AGSP/SA-01-328-2015

25 de marzo, 2015

Licenciado Luis Gustavo Mata VegaMINISTRO

Estimado señor:

Presentamos a su conocimiento informe de control interno Nº 01-018-2015 CI/SA, sobre la auditoría realizada al proceso de aplicación de las metodologías sobre el “Sistema Específico de Valoración de Riesgos Institucional”(SEVRI) y la “Autoevaluación de Control Interno”(ACI) en instancias administrativas, el cual fue realizado en atención al Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría General para el año 2014.

Durante el desarrollo del estudio se verificó la presentación oportuna de los Informes de Formulación y Seguimiento del SEVRI y la ACI a la instancia superior y a la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (O.M.C.G.I), en atención a la circular № 0035-2013 DM de 08 de enero de 2013 y la revisión de las matrices del SEVRI y la ACI en algunas instancias administrativas de nuestro Ministerio, de conformidad con la muestra escogida y lo establecido en las guías metodológicas para ambos procesos.

Por otra parte, se evidenció la rotación de enlaces SEVRI capacitados, por funcionarios que no cuentan con capacitación para llevar a cabo ese proceso, perdiendo el valor agregado que genera el conocimiento y se detectó la gestión de algunas solicitudes de recursos financieros, las cuales se consideraron no viables debido a que, muchas de las acciones a desarrollar, ya habían sido consideradas en los presupuestos de los programas presupuestarios.

Los resultados del estudio fueron comunicados el día 24 de marzo de 2015, en presencia del Lic. Cristhian Gonzaga Martínez, Asesor Despacho Ministerial y el Ing. Oscar Chinchilla González, Jefe a.i de la Unidad Gestión de Riesgos O.M.C.G.I

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Es preciso informar que las actividades de la auditoría interna fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

I. RESULTADOS OBTENIDOS

1.1) Informes de Formulación y Seguimiento SEVRI y ACI 2014

A partir de la verificación realizada esta Auditoría comprobó que, para el año 2014 no se presentaron incumplimientos en los plazos de presentación de los Informes de Formulación y Seguimiento para la ACI y el SEVRI en instancias administrativas.

Cabe mencionar que los Informes de Evaluación Final en el primer y segundo caso, fueron presentados a la instancia superior y a la O.M.C.G.I. el 15 y 16 de enero de 2015 respectivamente y no fueron sujetos de revisión en la presente Auditoría.

1.2) Revisión del SEVRI y la ACI en las instancias escogidas en la muestra

Se realizó la revisión de las matrices del SEVRI y la ACI en las siguientes instancias: el Consejo de Personal, la Contraloría de Servicios, la Dirección Administrativa, la Dirección de Servicios de Seguridad Privada, la Oficina de Prensa y Relaciones Públicas, la Oficina de Igualdad y Equidad de Género y la Dirección General de la Fuerza Pública.

A partir de la revisión efectuada por esta Auditoría General, se obtuvieron los siguientes resultados en el manejo del SEVRI y la ACI 2014 en las instancias que fueron sujetas de estudio:

a) Las instancias involucradas realizaron el análisis de sus procesos ACI y el SEVRI, presentando sus resultados de formulación y seguimiento 2014 a la instancia superior y a la OMCGI, conforme a lo establecido en la Circular № 0035-2013 DM de 08 de enero de 2013.

b) Ambos instrumentos fueron completados en su totalidad, siguiendo las indicaciones en ellos consignadas contando con su respectivo oficio de presentación al superior inmediato, la firma del Titular Subordinado, la fecha de realización y el sello correspondiente.

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c) No se registraron inconsistencias en la documentación de las actividades realizadas para cumplir con el SEVRI y con la Autoevaluación del Control Interno 2014 en las instancias evaluadas.

d) Las instancias revisadas documentaron quienes participaron en la evaluación de sus procesos de control interno y del SEVRI.

1.3) Sobre aspectos negativos en la aplicación de la metodología SEVRI 2014

La Unidad de Gestión de Riesgos de la OMCGI, no varió la metodología SEVRI para el año 2014; sin embargo el personal que integra esta Unidad, se ha visto más comprometido e interesado en perfeccionar los procesos de capacitación relacionados con este proceso.

A pesar de lo anterior, resulta difícil constatar una mejora global en la aplicación de la metodología, ya que se han suscitado situaciones como la rotación de enlaces SEVRI que han sido capacitados, por funcionarios que asumen y que no están capacitados en estos procesos, perdiendo el valor agregado que genera el conocimiento.

Se verificó que en muy pocas oportunidades, la OMCGI ha recibido notas por parte de la Administración, donde se han solicitado cambios de colaborador para asumir la función de enlace SEVRI. En otras, algunas instancias solamente han solicitado que se les brinde capacitación sin indicar que el colaborador ha cambiado.

1.4) Riesgos identificados que requirieron la asignación de recursos presupuestarios

Se determinaron 4 riesgos que requirieron la solicitud de recursos presupuestarios para el programa presupuestario 089. Es de importancia mencionar, que no todas las solicitudes de recursos financieros fueron válidas, ya que muchas de las acciones a desarrollar ya habían sido consideradas en los presupuestos de los programas presupuestarios. Este error fue cometido por desconocimiento en la aplicación de las metodologías, la falta de comunicación e información.

Un alto porcentaje de los riesgos formulados por la administración, obedecen a la gestión de trámites o solicitud de servicios internos a la institución. La formulación del SEVRI se realiza posterior al Presupuesto y Planificación Institucional, por lo que en este sentido, las medidas de administración de

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riesgos propuestas conllevan acciones cuyos insumos son materiales y suministros de oficina ya adquiridos, los cuales en algún momento fueron considerados en los estudios de necesidades y anteproyectos de presupuestos de años anteriores.

Por otra parte, en los instrumentos administrativos ya definidos en la metodología SEVRI para la formulación de riesgos, se brinda un apartado para que los Titulares Subordinados incluyan las propuestas y medidas para la administración de sus riesgos. Asimismo, un espacio para que manifiesten si dicha medida de administración incurre en costos mayores a los presupuestos asignados, que de ser así, deben especificar en el espacio designado para ese fin.

El instrumento administrativo destinado para este fin, muestra en la matriz de formulación los siguientes comentarios:

“Detalle en los espacios correspondientes, en qué aspectos incurre el costo de las medidas”

“No es válido incluir solicitudes de recursos materiales, económicos, o de servicios que ya fueron considerados en los anteproyectos de presupuesto.”

En razón de lo anterior, es que se considera que muchas de las medidas de administración de riesgos contenidas en las matrices, ya están cubiertas por los presupuestos.

Para el caso de las instancias administrativas que requirieron de recursos económicos en el año 2014, el Departamento de Salud Ocupacional y la Dirección de Tecnologías de Información, no especificaron en sus matrices de formulación de riesgos en que incurriría la solicitud de dichos dineros.

Estas improvisaciones son contrarias a lo que la normativa señala en las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE del 12 de julio del 2005, en su capítulo 3 inciso 3.4.

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II. CONCLUSIONES

En atención a la revisión y análisis realizado se concluye lo siguiente:

2.1) Los Informes de Formulación y Seguimiento para la Autoevaluación de Control Interno (ACI) y el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) emitidos por las instancias administrativas, se presentaron de acuerdo con los lineamientos establecidos, en la Circular emitida por el Despacho Ministerial.

2.2) Se han suscitado situaciones en algunas Instancias Administrativas de nuestro Ministerio relacionadas con la aplicación de la metodología SEVRI, donde se identificó la rotación de enlaces encargados del proceso que han sido capacitados por funcionarios que asumen y no están capacitados, perdiendo el valor agregado que genera el conocimiento que han adquirido los servidores anteriores.

2.3) A la Unidad de Gestión de Riesgos no le corresponde brindar un seguimiento o control a los funcionarios que se desempeñan como enlaces o colaboradores nombrados en esa función; esto en razón de que el Titular Subordinado es el responsable por la aplicación del SEVRI y de él dependen esos movimientos de personal.

2.4) Se identificaron riesgos en instancias administrativas, para los que sus respectivos Titulares Subordinados gestionaron la solicitud de recursos presupuestarios, sin percatarse de que las tareas a desarrollar ya habían sido consideradas dentro de los programas presupuestarios que las amparan. Por tal motivo, estas solicitudes resultaron invalidadas.

III. RECOMENDACIONES

Para contribuir con la Administración en el fortalecimiento de sus procesos del SEVRI y la ACI, recomendamos a su Despacho ordenar el cumplimiento de las siguientes acciones:

3.1) A los directores generales y demás titulares subordinados que representan la administración activa en nuestro Ministerio

a) Atender las obligaciones y normativa establecida en la Circular № DMCG 066-2015 de 14 de enero de 2015, así como, las respectivas guías

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metodológicas definidas por la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (O.M.C.G.I) para el desarrollo de sus procesos SEVRI y ACI para el año 2015 y procesos venideros.

b) Recordar su obligación de que ante la rotación de los servidores que fungen como enlaces en las distintas instancias que conforman la organización, los nuevos funcionarios designados en estos cargos, sean capacitados por estos y por la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (OMCGI), previo al cambio de sus funciones. Asimismo, comunicar oportunamente y por escrito a esta Oficina, cada vez que se designe a un nuevo servidor para asumir el rol de enlace.

c) Validar y conocer con exactitud las necesidades de recursos financieros para la mitigación de sus riesgos, previo a gestionar la solicitud de estos recursos ante el programa presupuestario que corresponda en nuestro Ministerio.

Estas recomendaciones son de cumplimiento inmediato y permanente por parte de estas instancias una vez recibida la instrucción superior, para lo cual deben informar a su Despacho y a esta Auditoría General, sobre las acciones implementadas para su cumplimiento.

No omitimos recordarle que su Despacho, según lo establecido en el artículo Nº 37 de la “Ley General de Control Interno”, dispone de 30 días hábiles para girar instrucciones a las instancias encargadas de ejecutar las recomendaciones incluidas en el informe referido.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Lic. Douglas Elioth Martínez AUDITOR INTERNO a.i.

Rchc/jasn

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