5.L’arxiu de gestió o d’oficina

Podem definir l’arxiu de gestió com el conjunt de documents d’una oficina i es composa tant dels documents emesos com dels rebuts.

Per això convé tenir present el circuit de la documentació i la relació amb els tipus d’arxiu:

Aquests arxius reuneixen la documentació en tràmit o la que està sotmesa a una continua utilització.

L’arxiu de gestió es forma mitjançant l’acumulació quotidiana i organitzada dels documents generats i rebuts en una oficina. Segons la normativa vigent, s’hi conserven documents de menys de cinc anys.

La bona organització de l’arxiu de gestió ha de permetre consultar la informació amb rapidesa i ha de facilitar realitzar el treball amb la màxima eficàcia.

Funcions de l’arxiu de gestió: Facilitar l’ús i la consulta de la

documentació, ja sigui a la resta del personal de l’oficina o bé als ciutadans, si és una administració pública.

Impedir la dispersió o desaparició dels documents.

Controlar les sortides i les entrades dels documents i expedients, o també realitzar els servei de préstec dels documents.

Facilitar la informació que sol·liciti un usuari dels documents guardats.

Mobiliari d’arxiu

6.L’organització del lloc de treball

El lloc de treball d’una persona de la secretaria és una taula d’oficina, amb l’ordinador, més arxivadors i armaris de diferents tipologies que contenen diversitat de documents. Aquesta documentació que tenim a l’abats forma part de l’arxiu d’oficina o de gestió.

Segons l’aspecte extern MITJÀ, codi per transmetre la informació:

Text, gràfic, fotografia, imatge, sonor, audiovisual

SUPORT, aspecte físic:

Paper Fotogràfic: films, fotografies, microfilm Magnètic: cintes vídeo, cassets, disquets Òptic: CD- ROM, DVD, etc Digital: informació internet.

FORMAT:

És la forma de presentació del document, la mida i les dimensions: SUPORT Paper:

DIN A4, DIN A3

SUPORT cd 650 mb, 800mB, 1 gb

QUANTITAT

Nombre d’unitats i espai que ocupen en metres lineals poden ser: unitats, volums, caixes

FORMA: els documents poden adoptar diferents formes segons l’etapa que està en el procés de confecció. Podem trobar les següents formes: Esborrany, és el document previ a la redacció

definitiva de l’original i està destinat a les correccions que calguin.

Original, els documents originals estan fets per voluntat directa dels seus autors i conservats en la matèria i forma en què varen ésser emesos.

Còpia, neixen amb la finalitat de reproduir originals existents i substituir possibles originals extraviats.

TIPUS DOCUMENTAL, depèn de la disposició dels elements d’informació que conté el document.

L’estructura del document té relació amb l’activitat administrativa de l’organització.

Per exemple; una carta, una sol·licitud,

una factura, un contracte; són documents administratius que tenen una disposició, estructura, llenguatge i formalitat determinada.

ASPECTES INTERNS

UNITAT PRODUCTORA

ORIGEN FUNCIONAL

DATA I EL LLOC DE PRODUCCIÓ CONTINGUT

MITJÀ O CODI: textual, gràfics, fotogràfics, sonors, audiovisuals, informàticsSUPORT: paper, fotogràfic, magnètic, òptic.FORMAT: mida i dimensionsQUANTITAT: unitats, metres linealsFORMA: esborrany, original, còpiaTIPUS: cartes, contractes, factures

ASPECTES EXTERNS

VALOR DELS DOCUMENTS Valor primari o administratiu:

Fase activa Arxiu de gestió, ús freqüent

Fase semiactiva Arxiu departamental, ús ocasional

Finalitat immediata per la qual la institució l’ha produït. El document té com a objectiu servir de testimoni administratiu d’una gestió. El document quan s’origina té diferents usos, així un contracte de treball identifica un conjunt de drets i deures per a les dues parts, salari, horari laboral, temps de prestació del servei, etc.

Valor secundari o històric: Fase inactiva Arxiu corporatiu, no es consulta

S’identifica amb l’interès per a la investigació del passat. Aquest valor és permanent i s’assigna als documents que finalment es conservaran en els arxius històrics.

1.3 ETAPES O FASES DEL DOCUMENT

FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

Primera etapa o fase activa

És la documentació que s’està tramitant, són assumptes en procés de resolució. Són documents d’ús freqüent i han d’estar en un lloc accessible i pròxim al lloc de treball per tal d’aconseguir una economia de moviments

En aquesta etapa els documents es guarden en l’arxiu de gestió o d’oficina.

El document roman a l’arxiu de l’oficina mentre dura el seu valor primari o administratiu,

normalment és de cinc anys.

Segona etapa o fase semiactiva

La documentació que s’usa ocasionalment, ha d’estar pròxima a l’arxiu actiu.

La documentació comprèn accions i processos finalitzats però que poden ser objecte d’alguna consulta.

Va perdent el seu valor administratiu a mesura que el temps passa.

Es guardarà en arxius intermedis o arxius departamentals,

a l’administració s’anomena arxiu central

Tercera etapa o fase inactiva

És la documentació d’actuacions o accions finalitzades i que ja no és objecte de consulta i no tenen valor administratiu

Per a l’organització té valor cultural i històric.

Normalment es guarda en locals fora del lloc de treball, són espais adaptats per aquesta finalitat.

Aquesta documentació serveix per investigar, té un valor cultural.

A l’administració el document s’ha de conservar permanentment, s’ha de transferir des de l’arxiu intermedi fins a l’arxiu històric.

La documentació s’ha de guardar d’acord amb les normes legals i amb els criteris propis de l’organització.

Per exemple els expedients acadèmics de l’alumnat s’han de guardar sempre.

Una factura en canvi al cap de 5 anys prescriu.

Segons l’etapa del document s’estableixen els següents tipus d’arxiu

Arxiu de gestió o d’oficina

Arxiu històric o corporatiu

Arxiu de gestió o d’oficina

Són els arxius constituïts per la documentació activa de la unitat que l’ha generada o rebuda,

és una documentació que està en procés de tràmit i que es consulta i utilitza freqüentment.

L’edat dels documents és de 0 a 5 anys.

Arxiu departamental o administratiu,

recull els documents dels diversos arxius de gestió un cop s’han tramitat o la consulta no és constant.

En aquest arxiu es guarden documents que tenen una antiguitat compresa entre els 5 i els 30 anys.

El suport són arxius definitius.

Arxiu històric o corporatiu És l’arxiu on s’hi transfereix la documentació

procedent de l’arxiu departamental o administratiu i que es considera que s’ha de guardar permanentment.

Els responsables d’aquest tipus d’arxiu han d’avaluar i triar la documentació que cal guardar i la que es pot eliminar.

L’edat dels documents és de 30 anys endavant. El suport són arxius definitius que s’encabeixen en arxius compactes.

EDAT VIDA DEL DOCUMENT TIPUS D’ARXIU

1ª edat:

0 a 5 anysPRIMERA ETAPA O FASE

ACTIVAARXIU DE GESTIÓ O

OFICINA

2ª edat

5 a 30 anys

SEGONA ETAPA O FASE SEMIACTIVA

ARXIU DEPARTAMENTAL O ADMINISTRATIU

3ª edat

+ 30 anys

TERCERA FASE O FASE INACTIVA

ARXIU HISTÒRIC O CORPORATIU

CIRCUIT DE LA DOCUMENTACIÓ

OFICINA DE REGISTRE

document rebut

document creat

registrar

ARXIU DE GESTIÓ

classificar i catalogar

arxivar

seleccionar, eliminar, transferir

ARXIU ADMINISTRATIU DEPARTAMENTAL

guardar

seleccionar, eliminar, transferir

ARXIU HISTÒRICCORPORATIU

seleccionar, eliminar

guardar

2. L’EXPEDIENT ADMINISTRATIU

L’expedient és un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveix d’antecedent i fonament per resoldre un procediment o actuació relacionada amb les funcions d’una organització (empresa, entitat o administració).

etc.

TIPUS D’EXPEDIENTS

assumptepersonaactivitat

temàticamonografia

procediment administratiu

Tipus d’expedients

Expedient reglat

Expedienttècnic

Expedient temàtic

Expedient reglat o determinat per l’administració

És a dir que conté tots els documents que l’administració genera o rep com a resultat d’un procediment administratiu.

En aquest tipus d’ expedient els documents es van agregant per ordre cronològic a mesura que s’avança en les fases del procediments.

Per exemple l’expedient del personal, d’un alumne/a matriculat en un centre públic, etc.

Expedient tècnic agrupa documents que fan referència a un

mateix assumpte, organisme o persona, el vincle d’unió és el tema o l’activitat.

Per exemple l’organització d’una exposició, d’unes jornades tècniques, procés de selecció de personal, l’organització d’una reunió.

Els documents també estan ordenats del més antic al més nou, ordenació cronològica.

Dossier o expedient temàtic Són un conjunt de documents agrupats,

ordenats o no cronològicament, segons criteris subjectius de la persona que forma el dossier.

També es poden ordenar per grups de documents, els quals els podem separar en subcarpetes.

Per exemple en una empresa hi ha un dossier per l’adquisició d’una fotocopiadora (propostes de compra, estudis tècnics, fulletons publicitaris, notes manuscrites, etc).

Ordenació de l’expedient

Un expedient sempre contindrà documents ordenats cronològicament, de més antic a més actual, de baix a dalt.

Les dates extremes de l’expedient vol dir: quan s’inicia quan es finalitza o tanca

Els documents de dintre l’expedient seran sempre els originals, sense fotocòpies ni altra mena de duplicats, sense esborranys i sense clips metàl·lics.

L’expedient s’obre amb el primer document i progressivament s’hi van afegint els següents, posant-los sempre a sobre, de manera que quan obrim la carpeta tindrem primer l’últim document que s’hi ha incorporat.

Principi d’unitat de l’expedient, l’expedient l’ha d’iniciar i resoldre l’organisme, departament o unitat que tingui la competència específica en el tema, independentment que intervingui en la resolució diferents unitats o departaments.

S’utilitza una carpeta que sol tenir una caràtula estàndard per a tots els expedients, o per tipus d’expedients. A vegades es canvia el color de la carpeta per diferenciar els departaments o temes.

Cal no forçar la capacitat de les carpetes, si és necessari s’han d’obrir diferents volums amb les indicacions: volum 1, volum 2, volum 3 ...

Els expedients que tinguin documents de naturalesa diversa o complexa, es poden arxivar en subcarpetes dins la carpeta de l’expedient.

Quan es tracti de documents amb suport diferent (fotografies, diapositives) o documents amb format especial (llibres, plànols..) es mantindran fora de la carpeta d’arxiu de l’expedient.

Identificació de la carpeta de l’expedient

Volums que consta l’expedient, per exemple: 1/2 (volum 1 de 2)

L’any. Codi de classificació, és el nº de l’expedient i que

correspon a la numeració del registre d’expedients o sistema de classificació que té el departament.

Títol de l’expedient, descripció sumària que serà diferent segons cada expedient

Dates extremes; obertura de l’expedient, dates del primer document i de l’últim, o bé el període de realització d’aquest expedient.

La unitat productora de l’acció, el departament, l’àrea, la secció (si està codificada el núm. de codi de la unitat).

Documents que integren l’expedient:

Documents que han estat realitzats per la pròpia oficina, i altres rebuts. Aquests últims els conservarem en forma d’original, mentre que els altres, com que surten fora de les oficines els conservarem en forma de copia administrativa.

Documents essencials (informes, dictàmens, resolucions,... que recullen la informació més qualificada del procediment administratiu), documents d’enllaç (oficis de remissió, notes internes, ... Que tenen com a finalitat servir de nexe i deixar constància dels tràmits realitzats)

:

Tots els documents que generi un expedient es guardaran a la corresponent carpeta, seguint el rigorós ordre del tràmit del

procediment administratiu, i indicant a la portada les següents dades:

La carpeta o guarda exterior: Nom de l’oficina que l’ha tramitat. Data d’inici i fi. Resum de l’assumpte. Número de documents. Dígits del quadre de classificació amb la

denominació de sèrie. Signatura de la instal·lació.

La relació del contingut (índex de documents):

Documents que formen l’expedient: nº de ordre del document. Data del document assumpte.Omplirem mentre s’incorporen els

documents a la carpeta de l’expedient.

La relació de contingut pot anar o bé a la coberta de la carpeta o bé a l’interior de l’expedient com un document sol.

La relació de contingut, que dura pocs minuts a les oficines, té efectes molt positius:

Permet buscar un document no dintre de l’expedient sinó a la relació de contingut assenyalada a la carpeta.

Com que els documents estan numerats podem arribar a ells directament dintre de la carpeta.

Amb una ullada a la coberta de la carpeta sabem els documents que conté i l’estat de tramitació de l’expedient.

Ajudarà a reconstruir els expedients si s’haguessin dispersat (en cas d'utilització negligent, els podem tornar al seu ordre original de manera simple i mecànica).

Exem

ple

carp

eta

(A

rxiu

Gen

era

l d

e la

Reg

iò d

e M

urc

ia)

“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

Exemple carpeta (Arxiu General de la Universidad

d’ Alacant)

Exem

ple

d’í

nd

ex d

e d

ocu

men

ts (

Arx

iu

Gen

era

l d

e la R

eg

ió d

e M

urc

ia)

“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

3.GESTIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ

A continuació analitzarem el conjunt d’operacions i tècniques que s’han de seguir per • al control• la conservació • la transferència o eliminació de la

documentació Amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

Els elements bàsics són:

Quadres de classificacióCriteris d’ordenacióEines de descripció de la

documentació guardadaArxivament

3.1QUADRES DE CLASSIFICACIÓ

Quadre de

classificació

Classificar

documents

Codificaci

ó

Classificar documents

Classificar és l’acció d’agrupar, per classes o categories, els documents que s’assemblin el més possible entre ells i que difereixin d’altres tipus de documents. Significa organitzar un conjunt de documents en grups amb unes característiques comunes. Per classificar un conjunt de documents cal analitzar les característiques d’aquest i fer una recopilació de tots els documents comuns.

Aquesta acció facilita la col·locació i la recerca de la documentació.

Per tant és un treball intel·lectual imprescindible abans de passar a l’acció física de col·locar els documents.Exemple: els document del departament de RRHH els podem classificar en els grups següents:

- currículum- contractes- nòmines- assegurances

Tots els expedients que comparteixen un mateix tipus de tramitació o un mateix tipus de tema o subjecte al qual fan referència, formen part d’una mateixa sèrie documental;

Per exemple, les unitats de personal tenen uns expedients per a cadascuna de les persones que treballen o han treballat a l’organisme, i tots aquests expedients estan classificats dins la sèrie expedients personals.

Les sèries documentals

És un grup d’expedients o documents que tenen un conjunt de característiques comunes, comparteixen un mateix tipus de tramitació, o un mateix tipus de tema o subjecte, fet que justifica que es puguin classificar junts.

Per exemple, correspondència, actes protocol·laris, fires comercials

La classificació és la primera operació en el procés d’organització dels documents administratius: Agrupant els documents en

expedients. Agrupant els expedients en sèries.

Quadre de classificacióServeix per : Establir un criteri únic per a la

classificació i titulació dels expedients i documents

Planificar l’estructura de l’arxiu de gestió i relacions dels arxius informàtics amb els expedients en paper.

Fer explícites les relacions entre funcions i activitats que es realitzen, així com els documents que generen.

Servir de guia per a la recerca d’informació.

Agrupar els expedients en sèries de manera que se’n pugui decidir la conservació/eliminació per blocs.

El quadre de classificació s’estructura jeràrquicament per funcions; això vol dir que les sèries s’agrupen segons les funcions i activitats que les han generat (de les més generals fins a les més concretes) i no segons la unitat administrativa que s’ha fet càrrec del tràmit.

Per exemple una funció “Gestió de la qualitat”

Intervenen varis departaments:• producció, • administració, • màrqueting. S’assigna un codi a la funció, ja que el control pot dependre tant d’un departament com d’un altra.

Un quadre de classificació està estructurat en nivells:

CATEGORIES: Projectes

Classes: Plans Estratègics

Subclasses: pla estratègic2010/11 pla estratègic2011/12

Expedient

Dintre un nivell o classe s’estableixen les sèries documentals que són les agrupacions de documents

per tipus d’activitats o tasques assignades dins la funció.

Cada sèrie agruparà els expedients o documents de la mateixa naturalesa.

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

Classes de documents Per funcions

Sèries documentalsPer temes /

tràmits

Expedients Per accions del tema o tràmit

CLASSE

SÈRIESUB-

CLASSES

SUB-DIVISIONS

G004. Gestió dels recursos humans

- G0100 Expedients de personal.

- G0200 Formació de personal- G0210 Cursos de formació

intensius.- G0211 Seminaris de

formació.

- G0300 Selecció de personal- G0340 concurs de selecció

personal administratiu- G0370 Concurs de selecció

personal de producció

Un expedient per cada

treballador

Un expedient per cada curs de formació

Un expedient per cada

seminari de formació

Un expedient per cada concurs realitzat

Exercici exemple:

El departament d’administració de l’empresa DLG Assessors, SA vol classificar la seva documentació. Per això ha establert diferents grups de document, un dels qual són les factures dels proveïdors.

Explica com faries el quadre de classificació

CLASSE

SÈRIESUB-

CLASSES

SUB-DIVISIONS

DEPARTAMENT D’ADMINISTRACIÓ

- Gestió de cobraments i pagaments.

- PAGAMENT DE FACTURES DE PROVEIDORS

- Carpeta de cada proveïdor

Procediment per classificar un document

Comprovar si el document forma part d’un expedient que ja existeix.

Determinar a quina entrada del quadre de classificació correspon, és a dir a quin classe o sèrie correspon.

Buscar a quina subclasse respon l’activitat que fa referència el document, fins a trobar la divisió precisa de l’assumpte que es tracta.

Elaboració de Separadors

Elaborar els separadors per cadascuna de les series i subsèries de tal manera que permeti visualitzar la seva ubicació i faciliti la localització física de la documentació.

Separador de Series

10210101.05 Acords

ORGANISME

SERIE

Separador de Subseries

EX. 101.05.01 Acords Consell Directiu

ORGANISME

SERIE SUBSERIE

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Carpeta Nº:__________SECRETARIA GENERALINFORMESInformes de ActividadesFechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12Folios: 155

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente Con el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPI D’ORDRE ORIGINAL

 Ordenar a l’interior de cada una de las unitats documentals (assumptes) els diferents documents tenint en compte la seva data de producció o tràmit i mantenint l’estructura que va tenir durant el servei actiu.

Acta 1 Enero 20 de 2000

Acta 2 Marzo 15 de 2000

Acta 3 Mayo 15 de 2000

Acta 4 Abril 21 de 2000

Acta 5 Junio 25 de 2000

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Actes del Comité de Compres

Codificació

Els documents generats o rebuts en qualsevol organització s’han de codificar des del moment de la seva recepció o emissió, segons el quadre de classificació.

.

La codificació és un sistema d’enumeració (alfa/numèric) que s’aplica a cada una de les classes i a les successives subdivisions.

Es tracta d’una codificació corporativa que incorpora el quadre de classificació.

Cada unitat, partint dels codis generals, estableix la codificació dels expedients segons l’acció o activitat concreta, dada que s’incorpora a la carpeta de l’expedient

En un codi normalment s’identifica:

Classe

Subclasse: sèries amb les que es divideix la classe

Subdivisions de les sèries: per identificar el nom d’una persona, tipus de documents o activitats pròpies d’un departament

ADQUISICIÓ IMMOBLE PLAÇA MARTÍ POL 21

CLASSE: 2101 Gestió dels béns mobles

SUBCLASSE: 2102 Adquisició de béns mobles

SUBDIVISIÓ PER TIPUS D’ACCIÓ: U05 Informes i estudis

SUBDIVISIÓ NOMINAL ( pel nom de l’edifici) : N24 Immoble Martí Pol 21

CODI DE L’EXPEDIENT: 2102 U05 Informes i estudis

101.05.01ACORDS CONSELL DIRECTIU

CodiSubserie

Assumpte

Codi de Serie

3.2 ORDENACIÓ

Alfabèt

icaCronològicaNumèrica

L’ ordenació és el pas següent dins de l’organització dels documents i són el conjunt de criteris que s’apliquen a l’hora de guardar els documents.

Ordenació alfabètica

Consisteix en la utilització de les lletres de l’alfabet com a criteri d’ordenació.

Paso 6: Ordenación Ordene cada uno de las unidades

documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.

Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

Informes de Gestión

Historias Laborales

98.495.78341.694.906

49.695.12349.698.323

51.111.41252.894.456

1998

19992000

2001

20022003

Paso 8: FoliaciónFoliar cada una de las series y subseries

documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Informes de Gestión

Anual 2004

Historias Laboral43.528.597

1

23

4

5

1

2

34

56

Enero 20 de 2000

Enero 20 de 2000

Enero 24 de 2000

Marzo 12 de 2000

Octubre 2 de 2000

Enero 20 de 2001

Enero 20 de 2000

Febrero 20 de 2000

Marzo 20 de 2000

Abrril 20 de 2000

Mayo 20 de 2000

Junio 20 de 20006

Paso 9: Ubicación Física Ubique físicamente las carpetas que

conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental

Ubicación Física

45 INFORMES

45.25 Informes FinancierosEnero

FebreroMarzo45.05 Informes Contables

Boletín de EneroBoletín de Febrero

Separador de Serie

Separador de Subserie

Separador de Subserie

Unidades

Unidades

A1 G1

Conciliación Bancaria marzo

Paso 10: Identificación de Archivadores

Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes

Ir a paso 15

A1G1

A1G2

A1G3

A

R

C

H

I

V

A

D

O

R

G

A

V

E

T

A

Classificació dels documentsPresidència

Consellerdelegat

Direcció financera

DireccióRRHH

Direccióserveis

Direccióplanificació

Categoriess/ estructura orgànica

s/ estructura funcional

Què s’ha de fer amb els documents?

VALORAR Despatxar, gestionar Dirigir, distribuir Llençar Arxivar:

Classificar (classes, sèries, activitats, expedients...)

Ordenar (criteri alfabètic, geogràfic, cronològic...)

Arxivar

3.3.EINES DE DESCRIPCIÓ

La descripció és l’explicació que serveix per: identificar, gestionar localitzar la documentació que hi ha

en un arxiu. És un instrument que facilita el coneixement de la documentació que hi ha arxivada.

Així tenim:Eines de descripció

Guia o manual d’arxiu

L’inventari

L´índex

A. Guia o manual d’arxiuÉs un manual que fixa el sistema de

classificació per a tots els departaments i unitats de l’organització.

Inclou: Cicle de la documentació El quadre de classificació, criteris de

classificació i arxivament, codificació, ordenació i senyalització.

Criteris d’eliminació i si és necessari l’accés a la documentació o préstec.

B.L’inventari

És un llistat que relaciona la documentació produïda per una organització o departament, d’acord amb les sèries documentals.

La informació s’ha d’estructurar de forma jeràrquica, segons els nivells del quadre de classificació.

INVENTARI DEL FONS DOCUMENTAL DEL SINDICAT AGRÍCOL DE TREBALLADORS DEL CAMP (1934-1936)

Índex:

01 Assemblea general de socis

02 Secretaria

01. ASSEMBLEA GENERAL DE SOCIS

Llibre d'actes 1934-1936Actes. Esborranys 1934

02. SECRETARIA

Correspondència rebuda 1934 Correspondència rebuda 1935 Correspondència rebuda 1936 Llista de socis

C. L'índex

És un registre, que es gestiona per mitjà d’una base de dades i que informa de la documentació que hi ha guardada en un arxiu.

La informació s’estructura per classes de documents, segons les sèries documentals establertes i s’indica la localització física.

Comprèn:

Encapçalament que identifica l’assumpte o nom de la sèrie documental.

Període en que s’ha produït la documentació.

Signatura, identifica la localització Armari, Passadís, Estanteria, Numeració correlativa, segons l’ordre de producció documental:

SÈRIE ANY SIGNATURA

Expedients de personal A-C

2003 A2/P1/E3

Expedients de personal D-F

2003 A2/P1/E3

1

2

4. ARXIVAMENT

DEFINICIÓ: És el conjunt d’operacions físiques adreçades a identificar i col·locar els documents i els expedients de manera que es puguin recuperar ràpidament amb el menor cost de temps possible.

DOCUMENTS

EN PAPER DOCUMENTS

INFORMÀTICS

LA FEINA D’ARXIVAR

ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS EN PAPER

Carpetes de cartolina per a cada expedient o documents d’un mateix tema.

Subcarpetes per diferenciar documents de naturalesa diversa dins l’expedient

Carpetes suspeses, s’ubiquen als arxivadors metàl·lics, calaixos o armaris. El visor de les carpetes s’han de senyalitzar amb: Codi de classificació, Títol. Les carpetes suspeses s’ordenen segons el

codi i el títol de classificació. Si l’expedient té diverses carpetes s’ordenen de més antic a més recent.

Capses d’arxiu definitiu

CODI - 159

G 401 U003

Any - 2004

Núm: 5

Capses d’arxiu definitiu, s’aplica per endreçar els expedients finalitzats o la documentació que ja no és de consulta immediata. S’utilitzen per transferir documentació de l’arxiu d’oficina o l’arxiu central i d’aquest a l’històric. El llom de la caixa ha de contenir les dades següents (en llapis per poder reciclar les caixes):• Codi de la secció o unitat productora• Codi de classificació (el del primer expedient

i de l’últim)• Any d’obertura i tancament• Número d’orde (sistema continuat) Es pot

tenir un índex que identifiqui, segons el número de la caixa, què conté.

ARXIVAMENT DELS DOCUMENTS INFORMÀTICS El funcionament dels sistemes informàtics

afavoreix la transcripció d’un quadre de classificació jeràrquic i funcional a l’ordinador.

De la mateixa manera que es fa amb el paper, a l’ordinador es pot mantenir un arxiu de gestió agrupant els documents en expedients, i els expedients en sèries, i finalment reunint totes les sèries que utilitza una mateix àrea funcional.

L’arxiu de gestió informàtic ha de constar d’un estructura de directoris dividida com a mínim en quatre nivells:

Nivell 1 – Classes ( funcions)

Nivell 2 – Sèries

Nivell 3 - Expedients

Nivell 4 - Documents

LA FEINA D’ARXIVAR

És un conjunt d’operacions mecàniques per identificar els documents i ubicar-los dins de l’arxiu.

Hi ha dues maneres d’enfocar la feina d’arxivar els documents: arxivar per guardar (això és

acumular) arxivar per trobar.

Arxivar per trobar exigeix aplicar un mètode i pensar perquè fem les coses.

A canvi quan busquem un document no ens caldrà recórrer a la memòria, ni tant sols ens caldrà ser la persona que va arxivar, només ens caldrà utilitzar la lògica i les eines de recerca a la nostra disposició i sabrem amb rapidesa i seguretat on és.

Arxivar és aplicar les tècniques d’arxiu que:

representen la seguretat de conservació dels documents essencials

l’agilitat en la recerca, la localització i ús de la documentació , la rendibilitat de temps i de costos

laborals un servei eficaç i més ràpid al client

Per tant els documents s’han d’organitzar seguint els passos següents:

1)Classificar, preguntar-se: per què serveix el document? Quina acció fa aquest document? A quina activitat o tema correspon? De quin expedient forma part? 2)Posar un títol al document: i codificar segons el quadre de classificació. Ref. 1011.3)Ordenar el document dins l’expedient o carpeta.4)Avaluar per eliminar o transferir l’arxiu de gestió o arxiu central.

CARPETA SUSPESA

Adquisició béns mobles

Funció - 701ARMARI ARXIVADOR

Servei contractació

Idees per arxivar

Arxivar freqüentment, no deixar que els papers s’acumulin.

Utilitzar separadors i visors rígids.

La informació més recent col·locar-la davant la carpeta.

No deixar als arxius còpies inútils, clips, grapes. Alinear bé els papers que s’arxiven

(per exemples les fotocòpies del DNI guardar-les mida DIN A4), no incloure papers de mides petites.

No carregar les caixes , lleixesdeixar una centímetres buits per manipular amb facilitat.

Tenir coneixement del temps legal que la documentació ha d’estar a l’arxiu de gestió, que es pot destruir, que s’ha transferir a un arxiu central o històric. La data que es pot eliminar alguna documentació es pot anotar

en llapis.

Els impresos de tamany gran doblar-los amb el text cap a fora perquè la lectura sigui fàcil i ràpida. Disposar d’un inventari que indiqui el lloc

de l’arxiu o el número de la carpeta. El sistema d’arxiu evoluciona, cada cert

període de temps s’ha de revisar (3 anys per exemple) i/o actualitzar.

Les bases de dades és un bon sistema per tenir actualitzar l’inventari dels documents i amb això facilitar la recerca

5, L’ARXIU DE GESTIÓ O D’OFICINA