modelo de proc de control de doc para sgi

Código:

GyM PdRGA PG 01 DEPARTAMENTO DE PREVENCION DE

RIESGOS Y GESTION

AMBIENTAL

CONTROL DE

DOCUMENTOS Versión: v01

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Objetivo: El objetivo del presente procedimiento es controlar la elaboración, revisión, aprobación,

distribución y modificación de los documentos del SIG PdRGA. Asimismo, garantizar su

identificación y disponibilidad en los lugares de uso, el retiro de documentación obsoleta y la

conservación de los mismos.

2. Alcance: Este procedimiento se aplica a los documentos que conforman el SIG PdRGA, entre los cuales

se encuentran, sin llegar a limitarse, manuales, planes, estándares,

procedimientos, matrices de control operacional e instrucciones.

3. Responsables: El presente procedimiento será aplicado por:

• Jefe del Departamento de Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental

• Jefes de obra

4. Definiciones y Abreviaturas: Manual: Documento que enuncia las Políticas y describe el Sistema de Gestión de una

organización.

Estándar: Documento que contiene lineamientos generales que deben tomarse en cuenta

durante el desarrollo de alguna actividad específica y que sirven de referencia para la

elaboración de procedimientos e instrucciones.

Procedimiento: Documento que describe la forma de realizar una actividad específica,

asignando responsabilidades a cada una de las personas involucradas.

Instrucción: Documento que describe forma de realizar una actividad específica, realizable

por cualquier persona.

Código:


RIESGOS Y GESTION

AMBIENTAL

CONTROL DE


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Código: GyM PdRGA PG 01 v01

5. Descripción: 5.1 Identificación y evaluación de la necesidad de elaborar o modificar un documento

Cualquier funcionario de GyM S.A. que identifique la necesidad de elaborar un documento nuevo

debe comunicarlo al Jefe del Departamento de PdRGA para que éste verifique su no-existencia

y evalúe la conveniencia de elaborarlo, siempre y cuando la propuesta no se contraponga o

afecte negativamente las disposiciones establecidas para los demás elementos del SIG PdRGA

Si no hubiese ningún inconveniente, el Jefe del Departamento de PdRGA autoriza,

designa y registra en la tabla: “Responsabilidades para el Control de Documentos” (GyM

PdRGA PG 01 F1); la siguiente información: Nombre del documento, código, versión,

elaboración / modificación, revisión, aprobación y fecha en que es aprobado.

El responsable de la elaboración del documento recibe las sugerencias de los usuarios del

mismo y propone las modificaciones del caso, las cuales se realizan de acuerdo a lo estipulado

en las siguientes etapas del presente procedimiento.

5.2 Elaboración del proyecto de documento El responsable de la elaboración del documento puede coordinar la

elaboración/modificación del mismo, con el jefe del Departamento de PdRGA relacionado con el

tema a documentar, tomando en cuenta a los posibles usuarios del documento y a la persona

que identificó la necesidad de la elaboración.

Para elaborar el proyecto de documento se puede tomar como referencia:

Estándares de Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental

Documentos elaborados anteriormente

Documentos de otras áreas de la organización

Normas nacionales e internacionales

Otras fuentes internas o externas

Para el caso de procedimientos de trabajo debe tomarse en cuenta la estructura siguiente:

1. Objetivos

2. Alcance

3. Responsabilidades

4. Definiciones y Abreviaturas

5. Referencias y Documentos Relacionados

6. Peligros y Aspectos Ambientales Significativos

7. Recursos

8. Insumos

9. Desarrollo

10.Registros

11.Anexos

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RIESGOS Y GESTION

AMBIENTAL

CONTROL DE


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Para el caso de procedimientos de gestión debe tomarse en cuenta la estructura

siguiente:

1. Objetivos

2. Alcance

3. Responsabilidades

4. Definiciones y Abreviaturas

5. Desarrollo

6. Registros

Una vez finalizada la elaboración del proyecto de documento, este es enviado al responsable de

su revisión, identificado en el formulario “Responsabilidades para el Control de

Documentos” (GyM PdrGA PG 01 F1).

5.3 Revisión del documento El proyecto de documento es revisado por el responsable designado para este fin. Esta revisión

consiste en determinar si el proyecto de documento cumple con el objetivo establecido en los

requisitos del SIG PdRGA y si satisface las necesidades de los

usuarios en lo que respecta a estructura lógica, claridad y objetividad.

Si se presenta alguna observación, el proyecto de documento es devuelto al responsable de la

elaboración para su modificación.

De no tener observaciones, el proyecto de documento pasa a ser aprobado por el funcionario

responsable según corresponda. El registro de que el documento es aprobado es una firma en

el pie de pagina de la primera cara del documento (este pie de pagina no necesita estar en todo

el documento).

5.4 Edición final del documento

Una vez aprobado el proyecto de documento el Jefe del Departamento de PdRGA edita el

documento final completando la información siguiente:

Código

N° versión

Fecha de aprobación

Páginas

Asimismo, ingresa el documento aprobado al “Maestro de Documentos y Registros”

(GyM PdRGA PG 01 F2).

5.5 Distribución Electrónica de Documentos

Las versiones vigentes de cada documento del Sistema, están disponibles en: Carpetas

Publicas / Todas las carpetas / GyM / PdRGA / Sistema de Gestión. El Jefe del

Departamento de PdRGA, es responsable de incluir y mantener los documentos de

Sistema, en Carpetas Públicas. Asimismo, en coordinación con el responsable de la

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AMBIENTAL

CONTROL DE


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elaboración de cada documento, identificará a los usuarios del mismo y comunicará vía correo

electrónico su publicación en Capetas Públicas.

El departamento de PdRGA difundirá la relación de documentos vigentes una vez al mes a todo

el personal involucrado.

5.6 Evaluación posterior del documento La aplicación de los documentos, así como la ejecución de las auditorías internas,

permiten comprobar la aplicabilidad y conformidad de los documentos con los requisitos

establecidos. Los encargados de realizar auditorías internas, incluirán en sus informes el

resultado de la evaluación realizada a los documentos del Sistema.

6. Formularios de Registros:

Forman parte del presente procedimiento los siguientes formularios:

Responsabilidades para el Control de Documentos (GyM PdRGA PG 01 F1)

Maestro de Documentos y Registros ( GyM PdRGA PG 01 F2)

GyM PdRGA PG 01 F1 v01 Versión: v01

PR

OC

ED

IMIE

NT

OS

D

E

RESPONSABILIDADES PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Nombre del Documento

Código Versión Elaboración /

Modificación Revisión Aprobación

Fecha de Aprobación

Control de Documentos

Control de Registros

Solicitud de permiso de

desviacion

Identificacion de Requisitos

Legales y Otros Requisitos

Actuacion en Caso de Accidentes o

Emergencia Medica

Auditorias Internas del SIG

PdRGA

del Personal de Oficina Principal

Sensibilizacion y Capacitacion de

Puestos Claves en Obra

Monitoreo del Cumplimiento Legal

Identificacion de Peligros y

Evaluación de Riesgos

Identificacion Aspectos

Ambientales

Control de No Conformidades

GyM PdRGA PG 01 v01 José Carlos Bartra

Asmat


Asmat


Asmat


Asmat

GyM PdRGA PG 05 v01

José Carlos Bartra Asmat

GyM PdRGA PG 06 v01



Asmat


Asmat


Asmat


Asmat


Asmat


Asmat

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Carlos Jaimes

Dávila

Luis Vinatea

Villacorta

José Carlos Ascarza

Revodero

Carlos Jaimes

Dávila

Martin Lazo

Piccardo

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Juan Manuel

Lambarri Hierro 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Juan José Arrieta

Ocampo 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Juan José Arrieta

Ocampo 25/07/2007

Juan José Arrieta

Ocampo 25/07/2007

Luis Vinatea

Villacorta 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Juan Manuel


Reporte, Investigacion y Registro

de Accidentes e Incidentes GyM PdRGA PG 13 v01


Luis Vinatea

Villacorta

Juan Manuel


Calificacion de Conducta

Preventiva del Trabajador

Control Operacional

Evaluación del Desempeño en

Seguridad y Medio Ambiente


Asmat


Asmat


Asmat

Carlos Jaimes

Dávila

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

Juan Manuel


Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Politica de Prevencion de Riesgos

Politica Ambiental

Politica de Posesión y Consumo

de Alcohol, Drogas y Fármacos

Politica de Reconocimiento por

Buen Desempeño en Prevencion

de Riesgos y Gestion Ambiental

Politica de Aire Puro

Manual del Sistema Integrado de

GyM PdRGA PC 01 v01 25/07/2007

GyM PdRGA PC 02 v01 25/07/2007

GyM PdRGA PE 03 v01 25/07/2007

GyM PdRGA PE 04 v01 25/07/2007

GyM PdRGA PC 05 v01 25/07/2007

Prevencion de Riesgos y Gestión

Ambiental GyM PdRGA MA 01

v01 José Carlos Bartra

Asmat

Luis Vinatea

Villacorta

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Lineamientos para la

Implementacion del Plan de

Prevención de Riesgos y Gestión

Ambiental

GyM PdRGA PL 01 v01 José Carlos Bartra

Asmat

Luis Vinatea

Villacorta

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Lineamientos para la

Implementacion del Plan de

Respuesta a Emergencia en Obra

GyM PdRGA PL 02 v01 José Carlos Bartra

Asmat

Luis Vinatea

Villacorta

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Mapeo de Procesos

Evaluación de Significancia

Sistema de Codificacion SIG

PdRGA

GyM PdRGA IN 01 v01 José Carlos Bartra

Asmat


Asmat


Asmat

Luis Vinatea

Villacorta

Luis Vinatea

Villacorta

José Carlos Bartra

Asmat

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Carlos Montero

Graña 25/07/2007

Luis Vinatea

Villacorta 25/07/2007

GyM PdRGA PG 01 F1 v01 Versión: v01

modelo de proc de control de doc para sgi

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