Procesos del Control•  A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una

serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

• La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

Herramientas del Control• Existen Siete Herramientas Básicas que han sido ampliamente

adoptadas en las actividades de mejora de la Calidad y utilizadas como soporte para el análisis y solución de problemas operativos en los más distintos contextos de una organización.

• El ama de casa posee ciertas herramientas básicas por medio de las cuales puede identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas, tijeras, agujas, corta uñas y otros. Así también para la industria existen controles o registros que podrían llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una fábrica", esta son las siguientes: 

• Hoja de control (Hoja de recolección de datos) • Histograma • Diagrama de pareto • Diagrama de causa efecto • Estratificación (Análisis por Estratificación) • Diagrama de scadter (Diagrama de Dispersión) • Gráfica de control. 

Principios de Control

Equilibrio Oportunidad Objetivos

Costeabilidad Excepción Función controladora

Desviaciones

Principios de control

• Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

• De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

• De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 

• De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Principios de control

• Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte. Al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluación de lo establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

• De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

• De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se revisa el logro de los mismos. 

• De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

Elementos del Control• El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto

de cuatro elementos que se suceden:• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del

control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares:

• Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

• Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

• Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

• Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros

Elementos …

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Técnicas para el Control• Entre las diferentes técnicas de control se pueden

mencionar las siguientes:• Contabilidad • Auditoria • Presupuestos • Reportes, informes • Formas • Archivos (memorias de expedientes) • Computarizados • Mecanizados • Gráficas y diagramas • Proceso, procedimientos, Gantt, etc.

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GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTROL“CONTROL COMO ACTIVIDAD” y

“CONTROL COMO FUNCION”

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“ CONTROL COMO

ACTIVIDAD

”

Es ejercido por los Directores o Gerentes de las áreas administrativas, el mismo que debe ser previo, concurrente y posterior.

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“ CONTROL COMO

FUNCIÓN ” Es ejercido por un órgano independiente que evalúa el comportamiento de cada área administrativa en relación con la responsabilidad Institucional.

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CONTROL GUBERNAMENTALConcepto El Control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes (Art. 6º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”).Tipos del Control Gubernamental1. Control Interno.2. Control Externo.

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CONTROL INTERNOEl control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección (Art. 7º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”).

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CONTROL INTERNOEl control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección (Art. 7º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”).

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CONTROL EXTERNO

Se entiende por control externo el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General y otros órganos del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo posterior (Art. 8º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República”).

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I. EL CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL El control interno en las entidades de la administración

pública del Perú prácticamente es un aspecto teórico que queda en el papel, por cuanto, no es aplicado no obstante la existencia de normatividad sobre dicho tema, apreciándose que éste no ha sido implementado, ya que los funcionarios de la administración pública responsables de fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno, después de una acción de control posterior realizada por los órganos internos de control recién se enteran de la obligatoriedad de su aplicación, lo cual viene ocasionando un desorden administrativo, y por consiguiente origina malos manejos de los recursos públicos, despilfarros, irregularidades usos indebidos de los bienes del Estado y actos ilegales, no permitiendo promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones, trayendo como consecuencia que la calidad de los servicios brindado a los usuarios no sea óptima.

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Causas que motivan el desorden en la Administración pública en cuanto a la aplicación de las Normas de Control Interno y demás dispositivos administrativos a). Ausencia de Manuales de Organización y Funciones,

es decir que todo organismo debe complementar su organigrama, con el correspondiente Manual de Organización y Funciones – MOF, en el cual se debeasignar las responsabilidades, los cargos las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada persona. Precisamente el Ambiente de Control se fortalece en la medida en que el personal de una entidad conoce sus deberes y responsabilidades, lo cual le permitiría utilizar la iniciativa para enfrentar y solucionar problemas, establecer controles internos preventivos y simultáneos dentro de los límites de su autoridad.

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De otro lado otorga demasiado tiempo (hasta 01 año), para la apertura del proceso administrativo (Art.173º), que también en un gran porcentaje prescribe, al no haberse iniciado el proceso, al existir influencias políticas y de amistad. Y en otros casos los procesos se han acelerado, como represalia en contra de los antagonistas de turno. Por eso consideramos que no existirá una verdadera Justicia, si no se sanciona al infractor de manera general, respetando la Ley, entonces el país empezará a cambiar.

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c). Excesiva influencia política y partidaria en las decisiones gerenciales, por ejemplo para la designación del personal de confianza para los cargos directivos, generalmente se designa a personas que no reúnen el perfil requerido para el puesto y en un buen porcentaje a personas de una profesión incompatible con el cargo, razón por la cual la gestión que realizan es deficiente. Asimismo se advierte esta influencia, en grados de parentesco, en el reclutamiento de personal, para los cargos de mando medio, realizándose pseudos concursos, produciéndose inclusive, casos de nepotismo.

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d). La existencia de una cultura de corrupción, tanto en gran porcentaje de funcionarios como en las empresas proveedoras de bienes y servicios, originando que los procesos de adquisiciones realizados en la administración pública, tengan un alto porcentaje de irregularidades.

e). La no aplicación de las sanciones correspondientes a los funcionarios y servidores que no cumplen con implementar las medidas correctivas recomendadas en los Informes realizados por los órganos de control institucional, así como a los que omiten presentar la información solicitada por las comisiones de auditoría; no obstante que ambas acciones están tipificadas como infracciones en los literales d) y f) del Art. 42º de la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica de la Contraloría General de la

República”.

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f). La desactivación del Instituto Nacional de Administración Pública- INAP, no siendo reemplazado por otro organismo similar, cuyas funciones inherentes a los sistemas administrativos de personal, racionalización y abastecimiento del INAP, fueron trasladadas a cada entidad del Sector Público, viéndose obligada la Contraloría General de la República a emitir, las correspondientes Normas Técnicas de Control.

g). Ausencia de capacitación al personal y a los funcionarios, en aspectos de la administración pública en general.