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Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del Personal AdministrativoMontevideo 561 e/ Gral. Díaz y Oliva Tel.: +(595) (21) 44 92 78www.mec.gov.py/talento [email protected]ón - Paraguay
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CIENCIAS
Dirección General de Gestión del Talento Humano
Dirección de Evaluación, Formación y Bienestardel Personal Administrativo
(Instructivo para el Evaluador Primario)
Funcionarios Permanentes y Comisionados
Año: 2.017
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FICHA TÉCNICA
Abog. Enrique Riera Escudero, Ministro
Ministerio de Educación y Ciencias
Abog. Luciano Maldonado, Director General
Dirección General de Gestión del Talento Humano
Mg. Carolina Arrúa, Directora
Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del Personal Administrativo
Equipo Técnico del Departamento de Evaluación del Personal
Carlos Hernán Sanabria, Jefe de Departamento
Juan Arce Quevedo, Técnico
María José Appleyard, Técnica
Norma Beatriz Monges, Técnica
Equipo de Apoyo de la Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del PersonalAdministrativo
Verónica Lima Villasanti, Jefa de Departamento de Bienestar
Perla Verón, Jefa de Departamento de Formación y Desarrollo Humano
Roberto Fernández, Técnico de la Dirección de Evaluación, Formación y Bienestar del PersonalAdministrativo
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INTRODUCCIÓN
El presente instructivo está dirigido a los Evaluadores Primarios que forman parte del
proceso de Evaluación de Desempeño del personal administrativo pertenecientes al Ministerio
de Educación y Ciencias, para facilitar la aplicación de este procedimiento, competencia de los
mismos, según lo establecido en el Reglamento correspondiente.
El objetivo de este Instructivo es unificar y socializar, a Nivel Central, las informaciones,
estrategias y procedimientos establecidos para la aplicación de la Evaluación de Desempeño
del personal de la institución; según lo establecido en el reglamento de la entidad, homologado
por Resolución SFP Nº 0656/16 POR LA CUAL SE APRUEBA EL REGLAMENTO DE
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA FUNCIONARIOS PERMANENTES, COMISIONADOS
Y PERSONAL CONTRATADO DEL MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA, de fecha 18 de
Julio de 2016 y aprobado por Resolución 17006/16 POR LA CUAL SE APRUEBA EL
REGLAMENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PARA FUNCIONARIOS
PERAMANENTES, PERSONAL CONTRATADO Y COMISIONADO, QUE CUMPLEN
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN ESTE MINISTERIO de fecha 05 de setiembre de 2016.
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ETAPAS DEL PROCESO DE EVALUACIÓN
El proceso de Evaluación de Desempeño consta de dos etapas.
1° Etapa – Evaluación Primaria
Esta etapa incluye los siguientes aspectos:
a. Socialización de las herramientas de evaluación con todos los funcionarios/as de laInstitución.
b. Evaluación del funcionario por parte del Superior Inmediato sea este: Jefe/a, Director,Director General, Viceministro, Ministro.
c. Retroalimentación al funcionario evaluado por parte del Superior Inmediato quienrealizó la evaluación.
Observaciones:
La Dirección General de Gestión de Talento Humano, en adelante D.G.G.T.H., será laencargada de habilitar el sistema y asignar los usuarios requeridos para la aplicación de laEvaluación de Desempeño en el Sistema Integrado de Gestión de la Información del Ministeriode Educación y Ciencias SIGMEC, conforme las fechas establecidas para la evaluación de losfuncionarios en el calendario previsto.
Los evaluadores primarios tendrán un mínimo de 5 (cinco) días hábiles para realizar lasevaluaciones a los funcionarios de sus respectivos cargos y la confirmación de las calificacionesasignadas, vía web, a través del SIGMEC (Resolución MEC N° 17006/16 Punto IX -Procedimientos) y un máximo de 10 (diez) días hábiles atendiendo a lo establecido en laResolución SFP N° 328/13, “Plazos de ejecución de la evaluación” Anexo I Punto 7.
Los días habilitados para la Evaluación darán inicio a partir de la fecha señalada en elcronograma establecido por la D.G.G.T.H., para realizar la Evaluación y la confirmación de lascalificaciones asignadas vía WEB, a través del SIGMEC.
Cuando resultare imposible la evaluación por causas no imputables al funcionario,deberán ser plenamente justificadas, la misma se llevará a cabo en otra ocasión, fijándose unsolo día para todos los afectados.
2° Etapa – Evaluación Secundaria
En esta etapa se integrará una Comisión de Evaluación cuya labor se orientará a:
a) Garantizar la mayor imparcialidad y objetividad posible en la Evaluación Primaria delDesempeño mediante:
- La revisión de las puntuaciones obtenidas por los funcionarios evaluados, así como,la correcta aplicación de los instrumentos y herramientas, con el fin de dictaminar yponer a consideración de la Máxima Autoridad Institucional los resultados finales y elorden de mérito.
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ESCALA DE CALIFICACIONES
La escala adoptada para comunicar los resultados de las evaluaciones son las siguientes:
1. Reprobado 2. Aceptable 3.Bueno 4.Muy Bueno 5. Sobresaliente
PASOS DE LA EVALUACION PRIMARIA
PASO 1: INGRESO A LA SECCION EVALUACION DE DESEMPEÑO EN LAPLATAFORMA SIGMEC
Ingrese al SIGMEC
Elija el MÓDULO “Evaluación de Desempeño”
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Para realizar las evaluaciónes el Evaluador Primario podrá acceder de tres formasdistintas:
Observación:
El primer día de la implementación de la Evaluación del Desempeño, el evaluador primario
Ingresa al SIGMEC y luego a la Evaluación de Desempeño por “Nomina de Dependencia”, lo primero que
deberá realizar:
1. Una verificación en el Sistema de los funcionarios que aparecen en la Dependencia a su cargo.
2. En caso de que algún funcionario falte o este demás en la plataforma SIGMEC, se debe comunicar la
inconsistencia constatada en el mismo día a la Dirección General de Gestión de Talento Humano y a la
Dirección de Registro de Datos y Sistemas.
3. Esta comunicación se realizará a través de una nota a la Dirección General de Gestión del Talento
Humano con copia al Correo Institucional de la Dirección de Registro de Datos y Sistemas:
([email protected]), de tal forma a normalizar la inconsistencia observada.
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Tres opciones para ingresar a la Evaluación de Desempeño
- Nómina por Dependencia (solo aparecerá la Dependencia del Evaluador Primario)
- Personal Evaluado por Dependencia (Deberá ingresar el código de Dependencia)
- Evaluación por Persona (Deberá ingresar número de cédula del funcionario/a a evaluar)
PASO 2: INGRESAR A NÓMINA DE DEPENDENCIA PARA EVALUAR
- Ingresar: Seleccionar “Nomina de Dependencia”.
- Dar clic en el “Personal Evaluado por Dependencia”
- Seleccionar “Detalle de Evaluación Desempeño”
PASO 3: INICIO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO EN SUS DOS DIMENSIONES:
- DESEMPEÑO SEGÚN TAREAS
- FACTORES INDIVIDUALES INCIDENTES EN EL DESEMPEÑO
Observación: Para cada dimensión deberá elaborar RECOMENDACIONES Y PLANES DE MEJORA
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LA DIMENSIÓN “DESEMPEÑO SEGÚN TAREAS” PRESENTA LAS SIGUIENTES VARIABLES:
- Desempeño en las Tareas de Planificación- Desempeño en la Dirección de las Personas- Desempeño en la ejecución de las actividades propias- Desempeño en el control de la evaluación
LA DIMENSIÓN “FACTORES INDIVIDUALES INCIDENTES EN EL DESEMPEÑO” PRESENTA LAS
SIGUIENTES VARIABLES:
- Capacidad para las relaciones interpersonales- Capacidad para el Trabajo en equipo- Capacidad para el análisis y el uso de la información- Capacidad de Liderazgo y Conducción- Conocimientos específicos aplicables a las tareas- Conocimientos generales para el desempeño- Responsabilidad por los resultados- Orientación al servicio público y el ciudadano
EN LA PLATAFORMA DIGITAL (SIGMEC) PODRÁ VISUALIZAR LAS TRES PESTAÑASPROPIAS DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
En el caso de la imagen, se ha procedido a dar clic a la Dimensión Desempeño Según
Tareas y como consecuencia se han desplegado, para su calificación, las Variables
correspondientes a esta Dimensión, señaladas en párrafos anteriores.
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PASO 4: CALIFICACIÓN DE LAS VARIABES EN LAS DIMENSIONES DEL DESEMPEÑO:
Se procede a la calificación de las Variables de cada Dimensión.
Dimensión 1: Desempeño Según TareasDimensión 2: Factores Individuales Incidentes en el DesempeñoCada calificación asignada (entre 1 que representa la calificación más baja y 5 la calificación
más alta) será ponderadas automáticamente por el Sistema.
Las ponderaciones son diferentes para cada grupo de cargos (Grupo 1, 2, 3 o 4).
Dimensión 1: Desempeño Según Tareas
Dimensión 2: Factores Individuales Incidentes en el Desempeño
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Fundamentación de las calificaciones asignadas
Cada calificación en las Variables pertenecientes a las Dimensiones señaladas deben ser
fundamentadas obligatoriamente en el propio sistema.
Confirmación de la Evaluación
Por último el evaluador primario deberá seleccionar “Confirmar Evaluación” con lo que se
finaliza el proceso de asignación de calificaciones al funcionario evaluado.
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PASO 5: RECOMENDACIONES Y PLANES DE MEJORA DE LAS DIMENSIONES DELDESEMPEÑO:
Las recomendaciones y planes de mejora con el desempeño a mejorar y las acciones
propuestas para dicho fin, son campos que obligatoriamente deben llenarse teniendo en cuenta
la calificación con su fundamentación asignada a cada Variable por Dimensión.
A partir de la Evaluación realizada, según las Variables establecidas y valoradas, el
evaluador primario señalará aspectos que será necesario abordar para obtener mejores niveles
de desempeño, así como las acciones específicas propuestas para lograrlo.
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Tanto los aspectos concernientes a las falencias detectadas, así como las acciones
propuestas para mejorar deben guardar relación con las calificaciones asignadas. El evaluador
primario deberá guardar especial cuidado para mantener la correspondencia requerida entre la
falencia identificada y la recomendación realizada.
Ejemplo:
Recomendaciones y Planes de Mejora
Debe Mejorar Acción Propuesta
Su desempeño en el control de la evaluación
ESTABLECER METAS ESPECIFICAS PARA SU TRABAJO Y REALIZAR
EL MONITOREO CORRESPONDIENTE ACORDE AL TIEMPO
ESTABLECIDO PARA EL LOGRO.
Conocimientos específicos aplicables a las tareas ASISTIR A LAS CAPACITACIONES GERENCIADAS POR LOS
SUPERIORES INMEDIATOS
AJUSTARSE A LA PLANIFICACIÓN DEL ÁREA Y EJERCER LAS
RESPONSABILIDADES ASIGNADAS.
Responsabilidad por resultados
Observación:
Al concluir el procedimiento de Evaluación en las dos Dimensiones más el agregado de
recomendaciones y planes de mejora, el sistema desarrollado procesará de manera automática
la Calificación Final.
PASO 6: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS (ENTREVISTA DE DEVOLUCION)
El evaluador primario o superior inmediato deberá convocar de manera formal a los
funcionarios evaluados para la entrevista de devolución de resultados, se consignará día, lugar y
hora, con un mínimo de dos días de antelación a la fecha de entrevista prevista en el calendario.
Los resultados obtenidos en la evaluación de desempeño deberán ser presentados acada evaluado en una entrevista personalizada de devolución (retroalimentación),explicado el motivo de la nota asignada en base a los indicadores y documentos respaldatorios
que fundamenten la evaluación y con los cuáles debe contar el evaluador.
El plazo de devolución de los resultados (entrevista personalizada) será de 2 (dos) días
(Resolución MEC N° 17006/16 Punto 9 - Procedimientos) y prorrogable por 10 (diez) días de
acuerdo al calendario establecido, donde el evaluado podrá manifestar su conformidad o
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disconformidad con la calificación obtenida, únicamente a través del SIGMEC, con su usuario
respectivo.
Durante la entrevista interactúan el jefe o superior inmediato y el funcionario evaluado.
Pasos a tener en cuenta durante la entrevista:
a. El evaluador primario ingresara al sistema desde su usuario y expondrá los resultados de
la evaluación por cada Dimensión y Variables, con sus correspondientes justificaciones y
propuestas de planes de mejora.
b. En caso de disparidad de criterios, se recurrirá al dialogo, como herramienta para el
consenso en referencia a los resultados de la evaluación.
c. Conforme al dialogo mantenido:
-El evaluador podrá ajustar o confirmar la evaluación realizada.
-El evaluado ingresará al sistema a través de su usuario y deberá registrar su
conformidad o disconformidad con los resultados de la evaluación en forma inmediata a
la conclusión de la entrevista.
Si el evaluado no asiste en tiempo y forma para la devolución de su calificación y/o no
manifestare su conformidad o disconformidad en el plazo determinado, a través de su usuario
correspondiente, se considerara la calificación asignada por el evaluador primario en el SIGMEC.
DISTINCIÓN ENTRE NOTIFICACIÓN Y ENTREVISTA DE DEVOLUCION
NOTIFICACIÓN ENTREVISTA
Es un acto final, sobre hechos consumadosPermite entregar información del proceso, permiteidentificar estados de avance de las metas,eventuales desviaciones o corregir conductas oactitudes, lo cual posibilita mejoras.
Es unilateral, va desde la jefatura alcolaborador
Es de “ida y vuelta”, es decir, no solo consiste enentregar desde el evaluador primario al evaluado,sino también se invierten los roles, permitiendo unaprendizaje mutuo.
No retroalimenta, si se comunica solo lanota.
Expresa juicios fundados sobre el proceso, fortalezasy debilidades, desafíos y proyecciones relacionadasa las metas y objetivos institucionales
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PASO 7: PROCESAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LOS RESULTADOS EN LADIRECCION GENERAL DE GESTION DEL TALENTO HUMANO
Una vez concluida la evaluación primaria y cumplidos los plazos establecidos, la
Dirección General de Gestión de Talento Humano confeccionara la nómina de funcionarios
evaluados y no evaluados, según las distintas áreas, la cual deberá poner a disposición de la
Comisión de Evaluación para el inicio de la etapa correspondiente a la Evaluación Secundaria.
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BIBILIOGRAFIA
S.F.P. Resolución N° 328 / 2013 Instructivo General de Evaluación del Desempeño e Identificacióndel Potencial para Funcionarios Públicos Permanentes y Personal Contratado de los Organismos yEntidades del Estado. Asunción. 2013
S.F.P. Resolución N° 0656 / 2016. Homologación del Reglamento de Evaluación de Desempeñopara Funcionarios Permanentes, Personal Contratado y Comisionado del Ministerio de Educacióny Cultura. Asunción. 2016
M.E.C. Resolución N° 17006 / 2016. Reglamento de Evaluación de Desempeño para FuncionariosPermanentes, Personal Contratado y Comisionado, que cumplen Funciones Administrativas en elMinisterio de Educación y Cultura. Asunción. 2016
Marchant, Hugo; Gestionando el Rendimiento Individual para el éxito Institucional. Santiago.Chile. 2016.
Dirección Nacional de Servicio Civil. Subdirección de Desarrollo de las Personas. GESTIÓN DEPERSONAS. Una Estrategia de Fortalecimiento. Santiago. Chile. 2016