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Ministerio de Agricultura y Ganadería

Servicio Fitosanitario del Estado

Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno

ORDINARIA CCI-04-2019 REUNIÓN Nª:

Coordinador (Comisión, que cada mes

debe dar seguimiento a

Tema de la Reunión:

Fecha de la Reunión: Hora de Inicio: Hora de Finalización:

328-2019

Adrián Gómez Díaz-Comisión de Control Interno

Sesión No. CCI-04-2019

11/12/2019 08:00:00 12:00:00

Acta Nº:

Sala de reuniones

Dirección Ejecutiva

Lugar de la reunión:

Asuntos a Tratar: (Agenda previa de lo que se tratará en la reunión)

1. Comprobación de quórum.

2. Aprobación de Agenda.

3. Correspondencia.

4. Aprobación de actas.

5. Seguimiento de acuerdos.

6. Capacitación MSCI.

7. Autoevaluación del SCI 2019.

8. Resultados IGI-2018.

9. IGI-2019.

Asistentes:

Nombre Departamento Correo Firma

Fernando Araya Alpízar Dirección Ejecutiva [email protected]

Leda Madrigal Sandi Dirección Ejecutiva [email protected]

Fanny Sánchez Oviedo Unidad De Normalización [email protected]

Silvia Elena Ramírez Moreira Unidad De Planificación, Gestión

De La Calidad Y Control Interno [email protected]

Marilyn Esquivel Vargas Unidad De Recursos Humanos [email protected]

Carlos Roberto Rojas Chaves Unidad De Registro De

Agroquímicos Y Equipos De

Aplicación

[email protected]

Comisón de Control Interno-43-




Nombre Departamento Correo Firma

German Carranza Castillo Departamento de Laboratorios [email protected]

Verónica Evangelina Picado

Pomar

Laboratorio De Análisis De

Residuos De Agroquímicos

[email protected]

Adrián Gómez Díaz Unidad De Planificación, Gestión

De La Calidad Y Control Interno [email protected]

Asuntos Tratados

ACTA ORDINARIA CCI-04-2019. Acta número cuatro correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión de

Control Interno (CCI), a las ocho horas del once de diciembre de dos mil diecinueve, presidida por el señor Fernando Araya

A., representante de la Dirección Ejecutiva del Servicio Fitosanitario de Estado (SFE), con la asistencia de los siguientes

miembros: Leda Madrigal S. Subdirectora SFE; German Carranza Jefe Dpto., Laboratorios; Marilyn Esquivel Vargas,

representante suplente Dpto., Administrativo Financiero; Fanny Sánchez Oviedo representante suplente del área técnica; Silvia

Ramírez Moreira representante de PCCI y Adrián Gómez Díaz, coordinador de la Comisión.

Ausentes con justificación. A la reunión no asistió la Licda. Verónica Picado Pomar representen suplente del Departamento

Laboratorios, por estar realizando funciones en el laboratorio con los equipos nuevos que adquirió el SFE. También justificó su

ausencia el Lic. Carlos Roberto Rojas Chaves representante titular del área técnica, por estar en una cita médica.

Se contabilizan 06 votos válidos.

Invitados. Para esta sesión no se convocó a ningún funcionario externo.

CAPÍTULO I. COMPROBACIÓN DEL QUÓRUM.

ARTÍCULO 1. Comprobación del quórum. Al ser las ocho horas con diez minutos, la Presidencia confirma que se encuentran

presentes seis miembros con derecho a voz y voto, existe quórum para sesionar.

CAPÍTULO II. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.

ARTÍCULO 2. Revisión y aprobación del orden del día de la sesión ORDINARIA No. CCI-04-2019. Se conoce y realiza

lectura del orden del día.

ACUERDO CCI-14-2019. Se aprueba el orden del día sin modificaciones. APROBADO CON 6 VOTOS.

CAPÍTULO III. REVISIÓN DE LA CORRESPONDENCIA.

Comisón de Control Interno

-44-

Ausente con justificación




Asuntos Tratados

ARTICULO 3. Correspondencia recibida. Se dio lectura a los oficios DSFE-0469-2019; DSFE-0702-2019, PCCI-0095-2019

y PCCI-0109-2019.

Sobre el oficio PCCI-0109-2019 dirigido al Ing. Fernando Araya con información sobre la evaluación del Grado de Madurez

de la Ética. El MBA Adrián Gómez somete a discusión dados los resultados del grado de madurez de la ética que mecanismos

se pueden utilizar para mejorar este indicador, luego de la discusión se acuerda: 1. Promover el tema de la ética a través de los

valores mediante charlas a los funcionarios, iniciando a nivel regional (Estaciones Control y Unidades Regionales)., 2.

Realizar una encuesta dirigida a todos los funcionarios que sirva de parámetro para focalizar de una mejor manera las acciones

a desarrollar de acuerdo a las necesidades de los funcionarios y 3. Que la Unidad de Recursos Humanos informe a la Unidad

PCCI sobre el ingreso de nuevos funcionarios para efectos de la inducción.

ARTICULO 4. Correspondencia enviada. Se dio lectura al oficio CCI-0001-2019 por parte del MBA. Adrián Gómez Díaz

secretario de la CCI.

CAPÍTULO IV. APROBACIÓN DE ACTAS.

ARTÍCULO 5. Aprobación del acta de la sesión ORDINARIA CCI-02 2019 y EXTRAORDINARIA CCI-03-2019. Quien

preside pregunta si existe alguna observación sobre las actas que previamente fueron enviadas a todos los miembros de la

Comisión de Control Interno y ningún miembro presenta observaciones. Se procede a verificar la lista de los miembros que

presenciaron la sesión ordinaria 02 de la CCI del 10 de julio de 2019, así como la del 22 de julio de 2019 y se constata la

presencia de los mismos en esta sesión para la aprobación de las actas.

ACUERDO CCI-15-2019. Se aprueban las actas ORDINARIA CCI-02-2019 y EXTRAORDINARIA CCI-03-2019.

APROBADO CON 6 VOTOS.

CAPÍTULO V. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.

ARTÍCULO 6. El seguimiento de acuerdos se realizó por medio del sistema SIRSA a la fecha los acuerdos de la CCI se

encuentran cumplidos.

CAPÍTULO VI. CAPACITACIÓN MSCI.

ARTÍCULO 7. Capacitación MSCI del SFE. El Ing. Fernando Araya A., comenta que en general los participantes se

manifestaron satisfechos con la capacitación impartida por la Unidad de PCCI y Auditoría Interna y consideran oportuno que

se replique a las diferentes instancias de la institución. Entre las acciones de mejora indican que se debe enviar material sobre

el tema a impartir con antelación a los participantes y la opción de grabar las charlas para utilizarlas posteriormente.

CAPÍTULO VII. AUTOEVALUACIÓN SCI 2019.

ARTÍCULO 8. Estado de cumplimentero de la Autoevaluación del SCI 2019. El MBA., Adrián Gómez Díaz informa sobre el

estado de avance en la ejecución o contestado de las preguntas establecidas para la Autoevaluación 2019 por parte de los jefes

de departamento y de Unidad del SFE. Así mismo, detalla que hay muchas dependencias que está muy atrasadas y otras que no

hay iniciado el proceso. Lo anterior es preocupante ya que la autoevaluación finaliza el 15 de diciembre a las 12 MN.

Al respecto el Ing. Fernando Araya A., Director del SFE indica que la autoevaluación se finalizará según lo establecido el 15

de diciembre y toda jefatura que no haya cumplido con esta disposición normativa deberá ser notificada por escrito con una

amonestación con copia al expediente de evaluación de desempeño y deberá obligatoria-mente en enero de 2020 completar la

autoevaluación.


-45-




Asuntos Tratados

CAPÍTULO VIII. RESULTADOS IGI-2018.

ARTÍCULO 9. Resultados del IGI-2018. El MBA. Adrián Gómez Díaz expone los resultados obtenidos por el SFE en el

Índice de Gestión Institucional correspondiente al año 2018. Donde la institución obtuvo un puntaje final de 75 ubicándose en

la posición 67 de 158. Los resultados según criterios de análisis fueron 66 en eficiencia, 85 en transparencia y 75.8 en ética y

prevención de la corrupción.

CAPITULO IX. IGI-2019.

ARTÍCULO 10. Próxima aplicación del IGI-2019. 8. La Controlaría General de la República (CGR) emitió el instrumento

para realizar la evaluación del IGI 2019, la fecha de entrega es febrero 2020.

En este punto el MBA Adrián Gómez comento sobre la problemática con los encargados de las Comisiones que no envían las

actas para ser incorporadas en el sitio web en los plazos establecidos. Al respecto el Ing. Fernando Araya A., indica que se

deberá remitir por parte de la Dirección Ejecutiva un oficio con copia al expediente de evaluación de desempeño para poder

corregir esta situación ya que son varios años que se incumple con este punto.

Al ser las diez horas con treinta minutos del once de diciembre del año 2019, se levanta la sesión.

Acuerdos

Acuerdo Funcionario Fecha Firma

ACUERDO CCI-14-2019. Se lee y aprueba el orden del día de

la sesión ORDINARIA No. CCI-04-2019 propuesto para esta

sesión con modificaciones y adiciones. Aprobado por

unanimidad.

20/12/2019 Adrián Gómez Díaz

ACUERDO CCI-15-2019. Se leen y aprueban las actas

Ordinarias No. CCI-02-2019 y EXTRAORDINARIA

CCI-03-2019. Aprobado por unanimidad.


ACUERDO CCI-16-2019. Establecer un plan de trabajo para

promover el tema de la ética a través de los valores mediante

charlas a los funcionarios, iniciando a nivel regional

(Estaciones Control y Unidades Regionales). ACUERDO EN

FIRME.


ACUERDO CCI-17-2019. Aplicar la encuesta de la

Controlaría General de la República (CGR) para medir la

percepción que los funcionarios de la institución tienen

respecto al marco institucional en materia ética y su aplicación.

ACUERDO EN FIRME.


ACUERDO CCI-18-2019. Las jefaturas que no cumplieron al

15 de diciembre con la finalización de la autoevaluación 2019,

se les enviara un oficio de no cumplimiento con copia al

expediente de evaluación de desempeño. ACUERDO EN

FIRME.


Comisón de Control Interno-46-




Acuerdo Funcionario Fecha Firma

ACUERDO CCI-19-2019. La autoevaluación 2019, se

habilitará en la primera semana de enero como tiempo

extemporáneo para que aquellas jefaturas que no concluyeron

tenga un plazo extemporáneo para concluir la autoevaluación.

ACUERDO EN FIRME.


ACUERDO CCI-20-2019. Preparar el borrador de oficio

Instruyendo a la webmaster del SFE Licda. Susana Hutt para

que apoye a la CCI en el diseño de una campaña de

información para la promisión de los valores institucionales, así

como el tema de la ética en la gestión pública.

20/12/2019 Silvia Elena

Ramírez Moreira

ACUERDO CCI-21-2019. Preparar el borrador de oficio para

los responsables de las Comisiones instruyéndolos sobre la

obligatoriedad de cumplir con el formato de redacción de actas

bajo el sistema SIRSA, así como de publicarlas un mes

posterior a su rectificación. Los coordinadores de las

comisiones que incumplan esta disposición ser les remitirá un

oficio de amonestación con copia al Expediente de Desempeño ACUERDO EN FIRME.


Observaciones:

Firma del Secretario Firma del Presidente

- La reunión se realizó en la sala de sesiones de la Dirección Ejecutiva, ubicada en el cuarto piso de la sede central del

SFE. San José Costa Rica, Cantón Mata Redonda, Distrito Central.


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2020-06-26T13:09:53-0600ADRIAN GOMEZ DIAZ (FIRMA)









2020-06-26T14:33:30-0600SILVIA ELENA RAMIREZ MOREIRA (FIRMA)

2020-06-26T15:36:54-0600LEDA MADRIGAL SANDI (FIRMA)

2020-06-29T07:12:54-0600FANNY SANCHEZ OVIEDO (FIRMA)

2020-06-29T09:24:21-0600MARILYN ESQUIVEL VARGAS (FIRMA)

2020-07-02T08:18:46-0600GERMAN CARRANZA CASTILLO (FIRMA)

2020-07-02T14:18:19-0600San José, Costa RicaFERNANDO ARAYA ALPIZAR (FIRMA)

2020-07-02T14:19:13-0600San José, Costa RicaFERNANDO ARAYA ALPIZAR (FIRMA)

2020-07-09T14:06:45-0600SILVIA ELENA RAMIREZ MOREIRA (FIRMA)

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