1

MINUTES OF THE ANNUAL GENERAL MEETING CODAD. PROP. RESID. LOS PALMITOS 3 MOJACAR PLAYA – ALMERÍA 

 Location: Cafetería El Zoco, Mojácar (Almería). Date & Hour: 18th May 2016 – 17:00 h. – Second Call. Meeting Called By: President, Mr. Ian Seddon. Spanish/English Simultaneous Translation: Mrs. Zakía Saidí. Asistentes:  

OWNERS  PRES.  REPR.  PROP.  % QTA.  REPRESENTED BY 

LUIS MIGUEL VALERO CARRILLO  X    02  2.46   

MICHAEL ALBERT BREEN    X  04  2.46  PETER GRAHAM BOYCE 

PATRICIA ELLEN PATEMAN    X  06  2.46  IAN SEDDON 

GILIAN VERENA CRAWFORD  X    07  2.46   

IAN SEDDON  X    09  2.70   

ANTHONY TAYLOR  X    11  2.46   

WILLIAN JAMES BROWN  X    20  2.37   

MAÑAS PEREZ, S.L.    X  28  2.37  LUIS MIGUEL VALERO 

KENNETH JOHN MALLABONE  X    29  2.75   

PETER GRAHAM BOYCE  X    36  2.37   

           

TOTAL:  7  3  10  24.86   

 Agenda:  

1.‐  Reading of the Minutes of the Previous Meeting. 2.‐  Report by the Committee: Actions Performed and Pending Matters. Study and Approval of 

the Accounts Covering Period 2015/2016. 3.‐  Study and Approval of the Forthcoming 2016/2017 Period Budget. 4.‐  Outstanding Community Fees and Action to be Taken. 5.‐  Election of Officers. 6.‐  Study  and  Approval,  for  Loose  Cats  Problem  and  Solution:  Complaint  to  Court  Against 

Owners Acting in Opposition to  the Statutes and Rules. 7.‐  Private Dishes Report: Owners and theirs Responsibilities. 8.‐  Any Other Business. 

 1.‐  READING OF THE MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING.  The minutes  of  the  las  AGM(1)  (13/may/15)  are  summarized,  did  not  feel  that  it  needed  to  be modified in any way.  

2.‐  REPORT  BY  THE  COMMITE:  ACTIONS  PERFORMED  AND  PENDING  MATTERS.  STUDY  AND APPROVAL OF THE ACCOUNTS COVERING PERIOD 2015/2016. 

 Indicating that the accounts are being published on the web page of the community, also distributed to  all  the  assistants  in  a  printed  format  document  at  the meeting,  including  copy  of  summary  of accounts  and  economic  balance(1),  containing  expenses  and  income,  deviation  of  budget,  yearly overall  results,  comparison  of  previous  years  expenditures,  balance  of  situation,  pending  receipts, graphics and proposal of the budget for 2016/2017.     ____________________________________________________________________________________________________  (1)[copies to download/print, published on community web page]. 

2

The Administrator, Mr. Luis Miguel Valero (K7 GRUPO INMOBILIARIO MOJÁCAR®), summarizes the agreements approved in the previous minutes and those which were fulfilled:  

a) Clotheslines:  internal  rules(1) we distributed under  the doors of all  the apartments at  the beginning of the summer, as agreed, in order to prevent residents from hanging the laundry on  the main  terraces  (lounge)  so  it  is  exposed  visibly  outside  the  housing  (art.3  Internal Rules(1)).  

b) Pool: cleaning, replacement and repointing inside the main vessel and splash; resin coating overprinted  with  wood  effect  beaches;  adequacy  of  showers  with  same  material;  and installation of Led interior lights. Work financed with the reduction obtained in the painting last year.  

c) Compensation Costs:  compensation of  the overspending water  consumption  (774.92 Eur) due to the pool maintenance staff error, against payments for such maintenance. 

 d) Grant TDT: successful request of the subsidy that the state was offering for the necessary 

adaptation of the system for receiving terrestrial TV signal (700.00 Eur.).  

e) Indemnity  Insurance:  request  accepted  for  the  compensation  required  to  Community insurance, motor breakdown and change of the automatic garage door blq.2 (549.34 Eur). and general sewerage blockage blq.1 (181,00 Eur.).  

Mr. Peter Graham Boyce  (Apt.36) explains  that he has  checked  invoices and  receipts, and certifies that the accounts are properly documented, the summary of accounts is detailed and explained.  The increased water consumption(2) noticed, according to the study done by the Committee, appears to be due to a water breakdown occurred in the gardens of blq.1 and overwatering, together with an increase in water consumption pool whose reasons are unknown.  s for the result of the exercise, it is observed that incomes adjust to the expenses, having to maintain current fees to cover the annual budget of regular expenses.  Through  voting,  all  the  property  owners  and  representatives,  agree  unanimously  to  approve  the accounts.  

3.‐  STUDY AND APPROVAL OF THE FORTHCOMING 2016/2017 PERIOD BUDGET.  The proposal of the Committee is to keep up with the same budget as last year, which does not vary the income fees.  After the study and debate of the  items which make the total Budget of ordinary expenses for the next economic exercise, is approved by unanimity what follows:            ____________________________________________________________________________________________________  (1)[copies to download/print, published on community web page]. (2)[document enclosed to the e‐document and original of the minute]. 

3

BUDGET EXPENSES 2016/2017 

REPAIRS & MAINTENANCE  4.000,00 Eur. 

POOL MAINTENACE  2.599,08 Eur. 

GARDENING  4.356,00 Eur. 

CLEANING  4.356,00 Eur. 

EXTRA POOL  500,00 Eur. 

EXTRA GARDEN  300,00 Eur. 

TV SIGNAL SYSTEM MAINT.  200,00 Eur. 

FIRE‐EXTINGUISHER MAINT.  320,00 Eur. 

ADMINISTRATION SERVICE  5.299,80 Eur. 

COMMUNITY INSURANCE   1.900,00 Eur. 

ELECTRICITY SUPPLY  2.200,00 Eur. 

WATER SUPPLY  2.750,00 Eur. 

OTHER EXPENSES  300,00 Eur. 

ADMINISTRATIVE EXPENSES  200,00 Eur. 

FINANCIAL EXPENSES  120,00 Eur. 

OBLIGATORY CONT. FUND  1.370,086 Eur. 

 

TOTAL(3) : 30.770,96 Eur. 

 Mr. Boyce (Apt.36) indicates that, as approved at the previous meeting, he has collected budget for garden maintenance and cleaning maintenance.  

That after  several meetings with  the current maintenance managers, and  in order  to bring solutions to the problems of the lawn, in the pool area and around the area blq.1, no dedication and interest  to  correct  them  has  been  observed,  and  the  grass  replanted  with  typology  of  the  area required by the Committee in areas where it has dried.    Changing the maintenance services of gardening and cleaning is agreed unanimously, hiring for  six  months  renewable  Jardinsur,  and  after  meeting  with  the  Committee  to  achieve  a  logical reduction in water consumption.  Those present propose and agree to remove the bolts that lock the gates in the blq.1, as it has been detected that are slide without closing the door to prevent closing,  leaving the complex opened to outsiders; and install indicative signs of closing the doors after use.  Finally, and like previous years, it is ratified by unanimity: the fees payments, quarterly the ordinary, and  in  advance  the  ordinary  and  extraordinary  in  the  first  5  days  of  each  period  (art.  13  of  the statutes(1));  and  the  sanction,  a  10%  extra  charge  for  those  who  default  what  is  previously  mentioned (art. 13 of the statutes(1)).  4.‐  OUTSTANDING COMMUNITY FEES AND ACTION TO BE TAKEN.  It is approved by unanimity the following defaulters list, including the 10% penalty according to the statutes art. 13(1), at 31st March 2016:         ____________________________________________________________________________________________________  (1)[copies to download/print, published on community web page]. (3)[attached are annual and quarterly fees for each item]. 

4

ELEMENT  OWNER  PENDING 

  APT.01  ANTONIO SANCHEZ CANOVAS  1.094,42 Eur.   APT.10(4)  RONALD PATRICK BACON  56,.76 Eur.   APT.16(5)  MARIUS NARIUNAS  209,97 Eur.    APT.32  LIZ CULLEN  904,53 Eur.   APT.38  DAVID GEORGE KELLY (herederos)  2.375,50 Eur.   APT.40(6)  MATEO CAPAROS BIAGETTI  5.960,99 Eur.   GAR.16(6)  PROMOC. CAÑADA DE AGUILAR, S.L.  950,37 Eur.   GAR.21(6)  PROMOC. CAÑADA DE AGUILAR, S.L.  971,97 Eur. 

TOTAL: 12.314,54 Eur.  The homeowners previously indicated have been informed before the present Assembly.  It  is  agreed  by  all  the  present  and  represented  owners,  to  send  notification  to  all  in  claim  to  the debts, of which these minutes are a valid form of notification and in the case of not proceeding to finalise a payment in 10 days the total debt will be put in to hands of the law, for which the President has the power to enforce these actions in name of the community, also giving power of attorney to file lawsuit.  5.‐  ELECTION OF OFFICERS.  The President handles the officer’s positions to the assistants, requesting any volunteers for them. It is proposed and approved, by unanimously, the next Committee:  PRESIDENT:  IAN SEDDON (Apt.09). VICEPRESDENT:  WILLIAN JAMES BROWN (Apt.20). AUDITOR:  PETER GRAHAM BOYCE (Apt.36). VOCAL_1:  GILIAN VERENA CRAWFORD (Apt.07). VOCAL_2:  KENNETH JOHN MALLABONE (Apt.29). VOCAL_3:  MICHAEL ALBERT BREEN (Apt.04). SECRET./ADMINIST.:  LUIS MIGUEL VALERO (K7 GRUPO INMOBILIARIO MOJÁCAR®).  All members from the Committee thank one more year to thank the confidence deposited on them.  6.‐  STUDY AND APPROVAL,  FOR  LOOSE CATS PROBLEM AND SOLUTION: COMPLAINT TO COURT 

AGAINST OWNERS ACTING IN OPPOSITION TO  THE STATUTES AND RULES.  Mr. President, Mr.  Ian Seedon  (Apt.09),  takes  the word and exposes all  the complaints  received  in recent years, they were already exposed last year where control, capture and relocation of cats was agreed. Mr. Vicepresident, Albert D. Michael Breen (Apt.04) was in charge of the management and supervision, but there is no information of such management.  The problem remains  the same than years ago, although there was an  initial unsuccessful attempt because  of  the  opposition  to  catches  by  residents  of  blq.2  as  indicated  by  both  the  pests  control company as well as the P.A.W.S. protective member contacted.        ____________________________________________________________________________________________________  (4)[owners who have made payments after the closing of the financial period and prior to the present meeting]. (5)[elementos que han devuelto recibos domiciliados posterior al cierre y antes de la celebración de la presente asamblea]. (6)[properties that have a lawsuit filed against them demanding payment of the amounts due]. 

5

All  the complaints  from the owners point  to  the behavior of  the  residents of  the house owned by Mrs. Gillian Verena Crawford (Apt.07) present in the Assembly and member of the Committee. The vertical wall of the rear terrace is dirty because of cats accessing, it contrasts sharply with the rest of the complex white painted recently.  Mrs.  Crawford  (Apt.07)  reports  that  she  only  has  3  cats,  and  the  rest  are  coming  from  nearby Complexes and she's not  feeding  those cats. While  those present  indicate  that  the rest of  the cats likely visit the complex looking for the food of her cats, and when females are in heat.  All those present agree that the rules of the community (art.2 & art.10)(1) must be respected as well as  the  mandatory  municipal  ordinance  on  tenure  and  protection  of  animals  (art.18)(1)  which requires that all pets such as dogs and cats have a microchip, proposing the following agreement:    « Hiring an animal control company in order to catch loose cats in the common areas of the complex, taking cats captured to the local police for the reading of the mandatory microchip, and take  the  corresponding  financial  complaint  against  the  owner  for  a  total  amount  of  expenses incurred by the capture (in addition to the fine imposed by local laws).   In case the animal does not have the microchip take it to the veterinary clinic or company for ownerless animals for slaughter.»  The proposal is approved unanimously.  7.‐  PRIVATE DISHES REPORT: OWNERS AND THEIRS RESPONSIBILITIES.  No  information  was  received  regarding  budgets  and  possible  solutions  for  the  installation  of  a satellite signal receiving Sky, by Albert D. Michael Breen (Apt.04), who proposed and was responsible for it.  A study of the private installations(2) has been made and the current status of the cover of blq.1 and 2 with  photographic  reportage, which  is  provided  to  those  present  now, which  clearly  shows  the incorrect setting (directly on the ground through the asphalt and waterproofing of the roof) of many dishes (belonging to the properties nº 07, 16, 17, 18, 23, 28, 30, 31 and 36); and wiring installed by the  facades contravening  the art.6 of  internal  rules(1), and also set  incorrectly  (stapling puncturing the waterproof layer of the cover).  The  owners  of  these  irregular  facilities,  in  case  they  cause  prejudice  to  different  owners  or  the community  (damp,  accidents,  etc,  ...),  would  respond  directly  for  any  damages  and  economic damages that may arise.  Those presents and represented remember that you cannot install anything in public areas and cover without the required authorization of the Community, or failing Committee, bringing it through the Administration office.  In case the corresponding request is not made in the office of the Administration, Mr. Administrator is empowered and urged to forward to the local police immediately and stop any installation being carried out without express written permission.         ____________________________________________________________________________________________________  (1)[copies to download/print, published on community web page]. (2)[document enclosed to the e‐document and original of the minute]. 

6

8.‐  ANY OTHER BUSINESS.  Requests  and  questions:  Attendees  can  express  what  they  consider  appropriate,  but  no  issue  or question arise.  End of the session: 19:15 hours.    The President,  The Secretary/Administrator,         (signed) Mr. Ian Seddon.  (signed) Mr. Luis Miguel Valero.        Note: The English translation of this document is as true and faithful to the original as is possible but in the event of any conflict of meaning 

between the two languages, the Spanish wording shall prevail being that of the actual and original instrument. 

                             

7

Presup. Ord. 2016/2017: 30.770,96 €

Propiedades Cuota (%) Total Año Trimestre (1/4) Properties Quota (%) Total Year Quarter (1/4)

01 2,460 756,97 € 189,24 € 02 2,460 756,97 € 189,24 € 03 2,460 756,97 € 189,24 € 04 2,460 756,97 € 189,24 € 05 2,460 756,97 € 189,24 € 06 2,460 756,97 € 189,24 € 07 2,460 756,97 € 189,24 € 08 2,460 756,97 € 189,24 € 09 2,700 830,82 € 207,70 € 10 2,460 756,97 € 189,24 € 11 2,460 756,97 € 189,24 € 12 3,180 978,52 € 244,63 € 13 3,250 1.000,06 € 250,01 € 14 2,460 756,97 € 189,24 € 15 2,460 756,97 € 189,24 € 16 2,700 830,82 € 207,70 € 17 2,750 846,20 € 211,55 € 18 2,960 910,82 € 227,71 € 19 2,300 707,73 € 176,93 € 20 2,370 729,27 € 182,32 € 21 2,300 707,73 € 176,93 € 22 2,370 729,27 € 182,32 € 23 2,300 707,73 € 176,93 € 24 2,370 729,27 € 182,32 € 25 2,300 707,73 € 176,93 € 26 2,370 729,27 € 182,32 € 27 2,300 707,73 € 176,93 € 28 2,370 729,27 € 182,32 € 29 2,750 846,20 € 211,55 € 30 2,960 910,82 € 227,71 € 31 2,300 707,73 € 176,93 € 32 2,370 729,27 € 182,32 € 33 2,300 707,73 € 176,93 € 34 2,370 729,27 € 182,32 € 35 2,300 707,73 € 176,93 € 36 2,370 729,27 € 182,32 € 37 2,300 707,73 € 176,93 € 38 2,370 729,27 € 182,32 € 39 2,300 707,73 € 176,93 € 40 2,370 729,27 € 182,32 €

G16 0,265 81,54 € 20,39 € G21 0,265 81,54 € 20,39 €

100,000 30.770,96 € 7.692,74 €

 

30 

17 

18 

29 

3136

32

25

34

3725

21 

202339

40

¿? 

¿? 

10 

¿? 

11

04

0614

11 

¿? 

¿? ¿? 

08

16 

07 

¿?

¿?¿?  46 

52 

3 

1

18

17

21

20

23

25

29

30

31-36 34

32

35

39

¿?

40

07

06-1408

04

16

11¿?1

10

¿?4¿?2

¿?3¿?5

¿?

¿?6