mnp auditoría (caracas).pdf
TRANSCRIPT
“Auditoría”
Man
ual d
el P
roce
so
PÁG.: 1 de 2 CAP.: 0
MANUAL DE PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
CONTENIDO DEL MANUAL
CAPITULO I
Introducción del Manual
Objetivos y Alcance del Manual
CAPITULO II
Normas Generales
CAPITULO III
Procedimiento de Auditoría Nocturna
Procedimiento de Auditoría de Ingresos
Procedimiento de Registro Contable Auditoría de Ingresos
CAPITULO IV
Formulario Reporte de Auditoría Nocturna
Formulario Remisión de Documentos
Formulario Análisis de Cuenta
Formulario Arqueo de Caja Departamental
Formulario Informe de Ingresos Diarios (Daily)
Formulario Relación de Porcentaje de Servicio
Formulario Relación de Propina
Formulario Relación de Sobrantes y Faltantes
Formulario Relación de Sobrantes y Faltantes - Mes
Formulario Ventas del Mes
Instructivo de llenado: Reporte de Auditoría Nocturna
Instructivo de llenado: Remisión de Documentos
Instructivo de llenado: Análisis de Cuenta
Instructivo de llenado: Arqueo de Caja Departamental
Instructivo de llenado: Informe de Ingresos Diarios (Daily)
Instructivo de llenado: Relación de Porcentaje de Servicio
PÁG.: 2 de 2 CAP.: 0
MANUAL DE PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
Instructivo de llenado: Relación de Propina
Instructivo de llenado: Relación de Sobrantes y Faltantes
Instructivo de llenado: Relación de Sobrantes y Faltantes - Mes
Instructivo de llenado: Ventas del Mes
INGRESOS
Capítulo I
PÁG.: 1 de 2 CAP.: I
MANUAL DE PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
I. INTRODUCCIÓN DEL MANUAL
La Empresa para el cumplimiento de sus acciones debe apegarse a criterios de rigor y racionalidad en
el uso de los recursos materiales, por esta razón requiere la implementación de lineamientos que
unifiquen la ejecución de procesos, los cuales brinden una herramienta de control para elevar la
productividad y eficiencia en las actividades que agilizan la operatividad hotelera.
Con fundamento en lo anteriormente expuesto la Unidad de Contraloría emite el “Manual de Proceso
de Auditoría”.
Este documento le permitirá a la Unidad de Ingresos contar con directrices contenidas en un
instrumento guía, con el fin de llevar a cabo las auditorías correspondientes a los ingresos diarios así
como su registro contable. El mismo aplicará como elemento normativo que regule de manera
homogénea las actividades ejecutadas tanto por los auditores de esta unidad como por el personal
que intervengan directa e indirectamente en los procedimientos descritos.
La aplicación de este Manual procura uniformar y sistematizar los procedimientos así como los
documentos a los que deberán apegarse los trabajadores del hotel.
La revisión total o parcial de este manual se realiza tal como se describe en el procedimiento Control
de Documentos contenido en el Manual de la Unidad de Organización y Métodos.
PÁG.: 2 de 2 CAP.: I
MANUAL DE PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
II. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL
El presente manual especifica los lineamientos de carácter normativo, procedimental tanto técnicos
como teóricos, así como el basamento legal; que rige sobre los procedimientos de gestión,
administrativo - operativos, concernientes a las auditorías ejecutadas para la verificación de ingresos
conforme con las directrices emanadas de la Contraloría y orientadas, a la normalización de las
actividades involucradas en el mencionado proceso, a fin de garantizar la revisión y certificación de
los procedimientos involucrados en la obtención de ingresos.
El alcance de este manual involucra la documentación de los procedimientos administrativos y
operativos, relacionados a las auditorías nocturnas y auditorías de ingresos. Quedando exceptuado
cualquier otro procedimiento ajeno a este.
La correcta implementación de este documento requiere la aplicación integral de todos los
lineamientos planteados en el mismo.
INGRESOS
Capítulo II
PÁG.: 1 de 2 CAP.: II
MANUAL DEL PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
I. NORMAS DE UTILIZACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL
1. Este documento es propiedad de La Empresa y debe ser utilizado únicamente para el
propósito para el cual fue elaborado.
2. El original de este Manual será resguardado por la Unidad de Organización y Métodos.
3. Este Manual constituirá una herramienta de información y orientación para las diferentes
Unidades Administrativas, en relación a la normativa para los procedimientos de auditoría.
4. Es de consulta permanente, por lo que la Contraloría Corporativa debe darlo a conocer a
todos los responsables que necesiten cumplir o hacer cumplir su contenido.
5. Es responsabilidad de la Unidad de Organización Métodos, velar por la actualización y
vigencia del Manual, siempre y cuando la información requerida para ello sea comunicada
oportunamente por Contraloría.
6. Toda actualización sobre el contenido de este Manual tendrá implícito un proceso de
revisión, el cual se llevará a cabo por cualquiera de las dos razones siguientes: como
resultado de una rutina periódica a la que será sometido todo el manual, o como
consecuencia de circunstancias nuevas o cambiantes que se presenten, y que por
excepción deban incluirse inmediatamente en el mismo.
7. Todo proceso de modificación a este Manual será solicitado por Contraloría y procesado por
Organización y Métodos.
8. Los cambios referidos a este Manual tendrán vigencia y aplicación inmediata luego de ser
comunicados por Contraloría y procesados por Organización y Métodos.
PÁG.: 2 de 2 CAP.: II
MANUAL DEL PROCESO
FECHA: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
II. NORMAS GENERALES
1. El proceso de Auditoría viene dado por la ejecución y cumplimiento de los lineamientos
descritos en el procedimiento de Auditoría Nocturna, Auditoría de Ingresos y Registro
Contable Auditoría de Ingresos.
2. La verificación de ingresos debe estar sujeta a la revisión estricta según los mencionados
procedimientos, así como a su apego con las normas vigentes del Estado.
3. Toda inconformidad evidenciada en la ejecución de las auditorías debe ser investigada y
consecuentemente solucionada según los parámetros establecidos.
4. Toda verificación de ingresos debe soportarse a través de los reportes emitidos por el
sistema hotelero y/o sistema contable, según el que aplique, previa revisión por parte de los
auditores.
5. Aquellas unidades involucradas en la ejecución efectiva de los procedimientos de auditoría,
deben cumplir con las actividades descritas, en los lapsos de tiempo y según las
características acordadas en el presente documento.
6. El Jefe de Área y Gerente de Operaciones, Gerente de Apertura y Operaciones o Dirección
General son las únicas autoridades capaces de aprobar, según sus funciones, cualquier
excepción a los procedimientos.
INGRESOS
Capítulo III
PÁG.: 1 de 1 CAP.: III
MAPA DEL PROCESO
CREACIÓN: 01/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: MNPING01OAUDV00
AUDITORÍA
INGRESOS
I. MAPA DEL PROCESO DE AUDITORÍA
II.
PROCESOS DE SOPORTE
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Planificación estratégica Aprobación e
Implementación Evaluación y Mejora
Continua
RE
QU
ER
IMIE
NT
OS
Y N
EC
ES
IDA
DE
S D
EL C
LIE
NT
E
SA
TIS
FA
CC
IÓN
DE
L C
LIE
NT
E
PROCESOS OPERATIVOS
Inicio FIN
Proveedores Externos
GESTIÓN DE SISTEMAS
GESTIÓN DE OPERACIONES
GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
GESTIÓN DE SEGURIDAD
PROCESO:
RECEPCIÓN
AUDITORÍA NOCTURNA
AUDITORÍA DE INGRESOS
REGISTRO CONTABLE
AUDITORÍA DE INGRESOS
PÁG.: 1 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor Nocturno para la ejecución de las auditorías
nocturnas, con el fin de garantizar la correcta revisión de los procesos involucrados en la obtención de
ingresos.
II. ALCANCE
Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los
trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan
contribuir en la ejecución de las auditorías nocturnas.
III. BASE LEGAL
- SENIAT: Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos. Gaceta oficial de la
República Bolivariana de Venezuela número 39.795, Caracas, martes 08 de noviembre de 2011.
Providencia número 0071.
- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Condiciones de obligatorio cumplimiento a los
establecimientos de alimentos y bebidas a nivel nacional. Resolución Conjunta de los Ministerios
del Poder Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el
Turismo. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo
de 2012.
IV. REFERENCIAS
- Manual de Procedimiento: Auditoría de ingresos.
- Proceso: Recepción.
V. GLOSARIO
A&B Siglas utilizadas para referirse al área de Alimentos y Bebidas.
AJUSTE Transacción que consiste en cargar días después los montos por correcciones asociadas a errores de operatividad.
CORRECCIÓN Transacción que consiste en corregir el mismo día los montos asociados a errores de operatividad.
TURNO Corresponde al periodo de tiempo en que los huéspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada.
CARGO Es el monto que se registra en las cuentas correspondientes por el precio de algún bien o servicio prestado.
PÁG.: 2 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
CARGO PERDIDO Corresponde a una cuenta maestra donde caen los cargos que no pudieron conectarse con la interfaz por fallas técnicas.
CHECK IN Corresponde al procedimiento mediante el cual el área de Recepción registra en el sistema hotelero la llegada del huésped.
CHECK OUT Corresponde al procedimiento mediante el cual el área de Recepción realiza la facturación total de los cargos generados en la estadía del huésped.
COMPLIMENTARY Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesía con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitación sin embargo se ven reflejadas en las estadísticas.
EARLY CHECK IN Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este llega a las instalaciones antes de la hora de check in.
FILE Número de registro consecutivo y único asignado a cada huésped.
FUERA DE ORDEN Es aquella habitación que fue excluida del total de las habitaciones y no forma parte de las estadísticas.
FUERA DE SERVICIO Es aquella habitación que se encuentra en mantenimiento o no está disponible, pero sin embargo influye en las estadísticas y conteo absoluto.
HOUSE USE Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada.
LATE CHECK OUT Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este no se retira de las instalaciones en la hora de check out.
NO SHOW Corresponde al cargo que se le realiza al huésped cuando este no se presenta la primera noche de la reserva garantizada.
NORATE Indica que la habitación no tiene tarifa asignada.
PM Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitación, alimentos, bebidas, y otros gastos.
PX Corresponde a una cuenta en trámite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el huésped. Los mismos son investigados según el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente.
RESERVA GARANTIZADA
Corresponde a aquellas reservaciones en la cuales el huésped ha entregado carta de garantía y forma de pago para asegurar la disponibilidad y uso de la habitación.
SOPORTES DE PAGO Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelación de un bien o servicio.
UP GRADE Identifica el beneficio dado a los huéspedes al otorgarles una habitación superior por el precio de la tarifa cancelada.
PÁG.: 3 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
VI. POLÍTICAS
1. De las Impresoras Fiscales y Puntos de Venta
1.1. Todos los puntos de venta deben cerrarse diariamente entre las 11:00 p.m. y 12:00 a.m.
para garantizar la correspondencia con los cierres de las impresoras fiscales de acuerdo a
las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos (Art. 45, numeral 5)
establecida por el SENIAT.
1.2. Toda impresora fiscal que deba ser desincorporada por cualquier circunstancia tiene que ser
reportada al área de Sistemas, quién notificará la incidencia al distribuidor o centro de
servicio técnico autorizado, a fin de determinar la falla y solicitar la reparación en caso de ser
necesario (Art 45 numeral 1 de las Normas Generales de Emisión de Facturas y otros
Documentos establecida por el SENIAT).
2. De las Facturas y Comprobantes
2.1. Todo consumo realizado debe cumplir con las normativas establecidas por el SENIAT en la
providencia 0071.
2.2. La revisión de facturas debe realizarse con base en las Normas Generales de Emisión de
Facturas y otros Documentos dictaminada por el SENIAT.
2.3. El Auditor Nocturno debe verificar que la factura contenga, en concordancia con el Art. 14:
- La denominación “Factura”.
- Razón social.
- Un número consecutivo y único según impresora fiscal.
- La hora y la fecha de emisión.
- La descripción, cantidad y monto del bien o servicio adquirido.
- Descripción por variaciones de monto atribuibles a; descuentos, promociones, cargos
adicionales, entre otras.
- Base imponible del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
- Indicación del monto total de IVA.
- Indicación del monto total de la factura.
2.4. Todo comprobante (voucher) y/o preautorización de tarjeta de crédito debe estar
debidamente firmada por el cliente.
2.5. Todo comprobante de taxi emitido deberá contener la información requerida y mantener su
integridad, evitando cualquier tipo de tachaduras o enmendaduras.
PÁG.: 4 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
3. De la Recepción de Reportes y Soportes de Pago
3.1. Los encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service y
Valet Parking deben entregar al área de Recepción los “reportes X” y “reportes Z”, emitidos
por las impresoras fiscales, copia de facturas y cheques de consumo entre las 11:00 PM y
11:30 PM.
3.2. Todo cheque de consumo recibido debe contener la firma del huésped o funcionario, según
el que aplique. Los mismos serán recibidos ordenadamente según los siguientes
parámetros:
3.2.1. Por área: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet
Parking.
3.2.2. Por concepto: huésped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesía, relaciones
públicas.
3.2.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada.
3.2.4. Por tipo: originales, copias.
3.3. Todo comprobante de depósito entregado por el área de Recepción debe estar debidamente
procesado por el banco y con el sello húmedo que evidencie la revisión hecha por la Jefatura
de Administración.
4. De la Revisión del Importe por IVA
4.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe verificar, tanto en el área de Recepción como en el de
A&B, que el monto por IVA indicado en el sistema a través de los reportes corresponda con
el “reporte Z” de las impresoras fiscales.
5. De la Revisión de PM Y PX
5.1. A todo folio denominado “Pago de contado” y “Ajustes y correcciones” el Auditor Nocturno
debe darle check out para correr la auditoría.
5.2. Todo PM debe ser cerrado, por la unidad que lo generó, en un tiempo máximo de setenta y
dos (72) horas, en caso contrario el Auditor Nocturno debe realizar seguimiento al mismo y
notificar la inconformidad en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
5.3. Los PM que no hayan sido cerrados en el tiempo establecido deben contener, registrado en
el sistema, un comentario de justificación indicando el motivo y/o acciones tomadas. Estos
comentarios también deben ser reflejados por el Auditor en el “Reporte de Auditoría
Nocturna”.
PÁG.: 5 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
5.4. El Auditor Nocturno debe verificar que todo PM y PX esté en estatus NORATE, costo cero
(0); esto con el fin de que los mismos no realicen cargos por habitación al ejecutar el cambio
de día en el sistema.
6. De la Revisión de Saldos
6.1. Todo saldo que supere el monto máximo establecido por la Gerencia de Operaciones para
estadías cortas, debe estar respaldado por una preautorización del huésped para la garantía
de los extras y/o pagos.
6.2. El área de Recepción debe realizarle un corte de cuenta a todo saldo que supere el monto
máximo establecido por la Gerencia de Operaciones para estadías largas. En caso contrario
el Auditor Nocturno debe solicitar a dicha área la justificación y autorización según lo descrito
en el numeral 11 de la presente política.
7. De la Revisión de Tarifas y Cargos Manuales
7.1. Todo cargo que incluya el cambio de tarifa dentro de la estadía del huésped debe ser
revisado en la auditoría nocturna previa a dicho cambio, con el fin de verificar que se haya
realizado el ajuste de tarifa correctamente.
7.2. Aquellas habitaciones otorgadas por Up Grade, Complimentary y House Use deben tener
una carta de autorización firmada por el Gerente de Operaciones o el Gerente de Apertura y
Operaciones, adjuntando una copia de la tarjeta de registro.
7.3. Toda tarifa corporativa que sea otorgada debe tener adjunto a la tarjeta de registro una carta
de garantía emitida por la Compañía, con firma y sello húmedo, especificando los cargos a
cubrir.
7.4. Todo cargo manual debe estar autorizado según los parámetros establecidos en el numeral
11 de la presente política.
8. De la Revisión de Discrepancias en Habitaciones y Tarjetas de Registro
8.1. Diariamente el Auditor Nocturno debe revisar el reporte “Sábana de Ama de Llaves” contra el
reporte de discrepancias del sistema hotelero y verificar la veracidad de la información
relacionada al estatus de las habitaciones. En caso de que exista alguna diferencia, debe
gestionar con el área de Recepción y/o Ama de llaves la solución de la misma, así como
dejar la observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
8.2. Diariamente el Auditor Nocturno debe realizar auditorías aleatorias a las tarjetas de registro
de huéspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren garantizadas y
cumplan con las políticas establecidas por el área de Recepción.
PÁG.: 6 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
9. Del Reporte de Auditoría Nocturna
9.1. Todas las observaciones encontradas por el auditor durante la revisión deben ser registradas
en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
9.2. La entrega del reporte se hará diariamente al Auditor de Ingresos junto a los cierres de
cajeros (movimientos del check out), cierre de turno del sistema Micros (cheques de
consumo), copias de facturas junto a los “reportes Z” de las impresoras fiscales para el libro
de ventas, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet Parking, comprobantes de ajustes
y reportes utilizados durante la validación.
10. De la Remisión de Soportes de Pago
10.1. Todo voucher de débito y crédito utilizado durante la auditoría nocturna debe ser remitido por
el Auditor a la caja de seguridad, en un sobre con el “Reporte detallado” y “Cierre de lote” de
los puntos de venta.
11. De las Autorizaciones
11.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual
que tengan la obligación de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben
elaborar una carta de autorización, física o a través de correo electrónico, que avale dicha
excepción; la misma debe ser aprobada por el Jefe de Área y Gerente de Operaciones,
Gerente de Apertura y Operaciones o Dirección General. En consecuencia el Auditor
Nocturno debe recibir en físico y cotejar dicha aprobación con la información obtenida en la
auditoría.
VII. RESPONSABILIDADES
1. De los Encargados del Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service
y Valet Parking
1.1. Validar que las facturas y cheques de consumo emitidos cumplan con los requisitos legales
de la administración tributaria.
1.2. Garantizar el orden de la documentación a entregar al Auditor Nocturno según las políticas
establecidas.
1.3. Resguardar las copias de facturas, cheques de consumo y reportes hasta ser entregados al
Auditor Nocturno.
PÁG.: 7 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
2. Del Área de Recepción
2.1. Resguardar las facturas, soportes de pago y reportes hasta ser entregados al Auditor
Nocturno.
2.2. Notificar cualquier circunstancia presentada que afecte directa o indirectamente los ingresos
del Hotel, así como las reservaciones o el manejo de la información financiera del huésped.
3. Del Auditor Nocturno
3.1. Recibir las facturas, cheques de consumo, soportes de pago y reportes entregados por el
área de Recepción.
3.2. Generar el “reporte Z” de las impresoras fiscales y el cierre de lote de los puntos de venta del
área de Recepción.
3.3. Realizar la auditoría nocturna con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos
relacionados a la obtención de ingresos, así como también de las normativas legales de la
administración tributaria.
3.4. Asentar en el “Reporte de Auditoría Nocturna” las observaciones encontradas.
3.5. Velar por la integridad de las facturas, cheques de consumo y reportes utilizados durante la
auditoría nocturna.
3.6. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros,
copias de facturas junto a los “reportes Z”, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet
Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditoría nocturna.
3.7. Remitir, a la caja de seguridad, los voucher de débito y crédito junto al “Reporte detallado” y
“Cierre de lote” de los puntos de venta.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA
- Materiales de oficina, computador, impresora, puntos de venta, impresoras fiscales, sistema
hotelero, sistema contable.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
- Diario.
PÁG.: 8 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
AUDITOR
NOCTURNO
1.
Recibe, de las distintas áreas; los cheques de
consumo, “Reporte Z” de las impresoras fiscales y
cierres de turno del sistema Micros; correspondientes a
Restaurante, Bar, Piscina, Caney, Banquetes, Room
Service y Valet Parking.
2.
Recibe, del área de Recepción, copia de facturas,
voucher de débito/crédito y reporte “Movimientos de
Cajeros”.
3. Clasifica y recopila cada copia de factura con respecto
a la información del reporte “Movimientos de Cajeros”.
4.
Coteja que las copias de las facturas cumplan con las
especificaciones legales de la administración tributaria
y que correspondan los correlativos contra el reporte
del sistema hotelero.
Reporte del sistema hotelero: libro de IVA; Journal de
impuestos; Invoice by cashier – Impresión
física
4.1. Si hay diferencias: Realiza la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
5. Coteja el importe por IVA a través de los reportes del
sistema hotelero contra los “reportes Z”.
5.1. Si hay discrepancias: Realiza la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
6.
Genera e imprime del sistema hotelero el reporte “Pago
de contado”, coteja el IVA con el “reporte Z” y las
copias de facturas de A&B.
Reporte del sistema hotelero: Pago de contado – Impresión
física
6.1. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
7. Verifica que los voucher de tarjetas de crédito,
entregados por el área de Recepción, estén firmados
por el huésped.
7.1. Si no están firmados: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
8.
Coteja los voucher de débito y crédito contra el reporte
del sistema hotelero y “Reporte detallado” del punto de
venta.
Reporte del sistema hotelero: Journal credit / debit –
Impresión física
9. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
PÁG.: 9 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR
NOCTURNO
10.
Cierra las impresoras fiscales y puntos de venta del
área de Recepción mediante la impresión del reporte
correspondiente.
Reporte impresora fiscal: reporte Z; Reporte punto de
venta: cierre de lote – Impresión física
11. Coteja las transacciones del punto de venta virtual
contra el reporte del sistema hotelero.
Reporte del sistema hotelero: Journal by cashier and
transaction code – Impresión física
11.1. Si hay diferencias: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
12. Cierra en el sistema los puntos de venta virtuales e
imprime el reporte correspondiente. Cierre de punto virtual –
Impresión física
13.
Imprime y revisa, en el reporte de tarifas, que la
información de las mismas por habitación y cargos
extras corresponda con las tarifas autorizadas por el
área de Ventas.
Reporte de tarifas: Guest in house rate check – Impresión
física
13.1.
Si no corresponde: Revisa en el File del huésped la
tarifa cobrada, informa al área de Recepción los
hallazgos para realizar la corrección y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
14.
Revisa en el reporte de tarifas los cargos aplicados en
relación a Up Grade, Complimentary y House use y
verifica que se encuentren autorizados.
14.1. Si no se encuentran autorizados: Coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
15. Revisa en el sistema hotelero las llegadas pendientes
de los huéspedes y verifica que se encuentren
garantizadas las reservaciones y/o tengan cobro por
No Show, según el que aplique.
15.1.
Si hay discrepancias según los parámetros
establecidos: Informa al área de Recepción para que
realice la corrección pertinente y coloca la observación
en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
16.
Revisa en el sistema hotelero las salidas pendientes de
los huéspedes y que estas se hayan realizado
efectivamente.
16.1.
Si hay salidas pendientes: Informa al área de
Recepción y verifica los motivos de ello; en caso de
retraso del huésped, revisa que se haya realizado el
cobro por Late Check Out y coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
PÁG.: 10 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR
NOCTURNO
17. Imprime y revisa en el reporte del sistema hotelero el
estatus de las habitaciones, incluyendo las que se
encuentran fuera de servicio y fuera de orden, contra la
información suministrada en el reporte de
discrepancias y reporte “Sábana de ama de llaves”.
Habitaciones fuera de servicio y fuera de orden: Out of order by reason – Impresión física
Reporte de discrepancias:
Room discrepancy – Impresión física
17.1.
Si hay discrepancias: Informa al área de Recepción
y/o Ama de llaves para realizar la corrección y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
18.
Imprime del sistema hotelero el reporte de
transacciones por cajero y verifica que los cargos
manuales efectuados se encuentren autorizados.
Reporte de transacciones por cajero: Journal by cashier and transaction code – Impresión
física
18.1. Si no están autorizados: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
19.
Recibe los comprobantes de taxis, por parte del área
de Recepción, junto a las copias de las tarjetas de
registro que le correspondan y revisa que se
encuentren firmados por el huésped, sin tachaduras ni
enmendaduras.
19.1.
Si no cumple con los parámetros: Informa al área de
Recepción para realizar la corrección y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
20.
Verifica que los comprobantes de taxi correspondan
con los movimientos de cajero y la información
suministrada en el reporte de taxi del sistema hotelero.
Reporte de taxi: Journal by taxi – Impresión física
20.1. Si no corresponde: Realiza la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
21.
Recibe del área de Recepción la “Relación de Valet
Parking” y revisa que contenga los tiques y facturas
correspondientes.
21.1. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
22. Imprime y revisa, en el reporte de habitaciones
compartidas, que se haya cargado a un solo huésped
la habitación.
Reporte habitaciones compartidas: Guest in share –
Impresión física
22.1. Si hay cargos duplicados: Verifica la información con
el área de Recepción para su corrección y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
PÁG.: 11 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR
NOCTURNO
23.
Imprime y revisa, en el reporte de huéspedes, aquellos
que tienen más de una habitación a su nombre y
corrobora con los File que efectivamente corresponda
la información.
Reporte de huéspedes: Guest in short by name – Impresión
física
23.1.
Si hay discrepancias en el registro: Notifica al área
de Recepción para que realice la corrección y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
24.
Imprime y revisa en el reporte de cuentas (Open
balance) que el folio denominado ajustes y
correcciones este en cero (0).
Reporte de cuentas (open balance): Guest ledger detail –
Impresión física
24.1.
Si hay ajustes o correcciones: Corrobora los
soportes de la transacción realizada y coloca la
observación en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
25. Imprime y verifica en el reporte de PM / PX que los
mismos estén en tarifa (0) e indiquen estatus NORATE.
Reporte de PM/PX: Guest in house rate check – PM –
Impresión física
25.1.
Si no corresponde: Informa al área de Recepción
para que realice la corrección y coloca la observación
en el “Reporte de Auditoría Nocturna”.
26. Verifica en el reporte de PM / PX que a estos se les
haya dado salida en el tiempo establecido.
26.1.
Si hay PMs que excedan el tiempo de salida
establecido: Revisa los soportes entregados por el
área de Recepción y coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
27.
Imprime el reporte “Avance de caja y devoluciones de
efectivo” y verifica el recibo firmado por el huésped
contra la copia de la tarjeta de registro, en caso que
aplique.
Avance de caja y devoluciones de efectivo –
Impresión física
27.1. Si hay discrepancias en la firma del huésped:
Coloca la observación en el “Reporte de Auditoría
Nocturna”.
28.
Imprime el reporte de facturas a crédito y revisa que las
mismas contengan la carta de garantía de la empresa y
soportes de consumo.
Reporte de cuentas a crédito: City ledger – Impresión física
28.1. Si no corresponde: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
29. Corre en el sistema hotelero la auditoría nocturna
aceptando las opciones arrojadas en relación a la
emisión de reportes y los imprime.
Reportes: Country and state check; Departures not
ckecked out; Weather and notes; Roll de
business date;
PÁG.: 12 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
Posting room and tax; Run additional procedures –
Impresión física
AUDITOR
NOCTURNO
30.
Revisa que los cheques de consumo estén firmados y
que cumplan con las políticas establecidas en cuanto a
su organización.
30.1. Si hay discrepancias: Coloca la observación en el
“Reporte de Auditoría Nocturna”.
31.
Envía, a través de correo electrónico, el “Reporte de
Auditoría Nocturna” al Auditor de Ingresos, Jefe de
Recepción, Jefe de Administración, Supervisor de
Ingresos y Gerente de Operaciones.
Reporte de auditoría nocturna – Bandeja de salida de correo
32. Ordena los reportes generados durante la auditoría
nocturna con sus soportes y los remite al área de
Recepción para su posterior entrega al Auditor de
Ingresos.
Área de Recepción –
Reporte de auditoría nocturna – Impresión y entrega física
Área de Recepción –
Avance de caja y devoluciones de efectivo; Cheque de
consumo; Cierre de punto virtual;
City ledger; Comprobantes de taxis; Copias
de facturas; Country and state check;
Departures not ckecked out; Guest in house rate check; Guest in house rate check –
PM; Guest in share;
Guest in short by name; Guest ledger detail;
Invoice by cashier; Journal by cashier;
Journal by taxi; Journal credit / debit
Journal de impuestos; Libro de IVA;
Movimientos de cajeros; Out of order by reason; Pago de
contado; Posting room and tax;
Relación de Valet Parking; Reporte Z;
Roll de business date; Room discrepancy;
Run additional procedures; Sábana de ama de llaves;
Weather and notes – Entrega física
Remisión de documentos- Bandeja de salida de correo.
33.
Llena los campos contenidos en el sobre de remisión y
lo expide a la caja de seguridad con los voucher de
débito y crédito, “Reporte detallado” y “Cierre de lote”.
Área de seguridad - voucher de débito y crédito; Reporte detallado; Cierre de lote –
Entrega física
PÁG.: 13 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
Procedimiento “Auditoría de Ingresos”
FIN DEL PROCEDIMIENTO
XI. REGISTROS DE SALIDA
1. Reportes
- Cierre de lote - Impresión y entrega física.
- Cierre de punto virtual - Impresión y entrega física.
- City ledger - Impresión y entrega física.
- Country and state check - Impresión y entrega física.
- Departures not ckecked out - Impresión y entrega física.
- Guest in house rate check - Impresión y entrega física.
- Guest in house rate check – pm - Impresión y entrega física.
- Guest in share - Impresión y entrega física.
- Guest in short by name - Impresión y entrega física.
- Guest ledger detail - Impresión y entrega física.
- Invoice by cashier - Impresión y entrega física.
- Journal by cashier and transaction code - Impresión y entrega física.
- Journal by taxi - Impresión y entrega física.
- Journal credit / debit - Impresión y entrega física.
- Journal de impuestos - Impresión y entrega física.
- Libro de IVA - Impresión y entrega física.
- Movimientos de cajeros - Entrega física.
- Out of order by reason - Impresión y entrega física.
- Pago de contado - Impresión y entrega física.
- Posting room and tax - Impresión y entrega física.
- Reporte de auditoría nocturna - Bandeja de salida de correo
- Reporte detallado– Entrega física
- Reporte z - Impresión y entrega física.
- Roll de business date - Impresión y entrega física.
- Room discrepancy - Impresión y entrega física.
- Run additional procedures - Impresión y entrega física.
PÁG.: 14 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
- Sábana de ama de llaves - Entrega física.
- Weather and notes - Impresión y entrega física.
2. Formularios
- Recibo avance de caja y devoluciones de efectivo - Impresión y entrega física.
- Relación de Valet parking - Entrega física.
- Reporte de auditoría nocturna - Entrega física.
- Tarjeta de registro - Entrega física.
- Remisión de documentos - Bandeja de salida de correo.
3. Otros
- Cheques de consumo – Entrega física.
- Comprobantes de taxi – Entrega física.
- Comprobantes de Valet parking – Entrega física.
- Copia de facturas – Entrega física.
- Voucher de débito y crédito – Entrega física.
XII. FORMULARIOS Y REPORTES
1. Reportes
- Cierre de lote
- Cierre de punto virtual
- City ledger
- Country and state check
- Departures not ckecked out
- Guest in house rate check
- Guest in house rate check – pm
- Guest in share
- Guest in short by name
- Guest ledger detail
- Invoice by cashier
- Journal by cashier and transaction code
- Journal by taxi
- Journal credit / debit
- Journal de impuestos
- Libro de IVA
PÁG.: 15 de 15 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTO
FECHA: 23/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING01OAUDV00
AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
- Movimientos de cajeros
- Out of order by reason
- Pago de contado
- Posting room and tax
- Reporte de auditoría nocturna
- Reporte detallado
- Reporte z
- Roll de business date
- Room discrepancy
- Run additional procedures
- Sábana de ama de llaves
- Weather and notes
2. Formularios
- Avance de caja y devolución de efectivo
- Relación de Valet parking
- Reporte de auditoría nocturna
- Tarjeta de registro
- Remisión de documentos
XIII. ANEXOS
- No aplica
NOMBRE DEL LABORATORIO O INSTITUTO
PÁG.: 1 de 2 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
FECHA: 30/10/20013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING01OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AUDITOR NOCTURNO
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
E A
UD
ITO
RÍA
NO
CT
UR
NA
INICIO
Recibe de Recepción
los soportes físicos de
ingresos
RECEPCIÓN
Clasifica las copias de
facturas y verifica que
cumplan con la
normativa legal del
Estado
¿Cumple con la
normativa
legal?
Coteja el importe por
IVA de las facturas
contra los reportes del
sistema hotelero y
reportes Z
SI
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
¿Hay
diferencias en
el IVA?
Verifica el contenido de
los voucher de débito y
crédito contra el
reporte detallado
¿Hay
discrepancia en
los voucher?
Cierra los puntos de
venta físicos y virtuales
e imprime los reportes
correspondientes
NO
NO
Verifica a través del
sistema hotelero que
las tarifas aplicadas
estén autorizadas
¿Hay
diferencias en
las tarifas?
Revisa en el sistema
hotelero las llegadas y
salidas pendientes
Revisa la tarifa
aplicada en el File del
huésped e informa al
área de Recepción
para realizar la
corrección
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
No
SI
¿Hay llegadas y
salidas
pendientes ?
Verifica que se hayan
realizado las
transacciones
correspondientes a
reservas garantizadas
y late check out
Revisa el estatus de
las habitaciones fuera
de orden y fuera de
servicio
NO
SI
¿Hay diferencia
en los estatus ?
Informa al área de
Recepción y/o Ama de
llaves para realizar la
corrección
Revisa que los cargos
manuales se
encuentren autorizados
SI
NO
¿Hay cargos
manuales sin
autorizar?
Recibe de Recepción
los comprobantes de
taxi y verifica su
correspondencia con el
reporte del sistema
hotelero
NO
¿Hay
diferencias?
Informa al área de
Recepción para
realizar la corrección
Recibe del área de
Recepción la “Relación
de Valet Parking” y
revisa que contenga
sus tiques y facturas
SI
NO
1
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
NO
SI
SI
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
SI
PÁG.: 2 de 2 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
FECHA: 30/10/20013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING01OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AUDITOR NOCTURNO
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
E A
UD
ITO
RÍA
NO
CT
UR
NA
¿Contiene sus
tiques y
facturas?
Verifica los cargos de
las habitaciones que
tienen asignado a más
de un huésped
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
SI
¿Hay
discrepancia
con los cargos?
Verifica que los PM y
PX estén en tarifa cero
(0), así como la cuenta
ajustes y correcciones
NO
¿Hay
inconformidad?
Corrobora los soportes
de las transacciones y
gestiona su solución
SI
Verifica en el reporte
de PM / PX que a estos
se les haya dado salida
en el tiempo
establecido
¿Hay
inconformidad?
Corrobora los soportes
de las transacciones y
gestiona su solución
NO
SI
Verifica que los
comprobantes de
avances y
devoluciones de
efectivo estén firmados
por el huésped
¿Hay
discrepancias?
Verifica las facturas a
crédito contra sus
soportes y reportes del
sistema hotelero
NO
NO
1
¿Contiene los
soportes
completos?
Corre la auditoría
nocturna en el sistema
hotelero imprimiendo
los reportes generados
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
NO
SI
Verifica que los
cheques de consumo
cumplan con las
políticas establecidas
y estén firmados por el
huésped
¿Hay
inconformidad?
Envía por correo
electrónico el “Reporte
de Auditoría Nocturna”
según las políticas
establecidas
NO
Ordena los reportes
generados durante la
auditoría nocturna con
sus soportes y los
remite al área de
Recepción
Llena los campos del
sobre de remisión y lo
expide a la caja de
seguridad con los
voucher y reportes del
punto de venta físico
AUDITORÍA DE INGRESOS
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
NO
SI
SI
Realiza la observación
en el “Reporte de
Auditoría Nocturna”
SI
FIN
PÁG.: 1 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para la ejecución de las auditorías de
ingresos, con el fin de realizar tanto la revisión de los soportes físicos de ingresos como la verificación
y gestión de solicitudes de pago derivadas de ello.
II. ALCANCE
Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los
trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan
contribuir en la ejecución de las auditorías de ingresos.
III. BASE LEGAL
- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolución Conjunta de los Ministerios del Poder
Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el Turismo.
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012.
- MINTUR: Reglamento parcial de ley orgánica de turismo sobre establecimientos de alojamiento
turístico. Gaceta Oficial N° 36.607 de fecha 21 de diciembre de 1998.
IV. REFERENCIAS
- Manual de Procedimiento: Auditoría Nocturna.
- Manual de Procedimiento: Registro Contable Auditoría de Ingresos.
- Proceso: Recepción.
V. GLOSARIO
A&B Siglas utilizadas para referirse al área de Alimentos y Bebidas.
ARQUEO DE CAJA Reconocimiento y verificación aleatoria que se realiza en un determinado momento al fondo asignado de una caja en relación a los movimientos de ésta.
AVANCES DE EFECTIVO Es el monto en efectivo otorgado a crédito al huésped, de acuerdo a lo establecido por la Dirección General, con el cobro de una comisión sobre el mismo.
COMPLIMENTARY Corresponde a las habitaciones otorgadas en cortesía con el fin de captar a un potencial cliente. Las mismas no generan cargo por habitación sin embargo se ven reflejadas en las estadísticas.
DESAYUNOS INCLUIDOS
Corresponde a aquellos desayunos que se encuentran cubiertos por la tarifa de la habitación.
PÁG.: 2 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
FALTANTE Corresponde al monto faltante en la caja en comparación con el fondo establecido para la misma.
FILE Número de registro consecutivo y único asignado a cada huésped.
FONDO DE CAJA Corresponde al monto en efectivo que debe estar disponible en la caja para la operación de la misma.
FUNCIONARIO Corresponde al personal Gerencial y Directivo del Hotel.
HOUSE USE Corresponde a las habitaciones otorgadas a trabajadores de la cadena con el fin de llevar a cabo alguna actividad asignada.
MOVIMIENTOS DE CAJEROS
Constituyen las transacciones realizadas, durante el transcurso de la jornada laboral, por un cajero.
PM Son las siglas de Postings Master y corresponde a una cuenta central en la cual se disecciona todo tipo de cargos (consumo) por habitación, alimentos, bebidas, y otros gastos.
PX Corresponde a una cuenta trámite donde se cargan los consumos que no fueron cancelados por el huésped. Los mismos son investigados según el motivo de su origen para realizar el cobro y/o el ajuste correspondiente.
PORCENTAJE DE ROTURA
Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.
PORCENTAJE DE SERVICIO
Corresponde al 10% del monto sobre los consumos realizados por el huésped en A&B.
PROPINA Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfacción otorga el huésped por algún servicio.
SOBRANTE Corresponde al excedente en caja que supera el fondo establecido para la misma.
SOPORTES DE PAGO Corresponde a los recibos emitidos durante la cancelación de un bien o servicio.
TARIFA RACK Son aquellas tarifas ofrecidas, en su llegada al hotel, a clientes particulares sin reservas garantizadas.
TIROS Es el monto devengado por el personal externo ante servicios brindados eventualmente en A&B.
TURNO Corresponde al periodo de tiempo en que los huéspedes realizan consumos en el hotel, clasificados en: Desayuno, almuerzo, cena y madrugada.
VI. POLÍTICAS
1. De la Recepción de Solicitudes, Reportes y Soportes de Pago
1.1. Todo cheque de consumo debe contener la firma del huésped o funcionario, según el que
aplique. Los mismos serán recibidos por el Auditor de Ingresos ordenadamente según los
siguientes parámetros:
PÁG.: 3 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
1.1.1. Por área: Restaurante, Bar, Minibar, Piscina, Caney, Banquetes, Room Service, Valet
Parking.
1.1.2. Por concepto: huésped particular, desayuno incluido, funcionario, cortesía, relaciones
públicas.
1.1.3. Por turno operativo: desayuno, almuerzo, cena, madrugada.
1.1.4. Por tipo: originales, copias.
1.2. Los comprobantes de depósito consignados deben estar debidamente procesados por el
banco y con el sello húmedo de contabilidad en señal de revisión.
1.3. Todas las copias de facturas deben ser recibidas junto con el reporte “Movimiento y Cierre
de Cajero”.
1.4. Todo tique de Valet Parking debe tener adjunto la factura y cheque de consumo por
habitación.
1.5. El área de Recepción debe consignar con un máximo de veinticuatro (24) horas a su emisión
toda solicitud existente por reintegro, adjuntando copia de: la CI del huésped, la tarjeta de
registro, la forma de pago y en los casos que aplique, carta firmada de autorización emitida
por la empresa con sello húmedo, para la cancelación del monto a una persona natural.
1.6. Toda Empresa de servicios de taxi que mantenga previo acuerdo con el Hotel para la
emisión de pagos a través de Cuentas por Pagar, deberá entregar al Auditor de Ingresos la
relación de taxi los días viernes de cada semana.
1.7. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales debe contener la copia del cheque de
consumo que detalla el cargo por concepto de este servicio, conjuntamente con el cuadro de
asistencia realizado por el área de Seguridad.
1.8. Toda solicitud de pago remitida por el área de A&B o Ventas en relación a alquileres de
equipos, debe ser recibida junto a la factura original y el cheque del consumo con el cargo
realizado al evento.
1.9. Toda solicitud de pago consignada por el área de recepción debe contener la “Relación de
Comisiones Rack”.
1.10. Toda solicitud de pago de comisiones emitida por el área de Ventas debe contener la
“Relación de Comisiones por Venta”.
2. De la Emisión y Revisión de Reportes (Diaria)
2.1. El Auditor de Ingresos debe imprimir y entregar, a primera hora de la mañana, los reportes
solicitados por la Dirección General.
PÁG.: 4 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
2.2. El Auditor de Ingresos debe elaborar el reporte “Ventas del Mes”, con el fin de comparar la
venta de alimentos y bebidas arrojada por el sistema hotelero contra el sistema Micros.
2.3. El Auditor de Ingresos debe elaborar el “Informe de Ingresos Diarios (Daily)” y enviarlo antes
de las 09:00 am a través de correo electrónico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de
Administración, Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos y
Contralor.
2.4. El Auditor de Ingresos debe revisar el último reporte “Sábana de Ama de Llaves” del día
anterior contra el primero del día en curso y verificar la veracidad de la información. En caso
de discrepancia en habitaciones debe gestionar la solución de estas diferencias con el área
de Ama de llaves y/o Recepción, según el que aplique.
2.5. Todo monto por IVA indicado en el sistema hotelero debe corresponder con los reportes Z de
las impresoras fiscales, en caso de haber discrepancia el Auditor de Ingresos debe
informarle al Analista de Impuestos el hallazgo y hacerle entrega de dichos reportes para su
verificación.
3. De la Revisión y Gestión de Cobranza
3.1. Todo soporte de estadía del huésped debe contener:
3.1.1. Tarjeta de registro.
3.1.2. Carta de garantía.
3.1.3. Carta de preautorización.
3.1.4. Cheques de consumos de las diferentes áreas, según el que aplique.
3.1.5. Comprobantes (taxi, avances de caja, entre otros), según el que aplique.
3.2. Toda factura a crédito original emitida por el área de Recepción y/o A&B debe ser revisada
por el Auditor de Ingresos contra los soportes de estadía del huésped, los mismos deben ser
entregados al área de Cuentas por Cobrar junto a la factura una vez terminada esta
verificación.
4. De la Revisión de Cheques de Consumo
4.1. A todo cheque de desayuno incluido se le debe calcular de forma manual el 10% de servicio,
el cual será registrado en la relación “Porcentaje de Servicios”.
4.2. Diariamente el Auditor de Ingresos debe tomar una muestra representativa de los cheques
de desayuno incluido, tomando como criterio la ocupación del día, y verificar que la firmas de
los mismos correspondan a las firmas de las tarjetas de registro.
PÁG.: 5 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
5. De la revisión de Saldos, PM y PX
5.1. Cuando existan saldos que superen el monto máximo establecido por la Dirección General
para estadías cortas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al área
de Recepción que se realice un abono a la cuenta del huésped.
5.2. Cuando existan saldos que superen el monto máximo establecido por la Dirección General
para estadías largas, el Auditor de Ingresos debe verificar la inconformidad y solicitar al área
de Recepción que se realice un corte de cuenta al huésped.
5.3. Todos los PM deben ser facturados en su totalidad, por lo que la unidad responsable debe
darle Check Out en un tiempo máximo de setenta y dos (72) horas.
5.4. Aquellas Unidades que hayan generado un PX, deben darle Check Out a estos en un
tiempo máximo de cuarenta y ocho (48) horas.
6. De la Revisión y Gestión de Solicitudes de Pago
6.1. Toda solicitud de reintegro debe ser analizada contra sus soportes por el Auditor de Ingresos
en un máximo de veinticuatro (24) horas a su recepción, quien debe gestionar la autorización
por parte del Jefe de Administración para entregar dicha solicitud al área de Cuentas por
Pagar, a fin de que se genere la emisión del pago.
6.2. Toda relación de taxi recibida por parte del prestador de servicios deberá ser cotejada contra
los cargos correspondientes en el sistema hotelero, con el fin de realizar la solicitud a
Cuentas por Pagar para la emisión del pago, previa autorización del Jefe de Administración.
6.3. Toda solicitud de pago a mesoneros eventuales se gestionará semanalmente a través de la
revisión y entrega de soportes al área de Cuentas por Pagar, previamente autorizado por
parte del Jefe de Administración.
6.4. Toda solicitud de pago en relación a alquileres de equipos debe ser verificada contra el
consumo del evento cargado en el sistema hotelero. Dicha solicitud debe ser autorizada por
el Jefe de Administración y entregada al área de Cuentas por Pagar.
7. De los Sobrantes y Faltantes
7.1. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mínimo una (01) vez al mes,
arqueos a todas las cajas de la Empresa con el fin de garantizar que la información
registrada en el sistema corresponda a la existencia en físico.
7.2. Todo faltante evidenciado en los arqueos de caja deberá ser repuesto por el cajero
responsable.
PÁG.: 6 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
7.3. Todo sobrante evidenciado en los arqueos de caja deberá ser cuantificado, registrado en la
relación “Arqueo de Caja Departamental” y enviado a Caja Principal para su posterior
depósito.
7.4. Aleatoriamente el Auditor de Ingresos debe ejecutar, como mínimo una (01) vez al mes,
arqueos a la caja principal a través del sistema contable verificando los saldos de la misma.
7.5. Toda discrepancia evidenciada en el arqueo de caja del sistema contable deberá ser
informada a través de correo electrónico al Cajero Principal para que gestione su solución.
8. De la Auditoría a Tarjetas de Registro
8.1. Quincenalmente el Auditor de Ingresos debe realizar auditorías aleatorias a las tarjetas de
registro de huéspedes en casa, con el fin de verificar que las mismas se encuentren
garantizadas y cumplan con las políticas establecidas por el área de Recepción.
9. De las Autorizaciones
9.1. Las unidades responsables de ejecutar el procedimiento establecido en el presente manual
que tengan la obligación de emplear actividades distintas a las antes descritas, deben
elaborar una carta de autorización, física o a través de correo electrónico, que avale dicha
excepción; la misma debe ser aprobada por el Jefe y Gerente de Operaciones, Gerente de
Apertura y Operaciones o Dirección General. En consecuencia el Auditor de Ingresos debe
recibir en físico y cotejar dicha aprobación con la información obtenida en la auditoría.
VII. RESPONSABILIDADES
1. Del Auditor Nocturno
1.1. Entregar al Auditor de Ingresos los cierres de cajeros, cierre de turno del sistema Micros,
copias de facturas junto a los reportes Z, comprobantes de taxi, comprobantes de Valet
Parking, comprobantes de ajustes y reportes utilizados durante la auditoría nocturna.
2. Del Área de Recepción
2.1. Entregar, según las políticas establecidas, las solicitudes de reintegro y las solicitudes de
pago por comisiones Rack.
2.2. Entregar las facturas a crédito según las políticas establecidas.
2.3. Tomar acciones y dar seguimiento a las distintas solicitudes realizadas por el Auditor de
Ingresos.
3. Del Área de A&B
3.1. Entregar las facturas a crédito según las políticas establecidas.
PÁG.: 7 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
4. Del Área de Ventas
4.1. Entregar, según las políticas establecidas, las solicitudes de pago por comisiones de ventas.
5. Del Auditor de Ingresos
5.1. Verificar la información suministrada por el Auditor Nocturno en relación a los ingresos
obtenidos y sus soportes.
5.2. Investigar y solucionar cualquier discrepancia evidenciada en la Auditoría Nocturna.
5.3. Elaborar los reportes requeridos por el Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración,
Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos, Contralor y Dirección
General.
5.4. Entregar al Analista de Impuestos las facturas y reportes Z de las Impresoras fiscales.
5.5. Gestionar el pago de propinas y porcentajes de servicios al personal que aplique.
5.6. Gestionar el pago por alquileres de equipos y mesoneros eventuales. .
5.7. Revisar y gestionar el pago de facturas a crédito recibidas por el área de Recepción y A&B.
5.8. Analizar y gestionar el reintegro a huéspedes previa solicitud de los mismos.
5.9. Revisar y gestionar pago de comisiones por tarifas Rack al personal del área de Recepción.
5.10. Revisar y gestionar pago de comisiones por ventas al personal del área de Ventas.
5.11. Realizar aleatoriamente arqueos de caja y auditorías sorpresivas a las tarjetas de registro.
6. Del Analista de Impuestos
6.1. Recibir las copias de facturas y “reporte Z” de las Impresoras fiscales.
7. Del Analista de Cuentas por Pagar
7.1. Recibir la documentación correspondiente para efectuar el pago relacionado a las diferentes
solicitudes.
8. Del Analista de Cuentas por Cobrar
8.1. Recibir los cheques de consumos y/o facturas originales para el cobro de los mismos a las
unidades correspondientes.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA
- Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
- Auditoría de Ingresos: Diario.
- Recepción y gestión de solicitudes: Semanal.
- Arqueos de caja y Auditorías a tarjetas de registro: Mensual – Aleatorio.
PÁG.: 8 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
AUDITOR DE INGRESOS
1. Imprime del sistema hotelero el reporte con
información de las ventas diarias y la entrega a la
Dirección General.
Dirección General - Reporte de ventas diarias: Manager Report –
Impresión y entrega física
2. Genera en pantalla el reporte con información de los
alimentos y las bebidas consumidas por los visitantes
y huéspedes.
Reporte de alimentos y bebidas: Trial Balance – En pantalla del
computador
3. Elabora el reporte “Ventas del Mes” y coteja la
información del sistema hotelero contra el sistema
Micros.
Reporte Ventas del Mes – Carpeta digital en el computador
3.1. Si hay discrepancias: Revisa cada uno de los
cheques de consumo contra la información del
sistema, verifica y gestiona la corrección del error.
4. Elabora el reporte “Daily” con la información de
ventas y lo envía a través de correo electrónico al
Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración,
Supervisor de Ingresos, Gerente de Operaciones,
Área de Costos y Contralor.
Supervisor de Contabilidad, Jefe de Administración, Supervisor de
Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos, Contralor – Daily –
Bandeja de salida de correo
5. Busca, en el área de Recepción, los documentos
obtenidos en la auditoría nocturna y revisa las
novedades reflejadas
5.1. Si hay novedades: Gestiona la solución de las
mismas a lo largo de la auditoría de ingresos e
informa al Auditor Nocturno, a través de correo
electrónico, las acciones tomadas.
Auditor Nocturno - Notificación de acciones (Hallazgos auditoría
nocturna) – Bandeja de salida de correo
AMA DE LLAVES 6. Entrega, al Auditor de Ingresos, el primer reporte de
discrepancias del día. Auditor de Ingresos - Sábana de Ama de Llaves – Entrega Física
AUDITOR DE INGRESOS
7. Recibe del área de Ama de Llaves el reporte de la
primera discrepancia del día.
8. Coteja que coincida el último reporte “Sábanas de
Ama de Llaves” del día anterior contra el primero del
día en curso.
Room Discrepancy – Impresión Física
8.1. Si hay diferencias: Informa al Jefe de Ama de llaves
y/o Recepción a través de correo electrónico y
gestiona la solución de la discrepancia.
Jefe de Ama de llaves - Notificación de discrepancia – Bandeja de salida
de correo
9. Revisa que los correlativos de las copias de facturas,
tanto de Recepción como de A&B, estén completos.
PÁG.: 9 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
9.1. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el
hallazgo al Analista de Impuestos.
10. Verifica que los montos por IVA de las copias de
facturas coincidan con los reportes del sistema
hotelero y con el “reporte Z” del punto fiscal
correspondiente.
Reporte del sistema hotelero: Invoice By Cashier;
Libro de IVA – Impresión física
10.1. Si hay discrepancias: Informa verbalmente el
hallazgo al Analista de Impuestos.
11. Entrega al Analista de Impuestos el “reporte Z” de las
impresoras fiscales anexándole las copias de
facturas y reporte “Pago de Contado”.
Analista de Impuestos –Reporte Z; Pago de Contado; Copia de Factura
– Entrega Física
12. Recibe, del área de Recepción y/o A&B, las facturas
a crédito y verifica que correspondan con los soportes
de estadía del huésped y el reporte correspondiente.
Reporte de cuentas a crédito: Journal City Ledger Today –
Impresión Física
13. Si no corresponde: Devuelve facturas a crédito y
solicita a través de correo electrónico al Jefe de
Recepción y/o A&B los soportes faltantes. Realiza
actividad N° 12.
Área de Recepción – Facturas a crédito – entrega física
Área de Recepción – Solicitud de
corrección – Bandeja de salida de correo
14. Entrega las facturas a crédito al área de Cuentas por
Cobrar. Área de Cuentas por Cobrar –
Facturas a crédito – entrega física
15. Revisa que los cheques de consumo se encuentren
firmados por el huésped y aquellos que correspondan
a funcionarios, cortesía y relaciones públicas
coincidan con el reporte correspondiente.
Reporte: Remote Management Console – Impresión Física
15.1. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a través
de correo electrónico al Jefe de A&B y Cajeros
departamentales.
Jefe de A&B; Cajeros departamentales – Solicitud de
corrección – Bandeja de salida de correo
A&B 16. Imprime y entrega al Auditor de Ingresos el
presupuesto de eventos.
Auditor de Ingresos – Presupuesto de Eventos – Entrega
Física
AUDITOR DE INGRESOS
17. Recibe de A&B el presupuesto de eventos y coteja
los cheques de consumo correspondientes
17.1. Si no corresponden: Informa el hallazgo a través de
correo electrónico al Jefe de A&B y Jefe de Ventas.
Jefe de A&B; Jefe de Ventas – Solicitud de corrección – Bandeja
de salida de correo
18. Verifica que se encuentren en las tarjetas de registro
los soportes de preautorización por los consumos de
estadía.
18.1. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a través
de correo electrónico al Jefe de Recepción y Jefe de
A&B.
Jefe de A&B; Jefe de Recepción – Notificación de inconformidad –
Bandeja de salida de correo
PÁG.: 10 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
19. Revisa que los PM / PX se hayan cerrado
correctamente y verifica los saldos de las estadías
cortas y largas.
Guest Ledger Detail – Impresión física
19.1. Si hay discrepancias: Informa el hallazgo a través
de correo electrónico al Jefe de Recepción y solicita
que se realice un abono a la cuenta para estadía
corta o un corte de cuenta para estadía larga, según
el que aplique.
Jefe de Recepción – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de
correo
20. Revisa los cheques de desayuno incluido, cotejando
que la firma del huésped coincida con la tarjeta de
registro.
20.1. Si no corresponde: Informa el hallazgo a través de
correo electrónico al Jefe de A&B y Jefe de
Recepción.
Jefe de A&B; Jefe de Recepción – Notificación de inconformidad –
Bandeja de salida de correo
21. Calcula manualmente el 10% de servicio de los
cheques de desayuno incluido y lo registra en la
“Relación de Porcentaje de Servicio”.
22. Busca en el sistema contable la información
correspondiente a propinas y porcentaje de servicios
del personal y lo copia en la “Relación de Porcentaje
de servicio” y “Relación de Propinas”.
Registro de Datos de Porcentaje de Servicios – Relación de Porcentaje
de Servicio
Registro de Datos de Propinas – Relación de Propinas
23. Calcula el porcentaje de rotura sobre el porcentaje de
servicio y la propina; adicionalmente lo refleja en el
reporte correspondiente.
24. Informa al área de A&B, a través de correo
electrónico, el monto recaudado por porcentaje de
servicio y solicita la relación de distribución del
mismo.
Jefe de A&B – Notificación de monto por porcentaje de servicio –
Bandeja de salida de correo
A&B
25. Recibe monto recaudado, elabora reporte
“Distribución del 10% del Servicio” y lo envía al
Auditor de Ingresos a través de correo electrónico.
Auditor de Ingresos – Distribución del 10% del servicio –
Bandeja de salida de correo
AUDITOR DE INGRESOS
26. Recibe y verifica que el monto indicado en la relación
“Distribución del 10% del Servicio” corresponda con
el recaudado.
26.1. Si no corresponde: Informa a través de correo
electrónico al Jefe de A&B para que realice la
corrección. Realiza la actividad N° 26.
Jefe de A&B – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de
correo
PÁG.: 11 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
27. Imprime “Relación de Porcentaje de servicio” junto a
“Distribución del 10% del Servicio” y “Relación de
Propinas” y la entrega al Jefe de Administración para
su aprobación.
Jefe de Administración – Relación de Porcentaje de servicio; Relación
de Propinas – Impresión física
27.1. Si no es aprobado: Verifica y corrige error según
corresponda. Realiza actividad N° 27.
27.2. Entrega “Relación de Propinas” al área de Cuentas
por Pagar y “Relación de Porcentaje de Servicio” al
área de Nómina.
Área de Cuentas por Pagar – Relación de Propinas – Impresión y
entrega física Área de Nómina – Relación de
Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física
A&B 28. Envía solicitud de pago “Tiros del Personal” junto a
sus soportes al Auditor de Ingresos.
Auditor de Ingresos – Tiro del Personal; Lista de Asistencia
(Personal eventual) – Entrega física
AUDITOR DE INGRESOS
29. Recibe solicitud de pago “Tiros Del Personal “y
revisa que coincida con los soportes.
30. Si no corresponde: Devuelve solicitud al área de
A&B para que realice la corrección y lo justifica a
través de correo electrónico adjuntando soportes de
revisión. Continúa actividad N° 29.
Área de A&B – Tiro del Personal; Lista de Asistencia (Personal
eventual) – Entrega física
Área de A&B – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de
correo
31. Elabora un memo solicitando a Cuentas por Pagar la
gestión del pago por concepto de tiros del personal y
lo entrega junto a los soportes al Jefe de
Administración para su aprobación.
Jefe de Administración – Memo
Tiros del Personal; Lista de asistencia (Personal eventual) –
Impresión y entrega física
31.1. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección
del error con el Jefe de A&B, según corresponda.
Realiza actividad N° 31.
31.2. Entrega solicitud y soporte de Tiros del Personal al
área de Cuentas por pagar para la gestión de pago.
Área de Cuentas por Pagar – Memo Tiros del Personal; Solicitud Tiros del Personal; Lista de asistencia
(Personal eventual) – Entrega física
RECEPCIÓN
32.
Entrega al Auditor de Ingresos solicitudes de
reintegro con sus respectivos soportes.
Auditor de Ingresos – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:
Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia
de formar de pago, carta de autorización – Entrega física
AUDITOR DE INGRESOS
33. Recibe y verifica que los soportes correspondientes a
“Solicitud de Reintegro” correspondan en su totalidad
a los establecidos.
33.1. Si la solicitud no está completa: Devuelve
documentación al área de Recepción para que realice
la corrección y lo justifica a través de correo
electrónico. Ejecuta actividad N° 33.
Área de Recepción – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:
Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia
de formar de pago, carta de autorización – Entrega física
Área de Recepción – Notificación de inconformidad – Bandeja de
salida de correo
PÁG.: 12 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
34. Entrega solicitud de reintegro al Jefe de
Administración para su aprobación.
Jefe de Administración – Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:
Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia
de formar de pago, carta de autorización – Entrega física
34.1. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección
del error con el área de Recepción según
corresponda. Realiza actividad N° 34.
35. Recibe y entrega solicitud de reintegro al área de
Cuentas Por Pagar.
Área de Cuentas por Pagar –Memo: Solicitud de Reintegro; Soportes:
Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia
de formar de pago, carta de autorización – Entrega física
SERVICIOS DE TAXI 36. Entrega al Auditor de Ingreso la relación de servicios
de taxi junto a la factura de la solicitud de pago. Auditor de Ingresos –Relación de
taxi; Factura de taxi – Entrega física
AUDITOR DE INGRESOS
37. Recibe la relación de taxis y la factura del prestador
del servicio, verifica que coincidan con los
comprobantes originales del servicio y que se haya
cobrado el porcentaje de comisión correspondiente.
37.1. Si hay discrepancias: Solicita al servicio de taxis
que corrobore la información y devuelve la factura
para su corrección. Realiza actividad N° 37.
Prestador de servicio –Relación de taxi; Factura de taxi – Entrega física
38. Entrega solicitud de pago de taxi con sus soportes al
Jefe de Administración para su aprobación.
Jefe de Administración – Relación de taxi; Factura de taxi – Entrega
física
38.1. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección
del error con el Servicio de Taxi según corresponda.
Realiza actividad N° 38.
39. Recibe y entrega la factura del prestador de servicio
de taxi a Cuentas por Pagar para la emisión del pago. Área de Cuentas por Pagar –
Factura de taxi – Entrega física
40. Verifica que los tiques de Valet Parking, junto a su
factura, correspondan a la cantidad reflejada en el
reporte del sistema hotelero.
Reporte del sistema: Journal Valet Parking – Impresión física
40.1. Si no corresponden: Realiza la gestión para el
descuento del tique faltante al personal responsable.
RECEPCIÓN 41. Elabora “Relación de comisiones Rack” y lo entrega
al Auditor de Ingresos. Auditor de Ingresos –Relación de comisiones Rack – Entrega física
AUDITOR DE INGRESOS
42. Recibe y verifica la “Relación de comisiones Rack”
contra el reporte de tarifas Rack del sistema hotelero.
42.1. Si hay discrepancias: Informa a través de correo
electrónico al área de recepción para que realice la
corrección y le devuelve “Relación de comisiones
Rack”. Realiza actividad N° 43.
Área de Recepción – Relación de comisiones Rack – Entrega física
Área de Recepción – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de
correo
PÁG.: 13 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
43. Entrega “Relación de comisiones Rack” con sus
soportes al Jefe de Administración para su
aprobación.
Jefe de Administración – Relación de comisiones Rack; Rate Check –
Entrega física
43.1. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección
del error con el área de Recepción según
corresponda. Realiza actividad N° 44.
44. Recibe y entrega “Relación de comisiones Rack” al
área de Nómina para el pago correspondiente. Área de Nómina – Relación de
comisiones Rack– Entrega física
45. Elabora “Relación de comisiones por ventas” y lo
entrega al Auditor de Ingresos.
Auditor de Ingresos –Relación de comisiones por ventas – Entrega
física
VENTAS
46. Recibe “Relación de comisiones por ventas” y verifica
que correspondan las ventas de tarifas corporativas
contra el reporte del sistema hotelero.
AUDITOR DE INGRESOS
47. Si hay discrepancias: Informa a través de correo
electrónico al área de Ventas para que realice la
corrección y le devuelve “Relación de comisiones por
ventas”. Realiza actividad N° 47.
Área de Ventas – Relación de comisiones por ventas – Entrega
física
Área de Ventas – Solicitud de corrección – Bandeja de salida de
correo
48. Entrega “Relación de comisiones por ventas” con sus
soportes al Jefe de Administración para su
aprobación.
Jefe de Administración – Relación de comisiones por ventas – Entrega
física
49. Si no es aprobado: Verifica y gestiona la corrección
del error con el área de Ventas según corresponda.
Realiza actividad N° 49.
50. Recibe y entrega “Relación de comisiones” por ventas
al área de Nómina para el pago correspondiente.
Área de Nómina – Relación de comisiones por ventas – Entrega
física
51. Ejecuta arqueos de caja departamentales y verifica
que lo indicado en el sistema en relación a los
movimientos de cajero corresponda a lo que se
encuentran en existencia.
Arqueo de caja departamental– Impresión física
51.1. Si hay discrepancias: solicita la reposición del
faltante al cajero responsable o manda a retirar el
excedente de la caja, según el que aplique.
52.
Toma los comprobantes originales de avances o
devoluciones de efectivo y Refleja en el reporte
“Arqueo de caja departamental” los hallazgos.
Avances o devoluciones de efectivo – Adjunto al formato Arqueo de caja
departamental
53. Gestiona las firmas como acuse de recibo y entrega
copia del reporte “Arqueo de caja departamental” y
sus soportes al Jefe de Área correspondiente.
Jefe de Área – Copia del formulario Arqueo de caja departamental;
Copia avances o devoluciones de efectivo – Carpeta Oslo “Arqueo de
caja departamental”
PÁG.: 14 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE N° ACTIVIDAD DOCUMENTO DE
SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
54. Archiva el reporte “Arqueo de caja departamental”
con sus soportes en una carpeta Oslo con dicha
identificación.
Arqueo de caja departamental; avances o devoluciones de efectivo
– Carpeta Oslo “Arqueo de caja departamental”
55. Realiza arqueo de caja principal en el sistema
contable verificando que los saldos de la misma
correspondan al fondo establecido.
54.1. Si hay discrepancias: Solicita la reposición del
faltante al cajero principal o manda a depositar el
excedente de la caja, según el que aplique.
Cajero Principal – Notificación de inconformidad – Bandeja de salida
de correo
55. Imprime comprobante “Arqueo de Fondo” de caja
principal. Arqueo de fondo – Impresión física
Procedimiento “Registro Contable Auditoría de
Ingresos”
FIN DEL PROCEDIMIENTO
XI. REGISTROS DE SALIDA
1. Reportes
- Guest Ledger Detail – Impresión física
- Invoice By Cashier – Impresión física
- Journal City Ledger Today – Impresión física
- Journal Valet Parking – Impresión física
- Libro de IVA – Impresión física
- Manager Report – Impresión física
- Pago de Contado – Entrega física
- Rate Check – Entrega física
- Remote Management Console – Impresión física
- Reporte Z – Entrega física
- Room Discrepancy – Impresión física
- Sábana de Ama de Llaves – Entrega física
- Trial Balance – En pantalla del computador
- Ventas Del Mes – Carpeta digital
PÁG.: 15 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
2. Formularios
- Arqueo de caja departamental y comprobantes de avances o devoluciones de efectivo – Carpeta
Oslo “Arqueo de caja departamental”
- Arqueo de fondo – Impresión física
- Copia del formulario Arqueo de caja departamental y copia de avances o devoluciones de efectivo
– Carpeta Oslo “Arqueo de caja departamental”
- Daily – Bandeja de salida de correo
- Distribución del 10% del servicio – Bandeja de salida de correo
- Lista de asistencia (Personal eventual) – Impresión y entrega física
- Presupuesto de eventos – Entrega física
- Relación de comisiones por ventas – Entrega física
- Relación de comisiones Rack – Entrega física
- Relación de Porcentaje de servicio – Impresión física
- Relación de Propinas – Impresión física
- Relación de taxi – Entrega física
3. Otros
- Factura de taxi – Entrega física
- Facturas a crédito – Entrega física
- Memo Solicitud de Reintegro – Entrega física
- Memo Tiros del Personal – Impresión y entrega física
- Notificación de acciones (Hallazgos auditoría nocturna) – Bandeja de salida de correo
- Notificación de discrepancia – Bandeja de salida de correo
- Notificación de inconformidad – Bandeja de salida de correo
- Notificación de monto por porcentaje de servicio – Bandeja de salida de correo
- Solicitud de corrección – Bandeja de salida de correo
- Soportes de Reintegro: Copia de cedula, copia de factura, copia de tarjeta de registro, copia de
formar de pago, carta de autorización – Entrega física
XII. FORMULARIOS Y REPORTES
1. Reportes
- Guest Ledger Detail
- Invoice By Cashier
PÁG.: 16 de 16 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING02OAUDV00
AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
- Journal City Ledger Today
- Journal Valet Parking
- Libro de IVA
- Manager Report
- Pago de Contado
- Rate Check
- Remote Management Console
- Reporte Z
- Room Discrepancy
- Sábana de Ama de Llaves
- Trial Balance
- Ventas Del Mes
2. Formularios
- Arqueo de caja departamental
- Arqueo de fondo – Impresión física
- Avances o devoluciones de efectivo
- Daily
- Distribución del 10% del servicio
- Lista de asistencia (Personal eventual)
- Presupuesto de eventos
- Relación de comisiones por ventas
- Relación de comisiones Rack
- Relación de Porcentaje de servicio
- Relación de Propinas
- Relación de taxi
XIII. ANEXOS
- No aplica
NOMBRE DEL LABORATORIO O INSTITUTO
PÁG.: 1 de 3 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
CREACIÓN: 30/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING02OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AU
DIT
OR
DE
ING
RES
OS
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DE INGRESOS
INICIOAUDITORÍA NOCTURNA
Imprime del sistema
hotelero el reporte de
las ventas diarias y lo
entrega a la Dirección
General
¿Hay
discrepancias
de información
entre los
sistemas?
Elabora el reporte
“Ventas del Mes” y
coteja la información
del sistema hotelero
contra el sistema
Micros
Elabora el reporte
“Daily” con la
información de ventas
y lo envía a través de
correo electrónico
según las políticas
establecidas
Busca, en el área de
Recepción, los
documentos obtenidos
en la auditoría nocturna
y revisa las novedades
reflejadas
NO
SI
Revisa cada uno de los
cheques de consumo
contra la información
del sistema, verifica y
gestiona la corrección
del error
¿Hay
novedades?
Gestiona la solución de
las mismas e informa al
Auditor Nocturno, a
través de correo
electrónico, las
acciones tomadas
SI
NO
Recibe del área de
Ama de Llaves el
reporte “Sábana de
Ama de llaves” y lo
coteja contra el primer
reporte de
discrepancias del día
Revisa que los
correlativos de las
copias de facturas
estén completos y que
los montos por IVA
coincidan con los
reportes establecidos
¿Hay
diferencias
entre los
reportes?
Informa al Jefe de Ama
de llaves y/o
Recepción a través de
correo electrónico y
gestiona la solución de
la discrepancia
NO
SI
¿Hay
diferencias?
Informa verbalmente el
hallazgo al Analista de
Impuestos para que
tome acciones
correctivas
SI
Entrega al Analista de
Impuestos el “reporte
Z” de las impresoras
fiscales anexándole
las copias de facturas y
reporte “Pago de
Contado”
NO
Recibe, del área de
Recepción y/o A&B, las
facturas a crédito y las
verifica contra los
soportes de estadía del
huésped y el reporte
correspondiente
Entrega las facturas a
crédito al área de
Cuentas por Cobrar
¿Corresponde
con los
soportes de
estadía?
SI
Devuelve facturas a
crédito y solicita a
través de correo
electrónico al Jefe de
Recepción y/o A&B los
soportes faltantes
NO
Revisa que los
cheques de consumo
se encuentren firmados
por los huéspedes y los
coteja contra el reporte
correspondiente
¿Hay
discrepancias?
Informa el hallazgo a
través de correo
electrónico al Jefe de
A&B y Cajeros
departamentales
SI
Recibe de A&B el
presupuesto de
eventos y coteja los
cheques de consumo
correspondientes
¿Hay
discrepancias
entre el
presupuesto y
los cheques?
Informa el hallazgo a
través de correo
electrónico al Jefe de
A&B y Jefe de Ventas
Verifica que se
encuentren en las
tarjetas de registro los
soportes de
preautorización por los
consumos de estadía
NO
SI
¿Hay
inconformidad
con la
preautorización
?
Informa el hallazgo a
través de correo
electrónico al Jefe de
Recepción y Jefe de
A&B
Revisa que los PM / PX
se hayan cerrado
correctamente y
verifica los saldos de
las estadías cortas y
largas
¿Hay
inconformidad
con los PM y/o
PX?
Informa el hallazgo a
través de correo
electrónico al Jefe de
Recepción y solicita
que se realice el abono
o corte de cuenta,
según el que aplique
NO
SI SI
Revisa los cheques de
desayuno incluido,
cotejando que la firma
del huésped coincida
con la tarjeta de
registro
NO¿Hay
discrepancias?
Informa el hallazgo a
través de correo
electrónico al Jefe de
A&B y Jefe de
Recepción
Calcula manualmente
el 10% de servicio de
los cheques de
desayuno incluido y lo
registra en la “Relación
de Porcentaje de
Servicio”
NO
SI
NO
1
PROCESO: IMPUESTOS
PROCESO: CUENTAS POR
COBRAR
PÁG.: 2 de 3 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
CREACIÓN: 30/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING02OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AU
DIT
OR
DE
IN
GR
ES
OS
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DE INGRESOS
1
Elabora la “Relación de
Porcentaje de servicio”
y “Relación de
Propinas” y calcula el
porcentaje de rotura
sobre dichos conceptos
Gestiona con el área
de A&B la distribución
del monto por
porcentaje de servicio y
la aprobación por parte
del Jefe de
Administración
¿Es aprobada
la distribución?
NO
Recibe y entrega la
“Relación de Propinas”
al área de Cuentas por
Pagar y “Relación de
Porcentaje de Servicio”
al área de Nómina.
SI
Recibe de A&B la
solicitud de pago de
“Tiros Del Personal “y
revisa que coincida con
los soportes
¿Hay
inconsistencia
en la solicitud?
Verifica y gestiona la
corrección del error con
el Jefe de A&B, según
corresponda
Elabora un memo
solicitando a Cuentas
por Pagar la gestión
del pago y solicita
aprobación del Jefe de
Administración
SI
NO¿Es aprobada
la solicitud?
Recibe y entrega la
solicitud y soporte de
Tiros del Personal al
área de Cuentas por
pagar para la gestión
de pago
SI
NO
¿Hay
inconsistencia
en la solicitud?
Verifica y gestiona la
corrección del error con
el área de Recepción
según corresponda
Gestiona la aprobación
de la solicitud de
reintegro por parte del
Jefe de Administración
¿Es aprobada
la solicitud?
Recibe y entrega
solicitud de reintegro al
área de Cuentas Por
Pagar
NO
SI
NO
SI
Recibe la relación de
taxis con la factura del
prestador del servicio y
verifica que coincidan
con los soportes
correspondientes
¿Hay
discrepancias
entre la factura
y lo soportes?
Entrega solicitud de
pago de taxi con sus
soportes al Jefe de
Administración para su
aprobación
Solicita al servicio de
taxis que corrobore la
información y devuelve
la factura para su
corrección
¿Es aprobada
la solicitud?
SI
NO
NO
SI
Verifica que los tiques
de Valet Parking, junto
a su factura,
correspondan a la
cantidad reflejada en el
reporte del sistema
hotelero
Realiza la gestión para
el descuento del tique
faltante al personal
responsable
Recibe y verifica la
“Relación de
comisiones Rack”
contra el reporte de
tarifas Rack del
sistema hotelero
¿Hay
discrepancias?
SI
NO¿Hay
discrepancias?
Informa a través de
correo electrónico al
área de recepción y
gestiona la solución del
error
Gestiona la aprobación
de la solicitud de pago
por comisiones Rack
con el Jefe de
Administración
¿Es aprobada
la solicitud?NO
SI
NO
Recibe y entrega
“Relación de
comisiones Rack” al
área de Nómina para el
pago correspondiente
SI
Recibe la “Relación de
comisiones por ventas”
y verifica que
correspondan con las
ventas corporativas
indicadas el reporte del
sistema hotelero
2
Recibe de Recepción
la “Solicitud de
Reintegro” y verifica
que correspondan con
sus soportes
3
Recibe y entrega la
factura del prestador
de servicio de taxi a
Cuentas por Pagar
para la emisión del
pago
Verifica con el área de
A&B el error y realiza la
corrección según
corresponda
PROCESO: CUENTAS POR
PAGAR
PROCESO: VARIACIONES DE
NÓMINAPROCESO:
CUENTAS POR PAGAR
PROCESO: CUENTAS POR
PAGAR
PROCESO: CUENTAS POR
PAGAR
PROCESO: VARIACIONES DE
NÓMINA
PÁG.: 3 de 3 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
CREACIÓN: 30/10/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING02OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AU
DIT
OR
DE
ING
RES
OS
PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DE INGRESOS
2
Gestiona la aprobación
de la solicitud de pago
por comisiones de
ventas con el Jefe de
Administración
¿Es aprobada
la solicitud?
Recibe y entrega
“Relación de
comisiones” por ventas
al área de Nómina para
el pago
correspondiente
SI¿Hay
discrepancias?
Verifica y gestiona la
corrección del error con
el área de Ventas
según corresponda
SI
NO
NO
Ejecuta arqueos de
caja departamentales
verificando los
movimientos de cajeros
contra la existencia en
físico de la caja
correspondiente
¿Hay
discrepancias?
Solicita la reposición
del faltante al cajero
responsable o manda a
retirar el excedente de
la caja, según el que
aplique
Toma los
comprobantes
originales de avances o
devoluciones de
efectivo y elabora el
reporte “Arqueo de caja
departamental”
SI
NO
Imprime y archiva
comprobante “Arqueo
de Fondo” de caja
principal
REGISTRO CONTABLE
AUDITORÍA DE INGRESOS
FIN
3
Realiza arqueo de caja
principal en el sistema
contable verificando
que los saldos de la
misma correspondan al
fondo establecido
¿Hay
discrepancias?
Solicita la reposición
del faltante al cajero
principal o manda a
retirar el excedente de
la caja, según el que
aplique
SI
NO
Entrega copia del
reporte “Arqueo de caja
departamental” con sus
soportes al Jefe de
Área correspondiente y
archivo los originales
PROCESO: VARIACIONES DE
NÓMINA
PÁG.: 1 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos a seguir por el Auditor de Ingresos para efectuar el registro contable de las
cuentas de auditoría de ingresos, con el fin de llevar a cabo tanto la revisión y cuadre de las mismas
como la solución y seguimiento de las diferencias evidenciadas.
II. ALCANCE
Las disposiciones y procedimientos contenidos en el presente manual son aplicables a los
trabajadores, contratados, gerentes y directivos de la Empresa, que de cualquier forma puedan
contribuir en la ejecución del registro contable de las cuentas correspondientes a auditoría de
ingresos.
III. BASE LEGAL
- INDEPABIS (Sistema unido de registro): Resolución Conjunta de los Ministerios del Poder
Popular para el Comercio, para la Alimentación, para la Salud, de Industrias y para el Turismo.
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 39.922 de fecha 15 de mayo de 2012.
- CÓDIGO DE COMERCIO: Gaceta extraordinaria N° 475 del 21 de diciembre de 1955.
IV. REFERENCIAS
- Manual de Procedimiento: Auditoría de Ingresos.
- Proceso: Recepción.
V. GLOSARIO
AVANCES DE EFECTIVO Es el monto en efectivo otorgado a crédito al huésped, con base en lo establecido por la Dirección General, con el cobro de una comisión sobre el mismo.
PORCENTAJE DE ROTURA
Es el descuento realizado sobre el porcentaje de servicio y la propina, con el fin de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.
PORCENTAJE (%) DE SERVICIO
Corresponde al 10% del monto sobre el consumo realizado por el huésped en A&B.
PROPINA Agasajo adicional al precio convenido, que como muestra de satisfacción otorga el huésped por algún servicio.
PÁG.: 2 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
VI. POLÍTICAS
1. De los Asientos Contables
1.1. Todo comprobante contable (asiento contable), en relación a la auditoría de ingresos, debe
ser identificado a través de un correlativo de diez (10) dígitos.
Ej.
1.2. Diariamente el Auditor de Ingresos debe generar los asientos contables de auditoría
correspondientes a: ventas, cargos a huéspedes, cuentas por cobrar, ajustes e IVA,
sobrantes y faltantes.
1.3. Todos los días quince (15) y últimos de cada mes el Auditor de Ingresos debe registrar los
asientos contables correspondientes a: porcentaje de rotura y porcentaje por desayunos
incluidos.
1.4. A todo asiento contable por ajustes y correcciones se le debe adjuntar los soportes de la
transacción autorizada, recibidos previamente del Auditor Nocturno, en los casos que haya
un ajuste y/o corrección.
2. De los Sobrantes y/o Faltantes
2.1. Cada tarde el Auditor de Ingresos debe recibir del Cajero Principal la “Relación de cajero”.
2.2. Todo sobrante y/o faltante que se genere debe ser registrado en la cuenta 112407 (Sobrante
y faltante), al final de cada mes según el saldo de dicha cuenta este será reclasificado a
discreción del Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración.
2.3. Todo sobrante y/o faltante que se refleje en el asiento contable debe ser investigado por el
Auditor de Ingresos el día de su detección, con el fin de encontrar la falla y solicitar al
responsable su corrección.
2.4. Todo faltante debe ser repuesto por el responsable según los siguientes parámetros:
Faltante de efectivo: dentro de las próximas cuarenta y ocho (48) horas a su detección.
Faltante según otras formas de pago: dentro de las próximas setenta y dos (72) horas a
su detección.
Nota: El Auditor de Ingresos debe darle seguimiento a través de la “Relación de
sobrantes y faltantes”.
Cuenta Mes N/A Correlativo
V T A 0 5 0 0 0 1 5
PÁG.: 3 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
2.5. Todo faltante que no haya sido corregido según los parámetros establecidos será solventado
a través de una solicitud de descuento a empleados, posterior a la revisión del caso y debida
aprobación realizada por el Jefe de Administración.
2.6. Todo descuento por faltante será tramitado mediante un comprobante de descuento, el cual
debe estar firmado por el Auditor de Ingresos, el Trabajador, el Jefe del Área y el Jefe de
Administración.
2.7. Todo descuento por faltante debe ser registrado en un asiento manual, reclasificando o
llevando a la cuenta “Descuento Empleados” dicho monto, según el que corresponda.
Posterior a ello el Auditor de Ingresos entregará el comprobante de descuento al Jefe de
Recursos Humanos.
3. Del Análisis de Cuentas
3.1. La última semana de cada mes el Auditor de Ingresos debe revisar, en conjunto con el Jefe
de Administración, las cuentas correspondientes a: ingresos por facturar, huésped, ciudad,
depósitos por reserva, propina, porcentaje de servicio, taxi, sobrantes y faltantes, puente
huésped, porcentaje de rotura, reintegro, avance a huéspedes, tiros y empleados.
3.2. A todas las cuentas analizadas se les debe adjuntar los soportes y reportes que apliquen, las
mismas estarán organizadas con la portada “Análisis de Cuenta”.
VII. RESPONSABILIDADES
1. Del Cajero Principal
1.1. Entregar diariamente la “Relación de Cajero” al Auditor de Ingresos.
2. Del Auditor de Ingresos
2.1. Gestionar cualquier información necesaria para el registro de los asientos contables de la
auditoría de ingresos.
2.2. Registrar diariamente los asientos contables de la auditoría de ingresos.
2.3. Validar cualquier discrepancia evidenciada en la contabilidad y solicitar su corrección a
través de las diferentes unidades responsables.
2.4. Soportar cada uno de los asientos contables con su respectivo reporte.
2.5. Dar seguimiento constante a las discrepancias encontradas durante el mes con el fin de
tomar las acciones apropiadas.
PÁG.: 4 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
2.6. Analizar mensualmente las cuentas contables asignadas y validar la corrección de
discrepancias.
2.7. Reportar al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración cualquier incidencia de gran
importancia que involucre a las actividades antes descritas.
3. Del Supervisor de Contabilidad/Jefe de Administración
3.1. Recibir los asientos contables con sus soportes diariamente.
3.2. Recibir los análisis de cuentas con sus soportes mensualmente.
3.3. Atender cualquier incidencia reportada por el Auditor de Ingresos.
VIII. MATERIALES, EQUIPOS, SISTEMA
- Materiales de oficina, computador, impresora, sistema hotelero, sistema contable.
IX. REGULARIDAD DE EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
- Registro contable: Diario.
- Análisis de cuentas: Mensual.
X. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
AUDITOR DE INGRESOS
1. Genera en el sistema los asientos contables automáticos y les coloca el correlativo correspondiente.
2. Imprime y coteja que los totales de los asientos contables sean iguales a los reflejados en el reporte del sistema hotelero con dicha información.
Asiento: Check Out del día Reporte: Ledger TRX Code
whit folio; Asiento: Cargos del día Reporte: Trial Balance;
Asiento: Ajustes del día/IVA; Reporte: Trial Balance,
Journal By Cashier pagos; Asiento: Cuentas por Cobrar
comerciales Reporte: Trial Balance –
Impresión física
2.1. Si hay discrepancias: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error y solicita la corrección de los mismos al encargado del área correspondiente.
PÁG.: 5 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
3. Recibe del Cajero Principal la “Relación de Cajero” en formato digital.
4. Transcribe la información cargada en el sistema, en relación a los sobrantes y faltantes, a un archivo Microsoft Excel.
5. Coteja los movimientos de cada cajero, reflejados en la “Relación de Cajero”, contra sus totales, ubicados en la “Relación Sobrantes Y Faltantes Diario”.
5.1. Si no corresponde: Detalla cada una de las transacciones hasta ubicar el error, solicita la corrección de los mismos al encargado de área correspondiente y coloca la observación en la “Relación de Sobrantes Y Faltantes Diario” y “Relación de Sobrantes Y Faltantes Mensual”.
6. Registra el asiento contable donde refleja los sobrantes y faltantes, cuentas por cobrar, retenciones, IVA, ISLR, reintegro, depósitos por futuras reservas y coteja que corresponda el debe versus el haber.
6.1. Si no corresponde: Regresa a la actividad N° 5.
7. Genera el asiento contable de sobrantes y faltantes con la información del Asiento “Día-Mes” y le coloca el correlativo correspondiente.
8. Imprime el asiento contable y le adjunta la “Relación de Sobrantes y Faltantes Diario” junto a los soportes de autorización que avalan dicha transacción.
Asiento contable sobrantes y faltantes; relación de
sobrantes y faltantes diario; soportes de autorización –
Impresión física
9. Elabora manualmente el asiento contable de la cuenta “Empleados” colocándole el correlativo correspondiente, lo imprime y le anexa copia de los comprobantes de descuento firmados.
Asiento contable Empleados; Comprobante de descuento –
Impresión física
10. Registra manualmente los asientos contables correspondientes a “Porcentaje de Rotura” y “Porcentaje por Desayunos Incluidos”; extrayendo la información de la relación “Porcentaje de Servicios”, les coloca el correlativo correspondiente y los imprime.
Asiento contable Porcentaje de rotura; Porcentaje por
desayunos incluidos; Relación Porcentaje de Servicios –
Impresión física
11. Entrega al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración los asientos contables impresos, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas.
Supervisor de Contabilidad o
Jefe de Administración –
Asiento: Check Out del día Reporte: Ledger TRX Code
whit folio;
PÁG.: 6 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Asiento: Cargos del día Reporte: Trial Balance;
Asiento: Ajustes del día/IVA
Reporte: Trial Balance, Journal By Cashier pagos;
Asiento: Sobrantes y faltantes, Soporte: relación de sobrantes y faltantes diario, soportes de
autorización;
Asiento: Empleados Soporte: Comprobante de descuento;
Asiento: Porcentaje de rotura
Soporte: Porcentaje por desayunos incluidos; Relación
Porcentaje de Servicios
– Entrega física
SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
12. Recibe los asientos contables generados, junto a los reportes y soportes que apliquen de las transacciones realizadas en el día.
AUDITOR DE INGRESOS
13. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Ingresos por Facturar”.
13.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el saldo del sistema hotelero y corrige el error. Regresa a la actividad N° 13.
13.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Ingresos por facturar; Reporte: Guest Ledger Detail (Cargos) –
Impresión física
14. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Huésped”.
14.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N° 14.
14.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Huésped; Reporte: Trial Balance, Guest
Ledger Detail – Impresión física
15. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Ciudad”.
15.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día, lo coteja contra el reporte correspondiente y corrige el error. Regresa a la actividad N° 15.
15.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Ciudad; Reporte: Trial Balance, Aging
summary of all accounts – Impresión física
PÁG.: 7 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
16. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Porcentaje de Servicio”.
16.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Porcentaje de Servicio”, lo coteja contra el asiento de nómina y corrige el error. Regresa a la actividad N° 16.
16.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Porcentaje de servicio; Nómina – Impresión
física
17. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Propinas”.
17.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Propinas”, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N° 17.
17.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Propinas; Cuenta por pagar – Impresión
física
18. Revisa y justifica el saldo de la cuenta Taxi.
18.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Taxi”, lo coteja contra la cuenta por pagar y corrige el error. Regresa a la actividad N° 18.
18.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Taxi; Soportes: Relación de Taxi,
Cuenta por Pagar – Impresión física
19. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Reserva de Habitaciones”.
19.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables “Reserva de Habitaciones”, lo coteja contra el reporte del sistema hotelero que refleja los ingresos por depósito y corrige el error. Regresa a la actividad N° 19.
19.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Reserva de habitaciones; Reporte: Deposit
Ledger – Impresión física
20. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Puente Huésped”, la cual debe estar en cero (0).
20.1. Si no está en cero (0): Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Puente Huésped”, lo coteja contra los asientos de “Sobrantes y Faltantes” y “Depósito Bancario”. Gestiona con el área de Caja Principal el registro del monto en la cuenta que aplique, según sea el caso. Regresa a la actividad N° 20.
PÁG.: 8 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
AUDITOR DE INGRESOS
20.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Puente Huésped – Impresión física
21. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Porcentaje de Rotura”.
21.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Porcentaje de Rotura”, lo coteja contra la relación “Porcentaje de Servicio” y corrige el error. Regresa a la actividad N° 21.
21.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Rotura; Relación: Porcentaje de
servicio – Impresión física
22. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Reintegro”.
22.1. Si no corresponde: Revisa el registro día por día de los asientos contables de “Reintegro”, lo coteja contra los soportes de “Cuentas por Pagar” y corrige el error. Regresa a la actividad N° 22.
22.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Reintegro; Cuenta por pagar: Reintegro a huéspedes – Impresión física
23. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Avance a Huésped”.
23.1. Si no corresponde: Verifica con el área de Recepción y Caja Principal la discrepancia y gestiona que se solucione la misma. Realiza la actividad N° 23.
23.2. Si corresponde: Imprime el mayor analítico de la cuenta y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Avance a huésped – Impresión física
24. Revisa y justifica el saldo de la cuenta “Sobrantes y Faltantes”.
25. Imprime el mayor analítico de la cuenta “Sobrantes y Faltantes” y le adjunta los soportes de revisión.
Mayor Analítico: Sobrantes y Faltantes; Soportes: Relación
de Sobrantes y Faltantes Mensual,
Comportamiento de Cajero Mensual – Impresión física
26. Elabora las portadas “Análisis de Cuenta” y las anexa al mayor analítico de cada cuenta junto a sus reportes y soportes, según corresponda.
Portada: Análisis De Cuenta – Impresión física
27. Firma y entrega los análisis de cuenta al Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración.
Supervisor de Contabilidad o Jefe de Administración –
Mayor Analítico: Ingresos por
facturar Reporte: Guest Ledger Detail
(Cargos);
PÁG.: 9 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
RESPONSABLE 1. N
° ACTIVIDAD
DOCUMENTO DE SALIDA
Mayor Analítico: Huésped Reporte: Trial Balance, Guest
Ledger Detail
Mayor Analítico: Ciudad Reporte: Trial Balance, Aging
summary of all accounts
Mayor Analítico: Porcentaje de servicio; Nómina
Mayor Analítico: Propinas
Cuenta por pagar
Mayor Analítico: Taxi Soportes: Relación de Taxi,
Cuenta por Pagar
Mayor Analítico: Reserva de habitaciones
Reporte: Deposit Ledger
Mayor Analítico: Puente Huésped
Mayor Analítico: Rotura Relación: Porcentaje de
servicio
Mayor Analítico: Reintegro Cuenta por pagar: Reintegro a
huéspedes
Mayor Analítico: Avance a huésped
Mayor Analítico: Sobrantes y
Faltantes Soportes: Relación de Sobrantes y Faltantes
Mensual, Comportamiento de Cajero
Mensual
– Entrega física
SUPERVISOR DE CONTABILIDAD O
JEFE DE ADMINISTRACIÓN
28. Recibe los análisis de cuenta con sus respectivos soportes.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PÁG.: 10 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
XI. REGISTROS DE SALIDA
1. Reportes
- Aging summary of all accounts – Impresión y entrega física
- Asiento contable Ajustes del día/IVA – Impresión y entrega física
- Asiento contable Cargos del día – Impresión y entrega física
- Asiento contable Check Out del día – Impresión y entrega física
- Asiento contable Empleados – Impresión y entrega física
- Asiento contable Porcentaje de rotura – Impresión y entrega física
- Asiento contable sobrantes y faltantes – Impresión y entrega física
- Cuenta por pagar: Reintegro a huéspedes – Impresión y entrega física
- Deposit Ledger – Impresión y entrega física
- Guest Ledger Detail – Impresión y entrega física
- Journal By Cashier pagos – Impresión y entrega física
- Ledger TRX Code whit folio – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Avance a huésped – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Ciudad – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Huésped – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Ingresos por facturar – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Propinas – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Puente Huésped – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Reintegro – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Reserva de habitaciones – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Rotura – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Sobrantes y Faltantes – Impresión y entrega física
- Mayor Analítico: Taxi – Impresión y entrega física
- Porcentaje por desayunos incluidos – Impresión y entrega física
- Trial Balance – Impresión y entrega física
2. Formularios
- Análisis de cuenta – Impresión y entrega física
- Comportamiento de Cajero Mensual – Impresión y entrega física
PÁG.: 11 de 11 CAP.: III
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHA: 17/07/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: PROING03OAUDV00
REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INGRESOS
- Comprobante de descuento – Impresión y entrega física
- Relación de sobrantes y faltantes diario – Impresión y entrega física
- Relación de Sobrantes y Faltantes Mensual – Impresión y entrega física
- Relación de Taxi – Impresión y entrega física
- Relación Porcentaje de servicio – Impresión y entrega física
- Soportes de autorizaciones (Sobrantes y faltantes) – Impresión y entrega física
XII. FORMULARIOS Y REPORTES
1. Reportes
- Trial Balance
- Aging summary of all accounts
- Deposit Ledger
- Guest Ledger Detail
- Journal By Cashier pagos
- Ledger TRX Code whit folio
2. Formularios
- Análisis de cuenta
- Comportamiento de Cajero Mensual
- Comprobante de descuento
- Relación de sobrantes y faltantes diario
- Relación de Sobrantes y Faltantes mensual
- Relación de Taxi
- Relación Porcentaje de servicio
XIII. ANEXOS
- No aplica
NOMBRE DEL LABORATORIO O INSTITUTO
PÁG.: 1 de 1 CAP.: III
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
PROCEDIMIENTO
CREACIÓN: 04/11/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FLUING03OAUDV00
INGRESOS
PROCESO DE AUDITORÍA
AU
DIT
OR
DE
IN
GR
ES
OS
PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE AUDITORÍA DE INGRESOS
INICIOAUDITORÍA DE
INGRESOS
Genera en el sistema
los asientos contables
automáticos y les
coloca el correlativo
correspondiente
¿Hay
discrepancias
entre el sistema
contable y el
hotelero?
Recibe del Cajero
Principal la “Relación
de Cajero” en formato
digital
NO
SI
Detalla cada una de las
transacciones hasta
ubicar el error y solicita
la corrección de los
mismos al encargado
del área
correspondiente
Imprime y coteja que
los totales de los
asientos contables
sean iguales a los
reflejados en el reporte
del sistema hotelero
con dicha información
Transcribe la
información cargada en
el sistema, en relación
a los sobrantes y
faltantes, a un archivo
Microsoft Excel
Coteja los movimientos
de cada cajero,
reflejados en la
“Relación de Cajero”,
contra la “Relación
Sobrantes Y Faltantes
Diario”
¿Hay
discrepancias?
Registra el asiento
contable reflejando los
sobrantes y faltantes,
cuentas por cobrar,
retenciones, IVA, ISLR,
reintegro y depósitos
por futuras reservas
Gestiona la corrección
del error; coloca la
observación en la
“Relación de Sobrantes
Y Faltantes Diario” y
“Relación de Sobrantes
Y Faltantes Mensual”
SI
NO
Coteja que
corresponda el debe
versus el haber de los
asientos contables
registrados
¿Hay
diferencias?
A
SI
Genera el asiento
contable de sobrantes
y faltantes con la
información del Asiento
“Día-Mes” y le coloca el
correlativo
correspondiente
A
NO
Imprime el asiento
contable y le adjunta la
“Relación de Sobrantes
y Faltantes Diario”
junto a los soportes de
autorización
Elabora manualmente
el asiento contable de
la cuenta “Empleados”
lo imprime y le anexa
copia de los
comprobantes de
descuento firmados
Registra manualmente
los asientos contables
correspondientes a
“Porcentaje de Rotura”
y “Porcentaje por
Desayunos Incluidos
Entrega al Supervisor
de Contabilidad o Jefe
de Administración los
asientos contables
impresos junto a los
reportes y soportes de
las transacciones
¿Corresponde
el análisis de
cuenta
mensual?
Revisa y justifica el
saldo de las cuentas
asignadas al Auditor de
Ingresos
SI
¿Hay
discrepancias
entre saldos?
Revisa el registro día
por día de la cuenta, lo
coteja contra el saldo
del sistema hotelero o
reporte
correspondiente y
corrige el error
Imprime el mayor
analítico de la cuenta y
le adjunta los soportes
de revisión
Elabora las portadas
“Análisis de Cuenta” y
las anexa al mayor
analítico de cada
cuenta junto a sus
reportes y soportes,
según corresponda
Firma y entrega los
análisis de cuenta al
Supervisor de
Contabilidad o Jefe de
Administración
FIN
SI
NO
BNO
B
INGRESOS
Capítulo IV
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 11/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING01OAUDV00
REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
Lado anverso del formulario
Leyenda Anterior Actual Total
A 0 0
B 0 0
C 0 0
D 0 0
E 0 0
F 0 0
G 0 0
H 0 0
I 0 0
K 0 0
Total de incidencias 0
PUNTOS DE VENTA
0
Habitación Cajero
0
Habitación Huésped Tarifa Cajero
0
Habitación Huésped Ama de llaves Recepción
0
Tipo
AUTORIZACIONES SIN ANULAR
Otros
Puntos de Venta
Postings Masters (PM/PX)
Cargos manuales
Tipo
Servicio de Taxi / Valet Parking
Autorizaciones sin Reversar
Diferencias de Tarifas
Total de incidencias
REPORTE HISTÓRICO DE INCIDENCIAS
Tipo
Impresoras fiscales
Movimientos de cajeros
Observaciones
Fecha de elaboración:
DIFERENCIAS DE TARIFAS
Total de incidencias
Discrepancia en Habitaciones
Huésped
Total de incidencias
IMPRESORAS FISCALES
Total de incidencias
DISCREPANCIA EN HABITACIONES
Observaciones
Observaciones
Observaciones
Observaciones
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
A B C D E F G H I K
Nú
me
ro d
e In
cid
en
cia
s
TIPO
REPORTE HISTÓRICO DE INCIDENCIAS
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 11/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING01OAUDV00
REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
Lado reverso del formulario
Cajero Habitación
0
Número Nombre Fecha C-O
0
Habitación Huésped Cargo Cajero
0
Habitación Huésped Cajero
0
Habitación Huésped Cajero
0
0
0
#¡DIV/0!
0
Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha:
MOVIMIENTOS DE CAJERO
CARGOS MANUALES
Huéspedes en casa
Observaciones
Total de incidencias
VALET PARKING
Observaciones
Total de incidencias
Hab. Complimentary
Hab. House Use
Ocupación
Tarifa promedio
Walk in
Habitaciones disponibles para la venta
Habitaciones fuera de orden
Salidas esperadas
FIRMA
Auditor Nocturno
FIRMA
Jefe de Recepción
Resumen Auditoría Nocturna
Total de incidencias
Total habitaciones sin vender
Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden
Habitaciones ocupadas
No show
Reservaciones canceladas
Llegadas esperadas
Habitaciones fuera de servicio
Observaciones
POSTINGS MASTER (PM / PX)
Total de incidencias
OBSERVACIONES ADICIONALES
Total de incidencias
Observaciones
SERVICIOS DE TAXI
Total de incidencias
Huésped Observaciones
PÁG.: 1 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 02/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING01OAUDV00
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING01OAUDV00
Título del Formulario Reporte de Auditoría Nocturna.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos.
Objetivo Reflejar los hallazgos evidenciados durante la auditoría nocturna en relación a los procesos involucrados en la obtención de ingresos.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de Elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
Total de Incidencias Campo inactivo que totaliza en todas las secciones el número de incidencias presentadas.
A. Sección - Reporte histórico de incidencias
Leyenda Campo predeterminado e inactivo que clasifica alfabéticamente cada uno de los aspectos sujetos a revisión en la auditoría nocturna.
Tipo Campo predeterminado donde se especifican los aspectos sujetos a revisión en la auditoría nocturna.
Anterior
Ingrese los datos correspondientes a la totalidad de incidencias registradas en la auditoría nocturna inmediatamente anterior. La misma se encuentra reflejada en la columna Total de dicho formulario.
Actual Campo inactivo que cuantifica la cantidad incidencias por tipo.
Total Campo inactivo que refleja la totalidad de incidencias hasta la fecha.
B. Sección - Impresoras fiscales
Tipo Ingrese el tipo de impresora fiscal identificándola con su código correspondiente.
Ej.: EOC0000232.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las impresoras fiscales.
C. Sección - Puntos de venta
Tipo
Ingrese la identificación del punto de venta, ya sea físico o virtual, indicando el nombre del banco o plataforma que lo sostiene, respectivamente.
Ej.: Banesco, Megasoft, Emidas, Mercantil.
Observaciones
Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los puntos de venta.
PÁG.: 2 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 02/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING01OAUDV00
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
D. Sección - Autorizaciones sin anular
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped que preautoriza los consumos.
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción y es responsable de anularla.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las autorizaciones que no se han anulado.
E. Sección - Diferencias en tarifas
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped al cual se le vendió la habitación.
Tarifa Ingrese el precio de la habitación según el tarifario autorizado por el área de Ventas.
Cajeros Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las diferencias en tarifas y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.
F. Sección - Discrepancias en habitaciones
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped que aparece como ocupante de la habitación, en los casos que aplique.
Ama de llaves Ingrese el número de habitación que indica el reporte de discrepancias emitido por el área de Ama de llaves.
Recepción Ingrese el número de habitación que indica el reporte de discrepancias del sistema hotelero.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a las discrepancias en habitaciones.
G. Sección - Movimientos de cajeros
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la transacción del cajero.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los movimientos de cajeros y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.
H. Sección - Postings Master (PM / PX)
Número Ingrese el número correspondiente al Postings Master (PM/PX) según clasificación previa.
PÁG.: 3 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 02/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING01OAUDV00
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
Nombre Ingrese el nombre del Postings Master (PM/PX).
Fecha de C-O Ingrese la fecha correspondiente al Check Out del huésped según la información reflejada en el sistema hotelero.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación al cierre de los Postings Master (PM/PX) según las políticas establecidas.
I. Sección - Cargos manuales
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la transacción del cajero.
Cargo Ingrese el monto del cargo realizado manualmente en sistema.
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional ya sea, para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los cargos manuales y/o reflejar quien autoriza variantes en el procedimiento establecido.
J. Sección - Servicios de taxi
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado al servicio brindado.
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los servicios de taxis brindados.
K. Sección - Valet Parking
Habitación Ingrese el número de habitación ocupada por el huésped.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado al servicio brindado.
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero que realiza la transacción.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los servicios de Valet Parking brindados.
L. Sección - Observaciones
Observaciones adicionales
Indique cualquier información adicional que no se encuentre contemplada en las secciones antes descritas.
M. Sección - Resumen de auditoría
Llegadas esperadas Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Arrival Rooms).
Salidas esperadas Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Departure Rooms).
Huéspedes en casa Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total in House Persons).
Hab. Disponibles para la venta
Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total Rooms in Hotel).
PÁG.: 4 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 02/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING01OAUDV00
FORMULARIO: REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA
INGRESOS
Habitaciones fuera de orden
Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Out of Order Rooms).
Habitaciones fuera de servicio
Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Out of Service Rooms).
Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden
Campo inactivo que cuantifica el “Total de Habitaciones” menos “Habitaciones Fuera de Orden”.
Habitaciones ocupadas
Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Rooms occupied).
Total habitaciones sin vender
Campo inactivo que cuantifica “Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden” menos “Habitaciones ocupadas”.
Hab. Complimentary Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Complimentary Rooms).
Hab. House Use Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (House Use Rooms).
Ocupación Campo inactivo que determina el porcentaje de ocupación dividiendo “Hab. disponibles menos Hab. fuera de orden” entre “Habitaciones ocupadas”.
Tarifa promedio Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (ADR).
Walk in Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Walk In Rooms).
No show Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (No Show Rooms).
Reservaciones canceladas
Ingrese los datos reflejados en el reporte del sistema hotelero a través del “Manager Report” (Cancelled reservations made today).
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 11/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING02OAUDV00
REMISIÓN DE DOCUMENTOS
INGRESOS
Fecha de elaboración:
CANT. FECHA TIPO N° DE DOCUMENTO HUÉSPED
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
0
Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha:
Total documentos entregados:
FIRMA FIRMA
Auditor de IngresosAuditor Nocturno
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 02/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING02OAUDV00
FORMULARIO: REMISIÓN DE DOCUMENTOS
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING02OAUDV00
Título del Formulario Remisión de documentos.
Elaboración Completar la información directamente desde la computadora y posteriormente imprimir para realizar entrega al Auditor de Ingresos.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el Auditor de Ingresos.
Objetivo Remitir aquellos documentos adicionales evidenciados en la auditoría nocturna para su disposición y almacenaje.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
CANT. Campo predeterminado que numera la cantidad de documentos registrados en el formulario.
Fecha Ingrese la fecha correspondiente a la emisión del documento.
Tipo Indique el tipo de documento registrado en el formulario.
Ej. Comprobante, carta de autorización, etcétera.
N° de documento Ingrese el número o código de identificación del documento.
Huésped Ingrese el primer nombre y apellido del huésped relacionado a la emisión del documento, en los casos que aplique.
Total de documentos entregados
Campo inactivo, el cual cuantifica el número de documentos registrados para su remisión.
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 13/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING03OAUDV00
ANÁLISIS DE CUENTA
INGRESOS
OBSERVACIONES
REALIZADO REVISADO APROBADO
Auditor de Ingresos Supervisor de Contabilidad
Jefe de Contabilidad
Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha: Fecha:
NOMBRE DE LA CUENTA:
CÓGIGO DE LA CUENTA:
FECHA:
SALDO SEGÚN
SALDO SEGÚN
DIFERENCIA:
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING03OAUDV00
FORMULARIO: ANÁLISIS DE CUENTA
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING03OAUDV00
Título del Formulario Análisis de cuenta.
Elaboración
Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para realizar entrega, junto a los análisis de las cuentas de auditoría de
ingresos, al Supervisor de Contabilidad.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad.
Objetivo Reflejar los hallazgos evidenciados a partir del análisis de las cuentas contables de auditoría de ingresos.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
A. Sección - Análisis de cuenta
Nombre de la cuenta Ingrese el nombre de la cuenta contable sujeta al análisis.
Código de la cuenta Ingrese el código de la cuenta contable.
Fecha Ingrese el periodo de tiempo analizado en formato DD-MM-AAAA.
Ej.: Del 01-08-2013 hasta el 31-08-2013.
Saldo según (1) Ingrese el nombre y saldo del sistema contable.
Saldo según (2) Ingrese el nombre y saldo del sistema hotelero.
Diferencia Ingrese la diferencia entre el Saldo (1) y el Saldo (2).
Observaciones
Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación al análisis de las cuentas y justificaciones a las que hubiere lugar.
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 13/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING04OAUDV00
ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL
INGRESOS
Fecha de elaboración
Área: Cajero
Caja N°: Código
Denominación Cantidad Total Bs.
100,00 0,00
50,00 0,00
20,00 0,00
10,00 0,00
5,00 0,00
2,00 0,00
Total Billetes 0 0,00
Denominación Cantidad Total Bs.
1,00 0,00
0,50 0,00
0,25 0,00
0,125
0,10 0,00
0,05 0,00
Total Monedas 0 0,00
Fecha Número Monto
0,00
Fecha Número Monto
0,00
Total Gastos 0,00
Total Efectivo 0,00
Total General 0,00
Fondo de Caja
Sobrantes / Faltante 0,00
FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA FIRMA
Cajero Testigo Auditor de Ingresos Jefe de ÁreaJefe de
Contabilidad
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
Concepto
0
Billetes (Bs)
Monedas (Bs)
Vales abiertos
Total avances y devoluciones
Concepto
OBSERVACIONES
Total vales abiertos
Avances y devoluciones
0
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING04OAUDV00
FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING04OAUDV00
Título del Formulario Arqueo de caja departamental.
Elaboración
Completar la información directamente desde el computador, imprimir y sacar
copia para entregar como acuse de recibo al Jefe del área que ha sido sujeta a
la verificación.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Dos (02) ejemplares, uno para soportar la auditoría realizada y otro para
entregarlo al Jefe del área que ha sido sujeta a la verificación.
Objetivo Dejar soporte de la verificación aleatoria realizada al fondo asignado a las cajas de las diferentes áreas.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
Área Ingrese el nombre del área que será sujeta a la verificación.
Caja N° Ingrese el N° de caja a la que se le realizará el arqueo de fondo.
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido del cajero responsable del fondo según el turno laboral.
Código Ingrese el código de identificación del cajero.
A. Sección - Billetes
Denominación Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial.
Cantidad Ingrese, en números, la totalidad en caja de los billetes correspondientes a la denominación señalada.
Total Bs. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en billetes por denominación.
Total Campo inactivo que totaliza la cantidad de billetes en caja y el monto global de estos.
B. Sección - Monedas
Denominación Campo predeterminado e inactivo que indica los valores de la moneda oficial.
Cantidad Ingrese, en números, la totalidad en caja de las monedas correspondientes a la denominación señalada.
Total Bs. Campo inactivo que totaliza el monto recaudado en monedas por denominación.
Total Monedas Campo inactivo que totaliza la cantidad de monedas en caja y el monto global de estas.
C. Sección - Vales abiertos
Fecha Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizada la apertura del vale.
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING04OAUDV00
FORMULARIO: ARQUEO DE CAJA DEPARTAMENTAL
INGRESOS
Número Ingrese el correlativo del vale.
Concepto Ingrese las razones descritas en el vale para su apertura.
Monto Indique el monto por el cual fue abierto el vale.
Total vales abiertos Campo inactivo que cuantifica la cantidad de vales abiertos evidenciados en el arqueo de caja.
D. Sección - Avances y devoluciones
Fecha Ingrese en formato DD-MM-AAAA la fecha en que fue realizado el avance y/o la devolución.
Número Ingrese el correlativo del comprobante de avance o devolución.
Concepto Ingrese las razones de emisión descritas en el comprobante correspondiente.
Monto Indique el monto por el cual fue realizado el avance y/o la devolución.
Total avances y
devoluciones
Campo inactivo que cuantifica la cantidad de comprobantes, por concepto de avances y devoluciones, evidenciados en el arqueo de caja.
E. Sección - Detalle de arqueo de caja
Total gastos Campo inactivo que totaliza las salidas de dinero a través de vales, avances y/o devoluciones de dinero.
Total efectivo Campo inactivo que totaliza la cantidad de dinero en efectivo presente en la caja al momento del arqueo de fondo de caja.
Total general Campo inactivo que totaliza los gastos más el efectivo en caja.
Fondo de caja Ingrese el fondo de caja asignado previamente a la misma.
Sobrante / Faltante Campo inactivo que resta al total general, el fondo de caja y determina la presencia de sobrante o faltante.
F. Sección - Observaciones
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los hallazgos evidenciados en el arqueo de caja.
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 15/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING05OAUDV00
INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
Fecha de Elaboración:
% OC Estimado
Concepto Total Día Total Mensual (MTD) 1
Habitaciones 0,00 0,00
Ajustes de Habitaciones 0,00 0,00
TOTAL HABITACIONES 0,00 0,00
Alimentos 0,00
Bebidas 0,00
Teléfono - Llamadas Locales 0,00 0,00
Teléfono - LD Internacional - Fax 0,00 0,00
Teléfono - Cargos por Servicios 0,00 0,00
Salones 0,00
Lavandería 0,00
Tiros de Mesoneros 0,00
Otros Ingresos Recepción 0,00
Otros Ingresos AYB 0,00
Otros Ingresos por Cargos de Serv. De AYB 0,00
Ajustes Otros Ingresos 0,00
TOTAL 0,00 0,00
TOTAL GIMNASIO 0,00
TOTAL HOTEL + GIMNASIO 0,00 0,00
Hab. Disponibles para la Venta 0
Hab. Ocupadas 0
Complimentary 0
House Use 0
Hab. Sin Vender 0
Porcentaje de Ocupación #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Huéspedes en Casa 0
Tarifa Media por Habitación #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Tarifa Media por Huéspedes #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Cubiertos 0,00 0,00
Promedio por Cubiertos por Huéspedes en Casa #¡DIV/0!
Promedio por Cubiertos-Alimentos #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Promedio por Cubiertos-Bebidas #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Cubierto por Huésped #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Cubierto por Visitantes #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Cubierto por Desayuno #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Restaurante 0,00
Bar 0,00
Room Service 0,00
Minibar 0,00
Piscina 0,00
Banquetes 0,00
Caney 0,00
Ajustes de Alimentos 0,00
TOTAL ALIMENTOS 0,00 0,00
DíaInforme de Ventas
DíaEstadísticas
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
FECHA: 15/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING05OAUDV00
INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
Restaurante 0,00
Bar 0,00
Room Service 0,00
Minibar 0,00
Piscina 0,00
Banquetes 0,00
Caney 0,00
Ajustes de Bebidas 0,00
TOTAL BEBIDAS 0,00
Restaurante 0
Bar 0
Room Service 0
Minibar 0
Piscina 0
Banquete 0
Caney 0
TOTAL CUBIERTOS HUÉSPEDES 0
Restaurante 0
Bar 0
Room Service 0
Minibar 0
Piscina 0
Banquete 0
Caney 0
TOTAL CUBIERTOS VISITANTES 0
TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS 0
TOTAL CUBIERTOS SEGÚN MICROS 0
Teléfono - Llamadas
Locales y Nacionales
Teléfono - LD
Internacional - Fax
Teléfono - Llamadas
Locales y Nacionales
Teléfono - LD
Internacional - Fax
Teléfono - Cargos por
Servicios
Total teléfono
Total teléfono con %
Diferencia
TOTALIZACIÓN
DISTRIB. DE LLAMADAS
TELEFÓNICAS
VENTAS DE LLAMADAS
TELEFÓNICAS - SISTEMA
HOTELERO
PÁG.: 1 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING05OAUDV00
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING05OAUDV00
Título del Formulario Informe de Ingresos Diarios (Daily).
Elaboración
Completar la información directamente desde el computador y enviar por correo
electrónico al Supervisor de Contabilidad, Jefe de Contabilidad, Supervisor de
Ingresos, Gerente de Operaciones, Área de Costos y Contralor. Posteriormente
guardar registro digital.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Según requerimientos del área de Ingresos.
Objetivo Cotejar la información obtenida en relación a las ventas diarias y evaluar estadísticamente el desarrollo de las mismas durante el mes.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
% OC Estimado Ingrese el porcentaje de ingresos que se estima para el día siguiente, reflejado en el sistema hotelero a través del “Manager Report”.
A. Sección - Informe de Ventas
Habitaciones Inserte el monto correspondiente a ingresos por habitaciones vendidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Ajuste de habitaciones Ingrese el monto por ajustes de habitaciones, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Total habitaciones Campo inactivo que cuantifica el monto correspondiente a ingresos de “Habitaciones” menos “Ajustes de Habitación”.
Alimentos Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Alimentos” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.
Bebidas Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Bebidas” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.
Teléfono-Llamadas
locales
Campo inactivo que vincula la información registrada en los campos correspondientes a la sección “Distribución de llamadas telefónicas”.
Teléfono - LD
Internacional - Fax
Campo inactivo que vincula la información registrada en los campos correspondientes a la sección “Distribución de llamadas telefónicas”.
Teléfono - Cargos por
servicios
Campo inactivo que vincula la información registrada en los campos correspondientes a la sección “Distribución de llamadas telefónicas”.
Salones Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a ingresos por “Salones” reflejado en la relación “Ventas del Mes”.
Lavandería
Inserte el monto correspondiente a ingresos por lavandería reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
PÁG.: 2 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING05OAUDV00
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
Tiros de mesoneros Inserte el monto correspondiente a ingresos por Tiros de Mesoneros, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Otros ingresos -
Recepción
Inserte el monto correspondiente a ingresos por comisiones, estacionamiento, misceláneos u otros; reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Otros ingresos – A&B
Inserte el monto correspondiente a ingresos por ventas de equipos audiovisuales, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Otros Ingresos por
Cargos de Serv. De
A&B
Inserte el monto correspondiente a ingresos por cargos de Room Service, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Ajustes otros ingresos Ingrese el monto por ajustes de otros ingresos, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Total Hotel Campo inactivo que totaliza todos los ingresos obtenidos por el área de Recepción y A&B.
Total Gimnasio Ingrese el monto correspondiente a ingresos por Gimnasio, obtenido a través de correo electrónico por parte de esta área.
TOTAL HOTEL +
TOTAL GIMNASIO
Campo inactivo que cuantifica los ingresos por “Total Gimnasio” más el “Total hotel”.
B. Sección - Estadísticas
Hab. Disponibles para la venta
Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total Rooms in Hotel y Minus OOO Rooms).
Hab. Ocupadas Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Room Occupied).
Complimentary Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Complimentary Rooms).
House Use Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report”” (House Use Rooms).
Hab. Sin Vender Campo inactivo que refleja la cantidad de habitaciones que no fueron ocupadas; restando las “Hab. Disponibles para la venta” menos las “Hab. Ocupadas; Complimentary y House Use”
Porcentaje de Ocupación
Campo inactivo que refleja el porcentaje de ocupación del día, dividiendo las “Hab. Ocupadas” entre las “Hab. Disponibles para la venta”.
Huéspedes en Casa Ingrese los datos reflejados en el sistema hotelero a través del “Manager Report” (Total in House Persons).
Tarifa Media por Habitación
Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por habitación, dividiendo el “Total Habitaciones” entre las “Hab. Ocupadas”.
Tarifa Media por Huéspedes
Campo inactivo que cuantifica la tarifa media por huésped, dividiendo el “Total Hotel” entre “Huéspedes en Casa”.
Cubiertos Campo inactivo que vincula el monto por cubiertos, registrado en el reporte “Ventas del Mes”.
PÁG.: 3 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING05OAUDV00
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
Promedio de Cubiertos por Huéspedes en Casa
Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por huésped, dividiendo la cantidad de “Cubiertos” entre “Huéspedes en Casa”.
Promedio por Cubiertos-Alimentos
Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por alimentos, dividiendo el “Total Alimentos” entre “Cubiertos”.
Promedio por Cubiertos-Bebidas
Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por bebidas, dividiendo el “Total Bebidas” entre “Cubiertos”.
Cubiertos por Huésped
Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por huésped, dividiendo el “Total Cubiertos Huésped” entre “Cubiertos”.
Cubierto por Visitantes
Campo inactivo que cuantifica el promedio de cubiertos por visitantes, dividiendo el “Total Cubiertos Visitantes” entre “Cubiertos”.
Cubierto por Desayuno
Campo inactivo que divide el monto correspondiente a “Total Cubiertos por Desayunos Incluidos” entre “Huéspedes en Casa”.
Restaurante Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Restaurante.
Bar Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Bar.
Room Service Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en Room Service.
Minibar Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Minibar.
Piscina Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en la Piscina.
Banquetes Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en Banquetes.
Caney Campo inactivo que vincula, del reporte “Ventas del Mes”, el monto por alimentos, bebidas, cubiertos huéspedes y cubiertos visitantes cargados en el Caney.
Ajustes de Alimentos Ingrese el monto por ajustes de alimentos que se encuentra reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
TOTAL ALIMENTOS Campo inactivo que totaliza los ingresos por alimentos obtenidos en las distintas áreas menos “Ajustes de Alimentos”.
Ajustes de Bebidas
Ingrese el monto por ajustes de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
PÁG.: 4 de 4 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING05OAUDV00
FORMULARIO: INFORME DE INGRESOS DIARIOS (DAILY)
INGRESOS
TOTAL BEBIDAS Campo inactivo que totaliza los ingresos por bebidas obtenidos en las distintas áreas menos “Ajustes de Bebidas”.
TOTAL CUBIERTOS HUÉSPEDES
Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas áreas.
TOTAL CUBIERTOS VISITANTES
Campo inactivo que totaliza los ingresos por este concepto obtenidos en las distintas áreas.
TOTAL CUBIERTOS DESAY. INCLUIDOS
Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte “Ventas del Mes”.
TOTAL CUBIERTOS SEGÚN MICROS
Campo inactivo que vincula el monto correspondiente a este concepto del reporte “Ventas del Mes”.
C. Sección – Ventas de llamadas telefónicas/Sistema hotelero
Teléfono - Llamadas Locales y Nacionales
Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Teléfono - LD International - Fax
Ingrese el monto correspondiente a este concepto, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
D. Sección – Distribución de llamadas telefónicas
Teléfono - Llamadas Locales y Nacionales
Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente.
Teléfono - LD International - Fax
Campo inactivo que refleja el costo de la llamada con base en el porcentaje asignado previamente.
Teléfono - Cargos por Servicios
Campo inactivo que refleja el costo por cargos de servicio con base en el porcentaje asignado previamente.
E. Sección – Totalización de ventas por llamadas
Total teléfono Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefónicas según sistema hotelero.
Total teléfono con % Campo inactivo que totaliza los cargos por llamadas telefónicas según su distribución.
Diferencia Campo inactivo que resta el “Total Teléfono” menos el “Total Teléfono con %”.
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 15/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING06OAUDV00
RELACIÓN DE PORCENTAJE DE SERVICIO
INGRESOS
Desde Hasta
Área / Fecha Total área
Porcentaje
de rotura
(Área)
Total 10%
de servicio
(Área)
Restaurante 0,00 0,00 0,00
Bar 0,00 0,00 0,00
Room Service 0,00 0,00 0,00
Banquetes 0,00 0,00 0,00
Piscina 0,00 0,00 0,00
Caney 0,00 0,00 0,00
Desayuno Incluido 0,00 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00 0,00
TOTAL DÍA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
FIRMA
Auditor de Ingresos
FIRMA
Supervisor / Jefe de
Contabilidad
FIRMA
Jefe de A&B
0,00
10% de servicio
Porcentaje de rotura
Total 10% servicio a
pagar
FIRMA
Nómina
Fecha de elaboración
0,00
0,00
Porcentaje de rotura actual
NOTA:
Monto por 10% de servicio - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.03
Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 05/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING06OAUDV00
FORMULARIO: RELACIÓN DE PORCENTAJE DE SERVICIO
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING06OAUDV00
Título del Formulario Relación de porcentaje de servicios.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para realizar entrega al área de Nómina para la gestión de pago.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el área de Nómina.
Objetivo Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por porcentaje de servicios del personal de A&B.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de Elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
Desde Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisión y cuantificación del porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B.
Hasta Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisión y cuantificación del porcentaje de servicio devengado por los trabajadores de A&B.
Porcentaje de rotura
actual
Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas.
A. Sección - Porcentaje de Servicio
Concepto Campo predeterminado e inactivo que indica las áreas de A&B donde se genera el porcentaje de servicios. Ingrese el monto recaudado por cada una de ellas.
Fecha Ingrese en cada campo el día correspondiente al cálculo de porcentaje de servicio.
Total día Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relación al porcentaje de servicios.
Total área Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por área, en relación al porcentaje de servicios.
Porcentaje de rotura
(Área)
Campo inactivo que totaliza por área el descuento realizado al porcentaje de servicio, en función de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.
Total 10% de servicio
(Área)
Campo inactivo que totaliza el 10% de servicio a pagar por área, contemplando el descuento por porcentaje de rotura.
10% de servicio Campo inactivo que totaliza el porcentaje de servicio generado en el periodo evaluado.
Porcentaje de rotura Campo inactivo que totaliza el porcentaje de rotura a descontar con base en el 10% de servicio.
Total 10% de servicio
a pagar
Campo inactivo que cuantifica el monto por porcentaje de servicio a pagar, calculando el 10% de servicio menos el porcentaje de rotura.
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 15/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING07OAUDV00
RELACIÓN DE PROPINA
INGRESOS
Desde Hasta
Área / Fecha Total área
Porcentaje
de rotura
(Área)
Total
propina
(Área)
Bar 0,00 0,00 0,00
Restaurante 0,00 0,00 0,00
Room Service 0,00 0,00 0,00
Banquetes 0,00 0,00 0,00
Piscina 0,00 0,00 0,00
Caney 0,00 0,00 0,00
Desayuno incluido 0,00 0,00 0,00
Ajustes y descuentos 0,00 0,00 0,00
TOTAL DÍA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
FIRMA
Auditor de Ingresos
FIRMA
Supervisor / Jefe de
ContabilidadJefe de A&B
0,00
0,00
0,00
Nómina
FIRMAFIRMA
NOTA:
Monto por propina - Registrar en la cuenta contable 2.1.1.3.02
Monto por rotura - Registrar en la cuenta contable 2.3.1.1.10
Propina
Porcentaje de rotura
Total propina a pagar
Fecha de elaboración
Porcentaje de rotura actual
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 05/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING07OAUDV00
FORMULARIO: RELACIÓN DE PROPINA
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING07OAUDV00
Título del Formulario Relación de propinas.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para entregar al área de Cuentas por Pagar para la gestión de pago.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el área de Cuentas por Pagar.
Objetivo Cuantificar y dejar soporte del monto devengado por el personal de A&B en cuanto a propinas.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de Elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
Desde Ingrese la fecha del mes donde se inicia la revisión y cuantificación, por concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B.
Hasta Ingrese la fecha del mes donde culmina la revisión y cuantificación, por concepto de propinas, del monto devengado por el personal de A&B.
Porcentaje de rotura
actual
Inserte el porcentaje de rotura a descontar, vigente al momento de elaborar el formulario.
A. Sección - Propinas
Área
Campo predeterminado e inactivo que indica las áreas de A&B donde se generan las propinas. Ingrese en el campo adyacente el monto recaudado por cada una de ellas.
Fecha Ingrese en cada campo el día correspondiente al cálculo de propinas.
Total día Campo inactivo que totaliza los montos diarios recaudados, en relación a las propinas.
Total área Campo inactivo que totaliza los montos recaudados por área, en relación a las propinas.
Porcentaje de rotura
(Área)
Campo inactivo que cuantifica por área el descuento a realizar a las propinas, en función de provisionar el monto a cubrir por el daño de algún bien activo de operación en la prestación del servicio a un cliente.
Total propina (Área) Campo inactivo que totaliza la propina a pagar por área, contemplando el descuento por porcentaje de rotura.
Propina Campo inactivo que cuantifica la propina recaudada en el periodo evaluado.
Porcentaje de rotura Campo inactivo que cuantifica el porcentaje de rotura a descontar con base en las propinas.
Total propina a pagar Campo inactivo que totaliza el monto por propinas devengado, restando el porcentaje de rotura.
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 16/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING08OAUDV00
RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES
INGRESOS
Lado anverso del formulario
Cajero DepósitoMercado
HoteleroComisión I.S.L.R Neto Ret. I.V.A. Ret. I.S.L.R.
Devolución
de Efectivo
Reintegro
HuéspedesP/O PREBILLING Huésped Ciudad
Sobrante /
Faltante
Recepción
SUB- TOTAL
A&B
SUB- TOTAL
SUB- TOTAL
TOTAL
Cuentas por Cobrar
TOTAL
AR LEDGER PAYMENT
DEPOSIT LEDGER (PAYMENT)
PAYMENT TOTAL
BALANCE HUÉSPED
DEPOSITS TRANSFERRED AT C-I
CRÉDITO
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 16/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING08OAUDV00
RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES
INGRESOS
Lado reverso del formulario
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
Saldo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
DETALLE DE SOBRANTE Y FALTANTE
FIRMA
Auditor de Ingresos Supervisor de Contabilidad Jefe de Contabilidad
Faltante
FIRMAFIRMA
0,00
0,00
Cajero Sobrante
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING08OAUDV00
FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING08OAUDV00
Título del Formulario Relación de sobrantes y faltantes.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad.
Objetivo Cotejar los movimientos de cajero y determinar si hay sobrantes y faltantes en función de ello.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
A. Sección - Sobrantes y faltantes
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las área de Recepción, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a la verificación.
Depósito Ingrese el monto remitido sin comisiones ni retenciones de I.S.L.R., reflejado en la “Relación de Cajeros”.
Mercado hotelero Ingrese el monto correspondiente a comisiones de puntos virtuales de venta, reflejado en la “Relación de Cajeros”.
Comisión Ingrese el monto correspondiente a comisiones debitadas por el banco, el cual viene reflejado en la “Relación de Cajeros”.
I.S.L.R Ingrese el monto correspondiente retenciones de I.S.L.R., el cual viene reflejado en la “Relación de Cajeros”.
Neto Ingrese el monto remitido con comisiones y retenciones de I.S.L.R., reflejado en la “Relación de Cajeros”.
Ret. I.V.A Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Ret. I.S.L.R Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Devoluciones de
efectivo
Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Reintegro huéspedes Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
P/O (Devoluciones en
efectivo)
Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Prebilling Ingrese el monto por este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING08OAUDV00
FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES
INGRESOS
Huésped
Ingrese el monto correspondiente a todas las formas de pago empleadas por el cajero menos los movimientos de cuentas por cobrar, el cual se refleja en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Ciudad
Ingrese el monto correspondiente a todos los movimientos de cuentas por cobrar realizados, el cual se refleja en el sistema hotelero a través del reporte “Journal Cashier Pagos”.
Sobrante / faltante Ingrese la diferencia entre el monto remitido menos los registrado en el sistema hotelero.
Sub - total Campo inactivo que totaliza los monto por área con respecto a los conceptos sujetos a revisión.
Total Campo inactivo que totaliza en general los montos reflejados con respecto a los conceptos sujetos a revisión.
B. Sección - Totalización
Crédito Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Ar Ledger Payment Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Deposit Ledger
(Payment)
Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Payment total Ingrese el monto correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Balance huésped Campo inactivo que cuantifica los montos reflejados en “Huésped”.
Deposits Transferred
At C-I
Ingrese el monto total correspondiente a este concepto reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Total Campo inactivo que totaliza “Balance Huésped” menos “Deposit Transferred At C-I”.
C. Sección - Detalle de sobrante y faltante
Cajero Ingrese el nombre del cajero que genera el saldo de sobrante y/o faltante.
Sobrante Ingrese el monto con saldo positivo correspondiente al cajero que genera un sobrante.
Faltante Ingrese el monto con saldo negativo correspondiente al cajero que genera un faltante.
Saldo Campo inactivo que cuantifica el saldo acumulado por cajero entre sobrantes y faltantes.
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 16/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING09OAUDV00
RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES
INGRESOS
Lado anverso del formulario
CajeroSaldo
Inicial1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Recepción
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
A&B
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Cuentas por Cobrar
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Fecha de elaboración:
OBSERVACIONES
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 16/08/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: FORING09OAUDV00
RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES
INGRESOS
Lado reverso del formulario
CajeroSaldo
Inicial17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Total Sobrante
y Faltante
Recepción
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Restaurante
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Cuentas Por
Cobrar
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
0 0,00
Sub-Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00
Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha:
Saldo según Mayor Analítico
Diferencia
FIRMA FIRMA
Auditor de Ingresos Supervisor /Jefe de Contabilidad
OBSERVACIONES
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN:
CÓDIGO: ILLING09OAUDV00
FORMULARIO: RELACIÓN DE SOBRANTES Y FALTANTES - MES
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING09OAUDV00
Título del Formulario Relación de sobrantes y faltantes – Mes.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y posteriormente
imprimir para realizar entrega al Supervisor de Contabilidad.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Un (01) ejemplar para el Supervisor de Contabilidad.
Objetivo Soportar los sobrantes y/o faltantes de cajeros evidenciados en el mes y darle seguimiento a través de la comparación de saldos.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
A. Sección - Sobrantes y faltantes
Cajero Ingrese el primer nombre y apellido de los cajeros pertenecientes a las área de Recepción, A&B y Cuentas por Cobrar sujetos a verificación.
Saldo inicial Ingrese el saldo final, registrado en la columna Total sobrante y faltante, del mes inmediatamente anterior correspondiente a cada cajero.
Día Ingrese el monto correspondiente de sobrantes y/o faltantes de cajero por día, extraído de la Relación de sobrantes y faltantes.
Total sobrante y
Faltante
Campo inactivo que totaliza por cajero los montos de sobrantes y faltantes al término de cada mes.
Sub - Total Campo inactivo que totaliza los monto por área con respecto a los sobrantes y faltantes diarios.
Total Campo inactivo que totaliza en general los monto con respecto a los sobrantes y faltantes diarios.
Saldo según Mayor
Analítico
Ingrese el saldo indicado en el Mayor Analítico de la cuenta “Sobrantes y Faltantes”.
Diferencia Campo inactivo que sustrae a la columna “Total” el monto correspondiente a “Saldo según Mayor Analítico”.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional para advertir aquello que sea o considere de importancia en relación a los sobrantes y faltantes registrados en la relación.
PÁG.: 1 de 1 CAP.: IV
FORMULARIO
CREACIÓN: 20/08/2013
REVISIÓN: 25/11/2013
CÓDIGO: FORING10OAUDV1.0
VENTAS DEL MES
INGRESOS
Alimentos Bebidas Salones 10% Propinas Misceláneos Total Sistema Total Micros
Desayuno 0,00 0,00
Almuerzo 0,00 0,00
Cena 0,00 0,00
SUBTOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ÚNICO 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Desayuno 0,00 0,00
Almuerzo 0,00 0,00
Cena 0,00 0,00
Madrugada 0,00 0,00
SUBTOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ÚNICO 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ÚNICO 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ÚNICO 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ÚNICO 0,00 0,00
Ajustes y Descuentos 0,00 0,00
TOTAL ÁREA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL CONCEPTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
TOTAL AJUSTES Y
DESCUENTOS0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
GRAN TOTAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
CANEY
PISCINA
BANQUETES
ROOM SERVICE
OBSERVACIONESTURNO
Elaborado por:
MINIBAR
BAR
SISTEMA HOTELERO - CONCEPTO
Fecha de elaboración:
DIF. ENTRE
SISTEMAS
RESTAURANTE
PÁG.: 1 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN: 25/11/2013
CÓDIGO: ILLING10OAUDV1.0
FORMULARIO: VENTAS DEL MES
INGRESOS
I. IDENTIFICACIÓN DEL FORMULARIO
Código del Formulario FORING10OAUDV1.0
Título del Formulario Ventas del mes.
Elaboración Completar la información directamente desde el computador y guardar registro
digital.
Papel Bond blanco, base 20, tamaño carta, normal.
N° de Copias Según requerimientos del área de Ingresos.
Objetivo Cotejar la información de ventas del mes emitida por el sistema hotelero contra el sistema Micros.
II. DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
Fecha de elaboración Ingrese la fecha en la que está completando el formulario en formato DD-MM-AAAA.
Elaborado por Ingrese el primer nombre y apellido de la persona que elabora el formulario.
A. Sección - Ventas del Mes
Turno Campo inactivo que indica los turnos por área según correspondan.
Alimentos Ingrese el monto, recaudado por la venta de alimentos, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Bebidas Ingrese el monto, recaudado por la venta de bebidas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Salones Ingrese el monto, recaudado por la venta de salones, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
10% Ingrese el monto, relacionado al 10% de servicio recaudo por el personal de A&B, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Propina Ingrese el monto, recaudo por el personal de A&B en propinas, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Misceláneos Ingrese el monto, recaudado por otros ingresos en A&B, reflejado en el sistema hotelero a través del reporte “Trial Balance”.
Total Sistema Campo inactivo que totaliza los montos por cargos del sistema hotelero, relacionados a las ventas de A&B.
Total Micros Campo inactivo que totaliza el monto por ventas reflejado en el sistema Micros.
DIF. Entre Sistemas Campo inactivo que refleja el monto resultante de la comparación entre la columna “Total sistema” y la columna “Total Micros”.
Observaciones Ingrese cualquier información adicional que sea o considere de importancia en relación a la información de ventas reflejada.
Ajustes y descuentos Ingrese los movimientos reflejados en el sistema hotelero y sistema Micros.
Subtotal Área Campo inactivo que totaliza la sumatoria por área de todos los cargos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos.
PÁG.: 2 de 2 CAP.: IV
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FECHA: 06/09/2013
REVISIÓN: 25/11/2013
CÓDIGO: ILLING10OAUDV1.0
FORMULARIO: VENTAS DEL MES
INGRESOS
Total Área Campo inactivo que totaliza el monto del campo “Subtotal área” menos el monto del campo “Ajustes y Descuentos”.
B. Sección - Totalización de Ventas
Total Conceptos
Campo inactivo que refleja la totalidad de los cargos por cada uno de los conceptos, sin tomar en cuenta aquellos cargos indicados por ajustes y descuentos.
Total ajustes y
devoluciones
Campo inactivo que totaliza el monto por ajustes y devoluciones indicados en la relación “Ventas del mes”.
Gran total Campo inactivo que resta “Total Conceptos” menos el “Total Ajustes y Devoluciones”.