ministerio de educaciÓn de chile-2008
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Implementación de un Sistema de Gestión Documental, en la Oficina de Archivos del Ministerio de educación de Chile.TRANSCRIPT
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MINISTERIO DE EDUCACIÓNOFICINA DE ARCHIVO
PROYECTO DE REDISEÑO:
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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Presentación
• Desde el año 2001 se estableció un proyecto de desarrollo e implementación de tecnologías tendientes a apoyar la Administración y Gestión Documental de la Oficina de Archivos del Ministerio de Educación.
• Se establecieron diversas etapas de desarrollo, para ir mejorando el acceso a la información, entre las que se cuentan:
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Presentación
• Implementación de un entorno de red para la Oficina de Partes y Archivo
• Incorporación de la Digitalización, como un medio adicional a la Microfilmación de los Documentos Oficiales Decretos, Resoluciones y Leyes con servicio de Base de Datos OnBase.
• Desarrollo de un servicio Web-Intranet para proveer información de la Documentación Oficial del Mineduc., para los usuario internos.
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Consulta y transformación de Doctos.
• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando el software FileMaker.
• Se adquiere una WorkStation para tranformar los documentos microfilmados a documentos digitales .
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B.D. de consulta en F.M.
FICHA DEL DOCTO.
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• Formato de consulta
Consulta de Doctos. Digitalizados en OnBaseConsulta de Doctos. Digitalizados en OnBase
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Respuesta de la consulta de Doctos. Digitalizados.
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Etapa de Desarrollo.
• Creación del Área de Digitalización de la Oficina de Archivo.
• Se realiza el rediseño del sistema de consulta web intranet.
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AREA DE DIGITALIZACIÓN
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AREA DE DIGITALIZACIÓN
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Desarrollo de un servicio Web-Intranet
• Se diseño e implementó un Sistema de Consulta de Documentos usando un servicio web intranet.
• Se adquiere una segunda WorStation para transformar los documentos microfilmados a documentos digitales .
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WEB INTRANET
• Se desarrolla el sitio web intranet
• Se incorpora la información digitalizada para ponerla a disposición de los usuarios internos y para enviarla a usuarios externos via e-mail.
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WEB INTRANET
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WEB INTRANET
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WEB INTRANET
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WEB INTRANET
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WEB INTRANET
Desventaja de esta aplicación:
• Requiere del uso de dos software para su funcionamiento que son el FileMaker para saber la materia y el Navegador Explorer para encontrar el documento. Esto se pretende mejorar con el Sistema de Gestión Documental.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
• Se solicita al Depto., de Informática y Computación, desarrollar esta aplicación.
• Se plantean los requerimientos que debe cumplir el sistema de acuerdo a las necesidades de la Oficina de Partes en sus áreas de Numeración y Tramitación y de la Oficina de Archivos.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
En las diapositivas que siguen se muestra lo logrado por el nuevo sistema actualmente en uso en el Ministerio de Educación.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Visualización del documento
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Participantes
• Departamento de Informática y Computación, Ingeniero Sr. Mauricio Herrera Astudillo encargado de proyectos Institucionales.
• Oficina de Archivos, Área de Digitalización: Mario Caracuel Romero,
• Juan Robles O.
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
MUCHAS GRACIAS.
Sistema de Gestión Documental :
http://w3app.mineduc.cl/Documento/ListaConsultaDocumento
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