modelo de tesis norma pereira padilla, ines soldiamar, orellana luna, diana cristina,

i

UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Catlica de Loja

Portada

TITULACIN DE DOCTORADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Auditora de gestin al colegio experimental Pio Jaramillo

Alvarado de la ciudad de Loja en el periodo comprendido del 1

de enero al 31 de diciembre del 2010

Autoras: Pereira Padilla, Ins Soldiamar, Lcda.

Orellana Luna, Diana Cristina, Lcda.

Directora: Castro Iiguez, Graciela Esperanza, Dra.

CENTRO UNIVERSITARIO LOJA

2013

Trabajo de fin de titulacin

ii

Certificacin

Dra.

Graciela Esperanza Castro Iiguez.

DIRECTORA DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIN

Certificacin

C E R T I F I C A:

Que el presente denominado Auditora de gestin al colegio experimental Pio

Jaramillo Alvarado de la ciudad de Loja en el periodo comprendido del 1 de enero al 31 de

diciembre del 2010 realizado por las profesionales en formacin: Ins Soldiamar Pereira

Padilla y Diana Cristina Orellana Luna cumple con los requisitos establecidos en las normas

generales para la Graduacin en la Universidad Tcnica Particular de Loja, tanto en el

aspecto de forma como de contenido, por el cual me permito autorizar su presentacin

para los fines pertinentes.

Loja; 4 DE Enero del 2013

f)

iii

Cesin de Derechos

Nosotras, Ins Soldiamar Pereira Padilla, y Diana Cristina Orellana Luna, declaramos ser

autoras del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Tcnica Particular de

Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposicin del Art.67 del Estatuto

Orgnico de la Universidad Tcnica Particular de Loja que en su parte pertinente

textualmente dice: Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual

de investigaciones, trabajos cientficos o tcnicos y tesis de grado que se realicen a travs o

con el apoyo financiero, acadmico o institucional (operativo) de la Universidad.

f).. f).

Ins Soldiamar Pereira Padilla Diana Cristina Orellana Luna

Cdula: 0703692392 Cdula: 0703589465

iv

DEDICATORIA

Este trabajo lo dedico en primer lugar a Dios, por

darme la oportunidad de seguir prosperando cada da,

a toda mi familia y en especial a mi querido compaero

de vida Marlon Gmez quien me ha impulsado a

obtener ms logros en mi vida profesional.

Soldiamar

Este trabajo lo dedico a mis padres por ser la fortaleza

diaria de seguir con mi carrera profesional, adems del

nimo y apoyo incondicional de mis hermanos y dems

amigos que me impulsaron a la culminacin de mis

metas acadmicas.

Diana

v

AGRADECIMIENTO

Al culminar con xito nuestra formacin profesional queremos dejar constancia de nuestro

eterno agradecimiento a la Universidad Tcnica Particular de Loja por permitirnos realizar

nuestros estudios a travs de la educacin a distancia.

Nuestro sincero agradecimiento a la Dra. Graciela Castro I., por haber guiado y orientado

acertadamente el desarrollo del presente trabajo investigativo

Por ltimo agradecemos a todas las personas que de una u otra manera colaboraron con

nosotras hasta la culminacin de nuestro trabajo.

Las Autoras

vi

NDICE DE CONTENIDOS

Portada ..................................................................................................................................................... i

Certificacin ............................................................................................................................................ ii

Cesin de Derechos ............................................................................................................................. iii

Dedicatoria............................................................................................................................................. iv

Agradecimiento ...................................................................................................................................... v

Resumen .............................................................................................................................................. viii

1. Antecedentes de la Empresa ........................................................................................................ 1

1.1. Descripcin de la empresa .......................................................................................................... 1

1.2. Base legal .................................................................................................................................... 2

1.3. Organigrama estructural y funcional ....................................................................................... 3

1.4. Plan estratgico ........................................................................................................................ 12

2. Marco Terico de la Investigacin .............................................................................................. 15

2. 1. Auditoria de gestin ................................................................................................................. 15

2.3. Indicadores para la auditora de gestin .............................................................................. 27

2.4. Herramientas para la auditora de gestin ........................................................................... 27

3. Aplicacin Prctica de Auditora de Gestin ............................................................................. 31

3.1. Planificacin .............................................................................................................................. 31

5. Funcionarios principales ............................................................................................................. 45

8. Estructura orgnica ....................................................................................................................... 46

3.2. Evaluacin del Control Interno .............................................................................................. 54

Conclusiones ..................................................................................................................................... 195

Recomendaciones ............................................................................................................................ 195

Bibliografa ......................................................................................................................................... 197

Anexos ................................................................................................................................................. 203

vii

ndice de cuadros

Hoja de distribucin de tiempo.. 29

Hoja de ndices......................................................................................... 31

Hoja de marcas........................................................................................ 32

Gua de visita previa. 39

Foda.......................................................................................................... 40

Evaluacin del control interno... ................................................................ 46

Evaluacin de las reas crticas... .............................................................. 49

Determinacin de los factores riesgos y enfoque preliminar. 51

Objetivos y estrategia de la auditora...... ................................................. 55

Memorandun de planificacin... ............................................................... 57

Programa de trabajo directivos... ............................................................. 82

Cuestionario de control interno directivos... .............................................. 83

Cedulas narrativas directivos.. .................................................................. 86

lndicadores personal directivo... ................................................................ 92

Cdulas analticas... ................................................................................. 94

Programa de trabajo administrativos... .................................................... 103

Cdulas narrativas administrativos... ....................................................... 106

lndicadores para el personal administrativo...... ....................................... 107

Cdulas analticas administrativos... ........................................................ 110

lndicadores para el personal docente... ................................................... 149

Informe de auditoria................................................................................... 164

viii

RESUMEN EJECUTIVO

La Auditora de Gestin pasa a ser hoy por hoy un elemento vital para la vida institucional,

permitindole conocer a los administradores qu tan bien resuelven los problemas

econmicos y sociales que a este nivel se presentan generando en la institucin un

saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.

Esta auditora est muy relacionada con las caractersticas estructurales y funcionales del

objeto de estudio, por lo que su ejecucin requiere de una gua que se adapte a las

condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita

lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en el perodo

ms breve posible.

El presente trabajo de investigacin desarrollado, se refiere a la ejecucin de una auditora

de gestin a una Entidad Educativa de nivel medio, cuyos anlisis y resultados estn

orientados al mejoramiento de las actividades administrativas, operativas y financieras a

base de los resultados obtenidos que constan en el informe final.

La auditora fue realizada a base de la normativa emitida por la Contralora General del

Estado como rgano superior de control de los recursos pblicos.

ix

Captulo I

1

1. Antecedentes de la Empresa

1.1. Descripcin de la empresa

El Colegio Po Jaramillo Alvarado nace con el fin de servir a educandos de la ciudad de

Loja. La orden de iniciacin y recreacin de actividades se dio, a solicitud de los doctores

ARSENIO VIVANCO NEIRA y JOS CASTILLO LUZURIAGA, Diputados por Loja al

Congreso Nacional de ese entonces, el seor doctor Otto Arosemena Gmez, en calidad de

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL INTERINO DEL ECUADOR, mandato de creacin, se

haya contenido en el Decreto Ejecutivo N 42, publicado en el Registro Oficial N 17 del 9

de diciembre de 1966.

Consta de igual Decreto, adems, lo siguiente: a) Que el mencionado colegio laboro con

sujecin a los regmenes de Sierra y Costa, respectivamente; y, en Modalidad de Ciclo

Bsico; b) Que deba iniciar sus actividades a partir del ao 1967 1968, con el Primer

Curso de Ciclo Bsico; y, c) Que el PIO JARAMILLO ALVARADO en cuanto a Opciones

Prcticas adoptar las especializaciones para ARTESANA Y ARTE INDUSTRIALES.

Hasta fines del ao 1967, el doctor Eduardo Andrade Rector- Fundador del Colegio

Nocturno Po Jaramillo Alvarado, y docente de este establecimiento entre los aos 1989-

1996, se desempe como DIRECTOR PROVINCIAL DE EDUCACIN DE LOJA, situacin

que le permiti influir de una u otra manera en algunos aspectos de la puesta en marcha del

nuevo establecimiento educacional. Tal ocurri, por ejemplo, en relacin con la

denominacin del plantel, acerca del cual, por haber existido ya a esa fecha el Jardn de

Infantes que en esta ciudad lleva el nombre de Po Jaramillo Alvarado consideraban se

repita esa denominacin en otro de carcter secundario. Ms, este inicial pronunciamiento

fue posible superar, con el solo recuerdo de vala del PATRONO.

De la misma manera se logr que el Ministro de Educacin Carlos Larreategui, acepte

frente a la creacin para Loja de un colegio ms, se lo destine a funcionamiento

NOCTURNO y exclusivamente para el sector femenino. La razn recoger en su seno ojal a

todas las seoras y seoritas que, por razones de trabajo o por cualquier otra causa no

podan acudir a establecimientos secundarios diurnos. Aceptando el pedido, el seor

Ministro dict el pertinente Acuerdo Ministerial.

2

En el ao de 1978 se logr la creacin de la seccin vespertina y, en el ao de 1994 la

seccin matutina

1.2. Base legal

La institucin desarrollara sus actividades financieras de acuerdo a las siguientes leyes:

Constitucin Poltica del Estado

Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control (LOAFYC)

Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa (LOSCCA)

Ley Orgnica de Educacin

Ley de Seguridad Social IESS

Ley de Contratacin Pblica

Ley de Presupuestos del Sector Publico

Ley de Carrera Docente y Escalafn del Magisterio Nacional

Ley de Rgimen Tributario Interno (LRTI)

Cdigo de Trabajo

Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico (NTCI)

Normativa del Sistema de Administracin Financiera (SAFI)

Manual de Contabilidad Gubernamental

Resoluciones del Ministerio de Finanzas

Resoluciones del Ministerio de Educacin

Cdigo de Convivencia

3

1.3. Organigrama estructural y funcional

VICERRECTOR

INSP. GENERAL

RECTOR

ADMINISTRACIN

Consejo Directivo Junta de Directores de

rea Secretaria

Laboratorio

Asoc. Estudiantil Asoc. Padres Familia

SUBINSPECTOR

ORGANISMOS

SERVICIOS

Colectura

Matutina

Vespertina

Nocturna

Junta Gen. de Directivos y

Profesores

Junta de Profesores de

rea

Junta Gen. Profesores de

curso

Consejo de Orient. Y

Bienestar Estudiantil

Comisiones varias Dpto. de Orient. y

Bienestar Estudiantil

ALUMNAS

Asoc. de Profesores y

Empleados

Caja de Ahorro y Crdito

S. Audiovisuales

Biblioteca S. Mecanografa

Servicio Mdico

Mimegrafo

S. Uso Mltiple

S. Canchas Deportivas

Conserjes

Fuente: CEPJA Elaborado Por: La Autora

3

4

El centro educativo ha definido las funciones de cada uno de los organismos que lo

integran. La principal autoridad y representante legal es el Rector, despus de l, se

encuentra el Vicerrector, Inspector General y los Subinspectores principales autoridades que

se encargan de la toma de decisiones, acuerdos y resoluciones; en la Junta de profesores

se forman las comisiones de directivo, junta de directivos y profesores, la junta de

profesores de curso, juntas reas, etc.

Otro organismo de importancia es el Gobierno estudiantil, integrado por estudiantes elegidos

democrticamente por sus compaeras en el caso de la seccin vespertina y matutina y por

compaeros al sealar la seccin nocturna y la de semipresencial; quienes participan

activamente en las actividades emprendidas por el colegio.

Rector - profesor

a) Perfil profesional.- Ttulo de cuarto nivel en educacin o Licenciado en Ciencias de la

Educacin. Experiencia mnima de tres aos en ramas similares y conocimientos

aprobados en:

Elaboracin de planes educativos institucionales

Auditora de calidad educativa

Auditora en evaluacin educativa.

Gestin en desarrollo curricular,

Coordinacin interinstitucional

Manejo de grupos.

b) Las competencias necesarias

Disponibilidad de tiempo completo para trabajar cada da.

Conocimiento del reglamento de la ley de educacin media y superior.

Liderazgo y buena presencia.

Facilidad de hablar en grupo.

5

c) Habilidades especiales para la ejecucin del cargo.

Habilidades Conceptuales.- Una gran habilidad mental para saber interpretar toda la

informacin de la realidad educativa de un colegio fiscal de mujeres con tendencias

de incorporar la apertura de gnero en sus tres secciones

Habilidades en Relaciones Humanas.- Saber manejar a los estudiantes, dada su alta

sensibilidad a los problemas por el hecho de ser personas de bajos ingresos econmicos y

su vulnerabilidad ante una negativa social, ser muy prudente y cauteloso al hablar. (Trabajo

en grupo).

Habilidades Administrativas.- Tener mucho cuidado con la contratacin del personal y la

planeacin y organizacin de este proyecto, para no olvidar ningn detalle con lo relacionado al

desarrollo socio-humanista de las alumnas dentro de los parmetros educacionales.

(Capacidad de trabajo a presin).

Habilidades tcnicas.- Ser un reconocido docente, con vastos conocimientos y tcnicas,

disciplinado, con aos de experiencia. (Creatividad e iniciativa).

Habilidades Crticas. - Poseer valores y mantenerlos en prctica, con honestidad y calidez en

el trato con sus compaeros. (Trabajo en equipo).

Saber controlar los momentos difciles en cualquier situacin que se encuentre.

Ser un buen negociador, para resolver los problemas que se presenten.

Tener presente que la base de toda negociacin es el dilogo, comunicacin entre las

partes.

Mantener la motivacin entre los docentes de violn, para sacar adelante este proyecto.

Tener siempre reuniones en grupo con los maestros y tambin con los directivos del

conservatorio para no perder la comunicacin entre ellos.

a) Perfil profesional.- Licenciado en Ciencias de la Educacin o msica. Experiencia mnima de

tres aos en ramas similares y conocimientos aprobados en:

Se puede apreciar que quienes ejercen el cargo administrativo por lo general son personas

que no estn preparadas para administracin o direccin debido a que su especializacin no

6

determina la formacin del liderazgo y el de gestin educativa que son propios y necesarios

para poder ejercer una adecuada administracin del Colegio Experimental "Po Jaramillo

Alvarado", por lo que se requiere de una preparacin tcnica o especializada sobre el

anlisis de la aplicacin del liderazgo institucional y poder entablar una excelente gestin

acadmica situacin que por su perfil no lo califica para ejercerlo.

Vicerrectora - Profesora

a) Elaboracin de planes educativos institucionales



Gestin en desarrollo curricular,

Manejo de grupos.





Facilidad de hablar en grupo.


Habilidades Conceptuales- Una gran habilidad mental para saber interpretar toda la

informacin de la realidad educativa de los docentes del colegio, y entender la relacin entre

los otros miembros que se relacionan con el proyecto.

Habilidades en Relaciones Humanas.- Saber manejar a las alumnas, dada su alta sensibilidad

a los problemas por el hecho de ser de bajos recursos econmicos y su vulnerabilidad ante

una negativa, ser muy prudente y cauteloso al hablar. (Trabajo en grupo).

Habilidades Administrativas.- Distribucin de la carga horaria para docentes, administrativos y

personal de servicios. Manejo de planes y programas curriculares

Habilidades tcnicas.- Docente profesional con conocimientos pedaggicos y tcnicas de

evaluacin educativa

7




Ser un buen negociador, para resolver los problemas acadmicos que se presenten. Tener

presente que la base de toda negociacin es el dilogo, comunicacin entre las partes.

Mantener la motivacin entre los docentes del establecimiento, para sacar adelante este

proyecto. Tener siempre reuniones en grupo con los maestros y tambin con los directivos del


Se convierte en el brazo derecho del director o rector como mxima autoridad siendo quien lo

reemplace en su ausencia temporal o permanente, y debe de manejar el mismo perfil que la

del rector, aunque su cargo de por s exige la aplicacin y manejo del trabajo en equipo este no

puede ejercer tal actividad debido a que depende de las rdenes directas del rector quien

cuestiona dicho ejercicio prctico para poder establecer mecanismos funcionales de

transformacin pedaggica y acadmica dentro de la institucin.

El Director (a) del Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado.

a) Perfil profesional.- Licenciado en Ciencias de la Educacin. Experiencia

docente y conocimientos aprobados en:



Coordinacin en proyectos

Manejo de grupos.





Facilidad de hablar en grupo


8

Habilidades Conceptuales.- Una gran habilidad mental para saber interpretar toda la informacin

de la realidad educativa, y entender la relacin entre los otros miembros que se relacionan con

el proyecto.

Ser un buen negociador, para resolver los problemas acadmicos que se presenten. Tener

presente que la base de toda negociacin es el dilogo, comunicacin entre las partes.

Mantener la motivacin entre los docentes del establecimiento, para sacar adelante este

proyecto. Tener siempre reuniones en grupo con los maestros y tambin con los directivos del


Se convierte en el brazo derecho del director o rector como mxima autoridad siendo quien lo

reemplace en su ausencia temporal o permanente, y debe de manejar el mismo perfil que la

del rector, aunque su cargo de por s exige la aplicacin y manejo del trabajo en equipo este no

puede ejercer tal actividad debido a que depende de las rdenes directas del rector quien

cuestiona dicho ejercicio prctico para poder establecer mecanismos funcionales de

transformacin pedaggica y acadmica dentro de la institucin.

El Director (a) del Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado.

a) Perfil profesional.- Licenciado en Ciencias de la Educacin. Experiencia

docente y conocimientos aprobados en:

s Auditora de calidad educativa

S Auditora en evaluacin educativa.

S Coordinacin en proyectos

^ Manejo de grupos.


s Disponibilidad de tiempo completo para trabajar cada da.

S Conocimiento del reglamento de la ley de educacin media y superior.

s Liderazgo y buena presencia.

S Facilidad de hablar en grupo

9


Habilidades Conceptuales.- Una gran habilidad mental para saber interpretar toda la

informacin de la realidad educativa, y entender la relacin entre los otros miembros que se

relacionan con el proyecto.

Orientacin por resultados (Indicadores de Gestin).

Habilidades en Relaciones Humanas.- Saber manejar a los estudiantes, dada su alta

sensibilidad a los problemas por el hecho de ser artistas y su vulnerabilidad ante una negativa,

ser muy prudente y cauteloso al hablar. (Trabajo en grupo).

Habilidades Administrativas.- Elaboracin y presentacin del proyecto, comunicacin de

procesos y seguimiento del mismo, evaluacin de cada una de las etapas de este proyecto,

para no olvidar ningn detalle con lo relacionado al fomento de la educacin socio-

humanista.

Habilidades tcnicas.- Ser un reconocido docente, con vastos conocimientos y tcnicas,

disciplinado, con aos de experiencia. (Creatividad e iniciativa).




Ser un buen negociador, para resolver los problemas que se presenten.

Tener presente que la base de toda negociacin es el dilogo, comunicacin entre las partes.

Mantener la motivacin entre los docentes y alumnos, para sacar adelante este proyecto.

Tener siempre reuniones en grupo con los maestros y tambin con los directivos del colegio

para no perder la comunicacin entre ellos.

Su perfil se acoge ms al de un lder debido a que debe de socializar con los docentes y

estudiantes sin tener que perder la tendencia o el medio de comunicacin en la que pueda

enfrentar la negativa participacin de los mismos en las acciones de gestin acadmica, es por

ello que algunas cualidades de las que se exige para este cargo deben ser incorporadas a la

de la mxima autoridad para que practique algunas cualidades de liderazgo y administracin

del personal que le permita efectuar la gestin acadmica.

10

El secretario.

a) Perfil profesional.- Licenciado/a en Secretariado ejecutivo o Asistencia de

gerencia, experiencia y conocimientos aprobados en:

Computacin.

Manejo de programas Word, Excel y Power Point.

Archivo




Buena presencia.


Habilidades Conceptuales.- Una gran habilidad de redaccin y reglas ortogrficas.

Habilidades en Relaciones Humanas.- Mantener una relacin cordial tanto con docentes

alumnos y padres de familia.

Habilidades Administrativas.- Registro cronolgico de entrada y salida de documentos

Archivo de los educandos. Registro e historial de notas. Elaboracin de actas de reuniones de

directivos y elaboracin y lectura y de actas de grado.

Habilidades tcnicas.- Capacidad de sntesis, con aos de experiencia. (Creatividad e

iniciativa).

Habilidades Crticas. - Poseer valores de fidelidad, discrecin y honestidad.

La colectora

a) Perfil profesional.- Licenciado en Contabilidad y auditora Experiencia y conocimientos

aprobados en:

Computacin.

11

Manejo de programas de contabilidad gubernamental, Word, Excel y Power Point.

Conocimiento de Presupuesto General del Estado con la finalidad dar a conocer a los

administrativos cual es la asignacin que el Estado a determinado para institucin en

base al LOCSA.

Elaboracin del presupuesto y ejecucin del mismo.



Conocimiento del reglamento de ejecucin de las diferentes partidas

presupuestarias.

Buena presencia.


Habilidades Conceptuales- Dominio contable.

Habilidades en Relaciones Humanas.- Mantener una relacin cordial tanto con docentes

alumnos y padres de familia.

Habilidades Administrativas.- Registro de ingresos y gastos, elaboracin de estados

financieros y anlisis de los mismos. Declaracin de impuestos Archivo de documentos

fuentes como son Roles de pago, facturas, comprobantes de ingreso, etc.

Habilidades tcnicas.- Capacidad de anlisis financiero.

Habilidades Crticas. - Poseer valores de fidelidad, discrecin y honestidad.

La bibliotecaria -

a) Perfil profesional- Licenciado en bibliotecologa o aos experiencia en conduccin

de biblioteca y conocimientos aprobados en: s Computacin.

Programas de archivo bibliotecario Word, Excel

Conocimiento cultural acerca de autores y compositores de msica universal y

nacional.

Habilidades en Relaciones Humanas.- Motivar a los alumnos en el fortalecimiento de

12

sus habilidad y destrezas del conocimiento.

Habilidades tcnicas.- desempeo en las prcticas contables segn los convenios

institucionales y trabajo establecido por los docentes.




Mantener la motivacin entre los alumnos, para sacar adelante este proyecto.

1.4. Plan estratgico

1.4.1. Misin: El Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado en su calidad de institucin

educativo de nivel medio y superior tiene como misin:

La formacin socio humanista de bachilleres tcnicos y en ciencias, que respondan a las

exigencias laborales que desarrollando destrezas, competencias acadmicas y tcnico

profesionales, posibilite los emprendimientos en las reas de especializacin.

1.4.2. Visin: El Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado es un establecimiento cuya

visin es liderar procesos de innovacin en la Educacin Media de la regin sur, con

fundamento socio humanstico y tcnico; utilizando recursos tecnolgicos modernos que

poyen el proceso enseanza aprendizaje, con una planta docente y administrativa

capacitada que responda a las expectativas sociales y laborales de los estudiantes, que les

permita emprender tanto en empleos por cuenta ajena como en proyectos de auto

emprendimiento a travs de procesos efectivos y eficientes.

Para alcanzar el reto establecido en la misin y visin se sujetan a la aplicacin de los

valores en la educacin donde las alumnas debern sostener su formacin.

13

La institucin inculca en sus estudiantes, los valores morales y ticos que contribuyan a

formar un ciudadano libre, autnomo y responsable en el desarrollo de su personalidad y su

proyecto de vida.

Sacrificio, esto es la abnegacin para el cumplimiento del deber, las alumnas debe de estar

dispuestas a cumplir con las tareas solicitadas por los docentes y estos a su vez deben de

establecer, la planificacin estratgica en la cual puedan establecer un lineamiento

educativo que permita la evaluacin de los resultados. ,

Creatividad, para mejorar los procesos de convivencia y acadmicos que se dan al interior de

la Institucin.

El bien comn, exteriorizado a travs de su filosofa educativa, mediante la bsqueda de

criterios de solucin en los alumnos que puedan discernir los problemas de su entorno y

emitir una solucin acertada.

Apoyo a la paz, la sana convivencia, la justicia social, y la investigacin, entendidas como la

ejecucin de diferentes actividades intelectuales y experimentales de modo sistemtico,

reflexivo y crtico con el propsito de mejorar la calidad del servicio.

Calidad, preocupacin para que las acciones estn bien hechas desde la primera vez y

satisfagan las necesidades y expectativas de la comunidad educativa y entorno social.

Honestidad, respetando y valorando el trabajo de los dems.

Compromiso, para llevar a cabo todo el quehacer pedaggico sin mayores exigencias de los

dems.

Respeto, actuando con sujecin a la constitucin y normas legales vigentes. Y la tica

profesional, como la cualidad ms importante en la misin educativa, tomando decisiones

justas y oportunas.

14

Captulo II

15

2. Marco Terico de la Investigacin

2. 1. Auditoria de gestin

Este tipo de auditora tiene como objeto el estudio del proceso administrativo y las

operaciones de las organizaciones, con miras a emitir opinin sobre la habilidad de la

gerencia para manejar el proceso administrativo y el grado de la eficiencia, efectividad y

economa de las operaciones del ente controlado (Vilches, 1998).

Marco legal.- De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artculo 48, Las entidades

del Estado deben elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los

servicios pblicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern

responder a indicadores generalmente aceptados.

2.2. Proceso de la auditora de gestin

I Anlisis y Diagnostico

II Planificacin Preliminar y Especfica

III Ejecucin

IV Comunicacin de Resultados

V Diseo, Implantacin y Evaluacin

Anlisis y diagnstico.- Esta fase se inicia con la orden de trabajo, a base de la cual el

auditor jefe de equipo y el supervisor inician el proceso de comunicacin de la auditoria a la

entidad que va a ser examinada, para obtener y actualizar segn sea el caso la siguiente

informacin:

- Conocimiento y naturaleza jurdica de la entidad

- Objetivos institucionales

16

- Familiarizarse con las instalaciones y principales actividades

- Identificar la organizacin y los factores de responsabilidad de las unidades

financiera, administrativa y de auditora interna.

- Determinacin del sistema de informacin y base de datos de la organizacin

Como resultado del anlisis general y diagnostico efectuado en esta fase se presentar el

reporte de la planificacin preliminar.

Planificacin

La planificacin de la auditora de gestin, tiene como finalidad obtener un conocimiento

general de la entidad objeto de examen y documentar sus principales actividades en base al

objetivo de la auditoria. En resumen el fin de la planificacin de la auditoria es determinar

cules son los procedimientos a emplear que permitan obtener la satisfaccin necesaria

para emitir una opinin (Saavedra, 2002).

Planificacin preliminar.- La planificacin preliminar est encaminada a obtener un

conocimiento global sobre el trabajo a ejecutarse a base de cual se definir la estrategia

para ejecutar la auditoria y disear el enfoque especfico a las reas a examinarse y que

contendr la siguiente informacin:

- Referencia a la Orden de Trabajo

- Objetivos de la Auditoria y alcance de trabajo

- Conocimiento de la entidad y su naturaleza jurdica

a) Base Legal

b) Principales Polticas

c) Objetivos institucionales

17

a) Datos generales sobre la administracin

b) Principales actividades, operaciones e instalaciones

c) Resultado de las operaciones

d) Fuentes de financiamiento

e) Presupuesto

f) Inversiones

- Principales polticas contables

- Puntos de inters para la auditoria

Planificacin especifica.- Tiene como propsito principal identificar las actividades

relevantes de la entidad para examinarlas en la siguiente fase, preparar la evaluacin del

control interno y de los programas de auditora que se va a realizar.

La aplicacin de procedimientos para evaluar el sistema de control interno, de registro e

informacin de la entidad, constituyen el mtodo para obtener informacin adicional y

complementaria que permita calificar los riesgos que asume el auditor en la ejecucin de su

trabajo.

Como resultado de la planificacin especfica se genera varios productos intermedios de

auditora para la eficiente y efectiva ejecucin de la auditoria.

1.- Productos para uso del equipo de auditoria

- Informe de planificacin especifica

- Plan de muestreo de auditoria

- Matriz de riesgo y calificacin de auditoria

- Programas detallados de la auditoria

- Papeles de trabajo de la planificacin de la auditoria

2.- Para uso de la entidad auditada

- Informe sobre la evaluacin de la estructura del sistema de control interno

18

Ejecucin de la auditora de gestin

Objetivos

En esta etapa es donde se ejecuta propiamente la auditoria, en esta fase se desarrolla los

hallazgos y se obtiene toda evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada, basada en

criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa, para sustentar las

conclusiones y recomendaciones del informe.

Actividades

Dentro de las actividades tenemos:

a) Aplicacin a los programas detallados y especficos para cada componente

significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicacin de tcnicas de

auditora tales como: inspeccin fsica, observacin, calculo, indagacin, etc.;

adems estadsticas de las operaciones como base para detectar tendencias y otras

situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

b) Preparacin de los papeles de trabajo y aplicacin de los programas de auditora que

contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

c) Elaboracin de hojas de resumen de hallazgos significativos por cada componente

examinado expresados en los comentarios; los mismos que deben ser

oportunamente comunicados a los funcionarios de la entidad.

d) Definir la estructura del informe de auditora, con la necesaria referencia a los

papeles de trabajo y a la hoja de resumen de comentarios, conclusiones y

recomendaciones.

19

Papeles de trabajo

Concepto

"Se entiende como tal al conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los

datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las

pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que

emite al suscribir su informe" (Martnez, 1999).

Caractersticas

"El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma

adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente

aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una

base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados

de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una base de

anlisis para los supervisores y socios" (Martnez, 1999).

Referencias de papeles

Los papeles de trabajo son los siguientes.

Archivo de referencia permanente

Contiene informacin que servir para auditorias posteriores

Legajo de Auditoria

Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

Archivo de papeles de trabajo

Todas las asociaciones de contadores pblicos establecen un mtodo propio para preparar,

disear, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta el

mtodo de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo

son:

20

"Archivos permanentes: Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histrica o

continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente

conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro.

Ms adelante estudiaremos ms acerca del archivo permanente.

Archivos presentes: Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est

auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el archivo presente son: programas

de auditoria, informacin general, balanza de comprobacin de trabajo, asientos de ajuste y

reclasificacin y cdulas de apoyo" (Pedreo, 2006).

Confidencialidad de los papeles de trabajo

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y

comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, as tambin los

papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con

relacin a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a

travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros

contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no

revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria

profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir y en

algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su

buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

Marcas de auditora

"Todo hecho, tcnica o procedimiento que el Auditor efecte en la realizacin del examen

debe quedar consignado en la respectiva cdula (analtica o subanaltica generalmente),

pero esto llenara demasiado espacio de la misma hacindola prcticamente ilegible no solo

para los terceros, sino an para el mismo Auditor.

21

Para dejar comprobacin de los hechos, tcnicas y procedimientos utilizados en las cdulas

o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de Auditora, las cuales son

smbolos especiales creados por el Auditor con una significacin especial" (Pedreo,

2006).

Por ejemplo al efectuar una reconciliacin bancaria, los cheques pendientes de cobrar y las

consignaciones bancarias deben ser cotejadas con el libro de bancos para comprobar que

estn bien girados y elaboradas, en cuanto al importe, nmero, fecha, beneficiario, nmero

de cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener una

descripcin de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operacin junto a cada cheque y

consignacin, se utiliza un smbolo o marca de comprobacin, cuyo significado se explica

una sola vez en el lugar apropiado de la cdula a manera de convencin detallando todo el

procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditora se debe utilizar un color diferente al del color del texto que se

utiliza en la planilla para hacer los ndices. Las marcas deben ser sencillas, claras y fciles

de distinguir una de otra. El primer papel de trabajo del Archivo de la Auditora debe ser la

cdula de las Marcas de Auditora.

Objetivos de las marcas de auditora.

Entre los objetivos de las marcas de auditoria tenemos:

1. Dejar constancia del trabajo realizado.

2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues

evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias

partidas.

3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

4. Identificar y clasificar las tcnicas y procedimientos utilizados en la auditoria.

Tcnicas de auditora

Las tcnicas de auditora son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el

contador pblico utiliza para comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le

permita emitir su opinin profesional.

Las tcnicas de auditoria son las siguientes:

22

Estudio general.- Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa,

de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o

extraordinarias. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador

Pblico, que basado en su preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e

informacin de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que

pudieran requerir atencin especial. Por ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las

caractersticas fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redaccin de los

asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En

esta forma semejante, el auditor podr observar la existencia de operaciones

extraordinarias, mediante la comparacin de los estados de resultados del ejercicio anterior

y del actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.

El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable

que su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para

asegurar un juicio profesional slido y amplio.

Anlisis.- Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una

cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades

homogneas y significativas.

El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para

conocer cmo se encuentran integrados y son los siguientes.

a) Anlisis de saldos

"Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son

compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por

pagos, devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los

cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que

representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este

caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la

cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y

significativos, es lo que constituye el anlisis de saldo" (Pedreo, 2006).

23

b) Anlisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino

por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de

movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos

acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga

hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a

conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que

constituyen el saldo de la cuenta.

Inspeccin.- "Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de

cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los

estados financieros] (Pedreo, 2006).

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la

contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de

documentos que constituyen la -materializacin del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo,

pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una

manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos,

puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la

circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o

documentos que amparan el activo o la operacin.

Confirmacin.- Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la

empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y

condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.

Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se

cargos por ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que

representa la diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este

caso, se pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la

cuenta. El detalle de las partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y

significativos, es lo que constituye el anlisis de saldo" (Pedreo, 2006).

24

b) Anlisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino

por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de

movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos

acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga

hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a

conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que

constituyen el saldo de la cuenta.

Inspeccin.- "Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de

cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los

estados financieros (Pedreo, 2006).

En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la

contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de

documentos que constituyen la -materializacin del dato registrado en la contabilidad.

En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo,

pueden estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una

manera fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos,

puede comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la

circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o

documentos que amparan el activo o la operacin.

Confirmacin.- Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la

empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y

condiciones de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.

Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se

puede la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se

solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:

"Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo

estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo.

25

Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes" (Querelec,

2008).

Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.

Investigacin.- Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y

empleados de la propia empresa.

Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos

saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su

opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y

comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la

empresa.

Declaracin.- Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las

investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las

investigaciones realizadas lo ameritan.

Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est

limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las

operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados

financieros que se est examinando.

Certificacin.- Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho,

legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.

Observacin.- Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.

El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta

ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor

puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera

satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los

mismos.

Calculo.- Verificacin matemtica de alguna partida.

26

Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases

predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas

partidas mediante el clculo independiente de las mismas.

En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al

ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los

intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre

operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de

inters anual al promedio de las inversiones del periodo.

Comunicacin de resultados.

En esta fase se prepara el informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues

no solo que revela las deficiencias existentes como se lo haca en las otras auditorias, sino

que tambin contendrn los hallazgos positivos, pero tambin se diferencia porque en la

auditora de gestin, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma

resumida, el precio del incumplimiento con su efecto econmico en la gestin y uso de los

recursos de la entidad auditada.

Se empieza con la redaccin del informe de auditora, el mismo que ser presentado en

forma objetiva, clara, concisa, precisa y constructiva; adems, el informe debe contener

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Diseo, implantacin y evaluacin

Diseo.- Consiste en elaborar un plan de trabajo que permita precisar los objetivos , el

alcance y los resultados como producto final de implantar las recomendaciones expuestas

en el informe de auditora, para que cada proyecto sea diseado con la calidad y eficiencia

requerida por la entidad.

Implantacin.- Este punto es muy importante, incluir programas de informacin y

orientacin sobre la naturaleza, propsito y bondad de las medidas que habrn de

implantarse para mejorar los objetivos institucionales.

27

Evaluacin.- La evaluacin tiene por objeto asegurar que se hayan cumplido todos los

cambios sugeridos y comprobar que el mecanismo de mejoramiento continuo de los

procedimientos administrativos tengan plena vigencia y se efecte con la participacin de

todos los empleados de la entidad (Martnez, 2009)..

2.3. Indicadores para la auditora de gestin

Son los cocientes que permiten analizar rendimientos del rea o componente analizado.

Existen las siguientes clases de indicadores

Indicadores Cuantitativos.- Que son los valores y cifras que se establecen peridicamente

de los resultados de las operaciones, son un instrumento bsico.

Indicadores Cualitativos.- Este es otro instrumento que permite tener en cuenta la

heterogeneidad, las amenazas y oportunidades del entorno organizacional; permite adems

evaluar con un enfoque de planeacin estratgica la capacidad de gestin de la direccin y

de ms niveles de la organizacin.

Indicadores de eficacia.- Es la forma como se logran los resultados, as como la relacin

que estos guardan con sus objetivos y metas.

Indicador de Eficiencia.- Es el estudio de la organizacin que se hace de todos sus

recursos para determinar si dicha asignacin es la ms conveniente para maximizar sus

resultados.

2.4. Herramientas para la auditora de gestin

Son signos para identificar procedimientos realizados en la ejecucin de la auditoria,

manteniendo uniformidad.

28

Comunicacin de resultados

En esta fase se prepara el informe final, el mismo que en la auditora de gestin difiere, pues

no solo que revela las deficiencias existentes como en las otras auditorias, sino que

tambin contendrn los hallazgos positivos.

En la entidad auditada, supervisor y jefe de equipo con los resultados entregados por los

integrantes del equipo de multitudinario llevan a cabo:

1. Redaccin del informe de auditora, en forma conjunta con los auditores el mismo que

ser presentado en forma objetiva, clara, concisa, precisa y constructiva.

2. Comunicacin de resultados, si bien esta se cumple durante todo el proceso de la

auditora de gestin para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es

necesario que el borrador del informe antes de su emisin, deba ser discutido en una

conferencia final con los responsables de la gestin y los funcionarios del ms alto nivel

relacionados con la auditoria, esto le permitir por una parte reforzar y perfeccionar sus

comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen

sus puntos de vista y ejerzan su legtima defensa.

Contenido Del Informe De Auditoria

CAPITULO I.- Enfoque de auditoria

- Motivo de la auditoria

- Objetivos

- Alcance

- Enfoque

- Componentes auditados

- Indicadores utilizados

29

CAPITULO II.- Informacin de la Entidad

- Misin

- Visin

- Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

- Base Legal

- Estructura Orgnica

- Objetivos de la Entidad

- Financiamiento

- Funcionarios principales

CAPITULO III.- Resultados Generales

CAPITULO IV.- Resultados Especficos por componentes

CAPITULO V.- Anexos. (Contralora General del Estado, 2002)

30

Captulo III

31

3. Aplicacin Prctica de Auditora de Gestin

3.1. Planificacin

Diagnstico

Como instrumento de medicin y recopilacin de informacin se aplic la entrevista a

Recursos Humanos del Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado, adems la

observacin y verificacin de las actividades que se realizan en el Colegio en donde se lleg

a formular el siguiente diagnostico situacional:

Carece de la aplicacin de una Auditora de Gestin, que le permita al personal Directivo

tener un conocimiento general cmo se encuentra el grado de eficiencia y eficacia con que

se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos en el ente, para as

tomar decisiones adecuadas que le permitan la optimizacin de los recursos y faciliten el

cumplimiento de los objetivos institucionales.

Para el control de asistencia y permanencia del personal la institucin poseen leccionarios,

los mismos que no son una tcnica segura para vigilar el personal ya que deberan contar

con un sistema computarizado para un control ms eficiente.

Las capacitaciones no son en forma continua y ests son generales por lo que el personal

que labora en el colegio no podr obtener conocimientos actualizados para poder realizar

bien las funciones a ellos encomendadas e impartir conocimientos de calidad.

No todos los departamentos del colegio cuentan con una infraestructura adecuada para el

buen desarrollo de sus actividades e implementos necesarios para brindar servicios de

bienestar estudiantil.

Adems se evidenci que la mayora del personal est al tanto del plan estratgico de la

institucin; es por ello que el colegio goza de una buena aceptacin dentro de la sociedad

por la calidad de enseanza que brinda a la colectividad, factores que ligados a una

adecuada planificacin estratgica fortalecer su capacidad institucional, constituyndose en

32

un competidor activo ante los diferentes establecimientos que se encuentran dentro de la

ciudad .

El relacin al contexto institucional que seala los antecedentes del establecimeinto objeto

de estudio ms la misin, visin objetivos y el organigrama Institucional ya se encuentran

detallados en el primer captulo en las pginas 1, 2 y 3, por lo que se procede a obviarlas y

para su revisin se recomienda revisarlas.

33

Auditora de gestin

Del 01 de enero al 31 de diciembre 2010

Hoja de ndices

DENOMINACIN NDICE

Orden de Trabajo OT

Carta de Presentacin CP

Hoja de Distribucin de Trabajo HDTr

Hoja de Distribucin de Tiempo HDT

Hoja de ndices Hl

Hoja de Marcas HM

Visita Previa a la Entidad VP

Matriz de Ponderacin MP

Evaluacin de las reas crticas EAC

Determinacin de los Factores de Riesgo DFR

Objetivo y Estrategia de Auditora OE

Memorando de planificacin MP

Programa de auditora PA

Cuestionario de Control Interno CCi

Cdulas Narrativas Directivos CN-D

Cdulas Narrativas Administrativos CN-A

Cdulas Narrativas Operativos (Docentes) CN-O

Cdulas Analticas Directivos CA-D

Cdulas Analticas Administrativos CA-A

Cdulas Analticas Operativos (Docentes) CA-O

Papeles de Trabajo Generales PT-G

Papeles de Trabajo Directivos PT-D

Papeles de Trabajo Administrativos PT-A

Papeles de Trabajo Operativo (Docentes) PT-O

Informe Final !F

Seguimiento S

REA: Recursos Humanos

ELABORADO POR: D O, REVISADO: G C

34

Orden de trabajo no. 001

Loja, 15 de junio de 2011

Lic.

Diana Cristina Orellana Luna

ESTUDIANTE DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA

Ciudad.-

Me permito disponer a usted, proceda a la realizacin de la Auditora de Gestin en el

Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado de la ciudad de Loja en el perodo

comprendido del 01 de enero al 31 de Diciembre del 2010, para lo cual design a la Lic.

Diana Cristina Orellana Luna Jefe de Equipo, y Lic. Ins Soldimar Pereira Padilla Operativo

y a la Dra. Graciela Castro Supervisora del Equipo de Auditora.

El tiempo de duracin del presente trabajo es de 60 das calendario y concluido el mismo se

servir presentar el informe respectivo.

Los objetivos de la Auditora de Gestin estarn encaminados a:

Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de determinar el

grado de confiabilidad.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Aplicar indicadores de gestin inherentes al normal desempeo de las actividades.

Verificar el cumplimiento de la Misin, Visin, objetivos, polticas y metas establecidas

por la institucin.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestin institucional.

OT

1/2

35

Los resultados se los dar a conocer mediante el informe de auditora que incluir

comentarios, conclusiones y recomendaciones y de existir algn hallazgo importante se dar

a conocer a los directivos funcionarios responsables.

Atentamente,

Dra. Graciela Castro

DIRECTORA DE TESIS

OT

2/2

36

Carta de Presentacin

Loja, 15 de junio de 2011

Lic.

Manuel Carrera Gallo

RECTOR DEL COLEGIO EXPERIMENTAL PIO JARAMILLO ALVARADO

Ciudad.-

De mi consideracin:

Por medio del presente me dirijo a usted para comunicarle que con la Orden de Trabajo Nro.

001 se ha designado realizar una Auditora de Gestin Colegio Experimental Pio Jaramillo

Alvarado de la Ciudad de Loja, en el perodo comprendido del 01 de enero al 31 de

Diciembre del 2010, con un tiempo de duracin de 60 das calendario, Los objetivos de la

Auditora de Gestin estarn encaminados a:

Evaluar el sistema de control interno implementado por la entidad a fin de determinar el

grado de confiabilidad.

Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias.

Aplicar indicadores de gestin inherentes al normal desempeo de las actividades.

Verificar el cumplimiento de la Misin, Visin, objetivos, polticas y metas establecidas

por la institucin.

Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestin institucional.

Para lo que se le solicita la informacin requerida y se proporcione una oficina con el

equipamiento apropiado para el trabajo de Auditora realizado por el personal que se detalla

a continuacin:

CP

1/1

37

Dra. Graciela Castro Supervisora

Lic. Diana Orellana Luna Jefe de Equipo

Lic. Ins Pereira Padilla Operativo

Atentamente,

Dra. Graciela Castro

SUPERVISORA DE EQUIPO DE AUDITORA

CP

2/2

38

Auditora de gestin


Hoja de distribucin de trabajo

Auditor Siglas Actividad Firma

Dra. Graciela Castro. SUPERVISORA

G.O.

Preparar y aplicar el programa de supervisin.

Supervisar las actividades del grupo de auditora.

Revisar el borrador del informe de auditora.

Lic. Diana Orellana Luna JEFE DE EQUIPO

D.O.

Ejecutar funciones de responsabilidad con el supervisor.

Preparar, suscribir y tramitar la comunicacin con el visto bueno del supervisor.

Entregar al supervisor el borrador del informe

Lic. Ins Pereira Padilla OPERATIVO

I.P. Analizar cada uno de los

componente de las diferentes reas

ELABORADO POR:D.O REVISADO POR:G. C FECHA:16-06-2011

HDTr

1/1

39

Auditora de gestin


Hoja de distribucin de tiempo

AUDITOR ACTIVIDAD TIEMPO (DIAS)

Dra. Graciela Castro. SUPERVISORA

Preparar y aplicar el programa de supervisin.

Supervisar las actividades del grupo de auditora.

Revisar el borrador del informe de auditora.

15

Lic. Diana Orellana Luna JEFE DE EQUIPO

Ejecutar funciones de responsabilidad con el supervisor.

Preparar, suscribir y tramitar la comunicacin con el visto bueno del supervisor.

Entregar al supervisor el borrador del informe

20

Lic. Ins Pereira Padilla OPERATIVO

Analizar cada uno de los componentes de las diferentes reas.

25

ELABORADO POR:D. O REVISADO POR:G. C. FECHA:16-06-2010

HDT

1/1

40

Auditora de gestin


Hoja de ndices

DENOMINACIN NDICE

Orden de Trabajo OT

Carta de Presentacin CP

Hoja de Distribucin de Trabajo HDTr

Hoja de Distribucin de Tiempo HDT

Hoja de ndices HI

Hoja de Marcas HM

Visita Previa a la Entidad VP

Matriz de Ponderacin MP

Evaluacin de las reas crticas EAC

Determinacin de los Factores de Riesgo DFR

Objetivo y Estrategia de Auditora OE

Memorando de planificacin MP

Programa de auditora PA

Cuestionario de Control Interno CCI

Cdulas Narrativas Directivos CN-D

Cdulas Narrativas Administrativos CN-A

Cdulas Narrativas Operativos (Docentes) CN-O

Cdulas Analticas Directivos CA-D

Cdulas Analticas Administrativos CA-A

Cdulas Analticas Operativos (Docentes) CA-O

Papeles de Trabajo Generales PT-G

Papeles de Trabajo Directivos PT-D

Papeles de Trabajo Administrativos PT-A

Papeles de Trabajo Operativo (Docentes) PT-O

Informe Final IF

Seguimiento S

REA: Recursos Humanos

ELABORADO POR: D. O. REVISADO: G. C.

HI 1/1

41

Auditora de gestin


Hoja de marcas

DENOMINACIN MARCAS

Verificado

Verificado con documentacin Sustentatoria

Analizado

Confirmado C

Indagado

Autorizado A

Determinado

Observado *

Inspeccionado

No consta en documento N

ELABORADO POR: D. O. REVISADO POR: G. C.

HM

1/1

42

Auditora de gestin


Visita previa a la entidad

1. Datos de la entidad

Identificacin de la entidad

Nombre de la entidad: Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado

Horario de atencin: 7h00am a 18h00pm

Direccin: C/ Bolvar y Catacocha

Telfono: 072587612

2. Base legal de creacin y funcionamiento

El Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado, es una institucin educativa que pertenece

al Sector Pblico y ofrece preparacin a nivel secundario.

El Colegio Po Jaramillo Alvarado nace con el fin de servir a educandos de la ciudad de

Loja. La orden de iniciacin y recreacin de actividades se dio, a solicitud de los doctores

ARSENIO VIVANCO NEIRA y JOS CASTILLO LUZURIAGA, Diputados por Loja al

Congreso Nacional de ese entonces, el seor doctor Otto Arosemena Gmez, en calidad de

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL INTERINO DEL ECUADOR, mandato de creacin, se

haya contenido en el Decreto Ejecutivo N 42, publicado en el Registro Oficial N 17 del 9

de diciembre de 1966.

Consta de igual Decreto, adems, lo siguiente: a) Que el mencionado colegio laboro con

sujecin a los regmenes de Sierra y Costa, respectivamente; y, en Modalidad de Ciclo

Bsico; b) Que deba iniciar sus actividades a partir del ao 1967 1968, con el Primer

Curso de Ciclo Bsico; y, c) Que el PIO JARAMILLO ALVARADO en cuanto a Opciones

Prcticas adoptar las especializaciones para ARTESANA Y ARTE INDUSTRIALES.

VP

1/12

43

Hasta fines del ao 1967, el doctor Eduardo Andrade Rector- Fundador del Colegio

Nocturno Po Jaramillo Alvarado, y docente de este establecimiento entre los aos 1989-

1996, se desempe como Director Provincial de Educacin de Loja, situacin que le

permiti influir de una u otra manera en algunos aspectos de la puesta en marcha del nuevo

establecimiento educacional. Tal ocurri, por ejemplo, en relacin con la denominacin del

plantel, acerca del cual, por haber existido ya a esa fecha el Jardn de Infantes que en esta

ciudad lleva el nombre de Po Jaramillo Alvarado consideraban se repita esa denominacin

en otro de carcter secundario. Ms, este inicial pronunciamiento fue posible superar, con el

solo recuerdo de vala del PATRONO.

De la misma manera se logr que el Ministro de Educacin Carlos Larreategui, acepte

frente a la creacin para Loja de un colegio ms, se lo destine a funcionamiento

NOCTURNO y exclusivamente para el sector femenino. La razn recoger en su seno ojal a

todas las seoras y seoritas que, por razones de trabajo o por cualquier otra causa no

podan acudir a establecimientos secundarios diurnos. Aceptando el pedido, el seor

Ministro dict el pertinente acuerdo ministerial.

En el ao de 1978 se logr la creacin de la seccin vespertina y, en el ao de 1994 la

seccin matutina.

Para el desempeo normal de las actividades y operaciones del Instituto, se basan con las

siguientes Leyes, Reglamentos, Normativas y Manuales:

Constitucin Poltica del Estado

Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control (LOAFYC)

Ley Orgnica de Servicio Civil y Carrera Administrativa (LOSCCA)

Ley Orgnica de Educacin

Ley de Seguridad Social IESS

Ley de Contratacin Pblica

Ley de Presupuestos del Sector Publico

Ley de Carrera Docente y Escalafn del Magisterio Nacional

VP

2/12

44

Ley de Rgimen Tributario Interno (LRTI)

Cdigo de Trabajo

Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico (NTCI)

Normativa del Sistema de Administracin Financiera (SAFI)

Manual de Contabilidad Gubernamental

Resoluciones del Ministerio de Finanzas

Resoluciones del Ministerio de Educacin

Cdigo de Convivencia

Para apoyar los procesos formativos el colegio cuenta con una logstica importante: la

Biblioteca, la sala de audiovisuales, laboratorios de informtica, fsica, qumica, biologa,

ciencias naturales y agroindustrias, internet banda ancha, la planta de procesamiento de

frutas y verduras, sala de uso mltiple, piscina, el departamento editorial que en el presente

ao se implementar con una moderna imprenta, canchas deportivas y con cubierta.

3. Misin

El Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado en su calidad de institucin educativo de

nivel medio y superior tiene como misin:

La formacin socio humanista de bachilleres tcnicos y en ciencias, que respondan a las

exigencias laborales que desarrollando destrezas, competencias acadmicas y tcnico

profesionales, posibilite los emprendimientos en las reas de especializacin.

4. Visin

El Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado es un establecimiento cuya visin es liderar

procesos de innovacin en la Educacin Media de la regin sur, con fundamento socio

humanstico y tcnico; utilizando recursos tecnolgicos modernos que poyen el proceso

enseanza aprendizaje, con una planta docente y administrativa capacitada que responda

a las expectativas sociales y laborales de los estudiantes, que les permita emprender tanto

en empleos por cuenta ajena como en proyectos de auto emprendimiento a travs de

procesos efectivos y eficientes.

VP

3/12

45

5. Funcionarios principales

6. Sistema contable y presupuestario

El sistema integrado SIGEF, realiza todo el proceso contable y presupuestario del Instituto,

en el cual se obtienen los siguientes reportes:

Libro Diario

Mayor General

Auxiliares Presupuestarios

Estado de Resultados

Estado de Situacin Financiera

Estado de Flujo de Efectivo

Estado de Ejecucin Presupuestaria

Cdulas de Ingreso y de Gastos

NOMBRES CARGO C.IDENTIDAD PERIODO

Desde Hasta

Lic. Manuel

Gallo Carrera RECTOR 1100615580 1973 Continua

Dra. Sara Judit

Bustamante

Cueva

VICERRECTOR 1102485610 1991 Continua

Dra. Susana

Chamba Loaiza VICERRECTOR 1101344487 1978 Continua

Lic. Isabel

Encalada

Carrin

INSPECTOR

GENERAL 1101451779 1982 Continua

Enriqueta Costa

Torres COLECTORA 1101347985 1980 Continua

Dra. Carmen

Irene Puertas

Espinoza

CONTADORA 1102093711 1997 Continua

Lic. Karina

Herrera

Guerrero

SECRETARIA 1102932934 1993 Continua

VP

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7. Origen y clases de ingresos

El Colegio Experimental Po Jaramillo Alvarado, recibe asignacin del presupuesto general

del Estado, por ser una institucin pblica el presupuesto asignado en el ao 2010 es de

$2.644.424,98,recursos que son programados a travs del PIA (Programacin Indicativa

Anual) los mismos que son distribuidos cuatrimestralmente para sus respectivos gastos.

8. Estructura orgnica

Nivel Directivo: Rector, Vicerrector, Inspectora General, Subinspectora.

Nivel Administrativo: Vicerrector, Comisin de Evaluacin Interna, y de Calidad, Consejo

de Coordinacin y Desarrollo Institucional, Consejos Acadmicos de los Niveles de

Educacin Bsica, Bachillerato y Coordinacin de Nivel Tecnolgico, Departamento de

Investigacin, Planeamiento y Desarrollo, COBE, Junta de Directores de rea, Inspectora

General, Secretara General, Colectura, DOBE, Biblioteca, Organismos de Apoyo

Institucional, Unidades de Produccin, Comisiones Permanentes, Servicios Generales.

Operativo: Docentes, Junta de Directores de rea, Curso.

VP

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Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado

Auditora de gestin Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010

Visita Previa a la Entidad

FODA

COMPONENTE FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

Recursos Humanos

Posee un Manual de Funciones Supervisados por el Ministerio de Educacin y Cultura

Cambios en polticas estatales

Directivo No cumplen con lo establecido en el Manual de Funciones.

Apoyo de empresas privadas

Los planes, proyectos, programas adecuados.

Rediseo de proyectos no han sido ejecutados

Las asignaciones presupuestarias no sean oportunas

Rector, Consejo Directivo. Junta General de Directivos y Profesores

Mejora del proceso de enseanza aprendizaje acorde a las necesidades sociales

Competencia de otros centros educativos de la misma naturaleza

Adecuado Plan Estratgico acorde a las necesidades de la institucin

Falta de difusin del Plan estratgico

Educacin gratuita por cuanto tendr mayor acogida de la sociedad lojana.

Presupuesto reducido

ELABORADO POR: I.P REVISADO POR: G.O FECHA: 16-06-2011

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Auditora de Gestin Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010


FODA



Cuenta con una planta fsica acordes a las necesidades de la comunidad educativa

No s de un adecuado mantenimiento

Oficinas administrativas equipadas con sistemas informticos

No existe apoyo para las oportunidades de capacitacin

Recursos Humanos

Personal con capacitacin adecuada

No se realizan instrumentos adecuados para la evaluacin del desempeo

Administrativo Evaluaciones al desempeo administrativo

Falta de proyectos para el mejoramiento de la infraestructura.

Vicerrector, inspector, Secretaria. Colectora, Contadora

Personal idneo para desempear sus actividades


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Auditora de gestin Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010


FODA



Recursos Humanos Planificacin por cada departamento

Falta mejorar el equipamiento de los laboratorios de fsica, qumica, biologa, ciencias naturales y agroindustrias.

Evaluaciones realizadas por el SENRES

Inestabilidad poltica

Administrativo Participaciones de Coordinadores de rea y comisiones acadmicas son buenas

Desactualizacin de paquetes informticos

Apoyo del Ministerio de Educacin y Cultura y el de Economa y Finanzas

Inseguridad laboral

Comisin de Evaluacin Interna, y de Calidad, Consejo de Coordinacin y Desarrollo Institucional, Consejos Acadmicos de los Niveles de Educacin Bsica,

Los integrantes de cada departamento disponen de carga horaria suficiente para el cumplimiento de sus funciones,

Falta de implementos par el consultorio dental y odontolgico

Tecnologa innovadora Abundantes profesionales

Bachillerato y Coordinacin de Nivel Tecnolgico,

Departamento de Investigacin, Planeamiento y

Desarrollo, COBE, Junta de Directores de rea,

Inspectora General, Secretara General, Colectura,

DOBE, Biblioteca. Organismos de Apoyo Institucional,

Unidades de Produccin, Comisiones Permanentes,

Servicios Generales.


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FODA



El DOBE realiza seguimiento psicolgico a las alumnas

No existen resultados satisfactorios que evidencien un desempeo satisfactorio de los equipos profesionales.

Colaboracin de los padres de familia

Incumplimiento del Presupuesto

Ejecucin del PRODI y del PROFAM

Falta de proyectos para atender a las alumnas en el bienestar estudiantil, tanto de salud como de atencin psicolgica y apoyo escolar

Colaboracin de organismos de desarrollo

Competencia de otros centros educativos de la misma naturaleza

Para apoyar a los procesos formativos del colegio biblioteca, sala de audiovisuales, laboratorios, de fsica, qumica, biologa, ciencias naturales.

Participacin de Casas Abiertas para la comunidad lojana

Cambios en las polticas estatales

La frecuencia de cursos de actualizacin son insuficientes

Buenas relacin es entre colegio y comunidad

Distribucin del trabajo de supervisin por parte del Ministerio de Educacin no englobe a todos los colegios de la ciudad

Educacin gratuita


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FODA



Agroindustrias, sala de uso mltiple, departamento de editorial, canchas deportivas, coliseo, planta de procesamiento de frutas y verduras, departamento mdico y odontolgico.

Carga horaria para el departamento de Investigacin y Planeamiento insuficiente para el desarrollo de sus actividades

Convenios con Universidades locales

Recursos Humanos Posee servicio de internet y la pgina web

Biblioteca desactualizada.

Convenios con el IECE

Administrativo Firma de convenios para que las alumnas del Nivel

Tecnolgico realicen pasantas por dos aos lectivos instituciones pblicas: Municipio de Loja, Cooperativa de Transportes Loja, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), Hospital Militar, Direccin Provincial de Educacin.

Falta de ofertar nuevos y mejorados servicios la imprenta institucional, Secretara, Colectura y otros departamentos y laboratorios.

ELABORADO POR: I.P

REVISADO POR: G.O

FECHA: 16-06-2011

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FODA



Recursos Humanos Reforma Curricular vigente

Alta tasa de desercin escolar

Realizan planificaciones anuales por rea y por docente para un mejor desenvolvimiento

Plan decenal para la educacin en el Ecuador 2005-2015

Operativo Revisin y adecuacin de los contenidos acadmicos inadecuados

Expansin de la cobertura educativa, especialmente en la educacin pblica

Persisten problemas de educacin como el memorismo

Buen trato de los docentes hacia las alumnas

Universalizacin de la educacin bsica, cuyo objetivo bsico es incorporar la mayor cantidad de nios y nias al sistema escolar

Inoportunos medios de registro y control de asistencia diaria.

Vigencia del proyecto Ministerial de Educacin.

Los sueldos de los maestros son los ms bajos del sector pblico

Junta de profesores de rea, junta de profesores de curso

Capacitaciones continuas

docentes Aulas de clase amplias con ambiente agradable y acogedor

An subsiste el modelo pedaggico tradicional

Denuncias de los nios por maltrato de parte de sus profesores

ELABORADO POR: I.P

REVISADO POR: G.O

FECHA: 16-06-2011

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FODA



Registran el control diario de

sus actividades

Cargo acorde a su

especialidad

Incumplimiento de la

carga horaria

No todos los docentes

cuentan con ttulos

universitario

ELABORADO POR: I.P

REVISADO POR: G.O

FECHA: 16-06-2011

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3.2. Evaluacin del Control Interno

Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado Auditora de gestin

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO RESPUESTA VALORACION

COMPONENTE (Directivo,

Administrativo, Operativo)

SI NO N/A PONDERACIN CALIFICACIN

1. Rediseo de proyectos y programas

institucionales no han sido ejecutados.

X 10 6

2. Mejoras a la infraestructura del colegio. X 10 5

3. Falta de difusin del Plan estratgico X 10 6

4.Comunicacin Interdepartamental

deficiente

X 10 4

5. No existen resultados satisfactorios que

evidencien un desempeo satisfactorio de

los equipos profesionales.

X 10 6

6. Falta de proyectos para atender al

bienestar estudiantil.

X 10 5

7. Implementos del Departamento Mdico

insuficientes.

X 10 6

8. Funciones del Departamento de

Investigacin y Planeamiento no

contribuyen al desarrollo acadmico-

administrativo (carga horaria equitativa,

personal).

X 10 5

9. Modernizacin de equipos informticos

y mantenimiento del servicio de biblioteca

escaso

X 10 6

ELABORADO POR:I.P. REVISADO POR:G.O. FECHA:16-06-2011

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ECI

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Colegio Experimental Pio Jaramillo Alvarado Auditora de Gestin

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

modelo de tesis norma pereira padilla, ines soldiamar, orellana luna, diana cristina,

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