilo a una imagen seleccionada en una hoja de cálculo:

Expande la galería de estilos rápidos en el grupo Estilos de imagen de la ficha Formato y

selecciona el estilo que vas a aplicar.

O bien:

1. Haz clic en el lanzador del grupo Estilos de imagen en la ficha Formato.

2. Selecciona las opciones que vas a aplicar en la página Relleno y línea del panel Formato de

imagen.

Para cambiar el tamaño y/o la forma de una imagen seleccionada en una hoja de cálculo:

Arrastra sus controladores de tamaño.

MOS EXCEL 2013

102 Cambia los ajustes Alto de forma y Ancho de forma en el grupo Tamaño de la ficha

Formato.

Haz clic en el lanzador del grupo Tamaño en la ficha Formato y cambia los ajustes Alto y

Ancho en la página Tamaño y propiedades del panel Formato de imagen.

Para mover una imagen en una hoja de cálculo:

Arrastra la imagen a una nueva ubicación.

Para copiar una imagen en una nueva ubicación de la hoja de cálculo:

Mantén pulsada la tecla Control y arrastra la imagen a la segunda ubicación.

Para aplicar formato a una imagen seleccionada:

Utiliza los comandos del grupo Ajustar en la ficha Formato para eliminar la imagen de

fondo, ajustar el enfoque, el brillo y el contraste, aplicar efectos artísticos y comprimirla para

minimizar el tamaño del archivo.

Utiliza los comandos del grupo Estilos de imagen en la ficha Formato para aplicar

combinaciones predeterminadas de efectos o para aplicar un borde, una sombra, un reflejo,

un resplandor, un borde suave, un borde biselado o un efecto en tres dimensiones.

Utiliza los comandos del grupo Organizar en la ficha Formato para controlar la relación de

la imagen con la hoja y con otras imágenes, y para girarla o voltearla.

Utiliza los comandos del grupo Tamaño en la ficha Formato para cambiar la altura y la

anchura de la imagen, y para recortarla de forma manual a una proporción específica, a una

forma o a un relleno o para que se adapte a un espacio específico.

Añadir cuadros de texto a las hojas de cálculo:

Para transmitir información de una forma concisa puedes añadir texto. Al añadir texto directamente

a una hoja de cálculo estás limitado por la anchura y la altura de la celda en las que tienes que

insertarlo. Para superar esa restricción puedes insertar el texto en un cuadro de texto y colocarlo

donde quieras.

Para insertar un cuadro de texto en una hoja de cálculo:

1. Haz clic en el botón Cuadro del texto situado en el grupo Texto de la ficha Insertar.

2. Haz clic para insertar un cuadro del texto de tamaño estándar o arrastra para dibujar un

cuadro de texto con un tamaño personalizado.

3. Escribe o pega el texto que quieres que aparezca en el cuadro del texto.

Para aplicar formato a un cuadro de texto seleccionado:

Haz clic en Editar forma> Cambiar forma en el grupo Insertar formas de la ficha Formato

para cambiar la forma y seleccionar una nueva.

Utiliza las opciones de formato del grupo Estilos de forma en la ficha Formato para cambiar

el relleno, el contorno o los efectos.

Haz clic en el botón Girar objetos situado en el grupo Organizar de la ficha Formato para

girar la forma y selecciona una opción de giro.

Modifica la altura y la anchura en el grupo Tamaño de la ficha Formato o haz clic en el

lanzador del grupo Tamaño y configurar los ajustes en el panel Opciones de forma.

MOS EXCEL 2013

103 Para aplicar formato al contenido de un cuadro de texto:

Selecciona el cuadro del texto. Utiliza las opciones de Formato del grupo Estilos de

WordArt en la ficha Formato.

Selecciona el texto y utiliza las opciones de formato de la barra de herramientas en miniatura

o del grupo Fuente en la ficha Inicio.

Añadir imágenes SmartArt a una hoja de cálculo. Para presentar información más complicada puedes utilizar un SmartArt (por ejemplo, para crear un

diagrama profesional que refleje los elementos temáticos de un libro) que se combine con el resto

del contenido del libro.

Por ejemplo, si una hoja de cálculo incluye detalles de un proceso, como el desarrollo del proyecto,

podrías crear un diagrama que ilustre el proceso visualmente. Puedes crear diagramas de apariencia

profesional con la función SmartArt. Al utilizar conjuntos de formato predefinidos puedes crear

fácilmente el tipo de diagrama que mejor se adapte a la información de la hoja de cálculo. Después

de seleccionar el tipo de diagrama insertarlo en el documento, añade el texto directamente en las

formas del diagrama o en su panel de texto. Los diagramas SmartArt pueden estar formados sólo por

texto o por texto e imágenes (véase la figura 5.9).

Figura 5.3. Gráfico SmartArt.

Para crear un diagrama profesional:

1. Haz clic en el botón SmartArt situado en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

2. Selecciona un tipo de diagrama en el panel izquierdo del cuadro de diálogo Elegir un

gráfico SmartArt.

3. Haz clic en un diseño en el panel central y en Aceptar.

Para aplicar un estilo a un diagrama seleccionado:

Haz clic en un estilo en la galería Estilos SmartArt de la ficha de Diseño.

Para aplicar un estilo a una forma de diagrama seleccionada:

Haz clic en un estilo en la galería Estilos de forma de la ficha Formato.

O bien:

1. Haz clic en el lanzador del grupo Estilos de forma en la ficha Formato.

2. Selecciona las opciones que vas a aplicar en las páginas Relleno y línea y Efectos del panel

Formato de forma.

MOS EXCEL 2013

104 Para cambiar el esquema de color de un diagrama seleccionado:

Haz clic en el botón Cambiar colores situado en el grupo Estilos SmartArt de la ficha

Diseño y selecciona un esquema de color.

Ejercicios.

Los archivos necesarios para realizar estos ejercicios están situados en la carpeta

MOSExcel2013\Objetivo5. Guarda los resultados de los ejercicios en la misma carpeta.

Abre el libro Excel_5 -3a y realiza las siguientes tareas:

Inserta el logotipo de Excel_5 -3b en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo

Resumen.

Inserta un cuadro de texto en la hoja de cálculo Resumen. Configúralo para que tenga 8 cm

de alto y 8 de ancho, y alinéalo debajo del encabezado "Nuestra predicción". Inserta el

contenido del archivo de texto Excel_5 -3c en el cuadro de texto. Aplica al texto el formato

de fuente Candara con un tamaño de 20 puntos y color naranja, y céntralo.

Inserta la imagen Excel_5 -3d en la celda A1 de la hoja de cálculo Ventas y configura el

contenido para que la imagen aparezca limpiamente en el espacio que hay a la izquierda de

los datos de ventas.

Crea un gráfico SmartArt en la hoja de cálculo Vista general del tipo Lista vertical de

cheurones 1 que muestre la actividad promocional de cada mes de ventas:

Mes Actividad

Noviembre Marketing previo al lanzamiento

Diciembre Lanzamiento

Enero Marketing estándar

Febrero Promociones de socios

Marzo Promociones de socios

Aplica un conjunto de colores y un estilo al gráfico SmartArt