módulo de configuración y mantenimiento contpaqi

Aviso de derechos del propietario Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de Computación en Acción, S.A. de C.V.; Copyright © 2005-2006 Derechos Reservados © 2005-2006 Computación en Acción, S.A. de C.V., Pablo Villaseñor No. 435, Col. Ladrón de Guevara, Guadalajara, Jalisco, México. C.P. 44600. Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohíbe su producción, reproducción, publicación, edición o fijación material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización, venta o arrendamiento, así como su comunicación y transmisión pública por cualquier medio, su divulgación en cualquier modalidad, su traducción, adaptación, paráfrasis, arreglos, transformaciones u otras similares, sin previa autorización por escrito de su titular. La violación de esta prohibición constituyen un delito y una infracción administrativa que están sancionados conforme a los artículos 424 fracción III, 424 bis fracción I y 424 ter, del Código Penal Federal; así como los artículos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de Autor y demás normas aplicables vigentes. Las marcas COMPUTACIÓN EN ACCIÓN ®, EN ACCIÓN ®, PAQ ® y sus respectivos diseños; la marca y nombre comercial COMPAC ® y su diseño; las marcas ES TIEMPO DE PODER ®, LA CONEXIÓN DE TU NEGOCIO ®, TU NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA ®, SOÑAR. PODER. CRECER. ®; los avisos comerciales “Bien Pensado” ®, “Respuesta Oportuna” ®, y “La Forma más Amigable de Controlar tu Negocio” ®; así como la Imagen del Foquito ®© y del Diseño de la Portada ®©, son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V. AdminPAQ ®©, MegaPAQ ®©, Exión ®©, ContPAQ ®©, CONTPAQ i ®©, CheqPAQ ®©, NomiPAQ ®©, WinPAQ ®©, Solución Contable PAQ ®©, ProduPAQ ®© y VentPAQ ®, también son marcas registradas y protegidas propiedad de Computación en Acción, S.A. de C.V., la que ostenta de igual forma los derechos patrimoniales de autor; con excepción del programa de cómputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Información, S.A. de C.V. Microsoft ®, MS-D.O.S. ®©, WINDOWS ®© y Excel ®©, son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation. Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos. 50020120109

Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados®

Índice

Módulo Configuración y Mantenimiento

CONTPAQ i® CONTABILIDAD

Contenido del manual

Objetivo del manual

Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento para realizar implementaciones especializadas de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Estructura de este manual

El Módulo Configuración y Mantenimiento está compuesto por capítulos que contienen información técnica que ayudará a conocer a fondo esta aplicación.

Señalética Con las siguientes imágenes se identifica:

Las referencias de consulta al Módulo de capacitación de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Los ejercicios prácticos.

Aquí se identifican las bondades CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

GRACIAS POR TU ASISTENCIA ¡BIENVENIDO!


Índice

Índice

1 IMPORTACIÓN DE EMPRESAS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 1-1 CÓMO IMPORTO UNA EMPRESA DE CONTPAQ® WINDOWS 1-2 QUÉ INFORMACIÓN ADICIONAL DEBO CONOCER AL IMPORTAR UNA EMPRESA 1-6 QUÉ PASA SI… 1-7

2 CONFIGURACIÓN DE USUARIOS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 2-1 INFORMACIÓN GENERAL SOBRE CONFIGURACIÓN DE USUARIOS 2-2 CÓMO CREO PERFILES DE USUARIO 2-3 CÓMO REGISTRO UN USUARIO 2-5 QUÉ OTRAS FUNCIONES PUEDO REALIZAR 2-10

3 INFORMACIÓN TÉCNICA

Tema Página

VISIÓN GENERAL 3-1 CÓMO SE MANEJAN LAS BASES DE DATOS 3-2 CÓMO UTILIZO EL SERVIDOR DE APLICACIONES CONTPAQ I® 3-4 CÓMO UTILIZO LA CONFIGURACIÓN DE APLICACIONES CONTPAQ I® 3-6 CUÁLES SON LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA 3-7 CÓMO MODIFICO UN ESQUEMA DE DATOS 3-9 QUÉ ES LA BITÁCORA DE OPERACIONES 3-14

4 HOJA ELECTRÓNICA

Tema Página

VISIÓN GENERAL 4-1 CÓMO UTILIZO LA HOJA ELECTRÓNICA 4-2 CÓMO CREO UN MODELO ELECTRÓNICO 4-4 QUÉ PASA SI… 4-8

5 UTILERÍAS

Tema Página

VISIÓN GENERAL 5-1 QUÉ DEBO CONSIDERAR ANTES DE EJECUTAR CADA UTILERÍA 5-5

50020111215

1

Capítulo 1 Para empezar a trabajar

Computación en Acción, S.A. de C.V. Derechos Reservados® Capítulo 1

Importación de empresas

Capítulo 1

Importación de empresas

Visión general

Introducción Trasladar la información de la empresa para utilizarla en CONTPAQ i® CONTABILIDAD es una tarea sencilla ya que no es necesario capturar de nuevo todos los catálogos y movimientos, como tampoco se requiere comenzar con saldos iniciales en cada una de las cuentas contables. Conoce el proceso para convertir la empresa proveniente de ContPAQ® Windows para que comiences a utilizarla en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de:

• Conocer el proceso de importar empresas. • Conocer las ventajas de realizar este proceso. • Identificar los datos que el sistema convierte.

En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas:

Tema Página Cómo importo una empresa de ContPAQ® Windows 1-2 Qué información adicional debo conocer al importar una empresa 1-6 Qué pasa si… 1-7

2

Capítulo 1 Importación de empresas


Cómo importo una empresa de ContPAQ® Windows

Qué es La importación de empresas te permite transferir toda tu información de ContPAQ Windows a CONTPAQ i® CONTABILIDAD, sin necesidad de recapturar los datos.

Cómo ingreso Para importar los datos de una empresa de ContPAQ Windows ingresa a CONTPAQ i®

CONTABILIDAD, ve al menú Empresa y selecciona la opción Importar empresa de ContPAQ 2005. Una vez que hayas seleccionado los parámetros para la conversión, realiza cualquiera de las siguientes acciones para iniciar el proceso:

• Presiona la tecla de función <F8>. • Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas.

Requisitos para importar

Para convertir una empresa toma en cuenta lo siguiente:

• Verifica que se encuentre instalado ContPAQ 2005 versión 13.0.6 en el mismo equipo donde vas a realizar la importación.

• Asegúrate de asignar acceso total a la carpeta Compacw donde se encuentra la información a convertir.

Antes de ejecutar el proceso de importación asegúrate de realizar lo siguiente:

• Cierra las empresas activas para poder ejecutar la importación. • Ejecuta la utilería Reconstruir índices y/o Reconstruir saldos a partir de

movimientos para la empresa en ContPAQ Windows. • Revisa los saldos actuales y no captures información en la empresa hasta que sea

convertida. • Ejecuta el proceso en horarios que no interfieran en el trabajo diario de la empresa,

ya que el tiempo de conversión depende del volumen de información de la empresa. • Realiza la conversión de preferencia al fin o inicio de un periodo, de esta manera

puedes tener más control sobre los saldos que se van a convertir. • Revisa que las monedas predefinidas de ContPAQ Windows tengan el mismo

nombre que las creadas por CONTPAQ i® CONTABILIDAD y/o BANCOS, es decir, las monedas en ContPAQ Windows deben tener el nombre Peso mexicano y Dólar americano, de lo contrario, la conversión no se realizará.

Formas de importar

La importación de una empresa de ContPAQ Windows puede realizarse en dos formas:

• Creando una empresa nueva: Se crea una nueva base de datos para la empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

• Utilizando una empresa de CONTPAQ i® BANCOS: Se importa la información de ContPAQ a una empresa ya existente en el sistema bancario. Esta es la única forma que la empresa lleve información contable y bancaria en una misma empresa.

Si tienes CONTPAQ i® BANCOS

Si tienes CONTPAQ i® BANCOS instalado asegúrate de actualizar a la versión 3.5.1 o superior.

Continúa en la siguiente página

3



Cómo importo una empresa de ContPAQ® Windows, Continuación

Con CONTPAQ i® la información contable y bancaria se integra en una sola. Al importar la empresa de ContPAQ Windows puedes compartir la misma base de datos con CONTPAQ i® BANCOS; por lo que es importante que revises la compatibilidad entre versiones.

Qué necesito para importar

Para que puedas importar una empresa, debes indicar los siguientes datos:

• Empresa de ContPAQ Windows. • Empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y base de datos; o bien, seleccionar

una empresa Nueva para importar los datos.


No necesitas seleccionar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, sólo necesitas indicar el nombre de la “Base de datos”.

4




Qué se convierte CONTPAQ i® CONTABILIDAD permite convertir lo siguiente:

• Catálogos – Convierte únicamente los catálogos de ContPAQ Windows (cuentas, diarios especiales, conceptos, etcétera).

• Pólizas – Convierte, además, las pólizas de la empresa. Esta opción a su vez te permite convertir lo siguiente:

o Causación y asignación de periodo de causación de IVA. o Asociación de movimientos con proveedores para control de IVA.

Nueva forma de guardar datos

Algunos datos se manejan de diferente forma en ContPAQ Windows y CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Al importar la información en la nueva empresa se generan los catálogos:

• Monedas • Tipo de pólizas

Adicionalmente, si la empresa utiliza segmentos de negocio en movimientos, y en los movimientos de pólizas existen cuentas a las que Sí aplica un segmento de negocio pero no lo incluyen; al importar esos movimientos se les asignará el segmento de negocio por omisión: 9999.

Restricciones Antes de hacer la importación, toma en cuenta lo siguiente:

• El nombre de la empresa en ContPAQ Windows no debe ser mayor a 50

caracteres. • La importación de la empresa tardará dependiendo del volumen de información a

convertir. • Los reportes personalizados con el Reporteador Programable deberán generarse

nuevamente. • Los usuarios y permisos configurados en ContPAQ Windows no serán importados. • La importación de una empresa de ContPAQ a CONTPAQ i® CONTABILIDAD sólo

puedes realizarla una vez sobre la misma base de datos. Ejemplo: Si al convertir una empresa de ContPAQ utilizaste la base de datos ctAzul ya no puedes utilizar esa base de datos para importar otra empresa de ContPAQ.

Bitácora del proceso

Observa que al finalizar el proceso, el sistema muestra un resumen de la importación especificando los registros que se presentaron con error y los registros exitosos. Para verificar los resultados obtenidos consulta la bitácora del proceso que se almacena en la ruta de la empresa en ContPAQ Windows. En ella podrás visualizar todos los mensajes relacionados con la conversión. La ruta es: <C:\CompacW\Empresas\NombredelaBDD \Importar_Empresa_aaaammdd.xls>.

Para qué sirve Al realizar la importación de una empresa de ContPAQ Windows puedes comenzar a

trabajar de inmediato con tu información en CONTPAQ i® CONTABILIDAD sin necesidad de recapturar información.


5




Ejercicio

Importar empresa Realiza los siguientes pasos para importar la empresa con la que trabajarás a lo largo de este curso. Nota: Esta empresa no utiliza la causación ni la devolución de IVA.

Paso Ejercicio

1 Ingresa a CONTPAQ i® CONTABILIDAD y del menú Empresa selecciona la opción Importar Empresa de ContPAQ 2005. Resultado: Aparecerá la ventana Importar empresa de ContPAQ 2005.

2 Especifica los datos para la conversión. Consulta la siguiente tabla:

Campo Captura o Selecciona… Empresa de ContPAQ La Empresa Windows, S.A. Base de datos Convertir Desmarca las casillas “Causación y

asignación de periodo de causación de IVA” y “Asociación de movimientos con Proveedores para control de IVA”

3 Haz clic en el botón Procesar para iniciar la importación de los datos de la empresa de ContPAQ. Resultado: Se realizará la conversión de la información de la empresa de ContPAQ.

4 Haz clic en el botón Aceptar de la ventana informativa indicando que la conversión finalizó con éxito. Resultado: Se despliega la ventana Importación de empresa indicando los resultados del proceso.

5 Analiza la información arrojada al finalizar el proceso y haz clic en el botón Cerrar.

6 Presiona la tecla <Esc> para salir de la ventana.

Abrir empresa importada Ingresa a la empresa recién importada y ejecuta los siguientes reportes:

• Catálogo de cuentas. • Balanza de comprobación.

Verifica que la balanza de comprobación muestre la siguiente información:

• Saldos iniciales deudor = $4,858,000.00 • Saldos finales deudor = $5,442,000.00 • Saldos iniciales acreedor = $4,858,000.00 • Saldos finales acreedor = $5,442,000.00

6



Qué información adicional debo conocer al importar una empresa

Información adicional

Consulta la siguiente tabla para conocer información adicional respecto al proceso de conversión.

No. Descripción

1 Cuando en tu equipo de cómputo tengas instalado Windows Vista® o Windows 7® será necesario ejecutar el proceso Reconstrucción de índices en ContPAQ, para evitar inconsistencias en la información a convertir así como evitar que el proceso se quede “colgado” sin hacer nada.

2 Al ejecutar el proceso, automáticamente, se genera un respaldo de la empresa contable y podrás identificarlo porque agrega la palabra CONVERT.

Ejemplo: ctAzul_CONVERT-20100527 -1103.bak

3 La versión recomendada para realizar la importación de las empresas es ContPAQ 2005, sin embargo es posible convertir empresas a partir de la versión 2004.

4 Si la empresa donde se quiere importar la información de ContPAQ, por alguna razón, contiene información de CONTPAQ i® CONTABILIDAD (ya sea porque se había abierto la empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD o se crearon registros), dicha información será borrada para asegurar la integridad de los datos que serán traídos de ContPAQ.

5 Recuerda que ContPAQ hace la afectación del saldo en bancos con base en la fecha de aplicación. Y CONTPAQ i® CONTABILIDAD realiza la afectación en bancos cuando el documento se concilie.

6 El convertidor nunca realiza un rollback de la base datos en caso que ocurran inconsistencias durante el proceso. (Regresar a la base de datos a algún estado previo).

Nota

7

: Durante la conversión no se borra la base datos y en caso que la misma quede en un estado inconsistente, es recomendable ejecutar el proceso Restaurar empresa.

El proceso de conversión es exclusivo y no se recomienda realizarlo en red.

8 Cuando una empresa contenga demasiados errores, al realizar la conversión se enviará el siguiente mensaje: “Out of memory exception”.

Nota

9

: Si ocurre la excepción es necesario ejecutar nuevamente el proceso.

Después de una conversión, automáticamente, se reconstruyen los saldos. Este proceso genera una bitácora que puede llegar a empalmarse con la bitácora del convertidor marcando un número de errores considerable. Es importante que identifique que dichos errores no están relacionados con la conversión, sino con la reconstrucción de saldos.

7



Qué pasa si…

Convierto una empresa de ContPAQ Windows sobre una de BANCOS

Cuando conviertes una empresa de ContPAQ Windows sobre una base de datos de CONTPAQ i® BANCOS automáticamente antes de iniciar la conversión se creará un respaldo de dicha empresa con el sufijo CONVERT. Ejemplo: ctEl_Perla_Azul_CONVERT-20100512-1231.bak. Importante: No podrás volver a utilizar la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para hacer una nueva importación de ContPAQ Windows ya que automáticamente desaparecerá de la lista de empresas. Si requieres utilizar esa misma empresa es necesario restaurar el respaldo que efectuó el sistema previo a la importación.

Convierto una empresa de ContPAQ Windows sobre una BDD nueva

Al seleccionar una empresa nueva para importar los datos de ContPAQ Windows debes especificar el nombre de la base de datos. Ejemplo: ctAzul. Importante. No es posible utilizar el nombre de una base de datos ya existente.

1


Configurar usuarios

50020111215

1


Configuración de usuarios

Capítulo 2

Configuración de usuarios

Visión general

Introducción La seguridad de la información generada en CONTPAQ i® CONTABILIDAD es de gran

importancia y relevancia para nuestros clientes, ya que se trata de información confidencial. Ante esta situación, el sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de usuarios, donde podrás definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la aplicación.


• Crear nuevos usuarios para las empresas de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. • Modificar sus privilegios de seguridad. • Ejecutar otros procedimientos sencillos, como cambiar de usuario sin salir de

CONTPAQ i® CONTABILIDAD y verificar los usuarios conectados a la empresa.


Tema Página Información general sobre configuración de usuarios 2-2 Cómo creo perfiles de usuario 2-3 Cómo registro un usuario 2-5 Qué otras funciones puedo realizar 2-10

2


Capítulo 2 Configuración de usuarios

Información general sobre configuración de usuarios

Usuario Supervisor

El usuario Supervisor se crea automáticamente al instalar CONTPAQ i® CONTABILIDAD. El Supervisor del sistema es quien tiene acceso total a éste y es el único que puede registrar nuevos usuarios y asignar prioridades. Recomendación: Antes de empezar a trabajar con CONTPAQ i® CONTABILIDAD asigna una contraseña al usuario Supervisor para proteger la integridad de la información de la empresa.

Al crear contraseñas

Toma en cuenta las siguientes recomendaciones para crear contraseñas más seguras:

• Utiliza combinaciones de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, pero de forma que la combinación te resulte familiar.

• Conserva la confidencialidad de las contraseñas. No proporciones la contraseña a otras personas, ajenas o no, al uso de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ni utilices el mismo usuario y contraseña para varios empleados.

• Si conservas un archivo por escrito con las contraseñas de los usuarios, asegúrate de guardarlo en un lugar seguro para que no se haga mal uso de él.

Ventajas de crear usuarios

Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra:

• Generar plantillas con accesos específicos que después podrás asignar a los usuarios.

• Controlar el registro de información por medio de perfiles y contraseñas asignados al usuario.

• Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas.

Permisos Entre las acciones que se podrán permitir o restringir a los usuarios está: Ejecutar, Crear,

Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema. Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del sistema.

3



Cómo creo perfiles de usuario

Qué es Un perfil funciona como una plantilla en la cual indicas los permisos que tendrá un grupo de

usuarios para trabajar con CONTPAQ i ® CONTABILIDAD.

Perfil Supervisor El perfil Supervisor se incluye por omisión en CONTPAQ i® CONTABILIDAD y no puede

modificarse, ya que es el perfil base del cual se desprenden los permisos para el resto de los perfiles. Tiene el código 1002 y el nombre SUPERVISOR.

Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Perfiles ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la

opción Perfiles.

Qué necesito para registrar

Para crear estas plantillas asigna un código y nombre al perfil. Además, desmarca las casillas en las cuales deseas restringir el uso dependiendo del trabajo que realice ese grupo de personas.

Cómo guardar Una vez que hayas especificado los permisos para cada opción realiza cualquiera de las

siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas.


El Código es numérico, de 4 dígitos máximo. El Nombre admite caracteres alfanuméricos y especiales, con 50 caracteres máximo. Automáticamente al crear un perfil se encuentran activas todas las opciones. Haz clic en las casillas para desmarcar y así restringir los permisos.

4



Cómo creo perfiles de usuario, Continuación

Para qué sirve Crear los perfiles permite agilizar la configuración de permisos de nuevos usuarios que

utilizarán CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Esta opción resulta práctica cuando requieres asignar los mismos derechos a varios usuarios. En estos casos, primero creas el perfil y después lo asignas a cada uno de los usuarios.

Ejercicio

Registro de perfiles Crear perfiles de usuario facilita la labor de configuración de permisos a usuarios. Recuerda que los perfiles son útiles cuando tienes que asignar permisos similares a un grupo de personas que utilizará CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Realiza los siguientes pasos para registrar perfiles de usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Perfiles. Resultado: Aparecerá la ventana Perfiles.

2 Captura 1003 en el campo “Código” y presiona la tecla <Enter>.

3 Captura AUXILIAR en el campo “Nombre” y presiona la tecla <Enter>.

4 Ve a la pestaña 1. Documentos y desmarca todas las opciones de la columna Borrar.

5 Desmarca de la columna Cambiar la opción Documentos-Plantillas.

6 Continúa asignando los derechos para este perfil según se indica en la siguiente tabla:

Pestaña Columna Desmarca

3. Catálogos Borrar Todas las opciones de la columna Cambiar Todas las opciones de la columna

4. Configuración Crear Catálogos – Perfiles de usuarios Catálogos – Tabla de procesos Usuarios

5. Procesos y utilerías

Ejecutar Todas las opciones que inicien con Utilerías –

7 Presiona la tecla <F8> o haz clic en el botón Guardar al finalizar la configuración.

8 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

5



Cómo registro un usuario

Qué es Un usuario es una persona que utiliza CONTPAQ i® CONTABILIDAD y dependiendo de las

funciones que realiza tiene asignados ciertos permisos o derechos de uso para trabajar con el sistema.

Cómo ingreso Para crear un nuevo usuario ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción

Catálogo.


Para registrar un usuario asegúrate de indicar un código y nombre. Aunque la clave de acceso no se considera un dato obligatorio es importante que la especifiques para mantener la integridad y confidencialidad de la información de tu empresa. Por omisión, CONTPAQ i® CONTABILIDAD especifica el perfil SUPERVISOR y permite el acceso completo a Todas las empresas instaladas, pero puedes configurarlo sólo Algunas empresa, según lo que más te convenga.

Formas de asignar permisos

Para asignar los permisos a un usuario puedes utilizar alguna de las siguientes formas:

1. Configuración de permisos: Directamente en la ventana Usuarios desmarca de cada pestaña las opciones que el usuario NO tendrá permisos para trabajar.

2. Utilizar un perfil: Puedes seleccionar un perfil previamente definido, donde la configuración de permisos la adoptará el usuario.


Los perfiles que ya están asociados a un usuario no pueden ser eliminados hasta que se remueva esa asociación en el catálogo del usuario.

6



Cómo registro un usuario, Continuación

Empresas permitidas

Puedes indicar que un usuario tenga acceso sólo a una o algunas empresas o bien a todas las que estén disponibles. Cómo ingreso

Para especificar a qué empresas tendrá acceso realiza lo siguiente:

1. Desde la ventana Usuarios selecciona en el campo “Empresas” la opción Algunas empresas.

2. Presiona la tecla <Enter> para habilitar la ventana Empresas permitidas para el usuario.

3. Selecciona las empresas deseadas. Qué necesito

Utiliza el botón Agregar para desplazar las empresas disponibles al apartado de empresas permitidas.

Cómo guardar Una vez que especificaste las empresas a las que tendrá derechos para trabajar el usuario

realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Aceptar que se localiza en la barra de herramientas.

Guarda los cambios de la configuración del usuario realizando las mismas acciones indicadas para guardar la selección de empresas.

Guardar como perfil

Cuando realizas la configuración de un nuevo usuario y especificas directamente los permisos en la ventana Usuarios puedes guardar esa configuración como un perfil. Cada vez que guardes un perfil desde esta ventana, asumirá por omisión un código consecutivo que empieza a contar desde el código 1002 que corresponde al usuario Supervisor. Observa el gráfico de la siguiente página:


Asegúrate de dejar en el apartado Empresas permitidas sólo aquellas empresas con las que podrá trabajar el usuario.

7




Guardar como perfil (continúa)

Para qué sirve Al registrar los usuarios en CONTPAQ i® CONTABILIDAD tendrás mayor control sobre la

información y las personas que trabajan con tu empresa evitando que alguna de ellas ingrese a una opción que no le corresponde.

Ejercicio 1

Registro de usuarios Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarán con el sistema tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar sólo las opciones que les corresponden. Realiza los siguientes pasos para registrar un usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo. Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios.

2 Captura la primera letra de tu nombre seguida del apellido en el campo “Código” y presiona la tecla <Enter>. Ejemplo: ASANCHEZ.

3 Captura tu nombre en el campo que solicita este dato. Ejemplo: ADRIAN SANCHEZ.

4 Captura la contraseña de seguridad en el campo “Clave”. Ejemplo: ezCONTA09.


El nombre está formado por la palabra Perfil – más el nombre del usuario a partir del cual se está creando el perfil. Modifica ambos datos si lo crees necesario y no olvides guardar los cambios haciendo clic en el botón Procesar.

8




Ejercicio 1 (continúa)

Paso Ejercicio

5 Haz clic en el botón del campo “Perfil” para desplegar el listado de perfiles disponibles y agilizar la configuración de los permisos que aplicarán al usuario. Ejemplo: Selecciona el perfil Auxiliar. Resultado: Se desmarcan las opciones que fueron configuradas para dicho perfil.

6 Deja el dato asignado por omisión para que el usuario tenga acceso a todas las empresas instaladas. Nota: Si requieres cambiar algún dato especifico para este usuario hazlo directamente, las modificaciones se guardarán en la configuración del usuario y el perfil permanecerá igual.

7 Guarda los cambios para que la nueva configuración tenga efecto. Presiona la tecla <F8>.

Registro del usuario OAGUILAR Realiza el mismo procedimiento del ejercicio 2 para crear otro usuario, toma como base los datos de la siguiente tabla:

Campo Captura Pestaña Desmarca

Código OAGUILAR 1.Documentos De columna Crear, todas las opciones de Prepólizas.

Nombre Oscar Aguilar 3. Catálogos Presupuestos de la columna Ver.

Clave arCONTA09 4. Configuración

Todas las columnas de Segmentos de negocio.

Perfil Auxiliar 5. Procesos y utilerías

De la columna Ejecutar, la opción Empresa-Importar empresa desde ContPAQ Windows.

Importante:

• Asegúrate que en la pestaña 5.Procesos y utilerías, en la opción Empresa estén marcadas las casillas de Crear, Borrar, Cambiar y Ver.

• Al finalizar el registro guarda los cambios.

Ejercicio 2

Registro de perfil a partir de un usuario CONTPAQ i® CONTABILIDAD te permite crear un perfil a partir de la configuración que especificaste a un usuario en particular. Esta tarea te ayuda a agilizar el trabajo de asignación de permisos a los usuarios.


9




Ejercicio 2 (continúa)

Realiza los siguientes pasos para registrar un perfil a partir de un usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogo. Resultado: Aparecerá la ventana Usuarios.

2 Haz clic en el botón F3 del campo “Código” y selecciona la opción OAGUILAR.

3 Haz clic en el botón Guardar como perfil. Resultado: Se despliega la ventana Guardar como perfil y por omisión muestra un número y nombre que identificará al nuevo perfil. Ejemplo: “Código”: 1004 “Nombre”: Perfil – OAGUILAR

4 Haz clic en el botó Procesar para guardar la información del nuevo perfil.

5 Acepta el mensaje de información indicando que el perfil se guardó correctamente.

6 Cierra la ventana Usuarios presionando la tecla <Esc>.

Asignación del perfil a un nuevo usuario Realiza un nuevo registro utilizando el perfil del usuario OAGUILAR. Sigue las indicaciones del instructor para capturar el código, nombre y clave de acceso correspondientes.

Ejercicio 3

Cambio de sesión del usuario Para verificar que los permisos otorgados a cada usuario son correctos utiliza la función Cambiar de usuario para ingresar al sistema y visualizar únicamente los módulo que debe tener acceso dicho usuario. Realiza los siguientes pasos para cambiar la sesión del usuario:

Paso Ejercicio

1 Ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Cambiar de usuario. Resultado: Aparecerá la ventana Ingreso a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

2 Captura el código del usuario y su clave de acceso. Ejemplo: “Código”: OAGUILAR “Clave”: arCONTA09 Resultado: Observa que el nombre del usuario se actualizó en la barra de título de la ventana principal.

3 Selecciona del menú Catálogo la opción Segmentos de negocio e intente borrar alguno de los registros. Resultado

: Enviará el mensaje “No tiene permiso para ver/ejecutar esta opción”.

4 Cierra la ventana presionando la tecla <Esc>.

10



Qué otras funciones puedo realizar

Otras funciones Al trabajar con los usuarios puedes realizar actividades como:

• Verificar los usuarios conectados • Cambiar de usuario

Usuarios conectados

Cuando te encuentras trabajando con una versión en Red y deseas verificar qué usuarios se encuentran trabajando en el sistema en ese momento, consulta la opción Usuarios conectados; y si la versión que adquiriste es Monousuario, podrás ver el usuario con el que se abrió la sesión. Para hacerlo del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Usuarios conectados.

Cambiar de usuario

Al trabajar con CONTPAQ i® CONTABILIDAD puedes cambiar el usuario que utilizaste para ingresar al sistema sin necesidad de cerrar la aplicación. Esta opción permitirá a cada persona que ingrese al sistema tenga acceso únicamente a las tareas que le fueron asignadas. Para ello, del menú Empresa, submenú Usuarios selecciona la opción Cambiar de usuario.

50020111216


Página 3-1

Capítulo 3 Información técnica

Capítulo 3

Información técnica

Visión general

Introducción La información técnica te va a permitir contar con la información necesaria para realizar

implementaciones especializadas del sistema CONTPAQ i® CONTABILIDAD.


• Conocer los archivos que componen el sistema. • Identificar y conocer el funcionamiento del servidor de aplicaciones CONTPAQ i®. • Conocer los diferentes escenarios que se pueden presentar al instalar CONTPAQ i®

CONTABILIDAD. • Conocer cómo se manejan las bases de datos.


Tema Página Cómo se manejan las bases de datos 3-2 Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® 3-4 Cómo utilizo la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® 3-6 Cuáles son los archivos del sistema 3-7 Cómo modifico un esquema de datos 3-9 Qué es la bitácora de operaciones 3-14


Página 3-2


Cómo se manejan las bases de datos

Qué es Las bases de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se manejan bajo Microsoft SQL

Server® por lo que, al instalar una empresa en este sistema, se crean dos tipos de archivos:

• .mdf • .ldf

El archivo con extensión .mdf es la base de datos primaria que contiene toda la información de la empresa. El archivo con extensión .ldf (log) es el archivo de transacción. El archivo log se encarga de revisar que todas las transacciones se registren de forma completa en la base de datos; si por alguna razón una transacción no está completa, rechaza la misma protegiendo la integridad de la base de datos. Importante: Si el sistema está en red, las bases de datos se crearán en el disco duro del Servidor.

Dónde se guardan

Las bases de datos se crean al momento de instalar una empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD y se guardan en el directorio <C:\Archivos de programa\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Data>. Estas bases de datos se abren con el programa SQL Server Management Studio Express. Esta herramienta es gratuita y se puede descargar del siguiente sitio:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es

Importante: El directorio puede variar, dependiendo de las instancias que existan en la máquina.

Tablas que se comparten

CONTPAQ i® CONTABILIDAD tiene tablas comunes con CONTPAQ i® BANCOS y son:

• Lista de empresas • Perfiles y permisos de Usuarios • Procesos

Las tablas que son de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y que usa CONTPAQ i® BANCOS son:

• Causación de IVA • Pólizas • Conceptos • Prepólizas • Control de IVA • Proveedores • Monedas • Tipos de cambio • Parámetros • DevolucionesIVA • Cuentas contables


http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es�

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=C243A5AE-4BD1-4E3D-94B8-5A0F62BF7796&displaylang=es�


Página 3-3


Cómo se manejan las bases de datos, Continuación

Tablas que se comparten (continúa)

Existen otras tablas de las cuales CONTPAQ i® BANCOS únicamente puede leer y cargar información de CONTABILIDAD. Éstas son:

• Diarios especiales • Segmentos de negocio • Tipos de póliza • Conceptos de IETU

Versiones compatibles

CONTPAQ i® CONTABILIDAD es compatible a partir de la versión 3.5.1 de CONTPAQ i® BANCOS.

SDK Con la integración de CONTPAQ i® CONTABILIDAD y CONTPAQ i® BANCOS ahora hay

un solo SDK para ambos sistemas. Nota: El SDK maneja una configuración independiente a la de los sistemas, por lo tanto, por omisión toma la configuración del último sistema instalado. Esta configuración puedes editarla en la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® que se encuentra en el grupo de programas CONTPAQ i®.


Página 3-4


Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®

Qué es El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® es el núcleo de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Es el manejador tanto de las bases de datos como de los usuarios que se conectan a CONTPAQ i® CONTABILIDAD y/o CONTPAQ i® BANCOS. Esta aplicación se encarga de realizar la conexión a la base de datos y de hacer todos los procesos y consultas.

Cuando realizas una instalación… El Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®…

Monousuario Está disponible para levantar el sistema.

Cliente-Servidor Sólo se instala en el Servidor y está disponible para que las terminales se conecten al servidor.

Cómo ingreso al Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®

Esta aplicación se abre automáticamente al ingresar a CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Si se presenta una situación técnica que requiere el ingreso a esta aplicación de forma manual y utilizar las funciones que tiene la misma, realiza lo siguiente:

1. Haz clic en el botón Inicio y selecciona Todos los programas. 2. Selecciona del grupo CONTPAQ i® subgrupo Servidor de Aplicaciones, la opción

con el mismo nombre.

Consola En la opción Consola podrás ver a qué puerto se conectó el servidor, además de revisar el

inicio y fin de sesión de cada usuario.


No podrás cerrar el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® mientras tengas abierto CONTPAQ i® CONTABILIDAD y/o BANCOS; si lo intentas, te indicará que hay un usuario conectado. El Servidor de aplicaciones deberá detectar que todos los usuarios hayan finalizado su sesión para que te permita cerrar esta aplicación. Si instalaste esta aplicación como Servicio se mostrarán, además, los botones Iniciar servicio y Detener servicio.


Página 3-5


Cómo utilizo el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®, Continuación

Qué necesito para configurar

Cuando realizaste la instalación de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, indicaste la “Instancia”, el “Usuario” y la “Clave” para SQL Server y esos son los datos que guarda el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i®, en la opción Configuración, por lo que no es necesario indicar alguna configuración adicional.

Importante

: Si realizas alguna modificación a la configuración asegúrate de Guardar los cambios para que éstos se apliquen.

Para qué sirve A través del Servidor de Aplicaciones podrás llevar un monitoreo de los procesos que están ejecutándose en CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Además, puedes utilizarlo para conectarte a las diferentes instancias de SQL, en caso de que requieras tener el sistema en varias instancias.

Archivos Properties

En las versiones anteriores de CONTPAQ i® CONTABILIDAD los archivos de configuración CompacServidor.properties (sólo instalación tipo Servidor) CompacCliente.properties y Contpaq.properties se encontraban en la ruta: <C:\Archivos de Programa\Compac>. A partir de la versión 3.5.1 de CONTPAQ i® CONTABILIDAD existe este par de archivos independientes para cada uno de los siguientes módulos en sus respectivas rutas:

Properties de Ruta CONTPAQ i® CONTABILIDAD <C:\Archivos de Programa\Compac\Contabilidad> SDK <C:\Archivos de Programa\Compac\SDK> Servidor <C:\Archivos de Programa\Compac\Servidor>

Al ingresar a CONTPAQ i® CONTABILIDAD, se mostrará automáticamente el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® antes de abrir el sistema. Si la consola marca error en la instancia o el usuario, podrás cambiarla desde esta opción.


Página 3-6


Cómo utilizo la Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i®

Qué es La Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i® te permite ajustar, en la opción Servidor

de CONTPAQ i® lo siguiente: • Instancia • Usuario • Clave de conexión a SQL

Para las opciones CONTPAQ i® SDK y CONTPAQ i® CONTABILIDAD puedes configurar el:

• Modo de conexión: Monousuario (computadora local) o Terminal (esta computadora se conectará al servidor.

• Dirección IP del servidor al que se conectará. • Nivel de control de las bitácoras y ruta donde se guardarán éstas.

Para abrir esta configuración ve al menú Inicio, opción Todos los programas, grupo de programa CONTPAQ i®, opción Conexión – Configuración de BDD.


Página 3-7


Cuáles son los archivos del sistema

Qué es Los archivos del sistema son aquellos que se generan al instalar CONTPAQ i®

CONTABILIDAD. Estos archivos se utilizan para ejecutar la aplicación, los diferentes módulos, reportes y realizar la importación y exportación de datos. En este tema, se explicarán los archivos para:

• Reportes • Bajar y cargar información (Configuración de datos) • Ejecución de la Hoja electrónica

Cuáles son los nombres de los reportes

Para que sea fácil de ubicar el archivo fuente de los reportes de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, el nombre del archivo fuente es el mismo que se muestra en el sistema. Ejemplo: El reporte Anexos del Catálogo tiene el archivo fuente AnexosDelCatalogo.rpt, el reporte Balanza de Comprobación tiene el archivo fuente BalanzaDeComprobacion.rpt. Los archivos fuente tienen la extensión .rpt. Si necesitas modificarlos utiliza el Editor de reportes. Importante: Si modificas un reporte, guárdalo con otro nombre, para que conserves el reporte original como respaldo. Si no lo haces, al reinstalar el sistema, éste actualizará el reporte, por lo que se eliminarán las modificaciones que realizaste. Si quieres saber cómo hacer reportes personalizados, solicita el Manual de Reporteador de CONTPAQ i®. Los reportes de CONTPAQ i® CONTABILIDAD están almacenados en la siguiente ruta: <Compac\Empresas\Reportes\Contpaq>. Y los reportes que son creados por el usuario se guardan en la siguiente ruta: <Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>.



Página 3-8


Cuáles son los archivos del sistema, Continuación

Hoja Electrónica La Hoja Electrónica se ejecuta con el archivo Hoja financiera NG.xls el cual se instala en la

ruta <\Compac\Empresas\Reportes\Contpaq\Mis Reportes>. Además, cuenta con un complemento denominado Hoja_Financiera_AddIn.xla cuya función es almacenar todas las funciones de la hoja financiera y guardar las macros. Este archivo también se encuentra en la ruta <\Compac\Empresas\Reportes\ Contpaq\Mis Reportes>. Nota: La Hoja Electrónica utiliza macros, por lo que deberás asegurarte que la seguridad de las macros en Excel® sea Media o Baja. Para cambiar la seguridad en Excel 2003, ve al menú Herramientas, submenú Macro y selecciona la opción Seguridad. Para cambiar la seguridad en Excel 2007, realiza lo siguiente:

En la Advertencia de seguridad, haz clic en el botón Opciones y Habilita el contenido.

Modelos electrónicos

La Hoja Electrónica cuenta con modelos instalados de forma automática. Los archivos fuentes de estos modelos son:

• RAZFINANC_NG.xls: Modelo de Razones Financieras. • AF_NG.xls: Cédula de Activos Fijos. • REPORTES FISCALES NG.xls: Módulo Fiscal (Nuevo). • CWAFN12P_NG.xls: Estados financieros a 12 periodos. • CWAFN_NG.xls: Estados financieros básicos.


Página 3-9


Cómo modifico un esquema de datos

Qué es Es un archivo realizado en Excel estructurado es el que indica bajo qué formato o estructura

será generado el archivo texto con la información que almacena CONTPAQ i® CONTABILIDAD para que lo exportes a un sistema externo. Los esquemas de datos también te permiten leer la información de un sistema externo y cargarla hacia CONTPAQ I® CONTABILIDAD. El Esquema de datos – o archivo de Configuración de datos – fueron diseñados en Excel para que puedan modificarse fácilmente, de esta forma, si el archivo necesita un formato diferente al definido por CONTPAQ i® CONTABILIDAD, podrás adecuarlo de forma sencilla.

Cómo ingreso Para ingresar a un esquema de datos basta con ubicarte en la ruta

<Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq> y abrir cualquiera de los archivos en Excel.

Dónde se utilizan los esquemas

CONTPAQ i® CONTABILIDAD utiliza los esquemas de datos para:

• Bajar y cargar catálogos y tablas. • Bajar y cargar pólizas y prepólizas.

Esquemas de datos para bajar y cargar información

Los esquemas de datos que bajan y cargan catálogos y documentos se utilizan para pasar la información hacia CONTPAQ i® CONTABILIDAD proveniente de un sistema externo y viceversa. Existen varios esquemas de datos para realizar este proceso; dependiendo de lo que quieras exportar o importar, es el archivo que deberás seleccionar. Estos esquemas se encuentran en <\Compac\Empresas\Esquemas\Contpaq>. Todos los esquemas de datos tienen dos modalidades:

• NG – Se utilizan cuando los datos son originarios de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

• WIN – Se utilizan cuando los datos son originarios de ContPAQ Windows, PAQ’s o algún otro sistema externo.

Los archivos se pueden identificar fácilmente ya que el nombre es bastante descriptivo; sin embargo, existen algunas excepciones las cuales se indican a continuación:

Archivo de configuración Descripción

CT_EST_Proveedor_NG Guarda la configuración del Catálogo de proveedores proveniente de la versión 1.1.2 o posterior de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

CT_EST_Proveedor_NG_ hasta_v11

Guarda la configuración del Catálogo de proveedores proveniente de la versión 1.1.1 o anterior de CONTPAQ i® CONTABILIDAD

CT_EST_Proveedor_WIN_RefIVA

Guarda la configuración del Catálogo de proveedores proveniente de la versión 12.0.1 o posterior de ContPAQ Windows siempre y cuando se maneje, en dicho sistema, el Control de IVA.



Página 3-10


Cómo modifico un esquema de datos, Continuación

Esquemas de datos para bajar y cargar información (continúa)

Archivo de configuración Descripción

CT_EST_Proveedor_ WIN_RefIVA_hasta_ v1200va

Guarda la configuración del Catálogo de proveedores proveniente de la versión 12.0.0va o anterior de ContPAQ Windows siempre y cuando se maneje, en dicho sistema, el Control de IVA.

CT_EST_Póliza_WIN_ TIPOPOL_1

Guarda la configuración de las pólizas provenientes de ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema NO se maneja el “Uso de otro tipo de pólizas”.

CT_EST_Póliza_WIN_ TIPOPOL_1_RefIVA

Guarda la configuración de las pólizas provenientes de ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema NO se maneja el “Uso de otro tipo de pólizas” y se lleva el Control de IVA.

CT_EST_Poliza_WIN_ TIPOPOL_3

Guarda la configuración de las pólizas provenientes de ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema SÍ se maneja el “Uso de otro tipo de pólizas”.

CT_EST_Poliza_WIN_ TIPOPOL_3_RefIVA

Guarda la configuración de las pólizas provenientes de ContPAQ Windows siempre y cuando en dicho sistema SÍ se maneja el “Uso de otro tipo de pólizas” y se lleva el Control de IVA.

Estructura del esquema de datos

El Esquema de datos debe contener las siguientes columnas:

• Tipo • Formato • Nombre • Alineación • Longitud

En los siguientes bloques se explica lo que debe contener cada columna.

Tipo En esta columna se identifica el tipo del campo del esquema.

Los valores que debe tener esta columna son:

Caracter Identificador Descripción

E Entidad Representa el inicio de una entidad en el esquema, como puede ser el encabezado, cuerpo, detalle o pie de página.

A Atributo Es el campo perteneciente a una tabla. Debe ponerse textual el nombre del campo.

S Separador Es un campo fijo con longitud mayor a cero. El valor debe tener la longitud especificada. En la columna Formato se indicará el valor que debe tener en el archivo de texto. Ejemplo: Si en Formato se pone 114, al abrir el archivo texto, como separador debe mostrarse 114.

C Calculado Es un campo que se recupera de alguna tabla que no es la principal o que se procesa al momento de generar el archivo como el IVA.



Página 3-11



Nombre En esta columna deberá ir el nombre del campo.

En los campos de tipo Atributo, Entidad y Calculado es necesario que tenga un valor. Si el campo es de:

Tipo Entonces, el valor debe ser Atributo El nombre de un campo en la tabla que se esté utilizando. Calculado Uno de los campos calculados válidos definidos por el proceso. Separador Vacío, es decir, no debe existir valor.

Longitud En esta columna deberá indicarse cuánto mide el campo.

La longitud debe ser un valor mayor a cero, a menos que sea un campo tipo Entidad, en cuyo caso es válido que la longitud sea cero, ya que no necesariamente se desea mostrar el código de la entidad. La longitud determina el espacio que el campo ocupará en la línea del archivo de texto. Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deberá indicarse la longitud. De esta forma tenemos que, si el dato es:

Tipo Entonces, la longitud Cadena Se rellena siempre con espacios hasta alcanzar el tamaño definido por este

campo de longitud. Fecha No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud

especificada para el campo (ver información de la columna formato). Entero o Decimal

No se rellena, ya que debe especificarse un formato que tenga la longitud especificada para el campo (ver información de la columna formato).

Nota

: En el documento Estructura de la base de datos CONTPAQ i® CONTABILIDAD – BANCOS se indica de qué tipo es el campo.

Formato En esta columna se determina el formato con el que se genera la información. Dependiendo del tipo de campo que sea, es como deberá definirse el formato. Apóyate en la siguiente tabla para que definas correctamente el formato:

Tipo Definición del Formato

Cadena NO debe definirse. Siempre se rellena con espacios el campo a su máxima longitud.

Fecha d – Representa el día. Este valor debe estar en minúsculas. M – Representa el mes. Este valor debe estar en mayúsculas. y – Representa el año. Este valor debe estar en minúsculas.

Entero 0 – Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un número que mostrar.

# – Representa un espacio que se rellena con un caracter cuando no hay un número que mostrar



Página 3-12



Formato (continúa)

Tipo Definición del Formato Decimal 0 – Representa un espacio que se rellena con un cero cuando no hay un

número que mostrar. # – Representa un espacio que se rellena con un caracter espacio cuando

no hay un número que representar. . – (Punto) Representa un punto decimal que se debe mostrar. | – (Barra vertical o Pipe) Representa un punto decimal que NO se debe

mostrar en el archivo de texto resultante. Este carácter no se considera parte de la longitud del formato por lo que, al definir un formato de un campo decimal de, digamos longitud 12, si se usa este carácter en realidad deben colocarse 12 caracteres de formato (0’s o #s) aparte de la barra horizontal.

Ejemplos del Formato de acuerdo al Tipo

Tipo Estructura Dato en txt Descripción

Fecha ddMMyyyy 10092010 10 de Septiembre de 2010 ddMM 1009 10 de Septiembre yyyyMMdd 20100910 2010-09-10 MMyy 0910 Septiembre de 2010

Entero 00000 00180 #0000 0180 Un espacio vacío y luego un cero antes del

180 ##000 180 Dos espacios vacíos antes del 180 ##### 180 Dos espacios vacíos antes del 180.

Este formato, con un número menor a 3 dígitos, muestra más espacios vacíos, mientras que el formato anterior respeta poner al menos 3 ceros a la derecha.

Decimal 00000 00009 Rellena los espacios con ceros. #0000 0009 Un espacio y el resto se rellena con ceros. ##000 009 Dos espacios y el resto se rellena con

ceros. ##### Todos los valores con espacios 000.00 009.18 Rellena con ceros y pone punto decimal. 000|00 00918 Rellena con ceros y los últimos dos dígitos

se deberán considerar como decimales aunque no se pondrá punto decimal.

Alineación Esta columna indica hacia qué lado estará direccionados los campos.

Por omisión, la alineación es hacia la izquierda, por lo tanto, si esta columna se deja vacía, considerará esta alineación. Cualquier espacio faltante se rellena a la derecha con espacios. Si la alineación será hacia la derecha, deberá capturarse DERECHA en esta columna. Si quieres centrar los datos entonces, captura CENTRO.



Página 3-13



Campos de IVA Este campo sirve para bajar, al archivo de texto, el IVA registrado en CONTPAQ i®

CONTABILIDAD, dependiendo de qué IVA maneje (Devolución de IVA o Causación de IVA). Si no se maneja IVA, se baja cero. Importante: Si un documento de egreso que se baja no está contabilizado, este campo nunca devolverá un valor mayor a cero. El campo iva.calculado desglosa el IVA, haciendo un cálculo usando el importe del egreso y desglosando el IVA utilizando la tasa asumida del proveedor.

Entidades válidas

Las entidades válidas para los esquemas de bajado de transacciones electrónicas son las siguientes: EN (Encabezado):

Representa un registro de encabezado que se coloca antes del grupo de transacciones que se bajan.

Tipo Nombre Longitud Formato Alineación E Encabezado 0 EN

PE (Pie): Representa un registro de pie que se coloca después del grupo de transacciones que se bajan.

Tipo Nombre Longitud Formato Alineación E Pie 0 PE

Debido a que se pueden manejar hasta 4 encabezados, también se habilitó la opción de manejar hasta 4 registros de pie, ya que, por cada encabezado, debe existir un pie. De esta forma, los registros de pie válidos son: PE, PE1, PE2 y PE3. Si manejas varios registros de pie deberás definirlos de forma secuencial.

Es necesario respetar las claves que están definidas en la columna Formato para que el proceso las identifique adecuadamente. La longitud cero impide que las cadenas EN y PE se muestren en el archivo de bajado. Después de definir la fila de tipo E se puede definir cualquier cantidad de campos de tipo A, S o C, con sus correspondientes longitudes y formatos, según aplique. El final de una entidad se determina por el inicio de otra, o bien porque se terminan los campos definidos en el esquema.


Página 3-14


Qué es la bitácora de operaciones

Qué es La bitácora de operaciones es un reporte donde se reflejan tanto las operaciones cotidianas

realizadas por el usuario, como eventos o situaciones que ocurren de forma interna con CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Para utilizar la bitácora de operaciones debes asegurarte de configurar su uso, ya que por omisión está desactivada esta funcionalidad.

Antes de configurar

Antes de realizar la configuración de la bitácora de operaciones asegúrate de cerrar el Servidor, de lo contrario, será necesario reiniciarlo para que tome la nueva configuración.

Cómo ingreso La configuración de uso de la bitácora se realiza desde la ventana Configuración de

Aplicaciones CONTPAQ i®. Haz clic en el botón Inicio, opción Todos los programas, selecciona el grupo CONTPAQ i® y haz clic en Conexión – Configuración de BDD.

Qué necesito para configurar

Para configurar el uso de la bitácora de operaciones, en la sección Servidor CONTPAQ i®, apartado Bitácora de operaciones asegúrate de seleccionar la opción Activar y guarda los cambios.


Acepta el mensaje de confirmación y al ingresar a CONTPAQ i® CONTABILIDAD se registrarán las operaciones que se realicen en la empresa.


Página 3-15


Qué es la bitácora de operaciones, Continuación

Qué información guarda la bitácora

Una vez que la bitácora ha sido configurada se registrarán en ella todas las operaciones realizadas en el sistema, incluyendo:

• Altas, cambios y bajas en catálogos • Altas, bajas y cambios en documentos • Ejecuciones de reportes • Ejecuciones de procesos • Redefinir empresa • Respaldar empresa • Restaurar empresa • Imprimir documentos bancarios

Nota: En las operaciones que realices con los catálogos, adicionalmente se guarda el código y nombre del registro, siempre y cuando estos datos apliquen para el catálogo en cuestión. Así mismo se guardará información adicional lo que te ayudará a identificar el registro sobre el que se realizó la operación. En el caso de las pólizas, la bitácora guardará adicionalmente lo siguiente:

• Ejercicio • Periodo • Tipo de póliza • Número

Para documentos bancarios, se guarda información sobre el documento correspondiente:

• Cuenta bancaria • Tipo del documento • Modelo • Folio

Mantenimiento a la bitácora

Con esta herramienta puedes borrar de la bitácora los datos de las operaciones realizadas, para lograrlo, especifica la fecha a partir de la cual deseas conservar los registros. Para ejecutarla ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Mantenimiento a la bitácora de operaciones.



Página 3-16



El proceso Mantenimiento a la bitácora de operaciones es genérico, es decir, que aplica a todas las empresas instaladas en CONTPAQ i® CONTABILIDAD; de tal forma que al ejecutarlo borra todas las operaciones registradas, sin importar que sean de distintas empresas.

Qué necesito para dar mantenimiento

Para que un usuario pueda ejecutar el proceso Mantenimiento a la bitácora de operaciones debe contar con los permisos necesarios. Por omisión, todos los usuarios tienen permiso para ejecutarla, por lo que para restringir el uso de esta herramienta, ve al menú Empresa, submenú Usuarios y selecciona la opción Catálogos. Activa el usuario al que quieres modificar el permiso, ve a la pestaña 5. Procesos y utilerías y desmarca la opción Utilerías – Mantenimiento a la bitácora de operaciones.

Reporte Bitácora de operaciones

Este reporte muestra la información guardada por la bitácora de operaciones y su objetivo consiste en responder las siguientes preguntas: • ¿Qué hizo “tal” usuario? • ¿Qué pasó en esta fecha? • ¿Qué pasó con este documento? Entre la información que muestra están distintas acciones realizadas: • En un rango de fechas y organizado por módulo de funcionalidad, o bien, puede mostrar

todos. • Sobre un documento específico, en un rango de fechas. • Por un usuario específico, en un rango de fechas.

Cómo ejecuto el reporte Para ejecutar este reporte haz clic en el botón de la barra de herramientas de

CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Se desplegará la ventana para que indiques los filtros según lo requieras. Notarás que cuenta con cuatro diferentes pestañas donde puedes especificar diferentes datos. También puedes ir al menú Empresa, submenú Usuarios y seleccionar la opción Reporte -Bitácora CONTABILIDAD-en Excel®



Página 3-17



Cómo ejecuto el reporte (continúa)



Página 3-18



Ejercicio

Configuración de la bitácora Configurar la bitácora de operaciones en CONTPAQ i® CONTABILIDAD te permite conocer las actividades que realizan los usuarios en el sistema. Realiza los siguientes pasos para configurar su uso:

Paso Ejercicio

1 Haz clic en el botón Inicio, opción Todos los programas

2 Selecciona el grupo CONTPAQ i® y haz clic en Conexión – Configuración de BDD.

3 Asegúrate que esté activa la sección Servidor CONTPAQ i®.

4 Ve al apartado Bitácora de operaciones y en el campo “Estado” selecciona la opción Activar.

5 Guarda los cambios haciendo clic en el botón Guardar. Resultado: Se desplegará un mensaje de confirmación indicando que los cambios han sido guardados. Nota: Para que la nueva configuración surta efecto es necesario reiniciar el Servidor de Aplicaciones CONTPAQ i® o el servicio en la consola del Servidor de Aplicación.

6 Acepta el mensaje de confirmación y cierra la ventana Configuración de Aplicaciones CONTPAQ i®.

7 Reinicia la aplicación e ingresa nuevamente a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Alimentando la bitácora Activa la empresa indicada por el instructor y realiza las siguientes operaciones:

• Registra una nueva cuenta bancaria. 1112-1300 Bancomer #265780 • Ejecuta el reporte Posición financiera, balance general. • Ingresa a la ventana Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura

habilita la casilla “Usa búsqueda incremental para cuentas”. • Respalda la empresa

Ejecuta el Reporte - Bitácora CONTABILIDAD en Excel® considera como rango de fechas del 01/01/2010 al día actual. Analiza la información mostrada en el reporte.

50020120109


Página 4-1

Capítulo 4 Hoja Electrónica


Visión general

Introducción Para una empresa es importante obtener reportes que muestren la información requerida en

el momento ya que, con base en eso, se realiza la toma de decisiones de la empresa. CONTPAQ i® CONTABILIDAD incluye los reportes más utilizados en el área de tesorería para conocer el flujo de efectivo de tu empresa tanto de forma general como de manera detallada, sin embargo, es posible que estos reportes no cumplan con todos los datos que necesitas para tu negocio. Con el módulo Hoja Electrónica podrás obtener los reportes necesarios que cubran totalmente las necesidades específicas de tu empresa.

Objetivo En este capítulo, el participante será capaz de:

• Conocer el manejo de la Hoja Electrónica, facilitando el uso y aplicación de las

funciones predefinidas. • Obtener información por medio del reporte creado y analizarla para asegurarse que

la información es correcta.


Tema Página Cómo utilizo la Hoja Electrónica 4-2 Cómo creo un modelo electrónico 4-4 Qué pasa si… 4-8


Página 4-2


Cómo utilizo la Hoja Electrónica

Qué es Es un archivo con macros realizadas en Visual Basic® que implementa funciones que

extraen información de la base de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Mediante la Hoja Electrónica se pueden ejecutar varios modelos ya que están predefinidos por el sistema, pero también se pueden crear nuevos. Todos los modelos se guardan en un directorio ya especificado, a menos que, manualmente, especifiques una ruta diferente. Debido a que esta herramienta está hecha en Microsoft Excel® es posible generar reportes de acuerdo a las necesidades de información de tu empresa de manera fácil y rápida.

Cómo ingreso a la Hoja Electrónica

Para que ingreses a la Hoja Electrónica puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones:

• En la ventana principal, haz clic en el botón . • Ve al menú Reportes, submenú Hoja Electrónica.

Una vez ubicado en la ventana Hoja Electrónica, podrás ejecutar un modelo electrónico utilizando cualquiera de las acciones:

• En la barra de herramientas de la Hoja Electrónica, haz clic en el botón . • Selecciona el modelo deseado y haz doble clic sobre él.

Qué necesito para ejecutar un modelo

Para ejecutar un modelo de la Hoja Electrónica, sólo necesitas abrir una empresa en CONTPAQ i® CONTABILIDAD, ya que esta opción sólo está disponible cuando estás dentro de una empresa.


En esta ventana se mostrarán todos los modelos electrónicos que se pueden ejecutar desde CONTPAQ i® CONTABILIDAD.


Página 4-3


Cómo utilizo la Hoja Electrónica, Continuación

Qué necesito para ejecutar un modelo (continúa)

Después de que lo ejecutas, deberás Habilitar macros y especificar la clave de acceso a CONTPAQ i® CONTABILIDAD. Por omisión, la Empresa Activa es la que se abrió para entrar a la Hoja Electrónica, sin embargo, puede modificarse mediante el botón Insertar empresa.

Características Algunas de las principales características de la Hoja Electrónica son:

• Acceso a la información de hasta 30 empresas a la vez, permitiendo elaborar modelos de información consolidada.

• Extrae información del catálogo de cuentas contables, segmentos de negocio, saldos de cuentas, presupuestos y pólizas de empresas instaladas en CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

• Todos los modelos electrónicos estarán disponibles para todas las empresas de CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Antes de que se abra el modelo, se iniciará una sesión de SDK de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para conectar el reporte a la empresa, sin embargo, este ingreso no se considera para el control de número de usuarios.

Para qué sirve La Hoja Electrónica sirve para el diseño fácil de reportes personalizados.

Si eliminas una empresa de la lista, no se eliminará de CONTPAQ i® CONTABILIDAD, simplemente no estará disponible para extraer información desde la Hoja Electrónica.


Página 4-4


Cómo creo un modelo electrónico


Para que generes un nuevo modelo electrónico, haz clic en el botón y captura:

• El “Nombre” del modelo. • El nombre del “Archivo” del modelo.

Por omisión, todos los modelos y/o reportes nuevos se guardan en la ruta <\Compac\Empresas\Contpaq\Mis Reportes\>. Recuerda que para ingresar a la Hoja Electrónica tienes dos opciones:

• El botón de la ventana principal. • La opción Hoja Electrónica del menú Reportes.


Puedes crear tantos modelos necesites, no hay un límite en el número de modelos electrónicos.


Página 4-5


Cómo creo un modelo electrónico, Continuación

Modelos predeterminados

La Hoja Electrónica cuenta con modelos predefinidos, los cuales son:

• Modelo de Razones Financieras – Muestra algunos indicadores de la situación financiera de la empresa los cuales pueden modificarse.

• Cédula de Activos Fijos – Genera el cálculo del IMPAC. La diferencia de este modelo sobre el Reporte IMPAC es que en la Cédula podrás ajustar el cálculo de acuerdo a las necesidades de la empresa.

• Módulo Fiscal (Nuevo) – Calcula la base para la Declaración Anual de Personas Morales.

• Estados financieros a 12 periodos – Muestra un acumulado anual de los estados financieros de la empresa y se puede analizar a detalle los movimientos por cada cuenta.

• Estados financieros básicos – Muestra los Estados financieros de la empresa y se puede analizar a detalle los movimientos por cada cuenta.

Importante: Estos son modelos base para generar reportes específicos que estén adecuados a las necesidades de la empresa, si vas a modificarlos, es recomendable que primero los guardes con otro nombre, así, el modelo base no sufrirá cambios y podrá utilizarse para otra empresa.

Hojas predefinidas

Todos los modelos electrónicos están conformados por las siguientes hojas:

Hoja Descripción

Hojas 1 y 2 Aquí agregarás las funciones necesarias para crear un modelo electrónico. Puedes insertar las hojas que necesites.

Póliza Aquí podrás crear pólizas desde Excel® y enviarlas a CONTPAQ i® CONTABILIDAD.

Parámetros Muestra la lista de empresas que tienes en CONTPAQ i® BANCOS – CONTABILIDAD. Aquí deberás indicar cuál(es) vas a utilizar en el modelo electrónico y cuáles deseas quitar.

Funciones Contables

Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQ i® CONTABILIDAD para generar modelos electrónicos.

Funciones Bancarias

Contiene todas las funciones con las cuales puedes extraer la información de la empresa de CONTPAQ i® BANCOS para generar modelos electrónicos.

Estructura de la función

Para que conozcas y puedas utilizar correctamente la estructura de las funciones, necesitas saber cómo debe estar estructurada la función. Todas las funciones tienen una nomenclatura Apóyate en las columnas Descripción y Nomenclatura que tiene la hoja Funciones para que utilices la más conveniente. La Descripción indica para qué sirve la función, la Nomenclatura indica los datos que necesita la función. Importante: Los datos deben estar en el orden que muestra la nomenclatura, si no lo haces, los valores que captures no los reconocerá como válidos. Ejemplo: =EJEACTUAL(5) indica que mostrará el ejercicio actual de la empresa número 5. Para conocer cuál es el nombre de esa empresa consulta la hoja Parámetros.



Página 4-6



Para qué sirve Además de que el modelo te permite extraer información bancaria de tus empresas en

CONTPAQ i® CONTABILIDAD, podrás explotar las funcionalidades propias de Excel, haciendo inclusive un reporte con gráficas. La creación de modelos electrónicos te será de mucha utilidad para que realices reportes a la medida en un programa muy flexible y utilizado como es Excel.

Ejercicio 1

Creación de un modelo electrónico Realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Abre la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V.

2 Haz clic en el botón en la barra de herramientas de la pantalla principal. Resultado: Se desplegará la ventana Hoja Electrónica.

3 Haz clic en el botón Nuevo.

4 Captura Saldos del ejercicio en el campo “Nombre” y presiona la tecla <Tab>. Resultado: En el campo “Archivo” también se agregará Saldos del ejercicio.xls al final de la ruta.

5 Haz clic en el botón Guardar. Resultado: Se habrá agregado el modelo Saldos del ejercicio a la lista de modelos electrónicos.

6 Haz doble clic en el modelo electrónico Saldos del ejercicio para ejecutarlo. Nota: Dependiendo de la seguridad y de la versión de Excel® que estés utilizando, se podrá mostrar una ventana pidiendo permiso para habilitar las macros. Habilítalas para tener funcionalidad.

7 Haz clic en el botón Aceptar en ventana Ingreso a CONTPAQ i® para ingresar con el usuario Supervisor. Resultado: Se abrirá la hoja electrónica en la pestaña Parámetros.

8 Verifica que la empresa La Casa Azul, S.A. de C.V. sea la empresa activa. Importante: No cierres la Hoja Electrónica ya que la necesitarás para el siguiente ejercicio.



Página 4-7



Ejercicio 2

Extracción de datos de CONTPAQ i® CONTABILIDAD Realiza los pasos que se indican a continuación:

Paso Ejercicio

1 Captura los siguientes textos en la Hoja1 del modelo que acabas de abrir:

Celda Texto B4 Ejercicio: C4 Actual B7 Enero C7 Febrero

2 Selecciona la celda B7 y C7 y arrástralas hacia la derecha para que se inserten los demás meses llegando a diciembre.

3 Inserta la función =NOMEMP(1) en la celda B2, para extraer el nombre de la empresa y combina las celdas B2:M2. Nota: Esta función pertenece a las Funciones Contables.

4 Presiona simultáneamente las teclas <Alt+F3> en la celda A8 para desplegar el catálogo de cuentas de la empresa y busca la primer cuenta de bancos. Posteriormente, haz doble clic en ella para insertarla al modelo.

5 Inserta la función =SFP en la celda B8, para extraer el saldo final de Enero para esa cuenta. En la función indica que la cuenta la tome de la celda A8 y el ejercicio lo tome de la celda C4. Nota: La nomenclatura de esta función es =SFP(Cuenta, Ejercicio,Periodo,{NEmpresa]). Apóyate en la pestaña Funciones Contables para que conozcas la nomenclatura de las funciones.

6 Repite el paso anterior para el resto de los periodos

7 Inserta todas las cuentas de bancos y algunas de clientes.

8 Repite el paso 6 en todos los periodos de las cuentas que acabas de insertar.

9 Grafica los datos que acabas de insertar para que tengas una mejor presentación de los resultados obtenidos.

10 Guarda los datos y cierra Excel.

Solución:

Las funciones que debieron capturarse son:

Celda Texto Celda Texto B8 =SFP(A8,$C$4,1,1) H8 =SFP(A8,$C$4,7,1) C8 =SFP(A8,$C$4,2,1) I8 =SFP(A8,$C$4,8,1) D8 =SFP(A8,$C$4,3,1) J8 =SFP(A8,$C$4,9,1) E8 =SFP(A8,$C$4,4,1) K8 =SFP(A8,$C$4,10,1) F8 =SFP(A8,$C$4,5,1) L8 =SFP(A8,$C$4,11,1) G8 =SFP(A8,$C$4,6,1) M8 =SFP(A8,$C$4,12,1) B9 =SFP(A9,$C$4,1,1)…


Página 4-8


Qué pasa si…

Tengo Office 2010

Cuando en la máquina con la que estás trabajando tiene instalado Office 2010 y quieres ejecutar los modelos de la Hoja Electrónica de CONTPAQ i® CONTABLIDAD podrás hacer que dichas hojas funcionen en Office 2010 a 64 bits. Para lograrlo, debes realizar lo siguiente

Paso Acción

1 Crea una nueva hoja electrónica desde CONTPAQ i® CONTABILIDAD

2 Abre el modelo electrónico origen y haz clic derecho sobre la hoja deseada. Resultado: Se desplegará el menú flotante.

3 Selecciona la opción Mover o copiar. Resultado: Se desplegará la ventana con el mismo nombre.

4 Selecciona el nuevo libro donde copiarás la información y especifica la ubicación donde quieres que se copie.

5 Asegúrate de marcar la casilla “Crear una copia” para que el contenido permanezca en el archivo origen y se copie toda la información en el archivo destino.

6 Haz clic en el botón Aceptar. Importante: Una vez que copies la información al nuevo libro y guardes los cambios el

modelo electrónico también funcionará a 32 bits.

50020111215


Página 5-1

Capítulo 5 Utilerías


Visión general

Introducción Las utilerías son funciones especiales del sistema que deben ser utilizadas bajo condiciones

especiales y con todo el conocimiento de los resultados que se espera obtener al ejecutarlas, ya que una vez que afectan la información de la empresa el proceso es irreversible. Dichas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento.

Objetivo Al finalizar este capítulo serás capaz de:

• Conocer la función y aplicación de cada una las utilerías, así como su utilidad

práctica. • Aplicar las utilerías adecuadas en el momento oportuno. • Identificar los parámetros que se utilizan en cada una de las utilerías del sistema. • Reconocer la importancia de los cambios realizados en la información al ejecutar

alguna de las utilerías.

Requisitos previos

Antes de ejecutar cualquiera de las utilerías de CONTPAQ i® CONTABILIDAD toma en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Asegúrate que no haya ningún usuario utilizando la empresa. 2. Realiza un respaldo de la información de la empresa sobre la que se ejecutará la

utilería. 3. Verifica qué cambios realizará la utilería sobre la información antes de ejecutarla, ya

que se trata de un proceso irreversible.


Tema Página Cuándo ejecutar las utilerías 5-2 Qué debo considerar antes de ejecutar cada utilería 5-5


Página 5-2


Cuándo ejecutar las utilerías

Qué son Son funciones especiales del sistema que regeneran la consistencia de registros perdidos o

dañados por factores externos, auxilian a localizar registros erróneos o bien, permiten cambiar parámetros de la empresa afectando a múltiples tablas relacionadas y de manera simultánea. Estas funciones permiten dar mantenimiento preventivo y correctivo a la información registrada en el sistema, lo que ayudará a tener una base de datos en correcto funcionamiento. Las utilerías deben ser utilizadas bajo condiciones ya que el proceso que realizan es irreversible.

Cómo ingreso Las utilerías de CONTPAQ i® CONTABILIDAD se encuentran en dos menú diferentes.

Verifica el siguiente diagrama para que conozcas la forma de ingresar a la utilería que necesites.

UtileríasCierre

Reconstruir saldos

Mantenimiento base de datos

Verificar IVA

Borrar pólizasy saldos

parcialmente

Eliminar periodos anteriores

Generar póliza saldos inicialesVerificar cuentas

Saldo cero

Verificar pólizas

Empresa



Página 5-3


Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación

Qué utilería ejecuto

Apóyate en la siguiente tabla para conocer la funcionalidad de las utilerías que maneja el sistema y en qué momento utilizarlas. Importante:

• Se recomienda realizar un respaldo antes de ejecutar cualquier utilería. • Las utilerías son procesos exclusivos, por lo tanto, es necesario verificar que ningún

usuario esté dentro de la empresa, sólo aquel que ejecute la utilería en cuestión.

La utilería Sirve para… Úsala cuando… Verificar cuentas Revisar el árbol de cuentas verificando si

hay más de una cuenta de título, subtítulo o mayor en una misma rama. Importante

El reporte Balanza de comprobación muestra descuadre en saldos y el Balance general se muestra cuadrado.

: Esta utilería es un reporte que sólo muestra las cuentas con error, la corrección debe hacerse de forma manual.

Hay, por lo menos una cuenta, que tiene un nivel erróneo (está mal colgada o asignada).

Verificar IVA Revisar que la asignación del IVA causado no tenga errores. Importante

Hay errores en la asignación del IVA causado.

: Esta utilería es un reporte que sólo muestra las pólizas con error, la corrección debe hacerse de forma manual.

Hay errores en los periodos de causación.

Verificar pólizas Encontrar pólizas descuadradas o movimientos con tipos de cuenta no permitido según el tipo de póliza al que pertenecen, para que posteriormente sean corregidas de forma manual.

Hay descuadre en la información de la empresa que no se soluciona con la reconstrucción de saldos de cuentas.

Se presenta algún problema de cuadre durante la captura de una póliza después de una falla eléctrica.

Reconstruir saldos de cuentas

Encontrar las diferencias entre los saldos de las cuentas comparadas contra sus movimientos en las pólizas.

Cuando existan problemas de cuadre en la contabilidad y la cuenta de cuadre no tenga movimientos.

De forma preventiva, para corroborar el estado de los saldos de las cuentas.

Borrar pólizas y saldos parcialmente

Eliminar la información contable de una empresa a partir de un periodo determinado, pero conservando todos los catálogos que se hayan capturado en ella, como: las cuentas, monedas, segmentos de negocio, etcétera.

En la empresa se capturó o cargó una cantidad importante de pólizas incorrectas.

Existe un error persistente en la información de la empresa, en un periodo determinado.

Mantenimiento a la base de datos

Reparar una base de datos dañada y reduce el volumen de esa base de datos eliminando la información que es temporal o que ya no es necesaria.

Existen inconsistencias técnicas lógicas en la base de datos mostrando incongruencias en la información. Ejemplo


: En el manejador de SQL se muestra la información, pero al consultarla en el sistema, no se muestra.


Página 5-4


Cuándo ejecutar las utilerías, Continuación

Qué utilería ejecuto (continúa)

La utilería Sirve para… Úsala cuando… Saldo cero a la base de datos

Eliminar la historia completa de la empresa en lo relacionado con los movimientos, como: pólizas, saldos de cuentas, segmentos de negocio, causación y devolución de IVA. Importante

Deseas hacer una copia de una empresa que usará los mismos catálogos de la empresa original, pero que su registro comience en un nuevo ejercicio.

: Esta utilería sólo dejará los catálogos.

Generar póliza de apertura de saldos iniciales

Crear una póliza con los saldos de una empresa que ya está en operaciones, para que al crear una nueva empresa estos sean sus saldos iniciales. Importante: La cuenta contable debe ser de CAPITAL ACREEDORA

Para migrar la empresa en la que trabajas actualmente a una nueva empresa con saldos iniciales, pero sin conservar su historia contable.


Borrar los saldos anteriores al ejercicio indicado y las pólizas anteriores a la fecha indicada, incluyendo sus datos asociados y conserva los acumulados al inicio del ejercicio.

Haya definido un número fijo de ejercicios para conservar en la empresa, ya sea por políticas internas o porque ya no le son necesarios fiscalmente.

Desee optimizar el espacio en disco, o bien, el espacio requerido para respaldar la información de la empresa.

La empresa tenga una base de datos que esté llegando al límite máximo soportado por el manejador de bases de datos que esté utilizando: • SQL Server 2000 MSDE: 2 GB • SQL Server 2005 Express Edition: 4 GB

Cómo ejecuto las utilerías

Una vez que hayas especificado el nuevo dígito realiza cualquiera de las siguientes acciones:

• Presiona la tecla <F8>. • Haz clic en el botón Procesar que se localiza en la barra de herramientas.

Para qué sirven Las utilerías sirven para realizar correcciones a la empresa que pudieron ser ocasionadas por

situaciones como:

• Corte en el suministro de energía eléctrica. • Daño físico del disco en donde se guarda la información. • Eliminación involuntaria de datos de la empresa. • Sabotaje a la información por parte de alguien.


Página 5-5


Qué debo considerar antes de ejecutar cada utilería

Introducción Debido a que el manejo de las utilerías es delicado, existen algunas consideraciones que

debes tomar en cuenta antes de ejecutarlas.

Verificar cuentas e IVA

Debido a que estas utilerías son reportes, se ejecutan especificando ciertos filtros requeridos. La ejecución de estos reportes se realiza presionando la tecla <F10> o bien, haciendo clic en el botón Ejecutar Reporte <F10>.

Verificar pólizas Esta utilería tiene dos modalidades para la ejecución del proceso y son:

• Reportar los problemas sin realizar ninguna acción. • Corregir los problemas susceptibles de corrección.

La primer opción sólo mostrará un reporte con los problemas encontrados en las pólizas, sin embargo, no realizará modificación alguna. La segunda opción realizará las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la empresa para solucionar los problemas encontrados. Además, existen algunas situaciones que esta utilería puede encontrar. A continuación se te indicarán estas situaciones y cómo solucionarlas.

Localiza… Cómo se soluciona

Descuadres en pólizas Se deben editar las pólizas que la utilería detectó como descuadradas.

Diferencias entre total de póliza y total de movimientos

Al ejecutar la utilería utilizando el proceso Corregir los problemas susceptibles de corrección.

Inconsistencias entre el periodo y ejercicio de la póliza

Al ejecutar la utilería utilizando el proceso Corregir los problemas susceptibles de corrección. También se recomienda ejecutar la utilería Reconstrucción de saldos.

Pólizas con cuentas de tipos no permitidos

Se debe ingresar a la base de datos de la empresa y corregir las pólizas con tipos de cuenta no permitidos.

Reconstruir saldos de cuentas

Esta utilería tiene dos modalidades para la ejecución del proceso y son:

• Reportar los problemas sin realizar ninguna acción. • Corregir los problemas susceptibles de corrección.

La primer opción sólo mostrará un reporte con los problemas encontrados en los saldos, sin embargo, no realizará modificación alguna. La segunda opción realizará las correcciones que sean necesarias en la base de datos de la empresa para solucionar los problemas encontrados.



Página 5-6


Qué debo considerar antes de ejecutar cada utilería, Continuación

Borrar pólizas y saldos parcialmente

Es recomendable bajar la información a partir del periodo en el que se aplicará la utilería a un archivo de texto o de Excel® antes de ejecutar esta utilería, así, una vez resuelto el problema, podrás cargar nuevamente la información sin tener que recapturarla. Este proceso es irreversible debido a que elimina:

• Pólizas • Saldos de cuentas • Causación y Devolución de IVA • Saldos de segmentos de negocio

Aclaración: La utilería borrará la información de la fecha especificada hacia delante.

Ejemplo: Si quieres eliminar pólizas desde enero de 2008, se borrará toda la información desde dicho ejercicio hacia adelante, incluyendo el ejercicio actual y futuro.

Mantenimiento a la base de datos

Esta utilería automáticamente realizar un respaldo de la empresa antes de que inicie el proceso de mantenimiento.

Generar póliza de apertura de saldos iniciales

La utilería creará una póliza con la fecha de fin del periodo anterior al seleccionado. Ejemplo: Si seleccionas febrero del 2009, la fecha de la póliza será del 31 de enero del 2009. El proceso guardará la póliza en un archivo texto, dentro del directorio de la empresa origen, con el nombre Póliza_de_apertura_de_saldos_iniciales.txt. Este archivo deberá cargarse en la empresa nueva mediante la opción Cargar pólizas.


Antes de ejecutar esta utilería ten en cuenta lo siguiente:

• Una vez que se elimina un ejercicio, no podrás capturar información de dicho ejercicio, ya que la base de datos no reconocerá esta fecha.

• Si eliminas la póliza de cierre de un ejercicio anterior, no podrás capturar pólizas de ese ejercicio aunque utilices periodos abiertos en la empresa. Si deseas conservar la posibilidad de capturar pólizas de ese ejercicio, no elimines esa póliza.

Aclaración: La utilería borrará la información de la fecha especificada hacia atrás.

Ejemplo: Si quieres conservar las pólizas desde el 01 de enero del año actual, se borrará la información desde el 31 de diciembre del año anterior hasta el primer ejercicio de historia.

módulo de configuración y mantenimiento contpaqi

Documents