módulo administración de usuarios -...
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Módulo Administración de Usuarios
PROYECTO
MANUAL FUNCIONALIDADES I-DATUM
CLIENTE INTERNO SIIGSA
Santiago, 20 de noviembre de 2012
INDICE
MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS. ............................................... 3
Administración de Perfiles y Privilegios - 3841 .................................................. 4
Administración de Usuarios - 3734 ...................................................................... 6
Administración de Tablas Auxiliares - 5313 ..................................................... 11
Bitácora de Administración - 3843 ..................................................................... 13
Centros de Responsabilidad - 5238 ................................................................... 15
Maestro de Instituciones - 3736 ......................................................................... 18
Validación de Usuarios por Clave - 3889 .......................................................... 22
MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS.
Este módulo de administración del sistema, está diseñado para mantener, actualizar y
administrar las bases de datos de usuarios, sus perfiles, privilegios y centros de
responsabilidades. El modulo de administración de usuarios, permiten una gestión eficiente de la
información contenida en el sistema, manteniendo la privacidad y restringiendo los accesos según
corresponda.
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ADMINISTRACIÓN DE PERFILES Y PRIVILEGIOS - 3841
La definición de Perfiles y Privilegios es construida dinámicamente por los administradores,
quienes pueden crear diversos perfiles de usuarios con diferentes privilegios (permisos), sobre los
distintos módulos del sistema. Cada perfil podrá tener privilegios ya sea para Visualizar, Editar,
Crear, Eliminar, Cambiar Estado y/o Aprobar los datos y contenidos de los diferentes módulos.
Los perfiles de usuarios, sumados a los Centros de Responsabilidad, velan por la integridad y
seguridad de los datos, por lo cual es de gran importancia la asignación adecuada de dichas
características.
(1) Para acceder a esta opción del menú, vaya a menú “Sistema” “Administración”
“Sistema” “Perfiles y Privilegios”.
(2) A continuación se desplegará el listado de perfiles creados y sus respectivas
descripciones. Para ver los privilegios que posee cada perfil sobre los diferentes módulos y
Centros de Responsabilidad, haga clic sobre el perfil que desea revisar.
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a) Para modificar un perfil, haga clic en el ícono de edición que aparece a la izquierda del ID
de cada perfil. Se desplegará un formulario en el cual se podrá seleccionar, por cada
módulo, si dicho perfil podrá visualizar, agregar, modificar, eliminar, aprobar, cambiar
estado y permiso interno. Para finalizar, haga clic en el botón “Guardar” al final del
formulario.
b) Además, si hace clic sobre la ficha “Centros de Responsabilidad”, podrá seleccionar qué
permisos tendrá dicho perfil sobre los diferentes Centros de Responsabilidad del sistema.
c) Si desea añadir un nuevo perfil de usuario, solo debe hacer clic en el vínculo “Agregar
Perfil”. Aparecerá el mismo formulario que se despliega cuando se modifica un perfil, en
blanco. Debe ingresar el nombre, una descripción de dicho perfil, y asignar los permisos
que sean necesarios, tal como se explicó anteriormente.
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ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS - 3734
El módulo de Administración de Usuarios permite administrar la información de registro de los
usuarios y administradores, y la de otras personas que cumplen funciones relacionadas con la
información contenida en el sistema (generadores, editores, administradores, distribuidores, etc.).
Permite, a través de filtros, encontrar a las personas registradas en el sistema, consultar y editar
sus atributos y características como usuarios del software.
1. Visualizar Usuarios
(1) Para ingresar a este módulo, debe dirigirse al Menú “Sistemas” “Administración”
“Usuarios”.
(2) Seleccione, en la sección de filtros, el “Tipo de Usuario”, “Perfiles de Usuario”, si está
activo y/o inactivo, y el intervalo de fecha de registro. Luego haga clic sobre el icono de
búsqueda ( ).
Para ingresar a la descripción del usuario, haga clic sobre el nombre del usuario. Aparecerá una
ficha con sus datos personales y privilegios.
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2. Editar Usuarios
Dependiendo del perfil y privilegios del administrador que realiza la consulta, podrá visualizar o
modificar los datos, crear o eliminar usuarios, y definirlos como usuarios del software con un
determinado perfil. Para editar los datos de un usuario, haga clic en el ícono de edición, a la
izquierda del nombre de usuario ( ).
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A la izquierda del formulario se observan las secciones en que se clasifica la información del
usuario, y a la derecha del formulario se pueden editar sus atributos, es decir, si está activo o no,
perfil de usuario al que pertenece, tipo de usuario, y cuáles son sus Centros de Responsabilidad.
3. Agregar Usuarios
Para añadir un nuevo usuario, solo haga clic en el vínculo “Agregar Usuario” en la ventana de
“Administración de Usuarios”. Aparecerá una ficha en blanco similar a la de Edición de Usuarios, la
cual debe ser rellenada con los datos correspondientes.
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4. Correos Electrónicos y Nuevas Claves de Acceso
El software permite a los administradores informáticos o temáticos que se comuniquen en forma
directa con los usuarios registrados en las bases de datos, comunicando eventos de administración
o mantención de la plataforma, por medio de correos electrónicos. Adicionalmente, los
administradores podrán generar nuevas Claves de Acceso al sistema para usuarios que pierdan u
olviden la clave asignada previamente, mediante este mismo sistema.
(1) En el módulo de “Administración de Usuario”, haga clic en el botón “Enviar E-Mail”, bajo
el listado de usuarios del sistema. El sistema desplegará una ventana con el formulario
“Envío de E-mail a Usuarios”.
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(2) Al hacer clic en el botón “Filtrar Correos”, se desplegará una ventana en la cual podrá
seleccionar a cuales usuarios se les enviará correo.
Se pueden emitir tres tipos de correos: “Bienvenida a usuario nuevo”, el cual da la
bienvenida a los usuarios registrados, “Boletín”, que permite redactar una comunicación
personalizada, y “Cambio de Clave”, que obedece a una plantilla predefinida que genera
la nueva clave en forma automática y encriptada.
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ADMINISTRACIÓN DE TABLAS AUXILIARES - 5313
El usuario puede configurar un conjunto de tablas auxiliares que permiten definir, caracterizar y
administrar las diferentes entidades del sistema. Estas tablas de auxiliares se ingresan por código
fuente (directamente por la base de datos), el usuario solamente podrá agregar un Nuevo registro
a la tabla auxiliar elegida.
Pasos a seguir:
(1) El usuario tiene que tener los privilegios necesarios para ingresar a la administración de
Tablas Auxiliares como se muestra en la imagen.
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(2) El usuario que ingresa a la Administración de Tabla Auxiliar la cual se muestran todos los
que se encuentran en el sistema, como en la imagen a continuación.
(3) Al elegir una tabla auxiliar se podrá agregar un nuevo registro por tabla, como lo muestra a
continuación la imagen, pero no se podrán agregar Tablas Auxiliares.
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BITÁCORA DE ADMINISTRACIÓN - 3843
La administración del software mantiene un registro detallado de los ingresos y modificaciones
realizados sobre los datos, de manera que cada evento de administración de la información y de
los contenidos es guardado, y pueden ser consultados por los administradores.
(1) Para acceder a esta opción del menú, vaya a menú “Sistema” “Administración”
“Registros” “Bitácora Administración”. El sistema desplegará el listado de los últimos
registros de cada usuario que haya ejecutado acciones de administración.
El administrador puede definir un filtro temporal para visualizar los registros a través de un período
determinado de tiempo.
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Por medio de la opción “Por Usuario”, se pueden revisar las acciones realizadas por los usuarios
en la plataforma, seleccionando un usuario determinado en la lista desplegable que aparece sobre
el listado de registros.
Por medio de la opción “Por Acción”, se pueden revisar qué acciones han sido realizadas, y
cuáles usuarios han realizado dichas acciones. Para esto, debe seleccionar una acción
determinada del menú desplegable que aparece sobre el listado.
Es necesario definir sobre que módulos se consultará y si se mostrarán los detalles de las
acciones.
De forma adicional, podrá descargar toda esta información a un archivo Excel, mediante el botón
“Descarga”, el cual aparece bajo el listado.
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CENTROS DE RESPONSABILIDAD - 5238
Los Centros de Responsabilidad corresponden a agrupaciones de usuarios y contenidos, que
controlan la interacción entre ambos. Tanto los usuarios como los contenidos deben tener siempre
a lo menos un Centro de Responsabilidad, luego cuando un usuario accede al sistema ingresando
su nombre y clave, el sistema automáticamente relaciona los diferentes componentes de la
interface y los contenidos para definir, a que módulos, funcionalidades o contenidos tiene acceso el
usuario y en conjunto con los perfiles y privilegios, cuáles son las acciones que le están permitidas
sobre estos contenidos.
Los Centros de Responsabilidad corresponden a agrupaciones de usuarios asociados a través de
la estructura organizacional de la institución (Unidades, Departamentos, etc.) u otras
agrupaciones funcionales (Equipos multidisciplinarios, equipos de proyectos o comisiones) que
requieren tener acceso a datos públicos o privados comunes.
Los Centros de Responsabilidad impiden que usuarios y administradores temáticos que poseen
perfiles de acceso con privilegios para crear, editar o borrar, accedan a datos de otros grupos de
usuarios de otras áreas administrativas, geográficas o instituciones, permitiendo una administración
segura para los datos.
1. Para visualizar los centros de responsabilidad:
Para ingresar a este módulo, debe dirigirse a “Sistemas” “Administración” “Centro de
Responsabilidad”. El sistema desplegará el listado con los Centros de Responsabilidad existentes
en el sistema.
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Para visualizar la información de un Centro de Seguridad específico, haga clic en el nombre de
este.
2. Para editar un centro de responsabilidad.
Para modificar los datos de un Centro de Responsabilidad, haga clic en el ícono de edición, a la
izquierda del Centro de Responsabilidad que desea editar ( ). Aparecerá la ficha del Centro de
Responsabilidad, pero en modo de Edición.
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3. Agregar Centro de responsabilidad.
Para añadir un Centro de Responsabilidad, solo haga clic en el vínculo “Agregar Centro de
Responsabilidad” en la ventana de “Administración Centro de Responsabilidad”. Aparecerá una
ficha en blanco similar al modo de Edición de Centro de Responsabilidad, la cual debe ser
rellenada con los datos correspondientes.
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MAESTRO DE INSTITUCIONES - 3736
El módulo “Instituciones” permite manejar la información de las instituciones registradas en el
sistema.
1. Visualizar Instituciones
Para ingresar a este módulo, debe dirigirse al Menú “Sistemas” “Administración”
“Instituciones”.
Seleccione entre los filtros disponibles, qué tipos de instituciones desea visualizar, y si su estado
es “Activo” o “Inactivo”. Luego haga clic sobre el ícono de búsqueda ( ).
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Se desplegará una ventana en la cual se listarán las instituciones que se han registrado en el
sistema.
Para visualizar la información de una institución determinada, solo haga clic en el nombre de la
institución que desea revisar, y aparecerá en pantalla la ficha con los datos de ésta.
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2. Editar Instituciones
Para editar los datos de un usuario, haga clic en el ícono de edición, a la izquierda del nombre de
la institución ( ). Aparecerá la ficha de la institución, pero en modo de Edición.
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3. Agregar Instituciones
Para añadir una nueva institución, solo haga clic en el vínculo “Agregar Institución” en la ventana
de “Administración de Instituciones”. Aparecerá una ficha en blanco similar a la de Edición de
Instituciones, la cual debe ser rellenada con los datos correspondientes.
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VALIDACIÓN DE USUARIOS POR CLAVE - 3889
El software permite a los administradores informáticos o temáticos que se comuniquen en forma
directa con los usuarios registrados en las bases de datos, comunicando eventos de administración
o mantención de la plataforma, por medio de correos electrónicos. Adicionalmente, los
administradores podrán generar nuevas Claves de Acceso al sistema para usuarios que pierdan u
olviden la clave asignada previamente, mediante este mismo sistema.
(1) En el módulo de “Administración de Usuario”, haga clic en el botón “Enviar E-Mail”, bajo
el listado de usuarios del sistema. El sistema desplegará una ventana con el formulario
“Envío de E-mail a Usuarios”.
MANUAL FUNCIONALIDADES PLATAFORMA I-DATUM Módulo de Gestión de Contenidos
(2) Al hacer clic en el botón “Filtrar Correos”, se desplegará una ventana en la cual podrá
seleccionar a cuales usuarios se les enviará correo.
(3) Se pueden emitir tres tipos de correos: “Bienvenida a usuario nuevo”, el cual da la
bienvenida a los usuarios registrados, “Boletín”, que permite redactar una comunicación
personalizada, y “Cambio de Clave”, que obedece a una plantilla predefinida que genera
la nueva clave en forma automática y encriptada.