MINISTERIO DE SALUD PUBLICA 

ECONOMIÁ  Instrucción General No. 220 1 de Junio de  1995 "Año del Centenario de la Caída de José Martí" 

ASUNTO:  Aplicación  de  Sistemas  Automatizados  de  gestión    en  las  Unidades Presupuestadas del Sistema Nacional de Salud. 

GENERAL:  Teniendo  en  cuenta  la  experiencia  adquirida  en  la  automatización  de  la  gestión contable para perfeccionar su aplicación así como garantizar  el  cumplimiento  de la Resolución  Ministerial  del MINSAP  No.  235  del  22 de diciembre de 1989  y  la Resolución Conjunta  CEF­INSAC  del  1o  de agosta de  1991  se  dicta  el siguiente: 

PROCEDIMIENTO: 

1.  Establecer  que  la  automatización  de  gestión  contable  en  las  áreas  económicas  de  las unidades  presupuestadas  del  Sistema  Nacional  de  Salud  (SNS)  se  realice  á  través  de  las aplicaciones  diseñadas  y/o establecidas por  la  Dirección  de    Finanzas  y  Contabilidad que más  abajo se detallan y las que en lo adelante se elaboren. 

1.1  Sistema  de Contabilidad [SISCONTA]. Creado en lenguaje Sensible Solución  su  función es  viabilizar  el  registro  dé  los  hechos  contables  en  el Diario  y  el Mayor  a  partir  de  los comprobantes de operaciones. 

1.2    Sistema  Automatizada  de  Registros  Contables  [SARC].  Se  expresa  en  el  conjunta  de programas elaborados en CLIPPER Summer 87 con  la función  de efectuar la anotación de los documentos primarios  en los  submayores  y  registros  contables, complementando  el [SISCONTA]. El Sistema está compuesto por los Subsistemas que se detallan: 

Medios Materiales                                        [MEDIOS] Nóminas y Retenciones                               [NOMINA] Fondos Fijos                                                 [FONDOS] Activos Fijos Tangibles Unitario                 [UNITARIO] Activos Fijos Tangibles Modular                 [MODULAR] Finanzas                                                       [FINANZAS] Estados Financieros                                     [ESTADOS] Costos por Áreas  [COSTOS]

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1.3  El SARC posee  además  un conjunto de programas utilitarios que  complementan  su función. 

1.3.1   Programa ARCHIVO Permite guardar en forma automatizada los resultados  de los  sistemas  de  Contabilidad  y Medios Materiales,  eliminando  las  grandes impresiones  y permitiendo  su  consulta  e  impresión  cada  vez  que  se requiera. 

1.3.2  Programa CONTADOR.  Permite establecer las llaves de acceso a cada subsistema de forma encriptada. 

1.3.3  Programa  ESTIPEND.  Se  utiliza  para  el  pago  a  los estudiantes tanto de la Educación Superior como Media. 

1.3.4  Programa  MODELOS. Viabiliza la impresión para su posterior reproducción de los principales modelos del SNC. 

1.3.5  Programa  APERTURA. Garantiza  la  captación  inicial  de  los datos  de  los Subsistemas  Medios  Materiales,  Fondos  Fijos, Activos  Fijos  Tangibles­ Unitario,  Activos Fijos Tangibles­Modular. 

1.3.6  Programa  PEDIDO DE SALA.  Calcula  los pedidos de  sala  por  los diferentes centros de costos. 

1.4  Los Sistemas poseen sus correspondientes Manuales de Usuario  los que  deberán  ser listados  y archivados  correctamente  por  los usuarios conociéndose  y  aplicándose en todas sus partes  por aquellos compañeros designados para operar cada  Subsistema  los que  igualmente  conocerán  las  orientaciones  de  la  presente  Instrucción  y cualquier otra regulación posterior que se emita al efecto. 

2  ­  Las áreas económicas de  las unidades del SNC deberán utilizar   para  la  automatización  de  la gestión contable  solamente  estos  Sistemas,  los  que  han  sido  validados  y aprobados por  la Dirección de  Finanzas  y Contabilidad  del  Organismo. Cualquier  otro  programa  o  sistema automatizado  de  gestión  contable no debe  ser aplicado en  el  área  económica  si antes no fue sometido a la revisión y aprobación  de  la  instancia que suscribe la presente.. 

3  ­  Para  evitar  que  por  ausencias  o  situaciones  imprevistas  se  dificulte  el  procesamiento  de  la información,  se  entrenará  a  más  de  un  compañero  en  la  operación  de  cada  uno  de  los Subsistemas.  Debe  considerarse  como  parte  de  éste  entrenamiento  el  que  esos  compañeros dominen  también    el Manual  de Usuario del  Subsistema,  las  orientaciones  contenidas    en  la presente  Instrucción y las posteriores regulaciones que se emitía  al efecto. 

4  ­  La  capacidad  de  las  microcomputadoras  asignadas  a  las  áreas  económicas  así  como  la experiencia  alcanzada  en  la  explotación  de  los  programas  de  gestión,  determinan  la necesidad de regular  que  los discos  rígidos  de  estos equipos se estructuren  de  acuerdo  a las indicaciones siguientes:

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4.1  Los  discos  rígidos de 10 ó 20 Mb tendrán una sola partición  de trabajo.  En  tanto  que  las microcomputadoras  que  poseen  una capacidad de 40 ó más Mb y que requieran realizar particiones  de dicho  disco  crearán  una   con una capacidad no menor de  20  Mb donde ubicarán los directorios requeridos para la explotación  de los Sistemas Contables. 

4.2  En  el  caso  que el disco rígido posea una sola  partición‚ ésta debe contener 

4.2.1  Directorio  Raíz. Con los archivos necesarios para el  buen funcionamiento del sistema operativo MS­DOS.  Se recomienda  instalar  y  operar los Sistemas Contables con  la versión  3.30  en  aquellos  discos  rígidos de 10  y  20  Mb  y  los programas .BAT del SISCONTA. 

4.2.2  Directorio Sistema. Se deben  grabar  en  este directorio  los  comandos,  funciones  y programas contenidos en el  "disco sistema" de la versión 3.30 del MS­DOS. 

4.2.3  Directorio  Utilitar.  Debe  contener  programas  de  ayuda necesarios  para complementar  el  funcionamiento  de  los Sistemas Contables. 

4.2.4  Directorios CONTA y  SARC.  Contendrá  los programas  del sistema SISCONTA  y los del SARC respectivamente. 

4.2.5  Directorio  Archivo.  Contendrá  el programa  Archivo  que garantiza  el  archivo  de los  resultados  mensuales  del  subsistema  de  Medios  Materiales  y  el  sistema  de Contabilidad  (SISCONTA),  facilitando  su  edición  en  cualquier momento  en  que  se requiera por la entidad o personal de auditoria. 

4.2.6  Directorio  Estipendio. Se  ubicará en el mismo el  programa Estipendio  que se utiliza para el pago a los  estudiantes tanto de la Educación Superior como Media. 

4.3   Cuando  exista más de una partición en el disco rígido por  tener éste  una  capacidad de 40 MB  ó  más,  en  la  designada  para  el  trabajo  de  los  Sistemas  Contables  solamente  se grabarán  los  directorios  CONTA,  SARC,  Archivo,  Estipendio y otros que  se orienten al respecto. 

4.4 Se  podrán  abrir  en  la  partición  de  trabajo  donde  se  encuentran  los  directorios  CONTÁ  y SARC  otros  directorios  que  contengan  aplicaciones  que  complementen  o  potencialicen  el trabajo  de  los  Sistemas  Contables,  solamente  cuando  se  oriente  por  el  que  suscribe  la presente. 

4.5  En las microcomputadoras de disco rígido de 10 ó 20 Mb cuando por razones  de trabajo sea necesario explotar otras aplicaciones  se recomienda hacerlo á partir de disquetes ubicados en las unidades A ó  B. En caso que por el tamaño del programa  requiriera  ser explotado desde el disco rígido, deberá habilitarse un directorio provisional  que  pudiera  llamarse  EVENTUAL desde  el  que  se efectuará  la  explotación  del  programa»  al  concluir  se  deberá borrar  del disco  rígido  en  evitación  de  limitar  la  capacidad  del mismo  ya  que  de  no  hacerse  podría producir resultados  adversos durante la explotación de los Sistemas Contables.

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5  Establecer  un  procedimiento  que  garantiza  el  respaldo  de  la  información  en  disquetes mediante el proceso de salva y restaura adecuado  a  las características de cada Subsistema de acuerdo a  las  instrucciones que  al  respecto  se describen en  los   Manuales  de  Usuarios  y que deberán  aplicarse  siempre  que  se  realice  cualquier  actualización  o modificación  de  los ficheros. 

En  cuanto  á los disquetes de resguardo de los programas y  bases  de datos de los subsistemas se orienta lo siguiente: 

5.1  Tener  una  copia  de  resguardo  de los  ficheros  .EXE  de  los programas. 

5.2  Poseer  un  disquete  de  resguardo  de  cada  subsistema  y  utilitario  del  SARC  que  tenga habilitada  la  entidad  con  la  información  al  final del mes de operaciones antes de borrar las bases de datos, es decir, previo a ejecutar la opción PREPARAR EL MES. 

Esto garantiza  la restaura de la  información de  los datos del mes anterior,  lo que permitirá reconstruir  partiendo  de  esos  saldos  las  operaciones  del  mes  actual  que  se  hubieran destruido  por accidentes del disco rígido y el disquete de salva diaria. 

5.3  Tener  un  disquete  de  resguardo  de  las  bases  de  datos  de  cada  subsistema  que  está habilitado  En  la  entidad  para  salvar  a  la  salida  del  mismo  cuando  se  haya  realizado cualquier modificación de los datos. 

En  aquellos  subsistemas  que  se  operan  diariamente  debe establecerse  un  juego  doble de disquetes  de  salva  para  uso alterno, es decir, un día la salva A y el siguiente la B. 

Para  garantizar el cumplimiento de  lo que  se orienta para el resguardo de  la  información se establece  un  registro  de  salvas  y  restauras  a  través  del  modelo  "Control  de  Salvas  y Restauras” con el formato que se adjunta en el Anexo I de esta Instrucción. 

6  ­  En  cumplimiento  a  lo  dispuesto  en  la  Resolución  Conjunta  CEF­INSAC  de  fecha  1ro. de Agosto  de 1991  se  implementó  el  programa CONTADOR  para  instalar  las  palabras  claves que limiten el acceso a los  subsistemas que componen el SARC, el cual es obligatorio utilizar. 

El  disquete  contentivo  de  dicho  programa  deberá  estar  bajo  la  custodia  del  máximo dirigente del  área  de  Contabilidad  que  será  el  único  facultado  para  asignar  las  palabras claves, siendo de su responsabilidad el cumplimiento de lo que establece dicha Resolución. 

7  ­  Debe  instalarse  un  programa  detector  de  virus  informáticos  que  alerte  convenientemente sobre  la posible  presencia  de  éstos,  a  partir  de disquetes  que  se  traten  de  operar desde  las unidades  A  o  B  y  que  debe  estar  residente  en  memoria  y  accionarse  a  través  del AUTOEXEC.BAT.

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8 ­  Con  vistas  a  disminuir las impresiones mensuales  y  garantizar  la consulta  de  información de meses anteriores y su  impresión  de  ser necesaria se establece el uso obligatorio del sistema ARCHIVO para las informaciones provenientes de la Contabilidad y medios materiales. 

9  ­  Con  el  fin  de  obtener  la  necesaria  continuidad  de  la  información,  así  como  el  adecuado registro  de  las operaciones  contables  de  periodos  anteriores  y  a  los  fines  de  garantizar  las comprobaciones  y  auditorias  se  establece  la  conservación  obligatoria  de  las  informaciones impresas y los discos anuales del sistema ARCHIVO correspondientes  al SISCONTA,  por un término no menor de cinco años, excepto en los casos en que la unidad haya sido auditada. 

9.1  MENSUALMENTE se imprimirá lo siguiente: 

­  Balance de Comprobación de Cuentas y Subcuentas 

­  Listado  de  la Opción Análisis­Detalle de todas  las  cuentas que por instrucciones de la Dirección de Finanzas y  Contabilidad deben  nominalizarse  en el SISCONTA. 

­  Listado de la Opción Análisis­Detalle de las cuentas de  gastos implementadas para cada tipo de unidad. 

9.2  MENSUALMENTE  se  realizará  la  preparación  de  los  ficheros  .LST  necesarios  para realizar  la  captación  por  el  subsistema  ARCHIVO  de  los  datos  del  MAYOR DETALLADO y COMPROBANTES,  así  como  la   captación  y adecuado archivo de  los mismos. 

9.3  Elaborar  los  archivos  .LST  necesarios  para  realizar  la  captación  automatizada  de  la información por el  Subsistema  de  Estados Financieros. 

10  ­En  el  Sistema  Automatizado  de  Registros  Contables  (SARC)  la conservación a que se hace referencia en el punto anterior se  precisa en los subsistemas como sigue: 

10.1 Subsistema de Medios Materiales [MEDIOS]. 

10.1.1  DIARIAMENTE  se imprimirá el Resumen Diario de operaciones que incluye el Listado  de  las  Diferencias  con  el  Almacén.  Este  informe  deberá  ser debidamente  firmado  por  el  trabajador que procesó las operaciones  y emitió el cuadre diario  y  por  el funcionario que revisó y  autorizó  las operaciones. 

10.1.2   MENSUALMENTE  se  archivarán  los  movimientos  de  los productos durante el mes mediante el programa ARCHIVO 

10.1.3  MENSUALMENTE  se imprimirán,  antes de aplican  la  Opción PREPARAR EL MES, las  informaciones siguientes:

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­  Resumen  Mensual  de  Operaciones.  Contiene  la  información  necesaria  para confeccionar  el  comprobante  de operaciones para postear el Mayor. 

­  Resumen  de  Consumos  por  Centros  de  Costos.  Listado  de  los  consumos procesados por cada centro de costo durante un  período de  tiempo dado.  Este Listado se emitirá en   los casos en que el subsistema de Costos no se encuentre automatizado,  de  estarlo  solamente se  preparará  con vistas a su captación por el subsistema de Costos 

De forma opcional por requerirlo la entidad, puede emitir: 

­  Resumen  por  Documentos.  Edita  el  Control  de  los  documentos procesados durante el mes permitiendo la revisión de los mismos. 

­  Resumen  por  Suministrador.  Listado de los  documentos procesados por cada suministrador  que  permite  la  compatibilización  con  el  registro  de suministradores  del Mayor. 

El Listado de las informaciones descritas anteriormente no exime  de  que los modelos que  le  dieron  origen  y  que  se  detallan  mas  abajo.  se  archiven  de  acuerdo  a  lo establecido por el SNC. 

­  SNC­2­04 Informe de Recepción ­  SNC­2­09 Vale de Entrega o Devolución ­  SNC­2­10 Transferencia entre Almacenes ­  SNC­2­22 Ajuste de Inventario 

. 10.2 Subsistema de Nóminas y Retenciones [NOMINAS]. 

10.2.1 EN CADA PAGO será necesario imprimir las informaciones que se detallan: 

­ Listados oficiales de nómina 

­ Desglose monetario 

­ Información para sobres 

­ Otros pagos 

­ Análisis  de  los pagos

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MENSUALMENTE se editarán: 

­  Registro  de  vacaciones.  Debe    cuadrar    con    la    cuenta  487­  Reserva  para vacaciones del Mayor. 

­  Informe  de  retenciones.  Garantiza  la  revisión  de  los  créditos  realmente descontados según nómina. 

­  Resumen  Contable.  Permite al área económica  comprobar los  resultados de los pagos efectuados en el  mes,  así como  confeccionar  el  comprobante  contable de  las operaciones. 

­  Resumen  por  Centros  de  Costos.  Registra  por  centros  de  costos  los  gastos correspondientes  a  las  remuneraciones  de  los  trabajadores  que  necesita  el Subsistema de Costos por Áreas. Este Listado se emitirá solamente en aquellos casos  en  que  el  Subsistema  de  Costos  no  se  encuentra  automatizado,  de estarlo solamente se preparará para su captación automatizada. 

10.2.2    Registro  SNC  4­2­25.  Facilita  la  información  individuad  y  colectiva  acerca  del registro  de  tiempo  de  trabajo  y  salario.  Debe  mantenerse  debidamente calculado  y  actualizado  mensualmente.  Puede  ser  impreso  cuando  lo  estime pertinente  el  área  contable  para  actualizar  las  tarjetas  SNC  4­2­25,  siempre teniendo  en  cuenta  lo establecido en la Carta Circular 19/92. 

10.3  Subsistema de Fondos Fijos [FONDOS]. 

10.3.1 MENSUALMENTE  se  imprimirán,  antes  de  aplicar  la  Opción  PREPARAR EL MES las  informaciones siguientes: 

­  Resumen  de  Movimientos.  Emite  un  Listado  contentivo  de las  operaciones  de altas,  bajas,  traslados  internos  y  ajustes  de  valores  de  acuerdo  con  los documentos primarios tramitados. 

­  Resumen Contable. Listado de los cuadres por los distintos aspectos que requiere la preparación del comprobante  de diario 

­  Resumen  de  Bajas para Costos.  Listado  de  las  bajas efectuadas en  las distintas áreas    y  que  constituyen gastos  que deben insertarse en el Subsistema de  Costos por Áreas. 

­  Modelo  "Control de Fondos Fijos” de  aquellas áreas  de  responsabilidad  que han tenido movimiento,  sustituyéndolo en las mismas y archivando en el àrea contable el nuevo modelo debidamente firmado por el responsable de dicha àrea.

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10.4  Subsistema de Activos Fijos Tangibles [UNITARIO y MODULAR]. 

10.4.1 MENSUALMENTE  se  imprimirán, antes de aplicar la  Opción PREPARAR EL MES, las  informaciones siguientes: 

­  Operaciones del mes.  Emite un Listado contentivo de las operaciones de altas, bajas, traslados internos, ajustes de valores, etc. de acuerdo con los documentos primarios (Modelo SNC 1­01) 

­  Depreciación Mensual.  Resumen del proceso de cálculo de la  depreciación  del mes  que  garantiza  la  información  para  confeccionar  el  comprobante  de gastos  por  ese concepto  y  el cuadre de la Depreciación  Acumulada  de Activo Fijo Tangible. 

­  Resumen Contable. Resumen por áreas de responsabilidad y grupos  de  CNMB que detallan  el  importe  y  cantidad  de medíos  básicos,  con  su  total  general  y desglosados por las  categorías  de  "en  explotación",  "almacén"  y "ocioso". 

­  Resumen para Costos. Listado por centros de costos de la depreciación del  mes de  los Activos  Fijos  Tangibles.  Representa  el  gasto  de  la  Entidad  que  debe registrarse en el Subsistema de Costos por Áreas. 

­  Modelos  SNC­1­0¸  "Control  de  Inventarios”  de  aquellas  áreas  de responsabilidad que  han  tenido  movimiento,  sustituyéndolo  en  las mismas  y archivando en el área  contable  el  nuevo modelo debidamente  firmado  por  el responsable de dicha área­ 

10.5  Subsistema de Finanzas  [FINANZAS]. 

10.5.1 MENSUALMENTE  se  imprimirán,  antes de aplicar  la  Opción PREPARAR EL MES, las  informaciones siguientes: 

­  Registro de Disponibilidades.  Controla el movimiento de las  cuentas  de orden concerniente al presupuesto y  su ejecución financiera. 

­  Resumen  de  Cheques.  Listado  con  el  movimiento  de  los chequeó  emitido, pagados, cancelados y pendientes de la entidad en el periodo. 

10.5.2  Los  Reembolsos de Caja Chica se emitirán de acuerdo a las necesidades requeridas por la Entidad.

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10.6  Subsistema de Estados Financieros [ESTADOS]. 

10.6.1  MENSUALMENTE  se  imprimirán  los  modelos  e  informaciones  que  se  detallan seguidamente,  de acuerdo al tipo de unidad de que se trate. 

­  Estado de Ingresos y Gastos del Presupuesto. 

­  Balance de Comprobación. 

­  Estado de las Cuentas de Orden 

­  Estado de Resultado de Operaciones 

­  Estado de Resultado ­ Anexo 

­  Análisis del Presupuesto. 

10.6.2    Se  grabará  en  disquete  los  datos  de  los  Estados  Financieros  por  la  opción  del Subsistema  establecida para  ello,  de  acuerdo  a  las  orientaciones  impartidas  por  la Dirección de Finanzas y Contabilidad. 

10.7  Subsistema de Costos por Áreas [COSTOS]. 

10.7.1  MENSUALMENTE  se  imprimirán, antes de aplicar  la  Opción PREPARAR EL MES, las  informaciones siguientes: 

­  Hojas de Trabajo HT­1, HT­2, HT­3 y HT­4 

­  Informe por Centros de Costos 

­  Informe de Costo al Director (Hospitales) 

10.7.2  Con  la  periodicidad que tenga establecido el  Frente  de Costos  de  la Dirección de Finanzas  y  Contabilidad  para  cada  tipo  de  costo,  se  emitirán  las  informaciones impresas que se expresan: 

­  Informe de Costos Unitarios. 

­  Informe de Costos Acumulados. 

10.7.3  Se  grabará  en  disquete  el  "Informe  de  Costos  Acumulados  por  la  opción  del Subsistema establecida para  ello, de acuerdo  a las orientaciones impartidas por el Frente  de Costos.

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9  ­  Adicionalmente  a  los  listados  que  con  carácter  obligatorio  se  establecen  imprimir,  la Entidad  podrá  emitir  las  tablas  de  salidas  que  considere  necesarias  para  su  trabajo, programadas en cada  subsistema, o  crear  otras  tablas de  salida en base a  los  ficheros  de trabajo, siempre  que  para  ello NO se requiera  ninguna  modificación en  la estructura de los ficheros. 

10 ­ Los  listados  se archivarán por orden cronológico en  carpetas  por Subsistemas habilitadas al efecto. 

GENERALIDEDES 

1.  La  Dirección  de  Finanzas  y  Contabilidad  se  responsabiliza  con  la  actualización  de  los Sistemas  de  gestión  contable  establecidos  acorde  con  las  normas  de  Organismos  de  la Administración Central del  Estado relacionados con esta actividad y las propias  emitidas por el  MINSAP,  así  como  de  la  actualización  de  los  Manuales  de  Usuario  de  cada  uno  de  los sistemas que se exploten. 

La  aplicación  de esta orientación permitirá el cumplimiento  de  las normas  de control interno y por tanto la garantía de la  seguridad  y conservación de la información contable. 

2.  El  incumplimiento del procedimiento que por la presente se  establece puede ocasionar pérdida de documentación e  información o alteración de  los controles contables,  por lo que podrá ser motivo de sanciones  y medidas que se establecen en la Legislación vigente. 

3.  Las  áreas  económicas  solicitarán  de  los  especialistas  y  técnicos  En  la  actividad  de  SAD ubicados  en  las  unidades  presupuestadas  del  SNS  y  Direcciones  Provinciales  de  Salud  la ayuda  técnica  requerida  para  el  debido    cumplimiento  de  lo  dispuesto  por  la  presente Instrucción. 

4.  Se deroga la Instrucción General No. 218¸ de 11 de Abril de 1994. 

Esta Instrucción surte efectos a partir de la fecha de su emisión. 

Lic.. Ramón Hernández Tápanes Director de Finanzas y Contabilidad 

Lic. Ramón Díaz Vallina Viceministro 

Registrado por:                                                               Dictaminado conforme: 

Dpto. Sistemas y Métodos                                             Asesor Legal

ECONOMIA  Instrucción Generad No. 220 ANEXO  I 

REGISTRO DE SALVA Y RESTAURA DE INFORMACION 

UNIDAD: 

SUBSISTEMA:  Hoja No. 

Gene­ ración 

SALVA REALIZADA EN:  RESTAURA EFECTUADA EN: FECHA  HORA  CANT 

DISQ. FIRMA 

OPERADOR FECHA  HORA  FIRMA 

OPERADOR D  M  A  H  M  D  M  A  H  M