COMISIN DE LAS PROFESIONALESCOMISIN DE LAS PROFESIONALESCOLEGIO DE INGENIEROS Y AGRIMENSORES DE PUERTO RICO

Manejo de roles y tiempoManejo de roles y tiempoManejo de roles y tiempoManejo de roles y tiempoFlorabel R. ToroFlorabel R. Toro--Rodrguez, Esq, PERodrguez, Esq, PE

AgendaAgendaAgendaAgenda

Introduccin Introduccin Objetivos

Administracin efectiva del tiempo Administracin efectiva del tiempo Auto administracin

R l Roles Metas Prioridades Conclusin

IntroduccinIntroduccinIntroduccinIntroduccin

El manejo del tiempo es una estrategia El manejo del tiempo es una estrategiade auto administracin.L t d i i t i i d La auto administracin requiere de unafirme decisin y un fuerte compromiso.

El tiempo no es adaptable, las personass lo son.

IntroduccinIntroduccinIntroduccinIntroduccin

Las personas tienen muchos roles Las personas tienen muchos rolescompitiendo por el mismo tiempo.L l i i h i d Los roles se maximizan haciendo unaexcelente administracin de tiempo.

ObjetivosObjetivosObjetivosObjetivos

Aplicar los conocimientos de auto Aplicar los conocimientos de autoadministracin en el manejo del tiempoen los diferentes rolesen los diferentes roles.

Identificar consumidores de tiempo yj l t lcomo manejarlos para aumentar la

efectividad personal y profesional. Adquirir tcnicas y herramientas que le

permitirn maximizar su tiempo.

Administracin efectiva del tiempoAdministracin efectiva del tiempoAdministracin efectiva del tiempoAdministracin efectiva del tiempo

El tiempo es un recurso limitado No se El tiempo es un recurso limitado. No sepuede controlar pero lo que hacemoscon l s.con l s.

Todos tenemos una cuenta diaria abiertade 86,400 segundos.de 86,400 segundos.

Cmo y en qu utilizamos nuestrotiempo?tiempo?

Administracin efectiva del Administracin efectiva del tiempo (cont.)tiempo (cont.) Ladrones del tiempo Ladrones del tiempo Circunstancias que se oponen o nos aparten

a la consecucin de nuestros objetivosa la consecucin de nuestros objetivos. Pueden ser visibles o ocultos visibles o ocultos, controlables o no controlables, externos o internos externos o internos.

Identificarlos es el camino para acabar con ellos.

Administracin efectiva del Administracin efectiva del tiempo (cont.)tiempo (cont.) Ladrones del tiempo Ladrones del tiempo Externas

Interrupciones del telfono Interrupciones del telfono Interrupciones por visitas inesperadasUrgenciasUrgenciasMobiliario incmodo Incapacidad de los subalternosp Falta de informacin adecuada Liderazgo deficiente Trmites excesivos (burocracia)Sistemas de comunicacin deficientes

Administracin efectiva del Administracin efectiva del tiempo (cont.)tiempo (cont.) Ladrones del tiempo Ladrones del tiempo Internas

N b d iNo saber decir que noQuerer acaparar actividades por no saber

delegarladelegarlaSobrestimar las propias capacidadesAplazar y dejar las cosas para despus Indisciplina en el cumplimiento de los propios

planesC f i d d l i fi iConfusin y desorden en la propia oficina Falta de motivacin, indiferencia

Administracin efectiva del Administracin efectiva del tiempo (cont.)tiempo (cont.) Ladrones del tiempo Ladrones del tiempo Internas

T i i Tensin y preocupacionesObsesin por lo trivial, meticulosidad Inconstancia habito de dejar tareas inconclusas Inconstancia, habito de dejar tareas inconclusas

Administracin efectiva del tiempo Administracin efectiva del tiempo ( )( )(cont.)(cont.) Nos administramos adecuadamente? Nos administramos adecuadamente? Lo importante es auto administrarnos, sto

es, controlarnos a nosotros mismos yaes, controlarnos a nosotros mismos yaque el tiempo es objetivo, no se puedecontrolar.

Administracin efectiva del tiempo Administracin efectiva del tiempo ( )( )(cont.)(cont.) Para manejar el tiempo efectivamente Para manejar el tiempo efectivamente

debemosd fi i l bilid d definir roles y responsabilidades,

conocer la matriz del tiempo, tener las prioridades claras, planificar, ser disciplinados y consistentes, tener la agenda actualizada.

Auto administracinAuto administracinAuto administracinAuto administracin

Los requisitos necesarios para auto Los requisitos necesarios para autoadministrarse son

t hbit conocer nuestros hbitos e identificar nuestros roles.

Qu son hbitos? Los hbitos son comportamientos aprendidos que se pueden modificar y, mas an,

cambiar.

Auto administracin (cont )Auto administracin (cont )Auto administracin (cont.)Auto administracin (cont.)

Melones cuadrados Melones cuadrados

Auto administracin (cont )Auto administracin (cont )Auto administracin (cont.)Auto administracin (cont.)

Los hbitos pueden controlar su destino Los hbitos pueden controlar su destino pero usted puede controlar sus hbitos.Si h f ti Si haces un esfuerzo en cuestionarconsistentemente tu manera de hacer las

t ti tcosas encontrars que continuamentemejorars tu manera de vivir tu vida.

Auto administracin (cont )Auto administracin (cont )Auto administracin (cont.)Auto administracin (cont.)

La auto administracin es un proceso sencillo La auto administracin es un proceso sencillo.Los pasos en ste son defina sus roles,

fije sus metas fije sus metas, identifique y elija las actividades que lo llevarn

directamente al logro de sus metas,t bl i id d establezca sus prioridades, decida lo qu es y lo qu no es importante,

planifique, prepare un calendario.

RolesRolesRolesRoles

Qu es un rol? Qu es un rol? Un rol es un papel o una funcin que

alguien o algo cumplealguien o algo cumple. Cules son los tipos de roles? Existen

i tivarios tipos familia, trabajo, comunidad, profesional.

MetasMetasMetasMetas

Qu es una meta? Qu es una meta? Una meta es un resultado deseado al cual se

dirigen las acciones de alguien. Qu caractersticas deben tener nuestras

metas? Estas deben ser especficas especficas, medibles, alcanzables, realistas, fechadas,

it escritas.

Metas (cont )Metas (cont )Metas (cont.)Metas (cont.)

Hay que establecer metas a corto y a largo Hay que establecer metas a corto y a largoplazo.

Las metas a corto plazo tienen que conducir o Las metas a corto plazo tienen que conducir o,al menos, contribuir sustancialmente a las delargo plazo.g p

Hay que mantenerse enfocado en las metasporque habr muchas distracciones en elcamino a ese fin.

Las metas pueden cambiar segn cambiannuestros intereses.

PrioridadesPrioridadesPrioridadesPrioridades

Qu es una prioridad? Qu es una prioridad? Una prioridad es una preferencia de algo

respecto de otra cosa en tiempo o enrespecto de otra cosa, en tiempo o enorden.

Para establecer prioridades se requiere Para establecer prioridades se requiere primero, establecer las metas para luego

d idi l i ti id d decidir las acciones o actividadesnecesarias para lograrlas.

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

Las actividades se pueden clasificar en Las actividades se pueden clasificar en urgentes: las que hay que hacer ya, que

son vitales en ese momento;son vitales en ese momento; importantes: las que contribuyen a realizar

la misin personal;la misin personal; no urgente: que se pueden dejar para

despus;despus; no importante: que no estn ligadas

estrechamente con las metas planeadas enestrechamente con las metas planeadas enun principio.

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

La gallina de los huevos de oro La gallina de los huevos de oro.

Dilemas entre urgente e importante, elh l hoy y el maana.

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

Es importante o urgente? Es importante o urgente? Existen cuatro cuadrantes, segn Covey,

l t d d llen la que toda persona desarrolla susactividades y se pueden convertir en la

j h i t d i i tmejor herramienta para administrarefectivamente el tiempo.

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

Matriz de administracin de tiempo Matriz de administracin de tiempo

Urgente No urgenteUrgente No urgente

Importante- Crisis- Proyectos con fechas lmites- Problemas de seguridad

- Preparacin- Prevencin de crisis- Planificacin / RecreacinProblemas de seguridad Planificacin / Recreacin

No importante

- Interrupciones- Algunas llamadas telefnicas- Correo

- Triviales- Retrabajos- Prdida de tiempoimportante - Correo

- Algunas reuniones- Prdida de tiempo

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

En el primer cuadrante se ubican las En el primer cuadrante se ubican laspersonas que dicen no tener tiemposuficiente para llevar a cabo todas sussuficiente para llevar a cabo todas susactividades, lo que quiere decir que noplanifican bien su vidaplanifican bien su vida.

En cambio, las que centran su vida en eld t 2 f ticuadrante 2 son personas efectivas.

PrioridadesPrioridades (cont )(cont )PrioridadesPrioridades (cont.)(cont.)

Priorizas los resultados a corto plazo Priorizas los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y pones en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (lanuestro bienestar a largo plazo (la gallina)?

S b di ti i t l i t t l Sabes distinguir entre lo importante y lo urgente?

Ests en la urgencia y la eficiencia o en la importancia y la efectividad?

En qu cuadrante quieres vivir?

ConclusinConclusinConclusinConclusin

El conocer los elementos de la auto El conocer los elementos de la autoadministracin nos permitir aumentar laefectividad personal y profesionalefectividad personal y profesional.

Las tcnicas y herramientas presentadasiti i i t tinos permitirn maximizar nuestro tiempo

para cumplir con los diferentes roles yt t idmetas en nuestra vida.