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Misión Sucre
Plan Nacional de Formación en Administración
UNIDAD CURRICULAR: AUDITORIA
TRAYECTO: CUARTO
DURACIÓN: 28 Semanas
DISEÑO INSTRUCCIONAL: Prof.: Pedro Navarro
EXPERTO EN CONTENIDOS: Prof.: Antonio Yépez
UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ESPECIFICACIÓN CURRICULAR
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horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 84
ENERO 2009
2
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Pág. Competencias a desarrollar
4
Programa Instruccional 5 Fundamentación 7
Unidad I: Marco Conceptual 10
Marco Histórico 11
Definiciones 13
Necesidad de la auditoria 14
Objetivo 15
Tipos de auditoria 16
Diferencia entre Auditoria Administrativa y Financiera 18
Perfil del Auditor 22
Normas de auditoria generalmente aceptadas 26
Normas generales 28
Normas de ejecución del trabajo 28
Normas de Información 29
UNIDAD II Evidencia Control Interno y Riesgo en la Auditoria Administrativa 30
Evidencia 31
Control Interno 33
Control Interno del Efectivo 35
Control Interno de los Inventarios 39
Control Interno de las Cuentas por Cobrar 40
Control Interno Propiedad Planta y Equipo 42
Control Interno de cuentas por Pagar 42
Riesgo de la Auditoria 44
UNIDAD III Metodología de la Auditoria Administrativa 45
Metodología para realizar una auditoria administrativa 46
Planeación 47
Instrumentación 52
Examen 60
Informe 63
UNIDAD IV Auditoria Administrativa por Áreas 71
Presentación 72 Cuestionario de la organización 73 Hoja de análisis de la Gerencia 75 Auditoria de Ventas 77
3
Auditoria de Compra 81 Auditoria de Recursos Humanos 86 Auditoria de Crédito y Cobranza 91 UNIDAD V Auditoria en la Administración Publica 96
Auditoria en la Administración Publica 97 Administración Publica 98 Auditoria Administrativa en Venezuela 101 Auditoria Gubernamental o de Estado 105 Base Constitucional en Venezuela 107
BIBLIOGRAFIA 114
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COMPETENCIAS A DESARROLLAR
UNIDAD TEMÁTICA
Conocimientos Habilidades y Destrezas Actitudes y
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1. Auditoria Marco conceptual
2 .Control interno evidencia y documentación
3. Metodología de la Auditoria Administrativa
4. Auditoria administrativa por áreas
5. La auditoria en la administración publica
5
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Sinopsis de Contenidos:
UNIDAD I. AUDITORIA MARCO CONCEPTUAL
Objetivo: Conocer los aspectos teóricos en los cuales se basa la Auditoria. Marco Histórico Definiciones Necesidad de la auditoria. Objetivos Tipos de auditorias Diferencias entre la Auditoria Administrativa y Auditoria financiera Perfil del auditor. Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
UNIDAD II. EVIDENCIA CONTROL INTERNO Y RIESGO EN LA AUDITORIA ADMNISTRATIVA
Objetivo: Conocer los procedimientos y metodología más utilizados en la Auditoria. Concepto de evidencia Control Interno
Control Interno del efectivo
Control Interno de Inventarios
Control Interno de las Inversiones
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Control interno de los documentos por cobrar
Control Interno Propiedad Planta y Equipo
Riesgo de auditoria
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UNIDAD III. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Objetivo: Conocer el marco metodológico para implementar una auditoria administrativa y precisar el contenido, alcance y características de las etapas de la auditoria administrativa. Metodología para realizar la auditoria:
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
UNIDAD IV. AUDITORIA ADMINISTRATIVA POR AREAS
Objetivo: Establecer las características de la metodología de la auditoria administrativa a ser aplicadas por áreas. Auditorias Administrativas por Áreas: Modelos de cedulas
Cuestionario sobre la Organización.
Hoja de análisis sobre la Gerencia
Auditoria de ventas
Auditoria de compras y abastecimiento
Auditoria de Recursos Humanos
Auditoria de Crédito y Cobranza
UNIDAD V. AUDITORIA EN LA ADMINISTRACION PUBLICA
Objetivo:
Administración publica, definición, objetivo Auditoria en la administración publica Auditoria administrativa publica en Venezuela Auditoria Gubernamental o de estado Instrumentos Legales Resumen
7
Estrategias Metodológicas Exposición del Facilitador. Estudio de casos. Dinámica Grupal Asincrónica. Presentaciones y Discusiones de Equipos de Trabajo Estrategia de evaluación La evaluación de las competencias adquiridas por el participante se hará a nivel
teórico- reflexivo como parte de las actividades de esta unidad curricular y, a nivel
de aplicación, en el eje longitudinal proyecto IV
FUNDAMENTACION El administrador debe estar preparado, en sus conocimientos básicos, para asumir
los retos que se presenten en su área de trabajo y aceptar que debe estar
capacitado para desarrollarse en cualquier espacio dentro del campo de la
administración. Así, el perfil requerido para la formación académica que se
pretende a través de este programa, tiene como objeto desarrollar competencias
para desempeñarse como analista de los diferentes procesos administrativos que
se suceden en una organización.
Para esto, se requiere tener conocimientos relacionados con la auditoria la cual es
considerada como un examen sistemático de los estados financieros, contables,
administrativos, operativos y de cualquier otra naturaleza, para determinar el
cumplimiento de principios económico-financieros, la adherencia a los principios
de contabilidad generalmente aceptados, el proceso administrativo y las políticas
de dirección, normas y otros requerimientos establecidos por la organización.Al
finalizar esta unidad curricular el participante estará en capacidad de efectuar
revisión de los procesos administrativos, así como las cuentas que componen los
Estados Financieros de una Organización apoyándose en los conocimientos
teóricos - prácticos básicos sobre auditoria.
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Debe aclararse que la Auditoria no es una subdivisión o continuación del campo
de la Contabilidad, por el contrario, la Auditoria es la encargada de la revisión de
los estados financieros, de verificar la vigencia del proceso administrativo y del
cumplimiento del ordenamiento jurídico y de las políticas de dirección y
procedimientos específicos que relacionados entre sí, forman la base para obtener
suficiente evidencia acerca del objeto de la revisión, cuyo propósito es poder
expresar una opinión profesional sobre todo ello.
El plan de formación de Administración de Misión Sucre incorpora esta unidad
curricular con la que te iniciarás en el campo de la Auditoria, en paralelo con el
proceso de formación en el área Contable y de Finanzas, tiene como propósito
proporcionar herramientas básicas a ser utilizadas en el análisis de una
organización, facilitando métodos de trabajo administrativos a fin de obtener una
visión de las operaciones, sus ciclos y la forma en que se relacionan. Este material
instruccional está conformado por cinco unidades que te guiarán en forma muy
general por los aspectos que conforman esta estrategia de trabajo. En la primera
unidad encontrarán el marco conceptual de la Auditoria así como su importancia;
en la segunda unidad se tratará lo referente al control interno, evidencia y
documentación de la auditoria. La tercera unidad trata sobre la metodología
requerida en este campo; seguidamente en la cuarta unidad se trabajará lo
relacionado con las auditorias por áreas. Finalmente en la quinta unidad se
abordara la auditoria en la administración pública.
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Aclaratoria
El presente material instruccional es un intento de sistematización, recopilación o
síntesis de ciertos temas que revisten, a nuestro juicio mayor importancia en esa
complejidad de fenómenos que encierra la sociedad presente; por lo tanto, no se
persigue que con la breve información suministrada, el participante obtenga un
conocimiento exhaustivo del tema, sino más bien un punto de partida para la
continua y permanente investigación.
Se intenta suministrar algunos conceptos y procesos de auditoria administrativa
básicos y necesarios para la interpretación de situaciones concretas de la auditoria
en el acontecer actual, única manera de interpretar los procesos administrativos
dentro de las empresas que constituyen los entes dinamizadores de nuestra
realidad económico.
Es propicio recomendar a los facilitadores la correspondiente ampliación de la
bibliografía que aquí se presenta con el fin de ofrecer un listado de mayor cantidad
y actualización de lo aquí presentado, además de enriquecer el proceso
instruccional con situaciones y ejemplos de la propia realidad. También se sugiere
al facilitador hacer uso y referencia de los informes anuales producidos por los
organismos rectores respectivos.
Queda finalmente informar a todos los usuarios y usuarias del presente material
que las observaciones y críticas que puedan surgir de lo que aquí exponemos,
serán recibidas con atención y satisfacción pues es la única manera de mejorar y
superar cada día este proyecto.
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Unidad I
Marco conceptual
11
Marco Histórico
El expansionismo territorial Inglés, que estableció colonias en diferentes lugares
del mundo; en las cuales constituyeron empresas poderosas, con sus principales
dueños residiendo en Inglaterra, hizo necesario la creación de medios idóneos
para controlar a distancia estas inversiones. A tal efecto, ya para el siglo XV, era
rutinario el envió de emisarios; quienes en representación de los dueños de tales
empresas, las visitaban periódicamente y efectuaban una revisión minuciosa de
los registros de contabilidad; así como una verificación de los comprobantes
respectivos, para, finalmente preparar un informe completo, que mostrara a
dichos señores dueños, cual era la verdadera situación financiera de dichas
empresas, así como el grado de Fidelidad, de Confiabilidad de la gestión de sus
administradores. Al correr del tiempo, las actividades de auditoria fueron
reglamentadas por la ley de uso obligatorio en las empresas públicas de
Inglaterra. De Inglaterra, las funciones de auditoria pasaron a los Estados Unidos
de América; ya que le siglo XIX, pero sin los rigores legales del viejo mundo; al
extremo de que los auditores contratados por las gerencias de las empresas, con
la finalidad expresa de evitar los fraudes, errores u omisiones, tanto en los
registros de Contabilidad, como en la gestión administrativas de las empresas. De
allí el origen también de la “Auditoria Administrativa”.
Con el advenimiento de la Revolución Industrial y la consecuente proliferación de
todo tipo de empresas, la contabilidad y la auditoria tomaron un gran impulso y se
hicieron Indispensables. Pero, al mismo tiempo se creo una especie de vasos en
ese campo de actividades; debido a que cada quien interpretaba las cosas a su
manera; hasta que el fin, por el año 1917, luego de finalizada la primera guerra
mundial, un tribunal norteamericano dicto normas para regularizar y uniformar los
principios y procedimiento de Contabilidad. (Rondon 1993, Pp. 1-5 y 1-7).
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También existieron los auditores en el ejército con poderes de fiscalización, en sus
orígenes, el auditor fue un agente fiscalizador, en representación de los
empresarios, la idea fue tomada de la Curía Romana; en la cual ya existían los
auditores, desde la edad media; pero con atribuciones judiciales y de asesoría.
Algunos historiadores creen que los registros contables tuvieron su origen
alrededor del año 4000 a C., cuando las antiguas civilizaciones del cercano
Oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. Desde el
principio, los gobiernos se preocuparon por cuentas de entrada y salidas de dinero
y el cobro de impuestos. Parte integrante de esa preocupación fue el
establecimiento de controles, incluso auditorias, para disminuir los errores y
fraudes por parte de funcionarios incompetentes y corruptos.
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Marco Conceptual
Definiciones
Para William .p. Leonard. La Auditoria es un examen comprensivo y constructivo
de la estructura de una empresa de una institución o de cualquier parte de un
organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma
de operación y sus equipos, humanos y físicos.
La auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las
cifras de los estados financieros; es la revisión misma de registros y fuentes de
contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestra los estados
financieros emanados de ellos. Escalante (2003. Pp.12).
Para Gómez Rondón. (1993). La auditoria es una revisión y análisis minucioso,
con espíritu critico, de los registros y estados financieros de una organización; con
la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las
leyes, principios y usos, que norman a tales registros.
Auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades. Franklin (1982. Pp.13).
El conocimiento es hoy más esencial para la riqueza de las
naciones que el capital o la mano de obra. Los factores de la
producción tradicionales. La tierra, la mano de obra y el
capital, no han desaparecido, pero se han vuelto algo
secundario, pues siempre se les puede obtener, y con gran
facilidad si se cuenta con conocimiento.
Peter Drucker.
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La auditoria es el proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la
evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con los actos y acontecimientos
económicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos
y comunicar el resultado a las partes interesadas.
Montgomery (2001. PP 38.)
Necesidad de la auditoria
La necesidad del examen del estados financieros es indiscutible, el administrador
y el inversionista necesitan, como un elemento importante para tomar decisiones,
primero, conocer la situación financiera de la empresa que administran o en la que
desean invertir y, segundo tener certeza de que tal situación financiera
corresponde a la realidad que vive el negocio. Las decisiones de un director o un
inversionista son producto de varios elementos (experiencia, tendencias del
mercado, recursos disponibles, capacidad instalada, etc.) uno de ellos,
fundamental, la información que muestra, los estados financieros de la empresa a
que conciernan sus decisiones; y resulta obvio que cuando la información que
contenga errores de consideración, ellos habrán de afectar directamente los
resultados finales de una decisión tomada.
Toda empresa en general, sea pequeña, mediana o grande, y que pertenezca a
cualquier actividad, se encuentra en varias oportunidades a lo largo de su vida con
la necesidad de evaluar su situación. Muchas son las razones para que esto se
efectúe. Todos los jefes de empresa saben que constantemente deben adaptarse
a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son los periodos de crisis,
sino también los de éxito a los que necesariamente tendrá que adaptarse. En
muchas ocasiones resulta no sólo necesario, sino imprescindible, analizar con
detalle los problemas que están obstaculizando el desarrollo de la empresa y, por
tanto, sus causas. El periodo de cambio para pasar de una empresa pequeña a
mediana o de ésta a grande, es crítico y puede prolongarse. Es necesario analizar
todas las consecuencias; pero primordialmente se requiere llegar a la certeza de
que la base de sustentación de la realidad actual es la adecuada y facilita el
cambio, para cual la empresa debe ser analizada en todos sus ámbitos. En otros
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casos, el cambio profundo de las actividades de la empresa puede estar
representado por: la necesidad de diversificación de productos, necesidad de una
nueva estructura orgánica, necesidad de reducir costos, etc. y muchas otras
razones requerirán de este tipo estudio.
Uno de los problemas que surgirán en estos casos es el de evaluación de la
empresa, la cual deberá ser analizada en todos sus aspectos.
En todos los casos antes citados que se dan con mayor o menor frecuencia en
todas las empresas es necesario examinar la situación, detectar las verdaderas
causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y encontrar o
seleccionar las soluciones adecuadas. En cada caso y según quien aplique la
evaluación, el método a utilizar será diferente. También variará la profundidad del
análisis, dependiendo fundamentalmente del objeto del mismo; pero en todos los
casos se trata de realizar un análisis sistemático e integral de la empresa,
determinando sus efectos, sus causas y las soluciones posibles.
Visto esto pasamos describir lo que para algunos autores constituye el objetivo de
la auditoria
Objetivo
“La auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en que
áreas se requiere de un estudio mas profundo, que acciones se pueden subsanar
deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al
funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie
en forma congruente los hechos con las ideas.” Franklin (2003. Pp12).
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La auditoria administrativa puede ser definida como el examen integral o parcial de
una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeños y
oportunidades de mejora. A partir de este concepto se puede definir objetivos para
enmarcarla, siendo los más representativo los de control, productividad,
organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje y para toma de decisiones.
El alcance de una auditoria de esta naturaleza abarca la totalidad de una
organización, como su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
Asimismo, tomando en cuenta sus características particulares en cuanto a estilo
de administración, ámbito de operación, numero de empleados, sistemas de
información y comunicación y nivel de desempeño, entre otros. Por otra parte, su
campo de aplicación incluye toda clase de organizaciones ya sea publicas,
privadas o sociales, independientemente de su fisonomía, área de influencia y
dimensión.
Tipos de auditorias
Existen tres criterios de clasificación para el estudio de la auditoria a saber:
a) Considerando su campo de actuación, la Auditoria puede ser Financiera, o
Administrativa; también llamada Operativa
b) De acuerdo al grado de relación existente entre el auditor y la empresa u
Organización auditada, la Auditoria puede ser Interna y Externa.
c) En atención a la Periodicidad, con que se lleva a cabo dicha Auditoria, esta
puede ser Continua, o Periódica; y representada en forma sinóptica, la
clasificación de las distintas clases de auditoria seria como sigue:
Interrelación Interna Deliberada
Externa Automática
AUDITORIA
Financiera
Campo de acción Administrativa.
U Operativa
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Sinóptico de clasificación de la auditoria. (Tomado de Gómez Rondón pp. 1-8.
La auditoria operativa, también llamada auditoria administrativa, que es la que nos
interesa para efectos de presente estudio, es la que se lleva a efecto, a fin de
constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura organizacional
y funcional de la empresa o entidad que se audita.
Por medio de la auditoria administrativa se podrá detectar cualquier procedimiento
contraproducente, oneroso o muy lento; al extremo que encarezca e impida la
fluidez, con que deben realizarse las tareas particulares y la gestión empresarial
considerada como un todo. La auditoria administrativa resulta en extremo
beneficiosa, para toda clase de empresa u organización; puesto que permite a las
mismas ejecutar sus labores y alcanzar sus objetivos, con un mínimo consumo de
tiempo, esfuerzos y recursos; así como una mayor eficiencia y efectividad.
La eficacia de la auditoria administrativa guarda siempre proporción con la
habilidad que muestre el auditor en la confección de los cuestionarios que utilizara
en su trabajo de investigación; a fin de poder obtener toda la información posible y
precisa como para identificar las políticas administrativas, y los procedimientos; así
como la medida en que estas se cumplan.
Muchos Ejecutivos se preocupan por detectar aquellas áreas administrativas
problemáticas, a consecuencia de dificultades, tales como:
a) Alta rotación de personal.
b) Fallas en investigación de Mercados
c) Muchos desperdicios
d) Duplicidad de funciones
e) Falta organización y coordinación de esfuerzos.
Todos estos problemas se detectarán por medio de los resultados que nos
proporcionara la auditoria administrativa.
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Habiendo establecido lo que es la auditoria administrativa y sus tipos pasaremos
a describir las diferencias fundamentales con la auditoria financiera.
Diferencias entre auditoria administrativa y auditoria financiera
Características Auditoria Administrativa Auditoria Financiera
1.- Propósito
- Apreciar la calidad de la
administración
- Calidad tanto individual como
colectiva
-Calidad de los procesos mediante
los que opera un organismo social.
- Expresar una opinión sobre los
estados financieros y determinar el
manejo financiero
2.- Alcance
- La situación Administrativa.
- Factor funcional
- Factor procesal
- Factor Analítico
- Facto medio- ambiente
- La situación Financiera
3.- Orientación
- Hacia la situación administrativa
y operativa de los organismos
sociales en le pasado, presente y
futuro.
- Hacia los estados financieros de
la empresas desde el punto de
vista retrospectivo.
4.- Medición
- Los principios de la teoría de la
administración.
- Los principios de contabilidad
generalmente aceptados (PCGA)
5.- Método
- Método científico técnicas de
investigación- normas de auditoria.
- Las normas de auditoria
generalmente aceptadas (NAGAS)
(En Venezuela las FCCP)
6.- Precisión - Relativa en precisión. - Ostensiblemente absoluto
7.- Interesados
- Básicamente internos: La
dirección superior – gerentes
funcionales.
- Principalmente externos (los
accionistas- gobierno- acreedores)
8.- Realización - Potencial - Real
9.- Necesidad - Requerida Opcionalmente - Requerida legalmente
- Reciente aparición relacionada - Mayor antecedente de su
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10.- Antecedentes con el enfoque de sistemas. existencia
11.- Catalizador
- La necesidad de revisar y evaluar
lo administrativo en un organismo
social a petición de la dirección.
- Por tradición
12.- Frecuencia
- Periódica pero su periodicidad
es indefinida en la mayoría de los
casos.
- Regular; cuando menos una
revisión al año.
La auditoria financiera analiza y evalúa hechos factibles de ser representados en
términos monetarios (cuantitativos); a diferencia de la Auditoria administrativa
cuyos indicadores no son necesariamente monetarios, si no cualitativos de control
de la gestión. En una auditoria financiera, las declaraciones acerca de las cuales
el auditor busca evidencia se refieren a la información financiera, y en ocasiones,
a la operación. Los conceptos clave de una auditoria financiera son:
Que las declaraciones tienen carácter financiero y que los criterios que a la luz de
los cuales se miden son los principios de contabilidad generalmente aceptados o
alguna otra base específica de contabilidad (como la que podría estipularse en un
contrato de arrendamiento). Por lo general la información financiera. Será usada
por entidades distintas de aquella que la proporciona. A veces la información
usada por la administración de la misma entidad para tomar decisiones internas,
en cuyo caso contiene datos de operación además de los financieros. Si bien las
auditorias de los estados financieros son practicadas por auditores externos o
independientes, también lo practican los auditores internos y los del gobierno, a
menudo con auditorias de cumplimiento y de operación. Si bien la auditoria
administrativa es capaz de medir el grado de eficiencia del desempeño gerencial,
este, eventualmente, también podría medirse en términos monetarios, a través del
rendimiento económico de la gestión, aun cuando esto representa un medio
indirecto.
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La auditoria financiera analiza hechos económicos anteriores, en términos
monetarios y los registra en la contabilidad. Mientras que en la auditoria
Administrativa se evalúa los periodos actuales y como ha Administrado la
empresa en cuanto a:
a) Dar cumplimiento a las metas y políticas adoptadas por la organización.
b) Hacer efectiva la planificación
c) Funcionamiento del sistema organizacional
d) Dirigir y controlar las operaciones
e) Toma de decisiones
f) Desviaciones, fraudes, errores
g) Mejorar procedimientos
La auditoria administrativa revela las posibles fallas que se podrían suceder en
futuro económico de la empresa. Mientras que la auditoria financiera trabaja
partiendo de los resultados de los estados financieros de ejercicios anteriores
analizando sus indicadores. Por lo tanto podemos afirmar que la auditoria
administrativa puede perfectamente pronosticar las dificultades operativas, que
podría tener la empresa, producto de fallas en los procedimiento administrativos.
Mientras que en la auditoria financiera hace lo propio, pero a posteriori cuando ya
se han sucedidos los hechos económicos. Los estados financieros muestran en
forma razonable, la verdadera situación de la empresa. La auditora administrativa
se anticipa a los problemas y hasta los predice, esto resulta más evidente. Cuando
la auditoria administrativa se realiza en forma periódica y sistemática; puesto que
de esta forma se puede apreciar con claridad como una pequeña falla se
acrecentara en futuras auditoria administrativas; pudiendo medir su crecimiento y
estimar sus consecuencias a futuro. Permitiéndole a la gerencia tomar decisiones
así como hacer los correctivos necesarios a tiempo. De esta manera la auditoria
administrativa se ha convertido en una herramienta de trabajo para la gerencia,
en el campo administrativo, que facilita el alcance de los objetivos planteados por
la empresa.
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La auditoria administrativa nos dirá cuán efectiva han sido la gestión de la
gerencia y los jefes de departamentos; Lo cual no nos lo informa la auditoria
financiera. Permitiendo así a la gerencia reubicar a algunos ejecutivos y orientar
su adiestramiento, desarrollo y/o promoción; basándose en apreciaciones
objetivas y discernimiento lógico. En conclusión, la auditoria Administrativa evalúa
la eficiencia de la gerencia, en lo referente a:
a) Capacidad para gerencial
b) Cumplir con los planes y metas propuestos.
c) Panificación de las operaciones
d) Organización y control de persona y equipos
e) Dirigir y controlar los esfuerzos
f) Tomar decisiones efectivas con conocimientos de causa.
En cambio, la auditoria financiera investiga la ocurrencia de errores, omisiones,
desperdicios y fraudes, ya cometidos; los resultados de la auditoria financiera son
de gran interés para los accionistas, acreedores, fisco nacional y a posibles
inversionistas. El objetivo de la de la auditoria financiera es el de determinar la
verdadera situación financiera de la empresa y corroborar si los registros
contables se llevan de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados. La auditoria administrativa hay que considerarla como un complemento
de la auditoria financiera: siempre habrá que verlas dentro del contexto global de
una correcta administración empresarial. La auditoria financiera nos señala los
efectos; pero sin hacer mención a sus causas.
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Perfil Del Auditor Las características de un Auditor constituyen uno de los tópicos
de mayor importancia en el proceso de instrumentación de una auditoria
administrativa, es en el auditor en que recae la responsabilidad de
conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios para proponer las
medidas tendientes a elevar el desempeño de la organización que ha optado por
este recurso. La calidad y el nivel de ejecución de la auditoria dependen en gran
medida del profesionalismo y experiencia del auditor, así como de su comprensión
de las actividades que va a revisar; elementos que implican la conjunción de
conocimientos, habilidades, destrezas y experiencia necesarios para que
realice su trabajo con esmero y competencia.
Conocimientos
Es conveniente que la persona elegida para un proyecto de auditoria
administrativa tenga una preparación acorde con los requerimientos que esta
exige, pues eso le permitirá interactuar de manera natural con los mecanismos de
estudio de una u otra manera se emplearan durante el desarrollo.
Atendiendo a tales necesidades, es recomendable apreciar los siguientes niveles
de formación.
Formación académica
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, Informática,
comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales,
ingeniería industrial, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho.
Formación complementaria
Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional, a través de
conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos etc.
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Formación empírica
Conocimiento resultante de la implementación de auditorias en diferentes
instituciones, con o sin contar con un grado académico. Además, el auditor deberá
saber operar equipos de computación y de oficina. La actualización continua
permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su
función en forma prudente y justa.
Habilidades y destrezas
En forma complementaria a su formación profesional, teórica, practica, o ambas,
se demandan del auditor otro tipo de cualidades que son determinantes en su
trabajo, producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.
Recursos personales: Son el producto del desenvolvimiento y dones intrínsecos
al carácter.
Experiencia
Una de las características fundamentales que se deben considerar en el auditor,
es la experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitirá sus
observaciones.
Responsabilidad Profesional
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad conocimiento y
criterio profesional para determinar el alcance, las estrategias y técnicas que habrá
de aplicar en una auditoria, y como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.
Para este efecto el auditor deberá hacer énfasis en:
Preservar su criterio profesional
Realizar su labor basado en el conocimiento y capacidad profesional
adquiridos.
Cumplir con las normas y criterios estipulados
Capacitación continúa.
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Es necesario que el auditor se mantenga libre de prejuicios que resten credibilidad
a sus criterios, para preservar su autonomía e imparcialidad al realizar la
auditoria. Esto garantizara el valor y consistencia necesarios a su participación. Es
conveniente señalar que los impedimentos a los que normalmente se puede
enfrentar son: personales y externos. Los primeros corresponden a circunstancias
que recaen específicamente en el auditor y que, por su naturaleza, pueden afectar
su desempeño. Entre los que se destacan los siguientes:
Vinculo personales, profesionales, financieros u obligaciones con la
organización.
Interés personal en la auditoria
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas.
Relación con instituciones que interactúan con la organización
Ventajas previas obtenidas en forma ilícita.
Finalmente, el auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función y proyección
personal esta sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y
apego a normas profesionales, tales como:
Objetividad: Mantener una punto de vista imparcial de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados
de su trabajo.
Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus
labores oportuna y eficientemente.
Confidencialidad: Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio
propio o de intereses ajenos a la organización.
Compromiso: Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la
organización a la que presta sus servicios.
Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus
propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier
tipo.
Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
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Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su
objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad: Mantener una actitud positiva e innovadora en el desarrollo de su
trabajo. Franklin, 2003. pp. 20-26)
El papel que juega el auditor en la aplicación de una auditoria administrativa es
vital, por que en el recae el peso de conceptualizarla, practicarla y obtener los
resultados esperados. Su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y
destrezas, experiencias y responsabilidad profesional, en especial, su estructura
de pensamiento y ética son los pilares sobre los cuales descansa una auditoria
administrativa.
El ejercicio de una auditoria en una organización puede asignarse a auditores
internos y externos o a un equipo combinado entre ambos, atendiendo a
necesidades especificas en cada caso. Cada alternativa reviste una serie de
ventajas y desventajas, por lo que es conveniente analizar con detenimiento cual
de ellas representa la más viable en términos de costo- beneficio.
El papel del auditor en la implementación de una auditoria administrativa es
primordial ya que sus conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas,
responsabilidad profesional y ética, así como estructura de pensamiento son
fundamentales para lograr el éxito esperado.
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Normas de auditoria generalmente aceptadas
Las normas de auditoria rigen el procedimiento para la realización de auditorias
financiera las cuales son establecidas por AICPA y sirven de referencia para la
auditoria administrativa. Las normas son establecidas para medir la calidad de
desempeño de los individuos y las organizaciones. Las relativas a la de auditoria
se centran en las cualidades profesionales del contador público certificado. Las
normas de auditorias son requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad
del auditor. La existencia de estas normas prueba que la profesión quiere
mantener una calidad uniformemente alta en el trabajo de los contadores públicos
independientes. Si todos tienen una buena preparación técnica y si realizan las
auditorias con habilidad, meticulosidad y juicio profesional aumentara el prestigio
de los contadores y el público dará mayor importancia a la opinión que los
auditores incorporan a los estados financieros.
El American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) (Instituto Americano
de Contadores Públicos Certificados) Creo el marco básico con las 10 siguientes
normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
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Cuadro resumen de las 10 normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Fuente. WHITTINGTON. Pany. Pag 31.
Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas
Generales
(Cualidades personales
Del Auditor)
De Información
Ejecución del
trabajo
Desempeño del
Auditor)
1) Planear el trabajo y supervisar los
asistentes.
2) Independencia de
Actitud mental
3) Debido Cuidado profesional
3) Suficiencia de
revelación
1) Formación y competencia técnica
2) Uniformidad en la
aplicación de los PCGA
1) conformidad de los
estados con los PCGA.
2) Conocer el
control interno
3) Obtener suficiente evidencia competente
Codificado como
Statements on Auditing Standardars
(SAS)
4) Expresión de
Opinión
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A continuación se dará una explicación breve de las normas generales Normas Generales 1. La Auditoria la realizará una persona que tenga una formación técnica
adecuada y competencia como auditor. El entrenamiento es el medio
indispensables para desarrollar la habilidad práctica necesaria para el ejercicio
de una profesión y junto con el estudio y la investigación constante se integran
como fundamento de la capacidad profesional
2. En todos los asuntos concernientes en la auditoria, el auditor o auditores
mantendrán su independencia de actitud mental. Es uno de los requisitos
morales del contador publico la independencia mental es consecuencia de la
calidad de juez o árbitro que en cierto modo tiene la actividad del auditor.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoria
y al preparar el informe. La actividad profesional como todas las actividades
humanas están sujetas a la apreciación personal, y por ende al error. El
hombre es falible y consciente de ello, el profesional debe esforzarse por
reducir a un mínimo ese grado de error mediante un trabajo meticuloso, es
decir, con cuidado, y diligencia profesional.
Normas De ejecución Del Trabajo
1. El trabajo se planeara adecuadamente y los asistentes, si los hay deben ser
supervisados rigurosamente. En la práctica el auditor se auxilia de ayudantes
para ejecutara el trabajo, esto implica delegación de funciones, misma que no
lo releva de su responsabilidad total; esta circunstancia hace necesaria la
supervisión del trabajo para, de esta forma, estar seguro de que el trabajo
ejecutado por los ayudantes cumple su objetivo y proporciona información
completa y adecuada.
2. Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, fin de planear la
auditoria y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión de otros
procedimientos de la auditoria.
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3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección, la
observación, y la confirmación, con el fin de tener una base razonable para
emitir un juicio. Los resultados que obtenga el auditor deben ser suficientes y
competentes, es decir que den la certeza moral de que los hechos que se esta
tratando de probar, o los criterios cuya corrección se esta juzgando han
quedado satisfactoriamente comprobados y se refieren a aquellos hechos,
circunstancias o criterios que realmente tienen importancia en relación a lo
examinado.
Normas De Información
1. EL informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los
principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
2. El informe especificara las circunstancias en que los principios no se
observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se consideraran
razonablemente adecuados salvo que se especifique lo contrario en el informe.
4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados
financieros tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede
expresarse una opinión. En este ultimo caso, se indicaran los motivos. En los
casos en que el nombre del auditor se relacione con los estados financieros, el
informe incluirá una indicación clara del tipo de su trabajo y del grado de
responsabilidad que va asumir.
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Unidad II.
Evidencia Control
Interno y Riesgo en
la auditoria
administrativa
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Evidencia
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Evidencia
de la auditoria es toda la información que utiliza el auditor para llegar la conclusión
en que se basa su opinión. Esta información incluye tanto los registros de los
estados financieros como otros tipos de información.
Evidencias de auditoria y métodos de obtención de información:
Tipos de evidencia
Evidencia física
Evidencia testimonial
Evidencia documental
Evidencia analítica
Físicas: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presentan a través de notas, fotografías, graficas, cuadros,
mapas o muestras materiales.
Testimonial: Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la
aplicación de la auditoria.
Documental: Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenida
en cartas, contratos, registros actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicación producto del trabajo.
Analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación
de la información.
Para que la evidencia sea útil y valida deberá cubrir los siguientes requisitos:
Suficiente: Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de los auditores.
Competente: En la medida que sea consistente, convincente, confiable y
validada por el auditor público.
Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o refutar un hecho
en forma lógica y patente.
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Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y
recomendaciones de la auditoria.
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organizaron y al líder del proyecto las siguientes
situaciones.
Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros
incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación
inadecuada o alterada.
Transacciones realizadas fuera de su curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de información
Registros incongruentes con las operaciones realizadas
Condiciones de las áreas para suministrar evidencias.
En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
¿Que constituye evidencia suficiente y competente en una auditoria? Una
evidencia no puede ser competente si al mismo tiempo no es relevante y valida.
Para ser relevante debe relacionarse con la afirmación en cuestión. Supongamos
que un auditor analiza la antigüedad de las cuentas por cobrar y el subsecuente
cobro para obtener evidencia de la afirmación de valuación de estimación para
cuentas incobrables. La validez (confiabilidad) de la evidencia depende de las
circunstancias en que se recibió.
Esto hace difícil generalizar y esta sujeto e excepciones, pero la evidencia
ordinariamente es mas valido cuando:
Se obtuvo las fuentes independientes fuera de compañía cliente.
Se genero internamente a través de un sistema provisto de controles eficaces.
Se obtuvo directamente del auditor (por ejemplo, observando la aplicación de
un control).
Tiene forma documental (papel, medios electrónicos o de otro tipo) y no una
representación oral.
Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni de facsímiles.
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Control Interno
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
El sistema de control Interno de una empresa comprende diversos elementos,
entre los cuales se incluyen el ambiente de control, los sistemas de contabilidad y
los controles internos contables y administrativos. Esos elementos, que se
componen de políticas, procedimientos y los medios para vigilar su cumplimiento,
son diseñados por la administración de la empresa con el fin de proteger sus
activos, generar registros contables confiables, fomentar la eficacia de operación
y alentar la observancia de las políticas administrativas prescritas. Colectivamente,
los diversos elementos de un sistema de control interno funcionan dentro de una
empresa con el fin de reducir la exposición involuntaria a riesgos de carácter
comercial, financiero o contable. Montgomery (2001).
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Hay diferencias de opinión en torno al significado y los objetivos del control
interno. Para muchos la designación del control interno son los pasos que toma
una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los
informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención
del fraude, pero que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y
otros procesos. Whittington Pany (2000).
El control Interno de un negocio es el sistema de su organización, los
procedimientos que tienen implantados y el personal que cuenta, estructurados en
un todo para lograr tres objetivos fundamentales: a) la obtención de información
financiera correcta y segura, b) la protección de los activos del negocios, y c) la
promoción de eficiencia de operación. Mendivil (1982 pp. 47)
La compresión de lo que es el control interno resulta más accesible a través de
sus objetivos ya que el control interno en si es algo complejo porque abarca a las
personas, a la forma como están organizadas, a los procedimientos a que sujetan
sus acciones y a los mismos actos que realizan.
El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y
segura ya que la información es un elemento fundamental en la marcha del
negocio pues con base en ella se toman las decisiones y formulan los programas
de acción futuros en las actividades del mismo.
Debe igualmente garantizar la protección de los activos del negocio por que son
estos lo que permiten desarrollar la actividad principal para el que fue creado, y las
sustracciones, destrucciones y defectos y defectos de tales activos repercuten
negativamente en el cumplimiento de su fin.
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Por ultimo, el control interno debe promover la eficiencia de operación
complementando las labores de los individuos sin duplicarlas y haciendo expedito
los tramites y el servició.
El control interno se clasifica en:
Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: Son métodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: Son métodos, medidas y procedimientos que tienen que
ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos
de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la
responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del
departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control
Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan
cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
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Control Interno del Efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en
forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
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La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro
de la misma que no requiere uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en
cifras y letras, el monto pagado.
La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se
carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los
mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor.
Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
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El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante
un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo
que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se
subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja"
se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".
La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la empresa. Esto se
realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por
haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
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Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos,
etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos
Control interno de los Inventarios
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la
venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de
adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, entre los cuales se han destacados los siguientes:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método de promedio móvil:
Este método de control de inventarios tiene com características fundamentales
las siguientes:
cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del
saldo resultante, debe ser recalculado.
La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en
lotes según el orden de entrada.
El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio
calculado en saldo inmediato anterior.
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de
Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la
primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
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Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías
que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que
se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Control Interno de las Inversiones
Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona
independiente o el banco.
El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de
acciones.
Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo
Administrativo.
Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de
cuando menos dos funcionarios.
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta
control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
Otorgar descuentos especiales
Pagar saldos acreedores
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Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo.
Verificación de facturas y Notas de créditos.
Pases a cuentas control.
Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
Control Interno de Documentos por Cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:
Control de los pedidos de los clientes
La aprobación del crédito
La entrega de mercancía
La función del despacho
La función de facturación
La verificación de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
la autorización de castigos en cuentas incobrables
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Control Interno Propiedad Planta y Equipos
Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con
facilidad.
Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento
de contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos
existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos
misceláneos para detectar recibos de venta de activos.
Control Interno de Cuentas por Pagar
Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías,
de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los
documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe
cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia
del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha,
numero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago
efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de vencimiento, a fin de
tener conocimiento actualizado de los tiempos de vencimiento y proceder a
activar su pago.
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Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.
Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el
término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se
refiere a errores intencionales.
Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de
que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles
que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar
preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con
falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean
significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante
que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones
sobre la correcta conducción del negocio
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Riesgo de la auditoria
Relación entre el riesgo y la evidencia de la auditoria
La expresión riesgo de auditoria indica la posibilidad que los auditores sin darse
cuenta no modifiquen debidamente su opinión En otras palabras, es el riesgo de
que los auditores emitan una opinión sin salvedades, que contengan una
desviación material de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Se
reduce recabando evidencia: cuánto más confiable sea, menor será el riesgo. Los
auditores han de reunir suficiente evidencia para aminorar el riesgo a un nivel bajo
en todas las auditorias. Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el
alcance de los procedimientos. Sin embargo, también se logra seleccionando
procedimiento mas eficientes o relazándolos en una fecha mas cercana a la del
balance general (o después de terminado). La necesidad de recoger evidencia
suficiente y competente esta incluida en la ejecución del trabajo. Debe obtenerse
evidencia suficiente y competente mediante la observación, la inspección, las
preguntas y confirmaciones para contar con un fundamento razonable que permita
emitir una opinión respecto los estados financieros.
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Unidad III
Metodología
De La Auditoria
Administrativa
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Metodología para realizar una auditoria administrativa
Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco
metodológico que orienta las acciones en sus diferentes etapas: Planeación,
instrumentación, examen, informe y seguimiento. Cada una de ellas dispone
de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido.
La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir como
marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se
conduzcan en forma programada y sistemática, unifique criterios y delimiten la
profundidad con que se revisaran y aplicaran las técnicas de análisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y
ordenamiento de la información correspondiente a los registros de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones,
para su examen, informe y seguimiento. (Franklin 2003 pp. 55)
De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son:
a) Planeación
b) Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
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A) PLANEACION
Es un lineamiento generales que norma la aplicación de la auditoria administrativa,
para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la
investigación preliminar, el proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar sean
suficientes pertinentes y relevantes.
Objetivo
Determinar las acciones que deben realizar para instrumentar la auditoria en forma
secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que
prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.
Para planificar una auditoria es necesario tomar en cuenta los siguientes factores.
Fuentes de estudio
Representan las instancias internas y externas a las que se recurre para captar la
información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.
Internas
Gobierno Corporativo
Órganos de control interno
Socios
Niveles de organización
Comisiones, comités y grupos de trabajo
Sistemas de información
Externas
Normativas, Leyes nacionales y Regionales
Organizaciones análogas, o del mismo sector o ramo
Organizaciones lideres en el campo de trabajo
Organismos nacionales e internacionales que dicta lineamientos o normas
regulatorias
Redes de información
Proveedores
Clientes o usuarios
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Investigación preliminar
Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo
requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la
situación administrativa de la organización.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura técnica y legal información del
campo de trabajo, y toda clase de documento relacionada con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda la mucha precisión, ya que la
información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusión en la interpretación de su contenido.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
Determinación de las necesidades especificas
Identificación de los factores que requieren atención
Definición de estrategias de acción
Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue
Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores
Especificación del perfil del auditor.
Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido. Franklin 2003 pp. 56
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Preparación del proyecto de auditoria
Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria
para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y
el programa de trabajo.
Propuesta técnica
Naturaleza: Tipo de auditoria que se pretende realizar
Alcance: Áreas de aplicación
Antecedentes: Recuentos de auditorias anteriores
Objetivos: Logros que se pretende alcanzar
Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de
recursos
Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla
Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios
Resultados: Beneficios que se espera obtener.
Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como
elemento de apoyo. (Franklin 2003 pp. 62)
Programa de trabajo
Es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria
a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Sirve
como guía a los auditores durante la auditoria y como registro permanente de la
labor efectuada.
Identificación: Nombre del estudio
Responsables: Auditor a cargo de su implementación
Área(s): Universo bajo estudio
Clave: Numero progresivo de las áreas, programas o proyectos
Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase
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Representación grafica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes
Formato: Presentación y resguardo de progresos
Reporte de avance: Seguimiento de las acciones
Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances
Asignación de la responsabilidad
Para iniciar formalmente el estudio, la organización designara al auditor o equipos
de auditores que estime conveniente, atendiendo la magnitud o grado de
complejidad de la auditoria.
La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control
interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de
línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga
los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de la auditoria
administrativa.
Capacitación
Un vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a las personas o equipo
designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación
que se emplearan para recopilar la información, si no en todo el proceso para
prepara la aplicación e instrumentación de la auditoria.
Por lo anterior, se debe dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue,
las áreas involucradas, la calendarización de actividades, los documentos de
soporte, el inventario estimado de la información a captar, la distribución de cargas
de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar, y los mecanismo de
de coordinación y de reporte establecidos.
Actitud
La labor de investigación tiene que llevarse sin perjuicios u opiniones
preconcebidas por parte del auditor.
Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta, a fin
de procurarse una imagen positiva; lo que facilitara su tarea y estimulara la
participación activa del personal de la organización.
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Con el propósito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios que no tengan un sustento,
o de hacer promesas que no puedan cumplir, apegándose en todo momento a las
directrices de la auditoria en forma objetiva.
Diagnostico preliminar
El diagnostico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptible de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la
programación que se va orientar el curso de acción de auditoria.
Con esta perspectiva, el auditor esta obligado a prever la realización de los
siguientes pasos:
1. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoria
2. Afina el objetivo general
3. Definir los objetivos tentativos específicos por área
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditoria
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer técnicas para la capacitación y el análisis de la información
9. Plantear alternativas de medición
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen
12. Contribuir en la elaboración del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento
En la planeación se fija el objetivo de la auditoria, los factores a revisar, que
incluyen el proceso administrativo y los elementos específicos que complementan
su funcionamiento, las fuentes de estudio interna y externas, la investigación
preliminar y la preparación del proyecto de auditoria que considera la propuesta
técnica, el programa de trabajo y los aspectos de capacitación, asignación de
responsabilidad y actitud, así como el diagnostico preliminar.
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B) Instrumentación
Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoria,
etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección
que se estimen mas viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la
auditoria, la medición que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y
evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación
efectiva.
Recopilación de información
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información,
reprogramar la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre
presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación, para mantener una línea de acción uniforme.
Técnicas de recolección
Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear
alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.
Investigación documental
Observación directa
Acceso a redes de información
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas
Investigación documental
Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede
aportar elementos de juicio a la auditoria. Alas fuentes documentales básicas alas
que se pueden acudir son:
53
Normativa
Acta constitutiva
Ley que ordena la creación de la organización
Reglamento interno
Reglamentación especifica
Tratados y convenios
Decretos y acuerdos
Administrativos
Organigramas
Manuales administrativos
Sistemas de Información
Sistemas de normalización y certificación
Cuadros de distribución de trabajo
Plantillas de personal
Inventarios de mobiliario y equipo
Auditorias administrativas previas
Mercado
Productos y servicios
Áreas (población ingresos factores limitantes).
Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,
características).
Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible),
análisis del régimen de mercado.
Determinación de precios
Ubicación geográfica
Localización
Ubicación espacial interna
Características
Del terreno
Distancias y costo de trasporte
Justificación en relación con el tamaño y los procesos.
54
Estudios financieros
Recursos financieros para inversión
Análisis y proyecciones financieras
Programas de financiamiento
Evaluación financiera
Situación económica
Sistema económico
Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía
Aspectos sociales
Variables demográficas
Relaciones con el exterior
Observación directa
Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la
organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación
directa, y comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta
manera se asegurara de que exista un consenso entorno a las condiciones de
funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse en
todo momento la auditoria.
La entrevista
Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente
para obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de
los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener
respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.
Cuestionarios
Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están
constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y
separadas por capitulo o temáticas especifica. La calidad de la información que
obtenga, dependerá de su estructura y forma de presentación.
55
Cedulas
Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la
auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas,
bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su
remisión y análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de
respuestas.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores
establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así
como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con
otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar
la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de
trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la
auditoria.
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo
en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las
técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habrá de de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos
argumentos para respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos,
transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones
que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en
la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditoria.
56
El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido
debe incluir:
Identificación de la auditoria
El proyecto de auditoria
Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibida durante la aplicación de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Reporte de posibles Irregularidades
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su
consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino
consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y
ser lo suficientemente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que
los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento
probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados
son suficientes y competentes.
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que
debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o
investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para
auditorias subsecuentes.
57
Evidencia
La evidencia comprende como ya se dijo es la comprobación fehaciente de los
hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento
relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y
utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se
apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, alas normas en la
materia y a los citerior que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La
evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:
Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades,
bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o
muestras materiales.
Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y esta contenidas
en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de
comunicación producto del trabajo.
Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la
aplicación de la auditoria.
Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación
de la información por áreas, apartados o componentes.
Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos
Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones del auditor.
Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha
sido validad.
Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un
hecho de forma lógica y clara.
Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria.
58
Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de
control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes
situaciones.
Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros
incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y
documentación inadecuada o alterada
Transacciones realizadas fuera del curso normal
Limitaciones para acceder a los sistemas de información.
Registros incongruente con las operaciones realizadas
Condicionamiento de la áreas para suministrar evidencias
En todas las oportunidades, al auditor deberá proceder con prudencia,
preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo,
incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.
Supervisión del trabajo
Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la auditoria sobre quien posea experiencia, conocimiento y
capacidad.
De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor
que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de
trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una
lógica en función de los objetivos de auditoria.
La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoria, comprende:
Revisión del programa de trabajo
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores
Aclaración oportuna de dudas
Control del tiempo invertido en función del estimado
Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo
Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de
que están completos y cumplen con su propósito
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Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es
conveniente observar los siguientes criterios.
Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de
investigación en todo el equipo de auditores
Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender
cualquier duda
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes
pertinentes
Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes
negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas.
Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los
auditores e instruirlos para mejorar su desempeño
Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:
Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de
revisión del auditor responsable
Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometido a
revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable
Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del
equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones
Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores
Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a
lo largo de la auditoria
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas
En resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo
recopilar la información a través de las técnicas de recolección como la
investigación documental, observación directa, acceso a redes de información,
entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de
medición como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la
evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión del trabajo en sus diferentes
modalidades.
60
C) Examen
En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables
cuantitativas seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación
del diagnostico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán
de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un
modelo analítico de la organización.
El examen de los factores de la auditoria consiste en dividir o separar sus
elementos componentes parta conocer la naturaleza, las características y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e
interacción de las partes entre si y con el todo, y de estas con sus contexto.
Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y
las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión
óptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de
problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación,
seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías y
discrepancias.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado
individualmente y en conjunto.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas
que lo originaron y el camino para su atención
61
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud
interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:
¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan
¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar
¿Quien lo hace? Personal que interviene
¿Como se hace? Metidos y técnicas que se aplican
¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan
¿Cuando se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio,
planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones, de manera
consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna mas critico, y permite
que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas
profunda en cuanto al las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del
auditor. (Franklin 2003 pp. 73)
Técnicas de análisis administrativos
Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus
observaciones, y le posibilitan:
Comprobar como se están ejecutando las etapas del proceso administrativo
Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos
Examinar los resultados que están obteniendo la organización
Revisara las circunstancias que inciden en los resultados
Verificar los niveles de efectividad
Conocer el uso de los recursos
Determinar la medida de consistencia en procesos específicos
Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un
apoyo valioso apara el auditor, se encuentran las siguientes:
62
Organizacionales
Administración por objetivos
Análisis de sistemas
Análisis de costo beneficio
Análisis de estructura
Árbol de decisiones
Autoevaluación
Control total de la calidad
Diagrama de causa y efecto
Control de calidad
Diagrama de pareto
Benchmarking
Empowerment
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Inteligencia emocional
Reingeniería organizacional
Reorganización
Cuantitativas
Análisis de serie de tiempos
Cadena de eventos
Modelo de inventarios
Modelos integrados de producción
Muestreo
Programación dinámica
Programación lineal
Teoría de las colas o de líneas de espera
Teoría de las decisiones
(Franklin 2003 pp. 74)
63
Formulación del diagnostico administrativo
El diagnostico administrativo, parte esencial de la auditoria administrativa, es un
recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta,
susceptible de cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar
un marco legal de análisis; para sistematizar la información de la realidad de una
organización, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para
identificar los factores mas relevantes de su funcionamiento; para determinar los
recursos disponibles en la resolución de problemas; y, sobre todo para servir como
cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atención efectiva.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que
fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento
administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular
una propuesta interpretativa, o modelo analítico, de la realidad de la organización.
(Franklin 2003 pp.79)
D) Informe
Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el
cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área,
sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la
duración, alcance, recursos y métodos empleados.
En virtud de que este documento se señalan los hallazgos así como las
conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde
suficiente información respecto al la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que
se presentan, dependiendo del numero de caos o transacciones revisadas en
función de las operaciones que realiza la organización. Así mismo, es importante
que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de
trabajo del auditor.
64
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan,
deberán reunir tributos como:
Objetividad: visión imparcial de los hechos
Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.
Claridad: Fácil comprensión del contenido
Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información
Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad
en materia de servicios
Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización
para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren
elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la
auditoria. Así mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su
presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa,
derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.
Aspectos operativos
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en
términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones
que se llevaron a cabo en forma operativa.
Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.
Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar
la auditoria.
Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la
organización.
Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación
Objetivos de la auditoria: Razones por las que se efectuó la auditoria y fines
que se persiguen con el informe.
Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno
de ellos.
65
Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.
Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.
Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.
Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.
Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustento
la auditoria.
Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta
Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas
Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el
desempeño
Alternativas de implantación: programas y método viables.
Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas
aceptadas para la auditoria
Opiniones de los responsables de la áreas auditadas : Puntos de vistas
externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio
profundo. ( Franklin 2003 pp. 82)
Lineamientos generales para su preparación
No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las
conclusiones y recomendaciones finales.
Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas practicas y viables
Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos
inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o
correctivas, según sea el caso.
Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que
exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los
resultados
Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de
decisiones objetiva y consistente.
66
Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información
permanente.
Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el
no cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas
Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y
seguimientos de las acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad,
para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de
resultados.
Es conveniente que antes emitir el informe, una persona independientemente a la
aplicación de la auditoria, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de
verificar que han cumplido con todas las normas de auditoria.
Presentación del informe
Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
auditoria convocara al grupo auditor para efectuar la revisión de su contenido; en
caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizara los
ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se
procederá a su entrega y presentación a:
Titular de la organización
Órgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo.
Grupos de filiación, corporativos o sectoriales
La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
computación, láminas o material audiovisual.
En el informe se registra los resultados de la auditoria, los aspectos operativos
acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales para su
preparación.
67
E) Seguimiento
Finalmente en el seguimiento se integran las observaciones y
recomendaciones, para lo cual se precisa un objetivo, lineamientos generales y
acciones especificas para examinar el grado de avance en la implementación
de los cambios sugeridos y sentar las bases para la auditoria de seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir fallas
detectadas, si no también a evitar su recurrencia. En este sentido, el
seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, si
no aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible.
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la practica en los términos y fechas
establecidos conjuntamente con los responsables de área, función,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los
resultados esperados
Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe al
grado y forma como estas se atendieron.
68
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las
observaciones formuladas por el auditor y asegurar su atención y puesta en
operación.
Lineamientos generales
Definir las áreas en que se comprobara la implantación de los cambios
propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditoria y las sugerencias o comentarios del titular de los titulares de la
organización.
Considerar la participación de especialistas cuando se estime que la
aplicación de las recomendaciones así lo requiere
Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para
obtener evidencia que fundamente la opción de las sugerencia del
auditor
Establecer los mecanismos para mantener un adecuado control del
cumplimiento de estas propuestas en los términos y fechas establecidos
Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso
de seguimiento e instrumentación de tales recomendaciones
Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las
modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas
Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en
especial cuando existan cambios plenamente justificados de las
condiciones que les dieron origen
Reprogramar las fechas compromisos para implantar las
recomendaciones en los casos en que éstas no se hayan adoptado o
atendido parcialmente
El auditor comentará con el responsable del área sujeta a seguimiento
las observaciones determinadas, con el objeto de que aporten las
pruebas o elementos de juicios adicionales que en el desarrollo de la
auditoria no fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinión
69
Si el criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de
observaciones derivadas de una auditoria en proceso, deberá
adjuntarse al informe
Establecer cuando se justifique, fechas de reprogramación para
implantar en sus totalidad las recomendaciones conforme a los términos
previamente acordados con la junta directiva
Acciones específicas
Para examinar el grado de avance en la puesta en práctica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditoria de seguimiento, se requiere que el
auditor verifique como se efectúan, lo cual se puede visualizar desde dos
perspectivas:
1. Las recomendaciones se han implantado conforme al programa
2. Tal implantación se ha realizado fuera del programa
Recomendaciones Programadas
Asignación de responsabilidades
Factores considerados
Áreas de aplicación
Periodo de realización
Porcentaje de avance
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solución planteadas
Alternativas de solución aplicadas
Acciones correctivas realizadas
Calendarios de aplicación
70
Criterios para la ejecución de la auditoria de seguimiento
Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización
referentes al las observaciones y recomendaciones contenidas en los
informes, con el propósito de atenderlas en la auditoria de seguimiento a
realizar
Entrevistarse previamente a la ejecución de esta auditoria con los
responsables de las áreas involucradas, e fin de obtener un panorama
general de avance en la implantación de las recomendaciones
Especificar el numero de semanas – hombres que comprenderá la revisión,
el responsable de la supervisión y los auditores que participaran en la
ejecución
Dar prioridad en la auditoria de seguimiento, a la comprobación del
cumplimiento en los términos establecidos y fechas programadas en las
disposiciones de apoyo preparadas, la definición de medidas correctivas y
las sugerencias de tipo preventivo para evitar la recurrencia de las
observaciones señaladas por el auditor.
Cuando en la auditoria de seguimiento se detecten nuevas irregularidades,
se deberá ampliar el alcance de los procedimientos de auditoria, con la
finalidad de plantear al responsable del área las recomendaciones
necesarias para corregirlas y establecer conjuntamente las fechas
compromiso. (Franklin 2003 pp. 55)
Resumen
El marco metodológico representa el camino indicado o pasos a seguir, para
guiar las acciones de una auditoria administrativa, debe permitir realizar las
correcciones necesarias para cumplir con los objetivos de la misma y
transformar las experiencias adquiridas en conocimientos.
71
UNIDAD IV
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA POR AREAS
72
Presentación
En este capitulo se abordaran algunas áreas funcionales de interés para el auditor
administrativo, que representan actividades susceptibles de auditarse. No se
abarca la totalidad de las áreas, ni tampoco se enfocan desde el punto de vista
tradicional No intenta ser un tratado técnico que sirva de guía a los practicantes de
esta herramienta, si no para apoyar al auditor que no sea un experto en un campo
dado a comprender aspectos iníciales y oportunidades de la auditoria
administrativa de naturaleza funcional.
En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la
información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran
demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La
auditoria tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con
los requisitos de reglamentos y custodia, sobre todo se ha dedicado al control
financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor
para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la
confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así
como su exactitud. Además de auditar los registros financieros de un organismo,
es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con
el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra
para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo
y el sistema operativo de la empresa.
En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de
contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de la
calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes.
A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como
un modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.
73
La auditoría utiliza diferentes instrumentos de recolección de información. Dentro de estos
se encuentra; Los cuestionarios. Los cuestionarios, Las cedulas. Los formatos entre
otros.
Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener información de forma
homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,
secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.
La cedulas: se utilizan para obtener la información requerida de acuerdo con el propósito
de la auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques
y columnas que faciliten la agrupación y división de su contenido para su revisión y
análisis de la información.
Cuestionario sobre La Organización Unidad Administrativa Auditor ____ Fecha de inicio _____Fecha de terminación Revisado por: ________
DIVISIÓN DEL TRABAJO 1. ¿Cómo se realiza la separación y delimitación de las actividades?
2. ¿El trabajo da lugar a una especialización y perfeccionamiento?
3. ¿Las actividades de cada puesto están claramente especificadas y relacionadas?
4. ¿Se forma la organización de acuerdo con los objetivos?
5. ¿Se calculo el número de subordinados para cada área? ¿Cómo?
JERARQUIZACIÓN
6. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el
último de los subordinados? ¿Cómo?
7. ¿Existen más de tres niveles en la estructura orgánica establecida? ¿Se justifican?
8. ¿Existe delegación adecuada, en el grado y con las medidas necesarias para su eficaz
cumplimiento?
9. ¿Responde y obedece cada subordinado ante un solo superior?
10. ¿Los jefes al tratar con los subordinados respetan las líneas de autoridad establecidas?
DEPARTAMENTALIZACIÓN
11. ¿Se sigue un proceso para efectuar la departamentalización? Detállelo.
12. ¿Cómo se lleva a cabo la fijación de autoridad—responsabilidad y obligaciones?
Detállelo.
13. ¿Se han explicado claramente las relaciones del departamento con los demás
departamentos? ¿Cómo?
74
14. ¿Qué tipo de departamentalización se ha llevado a cabo en la unidad y con base en qué
se ha hecho? Explíquelo.
15. ¿Alcanza la organización sus fines con el máximo de eficiencia y el mínimo de
esfuerzo? ¿Cómo?
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
16. ¿Las actividades básicas de la empresa se dividen y agrupan de una manera orgánica,
constituyendo funciones?
17. ¿Cada función básica se realiza en una sola sección o departamento de la empresa?
18. ¿La función principal controla las subfunciones auxiliares?
19. ¿Se utilizan cuadros de distribución del trabajo paro revisar las actividades del
personal?, ¿desde cuándo se ocupan?
20. ¿Se cuenta con un manual de organización, que especifique claramente la estructura
funcional?, ¿está actualizado?
COORDINACIÓN DEL TRABAJO
21. ¿Hay reuniones interdepartamentales, de personal ejecutivo? ¿Con qué periodicidad?
22. ¿Hay algún jefe que tenga más de 12 personas que dependan de él? y ¿alguno con
menos de tres gentes que dependan de él?
23. ¿Son efectivas las formas actuales de comunicación interdepartamental? ¿Por qué?
24. ¿Son esenciales todos los departamentos y/o secciones? ¿Es importante su labor?
25. ¿se centraliza la información?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 208.
75
HOJA DE ANALISIS
Unidad Administrativa: GERENCIA
Fecha de Inicio Observaciones
1. Breve descripción del puesto
Nombre: Administración General, Director General o Gerente General
2. Facultades del Gerente General.
3. ¿La Gerencia General sigue los Lineamientos (Planeación)
trazados?
4. ¿Tiene la gerencia tiempo para planear constantemente nuevas actividades?
5. ¿Se encuentra la gerencia ubicada dentro de la misma empresa?
6. ¿Realiza la gerencia juntas periódicas con los jefes da departamentales?
¿Con que frecuencia?
7 ¿Evalúa la Gerencia las resultados por departamentos
8. ¿Sigue la gerencia la política de puertas abierta?
9 ¿Dicta la Gerencia las políticas de la empresa?
10. ¿Presenta a la gerencia resultados e informes al consejo de administración?
11. ¿Se realizan dichas juntas con frecuencia?
12. ¿Interviene la gerencia en forma conjunta con el departamento de personal en ascensos
y aumentos de sueldo?
13. ¿Los acuerdos importantes tomados en la empresa, están debidamente
autorizados por la gerencia?
14. ¿La gerencia evalúa y selecciona debidamente al personal para puestos importantes?
15. ¿Autoriza la gerencia las campañas publicitarias?
16. ¿Coordina la Gerencia todas las actividades de la empresa?
17. ¿Se toman decisiones principales de a empresa basándose en necesidades demostradas.
76
18. Se administra la empresa con base
A criterios de mercados, clientes y
Productividad?
19. ¿Se da información financiera a todos los, gerentes que la necesitan para cumplir con
sus obligaciones?
20. ¿Se abstiene la gerencia de tornar decisiones que deben adoptarse
A niveles inferiores?
21. ¿Delega la gerencia suficiente autoridad?
22. ¿Se establecen controles adecuados para cada grado de delegación?
23. ¿Se cuenta, con un apropiado sistema de información objetiva para
Una adecuada toma do decisiones?
24, ¿Existe asesoramiento de personal especializado en la etapa de elaboración de planes y
programas?
25. ¿Hay una adecuada coordinación con los jefes de niveles interiores?
26. ¿Estudia y aprueba los presupuestos anuales?
27. ¿Realiza funciones de planeación de actividades financieras cada mes?
28. ¿Cuenta con personal capacitado poro tomar decisiones en ausencia del gerente?
29. ¿Puede la gerencia ser ocupada por personal proveniente de la misma
Empresa?
30. ¿Cuenta la Gerencia con accesoria de tipo administrativo. Laboral.
Fiscal, otros?
31. ¿Promueve y acepta la actividad de innovación ¿en qué grado?
32. Se mantiene pendiente del desarrollo de problemas externos de
la empresa?
33. ¿Tiene incentivos económicos adecuados al puesto?
34. ¿Son suficientes los incentivos no económicos?
35. ¿tiene relaciones con gerencias de empresas similares?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 154-155
77
Los formatos aquí presentados representan una propuesta de cuestionarios que
pueden ser aplicados a la empresa y la gerencia a continuación abordaremos los
cuestionarios para algunas áreas.
Áreas de análisis
Las áreas de análisis aquí seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni
tampoco son necesariamente idénticas a las funciones de los organismos
tradicionales ni a las unidades organizacionales
Auditoria de ventas
Descripción del área funcional
Esta función es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o
servicios en manos de la gente dispuestas a pagar mas de lo que cuesta elaborar
el bien o proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que
venda bienes y servicios sin un margen de contribución que le permite al ente
mantenerse en el tiempo. Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa
fácil; viene a ser el producto final de un conjunto complejo de actividades.
Sencillamente, la habilidad para administrar las actividades de ventas o
comercialización y la manera de utilizar los recursos revisten de un interés
especial para el auditor administrativo. Cuando el auditor revisa el desempeño de
un departamento de ventas debe ver si la administración se aplica
moderadamente. La administración de ventas abarca muchas actividades, pero
probablemente ninguna reviste de mayor importancia para el éxito de las ventas
que el adiestramiento y capacitación de los vendedores. Las dos actividades
dependen en gran parte de la aptitud con que se juzga las aptitudes del vendedor
y se mide su desempeño.
El servicio al cliente es vital para su conservación duradera, el auditor no puede
cuantificar los probables efectos de las quejas de los clientes sobre las utilidades;
tendrá que dirigir sus análisis a descubrir pautas y aislar fuentes para una mayor
investigación.
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Objetivos de una auditoria de ventas
El propósito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e
identificar la función de ventas dentro de las estructura orgánica de la empresa,
determinando la efectividad de su operación y la forma de emplear los recursos.
Alcance de la auditoria
La revisión de la estructura orgánica, sus objetivos, planes, y normas de ejecución,
proporcionara un indicativo anticipado del alcance de esta operación dentro de
una empresa.
Una manera de abordar la auditoria administrativa de la función de ventas
comienza con la identificación de la función dentro de la estructura de un
organismo, incluyendo un análisis de los objetivos y las normas de actuación. Es
importante identificar el costo total de las ventas, así como el costo departamental.
Plan de auditoria
El plan para examinar y evaluar esta área funcional se puede estructurar mediante
dos amplios aspectos de las actividades de ventas: la distribución y la
comercialización. Cada una tiene sub-funciones distintas y requisitos de
información que se pueden estudiar por separado (véase siguiente figura).
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 167
Ventas
Distribución Comercialización
Políticas
Registros
Control
Estrategia de planeación
Análisis de ventas
Pronostico de ventas
Investigación de mercados
Planeación de mercados
Táctica (Acción)
Promoción y publicidad
Administración de ventas
Servicio al cliente
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A continuación se muestra un cuestionario por área de ventas que el auditor
puede aplicar en esta área de análisis.
CUESTIONARIO POR ÁREA Área funcional: Departamento de VENTAS Jefe de la unidad: Auditor: ___________ Fecha: _______
POLITICAS 1. ¿Se cuenta con políticas de ventas por escrito? 2. ¿Reflejan los objetivos de la dirección superior? 3. ¿Conoce las políticas el personal del departamento? 4. ¿Las políticas describen condiciones tales como: a) características del
vendedor, b) selección del vendedor, c) obligaciones del vendedor, d) formo de realizar la venta, el adiestramiento, f) descuentos, g) actividades poro la venta?
REGISTROS 1. ¿Se diseñan y controlan las formas y registros? 2. ¿Existe un método adecuado para el manejo de documentos? 3. ¿Los expedientes de clientes se localizan fácilmente y existe un método de
información adecuado? 4. ¿Qué registros se preparan para información sobre ventas?
CONTROL 1. ¿Se cuenta con un control efectivo sobre aspectos generales de ventas? 2. ¿Se preparan presupuestos de ventas sobre bases realistas o sobre bases
óptimas? 3. ¿Se elaboran estadísticas de ventas: por vendedor, por producto y por
línea, y se tienen datos de los últimos tres años? 4. ¿Se controlan los volúmenes de devolución, quejas, servicios visitas y
gastos, y se reportan a la dirección superior?
ANÁLISIS DE VENTAS 1. ¿Se desarrolla alguna forma de análisis de ventas? 2. ¿Existe algún medio para medir lo redituabilidad por vendedor y por
territorio de ventas? 3. ¿Se analizan las formas de venta, dificultades de venta, actividades del
vendedor, devoluciones, gastos, zonas, necesidades de venta, variaciones, etc.?
PRONÓSTICOS DE VENTAS
1. ¿Se elaboran pronósticos de ventas todos los años para cada producto? 2. ¿Están bien basadas y son lógicas las proyecciones de ventas? Es decir, ¿se desarrollan después de una investigación del mercado o económica? 3. ¿Se preparan proyecciones con suficiente detalle paro comparar con ellas el desempeña?
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INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
1. ¿Se llevo a cabo alguna investigación de mercados? 2. ¿Cómo se investigan nuevas mercados? 3. ¿Informan los vendedores respecto a lo que los clientes creen necesitar en materia de diseño del producto, qué producto se vende mejor y por qué, efectos sobre ventas proyectadas, etcétera?
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
1. ¿Son adecuados los presupuestos de publicidad promocional? 2. ¿Se revisan los gastos hechos por las agencias de publicidad a fin de tener un adecuado control de gastos? 3. ¿Existe alguna manera de conocer la efectividad de cada campaña publicitaria? 4. ¿Proporciona la empresa servicio para sus productos? ¿Es adecuada la literatura técnica de ventas?
ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
1. ¿Se camparon los volúmenes de ventas esperados por cada vendedor con los resultados obtenidos? ¿Qué acciones se toman con las desviaciones? 2. ¿Elaboran reportes los vendedores? Con qué frecuencia? 3. ¿Se asignan cuotas de ventas o cada vendedor y participan en la fijación de sus cuotas?
SERVICIOS AL CLIENTE
1. ¿Formo parte el servicio a clientes, del departamento de ventas? 2. ¿Se lleva un control sobre las quejas de los clientes? 3. ¿Algún funcionario se encarga de analizar las quejas de los clientes?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 171-172
81
Auditoria de compras
Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro
de materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para
producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para
las ganancias. La influencia que tienen las compras en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado considerable
de contribución a la empresa. En la mayoría de las empresas el gerente de
compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal reconocimiento no siempre
resulta en que el departamento de compras adopte o se vea obligado a tener las
perspectivas debidas a la organización y a los procedimientos. La función de
compras se conceptúa como la operación que se propone suministrar, en las
mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y tiempo, a los distintos
sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi acabados,
accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios etc.) que son necesarios para
alcanzar los objetivos.
Por abastecimiento se entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es
proveer a todas las aéreas de la empresa relacionada con materiales como
producción, ventas y servicio de cantidad adecuada de estos materiales en el
momento preciso y al menor costo posible.
Objetivo de la auditoria de compras
La auditoria de compras tiene como propósito examinar y evaluar si la función de
compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para
determinar su eficiencia y eficacia. Para esto deberán examinarse
sistemáticamente los procedimientos de requisición de materiales, orden de
compra, las formas utilizadas, verificar si se realizan diversas cotizaciones, si
existe un directorio de proveedores, si se reciben catálogos y folletos y el uso que
se les da.
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Sub funciones de compras
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 174
Alcance de la auditoria
La justificación principal para formalizar las actividades de compras es económica.
Por lo tanto, el alcance de esta auditoria es la verificación de los costos y el tiempo
implicados en las compras. Sin embrago, hay que revisar la estructura orgánica,
sus objetivos y planes, las políticas de compras, así como la información usada,
administración, investigación, procedimientos, que indican el alcance de esta
operación dentro de una empresa.
El alcance en la organización consiste en determinar que departamento o puestos
serán afectados en nuestra revisión. (De acuerdo con la causa que determine la
misma). Es conveniente analizar las jerarquías para obtener las aprobaciones que,
en su caso, serán necesarias y evitarse bloqueos y fricciones innecesarias.
COMPRAS
Ventas
ORGANIZACION
Operación
Análisis de costo y tiempo
Planeación de compras
Políticas
Responsabilidad de la función de compras
Información
Administración
Investigación
ABASTECIMIENTO
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Plan de auditoria
Para llevar a cabo la auditoria de compras y abastecimiento se requiere de un plan
para revisar esta área funcional y se puede estructurar en: organización y
abastecimiento (ver grafico anterior).
A continuación se muestra un cuestionario por área de compras que el auditor
puede aplicar en esta área de análisis.
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Cuestionarios por Areas Área funcional: Departamento de COMPRAS Jefe de la unidad: __________ Auditor:_________ Fecha:_________
ORGANIZACIÓN
1. ¿Existe un departamento o una sola unidad orgánica encargada de las compras? 2. ¿Están definidas las funciones del departamento de compras? ¿En dónde? 3. ¿Parece justificado el grado actual de centralización o descentralización de as compras? 4. ¿Además del departamento de compras, existen otras áreas o personas que efectúan compras? ¿Quiénes y por qué?
INFORMACIÓN
1. ¿Cuentan con suficiente información para hacer una aprobación adecuada de las personas encargadas de autorizar las solicitudes? 2. ¿Se utilizan informes del análisis de control de calidad como medida de desempeño del agente de compras? 3. ¿Se informa a compras sobre cambios de ingeniería o material que se hagan para evitar que se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del inventario? 4. ¿Hay coordinación entre compras y control de inventarios, y planeación de producción para establecer nuevos pedidos, tiempos, inventarios, etcétera?
SOLICITAR
1. ¿Se lleva a cabo una verificación de solicitudes? ¿Quién la realiza? 2. ¿Se consiguen cotizaciones y se efectúa un análisis, no sólo de precios, sino de condiciones de crédito, tiempo, entrega, etcétera? 3. ¿Se efectúa una programación de compras y entregas? 4. ¿Se llevan a cabo trámites poro la entrega y verificación del recibo de materiales?
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INVESTIGACIÓN
1. ¿Se llevan a cabo estudios sobre el mercado y los materiales para encontrar materiales y componentes de sustitución? 2. ¿Se han hecho en el departamento análisis de operaciones comparativas? 3. ¿Se ayudo a desarrollar y mantener con normas y especificaciones los nuevos productos, así como los ya establecidos? 4. ¿Se hacen análisis sobre materiales de desecho, obsoletos y excedentes?
OPERACIÓN
1. ¿Están definidos por escrito los procedimientos del departamento? 2. ¿Se han documentado los procedimientos de compras en un manual? 3. ¿Está actualizada la documentación de procedimientos y a disposición del personal encargado de éstos? 4. ¿Cubren los procedimientos aspectos como: solicitud, autorización, formas, relaciones organizacionales y operaciones con contabilidad, recepción, inventarios, políticas, etcétera?
PLANEACIÓN DE COMPRAS 1. ¿Están elaborados los planes con tiempo suficiente para cumplir con los compromisos de la empresa? 2. ¿Interviene personal especializado en la formulación de planes y programas? ¿Existe coordinación? 3. ¿Se lleva a cabo una programación y control de las compras de materiales de consumo y las de pequeño volumen? 4. ¿Se avisa al departamento de compras en cuanto a cambios para evitar que se compre en exceso o para reducir al mínimo lo caduco del Inventario?
POLITICAS
1. ¿Se cuenta con políticos escritas sobre compras? 2. ¿A qué nivel se han establecido políticas: a) de empresa, b) divisionales, c) de administración local, d) departamental? 3. ¿Qué políticas rigen sobre tolerancias y clasificaciones técnicas y períodos de entrega? 4. ¿Existen políticas que describen las condiciones bajo las cuales la selección de proveedores se pueda hacer independientemente del departamento de compras?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 178-179
86
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico de
los objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructura
de la organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos
humanos. Constituyéndose un instrumento de la función de control.
La auditoria de recursos humanos viene a ser uno de los factores internos que
cubre la auditoria administrativa, constituyendo igualmente un campo vital y critico
de un organismo social. En los diversos métodos de este tipo de auditoria se
analizan diferentes conceptos que intervienen en la organización y entre ello
siempre se destaca el elemento, recursos humanos como un elemento integrador
y dinámico. Por ello, la práctica periódica de esta auditoria permite un constante
análisis comparativo, obtener elementos objetivos de juicio para sugerir mejoras
en las actividades y funciones, así como señalar las fallas detectando las áreas
críticas y de escasa acción para el mejor funcionamiento en la fuerza de trabajo
dentro de una organización.
Descripción de la función
Dentro de la actividad de los organismos sociales, el recurso humano es de vital
importancia, abarcando éste la preparación del personal y el aprovechamiento de
sus aptitudes y habilidades innatas, las cuales redundan en mejor desempeño de
una función.
Es necesario aplicar la auditoria de recursos humanos en un organismo para
examinar la actuación y desempeño del personal (administradores, ejecutivos,
supervisores, personal operativo) y las posibilidades alternativas para una de las
realizaciones a corto y largo plazo. La función de auditoria de recursos requiere
del examen y evaluación de las políticas, procedimientos, y programas que se
están aplicando al respecto en el funcionamiento de una empresa.
87
Objetivo de la auditoria
La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar
aspectos de personal con fines de administración, información, y control. Sin
embargo, hay que profundiza mas sobre el objetivo de este tipo de auditoria, y
podemos decir que este es el siguiente: examinar y evaluar funciones, actividades
y formas en que operan los recursos humanos para determinar si se ajustan a los
programas establecidos y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijadas en
la materia; sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para
el mejor cumplimiento de los fines de la administración de los recursos humanos.
Alcance de la auditoria
La auditoria de recursos humanos no puede realizarse exclusivamente en los
registros y elemento de control que posee el departamento de recursos humanos,
sino que tendrá un alcance muy amplio, por ejemplo, áreas como: objetivos,
políticas, funciones, reclutamiento, capacitación, relaciones con el sindicato,
rotación, y movimiento del personal entre otros.
Plan de auditoria
Planear una auditoria es decir como va a practicarse el examen, cuales serán los
procedimientos a seguir, con que limitaciones, el tiempo oportuno de su aplicación
y el personal que debe asignarse al trabajo. En la planeación de una auditoria
formamos una estructura del trabajo a seguir, eligiendo y formando los
procedimientos de revisión, elaborando un programa y organizando al personal
que tomara parte en esta actividad
Las consideraciones anteriores implican la necesidad y la conveniencia de
elaborar un proyecto de la forma en que se va a realizar, el examen y evaluación,
es decir, la planeación de la auditoria.
El examen y la evaluación de los recursos humanos son difíciles; el éxito de este
trabajo dependerá, en gran parte, del auditor, en cuanto a los aspectos generales
de la función y las actividades más significativas.
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En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para
elaborar un plan de auditoria de recursos humanos y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.
Sub- Funciones de recursos Humanos
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 193
Recursos Humanos
humano
Administración de personal
Contratación colectiva
Reglamentos de trabajo
Relaciones Laborales
Higiene y seguridad
Industrial
Objetivos y políticas de personal
Posición y funciones
Proceso de suministro de recursos humanos
Administración de sueldos y salarios
Actitudes
Control de personal
Relaciones Laborales
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CUESTIONARIO POR ÁREA Área funcional: Departamento de recursos Humanos Jefe de la unidad: __________ Auditor: ___________ Fecha: _______
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL OBJETIVOS Y POLÍTICAS DE PERSONAL
1. ¿Se han formulado planes y objetivos por escrito? ¿Son claros y adecuados? 2. ¿Los planes y objetivos del departamento siguen la misma dirección que los objetivos generales de la empresa? 3. ¿En qué aspectos pueden mejorarse los planes y objetivos?
POSICIÓN Y FUNCIONES 1. ¿Es adecuada la estructura orgánica del departamento? ¿Está de acuerdo
con los objetivos fijados? 2. ¿Se delegan adecuadamente y se definen con claridad los deberes y
responsabilidades? 3. ¿Se pueden efectuar cambios en la disposición orgánica para coordinar
mejor las actividades? PROCESO DE SUMINISTRO DE RECURSOS HUMANOS
1. ¿El proceso de reclutamiento y selección tiene resultados positivos? 2. ¿Se lleva a cabo un proceso adecuado de colocación del personal de
nuevo ingreso? 3. ¿Existe un programa de capacitación y cubre las necesidades de la
empresa? ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y SALARIOS
1. ¿Se cuenta con una estructura salarial y con una adecuada administración?
2. ¿Todos los puestos que conforman la empresa han sido analizados? 3. ¿Existe un programa de valoración de trabajos? ¿Es adecuado? 4. ¿Se lleva a cabo un programa de calificación de méritos? ¿Es considerado
de utilidad? ACTITUDES
1. ¿Se da un reconocimiento apropiado a los empleados por un desempeño (rendimiento) meritorio?
2. ¿Está fluyendo adecuadamente la información a través de los variados canales de comunicación dentro de la empresa?
3. ¿Se provee o todo el personal de un procedimiento a través del cual pueden procesar sus quejas y agravios?
90
CONTROL DE PERSONAL
1. ¿Se cuenta con registros de personal y están adecuadamente archivados? 2. ¿la lista activa de personal (control del departamento) concuerda con los
activos en nóminas, y existen los expedientes a la mano? 3. ¿Es controlado y revisado el tiempo extra? ¿Dónde? 4. ¿Existe un control sobre movimientos de personal?
RELACIONES LABORALES
CONTRATACIÓN COLECTIVA 1. ¿Están ajustados a los preceptos legales y a las obligaciones contractuales? 2. ¿Se cuenta con políticas que indiquen aspectos contractuales? 3. ¿Todo el personal entiende el sistema de incentivos?
DE TRABAJO 1. ¿Se cuenta con un reglamento interno de trabajo actualizado? 2. ¿Se siguen las normas legales para la formulación del reglamento? 3. ¿Conocen los trabajadores el reglamento interno?
RELACIONES LABORALES 1. ¿Existen reuniones periódicos con el sindicato? 2. ¿Existe un proceso de quejas claramente establecido? 3. ¿Se considera que las relaciones entre la dirección de la empresa y
sindicato son cordiales?
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 1. ¿Las instalaciones cubren los requisitos marcados en respectivo? 2. ¿Son adecuados los procedimientos existentes para protección de la planta
y la seguridad de sus trabajadores? 3. ¿Se revisan periódicamente las medidas de prevención y los utensilios
para contrarrestarlos?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 198 - 199
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AUDITORIA DE CRÉDITO Y COBRANZA
El crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito coloca
una obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El
crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción. Da
flexibilidad a la oferta y demanda, hace más productivo al capital, acelera la
producción y la distribución, incrementa el volumen de los negocios, facilita la
transferencia de dinero.
La cobranza oportuna es necesaria para capacitar a una empresa para reinvertir
su capital, mantener el volumen de ventas y desarrollar hábitos de pago puntual
en lo clientes.
El gerente de crédito debe desarrollar un sistema para identificar cuentas vencidas
y para clasificarlas de acuerdo con la duración del tiempo que ha estado por
cobrarse.
Descripción de la función
La función básica de crédito y cobranza consta de las siguientes actividades:
a) Aprobar la concesión de crédito a determinados clientes (selección de
clientes).
b) Recuperar el importe de la cartera de clientes con puntualidad, reduciendo
al mínimo la perdida por cuentas incobrables.
c) Servir con eficiencia al cliente para incrementar el volumen de ventas.
Objetivo de la auditoria
El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles
financieros, los procedimientos y la información en general. El objetivo de una
auditoria administrativa, en esta función es el de examinar y evaluar las áreas
básicas de interés para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la
precisión de las operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios
de decisión y el control de créditos cobranza para determinar como viene
operando este departamento.
92
El auditor se familiarizara con las actividades de crédito y cobranza y con el
análisis de su organización, procedimientos, personal y controles, relativos a la
forma de operar de este departamento; de este modo identificara cualquier
deficiencia. Una vez investigada esta organización, le permitirá corregir las
desviaciones detectadas.
Alcance de la Auditoria
El auditor examina el departamento de crédito y cobranza para determinar la
eficiencia y la eficacia con que esta operando tal departamento. Por tanto, este
examen y evaluación varía de acuerdo con la magnitud del negocio y con los
requerimientos de análisis. Sin embargo un examen exhaustivo del área supone
que se abordaran aspectos como crédito, cobranza, control, es decir, de acuerdo
con el alcance de la actividad del departamento.
Plan de auditoria
La operación del departamento de crédito y cobranza dentro de una organización,
con frecuencia se incluye en el área de finanzas. La auditoria administrativa en
esta área representa una potente herramienta, que puede proporcionar a la
dirección superior una visión integral de la manera en que esta operando crédito y
cobranza
La auditoria de crédito y cobranzas tiene ciertas características interesantes, por lo
que el auditor, antes de desarrollar un plan de trabajo para su revisión, necesitara
familiarizarse con los conceptos y la terminología de crédito de cobranza con el
ambiente de trabajo. La investigación de estos antecedentes puede ayudar al
auditor a identificar las facturas de control de claves y permitirle relacionarlos con
las operaciones de este departamento.
Un plan para desarrollar una auditoria administrativa del área funcional de crédito
cobranza puede declinarse con base en las investigaciones de los antecedentes
preliminares. En la grafica que se presenta a continuación se muestra los aspectos
que pueden servir de marco de referencia para elaborar un plan de auditoria.
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En la siguiente figura se muestran los aspectos que se deben considerar para
elaborar un plan de auditoria de Crédito y cobranza y que aspectos deben ser
estudiados por lo auditores.
Sub. Funciones de crédito y cobranza
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 182
Crédito y cobranza
Operación de crédito
Forma de Operar
Políticas
Gestiones de cobro
Control de operaciones
Operación
Políticas
Sistemas de créditos
Control de Operaciones
Operación de Cobro
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CUESTIONARIO POR ÁREA Área funcional: Departamento de crédito y cobranza Jefe de la unidad: Auditor:___________ Fecha:______________
OPERACIÓN 1. ¿Son autorizados todos los pedidos por el departamento de crédito y cobranza? 2. ¿El personal de crédito está organizado en función de la cantidad de clientes? 3. ¿Existe un manual administrativo o un equivalente? 4. ¿Quién investigo a los clientes potenciales sujetos de crédito?
POLITICAS 1. ¿Se cuenta con políticas de crédito claramente definidos? 2. ¿Qué condiciones influyen paro adoptar políticos liberales de crédito, por ejemplo: situación financiera de la empresa, demanda de productos, etcétera? 3. ¿Qué condiciones influyen poro adoptar políticas restrictivas de crédito? 4. ¿Se dan a conocer en forma adecuada las políticas de crédito al personal de este departamento?
SISTEMA DE CRÉDITO 1. Describa el sistema de crédito adoptado, por lo empresa. 2. ¿Se cuenta con procedimientos claramente definidos? ¿En dónde? 3. ¿Se cuenta con expedientes de crédito para todos los clientes? 4. ¿Son congruentes los objetivos del departamento de crédito y cobranza con los objetivos de la empresa?
CONTROL DE OPERACIONES 1. ¿Quién autoriza las notas de crédito y de cargo? 2. ¿Cuál es el procedimiento de investigación de créditos? 3. ¿Se analizan los saldos que exceden a los límites de crédito establecidos? ¿Quién los autoriza? 4. ¿Se compara la acción de cobranzas con el presupuesto de efectivo?
OPERACION DE COBRO
1. ¿Existe registro de clientes? ¿Se incluyen porcentajes? 2. ¿Están al corriente los registros de clientes? 3. ¿Están clasificados los registros en: fechas de revisión, fechas de pago? Indicar. 4. ¿Están clasificados los vencimientos?
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POLÍTICAS 1. ¿Se cuenta con políticas de cobranza claramente definidas? 2. ¿Hay alguna política que indique condiciones de venta? 3. ¿Indica alguna política plazos de cobro? 4. ¿Se cuenta con una política estricta en cuanto a no aceptar a un cliente con saldos vencidos?
GESTION DE COBROS 1. ¿Qué método de cobranza ha adoptado la empresa? Descríbalo. 2. ¿Con qué frecuencia se envían estados de cuenta a los clientes? 3. ¿Qué plazos se da a los créditos antes de pasarlos a la cartera vencida? 4. ¿los pagos que los clientes efectúan en el departamento son directamente con el cajero? ¿Se ingresan a caja inmediatamente las cuentas Cobradas que se liquidan en tarjetas de crédito?
CONTROL DE OPERACIONES 1. ¿Con qué frecuencia se realizan arqueos de cartera? ¿Se comparan los resultados con los de contabilidad? 2. ¿Se verifica diariamente la continuidad en el folio de los avisos de crédito y cobranza? 3. ¿Se efectúan estudios y análisis de la cartera existente? Descríbalos. 4. ¿Existen saldos acreedores en cuentas por cobrar? ¿Se analizan las causas?
Fuente: Rodríguez Valencia (1990) pp. 188 - 189
96
Unidad V
AUDITORIA PUBLICA
97
Auditoria en Administración Publica
Administración
La administración se define como un conjunto de procesos administrativos los
cuales buscan diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajan en
grupos con eficacia y eficiencia para alcanzar los objetivos establecidos por la
organización. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean
pequeñas o grandes, Privadas o Publicas, a las industrias manufactureras,
agroindustriales y de servicio.
La Administración pública es una rama dentro del campo más amplio de la
administración. El término "administración" es el sustantivo derivado del verbo
"administrar", que a su vez es una combinación del latín ad + ministrare que
significa "servir". El diccionario dice que "administrar" es manejar o dirigir; de tal
manera que, administración significa la dirección de asuntos.
La palabra "pública", en relación con la administración ha adquirido una
connotación especial: Significa "gubernamental", o del gobierno. Por lo tanto,
administración pública es conducir los asuntos del gobierno en todos los niveles,
nacional, estatal y local. En este sentido, la dirección de toda actividad ajena a
esta clasificación, como son las firmas comerciales privadas y demás funciones,
corresponden al campo de la administración privada.
Entendido esto pasaremos a definir lo que es administración pública
98
Administración Pública
Es la actividad de administración de los recursos y organismos públicos, y cuyo
objetivo es generar bienestar a la sociedad, legitima y justifica en perpetuación y
desenvolvimiento de la sociedad. La administración pública es una cualidad del
estado. Y sólo se puede explicar a partir del estado.
Objetivo de la Administración Pública: La administración pública tiene como
objetivo cumplir con lo principios, y normas establecidos consagradas en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Garantizar a todos los
ciudadanos el disfrute de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes.
Organismos que componen la Administración Pública
Hacienda Pública: es uno de los organismos encargado de la administración
fiscal del estado, su función consiste en recaudar los tributos de los que se sirve
el estado para invertirlos en los servicios públicos que presta a la ciudadanía, este
órgano también tiene como función la creación de instrumentos o mecanismo de
recaudación de tributos para el estado. La hacienda pública gestiona los ingresos
y los egresos, los primeros por medio de la recaudación y los segundos por medio
de la asignación mediante los presupuestos anuales elaborados por el estado
(ONAPRE).
La Oficina de Resguardo Nacional: Es un organismo público creado por el
Ejecutivo Nacional para custodiar los bienes que constituyen la Hacienda Publica
nacional, fiscalizar e inspeccionar las rentas Nacionales, impedir el contrabando y
cualquier otro fraude que atente contra el patrimonio Público.
99
Bienes Nacionales
Es un órgano organizado creado por el ejecutivo nacional para custodiar los
bienes que constituyen la Hacienda Publica Nacional, y cuyas funciones consiste
en inspeccionar, fiscalizar las rentas nacionales. Así como evitar los fraudes y
evasión de de los tributos.
Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela
Es el órgano de control encargado de ejercer la vigilancia, inspección y
fiscalización de los ingresos, gastos y bienes nacionales de los órganos y
entidades centralizadas y descentralizadas sujetas a su control. Es de rango
constitucional y forma parte del Sistema Nacional de Control Fiscal y posee
autonomía orgánica y funcional.
Objetivo de la contraloría
La contraloría es la encargada de velar por el correcto uso de los recursos
públicos, mediante la actuación oportuna, objetiva, y técnica y por el uso correcto
y transparente de los mismos por medio de la administración eficiente del
patrimonio publico.
AUDITORIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA
La auditoria pública es una herramienta fundamental del sistema integral de
control y evaluación de la gestión pública, ya que permite conocer la forma como
funcionan las instituciones públicas. A través de las auditorias que efectúan las
diversas instancias de fiscalización, se obtienen los datos que conllevan a medir el
grado de eficiencia, eficacia y economía con que se han administrado los recursos
humanos, materiales y presupuestarios, así como el cumplimiento de sus metas,
objetivos y marco legal aplicable, emitiendo las recomendaciones correctivas y
preventivas pertinentes a cada desviación encontrada, lo que incluye el
financiamiento de las responsabilidades que procedan.
100
Para que la auditoria tenga credibilidad, debe realizarse cubriendo una serie de
requisitos que enmarcan la actuación del auditor y que se conocen con el nombre
de Normas Generales de Auditoria.
En estas normas se establecen los requisitos mínimos que deberá observar el
auditor público en la implantación de los programas de auditoria, con el propósito
de contribuir al proceso de cambios estructurales que demanda el país, vigilando
el uso eficiente de los recursos públicos y el cumplimiento oportuno, transparente
y veraz del rendimiento de cuentas a la ciudadanía. El propósito fundamental de la
auditoria pública es permitir a los titulares de las instituciones oficiales dar
respuesta a las demandas de la ciudadanía, por lo que toca al ejercicio racional de
los recursos de que disponen, a través de una administración de calidad, efectiva
y honesta, en cumplimiento de los objetivos y metas que se les ha encomendado.
La auditoria pública tiene como soporte toda una infraestructura normativa,
elaborada con el fin de hacerla viable, accesible y funcional, independientemente
de la naturaleza y complejidad de las organizaciones para las que fue concebida.
De hecho, existen normas y lineamientos para cada aspecto prioritario, cada
instancia de decisión y cada área de influencia. La auditoria pública es una
actividad independiente, de apoyo a la función directiva, enfocada al examen
objetivo, y sistemático, evalúa el tono de las operaciones financieras y
administrativas realizadas; a los sistemas y procedimientos implantados; a la
estructura orgánica en operación; y a los objetivos y metas logrados por las
instituciones, de acuerdo con sus planes y programas, con el propósito de
determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad,
honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos
públicos que les fueron suministrados, así como la calidad y calidez con que
prestan sus servicios los funcionarios públicos a la ciudadanía.
101
Las responsabilidades generales de los servidores públicos en el establecimiento
y fortalecimiento de los sistemas de control interno de la auditoria pública se
fundamenta en el precepto que establece que los recursos económicos de que
disponga el gobierno, así como sus respectivas instancias, deben administrarse
con eficiencia, eficacia y honradez para satisfacer los objetivos a los que estén
destinados. Derivado de dicha disposición, los servidores públicos responsables
directos de la administración de los fondos del erario publico deben definir,
establecer, mantener y vigilar la aplicación de mecanismos que aseguren el logro
de metas y objetivos; la salvaguarda de los bienes, fondos y valores públicos; el
cumplimiento del marco legal aplicable a la administración pública, y la obtención
oportuna, veraz, clara y suficiente de la información financiera y presupuestaria. Al
conjunto de tales mecanismos se le conoce con el nombre genérico de sistema de
control interno o simplemente control interno. Y es partiendo de la evaluación de
este sistema en que la auditoria pública determina la profundidad de la revisión y
promueve el establecimiento o fortalecimiento de instrumentos de control para
garantizar una administración pública honesta, eficiente y eficaz.
Auditoria administrativa en Venezuela
Dentro del ordenamiento jurídico venezolano, y de la mayoría de los países
latinoamericanos, están previstos diversos sistemas de control en relación con los
actos de administración y disposición de los fondos y bienes públicos. Esos
controles co-existen en el tiempo y en el espacio, y son fundamentalmente los
siguientes: el Control Parlamentario, ejercido por la Asamblea Nacional; el Control
Jurisdiccional, a cargo de los Tribunales que integran la Jurisdicción
Contencioso~administrativa; el Control lnterno~Administrativo, que corresponde a
los jerarcas de las diferentes dependencias de la Administración Pública, Central y
Descentralizada; y el Control Fiscal, a cargo de la Contraloría General de la
República, de las Contralorías Estadales y Municipales, y de los órganos
especializados de control interno de los organismos e instituciones de la
Administración Pública Nacional.
102
Esos diversos sistemas de control, si bien se ejercen y manifiestan en diferentes
formas; sin embargo, todos ellos coinciden en algunos objetivos y finalidades
trascendentes; dentro de los cuales se destacan fundamentalmente tres:
1) Vigilar la correcta administración del patrimonio público
2) Asegurar la vigencia del “Estado de Derecho” en las labores de administración
de los recursos, bienes y fondos públicos, y
3) El respeto de los principios de probidad administrativa y probidad pública por
quienes administran los dineros públicos.
La tendencia de hoy en día es hacia la estructuración de un sistema integrado de
control en el cual funcionen coordinadamente los Órganos de Control externo e in-
terno. Es decir, que las Entidades Fiscalizadoras Superiores (Caso Venezuela:
Contraloría General de la República) no tienen que ser las únicas responsables de
las funciones de control fiscal, pues en nuestro país existe un conjunto de órganos
oficinas y dependencias que tienen asignadas atribuciones contraloras en relación
con los ingresos, gastos y bienes públicos asignados a los respectivos organismos
a los cuales están integrados; pero no siempre estas funciones se han ejercido
con la eficiencia deseada, porque en muchas ocasiones, los órganos de control
interno han cumplido sus funciones en forma mediatizada y con influencias
político-partidista.
En forma tal que, frente a la realidad innegable de que, en diferentes países se
han venido invirtiendo en cuantiosos recursos en funciones de control y sin em-
bargo, la corrupción se ha hecho cada vez mas incontrolable y la Administración
Pública evidencia altos niveles de ineficiencia; resulta fundamental, incorporar
previsiones legales y establecer normas orientadas a tecnificar las funciones de
control interno y a coordinar el funcionamiento de todos esos órganos con la
103
Entidad Fiscalizadora Superior, mediante la estructuración de sistemas y
procedimientos generales de control público y de Auditoria de Estado.
En este orden de ideas se considera que las Entidades Fiscalizadoras Superiores
deben desempeñar un rol de Órgano Rector de los sistemas de Control Interno y
Externo de la Administración Pública, y dotársele de amplias potestades
normativas para establecer lineamientos y directrices con arreglo a las cuales
deben cumplirse las funciones de control fiscal; pero la responsabilidad directa de
controlar la legalidad y pertinencia de los actos de administración de los dineros
públicos debe corresponder en primer lugar a las autoridades de los respectivos
organismos públicos; en los cuales deben funcionar órganos de control interno,
técnicamente especializados que cumplan la función de auditoria interna.
De manera pues, que las nuevas tendencias doctrinarias en materia de control
fiscal, llevan a concientizar a las máximas autoridades y a los Gerentes y
administradores de los organismos públicos de que ellos, independientemente de
las funciones de la Contraloría General de la República y de los órganos de control
interno, son los responsables de establecer y mantener los sistemas de control
interno de su organización; sistemas que van mas allá de las funciones
específicas que competen a las respectivas contralorías internas. Es decir, que
dentro de los nuevos sistemas de Control deben estar claramente establecidas las
responsabilidades que le corresponden a los diferentes órganos que interactúan
dentro de los sistemas de control interno y externo, y el papel fundamental que
cada uno debe desempeñar.
104
*A las Entidades Fiscalizadoras Superiores les corresponde, el control externo,
esencialmente posterior y orientado hacia la Auditoría de Estado, y con una impor-
tante labor orientadora y de evaluación del control interno.
*A las máximas Autoridades Jerárquicas de los organismos y entidades de la
Administración Pública, Central y Descentralizada, les corresponde organizar, es-
tablecer y reglamentar el sistema de control interno previo y posterior de sus
respectivos organismos, adecuado a su naturaleza, fines y estructura.
*A los Directores, Gerentes y Administradores de los respectivos Organismos; les
corresponde vigilar que los controles internos funcionen adecuadamente en las
dependencias a su cargo; cumplir labores de supervisión permanente de las
actividades administrativas de estas Unidades, proyectos o programas que tengan
bajo su responsabilidad y ser diligentes en la adopción de las medidas necesarias
ante cualquier evidencia de desviación de los objetivos y metas programadas.
*Las Contralorías Internas deben ser los órganos especializados de control
interno, con un ámbito de competencia propio y funciones específicas de control
diferentes de las labores de control interno que corresponden a los órganos
activos de administración.
Los órganos contralores no deben limitarse al simple control numérico legal de las
operaciones cumplidas por los administradores públicos; sino que deben tender
hacia el control de la gestión en el cual se evalúe los programas y el cumplimiento
de metas y objetivos, siendo este tipo de control la nueva reorientación de la
auditoria fiscal. Es decir; la auditoria gubernamental, ha iniciado un proceso de
renovación en cuanto a su naturaleza, alcance y objetivos: la auditoria con
enfoque financiero, la de cumplimiento y en los tiempos modernos, las auditorias
operacionales y de gestión, además de las auditorias con enfoque integral; todas
estas constituyen respuestas válidas ante las diversas situaciones y problemáticas
que se presentan en el sector público.
105
AUDITORIA GUBERNAMENTAL O DE ESTADO:
Definición
“Revisión y examen que llevan a cabo las Entidades Fiscalizadoras Superiores a las
operaciones de diferente naturaleza, que realizan las dependencias y entidades del Gobierno
Central, Estadal y Municipal en el cumplimiento de sus atribuciones legales.”
“Comprende el examen de las operaciones, cualesquiera que sea su naturaleza, de las
dependencias y entidades de la Administración Pública, con objeto de opinar si los estados
financieros presentan razonablemente la situación financiera, si los objetivos y metas
efectivamente han sido alcanzadas, si los recursos han sido administrados de manera
eficiente y si se han cumplido con las disposiciones legales aplicables.”
Tipos de auditorias publicas practicadas en Venezuela
Auditoria de Resultados o Auditoria de Gestión: Examen para verificar si las
actividades de las dependencias y entidades del sector público se realizaron con
oportunidad, para el logro de los objetivos y metas programadas en relación con el
ejercicio presupuestario. Conocida también como “Auditoria de las tres E:
Eficiencia, Eficacia y Economía” cuyos efectos buscan lograr acciones
preventivas, luego de identificar los diversos problemas financieros, técnicos y
administrativos.
Auditoria Financiera de Estado: Examen y comprobación de las operaciones,
registros, informes y los estados financieros de una entidad pública
correspondiente a un determinado periodo, la determinación de las disposiciones
legales, políticas y otras normas aplicables, y la revisión y evaluación del control
interno establecido.
Auditoria Técnica de Obras Públicas: Se orienta a verificar el cumplimiento de
los programas de obras públicas; la correcta aplicación del presupuesto asignado,
en términos de eficiencia, economía y honradez, la observancia de las
disposiciones legales aplicables en la materia, comprobación de los programas
establecidos en el contrato, revisión de que las obras se inicien y concluyan en el
106
tiempo pactado y que se supervisen en todas las fases conforme a las
disposiciones legales establecidas.
Auditoria Administrativa: Es una revisión sistemática y evaluatoria de un
organismo, entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de
determinar si la organización esta operando eficientemente. Constituye una
búsqueda para localizar los problemas relativos a eficiencia dentro del organismo.
Auditoria Continua: Cualquier auditoria de trabajo detallado que se hace
continuamente o a ciertos intervalos durante un ejercicio fiscal.
Auditoria Presupuestaria: Proceso de examen y revisión en detalle de las
actividades de gobierno para verificar la eficiencia, honestidad y legalidad con que
se emplean los recursos del Estado.
Auditoria Operacional: Es una revisión y evaluación parcial o total de las
operaciones y procedimientos adoptados en un organismo público.
Auditoria Externa: Revisión, Análisis y Examen realizado a los organismos
públicos, practicado por las Entidades Fiscalizadoras Superiores. (Contralorías
Generales)
Auditoria Interna: Revisión, análisis y examen que se efectúa a los controles y la
contabilidad de una entidad, con el objeto de diagnosticar y evaluar su
funcionamiento. (Contraloría Interna)
Auditoria Integral: Revisión global de las actividades que las realizan las
dependencias y entidades de la Administración Pública incluyendo los distintos
tipos de auditorias: Financiera, operacional, de Gestión y de legalidad.
Auditoria Social: Revisión de las actividades concernientes a las relaciones
humanas, dentro de la entidad u organismo público.
107
Auditoria Ética: Referente al comportamiento integro y honesto del administrador
del erario público, es decir, a la probidad administrativa
Auditoria Ambiental o Ecológica: Instrumento de gestión que evalúa el correcto
funcionamiento de las políticas adoptadas sobre el medio ambiente, de acuerdo a
la legislación vigente
Base Constitucional y Legal en Venezuela
Las funciones de “Control Fiscal” recaen fundamentalmente sobre los actos de
administración, custodia o manejo de los fondos y bienes públicos; y está a cargo
esencialmente de la Contraloría General de la República. En efecto, es el órgano
superior de control externo en Venezuela, y tiene rango Constitucional. Es decir,
que su existencia y funciones fundamentales están previstas en los artículos 287
al 290 de la CONSTITUCIÓN DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA, concretamente, el artículo 287 establece lo siguiente:
“Capítulo IV Del Poder Ciudadano
Sección Cuarta: De la Contraloría General de la República
Artículo 287. La Contraloría General de la República es el órgano de control,
vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes
nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de
autonomía funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las
funciones de inspección de los organismos y entidades sujetas a su control.”
Como puede observarse, la disposición Constitucional, establece las atribuciones
y funciones de la Contraloría General de la República, de manera pues, que como
Entidad Fiscalizadora Superior, es una institución de facultades muy amplias, y
todo lo que constituya Patrimonio Público está sujeto al control y vigilancia de ese
Organismo.
108
La LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
publicada en gaceta oficial Nº 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995, la cual está vigente desde el 01-02-1996, esta estructurada en diversos
Títulos que regulan:
El Control de la Administración Central,
El Control de la Administración Nacional Descentralizada,( Institutos
autónomos, Empresas del Estado, fundaciones y Asociaciones Estadales) y
El Control de la Administración Descentralizada Político-Territorial. (Estados
y Municipios)
Del Control de la Administración Central; (artículos 21 al 49 de la Ley Orgánica
de la CGR) La Contraloría General de la República ejercerá funciones de control
externo, examinando y evaluando el control interno de cada entidad y organismos
ejecutores del Presupuesto Nacional, así como el Control de Gestión previsto en el
capitulo I del titulo VI de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, ejerciendo el control posterior, mediante auditorias o convencionales de
examen de cuentas y cualesquiera otros métodos que considere necesarios para
velar por el uso correcto y eficiente del manejo de la Hacienda Pública Nacional,
ya que las funciones de control previo de los organismos de la Administración
Central, corresponde a los órganos administradores, y la certificación de
cumplimiento a las respectivas Contralorías Internas.
La Contraloría General de la República CGR, sus funciones son de control
posterior, esencialmente auditoras y de control de gestión; salvo lo previsto en el
articulo 147 de la Ley Orgánica de la CGR.
109
Del Control de la Administración Nacional Descentralizada; (artículos 50 al 59
de la Ley Orgánica de la CGR) La Contraloría General de la República solicitará
información pertinente a la gestión de los institutos autónomos, establecimientos
públicos y demás personas jurídicas, referidas a los numerales 3,4,5 y 6 del
artículo 5º, a objeto de evaluar su gestión financiera y administrativa, incluyendo
auditorias e inspecciones que fueren necesarias, también, para asegurar una
gestión de eficacia, la Contraloría podrá dictar normas particulares que regulen el
control interno de dichos entes.
Del Control de la Administración Descentralizada Político-Territorial;
(Artículos 50 al 65 de la Ley Orgánica de la CGR) Describe que los órganos de los
Estados y Municipios y los entes adscritos a estos, el control fiscal les corresponde
a las Contralorías Estadales y Municipales, pero la Contraloría General de la
República puede actuar sin perjuicio de la Ley. Lo que quiere decir, que dichas
contralorías pueden practicar auditorias e inspecciones a dichos órganos y entes
descentralizados.
Cabe destacar que en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República
Bolivariana de Venezuela, existe otra modalidad de control, el cuál es: CONTROL
DE GESTIÓN, (artículo 66) en donde establece que la Contraloría podrá realizar
auditorias, estudios, análisis e investigaciones en referencia a las actividades de
los organismos o entidades para la evaluación de los planes y programas en
donde intervengan los organismos o entidades sujetas a su control, llamada
Auditoría de Gestión, también en el artículo 78, de la misma Ley, establece las
Inspecciones y Fiscalizaciones de cualquier naturaleza a los entes públicos,
dependencias y organismos sometidos a su control, con el objeto de verificar la
sinceridad y legalidad de sus operaciones, en fin para evaluar su gestión.
La Contraloría General de la República, siendo el órgano rector de los sistemas de
control externo e interno de la administración Pública Nacional, Centralizada y
Descentralizada, dictará las normas e instrucciones que considere necesarios para
el funcionamiento de dichos sistemas.
110
INSTRUMENTOS LEGALES
.- NORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADO. Gaceta Oficial Nº
36.229 de fecha 17-06-97
Conjunto de orientaciones generales, dirigidas a uniformar y optimizar la labor de
la auditoria del sector público, las cuales determinan los requisitos exigidos para
que los auditores y las entidades fiscalizadoras realicen sus funciones de
fiscalización e informen de manera oportuna y eficaz.
.-NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO. Gaceta Oficial Nº 36.229 de
fecha 17-06-97
Criterios básicos de carácter general a ser observados por los entes u organismos
que conforman el sector público en las distintas áreas financieras y operativas, por
lo que constituyen estándares mínimos aceptables que facilitan a las instituciones
el establecimiento de los sistemas de control interno y a los auditores la
evaluación de los mismos.
NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LOS SISTEMAS
DE CONTROL EXTERNO E INTERNO. Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-6-97
Conjunto de disposiciones que permiten llevar a cabo, de manera estructural y
coordinada, las funciones de control en los distintos niveles y sectores donde se
materialice la actividad del estado.
NORMAS GENERALES DE CONTABILIDAD DEL SECTOR PÚBLICO. Gaceta Oficial Nº 36.100 de fecha 4-12-96
Supuestos fundamentales, conceptos básicos o postulados que tienen por
propósito que la contabilidad del sector público logre el objetivo de producir
sistemática y estructuralmente información veraz para la toma de decisiones de la
entidad pública.
111
REGLAMENTO SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL. Gaceta Nº 36.318 de fecha 22-10-
1997
En ella se crea la Superintendencia de Control Interno y Contabilidad Pública,
órgano adscrito al Ministerio de Hacienda, hoy día Ministerio de Finanzas.
SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LOS ORGANISMOS DEL PODER
NACIONAL QUE CONFORMAN EL ENTE CONTABLE DE LA REPUBLICA.
SIGECOF. Gaceta Nº 36.879 de fecha 27-01-2000
Se implemento en el año (2000), para crear un sistema único de gestión y control
que permitió simplificar y automatizar los procesos de administración pública.
INSTRUCCIONES PARA LA IMPLANTACIÓN Y PRUEBA DEL SISTEMA DE
CONTABILIDAD PARA LOS ORGANISMOS DEL PODER NACIONAL.
SIGECOF. Gaceta Nº 36.950 de fecha 15-05-2000 LEY ORGANICA DE
REGIMEN PRESUPUESTARIO.
.- LEY ORGANICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
.- LEY ORGANICA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
.- LEY ORGANICA DE SALVAGUARDA DEL PATRIMONIO PÚBLICO
.- LEY DE LICITACIONES
.- LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
.- REGLAMENTO DE LA L.O.C.G.R.
.- REGLAMENTOS DE LA LEY ORGANICA DE REGIMEN PRESUPUESTARIO
.- PUBLICACIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA:
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• Publicación 19: Bienes Nacionales
• Publicación 13: Balance Hacienda Pública Nacional
• Publicación 16: Contabilidad Tesorería Nacional
• Publicación19: Crédito Público
• Publicación 22: Gasto Público
• Publicación 23 y 24: Fondos de Avance a Unidades Básicas y Operativas
• Publicación 25: Prestaciones Sociales
Como información complementaria , es importante resaltar que la CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA es miembro activo de; INCOSAI: Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores y la OLACEFS:
Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras
Superiores. Las cuales promueven el intercambio de ideas y experiencias entre las
entidades de fiscalización del área pública.
1 Constitución Nacional 1999 “Artículo 163. Cada Estado tendrá una Contraloría
que gozará de autonomía orgánica y funcional. La Contraloría del Estado ejercerá,
conforme a esta Constitución y la ley, el control, la vigilancia y la fiscalización de
los ingresos, gastos y bienes estadales, sin menoscabo del alcance de las
funciones de la Contraloría General de la República. Dicho órgano actuará bajo la
dirección y responsabilidad de un Contralor.........”
2 Constitución Nacional 1999 “Artículo 176. Corresponde a la Contraloría
Municipal el control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes
municipales, así como las operaciones relativas a los mismos, sin menoscabo del
alcance de las atribuciones de la Contraloría General de la República, y será
dirigida por el Contralor.......”
113
En conclusión podemos decir que auditoria pública es el mecanismo de control
que las instituciones oficiales en sus diferentes figuras jurídicas, utilizando las
leyes para evaluar su funcionamiento.
Podemos decir que entre los objetivos fundamentales que tiene la auditoria
pública esta el Resguardo y custodia de la Hacienda Publica. Y en lo referente a
los Bienes Nacionales la administración y gestión del patrimonio fiscal.
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Fuentes consultadas
Constitución. (1999). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. 5453. marzo 3, 2000.
COMITE INTERNACIONAL DE PRACTICA DE AUDITORIA (IFAC) Normas Internacionales de Auditoria – Emitidas por- el Instituto Mexicano De contadores Públicos (IMCP). FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PÚBLICOS DE VENEZUELA. Declaraciones de Normas y Procedimientos de Auditoria (DNA) Todas. Franklin F. (2001). Guía de Auditoria. Edit. Mc Graw Hill. INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS (IMCP). Normas y procedimientos de Auditoria. Ricardo, C. Auditoria Montgomery Edit. Limusa-Noriega Editores. 2001. Rodríguez, Joaquín, V. (1990) Sinopsis de Auditoria Administrativa. Editorial Trillas. Gómez Rondón 1992 Auditoria Administrativa, Ediciones fragor, Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, (1995). Gaceta oficial de
la Republica de Venezuela. Nº 5016 Extraordinaria de fecha 13 de diciembre de
1995.
Victor M. Mendivil Escalante 1982 Elementos de auditoria, ediciones contables y administrativas .s.a México tercera reimpresión. Wittington. (2000). Auditoria – Un Enfoque Integral. Edit. Mc. Graw Hill.
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