M Ó D U L O I

Introducción a la Administración de Proyectos

1. ¿Qué es un proyecto?

Proyecto: un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único.

Temporal: implica que tiene un principio y un final, un tiempo delimitado, una duración cuantificable.

Único: cada proyecto posee características y funciones específicas que serán gradualmente desarrolladas, aunque se hagan cosas idénticas en serie, es seguro que las circunstancias varíen.

2. La definición del éxito en proyectos

Harold Kerzner (2000) se identifican tres periodos en función de la definición del éxito en proyectos, así como las habilidades requeridas por el gerente del proyecto.

Periodo tradicional.

Periodo de renacimiento.

Periodo moderno.

2. La definición del éxito en proyectos

Periodo Definición del Éxito Habilidades requeridas

Tradicional (1960 – 1985)

•El éxito se medía en términos técnicos. •Funciona como esperamos aún cuando no cumpla el tiempo de entrega y el presupuesto.

•Habilidades técnicas, enfocadas en la experiencia y conocimientos. •Liderazgo autoritario, recae en la persona con más experiencia.

Renacimiento (1985 – 1993)

•El éxito se medía en función del apego al tiempo, costo y desempeño [calidad técnica]

•Manejo efectivo de equipos humanos. •Estilo de liderazgo más participativo.

Moderno (1993 – actual)

•En función del apego al tiempo, costo, desempeño y aceptación del cliente.

•Conocimiento del negocio, administración de riesgos e integración. •Liderazgo, comunicación, negociación, solución de conflictos.

2. La definición del éxito en proyectos

La administración empírica, improvisada, no provee las bases adecuadas para cumplir los objetivos de un proyecto.

Es necesario recurrir a procedimientos, técnicas y herramientas más efectivas que vuelvan predecibles los resultados de nuestros proyectos.

3. Participantes clave en proyectos

Para el logro de los requerimientos de éxito, dependemos en gran medida de la integración de las organizaciones y personas hacia un objetivo común: el objetivo del proyecto.

Se define como involucrados a organizaciones y personas que serán afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto.

3. Participantes clave en proyectos

•Elabora el plan de proyecto, ejecutan y controlan.

•Está a cargo de la dirección, toma decisiones, asigna recursos, dirección estratégica.

•Es el encargado del proyecto: lidera, comunica, resuelve problemas.

•Es el contratante, propietario o desarrollador el proyecto.

Cliente Gerente

Equipo Patrocinador

4. Procesos en el desarrollo de proyectos

Proceso Descripción

Inicio Establecer la visión del proyecto, el qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones y supuestos.

Planeación Es “el cómo” se cumplen los objetivos, se toma en cuenta una serie de factores que afectan todo el proyecto y se establecen las estrategias, con énfasis en la prevención.

Ejecución Implementar el plan, contratar, administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas.

Control Comparar lo ejecutado contra lo que se previó para detectar posibles desviaciones.

Cierre Concluir y cerrar relaciones contractuales [de manera profesional] . Se elaboran los documentos con los resultados finales, archivos, cambios, directorios, evaluaciones, entre otros.

4. Procesos en el desarrollo de proyectos

Al eliminar los procesos de inicio y cierre se presenta sólo una operación de rutina, en vez de un proyecto. El ciclo PDCA se conoce como el ciclo de Deming.

5. Áreas a considerar en los proyectos

Área Descripción

Alcance Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.

Tiempo Programa, calendario, entregas parciales y finales.

Costo Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.

Calidad Estándares relevantes, cómo cumplirlos y satisfacer los requerimientos.

Recursos Humanos

Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto internos como externos y los roles y funciones de cada cual.

Comunicación Información requerida presentada en reportes o informes, quién la genera, quién la recibe, con qué frecuencia se entrega, juntas, medios de distribución, entre otros.

Riesgo Amenazas por controlar, oportunidades por capitalizar y planes de contingencia.

Suministros Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos, contratos.

Integración Administración de cambios, lecciones aprendidas.

6. Fases de un proyecto

En la administración tradicional de un proyecto, se presentan las siguientes etapas:

Optimismo general

Desorientación inicial

Desorden incontrolado

Alarma y caos

Búsqueda de culpables

“Sálvese quien pueda”

Castigo ejemplar a inocentes

Recuperación del optimismo

Terminación “a como de lugar”

Condecoración y premio a “no participantes”

7. Proyectos por tipo de organización

Estructura Ventajas Retos

Funcional •Permite la especialización. •Aprovecha la curva de aprendizaje. •Canales de comunicación bien establecidos. •Promueve continuidad en las disciplinas funcionales.

•Conflictos entre Gerentes de Proyecto y de Departamento. •Gerentes de proyecto sin atribuciones. •Gerentes y equipo con exceso de carga de trabajo. •Se da prioridad a quien paga.

Base de proyectos •Equipo 100 % asignado. •Mayor compromiso. •Rapidez en la respuesta. •Rendición de cuentas. •Trabajo directo entre Gerente y equipo.

•Colaboradores sin sentido de pertenencia. •Inseguridad laboral. •Costoso el equipo especializado. •Oportunidades ilimitadas de crecimiento. •Tendencia a conservar al personal más de lo necesario.

8. Administración Profesional de Proyectos

Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados.

Industria, Negocio, Producto

Conceptos, Metodología, Herramientas

Conocimiento

8. Administración Profesional de Proyectos

Habilidades

Liderazgo

Comunicación

Negociación Solución de Problemas

Sinergia

8. Administración Profesional de Proyectos

Proceso Técnicas y Herramientas

1 Inicio Mapas mentales.

2 Planeación Plan de proyecto, WBS, diagrama organizacional, matriz de roles y funciones, calendario de eventos, reporte mensual, estimación de costos, presupuesto base, flujo de efectivo, diagrama causa – efecto, mapa de riesgos, matriz de abastecimientos, sistemas de control de cambios.

3 Ejecución Administración de concursos y de contratos, matriz de evaluación de alternativas, requisiciones de pago.

4 Control Control de programa, control presupuestal, valor ganado [Earned Value], estatus periódico, sistemas de control de cambios.

5 Cierre Reporte final, cierre administrativo, cierre contractual.