ministerio de ambiente y desarrollo sustentable de la nación · mediante nota n° 13-uaimayds /16...

Unidad de Auditoría Interna Ministerio de Ambiente

. y Desarrollo Sustentable

"2016 - Año del Blcentenano de la Declaracion de la Independencia Nacional"

Ministerio de Ambiente y Desarrollo

Sustentable de la Nación

Unidad de Auditoría Interna

Informe de Auditoría N° 13/2016 UAI-MAyOS

Contrataciones Significativas

Servicio Administrativo Financiero 317

Unidad de Auditoría Interna Septiembre de 2016

Unidad de Auditoría Interna MAyDS

Advertencia: Las observaciones del presente informe se encuentran bajo seguimiento, su estado podría haber cambiado. Se recomienda requerir información complementaria

Unidad de Auditoría Interna Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable

"2016 . Año del Blcentenano de la Declaración de la Independencia Nacional"

Informe de Auditoría N° 13/2016 UAI-MAyDS

INDlCE

RESUMEN EJECUTIVO .. ..... ... ... ............ ..... ... .... .. ... .. .... ...... ...... .... .... ... ... .... .... ..... .. ....... .. ... .... 5

INFORME ANALíTiCO .... .... ... .... .. .. ..... .. ..... .. ... ... .... .... .... ... ··· · .. ·· ........... .. .. .. .... .... ..... ... ... ..... ... 12

I.OBJETO: ..... ... ... ..... .... ... ....... .. .... ... ............. ... ....... .... .. ... .. ... ..... ... .... ... .... .. ..... ... .. .... .... .... .... .. 12

II.ALCANCE DEL PRESENTE INFORME: .... .. .. .. ............ .. ............ .. .... .... .... .. .... .... .... .. .. .. .. .. .. 12

111.LlMITACIÓN EN EL ALCANCE: .. ......... .... .. .. ... .. .. ... .... .. ... .. ...... ... ··· .. ·· .. ·· ... .... ... .. .. .... ... .... .. . 14

IV. MARCO DE REFERENCiA ... .. ... .. .... ....... .. .... ... ... .. .. ... ........ ·· ··· · .... ...... ... .... .. ..... .. ...... .. ...... 14

V.MARCO NORMATIVO: .. .... .......... .. ..... .. ........... .. ... ... ... .. ... .. .. ... .. ...... ... ... .... .... ... ...... ....... ..... 16

VI .OBSERVACIONES y RECOMENDACiONES: .. ... .......... ... ... .. .. ..... .. ... ···· .... ·· ... .. .... ... ......... 21

VII.CONCLUSIÓN: ...... .... .... .... .. ..... ....... .. ... .. ... .. ...... ....... ... ... .... ... .... ... ..... ... ... .. .. ........ .. ...... ... . 29

ANEXO I - Marco Normativo .. .. ... ... ......... ......... .......... ... .. .. .... ... .... ... .. ... ... .... ........ .. ..... .......... . 30

ANEXO II - Resultados Obtenidos ........ ... .. ........ .............. ....... · .. ·· .. ·· ····· .. · .... .. .... ... .... .. .... ... ... 32

Un idad de Auditoría Interna MAyOS 3



RESUMEN EJECUTIVO

1. OBJETO:

"2016 - Año del Bicentenario de la Declaración de la Independenc ia Nac ional"

Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable en relación al procedimiento utilizado en las compras y contrataciones significativas efectuadas mediante el Servicio Administrativo Financiero 317 en los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre del año 2015.

11. ALCANCE DEL PRESENTE INFORME:

Esta auditoría integra el Plan de Trabajo de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable para su ejecución en el año 2016.

Las tareas de fiscalización fueron realizadas en la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros comenzando el día 09 de marzo y finalizando el 06 de julio de 2016.

A continuación se expone la estructura Organizativa de la jurisdicción.

Estructura Organizativa de la Ex Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable

(Decisión Administrativa JGM N° 260/2012)

Jefatura de Gabinete de

Ministros

Secreta ria de Ambiente y Desarrollo

Sustentable

Dirección General de

Administración

I I

Dirección de Dirección de Compras, Dirección de

Presupuesto y Recursos Contabilidad Contrataciones,

Humanos Presupuestaria Patrimonio y

Suministros

Coordinacion de Presupuesto y Rendicion De

Cuentas

A través del Decreto W13/2015 se modificó la Ley de Ministerios y se crea el Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable el cual asumió las tareas realizadas por la Ex Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable de la Jefatura de Gabinete de Ministros,

Unidad de Auditoría Interna MAyOS


incluyendo sus organismos descentralizados y desconcentrados; transfiriéndose también a este nuevo Ministerio, la administración de Parques Nacionales.

Asimismo, el 19/01/2016, se sustituye la denominación del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable por la de Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable mediante el Decreto W 223/2016.

Por Decisión Administrativa N° 499 de fecha 19/05/2016, se aprobó la estructura organizativa de primer nivel operativo del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable.

Se verificó como hecho posterior a las tareas de auditoría que el 02/08/2016 se aprobó la Resolución MAyDS N° 258/2016 donde se aprueba la estructura organizativa de segundo nivel operativo de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa del Ministerio.

Procedimientos:

La Auditoría se desarrolló siguiendo los procedimientos y prácticas estipulados en las Normas de Auditoría Interna Gubernamental (Resolución SGN W 152/2002) y el Manual de Control Interno Gubernamental (Resolución SGN W 03/2011). Se utilizaron como criterios las Normas Generales de Control Interno (Resolución SGN W 172/2014). Asimismo, la Auditoría se planificó y ejecutó teniendo en cuenta los procedimientos mínimos contenidos en el Instructivo de Trabajo N° 04/2014 "Programa de Verificación para el Proceso de Compras y Contrataciones" comunicado mediante Circular SIGEN W 02/2014.

1.

Las tareas de auditoría desarrolladas en el presente informe se detallan a continuación:

• Relevamiento y análisis de la normativa vigente y recopilación de antecedentes. • Identificación de las compras y contrataciones significativas tramitadas por el SAF 317. • Integración por monto y concepto de las compras correspondientes al periodo bajo

análisis. • La determinación de la muestra se realizó en primer lugar por el monto de adjudicación

y, como factor de ponderación secundaria, la diversidad de los bienes o servicios que fueron adquiridos, siendo significativo un monto a partir de PESOS DIEZ MILLONES ($

10.000.000,00). • Verificación del proceso de las compras y contrataciones significativas según los

aspectos previstos en el Instructivo de Trabajo W 04/2014 formulado por SIGEN. • Solicitud a la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros,

mediante Nota N° 13-UAIMAyDS /16 de los expedientes por los cuales tramitar.?n las compras y contrataciones significativas en el SAF 317.

• Revisión y análisis de la documentación enviada por la Dirección de Compras,

Contrataciones, Patrimonio y Suministros. • Entrevista con el Asesor de la Dirección auditada. • Análisis de la muestra. La misma se compone de 6 expedientes (100%).

1 Se puede verificar la información en: https:l/net.sigen .gob.ar/



"2016 - Año del Bic entenario de la Declaración de la Independencia Nacional"

Se seleccionaron tanto por el monto significativo de los mismos como de distintos procedimientos contemplados en la normativa de compras. El total de la muestra está compuesta por la emisión de 9 órdenes de compra.

111. LIMITACiÓN EN EL ALCANCE:

Esta Unidad de Auditoría Interna se circunscribió al análisis de las actuaciones mencionadas en el punto II hasta la etapa de la emisión de la orden de compra o con la notificación cursada a la Tesorería de poner a disposición de los oferentes las garantías correspondientes, siendo ésta la última etapa del procedimiento que pudo observarse en ellos expedientes que conforman la muestra. En función de lo expuesto la aplicación de la totalidad de los procedimientos mínimos contenidos en el Instructivo de Trabajo W 04/2014 "Programa de Verificación para el Proceso de Compras y Contrataciones" comunicado por Circular SIGEN W 02/2014 quedo supeditado a la presente limitación.

Se informa que los aspectos relacionados al funcionamiento de la Unidad Operativa de Contrataciones en relación a la intervención de la misma en las diferentes etapas que comprende el proceso de Contrataciones, no conforma el objeto del presente informe, siendo considerados estos aspectos y lo que refiere al circuito interno de la Unidad Operativa en el Proyecto de Auditoría N° 2.3 - Funcionamiento de la UOC SAF 317- correspondiente a la planificación anual 2016 de ésta Unidad de Auditoría Interna.

IV. OBSERVACIONES:

1) Para dotar de contexto a la presente observación, es necesario realizar la siguiente aclaración: El artículo 7° del Decreto N° 893/2012 establece que "los expedientes por los que tramiten procedimientos de selección se deberá dejar constancia de todo lo actuado desde el inicio de las actuaciones hasta la finalización de la ejecución del contrato. En tal sentido se deberán agregar todos los documentos, actuaciones administrativas, informes, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y ordenados cronológicamente ".

OBSERVACiÓN: Del análisis de los expedientes que componen la muestra del presente informe, se verificó que la documentación que contienen los mismos se encuentra incompleta.

De la totalidad de los expedientes analizados, se verificó que el 100% finaliza con la orden de compra o bien con la notificación cursada a la Tesorería de poner a disposición de los oferentes las garantías correspondientes al proceso de compras y contrataciones. Asimismo, no se expone constancia en última foja ni a través de TRI (Tramite interno) de la continuidad de lo actuado.

2) OBSERVACiÓN: Existen requerimientos de bienes y servicIos que no fueron contemplados en el Plan Anual de Contrataciones correspondiente al año 2014 y 2015 de la jurisdicción .


7


N° Expediente Detalle Monto

Servicio para el control y mantenimiento

20.954/2014 integral de 146 unidades pertenecientes al $12.528.600,00.

Servicio Nacional de Manejo del Fuego

3) OBSERVACiÓN: No obra constancia documental en el expediente de la garantía de

cumplimiento del contrato integrada por el adjudicatario.


Aadquisición de instrumental para el 42.066/2015 laboratorio de Estudios Ambientales de la $ 13.652.235,07

Universidad Tecnológica Nacional

4) A los efectos de dar un contexto a la observación, corresponde realizar la siguiente aclaración. El artículo 109 del Decreto N° 893/2012 - Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública- establece que la unidad operativa de contrataciones deberá remitir a la tesorería jurisdiccional una copia de la notificación cursada a los oferentes, adjudicatarios o cocontratantes para que retiren las garantías, indicando la fecha de comienzo y finalización del plazo con que cuentan los interesados para retirarlas.

OBSERVACiÓN: Se observó que en la totalidad de los expedientes auditados, las copias de las notificaciones cursadas a los oferentes, correspondientes a contrataciones tramitadas mediante la modalidad de Licitación Pública, no se informa el plazo que posee el oferente para

efectuar el retiro de la garantía.

5) OBSERVACiÓN: El 75% de los expedientes auditados por los cuales tramitaron contrataciones significativas de bienes y/o servicios mediante la modalidad de Licitación Pública, no se ha observado en el sitio de Internet de la Oficina Nacional de Contrataciones (en adelante ONC) la publicación de las distintas etapas de las contrataciones susceptib!es de difusión, en virtud de lo establecido en la normativa vigente. Asimismo no se observó constancia que evidencie el envió de la información para su correspondiente publicación. (Ver

Anexo 11, Cuadro de Resultados N° 1).

6) OBSERVACiÓN: Se verificó la falta de documentación respaldatoria actualizada de los vehículos a asegurar mediante la orden de compra N° 51/2015 (Convenio lnteradministrativo) a saber: informe de dominio de los mismos, registro patrimonial, así como tampoco si los mismos



"2016 · Año del Bicentenario de la Declaración de la Independenc ia Nacional"

se encuentran operativos y afectados a las distintas áreas de la ex Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentables, entre otros.


Contratación directa de servicios de 44.597/2015 cobertura de seguro automotor para la $ 12.674.258,89

flota vehicular de la jurisdicción

Resulta necesario destacar que en los informes de auditoría N°03-UAIMAyDS/16 "Auditoría Flota Vehicular" y N°07-UAIMAyDS/16 "Tareas de Cierre por cambio de funcionario", se observó la carencia de un sistema integral de registro patrimonial.

7) OBSERVACiÓN: Se verificó que, las áreas requirentes de los servicios y/o bienes no informaron en los correspondientes requerimientos la estimación del costo de acuerdo a las cotizaciones de plaza o de otros elementos o datos que se estimen pertinentes, de acuerdo a lo requerido en el artículo 39 del Decreto N° 893/2012.2


Servicio para el Control y Mantenimiento 20.954/2014 Integral de 146 Unidades pertenecientes al $ 12.528.600,00


Adquisición de maquinarias y equipamiento 38.031/2015 para la Coordinación General Programa $ 41.933.630,00

Gestión de Residuos Sólidos Urbanos •

8) OBSERVACiÓN: No se indica la metodología y/o el proceso utilizado para la determinación del costo a pesar de haberse realizado las estimaciones correspondientes.

2 Decreto N° 893/2012 - Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública, Capítulo 11 , Articulo 39 - Requisitos de los pedidos. "Las unidades require.ntes de las jurisdicciones o entidades contratantes deberán formular sus requerimientos de bienes o servicios a las respectivas unidades operativas de contrataciones, con la debida antelación y cumpliendo con los siguientes requisitos: ( ... ) g) Estimar el costo de acuerdo a las cotizaciones de plaza o de otros elementos o datos que se estimen pertinentes a tal efecto. h) Suministrar todo otro antecedente que se estime de interés para la mejor apreciación de lo solicitado y el mejor resultado del procedimiento de selección". Unidad de Auditoría Interna MAyOS

9


N° Expediente

33.118/2015

42.066/2015

Detalle

Servicio de limpieza, mantenimiento y provisión de insumos sanitarios para los

edificios de la Ex Secretaria de Ambiente y Desarrollo Sustentable

Adquisición de instrumental para laboratorio de Estudios Ambientales de la


Monto

$ 19.772.040,00

$ 13.652.235,07

9) OBSERVACiÓN: La notificación de adjudicación remitida al adjudicatario o adjudicatarios y al resto de los oferentes fue enviada en un plazo superior al establecido por la normativa

vigente3 . (Ver Anexo 11 , Cuadro de Resultados N° 2).

N° Expediente

38.031/2015

Detalle

Adquisición de maquinaria y equipamiento para la Coordinación

General de GIRSU.

Monto

$ 19.772.040,00

10) A los efectos de dar un contexto a la observación, corresponde realizar la siguiente aclaración. El artículo 49 del Decreto ND 893/2012 establece que la convocatoria a presentar ofertas en las licitaciones públicas y en los concursos públicos se difundirá desde el día en que se le comience a dar publicidad en el órgano oficial de publicación de los actos de gobierno. A tal fin la información referente a la convocatoria deberá remitirse a la Oficina Nacional de Contrataciones, con dos (2) días de antelación al de la fecha en que corresponda efectuar su

difusión, conjuntamente con los pliegos de bases y condiciones particulares.

OBSERVACiÓN: Se observó que el 75% de los expedientes auditados de la modalidad de contratación de Licitación Pública, la remisión de la convocatoria a presentar ofertas en la ONC se efectuó en un plazo que difiere a lo normado. (Ver Anexo 11, Cuadro de Resultados N° 3).

11) OBSERVACiÓN: EI1 00% de los expedientes auditados correspondientes a contrataciones tramitadas por la modalidad de Licitación Pública, no evidencia la presentación de las ofertas

por parte de los oferentes con la cantidad de copias que se requirió en el Pliego de Bases y

Condiciones Particulares.

3 Decreto N0 893/2012 _ Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública, Capítulo IX, Articulo 94 - Adjudicación. "La adjudicación será notificada al adjudicataria o adjudicatarios y al resto de los oferentes, dentro de los tres (3) días de dictado el acto respectivo ( ... )"


"2016· Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"


12) Previo a formular la observación , corresponde realizar la siguiente aclaración. El artículo 57 del Decreto N° 893/2012 , establece los datos que deberán mencionar como mínimo los anuncios de las convocatorias y las invitaciones a los procedimientos de selección, entre otros el de informar el número de expediente correspondiente a la contratación en proceso.

OBSERVACiÓN: El 100% de los expedientes auditados de contrataciones de bienes y/o servicios tramitadas mediante la modalidad Licitación Pública, no exponen en las respectivas invitaciones a los procedimientos de selección cursadas a los posibles oferentes, el número de expediente correspondiente, en cumplimiento a lo requerido por la normativa vigente.

V. CONCLUSION:

En virtud de los procedimientos de auditoría efectuados en la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros se verificó la carencia de integridad en la totalidad de los expedientes analizados, toda vez que no se verifican las distintas etapas del procedimiento de contratación por las cuales tramita el actuado.

En relación a la planificación Anual de las Contrataciones del Ministerio se observó una deficiencia en la previsión de aquellas adquisiciones de bienes y servicios que siendo considerados por la unidad requirente como un servicio específico, estricto, necesario y periódico no fue previsto en el Plan anual programado de la Jurisdicción. A este respecto, se sugiere capacitar a las unidades requirentes y realizar un seguimiento previo a la conformación final del Plan Anual de cada ejercicio.

Se recomienda poner énfasis en el control de los documentos en cuanto a los desvíos en el cumplimiento de los requisitos formales establecidos en la normativa pertinente. Atento a lo mencionado se expone la necesidad de elaborar e implementar un manual de procedimientos que establezca los controles necesarios en cada una de las etapas del procedimiento administrativo para la adquisición de bienes y servicios.

Tener presente para futuras contrataciones que los documentos generados desde el inicio de las actuaciones hasta la finalización de la ejecución del contrato, sean incorporados al Expediente por el que tramitan. Ello así , cuidando que los procedimientos de contrataciones sean guiados por los principios de publicidad y transparencia , y evitar errores u omisiones materiales para alcanzar un mayor grado de eficiencia en los procedimientos administrativos.

Dra. MARIA TERE A M NCINI AUDITORA INTERNA TI LAR

MINISTERIO DE AMBlE TE Y DESARROLLO SUSTENTABLE


Buenos Aires , Septiembre de 2016

11


Informe de Auditoría N° 13/2016 UAI-MAyDS

INFORME ANALíTICO

l. OBJETO:

Verificar el cumplimiento de la normativa aplicable en relación al procedimiento utilizado en las compras y contrataciones significativas efectuadas mediante el Servicio Administrativo Financiero 317 en los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre del año 2015.

11. ALCANCE DEL PRESENTE INFORME:

Esta auditoría integra el Plan de Trabajo de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable para su ejecución en el año 2016.

Las tareas de fiscalización fueron realizadas en la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros comenzando el día 09 de marzo y finalizando el 06 de julio de 2016.

A continuación se expone la estructura Organizativa de la jurisdicción.

Estructura Organizativa de la ExSecretaria de Ambiente y Desarrollo Sustentable

(Decisión Administrativa JGM N° 260/2012)

Jefatura de Gabinete de

Ministros

Secretaria de Ambiente y Desarrollo

Sustentable

Dirección General de

Administración

I

I -1

Dirección de Dirección de Compras,

Dirección de Presupuesto y Recursos Contabilidad Contrataciones,

Humanos Presupuestaria Patrimonio y

Suministros

Coordinacion de Presupuesto y Rendidon De

Cuentas

A través del Decreto W13/2015 se modificó la Ley de Ministerios y se crea el Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable el cual asumió las tareas realizadas por la Ex



"201 6· Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"

Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable de la Jefatura de Gabinete de Ministros, incluyendo sus organismos descentralizados y desconcentrados; transfiriéndose también a este nuevo Ministerio, la administración de Parques Nacionales.

Asimismo, el 19/01/2016, se sustituye la denominación del Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo Sustentable por la de Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable mediante el Decreto W 223/2016.

Por Decisión Administrativa N° 499 de fecha 19/05/2016, se aprobó la estructura organizativa de primer nivel operativo del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable.

Se verificó como hecho posterior a las tareas de auditoría que el 02/08/2016 se aprobó la Resolución MAyDS N° 258/2016 donde se aprueba la estructura organizativa de segundo nivel operativo de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa del Ministerio.

Procedimientos:

La Auditoría se desarrolló siguiendo los procedimientos y prácticas estipulados en las Normas de Auditoría Interna Gubernamental (Resolución SGN W 152/2002) y el Manual de Control Interno Gubernamental (Resolución SGN W 03/2011). Se utilizaron como criterios las Normas Generales de Control Interno (Resolución SGN W 172/2014). Asimismo, la Auditoría se planificó y ejecutó teniendo en cuenta los procedimientos mínimos contenidos en el Instructivo de Trabajo W 04/2014 "Programa de Verificación para el Proceso de Compras y Contrataciones" comunicado mediante Circular SIGEN N° 02/2014.4 .

Las tareas de auditoría desarrolladas en el presente informe se detallan a continuación:

• Relevamiento y análisis de la normativa vigente y recopilación de antecedentes.

• Identificación de las compras y contrataciones significativas tramitadas por el SAF 317.

• Integración por monto y concepto de las compras correspondientes al periodo bajo análisis .

• La determinación de la muestra se realizó en primer lugar por el monto de adjudicación y, como factor de ponderación secundaria, la diversidad de los bienes o servicios que fueron adquiridos, siendo significativo un monto a partir de PESOS DIEZ MILLONES ($ 10.000.000,00).

• Verificación del proceso de las compras y contrataciones significativas según los aspectos previstos en el Instructivo de Trabajo W 04/2014 formulado por SIGEN.

• Solicitud a la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros, mediante Nota N° 13-UAIMAyDS /16 de los expedientes por los cuales tramitaron las compras y contrataciones significativas en el SAF 317.

• Revisión y análisis de la documentación enviada por la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros.

• Entrevista con el Asesor de la Dirección auditada.

4 Se puede verificar la información en: https://net.sigen .gob.ar/ Unidad de Auditoría Interna MAyOS

13


• Análisis de la muestra. La misma se compone de 6 expedientes (100%). Se seleccionaron tanto por el monto significativo de los mismos como de distintos procedimientos contemplados en la normativa de compras. El total de la muestra está compuesta por la emisión de 9 órdenes de compra.

111. LIMITACiÓN EN EL ALCANCE:

Esta Unidad de Auditoría Interna se circunscribió al análisis de las actuaciones mencionadas en el punto II hasta la etapa de la emisión de la orden de compra o con la notificación cursada a la Tesorería de poner a disposición de los oferentes las garantías correspondientes, siendo ésta la última etapa del procedimiento que pudo observarse en ellos expedientes que conforman la muestra. En función de lo expuesto la aplicación de la totalidad de los procedimientos mínimos contenidos en el Instructivo de Trabajo W 04/2014 "Programa de Verificación para el Proceso de Compras y Contrataciones" comunicado por Circular SIGEN N° 02/2014 quedo supeditado a la presente limitación.

Se informa que los aspectos relacionados al funcionamiento de la Unidad Operativa de Contrataciones en relación a la intervención de la misma en las diferentes etapas que comprende el proceso de Contrataciones, no conforma el objeto del presente informe, siendo considerados estos aspectos y lo que refiere al circuito interno de la Unidad Operativa en el Proyecto de Auditoría N° 2.3 - Funcionamiento de la UOC SAF 317- correspondiente a la planificación anual 2016 de ésta Unidad de Auditoría Interna.

IV. MARCO DE REFERENCIA:

La Dirección de Compras, en lo que a contrataciones se refiere , tiene asignadas misiones y funciones específicas establecidas por Decisión Administrativa JGM N° 260/2012, entre ellas:

1. Planificar, en base a las necesidades de la Secretaría, el Plan Anual de compra de bienes y contratación de servicios para una adecuada ejecución del presupuesto.

2. Centralizar los requerimientos y formular el Plan Anual de Necesidades de bienes y servicios destinados a cubrir las exigencias de las distintas áreas de la Secretaría.

3. Definir la modalidad de contratación para la adquisición de materiales, suministros, maquinarias y equipos, así como la de servicios para los sectores solicitantes.

4. Dirigir los procesos licitatorios necesarios en el marco de las normas que rig~n las contrataciones del Estado Nacional.

5. Confeccionar los pliegos, llevar a cabo los trámites licitatorios a través del procedimiento de selección correspondiente, hasta la etapa preadjudicataria, inclusive, y elaborar los actos administrativos aprobatorios de los procedimientos y adjudicaciones, a suscribir por la autoridad competente, vinculados con las normas que regulen el régimen de contrataciones del Estado.

6. Intervenir en el análisis de las ofertas presentadas a efectos de predeterminar la selección de las más convenientes.



"2016 - Año del Blcentenano de la Declaración de la Independencia Nacional"

7. Asistir en sus tareas a las comisiones de preadjudicación que se crean al efecto de realizar un proceso de licitación, asesorando en la materia

8. Administrar un sistema de información que permita registrar todas las operaciones de altas y bajas de los Bienes de Uso que integran el patrimonio de la Secretaría, acorde al sistema de contabilidad gubernamental implementado por la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional W 24.156 y sus modificatorias.

9. Procesar y producir la información necesaria que permita conocer el inventario general de los Bienes Muebles e Inmuebles, con su correspondiente ubicación , dependencia, responsable , código presupuestario, descripción del bien, valuación, y estado de vida útil.

10. Atender la prestación de los servicios generales de mantenimiento, intendencia y seguridad.

11. Programar y ejecutar un adecuado mantenimiento de todos los inmuebles de la Secretaría y atender la prestación de los servicios de movilidad y mantenimiento del parque automotor.

Asimismo, dependiente de la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros, se encuentra la Coordinación de Compras, a la cual se asignó por la citada Decisión Administrativa, las funciones que a continuación se enumeran:

1. Asistir en la planificación, en base a las necesidades del área del Plan Anual de compra de bienes y contratación de servicios para una adecuada ejecución del presupuesto.

2. Colaborar en la centralización de los requerimientos y formular el Plan Anual de Necesidades de bienes y servicios destinados a cubrir las exigencias de las distintas áreas.

3. Asistir en la definición de la modalidad de contratación para la adquisición de materiales, suministros, maquinarias y equipos, así como la de servicios para los sectores solicitantes.

4. Asistir en los procesos licitatorios necesarios en el marco de las normas que rigen las contrataciones del Estado Nacional.

5. Intervenir en la confección de los pliegos, llevar a cabo los trámites licitatorios a través del procedimiento de selección correspondiente, hasta la etapa preadjudicataria, inclusive, y elaborar los actos administrativos aprobatorios de los procedimientos y adjudicaciones, a suscribir por la autoridad competente, vinculados con las normas que regulen el régimen de contrataciones del Estado.

6. Intervenir en el análisis de las ofertas presentadas a efectos de predeterminar la selección de las más convenientes.

7. Asistir en sus tareas de preadjudicación que se crean al efecto de realizar un proceso de licitación, asesorando en la materia.

Unidad de Auditoría Interna MAyOS 15


V. MARCO NORMATIVO:

NORMATIVA GENERAL

• Constitución Nacional, artículo 41 . • Ley W 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público

Nacional.

• Ley W 27.008/2014 de Presupuesto General de la Administración Nacional para el Ejercicio 2015.

• Decreto W 1.344/2007 -apruébese el Reglamento de la Ley W 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional. El Decreto W 1.039/2013 sustituye el artículo 35, estableciendo las competencias para aprobar gastos, ordenar pagos y efectuar desembolsos.

• Decreto W 1.919/2006 - Modificase el Decreto N° 357 Del 21 de Febrero de 2002 y sus Modificatorios. Apruébese la Estructura Organizativa de la Secretaria De Ambiente Y Desarrollo Sustentable.

• Decreto N° 13/2015 - Modificación Ley de Ministerios. • Decreto N° 223/2016 - Ley W 22.520 y Ley W 26.168. Modificaciones. Ley de Ministerios • Decisión Administrativa W 01/2015 - Distribución del Presupuesto de Gastos y Recursos de

la Administración Nacional para el Ejercicio 2015. Aprobado por la Ley 27.008. • Decisión Administrativa JGM N° 260/2012 Transfórmese la Dirección Técnico Administrativa

en Dirección General de Administración e incorpórese la Dirección General de Asuntos Jurídicos en la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable. Apruébense estructuras.

• Resolución SGN N° 152/2002 -Procedimientos y practicas estipulados en las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

• Decisión Administrativa N°499/2016, apruébese la estructura organizativa de primer nivel operativo del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sustentable.

• Resolución SGN N° 03/2011 -Manual de Control Interno Gubernamental. • Resolución SGN N° 172/2014 -Norma Generales de Control Interno. • Resolución MAyDS N° 258/2016 apruébese la estructura organizativa de segundo nivel

operativo de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa del Ministerio. • Circular N° 02/2014 - Programa de verificación para el Proceso de Compras y

Contrataciones

Normativa de Contrataciones

• Decreto Delegado N° 1.023/2001 establece el Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional.

• Decreto W 893/2012 reglamentario del Decreto Delegado W 1.023/2001 , establece el Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional, derogando el Decreto W 436/2000 y otra normativa.

• Decreto W 690/2016 deroga el Decreto 1039/2013 Y modifica el Decreto N° 1.344/2007.

En el Anexo I se encuentra un detalle de la normativa vigente de compras y contrataciones que identifica el marco normativo, agrupada de forma temática para una mejor exposición .



"2016 · Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"

V. RESULTADOS DEL RELEVAMIENTO:

V.1. Determinación y análisis del universo de la auditoría:

En el marco del objeto del presente informe, se notificó a la Subsecretaria de Coordinación Administrativa mediante Nota N° 05-UAIMAyDS/16 de fecha 09/03/2016, el inicio de la presente auditoria y la solicitud de remisión de información que esta Unidad de Auditoria Interna consideró necesaria para realizar el análisis correspondiente.

Mediante Nota DGAF (S/N) de fecha 15/03/2016 se remitieron a esta UAI , los listados de las órdenes de compra del periodo septiembre a diciembre de 2015 del SAF 317 Dicha información fue contrastada con los reportes emitidos mediante el ingreso al Sistema Integrado de Información Financiera (e - sidif) y al Sistema Local Unificado (SLU) para la determinación de la muestra. Se analizaron las Órdenes de Compras obtenidas según lo determinado en el punto anterior. procediéndose a seleccionar las contrataciones significativas efectuadas por el SAF 317. La determinación de la muestra se realizó en primer lugar por el monto de adjudicación y, como factor de ponderación secundaria, la diversidad de los bienes o servicios que fueron adquiridos, siendo significativo un monto a partir de PESOS DIEZ MILLONES ($ 10.000.000,00).

Determinada la muestra en función de lo mencionado ut supra cabe mencionar que al expediente N° 6.826/2015 correspondiente a la Licitación Pública N° 06/2015 - Adquisición de vehículos terrestres de apoyo logístico y cisternas para el combate de incendios forestales, rurales y de interface para el Sistema Federal de Manejo del Fuego, le corresponde la siguiente aclaración: el mismo fue analizado por esta Unidad de Auditoría Interna en conjunto con la Sindicatura General de la Nación (SIGEN) debido a una solicitud de intervención proveniente de la máxima autoridad del Ministerio, exponiéndose lo relevado en el Informe Técnico N° 03 -UAI MAyDS/16 de fecha 15 de Abril del corriente año.

Como resultado del análisis realizado, mediante Nota N° 13-UAIMAyDS/16 se solicitó a la Subsecretaria de Coordinación Administrativa la remisión de los expedientes que conforman la muestra.

Conforme se desprende en el cuadro a continuación , se expone detalle de las actuaciones correspondientes a las compras y contrataciones significativas SAF 317 seleccionadas para el presente informe:



Orden Procedimiento

Expediente de de selección

compra N° de orden Proveedor Importe

N° N° Tipo

LA MANTOVANA 1 33.118/2015 47 DE LlC PÚBLICA $ 19.772.040,00

SERV.GRALS.SA

CMS 2 20.954/2014 48 SUDAMERICANA LlC PÚBLICA $ 12.528.600,00

S.R.L.

3 44.597/2015 51 NACION CONTRATACION

$ 12.674.258,89 SEGUROS S.A DIRECTA

BANCO DE LA 6.826/2015 63 NACION LlC PÚBLICA $ 235.068.751,33

ARGENTINAs 4

CMS 6.826/2015 64 SUDAMERICANA LlC PÚBLICA $ 32.130.000,97

S.R.L.

5 42.066/2015 65 JENCK SA LlC PÚBLICA $ 13.652.235,07

6 38.031/2015 67 AURELlA

LlC PÚBLICA $ 18.500.000,00 SAC.I.F.

38.031/2015 68 IVECAM SA LlC PÚBLICA $ 11.453.630,00

6

38.031/2015 69 TVL SA LlC PÚBLICA $ 11 .980.000,00

$ 367.759.516,26

5 La información para la confección del presente cuadro fue obtenida del Sistema Integrado de Información Financiera (e- sidif) correspondiente al SAF 317. Se informa que según el expediente N° 6.826/2015 el proveedor corresponde a la razón Social CMS Sudamericana SRL, siendo el Banco de la Nación Argentina el beneficiario de los fondos ya que el mismo es el emisor de la Carta de Crédito.



"2016 - Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"

Procedimiento de Contratación

3%

V.II. Plan Anual de las Contrataciones

Lic i t ción Pública

Contratación Directa

El artículo 6° del Decreto N° 1.023/2001 establece que cada jurisdicción o entidad formulará su programa de ~ontrataciones ajustado a la naturaleza de sus actividades y a los créditos asignados en la Ley de Presupuesto de la Administración Nacional. Asimismo, el artículo 12 del Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional aprobado por el Decreto N° 893/2012 establece que la las Unidades Operativas de Contrataciones elaborarán el Plan Anual de Contrataciones de la Jurisdicción.

En relación a lo expuesto, se verificaron los Planes Anuales de Compras correspondientes a los ejercicios 2014 y 2015 de la ex Secretaria.6 (Ver observación N° 2).

Asimismo la Disposición SSTG N° 01/2013 establece que el "Plan Anual de las Contrataciones", debe ser enviado por las Unidades Operativas de Compras a la Oficina Nacional de Contrataciones mediante correo electrónico dentro de los plazos informados en la citada norma, como así también , los ajustes originados en las modificaciones de crédito presupuestario u en otros motivos.

Se chequeo el sitio web de la Oficina Nacional de Contrataciones (ONC) y de ello surge que no se encuentran publicados la totalidad de los ajustes trimestrales realizadds por la jurisdicción sobre el Plan Anual de Compras correspondiente al ejercicio 2015 . .

6 Se analizó el Plan Anual de Contrataciones del ejercicio 2014 dado que se iniciaron procedimientos de contrataciones de bienes y servicios, de la muestra seleccionada, que no finalizaron en dicho ejercicio y continuaron su curso en el siguiente ejercicio. Unidad de Auditoría Interna MAyOS

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Atento a lo expuesto, se solicitó al área auditada documentación respaldatoria de los envíos a la ONC de las correspondientes publicaciones de los respectivos ajustes verificándose que la Dirección de Compras cumplió con su obligación de informar y enviar a publicar según lo

establecido la normativa vigente.

V.III. Garantías requeridas por la normativa vigente.

El Decreto N° 1.023/2001 Y su Decreto Reglamentario - establecen cuáles son las garantías de carácter obligatorio, que deben constituir los oferentes o cocontratantes en determinadas modalidades de compras, en las diversas etapas que integran el procedimiento de

Contrataciones. El artículo 98 del Decreto N° 893/2012 establece que "el cocontratante deberá integrar la garantía de cumplimiento del contrato dentro del término de cinco (5) días de recibida la orden de compra o de la firma del contrato. En los casos de licitaciones o concursos internacionales,

el termino será de hasta veinte (20) días como máximo ( ... )" .

Del relevamiento efectuado, se observó que en 1 (un) expediente que conforma la muestra, no evidencia la garantía mencionada aun siendo esta un requisito establecido en el artículo 17 del Pliego de Condiciones Particulares, el cual es concordante con el artículo 98 del Decreto W

893/2012.(Ver observación N° 3).

V.IV. Publicación de las diferentes etapas de la contratación en la Oficina Nacional de

Contrataciones.7

Las etapas de las contrataciones susceptibles de difusión deben ser publicadas en el sitio de Internet de la Oficina Nacional de Contrataciones. Sin embargo, el 21 de agosto de 2014 emitió la Disposición ONC W 64/14, y su modificatoria la Disposición ONC W 79/14, que aprobó el "Procedimiento excepcional de difusión" de aquellas etapas de los procedimientos de selección que celebren las entidades y jurisdicciones contratantes comprendidas en el ámbito de aplicación del Reglamento aprobado por el Decreto N° 893/12. De las entrevistas realizadas con los responsables del área se desprende que, en el periodo auditado, no se han utilizados

dichos procedimientos excepcionales de difusión-

Del relevamiento efectuado surge que los expedientes analizados mediante la modalidad de Licitación Pública, cumplen parcialmente con el requisito de publicación. (Ver observación N°

5).

7 www.argentinacompra.gov.ar



"2016 · Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"

VI. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES:

1) Para dotar de contexto a la presente observación, es necesario realizar la siguiente aclaración: El artículo 70 del Decreto N° 893/2012 establece que "los expedientes por los que tramiten procedimientos de selección se deberá dejar constancia de todo lo actuado desde el inicio de las actuaciones hasta la finalización de la ejecución del contrato. En tal sentido se deberán agregar todos los documentos, actuaciones administrativas, informes, dictámenes y todo otro dato o antecedente relacionado con la cuestión tratada, originados a solicitud de parte interesada o de oficio y ordenados cronológicamente".

OBSERVACiÓN: Del análisis de los expedientes que componen la muestra del presente informe, se verificó que la documentación que contienen los mismos se encuentra incompleta.

De la totalidad de los expedientes analizados, se verificó que el 100% finaliza con la orden de compra o bien con la notificación cursada a la Tesorería de poner a disposición de los oferentes las garantías correspondientes al proceso de compras y contrataciones. Asimismo, no se expone constancia en última foja ni a través de TRI (Tramite interno) de la continuidad de lo actuado.

OPINiÓN DEL AUDITADO: En relación a lo expresado, esta Dirección General de Administración y Finanzas, procederá a ordenar la gestión de unificación de los expedientes a fin de contar con una única actuación, en la cual se puede verificar, no solo la contratación hasta el perfeccionamiento del contrato, sino además su cumplimiento.

Cabe aclarar, que por cuestiones de orden administrativas, los pagos que se van efectuando amparados por Órdenes de Compra se tramitan por expedientes separados, obrando en el mismo las facturas, la intervención de la Comisión de Recepción, Informe de la Unidad Requirente y la gestión de pago correspondiente. El expediente que originó el proceso de selección queda transitoriamente en la Coordinación de Administración y Contabilidad y con posterioridad a ello, los expedientes de pagos se deben ir agregando a este.

Habiéndose atendido dicha observación por esa Unidad de Auditoría Interna, se procederá a tomar las medidas pertinentes para mejorar el manejo, control y unificación de actuaciones a fin de posibilitar las auditorías correspondientes sobre el total de las actuaciones sin limitar su posibilidad de intervención.

Sin perjuicio de lo antedicho, en caso de considerarlo necesario, se podrá solicitar la información que se desee revisar, para lo cual esta Dirección remitirá las mismas para su control.

RECOMENDACiÓN: Atento a lo expuesto, es importante destacar que la integridad de los expedientes es necesaria para todas las áreas intervinientes en el proceso. No obstante, se recomienda incorporar la documentación de actuaciones complementarias que resultan obligatorias para cumplimentar con la ejecución del contrato, o bien, informar en la última


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foja del expediente principal los datos del expediente o Trámite Interno (TRI) en el cual continua el proceso de compras.

2) OBSERVACiÓN: Existen requerimientos de bienes y servicios que no fueron contemplados en el Plan Anual de Contrataciones correspondiente al año 2014 y 2015 de la jurisdicción.


Servicio para el control y mantenimiento 20.954/2014 integral de 146 unidades pertenecientes al $12.528.600,00.


OPINiÓN DEL AUDITADO: El servicio descripto se encuentra contemplado en el PAC 2015. El cual, como se observó anteriormente, fue enviado para su publicación en la ONC.

RECOMENDACiÓN: Verificar el cumplimiento de lo establecido en los artículos 6° del Decreto N° 1.023/2001 Y artículo 12 de su Decreto Reglamentario ya que si bien el servicio se encuentra plasmado en el Plan Anual 2015 "ejecutado", no se encuentra plasmado en el Plan Anual "Programado".

De lo expuesto en el Informe Técnic08 emitido por el área solicitante del servicio, en el cual se informó que el servicio solicitado sería destinado a las unidades de emergencia, que son utilizadas en forma constante para la ejecución de tareas operativas y en situaciones de extrema exigencia, debió haberse contemplado en el Plan de Acción del Servicio Nacional de Manejo del Fuego, toda vez que dicho servicio de mantenimiento es considerado especifico, estricto, necesario y periódico. La falta de previsión de dichos conceptos en el Plan de Acción Anual impidió que fuera incluido el servicio en el Plan anual de Contrataciones.

Se recomienda que las Unidades Requirentes planifiquen teniendo en cuenta el plan estratégico y presupuestario de la jurisdicción, de modo tal de poder prever los gastos y aplicar la normativa de Compras y Contrataciones de bienes y servicios tal como se establece en el articulado de la misma. Asimismo se deberá considerar que, ante el surgimiento de circunstancias no previstas al momento de la elaboración del Plan, se expongan en los ajustes correspondientes.

3) OBSERVACiÓN: No obra constancia documental en el expediente de la ·garantía de cumplimiento del contrato integrada por el adjudicatario.

8 Informe Técnico de fecha 13/05/2014, emitido por el responsable del Servicio Nacional de Manejo del Fuego, obrante en el expediente N° 20.954/2014, fojas 2-5.


"2016 - Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nac ional"


N° Expediente Detalle

Aadquisición de instrumental para el 42.066/2015 laboratorio de Estudios Ambientales de la


Monto

$ 13.652.235,07

OPINiÓN DEL AUDITADO: La garantía mencionada fue entregada en la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros dentro de los tiempos y forma previstos en el Anexo de la Orden de Compra respectiva por parte de la firma adjudicataria, no pudiendo incorporar la misma al expediente ya que este se encontraba en Auditoría. Sin perjuicio de ello, se remite en adjunto copia certificada de la misma para ser incorporada dentro de las actuaciones citadas.

RECOMENDACiÓN: Se recomienda establecer un procedimiento de control documentado respecto a toda la documentación presentada por los oferentes, de modo de notificar a los mismos, en caso que corresponda, la documentación faltante. De acuerdo a lo establecido en la normativa vigente, el cocontratante deberá integrar la garantía de cumplimiento del contrato dentro del término de cinco (5) días de recibida la orden de compra o de la firma del contrato. En este caso particular, la orden de compra fue recibida el 02/12/2015 por el proveedor, cumpliéndose el plazo máximo para la presentación el día 21/12/2015.

4) A los efectos de dar un contexto a la observación, corresponde realizar la siguiente aclaración. El artículo 109 del Decreto N° 893/2012 - Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública- establece que la unidad operativa de contrataciones deberá remitir a la tesorería jurisdiccional una copia de la notificación cursada a los oferentes, adjudicatarios o cocontratantes para que retiren las garantías, indicando la fecha de comienzo y finalización del plazo con que cuentan los interesados para retirarlas.

OBSERVACiÓN: Se observó que en la totalidad de los expedientes auditados, las copias de las notificaciones cursadas a los oferentes, correspondientes a contrataciones tramitadas mediante la modalidad de Licitación Pública, no se informa el plazo que posee el oferente para efectuar el retiro de la garantía.

OPINION DEL AUDITADO: Lo mencionado en este punto corresponde al artículo N° 104 del Decreto N° 893/12. En todos los Pliegos de Bases y Condiciones Particulares en el artículo N° 3 - Normativa Aplicable - están enunciadas todas las normas por la cual rigen los procesos de selección, entendiendo que, si se presenta una firma a cotizar, no puede alegar desconocimiento de estas, razón por la cual no se indica en las comunicaciones hasta que fecha pueden hacer retiro de las garantías, sino en qué condiciones serán devueltas.



No obstante, si se considera de relevancia, se incorporará tal dato a las comunicaciones que

se efectúen en adelante.

RECOMENDACiÓN: Se recomienda para las futuras contrataciones efectuar las notificaciones correspondientes cumplimentando con los requisitos establecidos por la

normativa vigente. La importancia de lo manifestado radica en que la Tesorería Jurisdiccional será el organismo encargado de devolver las garantías y siendo necesario para ello recibir de la Unidad Operativa de Contrataciones copia de la notificación cursada a los oferentes, adjudicatarios o cocontratantes en la cual se indique la fecha de comienzo y finalización del plazo con que

cuentan los interesados para retirarlas.

5) OBSERVACiÓN: El 75% de los expedientes auditados por los cuales tramitaron contrataciones significativas de bienes y/o servicios mediante la modalidad de Licitación Pública, no se ha observado en el sitio de Internet de la Oficina Nacional de Contrataciones (en adelante ONC) la publicación de las distintas etapas de las contrataciones susceptibles de difusión, en virtud de lo establecido en la normativa vigente. Asimismo no se observó constancia que evidencie el envió de la información para su correspondiente publicación.

(Ver Anexo 11 , Cuadro de Resultados N° 1).

OPINION DEL AUDITADO: Sobre este tema en cuestión, desde la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros se envían para su difusión todas las etapas de los procesos de selección mediante el sistema MCC, para ser difundidas en el sitio web de la Oficina Nacional de Contrataciones. Sin perjuicio de lo observado por esa Unidad de Auditoría Interna, se aclara que desde hace varios ejercicios existen inconvenientes con los servidores de aquella Oficina Nacional razón por la cual en muchos procesos publican

únicamente las convocatorias y circulares. Respecto a los reportes de envío de las etapas, si bien no se tuvo posibilidad de validar lo observado por esa Unidad dado que los expedientes, según sistema, se encuentran en su dependencia, se verificará que todos los reportes de envíos enviados mediante el sistema

MCC, sean impresos y agregados en las actuaciones.

RECOMENDACiÓN: Incorporar la documentación respaldatoria referente a los envíos efectuados a la ONC a los actuados, lo cual responde a la evidencia documental del efectivo cumplimiento por parte de la Unidad Operativa de Contrataciones según lo estableGÍdo en la

normativa vigente.

6) OBSERVACiÓN: Se verificó la falta de documentación respaldatoria actualizada de los vehículos a asegurar mediante la orden de compra N° 51/2015 · (Convenio Interadministrativo) a saber: informe de dominio de los mismos, registro patrimonial, así como tampoco si los mismos se encuentran operativos y afectados a las distintas áreas de

la ex Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentables, entre otros.


"2016· Año del Bicentenario de la Declaración de la Independencia Nacional"


N° Expediente

44.597/2015

Detalle Monto

Contratación directa de servicios de cobertura de seguro automotor para la $ 12.674.258,89

flota vehicular de la jurisdicción

Resulta necesario destacar que en los informes de auditoría N°03-UAIMAyDS/16 "Auditoría Flota Vehicular" y N°07-UAIMAyDS/16 "Tareas de Cierre por cambio de funcionario", se observó la carencia de un sistema integral de registro patrimonial.

OPINiÓN DEL AUDITADO: De acuerdo, sin aclaración que agregar, simplemente manifestar la intención de enmendar tal situación.

RECOMENDACiÓN: Se recomienda establecer un procedimiento de doble control de la documentación presentada por las Unidades Requirentes, de modo de notificar a las mismas, en caso que corresponda, el detalle de la documentación faltante. Asimismo, se reitera lo manifestado en los informes de auditoría mencionados ut supra en cuanto a la necesidad de adoptar las medidas que se crean convenientes para la implementación de un sistema informático integral de gestión patrimonial de bienes de uso para ejercer un eficiente control y gestión de los bienes que forman parte del patrimonio del Ministerio.

7) OBSERVACiÓN: Se verificó que, las áreas requirentes de los servicios y/o bienes no informaron en los correspondientes requerimientos la estimación del costo de acuerdo a las cotizaciones de plaza o de otros elementos o datos que se estimen pertinentes, de acuerdo a lo requerido en el artículo 39 del Decreto N° 893/2012.9

N° Expediente Detalle :. Monto

Servicio para el Control y Mantenimiento 20.954/2014 Integral de 146 Unidades pertenecientes al $ 12.528.600,00


Adquisición de maquinarias y equipamiento 38.031/2015 para la Coordinación General Programa $ 41.933.630,00

Gestión de Residuos Sólidos Urbanos

9 Decreto N° 893/2012 - Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública , Capítulo 11 , Articulo 39 - Requisitos de los pedidos. "Las unidades requirentes de las jurisdicciones o entidades contratantes deberán formular sus requerimientos de bienes o servicios a las respectivas unidades operativas de contrataciones, con la debida antelación y cumpliendo con los siguientes requisitos: ( ... ) g) Estimar el costo de acuerdo a las cotizaciones de plaza o de otros elementos o datos que se estimen pertinentes a tal efecto. h) Suministrar todo otro antecedente que se estime de interés para la mejor apreciación de lo solicitado y el mejor resultado del procedimiento de selección". Unidad de Auditoría Interna MAyOS

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OPINiÓN DEL AUDITADO: De acuerdo, cabe aclarar que desde el inicio de esta gestión se están desarrollando capacitaciones a las distintas Unidades Requirentes donde se establece que dentro de las solicitudes de contratación se agreguen estructuras de costos y/o presupuestos a fin de contar con documentación respaldatoria sobre los costos

estimados de los procesos de selección.

RECOMENDACiÓN: Adoptar las medidas necesarias para efectuar un doble control en cuanto a la verificación de la documentación que debe contener el expediente a efectos de evitar la omisión de documentación en cada etapa correspondiente al procedimiento de adquisición de bienes y servicios con el fin de cumplimentar lo establecido en la normativa

vigente.

8) OBSERVACiÓN: No se indica la metodología y/o el proceso utilizado para la determinación del costo a pesar de haberse realizado las estimaciones correspondientes.

N° Expediente

33.118/2015

42.066/2015

Detalle

Servicio de limpieza, mantenimiento y provisión de insumos sanitarios para los

edificios de la Ex Secretaria de Ambiente y Desarrollo Sustentable

Adquisición de instrumental para laboratorio de Estudios Ambientales de la


Monto

$ 19.772.040,00

$ 13.652.235,07

OPINiÓN DEL AUDITADO: De acuerdo, cabe aclarar que desde el inicio de esta gestión se están desarrollando capacitaciones a las distintas Unidades Requirentes donde se establece que dentro de las solicitudes de contratación se agreguen estructuras de costos y/o presupuestos a fin de contar con documentación respaldatoria sobre los costos

estimados de los procesos de selección.

RECOMENDACiÓN: ídem Recomendación anterior.

9) OBSERVACiÓN: La notificación de adjudicación remitida al adjudicatario o adjudicatarios y al resto de los oferentes fue enviada en un plazo superior al establecido por la

normativa vigente1O• (Ver Anexo 11 , Cuadro de Resultados N° 2).

N° Expediente

38.031/2015

Detalle

Adquisición de maquinaria y equipamiento para la Coordinación

General de GIRSU .

Monto

$ 19.772.040,00

10 Decreto N0 893/2012 _ Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Pública, Capítulo IX, Articulo 94 - Adjudicación. "La adjudicación será notificada a/ adjudicatario o adjudicatarios y al resto de los oferentes, dentro de los tres (3) días de dictado el acto respectivo ( ... )"



"2016 - Año del Bicentenario de la Dec laración de la Independencia Nacional"

OPINiÓN DEL AUDITADO: Este punto también ha sido observado por esta Dirección, razón por la cual se procurará que se remita con celeridad los expedientes a la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros para su conocimiento y posterior remisión de las notificaciones pertinentes dentro de los tiempos establecidos en la normativa vigente_

Respecto al expediente mencionado, el Acto Administrativo de Adjudicación fue suscripto por las autoridades pertinentes con fecha 24 de noviembre de 2015 y remitido para conocimiento e intervención de la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros el 01 de diciembre de 2015. Por tal motivo, no fue posible cursar las comunicaciones pertinentes en el tiempo que establece la norma.

RECOMENDACiÓN: Diseñar e implementar un procedimiento interno teniendo en cuenta las responsabilidades , plazos y funciones de las diferentes áreas intervinientes, en el proceso de Compras y Contrataciones, a fin de evitar incumplimientos con la normativa aplicable en la materia.

10) A los efectos de dar un contexto a la observación, corresponde realizar la sigu iente aclaración . El artículo 49 del Decreto N° 893/2012 establece que la convocatoria a presentar ofertas en las licitaciones públicas y en los concursos públicos se difundirá desde el día en que se le comience a dar publicidad en el órgano oficial de publicación de los actos de gobierno. A tal fin la información referente a la convocatoria deberá remitirse a la Oficina Nacional de Contrataciones, con dos (2) días de antelación al de la fecha en que corresponda efectuar su difusión, conjuntamente con los pliegos de bases y condiciones particulares.

OBSERVACiÓN: Se observó que el 75% de los expedientes auditados de la modalidad de contratación de Licitación Pública, la remisión de la convocatoria a presentar ofertas en la ONC se efectuó en un plazo que difiere a lo normado. (Ver Anexo 11 , Cuadro de Resultados N° 3) .

OPINiÓN DEL AUDITADO: Le remisión de la convocatoria para ser difundida en el sitio web de la ONC puede efectuarse días previos a la difusión de la convocatoria en el boletín oficial sin inconveniente alguno, ya que, uno de los requisitos obligatorios para que se pueda generar el envío es indicar la fecha de publicación en el boletín oficial y la Oficina Nacional de Contrataciones no difunde sino hasta entonces, las convocatorias en su sitio web. En consecuencia la mayor antelación no implica necesariamente una diferencia entre las fechas de convocatoria y difusión.

RECOMENDACiÓN: Dar cumplimiento con lo exigido por la normativa vigente en materia formalidades administrativas para futuras contrataciones de bienes y/o Servicios dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 49 del Decreto N° 893/2012 "la información



referente a la convocatoria deberá remitirse a la Oficina Nacional de Contrataciones, con dos (2) días de antelación al de la fecha en que corresponda efectuar su difusión".

11) OBSERVACiÓN: El 100% de los expedientes auditados correspondientes a contrataciones tramitadas por la modalidad de Licitación Pública, no evidencia la presentación de las ofertas por parte de los oferentes con la cantidad de copias que se requirió en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.

OPINiÓN DEL AUDITADO: Las copias de las ofertas son utilizadas para ir tomando conocimiento de las firmas que han participado en el proceso, para ser utilizadas por las Unidades Requirentes para ayudar en el análisis técnico de las ofertas, entre otras.

Razón por la cual, resulta prescindible solicitar copias a los oferentes que luego serán agregadas al expediente junto con su original, en cambio, son utilizadas para los fines mencionados. No obstante ello, de considerarlo en futuras Actas de Apertura se indicará la cantidad de copias recibidas.

RECOMENDACiÓN: Realizar la aclaración de la cantidad de copias recibidas en el Acta de Apertura con el objetivo de documentar el cumplimiento a lo requerido en el Pliego de Bases y Condiciones Particulares.

12) Previo a formular la observación, corresponde realizar la siguiente aclaración. El artículo 57 del Decreto N° 893/2012, establece los datos que deberán mencionar como mínimo los anuncios de las convocatorias y las invitaciones a los procedimientos de selección, entre otros el de informar el número de expediente correspondiente a la contratación en proceso.

OBSERVACiÓN: El 100% de los expedientes auditados de contrataciones de bienes y/o servicios tramitadas mediante la modalidad Licitación Pública, no exponen en las respectivas invitaciones a los procedimientos de selección cursadas a los posibles oferentes, el número de expediente correspondiente, en cumplimiento a lo requerido por la normativa vigente.

OPINiÓN DEL AUDITADO: Se está de acuerdo con la observación planteada y se incorporará a las invitaciones la indicación del número de expediente correspondiente.

RECOMENDACiÓN: Adoptar las medidas necesarias para efectuar un doble control en cuanto a la verificación de la documentación que debe contener el expediente en cada una de las etapas que conforman el proceso de contratación de bienes y servicios con el objetivo de detectar y subsanar errores de índole material.


"2016 - Año del Bicenlenario de la Declaración de la Independenc ia Nacional"


VII. CONCLUSiÓN:

En virtud de los procedimientos de auditoría efectuados en la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros se verificó la carencia de integridad en la totalidad de los expedientes analizados, toda vez que no se verifican las distintas etapas del procedimiento de contratación por las cuales tramita el actuado_

En relación a la planificación Anual de las Contrataciones del Ministerio se observó una deficiencia en la previsión de aquellas adquisiciones de bienes y servicios que siendo considerados por la unidad requirente como un servicio específico, estricto, necesario y periódico no fue previsto en el Plan anual programado de la Jurisdicción_ A este respecto, se sugiere capacitar a las unidades requirentes y realizar un seguimiento previo a la conformación final del Plan Anual de cada ejercicio.

Se recomienda poner énfasis en el control de los documentos en cuanto a los desvíos en el cumplimiento de los requisitos formales establecidos en la normativa pertinente. Atento a lo mencionado se expone la necesidad de elaborar e implementar un manual de procedimientos que establezca los controles necesarios en cada una de las etapas del procedimiento administrativo para la adquisición de bienes y servicios.

Tener presente para futuras contrataciones que los documentos generados desde el inicio de las actuaciones hasta la finalización de la ejecución del contrato, sean incorporados al expediente por el que tramitan. Ello así, cuidando que los procedimientos de contrataciones sean guiados por los principios de publicidad y transparencia, y evitar errores u omisiones materiales para alcanzar un mayor grado de eficiencia en los procedimientos administrativos.

Dra. MARIA TERESA M NCINI AUDITORA INTERNA TITULft.R MINISTERIO DE AMBIENTE

Y DESARROLlO SUSTENTABLE


Buenos Aires, Septiembre de 2016

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ANEXO I - Marco Normativo

Compras y contrataciones

• El Decreto Delegado N° 1.023/2001 establece el Régimen de Contrataciones de la

Administración Nacional.

• El Decreto N° 893/2012 reglamentario del Decreto Delegado N" 1.023/2001, establece el

Reglamento del Régimen de Contrataciones de la Administración Nacional, derogando el

Decreto N" 436/2000 Y otra normativa.

• El Decreto N° 690/2016 deroga el Decreto 1039/2013 Y modifica el Decreto N° 1.344/2007.

• La Decisión Administrativa N° 260/2012 de la Jefatura de Gabinete de Ministros, aprobó la

estructura organizativa de la Dirección General de Administración de la entonces Secretaría

de Ambiente y Desarrollo Sustentable de la Jefatura de Gabinete de Ministros. Establece

las acciones de la Dirección de Compras, Contrataciones, Patrimonio y Suministros y de la

Coordinación de Contrataciones, y de la Coordinación de Contrataciones .

• La Disposición ONC N" 58/2014 aprueba el PLIEGO ÚNICO DE BASES Y CONDICIONES

GENERALES a utilizarse en forma obligatoria en los procedimientos de selección que lleven

a cabo las jurisdicciones y entidades del PODER EJECUTIVO NACIONAL para la

contratación de bienes y servicios, a excepción de las contrataciones que se realicen por la

modalidad de acuerdo marco y bienes estandarizados y de los procedimientos de selección

y contratos que se realicen en el exterior. Asimismo, aprueba los formularios modelo para

confeccionar el pliego de bases y condiciones particulares, la base del llamado y el anuncio

a convocatoria, indicando que pueden ser modificados por las jurisdicciones y entidades

contratantes para atender las características propias de cada contratación.

• La Comunicación General ONC N" 01/2013 reglamenta el artículo 58 del Decreto N"

893/2012 relacionado con la Difusión de las convocatorias en el sitio de Internet de la ONC.

• La Comunicación General ONC N" 02/2013 establece pautas para la difusión de las

convocatorias a contratación directa en el sitio de Internet de la ONC.

• La Comunicación General ONC N" 03/2013 establece la obligación por parte de las UOC de

remitir la publicación de las etapas mediante un correo a la Coordinación de Transparencia y

de verificar la efectiva y correcta difusión de dicha información en el sitio del órga.no rector.



"2016 • Año del Bicentenario de la Dec laración de la Independencia Nac ional"

Programa de Ordenamiento de las Compras y Contrataciones Públicas11

• La Disposición SSTG N° 01/2013 aprueba el modelo para el envío del Plan Anual de

Contrataciones por parte de las jurisdicciones o entidades contratantes.

Comisión evaluadora y comisión de recepción de bienes

• La Resolución SAyOS N° 80/2013 designa los integrantes de la Comisión Evaluadora y de la

Comisión de Recepción de la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable.

DOCUMENTACiÓN RELEVANTE

• Expediente N° 20.954/2014 - Licitación Pública N° 06/2014.

• Expediente N° 6.826/2015 - Licitación Pública N° 06/2015


• Expediente N° 38.031/2015 - Licitación Pública N° 18/2015


• Expediente N° 44.597/2015- Contratación Directa N° 16/2015

• Informe de auditoría N° 03-UAIMAyDS/16 - Auditoria Flota Vehicular.

• Informe de auditoría N° 07-UAIMAyDS/16 - Tareas de cierre por cambio de funcionario.

• Informe Técnico N° 03- UAIMAyDS/16 - Licitación Pública de adquisición de autobombas.

• Nota N° 05-UAIMAyDS /16- Inicio de Auditoría

• Nota N° 13-UAIMAyDS/16 -Solicitud de Información al área auditada.

• Nota N° 760437-APN-UAIMAyDS/16 - Remisión de Informe Preliminar para opinión del

auditado.

• Memorando N° 898031-APN-DGAYFMAD/16 Respuesta Nota N°760437 -APN-

UAIMAyDS/16 - Remisión de Informe Preliminar para opinión del auditado.

11 Con esta nomenclatura es que la ONC agrupa la siguiente normativa. Unidad de Auditoría Interna MAyOS

31


ANEXO 11 - Resultados Obtenidos

Cuadro de Resultado N° 1.

Procedimiento de selección Publicación en la página del Organismo Nacional

de Contrataciones Boletín Oficial

Tipo N° EXP. A B C D E F G H

06/1412 20.954/14 SI NO SI SI N/A NO SI SI SI

LIC. 12/15 33.118/15 SI NO N/A SI SI NO SI SI SI

PÚBLICA 18/15 38.031/15 SI SI SI SI SI SI SI SI SI

20/15 42.066/15 SI SI SI SI NO NO SI SI SI

CONT. 16/15 44.597/15 SI N/A N/A N/A N/A N/A SI SI N/A DIRECTA

A) Convocatoria B) Pliego C) Circulares D) Apertura E) Cuadro Comparativo

F) Dictamen G) Adjudicación H) Orden de Compra


Plazo - Articulo

EXP. Procedimiento 94 -Reglamento

de selección Fecha Fecha del Régimen de

Acto Contrataciones Desvio

Administrativo Notificación de la

N° Tipo Administración Pública

20.954/14 LlC PÚBLICA 23/09/2015 28/09/2015 3 días hábiles de dictado del Acto.

- J

12 Se informa que en el sitio de internet de la Oficina Nacional de Contrataciones fue publicada las etapas de la Licitación Publica N° 06/2014 como Licitación Publica N° 04/2015 en forma errónea.


"20 16 - Año del Bicentenario de la Dec laración de la Independenc ia Nacional"


Procedimiento EXP. de selección Fecha

Acto

Plazo - Articulo 94 Fecha -Reglamento del

Régimen de Contrataciones de Desvió

N° Tipo Administrativo Notificación la Administración Pública

33.118/15 LlC PÚBLICA 22/09/2015 23/09/2015 -

LlC PÚBLICA 24/11/2015 03/12/2015 3 días hábiles de 4 días 38.031/15 dictado del Acto hábiles

42 .066/15 LlC PÚBLICA 30/11/2015 01/12/2015 -


EXP. Procedimiento de Fecha de Fecha de selección remisión publicación Cantidad de días

hábiles N° Tipo Convocatoria 80

33.118/15 LIC. PÚBLICA 08/07/2015 13/07/2015 3

20.954/14 LIC. PÚBLICA 14/04/2015 15/04/2015 1

42.066/15 LIC. PÚBLICA 17/09/2015 18/09/2015 1

38.031/15 LIC. PÚBLICA 25/07/2015 26/07/2015 1



ministerio de ambiente y desarrollo sustentable de la nación · mediante nota n° 13-uaimayds /16...

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