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Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas

MODULO 10: OFICINA TÉCNICA Y

PRESUPUESTOS

Profesor: Javier Aguirre 27 Octubre de 2007


1.- INTRODUCCION

Una empresa constructora es un organismo, es decir, un ser viviente

cuyos miembros pueden considerarse también como órganos. Cuanto más

crece una empresa, mayor será el número de órganos que precise y, que por

una parte tienen que funcionar en sus respectivos campos de actuación y por

otra parte deben supeditarse a la ordenación del conjunto.

La organización de la empresa constructora consiste en la cooperación,

estructurada con sentido, de los distintos órganos para cumplir las funciones de

la empresa.

Estas funciones las podemos resumir en la contratación, planificación,

realización y liquidación de obras.

Dentro de este esquema se encuentra la Dirección u Oficina Técnica,

interviniendo en las cuatro etapas definidas de forma coordinada con otras

Direcciones y Departamentos de la empresa.

Para su cometido, la Dirección Técnica, se dimensiona y dota de unos

medios acordes a su tamaño y campo de actividad, de la misma forma que la

organización de la empresa varía en función de estos factores. En empresas

pequeñas puede asumir el empresario los cometidos del Director Técnico,

mientras que en empresas grandes pueden distribuirse estos entre varios

órganos.

De una u otra manera, todas estas funciones deben ser realizadas en

toda empresa constructora y en cada caso particular habría que decidir qué

órgano podrían desempeñarlos de forma más conveniente, por lo que tiene

sentido analizarlos en su totalidad.


2.- MISIONES DE LA DIRECCION TECNICA

Como ya se ha expuesto, la Dirección Técnica interviene en las cuatro

etapas que configuran la actividad de la empresa constructora:

Contratación: elaboración de las ofertas.

Planificación: planificación técnica y económica de las obras

contratadas.

Realización: asistencia técnica y económica de las obras contratadas.

Liquidación: proyecto final de la obra ejecutada y presupuesto de

liquidación.

Las misiones encomendadas a la Dirección Técnica dentro de estas

cuatro etapas analizadas en su totalidad y desde el punto de vista más amplio,

como es el caso de una gran empresa constructora, las agrupamos en dos

áreas según la responsabilidad de llevarlos a cabo, la Oficina Técnica Central y

la Oficina Técnica de Obra.

Oficina Técnica Central

Las misiones de la Oficina Técnica Central son las siguientes:

- Desarrollo de materiales, procedimientos constructivos y

maquinaria e instalaciones.

- Preparación de las ofertas.

- Elaboración de proyectos.

- Asistencia técnica a las obras.


Oficina Técnica de Obra

Las misiones de la Oficina Técnica de Obra son las siguientes:

- Planificación técnica y económica de la obra.

- Definición para su ejecución de todas las unidades y elementos

de la obra.

- Revisión de procesos constructivos.

- Mediciones y valoración de las obras.


3.- OFICINA TECNICA CENTRAL

La Oficina Técnica Central se enmarca dentro de la estructura general

de la empresa, tiene su ubicación en las oficinas centrales y su coste forma

parte de los gastos generales, repercutiéndose éste a cada centro de

producción con los criterios establecidos.

Su trabajo se realiza en estrecha coordinación con los departamentos de

contratación, maquinaria y producción.

La colaboración con el Departamento de Contratación resulta

fundamental para dar respuesta en las ofertas presentadas a los distintos

clientes a sus objetivos de calidad, precio y plazo.

Con el Departamento de Maquinaria, la Oficina Técnica analiza las

distintas posibilidades de utilización de la maquinaria, propiedad de la empresa,

tanto en obras en ejecución como en obras en licitación. También en conjunto

estudian las necesidades de las obras en curso en cuanto a maquinaria con

vistas a su compra, alquiler o subcontratación.

Con el Departamento de Producción, mantiene una relación continuada

desde el momento que una obra es adjudicada y que no termina hasta que ésta

finaliza y se produce su recepción definitiva y liquidación. Durante todo este

tiempo la Oficina Técnica Central prestará su apoyo a la obra en todos los

aspectos técnicos que ésta requiera.

Las misiones encomendadas a la Oficina Técnica Central se analizan a

continuación con mayor detalle, para posteriormente definir su organización y

medios.

Desarrollo de materiales, procedimientos y maquinaria


Conocimiento y puesta al día en todo lo relativo a los distintos materiales

de construcción, su calidad, precios y posibilidades de empleo.

Por este medio, la Oficina Técnica podrá mejorar los objetivos de

calidad, plazo o precio de las obras en ejecución o plantear mejoras al

proyecto en el caso de obras en licitación.

Así el empleo de determinados elementos prefabricados puede reducir

los plazos de ejecución de algunas partes de una obra, como puede ser el caso

de las estructuras o muros prefabricados.

El empleo de hormigones especiales, mejorados con aditivos, a igualdad

de precio puede resultar en un producto de mayor calidad en sus propiedades

intrínsecas, como son la durabilidad y resistencia o en su aspecto final y

acabados.

La elección del material de las tuberías en una conducción de agua,

fundición dúctil, acero helicosoldado, polietileno reforzado con fibra de vidrio,

influye notablemente en el precio final de la obra.

La Oficina Técnica, también tiene como misión, desarrollar los diferentes

procedimientos constructivos que intervienen en las obras dentro de su campo

de actividad. Estos procedimientos deberán estar en constante actualización,

incorporando las últimas tecnologías. También compete a la Oficina Técnica la

aplicación concreta de estos procedimientos a los casos en particular de cada

obra contratada, así como su seguimiento y adaptación a las distintas

situaciones que durante su ejecución puedan presentarse.

A modo de ejemplo citamos un procedimiento de excavación en roca por

medio de explosivos. La empresa contará con un procedimiento constructivo

que contemplará los distintos equipos de maquinaria de perforación existentes

en su propio parque de maquinaria y en el mercado, tipos de explosivos y

detonadores, diferentes esquemas de tiro, maquinaria y modos de

desescombro, medidas de seguridad, etc.

Este procedimiento, cuando se aplica a una obra concreta ya contratada

debe analizar las características específicas de su ejecución y determinar las


condiciones óptimas para su realización. En este sentido se estudiará el

emplazamiento de la excavación y su topografía, tipo y características de la

roca. Estos datos definirán las dimensiones y altura de los bancos, el tipo de

explosivo y su carga específica, esquemas de perforación, necesidades de

sostenimiento de las paredes de la excavación, maquinaria de perforación y

desescombro.

Durante la ejecución de las obras, las condiciones iniciales pueden

cambiar, bien por situaciones imprevistas o por hechos ya conocidos de

antemano. Entre las primeras, estaría un cambio en las características de la

roca, presencia de una mayor facturación, lo que obliga a revisar los planes de

tiro y uso del explosivo, así como los sostenimientos de las paredes de la

excavación.

Entre los segundos, podría ser el paso de excavar en los estribos de una

presa a la excavación de su cimiento en el cauce del río, con posibilidad de ir a

voladuras de mayor envergadura, modificando los planes de tiro y la

maquinaria de desescombro.

Otro ejemplo de procedimiento constructivo es el de fabricación de

materiales elaborados, como pueden se hormigones y aglomerados en obra.

En estos casos el procedimiento debe particularizarse para cada

material en concreto, definiendo las instalaciones de obra adecuadas a la

producción demandada por la obra en su programa de trabajos, fórmulas de

trabajo y dosificaciones para los distintos tipos de hormigones y aglomerados a

emplear en la obra cumpliendo las especificaciones del proyecto. Los ensayos

de control de obra sobre estos materiales indicarán si la Oficina Técnica debe

revisar el procedimiento modificando las fórmulas de trabajo o dosificaciones, o

bien, revisar el buen funcionamiento de las instalaciones de fabricación por

fallos en los elementos de dosificación u otros.

La ejecución de las diferentes partes de la obra objeto del contrato,

podrá realizarlos la empresa por medios propios con su personal y equipos, o

bien podrá optar por subcontratar determinados trabajos a empresas auxiliares


especializadas, así como contratar determinados suministros, hormigones o

aglomerados a proveedores externos.

En cualquier caso la Oficina Técnica intervendrá de forma activa y

responsable en el desarrollo de los procesos constructivos, tanto antes de

firmar los respectivos contratos de ejecución o suministro como durante el

transcurso de los trabajos hasta su total terminación conforme.

Con relación a la maquinaria e instalaciones de producción, la Oficina

Técnica conocerá la totalidad de la maquinaria propiedad de la empresa, así

como su situación en cada momento, si se encuentra a disposición en el

parque de maquinaria, averiada, en reparación, trabajando en una obra y su

fecha de disponibilidad.

Por otra parte, debe tener conocimiento de los diferentes equipos

existentes en el mercado, ya sea en venta o alquiler, que sean susceptibles de

empleo en las obras objeto del campo de actividad de la empresa.

En coordinación con el parque de maquinaria estudiarán qué máquinas e

instalaciones de producción resultan las más adecuadas para ejecutar las

obras contratadas.

Preparación de ofertas

Dentro de las responsabilidades de la Dirección Técnica está la de la

preparación de la totalidad de las ofertas que la empresa presenta a sus

diferentes clientes.

La preparación de las ofertas es un proceso complejo y de gran

importancia dentro del esquema general de la empresa constructora. De estas

ofertas presentadas surgirán los contratos de obra, cuya ejecución es la

actividad principal de la empresa, y para la que se dimensiona y organiza.

La preparación de las ofertas incide de forma muy directa en la cartera

de la empresa, pues el volumen de contratación es resultado del número e

importe de ofertas adjudicadas.


Por otra parte, en la oferta, entre otras cosas, se determina el precio y el

plazo en que se deberá realizar la obra; aspectos ambos que pasan a tener

carácter contractual y obligan a la empresa durante toda la ejecución de la obra

y hasta su liquidación.

Estos aspectos hacen frecuente que las empresas asignen este

cometido a un departamento específico bajo la denominación de Departamento

de Estudios, en dependencia de la Dirección Técnica, y coordinándose y

apoyándose en la Oficina Técnica para la realización de las ofertas.

También, y según la casuística de cada empresa, este departamento

puede depender de la Dirección de Contratación o incluso llegar a configurar

una Dirección propia denominada Dirección de Estudios. En ambos casos

siempre actuará en lo que se refiere a los aspectos técnicos de la oferta, así

como la evaluación del coste de ejecución de la obra en coordinación con la

Dirección Técnica.

Elaboración de Proyectos

Las necesidades de elaboración de proyectos de la empresa

constructora son de diferente naturaleza.

En la fase de elaboración de ofertas existen las modalidades de

Concursos de Proyecto y Obra y Concursos con Admisión de Variantes. En el

primero de los casos, las distintas empresas constructoras que participan en la

licitación deben entregar dentro de su oferta para la ejecución de la obra el

Proyecto para las mismas que proponen, y que cumpla con la finalidad definida

por el cliente en las bases del concurso. En el segundo caso, el cliente, al

solicitar la oferta, suministra el proyecto de las obras a construir pero

solicitando ofertas alternativas que supongan mejoras al proyecto, modificando

la totalidad o algunas de las partes del Proyecto.

En ambos casos, el Proyecto que se entrega dentro de la oferta

constituye un documento que se denomina Proyecto de Licitación, que, sin

tener el alcance de un Proyecto Constructivo, sí tiene el suficiente grado de


definición que permita al cliente comprobar el grado de cumplimiento de sus

necesidades y objetivos, así como la fiabilidad de su valoración.

En la fase de ejecución, la empresa constructora tendrá que elaborar

proyectos constructivos con todo su alcance y definición en caso de resultar

adjudicatario de un Concurso de Proyecto y Obra o un Concurso con Admisión

de Variantes. En cualquiera de los dos casos el proyecto deberá redactarse

entre el período comprendido entre la firma del contrato y el inicio de los

trabajos de construcción, cumpliendo el plazo ofertado para la redacción del

proyecto.

También durante la fase de ejecución puede surgir la necesidad de

elaborar un Proyecto Constructivo debido a la introducción de cambios o

modificaciones en las obras. Estas modificaciones pueden ser debidas a

diferentes circunstancias tales como situaciones imprevisibles en el momento

que se redactó el proyecto, nuevas necesidades del cliente en lo relativo a la

finalidad de las obras, aparición de nuevas tecnologías, propuestas de la

empresa constructora que resultan de interés para el cliente. Según los motivos

de los que resultan estas modificaciones la responsabilidad de la redacción del

proyecto recaerá en una de las partes.

Por último, otros proyectos que resultan habituales dentro de la empresa

constructora, son aquellos necesarios para poder realizar su actividad. Dentro

de este apartado se incluyen los Proyectos de las Instalaciones de Obra como

pueden ser, plantas de producción de áridos, hormigones, aglomerados y

elementos prefabricados; instalaciones de transporte, elevación y colocación de

hormigón u otros materiales. En todos los casos habrá que contar con un

proyecto constructivo completo que contemple todos los aspectos como

pueden ser implantación, cimentaciones, estructuras, instalaciones eléctricas,

etc..; de tal forma que puedan tramitarse todas las licencias y ejecutarse con

todas las garantías de su óptimo funcionamiento. Este aspecto es de vital

importancia para el correcto funcionamiento de una obra, pues unas

instalaciones “mal instaladas” irán en detrimento de la calidad de los materiales

fabricados y de los rendimientos previstos en la ejecución de la obra.


Para la elaboración de estos proyectos existen dos posibilidades. Contar

dentro de la Oficina Técnica con un equipo de proyectos dotado de personal

técnico cualificado y medios suficientes para abordar este cometido, o contratar

este cometido con empresas de ingeniería externas. La práctica más habitual

es esta segunda. Si consideramos una empresa constructora de gran

dimensión que oferta y ejecuta todo tipo de obras civiles, industriales y de

edificación, las necesidades de medios de la oficina de proyectos para cubrir

todas las disciplinas y especialidades que supone esta actividad desbordaría

cualquier previsión.

Como ya hemos comentado, esta labor se encomendará a empresas de

ingeniería y proyectos especializados en los distintos campos de actividad,

edificación, obras hidráulicas, carreteras, ferrocarriles, tratamiento de aguas,

etc.; estableciendo unos criterios de colaboración duraderos y estables que

facilitarán la coordinación entre la empresa constructora y estas ingenierías.

La misión de la Oficina Técnica en este caso será la de la dirección y

supervisión del proyecto para que cumpla los objetivos propuestos tanto desde

el punto de vista del cliente como de la empresa constructora. Para llevar a

cabo esta labor, la Oficina Técnica deberá estar dotada con personal técnico

cualificado y especializado en las distintas disciplinas que intervienen en los

diferentes campos de actividad de la empresa.

Una excepción a este planteamiento lo constituyen los proyectos

anteriormente citados y que se refieren a las instalaciones de obra. Todas

estas instalaciones suelen contar con proyectos realizados en anteriores

implantaciones y normalmente solo precisan adaptaciones a la nueva

implantación.

Por último, dentro de este apartado, incluimos otra actividad de la Oficina

Técnica, que no suponiendo una redacción de proyecto está íntimamente

ligado. Se trata de la revisión de todos los proyectos adjudicados a la empresa.

Esta revisión dará comienzo en el mismo momento en que se tenga

conocimiento de la adjudicación.


En efecto, desde ese instante y antes del inicio de las obras, la Oficina

Técnica realizará una revisión exhaustiva de todos los documentos que

integran el proyecto y que son la memoria y anejos, planos, pliego de

prescripciones técnicas y presupuesto.

El objetivo de esta revisión es doble, detectar los posibles errores del

proyecto si los hubiera y optimizar éste desde el punto de vista de su ejecución

atendiendo a dos premisas iniciales, coste y plazo.

Por otra parte esta revisión del proyecto servirá como punto de partida

para planificar la obra contratada tanto técnica como económicamente.

Dados los objetivos de esta revisión, se debe llevar a cabo con extrema

celeridad, pues sus resultados y propuestas para la ejecución deben obrar en

poder de la Dirección de Producción antes del inicio de la obra para poder

llevarse a la práctica.

Asistencia técnica a las obras

La actividad principal de la empresa constructora es la ejecución de

contratos de obras. La Oficina Técnica tendrá en todo momento como prioridad

inmediata la asistencia a las obras en curso de ejecución. Hasta ahora en todo

lo expuesto, con la salvedad de su actividad en la elaboración de las ofertas,

todas las actividades de la Oficina Técnica están estrechamente ligadas a las

necesidades de la Dirección de Producción para optimizar el resultado de las

obras en curso de ejecución.

Para cumplir con esta finalidad, la Dirección de Producción y la Dirección

Técnica establecen el marco de coordinación adecuado para que ésta última

dé respuesta en tiempo y forma adecuados a las necesidades planteadas por

las obras. Para desarrollar esta labor, la Oficina Técnica contará con sus

propios medios y cuando la situación lo requiera utilizará recursos externos

dirigiendo y supervisando su actuación desde su contratación hasta finalizado

el encargo; esta actividad la desarrolla la persona o personas designadas por el


Director Técnico y actuarán en coordinación con el Jefe de Obra y atendiendo a

sus instrucciones y necesidades.

Estas asistencias técnicas a las obras en ejecución podrán tener el

carácter de puntuales y continuadas en el tiempo, la modificación de una

estructura en una obra lineal sería una asistencia puntual, por el contrario el

asesoramiento y seguimiento de la fabricación de hormigones en una presa de

hormigón en función de las temperaturas, según las distintas estaciones del

año o según sus tipos en función de su ubicación en el cuerpo de presa,

aliviadero, tomas o galerías consistirá una asistencia continuada.

Organización de la Oficina Técnica Central

La Dirección Técnica se encuadra dentro del organigrama general de la

empresa. Al frente de su organización se encuentra el Director Técnico de la

empresa quien depende del Director General.

Del Director Técnico dependen dos áreas de actividad, el Departamento

u Oficina Técnica y el Departamento de Estudios, al frente de cada cual habrá

un responsable.

El Departamento u Oficina Técnica se divide a su vez en las siguientes

áreas:

- Topografía.

- Estructuras.

- Instalaciones.

- Materiales.

- Geotécnica y Cimentaciones Especiales.

- Carreteras.

- Obras ferroviarias.

- Obras hidráulicas.


- Tratamiento de Aguas.

- Obras portuarias.

- Obras subterráneas.

- Edificación singular.

- Oficina de Proyectos.

Todas estas áreas contarán con personal técnico cualificado y

especializado en las diferentes disciplinas que intervienen en su área.


4.- OFICINA TECNICA DE OBRA

La Oficina Técnica de Obra se encuadra dentro del organigrama de la

obra y depende directamente del Jefe de Obra. Su dimensionamiento viene

determinado por una serie de factores propios de cada obra en concreto, entre

los que destacan el volumen de la obra, grado de complejidad técnica, número

de actividades diferente que implica su ejecución y características y exigencias

del cliente.

Dependiendo de estos factores, la Dirección de Producción determina el

organigrama de cuadros técnicos necesario a disponer a pie de obra para su

ejecución, y establece el marco de coordinación de estos con la estructura

central de la empresa. Al frente de la obra y como máximo responsable de ésta

ante la empresa está el Jefe de Obra, a quien le corresponderá la organización

de todos los medios tanto humanos como materiales puestos por la empresa

para la ejecución de la obra.

En obras pequeñas y de poca complejidad algunas misiones de la

Oficina Técnica podrán ser asumidas directamente por el Jefe de Obra o

encomendados por éste a los Jefes de Producción y Topografía. Por el

contrario en obras grandes en la que intervienen un gran número de

actividades y algunas con un grado de complejidad técnico elevado, resulta

imprescindible contar a pie de la obra con una Oficina Técnica dotada con

todos los medios necesarios, para que la producción de la obra siga el ritmo

previsto, sin interrupciones por falta de definiciones, y de forma controlada en

cuanto a calidad, coste y plazo.

Las obras, dentro del marco de la empresa constructora, constituyen la

unidad fundamental de ésta puesto que son los centros de producción y por

tanto las que generan la práctica totalidad de ingresos y gastos, los que una

vez integrados constituyen una parte esencial de su cuenta de resultados.

Debido a las características particulares de la actividad constructora,

gran variedad de tipos de obras diferentes, dispersión geográfica, etc., la


gestión se descentraliza cobrando las obras un gran protagonismo y gozando

de un alto grado de autonomía. Debido a esto, las obras deben desarrollarse

dentro de un esquema que permita y promueva la coordinación de éstas con

los demás órganos de la empresa, aprovechando de esta forma todo el

potencial de la empresa para su realización.

Esta labor de coordinación corresponde al Jefe de Obra, y resulta

fundamental para el desarrollo de las misiones encomendadas a la Oficina

Técnica de la Obra, la cual debe mantener un contacto fluido con la Oficina

Técnica Central de la que recibirá apoyo y asistencia para todos aquellos

temas técnicos que implica la ejecución de la obra siempre que lo requiera.

Establecido el ámbito en el que se desarrolla la actividad de la Oficina

Técnica de Obra, pasamos a detallar las misiones y responsabilidades de ésta

dentro de la organización de la obra y que habíamos concretado en las

siguientes:

- Planificación técnica de la obra.

- Planificación económica de la obra.

- Definición de todos los elementos y unidades de la obra.

- Revisión de procesos constructivos.

- Medición y valoración de las obras.

Planificación técnica

La planificación técnica de la obra tiene por objeto conocer aspectos

esenciales de la misma como son:

- Procedimientos constructivos y medios de producción necesarios.

- Indefiniciones y condicionantes externos.

- Medición real de las obras.

- Secuencia más adecuada para la realización de los trabajos.


- Plazos parciales y total de ejecución de la obra.

La planificación técnica, tal y como se han definido sus objetivos, debe

realizarse una vez adjudicada la obra y antes de su inicio. En esta fase la

Oficina Técnica de Obra contará con el apoyo de la Oficina Técnica Central, la

cual incluye entre sus misiones algunos de los trabajos que aquí intervienen,

como son la revisión del proyecto o el desarrollo de los procedimientos

constructivos.

La planificación técnica de la obra consiste en el estudio de todas las

actividades necesarias para la ejecución de las obras contempladas en el

proyecto, definiendo para cada una de ellas sus mediciones, medios de

producción que las ejecutarán, rendimientos y plazos de ejecución. También

deberán establecerse las relaciones de precedencia entre las distintas

actividades. Es importante mencionar que este estudio para ser completo debe

contemplar tanto las actividades de ejecución como las de gestión. Entre estas

últimas podemos citar a modo de ejemplo la obtención de permisos y licencias,

localización de préstamos y vertederos, contratación de materiales y sus plazos

de entrega, programas de ensayos previos a algunas actividades.

El tratamiento de los datos obtenidos en este estudio con las adecuadas

herramientas informáticas nos proporciona un programa de trabajos que para

cada actividad nos definirá los siguientes datos :

- Duración.

- Fechas más tempranas y más tardías de inicio y final.

- Holguras.

- Actividades predecesoras y sucesoras.

Por otra parte, para el conjunto de todas las actividades lo que equivale a

la obra, nos dará los siguientes resultados :

- Plazo total de ejecución.

- Plazos parciales.


- Camino crítico.

La planificación técnica constituye un elemento fundamental que permite

al Jefe de Obra optimizar la gestión de la obra, conociendo en todo momento

cuales son los objetivos técnicos y comparando periódicamente la evolución

real de la obra con las previsiones efectuadas en la planificación.

Será también misión de la Oficina Técnica mantener actualizada esta

planificación, realizando seguimientos periódicos de ésta y actualizándola

según las normas y plazos establecidos por la empresa.

Planificación económica

Una vez realizada la planificación técnica, se está en condiciones de

realizar la planificación económica de la obra. Es en este momento, cuando

conocemos la medición real de la obra a ejecutar, los medios de producción

necesarios y los plazos de ejecución.

La planificación económica consiste en un estudio detallado de la

producción y del coste de la obra, teniendo en cuenta cómo se va a ejecutar la

misma; con dos objetivos:

- Conocer con fiabilidad el resultado económico al final de la obra.

- Analizar las desviaciones comparando periódicamente el coste

real de la obra ejecutada con el previsto en la planificación.

Para poder analizar las desviaciones de coste entre la realidad y la

planificación, la Oficina Técnica deberá llevar un control de costes de la

ejecución de las unidades de obra.

Definición de todos los elementos y unidades de obra

La ejecución de una obra consiste en convertir en una realidad sobre el

terreno un objeto definido en los documentos de un proyecto,


fundamentalmente a través de los planos y el pliego de prescripciones técnicas

particulares.

El equipo de producción es el encargado de llevar a cabo esta misión,

para lo cual, la obra le proporcionará una serie de recursos como son: mano de

obra, materiales, maquinaria y subcontratistas con los que, convenientemente

organizados, realizará las obras.

El objetivo del equipo de producción será el de ejecutar la obra en los

plazos y costes definidos en las planificaciones técnica y económica, y por

supuesto, ofreciendo las calidades definidas en el proyecto para todas y cada

una de las partes.

Una de las misiones fundamentales de la Oficina Técnica y que

representa su mayor labor en el día a día de la obra, es que el equipo de

producción cuente con todas las definiciones de detalle necesarias para todas

las actividades en ejecución.

Esto representa unos trabajos continuados de topografía y replanteo,

generación de planos de detalle, como pueden ser despieces de ferralla y

encofrados y definición de los materiales a emplear; trabajos que deben contar

con una planificación que garantice la ejecución de las obras a los ritmos

previstos.

La dimensión y medios de la Oficina Técnica de Obra está definida por el

volumen de estos trabajos, ligados directamente con la producción.

También corresponde a la Oficina Técnica dentro de este apartado, pero

ya con otra organización en el tiempo, la definición de las especificaciones de

compra de los materiales y las características de la maquinaria a utilizar en

función de los rendimientos a obtener.

Revisión de procesos constructivos

El desarrollo de los procedimientos constructivos de las diferentes

actividades que intervienen en la obra, como ya hemos comentado,


corresponde a la Oficina Técnica Central, tanto en sus aspectos generales

como en el caso concreto de aplicación a la obra en cuestión.

Será misión de la Oficina Técnica de Obra el controlar y supervisar esos

procedimientos durante la ejecución para adaptarlos a situaciones cambiantes

o imprevistas.

Medición y valoración de las obras

Con una periodicidad mensual, la Oficina Técnica realizará una relación

valorada de las obras ejecutadas. Esta labor tiene dos objetivos:

- Realizar la certificación o factura al cliente.

- Comprobar el grado de cumplimiento de las planificaciones

técnicas y económicas.

Para ello, la Oficina Técnica medirá a origen toda la obra ejecutada a la

fecha y por diferencia con la anterior obtendrá la obra ejecutada en el mes. Con

este sistema evitaremos acumular errores mes a mes.

La medición de obra ejecutada valorada a los precios unitarios del

contrato, generará la factura mensual a presentar al cliente.

Por otro lado, estas mediciones, acompañadas del coste incurrido para

ejecutarlas, permitirán al Jefe de Obra comprobar si existen desviaciones entre

la ejecución de la obra y sus respectivas planificaciones técnicas y económicas,

tanto en plazo como en coste.

A la vista de estos resultados, el Jefe de Obra decidirá si se deben

introducir cambios en la ejecución de la obra que corrijan dichas desviaciones,

o por el contrario modificar los objetivos de las planificaciones.

Estas mediciones de la obra ejecutada también darán como resultado la

obra pendiente de ejecutar. Información que sirve para organizar los recursos

que intervienen en la ejecución, haciendo previsiones de liquidación de mano


de obra, fechas de puesta a disposición de la maquinaria y gestión de

almacenes de materiales y materias primas.

Dentro de este apartado de mediciones y valoración de las obras tiene

una importancia especial la liquidación de la obra.

La liquidación consiste en una certificación final que recoge la totalidad

de la obra ejecutada valorada a los precios contractuales. Como su definición

indica, es la última certificación y lo que no se incluya en ella supone una

renuncia a su cobro. Por lo tanto, habrá que resolver en ese momento todas las

posibles discrepancias en lo que se refiere a las mediciones finales de la obra.

Es común que mes a mes surjan diferencias de criterio en cuanto a las

mediciones ejecutadas y su derecho a cobro, posponiendo dichas diferencias

para posteriores discusiones con objeto de no retrasar la emisión de la factura

mensual. Ejemplos típicos de estas situaciones son distancias de transporte

debido a recorridos alternativos o sobreexcavaciones por motivos no

imputables al contratista.

Llegado el momento de la liquidación todas estas diferencias deben

quedar resueltas, no debiendo la empresa renunciar a nada de aquello en lo

que tenga el convencimiento de tener fundado derecho a cobro.

Organización de la Oficina Técnica de Obra

Al frente de la Oficina Técnica está el Jefe de Oficina Técnica

dependiendo directamente del Jefe de Obra.

El Jefe de Oficina Técnica será un técnico cualificado especializado en

las disciplinas fundamentales que intervengan en la obra en la que está

destinado.

La Oficina Técnica contará con los siguientes departamentos:

- Topografía.

- Planificación y control de costes.


- Cálculos.

- Mediciones y valoraciones.

El personal que ejerce estas funciones serán técnicos cualificados con

experiencia en obra. Su número dependerá del tamaño y complejidad de la

obra, volumen de obra mensual y número de actividades en ejecución

simultáneamente.


5.- PRESUPUESTOS. EQUIPO NECESARIO EN FUNCIÓN DE LA

PREVISIÓN DE CONTRATACIÓN.

Todos los trabajos a desarrollar para la preparación de una oferta se

engloban en los que se denomina “el proceso de licitación”, el cual se inicia

cuando se tiene conocimiento de la petición de oferta del cliente y finaliza

cuando la obra es adjudicada.

La metodología a seguir durante el proceso de licitación dependerá de

las características particulares de cada licitación en concreto, por lo tanto, lo

primero que procede es hacer una clasificación de éstas.

En un primer nivel clasificamos las licitaciones por el tipo de cliente que

solicita la oferta:

- Cliente privado.

- Cliente público.

El cliente privado se caracteriza por tener libertad absoluta para invitar a

la licitación a las empresas que desee, así como para establecer las normas

que regulen ésta.

El cliente público (administraciones central, autonómica o local), se

regulará por lo dispuesto en la Ley de Contratos para las Administraciones

Públicas, y la convocatoria será pública.

Atendiendo al tipo de licitación estas se clasifican a su vez en otros dos

grupos:

- Subasta.

- Concurso.

En la subasta el único criterio de adjudicación será atendiendo al precio

de las ofertas, resultando ganadora la oferta que presente el menor precio y

que no esté incursa en temeridad si esta situación se contempla y regula en las

bases de la licitación.


En el concurso, el cliente además de valorar las ofertas económicas,

también valora los aspectos técnicos de éstas. En este caso, las bases del

concurso establecen el contenido de las ofertas técnicas, los criterios de

valoración, tanto de la parte técnica como económica de la oferta y el

procedimiento para determinar la adjudicación.

Dentro de los concursos podemos a su vez distinguir, en función de la

documentación técnica solicitada por el cliente, otros tipos a su vez:

- Concurso de obra.

- Concurso con admisión de variantes.

- Concurso de proyecto y obra.

En el primer caso, el cliente suministra a los licitadores, junto con las

bases del concurso, el proyecto constructivo de la obra a ofertar y solicitando

una única oferta para la ejecución de los trabajos.

En el concurso con admisión de variantes, el cliente actúa como en el

caso anterior pero deja la posibilidad a los licitadores de presentar ofertas

alternativas que supongan mejoras al proyecto, modificando la totalidad o

algunas de sus partes. Estas variantes podrán ser optativas u obligatorias y el

licitador deberá aportar en la documentación técnica de la oferta el desarrollo

de éstas con el grado de definición suficiente y un alcance según se establezca

en las bases de la licitación.

En el concurso de proyecto y obra, los licitadores deben aportar junto

con la oferta, el proyecto elaborado por ellos que cumpla con la finalidad

expuesta por el cliente en las bases del concurso.

Tanto las subastas como los concursos, atendiendo a otra ordenación

pueden ser:

- Abiertos.

- Restringidos o con admisión previa.


En el primer caso, la concurrencia a la licitación es libre, imponiendo

normalmente como única condición el estar en posesión de las clasificaciones

de obra concedidas por el Ministerio de Economía y Hacienda, acordes con el

tipo de obra objeto de la licitación.

En el segundo caso, además de solicitar las mencionadas

clasificaciones, se exigen una serie de requisitos de solvencia técnica y

financiera que limitan el acceso a la licitación.

El proceso de licitación se desarrolla en las siguientes etapas:

- Conocimiento de la existencia de la licitación.

- Retirada y examen de la documentación.

- Decisión de acudir a la licitación.

- Confección de la oferta.

- Presentación.

- Seguimiento.

El Departamento de Estudios debe organizarse para conocer de

inmediato todas las licitaciones de obras que salen al mercado dentro del

campo de actividad de la empresa. Este aspecto tiene especial relevancia,

pues la demora en este conocimiento restará tiempo a la preparación de la

oferta, ya que la fecha y hora de entrega suele ser fija, no admitiéndose ofertas

fuera de este plazo.

Conocida la existencia de una licitación, se retirará la documentación

que el cliente aporta y en la que se dan las instrucciones a seguir para

presentar la oferta. Esta documentación suele estar compuesta por los “pliegos

de cláusulas administrativas y técnicas particulares” y por el proyecto de la obra

en cuestión.

Los pliegos de cláusulas particulares, tanto el administrativo como el

técnico, constituyen documentos fundamentales puesto que en ellos se regulan

todos los aspectos concernientes a la licitación, como pueden ser:


- Requisitos para poder participar.

- Fechas y lugar de presentación de las ofertas y su acto de

apertura.

- Presupuesto y plazo máximos de las obras.

- Documentación a entregar en la oferta.

- Requisitos técnicos que debe cumplir la oferta.

- Criterios de valoración.

- Procedimiento de adjudicación.

- Modelo de contrato que regirá la prestación.

Retirada la documentación, se realiza un primer estudio de ésta,

analizando aspectos tales como el cliente, tipo de licitación, tipo de obra,

situación geográfica, precios del proyecto, importancia y coste de los trabajos a

desarrollar para confeccionar la oferta y otros que permitan tomar la decisión a

la empresa de presentarse o no a la licitación.

Si la decisión es afirmativa se pone en marcha todo el proceso de

preparación de la oferta.

En términos generales la preparación de una oferta abarca las siguientes

actividades:

- Documentación administrativa.

- Documentación técnica.

- Estudio técnico y económico.

- Propuesta de oferta.

La documentación técnica a preparar es muy variable según sea la

licitación, desde el caso de la subasta en que no se precisa hasta el concurso

de proyecto y obra en que hay que elaborar un proyecto. Esta parte del trabajo

en función de varios factores como son volumen de ofertas en curso de

preparación, complejidad, dimensión de los Departamentos de Oficina Técnica


y Estudios podrá realizarse dentro de la empresa con sus medios o recurrir a

Ingenierías externas y colaboradores.

Por medio del estudio técnico y económico de la obra se obtiene el plazo

de ejecución y el coste total de ésta. Esta parte del trabajo es de capital

importancia y siempre se realizará dentro del Departamento de Estudios por

personal técnico cualificado y expertos en esas funciones.

Con el resultado del estudio técnico y económico de la obra, la Dirección

de la Empresa fijará el importe de la oferta definitiva que se presentará al

cliente así como su plazo de ejecución.

Elaborada en su totalidad la oferta incluyendo todos los documentos que

se especifican en los pliegos, se procede a entregar ésta al cliente antes de

que venza el plazo de presentación.

A partir de este momento comienza el período de seguimiento de la

oferta y que terminará con la adjudicación del contrato. Durante este tiempo se

acudirá al acto de apertura de las ofertas, si éste es público, y se estará a

disposición del cliente para cualquier aclaración que éste estime conveniente

solicitar.

Terminado el proceso de licitación se archivarán los datos relevantes de

ésta como son el cliente, la valoración del coste, importe final ofertado, apertura

de plicas, criterios de valoración y adjudicatario. Estos datos proporcionarán

una información estadística del comportamiento del mercado que servirán para

orientar las decisiones de la empresa en futuras licitaciones.

Los objetivos de contratación de la Empresa determinarán aspectos

como los que siguen :

- Volumen de obra a contratar.

- Tipos de obra.

- Clientes.

- Tipos de licitación.


Partiendo de estos datos, el departamento de estudios elabora su

previsión de ofertas a licitar en el año. Esta previsión tiene como punto de

partida el conocimiento de los programas de inversión de los clientes definidos

en los objetivos de contratación. El departamento de estudios contará con

datos estadísticos de sus ratios de contratación con los diferentes clientes para

los que oferta, y determina si los objetivos de contratación se pueden conseguir

o por el contrario hay que abrirse a nuevos clientes que amplíen las

posibilidades de contratación.

En función del volumen de obra a ofertar, el departamento de estudios

se dimensionará para afrontar las labores de preparación de las ofertas. Hay

que partir de la base de que el mercado de la construcción es un mercado

altamente competitivo, en el que a la mayoría de las licitaciones concurren un

elevado número de empresas. Esto conlleva que para resultar adjudicatario de

un contrato es preciso presentar una oferta técnica de gran calidad y una oferta

económica altamente competitiva, que resulte en que el cliente la seleccione

como la que más se ajusta a sus necesidades.

El Departamento de Estudios se divide en dos secciones, una

administrativa y otra técnica.

La sección administrativa se ocupa de la preparación de la

documentación administrativa de las licitaciones, así como de la obtención de

la documentación necesaria para la preparación de las ofertas y también de la

presentación de éstas y asistencia a los actos de apertura.

Otro cometido de gran importancia de la sección administrativa es el

mantenimiento al día de los documentos que acrediten la solvencia técnica y

financiera de la Empresa, entre los que se encuentra el Registro de

Clasificación de Empresas de la Junta Consultiva de Contratación

Administrativa del Ministerio de Hacienda.

El área técnica a su vez se divide en edificación y obra civil. Esta sección

prepara la documentación técnica y realiza la valoración de la oferta.


El personal de este área serán técnicos cualificados con experiencia en

ejecución de obras.


6.- PRESUPUESTOS. ESTUDIO DEL PRESUPUESTO DE UNA OBRA.

El estudio del presupuesto de una obra abarca dos fases diferenciadas.

En primer lugar el estudio del presupuesto que figura en el “Documento nº 4.-

Presupuesto” del Proyecto que sale a licitación. Este presupuesto determina los

ingresos que se percibirán por la ejecución de la obra proyectada, se suele

denominar presupuesto de ejecución. La segunda fase consistirá en el estudio

del coste para ejecutar la obra proyectada, lo que da lugar a un presupuesto de

coste.

El presupuesto de ejecución es consecuencia de un análisis y revisión

del proyecto, que determinará aspectos tales como:

- Contradicciones e indefiniciones.

- Hipótesis de cálculo y sus resultados.

- Adecuación de la obra a las especificaciones técnicas.

- Medición real de las unidades de obra.

Terminada esta fase y conocida la obra realmente a ejecutar, se

confecciona el presupuesto de ejecución, el cual se estructura en una serie de

capítulos, normalmente coincidentes con los del proyecto a licitar, y dentro de

ellos cada una de las unidades de obra que lo constituyen.

Las unidades de obra constituyen las unidades presupuestarias del

presupuesto, y son las unidades básicas de ejecución, estando caracterizadas

por los siguientes atributos:

- Unidad de medida.

- Descripción.

- Precio unitario.


- Medición.

La operación de este presupuesto da como resultado la ejecución total

prevista de la obra, y por tanto, los ingresos finales que la empresa obtendrá

por su realización.

El presupuesto de coste debe incluir todos aquellos costes en que

se espera incurrir para la ejecución de la obra en su totalidad y conforme a las

especificaciones, desde su inicio hasta su final e incluso durante el plazo de

garantía.

El presupuesto de coste se estructura en tres niveles según la

naturaleza de los costes:

- Costes directos.

- Costes indirectos.

- Costes generales.

Costes directos: son los directamente relacionados con el volumen de la

producción.

Costes indirectos: son los generados por la obra y no directamente

relacionados con el volumen de la producción.

Costes generales: son los gastos que la empresa repercute a las obras

para costear su estructura.

COSTE DIRECTO

El estudio del coste directo establece una correspondencia entre el

presupuesto de ejecución y su coste directo. Partiendo del presupuesto de


ejecución de la obra, definida por las unidades presupuestarias contractuales,

realizaremos, si es conveniente, una reorganización del mismo, agrupando

aquellas unidades que nos interese estudiar su coste globalmente.

El coste directo de las unidades presupuestarias se caracteriza por el

consumo de recursos:

- Recursos necesarios para su ejecución.

- Precios de los recursos.

- Consumos de cada recurso.

El coste directo se clasifica a su vez en función de la naturaleza de los

recursos en los siguientes conceptos:

- Mano de obra directa.

- Maquinaria propia.

- Maquinaria alquilada.

- Materiales.

- Subcontratas.

- Instalaciones.

- Otros costes directos.

Mano de obra directa: recoge el coste de toda la mano de obra directa

como son peones, ayudantes, oficiales y capataces afiliados por la empresa y

que intervienen en la ejecución de la obra.

Maquinaria propia: recoge el coste de la maquinaria propiedad de la

empresa que se emplea en la ejecución de unidades concretas de la obra.

Materiales: recoge el coste de todos los materiales y materias primas

que se consumen en la ejecución de la obra y que quedan incorporados en las

unidades de obra. De esta forma, el cemento, ladrillos, acero para armaduras,


son ejemplos de materias primas y materiales; no lo son, sin embargo, el

combustible que consume la maquinaria o la energía eléctrica que consume

una instalación productiva.

Subcontratas: recoge el coste de los trabajos encargados a otras

empresas dentro de la obra en vez de haber sido ejecutados por medios

propios. Estos trabajos se contratarán siempre por medición. Ejemplos serían

una subcontrata de movimiento de tierras o de colocación de hormigón, un

instalador.

Instalaciones: recoge el coste de implantación, montaje, funcionamiento

y desmontaje de las instalaciones productivas.

Otros costes directos: recoge todos los costes directos de cualquier

naturaleza no incluidos en los anteriores conceptos. Ejemplos pueden ser los

combustibles y aceites de las máquinas, repuestos de la maquinaria propia,

consumos de energía eléctrica.

Como ya se ha expuesto todos estos costes están directamente ligados

con el volumen de producción; por lo tanto, si la producción se detiene durante

un periodo de tiempo determinado no habrá coste directo ninguno en ese

período.

Llegados a este punto, se insiste en que todos los costes de todos los

recursos incluidos en esta clasificación, tienen su origen en el estudio detallado

del coste de todas las unidades presupuestarias que componen el presupuesto

de ejecución.

COSTE INDIRECTO

El coste indirecto es aquel que se genera en la obra y que no está

directamente relacionado con el volumen de la producción.


Se clasifica en los siguientes conceptos:

- Mano de obra indirecta.

- Instalaciones generales.

- Maquinaria y medios auxiliares propios.

- Maquinaria y medios auxiliares alquilados.

- Carga financiera.

- Licencias y tasas.

- Otros costes indirectos.

Mano de obra indirecta

Es el coste de todas las cargas salariales del personal destinado en la

obra y afiliado por la empresa que no está adscrito a la ejecución directa de

unidades de producción concretas, como son el Jefe de Obra, Jefes de

Producción, Oficina Técnica, Topografía, Administración, etc. Recoge el coste

de todo el personal no incluido en la mano de obra directa.

Instalaciones generales

Son instalaciones que no están directamente destinadas a la ejecución

de unidades concretas de obra. Es el caso de las oficinas, talleres y

almacenes.

Maquinaria y elementos auxiliares propios

Recoge el coste de las máquinas y medios auxiliares propiedad de la

empresa y que se emplean de forma general para la obra y no para unidades

concretas de la misma. Ejemplos de coste son los aparatos de topografía,

encofrados, puntales y andamios. Su coste aparece como una tasa de alquiler

que factura el parque de maquinaria.


Maquinaria y elementos auxiliares alquilados

Recoge el mismo concepto anterior cuando los medios en lugar de ser

propios son alquilados a terceros.

Carga financiera

Recoge el coste financiero esperado de la obra que es consecuencia

directa de su forma de cobro. Este coste puede ser positivo o negativo, cargo o

abono, en función del signo de la tesorería.

Licencias y tasas

Recoge el coste de las licencias y tasas que corresponde pagar a la obra

según las condiciones contractuales, como son la licencia de obra, impuesto

sobre construcciones, instalaciones y obras, tasa por las labores de replanteo,

inspección y liquidación u honorarios de proyecto.

Otros costes directos

Recoge el resto de los costes indirectos no definidos en las anteriores

naturalezas. Ejemplos son fianzas y seguros, gastos de proyectos y asistencias

técnicas, consumos de material de oficina; en suma, el resto de costes

generales originados en la obra.

COSTES GENERALES

Son los costes que la empresa repercute a la obra para costear su

estructura. Se aplica como un porcentaje que previamente ha establecido la

empresa en función de sus objetivos y presupuestos anuales.


7.- PRESUPUESTOS. DETERMINACIÓN DE LA OFERTA. VARIABLES QUE

INTERVIENEN. RIESGOS Y ESTADÍSTICAS.

El estudio del presupuesto de la obra nos dará como resultado el coste

total de ejecución de ésta, incluidos todos los conceptos.

Conocido el coste total de ejecución del contrato, el paso siguiente es

establecer la oferta que la empresa presentará al cliente. En la determinación

de la oferta económica final a presentar intervienen diversas variables, como

son :

- Riesgo que la empresa está dispuesta a asumir.

- Especiales intereses debidos al cliente, situación, tipo de obra, etc.

- Criterios de valoración de la oferta según los pliegos de la licitación.

- Situación del mercado.

En primer lugar hay que decidir el riesgo que la empresa está dispuesta

asumir en la oferta. En general el mercado en el que se desarrolla la actividad

de la construcción es un mercado altamente competitivo, con una gran

concurrencia de empresas en la mayoría de las licitaciones. A esto hay que

añadir que las ofertas que se presentan se refieren a un producto, la obra, a

ejecutar mediante procesos complejos y con plazos dilatados en un futuro, por

lo que el coste final del producto está sometido a posibles imprevistos. Esto

conlleva que las diferentes empresas que se presentan a una licitación puedan

tener diferentes apreciaciones del coste final del producto.

En función de la situación del mercado en cada momento, los riesgos

asumidos en las ofertas por las diferentes empresas varían.

Un aspecto fundamental a la hora de establecer la oferta económica lo

constituyen los criterios de valoración de la oferta, los cuales, en el caso de los


clientes públicos, vendrán definidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas

del Concurso.

Estos criterios fijarán entre otras cosas el peso dentro de la valoración

total de la oferta que corresponde a la oferta técnica y a la oferta económica,

determinará la forma de puntuar las ofertas económicas en función de su

importe y establecerá los criterios para considerar una oferta temeraria en

función de su bajo importe poniendo en duda su factibilidad.

Una herramienta fundamental para poder establecer una oferta

económica competitiva son las estadísticas.

De cada oferta presentada, el departamento de estudios guarda una

serie de información relevante, como son :

- Resumen del estudio económico.

- Ficha de apertura.

- Notificación de adjudicación.

Con estos datos se confeccionan tablas estadísticas de los resultados de

las licitaciones, en las que se determinan en términos numéricos el riesgo

necesario para situar la oferta económica en la banda óptima de adjudicación

según los criterios de evaluación.

Por supuesto los datos de cada tabla deben ser homogéneos. Las tablas

se confeccionan para cada cliente y se corresponden a unos mismos criterios

de valoración. Si un cliente en un momento dado modifica los criterios de

valoración de las ofertas debemos tener este hecho en cuenta si pretendemos

utilizar estadísticas anteriores a él, y analizar las posibles repercusiones en el

comportamiento de la licitación.


Analizadas todas las variables mencionadas anteriormente y con las

estadísticas de comportamiento del mercado determinamos el riesgo a asumir

en la oferta para que ésta sea competitiva y tenga las máximas posibilidades

de éxito.

Con toda esta información el departamento de estudios planteará la

oferta económica óptima según los criterios de valoración y evaluará el riesgo

que esta supone en términos económicos. Corresponderá por último a la

Dirección de la Empresa establecer la oferta que definitivamente se presentará

al cliente.

modulo 10: oficina tÉcnica y...

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