MIT010 Validacin de Procesos 11/08/2015 MIT010 Validacin de Procesos 2 Verso 1.0 Ttulo do documento

Sumrio 1.Procesos: ................................................................................................................................................... 19 2.Aprovacin: ................................................................................................................................................ 19 3 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos Cdigo Cliente:MOTOMART S.A.Cliente: MOTOMART S.A. Proyecto: IMPLEMENTACION B. O. Fecha: 11 de agosto de 2015. Consultor Desarrolador:Alejandro Pulido (SCI) Ordenes de Pago Especificas Moto Mart S.A. Informoquefueronfinalizadaslasetapascorrespondientealdesarrollodelasactividadesyrutinasrelacionadas.Siendoas,elusuariose encuentra apto para utilizar las rutinas referentes al processo que corresponde a una Orden de pago especificaque permita hacer multiples movimentos de tipo financeiro y de tipo contable, se hace entrega del prottipo en um ambiente de pruebas com el fin de que el usurio pueda realizar algunas validaciones para caso de alguna modificacion o ajuste al desarrollo, los movimentos que cubre operacion el desarrollo son: 1.Generacion de Multiples Anticipos a diferentes terceros con la posibilidad de generar el cheque en cabeza de otro tercero. 2.Generacion de Multiples Anticipos a diferentes terceros, con la posibilidad de generar el cheque en cabeza de otro tercero y adicional a ello el pago de obligaciones financieras, pago de ttulos de tipo NF NDP, si los ttulos se enuentran en Otra moneda, el sistema realiza el calculo de la diferencia cambiaria identificando perdida o ganancia. Cabe destacar que al ser una rutina desarrollada esta misma en un futuro no tendr soporte por parte del help deskde TOTVS, por este motivo es de bastante importancia que la rutina sea validada en todos los casos posibles que se presenten en la operacin diaria del cliente, de la buena vlidacion de estarutina depende el xito de la rutina especifica que se desarrollo. 1.Manual de Operacin de la Rutina. Para acceder a la rutina mediante el sistema Protheus, se puede realizar por 2 ruta diferentes: a.En el modulo financiero Actualizaciones Cuentas por Pagar Orden de Pago: Para el caso de la Orden de Pago multiple, no es necesario contemplar los parmetros de ingreso a la rutina de orden de pago, estos solo se deben tener en cuenta si se va a generar un Pago automatico de algn titulo, para ingresar a la rutina de multiples PA se debe ir a la opcin de Acciones relacionadas Multiples PA *. MIT010 Validacin de Procesos 4 Verso 1.0 Ttulo do documento b.La segunda opcin de ingreso es siguiendo la ruta Actualizaciones Especificos Comprobante de Egreso: Al momento del ingreso a la rutina por claquiera de las 2 opciones, se desplegara la ventanacon el formulario donde se campturaran las informaciones para la Orden de Pago especifica: La pantalla de la rutina se compone por una serie de secciones, las cuales cumplirn diferentes tareas al momento de la captura y la confirmacin de la informacin, estas secciones son las siguientes: Seccion del encabezado de la Orden del Pago. Seccion de Consultas financieras. Seccion de Anticipos Finanaiceros a Proveedores. Seccion de Pago de Obligaciones Financieras. 1.Seccion del encabezado de la Orden de Pago. Dentro de esta seccin de la pantalla se podr observar primeramente los datos fijos que la rutina carga en automatico, estos datos son : a.Orden de Pago: Corresponde al numero de documento financiero o orden de pago que se generara, este consecutivo es automatico de acuerdo a los consecutivos estndar para la orden de pago (FINA085A), es decir que toman el mismo 5 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos consecutivo de la rutina estndar,de acuerdo a los parmetros en las tablas SXE y SXF, este numero se actualiza automticamente al momento de guardar el documento. b.Fecha de Emision : Sera la fecha de emisin del documento actual, esta es la fecha con la que el usuario inicie su secion en el sistema. c.Usuario: Usuario actual que esta conectado que va a realizar la Orden de Pago multiple. Tambien la primera seccin se compone de una serie de campos que el usuario deber indicar de acuerdo al pago que se esta realizando, todos estos campos tienen las validaciones del sistema demanera que se evite la no captura de algn dato que debe ser obligatorio o que se ingrese un dato que no exista en la base de datos de protheus. a.Proveedor: Este campo es obligatorio, y corresponde al beneficiario del cheque es decir a este tercero es a quien ira girado el cheque que se genere, se puede escribir el cdigo o realizar la bsqueda haciendo click en el botn del? o digitando la tecla F3, al momento de ingresar el cdigo del tercero se completaran automticamente los campos de Beneficiario, Documento, Direccion. b.Modalidad: Se debe indicar la modalidad financiera relacionada al documento, es un campo obligatorio y debe existir dentro del catalogo de modalidades o natiralezas , se puede escribir el cdigo o realizar la bsqueda haciendo click en el botn del? o digitando la tecla F3. c.Cheque: se debe indicar el numer del cheque que se va girar, el sistema permite que se ingresen cheques con el mismo numero, ya que el diferencial de cada uno es el numero de la orden de pago y el banco al cual pertenece. d.Numero Interno: Numero interno (Especifico de Moto Mart) que se usa para control interno de las operaciones. e.Banco:Se debe indicar el banco del cual se gira el dinero, este campo es obligaorio y el cdigo debeexisitir en el catalogo de bancos, se puede escribir el cdigo o realizar la bsqueda haciendo click en el botn del? o digitando la tecla F3, al momento de ingresar el cdigo del banco se completaran automticamente los campos, Agencia, Cuenta y Nombre esto con el fin de que el usuario pueda revisar que es efectivamente el banco del cual desea hacer la operacin. Si alguno de los datos ingresados no corresponde o no existe en la base de datos, o por el contrario el campo es obligaorio y ni se ha ingresado algn dato el sistema mostrara ventanas de alerta como las siguientes: El dato ingresado no existe en el catalogo correspondiente. MIT010 Validacin de Procesos 6 Verso 1.0 Ttulo do documento El campo que se esta intentado pasar esta vacio y es obligatorio. Se encuentran tambin 2 campos de check o de seleccin que estn marcados automanticamente, estos campos son muy importantes en la rutina ya que definen el tipo de operacin que se realizara en el sistema, si es un movimiento que solo afecte anticipos a varios proveedores, o si por el contrario ser un movimiento de anticipos combinados con pagos a obligaciones de tipo NF oNDP. Si es solo un movimiento de multiples PA debe ir seleccionado el Check de Multiples Anticipos nicamente:

Si es un movimiento de Multiples anticipos, con afectacin de pagos se debern seleccionar los dos check de Multiples Anticipos u Pago de Obligacion: NOTA: AL NO SER UNA RUTINA ESTANDAR NO ES PERMITIDO HACER SOLAMENTE PAGO DE OBLIGACIONES, YA QUE ESTE TIPO DE MOVIMIENTOS SE PUEDEN REALIZAR DESDE LA RUTINA ESTANDAR DE ORDEN DE PAGO GENERAR PA.ALINTENTARHACERSOLOESTETIPODEMOVIMIENTOSEPRESENTARAUNAVISOQUENOPERMITIRALA CONFIRMACION DEL DOCUMENTO ACTUAL. Aviso que indica que no se permiten realizar solos pagos con la Rutina Especifica. 7 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos 2.Seccion de Consultas financieras. Esta seccin de la consulta le permitir tener al usuario un atajo a las principales consultas financieras del modulo financiero, all se podr ver el estado de cartera y de los pagos pendientes de clientes como de proveedores, para ingresar a la opcin de las consultas se debe hacer click en el botn de consultas financieras que se encuentra en la parte inferior del logo de la empresa: Al hacer click en el botn se desplegara una ventana con las diferentes opciones a los atajos del sistema, las consultas que estn disponibles con las siguientes: a.Cliente: Realiza una consulta general al estado de cartera de un determinado cliente, con el fin de poder tener una mayor claridad en su estado de deudas con la empresa. b.Proveedor: Realiza una consulta general al estado de cuenta de un determinado proveedor, con el fin de poder tener una mayor claridad del estado de cuenta de los pagos que se tienen pendientes: MIT010 Validacin de Procesos 8 Verso 1.0 Ttulo do documento c.Situaciondettulosporcobrar:Permiterealizarlaconsultadelosttulosqueestnpendientesdepagostotalo parciales, asi como los ttulos que ya fueron dados de baja en el sistema. d.SituaciondettulosporPagar:Permiterealizarlaconsultadelosttulosqueestnpendientesporpagartotalo parciales, asi como los ttulos que ya fueron cancelados por medio del sistema. 3.Seccion de Anticipos Finanaiceros a Proveedores. La tercera seccin de la rutina es la encargada de capturar todos los anticipos financieros que se giraran a los diferentes proveedores enelsistema,estaseccincuentaconunaseriedevalidacinesquenopermietenlaconfirmacindeldocumentoopasarala siguiente lnea si no estn cumplidas, a continuacin los campos que componen la tercera seccin de la orden de pago especifica: 9 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos a.Tipo:El tipo que movimiento que se generara en el sistema, para este caso SIEMPRE SE DEBE INDICAR PA, se debe ingresarestedatoenMayusculasesobligatorio,ynopuedeserdiferentealvalorindicado,delocontrarioelsistema detonara ventanas de alerta de inconsistenca en los datos: Aviso de alerta si el contenido del campo es diferente de PA Aviso de alerta si el campo Tipo esta vacio. b.Proveedor:Se debe indicar el cdigo del proveedor al que ira definido el anticipo, este campo es obligatorio y el campo debe existir en el maestro de proveedores,se puede escribir el cdigo o realizar la bsqueda haciendo click en el botn dellupa o digitando la tecla F3 y buscndolo en la consulta estndar de proveedores del sistema. MIT010 Validacin de Procesos 10 Verso 1.0 Ttulo do documento El dato ingresado no existe en el catalogode Proveedores. El campo que se esta intentado pasar esta vacio y es obligatorio. c.Valor:Se debe indicar el valor del valor del anticipo para el tercero seleccionado, este campo es obligatorio, solo permite caracteres de tipo numrico y debe ser mayor a cero 0 Una vez cargados los anticipos en el gris, se puede ver el valor de los anticipos al final, este campo es solo informativo, no permite modificacion y se actualiza automticamente al bajar de lnea. 4.Seccion de Pago de Obligaciones Financieras. En esta seccin se realizaran los pagos a obligaciones de tipo NF y NDP, que estn cargadas en el sistema, e podr realizar la bsqueda de cualquier titulo de un proveedor, el cual este abierto o parcialmente cancelado, la seccin es bastante similar a la decaptura de multiples anticipos, y el nico valor que se disponibiliza para la modificacion es VALOR A PAGAR. A continuacin se indican cada uno de los campos de la seccin: 11 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos a.Prefijo: Indica el prefijo del titulo que se selecciono en la bsqueda, no editable. b.Nro Titulo:Indica el Numero del titulo que se selecciono en la bsqueda, no editable. c.Tipo: Indica el Tipo del titulo que se selecciono en la bsqueda si es una NF o una NDP, no editable. d.Proveedor: Indica el Proveedor del titulo que se selecciono en la bsqueda, no editable. e.Vencimiento: Indica ela fecha de vencimiento del titulo que se selecciono en la bsqueda, no editable. f.Valor Titulo: Indica el valor del titulo que se selecciono en la bsqueda, en el caso de que el titulo haya sifdo parcalmente cancelado, este valor corresponder al saldo actual no editable. g.Valor Pago: Indica el valordel titulo que se selecciono en la bsqueda y que se realizara para la cancelacion, no editable. h.Interes: OPCION NO DISPONIBLE EN EL MOMENTO. i.Multa: OPCION NO DISPONIBLE EN EL MOMENTO. j.Descuento: OPCION NO DISPONIBLE EN EL MOMENTO. k.Moneda: Indica la moneda del titulo que se selecciono en la bsqueda PESO, YEN, DLAR o EURO, no editable. l.Valor Original: Muestra el valor original del titulo que se esta cancelando, consulta para el caso de los ttulos que estn parcialmente cancelados. m.Naturaleza: Indica la naturaleza del titulo que se selecciono en la bsqueda, no editable. NOTA: LOS PAGOS QUE SE REALIZAN EN EL SISTEMA SON EN PESOS COLOMBIANOS, POR ESTE MOTIVO TODOS LOS VALORES SE MOSTRARAN EN ESTA MONEDA, DE ACUERDO A LA TASA DE CAMBIO QUE SE LE INDIQUE AL MOMENTO DE LA SELECCIN DEL TITULO, ADICIONALMENTE LAS OPCIONES DE INTERES, MULTA Y DESCUENTO NO ESTAN APLICABLES AL DESARROLLO. MIT010 Validacin de Procesos 12 Verso 1.0 Ttulo do documento Para realizar la consulta de cualquier titulo financiero se deber ir a la opcin de Consulta Titulos, al seleccionar esta opcinse desplegara una pantalla en la cual se debe indicar un tercero y se consultaran los ttulos pendientes de este mismo: Pantalla de consulta de los ttulos financieros por Proveedor. Para la bsqueda de un titulo debe ingresar el cdigo del tercero en el campo de proveedor, puede digitar el cdigo o realizar la bsqueda haciendo click en el botn de ? o digitanto la tecla F3, seguido de esto se debe dar click en el botn de consultar. Si el tercero seleccionado cuenta con ttulos de tipo NF o NDP pendientes, se listaran de lo contrario se motrara un aviso de que no hay ttulos pendeintes para el proveedor: 13 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos Aviso si el proveedor indicado en la consulta no cuenta con ttulos pendientes por pago Para la seleccin de un titulo se debe hacer doble click sobre el mismo o seleccionarlo y digitar la tecla enter, para la seleecion de ttulos en moneda diferente a pesos de desplegara una ventana donde se debe indicar la tasa con la cual se va a realizar el pago: Una ves seleccionado el titulo en pesos o en otra moneda e indicada la tasa, automticamente el sistema cargara los datos enla ventana de la orden de pago especificas, donde se deber indicar el valor a pagar, este valor no podr ser mayor al saldo que esta pendiente por pagar. MIT010 Validacin de Procesos 14 Verso 1.0 Ttulo do documento NOTA: La rutina ya cuenta con la aplicabilidad de la diferencia en cambio de acuerdo al tipo de diferencia si es perdida o ganancia se contabilizara segn las cuentas indicadas por el departamento de contabilidad. Si el valor del pago es mayor al valor del titulo no se permitir el confirmado del documento o el pasar a otra lnea, y se mostrara el siguiente aviso: NOTA: De acuerdo a lo conversado con los usuarios, para el pago de obligaciones en otra moneda se deja de libre eleccin la tasa de la moneda del pago no teniendo en cuenta la tasa de la moneda para el dia, si se pagan 2 o mas ttulos se debe tener cuidado en la seleccin de la tasa de la moneda ya que si se indican tasas diferentes por ttulos se presentara un error de valores al momento de contabilizar el documento lo que manejado por el control de transacciones del sistema no permitir el guardado de la informacin y arrojara un error en el sistema. Una ves que se han indicado los datos para la orden de pago Pagos Anticpos y Pago de obligaciones en el caso de que elpago las incluya se deber dar click en el botn deConfirmar, en este paso el sistema mostrara una ventana de confirmacin del guardado de datos, se debe revisar bien la informacin que se ingresa ya que la rutina no cuenta con Borrado, ya que este desarrollo es un consumo aidicional de Horas de un desarrollador, para evitar errores de usuario el sistema en este momento realiza una serie de validaciones para evitar la inconsistencia de datos. 1.Valida segn la seleccin de las casillas de verificacin que el tipo de movimiento sea un anticipo multiple, o que incluya el pago de obligaciones. 2.Valida que los datos ingresados en los anticipos se encuentren ok, que todas las lneas sean de tipo PA, que el valor del anticipo no sea 0 o un valor negativo, asi como de que ningn campo se encuentre sin informacin. 15 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos 3.Valida la informacin en los pagos que se haya seleccionado tipo, que se haya indicado un valor de pago y que este no supere al valor del saldo. Si alguna de las anteriores validaciones se detona, el sistema regresa a la ventana del formulario para su correccin no permitir pasar a realizar el grabado de datos. Si el titulo cancelado esta en Otra moneda, el sistema dara una alerta de la perdida o ganancia en diferencia cambiaria segn los clculos internos del sistema: Seguido de esto, se motrara el aviso para la impresin del comprobante contable de la operacin: MIT010 Validacin de Procesos 16 Verso 1.0 Ttulo do documento Una vez confirmado el comprobante contable se mostrara un aviso de la inclusin exitosa del titlos financiero tanto en el modulo CONTABLE como en l FINANCIERO. Segudo de esto el sistema pregunta si se desea hacer la impresin de la Orden de Pago (Comprobante de Egreso) Se debe seleccionar el Banco Modelo para la impresin, se ingresan los parmetros y se procedea realizar la impresin: 17 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos Con esto finaliza el manual de la operacin del modulo de las Ordenes de Pago multiples. CONSIDERACIONES IMPORTANTES: 1.Esta rutina NO CUENTA CON RUTINA PARA EL BORRADO NI LA MODIFICACION DE LOS DATOS, por este motivo la rutina esta validando en cada etpa del proceso evitando que se digite informacin incorrecta, el uso indebido de esta turina puede presentar inconsistencias de los datos tanto a nivel financiero como a nivel contable. 2.Esta rutina se debe usar solo para los movimientos especficos que requieren generacin de multiples movimientos en el sistema de tipo PA, asi como el pago de obligaciones de tipo NF y NDP y movimientos de tipo MIT010 Validacin de Procesos 18 Verso 1.0 Ttulo do documento PA, para la generacin de un solo anticippo, y solo pago de obligaciones se debe usar la rutina estndar del sistema Protheus Orden de Pago pago automatico o Generar PA. (Rutina FINA085A) 3.La contabilizacin del docuento es automtica, para la correcta inclusin de los valores y cuentas los maestros que interactan con esta rutina deben estar bien capturados de lo contrario se pueden presentar errores en las cuentas o errores en la contabilizacin al no retornar Datos: Los datos que trae la contabilidad de los maestros son: Cuenta del Banco: SA6->A6_CONTA. Centro de Costo del Banco :SA6->A6_CODFOR. Cuenta de Anticipo a Tercero: SA2->A2_XCTAANT Centro de Costo de Anticipo a Tercero. SA2->A2_COD Pago de obligaciones de Tipo NF: SA2->A2_CONTA Pago de Obligaciones de Tipo NDP: 21051501 Diferencia en Cambio Perdida: 53052501 Diferencia en Cambio Ganancia: 42102001 De no hacerse una correcta validacin este desarrollo en un futuro no tendr soporte del Help desk de TOTVS, motivo por el cual se deben realizar una validacin de todos los casos y combinaciones que se presenten en la operacin diaria de Moto Mart con el fin de poder realizar todos los ajustes necesarios al desarrollo, de una correcta validacin de la rutina depende el xito y buen funcionamiento de la rutina en un ambiente de produccin. 19 Verso 1.0 MIT010 Validacin de Procesos 1.Procesos: Cdigo del Proceso Nombre del Proceso Fecha de Validacin Nombre / Firma del Usuario Clave Nombre / Firma del Analista de Implantacin 1.1Pago de multiples anticipos. 1.2Pago de Pa y obligaciones Pesos. 1.3Pago de PA y Obligaciones Dlar. 1.4Calculo de Diferencia en cambio. Observaciones El cliente debe realizar las pruebas en un ambiente de desarrollo, copia del ambiente de produccin con fecha 11 de agosto de 2015, con el fin depoder simular los movimientos sin afectar la data de produccin, una vez validado el desarrollo se debe notificar para la compilacin en el ambiente de produccin. Siendo as, declaro que los procesos se encuentran validados y aceptados. Al mismo tiempo, declaro que los mismos estn de acuerdo con lo solicitado. 2.Aprovacin: Aprobado por:FirmaFecha ___/___/___