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MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD

DIRECCiÓN DE AUDITORíA INTERNA DEL MIPRO

••IDAI-OOOS-201]

INFORME

~

VllluaCión del Sistema de Control Interno relacionado con las Normas 200 _ Ambientede Control; 300 - Evaluación del Riesgo, y 406 - Administración Financiera-

Administración de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad, por el período. comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 201,,''-- .J

1.

MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD

Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las Normas 200 - Ambientede Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - Administración Financiera -Administración de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad.

Por el período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011.

DIRECCiÓN DE AUDITORIA INTERNA DEL MIPRO

Quito - Ecuador

CGE:

SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

Contraloría General del Estado

CONAZOFRA: Consejo Nacional de Zonas Francas

DCAI:

eSIGEF:

LOSEP

MAG:

MAGAP:

MICIP

MIC:

MIPRQ:

MIPYMES

MRL:

NCI:

RRHH:

SIFE:

SENRES:

uso:

Dirección de Coordinación de Auditorías Internas

Sistema de Información Financiera en línea

Ley Orgánica de Servicio Público

Ministerio de Agricultura y Ganadería

Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca

Ministerio de Industrias, Comercio Exterior, Integración y Pesca.

Ministerio de Industrias y Competitividad

Ministerio de Industrlas y Productividad

Micro, Pequeñas y Medianas Empresas

Ministerio de Relaciones Laborales

Norma de Control Interno

Recursos Humanos

Sistema Informático Financiero Empresarial

Secretaría Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos yRemuneraciones del Sector Público

Dólares Americanos

íNDICE

CONTENIDOPÁGINA

Carta de presentación 1

CAPíTULO I

INFORMACiÓN INTRODUCTORIA

Motivo de la evaluación " "..Objetivo de la evaluación o •••••••••••••••••

Alcance de la evaluación. . , .Base legal.. . " ".Estructura orqéruca. . .Objetivos de la entidad.Monto de recursos examinados ....Servidores relacionados

22223566

CAPíTULO 11

RESULTADOS DE lA EVALUACiÓN DE CONTROL INTERNO

Antecedentes.. . "." " ..Seguimiento de recomendaciones .Código de ÉticaContratación de personalPlanes y programas de capacitación.. . " .. ".Evaluación del desempeño ..Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos. . ".Infraestructura del MIPRO ..... ".". " ..No se procedió a la Identificación y valoración de riesgosNo se preparó un plan de mitigación de riesgos." ... ".La Entidad no dispone de una Unidad de Administración de Bienes.Registro de bienes del MIPRO.Custodia ,..Entrega - Recepción ,..

777911131416181920222427

ANEXOS

1,- Servidores relacionados2 - Matrices de evaluación de control interno3 - Cronograma de aplicación de recomendaciones

.'11.0.' ~ Ministeriode Industnas'~r¡,y prodoctícoad

Ref: Informe aprobado

Quito,

SeñoraMinistra de Industrias y ProductividadPresente

De mi consideración:

Hemos efectuado la Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con lasNormas 200 - Ambiente de Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - AdministraciónFinanciera _Administración de Bienes del Ministerio de Industrias y Productividad, porel período comprendido entre el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011,

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas deAuditoría Gubernamental emitidas por la Contraloria General del Estado. Estasnormas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certezarazonable de que la información y la documentación examinada no contienenexposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a lascuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposicioneslegales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentranexpresados en los comentarios. conclusiones y recomendaciones que constan en elpresente informe

De conformidad con lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Orgánica de la ContratortaGeneral del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata ycon el carácter de obligatorio.

Atentamente.Dios, Patria y/ ibertad,

/,

CAPíTULO I

INFORMACiÓN INTRODUCTORIA

Motivo de la evaluación

La Evaluación del Sistema de Control Interno, se realizó con cargo a imprevistos al

Plan Operativo de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de

Industrias y Productividad y en cumplimiento de la Orden de Trabajo 004-AI del 29 de

julio de 2011 y el alcance emitido con oficio Circular SD4-DCAI del 5 de julio de 2011,

suscrito por el Director de Coordinación de Auditorías Internas; y. en cumplimiento a la

Orden de Trabajo 004-AI de 29 de julio de 2011 , Y alcance MIPRO-DAI-2D11-0082-M

de 14 de noviembre de 2011, suscrito por el Director de Auditoría Interna del MIPRO

Objetivo de la evaluación

Determinar si el sistema de control interno implementado en la Entidad proporciona

seguridad razonable en cuanto a la consecución de Jos objetivos relacionados con la

eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera; y,

cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Alcance de la evaluación

La Evaluación del Sistema de Control Interno relacionado con las Normas 200 _

Ambiente de Control; 300 - Evaluación del riesgo, y 406 - Administración Financiera _

Administración de Bienes de la Entidad, por el período comprendido entre el 1 de

enero y el 30 de septiembre de 2011 y no íncluyó el análisis de la propiedad, legalidad

y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.

Base legal

• Decreto Ejecutivo 162 de 16 de febrero de 1973, publicado en Registro Oficial 253del mismo mes y año, con el cual se creó el Ministerio de Industrias, Comercio,Integración, MICEI,

2

• Decreto Ejecutivo No 1437 promulgado en el Registro Oficial No. 347 de 3 de enerode 1986, se cambió su denominación por la de Ministerio de Industrias, Comercio,Integración y Pesca, MICIP,

• Decreto Ejecutivo 331 publicado en Registro Oficial 76 de 26 de noviembre de1996, se cambia la denominación por el de Ministerio de Comercio Exterior,Industrialización y Pesca,

• Decreto Ejecutivo No. 1880, expedido en Registro Oficial No. 418 de 24 deseptiembre del 2001, se reforma la denominación por la de_Ministerio de ComercioExterior, Industrialización, Pesca y Competitividad, MICIP.

• Decreto Ejecutivo No. 09, promulgado en Registro Oficial No. 8 de 25 de enerodel 2007, se transfieren las funciones de Comercio Exterior e Integración y dePesca a los Ministerios de Relaciones Exteriores, Comercio Exterior e Inteqraclóny de Agricultura, Ganaderia, Acuacultura y Pesca, en su orden Por lo cual pasa adenominarse Ministerio de Industrias y Competitividad, MIC

• Con Decreto Ejecutivo No. 1558 de 27 de enero del 2009, Registro Oficial 525 de10 de febrero del 2009, pasa a denominarse Ministerio de Industrias, MI y seestablecen sus competencias y atribuciones.

• Acuerdo Ministerial No. 07-382 del 11 de octubre del 2007, publicado enSuplemento del RO 231 del 13 de diciembre de 2007, se emite el EstatutoOrgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Industrias yCompetitividad, MIC

• Decreto Ejecutivo 1614 del 14 de marzo del 2009, Registro Oficial 558 de 27 demarzo del 2009, pasa a llamarse Ministerio de Industrias y Productividad, MIPRO.

• Acuerdo Ministerial 09-452 del 8 de diciembre de 2009, Registro Oficial 53 EdiciónEspecial de 15 de julio de 2010; se reforma al Estatuto Orgánico de GestiónOrganizacional por Procesos del Ministerio de Industrias y Productividad, MIPRO.

• Acuerdo Ministerial 10-356 del 12 de agosto de 2010, Registro Oficial 269 de 1 deseptiembre de 2010; se crea la Subsecretaría de Competencia y Defensa delConsumidor, del Ministerio de Industrias y Productividad.

• Acuerdo Ministerial 11-266 del 22 de julio de 2011; se crea la Subsecretaria de la

Calidad, del Ministerio de Industrias y Productividad

Estructura orgánica

La estructura orgánica básica alineada a la misión del Ministerio de Industrias y

Productividad, según el articulo 8 del Acuerdo 09-452 de 8 de diciembre de 2009, se

conforma de la siguiente manera:

3

1) PROCESO GOBERNANTE:

1.1 DIRIGIR EL DESARROLLO SOSTENIDO Y PRODUCTIVO: DELFOMENTO DE LA INDUSTRIA NACIONAL, LAS MIPYMES y LASARTESANIAS; LA INNOVACiÓN Y CAPACIDAD TECNOLÓGICAEMPRESARIAL; EL COMERCIO Y LAS INVERSIONES

2) PROCESOS AGREGADO RES DE VALOR

2.1 SUBSECRETARIA DE INDUSTRIAS, PRODUCTIVIDAD E INNOVACiÓNTECNOLÓGICA

2 1 1 Dirección de Productividad de la Industria:2.1.2 Dirección de Infraestructura, Logística y Servicios para la

Industria;2 1.3 Dirección de Reducción de Costos para la Industria;2.1.4 Dirección de Observatorio Tecnológico para la Industria y

Manufactura: y,2.1 5 Dirección de Innovación, Parques Tecnológicos y Protección

Ambiental.

2.2 SUBSECRETARIA DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESAS YARTESANIAS

2.2.1 Dirección de Desarrollo de las Micro, Pequeñas y MedianasEmpresas (MIPVMES);

2.2.2 Dirección de Desarrollo de las Artesanías;2.2.3 Dirección de Desarrollo del Emprendimiento; y,2.2.4 Dirección de Acceso a Financiamiento para MIPYMES y

Artesanías.

2.3 SUBSECRETARíA DE COMERCIO E INVERSIONES

2.3.1 Dirección de Desarrollo Comercial de Bienes y Servicios:2.3.2 Dirección de Operaciones Comerciales; y,2.3.3 Dirección de Inversiones.

2.4 SUBSECRETARIA DE COMPETENCIA Y DEFENSA DELCONSUMIDOR

2.4.1 Dirección de la Competencia2.4.2 Dirección de Defensa del Consumidor,2.4.3 Dirección de Barreras Burocráticas

2.5 SUBSECRETARIA DE LA CALIDAD

24 1 Dirección de Control-Evaluación2.4.2 Dirección de Gestión de la Calidad2.4.3 Dirección de Promoción de la Calidad-Notificación

4

3) PROCESOS HABILlTANTES:

3.1 ASESORiA

3.11 COORDINACiÓN GENERAL JURíDICA;3.1 1.1 Dirección de Patrocinio y Contratos;3 1 1.2 Dirección de Asesoría Jurídica.3.1.2 COORDINACiÓN GENERAL DE PLANIFICACiÓN;3.1.2.1 Dirección de Programación Estratégica,3.1,2.2 Dirección de Control y Seguimiento.

3.13 OIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

3.1.4 DIRECCION DE COMUNICACiÓN SOCIAL

3.2 APOYO

3.2.1 COORDINACiÓN GENERAL ADMINISTRATIVA- FINANCIERA;

3,2,1.1 Dirección Financiera:3.2.1.2 Dirección Tecnológica;3.2.1.3 Dirección de Servicios Institucionales;3.2.1.4 Dirección de Recursos Humanos.

4) PROCESOS DESCONCENTRADOS

4.1 COORDINACiÓN REGIONAL

4.1.1 Dirección de Asesoría Jurídica;4 1.2 Dirección Administrativa - Financiera;4.1.3 Dirección de Planificación,4 1.4 Dirección de lndústnas. Productividad e Innovación Tecnológica;4.1.5 Dirección de MIPYMES y Artesanías:4.1.6 Dirección de Comercio e Inversiones.

4.2 DIRECCiÓN PROVINCIAL.

Objetivos de la entidad

El articulo 7 literal c) del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

del Ministerio de Industrias y Productividad, MIPRO, establece como objetivos

institucionales:

5

1. Ampliar la demanda de empleo de calidad y promover la capacitación de la fuerza

laboral;

2. Incrementar la productividad del sector industrial y productivo;

3. Impulsar el desarrollo sustentable y el cuidado del medio ambiente como parte

integrante de la política industrial;

4, Propiciar la aplicación de herramientas empresariales de desarrollo 'de la

productividad como los procesos de asociatividad, gestión de excelencia, cadenas

de valor y aglomeraciones económicas;

5. Impulsar políticas y programas que faciliten el acceso a mercados y crédito, así

como la mejora de la productividad y calidad de micro, pequeñas y medianas

empresas yartesanias;

6. Incentivar el crecimiento y diversificación de nuevas industrias de exportación y la

reestructuración de las existentes con miras a su incursión en mercados externos;

7. Desarrollar políticas de comercio interior y exterior, que dinamicen la producción

nacional, aseguren condiciones leales y equitativas de competencia, mejoren la

productividad y satisfagan las necesidades del consumidor;

8. Incentivar la inversión directa, nacional y extranjera, orientada a fortalecer y

expandir la capacidad productiva nacional;

9. Superar la dependencia estructural del sistema productivo ecuatoriano;

10. Contribuir con la meta de alcanzar la soberanía alimentaría y económica;

11 Propender la incorporación de mayor valor agregado en la producción nacional. la

diversificación productiva y de mercados;

12. Potenciar el crecimiento de la economía social y solidaria,

13. Reducir las asimetrías de desarrollo territoriales y regionales;

14. Promover la innovación tecnológica para potenciar un crecimiento endógeno; y,

15 Apoyar el desarrollo de sectores industriales prioritarios.

Monto de recursos examinados

No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado.

Servidores relacionados

Anexo 1

6

CAPíTULO 11

RESULTADOS DE lA EVALUACiÓN DE CONTROL INTERNO

Anteceden tes

Mediante Acuerdo 002CG-2ü11 de 14 de febrero de 2011, el Contralor general del

estado. aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna de

las entidades del sector público que depende administrativa y técnicamente de la

Contraloría General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examen

especial de evaluación al sistema de control interno institucional, previsto para el

segundo semestre de 2011.

A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando ü93-0CAI, de 14 de febrero

de 2011, el Contralor dispuso que el examen referido se inicie a partir del 1 marzo del

presente año, por lo que mediante oficio circular 03553 DCAI de 9 de marzo de 2011,

el Director de Coordinación de Auditorias Internas emitió las instrucciones para la

ejecución y reprogramación del Plan de Control.

Seguimiento de recomendaciones

No se han efectuado exámenes de evaluación de Control Interno en el que consten

recomendaciones relacionadas con las Normas 200 - Ambiente de Control; 300 -

Evaluación del riesgo, y 406 - Administración Financiera - Administración de Bienes

del Ministerio de Industrias y Productividad, por parte de la Contralorta General del

Estado, ni por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Industrias y

Productividad,

NCI 200-01 Integridad y valores éticos

Código de Ética

La inexistencia de un Código de Ética debidamente aprobado por la Máxima

Autoridad, como responsable del control interno; en donde se fomente como parte de

una cultura organizacion al un conjunto de principios y valores éticos que contribuya al

7

buen uso de los recursos públicos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y

actividades institucionales inmersando al personal en dichos valores, como lo

establece, la NCI 200-01 Integridad y valores éticos:

" La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normaspropias del código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicosy al combate a la corrupción.

Auditoría en memorando MIPRO·DAI-2011-0075·M de 25 de octubre de 2011, solicitó

a la Directora de Recursos Humanos, nos proporcione información sobre lel Código de

Ética del MIPRO, obteniéndose respuesta en memorando MIPRO-RRHH-2011-0403-

M de 2 de diciembre de 2011, manifestó que se encuentra en elaboración.

Situación que ocasionó que el recurso humano que labora en el Ministerio desconozca

los principios, valores éticos y no se los considere en el desarrollo de las actividades

diarias.

Conclusión

El Ministerio no cuenta con un Código de Ética debidamente aprobado y socializado,

ocasionando que los servidores de la institución desconozcan la existencia y

aplicación del mismo.

Recomendación

A la Ministra de Industrias y Productividad

1 Emitirá formalmente las normas propias del Código de Etica para contribuir al

buen uso de los recursos públicos y procederá a difundir a los responsables del

control interno, que son las autoridades las que difundirán a los servidores de la

Institución.

8

NCI 200-03 Políticas y practicas de talento humano

Contratación de personal

De conformidad a la información proporcionada por la Dirección de Recursos

Humanos para el desarrollo de las actividades del Ministerio cuenta con el siguiente

personal:

Concento Número de nersonalPersonal a nombramiento 136Contrato con servicios ocasionales 103 (22 Jerárquico Superiorl - 81Modalidad del Códloo de Traba' o 37Contratos servicios técnicos 39especializados -Contrato con servicios ocasionales 81

Personal a nombramiento 136 X 100 = 59 %

De los contratos de servicios ocasionales se observó que se han contratado 81

servidores que equivalen al 59 % del personal a nombramiento, superior a lo

autorizado, en la Ley Orgánica de Servicio Público, artículo 58 y 143 del Reglamento,

que establece que no debe exceder al 20% y en caso de ser necesario, se tramitará la

autorización del Ministerio de Relaciones Laborales.

La NCI 200-03 Politicas y prácticas de talento humano, señala:

El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para aseguraruna apropiada planificación y administración del talento humano de lainstitución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure latransparencia, eficacia y vocación de servicio. - La administración del talentohumano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple conel papel esencial de fomentar un ambiente ético desarrollando elprofesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas diarias. Estose hace visible en la ejecución de los procesos de planificación, clasificación,reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del desempeñoy promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así como elapego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales"

Al respecto el Ministerio de Relaciones Laborales, en oficio MRL-CT-2011 0002890 de

21 de febrero de 2011, suscrito por la Subsecretaria de Control Técnico, señaló

')

",,,La autorización que emita esta Cartera de Estado no conmina a laInstitución a la celebración de los contratos solicitados, ni constituyenautorización de pago alguna,.

Esta situación, se presentó, por cuanto. se utilizó para la contratación la partida

presupuestaria 71, que corresponde a gastos en personal para inversión, el personal

contratado a través de esta partida presta sus servicios en las Unidades

Administrativas de la Institución y no en proyectos de inversión a la que corresponde

la mencionada partida.

Auditoría considera, luego de la investigación realizada que la Institución cuenta con

45 vacantes, en diferentes áreas que no han sido llenadas mediante el concurso de

merecimientos, al cumplirse este requerimiento, bajará significativamente la

contratación de personal.

Posterior a la Conferencia Final de Comunicación de Resultados realizada el 26 de

diciembre de 2011, la Directora de Recursos Humanos, en Memorando MIPRO-

RRHH-2012-0003-M de 3 de enero de 2012, informó:

"...mediante Acuerdo Ministerial No, 11-266 de 22 de julio de 2011, se apruebala reforma al Estatuto Orgánico de Gestión organizacional por Procesos delMinisterio de Industrias y Productividad, en la misma se crea dentro suEstructura Orgánica a la Subsecretaría de la Calidad, unidad que para sufuncionamiento requirió la contratación de personal bajo la modalidad deservicios ocasionales, por ello acogiéndonos a lo dispuesto en el tercer párrafodel artículo 144 del Reglamento General a la Ley de Servicio Público en la queconsta; "Se encuentran exentas del cumplimiento del porcentaje decontratación de servicios ocasionales establecidos en la LOSEP, aquellasinstituciones y organismos de reciente creación .,con este antecedente en elmes de agosto procedimos a realizar la contratación de 1 persona para quedesempeñe sus funciones dentro de esta Subsecretaría ..

Con RESOLUCiÓN No. MRL-2011-000Z99 aprueba la creación de cuatro puestos del

nivel jerárquico superior, para el Ministerio en función de la estructura orgánica, debido

a la creación de la Subsecretaria de la Calidad, esto es, un cargo de Subsecretario de

la Calidad y tres Directores de Área los mismos que ya han sido nombrados, sin

embargo no se crearon los puestos del nivel operativo, por lo expuesto auditoria no

considera como justificativo.

10

Conclusión

La Dirección de Recursos Humanos procedió a contratar personal bajo la modalidad

de servicios ocasionales en porcentajes superiores a los permitidos en la Ley de

Servicios Público, y un grupo se encuentra financiado con el presupuesto para

inversión, realizando actividades administrativas, sin embrago, que la Entidad cuenta

con las vacantes suficientes.

Recomendaciones

A la Coordinadora Administrativa Financiera,

2. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos, suscribir los contratos de

servicios ocasionales sin excederse del 20% permitido por la Ley de Servicio

Público, para el cumplimiento de sus objetivos, en caso de que se requiera más

personal a contrato, deberá requerirse la autorización del Ministerio de

Relaciones Laborales

3. Convocará a concurso de méritos y oposición tendientes a cubrir las vacantes

existentes en la Entidad y distribuirlas en las Unidades Administrativas

conforme a las necesidades profesionales y experiencias,

NC1200-03 Políticas y prácticas del talento humano

Planes y programas de capacitación

La Dirección de Recursos Humanos, no cuenta con planes o programas de

capacitación para el personal de la Entidad en el que consten objetivos, número de

eventos a ejecutarse, recursos económicos a utilizarse, como lo indican los artículos

71 de la Ley Orqánica de Servicio Público; y 198, 202 Y 203 de su Reglamento, así

como la NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano señala:

".. La administración del talento humano, constituye una parte importante delambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar Uf) ambienteético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en lasprácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos deplanificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,

11

evaluación del desempei'lo y promoción y en la aplicación de principios dejusticia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulanlas relaciones laborales"

Situación presentada debida a que no se solicitó a cada Subsecretaría o Dirección, las

necesidades de capacitación, a fin de que con sus requerimientos, se proceda a

elaborar una programación de Capacitación, ocasionando que el personal que labora

en la Entidad, no ha tenido la oportunidad de capacitarse, para profeeionalizarse y

mejorar su productividad

Posterior a la Conferencia Fina) de Comunicación de Resultados realizada el 26 de

diciembre de 2011, la Directora de Recursos Humanos, en memorando MIPRQ-

RRHH-2012-0003-M de 3 de enero de 2012, informó

" . La Dirección de Recursos Humanos realizó cursos de capacitaciónsustentándose en los requerimientos remitidos por cada (sic) de las áreas deesta cartera de estado, buscando forlalecer los conocimientos de nuestrosservidores, conforme se detalla en ANEXO 1, todos los programas decapacitación ejecutados dentro del período enero a septiembre de 2011

La Dirección de Recursos Humanos no cuenta con una programación y planificación

de capacitación, ya que la capacitación efectuada se realizó mediante pedidos

específicos de las unidades del Ministerio. sin contar con una programación previa

limitándose a cierto grupo de funcionarios, que se beneficiaron en este período, por lo

expuesto auditoría ratifica la observación.

Conclusión

La falta de planes y programas de capacitación que responda a las necesidades del

personal que labora en el Ministerio ocasionó que no se capacite al personal para el

desarrollo de sus actividades

Recomendación


4. Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos realizar un levantamiento de

necesidades de capacitación del personal del Ministerio por Subsecretarías y

12

Direcciones que sirvan de base, para la elaboración de una programación o un

Plan Anual de Capacitación y someterá a la aprobación de la Máxima

Autoridad

NCI 200-03 Políticas y practicas de talento humano

Evaluación del desempeño

La Dirección de Recursos Humanos no realizó la evaluación del desempeño del

personal que labora en la Entidad, tanto a nombramiento como a los de contrato, el

mismo que debe efectuarse una vez al año.

La NCI 200-03 Políticas y prácticas del talento humano señala:

" La administración del talento humano, constituye una parte importante delambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambienteético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en lasprácticas diarias Esto se hace visible en la ejecución de los procesos deplanificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,evaluación del desempeño y promoción y en la aplicación de principios dejusticia y equidad, así como el apego a la normativa y marco legal que regulanlas relaciones laborales"

Situación que se produjo por la falta de una planificación y la puesta en práctica de un

sistema periódico de evaluación del desempeño del personal, que no permitió

estimular el rendimiento de los funcionarios, y se desconozca \a gestión de cada

puesto

Auditoria en memorando MIPRO-DAI-2011-0075-M de 25 de octubre de 2011, solicitó

a la Directora de Recursos Humanos, nos proporcione información sobre la evaluación

del desempeño efectuada al personal del MIPRO, quien con memorando MIPRO-

RRHH-2011-0403-M de 2 de diciembre de 2011, manifestó que de conformidad a lo

establecido en la LOSEP la Evaluación del desempeño es una vez al año y está

programado para diciembre de 2011.


diciembre de 2011, la Directora de Recursos Humanos, en Memorando MIPRO-

RRHH-2012-0003-M de 3 de enero de 2012, señaló:

13

" ..el Ministerio de Relaciones Laborales mediante oficio circular No. MRL-A8TH-2011-EDT-2698 de 14 de diciembre de 2011, el período de evaluaciónestá previsto realizarse en el mes de diciembre y los resultados seránpublicados hasta el 7 de enero de 2012

Auditoria confirma lo comentado.

Conclusión

Durante el 2011 no se realizó la evaluación del desempeño del personal de la

Institución, lo que ocasionó que se desconozca la gestión de los servidores.

Recomendación


5 Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos, planifique y aplique por lo

menos una vez al año la evaluación de desempeño del personal del Minis1erio,

considerando las políticas establecidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales.

NCI 200-03 Políticas y prácticas de talento humano

Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos

El Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos aprobado mediante,

Resolución SENRES-200S-000189 de 24 de septiembre de 2008, suscrita por el

Secretario Nacional-SENRES, no se actualizó de conformidad a la Reforma al Estatuto

Orgánico de Gestión Organizaciona I por Procesos, aprobado con Acuerdo 09-452 de 8

de diciembre de 2009, que se encuentra vigente; que conforme a las nuevas

competencias incide directamente en la valoración de puestos.

La NCI 200-03 Políticas y prácticas del talento humano señala

" La administración del talento humano, constituye una parte importante delambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente

14

ético desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en lasprácticas diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos deplanificación, clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación,evaluación del desempeflo y promoción y en la aplicación de principios dejusticia y equidad, asi como el apego a la normativa y marco lega/ que regulanlas relaciones laborales"

La falta de decisión interna en la Unidad de Recursos Humanos, para que efectúen la

revisión y actualización del Manual, dio lugar a que la Entidad no cuente con un

documento actualizado en materia de valoración y clasificación de puestos.

Auditoría en memorando MIPRO-DAI-2011-0075-M de 25 de octubre de 2011, solicitó

a la Directora de Recursos Humanos, nce proporcione información sobre la

Planificación Institucional de Talento Humano para el año 2011, quien con

memorando MIPRO-RRHH-2011-0403-M de 2 de diciembre de 2011, adjunta el oficio

2890 del 21 de febrero de 2011, la Subsecretaria de Control Técnico del Ministerio de

Relaciones Laborales, manifiesta'

", No se evidencia el grado de avance del porcentaje de elaboración delmanual de Descripción, Va/omción y Clasificación de puestos institucional, porlo que, solicito J usted comunique a esta Cenero de Estado, la fecha en que elMinisterio de Industrias y Productividad, prevé emitir la herramienta referida "


diciembre de 2011, la Directora de Recursos Humanos, con memorando MIPRO-

RRHH-2012-0003-M de 3 de enero de 2012, informó:

" EI16 de diciembre de 2010, se aprobó el Código Orgánico de la Producción,Comercio e Inversiones, cuerpo legal en el que se asigna nuevas competenciasal Ministerio de Industrias y Productividad, dentro de ellas están; las ZonasEspeciales de Desarrollo Económico, la misma que se encuentra en procesode creación dentro de la Estructura Olganizacional, de igual manera la Ley delSistema Ecuatoriano de la calidad y su reglamento determinó la creación de laSubsecretaría de la calidad dentro del Ministerio de Industrias y Productividad.Por lo expuesto considerando que estos procesos de creación implican unareforma en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, no seha podido generar la actualización a/ Manual de Clasificación de Puestos,mientras no se disponga del Estatuto Definitivo,"

Auditoría no comparte este criterio que se actualizará el Manual de Clasificación de

Puestos, cuando se reforme el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos en forma definitiva, en razón que desde diciembre de 2009 se reformó el

mismo, fecha desde la cual existen varias reformas, así como: en agosto de 2010 se

15

creó la Subsecretaria de Competencia y Defensa del Consumidor, yen julio de 2011;

la Subsecretaria de la Calidad, la Institución se encuentra en reformas permanentes.

Conclusión

El Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos no se procedió a

actualizar de conformidad al nuevo Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por

Procesos vigente, ocasionando que la Institución no cuente con este documento

actualizado.

Recomendación


6, Dispondrá a la Directora de Recursos Humanos proceda a la actualización del

Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos de acuerdo al

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente.

NCI 300-01 Identificación de riesgos

Infraestructura del MIPRO

El ministerio de Industrias y Productividad para el desarrollo de sus actividades, lo ha

venido desempeñando en las oficinas del edificio del MAGAP, por el convenio de

comodato 007 de 1 de septiembre de 1993, suscrito entre el MICIP y el MAG

denominado en ese entonces, en el cual establece un plazo de 99 años considera una

alicuota de 23,01% de las planillas de luz, agua, guardianía, limpieza y ascensores un

valor aproximado de 11 600,00 USD mensual, sin embargo por necesidad de espacio

las autoridades del MAGAP solicitaron desocupar las oficinas, ocasionando que el

MIPRO no disponga de un espacio físico para desarrollar sus actividades, debido a

que no se realizó oportunamente la evaluación del riesgo respecto de la

infraestructura, agravándose más aún, por cuanto el MIPRQ aumentó en sus

competencias y por lo tanto se tuvo que crear varias Subsecretarías con el

consecuente incremento de personal, lo cual hace necesario su reubicación en otro

edificio.

16

La NCI 300-01 Identificación de riesgos, señala:

ff ••• Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar ellogro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, asicomo emprenderán las medidas pertinentes para afrontar exitosamente talesriesgos, - Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos,sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, fatecnología y los procesos .. H

Es imprescindible identificar con la oportunidad del caso, los riesgos relevantes que

enfrenta la Entidad en la búsqueda de sus objetivos.


diciembre de 2011, el Director Administrativo, en memorando MIPRO-DA-2012-Q004-

M de 3 de enero de 2012, informó:

Es importante poner en su conocimiento que, desde el momento queextraoficialmente conocimos la necesidad de espacio físico del MAGAP,iniciamos inmediatamente gestiones con INMOBILlAR para coordinar accionesy solicitar ayuda para conseguir un edificio que pueda suplir losaproximadamente 4.000 metros cuadrados necesarios; en esta gestióninclusive tuvimos contactos con "Corredores de Bienes Raíces" "

Situación que confirma lo comentado por auditoría, puesto que el Ministerio no

disponía de una infraestructura para desarrollar sus actividades y que no se disponía

de una evaluación de riesgo.

Conclusión

El Ministerio no realizó la evaluación del riesgo respecto a la infraestructura,

ocasionando que la Institución no disponga de un espacio físico para reubicar sus

oficinas y desarrollar s us actividades.

Recomendación

A la Coordinadora Administrativa Financiera

7. Dispondrá a la Dirección Administrativa realice la evaluación de los riesgos

respecto a la infraestructura e identifique y se efectúe un plan a largo plazo con

el fin de que el Ministerio cuente con un edificio para reubicar las oficinas.

17

NCI 300-01 Identificación de riesgos y 300·03 Valoración de los riesgos

No se procedió a la Identificación y valoración de riesgos

Los Directivos de la Entidad no identificaron los riesgos que podrían afectar el logro de

los Objetivos Institucionales, que pueden ser de tipo externo e interno dentro de los

internos, la Institución no coordinó entre las diferentes Unidades Administrativas como

un proceso permanente y continuo, tendientes a analizar e identificar y valorar los

riesgos institucionales, en base a los cambios que se presentan a nivel

gubernamental,

La NCI 300-01 Identificación de riesgos señala:

11 La identificación de los riesgos es un proceso interactivo y generalmenteintegrado a la estrategia y planificación. En este proceso se realizará un mapadel riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de lospuntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificaciónde objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar ..

La NCI 300-03 Valoración de los riesgos señala:

"... La va/oración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente informaciónacerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,este análisis le permitirá a las servidoras y servidores reflexionar sobre cómolos riesgos pueden afectar ef logro de sus objetivos, realizando un estudiodetallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decididoevaluar ... "

Situación que ocasionó que la Entidad no cuente con un Mapa de Riesgos, que facilite

la toma de decisiones de la Máxima Autoridad.

Conclusión

Los Directivos de la Entidad no identificaron y valoraron los riesgos externos e

internos, ocasionando que la Institución no cuente con un Mapa de Riesgos que

perm ita la toma de decisiones oportunas a las autoridades.

18

Recomendación


8_ Dispondrá a los Subsecretarios de la Entidad en base a las Directrices y

mecanismos, que identifiquen y valoren los riesgos externos e internos, de

acuerdo a sus competencias, as! como sugerirán las medidas pertinentes,

tendientes a administrar los riesgos identificados.

NCI 300-02 Plan de mitigación de riesgos

No se preparó un Plan de mitigación de riesgos

El Ministerio de Industrias y Productividad no cuenta con un Plan de

Riesgos, debido a que los directivos no los identificaron

consecuentemente no elaboraron el mapa de riesgos.

Mitigación de

plenamente,

La NCI 300-02 Plan de mitigación de riesgos establece:

", En el plan de mitigación de riesgos se desarrollará una estrategia degestión, que incluya su proceso e implementación. Se definirán objetivos ymetas, asignando responsabilidades para áreas específicas, identificandoconocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos y lasáreas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineandoprocedimientos para las estrategias del manejo, estableciendo lineamientospara el monitoreo y definiendo los reportes, documentos y las comunicacionesnecesarias ... "

La falta de un Plan de Mitigación de Riesgos, ocasiona que el Ministerio no cuente con

un documento idóneo tendiente a administrar en forma oportuna los riesgos

identificados.

Conclusión

El Ministerio no cuenta con un Plan de Mitigación de Riesgos ocasionando que no

cuente con un documento idóneo para administrar oportunamente los riesgos que se

identifiquen.

19

Recomendación


9. Dispondrá a los Coordinadores y Subsecretarios, posterior a la Identificación

de los riesgos y elaboración del correspondiente mapa de riesgos, procedan a

la elaboración del plan de mitigación de riesgos que incluya: objetivos, metas,

responsabilidades, indicadores de riesgos y una estrategia clara acorde a las

necesidades de la Entidad.

NC1406~01 Unidad de Administración de Bienes

La Entidad no dispone de una Unidad de Administración de Bienes

El Ministerio de Industrias y Productividad, no dispone de una Unidad de

Administración de Bienes, que abarque los procesos a seguir en la planificación,

provisión, custodia, utilización, traspaso, entre otras actividades de los bienes de larga

duración.

La NCI 406-01 Unidad de administración de bienes establece:

.. Toda entidad u organismo del sector publico, cuando el caso lo emesite,estructurará una unidad encargada de la administración de bienes

Debido al incremento en la adquisición de bienes muebles, equipos informáticos,

vehículos entre otros activos de larga duración, esta entidad requiere la

implementación de una Unidad de Administración de Bienes dependiente de la

Dirección Administrativa.

Ocasionando que no exista, un adecuado control de los bienes adquiridos pues se

mantienen registros en el sistema informático SIFE en la Dirección Administrativa

concentrándose el manejo en una sola persona el Guardalmacén y en Contabilidad el

sistema eSIGEF, originando que la información presentada se encuentre

desactualizada y con diferencias.

20


diciembre de 2011, el Director Administrativo, en Memorando MIPRO-DA-2D12-0004-

M de 3 de enero de 2012, informó'

"... La Coordinadora General Administrativa-Financiera con la finalidad dereorganizar la ejecución de procesos del Área Administrativa, y especialmentela gestión de Administración de Bienes dispone con Memorando Nro. MIPRO-CGAF-2011-0620-M de fecha 01 de diciembre de 2011, realizar el cambio deGuardalmacén (custodio de Activos Fijos) ..

Situación que confirma el comentario de auditoría.

Conclusión

La Entidad no dispone de una Unidad de Administración de Bienes, ocasionando que

la información que se presente se encuentre desactualizada Y con diferencias.

Recomendación


10. Dispondrá al Director Administrativo en coordinación con la Directora de

Recursos Humanos la posibilidad de la creación de una Unidad de

Administración de tos Bienes, dependiente de la Dirección Administrativa que

se encargará de velar por el buen uso y custodia de los bienes de larga

duración y suministros, instrumentar los procesos a seguir en la planificación,

custodia, utilización, traspaso, baja, comodatos, entre otros aspectos. Unidad

que coordinará con la Dirección Financiera (Contabilidad) en la realización,

verificación y actualización del registro de los bienes de larga duración de

conformidad con las disposiciones.

21

NCI 406-05 Sistema de registro

Registro de bienes del MIPRQ

Del análisis a Jos valores registrados en el periodo en estudio de enero a septiembre

de 2011 en el sistema informático de los departamentos de Contabilidad y Dirección

Administrativa (Guardalmacén) según reportes entregados a Auditoria se desprende:

No todos los bienes de larga duración adquiridos en el período de estudio y

registrados en Contabilidad se encuentran registrados en la Dirección Administrativa

(Guardalmacén) en el sistema SIFE, según reportes solicitados por Auditoria con

memorando MIPRO-DAI-2011-074-M de 7 de diciembre de 2011, en respuesta con

memorando MIPRO-DA-2011-0871-M, suscrito por el Director Administrativo:

información que no guarda relación con las cuentas contables utilizadas por el

Departamento de Contabilidad en el sistema informático eS1GEF ya que no tienen

concordancia a nivel de cuentas contables y por líneas de actividad

• En el reporte del departamento de Contabilidad eSIGEF, se registra un valor

diferente al presentado por la Dirección Administrativa (Guardalmacén) del

sistema informático SIFE por concepto de bienes de larga duración, debido a

que estas dos unidades no conciliaron oportunamente.

• El Departamento de Contabilidad en el sistema eSIGEF utiliza cuentas

contables del grupo 141 - Bienes de Administración y 145.- Bienes de

Programas sin registros detallados que permitan controlar los movimientos de

los bienes a nivel de auxiliares. En tanto que la Dirección Administrativa

(Guardalmacén) utiliza el sistema informático de control de activos fijos SIFE,

únicamente cuentas contables de) grupo 141 - Bienes de Administración, según

información solicitada por Auditoría a la Directora Financiera en memorando

MIPRO-DAI-2011-0047 -OF de 19 de octubre de 2011; en respuesta se obtiene

en memorando MIPRO-DF-2011-0442-M de 7 de noviembre de 2011.

• No se encuentra registrado en el departamento de Contabilidad y Dirección

Administrativa (Guardalmacén), los bienes de larga duración que fueron

traspasados del CONAZOFRA según acta entrega recepción realizada y

22

oficializada al Director Administrativo con memorando MIPRO-UTOSYCZ-

2011-0114-M del 23 de septiembre del 2011.

La NCI 406-05 Sistema de registro, señala:

" El catálogo general de cuentas del sector público, contendrá los conceptoscontables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de lasexistencias y los bienes de larga duración.- La actualización permanente, laconciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayorgeneral y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registroy control oportuno y servirá pata la toma de decisiones adecuadas "

Situaciones presentadas debido a que la Dirección Administrativa (Guardalmacén) no

mantiene cuentas similares a las registradas en Contabilidad, no existe conciliaciones

de los saldos de las cuentas entre el mayor general y la información presentada por la

Dirección Administrativa, control contable que permita identificar los movimientos de

los bienes, originando que los mismos no tengan un control adecuado y que la

información presentada no sea confiable.


diciembre de 2011, el Director Administrativo, con memorando MIPRO-DA·2012-0004-

M de 3 de enero de 2012, indica:

"... Se ha dispuesto a la señora Guardalmacén que en coordinación con laseñora Contadora Genera! realicen la actualización de los registros en lascuentas contables para que exista uniformidad entre el programa informáticoSIFE y el de contabilidad S/GEF.

Conclusión

Los registros de los bienes de larga duración en el departamento de Contabilidad

difieren con los registros que se mantiene en la Dirección Administrativa

(Guardalmacén), lo que ocasionó que la información no tenga un control adecuado, y

la información presentada no sea confiable.

2J

Recomendación


11. Dispondrá al Director Administrativo y a la Directora Financiera, instruyan al

Guardalmacén que en coordinación con la Contadora General realicen la

verificación y actualización de los registros de los bienes de larga duración ysuministros clasificados en las cuentas contables a fin de que exista

consistencia y uniformidad entre el programa informático SIFE y el de

Contabilidad eSIGEF utilizando el catálogo de cuentas vigente.

NCI 406-07 Custodia

Asignación de bienes a servidores

Del análisis a la información presentada por el encargado del control de Inventarios del

Departamento de Contabilidad sobre Activos Fijos por Responsable se desprende que

existen inconsistencias en relación a la asignación de los bienes a cada uno de los

servidores para el desempeño de sus funciones. Así tenemos que de 10

verificaciones se desprende lo siguiente:

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ACTAS DE BIENES ENTREGADOS A SERVIDORESACTA DE TRASPASO

DEPARTAMENTO CARGOS observactcnc DESCRIPCiÓN

Sin Acta Con Acta •CooperacIón Consultor externo x

1 portátil. estación de trabajo

Internacional silla1 computador de mesa.

Asistentees/ación de trabajo, papelera

Administrativox de metal. recolector de

I papelesNo cuenta con acta ni en su

Técnicopoder un teléfono Alcatel,

Especialistax teléfono celular NLll<ia

im rasera láser a colorTiene a su cargo 1

Proyectos Asistente xcomputador. papelera,recolector de osoeree.estación de traualoConstan bienes que ya no lostiene en su poder y no está

TécnicoregistradLll.ln computador,

Especi~listax teléfono Atcatel, silión giratorio

ejecutivo, recolector debasuraSegún registro mantiene unjuego de muebles y snia

Pasante x constatación física y porversión de la pasante jamástuvo il su car o dichos o~~Mantiene en su poder una

Pasante x portátil. estación de trabajo ysillón

MIPYMES Técnico xEstación de trabajo. sillón,corroutaccr

-Técnico x

Estación de trabajo. sillón,computador1 laptop. perforador, en más y

Asesora Ministerial , xconsta el Black Berry, sillóngiratorio, protector dealfomhr~ ~ artesanías

Fuente, Registros Contables y AdministrativosElaborado, por Germanla Rodrigue.: G

Posterior a la constatación física con cada usuario que tenia bajo su responsabilidad el

uso de bienes para el normal desempeño de sus funciones, se procedió a solicitar a la

Guardalmacén copia de las actas de los bienes entregados sin tener respuesta. Con

información proporcionada por el Responsable del control de los Activos de Larga

Duración del departamento de Contabilidad, el reporte de "Activos fijos por

Responsable", se realizo el análisis, obteniendo como resultado que existen

inconsistencias significativas tales como:

• Se entregaron bienes a 7 funcionarios sin que se haya emitido las respectivas

Actas de Entrega - Recepción, la mayor parte de estos bienes constituyen,

estaciones de trabajo, computadores portátiles. para su uso personal y no

cuentan con la codificación respectiva en cada bien por tanto la información

que contiene el sistema informático SIFE no es confiable.

25

• Se entregan bienes a dos servidores, con acta Entrega - Recepción; sin

embargo varios de estos bienes no constan recibidos, lo cual nos demuestra

que los mismos se encuentran al margen del control

• En el sistema SIFE según el reporte de "Activos fijos por Responsable", se

encuentran registrados 3 servidores como custodios de bienes, no se firmó la

respectiva Acta Entrega - Recepción y éstos no se encuentran en su poder.

• No existe control y/o registro por parte de la Dirección Administrativa

(Guardalmacén) de la asignación de tos equipos de computación, teléfonos

celulares, a pesar de que la Dirección de Sistemas le envió informes

mensuales de los diferentes movimientos de los equipos a la Dirección

Administrativa para su respectivo registro en el sistema SIFE.

La NCI 406-07 Custodia, señala:

... bLa custodia permanente de los bienes, permite salvaguardaradecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internosde esta área, también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueronadquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo dedetenoro., "

Del reporte entregado por el responsable del control de los Activos de Larga Duración

se desprende que hasta la ac1ualidad se encuentran como custodios servidores que

dejaron de laborar desde hace más de un año en el Ministerio.

Situación presentada debido a la falta de actualización de las hojas de custodio

mediante la suscripción de actas, lo que ocasionó que ningún servidor sea

responsable de su uso y conservación.

Conclusión

Existen inconsistencias en relación a la asignación de los bienes a cada uno de los

servidores; ocasionando que estos no sean responsables del uso y conservación.

26

Recomendaciones

A la Coordinadora Administrativa Financiera:

12 Dispondrá al Director Administrativo, proceder a entregar los bienes de larga

duración a los servidores entrantes y salientes mediante la respectiva Acta

Entrega _ Recepción, cuya información deberá ser descargada en el sistema

informático de control SIFE

A la Directora de Recursos Humanos:

13, Procederá a emitir listados de servidores entrantes y salientes a la Dirección

Administrativa, a fin de que se realice la entrega ylo recepción de los bienes

legalizando con la respectiva Acta.

A la Directora de Innovación Tecnológica

14. Coordinará con la Dirección Administrativa con el objeto de actualizar la

información respecto a la asignación de los computadores de escritorio ylo

portátiles, teléfonos celulares, teléfonos fijos, impresoras, fax y más bienes que

tenga control esta Dirección.

NCI 406.10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración

Acta Entrega - Recepción

Por efecto del acta Entrega - Recepción del Guardalmacén Saliente y Entrante la

entidad procedió a realizar la constatación física de los bienes de larga duración así

como de las existencias, la misma que se dilató injustificadamente por un periodo de 1

año 4 meses, iniciando en junio del 2010 y concluyendo en octubre del 2011 de este

acto se suscribe un documento escueto denominado Acta Entrega - Recepción de

bienes, suscrita por las partes, que no contienen la información básica de una Acta

Entrega - Recepción, como es:

• Lugar, fecha, nombres completos de los participantes.

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• No se efectúo un corte de las cuentas con el saldo contable correspondiente,

tampoco se comparó con los resultados de la constatación física realizada,

para establecer diferencias.

• No se demostró el resumen por grupo de bienes, contables debidamente

valorados.

• Como anexo al acta, se presentan 12 hojas de bienes muebles que no se han

encontrado y que debe ser justificado por el ex Guardalmacén el mismo que no

se encuentra valorado.

• Se observa que en el acta en referencia, suscribe un delegado de la Dirección

Financiera, que lleva el control contable de los activos de larga duración y

suministros, debiendo ser una persona independiente del registro, control,

como lo determina la norma,

La NCI 406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración, señala:

"... La administración de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios afin de realizar constataciones físicas periódicas de las existencias y bienes delarga duración. - Se efectuarán constataciones ñstcoc de las existencias ybienes de larga duración por lo menos una vez al año. El personal queinterviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargoel registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos deidentificación. -De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que seobtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con lainformación contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustesrespectivos, previa autorización del servidor responsable; también seidentificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja,donación o remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones lega/esvigentes .. "

Lo citado, se debe a que no se emitió instrucciones por escrito por parte de la

Coordinadora Administrativa Financiera y el Director Administrativo, ocasionando el

retraso en la constatación física y la suscripción de un Acta Entrega - Recepción sin

los requisitos básicos


diciembre de 2011, el Director Administrativo, en Memorando MIPRO-DA-2D12-0D04-

M de 3 de enero de 2012, manifiesta:

"Al respecto se iniciado /a constatación física de las existencias de bienes delarga duración, y de acuerdo a la recomendación, el personal asignado es

28

totalmente independiente, inclusive se está realizando e/ trámite decontratación a una empresa para que racionalice y depure e/ sistema deinventarios.

Conclusión

Se realizó la constatación física como resultado del cambio de Guardalmacén,

emitiéndose un Acta de Entrega - Recepción sin que contemple los requisitos básicos,

debido a la falta de instrucciones por escrito, ocasionando el retraso en la constatación

física.

Recomendaciones


15 Dispondrá, a la Coordinadora Administrativa Financiera, coordine

conjuntamente con los Directores Administrativo y Financiero, se efectúe la

constatación física de las existencias y bienes de larga duración, tomando en

cuenta que el personal que intervenga en esta toma física deberá ser

independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los

conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

16. Emitirá por escrito procedimientos y lineamientos claros para la realización de

la toma física por el personal que participe en el proceso.

Al Director Administrativo

17. Dispondrá la conformación de un equipo Independiente de los que tienen a su

cargo el manejo, custodia, registro y control de los bienes y suministros, para

que se realice la constatación física y supervisará directamente su ejecución

determinando el tiempo de realización, presentará los resultados informes

respectivos, diligencia que será evidenciada en una Acta de Entrega -

Recepción.

29

A la Directora Financiera

18. Entregará la información de los saldos contables cortados a una fecha

determinada y posterior a la constatación física, verificará los saldos con el acta

realizada y dispondrá a contabill dad los respectivos ajustes de ser el caso.

Atentamente,

DlrR.<G'i'i3RRDE AUDITORIA INTER

JO

Anexo 1

Servidores Relacionados

Período de gestión

NOMBRES y CARGOS Desde Hasta

Eco. Verónica Sión de Josse 2010-04-05 2011-09-30'

MINISTRA DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD

Eco. Lourdes Patricia Borja Ansaldo 2010-05-07 2011-09-30'COORDINADORA ADMINISTRATIVAFINANCIERA

Ing. Vanesa Gallegos Unda 2010-05-11 2011-09-30'

DIRECTORA DE TECNOLOGíAS DE LAINFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN

Dra. Rosa Beatriz Rodríguez Tamayo 2011-01-13 2011-09-30'COORDINADORA GENERAL JURíDICA

Ing. Patricio Altamirano Barcia 2010-05-013 2011-09-30EX COORDINADOR GENERAL DEPLANIFICACiÓN

Mgs. Pablo Almeida López 2009-07-08 2011-09-30'COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACiÓN

Lic. Mercedes Piñeiros Chávez 2009-03-01 2011-09-30DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOSMgs Miriam Elizabeth Arias Roldán 2011-01-03 2011-09-30'DIRECTORA FINANCIERA DEL MIPRO

Lic. Martha Cecilia Muriel Mancheno 2008-01-01 2011-09-30'

CONTADORA DEL MIPRO

Sr. Franklin Verduga Laaz 2000-01-01 2011-09-30'ASISTENTE DE CONTABIIDADIng. Francisco Andrade Peñaherrera 2010-06-01' 2011-09-30'DIRECTOR ADMINISTRATIVOSra. Miriam del Rosario Palacios Benavides 2010-07-01 2011-09-30"GUARDALMACÉNSr. Galo Ramiro Vaca Navarro 2000-01-01 2011 -09-30'EX GUARDALMACÉN

~ Continúan laborando en el MI PRO.

31

ministerio de industrias y productividad · ... consejo nacional de zonas francas dcai: esigef ......

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