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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

VICEMIMISTERIO DE MEDIO AMBIENTE, BIODIVERSIDAD, CAMBIOS

CLIMÁTICOS Y DE GESTION Y DESARROLLO FORESTAL DIRECCIÓN GENERAL DE MEDIO AMBIENTE Y CAMBIOS CLIMÁTICOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Y

REGLAMENTO ESPECÍFICO

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL

CEDOCA

Aprobado por: Resolución Ministerial Nº 285 de 15 de octubre de 2010

LA PAZ – BOLIVIA

2010

Estado Plurinacional

de Bolivia

REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA

DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA Página 2

ÍNDICE DE CONTENIDO

PRIMERA PARTE


CAPÍTULO I POLÍTICAS DOCUMENTALES

1.1. Marco Legal…………………………………………………..

1.2. Marco conceptual…………………………………………….

1.3. Misión………………………………….…………………......

1.4. Visión……...……….....……………………………………...

1.5. Valores………………………………………………………..

1.6. Estrategia…………………………………………….……….

1.7. Objetivos……………………………………………………...

1.8. Políticas………………………………………………………

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CAPÍTULO II CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

2.1. Tipología y Estructura……………………..………………

2.2. Fondo Documental………………………….….………….

2.2.1. Archivo Ambiental…………………….….…………..

2.2.2. Archivo de Gestión de la DGMACC....………..…….

2.2.3. Biblioteca Especializada..................…………..……...

2.3. Infraestructura y Áreas……………………………..………..

2.3.1. Área de Depósitos…………………………………….

2.3.2. Área de Servicios Internos……………………………

2.3.3. Área de Servicio al Público o Sala de Lectura………..

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CAPÍTULO III PROCESOS TÉCNICOS

3.1. Archivo Ambiental…………………………..………………

3.1.1. Recepción de Documentos………………………….

3.1.2. Clasificación Archivística....………………………….

3.1.3. Catalogación o Registro Automatizado........................

3.1.4. Almacenamiento o Archivo de Documentos................

3.2. Archivo de Gestión................................................................

3.2.1. Aplicación de Principios Archivísticos......…..………

3.2.2. Recepción............................................……………….

3.2.3. Ordenamiento Físico…………………………………..

3.2.4. Transferencia………………………………..………...

3.3. Biblioteca Especializada……………………………………..

3.3.1. Selección y Adquisición……………..……………….

3.3.2. Preparación Física…………………………………….

3.3.3. Clasificación Bibliográfica..…………………..……....

3.3.4. Catalogación o Registro en Base de Datos……..…....

3.3.5. Almacenamiento………………………………………

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CAPÍTULO IV SERVICIOS Y DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN

4.1. Destinatarios de la Información............................................

4.1.1. Usuarios Internos…………………………………….

4.1.2. Usuarios Externos……………………………………

4.2. Préstamo en Sala…………...………………………………..

4.3. Préstamo a Domicilio…………………………………….....

4.4. Servicio de Referencia……………………………………..

4.5. Diseminación Selectiva………………………………….…

4.6. Servicios en Línea……………………………………….…

4.7. Difusión……………………………………………………..

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CAPÍTULO V PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

5.1. Conservación de Documentos....…………………………...

5.2. Medidas de Prevención.........................................................

5.2.1. Infraestructura.........................................................…

5.2.2. Humedad y Temperatura............................................

5.2.3. Luz..............................................................................

5.2.4. Otros Factores............................................................

5.3. Restauración..............………………………………..………

5.4. Medidas de Seguridad y Recomendaciones Técnicas............

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SEGUNDA PARTE


CAPÍTULO I

CAPÍTULO II

CAPÍTULO III

NATURALEZA Y FUNCIONES

Artículo 1. Naturaleza del CEDOCA…………………….…....…..

Artículo 2. Funciones del CEDOCA…………………….….....…..

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Artículo 3. Dependencia administrativa…….………………..……

Artículo 4. Órganos de administración…………………..…..…….

Artículo 5. Organización interna del CEDOCA………………..….

Artículo 6. Nivel de decisión…………………………………..…..

Artículo 7. Nivel ejecutivo……………………………………..…..

Artículo 8. Nivel técnico………………………………………..….

PROCESOS TÉCNICOS

Artículo 9. Procesos técnicos del CEDOCA……………..………..

Artículo 10. Asignación de códigos……………………………..…

Artículo 11. Clasificación y catalogación……………………….…

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CAPÍTULO IV

CAPÍTULO V

CAPÍTULO VI

Artículo 12. Registro en base de datos…………………………….

Artículo 13. Archivo y almacenamiento……………………….…..

INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

Artículo 14. Infraestructura…………………………………..…….

Artículo 15. Mobiliario y servicios…………………………….…..

Artículo 16. Seguridad………………………………………….….

RECURSOS HUMANOS

Artículo 17. Personal del CEDOCA…………………………….…

Artículo 18. Perfil del Responsable del CEDOCA…………..…….

Artículo 19. Perfil de los técnicos del CEDOCA……………….…

Artículo 20. Funciones del Responsable…………………………...

Artículo 21. Funciones de los técnicos……………………….……

Artículo 22. Personal voluntario y eventual……………………….

Artículo 23. Capacitación……………………………………….…

USUARIOS Y SERVICIOS

Artículo 24. Usuarios…………………………………………..…..

Artículo 25. Capacitación……………………………………….…

Artículo 26. Préstamos en sala………………………………….….

Artículo 27. Préstamos a oficina……………………………….…..

Artículo 28. Préstamos a domicilio…………………………….…..

Artículo 29. Requisitos para préstamos..……………………….….

Artículo 30. Horario de atención…………………………………..

ANEXOS

Anexo I. Glosario técnico…………………………………………

Anexo II. Formulario de préstamo para Usuarios Internos……….

Anexo III. Formulario de préstamo para Usuarios Externos………

Anexo IV. Modelo de Formulario de Transferencia………………

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PRIMERA PARTE



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CAPÍTULO I

POLÍTICAS DOCUMENTALES


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1.1. Marco Legal

El artículo 21.6 de la Constitución Política del Estado Plurinacional, dice:

“Las bolivianas y los bolivianos tienen (…) derecho (…) a acceder a la

información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera

individual o colectiva”.

Específicamente, en el ámbito que compete al MMAyA, en el artículo 343, se

menciona: “La población tiene derecho a la participación en la gestión

ambiental, a ser consultado e informado previamente sobre decisiones que

pudieran afectar a la calidad del medio ambiente.”

El Decreto Supremo No. 28168, regula también el acceso a la información, y

en su artículo 4, enuncia como un derecho el acceso a la información, como

presupuesto para el ejercicio de la ciudadanía y de la democracia.

La Ley 1333 en su Título X, Capítulo I, De la participación ciudadana,

Artículo 92, enuncia que toda persona, ya sea individual o colectiva, tiene el

derecho a participar en la gestión ambiental, y adicionalmente el deber de

intervenir en la comunidad para la defensa o conservación del medio

ambiente.

El capítulo IV en su Artículo 15, dispone la creación del Sistema Nacional de

Información Ambiental. El CEDOCA forma parte de este Sistema por ser el

centro de recuperación y sistematización de documentación física y por

formar parte de la estructura de la Dirección General de Medio Ambiente y

Cambios Climáticos que, a la vez, es la Instancia Ambiental Competente.

Otras disposiciones legales que guardan relación con la gestión documental,

son las siguientes:

LEY 1883. Crea el Archivo Nacional de Bolivia.

DECRETO 5758. Sobre la transferencia de documentación pública con

más de 35 años al Archivo Nacional.


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DECRETO SUPREMO No. 22144. Declara de máxima utilidad y

necesidad nacionales todas las documentaciones públicas. Define las

documentaciones activas, inactivas y de valor permanente.

DECRETO SUPREMO No. 22145. Declara de utilidad y necesidad

nacionales las documentaciones inactivas.

DECRETO SUPREMO No. 22146. Crea el Repositorio Intermedio

Nacional para las documentaciones inactivas públicas.

ANEXO DEL DECRETO SUPREMO No. 23934. Contiene el

"Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de

Comunicación de los Ministerios (RCP)" que tiene que ver con el

manejo de la documentación en las diferentes instituciones públicas.

1.2. Marco Conceptual

Los conceptos empleados en el presente Manual corresponden al ámbito las

Ciencias de la Información, con mayor especificidad a las siguientes

disciplinas: ARCHIVÍSTICA, ARCHIVOLOGÍA, ARCHIVONOMÍA,

BIBLIOTECOLOGÍA y BIBLIOTECONOMÍA.1

Con referencia a la categoría y tipos documentales que forman parte de las

series y subseries se emplea terminología ambiental establecida en la Ley de

Medio Ambiente y sus Reglamentos.

El conjunto de conceptos forman parte del lenguaje utilizado en cada uno de

los procesos técnicos que se aplican diariamente en el CEDOCA.

Con la finalidad de esclarecer cada uno de los conceptos mencionados se

incluye en Anexos un Glosario de Términos Técnicos.

1.3. Misión

El Centro de Documentación de Calidad Ambiental, CEDOCA, es una

Unidad de Información especializada en Medio Ambiente y ofrece servicios a

funcionarios del Viceministerio de Medio Ambiente, Biodiversidad, Cambios 1 Véase GlosarioTécnico


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Climáticos y de Gestión y Desarrollo Forestales y, por extensión, a

funcionarios del MMAyA y población plurinacional en general.

1.4. Visión

Convertirse en un Centro de Documentación por excelencia, que recupere,

analice, sistematice y difunda información especializada en Medio Ambiente,

como parte del Sistema Nacional de Información y en coincidencia con las

políticas de información del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.

1.5. Valores

Las actividades del CEDOCA serán realizadas en base a los siguientes

valores: vocación de servicio, trabajo interdisciplinario, rigurosidad técnica,

objetividad en la identificación y difusión de información, con la finalidad

de fortalecer los intereses colectivos tanto de la Dirección General de Medio

Ambiente y Cambios Climáticos como del Viceministerio de Medio

Ambiente, Biodiversidad, Cambios Climáticos y de Gestión y Desarrollo

Forestal.

1.6. Estrategia

El CEDOCA se consolidará como un Centro de sistematización y

almacenamiento físico de documentos que corresponden a las Actividades,

Obras y Proyectos, en el marco del Sistema Nacional de Información

Ambiental. Formará un equipo de trabajo comprometido con las políticas de

información instituidas en la Constitución Política del Estado Plurinacional y

las Políticas de Información emanadas del Ministerio de Medio Ambiente y

Agua.

1.7. Objetivos

General

Identificar, sistematizar, difundir y proporcionar a técnicos,

investigadores, instituciones, organizaciones sociales y ciudadanía

en general, información especializada en calidad ambiental, útil para

la toma de decisiones.


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Específicos

Desarrollar el CEDOCA con los criterios calidad de información

ambiental

Formar un fondo documental especializado en calidad ambiental

Determinar procesos que permitan un acceso rápido y preciso a

la información ambiental.

Difundir información especializada aprovechando los recursos de

la nueva tecnología.

1.8. Políticas

Por regla, el Centro de Documentación de Calidad Ambiental, CEDOCA,

ofrecerá servicios en el marco de la nueva Constitución Política del Estado

Plurinacional, facilitando el acceso a la información especializada, tanto a

usuarios internos como a usuarios externos.


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CAPÍTULO II

CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD DE

INFORMACIÓN


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2.1. Tipología y Estructura

La Bibliotecología y las Ciencias Archivísticas clasifican las Unidades de

Información en una serie de categorías, de acuerdo a las características de

sus fondos documentales y servicios. Entre estas categorías se encuentran:

Archivos, Museos, Bibliotecas, Hemerotecas, Cinematecas, Centros de

Documentación, etc.2

Por las características del principal fondo documental, el CEDOCA debería

ser considerado un Archivo. La documentación ambiental se genera de una

manera natural, producto del trabajo que se realiza en la Dirección General

de Medio Ambiente y Cambios Climáticos, de acuerdo a sus funciones y

atribuciones derivadas de las normas de organización del Estado. Sin

embargo, además de este fondo, se encuentran la documentación inactiva y

semiactiva de la DGMACC y el fondo documental de la Biblioteca

especializada.

Por otro lado, los procesos que se aplican para la organización documental y

la recuperación de información son propios de un Centro de Documentación.

Existe un sistema de Bases de Datos, un registro individualizado de los

documentos e información especializada publicada en la Página WEB.

Dada esta peculiaridad, independientemente de las Características del

Archivo Ambiental, se puede definir al CEDOCA como un Centro de

Documentación. Los fundamentos se resumen en los siguientes puntos:

Almacena, procesa y difunde información especializada.

En el procesamiento documental, utilizada tecnología moderna.

Dispone y ofrece servicios de información actualizada.

Publica información ambiental en la Internet.

2 Véase Glosario Técnico


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2.2. Fondo Documental

El CEDOCA, por las características de la documentación, se divide en tres

áreas claramente definidas: ARCHIVO AMBIENTAL, ARCHIVO DE

GESTIÓN DE LA DGMACC y BIBLIOTECA ESPECILAIZADA.

2.2.1. Archivo Ambiental

El archivo de documentación ambiental es el núcleo de información del

CEDOCA. La documentación es producto de las funciones que cumplen el

VMA y la DGMACC como Instancia y Autoridad Nacionales Competentes,

respectivamente. Este fondo está constituido por los documentos de las

Actividades, Obras o Proyectos (AOP´s) de diferentes empresas e

instituciones que tramitan su Licencia Ambiental ante la Autoridad

Ambiental Competente.

Existen las siguientes categorías documentales:3

FA: Ficha Ambiental

EEIA: Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental

MA: Manifiesto Ambiental

PPM-PASA: Programa de Prevención y Mitigación – Plan de Adecuación y

Seguimiento Ambiental

LASP: Licencia Ambiental para Sustancias Peligrosas

MOA-DIA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Impacto Ambiental

MOA - CD: Monitoreo Ambiental al Certificado de Dispensación

ALBA: Documentos referidos a Auditoría de Línea Base Ambiental

AA: Documentos de Auditoría Ambiental

2.2.2. Archivo de Gestión de la DGMACC

El Archivo de Gestión constituye la documentación recibida de la Dirección

General de Medio Ambiente y Cambios Climáticos y forman parte de la

misma las siguientes subseries: ARCHIVO DE NOTAS, ARCHIVO DE

3 Cf. Capítulo II, Artículo 4º del Decreto 24176


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ACTIVIDADES, ARCHIVO DE INFORMES y toda la documentación

semiactiva de la DGMACC.

2.2.3. Biblioteca Especializada

La Biblioteca del CEDOCA está especializada en Medio Ambiente y

selecciona, almacena, sistematiza y difunde información en diferentes

soportes de información y diferentes formatos de documentos:

Impresos: Libros, folletos, cartillas, publicaciones periódicas,

impresos en general.

Documentos digitales: DVD, CD, Discket, documentos

digitalizados en general.

2.3. Infraestructura y Áreas

Un Centro de Documentación o cualquier unidad de información presentan en

su estructura física 3 áreas diferenciadas, las mismas que también deben

estructurarse en el CEDOCA:

a) Área de Depósitos

b) Área de Servicios Internos

c) Área de Servicio al Público

2.3.1. Área de Depósitos

Es la parte fundamental del Archivo destinado al almacenamiento de los

documentos. Se deben tomar en cuenta 3 sub áreas de depósito:

Depósito 1: Archivo Ambiental

Depósito 2: Archivo semiactivo de Gestión

Depósito 3: Biblioteca especializada


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Las dimensiones del depósito deben guardar relación con volumen docu-

mental existente y el crecimiento previsible en un número prudencial de años.

Como medida orientativa, de acuerdo a parámetros de la UNESCO:

Una superficie útil de 100 m2 con una altura libre para estantes de 2,40

m puede albergar 600 ml de documentación en estantería de 7 baldas.

Para darle mayor funcionalidad, facilitar los tratamientos localizados de

fumigación y razones de seguridad, se recomienda que:

El área de depósito debe dividirse en dimensiones no superiores a 200 m2, ni

inferiores a 150 m2

La altura del techo permitirá alcanzar los libros o documentos colocados en el

último estante sin el auxilio de escaleras de ningún tipo. Ello supone una

altura libre entre 2,30 y 2,50 m. Sin embargo, es importante adecuar las

necesidades técnicas al espacio disponible y debe existir flexibilidad en este

aspecto.

El depósito está destinado a albergar un peso estático considerable, suma del

correspondiente a la documentación, sus contenedores inmediatos y las

estanterías que las albergan. Es importante tomar en cuenta esta al hacer los

cálculos de cargas de cimentación y evitar riesgos de hundimientos.

Según la UNESCO, como cifras medias se pueden aceptar:

1000 kg/m.2 por planta de 2,50 m de altura, en el caso de la utilización de

estantería metálica tradicional

Otros Requisitos mínimos son:

El espacio mínimo debe existir, entre un estante y otro es de 60 cm.

(Pasillos)

La línea divisoria entre el depósito y las restantes áreas del Archivo

debe ser perfectamente nítida.


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El piso debe ser de materiales de desgaste mínimo, de tipo continuo o

con el menor número de juntas. Son muy convenientes los materiales

plásticos.

Es recomendable la instalación de un sistema de renovación de aire o la

instalación de extractores de aire.

2.3.2. Área de Servicios Internos

Subdividida en las siguientes áreas:

a) Recepción de Documentos. Es el lugar por donde ingresan los

documentos, los mismos que deben recibir un tratamiento previo, antes de

ingresar al depósito.

b) Clasificación, Ordenación e Inventario. Puede compartir el espacio

destinado a Recepción. Es el ambiente donde, una vez recibida y verificada la

documentación, se procede al ordenamiento y clasificación.

c) Procesos Automatizados. Ambiente destinado a instalar las computadoras

y al personal encargado de registro de información en base de datos.

2.3.3. Área de Servicio al Público o Sala de Lectura

Dividida en:

a) Mesas de Consulta. Destinada al servicio de información a usuarios. Son

mesas instaladas para la consulta de la documentación existente en las tres

áreas.

b) Terminales de Consulta. Al margen de las mesas para la consulta de

documentos se instalarán terminales para el acceso a las bases de datos y la

página WEB.

c) Recepción. Espacio accesible para la instalación del mostrador de consulta

para los usuarios. En este espacio se instalará el Referencista para atender

consultas y todos sus requerimientos de información.


de Bolivia





CAPÍTULO III

PROCESOS TÉCNICOS


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3.1. Archivo Ambiental

El Archivo Ambiental está conformado por los siguientes tipos de

documentos, de acuerdo a la categorización implantada por la Legislación

Ambiental vigente.4

FA: Ficha Ambiental

EEIA: Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental

MA: Manifiesto Ambiental

PPM-PASA: Programa de Prevención y Mitigación – Plan de Aplicación y

Seguimiento Ambiental.

LASP: Licencia Ambiental para Sustancias Peligrosas

MOA-DIA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Impacto Ambiental

MOA-CD: Monitoreo Ambiental al Certificado de Dispensación

MOA-DAA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Adecuación

Ambiental

Estos documentos tienen un procedimiento específico para su

sistematización que va desde la recepción hasta el ordenamiento en

estantería.

3.1.1. Recepción de Documentos

El primer ingreso de los documentos ambientales al CEDOCA es para la

asignación del código que corresponde a la AOP (Actividad, Obra o

Proyecto) de acuerdo a la categoría documental. El sistema de codificación

se desarrolla en el acápite de clasificación. Una vez asignado el código se

registra el ingreso del documento en la base de datos y luego, dependiendo

del proveído de la Hoja de Ruta y el Área, se hace la entrega del mismo al

Técnico que corresponde.

Devueltos los documentos por las áreas técnicas, los mismos deben ingresar

al CEDOCA con las siguientes unidades documentales:

4 Cf. Capítulo II, Artículo 4º del Decreto 24176


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Hoja de Ruta

Documento Ambiental

Nota de Procedencia

Informe Técnico

Nota de Respuesta

La recepción del documento debe cumplir con los siguientes pasos:

a) Verificación de las unidades documentales recibidas.

b) Si la documentación no está completa, se devuelve la

documentación a Secretaría de Dirección para su complementación

o análisis.

c) Si los documentos están completos, éstos son sellados con la fecha

de recepción que corresponde.

3.1.2. Clasificación Archivística

La clasificación consiste en agrupar los documentos por categorías y asignar

a cada una de las AOP´s un código alfanumérico, en primera instancia se

asigna el código que corresponde al Departamento, luego el código de

Sector, seguido de la categoría documental, que puede ser: FA, EEIA, MA,

PPM-PASA, LASP, MOA-DIA, MOA, MOA-DAA y MOA-CD. Este

código está precedido de un número correlativo, separado por un guion y a

continuación el número de ingreso que se identifica con una letra entre

paréntesis y finalmente los dos últimos dígitos de la gestión, ejemplo:

02 (13) FA-2345 (d) 08

Desglose:

02 Departamento de La Paz

(13) Área Multisector

FA Tipo de documento

2345 Número correlativo

(d) Cuarto ingreso

08 Gestión


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En conjunto, esta signatura hace el código de clasificación.

Los departamentos tendrán la siguiente codificación:

SECTORES

CÓDIGO DEPARTAMENTO

01 CHUQUISACA

02 LA PAZ

03 COCHABAMBA

04 ORURO

05 POTOSÍ

06 TARIJA

07 SANTA CRUZ

08 BENI

09 PANDO

10 MULTISECTOR

AGROPECUARIO = 01

• Agrícola

• Pecuario

• Silvicultura, Caza y Pesca

SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL = 08

• Infraestructura de Salud

• Planificación y Prevención Salud

• Seguridad Social

• Otros Salud Pública

MINERO = 02

EDUCACIÓN Y CULTURA = 09

• Infraestructura de Educación

• Educación Formal

• Educación no Formal

• Cultura

INDUSTRIA Y TURISMO = 03

• Agroindustria

• Industria Manufacturera

• Turismo

SANEAMIENTO BÁSICO = 10

• Agua Potable

• Alcantarillado

• Agua Potable y Alcantarillado

• Eliminación de Desechos Sólidos

HIDROCARBUROS = 04

URBANISMO Y VIVIEDA = 11

ENERGÍA = 05

• Energía Eléctrica

• Otros

RECURSOS HÍDRICOS = 12

• Aprovechamiento de Recursos Hidricos

• Control de Agua y Erosión

TRANSPORTES = 06

• Caminero

• Ferroviario

• Aéreo

• Fluvial y Lacustre

MULTISECTORIAL = 13

• Desarrollo Rural

• Otros Multisectorial

COMUNICACIONES = 07

• Telecomunicaciones

• Servicio Postal


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El código de clasificación tiene doble función: primero, sirve para la

identificación de AOP y, segundo, para la ubicación del documento en la

estantería.

3.1.3. Catalogación o Registro Automatizado

La catalogación archivística es el proceso mediante el cual se describen los

documentos de acuerdo a su procedencia y su tipología documental. Esta

tarea se realiza en el CEDOCA utilizando el sistema de Bases de Datos.

Los datos mínimos que deben ser registrados son los siguientes:

Código de Documento

Fecha de ingreso

No. de Hoja de Ruta

Nombre de la Empresa

Nombre de la AOP

Sector

Departamento

Provincia

Municipio

Representante Legal

Estado de trámite (Titulado u observado)

Número o código de Licencia

Fecha de otorgación de licencia

Observaciones

Estos datos deben ser identificados en las AOP´s y luego registrados en la

base de datos para posteriormente proceder a su archivo.

3.1.4. Almacenamiento o Archivo de Documentos

El almacenamiento o archivo de documentos es el proceso mediante el cual

se instala la documentación en la estantería u otro mobiliario disponible para

este propósito.


de Bolivia





Una tarea previa al almacenamiento es la asignación de códigos a cada

unidad documental. Este código, en la medida que permita el formato

documental, debe ser visible.

Se archivarán los documentos en la estantería, de acuerdo a la jerarquía

asignada en la clasificación, es decir:

a) Departamento

b) Sector

c) Tipo de documento

d) Número correlativo

e) Número de ingreso

f) Gestión

En consecuencia, los documentos estarán organizados en primera instancia

por departamentos, dentro del departamento se ordenarán por sectores y

luego por tipos de documento.

Los documentos complementarios a la AOP, tales como: Hoja de Ruta,

Informe Técnico y correspondencia común formarán un expediente que

llevará el código de clasificación y se ordenará de acuerdo a este código.

Para el archivo de los documentos se utilizarán las siguientes unidades de

instalación:

Archivadores de Palanca

Cajas contenedoras

Empastados

Los documentos con sus respectivas etiquetas se almacenarán en los estantes,

dependiendo de su formato, se podrán utilizar cajas contenedoras o

archivadores de palanca. Los expedientes serán instalados en archivadores de

palanca en forma temporal, para luego ser empastados, cuando se acumule

un número de 300 hojas.


de Bolivia






CEDOCA

ARCHIVO AMBIENTAL CÓDIGO

C-AA- 01

NOMBRE DEL PROCESO

Procesos Técnicos Archivo Ambiental

OBJETIVO DEL PROCESO

Sistematizar la documentación correspondiente al Archivo Ambiental

NUMERO Y NOMBRE DE LAS OPERACIONES QUE COMPONEN EL PROCESO:

1. Ingreso de documentos

2. Recepción del documento

3. Clasificación de documentos

4. Registro en base de datos

5. Almacenamiento

INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO

1. Actividades, Obras o Proyectos que ingresan al CEDOCA

2. Recepción de documentos

3. Clasificación de documentos

4. Almacenamiento

UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO.

1. Instituciones

2. VMABCCGDF

3. DGMACC

4. CEDOCA

5. Técnico DGMACC

UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO

CEDOCA

SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO

1. Documentos procesados y organizados temáticamente

2. Base de Datos con información disponible para consulta.


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FLUJOGRAMA 1

PROCESOS TÉCNICOS - ARCHIVO AMBIENTAL

Página 1

INSTITUCIONES

Página 1

VMABCCGDF

Página 1

DGMACC

INICIO

Página 1

CEDOCA

Remisión

documentación

Ambiental

Recepción de

documentación

Ambiental

Recepción de

documentación

Ambiental y

derivación

CEDOCA

Página 1

TECNICO DGMACC

Recepción,

codificación y

registro de

documentación

ambiental

Análisis y

procesamiento de

la documentación

Ambiental

Clasificación,

complementación

de información en

base de datos

Almacenamiento

de documentación

en estantería

Servicio de

Información a

usuarios Internos

y externos

FIN


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3.2. Archivo de Gestión

La documentación de gestión tiene como procedencia la Dirección del Área

y está conformada por las series de documentación activa, semiactiva e

inactiva.

3.2.1. Aplicación de Principios Archivísticos

Se tiene las siguientes series de documentos:

Archivo inactivo y semiactivo:

Notas

Informes

Memorándum

Archivo activo:

Asuntos

Denuncias

Correspondencia corriente

El primer grupo está conformado por documentos que se reciben anualmente

de la Dirección de Área y para su organización se deben aplicar los principios

de procedencia y orden original.5

Como regla general, el segundo grupo de documentos debe ser organizado por

asuntos y se debe habilitar expedientes para cada caso, excepto en la

correspondencia corriente que se puede organizar en forma correlativa o

cronológica.

5 El principio de procedencia señala que cada uno de los documentos debe conservarse en el fondo

documental al que naturalmente pertenece. El principio de orden original consiste en mantener el orden

interno de cada fondo, respetando la estructura que tuvo durante el servicio


de Bolivia





3.2.2. Recepción

La documentación correspondiente al Archivo Inactivo y Semiactivo debe

ser recibida mediante Acta de Transferencia, la misma que debe ser firmada

por la persona encargada de la entrega de la documentación y el encargado

de recepción del CEDOCA.

Al acta debe adjuntarse el formulario de transferencia (Véase Anexo) que

debe contener los siguientes datos:

Procedencia

Serie documental

Descripción

Fechas extremas

Unidades de instalación

Cantidad

3.2.3. Ordenamiento físico

Se respetará el orden original de procedencia. Significa que no se puede

alterar la organización original que se dio en la Unidad de donde proviene la

documentación.

3.2.4. Transferencia

Las transferencias de documentación se realizarán respetando los ciclos de

permanencia instituidos en la Legislación Nacional. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDOCA

ARCHIVO DE GESTIÓN CÓDIGO

C-AG- 01

NOMBRE DEL PROCESO

Procesos Técnicos Archivo de Gestión


Sistematizar la documentación correspondiente al Archivo de Gestión DGMACC


de Bolivia






1. Ingreso de documentos

2. Verificación de documentos

3. Almacenamiento


1. Documentación semiactiva procedente de la DGMACC

2. Requerimientos de técnicos y funcionarios en general de la DGMACC


1. Técnicos DGMACC

2. DGMACC

3. CEDOCA


CEDOCA


Documentos organizados de acuerdo a procedencia


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FLUJOGRAMA 2

PROCESOS TÉCNICOS - ARCHIVO DE GESTIÓN

Página 1

TÉCNICO S DG M ACC

Página 1

DG M ACC

Página 1

CEDO CA

IN IC IO

Elaboración y rem isión

de in form es y notas

R ecepción y

verificación de

docum entos

A lm acenam iento

de docum entación

en estantería

Servicio de

In form ación a

usuarios In ternos

y externos

FIN

R ecepción y derivación

de docum entos a l

C ED O C A


de Bolivia





3.3. Biblioteca Especializada

La biblioteca especializada del CEDOCA acopiará y sistematizará

información exclusivamente en el área de Medio Ambiente.

3.3.1. Selección y Adquisición

La Selección es el proceso mediante el cual se eligen documentos para los

servicios de información en una determinada Unidad de Información. Para

los servicios de información del CEDOCA se seleccionaran documentos en

todos los soportes y formatos disponibles tanto en el interior del Ministerio

como en otras instituciones que dispongan de material documental para

donación.

Existen cuatro formas de adquisición de documentos:

Compra

Donación

Intercambio

Remisión institucional o particular

Si en el mercado local existen documentos cuyo contenido es de gran

relevancia en el ámbito ambiental, es recomendable la adquisición mediante

la compra directa. Para enriquecer el fondo documental mediante este tipo de

adquisición el CEDOCA podrá generar sus propios recursos mediante el

servicio de fotocopias, previa Reglamentación por parte de la Dirección.

En caso de donaciones, se deben identificar instituciones que disponen de

material ambiental y realizar las gestiones que correspondan.

Existen unidades de información de especialidades afines con las cuales se

concretarán convenios interbibliotecarios6 que permitan intercambio de

información y servicios.

6 Convenios entre Unidades de Información que tienen el propósito de ofrecer mayores recursos de

información a los usuarios mediante intercambio de servicios y productos, tales como: índices catálogos,

listas especializadas, etc.


de Bolivia





La adquisición mediante la remisión directa de documentos se debe lograr a

través de un requerimiento oficial a las Unidades del Ministerio de Medio

Ambiente y Agua e instituciones externas productoras de documentación

ambiental.

3.3.2. Preparación Física

Es la tarea del sellado, etiquetado y anotación de la signatura topográfica

más los términos de indización.

Se aplicarán:

Un sello que identifique al CEDOCA

Un sello que identifique la fecha de registro

Un sello que asigne el número de registro o inventario

Una vez que los libros estén clasificados y se cuente con las etiquetas se

pegarán las mismas en los lomos de los libros.

3.3.3. Clasificación bibliográfica

La Bibliotecología define a la clasificación de libros como el proceso

mediante el cual se aplica un determinado sistema para agrupar los

documentos en categorías temáticas y asignar a un texto impreso u otro

formato de información un código denominado signatura topográfica.7

El CEDOCA adoptará un sistema de clasificación especializado en Medio

Ambiente, basado en términos normalizados o palabras clave, es decir,

empleará un TESAURO. Para la individualización de los textos entre sus

similares temáticos se utilizará el sistema CUTTER.8

La estructura de la signatura topográfica se lo describe en el siguiente

ejemplo:




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SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Signatura de Clase

Signatura Librística

Signatura Complementaria

Esta codificación se asignará a cada uno de los documentos procesados y se

imprimirá una etiqueta para pegar en el lomo de cada documento.

Al margen de la signatura topográfica se asignará a cada unidad documental

un número de registro o número inventario.

3.3.4. Catalogación y Registro en Base de Datos

La catalogación bibliográfica es el proceso mediante el cual se describe un

documento tomando como referencia sus características más relevantes.

En el CEDOCA se aplicarán las Reglas de Catalogación Angloamericanas9

que son de uso Universal.

En este proceso de descripción se tomar en cuenta los siguientes datos:

SIGNATURA

AUTOR

TÍTULO

LUGAR DE EDICIÓN

EDITORIAL

AÑO DE EDICIÓN

PÁGINAS

DESCRIPTOR GENÉRICO

9 Las Reglas de Catalogación Angloamericanas son un conjunto de normas que se aplican a la descripción

bibliográfica. Normaliza la forma de registro de autores, títulos y demás datos descriptivos de un

determinado documento.

355 C561a

t.1


de Bolivia





DESCRIPTOR ESPECÍFICO

IDIOMA

NÚMERO DE REGISTRO

NOTAS

SERIE

DESCRIPTOR GEOGRAFICO

RESUMEN DE CONTENIDO

La base de datos respetará esta estructura y el registro de información se

realizará tomando en cuenta las Reglas de catalogación mencionadas.

3.3.5. Almacenamiento

El almacenamiento consiste en ubicar los textos en la estantería de acuerdo a

la signatura topográfica. Para facilitar la estabilidad de la documentación y la

identificación de los códigos se utilizarán cajas contenedoras.

Para el almacenamiento de CD y DVD se emplearán archivadores especiales

diseñados para este fin. Otros formatos se almacenarán en cajas o

archivadores que se ajusten a estos requerimientos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CEDOCA

BIBLIOTECA ESPECIALIZADA

CÓDIGO

C-B- 01

NOMBRE DEL PROCESO

Procesos Técnicos Biblioteca Especializada


Sistematizar la documentación correspondiente a la Biblioteca especializada


1. Requerimiento de documentos

2. Recepción

3. Clasificación


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1. Fondo documental bibliográfico

2. Requerimientos de información sistematizada


1. CEDOCA

2. DGMACC

3. INSTITUCIONES AMBIENTALES


1. Biblioteca especializada del CEDOCA

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS

1. Registro de documentación bibliográficos


1. Libros procesados y organizados temáticamente

2. Base de Datos con información disponible para consulta.


de Bolivia





PROCESOS TÉCNICOS - BIBLIOTECA ESPECIALIZADA

Página 1

CEDOCA

Página 1

DGMACC

Página 1

INSTITUCIONES AMBIENTALES

INICIO

Requerimiento de

textos ambientales

Recepción y

atención de

solicitud

Recepción y

derivación

Registro y

preparación física

FIN

Recepción de solicitud y

remisión a instituciones

Clasificación y

catalogación

Registro en base

de datos

Almacenamiento

de documentación

en estantería

Servicio de

Información a

usuarios Internos

y externos


de Bolivia





CAPÍTULO IV

SERVICIOS Y DIFUSIÓN DE

INFORMACIÓN


de Bolivia





4.1. Destinatarios de la Información

El usuario y la satisfacción de sus necesidades de información, constituyen el

objetivo fundamental del CEDOCA. Las políticas sobre usuarios son el patrón

para todas las demás áreas de organización y funcionamiento.

Existen dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios externos. Los

usuarios internos se dividen en: usuarios internos institucionales y usuarios

interno eventuales.

4.1.1. Usuarios Internos

Son usuarios internos institucionales todos los funcionarios y funcionarias de

la DGMACC: personal jerárquico, personal técnico, consultores, etc.

Son usuarios internos eventuales los funcionarios o las funcionarias que no

dependen de la DGMACC y que provienen de cualquier Unidad o Área del

Ministerio de Medio Ambiente y Agua. Véase Artículo 23 del Reglamento

Específico.

4.1.2. Usuarios Externos

Son usuarios externos los investigadores e investigadoras que provienen del

exterior del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.

4.2. Préstamo en Sala

El servicio de préstamo de documentos en sala es el servicio de mayor

tradición en las Unidades de Información de todo el mundo. Los usuarios

internos y externos pueden acceder a la documentación tanto del Área de

Archivo Ambiental como de la Biblioteca Especializada.


de Bolivia





Para acceder a este servicio, los usuarios internos deben llenar el formulario

de consulta que está habilitado para este propósito (Véase Anexo). Los

usuarios externos, además del formulario deben presentar un documento de

identificación. Véase Artículo 26 del Reglamento Específico.

4.3. Préstamo a Domicilio

El servicio de préstamo a domicilio es exclusivamente para la

documentación de la Biblioteca con las excepciones señaladas en el Artículo

28 del Reglamento Específico.

Los usuarios internos para solicitar un texto deben llenar el formulario de

préstamo y concertar con el Encargado de la Biblioteca la fecha de

devolución, según lo estipulado en el Artículo 28 del Reglamento Específico.

Los usuarios externos para accede a un préstamo domiciliario deben llenar

el formulario correspondiente y dejar en garantía su Cédula de Identidad.

Véase Artículo 27 del Reglamento específico.

4.4. Servicio de Referencia

El Servicio de Referencia consiste en proporcionar al usuario datos

orientativos y relevantes que le permita ubicar la información que requiere.

El Referencista es un guía y tiene la obligación de atender los

requerimientos de información de lo usuarios internos y externos. Si la

información requerida no existe en el CEDOCA, debe proporcionar datos

sobre instituciones que podrían contar con la misma. El Servicio de

Referencia puede ser directo, vía telefónica o vía Email.

La atención a usuarios en sala en el CEDOCA estará a cargo de un

Referencista que tenga amplio conocimiento del fondo documental y de

Unidades de Información tanto locales como nacionales y,

fundamentalmente, debe ser un funcionario con vocación de servicio y

amplia capacidad de receptividad e interacción con los usuarios.


de Bolivia





4.5. Diseminación Selectiva

La diseminación selectiva de información “es un procedimiento mediante el

cual se suministra periódicamente a cada usuario o grupo de usuarios las

referencias de los documentos que corresponden a sus intereses

cognoscitivos”.

Mediante este servicio la Unidad de Información facilita al usuario el acceso

a la información sistematizada, son ejemplos de este servicio:

Listas especializadas

Catálogos

Alertas bibliográficas

El CEDOCA debe elaborar anualmente una lista de las Licencias otorgadas

en la gestión, un resumen de las principales publicaciones ingresadas a la

Biblioteca y alertas semestrales.

4.6. Servicios en Línea

Son todos los recursos de información publicados en la página WEB para

consultas mediante la Internet.

Estarán disponibles en la página WEB las bases de datos del CEDOCA y se

podrá acceder a la misma sin ninguna restricción.

4.7. Difusión

La difusión de los servicios que ofrece el CEDOCA se realizarán mediante la

publicación de trípticos, afiches, folletos y todo tipo de eventos organizados

para la difusión de información ambiental.


de Bolivia





CAPÍTULO V

MEDIDAS DE CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL


de Bolivia





5.1. Conservación de Documentos

Desde el punto de vista documental se entiende por conservación el

mantenimiento de un documento en buenas condiciones físicas, a fin de que

el mismo pueda cumplir la función para el que fue creado. Dicha conser-

vación se consigue evitando el deterioro o reparándolo si ha sufrido algún

daño. En el primer caso se trata de la aplicación de métodos preventivos; en

el segundo, de un tratamiento directo del documento para de devolverle su

salud perdida por métodos curativos (restauración)

Prevención y restauración son dos términos y realidades inversamente

proporcionales y que forman parte de la conservación. El auge de uno supone

el decrecimiento del otro y es válido en el campo de la conservación

documental la frase aplicada a la conservación humana: "Más vale prevenir

que curar".

5.2. Medidas de Prevención

La prevención consiste en tomar todas las medidas necesarias que eviten un

deterioro acelerado de los documentos.

La conservación preventiva de documentos en papel depende del modo en

que se hallen protegidos de las múltiples causas degradantes. Dicha

protección incluye el local donde estos documentos se alojan, las

instalaciones interiores de los mismos, la protección física inmediata y los

controles ambientales.

5.2.1. Infraestructura

Para la instalación de una Unidad de Información se debe evitar una serie de

posibles lugares en razón a: riesgo de humedad del subsuelo, existencia de


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especies bibliófagas10

, ocasionales torrenteras, al pie de elevaciones naturales

propensas a inundaciones, proximidad a lugares peligrosos por la existencia

de industrias contaminantes, potenciales objetivos de manifestantes, etc.

5.2.2. Humedad y Temperatura

La humedad relativa recomendable para la conservación de documentos es

de 50 a 60% y una temperatura que oscile entre 15 y 18 grados centígrados.

Para evitar el exceso de humedad se debe evitar el paso por interior del

depósito de cualquier tipo de conducción hidráulica como ser cañerías y las

paredes, techos y suelos preferentemente llevarán revestimientos

impermeables no susceptibles de oxidación.

5.2.3. Luz

Dos son los posibles tipos de iluminación artificial: incandescente y

fluorescente, cada una de ellas tiene sus ventajas y desventajas:

La luz incandescente es la más antigua en uso, más rica en infrarrojos, emite

más calor, son los focos de uso doméstico en general. La luz fluorescente es

más rica en UV y más fría. El principal problema de la luz incandescente es

el calor y de los tubos fluorescentes, la radiación.

Se puede optar por la luz fluorescente, pero es recomendable la utilización de

filtros absorbentes de radiación.

Los cortocircuitos, que pueden derivar en incendios, tienen su origen en

instalaciones eléctricas deficientes y cableados que no responden a normas

10 Insectos depredadores del papel


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establecidas, de ahí que es importante tomar todas las previsiones al realizar

este tipo de instalaciones.

5.2.4. Otros Factores

Un factor que debe ser considerado para contribuir a la conservación de los

documentos es el polvo. Para evitar el polvo interior producido por

disgregación del piso a causa de pisadas, transporte mecánico de

documentos, etc., éste será de materiales de desgaste mínimo. Son muy

convenientes los materiales plásticos como el vinil o linóleo. No es

recomendable pisos alfombrados en áreas de depósito.

Si se dispone de los recursos necesarios, se debe habilitar un ambiente

destinado específicamente a la fumigación de documentos, éste tendrá como

principal característica la facilidad de ventilación.

5.3. Restauración

Se entiende por restauración a la tarea de devolverle su estado original a un

documento. Dadas las condiciones del CEDOCA la frecuente circulación y la

cantidad de documentos es muy difícil hacer un trabajo riguroso y completo

de restauración. Pero es importante tomar en cuenta las siguientes

recomendaciones:

Lo primero es no hacer daño al documento, no emplear materiales que

en vez de reparar algún daño se convierten en fuentes de mayor

deterioro, ejemplo, la cinta adhesiva o “Scotch” tiene componentes

químicos que con el transcurrir de los años deteriora el papel y

prácticamente “borra los textos”.


de Bolivia





Un principio esencial que se debe aplicar es el de la abstención. No

proceder a un trabajo supuesto de "restauración" sin antes conocer los

elementos y herramientas adecuadas para cumplir dicho propósito.

Se debe retirar de los documentos, en la medida de lo posible, todo

tipo de objetos metálicos que ocasionen con el transcurso del tiempo

oxidaciones y evitar los sellos en partes escritas de los documentos.

Para reparar algunos daños de los expedientes se puede emplear:

Hilo, engrudo de arroz o carpicola, papel seda (es recomendable el

papel de restauración tisú o tissue11

, muy escaso en el mercado

nacional) y otros similares.

5.4. Medidas de Seguridad y Recomendaciones Técnicas

Es fundamental la implementación de medidas de seguridad para el

resguardo de la documentación y medidas específicas para la prevención de

incendios. Existen en el mercado una serie de sistemas efectivos para

prevenir catástrofes de este tipo.

En general, se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

En cuanto a la infraestructura y mobiliario, se deben considerar los

materiales a ser utilizados. Se optará preferentemente por estantes

metálicos y piso sintético (linóleo) para los depósitos.

Contar con un sistema de renovación de aire o por lo menos con

extractores de aire.

11 Papel con bajo nivel de acidez, especialmente fabricado para la restauración de documentos


de Bolivia





Contar con, por lo menos, dos extintores y ubicarlos en lugares

accesibles.

No se deben instalar los estantes pegados a las paredes en lugares

susceptibles de humedad.

Se debe evitar el uso indiscriminado de sellos o bolígrafos en los

procedimientos de ordenamiento o identificación de los documentos.

En la medida de lo posible, se evitará el uso de objetos metálicos para

atar documentos.

En ningún caso se utilizarán cintas adhesivas para reparar desgarros de

documentos, principalmente en espacios con texto.

Para la restauración se utilizarán preferentemente los siguientes

insumos: papel japonés o papel tisú u otro que no presente grados

elevados de acidez; hilos y agujas.

Previo a su archivo, se deben extraer los objetos metálicos de los

documentos, tales como grapas o alfileres.

A futuro y dependiendo del flujo de usuarios, es recomendable contar

con un sistema de código de barras para evitar eventuales

sustracciones de documentos.


de Bolivia





SEGUNDA PARTE



de Bolivia





CAPÍTULO I

NATURALEZA Y FUNCIONES

Artículo 1

Naturaleza del CEDOCA

El CEDOCA es una Unidad de Información especializada en calidad

ambiental, que brinda servicios a las diferentes instancias y usuarios de la

DGMACC y usuarios externos en cumplimiento de los Artículos 15 y 16 de

la Ley de Medio Ambiente y en aplicación de la Constitución Política del

Estado Plurinacional. Las políticas de información responden a lineamientos

institucionales del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.

Está constituido por todos los fondos documentales que se constituyen en

patrimonio de la DGMACC y del Estado boliviano. Los fondos de los

Archivos Ambientales y de Gestión provienen de las actividades y las

funciones que desarrolla la DGMACC de acuerdo a lo establecido en la Ley

de Medio Ambiente y demás disposiciones ambientales vigentes. El fondo

bibliográfico está especializado en Medio Ambiente y es producto de las

diferentes adquisiciones, según lo estipulado en el Manual de Procedimientos.

Artículo 2

Funciones del CEDOCA

El CEDOCA tiene las siguientes funciones:

Recibir los fondos documentales de las Actividades, Obras o

Proyecto que solicitan una Licencia Ambiental en cumplimiento de la

normativa ambiental vigente.

Procesar, conservar y difundir los fondos archivísticos y bibliográficos

de acuerdo con las normas establecidas en el Manual de

Procedimientos.

Ofrecer información sistematizada a los técnicos que procesan las

diferentes AOP´s para su respectiva emisión de Licencias Ambientales

Ofrecer servicios de información ambiental a usuarios internos y

externos.

Participar en programas y convenios que tengan como objetivo el

mejorar sus propios servicios, integrarse en redes y sistemas de


de Bolivia





información que potencien sus objetivos y cualquier otra acción

encaminada a la optimización de recursos y servicios.

CAPÍTULO II

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Artículo 3

Dependencia administrativa

El CEDOCA depende administrativamente de la Dirección General de Medio

Ambiente y Cambios Climáticos y de la autoridad funcionalmente superior.

Artículo 4

Órganos de administración

Los órganos de administración del CEDOCA serán de dos tipos:

a) Órgano unipersonal: Responsable del CEDOCA

b) Órgano institucional: Dirección General de Medio Ambiente y Cambios

Climáticos

Artículo 5

Organización interna del CEDOCA

El CEDOCA estará estructurado en tres niveles: nivel de decisión, nivel

ejecutivo y nivel técnico.

Artículo 6

Nivel de decisión

El nivel de decisión máxima del CEDOCA es la DGMACC, que tiene

atribuciones para:

Aprobar los informes narrativos de la gestión pasada del CEDOCA

Aprobar el plan operativo anual de la próxima gestión del CEDOCA


de Bolivia





Aprobar y modificar el Reglamento del CEDOCA

Elegir al personal del CEDOCA

Aprobar, en general, políticas del CEDOCA en el marco de las

políticas de información del MMAyA.

Artículo 7

Nivel ejecutivo

El nivel ejecutivo del CEDOCA estará conformado por el Responsable del

Centro. Su dedicación al CEDOCA es a tiempo completo, sus atribuciones y

obligaciones se detallan en el artículo 20 de este Reglamento

Artículo 8

Nivel técnico

Estará representado por los técnicos documentalistas que dependen del

Responsable. Su dedicación al CEDOCA es a tiempo completo. Sus

funciones son detalladas en el Artículo 20 del presente Reglamento

Específico.

CAPÍTULO III

PROCESOS TÉCNICOS

Artículo 9

Procesos técnicos del CEDOCA

Se consideran Procesos Técnicos del CEDOCA a todas las tareas de

procesamiento documental detalladas en el Manual de Procedimientos y se

darán estricto cumplimiento de las mismas.

Artículo 10

Asignación de códigos

La documentación del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca

del CEDOCA debe ser codificada de acuerdo a lo establecido en el Manual de

Procedimientos.


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Artículo 11

Clasificación y catalogación

Los sistemas de Clasificación y Catalogación a ser aplicados en los

documentos del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca del

CEDOCA deben guardar estricta relación con lo establecido en el Manual de

Procedimientos.

Artículo 12

Registro en base de datos

El registro de información en la base de datos lo realizará el Responsable del

CEDOCA o los técnicos bajo la supervisión del mismo. El Responsable es

quien administra la base de datos y supervisará cualquier modificación. La

introducción de información en la base de datos se realizará según lo

estipulado en el Manual de Procedimientos.

Artículo 13

Archivo y almacenamiento

Los documentos del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca

serán archivados y almacenados de acuerdo a lo establecido en el Manual de

Procedimientos.

CAPÍTULO IV

INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

Artículo 14

Infraestructura

La infraestructura del CEDOCA responderá a las necesidades de

almacenamiento de los fondos documentales almacenados en sus tres áreas y

a las necesidades de servicios de información establecidos en el Manual de

Procedimientos. Estará dividida en tres áreas: área de depósitos, área de

servicios internos y área de atención al público o sala de lectura.


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Artículo 15

Mobiliario y servicios

Para su funcionamiento, el CEDOCA debe ser dotado de mobiliario y

servicios mínimos en conformidad a lo señalado en el Manual de

Procedimientos.

Artículo 16

Seguridad

Se contará con dos extintores que deben ser ubicados en lugares accesibles

para afrontar eventuales emergencias y se aplicarán todas las medidas de

seguridad detalladas en el Manual de Procedimiento.

CAPÍTULO V

RECURSOS HUMANOS

Artículo 17

Personal del CEDOCA

El CEDOCA precisa para su funcionamiento: Un Documentalista o

Bibliotecólogo, quien será el responsable de dirigir el CEDOCA y dos o más

técnicos de apoyo, dependiendo del grado de crecimiento.

Artículo 18

Perfil del Responsable del CEDOCA

El Responsable del CEDOCA debe cumplir con el siguiente perfil:

Licenciatura en Ciencias de la Información, Bibliotecología o

similares

Experiencia en organización de Archivos y Bibliotecas

Experiencia mínima de tres años en administración de Unidades de

Información (Bibliotecas y Archivos)

Experiencia en la atención de usuarios

Experiencia en diseño de bases de datos bibliográficas


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Conocimiento de Internet

Conocimientos sobre la Legislación Ambiental

Conocimiento sobre Legislación Archivística

Artículo 19

Perfil de los técnicos del CEDOCA

Los técnicos tienen el siguiente perfil:

Estudiante de la Carrera de Bibliotecología (No excluyente)

Conocimiento de la Legislación Ambiental

Experiencia en registro de información en base de datos

Experiencia en organización de documentos de Archivo

Artículo 20

Funciones del Responsable

El Responsable o la Responsable del CEDOCA será nombrado/a, según la

normativa vigente y los requisitos señalados en el presente reglamento.

Corresponde al Responsable del CEDOCA las siguientes funciones y

atribuciones:

Representar al CEDOCA al interior y al exterior de la DGMACC

Aplicar las políticas definidas para el CEDOCA

Ejecutar el Plan Operativo Anual (P0A) de la gestión

Supervisar el trabajo de los técnicos operadores del CEDOCA

Preparar informes y los productos estipulados en el capítulo de

Servicios de Información

Preparar el POA de la siguiente gestión para ponerlo a consideración

de la DGMACC

Tomar a su cargo el servicio a usuarios externos

Proponer la estimación anual de gastos del Centro de Documentación

Organizar, gestionar y coordinar, técnica y administrativamente,

los servicios documentales

Dirigir al personal activo del CEDOCA

Proponer la realización de actividades que favorezcan la formación

del personal del CEDOCA.


de Bolivia





Cumplir y hacer cumplir el Reglamento y todas las normas sobre

los servicios ofrecidos por el CEDOCA.

Proponer y presentar convenios que tengan como finalidad la

mejora de los servicios ofrecidos por el CEDOCA.

Supervisar los proyectos de nuevas instalaciones, equipamientos y

los programas de mejora, reestructuración o supresión de los ya

existentes.

Artículo 21

Funciones de los Técnicos

Los procesos y servicios técnicos del CEDOCA estarán encomendados a los

técnicos quienes realizarán dichas funciones y tareas derivadas de la

actividad documental que exista.

Sus funciones son:

La clasificación del material documental

El tratamiento físico

La catalogación

Almacenamiento de la documentación

Búsqueda y ubicación de documentos en estantería

Registro en bases de datos

Preparar informes sobre el estado de la colección y otros, a

solicitud del Responsable.

Artículo 22

Personal voluntario y eventual

El CEDOCA podrá contar con personal voluntario y eventual para colaborar

en tareas técnicas y auxiliares y en los servicios del CEDOCA, bajo la

dependencia directa del Responsable.

Artículo 23

Capacitación

La capacitación del personal del CEDOCA, constituye una de las funciones de

importancia estratégica y, de acuerdo a sus objetivos, establecerá dos niveles de

capacitación: Técnica (Bibliotecología, Documentación, Computación y otros)


de Bolivia





y de la especialidad temática (Calidad Ambiental y afines).

Capacitación técnica es aquella que tiene por objetivo la cualificación

permanente de los recursos humanos del CEDOCA en áreas tales como:

Procesos técnicos documentales

Bases de datos

Intranet e Internet

Otros similares

Capacitación en la especialidad temática es aquella que cualifica a los

Recursos Humanos del CEDOCA en temas, tales como:

Calidad ambiental

Tramites ambientales

Legislación relativa a Medio Ambiente

Otros similares

CAPÍTULO VI

USUARIOS Y SERVICIOS

Artículo 24

Usuarios

Existen dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios externos. Los

usuarios internos se dividen en: usuarios internos institucionales y usuarios

internos eventuales.

Son usuarios internos institucionales todos los funcionarios y funcionarias de

la DGMACC: personal jerárquico, personal técnico, consultores, etc.

Son usuarios internos eventuales los funcionarios o las funcionarias que no

dependen de la DGMACC y que provienen de cualquier Unidad o Área del

Ministerio de Medio Ambiente y Agua.


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Son usuarios externos los investigadores e investigadoras que provienen del

exterior del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, sin distinción de clase.

Artículo 25

Capacitación

Los Servicios que el CEDOCA presta, son: préstamo en sala, préstamo a

domicilio, préstamo a oficina, servicio de referencia, diseminación

selectiva y servicio de información en línea. Los usuarios tienen acceso a

estos servicios con las observancias detalladas en los artículos 13, 14 y 15

de este Reglamento.

Artículo 26

Préstamos en sala

Consiste en préstamos de documentos en instalaciones del CEDOCA, para

cuyo fin se cuenta con un espacio específico, de acuerdo al Manual de

Procedimientos.

a) Los usuarios internos tienen acceso a este servicio de manera

irrestricta. Tanto los documentos de Archivo como los libros u otros

formatos de Biblioteca serán proporcionados de dos en dos y no

excederán los 10 documentos por día, excepto en casos de atención de

algún trámite urgente, en cuyo caso el usuario requerirá una

autorización de la Dirección del Área.

Para acceder a préstamos en sala el usuario interno tiene la obligación

de llenar el formulario de consulta para cada uno de los documentos

requeridos.

b) Los usuarios externos tienen acceso al servicio de préstamo en sala

tanto de documentos de Archivo como de documentos de la Biblioteca.

Los usuarios tienen la obligación de llenar el formulario de consulta por

cada uno de los documentos requeridos.


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Los documentos serán proporcionados de dos en dos y no excederán los

10 documentos por día.

Artículo 27

Préstamos a oficina

Consiste en préstamos para consultas en oficinas al interior de la DGMACC.

Estas consultas son para trabajos de análisis y evaluación técnica conforme a

funciones y especificaciones señaladas en los términos de referencia de los

funcionarios.

Los préstamos a oficina son exclusivamente para usuarios internos

institucionales quienes deben acudir al CEDOCA, hacer su solicitud y llenar el

formulario de consulta. El tiempo de préstamo no excederá los 15 días.

Artículo 28

Préstamos a domicilio

El servicio de préstamo a domicilio es exclusivamente para la documentación

de la Biblioteca, tanto para usuarios internos como para usuarios externos.

Los usuarios internos institucionales, en casos excepcionales y por motivos

justificados de trabajo, previa autorización de la Dirección, podrán acceder a

préstamos domiciliarios de documentación del Archivo Ambiental que no

excederán los dos documentos y por el lapso improrrogable de 4 días.

a) Tiempo de préstamo. El tiempo de préstamos de documentos a

domicilio no excederán los 5 días en caso de usuarios internos y 3 días

en caso de usuarios externos.

b) Cantidad de documentos prestados. Los usuarios internos y los

usuarios externos podrán solicitar un máximo de dos documentos en un

día y no podrán solicitar otros documentos mientras no devuelvan los

mismos.


de Bolivia





c) Sanciones en caso de incumplimiento. El usuario interno que

incumpla por primera vez los plazos establecidos en el presente

reglamento no podrá acceder al servicio de préstamo domiciliario por el

lapso de 1 mes. El usuario interno que incumpla por segunda vez este

plazo, será privado de este servicio por el lapso de 3 meses y, la tercera

vez, se le privará de este servicio en forma definitiva.

Los usuarios externos que incumplan este plazo no podrán acceder más

al préstamo domiciliario.

d) Sanciones en caso de extravíos o mutilaciones. El usuario interno que

extravíe un documento o mutile el mismo tiene la obligación de

devolver un documento similar en el plazo de 5 días, caso contario será

pasible a las sanciones establecidas en normas vigentes del Ministerio

de Medio Ambiente y Agua y no podrá acceder más a préstamos

domiciliarios.

El usuario externo que extravíe un documento o mutile el mismo tiene

la obligación de devolver un documento similar en el plazo de 5 días,

caso contario se le suspenderán definitivamente todos los servicios de

información del CEDOCA y podrá ser denunciado por Sustracción ante

las autoridades competentes.

Artículo 29

Requisitos para préstamos

Los usuarios internos, para acceder a cualquier préstamo de documentos,

tienen la obligación de llenar el formulario de consulta, siendo este

procedimiento el único requisito.

Los usuarios externos para acceder al servicio de préstamo en sala deben

llenar el formulario de consulta y presentar un documento de identificación.

Para préstamos a domicilio, además de llenar el formulario por cada


de Bolivia





documento, debe dejar su cédula de identidad como garantía, el mismo será

devuelto contra entrega del documento.

Artículo 30

Horarios de atención

La atención a usuarios en el CEDOCA, se realiza en el horario de 8:30 a 12:00

y de 14:30 a 18:00

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de Bolivia





ANEXOS


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ANEXO I

GLOSARIO TÉCNICO DE

TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS Y BIBLIOTECOLÓGICOS

Acceso al documento

Obtención de un documento por parte de un usuario de la biblioteca. Se

habla de libre acceso o acceso directo cuando el usuario puede tomar el libro

de la estantería, y de acceso indirecto cuando necesita llenar antes un boletín

de pedido para que un empleado le sirva el libro desde su lugar de depósito.

Archivística

Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología,

organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el

tratamiento archivístico de sus fondos.

Archivo

En el ámbito archivístico, existen 3 acepciones: (1) Conjunto orgánico de

documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las

personas físicas o jurídicas, públicas y privadas9. (2) La institución cultural

donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de

documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y

la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan

los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivo de Gestión

Reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos

iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las

mismas oficinas u otras que las soliciten.


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Archivo Central

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una

vez finalizados su trámite y cuando la consulta no es constante. De acuerdo a

nuestra legislación, la documentación inactiva que cumple 15 o más años de

antigüedad debe ser transferida al Archivo Intermedio.

Archivo Intermedio

Es aquél al que se transfieren los documentos de los archivos centrales. De

acuerdo a la legislación boliviana, los archivos intermedios no pueden

conservar documentos que superen los 35 años de antigüedad, cumplido este

lapso, la documentación debe ser transferida al Archivo Histórico.

Archivo Histórico

Es el destino final de la documentación inactiva. Es la institución que

conserva la documentación de valor permanente. En Bolivia, cumple esta

función el Archivo y Biblioteca Nacional con sede en la ciudad de Sucre.

Archivonomía

Parte de la archivística que estudia los archivos en los que atañe a su origen e

incrementos, y a la clasificación, acondicionamiento, catalogación y

utilización de los Documentos que los integran.

Base de datos

Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados

sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede

considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y

textos impresos en papel e indexados para su consulta. Se distribuyen diversos

tipos de bases de datos: las bibliográficas, que ofrecen datos de identificación

de documentos; las numéricas o fácticas, que contienen datos objetivos de un


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área temática especifica; las de texto completo, que ofrecen el texto íntegro de

los documentos; las imágenes, etc.

Bibliometría

Disciplina métrica de la Bibliotecología que se apoya en métodos matemáticos

y estadísticos para calcular la extensión o medida de las bibliotecas y sus

propiedades, además para cuantificar el desarrollo de los procesos

relacionados con las bibliotecas como fenómenos sociales, así como el estudio

del volumen, desarrollo y difusión de la bibliografía científica y la estructura

social de sus destinatarios.

Biblioteca

Institución cultural donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían,

catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros y otros

materiales bibliográficos reproducidos por cualquier medio para su lectura en

sala pública o mediante préstamo temporal. Están al servicio de la educación,

la investigación, la cultura y la información.

Biblioteca virtual

Aquella que incorpora los avances de la realidad virtual; sus equipos de

cómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las representaciones en

hipermedia serán las adquisiciones más representativas, para relacionar y

dirigir al usuario a colecciones específicas que no se encuentran en un solo

sitio, y administrando su uso remoto.

Bibliotecario / a

Persona que tiene a su cargo la colección, cuidado, ordenación, conservación,

organización, dirección y funcionamiento de una biblioteca. Desarrolla

procedimientos para organizar la información, así como ofrecer servicios para

ayudar e instruir a las personas en las maneras más eficientes para identificar y

acceder a la información que necesiten, en sus diferentes formatos (artículo,

libro, revista, disco compacto, videograbación, archivo digital, etc).


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Bibliotecología

Deriva de las palabras griegas biblios (Libro), teka (Caja) y logos (Palabra,

verbo). Ciencia social que abarca el conjunto sistemático de conocimientos

referentes al libro y a la biblioteca estudiando sus objetivos, principios,

contenido, sistema y leyes de desarrollo. También trata la formación y

acumulación de fondos, operaciones técnicas y utilización de riquezas

literarias en interés de la sociedad, así como la gerencia de bibliotecas

Biblioteconomía

Deriva del griego biblios (Libro), teka (Caja) y nomos (Norma). Rama de la

Bibliotecología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos y

técnicos relativos al establecimiento, organización y mantención de la

biblioteca; la administración (política de la administración para realizar con la

mayor eficacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución) y al

uso adecuado de las colecciones documentales

Catalogación

Es un proceso técnico que consiste en la descripción de un documento,

tomando en cuenta sus principales datos de referencia con el propósito de

facilitar su identificación en la estantería.

Centro de Documentación

Unidad de Información especializada que recopila, sistematiza, almacena y

difunde información existente en diversos soportes para un público también

especializado. Su objetivo es facilitar el acceso rápido y sencillo a los

documentos mediante la aplicación de tecnologías modernas..

Ciencias de la Información

Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de la Comunicación de las masas

(radio, TV, prensa, etc.) sino también todas aquellas que comunican a los


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individuos cualquier información, como la Biblioteconomía la Archivística,

las Ciencias de la documentación.

Cinemateca

Institución donde conservan los filmes para su estudio y exhibición.

Clasificación

Es la distribución de documentos o del conocimiento humano, ya sea general

o especializado, en una serie de categorías y responde a un principio

previamente establecido.

Cutter (Sistema)

El sistema Cutter es una tabla diseñada para la asignación de códigos a autores

en el proceso de clasificación de documentos bibliográficos. Este sistema

permite asignar diferentes códigos a textos que tienen contenidos temáticos

idénticos.

Descriptores

Palabra o grupo de palabras seleccionadas entre un conjunto de términos para

representar sin ambigüedad una noción contenida en un documento o en una

solicitud de búsqueda de información. Los descriptores relativos a un tema se

presentan de forma estructurada en tesauros.

Desiderata

Papeleta en la que el usuario de una biblioteca expone la conveniencia de

adquirir ciertas obras.

Documentación Activa

Todo documento que se maneja de manera frecuente dentro de las actividades

de una institución y que se genera en los archivos de oficina o de gestión.


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Documentación Inactiva

Constituyen los documentos que, luego de un servicio activo en los archivos

de oficina entran en receso y deben ser transferidos al Archivo Central.

Documentación Semiactiva

Documentación que pese a ingresar a un ciclo inactivo aún es consultada con

alguna frecuencia.

Documento

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.

Editor / a

Persona que publica por medio de la imprenta u otro procedimiento una obra.

En inglés, director de una publicación.

Editor literario

Persona que cuida de la preparación de un texto ajeno. Su tarea puede ir de la

mera revisión del texto a la redacción de una introducción, comentarios,

índices, etc.

Ejemplar

Cada una de las copias de un documento resultado de una determinada edición de éste.

Encabezamiento

Elemento que se destaca a la cabecera de un registro bibliográfico, que sirve

para ordenarlo dentro de un catálogo y para facilitar su recuperación.


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Encabezamiento de materia

Término o conjunto de términos que designan o describen el asunto de que

trata un documento.

Expediente

Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado.

Extensión

Es un esfuerzo que hace una Unidad de Información para llegar a sus usuarios,

en los casos en que, por razones de marginación topográfica, física o social, el

usuario no puede llegar a la biblioteca.

Fondo Documental

Colección de los documentos de una determinada Unidad de Información

registrada en cualquier tipo de soporte.

Formato

Forma y tamaño de un libro, un impreso, u otro tipo de documento, etc

Gestión del Conocimiento

Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir,

desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los

individuos que en esta trabajan, de manera de que estos sean encaminados

hacia la mejor consecución de sus objetivos.

Glosario

Instrumento en forma de diccionario, vocabularios, léxicos, listas o catálogos,

cuyo objetivo consiste en aclarar el sentido de las palabras raras, en desuso,

oscuras o técnicas a través de definiciones con palabras de la misma lengua,


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más claras y usuales, traducciones a otras lenguas, sinónimos o vinculados a

un tema específico.

Hemeroteca

Unidad de Información o área de la misma que colecciona, sistematiza y

difunde información registrada en publicaciones periódicas.

Museo

Institución, sin fines de lucro, abierta al público, cuya finalidad consiste en la

adquisición, conservación, estudio y exposición de los objetos que mejor

ilustran las actividades del hombre, o culturalmente importantes para el

desarrollo de los conocimientos humanos

Norma

Documento publicado con la designación de norma o especificación y otros

documentos afines que se refieren a los diferentes aspectos de la

normalización.

Normalización

Establecimiento de procedimientos y formas de trabajo consensuados, para su

aplicación en la fabricación de productos y en la prestación de servicios.

Nota

Advertencia, explicación, comentario o noticia que va fuera del texto, ya sea

al pie, al margen o al final de la obra, con oportuna llamada en el lugar del

texto a que corresponda.

Principios Archivísticos

Principios que rigen la organización de los fondos documentales. El principio

de ORDEN ORIGINAL determina el respeto a la estructura (orgánica y

funcional) en que se generan los documentos. El principio de

PROCEDENCIA consiste en el respeto de la jerarquía externa de los fondos,


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es decir, mantener y no mezclar los documentos producidos por una

Institución u Organismo con lo que proceden de otra Institución o de otro

Organismo, aunque los tipos documentales sean semejantes.

Procesos Técnicos

Conjunto de procesos que se realizan en una Biblioteca con el fin de

sistematizar la información registrada en los documentos para permitir un

acceso rápido y preciso.

Publicación Periódica

Publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o

cronológico, bajo un título común y en número indefinido. Se incluyen aquí

los diarios, revistas, anuarios, etc.

Publicación seriada

Publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o

cronológico, bajo un título común y en número indefinido.

Referencista

Bibliotecario de una determinada unidad de información con amplios

conocimientos sobre sus recursos documentales para ofrece servicios de

información a los usuarios.

Registro bibliográfico

Resultado escrito de la descripción de un documento. Se denomina también

asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se suelen usar para

referirse a los catálogos manuales.

Registro informático

En un fichero de bases de datos, cada uno de los elementos en que se divide.

Contiene los datos de un elemento de los descritos en el fichero, dividiendo la


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información en campos. Generalmente es el contenido de un formulario

completo del formato escogido para la recogida de datos.

Reimpresión

Edición, por la misma editorial, de una obra, reutilizando las mismas planchas

o fotolitos de la edición anterior.

Repertorio bibliográfico

Documento secundario que recopila información sobre personas destacadas en

relación con una materia, actividad, época y/o área geográfica determinadas.

Suele presentarse en forma de diccionario.

Reseña

Documento secundario de narración sucinta sobre algún hecho notable,

acontecimiento histórico o común de un periodo determinado, en el cual

exponen los datos contenidos en los documentos primarios.

Resumen

Exposición breve y objetiva de un documento que indica el propósito del

trabajo, métodos, los resultados y conclusiones del trabajo. Puede acompañar

al documento original o incluirse en el documento que lo sustituye.

Revista

Publicación periódica ilustrada de información general no diaria.

Selección

Es el proceso mediante el cual se eligen los documentos que son considerados

de mayor utilidad en una determinada Unidad de Información. En esta tarea se

toman en cuenta principalmente el contenido, la forma (formato), el autor (o

editor) y las necesidades de la Unidad.


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Servicio de Referencia

Servicio de información referencial que proporciona el bibliotecario sobre

temas especializados y puntuales a requerimiento del usuario.

Signatura Topográfica

Signos, letras o cifras que se anotan en cada uno de los libros o Documentos.

Tienen la función de asignar una categoría temática y una identificación

irrepetible a un documento bibliográfico.

Soporte

Base material sobre la que se impregna la información.

Tesauro

Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o expresiones

del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y preferentes del

lenguaje documental, así como las relaciones semánticas que existen entre

otros términos.

Cualquier medio físico que registra información

Unidad de Información

Institución que acopia, sistematiza y difunde información. Son unidades de

información las bibliotecas, archivos, museos, centros de documentación, etc.

Unidad de Instalación

Cuerpo u objeto que tiene una forma determinada y adecuada para almacenar

los documentos. Pueden ser unidades de instalación, entre otras, una caja, un

empaste, una carpeta, un archivador, etc.

Unidad Archivística

Cada una de las series está constituida por documentos singulares (pieza

documental) o por documentos compuestos que constituyen una agrupación de


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documentos que no deben ser separados en cuanto que responden a una

tramitación administrativa que hay que respetar.


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ANEXO II

FORMULARIO DE PRÉSTAMO

ARCHIVO AMBIENTAL Y DE GESTIÓN

USUARIOS INTERNOS

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL (CEDOCA)


DOCUMENTO SOLICITADO

FECHA:........../………/…..…… CÓDIGO:.………………………

FA ( EEIA MOA-DAA MOA DIA MOA CD

MA ( LASP MOA DIA PPM-PASA OTRO

DESCRIPCIÓN:…………………………………………………………….………………………

……………………………………………………………………………….……..…………….…

……………………………………………………………………………….….........……………..

CANTIDAD DE DOCUMENTOS

ANILLADO ( ) ARCHIVADOR DE PALANCA ( ) CARPPETA ( ) FOLDER-file ( )

EMPASTADO ( ) LEGAJO ( ) OTRO……………………....………..... ( )

DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE Y APELLIDO: ……………………………………………………………………..….…

OBSERVACIONES:……………………………………………………………………..…….…..

FIRMA

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL (CEDOCA)



FECHA:........../………/…..…… CÓDIGO:.………………………



DESCRIPCIÓN:…………………………………………………………….………………………

……………………………………………………………………………….……..…………….…

……………………………………………………………………………….….........……………..






OBSERVACIONES:……………………………………………………………………..…….…..

FIRMA


FECHA:........../………/…..…… CÓDIGO:.………………………



DESCRIPCIÓN:…………………………………………………………….………………………

……………………………………………………………………………….……..…………….…

……………………………………………………………………………….….........……………..






OBSERVACIONES:……………………………………………………………………..…….…..

FIRMA


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ANEXO III


USUARIOS EXTERNOS


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ANEXO IV

MODELO

FORMULARIO DE TRANSFERENCIA

No. PROCEDENCIA SERIE

DOCUMENTAL

DES -

CRIPCIÓN

FECHAS

EXTREMAS

UNIDAD DE

INSTALACIÓN

CANTIDAD

1 DGMACC

Informes Informes

de

actividades

2008 -2009 Archivador de

palanca

2

2

3

ministerio de medio ambiente y agua - …mmaya.gob.bo/uploads/cedoca_-_copia.pdf · incluye en...

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