Modulo de Gestión de Expediente Electrónico Solicitudes de Compras y Contrataciones

SCC v 2

Expediente Electrónico

• Modulo que Iniciara el proceso de adquisiciones determinando el procedimiento a seguir por objeto de contrato, modalidad, monto y condiciones particulares; elaboración de las bases, y pre-compromiso presupuestario SIAFI, concluyendo en fase de divulgación de la solicitud misma en Honducompras.

• En este modulo el sistema tiene los criterios legales y técnicos para determinar la legislación aplicable a cada proceso (BM, BID, PNU, Etc.y los montos y objetos de la adquisición para determinar cual es el procedimiento de selección aplicable (Licitación, concurso o contratación directa)

• Artículos 23, 31 numeral 3, 41, 47 y 153 de la Ley de Contrataciones del Estado y 98, 100, 101, 104 del Reglamento de la LCE.

Sub-módulos Futuros• Expediente con firma electrónica y autenticación de documentos.• Modulo de elaboración de documentos bases de licitación en formularios

electrónicos ONCAE, para carga manual en el sistema.• Modulo de elaboración de formularios de compras (FCC), pliegos de

condiciones, autos de iniciación del proceso, dictamen de la comisión y resolución en el sistema (online).

• Interrelaciones entre la Solicitud de compras y el Plan Anual de Compras, para los contratos de suministro de bienes y servicios.

• Interrelación S.C. con otros Sub-módulos como Registro de Proveedores y Precalificación.

• Modalidades especiales de solicitud de compra Online, como compra por cotización, subasta inversa etc.

Modulo Difusión

• Comprenderá todo lo relativo a los avisos previos de información general, avisos e invitaciones a precalificación, avisos de licitación, concurso o compra menor, notificación de resoluciones de adjudicación, así como la información sobre el registro de proveedores y contratos adjudicados a oferentes del Estado.

• Así mismo prevé el sistema de consultas y respuestas en los procesos de contratación.

• Artículos 43 párrafo 3, 46, 59 y 61 de la Ley de Contratación del Estado y 106, 107, 108, 109, 158, 159 del Reglamento de la LCE.

Diagrama del ProcesoExpediente Electrónico

NO

Consulta EstructuraPresupuestaria

El Servidor Recibela aprobación, rechazo o error

del precompromiso

SI

La administración del Hospital envía

observaciones o corrección de la

solicitud de compra o contratación No

Se crea Precompromiso

en SIAFI

No

Fin

Inicio

Notifica cual es el motivo de rechazopor el Sistema o Error

El servidor con la información Brindada envia la solicitud delF01 de precompromiso, En caso de que sea Modificación se envian Datos para modif. precompromiso

Sí

Se envía informaciónPar crear el Pecompromiso

NoSe Genero

F01?

Administración del Hospitalverifica que la información este Correcta y envía a la dirección de su unidad, o puede corregir o regresar a elaboraciónel expediente

El usuario ingresa o Corrige la información de la Apertura del Expediente

Fue Aprobada

?

Sí

Fue Aprobada

?

Notifica aAdministración

de la UE

Se almacena la información de la

solicitud

A

A

SIAFI

Sí

Notifica a laAdministración

para la elaboraciónde las condiciones

de la compra

El usuario ingresa o corrige la información decondiciones de compras

Administración verifica que las condiciones estén correctas

Cuando las fechas sonestán en el períodode difución

No

Sí

No

No

SíSí

SeEmitió el

Auto?

Esta correctas?

Sí

El Servidor monitoreada fecha de difusión

de la solicitud de compra

No

Cumple fecha de difusión?

Encargado de Bienes y Suministro da su VoBo

Esta correctas?

El GA Apruebala compra

No

Enviar Notificaciónes por correo Director y Administracionque el Precompromiso ha sido rechazado

Esta correctas?

Hace Reversión dePrecompromiso enSEFIN

Cancela el Proceso?

Sí

No

Es Compra Menor?

Sí

Sí

Se envía a solicituddel Auto para compra al ministro o delegadode firma

No

A

Adjudicacióny

CompromisoSIAFI

Se Procesa Compromiso

en SIAFI

NoSe Genero

F01?

Sí

Encargado de Recepción de Ofertaslas Reciben

Admon UE Ingresa Participantes

Comisión deEvaluaciónRealiza DictamenY Recomienda Adjudicación

Admon Hospital Ingresa Dictamen y envía al Director, Gerente o Ministro la Aprobación del mismo

Director, Gerente o Ministro Realiza laAprobación de la Adjudicación

Admon Hospital Ingresa la Contrato u Orden de Compra

Se verifican u obtienen códigos SIAFI del proveedor

SIAFI

DEISe verifica el pago de impuestos si esta al día

Admon Hospital Ingresa la Adjudicación, Se verifican Códigos SIAFI

Ventajas Sistema Integrado son SIAFI y DEI Se almacena en un lugar único para consulta y gestión el expediente de la compra Acceso para autorizaciones desde cualquier lugar que encuentre una conexión a

internet Reducción de los tiempos de compra y en el tiempo gastados en el proceso de

compra propiamente dicho Mejoría del proceso de compra, con reducción en los costos operacionales Aumento potencial del número de proveedores participantes del proceso y en

algunos casos llegada a proveedores que nunca se hubiera podido llegar Reducción en los stock por la reducción de los lead-times, esto se produce recién

cuando el proceso de compras esta completamente aceitado y es uno de sus mayores ventajas

Requisición de materiales en base a necesidades reales Eliminación de excesos Cumplimiento de los planes de compra Se puede realizar estados comparativos de planificado vs ejecutado Estadísticas exactas de productos o servicios adquiridos Estadísticas a nivel de hospitales o toda la secretaria en su conjunto